财务档案管理要求大全11篇

财务档案管理要求篇（1）

中图分类号：F230

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）09-253-02

一、高校财务档案信息化管理内涵和特征

（一）高校财务档案信息化管理内涵

高校财务档案是在高校教学、科研、行政管理及后勤服务等事业进展中，形成的有保存价值的经济业务资料，包括日常会计核算和其他财务业务中积累形成的各类会计凭证、会计账簿、财务报告、财务软件和数据库等纸质资料及电子数据资料。

高校财务档案信息化管理是指财务部门运用现代网络和信息技术等手段，收集上述纸质档案及电子资料，并进行相关数据和信息处理，实现财务档案的电子化和网络化管理。财务档案的信息化管理是对传统纸质档案管理模式的改革和创新，能够给为需要者提供更好的档案查询与借阅服务。

（二）高校财务档案信息化管理特征

1.存储载体多样性，高度依赖存储条件和环境。与传统的财务档案管理相比，财务档案的信息化管理使档案存储内容和形式都得到扩展，存储方式和类型变得多样化，新增加了计算机硬盘、磁介质、光盘等新型存储介质。新的存储形式提高了财务档案管理的工作效率，但对存储条件和环境有较强的依赖性，须在特定的计算机软件、硬件系统环境中形成与利用，且这些新型载体，受自身的质量、存放环境、使用期限等因素的影响较大。

2.财务档案数据易破坏性。财务档案的易破坏性主要表现在：一是存储在硬盘、磁介质、光盘等新载体中的电子数据很容易被人为破坏，比如被素质不高的管理人员或另有所图的查阅人篡改、破坏财务电子信息，使财务档案信息失真。二是自然破坏，由于新型载体本身材质容易发生老化，使得存储在新型载体上的财务档案会受到不同程度的破坏。正因为此，国家档案局的相关规定中明确指出，电子档案至少要一式两套，一套封存，一套提供查询借阅使用。

3.财务档案管理的专业性。高校的经济业务主要包括以下内容：一是维持学校正常教学、科研活动的各类支出；二是维持日常行政管理、后勤服务的支出；三是针对学生的各项补助、减免性支出；四是上级财政拨款和学校的其他各项收入等。随着高校教育事业的发展，这些经济业务所产生的财务档案日益复杂，并具有较强的专业性特点，必须由财务部门的专业人员收集、整理、装订、造册归档，并根据各高校档案管理制度的要求在财务部门管理保存1至2年后进行移交。

二、高校财务档案信息化管理的必要性

（一）高校发展的必然要求

随着高校整体信息化建设的加快，财务信息化系统的推广与运用，传统的财务档案管理模式已经不能适应高校对档案信息的要求。同时，近年来高校教育事业不断发展壮大，所产生的财务档案越来越多，各部门或人员对财务档案的查询、借调需求也越来越大，给高校财务档案的管理工作带来很大压力。因此，进行财务档案管理的改革和创新，实现财务档案的信息化管理势在必行。

（二）信息化管理的先进性要求

传统纸质档案的保存，需要较多的管理人员和大量的存储空间，流程繁琐、要求较高，花费大量的人力与物力成本，且借阅档案手续复杂，极为不便。进行财务档案的信息化管理后，电子财务档案具有明显的先进性，比如有专门的财务档案信息数据库进行保存，既节约了大量的人力物力，又增强了财务档案信息的安全性和完整性；还可以随时进行档案的网络查询和电子资料借阅，提供更加快速准确的财务档案信息，极大地提升了财务档案管理水平。

三、高校财务档案信息化管理存在的问题

（一）领导不够重视，基础建设不到位

部分高校领导人对财务档案管理工作不够重视，仅以实现财务查账作为档案管理的工作目标，忽视了财务档案信息化管理的重要性，导致对财务档案信息化建设资金投入不足，基础设施建设得不到经费保障。财务档案信息化基础设施建设包括硬件建设和网络平台建设，如计算机、复印机、扫描仪、存储器、服务器、电子档案管理软件、数据库管理系统、网络安全系统等等，基础性设施建设的好坏，直接影响财务档案信息化管理水平。

（二）财务档案管理人员业务水平低

高校的财务档案管理人员，一般由财务人员兼任，非档案管理专业出身，本身对档案管理，尤其是档案的信息化管理相关知识了解较少，加上缺乏财务档案管理相关业务培训和指导，从而导致高校财务档案管理人员业务水平普遍不高。在实际工作中，财务部门的档案管理员，往往根据以前的经验来处理财务档案，简单而粗放，忽视或回避财务档案的信息化管理。财务部门中既熟悉财务工作，又掌握档案信息化管理的综合型人才十分匮乏。

（三）财务档案信息化管理制度不完善

由于我国高校财务档案信息化建设起步较晚，在实际工作中，很多高校的财务档案信息化相关制度还不够健全，给财务档案信息化管理工作带来不少问题和隐患。如何改进财务档案信息化归档流程、明确归档范围、规范档案网络查询，防范财务档案信息安全风险等等，这些问题都需要相关制度来保障，亟待财务人员进行不断改进和探索创新。

（四）财务档案利用率偏低

通过对财务档案历史数据的深入分析，能够对学校的经济活动进行全面了解，便于对学校未来发展做科学合理的统筹规划。各类财务审计工作、工资及科研经费信息查询等都需要大量查阅财务档案，但由于高校财务部门的档案管理人员不多，业务水平不高，对财务档案往往只重视前期的管理工作，缺乏进一步开发和利用档案的意识。不论是实物档案，还是子档案，一旦归档完毕，就只注重档案的保管和移交工作，不愿意主动提高服务能力，对档案信息进行开发与利用。

四、提高财务档案信息化管理水平的对策

（一）转变观念，加强基础设施建设

首先，高校领导要转变传统的档案管理理念，充分认识财务档（下转第256页）（上接第253页）案的信息化管理的重要性，大胆进行创新和改革，积极推进财务档案的信息化建设。其次，加大对财务档案信息化建设的资金投入力度，及时添加或更新硬件设备；根据高校财务工作和财务档案管理的特点和要求，科学选择财务软件和财务档案管理软件。只有完善的基础设施建设，才能有效促进财务档案信息化工作健康、有效地进行。

（二）成立档案管理工作组，强化相关人员业务培训

高校财务档案档案管理人员业务水平的高低，对财务档案的信息化管理工作的成效尤为关键，高校财务部门要重视并积极培养相关专业人才。首先，财务部门要成立档案管理工作小组，建立部门档案管理体系。在部门内部安排一级专职档案管理员，负责全处财务档案的信息化管理；在各科室安排二级兼职档案管理员，负责本科室财务档案收集、整理、立卷和归档，专职和兼职档案管理员分工明确，各司其职。其次，注重对财务档案管理人员的档案业务培训，特别是信息化技术培训，使之能够熟悉财务档案信息化工作的基本常识和技能，尽快适应财务档案的信息化建设和管理工作。

（三）建立健全财务档案信息化管理制度

为加强高校财务档案管理，保证财务档案的真实、完整、安全，应由财务部门牵头，相关部门配合，根据本校财务档案工作的特点和要求，建立健全相关管理制度，做到有章可循、规范管理。比如，财务档案的信息化建设使财务档案处于开放的网络环境中，必须要建立起相应的档案安全管理制度、数据备份制度。通过相关制度建设，强化领导人责任意识，明确档案管理人员的职责权限，促进财务档案管理工作有序开展。

（四）进一步做好财务档案的开发与利用

高校财务档案的信息化建设，为财务档案的开发和利用提供了有利条件。高校财务管理部门，要充分发挥信息化管理优势，建立专门的财务档案查询网站，通过授权管理，为学校相关部门和人员提供网上查询和下载相关财务档案信息的服务；开通财务档案信息的网络咨询服务，收集广大师生对财务档案信息的需求，进行财务资料专题归档，并及时解决档案查询中反馈的各类问题。通过各种信息化管理手段，既让财务档案得到充分有效的利用，又极大提高了财务档案服务水平和管理能力。

参考文献：

[1] 侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考.会计之友，2011（7）

[2] 陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议.湖北民族学院学报（哲学社会科学版），2012（6）

财务档案管理要求篇（2）

什么叫高校财务档案规范化管理?笔者认为,高校财务档案在管理上应是“按规定就范并形成制度”。长期以来,高校财务档案在管理上存在粗放的管理方式,只求以适应日常工作需要,忽视提升水平,财务档案得不到很好的重视,更谈不上规范化管理,以致管理财务档案的人从不强调专业和熟悉,多以业务“弱者”来胜任,达到不错、不乱、不丢的“三不”就行,距规范化管理存在较大差距。高校的财务档案,如何实现规范化管理,这是值得研究的问题。本文针对这个问题,以广西工学院财务档案管理方面为背景进行肤浅研究。

一、新形势下高校财务档案规范化管理的重要性

(一)高校财务档案管理的基本内容

依据《会计档案管理办法》,“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括:1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证。2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账、其他会计账簿。3.财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。4.其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。5.电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:每年一次数据库备份;软件升级前数据库备份;经过盖章签字的会计资料;每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;所有版本的系统数据库、软件。6.其他应该存档的相关文件资料。

(二)高校财务档案规范化管理的重要性

高校的财务档案既是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据,也是高校档案的重要组成部分和承上启下的一项重要资源。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,是否方便索阅、利用、保管,直接影响到高校财务档案管理的质量以及高等教育事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况、新问题不断出现。高校财务档案也是如此,如何管理好高校财务档案并实现规范化管理,以及在管理过程中如何采取规范措施,寻求解决的办法,是高校档案管理中所面临的一个重要问题。

二、广西工学院财务档案规范化管理的现状及存在的问题

(一)广西工学院财务档案管理现状

1.财务档案管理意识淡薄。本来,高校财务档案管理应该得到较好的重视。但在当前高校财务工作人员少、工作量大且繁杂、形成财务档案的要素多。在这样的情况下,管理工作仍未得到有效重视,明显地对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够,存在应付思想。因此有的只对财务档案资料的账证表收集整理,往往忽视了可为财务档案范畴的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、请示报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等未完整搜集,有散失、霉变的。广西工学院目前有几十个部门,上千教职工,有的对档案的意识淡薄,甚至将一些文件资料占为己有,在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走,给财务规范化管理带来了一定的难度。

2.财务档案未有专人负责。财务档案管理工作人员未专职化,即使有人专管,也仍与财务档案规范化管理有差距。加上目前财务档案业务分工比较模糊,很多时候没有明确具体的工作人员,做档案工作的大多数是兼管,有时候就把年龄偏大的人员放在财务档案管理岗位上,以应对日常工作,只要对财务部门内部产生的档案要素做到不借、不乱、不丢的“三不”就可以了。这对于财务档案管理,推进规范化建设极为不利。

3.财务档案没有专门库房。就说在广西工学院的财务档案还没有一个专门的财务档案保管用房。现有的档案室也只有近年的,年远的财务档案则归到学校档案室。因而有一些财务档案资料存放在办公室的办公桌上,或抽屉里,既缺乏安全性,且易丢失。从这一点看与财务档案规范化管理的要求相差甚远。

4.财务档案分类不科学。在一般条件下,一个单位的财务档案与文秘档案应该分开装订不能混杂,这是档案管理的基本要求。可在实际工作中就有将文书档案、会计档案装订成一册,乱堆乱放。这是业务素质问题,专业性不熟悉的表现,缺乏科学分类,给日后的档案检索、查找,给财务规范化管理增加了难度。

(二)广西工学院财务档案管理存在的问题

1.对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。财务档案工作是保存,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前高校财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。

2.财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性。就我校以前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致数年财务档案资料没有及时向学校档案管理机构移交会计档案。严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。

3.财务档案管理不够完善规范。设置规范完善的财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需要,但在实际工作中高校财务档案有不完善、不规范的,如人员兼职,档案装订由各岗人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责,管理环节分散等,造成档案管理工作一系列不规范。还有设施也不完善,没有专门库房,不符合“七防”要求,缺少档案检索工具,查找不方便。加上纸质档案和磁质档案未能同步归档。致使向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案,且未按规定鉴定、销毁。谁来销毁?即使超过保管期限数年的也不销毁,从而影响了档案整体工作的质量和效果。

三、广西工学院财务档案规范化管理的建议

(一)制定规章制度约束以保障财务档案规范化管理

制度规范人,人遵守制度,是制定制度来保障“规范化”管理的初衷。任何一个部门或单位,要想把某一项事业管理好,必须制定规章制度来约束。广西工学院财务档案要做到规范化管理,同样要制定出一个针对性的规章制度来约束。制定规章制度应明确几个问题。

1.根据高校财务档案的特点,多年来财务档案的来源,搜集整理,保管借阅,查询利用等相关规定要明确。如《立卷归档制度》。

2.管档案的人员业务素质专业要求要明确。对财务档案的管理人员应该有一些具体要求,相关知识,电脑运用。如《财务档案工作人员职责》。

3.档案库房及其设施要明确。档案室(馆)及其设施的日常管理职责。如《档案室(馆)日常管理维护制度》。

4.财务档案的调阅手续、进出移交、鉴定销毁程序等,应严格按规定办理手续,必须经有关领导人审批,履行登记、签字手续,任何人不得违反。如《财务档案移交、销毁制度》、《财务档案查阅制度》等。

5.档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,对重要档案丢失的责任追究。这些都要在规章制度中明确。如《财务档案保管制度》。

(二)建设财务档案规范化管理的几点设想

就广西工学院财务档案规范化管理来说,说难也不难,说易也不易,关键是“按规定去就范”。当然,“规定”是人定出来的,“就范”也是人去做(执行),如何做到两者的统一,这才是实施高校财务档案规范化管理的重要一环。

1.领导重视是建设财务档案规范化管理的关键。俗话说:领导重视做什么都顺利。事实也是如此,在高校,领导重视了财务档案规范化管理,一定能得到顺利进行。一是领导是一个单位的核心,领导有决心,做每件事情得到支持。二是群众看领导,领导是榜样,群众会跟上,自然地成为一种号召力。三是在建设中遇到什么难题易解决,如说用人上,在经费上。四是能给组织制定规范化管理者增强信心。

2.提高对构建财务档案规范化管理的认识是基础。提高对财务档案规范化管理认识,就是认识它的重要性,一个单位的财务档案必须规范化管理。就学校来说,从校领导到教职工认识统一到位,就有信心和决心办好。若加上领导带头,以身作则,不论是在领导者本人做的事,还是其指派他人去做涉及财务档案有关的事,都按规定行事不违反,财务档案规范化的实施也就顺理成章了。

3.强化财务档案管理人员素质。首先要有专职人员,要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,以此推进档案工作从而适应不断发展的新形势需要。其次要挑选文化、业务素质较高、工作能力强,电脑操作熟练,热心做财务档案管理工作的人,并保持人员相对稳定。最后是去兄弟院校参观学习取经,从中提高财务档案管理人员的实际工作经验能力。可在岗位练兵,边学边干边提高。总之,财务档案管理人员要熟悉财会业务、档案来源元素、文件材料,能按照规范管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷,对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散、不乱的“四不”。财务档案管理人员同样纳入年度目标考核,奖优罚劣,调动高校财务档案规范化工作的积极性。

4.建设规范合格的财务档案专库。实践证明,财务档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。改变那样的学校档案馆(室)与财务档案合一,案卷置放不分,查阅与财务档案无关的也在财务档案上乱找乱翻的种种“乱象”局面。有规范合格财务档案管理专库,是建设财务档案规范化管理的一个重要条件,而且防止档案泄密的有力保证。大力改善财务档案工作的硬件设施,确保档案的安全完整。一是添置更新档案室设备,如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等;二是加快档案工作现代化步伐,配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备,并对财务档案基础信息实行计算机存储。

5.做好财务档案规范化的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的一般原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据工作的需要以及为高校积累历史文化财富的需要,全面确定财务档案规范化管理的保存价值,准确地判定档案的保管期限。

6.充分发挥财务档案的潜在作用。一是编制档案检索,编制案卷目录,专题目录,文号目录等档案检索工具、索引;二是运用计算机进行检索,确保调档迅速准确,提高财务档案管理的效率;三是建立财务档案统计台账,如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案移交清册等;四是将基建会计档案分开编号存放,并将各项基建合同、协议等资料作为原始凭证,一同归档;五是利用各种财务基础数据资料分析高校发展,为领导决策服务、为学院服务。

【参考文献】

财务档案管理要求篇（3）

关键词：财务档案；管理；

财务档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各单位的重要档案之一。研究单位财务档案的管理规范化，对于提高单位财务管理质量，促进单位有序发展有着积极的作用。当前，在国家注重经济发展总体方针的指导下，各种社会机构在各项经济活动及经营过程中积极寻求社会效益与经济效益同步增长的最佳途径，因而作为各项经济活动真实记录的财务档案就显得更为重要，财务档案管理工作已成为经济活动和档案管理工作的重要组成部分。

一、强化财务档案管理意识

要提高财务档案管理工作水平，首先得从意识上着手。财务档案管理人员必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对单位经济活动和生产经营的重要影响，从而提高档案管理意识，将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程当中。其次，财务档案管理人员要提升自身档案意识，要深刻意识到财务档案管理人员不仅仅是档案管理者，更应该成为财务工作的监督者，要提高主人翁意识，让财务档案管理工作成为财务工作的试金石，严格细致的审核、鉴定财务档案，充分发挥好档案部门的监督调查和情报参谋功能。

二、完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个单位工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案移交、归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。

三、财务档案管理人员要求

1.合理配置财务档案管理人员。合理配置财务档案管理人员是指要根据单位的实际情况结合工作性质和工作量，对岗位的设置、岗位人数、岗位人员要求等做出合理的规划。规划原则是既有利于财务档案的管理，又有利于人际资源成本的节约。这就要求财务档案管理要专人专岗，不能多设也不能少没。

2把好财务档案人员素质关。对于财务档案管理人员，严格的讲，首先要求其自身要具备财务人员从业资格和档案人员从业资格的双重资格。选聘人员时不拘一格，择优选聘。一方面要选用那些原则性强、可信度高，甘于寂寞、不图浮华，严谨求实，不畏权势的管理人员。同时也要考虑到财务档案工作的特殊性，财务档案管理岗位要对财务知识有一定的了解，特别是会计档案的保管必须要持有会计从业资格证书才能上岗。另外，财务档案管理人员应该定期参加一些地方财政部门和档案部门组织的业务培训，不断提高自身业务水平，以适应不断发展的财务档案管理工作。

四、会计电算化带来财务档案管理的新挑战

目前，会计电算化已经普及到机关企事业单位的财务核算工作中。因此，要规范财务档案的管理工作，必须重视会计电算化条件下的财务档案管理。实施会计电算化后，财务档案除了有传统形式的纸质凭证、账簿和报表等资料外，包括了以磁盘、光盘等存储介质保存下会计电子数据，甚至还包括了网络服务器数据库里的数据信息。随着财务档案存储介质的增加，加之计算机操作的特殊性，往往一个小小的操作失误就可能导致所有的数据瞬间消失，如删除误操作、服务器系统故障、计算机感染病害等。这些都大大增加了财务档案管理工作的难度，给传统的财务档案管理带来新的挑战。为了做好会计电算化条件下的财务档案工作，必须建立财务档案定时备份的制度。也就是将存储在网络服务器里的数据拷贝到磁盘或光盘内，同时在备查簿上详细登记备份的日期、数量、保管方式等细节信息，方便日后查阅。由于磁盘和光盘的特殊性质，档案管理人员还应定期检查数据是否能够可靠读取，防止数据丢失。

五、善于利用科学技术创新财务档案管理方式

首先，需要改善财务档案管理的硬件基础，实现财务档案管理的数字化、网络化。随着信息技术的飞速发展，财务档案管理工作的数字化和网络化势在必行，这不仅能蛱岣卟莆竦蛋腹ぷ髡叩墓ぷ餍率，而且能够极大的改善财务档案利用的便利性，并且网络化能够使财务档案的利用率和公开化程度更高，使档案不再是束之高阁。其次，引进一些西方的先进管理手段。二十世纪以来，西方现代管理学对于企业和各种社会机构的影响巨大，先进的管理理念和手段使企业和社会机构的生产效率提高了若干倍，同样，在财务档案管理当中也可以引进一些西方先进的管理理念和方法，例如美国的文件中心等管理方式，以实现财务档案管理工作硬件和软件的统一。

总之，财务档案管理是一个系统化程度非常高的工作，其中还存在很多隐性的问题，加强财务档案管理工作不仅是档案工作的重点，更是单位财务工作公正、公开的有力保障。我们只有深刻把握住财务档案管理工作的特点和存在的不足，潜心研究财务工作当中存在漏洞的预防策略，才能充当好财务工作监督者的角色，为领导决策提供真实、有效的服务。

参考文献：

[1]刘伟.王汝玲. 新形势下财务档案管理之我见[J].河北水利，2017（6）。

财务档案管理要求篇（4）

站领导和血站员工对财务档案认识不充分、不完整，意识淡薄，只重视采供血工作、轻视财务档案管理的现象比比皆是，存在无章可循和有章不循的现象，使财务档案管理工作失控。

1.2没设置固定财务档案管理岗位

一些单位没设置固定财务档案管理岗位，专业的财务档案管理人员更不可能有，会计人员一般会兼管，因为在档案管理工作中对财务档案管理人员单位很少进行会计档案基本知识与操作技能方面的培训，所以因为档案基本操作规程的缺乏和对档案管理工作经验的缺乏，以及不能同步管理纸质会计档案，财务档案的归档与存储会计数据的磁介质档案，达不到档案规范要求，科学管理更谈不上。

1.3财务档案管理没有实现科学化

财务档案管理人员应该把财务信息存入磁性介质后，财务信息的丢失很容易会因为财务档案管理人员对光盘、磁盘中的财务信息没备份管理的缺乏导致，会计软件系统及软件的版式如果由于快速升级的会计电算化软件没有及时保存，就会使财务档案无法调阅。

1.4不够健全的财务档案管理的规章制度

虽然有《会计法》、《档案法》和《会计档案管理办法》的出台。但有的领导不重视，财务档案管理并不规范化，档案管理工作未纳入日常工作当中。

1.5财务档案管理中会计档案立卷不规范

由于有些单位混乱放置会计帐薄、会计凭证、会计报表以及会计文件资料，分散放置各月份会计报表。双方在移交会计档案时没有移交清单，没有按册清点，分别保管时没有按照永久、定期两类进行[4]。

1.6财务档案管理人员综合素质需要提高

财务档案管理人员由于不是来自专业，出现不按原则和制度办事的现象。有的人看人办事，甚至违法乱纪。开假发票、建假账。导致财务信息失去真实性，严重影响了档案管理的正确性。

2改善财务档案管理的几点措施

2.1财务档案人员的综合素质及业务水平需要提高

对财务档案管理人员的素质有较高要求，应是集多种技能于一身的复合型人才，业务多面手，一般档案管理的理论及技能要熟悉掌握，又要对财务专业知识精通，计算机信息处理技术还要具备。还要求财务档案工作者积极主动，及时准确，热情地为单位服务。还要具有严密的组织纪律性，遵守职业道德，保守机密，确保财务档案的完整和安全。财务档案工作者要养成遵纪守法的好习惯，做到遵纪守法，有章必循。财务档案工作者还要加强外语水平，财务档案工作者在评聘和晋级时的一大“难关”就是外语专业技术考试，大多数财务档案工作者外语水平尚未达到初级等级水平，还要利用各种教育方式，提高学习外语的兴趣和水平，克服学习中遇到的困难，树立起为档案事业发展而学好外语的决心和信心。

2.2建立健全财务档案管理规章制度，实现规范化

我站在近几年，建立了财务档案工作制度，遵循规章制度的合理性、科学性的特点，还融合了该单位特点和财务档案管理实际情况，做到了有章可循、有过必究，充分体现制度的权威性[5]。

2.3提高财务档案管理的物质条件

财务档案要放入档案室，以保护财务档案的完整与安全。在专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施等方面应采用先进的科学技术，不断引进、消化、吸收国内外一切先进技术和方法建设科技含量高的档案安全利用系统。

2.4财务档案管理工作应该突破旧的模式，注入新的内容

在相当一段时期内，单一的工作方式，工作方法的落后，使得许多财务档案工作人员缺少创新意识，他们只满足于日常工作，墨守陈规。一个民族进步的灵魂和一个国家兴旺发达的不竭动力就是创新。如果没有创新能力和创新精神，一个民族，一个国家，就不能立于世界民族之林，对于财务档案工作而言也是如此。财务档案管理人员从根本上只有转变观念才能超越自我。应该与实际工作紧密配合，适应岗位发展的需要拓宽知识面，学习相关的知识，补充一些新技术，新方法。应该创建鼓励创新的一些机制。将个人创新的内容作为年内考核的指标进行考核，将考核内容与劳动报酬相联系，奖罚分明。财务档案管理人员应积极主动参加各级单位组织的继续教育，不断学习，不断“充电”，拓宽视野，把终身教育作为一种必然选择，财务档案工作的改进要靠财务档案学科新理论，新技术，营造一种积极向上，锐意进取的创新氛围。

2.5财务档案管理应该实事求是，避免形式主义

在用科学发展观来指导财务档案工作的理论和实践时，必须实事求是，避免形式主义。实事求是，就是要从财务档案工作的实际出发，让财务档案理论研究和实际相结合。从实际出发。从一点一滴做起，真正让所研究出的财务档案理论对实际工作有一定的指导意义。

2.6财务档案管理应该认真对待财务档案销毁工作

财务档案人员要对销毁制度认真履行，必须经过一定的批准手续才能对要销毁的财务档案进行销毁，并且执行销毁工作要严格按照有关规定进行。经过鉴定后的财务档案，要销毁已保管期满的财务档案或者没有保存价值的档案。为避免发生财务档案保管期限划分差错和个人认识的局限性和片面性，销毁工作要遵循一次鉴定，多次复核的原则，尽可能地使该销毁的档案及时销毁，不该销毁的档案绝不销毁。

财务档案管理要求篇（5）

财务信息化档案是指以磁性介质形式储存的财务核算的专业材料，是记载和体现经济业务的重要历史材料和证据，它容纳电子凭证、电子帐簿、电子报表、其他电子核算材料等。

2.财务档案信息化的特点

随着财务信息化的进程，财务人员日常工作大多在计算机上完成，使财务信息化档案管理的特点日益明显：载体多元化，利用效率高，信息量大等，同时也有易受电脑病毒的侵害等不足之处，但财务管理信息化是一种必然的趋势。

A.财务档案的信息化

作为各种工程建设项目管理的重要内容，财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中，并达到节约建设投资的目的。财务管理需要进一步提高管理的科学化、精细化水平。随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，财务档案信息化管理是当务之急。

B.财务档案信息化的特点

一方面可以将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。例如：电子财务档案易于修正、复制和重置，便于、提交和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中。另外是随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，可以方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。极大地提高了工作效率和工作质量。

3.财务档案管理信息化的主要内容

A.搞好数据的挖掘和整理，建立数据库，及时采集动态数据

档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，传统的档案大都以纸质为载体，实现档案管理的信息化，必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案就是财务档案的数据采集基地，是数据存储、处理、查询和管理的数字化信息服务作基地。在财务档案数字化的基础上，必须建立财务档案数据库，并依据财务档案的内容分类建立若干个主要数据库，如标准制度、原始凭证、会计账簿、工作资料等等，数据库一经建立．应立即着手数据的录入，将本单位的财务资料存储于数据库。

电子财务档案是指存储于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料，它具有无可比拟的优越性，能够很好地适应财务档案的发展需求。与传统的财务档案相比，电子财务档案有许多优点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印成纸质材料；电子财务档案便于计算、分析、快捷获得所需信息。

B.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率

档案的最大价值在于利用，财务档案管理信息化的实现将为财务档案信息的充分利用提供广阔空间，建立完善的财务档案信息网络，一方面将上级的文件、本级各单位的棚关文件直接录入或转换录入档案数据库，减少档案人员的重复采入工作，保证档案信息的完整性；另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之，财务档案在线管理和使用功能，可实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。

C.搞好财务档案管理辅助决策系统建设

科学管理使用档案。财务档案信息通过采集整理和网络传输，最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和使用。由于信息量大，仅凭有关人员的经验来处理总是不行的，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统，以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。

4.财务档案的科学管理

A.规范财务管理

财务管理的规范方面，首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质有待提高。一些单位尤其是机构较小的单位没有独立的管理体系，也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序需协调。某些项目在管理中欠缺注重自身规范性，会给项目违规使用资金提供方便之门，也对财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便，直接影响账目的可靠性和有效性，为日后的信息化处理埋下巨大隐患，所以需严格规范管理。

B.加强财务信息化管理的实效

电子化逐步取代纸质化的过程中，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致数据统计不够权威和有效。其次，财务信息化不能促进科学化和准确化，信息化程度还有待提高。

C.财务档案的信息化管理

首先，部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求领导团队本着对国家、对集体以及对个人负责的态度，重视单位财务管理工作，严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容，确保财务信息的可靠性。另外，培养财务管理人员的信息化素质，提高财务人员信息操作水平；严格财务、会计人员的执业资格认证。在财务管理过程中，自身要有信息分辨和处理的素质，需要专业而持续的学习和培训，才能在财务管理信息化的应用中发挥实效。

D.信息网络建设安全

财务档案管理要求篇（6）

一、引言

在会计电算化事业的不断发展，会计业务执行主体发生了明显变化的情况下，会计档案的管理工作也随之发生了较大的变化，手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此，加强新形势下的会计电算化系统的档案建设工作十分必要。高等学校“新型”电子财务档案的应运而生，对传统的手工档案管理是一种全新的挑战。高校财务档案管理部门和人员，应适应高校财务工作范围的拓展和财务档案管理的要求，通过不断努力应尽早建立起全新的财务档案管理机制。

开发和设计财务档案信息化管理系统，最终目标是要提升现代财务档案的组织管理能力，通过信息技术手段，从形式上促进财务档案传统管理向信息化、科学化管理的提升。通过建立健全财务档案信息系统，从而能够进一步规范财务档案的管理模式，更好地整合行财务档案的管理流程，提高财务档案整体管理水平和效率。作为计算机应用的一部分，使用计算机对财务档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点，它具有检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等优势。

二、高校财务档案管理中存在的问题

（一）思想观念落伍，信息化管理的功能被忽略

财务档案工作是保存历史，服务现实，承上启下的一项重要工作。在较为长期的管理实践中，高校一部分从事传统财务档案的管理者积累了较为丰富的经验，他们往往抱残守缺，坚守着自己的主观认识，不愿意主动分析和吸纳新的管理经验和先进的管理手段，没有认识到信息管理系统的重要性，财务信息化管理对他们思想观念中所固守的地位构成巨大的挑战。从库存档案资料看，具有时代信息和较高科技含量的档案材料所占比例较小。

（二）档案管理规章制度不完备，档案立卷存在着较多的随意性

目前，财务档案保管制度因其管理条件和人员的局限，部分高校尚未全面落实《会计档案管理办法》，会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度上不够健全，基本没有建立会计档案信息化管理制度。会计档案保管人员职费不够健全和明确，会计档案的人为破坏和自然损坏现象较严重。缺乏科学的财务档案资源开发与利用制度，财务档案的综合服务功能较弱。

（三）很少利用信息化管理手段，档案管理方式落后

目前，多数高校财务档案自动和管理程度不高，财务档案仍采取传统的手工方式管理。究其主要原因不外乎两个方面，一是信息化管理设备资金投入不够，现有设备不能完全适应信息化管理的需要，先进技术设备很少进入档案管理部门。二是缺乏必要的计算机维护和网络安全人才，难以应对信息化管理条件下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业问题，档案人员素质制约了档案现代化管理工作。虽然少数高校在财务档案转化为虚拟数据库后，仍存在着数据冗繁和重复的现象和档案资料管理低效的问题，财务档案信息化管理流于表面。

（四）凭证装订整理不到位，会计档案立卷保管不规范

按照国家档案管理有关规定和要求，财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料，应定期整理，装订成册或立卷后送相关档案室存档。然而，一些财务档案主管人员和财务负责人，缺乏管理财务档案的经验，对财务档案的组成内容不是很了解，有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表及会计文件等资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计凭证装订后没有封粘或封粘不规范。一些单位只是保存了纸质档案，没有将全部会计信息备份到磁性介质上归档保管。存档管理不遵循相关规定，违背存档时必须由财务负责人核对、清点数量无误后签署存档记录表，档案管理人员方可给予存档，任何人未经批准不可查阅财务档案存放会计档案。档案柜必须双锁开关，钥匙由主管会计和财务负责人各持一把，必须由主管会计、财务经理共同开锁，由主管会计妥善保管等相关要求。会计档案移交时双方没有做到按册清点，没有填写移交清单等现象也有发生。

（五）档案资料查询渠道不畅，开发利用效率较低

努力强化、开发学校财务档案室的服务功能，使财务档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主是高校财务当管理最终的目标。受思想认识的局限，当前一些高校财务部门，没有健全财务档案检索工具，在接受财务档案信息查询服务方面的工作做得不多，有时服务态度，服务质量也跟不上，不能够很好地发挥财务档案资源服务教学服务师生的作用。

三、改进高校财务档案管理的应对策略

（一）转变管理观念，增强服务意识

档案是承上启下的桥梁，是继往开来的纽带。具备较强的创新意识、创新精神、创新能力是开拓档案工作局面的关键所在，服务于现实是档案的一个重要功能。高校档案工作人员应转变观念，树立财务档案应主动服务教学，服务师生的意识，使财务档案工作产生一定的效益，提高财务档案工作的自身价值。因此，财务档案工作人员要提升实际工作能力及责任心，自觉加强岗位练兵，努力提高会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，能按管理标准进行科学的分类、整理、编目立卷。应主动适应现代计算机软件及网络的发展，提高自身信息分辨和处理的素质和能力，熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好财务档案的规范化管理工作。

（二）加强规章制度建设，确保财务档案运行安全

高校财务部门应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》的具体要求，结合本单位实际，进一步建立和完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程，确保会计档案收集的齐全完整。要建立有效的监管机制，加大对会计档案的整体性和连续性的检查与监督力度。要建立健全财务档案管理人员“保密守则”，严格会计档案的调阅、销毁制度。要建立财务档案安全保障体系，采取内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，存储财务档案信息的设备要加装有效的防毒软件等，切实有效的技术手段和管理措施。加强对财务档案管理系统的监控，各种数据库要及时进行备份，确保财务档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。做好身份认证和密钥管理，任何人员调阅会计档案须经财务负责人批准，销毁的财务档案须填写“会计档案销毁清册”，“会计档案销毁清册”要长期保存。

（三）加大设施设备配套投入，努力实现管理手段的现代化

信息化档案的优势在于，它能够将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。目前的高校财务档案管理部门在硬件设施、数量和质量方面不符合财务档案管理需求，经常发生电脑不够用或是服务器容量太小等情况，影响财务档案的信息化管理和档案的利用。办公自动化是提高档案管理工作水平和效率的重要手段。实现财务档案管理手段的现代化，就是要由传统的手工操作过渡到以电子计算机为中心进行管理的方法。财务档案管理手段的现代化，就是利用计算机等现代设备对财务档案进行存储、检索、统计分析等。因此，根据财力适当增加市和财务档案管理的数字化先进设备，是档案工作逐步实现现代化管理的先决技术、条件保证。高校财务部门在工作中应逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加计算机、扫描仪、刻录机等现代设备，以满足财务档案科学管理的需要。

（四）加强创新管理，提高财务档案内在质量

有效的管理是提高财务档案内在质量的必要前提和手段，也是提供高效服务的基础。提高财务档案内在质量，重点应包括档案收集、整理、保管、处理和利用等内容。对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料应定期整理，装订成册立卷。任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务负责人书面批准。高度重视财务档案管理的重要性，就要在档案管理的制度、质量和方法管理的科学上下功夫，对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，大胆改革现有的高校财务档案管理模式，实现财务档案管理的现代化、信息化、服务化。

（五）树立服务意识，发挥好财务档案的潜在作用

加强财务档案管理工作，树立服务意识，提高服务水平是对高校财务档案管理人员的基本要求。财务档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉，而是要充分挖掘财务档案的自身潜能，不断完善、丰富、创新服务内容，充分挖掘和发挥财务档案资源作用，使财务档案发挥出应有的效益，更好地为学校建设和发展经费科学合理运用提供保障。要努力创新服务手段，方便用户通过电子信息系统查阅会计档案资料。应编制好财务档案检索案卷目录、索引等档案检索工具，方面用户运用计算机进行检索，确保调档迅速准确，提高财务财务档案服务的效率。建立财务档案查阅登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等，方面人工查询服务。

四、结束语

学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005（2）.

[2]徐君平.影响高校会计档案利用的因素分析[J].浙江档案，2006（11）.

财务档案管理要求篇（7）

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中图分类号]F233；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）16-000-01

1 会计档案管理要点

1.1 会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2 会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3 会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4 会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。

内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。

外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5 会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2 会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。

第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。

第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3 会计档案管理创新实践

3.1 会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2 优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3 重视业务水平，加强培训管理

财务档案管理要求篇（8）

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2015年2月2日

高校财务档案管理信息化是指高校财务档案管理部门在科学收集、整理、归档、开发、利用、存储和管理各类高校财务档案时大量运用包括数字化、网络化在内的现代信息技术，最终形成财务档案信息资源科技含量高、财务档案资源存储便捷安全、财务档案信息查询迅速准确、财务档案管理全面电子化、财务档案载体实现环保无纸化的高水平的高校财务档案管理。目前，随着我国高校教育改革的不断深入和发展，高校财务档案出现了一些新的特点，如信息量增大、时效性增强、内容更新迅速、标准变动频繁等。高校财务档案的新特点不仅给高校财务档案管理工作带来新的挑战，而且也对高校财务档案管理工作提出新的要求，而加强高校财务档案管理信息化建设无疑可以主动应对和适应这些新特点的有效措施，进而全面提高高校财务档案管理的现代化水平。

一、高校财务档案管理信息化建设存在的主要问题

1、领导重视不够，基础设施投入不足。高校财务档案管理信息化建设成功与否在很大程度上取决于学校领导的重视程度。高校财务档案管理信息化建设是一项系统工程，是一个关乎高校发展全局的工作，做好财务档案管理信息化建设需要高校各部门的配合和协作。目前，许多高校领导对于财务档案管理信息化建设重视不够、认识还不全面，导致高校财务档案管理信息化建设速度滞缓。有些学校将财务档案信息化看作是财务部门的事情，档案管理部门仍然采用传统的管理模式，按照以往的思路办事，财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案，没有进行必要的归档和整理。此外，高校财务档案管理信息化建设的重视程度不够及认识不到位也直接导致高校在财务档案管理信息化建设方面投入的人力、物力明显不足，软件、硬件等基础设施达不到应有的要求，影响高校财务档案管理信息化建设的进程。

2、管理制度不完善，建设目标不明确。高校财务档案管理信息化建设的相关提议尽管早年就已经被提出，而且一些主管部门也为该项工作制定了相关制度规范，但大多数高校财务档案管理信息化建设的规章制度零散的见于相关部门的文件中，目前没有形成一套完整的规章制度体系，高校在进行财务档案管理信息化建设的过程中，缺少必要的理论指导与支持，导致高校财务档案管理信息化建设目标不明确、标准不统一，在一定程度上影响了财务档案管理信息化进程。由于没有统一的标准，高校在财务档案管理信息化建设过程中制定的制度、措施等多种多样、五花八门，财务档案管理信息化建设的各个环节也存在着这样或那样的问题，如何规范高校财务档案管理信息化建设已成为高校信息化建设的首要问题。

3、管理人员素质不高，缺乏相关专业知识。高校财务档案管理信息化对于财务档案管理人员提出了更高的要求，它要求财务档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识，这些知识缺一不可。然而，目前我国高校财务档案管理人员素质整体不高，缺乏相关的专业知识。我国高校从事财务档案管理的人员，能够运用现代化技术手段搜集和整理财务档案，同时又能够将纸质档案转换成数字化档案的专业人员非常少。一些高校财务档案管理工作岗位往往配置一些临近退休、专业能力不强的人员，缺少专业的档案管理知识和财务知识。此外，许多高校对于档案管理人员的培训和指导也不到位，既懂财务又懂档案，既能进行数字化处理又能进行信息化处理的复合型档案管理人才极度匮乏，这在一定程度上影响了财务档案管理信息化建设的进程。

二、高校财务档案管理信息化建设相关策略

1、加强领导，完善财务档案管理信息化建设制度。毋庸置疑，领导是财务档案管理信息化建设的真正推动者，领导信息化意识程度的高低决定了信息化建设的力度和深度。当前，高校领导者要全面树立科学的管理思想，摆脱传统思维的束缚，认识和理解计算机和网络技术应用于财务档案管理工作的重要性。高校领导要站在全校发展的角度来进行统筹规划，重视财务档案管理信息化工作，建立完善的高校财务档案管理信息化工作制度，如数据库系统的监控制度、内网与外网的物理隔离制度、重要数据备份制度等，积极推进高校财务档案管理信息化建设。此外，高校还应明确财务档案信息管理的管理职责，要以财务和档案管理部门为中心，其他相关部门积极参与，密切配合。财务部门负责财务档案的电子化、数据化，档案管理部门负责档案资料的网络化应用。

2、加大基础设施投入力度，构建财务档案管理信息化平台。基础设施条件是档案信息化工作不可缺少的基本前提，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络化，它是档案信息传输、交换和资源共享的前提。高校在财务档案管理信息化建设中要加大基础设施投入力度，完善各种基础设施，如存储器、服务器、操作系统、交换机、路由器、数据库管理系统、安全系统等，构建财务档案管理信息化平台。高校在构建财务档案管理信息化平台上，主要做好两个方面的工作：一是财务档案数字化建设。财务档案的数字化建设是对重要的财务信息资源文件原件采用电子扫描仪扫描、光盘刻录机刻录、数码相机摄影、数字档案资源格式转化等现代化的信息采集技术和设备将纸质的财务数据文件有效地转换成数字化财务档案资源;二是财务档案信息化数据库建设。财务档案信息化数据库主要包括会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、资金结算档案管理数据库以及教学、科研资金管理档案数据库等。

3、强化财务档案管理人员的技能培训，不断提高其素质和能力。财务档案管理的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编目、分类、录入等工作技能，还要能熟练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知识与技能。档案信息化的建设成功与否，不但取决于工作人员的固有知识与技能水平，还取决于工作人员在工作中的知识更新与技能培训的效果。因此，高校财务档案管理部门必须积极通过多种途径对财务档案管理人员进行业务培训，建立一支高素质的财务档案管理队伍，逐步改变当前财务人员队伍知识结构单一的局面，不断加强财务档案管理人员的技能培训，使财务档案管理人员的知识始终保持在前沿水平。另外，高校还要因地制宜地建立财务档案管理人员考核机制，通过各种激励措施激发财务档案管理人员的学习热情和工作热情，培养出一支高素质、高水平的综合性财务档案管理人才队伍，以适应技术发展带来的新要求。

主要参考文献：

财务档案管理要求篇（9）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-00-01

1 财务档案管理信息化的特点

当前会计电算化进程不断加快，财务人员的日常制单、复核、汇总等工作都可以在电脑上完成，财务报表和账簿也可以根据需要随时打印输出。越来越多的企业财务档案管理也实施了信息化管理，使财务档案的管理更加便利，磁性介质形式存储取代了纸介质的保存。一些信息存储量大、携带方便的存储工具如U盘、磁盘等得到了广泛应用。财务管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企业未来发展的一种必然趋势。

2 财务档案信息化建设的主要内容

2.1 建立适合管理的财务档案动态数据库

财务档案管理信息化促使财务档案信息得到有效利用，为管理和决策提供科学合理的数据。计算机硬件和网络平台建设是信息化管理的基础，而软件建设是信息化管理成功的关键。财务档案管理软件和信息网络的应用，提高了系统里各类信息资源的准确性，同时也为使用者提供解决问题的方案。财务档案信息网络的完善建立，既可以将各类业务文档和文件录入数据库，形成数据动态存储，保证信息完整，还可以实现联机公共查询、远程服务及传输。总之，财务档案的在线管理，减少了档案形成与查阅的时空差，打破了原有的静态管理模式，实现了向动态管理的转变，强化了财务档案的服务职能，大大提高了使用效率。

2.2 加强财务档案的网络安全建设

财务档案的信息化和网络化，使其存储更加便捷、查询更加迅速，数据提取更加准确，形成了全面电子化的档案管理。财务信息作为内部重要资源，除可对外披露的信息外，应做到保密、不公开，涉及重大决策项目的财务信息更要严格保密。加强网络安全建设，做好信息保密与公开，才能高效地实现信息合理利用。

2.3 完善财务档案管理的辅助系统

财务档案数据利用网络化平台进行采集、分析、整理和传输，为领导、决策者和财务人员的决策运用提供准确有效的数据支撑。由于信息量和工作量大，同时对数据的准确性要求高，因此，单单依靠相关人员的经验判断解决问题是行不通的，必须借助于先进和智能的辅助决策系统来完成。决策支持系统的建立，要以管理科学、电脑科学、控制理论以及行为科学作为基础，并辅以计算机网络、人工智能、经济模型等技术手段，科学合理地建立起适宜决策运用的完善系统。该系统要做到对问题的提出形成多套可行的解决方案，并对不同的方案进行对比分析，得出最优解决方案，进一步提升财务决策的质量和水平。

3 加强财务档案信息化管理的建议

3.1 注重实效性

财务档案管理要注重信息的实效性，同时它也是衡量财务档案信息化程度的标尺。首先，在财务档案建立初期，就要对档案进行科学分类，建立档案目录咨询平台，方便需求者快捷地查找资料。档案建立后，要及时采集、整理动态数据，进行补充、完善，确保档案使用的时效性。其次，所存储的财务数据要确保全面、科学，做到档案资源共享，档案资料管理规范。另外，财务档案信息化管理对所需的硬件、软件设备、系统等都有很高要求，要定期对电脑设备进行升级换代，这样才能满足需求者的要求，提高信息化的实效性，使财务档案信息的利用价值得到最大化。

3.2 保障网络安全

财务档案信息化管理有着非常显著的特点，就是保存的财务数据量大，保密性要求高。数据的信息化也就代表着网络化，保障网络的安全性显得尤为重要。首先，要建立完善的财务档案内部管理制度，加强网络监督，制定严格的操作规程，防止财务档案资料被篡改、损毁、泄露，确保资料信息的完整性。其次，要严格保证网络环境的安全性，防止U盘、磁盘等磁性介质储存设备的病毒传播。定期对计算机设备进行升级改造，及时安装防病毒软件，并定期对网络环境进行病毒查杀。最后，还要定期做好财务档案资料的备份，防止财务档案数据永久丢失，造成不可估量的损失。

3.3 完善管理的各项规章制度

档案管理的信息化也改变了档案管理人员的工作方式，同时档案的管理制度也要随之改变，建立健全档案的保管、操作、保密和岗位责任制等管理制度。力求满足需求者的查阅要求，发挥网络不受地域、时间等限制的特点，实现专业化精准查询。

3.4 提高管理人员信息化素质

高素质的财务档案管理人员是财务档案信息化工作的主体。财务部门要改变人员专业结构单一的现状，不断充实计算机和通信等专业的技术人员，以保证信息化建设的需要。加大管理人员培训力度，分层次和分阶段地结合业务要求开展培训，提高管理人员信息化技术水平，提高其运用各项信息技术和手段的能力。

主要参考文献

[1]蔡建美.企业财务管理信息化探讨[J].现代商业，2009（4）.

财务档案管理要求篇（10）

随着财务工作内容的扩大以及管理水平的提高，要制定切实可行的方法来完善财务管理体系。相关人员要建设电子财务档案管理系统，这样可以实现用网络化管理的手段来管理财务，是符合现代化发展的要求，也对财务档案的整体效率有所提高。

1.1 信息化财务管理具有很多优势，比如：信息存储数量多

符合当今查阅频繁的发展形势，对财务管理的实施提出了较多的要求。随着我国财政工作的飞速发展，财务制度变化很大，甚至一年中会出现多次调整的情况，不同指标规定每年都在改变；每年的会计账簿报表都存在一定的不同，不但需要总结当年度经费的总体内容，而且还需要总结上年或者是下年的总体内容；划分标准越来越要求细化，项目就变得复杂，资料收集时出现问题，这些都会对财务管理体系造成一定的困难。

1.2 食堂财务档案管理对建设项目管理起着重要的作用，财务档案管理的实施可以提高财务管理的整体效益，并且能够达到节约成本的目的

从以上内容可以看出，食堂中应该加大对财务管理工作的力度。由于国家的相关政策调整对财务管理产生一定的影响，所以要提高科学化的管理效率。但是，在当今的财政体系发展深入到宏观背景下，随着财务档案管理体系不断的发展，财务工作也出现一定的困难。因此，实现食堂财务管理网络化体系，不但是符合现代化的要求，而且也是提高食堂财务管理效率的重要途径。

2 食堂财务管理信息化建设存在的问题

2.1 食堂财务管理体系没有较好的明确目标，采取领导一致，按照级别进行层层管理的措施还没有落实

依然按照以往的管理体制来进行食堂财务的管理体系，没有形成信息化管理的理念。除此之外，食堂中的财务管理未与其他相关部门进行合理沟通，需要实施多种信息化建设以及相关的网络资源，然而牵扯到相关职能部门就很难落实。由于一些财务管理信息化没有统一的领导，这样就会出现相关部门在财务档案信息化管理中没有做好本职工作等现象的发生，从而导致财务档案管理信息化没有明确的目标。

2.2 财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展，财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、基建预决算、市场报告等资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、工资调整、人员录用资料等散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。在现有的财务人员中，真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少，懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

3 食堂财务档案管理信息化系统的安全风险

3.1 数据安全风险在手工方式下，财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上，修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任，但是电算化系统的会计数据直接存储在磁盘上，对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹，存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性，被发现的难度较之手工会计系统更大，其造成的危害和损失也更大。因此，在电算化系统下做好安全保密工作意义重大。

3.2 管理安全风险由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识，不遵守本部门的信息安全规则，造成数据损失等，很多财务工作人员普遍对病毒的危害性程度认识不够，任意从互联网上下载资料，在计算机间、局域网和互联网之间交替使用软盘和可移动硬盘、U盘，将计算机病毒带入财务系统中。另外，由于一些计算机的配置较低，安装防病毒软件后计算机运行速度会受到影响，一些员工对安装的防病毒软件私自卸载，造成整体防病毒工作的被动。因此，往往由于某一个人使用过程中的疏忽而给整个会计电算化系统带来风险。

4 加强食堂财务档案管理信息化的建议

俗话说，“没有规矩，不成方圆”“安全保障，制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门为辅，单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求。只有健全系统的档案管理制度和管理体系，才能从根本上加强档案软环境建设，做到日常的财务档案管理活动有章可循，如综合性的规章制度、立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度，开放档案的利用制度，未开放档案的利用制度，档案专（兼职）人员的岗位责任制。

财务档案管理要求篇（11）

1.1财务管理的难度增加。作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必然选择。

1.2信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置,便于、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

2. 财务管理的问题及解析

2.1财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。

2.2财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后,电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清,更新不及时,往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后,许多部门仍存在资料管理低效的问题,数据冗繁和重复的现象屡见不鲜,致使信息化后的财务状况提效有限。

3.加强信息化建设的理论策略

3.1信息化意识的培养。首先是部门领导层对财务管理信息化重视意识的培养。这要求水利建设部门的领导团队本着对国家负责、对集体负责以及对个人负责的态度,重视单位财务管理工作,严格履行《中华人民共和国会计法》相关内容,即“单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责”。确保财务信息的可靠性。其次,培养财务管理人员的信息化素质,提高水利基建财务人员信息操作水平；严格财务、会计人员的执业资格认证。在水利基本建设财务管理过程中,财务人员是工作主体,要想适应现代计算机软件及网络的发展,自身要有信息分辨和处理的素质,需要专业而持续的学习和培训,确保在财务管理信息化的应用中发挥实效。

3.2信息化制度的完善。健全和完善财务信息化管理制度,打造规范化信息处理体系。首先,健全财务报告分析制度。财务会计报告是一个单位的经济运行状况的综合反映,报告的质量高低直接关系到单位的运作。财务会计报告的关键是数字真实、计算准确、内容完整、报送及时,能满足对外对内信息需求者的要求。可以借助信息处理的及时性、精确性和完整性来保障财务报表的分析报告质量。其次,会计档案管理规范化。对纸质财务档案的管理要求,应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁。电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定,确保档案信息

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的安全性和规范化。最后要规范核算制度,健全财务管理监督制度。

4.加强信息化建设的实践战术