档案管理的原则大全11篇

档案管理的原则篇（1）

档案管理是企业发展的一个不可缺少的方面,是一笔宝贵的文化财富,只有档案工作者今天的努力,才有明天的服务企业发展、服务社会经济。企业档案管理工作的主要内容通常包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、提供利用等多个环节。

文书档案,是指反映党务、行政管理等活动的档案。企业一般可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料也列入文书档案的范围。文书档案是企业在各项管理活动中形成的具有保存备查价值的文件。文书档案管理,是档案管理工作的重要组成部分,是企业档案工作的主要内容之一。企业文书档案管理水平直接关系和影响到企业文书档案资料的质量与完整性,只有努力使企业文书档案管理实现科学化、规范化、标准化,才能切实发挥文书档案的作用,真正实现其应有的价值。

如何才能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化,使之发挥最大作用,我结合自身工作经验,以所供职的集团公司为基本参照,认为应该特别注意以下三方面的工作原则。

一、确定收集档案的原则

这是档案管理的基础工作,是开端。企业文书档案管理的科学化、规范化、标准化都是从这个基础上建立起来的。在这方面,要遵循三个原则。

1.全面收集。

从某种意义上说,档案是全社会的宝贵财富,而不仅仅是一个企业、一个部门或某个人的财产。档案的价值和作用不能只是从本位出发来决定是否有保存的必要性,而要从更宏观的角度来考虑,从全面的观点出发,从政治、经济、科学文化等方面全面衡量它的作用,既要看它的现实价值,又要看它是否有社会价值和史料价值。

档案是历史的记录,也是历史的产物,它是在一定的历史条件下形成的,它的产生总是和一定的历史条件相联系。所以在鉴定档案的价值时,必须运用历史唯物主义的观点和方法,坚持史存原则,将档案放在特定的背景和历史条件下去判断它的价值,根据档案产生的历史条件、时代背景,并结合现实来考虑档案的价值。

2.准确、符合事实。

要确保资料准确性,才能更好地体现档案资源的价值。做好企业文书档案收集工作,必须坚持实事求是的原则,不能道听途说,更不能主观臆想,而是要深入有关部门反复校对,校正材料出处,对原始材料进行科学的归纳、整理、分析,去伪存真。同时要有选择,根据企业管理和工作的需要,从档案材料中选择对企业工作有现实指导意义,有具体实用价值,且带有一定规律性的东西收集汇总和归类汇编。坚持实事求是的原则,不能以个别领导人的好恶和意志去改写众人公认的客观事实,特别是企业大事记、历年机构变化情况等有较高的借鉴与保存价值,一定要尊重事实和保持档案原有的历史风貌,确保信息资料的准确性。

3.严格。

根据我的工作经验,要严格按照程序来进行:根据本集团公司制定的《档案管理制度》来分析、确定应归档文书的范围―专业人员签注归档意见―汇总、编制拟归档文书目录―提请档案管理人员审批―档案室将需保存的档案立卷―完成各项归档工作。

4.长远发展利用。

在鉴定档案价值、确定收集档案时,既要看到档案在现实中的作用,又要预见到未来工作中的作用,因为社会在不断进步,事业在不断发展,档案的价值也会随之发生变化。不仅要看到眼前,而且要透过文件预测到它的潜在作用。

二、实现信息化管理的原则

计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域,一方面,使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便,另一方面,也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革,才能适应当前的信息化潮流。

目前,集团公司已经将计算机引入了文书档案的管理,通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程,节约了时间,提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式,要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息,对信息加以区别和处理,并为企业提供准确的信息利用。我认为应该遵循如下原则。

1.快捷。

企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息,为企业提供安全、及时、准确、全面的信息,提高工作效率。

2.方便实用。

当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性,而不被淘汰。要简化程序,使用方便,符合企业文书档案的应用要求,符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件,与办公自动化软件能够有效地接口,不能形成信息孤岛。

3.确保信息安全。

文书档案信息内容有一定的保密要求,因此,必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾,规定用户权限,文件须经加密处理。单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接,但必须与国际互联网维持物理断开形式,从而维护信息的安全。

三、档案人员的培训原则

管理人员是企业文书档案管理的主体,没有高素质的人才就不能实现企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化。企业应该注重文书档案管理人员的培训工作。

1.培训职业道德素质。

良好的政治素质是档案人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论,使业务工作始终保持正确的政治方向。同时,要有高度的组织性、纪律性,遵守规章制度,坚决杜绝失密、泄密现象的发生。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神,既要坚持原则,照章办事,又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率,在服务中树立良好形象。

2.职业培训。

档案管理的原则篇（2）

在医院的档案信息管理中，管理人员应该严格遵守职业道德，将医院档案利用的保密工作作为自己工作的重点，以提高医院档案信息的安全性。新时期，多数医院档案管理建立了信息化管理系统，在这个系统中，档案信息利用中的保密工作更是非常重要。

一、影响医院档案利用中保密工作的因素

医院档案信息在管理与利用过程中，会发生泄密的情况，这是由多种因素引起的。首先，医院档案管理要防止档案被损坏、丢失，被有心人士利用，避免档案信息泄密情况的发生；其次，一些医院在建立档案信息化管理系统过程中，忽视了对安全软件的更新与设计工作，致使系统中所用的安全软件不能完全起到防范计算机病毒、黑客等的侵袭，致使信息系统受到感染，造成医院档案信息的丢失、损毁，影响医院的正常工作；最后，无论是纸质档案还是电子档案，都需要管理人员进行管理。但是一些医院档案管理人员的素质参差不齐，他们对计算机网络不熟悉，在归档、整理档案信息过程中，可能出现操作失误的情况，也可能因为某些个人利益而盗取医院档案信息，这也是导致医院档案信息泄密的因素。

根据以上分析得出，医院档案利用中出现泄密情况的根源在于：管理人员对档案的安全保密工作意识不到位，忽视了档案保密工作的重要性，致使在档案出现安全问题时，得不到及时的解决；信息系统安全软件更新不及时，也是造成医院档案泄密的根源之一；另外医院档案信息本身也存在着保密隐患，缺乏统一的档案信息管理标准，造成档案管理系统维护与保证管理效率之间出现矛盾，影响医院档案信息保密工作的有效实施。

二、医院档案利用中保密工作的原则

首先，绝密档案绝密管理。医院档案的利用与管理是分不开的，所以要想提高档案利用过程中的保密效率，就必须对档案进行保密管理，尤其是一些涉及到医院学术演技成果、医疗处方等档案信息，是需要进行绝密管理的。因此，在管理人员进行档案的管理过程中，首要注意的问题就是分清楚档案密级数，并对绝密档案进行绝密管理。

其次，强化日常管理。俗话说，成功都是源于小事的积累。同样，在医院档案利用中的保密工作的成果也是一点一点积累起来的，这就必须依赖于医院档案的日常管理。因此，医院档案管理人员需要养成严格遵守保密准则的习惯，对日常中任何档案的利用，都需要认真登记、签字，任何人不得擅自调阅。定期对档案进行清对、检查，发现问题及时上报。这样可以有效杜绝档案因丢失而泄密的情况发生，有利于档案保密工作的进行。

三、医院档案利用中保密工作实施途径

医院档案利用过程中，保密工作是重中之重。因此，医院相关管理人员积极研究保密工作中存在的问题，并针对问题找寻解决对策，以提高档案利用效率与保密程度，保证医院的利益，促进医院的发展。以下，笔者将从几个方面探讨医院档案利用中保密工作实施途径。

首先，医院档案利用中的保密工作不仅仅是需要档案管理人员进行，同时也需要其他工作人员的监督，这样才可以有效制止档案利用过程中，各种不利于档案保密工作不良行为的发生，才可能提高档案保密工作的效率。因此，做好档案利用过程中的监督工作是每一个医院工作人员的责任。在此，医院可以通过以下方式达到监督的目的。建立有效的规章制度，严格规范不同工作人员对档案利用的范围，也就是说，一些密级数较高的档案只有在医院相关领导的审批、签字下，才可以调取、利用；建立完善的组织制度，提高医院档案管理人员的思想品德素质，使其树立档案利用保密意识，并能够根据实际情况及时处理一些泄密问题；建立激励制度，@有利于全院工作人员参与到档案利用保密的监督工作中来，约束档案管理人员的工作，促进各个科室的工作人员能够规范利用档案，提高档案利用的安全性与保密性。

其次，医院档案管理人员不仅需要维护档案的完整与安全，还需要具备专业的素质与能力，能够对损坏的档案进行修补、抢救工作。因此，在进行医院档案利用中保密工作时，需要从专业知识、能力与思想道德两方面，提高管理人员的素养。医院定期对管理人员进行培训，使其能够热爱档案管理工作，忠于档案管理职责，并发挥自身的聪明才智创新档案保密工作，提高档案利用的保密效率。另外，医院档案管理人员还应该在日常管理工作之余，进行信息保密技术的学习与应用，对数据保护技术、软件保护技术等深入研究与探讨，以提高档案保密工作的效率。

最后，医院档案是医院重要信息的载体，随着医疗事业的发展，医院档案信息也在不断发展，因此，一些年代久远的医疗信息的利用价值就会降低。医护人员以及档案管理人员在传统保密观念的影响下，产生“重视保护，忽视利用”的现象，使大批档案得不到充分利用，致使其利用价值与保密工作之间的关系出现分裂，严重影响档案价值的发挥与保密工作的进行。因此，在管理人员进行档案保密工作的同时，也应该注重档案的利用，使档案的利用与保密两项工作协调进行，共同促进医院的发展。

四、结语

总而言之，医院档案信息的保密工作是档案管理人员工作的重点，也是促进医院档案信息建设的重要内容。因此，医院档案管理人员要严格要求自己，提高自身安全、保密意识，改进工作方法，以积极的态度管理医院档案，进而提高医院档案的安全性、真实性、完整性。相信，随着社会科技的不断进步，管理人员素质的不断提高，医院档案利用的保密程度也将不断加深，档案信息的安全性得到有效保障。

档案管理的原则篇（3）

进入新世纪以来，全国各地漂亮、高耸的办公楼如雨后春笋般地建立起来，成为社会的焦点。党委、政府、人大、政协及组成部门纷纷由各自的小院，挤进了新大楼。其主要缘由是国家用地政策的改变，是便民服务的措施之一，也是地方政府逐利行为的体现。但就档案保管保护而言，独家小院尚有专库、去湿、空调等设备；而现在进入大楼，爬尽台阶，档案室只能与办公室、文印室、杂物室为伍。这是因为办公楼面积的设计依据是以人员编制、领导职数来确定的，每个单位只能保证必需的会议室。即使再增加办公室面积，也没有领导职数增加的速度快。中央空调的使用，保证了办公室人员的舒适却无法满足档案保护的需求。

应该看到，在豪华办公楼的一侧，都有一座风格近似，适合档案保管保护条件的小楼，这就是档案局(馆)。针对上述情况，一些新的术语在档案界不断出现，如“档案代管中心”，“档案寄存中心”。这种打破档案接收期限的做法，实际上是档案部门针对这种情况所采取的一种明智而又无奈的选择。所以，应该提倡和鼓励在集中办公条件成熟的地方推行档案无移交期限的接收：一是为各单位兼职的档案员(百分之九十以上的基层单位无专职档案员)减负；二是更有效地对集中办公单位的档案实行规范化管理；三是更加便民、为提供服务打基础。因为小城不像大都会，“集中”就在院内，“利用”就在“楼下”。随着新一轮的馆库建设热潮，由国家投资的馆库建设，应该在功能设计上更多地、更充分地考虑这种元素。

探索行业管理条件下档案集中统一管理模式

近些年来，中央加大了“民生”工程的投入，因此档案也格外引人关注。一方面体现了党和政府对“民生工程”的建设提高到了一个前所未有的高度；另一方面凡涉“民生”部门在以人为本的施政过程中形成了大量的资料，并在最后验收过程中，提出了明确的归档要求。但我们也应该看到：上面千条线，下面就一点，中国的施政决策在上层，落实的基础在基层。“民生”之所以“惠民”，就是涉及社会中的每一个家庭，每一个人。像公安部门的户籍、居民身份证管理，国土、房产部门的土地、房屋使用权证，林业部门的林权证，卫生部门的新农合，城镇居民医疗计生部门的独生子女证，民政部门的婚姻、社区档案，工商部门的个体和私营企业的登记等，这种条条易管、块块难为的现象一时还难以打破，作为地(市)县一级的档案部门，想管不能，不管不行。

一是理解的偏差造成档案部门“集中统一管理”难。在机关运行过程中档案的产生由两块组成：机关正常运转中所产生的会议、文件、报表等材料，权且当作文书档案；每个机关根据上级安排或工作需要，由一个或多个科(室)，一个单位主管或多个单位协管所产生的文件材料，俗称业务档案。长期以来，各级档案馆重文书档案的接收，轻业务档案和科技档案的管理，以致档案移交单位产生这样的误解，移交就是移交文书档案。而机关的业务档案或集中在机关档案室，或散存在职能科室或个人手中，更有甚者那些临时机构，事一完，机构撤，人_走，档案散的现象较为突出，存在监管难。

二是“政令不畅”造成档案部门“集中统一管理”难。对于行业管理的单位(尤其是垂直或相对垂直的单位)档案法虽有规定，但都会以种种理由回避监管，介入难；在国家层面上的一些文件，省级档案部门没有转发或国家档案局根本没下文而以各部门自行发文，如“经国家档案局同意”等，弄得基层档案部门难介入。另外，即时与上级档案部门联合行文，效果虽然好一点，但就“集中统一管理”档案而言，依然有着浓厚的部门化档案的色彩。

探索现有环境条件下“档案集中统一管理”的服务方向

社会发展到今天，“档案集中统一管理”既是维护档案安全的一种手段，也是党和政府在维系保障社会可持续发展和服务民生的一种具体形式，更是通过富馆藏、丰内容、善服务体现档案价值和反映档案部门风采的一种方式。

一是要从国家层面提出“档案集中统一管理”的大概念。国家档案局9号令的颁布，为基层档案部门就档案的接收提供了“尚方宝剑”，但“各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案”又给“集中统一管理档案”(9号令第二条)带来隐患。这是因为：一方面地方基层党委、政府也许是出于更快更有成效地对某—工作强化管理的目的，热衷于成立“三无”机构，三无指无人员(临时抽调)，无办公地点(临时租借)，无经费预算(临时要点)。专职此事，有领导挂帅就行，完成任务就撤。另一方面在项目建设管理方面，基层的习惯做法都是以成立指挥部或领导小组的形式出现，采取主要领导挂帅，分管领导主抓的模式。如国家下达的基础建设项目，其征地拆迁常由地方政府负责。项目建设常由投资方的上级机关以项目部或临时成立的公司来承担，因资金的渠道不同，档案难以集中统一管理。征地拆迁档案(指挥部管)涉及民生和社会稳定；项目建设(投资方或项目部管)质量实行终生负责制。这两驾马车赶路，两个临时机制并肩，档案工作协调难。本是同一个项目的档案接收部分无意义，全部接收才是真理。只有档案经费列入财政和项目预算，并在竣工验收后由档案部门出具结论性文件才能完全支付剩余款项，才能在国家层面形成大档案的概念，才能在实际工作中形成档案集中统一管理的事实，才能使档案部门及其人员有为有位。

档案管理的原则篇（4）

目前，信息监理的主要内容可概括为“四控、三管、一协调”，即：质量控制、进度控制、投资控制、变更控制；合同管理、信息管理、安全管理和关系协调。具体内容包括：协助业主编写招标文件、评标标准、进行评标及合同谈判；审查承建单位选择的分包单位；审核承建单位提出的材料和设备清单及其所列的规格和质量；审查承建单位提出的项目组织实施方案、施工技术方案、进度计划、质量保证计划和资金分解计划，提出修改意见；督促、检查承建单位严格执行工程承包合同和工程技术标准；检查工程进度和施工质量，验收分部分项工程，签署工程付款凭证；检查项目建设的变更情况，审核变更办理报批手续；调解业主和承建单位之间的争端；督促整理合同文件和工程档案；提交竣工验收报告；审查竣工决算与竣工资料。

信息监理档案的构成

从监理的角度来分类可将信息监理档案分为以下四大类，即：监理总控类、监理实施类、监理回复类、监理内部类。

监理总控类档案，是指在正式实施监理工作前所形成的纲领性、指导性、规划性文档。其他文档都是从总控文档派生出来的或者说总控类文档是其他类的上层文档。主要包括集成合同及附件、监理单位案、监理合同、监理任务书、监理说明书、监理规划、监理实施细则、监理总结报告、施工技术方案、总体方案以及有关规定、办法、规程等文件。

监理实施类档案，是指信息监理方在开展信息系统监理活动中所形成的工程作业记录。主要包括监理咨询报告、招标计划、合同变更指令、计划变更表、变更申请表、进度监理总计划、网络进度计划、月施工进度计划表、进度实施情况表、监理工程项目完成工程量汇总表、工程暂停令、开工令、复工令、返工令、施工进度的记录和统计、施工进度纠偏监理记录、质量监理保证计划、质量监理阶段报表、质量事故报告、抽查复查记录、质量等级评定报告、质量跟踪反馈单、投资监理计划、项目总状况报告表、项目投资完成情况报表、计量结单、索赔单、工程造价分析报告、沟通记录表、监理日报、监理周报、监理月报、专题监理报告、监理会议纪要、监理通知单、专题监理报告、初验报告、验收报告、总结报告、验收鉴定书及其他监理实施文件。

监理回复类档案，是指监理单位在收到承建单位或者建设单位和工程文档时，由监理单位负责回复或批复意见的文件。主要包括招标文件评价记录、投标文件评价记录、开标过程确认表、工程合同评审表、工程技术文档审核表、质量保证资料检查记录、工程开工报审表、工程延期申请表、费用索赔申请表、分包单位资格申请表、软件开发文档审核表、工程设计方案审核表、设备开箱检验报告、项目付款阶段验收报告、工程款支付申请表、工程款支付建议书、索赔处理意见、项目各阶段培训检查记录、报验申请表、提交资料回复单及其他监理意见文件。

监理内部类档案是指监理单位为开展工程在监理单位内部发行的各种文件。主要包括内部决议文档、内部控制文档、监理日志、监理总结报告、监理大事记及其他内部文件。

信息监理档案的管理原则

1．坚持领导重视、全员参与、专人负责、全过程、全方位管理的“三全一专”原则。为了进一步提高信息监理工作水平，促进信息监理工程的程序化、规范化、科学化，监理单位应该要求各部门认真做好监理档案的管理工作，实行总监负责制，派专人管理，制定专门管理办法。

档案管理的原则篇（5）

随着增量档案电子化和存量档案数值化的进程加快，数字档案信息长期保管和不断利用的风险加大，档案部门面临着数字档案信息安全管理的挑战越来越大。在我国，数字档案信息安全管理已经得到国家档案局的高度重视，地方档案部门也在实践中积累了一定经验。但是，数字档案信息安全管理的形式依旧严峻，客观要求我们必须系统研究、正确认识、妥善解决数字档案信息安全管理问题。对于我国的档案信息化、数字档案乃至国家信息化建设和管理都具有深刻的现实意义与实践意义。

1.数字档案信息安全管理的意义

数字档案是指在计算机及其网络环境下用数字代码形式把信息记录于电子载体而生成的文件。在计算机及网络技术日益普及的今天，它已成为一个国家、组织乃至家庭或个人数量越来越多且越来越重要的信息资源。所以，如何实现数字档案的科学管理是目前国内外档案界面临的一个不可回避的现实课题，而数字档案信息的安全管理则是其中的重要内容。由于现代信息技术环境下信息安全问题的严重性，数字档案信息安全管理同样不应有丝毫轻视。

2.信息安全的概念与含义

全面、准确地理解“信息安全”概念的含义是开展信息安全管理和实现其目标的前提。所谓信息安全[1]是指信息的保密性、完整性和可用性的保持问题。信息的保密性根据信息被允许访问对象的多少而不同，能保障信息仅仅为那些被授权使用的人获取。信息有公开和秘密之分，所有人员都可以访问的信息为公开信息，需要限制访问的信息一般为敏感信息或秘密；信息的完整性一方面是指信息再利用、传输、储存等过程中不被篡改、丢失、缺损等，另一方面是指信息处理方法的正确性，不正当的操作，如误删除文件，有可能造成重要文件的丢失；信息的可用性是指信息及相关的信息资产在授权人需要的时候可以立即获得，如通信线路中断会造成信息在一段时间内不可用，影响正常的运作，信息系统的硬件出现安全问题、软件受病毒侵扰、存储载体出现可读性问题等都会造成信息的不可用。

3.数字档案信息安全管理应采用的原则

为确保数字档案信息的安全，根据国际标准的有关信息安全管理的基本概念和指导思想，我们确定数字档案信息安全管理时可以采用以下系统管理原则：

3.1制定数字档案信息安全地方针

数字档案信息安全方针即数字档案信息安全策略[2]。它指导数字档案信息进行安全管理、保护和分配的规则和批示，为数字档案信息安全管理提供导向和支持。信息安全方针应阐明管理层的承诺，提出组织管理数字档案信息安全地方法，并由管理层批准，采用适当的方式（传达与培训）将方针传达给员工。为确保方针持续的适应性和有效性，我们应定期对其进行评审与评价，根据评审与评价结果，保持原方针或对其进行调整。

3.2开展风险评估的原则

数字档案信息安全风险的降低时通过安全控制目标和方式的选择、确立和有效实施而得以实现的。控制目标与控制方式的选择不应盲目进行，应建立在风险评估的基础上，根据风险评估的结果，进行风险大小的排序，对于风险级别高的资产应被有限分配资源进行安全保护。

3.3控制费用与风险平衡的原则

风险总是存在的，妄想把风险降至零，从而完全排除风险，是不现实的，也是不经济的。一方面是数字档案信息的绝对安全（即零风险）是不可能的，我们在实施所选择的安全控制后，总有残余的风险存在，只要残余风险在我们可接受的水平便可；另一方面，实施和维持这些控制是需要费用支出的，如果这样的风险控制成本比数字档案信息受威胁所造成的损失预期值（即机会损失成本）还要高，那么，这样控制就是不合适的。我们接受与不接受风险的界限就是考虑风险控制成本与机会损失成本的平衡，如果风险控制成本大于机会损失成本，我们便接受风险，反之，我们就不接受风险。

3.4预防控制为主的思想原则

在数字档案信息安全管理中，我们应始终坚持和预防控制为主的思想原则，做到防患于未然，不能平时不采取措施，而等事故和故障发生之后再来不久，这样不仅会导致事故和故障的频繁发生，也会产生巨大损失。

3.5商务持续性原则

由于风险总是存在的，零风险是不可能的，我们只能将风险降至可接受的水平。因此，实施风险管理后，数字档案信息安全故障和灾难仍可能发生，之时发生的概率已大大降低，而当故障和灾难一旦发生，一方面不能使组织的商务运作完全中断，另一方面还要尽可能减少影响，因为数字档案信息安全的目标就是防止和最小化安全事故的影响，保证业务活动的持续进行并最小化损失。因此，我们必须建立并实施商务持续性管理，通过组织预防和恢复控制措施相结合的方式，确保组织的关键商务活动不会因数字档案信息安全故障造成中断或以最短的时间恢复商务运作。事实上，安全控制可以分为预防性控制措施和保护性控制措施，预防性措施可以降低威胁发生的可能性和减少安全薄弱点，而保护性措施，如制定并实施商务持续性计划、购买商业保险等，可以减少因威胁发生所造成的影响。

3.6动态管理原则随着时间的推移，数字档案信息所处的商务运作环境可能会发生变化，新的威胁和薄弱点也会增加，另外有关信息安全的法律法规也可能会发生变化，即风险会随着时间而发生变化。所以，我们在完成了数字档案信息的风险评估、风险控制与风险接受的一个全面系统的风险管理过程后，虽然已将风险控制在可接受的水平，但这并不意味着风险评估工作可以因此而结束，风险管理应是一个动态的管理过程，我们应适时动态的风险评估与风险控制。

从目前档案界所探讨的数字档案管理内容来看，我们显然对数字档案信息安全管理已付出了一定的关注，如数字档案信息的访问控制、如何确保数字档案信息的真实可靠、纸质与数字档案的共存、数字档案的备份管理、数字档案管理的前段控制和全程管理、数字档案载体与格式的转换、数字档案的物理鉴定或技术鉴定等。这显然仍属传统的管理方式，还谈不上是一种系统的管理思想的体现，同信息安全管理的国际标准所提供的全面系统的管理思想还相距甚远。它既没有全面动态的、系统的、全员参与的、制度化的、预防为主的管理方式的体现，也没有确定数字档案信息安全管理的方针和范围，更谈不上在信息安全管理的基础上选择适宜的控制目标与控制方式进行控制。总之，当前的数字档案信息安全管理并未建立并实施信息安全管理体系，因而也不可能用最低的成本达到可接受的信息安全水平。要切实有效地解决数字档案信息安全的管理问题，我们必须依照国际标准所倡导的管理原则与管理思想，提供一个可持续提高的信息安全管理环境。

参考文献：

[1]刘晓瑛.数字档案系统的安全保障[J].科技经济市场，2007（04）

档案管理的原则篇（6）

民政部门的日常工作量较大，肩负着联系国家与群众的重要职责。作为民政管理工作中的重点内容，档案管理工作的开展对于民政工作有着十分重要的影响，同时也是当前民政管理工作中改革发展的重点。在民政部门中，档案管理部门是关键部门，负责相关管理工作的开展，要严格依据国家的有关法律法规和标准来开展，以科学的管理形式确保各类文件得到科学的管理与保存，同r可以更好地为民政工作提供有价值的信息。民政档案的数量和类别较多，并且与广大人民群众的基本利益有着直接的联系，其管理工作的开展意义也是巨大的。民政档案管理部门必须要提高对档案管理工作的认知，结合当前管理工作中的一系列不足，采取科学的对策和思路，提高档案管理利用的水平，让档案管理工作的效能得到最大限度地发挥，更好地服务民政工作，发挥其最大价值。

1 重视民政档案的利用，提高管理功效

民政档案管理工作的开展，与民生有着密切的关联，是维护社会稳定、促进经济持续发展的关键。民政部门的有关领导要提高对于档案管理工作的重视程度，组建档案管理控制队伍，对于档案管理工作的机制进行全面研究，对档案管理工作中存在的问题进行及时有效的解决，让各项管理制度和任务得到更加深入地落实，为档案管理工作的开展奠定一个良好的基础，更好地发挥档案管理工作的功效。

2 对于档案利用效率进行改善，提高档案资料利用的规范性与可控性

民政部门的工作与广大人民群众的基础利益有着密切的关联，并且档案资源具有不可再生和不可替代的性质。针对档案管理工作的具体特点，档案管理部门要对档案管理工作的制度进行调整和完善，并严格地履行各类工作规范，依据档案利用制度来开展日常档案资料的收集、归档、借阅、保管、保密、移交及销毁等，让民政档案资料管理更加完整、全面、真实。

3 以科学的管理思路和形式来开展档案管理工作，提高档案管理工作的科学性

作为社会公共服务部门中的重要角色之一，民政部门的档案管理工作是非常重要的。在相关管理工作开展的过程中，要树立负责任的态度，积极地为广大人民群众提供完善的服务。结合当前社会的热点问题，对于档案资源的利用情况进行不断地完善，对于档案管理工作进行深入调研，提高对于日常婚姻登记、收养、优待抚恤、城乡居民最低生活保障、复退军人接收安置等方面的原始档案资料的管理水平，为民政档案管理利用的深度提高奠定坚实基础。结合当前档案管理工作的具体需求，档案管理信息化建设的开展也是非常重要的。档案管理工作的开展是民政工作开展的重要基础和支持，同时也是提高民政管理水平和工作成效的重要保证。在档案资料利用机制的构建上，要将电子档案的管理利用作为其中的一个重点内容，对于档案信息资料的内容进行不断丰富，通过提供多样化的信息资料服务，让民政档案的资料和参考作用得到更好地发挥。在档案管理利用的过程中，也要对于管理方式进行不断地完善，通过创新利用形式和途径，让民政档案的民生价值得到最大限度地利用。

4 积极开展和落实人才的培养和队伍建设工作

民政档案的利用水平受到档案管理人员的自身素质的影响。只有有效地提高档案管理人员的综合素质水平，才能更好地提高档案利用的规范化、科学化、高效化水平，同时提高档案资源的整体质量和利用效果，让档案资源的价值得到有效的发挥。在档案管理队伍建设上，要确保在岗人员具有较强的业务素质能力，提高在岗人员的责任感，打造一个专业的档案管理氛围和风气。在日常档案管理工作开展中，也要积极组织和落实相关的学习培训工作，组织档案管理人员对档案管理的有关法律法规进行学习，并通过交流来更好地学习和汲取档案管理利用经验。另外，民政部门也要积极做好宣传和推广工作，提高不同部门对于民政档案管理工作的支持配合程度，让档案资料的收集和管理效率得到更好地提高，促进档案管理工作标准化建设，让档案管理更加现代化、科学化，从而提高民政档案资源的利用效果。

5 结语

总而言之，民政档案管理工作的开展需要广大档案管理人员提高重视，积极学习相关法律法规，对于档案管理工作的制度、环境和设施进行完善，积极地开展和落实人才的培养和队伍建设工作，结合新工作的需求，创新工作形式和工作理念，更好地提高对民政档案的利用效率，让民政工作的开展更好地为广大人民群众服务。

参考文献

1、王秀华；；浅谈民政社会救助档案的管理体制和原则[J]；科技致富向导；2012年09期

2、何文丽；；关于民政社会救助档案管理的思考[J]；中国民政；2010年02期

3、方小愈；徐延辉；；我国社会救助的主要方式及其反思[J]；特区经济；2010年01期

档案管理的原则篇（7）

档案资源是我国国家资源的重要组成部分，它涉及国家、社会及个人的利益和隐私等内容，正因为档案资源如此珍贵，所以档案管理中的保密工作也显得特别重要。随着我国信息技术网络的迅速发展，县级财政如何做好档案管理中的监督检查工作是当前值得探究的问题，县级财政部门的主要职责就是监督检查，而如何做好档案管理中的保密工作，也已经成为目前我国县级财政必须要解决的问题之一。

一、档案管理保密工作的意义

对于档案管理来说，其保密工作的首要地点就是档案库房。总体来讲，需要依照国家的相关法律法规单独设立档案管理库房，不过当前也有许多部门和单位把档案库房建立在办公室内。不过把档案库房建立在办公室内一定要注意不能建立在太过显眼的地方，要保证档案库房的安全，尽量不要设立在办公大楼的顶层或者底层，确保库房门窗的牢固，避免档案发生丢失事件。如果单位有条件，应将档案库房与办公区域相互隔离，并设立专门管理人员，同时制定较为严格的档案管理制度，与档案管理无关的人员禁止入内。经过实践证明，在档案管理中运用科学、合理的监督检查体系，是确保档案保密工作安全、有效的重要措施。

目前，做好档案的保密工作十分重要，档案中的保密内容很有可能关乎国家的安全事件，也很有可能涉及关于国家未来发展的重要信息，一旦泄露，很有可能影响我国未来建设的发展进程。因此，我国的相关部门要做好档案管理中的监督检查工作。在日常的工作生活中，与档案管理有关的工作人员，一定要遵守相应的保密原则，将具有保密性质的档案和不具有保密性质的档案有效区分开，并安装符合保密标准的防盗装置，为了最大限度地确保档案的安全性能，就必须要全面提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员在工作过程中一定要有强烈的责任心和使命感，并有严谨的工作作风，只要经手的档案都要做到条理清晰，把所有程序都印刻在自己脑海中，将档案管理工作做到极致。档案管理人员所有的工作都要经过领导的批准，认真做好每一项记录与签名，无论何人都没有权利自行翻阅档案，作为具有保密性质的档案一旦有泄漏现象发生，一定要及时找到问题的所在并及时补救，只有这样才能做好档案管理中的保密工作。

二、县级财政监督检查在档案管理中存在的问题

目前，我国县级财政在档案管理监督检查工作中仍然存在许多问题，特别是一些档案，针对这些问题我们将做具体研究。

1.自身矛盾

档案除了具有保密性之外还具有一定的公开性，它的这两种特性很容易让人认为档案的保密性会给档案的公开性带来影响，还有一些人会认为，档案的公开性也会制约着档案的保密性，实际上这两种想法都是错误的。档案的保密性和档案的公开性二者并不是相互矛盾的，它们在档案管理中有着共同的目的，只是应用的手段不相同而已。财政部门在监督管理档案中要分清楚哪些档案是需要保密的，哪些档案信息是可以公开的，还有哪些档案是必须要严格保密的，只有真正了解档案的保密性和公开性，才可以最大限度地将档案信息的作用发挥出来。

2.使用力度的问题

县级财政在监督检查过程中并没有合理的解决档案的级别问题。而档案管理人员在管理档案时由于比较注重档案的保密原则，从而忽略了档案的自身作用，这种情况下就会导致档案在社会中实际的价值并没有得到合理的应用。有部分档案管理人员综合素质低下，对档案管理的保密工作认识不到位，再加上法制观念薄弱和一些其他外在的因素，从而影响了档案的保密工作，造成档案信息泄露等现象，给国家、企业及个人带来了重大损失。

三、保密原则在财政监督档案管理中的应用措施

1.强化日常积累和集中管理

县级财政部门是我国的政府工作部门，它的工作性质决定了其内部机构体系的大小，另外，不同的工作进度所产生的档案种类也是多种形式的，在这种形势下，档案的相关管理部门要做好档案的日常积累与集中管理，从以往的实践经验中可以看出，做好档案的集中统一管理工作，不仅可以实现档案的保密工作，还可以进一步提升档案的管理水平。现阶段，我国绝大多数的县级财政部门在档案工作中都可以做到按时归档文件材料，但是在对档案的集中管理工作中还存在很大欠缺，为了避免这种现象出现，县级财政监督检查部门一方面要保证档案的完整性，按照相关文件归档的要求，做好文件归档的整理工作，从而做到文件的完整性要求。另一方面，县级财政部门要加大档案集中管理的工作力度，制定出档案管理中各部门的工作方案及相关人员的岗位职责，在一定程度上确保档案工作的保密性、安全性和完整性，从而为日后档案的监督检查工作打下坚实的基础。

2.建立科学的档案资源管理体系

在县级财政监督检查档案管理工作中，所涉及的内容比较繁杂，不仅有财政的收支管理监督工作，还有相关的行政及党务管理工作，这些工作汇总到一起就形成了财政监督档案资源管理体系。财政监督档案管理体系的构建要全面体现出监督工作的特点，主要围绕与财政有关的工作建立相应的档案体系，另外还要兼顾党政方面的内容，最终形成科学、系统的财政监督档案体系。

3.加快档案信息化管理的建设步伐

近几年，现代化的信息网络技术不仅给县级财政的监督检查工作带来了诸多便利，还给未来的档案工作发展带来了新的希望。互联网技术，既缩短了人与人之间的距离，还在一定程度上缩短了人与信息之间的距离。县级财政部门在监督检查档案管理工作中，首先要在计算机中配备合理的硬件板块，这样就可以让档案管理工作更好地适应未来的发展前景。其次，在管理过程中要选择与之相匹配的管理软件，从而实现对档案保密信息管理的规范要求。再次，要加快档案信息化管理的建设步伐，这样不但可以给档案管理人员在档案管理中带来便利，还可以实现档案管理工作中的保密原则，在一定程度上提高财政部门的工作效率。

4.提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员在档案管理过程中一定要树立高度的保密意识，遵守档案中的各项保密制度。对管理人员而言，他们的主要职责就是确保档案的安全性和完整性，这样才可以为财政监督工作的开展做出贡献。由于目前档案管理人员的工作性质比较特殊，所以提高他们的综合素质和保密意识特别重要，应该从多方面让档案管理人员了解他们工作性质的特点，从而体现出高度的工作责任心，对档案管理人员来说，增强自身的综合素质本身就是做好档案保密工作的基础，因此财政部门要以档案管理人员的自身素质为根本，来提高他们的档案管理水平。另外，档案管理还是一项专业性较强的工作，档案管理人员要想在工作中取得良好的成绩，就必须要掌握相关的专业知识与技能，只有这样，才能够将档案管理工作做到极致。与此同时，档案管理人员还需要掌握与财政监督相关的具体内容，并具备良好的学习能力和接受能力，不断完善并提高自己，从而迎接未来艰巨的挑战。除此之外，财政部门还需要提高档案管理人员的信息技能水平，财政监督检查档案管理工作是档案信息与其他信息的紧密结合在一起的有机整体，便于人们更好地运用档案信息做好财政中的各项工作，因此，这就需要财政监督检查档案管理人员一定要有相应的信息化管理技能，不仅要掌握档案中的专业知识，还要了解信息化工作的相关技能。从目前情况中看，对档案工作人员专业知识及信息化技能的培养是十分重要的，它是确保档案工作的保密性及信息化管理的重要措施，因此县级财政部门要认真加以对待。

结语

档案管理工作中的保密原则，不仅是档案管理人员需要改进的地方，还是县级财政监督检查部门需要重点关注的地方，县级财政监督检查档案管理工作是一项复杂的工作，因为它不仅关系到档案的保密特性，甚至还关系到个人、集体与国家的未来发展。因此，县级财政监督检查部门不能忽视档案的安全工作和保密工作，这对档案在社会中的应用和个人的发展中有着深远的影响。另外，县级财政监督检查部门还要不断研究并创新档案管理中的保密工作，从而进一步推动档案管理事业的健康发展。

参考文献：

[1]常增香.浅谈档案的保密工作要处理好五方面的关系[J].黑龙江史志，2013（11）

[2]马驰.档案的保密工作要处理好哪几方面的关系[J].农村实用科技信息，2013（08）

档案管理的原则篇（8）

信息管理技术是一种新型的科技技术，并在短期时间内得到了极为广泛的传播，这种性质反映在档案管理工作中，就表现在传统管理技术与现代管理手段的冲突，纸质为主要形式的档案载体与计算机的电子信息之间的矛盾。现代档案管理既保留着原有的档案管理模式，又在不断创新发展现代化的管理模式，这就导致档案管理理论在一定程度上不适应现有的发展趋势，为档案的数据库建立与信息建设带来很大影响。

一、档案管理理论对档案数据库建设的重要性

档案管理是一项极其繁琐复杂的工作，在面对复杂的档案信息管理时，计算机可以充分展现出它自身所具有的优越性。根据这一特点，电子数据库的重要性获得了广泛的关注，数据库的建设随着互联网技术广泛运用得到了空前的利用空间。计算机技术引入文献管理之后，由于先进的手段及快捷的检索，使数据库的制作渐渐完善起来。档案数据库建设是以档案的自身管理为依据，包含了数据库建设和应用发展的需求，将包含档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模式进行组织的数据集合。档案数据库是多种档案信息系统正常运转的重要组件，是档案信息化重要的基础工作之一，档案管理理论对档案数据库建设起着重要作用。

二、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

档案管理的基本目的是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化，档案数据库的建设也同样是为了更好的达到这个目标，因此，档案的分类理论领导着档案数据库的建设方向，是档案数据库建立的基础理论依据。一般档案管理理论中的分类理论可以分为逻辑主义和历史主义两种形式。逻辑主义即指对档案的分类要按照档案的内容相似度进行归类划分，体现出档案的逻辑性。历史主义则是指在档案归类时，要将档案成立的时间顺序进行区分归类，以便同一时期的档案可以更好的还原历史现状。这两种理论形式为档案数据库的建立提供了整体框架依据，指明了建设方向。

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

三、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，全宗原则及其理论是以历史主义的理论方式进行指导档案分类的，这就在某种程度上保护了档案归类时的完整性和原始记录性。在建立档案数据库时，这种理论指导方式可以大大提高数据库的整体性和成套性，对于还原档案的本质有着重大的意义。依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。

全宗原则是指导档案数据库建立的基本原则和方法，但在社会的发展进程中，全宗原则并不能使档案数据库毫无障碍的顺利建设实施，也有很多问题是全宗原则的理论指导无法解决的。因此，新形势下发展的全宗原则对档案数据库的建立还有着其他的影响。如档案之间存在的差异性使得档案数据库建立时面临更加复杂的局面，同一全宗的档案存在着不同的类别，如果采取建立相对独立的档案数据库而非全部由同一个数据库进行管理，就可以很好的解决这种复杂的局面。另外，随着社会需求的多样化，全宗原则的概念已经逐渐拓展，并非只是单单指传统的狭义全宗原则，如果某项专业在建立档案数据库时打乱传统的全宗整体性，经过一定规律的组合后得出一个新的全宗单位，在这个新的全宗单位的基础上建立起来的档案数据库更能很好的为专业服务，那么这些自由组合的全宗理论也是可以成为档案数据库建立的理论基础的。

四、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理

逻辑分类方法在实体分类中的应用效果并不良好，而在档案的内容分类上却发挥着很大的作用。逻辑分类法在档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用。我们知道，档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理，但档案内容信息是极为丰富多彩的，人们对这些内容的需求也是多样化的，但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样，在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息。我们绝没有必要根据用户的每一个需求重建数据库，在表达逻辑需求方面，数据库拥有强大的管理手段，我们可以依据我们感兴趣的特征（或特征组合）通过索引、视图、查询等数据库对象很方便地对档案数据库进行逻辑重组，好像魔方一样，可以变换出我们需要展现的内容。而且在计算机环境中，由于软硬件屏蔽了许多对用户无关的内容，使得用户可以像操纵基本表一样操纵视图，就好像档案实体真的是按照我们指定的特征进行分类一样。

五、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养

档案管理的原则篇（9）

1.将档案全部数字化。这种全部数字化从理论上来说是理想的方式，但文档管理中心接收的档案文件在保管期限上与档案馆不同，短期以下的档案都保存在文档管理中心。这些档案有的利用率低，保存价值不高，而且重复档案文件多。将这些档案文件数字化会增加档案人员对数据库的管理和维护的负担。从保密和经济的角度考虑，此方法不能采用。

2．选择使用频率较高的档案数字化。文档管理中心代管45个部门单位的档案文件，各部门单位所产生的文件内容不同，利用需求不同，在范围和程度方面有不同的特点，利用的频率也不同。如果依据使用率来确定档案数字化范围，只强调部门单位的使用需要，而不考虑档案文件存在的价值、档案重复问题会提高扫描的成本。

3．以档案移交进馆范围确定档案文件范围。文档管理中心若干年后要将具有长期以上保存价值的档案文件移交进馆。这样既能保证移交进馆纸质档案与电子档案的一致性，也减轻档案馆日后档案数字化的工作量。

通过分析，确定从实现网络全文查询检索和向档案馆移交档案范围两个方面考虑，将档案数字化范围确定为：45个部门单位文书档案凡是保管期限为30年以上（涉及个人的，的档案除外）的全部扫描。在完成这部分扫描后将短期档案也进行数字化扫描。截至2006年6月已扫描挂接档案2406件，18965页。

开展档案数字化工作应该明确档案数字化工作的目的，明确档案数字化对象选取原则，文档管理中心在进行档案数字化工作方面虽然进行了分析研究，但由于多种原因没有形成一个详细的实施方案，对档案数字化工作中出现的一些具体问题显得无规则。主要表现在：

1.档案数字化范围宽泛。在划定档案数字化范围时，只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑的。虽然从两个方面考虑的，但缺乏全面性。在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑。范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时显得束手无策。

2．数字化完毕的部分档案保存价值不高。文档管理中心档案数字化范围确定，凡是保管期限30年以上文书档案全部数字化。由于各部门单位兼职档案人员更换比较频繁，划定档案文件保管期限困难大，档案文件保管期限划分普遍过高。导致数字化的部分档案价值不高。例如，有些部门单位将一般性的单项工作（计划生育）总结作为长期保存。又如，有的部门单位将一次会议形成的文件全部划分一个保管期限，使保存价值不高的文件占据数据库空间。

3．数字化的档案重复较多。重复文件是一个普遍存在的问题。但在档案数字化工作中此问题不解决给后期档案数据备份、系统维护增加很大工作量，造成人力、物力、财力的浪费。例如，区政府办归档的区长办公会纪要文件。文件内容其中包括：讨论各部门单位重要工作的实施方案、重大问题决策、职能局形成的重要文件。会议讨论通过的这部分文件，政府办一并归档保存。但是作为文件形成部门单位也将这部分会议讨论通过审批的文件保存。双方保存的期限都在扫描范围内，造成扫描数据重复。增加了档案人员对数据库管理和备份工作量。也增加了扫描档案的数量。

4．同一类型的问题前后处理不一致。

在档案数字化扫描过程中，出现很多具体问题。例如，中国共产党党员统计年报表。文档管理中心代管的45个部门有36个部门单位有《党员统计年报》表，一份报表有68页，但部分部门单位报表内很多项目是空白的，空白页最多的是37页，最少的是17页。如果按照20页计算，36个部门单位就是720页。扫描前期为保证报表的完整全部扫描了。后期认为长期下去年复一年，大量空白表占据数据库空间，是一种浪费，采取空白页不扫描。

文件批办单和发文稿纸。前期从利用者查阅档案角度考虑，认为利用者查阅文件多数只查文件具体内容，至于文件谁批办的利用者不关心，只将正式文件扫描，文件批办单和发文稿纸没有扫描。后来从发文角度考虑，发文稿纸反映了一份公文流转过程；从文件归档考虑，公文正式形成后，文件与发文稿纸一并归档保存，体现一份文件的完整性应该扫描。

由以上问题看出，档案数字化范围的确定是其工作的关键点。无效数据占据数据库大量空间，是一种人力、物力、财力的浪费。

产生问题的原因是多方面的。解决文档管理中心档案数字化出现的问题，必须研究制定档案数字化工作方案，特别是档案数字化范围研究的确定是解决目前存在问题的核心。

宣武区文档管理中心档案数字化范围的确定应本着安全第一，利用为本原则。并结合以下几个原则确定档案数字化范围。

年代就近优先原则。文档管理中心每年接收机关各部门上一年形成档案文件。这部分文件处于半现行阶段，利用率相对较高。为保证机关各部门利用档案的方便、快捷，当年接收档案文件优先扫描。

档案价值原则。文档管理中心代管的档案在中心满十年后，根据档案文件的保存价值，将保管期限在30以上的档案文件向档案馆移交。为减少日后档案馆数字化工作量，将每个单位符合进馆范围的档案扫描。

公开档案文件优先原则。档案文件保密期限标识为公开的档案文件优先。机关各部门在著录文件时将文件的密级及保密期限一同标识，将这密级标识为公开的档案作为数字化对象优先条件，有利于网上查阅档案，并减少提供利用中的中间（授权）环节。

系统原则。以部门为单位，对45个部门单位档案逐一分析，确定解决各机关单位存在的共性和个性问题的原则及办法。确定详细的扫描范围。保证一个机关或一个单位档案数字化范围的一致性、连贯性、系统性。

服务利用原则。文档管理中心直接为机关提供高效快速的服务。在确定档案数字化范围时，既要从文档中心职能上考虑，也要考虑如何发挥文档管理系统网络查询的优势，在保证档案安全的情况下，扩大扫描范围。保证机关各部门档案利用的方便、快捷。

效益原则。在档案中保存着各种统计报表，统计报表在档案利用中利用率很少。本着投入与产出、成本与效益原则，各中统计报表不作为扫描范围。（或报表扫描，空白表格不扫，减少无效表格占用数据库空间）。

职能原则。区委、区政府、区人大、区政协四套领导班子产生的全部文件扫描。四套班子产生的文件是区档案的核心全部扫描。

档案管理的原则篇（10）

随着档案事业的发展，中间性档案机构逐渐的兴起，并且正在向社会化方向发展，只是在中间性档案机构发展的过程中，需要处理好几种关系，即监管与脱钩之间的关系、服务于有偿之间的关系、咨询与劳务之间的关系，只有处理好这几种关系，中间性档案机构才能更好的履行中介的职能，进而成为新型文化中心。

1 馆网结构布局应遵循的原则

首先，规模不同的档案馆之间应该遵循互补的原则，比如综合档案馆与专业档案馆就应该遵循这一原则，综合档案馆应该成为各类档案检索中心，并且在条件成熟的情况下，向数字化档案馆发展，而专业档案馆能够在这一方面成为综合档案馆的帮手，在突出专业优势的同时，帮助综合档案馆更好的发挥优势。虽然综合档案馆与专业性的档案馆两者之间一定会存在着管理范围的交叉，相关部门应该根据实际情况，制定资源共享制度，将其上升到法律的高度，从而促进综合档案馆与专业档案馆融合互补，共同促进档案管理事业的发展；其次，馆网布局应该突出重点，为了能够得到最佳的布局效果，相关部门可以直接将某一部分区域看作是中心馆，将重点的档案文件等交由该馆管理，与此同时调整馆藏结构，为该馆成为重点馆、中心馆做准备；而在一般区域内，只要设置普通档案馆即可，只要具有基本的档案管理功能即可；最后，设置终极性档案馆，因为有些企业具有管理档案的职责，除此之外，几乎所有的高校都具有档案管理的职责，尤其是学生在校期间，因为在设置终极性档案馆时，可以考虑将企业以及高校作为试点。终极性档案馆所具有的最大的特点就是在管理档案的同时，也可以向社会开放，也就是说也具有公共档案馆的职能，这样既可以分担公共档案馆的责任，也加快了整体档案管理事业发展的脚步。

2 中间性档案机构的社会化发展

中间性档案机构可以将其看作是新型文件中心，它具有中介服务的性质，其主要的表现形式为“多位一体”。笔者将从新型文件中心以及中介服务机构两个角度来对其进行介绍。

2.1 新型文化中心

中间性档案机构之所以能够将其看作是新型文化中心，主要因为其履行的职能比较多，总结起来有两大方面：一方面，针对现行公开文件开展与之相关的服务工作；另一方面，具有某些机关档案室的功能。新型文化中心要想成为现实，不仅需要进行现代化建设，还需要做到与其他政务档案部门以及相关网站的接轨，这样中间性档案机构才有可能成为新型文化中心，不断地向社会化发展。

2.2 中介服务结构

市场发展的需要催生了各种形式的中中介服务机构，而中间性档案机构实际上可以被当作档案中介服务结构，因为该机构具有文件与档案托管、咨询等职能，但是在档案中介服务结构运行时，应该明确几种关系，笔者总结如下：

首先，脱钩与监管之间的关系，档案中介服务结构毕竟不是传统意义上的档案馆，因此相关档案行政管理部门必须做好监管工作，严格审批，并且对其运行情况进行实时的监督，与此同时还需要保证此类型的机构财务上独立，与其他档案机构没有任何的经济往来，该机构的负责人员需要自负盈亏，否则档案中介服务机构之后成为当地政府的负担；其次，服务于有偿的关系。此类中介机构既应实行有偿服务，又不宜以盈利为目的。收费标准要合理，要努力办成实行企业化管理的，收支相抵后略有盈余因而可持续发展的社会公益事业。在必要和可能时，当地档案部门可在财力允许的前提下给予资助。“公益事业”是其基本性质，“企业化管理”则是在现实条件下较为可行的管理办法。总之，赚钱不应成为此类机构的终极目标，而只是维持其生存与发展的一种手段；最后，咨询与劳务的关系。此类机构的业务范围可以划分为咨询与劳务两个方面。图书馆咨询方面包括工作方案策划、规章制度待拟、疑难问题解答、工作经验总结等，也可以是培训，甚至推荐、待聘工作人员。劳务则主要是指对档案本身的管理，如整理、编目、编研等，甚至可以全过程代管委托单位的档案。总体上看，此类机构应是两类业务并重。具体地讲，则应根据服务对象的要求有所侧重。

3 新来源观与档案管理的再现历史联系原则

3.1 传统来源原则和全宗理论面临的挑战

来源原则诞生于19世纪的欧洲，后经各国档案工作者的灵活运用于发展，逐步得到了完善与丰富。传统来源原则的核心思想是按照文件的形成机关来源整理馆藏档案，强调同一来源档案的不可分散性和不同来源档案的不可混淆性。一个多世纪以来，来源原则一致指导者档案实体的整理。作为档案学的特色理论，它对世界各国的档案学理论与时间都产生了重大影响，对构件近现代档案学和指导近现代档案工作发挥了不可磨灭的作用。

3.2 来源原则面临的质疑

具有浓厚技术特性的电子文件的出现。计算机技术、通信技术、数据库技术等现代信息技术的广泛运用，使得人们可以并开始打破机构、地域间界限共享和形成数据信息，“根本不存在档案工作传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反应不同职能活动的动态信息几何，文件与其形成者不再是一对一关系，而是一对多或多对一关系，很难判断全宗。”

出现了以科技档案为代表的新的档案种类。它们具有不同于政务档案的形成过程与规律。例如，由不同单位共同完成的同一向科研课题、工程项目的科技档案具有成套性、完整性和独立性，若继续采用按同一形成机构来源管理档案，必然会割裂这些活动及其档案之间固有的历史联系。由此，按机构来源整理档案的做法不再一统天下，同一机关不再是档案历史联系的代名词。传统的来源原则、全宗理论在解释和指导现代社会的档案实践活动时显得力不从心，面临着尖锐质疑。

结束语

综上所述，可知对论述馆网结构的合理布局与中间性档案机构的社会化发展进行探讨非常必要，因为我国目前的馆网结构布局的确存在着不合理的地方，而中间性档案机构发展还不够成熟，对其进行探讨，对档案管理人员能够提供借鉴，同时也能够让人们了解中间性档案机构的基本职能，以便更加合理的去利用。

参考文献

档案管理的原则篇（11）

在当前市场经济的不断发展中，企业为了增强其在市场中的竞争能力也在不断的追求着各种变化和管理手段的更新，档案数据管理作为当前计算机技术在管理过程中的不断应用逐步出现了管理模式的加快和进程的变化过程。数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”①

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

在社会的现代化发展过程中软件管理以成为当前计算机发展的主要因素和发展前提。由于当前软管管理的过程中切法统一性和系统性，使得当前档案管理过程中存在着不同的差异。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。

第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

值得注意的是，虽然全宗原则是档案管理的基本原则和方法，但它并不能解决档案管理的所有问题。由于社会实践的不断发展，全宗原则面临不少新的挑战，也因此得到新的发展，这些发展对档案数据库的建设同样产生了具体的影响。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

2、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

三、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理