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档案管理工作大全11篇

时间:2023-05-25 18:12:58

档案管理工作

档案管理工作篇(1)

(一)档案归档流程

1、整理档案:归档文件以件为单位,通常每份文件为一件,装入一个软卷皮。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列,如可以按时间、事由等顺序排列文件,一旦文件的排列顺序固定下来,文件的件号也就相应地出来了。

2、拆钉:为了文件能够长久保管,需要把文件的金属钉拆掉。

3、编写页码:文件材料以件为单位编写页码,凡有字的均算一页,页码用阿拉伯数字编写,正面页码写在文件右下角,反面页码写在文件左下角。另外,凡归档保存的材料,均使用黑笔书写,不可使用铅笔或圆珠笔等。

4、加盖归档章:在文件首页右上角空白处加盖归档章。

5、填写归档章:归档章的内容包括:年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。

6、编制归档文件目录:归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

(二)档案归档制度

坚持档案统一管理的原则,认真执行档案管理制度,任何部门或个人不得据为己有。归档文件材料必须齐全完整、准确,保持文件材料之间的有机联系。区分保存价值,分类整理、立卷。案卷标题简明确切,便于保管和利用。各类文件材料的归档,应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时间均按文件材料归档要求与归档范围的要求执行。归档份数,一般归档一份,主要的或利用频繁的文件材料归档两份(如发文、打眼文件等)。凡归档的文件材料,必须符合档案材料的归档规定,严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水写归档材料,必须用碳素或兰黑墨水书写。文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。

(三)归档范围

1、文书档案归档范围确定。学院档案室经过认真分析各归档单位(部门)的基本职能、主要业务流程和历年归档情况,拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容(参照庆职院办发[2007]1号),反馈到各归档单位进行核实,并由归档单位(部门)负责人签字确认后形成单位(部门)归档范围。

2、科学技术研究档案归档范围确定。依据科研项目计划确定归档项目。

3、建设项目档案归档范围确定。依据建设项目计划确定归档项目。

4、设备仪器档案归档范围确定。依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目,与建设项目关系密切的设备仪器文件,归入建设项目档案。

5、声像档案归档范围确定。依据《大事记》确定重要事件,以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料和专题片。

6、荣誉档案归档范围确定。依据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励,以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。

二、档案的安全管理

档案归档很重要,但是如何确保使归档档案的安全,保证其绝密性,不被投机分子盗取利用,加强对档案工作的安全管理意义重大。

(一)档案的保密

1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。

2、档案室设专用档案库房,配置专用档案橱柜存放档案。

3、档案室内应设置阅览档案室,建立监阅制度,防止失密、泄密。

4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理,钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时,必须办理交接手续。

5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家,或探亲访友,或出入公共场所。

6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料,不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔,一律按保密纸处理或销毁。

7、非档案人员不得进入库房,不得在库房中接待亲友。

(二)档案保存时的保护

温度和湿度是影响纸质档案材料老化变质的重要原因,调控、调节好库房的温湿度,是延长纸质档案寿命的重要措施。库房一般管理温度以14~18度为好。但我国夏季气温较高,可采取低温处理,确保纸质档案处于合适的温度环境中。

光是所有危害纸质档案中危害因素最为强的一种。纸质对抗光能力的强弱取决于其成分。现代制纸方法和纤维纯度对纸张耐光性影响极大,加上红外线、紫外线照射,以及光氧化作用,纸张变色、褪色,发粘、老化、变质。因此,应采取避光措施,避免阳光直射,应当将纸质档案在暗处保护。

根据纸质档案的性能特点,有针对性地进行保管。如对酸性较强的纸质,其抗虫害能力强,但又具有纤维成为容易分解、聚合度下降、韧性差等特性,应密封保管,对图纸、字画档案,根据其纸张材料特殊且幅面大易磨损破碎的特点,应折叠管饱或卷起保管,或推开平方保管。

(三)变成电子文献

纸质档案无论如何处理终究需要很大的代价,且无论如何都难以避免其脆弱性。电子技术应运而生为纸质档案管理寻找到了解决的一个途径。将可处理的纸质档案变成电子档案有其必要性。电子档案所占内存十分小,且易于复制、保存。虽说有一定的缺点,但是终究是档案保护的重要措施。

档案管理工作篇(2)

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关键词 :档案管理基础工作 现代档案管理 作用

档案管理基础工作具有十分重要的意义。本文,首先对于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行阐述,其次对档案管理基础工作在现代管理中的体现进行探讨。希望档案管理基础工作能够越来越受到人们的关注。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

档案的分类、装订以及登记、查询和注销,都是档案管理当中的基础工作。档案的分类,也就是说需要根据相关的准则,将档案来自何处、档案的内容等进行归类。一般而言,对于档案的装订,均运用三点一线的方式。档案登记采用册、表和单等多种形式是对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录,是档案的原始资料,有利于保证档案的安全性以及完整性。

完善档案管理的基础工作,能够确保在使用的时候更加方便,并且能够节约大量时间和人力资源。由于档案的内容大多是企业或单位活动的重要体现,因此其具有时效性、独特性和重要性。而档案管理的基础工作的存在,在一定程度上能够更加确切地为用户提供价值。因此,一方面,需要对档案的分类和归档做到有效、有秩序地整理,这不仅仅是基础工作,更是评价现代化档案管理的水平之一,真正意义上实现档案的现代化管理水平。另一方面,由于目前计算机技术已经普遍运用到档案的管理工作当中,因此做好档案的基础工作,方便后续工作的深入,以及减少档案检索时出现的问题,提升档案检索的效率。

二、档案管理基础工作在现代管理中的体现

1.做好档案管理工作能够提高档案管理的标准化和规范化

现代档案管理工作的要求是一定要标准化和规范化,由于目前档案管理工作发展快速,导致一些档案管理工作人员的专业素质还无法满足现代档案管理。因此,需要培养相关工作人员对其重视的意识,在做好自身工作的同时,认识到提升档案管理基础工作的重要性。那么,应当择优选择相关管理人员,对其进行培养和塑造,使其在进行档案管理基础工作的时候,删除一些无用的信息,把已有的档案进行整合,提升档案管理的工作效率,进一步完善档案管理的规范化和标准化。

2.做好档案管理基础工作能够全面普查,去除杂劣

由于在档案的管理当中,时常会出现资料信息杂乱、组卷过厚以及未编页面等问题。因此,对档案资料信息进行再次组合,能够全力消除组卷过厚或者内容混杂的现象,而对于某些未编页码、案卷号、类别号、项目号、件号、目录、标题或标题不完整等的档案资料进行重新填写和备注,不但能够保持适当的递增容量,确保档案的可扩展性,并且能使得馆藏更加科学化、规范化。

3.做好档案管理基础工作能对档案资料重新组合,进一步使档案规范化

由于档案经常需要查阅和使用,导致其内容可能存在重复,或某些档案并没有实际利用价值。因此,应当定时或者及时对档案进行普查,去除没有价值或重复的档案,能够避免多余资料的堆积,避免占用过多空间资源使得档案管理不便。

4.做好档案管理,能够确保档案检索的准确性

档案的输入以及归档是档案管理的基础工作,只有做好基础工作,才有利于对档案进行快速查找和检索,尤其当前社会不断发展,信息技术化不断应用在档案管理的工作当中,因此只有将基础工作做好,才能方便后续的使用。

总之,完善档案管理的基础工作,能够确保在使用的时候更加方便,并且能够节约大量时间和人力资源。因此,想要提升现代档案管理工作的效率,需要从档案管理基础工作做起,全面提升档案管理基础工作的质量,有助于现代档案管理的进步。

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档案管理工作篇(3)

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1674-3520(2015)-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作,实现现代化档案管理建设,我们首先应从基础工作抓起,奠定良好的工作基础,才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析,并根据其工作中的不足予以补充和加强,借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提,档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化,因此需要进一步完善档案管理基础工作,提高现代档案管理工作水平。

(一)档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标,由于一些部门对档案管理工作不够重视,一定程度上存在一些无用的档案,通过档案管理工作可以将这些档案剔除,将现有的、有效的档案进行重新组合,提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性,档案基础管理工作将档案进行标题分类管理,对档案的页码和信息进行了归类和管理,提高了现代档案管理的规范化水平。

(二)档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类,便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索,随着信息技术的应用,档案管理也逐渐采用信息技术,将档案信息输人信息库,方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类,准确输人信息,如果其中一个环节出现问题,都难以找到准确找到档案。

(三)档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率,在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类,对于一些比较重要的档案信息优先加工,一些不重要的档案信息可以稍后加工,这样可以挑选出一些比较有价值的档案,提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善,比如可以检索关键词或者主题词,这样可以提高检索效率,更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主,这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则,各个时期档案整理规格、要求各不相同,因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下:

第一,未建立明确的档案档号、目录号,经常出现一卷多册的现象。第二,未制定规范的案卷标题,标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容,并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三,由于案卷目录,因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到,且无法得到有效的利用。第四,案卷中未标示页码的现象也极为普遍,若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五,存在较为严重的组卷混乱的现象,有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六,卷宗厚薄差异较大,有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长,档案积累也就越丰富,类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

(一)全面普查案卷,去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

(二)重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

(三)统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

(四)规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

同志曾提出:“借助档案,我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据,档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中,包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题,要在浩如烟海的档案中理清思路,做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”,加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

档案管理工作篇(4)

档案管理是与每个人息息相关的工作,在档案管理中,对计算机的使用非常广泛,计算机可以对庞大的数据群体进行迅速分析,这项高科技的产物为工作带来了很多方便,但是在使用的过程中,一定要保证原始数据的准确,只有这样计算机才会分析出最科学的结果,否则只会是错误。

1.档案管理基础工作存在的主要问题分析

我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢?哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢?总体来讲,目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面:

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象。三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。六需要管理的额案卷有不同的规格,越是历史悠久的档案馆这种情况越严重,我国档案馆发展并不完善,对于这种情况还不能很好的解决,要尽快寻求一条新的工作道路,将这种情况及早解决,让档案管理工作进行的更好。

2.实行标准化、规范化的工作程序和方法

档案是一个比较繁乱的工作对象,要想取得良好的工作成果就要对档案实行科学化、标准化的管理方法。

2.1全面普查案卷,去糟取精

要想实现档案的规范化管理,要对档案进行彻底的普查,去除不需要的陈旧档案,达到档案管理的最高效率。

2.2重新组合案卷实现案卷规范化

有些案卷内容混杂或者装订过厚,对于这种档案我们要进行规范化处理,将混杂的信息去除,将过厚的档案进行分类重新装订,让档案管理提高效率。

2.3结合本馆实际规范著录工作

在计算机管理档案的过程之中,著录工作是一项基本工作,著录工作进行的是否科学决定了计算机工作是否准确,我国相关法律曾经出台过著录工作的相关规则,但由于不少工作部门对规则不遵守造成了著录工作混乱,在档案管理时,要结合单位实际,将著录工作进行重新规范。

2.4统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。

2.5规范题名保证检索查准率

档案分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准,因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名过程中要规范机构简称,尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种,必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整,要补齐;如果题名冗长则删除。还要统一文种题名,不要出现有“请示报告”等含义不清的文种出现。所以规定凡是要求批复的文件写“请示”,凡不要求批复的文件则写“报告”,这样就可在检索中区分出文件的实质作用。

3.加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.2分级次著录,省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3分门别类,充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4.结语

档案管理工作篇(5)

档案管理工作对于企业和单位的发展具有非常重要的意义,随着社会经济的不断发展,档案管理工作量的不断增加,使得档案管理人员所面临的压力日渐严峻。信息化时代的到来,人们对信息资源的需求不断增加,对信息深度和准确度的要求不断提高,借助先进的计算机设备实现对档案资料的高效管理,是当前档案管理人员所必须要正确看待的重要问题。本文就现代化档案管理工作展开分析和论述,指出当前档案工作者所存在的主要问题,并提出合理的改善建议,希望对于档案管理起到一定的推动作用。

档案管理作为一项具有较高机密性、专业性的管理工作,对于企业发展以及社会建设都有着非常积极的作用。随着科学技术的不断发展,计算机技术的应用和推广,对各个行业和领域都起到了非常积极的影响,实现了生产力和有效创新,也促进了社会的快速变革。现代化的档案管理也是基于计算机技术的基础上发展而来的管理模式,对传统档案管理工作起到了有效的完善和加强,并对档案工作者提出了更高的要求。对于档案工作者而言,必须要正确认识和看待现代化档案管理,了解和掌握现代化的档案管理手段,加强自我约束和自我学习,使现代化档案管理工作能够发挥更大作用。

1 当前档案工作者所存在的问题分析

1.1 对现代化档案管理的认识不足 就当前档案工作者来说,对于现代化的档案管理还存在一定的片面认识,导致现代化档案管理的时效性和发展受到较大约束。首先,现代化的档案管理并非单纯地借助计算机技术对档案资料进行收集和保管,而是逐渐形成一种全新的档案管理模式和管理思想,现代化的档案管理不仅需求档案工作者具有丰富的档案管理专业知识,还应该掌握现代化管理设备的操作流程,明确档案资料的知识载体,了解档案资料的社会效益和经济价值,才能够真正实现现代化档案管理工作的有序开展。但就当前档案工作者来说,对现代化的档案管理人士存在一定的局限性,档案管理的方法和手段上较为单一,没有充分认识到现代化档案管理的作用,无法借助现代化档案管理解决新的问题。

1.2 档案管理知识的缺乏 作为一名档案工作者,必须要掌握相关档案管理知识,才能够确保良好的工作效率。目前由于对档案管理工作的重视程度不够,导致档案工作者的水平存在很大差距,许多档案工作者不具备专业的知识能力,从而导致许多档案管理问题的发生。此外,对于档案工作者来说,不仅需要用具良好的专业知识,还应该掌握其他知识和能力,如文史类知识、统计学知识,并且懂得如何熟练操作计算机设备,这样才能够真正确保现代化档案管理工作的有效开展。但目前多数档案工作者并不具备这些技能,档案管理工作依旧以传统的档案管理手段为主,这就使得档案管理工作的创新和发展受到严重制约。

1.3 个人素质问题 对于一名档案工作人员来说,必须要正确看待个人所存在的问题和不足,并且具备优秀的个人素质,才能够胜任档案管理工作。随着信息时代的不断发展,对档案工作者的要求不断提升,档案工作者的日常事务不再是保管档案,而是最大化地发挥档案资料的作用,并保证档案资料的保密性。但由于档案工作者个人素质问题,使得创新能力不足,分析事物的能力非常欠缺,档案管理工作的发展受到限制,现代化档案管理工作无法有效开展。

2 现代化档案管理下档案工作者的发展建议

2.1 提高自我学习意识 首先,作为一名档案工作者,必须要正确看待现代化档案管理,对现代化档案管理工作有一个清晰的认识,才能够真正满足现代化档案管理工作的需求。传统档案管理工作只是对档案资料的抄写、收集和保管,档案工作者的要求也相对较低,随着科学技术的不断发展,档案资料的社会价值和经济价值不断凸显,档案工作者必须要对自身工作有着一个更为清醒的认识,重视档案管理的保密性和专业性,加强对现代化档案管理知识的学习。

档案管理工作篇(6)

1.适应社会主义现代化建设事业发展的需要

科学技术进步有力地推动了经济社会的发展,也推进我国档案管理现代化建设,让档案充分发挥其积极作用,是推动我国社会主义现代化建设事业发展的有力举措。

2.适应信息化社会发展的需要

信息在现代社会发展中的作用日益突出。档案是一个国家文献信息的重要组成部分,也是社会信息系统的基础。现代化的档案管理有利于发挥信息促进经济社会发展的积极作用。比如,传统的纸质档案局限于记录文字、图形等信息,而现代化的手段能够使档案以声音、视频、动画等方式呈现,信息内容更加丰富全面。

3.档案事业自身发展的需要

现代化的管理和操作手段,为档案信息资源的开发利用创造了有利条件,通过合理配置档案信息资源,实现档案数字化、系统化,拓展了档案的服务范围。同时,现代化的管理手段在档案分类、查找、传输等方面优势明显,大大提高了档案收集整理和开发利用的能力,促进了档案管理效率的提升。

二、当前档案管理现代化建设中存在的问题

1.县级档案管理人员对档案管理现代化的认识需要加强

当前县级档案管理人员对档案管理现代化的认识主要存在三种误区:一是部分县级档案管理人员现代化意识薄弱,认为档案管理现代化没有必要。这部分县级档案管理人员在以往传统的档案管理工作中,积累了较丰富的经验,取得了一定的成绩,认为传统的档案管理方法足以应对档案管理事务,因此对现代化的档案管理存在抵触情绪。二是不少县级档案管理人员将档案管理现代化等同于购置计算机、刻录机、微缩机等现代档案管理设备;而且在档案设备使用过程中,一些档案管理人员不会使用这些设备,造成设备闲置浪费。三是一些档案管理单位不够重视档案管理现代化。主要体现在档案管理人员的培训问题上工作不到位。随着现代档案管理技术手段的不断更新和涉及知识领域日益多元化,受县级档案管理人员工作经验以及专业知识的局限,在相关培训跟不上档案管理现代化对人员知识技能的要求时,档案管理人员就难以利用现代化的档案管理方法提高工作效率。

2.档案资源共享度不高

档案信息资源是国家基本信息资源的重要组成部分, 能否实现档案信息资源共享, 是档案及档案管理工作主动适应新常态的重要举措。然而, 各级各类档案馆(室) 档案资源数字化、信息化工作量大,而且专项经费缺口也大, 导致馆存量档案在信息化工作中举步维艰,馆增量档案信息化工作任重道远。

3.档案管理现代化的相关标准有待改进

档案管理涉及的相关标准滞后、不统一,客观上影响了我国档案管理现代化建设进程的推进。一是档案管理相关技术标准滞后。随着档案管理现代化技术手段的日益发展和运用,现行的档案整理、著录标准、分类方法及有关规定,没能及时跟上现代技术和社会发展的步伐。特别是当前云计算、云存储等不断被应用于档案管理领域,而档案管理对有关云计算、云存储的技术标准及规定并没有及时制定出台。三是档案基础工作标准化、规范化欠缺。由于历史原因,一些档案管理部门业务基础不强,案卷质量较差,存在各类档案著录细则不一致,以及立卷、编目等规范不统一的情况,影响了档案管理效率。

三、县级档案局现代化档案管理工作的建议

1.现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合

现代化电子信息技术的内容就是利用计算机技术进行档案管理工作,计算机作为全新的信息载体,能在磁盘和硬盘中建立电子信息档案,代替传统的纸质档案。此外,计算机还具有运算速度快、查找能力强、储存空间大等多项优点,因此,使用计算机进行档案管理工作能显著提高档案工作的工作效率。现代化电子信息技术与档案管理工作有机结合后,还能创建全面、综合、快速、有效的档案信息网络体系。通过档案信息网络体系能将档案信息资源上传至县级档案局官方网站,人们可以通过网站查阅档案信息,实现档案信息资源的共享。如此一来,不但为县级市民提供了便利,还能促进档案信息资源的开发,进而促进县级地区的经济发展。

2.培养现代化档案管理工作的人才

现代化的档案工作人员不但要掌握现代化信息技术能力,还应该不断学习其他相关的先进知识和先进成果,使自身能力能紧跟时代的发展步伐。现代化档案管理工作人员应具备以下三个方面的能力:第一,全面掌握计算机的使用能力,掌握计算机的使用能力是现代化档案管理工作人员的基本能力,也是促进自身发展的必要条件。第二,业务能力较强,工作人员要将自己树立为“活档案”,才能更好地帮助人们解决问题。第三,掌握专业的知识,由于档案工作中设计专业知识范围较广、内容较多,因此要求档案管理的工作人员必须掌握专业的知识,以及其他相关专业的基本知识。

3.完善档案管理现代化标准

档案管理工作篇(7)

   

一、高度重视,加强领导

   

   

今年以来,我局高度重视机关档案管理工作,将机关档案管理工作纳入工作日程,加强对档案管理工作的领导,真正做到了认识到位,组织到位,措施到位。XX年,新一届领导班子调整后,及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组,并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中,把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标,与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时,配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员,建立档案管理工作网络,形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。

   

   

为进一步加强对机关档案工作管理,局机关舍得在档案设施上投入,局机关搬入市党政综合大楼办公后,在办公用房十分紧张的情况下,专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室;拨出经费,购置档案柜20余节,为档案室配置了计算机等专用设备,投入资金购买安装了益友档案管理系统,使档案管理在硬件上有了保障,适应了现代化管理的需要。

   

   

二、加强制度建设,规范档案管理

   

   

为进一步加强我局的档案管理制度建设,规范机关的文书档案管理,XX年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如:《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等,明确了档案工作职责和任务,以及的归档范围及整理要求,使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依,同时,制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度,并纳入机关的岗位责任制,充分发挥和调动档案工作人员的积极性。

   

   

为规范档案管理,提高档案管理质量,XX年,我局按照市档案局要求,在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后,全部输入计算机管理,极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中,我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印;文件、材料的归档全部使用无酸档案盒,文件不易被腐蚀、变质,有利于档案的保存,使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

   

   

四、采取有力措施,做好归档和利用工作

   

   

XX年以来,我局按照市档案局的要求,全力做好文书档案的归档和移交工作,截止目前,共归档文书档案1100余卷、件,财务档案900余卷。其中,XX年,一次向市档案局移交各类档案1700余卷;XX年,归档文书档案313件,较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求,制订工作计划,组织市戏曲研究所专门人员,积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页,在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》;与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》,为落实“文化兴市”战略,弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。

   

   

五、积极参加档案培训,完成上级交办的任务

   

   

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平,我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班,购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书,对档案工作的开展,提供了科学依据。XX年上半年,由于机关搬迁至东区党政综合楼办公,按照市档案局有关要求,必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下,我局克服重重困难,从基层抽调10余名人员,并在档案局领导的指导和支持下,完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务,为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。

   

   

六、工作中的不足和今后打算

   

   

1、加强宣传工作力度,提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够,缺乏全员档案意识。因此,造成归档不规范,归档质量差等,今后,我们将着力加强档案法制宣传,不断强化档案意识。

   

   

2、加大资金投入,强化档案现代化管理。随着时代的发展,社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理,有效发挥档案的信息功能。加大资金投入,做好各项基础工作,加强档案的规范化管理,不断提高档案管理的现代化水平,充分发挥档案的作用,为推进全市文化事业繁荣发展做出积极的贡献。

档案管理工作篇(8)

目前社区档案主要有:社区党建档案、卫生服务档案、低保档案、下岗再就业档案、残疾人档案、健康档案、计划生育档案、社区文化建设档案、民情档案、家庭档案、社会治安综合治理档案、居务公开档案。农村档案主要有:农村党建档案、土地流转和土地承包档案、农村宅基地档案、基本建设档案、农产品种植、加工档案、养殖、畜牧、林业档案、地方特产、民间工艺、农业科技档案、农村文化建设、传统民俗档案、农民养老保险、医疗保险、特困户救助档案以及自我管理村务公开等门类的档案。这些档案有文字、图表、照片、音像、实物、电子数据等不同载体形式,生动地记录着国家最基层的管理活动,反映了党的领导和国家方针、政策在基层领域贯彻落实的情况,是社会发展的微观记录,对国家和社会具有重要的保存价值。

社区和农村档案不仅反映社会最基层的管理,而且反映与人民群众生活息息相关的各种信息,为处理纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、解决下岗再就业、繁荣社区和农村文化、促进居民村民健康、落实最低生活保障、打击违法犯罪、保证社会稳定,维护社区居民和农村村民的合法权益,为广大社区居民、农村村民积极参与自我管理、提升社区与农村管理水平,完善社区与农村各项服务功能,改善民计民生,推进城乡基层民主政治建设、促进社区与农村物质文明、精神文明进步和建设社会主义和谐社会发挥了重要的作用。社区、农村档案是社区居民委员会、农村村民委员会行使管理职能,服务人民群众活动中形成的原始记录,这些档案资料贴近百姓,具有较强的服务针对性。

二、现行《档案法》缺乏对社区、农村档案管理的规范

当前,社区、农村档案管理中还存在一些问题。由于各地区经济社会发展的不平衡,社区、农村档案的积累和所发挥的作用差异很大,有不少社区、农村对档案工作认识不高,特别是一些落后地区的社区和偏远农村尚未建立档案工作,多凭脑子记,嘴巴说,形成的一些文件材料也都散存在个人手中。初步建立档案工作的,由于档案工作人员兼职的多,且流动性大,经常变换工作岗位,造成档案业务工作薄弱,加之缺乏资金的投入,使已形成的档案资料不能很好地收集和提供有效地利用,难以在社区、农村科学发展中发挥档案应有的作用。

同时,社区和农村档案工作与经济社会发展的形势和要求还不适应,面临着一些困难。如县级档案部门人员较少,农村档案工作的业务指导力量薄弱。据统计,全国县级档案局(馆)平均不足10人,有的地方从事业务指导的只有一到两人。乡镇机关一般只有一名档案员,还大多身兼数职。面向农村的档案信息服务和业务指导、技术培训的力量严重不足。在全国还有相当一部分经济欠发达地区,村级建档的任务还很艰巨,档案保管的基本条件都还不具备。随着国有企业改革和政府机构改革的深化,企业剥离出来的社会职能和政府转移出来的服务职能,如职工福利、社会保障和社会化服务等事务,都由社区组织来承接,社区承担的职能越来越多,形成的档案也就越来越多。由于缺乏档案行政管理部门的监督和指导,社区、农村档案管理还存在一定的混乱现象,如归档范围界定不清,应当归档的文件材料得不到及时归档,档案管理方式五花八门,不能很好地提供利用服务等。

对于社区和农村档案管理存在的问题,现行《档案法》缺少有效的监管规定。纵观现行《档案法》,全文对社区档案的管理没有规定,对于农村档案的管理,也仅在《档案法》第六条第三款提到“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”而对于社区和农村档案机构的建立与运转、社区档案人员的配备、村委会和居委会在档案工作方面的职责以及档案利用与服务等方面都没有提出明确的要求。随着社区建设和农村发展,档案工作迫切需要在上述诸多方面取得突破,以更好地服务于社区建设和农村发展。档案工作的这一迫切需求也尤其需要得到《档案法》的支持和保障。

三、修改《档案法》应与相关法律相衔接。对社区、农村档案管理提出明确的要求

一是与《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和《中华人民共和国村民委员会组织法》相衔接,明确规定居委会和村委会在档案管理方面的职责。根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》和《中华人民共和国村民委员会组织法》的规定,城市居民委员会和农村村民委员会是基层群众性自治组织。基层群众性自治组织在自我管理中形成大量的档案资料,这些档案资料不仅是基层群众性自治组织自我管理的记录,也是法律要求公开的信息,既是接受居民、村民监督、查询的凭证,又是有关政府机关调查核实的依据。管理好这些档案对于城市居民委员会和村民委员会的建设,维护居民、村民的合法权益将起到重要的作用。建议修改《档案法》时明确规定村民委员会、居民委员会应当指定专人按照有关档案管理规定管理所形成的档案,并根据法律法规及有关规定提供利用服务,同时接受乡、民族乡、镇人民政府和街道办事处档案机构和工作人员的监督和指导。这样才能确保档案安全和科学的管理,充分发挥档案的作用。

档案管理工作篇(9)

医院的档案工作对医院的技术进步和科学研究都有着重要的意义。因此医院对档案工作一直都十分重视。但是随着信息技术的发展,有些医院一直沿用传统的档案工作的管理方法,这种方式不能及时更新已经不能顺应时代的发展。档案工作在工作意识、思路以及人员的综合素质上更新的滞后已经对医院的工作的进度的开展造成了不利的影响。所以在新的时期,创新应该成为档案工作的主旋律。在医院的档案管理工作中,档案工作者要从全新的理念和观念出发,用新的技术手段来完善档案管理工作。只有这样,医院的档案工作才能紧跟时代的发展,在创新中不断进步,为医院的进一步提供更加强有力的支持。

二、当前医院档案管理工作处存在的问题

1.医院对档案管理工作的重视程度不足

在有些医院中,医院的管理者认为档案工作与医院的主营业务的业绩关系不大,所以对档案管理工作的支持力度不论是从资金还是技术的支持方面都明显不足。甚至在有些医院,档案管理工作的硬件设施都不能保障,这些都制约了档案管理工作的发展。

2.医院业务部门对档案管理意识不够

档案的来源主要来自于医院业务部门在日常工作中形成的资料。但是,在目前的医院的业务活动中,医院业务人员在日常的工作对档案的收集和归类不是很重视。在业务工作中,不能经常将资料主动讲给档案管理部门。这样的做法很可能造成重要的文献的丢失。

3.档案管理人员缺乏工作热情

档案管理人员在医院中不属于主要的业务人员,在上级不重视的情况下,档案工作者人员常常被忽略到边缘地带。档案工作人员长期处于这样的地位下就会产生自卑、消极的心理。难以对自己的本职工作产生工作热情。导致档案管理工作处于被动的地位,档案工作很难有更好的发展。

三、强化档案管理工作创新档案的工作方法

档案工作在目前存在的种种困难以及支援发展的问题,想要彻底的解决这些问的存在,最有效的方法就是加强档案管理工作的创新。笔者认为,在医院中,做到档案管理工作的创新主要应该从以下几个方面着手:

1.加强档案管理环境的创新

管理环境是管理工作的土壤,要做好档案管理这项工作,首先要从培育它的土壤开始。要培养良好的管理环境。首先从管理者自身要更新观念,在信息技术飞速发展和广为应用的今天。档案管理者从观念上自觉接受新型的挑战,在挑战中学习新的知识。用新型的科技手段增强档案管理的业务水平。加强管理方式的创新还要加强硬件管理设备的建设,促进管理方式朝着现代化发展。随着医院其他硬件设施的完善,医院的规模的扩大,病人的增多以及病情的复杂化,如果档案管理设备没有及时更新,档案管理的工作会变得十分困难以及很容易出现疏漏的问题。所以档案管理室也要加快建设现代化设备的步伐。与此同时,更应加强对档案管理工作人员的计算机基本知识技能的培训,帮助档案管理人员更熟悉的运用现代信息技术来对医院的档案进行更好的管理。

2.加强档案管理系统的创新

医院的档案管理要想有良好的发展,除了创建良好的档案管理环境之外,还要建立一套完善的管理系统,创新管理系统的管理方式。首先,从技术层面来说,我国的档案管理最先进的管理体系就是IS09000质量管理体系。医院的档案管理工作可以参照这个管理体系的一些标准,甚至将这套体系直接应用于医院的档案管理系统也是完全可行的。这套系统的建立,能够帮助医院的管理工作更加正规、科学。除了在技术层面上的引进,其次,要建立一套完善的规章制度来对档案管理工作中的具体操作进行硬性规定。减少档案处理的随意性。将档案的日常工作纳入到医院工作议事日程,让档案的管理工作走向制度化的道路。最后,对档案管理体系的创新还要创新管理手段,运用现在发达的网络技术,对档案进行集中统一的保管。

3.加强服务工作的创新

档案管理工作篇(10)

中图分类号:C271 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)16-0328-01

档案是指在各项工作中形成的,具有保存价值的,各种形式和载体的历史记录,是领导决策的依据,是对工作查考的凭证,也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料,做好档案管理工作,应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任。

传统的档案管理方式,很难适应不断改革深化的管理工作。一是资料收集手段落后;二是管理方式落后;三是服务方式单调。只满足于工作需要,缺乏将工作与本地区的经济和社会发展结合起来的意识,电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机结合,这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件图、文、声、像并茂,能够更加真实地再现当时的活动情况,从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面,不断提升一个单位的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面,做好档案管理工作,必须立足于管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,逐步完善档案管理工作,培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情,使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。下面,就从重要性、必要性和重要作用这三个方面对档案管理工作进行探讨。

1 做好档案管理工作的重要意义

科学规范的管理档案,是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个单位发展史上的优秀成果,对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映本单位整体发展状况和经营成果。档案管理成果同单位经营管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式,决定着单位的商业版图和未来发展,对于实现该单位经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中竞争力具有重要意义。

2 坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

2.1 立足于法,搞好建章立制工作

法制化是做好档案管理工作的基础,日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化,档案管理工作才能发挥应有的作用。为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,《中华人民共和国档案法》应运而生,经过二十多年的发展,为我国档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础。然而,新的形势对档案管理工作提出了更高的要求,这就要求各地方要充分利用地方的立法权限,建立一整套有地方特色的档案法律法规,是档案管理工作与时俱进,有法可依。在此基础上,各部门都要建立健全档案管理规章制度,向制度要管理,向制度要效益,只有这样,档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有效

2.2 档案管理的根本目的在于档案利用

档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用,实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外,应着重做好档案的编目、检索、编研工作,编制较适用的检索工具,建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料,及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作,随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件,以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设,减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上,档案管理工作也要适应社会需求的变化,寻求更为有效的服务新途径,以提高档案利用的质量和水平,把“死”档案变成“活”档案,更好地发挥档案的作用,在创造社会效益的同时,促进档案事业的发展。因此,只有全力做好档案管理工作,才能为社会的全面进步,经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。

3 档案工作对单位建设与发展所起的作用

3.1 技术档案的形成及作用

随着人们对档案信息所产生的作用越来越重视,只有迅速掌握信息,才能及时掌握市场和技术动态,更好地为本单位服务,(1)技术档案的形成:技术档案管理的重要任务是全面管理各级技术人员的业务技术信息及全院性技术信息,在技术档案的管理中主要将技术分为两类:一类信息主要以个人来组卷,主要内容包括:技术人员技术考核情况、技术职称变更情况、继续教育、进修、培训、发表的论文、取得的科研成果及带教情况;第二类信息以单位技术活动组卷,主要包括进修人员信息、科研成果、新项目及设备信息。(2)科技档案为现代化管理提供了可靠的依据,使单位管理在现代医学模式转变中,由单纯经验型、粗放型向科学型、集约型转变,增加了社会效益与经济效益,提高竞争实力。

3.2 充分、科学地开发利用

合理利用科技档案信息并最大限度地发挥它在科研管理中的作用。由于个人技术档案真实地记载和反映着一个人的技术科研经历、能力等,因此它在单位管理中对各类人员的合理分配、人才资源的合理利用及各部门结构的调整等方面发挥着重要作用,保证了人才培养、职称晋升、人才聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才、才尽其用。

参考文献:

档案管理工作篇(11)

一、学校档案管理工作的重要性

档案工作就是用科学的原则方法和组织制度管理档案,并提供各种服务。从档案工作的性质来讲,它是通过档案管理和提供档案信息,为社会各项实践活动服务的一项工作,是一项专门的档案业务工作。档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。学校档案是学校集体或个人在教育教学和生产实践活动中直接形成的,具有查考价值的各种文字、图像、声音等材料,是一定时期学校在教育、教学、科研和社会实践活动中的真实反映,是对学校建设的真实记录,它客观地反映着领导决策、基础设施建设、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果。对我们广播电视大学来说,档案不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针,深化学校内部体制改革,优化教师队伍,提高办学水平都具有重要的参考价值。另一方面,档案也反映了一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等,所以,档案事业是一个学校不可缺少的方面。

二、档案管理工作的载体演变及学校档案管理的双轨制

档案是人类社会活动的产物,是人们社会实践活动的历史记录,档案有5000多年历史,有人类活动,就有档案的存在。我国的档案事业的发展源远流长。由于人类生活的年代不同、形成的档案也不同,档案的演变是随着当时社会变革、变化积淀而形成的。

1.口头档案

指出现文字以前,人们通过言传身教留下的传说、故事、轶闻等。

2.实物档案

即具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。如商代的甲骨档案、金石档案简牍档案、缣帛档案等。

3.文字档案

一般是以纸张为载体的文献,由汉代开始,一直沿用至今,由于用纸书写文件和办理文书多是在案几上进行的,所以人们称纸为“文书”、“文案”、“案卷”等。

4.电子档案

二十世纪末出现的电子档案,是计算机信息技术在档案工作中的运用实践。电子档案使档案管理、使用发生了新的变化。档案管理走向了信息化、网络化阶段。

对于高校档案管理,2007年3月18日,中国高等教育学会档案工作分会下发的《高等学校档案管理办法》规定:高等学校应建立和完善归档制度,实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。就是说在归电子档案的同时,还要把纸质档案一同归档。

随着信息技术的发展,电子文件的优势越来越凸显,对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战,从而打破了传统上以文字档案为主的档案管理系统的平衡。电子文件的出现,不仅是存储方式的改变,更是档案管理范式的转变。档案“双轨制”管理就是对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不仅是管理方式、方法上的调整和扩充,还从根本上改变了传统档案管理的理念,是对传统档案管理理念的一次扬弃,给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上,“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理,但在操作层面上,“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出,是对信息的疏导和规范。

三、强化学校档案管理的功能与服务

1.加强档案管理标准体系建设

建立健全教学档案管理制度。要根据《档案法》《高校档案管理规范》等规定,结合本单位实际情况制定教学档案工作规章制度,明确各级各类人员的职责和任务,确定各类档案的内容、保存范围和时效,做到有章可循。从档案形成部门的源头抓起,加大三级档案管理工作力度,形成档案管理的公共大环境,使高校教学档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的轨道。在加强档案管理标准体系建设方面,科学制定分类大纲、档案归档范围和保管期限表等档案管理的基础性文件。

2.规范管理制度,服务教育教学

建立科学完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。制定具体制度规范学校各部门,使其做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库管有措施、开发有目标。特别是在信息采集上,优选档案材料、确保档案材料齐全完整,是做好档案工作的前提和基础。档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。

3.注重档案管理工作的信息化建设

当今是知识经济时代,作为一种知识管理,档案管理在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案信息化是学校信息化建设的必然要求和重要内容,档案信息化与教育的网络传递和教学资源的共享息息相关,档案信息作为原始信息源必将发挥重要作用。档案管理信息化建设是在网络环境下,通过计算机技术和现代网络技术的应用,改变原有的手工作业管理模式为自动化集成管理的工作方式。这就要求学校既要保证在信息化硬件建设上的投入,也要注重档案管理者知识结构的更新。

4.保证档案管理的延续性,提高档案管理者素质

档案工作连续性强,许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善。另外,要建立健全必要的人员进出管理制度,促进档案工作持续稳定发展。这就要求我们要稳定档案干部队伍,保证档案管理的延续性。同时,要加强对现有档案人员的继续教育,提高档案管理者素质。在新的历史时期,高校档案管理者急需现代化信息管理技术全面的人才,而要做好高校档案工作,档案管理者首先必须具备一定的理论水平和过硬的政治素养,能以辩证唯物主义的立场、观点和方法来观察分析问题。懂得党和国家关于档案管理方面的政策,有着正确的世界观、人生观和价值观,这样才能在工作中明辨是非、坚持真理、实事求是,并通过严谨细致、精益求精、卓有成效的工作,实现档案管理工作人员的自我价值。其次,档案管理人员要有良好的职业素质,懂得档案工作基本理论原则和方法;具备较强的工作能力和文字表达能力;熟悉档案管理内容,进行档案信息深层次研究和开发。第三,档案人员也要努力拓展知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以适应档案管理最新发展的动态。

参考文献: