财务共享下企业费用报销管理研究

摘要:随着企业的发展，公司员工人数的增加和经营范围的扩大，费用报销业务剧增，若单单用人力来处理这些业务，会浪费大量的人力资源。财务共享的实施能有效解决该问题。利用数字化技术和信息技术建立起财务共享中心，给企业带来信息公开透明，降低管理成本，保护个人隐私等优点，但同时也带来了网络安全，内部人员矛盾等问题。文章以财务共享中心对费用报销的处理为出发点，主要研究了财务共享中心的费用报销流程与传统费用报销的区别以及财务共享中心进行费用报销的优缺点以及改进建议。

关键词:财务共享;费用报销;优缺点及建议

0引言

随着时代的进一步发展，大多数企业都已经开始使用财务共享这一技术。由于该技术的先进性和实用性使得其受到了许多企业的喜爱。尤其受到中大型企业，这一技术很好的帮助企业解决了繁杂的费用报销，但是在国内该技术尚未完全完善，因此还有诸多问题等待着去解决。

1财务共享与费用报销管理系统相关理论

1.1财务共享模式

共享财务服务是指对财务会计、资金管理等进行集中管理，实现财务管理中财务会计的流程和规模，来提升财务管理的效率，降低企业运行成本。财务共享中心与单纯财务集中核算存在显著差异。财务共享中心涉及到对各种业务流程的重组和优化，而集中核算则是将子公司的会计业务集中起来进行管理。从发展的角度来看，财务集中核算为建立财务共享中心奠定了坚实的基础。

1.2费用报销管理系统

费用报销管理系统是企业用于费用报销管理的系统。该系统是用来解决企业报销费用难度大、报销周期长等问题。一般情况下，费用报销管理系统包括费用申请、费用审批、费用报销、费用分析等模块，使用费用报销管理系统，可以规范企业费用报销流程，提高企业费用报销效率，减少成本损失等。

2财务集中核算流程与财务共享模式费用报销流程的区别

费用报销就是对费用的审核，是为了在为本企业员工报销各项费用的同时，审查清楚费用的去向，达到企业和员工都没损失的目的。财务集中核算就是费用报销传统的核算方法。传统模式的报销流程一般需要经过如下步骤:(1)需要将获得的合法原始凭证黏贴在报销粘贴单上。(2)需要申报人填写好相关的申请表，并且按着对应的类别整理在一起，详细填写，并编号。(3)转交给上级领导，结果上级领导的审批再转交给部门领导审批。(4)领导批准后，财务人员还需要对单据、报销标准进行复核。复核结束后才可完成费用报销。而财务共享模式的流程就较为简单。只需要登录公司所有的财务共享中心，再将支票，原始凭证等票据进行扫描，把信息传输到财务共享中心进行审批。这样简单的流程与财务集中核算比起来优势明显。不仅节约成本时间，还能提高审核的效率。

3财务共享模式下费用报销的优缺点

3.1优势

3.1.1提升费用报销效率

原本大量重复的费用报销流程被简化，大大提升了工作效率。减少了员工报销所花费的时间，使得员工可以把在公司有限的时间花费在更需要他们的地方。同时将这一系列的工作聚集在一起提升了报销人员的工作效率。

3.1.2增加了票据的稳定性

原本的财务集中核算流程需要经过数步步骤，就会产生票据丢失和遗留的问题。使得票据保存的稳定性降低。不仅如此，经过大量的流转，票据的信息也有可能被篡改，消息的稳定性也有可能降低。在财务共享的模式下这两个问题都得以解决。员工只需要将票据的影像传输到财务共享中心，就会被保存在云端。也不需要担心被篡改的问题，网络的稳定性远超出现实中的纸质票据。

3.1.3审批流程公开透明

以往传统的流程信息不能及时的传递到每个人手中，在财务共享的模式下费用报销的流程一目了然，不论是员工还是管理者都可以清楚的看到报销的情况与进度，不需要再像传统的流程为了费用报销的事情跑上跑下。财务共享中心可以清楚的写明白费用报销的状况。让员工和管理者都能更加便利高效的完成任务。

3.1.4降低企业成本

传统的费用报销在自身简单繁琐的同时流程长、工作量大，导致公司花费了大量的时间精力在这方面。而财务共享模式下的费用报销操作简单，极大程度上解决了报销繁琐的问题。不仅如此，管理者报销也更加高效，集中在一起的影像让管理者能快速的完成任务，降低了大量的人工成本。降低成本不仅体现在人工成本方面，还在财务预算方面。由于财务信息在财务共享中心统计，公司的财务分析人员能够直接跳过核算的部分直接进行分析。而且财务共享中心把数据集中后还可以绘制成图表，方便了财务分析人员的工作。也方便了管理者对财务状况进行监督和管理，降低了大量的成本。

3.1.5提升公司的核心竞争力

与财务集中核算流程相比较，财务共享中心费用报销流程减少了大量的人工工作量。降低了人为的错误，节约了成本。公司可以将资金花费在其他地方，例如投资、生产等，加快了资金的周转速度，提升了资金的利用率。不仅如此，员工的积极性也由于资金到位快得到了提升。由此公司在各个方面得到显著提升，提高了公司的核心竞争力。

3.2存在的问题

3.2.1信息的安全性仍有进步空间

网络虽说不是法外之地，但是仍然有许多黑客可以随意进出财务共享中心。尤其是较大的公司都有自己的独家的信息，部分重要的信息出于安全的考虑还是不会把他们放入财务共享中心。不光公司外会被窃取消息，公司内也同样会出现这种情况。若是管理人员不小心将密码泄露或被窃取，那么很多员工的个人隐私以及公司的消息都会被轻易的知晓。

3.2.2影响部分公司员工的积极性

在建立财务共享中心初期，缺乏了解相关知识的员工带领。部分公司员工可能已经在公司工作了十几年，甚至数十年之久，这样的老员工很难接受这样的新流程，因为他们的财务观念在这数十年间早已固定下来。而且随着年龄的上涨虽然经验丰富但要想改变接受这样的新事物已经没有杰出的学习能力，想要学会十分困难。想要走老途径却因为原来的流程被新流程取代而无法使用，同时他们又不能很好的接受这样的改进。这样的情况对他们的积极性无疑是一种打击。不光老员工遭到了打击，由于财务共享中心的高效，很多年轻员工的简单工作也被财务共享中心取代。导致了留在公司的门槛更高，大量的人员离职。这对留在公司的员工造成了恐慌，严重影响了员工的积极性。

3.2.3智能化水平有待提升

财务共享中心的流程虽然在前期简化了大部分，但是最终仍然是由管理人员来进行审核，还是无法跳过人员审核这一步骤。而预算方面只能设立一个目标，原本设立财务共享中心的初心就是为了员工在费用报销这一方面有更好的控制。但在实际操作的过程中，若是预算总数超过了原先设置的目标，还是要下发费用。这就没有很好的发挥出财务共享中心的控制作用，只是单纯的一个指标线，还是达不到预设目标。与此同时，原先的预算控制人员也只能看着共享中心的数值一点点变化，没办法像原来传统报销一样通过自己的主观判断来避免一些没必要的费用。对智能化这方面还是有待提升。

3.2.4系统的漏洞被利用

财务共享中心虽然已经运行了有些年份，但是终究还是在刚刚起步的阶段，还是有很多的纰漏存在。这些纰漏恰恰成为了一些人获取利益的手段。利用系统的漏洞，虚假的报销费用，来骗取公司的资金。有些可能会被发现并处分，但是部分漏洞是看似合法的盗取公司财物。这方面的情况仍然需要我们去加强防备。

4改进建议

4.1提高员工的素质与职业水平

首先要解决关于信息安全方面的问题。可以通过培训公司的信息技术人员，提升技术人员的技术水平，以便让财务共享中心的系统遭受到攻击或者发现漏洞时，能够及时的修复。其次要解决费用报销人员运用系统不熟练的问题。同样可以通过培训来达到目的。同时由于学会这项技术的门槛不高，可以通过让先学会的人来带动公司中其他不会的人，通过同事间的交流来快速的实现技术的流通，达到快速学习的目的。

4.2新增加反馈渠道

可以在财务共享中心中新增反馈渠道来反应系统中存在的问题。可以同时解决员工费用报销时出现的问题，管理人员在处理单据时出现的问题以及系统漏洞未被发现的问题。可以通过有奖反馈的方式来促进渠道的快速运行，来避免员工认为反馈是一件出力不讨好的事情。同时可以新增专人热线来解决一些需要及时处理的问题，专业地处理解答各类突发情况。这样不仅仅可以解决问题滞留处理慢的问题，还可以提升员工的工作积极性。

4.3完善资金预算管理

集团预算管理部门与财务共享中心结合起来，及时汇总跟踪预测。设定好计划预算目标，并且时刻检查现时的资金量与目标量的差距，实时检测费用报销情况。管理的每一个环节都要细分到个人，保证最终的数值准确控制在预算之内。再由业务部门负责人、财务预算负责人同时确认双签。

4.4完善信息系统

根据公司实行财务共享中心的现状，企业一定要建立起完善的系统平台，在系统中导入各个部门相关的数据，加速建立标准的财务共享中心，对于财务系统和业务系统进行有机结合，使得系统更加规范高效。再通过对于审批流程的集中管理，让费用报销的效率更高。其次，业务和财务系统要统一，形成一体，业务数据生成了财务数据，因此为了能够更及时地传递相应的信息数据，就需要通过数据接口的方式来实现财务数据和业务数据的对接。必须整合咨询管理和审计、分销和相互关联的财务业务系统。系统需要根据企业的需求进行开发与集成。实现财务共享中心的主要目的，及时服务企业人群，提升管理效率。各个分支机构可以指派专人参加系统的设置，以此来减少上线的阻力。总体来说，业务和财务系统一体化能够将各业务单元系统之间分散存在的数据进行有效的整合，让企业资源共享，促进管理效率的提高。

5结语

随着管理和发展的需要，伴随着IT技术的进步和应用，加上宏观政策的推动，财务共享中心的建设和应用在大型集团化企业已经越来越流行。同时信息技术与智能化技术的提升，财务共享中心功能会逐渐多样化，效用也会随着实践变得越来越好。从财务共享中心的已有案例和实践来看，企业建立适合自己的财务共享中心，确实可以带来诸多积极的作用。因此从企业角度来看，特别是大型企业的集团企业实施财务共享中心仍然具有很好的前景和空间。财务人员在财务共享中心的发展前景与财务共享中心对于企业的促进和带来明确的价值的意义不同，财务共享中心对于财务人员带来更多的是挑战。从本文中，可以直观地感受到，其中的集中外理、统一业务操作、提高工作效率、降低费用支出等都明显的指向了对于共享中心财务人员的整合和消减;而财务精细管理防范风险、强化分析等则是对于传统财务人员的能力和管理意识上的强制升级。本文通过对费用报销的具体解析分析了财务共享中心的现况，很明显财务共享中心为企业的方方面面都带来了优势，不论是对人工成本的削减还是效率的提升对于企业的帮助都是很大的。而且财务共享中心不光光可以运用在费用报销上，这只是财务共享模式中的冰山一角，对于预算管理、资金管理、税务管理等方面也有所建树，建立这些方面的财务共享中心也许还需要耗费大量的资金与时间，但是这样的挑战对于企业来说又何尝不是一种机遇呢。

参考文献

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作者:任震宇 林子轶 单位:上海财经大学浙江学院