存档证明大全11篇

存档证明篇（1）

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03

1 双套制是电算化会计档案的基本管理模式

20世纪90年代以来，伴随医院现代化建设的发展，电子计算机技术在医院财务管理领域广泛渗透，双套制替代传统单一的纸质档案管理，逐步成为医院电算化会计档案的基本管理模式。

所谓双套制，是指“电子和纸质两套文件双双归档，形成两种介质的两套档案，并且所生成的电子文件的专用软件必须一同归档”。

财政部、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》，从制度上肯定了电算化会计档案是双重信息载体的特性，明确了电算化会计档案的管理范围不仅包括“计算机打印输出的传统纸质记账凭证、会计账簿、财务报告等专业会计核算材料”，还包括“机内会计数据、软盘等备份的会计数据、系统开发资料和会计软件系统 ”。

在电算化会计环境下，会计档案存贮载体发生了巨大变化。从纸质文件到电子文件的出现，是档案存储方式的变革，也是档案管理范式的转变。电子和纸质两种档案在共处中既相互冲突，又相互融合。这种优势互补，并行发展的模式，要求在推进电子档案管理的同时，也要重视纸质档案的管理和研究，对传统档案管理理念与现代管理技术进行科学整合，寻找出一条既符合时代要求，又符合科技发展特征的医院电算化会计档案管理之路。

2 电算化会计档案的优势和不足

电算化会计档案信息的形成、归档、管理和利用不受时空和载体传递的限制，实现了资源共享。磁性介质的采用，有效避免了手工记录中易出现的重复记录现象，简化了管理环节，丰富了储存空间。

扩展了信息处理功能，实现了无纸化查阅、自动检索、自动管理和自动计算、分析，强化了会计数据的完整性、准确性和及时性；促使会计档案工作规范化，提高了效率；减少错误，提高了会计工作的质量；有利于充分发挥会计的职能，及时反映（据估计约有70%的信息来自会计部门），为医院领导决策当好参谋助手。满足了社会对会计档案信息的系统性、时效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，体现了会计档案发展的方向。

然而，电算化会计档案具有易篡改、易灭失、易伪造等自然缺陷，难以鉴定原件，很难辨别经济业务的原貌，无法保证会计信息的真实性。未经授权的人员出于私利或不正当目的，有可能复制、伪造或销毁一些重要的会计数据而不留任何痕迹。会计信息的完整性、安全性因此受到挑战。电子文件磁性记录介质易破损，也使其记录信息的可靠性难以保障。

3 纸质会计档案的优势和不足

在我国，自东汉蔡伦造纸，东晋桓玄颁以纸代简令以来，纸张一直作为主要的档案信息载体被使用。纸质档案是会计档案信息储存的传统标志。

纸张具有较强的耐久性和稳定性。纸质文件一旦形成，其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性，且不易分离。

纸质档案具有信息与载体相依附的特点，从当时使用的文件直接转化而来，客观记录了以往的历史情况。原始性是纸质档案的根本优势。

从法律角度讲，纸质档案的字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别，可以在法庭上作为司法鉴定的依据，能从技术及法律的角度严格保证会计凭证的原始性和真实性，具有无可争议的法律效力。

现阶段电子化会计资料打印成纸质文档后，经当时当事会计人员和有关责任人员签名，形成归档保存的电算化会计档案的纸质副本。2009年1月总后卫生部颁布《军队医疗机构电子病历管理办法》，2010年3月卫生部颁布《病历书写基本规范》，均认可打印签名后的纸质病历具有手写病历同等法律效力。由于纸质会计档案和纸质病历都是纸质档案，新版《会计档案管理办法》也从制度上肯定了打印后的纸质会计档案，上述文件都可以作为打印签名后的纸质会计档案具有手写文件同等法律效力的重要政策依据，使电算化会计档案有了法规上的应用依从。

纸质档案存在的主要问题是：信息容量小，信息记录方式单一，档案介质占据空间大，查找检索不便，清点移交归档工作量大，装订成册和流转繁琐不便，管理上存在“潮、蛀、火、盗”等风险。面对社会越来越高的发展要求，在信息存载和信息处理上渐显乏力，日益滞后。

4 双套制的主要任务是保证电算化会计档案法证作用的实现

新版《会计档案管理办法》指出，“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。证据即凭证。凭证作用是会计档案的的基本价值和主要作用。

在经济犯罪案件的查处中，常常通过对会计档案资料的审查、核对、比较和分析，来收集涉案证据。

在司法诉讼过程中，从会计档案中收集的能够反映刑事诉讼案件资金及其运动过程，证明与资金有关案件事实的会计报表、会计账簿和会计凭证所记载和反映的事实，是证明犯罪行为的有力证据，在经济犯罪的证明中起着举足轻重的作用。

随着经济的发展，不同类型经济组织之间的经济交往日益频繁，经济环境变得复杂，经济违法犯罪和经济纠纷问题日趋增多。在经济案件和经济纠纷的审理过程中，具有凭证作用的会计档案往往成为法院审理的重点，会计档案的法律凭证作用日益突出。

档案的本质特征是历史的原始记录，注重的是原本、原稿。 在目前的法律条件下，“原件”是证据法的一个非常重要的问题。按照法律规定，只有书面形式的纸质会计档案才有法律效力。

电算化会计档案往往以无纸形式的电子数据作为基础，难以对其原件进行鉴定，它的法律凭证作用难以实现。

由于电算化会计档案的法律凭证作用难以实现，它在法庭上不可避免地要遇到证据上的法律障碍，它的合法性必然受到质疑。为了保证会计档案的法律效力，较为妥善的办法是把电算化会计档案的合法性建立在传统纸质会计档案的基础之上，实行两套档案同时归档保存的双套制。通过双套制，合理利用保存纸质档案以及法律认可 “机打纸质会计档案”的法律效力等同于纸质档案的技术手段和管理方法，满足电算化会计档案原件形式的法律要求，保证电算化会计档案的合法性。

双套制尽管可以保证会计档案法证作用的实现，但它在带来两种文件形态相辅相成的同时，也带来几乎双倍的工作量和相关财力、物力的消耗，并且随着时间的积累，造成医院运营成本的不断升高，形成医院经营管理中的一个大问题。

谈到这个问题，我们可以先拿电算化会计档案双套制和医院电子病历进行一番比较。电子病历也叫电子病历档案，它也和电算化会计档案一样存在“原件难以鉴定”的现实问题。为了保证病历的法律效力，医院目前也对电子病历实行双套制管理，同样也给医院带来运营成本不断提高的问题。由于电子病历在医院使用的范围最广，用量最大，双套制所带来的纸张和计算机耗材成本数量的增大也是电算化会计档案所无法比拟的。据测算，医院实行电子病历双套制管理，给医院所带来的效益增长远远快于成本的上升。总体来看，电算化会计档案双套制的成本消耗比起电子病历要小得多。而且，双套制保障会计档案的法律效力，会给医院带来良好的社会效益，也有助于提高医院的经济效益，其正面效果明显超过了负面效应。

5 会计凭证是医院电算化会计档案双套制永久化的决定因素

会计档案包括会计账簿、会计报表和会计凭证，都是会计档案核算过程中形成的历史记录，分为原始和记账两种凭证。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明。

原始凭证的内容具有不可更改性和真实性。《中华人民共和国会计法》规定：“原始凭证记载的各项内容均不得涂改。记账凭证应根据经过审核的原始凭证及有关资料编制”。

原始凭证不需要借助其他任何材料就能直接说明问题，在法律上具有无可争辩的证明效力，是确凿的“证明证书”。

原始凭证具有特殊的归档保管规则，它要求其原件必须作为记账凭证的“附件”，脱机粘贴在记账凭证的后面并注明张数。打印好的记账凭证及其所附的原始凭证原件，必须按照编号顺序装订成合格的会计档案，并加具封面，由装订人在装订线处盖章后一并归档保存。

这种情况同其他纸质档案是明显然不同的。其他纸质档案在是否需要输入的问题上是不受任何限制的，并且在其内容输入计算机成为电子文档之后，如果电子档案已经采用可靠技术手段解决了电子档案符合法律、法规要求的原件形式问题，达到2005年4月1日颁布的《中华人民共和国电子签名法》第二条有关数据电文书面形式的要求，就可以将其内容直接在机内存档和使用，不再需要打印出纸质副本。这样，纸质档案便会被彻底淘汰。

由上可知，一方面，两种会计凭证之间互为条件的特殊关系，要求它们必须不可分离地一块归档保存；另一方面按照原始凭证特殊的保管规则，它必须以 “粘贴于机打记账凭证之后”的方式脱机存在，从而导致原始凭证即纸质档案既没有必要，也绝无可能被电子档案所取代。由于原始凭证即纸质档案得以永久保存，以同时保存两套档案为特征的双套制因而也会永久存在。在这里，档案界关于一般电子档案双套制都有 “过渡”性质的共识，即双套制仅仅存在于“电子档案自身的缺陷被彻底解决之前”的观点被颠覆了！

两种档案永久共存既是电算化会计档案双套制的重要特点，也是电算化会计档案同其他电子档案的重要区别。

6 讨 论

电算化会计档案代表了会计档案现代化的发展方向。但是，它的合法性因其原始性难以鉴定而受到质疑。实行双套制，将纸质档案和电子档案同时归档保存，正是为了满足它的合法性要求。从这个意义上看，双套制是电算化会计档案长期发展过程中必须经历的过渡阶段。在尚未找到解决电子档案自身缺陷的解决办法之前，双套制始终是一种“较为稳妥的变通办法”。

由于原始性决定档案的凭证作用，具有原始性的纸质档案可以在当前经济犯罪案件和经济纠纷处于上升势头的复杂形势下，保证档案法证作用的实现，维护权益人和医疗机构的合法权益。发展尚不成熟的电算化会计档案，显然不符合形势发展的要求。这一点正是实行电算化会计档案双套制的关键理由。

电算化会计档案是决定双套制过渡期长短的主要矛盾。由于电算化会计档案存在着自然缺陷，从根本上制约了双套制的总体发展过程。就是说，如果电算化会计档案自身的缺陷得到了解决，其合法性也会随之解决，双套制也就失去了存在的必要性；否则，电算化会计档案的合法性必须继续建立在纸质档案的基础之上，双套制仍有其存在的合理性和必要性。

在电算化会计档案条件下，永久保留的两种档案虽然各具优势，相互冲突。但他们之间的矛盾不是采取不可调和的“一方克服另一方”，或“同归于尽”的激烈解决形式，而是创造出一种“相互融合，永久共存，优势互补，并行发展”的和谐新形式。这种形式是由会计凭证之间所存在的特殊关系和原始凭证的特殊归档保存规则所决定的。可以说，会计凭证对电算化会计档案双套制的整体发展过程产生了深远的影响，不仅对双套制本身，对和双套制有关的档案意识、管理理念、管理模式和管理方法等都产生了根本的影响。

双套制的核心要处理好电子和纸质两种会计档案的接轨问题，让两种载体相互配套，并轨运行，实现其理想动作境界，避免出现两者机械相加的现象，使内部管理达到真正相融。为此，必须做好两者衔接工作，处理好技术的融合发展、档案管理改革、人才培养方向、思想观念更新等诸多矛盾，“在技术手段保证，安全性尚不完备的条件下，通过把电子化内容打印出纸张并手工签字的做法，能够很好地解决现阶段电子档案与纸质档案有接轨问题”。

针对电算化会计档案需要永久性实行双套制的特点，提出如下对策和建议：

一要高度重视医院会计档案工作人员的选用与培养。把掌握现代化计算机技术、传统纸质档案管理技术和潜在创新意识及能力的复合型人才作为今后人才培养的主要方向。既要依靠档案立卷工作的骨干，也要补充具备计算机、财会、档案管理等学历背景的专业技术人才。加强会计档案人员的继续教育，提高他们掌握和运用现代信息技术和传统纸质档案管理技术的意识和技能，逐步满足双套制模式下现代医院档案工作的发展需要。

二要努力提高档案人员的职业道德水准，建立科学的绩效考核制度，强化各项规章制度，严格防止恶意修改软件程序、篡改数据、非法取得口令等不良行为的发生。

三要强化电算化会计系统网络环境的管理维护工作，保障电算化网络环境的安全运行，保证电子载体物理上安全，电子档案内容逻辑上准确，使两种档案发挥同等社会效益。

四要做好电算化会计档案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立严格的借用制度、定期备份制度和分权限调用制度等，保证会计档案的安全，减少人为修正的可能。

五要建立和加强电子文件管理制度，逐步实现电算化会计档案管理的标准化和制度化，推进档案工作现代化的步伐。

主要参考文献

[1]林越陵.档案理论理论基础[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2001：20-130.

[2]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].辽宁大学学报，2006（6）：30-34.

[3]姚军.档案室工作基础[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2001：368.

存档证明篇（2）

［中图分类号］F276［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0063－01

随着教育市场的经济化发展和竞争结构的调整，学校靠多种渠道筹措来的有限资金显得尤为珍贵。如何使用好来之不易的资金优化学校财务管理，发挥校园资金的最大作用，成为学校财务管理工作面临的重要课题。

一、学校财务档案管理内容探讨

学校财务档案应该包括：1.报送的年度财务报告包括资产负债表、收支情况表、专用基金变动情况表、有关附表及财务情况说明书。2.对历年形成的债务的档案登记管理，内容要全面真实反映债务的形成原因、本金、利率、偿还过程。3.财务情况说明档案，主要包括学校收入及其支出、结余及其分配、资产负债变动、专用基金变动的情况，对有着重大财务影响的问题应该在档案中进行具体说明。4.年度内的各项报销凭证 (有日期、内容、单价、数量、金额、大小写、印章、收款人等)。凭证应有事由、经手人（制表人）、验收人（复核人）、证明人、审批人签字。5.学校的年度财务预算报表、支出总额统计报表、收入总额统计报表、专用基金变动等整理性文件。对学习财务档案的内容管理应该明确分为微机存档和书面材料存档两方面。微机存档要保证内容的完整性，书面存档要保证分类明确，保存安全。对各项存档内容必须作出明确规定，年度内不容许有任何的内容缺失，如果出现空缺必须作出明确的书面说明，形成材料以便查证。

二、优化管理与增强服务能力的对策

（一）强化学校财务档案管理的服务意识

学校的财务档案管理其本质就是为了财务信息资源的处理服务。信息资源是新形势下学校建设发展的重要影响因素，要使财务档案管理在组织管理上进一步得到主管领导或部门的认可和重视，档案管理部门首先要摆脱传统思维的束缚，确立服务意识，将校财务档案的管理目标定位于“服务”的高度，才能保证档案管理能够为学校的财务建设作出贡献。首先学校必须转变管理方式，将传统的资料档案与财务档案合二为一的情况转变为专门的财务档案室管理，为财务档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。建立有一定规模的计算机存储及查询系统，保证档案内容形成网络化管理，而且要随时考虑到学校的财务档案管理情况安排档案馆库房建设。

（二）强化财务档案管理的及时性

对财务档案的及时性控制首先要完善“归档制度”，要求各部门应在规定的时间内，根据档案的内容将形成的有价值的材料及时送到档案室。还有“档案利用制度”“档案鉴定销毁制度”等等。为科学有效地管理档案，及时、准确地为档案利用者提供服务，财务档案室应编制各门类的检索工具。如：年度财务总结目录索引、案卷文件名称索引等。这样能够保证财务档案管理能够较快地提供案宗调出服务，保证档案使用的及时快捷。当然，为了实现这种快速调动必须首先要在存档前严格区分财务档案收集范围，根据财务收支项目、科目及财务档案利用目标等对归档资料内容价值进行技术鉴定，并加以有针对性地收集和整理。另外，除了要保证档案内容的输出快捷之外，还必须要保证存入的快捷，要明确规定存档的时间，最好要与财务账目形成的同时进行存档（保证书面存档与电子存档），而且要按照时间顺序进行合理排序，保证存档的有序性。同时，档案管理不能单纯地进行材料整理，还要进行现代化的公开联络，保证财务档案的绩效化，有方向性地开发财务档案专题，并增加检索、编制功能，以更好地方便学校单位参考和决策使用。

（三）优化制度建设

存档证明篇（3）

第三条 街道（镇）劳动部门负责为申请出国的城镇待业人员出具身份证明信；并依据国家有关规定出具公证证明材料。

经批准出国的城镇待业人员，其人事档案仍由街道（镇）劳动部门管理；回国后，申请就业的，由街道（镇）劳动部门为其办理求职登记及就业手续。

第四条 城镇待业人员申请涉外、涉港、澳、台民事公证时，街道（镇）劳动部门应根据其档案所记载的内容和近期域外亲属来信，为其出具出生、结婚、离婚、未婚、学历、经历、国内亲属关系和域外亲属关系的公证证明材料。

第五条 凡申请办理出国证明手续的城镇待业人员，须在办理求职登记满一个月后，方予办理待业人员身份证明信和有关公证证明材料。

第六条 申请出国的城镇待业人员在办理公证证明材料时，应与街道（镇）劳动部门签订《北京市城镇待业人员出国委托保存人事档案合同书》（合同文本由市劳动局统一印制）。

第七条 街道（镇）劳动部门按照市物价局的规定，对申请出国或已批准出国的待业人员，收取办理公证证明的手续费和档案保管费。

第八条 出国的城镇待业人员的人事档案保管期限为两年。期满后，出国人员仍未回国的，须由具有本市城镇户口的直系亲属在期满后一个月内，持“户口薄”、“居民身份证”到街道（镇）劳动部门为其办理《委托亲属续订保存人事档案合同书》。

本规定前已经出国的城镇待业人员，其人事档案的保存和管理亦按上述规定办理。

第九条 对于出国的城镇待业人员的人事档案，街道（镇）劳动部门应另册管理，其在出国期间不作为街道（镇）社会劳动力管理对象。

第十条 街道（镇）劳动部门办理出国证明手续的原待业人员在国外期间，需委托国内亲属办理有关公证时，街道（镇）劳动部门应按照规定的出具公证证明材料的范围，以档案内容为准，如实开具公证证明材料。

第十一条 对于已经出国而未委托亲属签订或续订存档合同书的城镇待业人员中的出国人员，回国时，须补交档案保管费后，街道（镇）劳动部门才能予以办理求职登记及就业手续。

第十二条 本规定执行中的问题由市劳动局负责解释。

第十三条 本规定自1991年9月1日起施行。

北京市城镇待业人员委托保存人事档案合同书根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定 街道（镇）劳动科（以下简称甲方），和 同志（以下简称乙方）经协商同意，就乙方出国以后的人事档案保存问题订立合同如下：

一、乙方自愿委托甲方保存人事档案。

二、合同期自年 月 日起至 年 月 日止。

三、存档合同期满，本合同自行解除。乙方在合同期限内回国，可以办理提前解除本合同的手续。

四、自合同签订之日起满一年，乙方未能出国，亦可提前解除。

五、甲方责任：

1.负责保存管理乙方档案；

2.为乙方办理出国手续提供有关公证证明材料；

3.本合同期期未满，乙方提前回国，甲方应在审验乙方“户口簿”和“护照”后，扣除实际存档月份，退还其余存档保管费。

4.甲方对申请出国而未能正式出国的乙方，合同执行一年以后，审验乙方“户口簿”，退还全部保管费。

六、乙方责任：

1.合同期间乙方应按有关规定交付甲方管理费每月10元，自合同签订之日起一次交清合同期间的全部费用。

2.合同期满，如乙方仍未回国，应委托在京的直系亲属在期满一个月内与存档部门续订合同，并缴纳档案保管费。

七、本合同自签订之日起生效。

八、本合同一式三份，甲、乙双方各执一份，装入乙方人事档案中一份。

甲方（单位公章） 乙方（签字、盖章）

年 月 日

备注：本合同期满，乙方自愿委托在京直系亲属 同志

与甲方续订存档合同书。

乙方（签字）

在京直系亲属（签字） 年 月 日

在京直系亲属联系电话：

地址：

委托亲属续订保存人事档案合同书

存档证明篇（4）

二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

四、 档案的整理与移交

（一）业务的具体经办人员（项目经理A、B角）为档案移交人；

（二）部项目经理A角将项目资料按档案清单（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理B角，清单一式三份，A、 B角各执一份，档案资料中一份，A、B角、档案管理人员三方分别签字确认。项目经理B角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理B角须列出补充资料清单要求项目经理A角补齐；

（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；（具体内容及顺序附表）；

（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

（五）档案的移交时限为项目结束后（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理A角三个工作日内移交项目经理B角，项目经理B角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理B角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理B角、档案管理员双方签字确认；

（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

五、重要权证资料的移交

（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， A角列出重要权证移交清单，AB角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为2012鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为2012鸿借字第001号。

六、档案的借阅

（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

存档证明篇（5）

一、选择题：

1.《会计档案管理办法》的施行时间是(1999年1月1日)。

2.《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可以(暂由会计机构保管一年)。

3.《会计档案管理办法》规定：会计档案的保管期限从何时算起(从所在会计年度终了后的第一天算起)。

4.财务会计管理活动中形成的文件材料，如计划、总结、法规、制度等文件材料，应当(执行文书档案管理规定)。

5.单位分立后原单位存续的，其会计档案应当如何处理(由分立后的存续方统一保管)。

6.单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当如何处理(由原单位保管)。

7.对各单位每年形成的会计档案进行整理立卷的部门是(会计部门)。

8.凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案，这是会计档案特征中的(普遍性)。

9.会计档案的来源主要是(立档单位的会计机构或会计人员)。

10.会计档案的排列方法中，形式会计年度保管期限排列法适用范围是(每年形成会计档案数量较多的大中型企事业单位)。

11.会计凭证进行分开组卷的时间依据是(按月组卷)。

12.会计账簿的组卷过程中，跨年使用的固定资产账，需要何时立卷(归最后一年立卷)。

13.移交本单位档案机构保管的会计档案，需要拆封重新整理的，以下适当的做法是(档案机构会同会计机构和经办人员共同拆封整理)。

14.以会计核算组织机构为标准，对会计档案进行分类的方法是(会计机构分类法)。

二、判断题：

1.财务报告类会计档案具体包括：月度、季度、年度财务报告、会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。()

2.采用电子计算机进行会计核算的单位，只能保存磁性介质的会计档案，不能保存打印出的纸质会计档案。()

3.查阅或者复制会计档案的人员，可根据需要对会计档案进行拆封。()

4.单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。()

5.单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。()

6.单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册。()

7.各级人民政府财政部门不得参与会计档案工作的指导、监督和检查。()

8.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。()

9.会计档案是各单位档案的重要种类之一，也是国家全部档案的重要组成部分。()

10.会计档案因专业性较强，其档号的编制不应纳入单位档案的整个编号系统。()

11.会计凭证组卷时需要填写凭证封面，如单位名称、起止时间、凭证编号、起止号码、页数、经办人、会计主管及档号等。()

12.会计移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册要永久保管。()

13.会计账簿组卷时，订本式账簿中的空白页需要拆除。()

14.实际操作中，会计档案分类方法往往是采用复式结构分类法，即将两种或两种以上的分类方法结合使用。()

15.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，单位负责人不需要在会计档案销毁清册上签署意见。()需要签署意见

16.总账、明细账和日记账是会计档案，固定资产卡片和辅助账簿不是会计档案。()

会计档案管理制度相关资料整理

第一条 会计档案是会计核算的专业材料，包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各企业的主要档案之一。

第二条 按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。

第三条 会计档案的范围

1、会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。

原始凭证是在经济业务发生时，由业务经办人员直接取得或者填制，用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据，是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。

记账凭证是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账薄的凭证。

其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。

2、会计账簿是指以会计凭证为依据，全面、连续地记录一个单位的经济业务，对大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿：包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。

3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。

4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。

第四条 会计档案的立卷和保管

1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类：会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类，根据四类档案进行分级编号管理。

2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。

3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年，以备随时查阅，满一年后，有单独档案部门的，同财务部门编造清册移交档案部门保管。

4、档案部门对所保管的会计档案应建立会计档案保管清册由会计档案经管人负责登记。

5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。

6、会计档案的清点和检查要每年进行一次，检查档案完整、借阅情况及安排情况，以及保管期满应处理的档案，发现问题应及时采取措施进行处理。

7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。

第五条 会计档案的调阅

1、本公司人员调阅会计档案，要经主管会计同意;外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信，并经会计主管或企业领导人批准;会计档案原件不得外借。

2、调阅会计档案须填写会计档案调阅登记簿，需要复印的要经本企业领导同意并进行登记，查阅过程中档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹，不得抄录与调阅无关的内容。

存档证明篇（6）

Keywords： Research；Electronic archives；Eviden？ tialvalue

档案之所以有凭证价值，是由其形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。档案客观地记录了以往的历史情况，保留着真切的历史标记，是令人信服的历史证据。[1]

基于原始性的档案的凭证作用指的是其能为某种需求提供真实可信证据的作用，档案的凭证价值也已通过档案法律法规、其他法律法规予以明确。

随着电子文件、电子档案在各行各业的大量产生和广泛应用，对于电子档案的凭证价值一直处在不断研究中。在当今，技术的发展、认知的深入、法律法规的完善，都为电子档案凭证价值在理论层面、法律层面、技术层面的研究提供了有力的支持。

本文着重分析与电子档案凭证价值有关的法律法规，并提出在我国保障电子档案凭证价值高于一般证据凭证价值的实现途径。

一、档案凭证价值的法律规定

（一）档案具有凭证价值

关于证据的法律规定，经过修改并于2013年1月1日正式实施的《中华人民共和国刑事诉讼法》和《中华人民共和国民事诉讼法》都有相关的规定。

《刑事诉讼法》第四十八条第二款规定，证据包括：（1）物证；（2）书证；（3）证人证言；（4）被害人陈述；（5）犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解；（6）鉴定意见；（7）勘验、检查、辨认、侦查实验等笔录；（8）视听资料、电子数据。

《民事诉讼法》第六十三条规定，证据包括：（1）当事人的陈述；（2）书证；（3）物证；（4）视听资料；（5）电子数据；（6）证人证言；（7）鉴定意见；（8）勘验笔录。

从证据的类型中可以看到，纸质档案、实物档案和声像档案等作为书证、物证和视听资料，均可以作为证据，具有凭证价值。同时，在证据的规定中，首次提出电子数据的概念，这是电子数据第一次得以独立于视听资料之外，而成为独立的证据类型写进法律。

档案数字资源[2]主要包括电子档案和档案数字化副本，均属于电子数据，可以作为证据，具有凭证价值。

（二）档案具有高于一般证据效力的凭证价值

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第77条规定了人民法院就数个证据对同一事实的证明力，可以依照下列原则认定：

1.国家机关、社会团体依职权制作的公文书证的证明力一般大于其他书证；

2.物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或经过公证、登记的书证的证明力一般大于其他证据；

3.原始证据的证明力一般大于传来证据；

4.直接证据的证明力一般大于间接证据；

5.利益相关人的证言的证明力一般小于其他证人证言。

根据上述规定，可以明确看到，档案具有高于一般证据的凭证价值。其中（1）国家机关、社会团体依职权制作的公文书证，是处于文件生命周期前端、正在运行的文件，与档案有着内在联系和衔接；（2）则明确了档案的证据价值高于其他证据。

二、电子档案高于一般证据的凭证效力的实现障碍

电子档案作为档案的一种，也应该具有高于其他证据的证据效力。从电子文件、电子档案出现，即有很多专家学者对其从多个角度进行研究，但是由于对电子档案原件属性、凭证价值的理解和研究不够深入透彻，造成在认识上的差异，导致在明确电子档案具有高于其他证据的凭证效力问题上存在多方面的障碍。

（一）观念上的障碍

在计算机和网络技术未广泛使用和普及的时期，人们对电子档案的认识和研究存在着误区和盲区。认为电子档案具有非人工识读、对系统的依赖、信息与载体可分离、信息可变性等特点，存在电子档案是不固定的存储载体、不特定的字迹签署等问题，造成了电子档案容易被修改且不留痕迹，因而对电子档案的“原件”的界定和属性不能明确，认为电子档案只能是副本，并且认为电子档案在长期保存过程中存在真实性不确定的问题。

（二）档案学理论上的障碍

在档案学理论中，对档案本质属性的研究虽有不尽相同的观点，但大致集中在：档案的本质属性是原始性和记录性的有机统一[3]。原始性指由特定形成者在当时直接使用的原始文件转化而来，不是事后编写或搜集的，因此具有原始性；同时档案又是反映机构、组织和个人所从事的社会实践的历史记录，具有很强的历史记录性。档案的原始性决定了档案的凭证价值。档案作为一种原始材料，其物质载体上留有真切的历史标记、痕迹。

这种理论观点在档案界长期占据统治地位，特别强调档案物质载体的原始性、留有历史痕迹这一关键特点。这种观点在以纸质为档案载体的时期毋庸置疑，但是在信息时代，档案载体出现了本质性的突破，打破了档案学理论的固有规则。

信息化时代，电子档案没有“物质载体的原始性”这一特点，很多研究者即凭此而认为电子档案不符合档案学理论中档案的基本属性，因此不具备“原件”属性。有些单位在实践中为了遵循原始性的要求，在归档电子文件时甚至将产生电子文件的计算机和硬盘等电子文件形成和保存的环境一起归档，认为如果拷贝到其他介质中就不再具有原始性了。这一基于纸质载体的档案理论，已对确认电子档案的凭证价值且高于一般证据的凭证价值造成了理论上的障碍。

（三）技术上的障碍

很多技术如数字签名技术、加密技术等应用于电子档案的生成、使用和管理，以保障电子档案的安全和可靠。但是这些技术只能保证电子档案某一方面、某一层面的安全性，不能对电子档案的原始性从根本上予以确认。因此，尚需新的技术应用于电子档案的全生命周期，确保电子档案的原始性和凭证作用，以实现电子档案高于一般证据的凭证价值。

（四）法律上的障碍

我国及世界其他国家、国际组织关于电子档案的原件属性、证据力的法律法规规定，都是经历了一个逐步认识、明确的过程。

在我国，1999年3月15日通过的《合同法》对“书面形式”作了扩大解释，使之涵盖了数据电文，从而给数据电文作为书证营造了良好的法律环境。2004年全国人大常委会制定了《中华人民共和国电子签名法》，对电子签名、数据电文作了详细规定与说明。2013年1月1日正式实施的《中华人民共和国刑事诉讼法》和《中华人民共和国民事诉讼法》首次提出电子数据作为独立的证据类型。

但是，在相关法律确立电子数据作为证据类型的同时，档案的法律法规还没有对电子档案的法律定义、本质属性以及对于档案数字资源的属性进行规范，未能跟上技术、认知与社会的发展，落后于其他法律法规，造成明确档案数字资源法律凭证作用的难度，更造成了实现电子档案高于一般证据的凭证效力的法律障碍。

对于电子档案的定义，目前大多是描述性的定义。将电子文件、电子档案定义描述为通过计算机系统应用、管理等形成的文本、图像、影像、声音、其他类型的数据记录。这类定义没有揭示出电子档案本质属性，也缺乏对电子档案以及档案数字资源从法律规范层面上的定义的研究。

另外，纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字化副本[4]，改变了档案的原始形态、物质载体形式，在目前的法律背景下，这类数字化的档案数字副本的凭证作用无法得到确认。

三、电子档案凭证价值高于一般证据价值的实现途径

电子档案作为证据的凭证力，也就是说电子档案是具有一般证据效力还是具有高于一般证据效力的关键在于：是否可以通过技术保障，确保电子档案真实、完整、可用和安全，并促进档案学理论的发展确认电子档案的原件属性；是否通过《中华人民共和国档案法》、《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》予以明确电子档案其所为档案原件的性质、档案数字资源的性质，进而使得电子档案获得高于一般证据价值的凭证价值。

（一）用电子档案身份证技术突破原有观念1.电子档案身份证技术确保电子档案的凭证价值随着技术的发展，人们对电子档案的认识，经历了电子档案只能是副本、电子档案原件与副本并无不同、原生电子文件归档形成的电子档案即为原件的认知过程。在电子文件生成归档和电子档案保存、管理、利用的全过程中，一系列的技术保障，如元数据、管理信息数据的封装，特别是电子档案身份证技术的应用，保证了电子档案生成、储存、传递的可靠性，信息的完整性。

电子档案在管理过程中最核心的要求就是确保其真实、完整、可用和安全，核心内容是保护其凭证价值。以往保证电子档案真实性的技术主要依靠数字签名、加密技术等实现。2011年北京市档案局承担的北京市科技计划项目“基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用”[5]课题，研发电子档案身份证技术，重点攻关内容就是保护电子档案凭证价值的技术研发，这项技术当时在国际档案界还是一个空白。

电子档案身份证[6]（电子档案凭证），即通过特定的计算方法，将电子档案的核心构成要素进行特征抽取而形成的一个具有语义属性的凭证代码，用于唯一标识电子档案，并能验证电子档案真实、完整、可用、安全和唯一身份的证件。在分析电子档案元数据和设置一定的语义规则基础上，通过一定的算法生成电子档案凭证数列，利用数字签名技术，以数字形式存在于电子档案的结构之中，表明档案移交单位对该电子档案中包含的内容信息的认可，在电子档案的管理活动过程中其值是固定不变的。

电子档案身份证就是证明一份电子档案身份的真凭实据，它是一种能够保证电子档案唯一性、原始性和真实性的身份证件，也是电子档案作为司法证明的重要依据。

2.电子档案身份证的主要特点

（1）电子档案身份证具有更多的语义性

不仅能够快速定位与发现电子档案身份证的唯一编号，同时还能够标识档案本身的语义元数据及其由档案移交单位签发的数字签名，它具有更多的语义性。

（2）电子档案身份证同时具有凭证性验证作用

电子档案身份证不仅具有唯一标识定位作用，还具有凭证性验证作用。电子档案身份证里包含了电子档案自身的元数据内容，同时它与电子档案本身封装到一起。一旦电子档案内容出现非授权篡改，重新生成的身份证与原始身份证产生差异，在校验过程中则会引起其电子身份的验证失败，因此电子档案身份证具有凭证性验证作用，能更好地实施安全保障。

3.突破了档案学理论关于原始性的界定

虽然电子档案不具有固定的存储载体、特定的字迹，表现出易修改和不留痕迹的表面特点，但是，以电子档案身份证技术为代表的新的信息技术手段，突破了原有的档案学理论对档案原件原始性的含义界定，并且提供了有力的技术支撑。

原有的档案学理论不能确定电子档案的原始性，主要是认为电子档案内容和形式的原始性不能作为统一的整体出现。电子档案身份证技术这一新技术的出现与不断成熟，有效地解决了在电子档案生成、保存、管理、利用过程中的原始性问题。

对于电子档案而言，档案原始性的关键，已从载体的原始性发展为强调信息的原始性，物质载体已不再是档案原始性的必要条件。

电子档案身份证，配合元数据封装、管理信息封装等技术，使得电子档案在生成之后，各种人为后期对于电子档案任何信息的修改痕迹均能够被识别，即：电子档案原件与电子档案副本、复制件、各种版本均是有区别的，是可识别的，保证了电子档案信息的原始不可更改，因此从根本上解决人们观念中对电子档案是否为原件不能确定、以及电子档案真实性的问题。

基于此，可以明确看出，以电子档案身份证技术为代表的新技术，突破了原有档案学理论局限，确认了电子档案的原始性、原件属性，因而保证了电子档案的凭证价值。

（二）法律保障实现电子档案凭证价值高于一般证据

1.完善《中华人民共和国档案法》中的档案定义，保障电子档案高于一般证据的凭证价值

要明确电子档案的档案属性和原件地位。

《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

电子档案虽然在记录方式、物质载体等方面与传统形式的档案存在诸多区别，但在档案的形成者、形成方式、具有保存价值等特点，符合《中华人民共和国档案法》对于档案的界定。鉴于此，电子档案显然包涵在《中华人民共和国档案法》第二条所定义的档案概念之内。

相对于信息技术的飞速发展和人们认知的完善，目前的《中华人民共和国档案法》规定中，关于“档案”的界定有所欠缺，对信息技术发展与应用的理解落后于现实实际，尚需补充完善、更加明确。

随着技术上对电子档案收集、保管、存储、利用等的真实性保障越来越可靠，就更加突出的需要档案方面的法律法规对电子档案的凭证价值予以明确。在新一轮《中华人民共和国档案法》修改中，要能够体现信息技术在档案工作中的应用，还要体现前瞻与预见，对于电子档案及相关内容要界定明确，有未来的发展空间，要通过修改《中华人民共和国档案法》和《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》对电子档案的凭证价值予以保障。

在相关法律对电子数据等作为证据的规定越来越明晰的基础之上，《中华人民共和国档案法》明确电子档案的属性，在引用其他法律法规时，可以使电子档案高于一般证据的凭证价值得以实现。

2.在《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》中明确对档案数字化副本法律效力的保障

1990年10月24日国务院批准、1990年11月19日国家档案局第1号令的《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，1999年5月5日国务院批准修订，1999年6月7日国家档案局第5号令重新。

《〈中华人民共和国档案法〉实施办法》第二十一条规定：各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

存档证明篇（7）

一、《出生医学证明》及档案管理的重要性

《出生医学证明》是依法许可的医疗保健机构依据《中华人民共和国母婴保健法》的有关规定对新生儿出具的法定医学证明，有着“人生第一证”之称，其作用不仅是证明该婴儿是在中国境内出生的新生儿状态，而且可以为判断血缘关系提供最原始、最科学的原始依据，为公民获取中华人民共和国国籍提供医学依据，为公民进行户口登记、取得公民身份证号码的原始法律凭证，为儿童能依法免费获得接种疫苗等保健服务的科学凭证。随着经济的发展和社会的进步，孩子的上学、民族的更换、出国留学居住、对遗产的继承等都需要《出生医学证明》作为凭证，其价值愈来愈大。

《出生医学证明》重要性，对《出生医学证明》的档案管理也很重要。在《档案管理法》中就规定：《出生医学证明》的档案作为人从出生到死亡的最基本资格资料之一，是民生档案的重要组成部分。科学、有效的《出生医学证明》的档案管理能直接促进公安机关对户口办理的速度和效率，提高其为民服务的质量与口碑；能提升医疗机关对母婴保健工作的质量，增加人们对保健机构的满意度，从而协调医患之间的矛盾冲突，维护社会的安定与和谐，可以通过为某些事项提供最为原始的医学凭证，最大限度地维护国家、社会组织和公民的合法权益，保障公民的切身利益。所以，随着社会的进步和发展，生活中越来越多地利用到《出生医学证明》档案，健全《出生医学证明》档案管理工作势在必行并迫在眉睫。

二、目前《出生医学证明》档案管理中存在的问题

（一）保管部门不明确，影响管理质量

由于上级主管部门没有对《出生医学证明》档案管理做出统一的规定，造成各个机构的档案管理缺乏统一性：有的把作为病历在病案室管理；有的因新生儿出生在妇产科，由妇产科管理；有的统一上交到医院的档案室管理。由于管理部门的不明确性，造成其档案管理的不规范性，不同程度地造成《出生医学证明》档案材料的破损、混乱，甚至丢失，不同程度影响到保管的质量，为档案管理的服务性造成一定的障碍。

（二）档案管理无序，影响服务质量

目前在《出生医学证明》的档案管理上存在许多漏洞和混乱，比如签发机构关乎人情存在弄虚作假的现象，比如现在许多家长为了让孩子能赶在8月31日前报名入学，就需要寻找关系更改出生证明，更改户口本上的身份证号；再如档案管理人员缺乏必要的管理知识，对出生医学证明的档案随意排序，电子档案也项目不全，甚至有缺录的现象，造成需要时难以寻找，费时费力，甚至丢失，耽误他人的事情办理。

（三）管理交接脱节，造成人力重复

在医疗保健单位的《出生医学证明》档案管理虽然是专业管理，但由于人力资源的合理流动，管理者存在管理移交等问题，但由于《出生医学证明》档案相对其他医学案例档案受到的重视度相对弱，就存在了管理移交脱节的问题，造成每一届管理者都要重新进行整理、归档等，造成人力资源的重复劳动和浪费，甚至造成对于档案的管理总是处在原地踏步，而无所创新。

三、提升《出生医学证明》档案高效管理的措施

（一）加强学习，提高职责意识

档案管理中的问题存在，说明从上到下对《出生医学证明》乃至档案管理的不重视，因此提高档案管理的有效性，首先要提高从签发机关到具体管理者的档案管理意识，保证《出生医学证明》乃至档案的真实性、完整性、有序性。卫生管理部门和医疗保健部门要定期对签发科室和档案管理人员进行《母婴保健法》中关于“出生医学证明”知识学习，提高有关人员对“出生医学证明”重要性的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作宗旨，从而提高自身的工作职责。签发机关要明确责任主体的职责，做到及时签发《出生医学证明》，严格审核补签、换签的手续，确保真实性和公平性；档案管理人员要规范档案归类，做好有效档案、问题档案、废证档案的科学管理，促进管理工作的有序性和快捷性；档案管理人员在流动时做好移交手续，保证后续管理者对档案管理的规律掌握，避免错误管理、费时管理，保证出生医学证明发放工作的连续性和稳定性。

（二）统一管理，实现服务高效

对于《出生医学证明》的档案管理应该实行统一要求、统一管理，就是各医疗保健机构对《出生医学证明》的档案统一规定为档案室专业管理，若能统一到县局、市局档案室统一管理更好，能保障公民利用时求助单一，快捷高效，避免四处打听，万般求索。

（三）规范管理，提高工作质量

对于档案的管理要定位好《出生医学证明》的归档种类，统一于签发类档案，与管理类档案区别开来；《出生医学证明》档案由于存在历史存档和即时调取的双重作用，所以在整理时一定要对零乱的档案进行条理化整理，进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、录制电子档案等，组成有序的管理体系，并在整理的过程中遵循档案的时间特性和形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，并区分档案的价值实行分类管理，为后续管理工作和服务工作提供方便。所以，要对管理人员进行专业培训，提高其规范管理的专业技能，提高管理工作的质量。

比如在对《出生医学证明》的档案管理中做到以下几个重要工作：

科学分类：在对档案按照“年度――保管期限――文件种类――事件分类（首次签发、补发、换发、废证）”进行分类，确保档案整理有理有据，相对稳定，体系连续，便于查找和利用。

规范整理：对“证明”文件的整理中，做到“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、印件在后；改签在前，原签在后；换发在前，原发在后；废件挑出，另行整理”。

有序管理：对所有的档案进行编号，做到不空号、不漏号。对编号进行科学设置，让编号中包括全宗号、年度码、保管期限码、件号。实现一个年度一个保管期只现编一个流水号，每年度从1开始。并在档案首页附编码（如图所示），在档案盒上编制案卷目录，方便查找。

（四）互联管理，实现快捷服务

对于《出生医学证明》的档案管理要实现现代化管理，在对“出生医学证明”的附件、原件复印件归档时同步录取电子档案进行归档，确保档案的真实性。

档案管理部门还可以在同一档案管理的同时，利用医疗机构的信息化管理平台打造“出生医学证明”管理的信息化高速通道，实现婴儿出生、签发证明、录取信息三同步，减少差错，避免不良事件的发生。

档案管理部门对《出生医学证明》实现信息化系统平台的管理，在平台中设置基本的信息查询，方便群众自己查询，为管理人员提供必要的档案编号，节省档案管理工作者的查找时间；也可方便档案管理人员对“出生医学证明”信息的核查、更改，提高为民服务的质量与效率。

（五）实施监管，促进管理规范

监督方能高效，上级主管的卫生行政部门、档案部门，以及医疗保健部门要加强对《出生医学证明》档案管理的监管力度，定期对《出生医学证明》的换发、废证管理、信息管理、档案管理等工作进行检查督导，提高管理人员的严谨性和积极性，克服工作中的麻痹性和应付态度，确保《出生医学证明》档案管理的规范化。

参考文献：

[1]陈湘红.如何加强《出生医学证明》档案管理[J].药物与人，2014.

存档证明篇（8）

论文摘要：家庭档案是档案的一部分，记录家庭及家庭成员生活的方方面面，具有私有性、广泛性和社会性的特点。家庭档案是家庭事务管理的助手，能推进社会主义精神文明建设、见证民生，是国家档案资源的重要组成部分。

每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等，这些其实就是我们常说的档案，将这些档案按一定的方法分类整理，编写目录和科学保存，便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生，折射社会发展变化情况，是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。

一、家庭档案的特点

家庭档案是档案的一部分，原始的历史记录性同样是它的主要特点，另外，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，主要表现为以下几点：

1.家庭档案的私有性

家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人（家庭）所有的档案，其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。

2.家庭档案的广泛性

家庭档案产生于千家万户，涉及每个家庭，比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。

3.家庭档案的社会性

家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。

二、家庭档案的主要内容

不同的家庭，家庭档案的内容不尽相同，根据其内容及载体等，家庭档案大致可分以下几大类：

1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。

2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。

3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证；家庭贵重物品清单和发票等档案。

4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。

5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的有保存价值的录像带、录音、电脑盘等资料。

6.凭证类。包括家庭房产证、户口簿、家庭成员的学历证、学生证、毕业证、学位证、结婚证、身份证、职称资格证、聘书、独生子女证、技术资格等级证、各种家用电器的说明书、保修卡、维修地址、联系电话等，这些证件使用频率比较高，容易遗失，因此都要登记造册，集中存放，确保安全。

7.学习类。一般包括家庭各个成员各个时期的日记、游记、论文、手稿等。

8.说明书类。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。

三、家庭档案的功能

1.家庭档案是家庭事务管理的得力助手

现代人们的生活内容丰富，节奏快，平时形成的需要保存的档案材料很多，如果不加以科学管理，很容易造成遗失、被损坏或存无定所，家庭档案将那些有现时价值和查考利用价值的材料收集起来，分门别类地归档、编目录和定点保存，有助于家庭事务管理科学化、条理化，通过查看档案目录，就能在短时间找到内容准确、齐全的相关材料，免去不少翻箱倒柜之苦，而有一目了然之便，从而提高了办事效率。实践证明，家庭档案在维护家庭及家庭成员合法权益、解决家庭纠纷、守护家人健康、保存个人及家族学习、科研、艺术创作等资料等方面发挥出了不可估量的作用。

2.家庭档案是促进社会主义精神文明建设的抓手

家庭是社会的细胞，家庭文明带来社会文明。家庭档案既是一种家庭文化的积累与积淀，又是一笔难得的精神财富。家庭档案中的家谱、家史记录了家庭的奋斗史、体现了家庭文化传承；职称证书、荣誉证书、学术研究成果等，直接反映了家庭成员的主要业绩和社会给予的尊重，这些档案，对家庭个体具有潜移默化的教育作用，能增强他们的荣誉感和使命感，并激励他们更加努力工作和学习；孩子的成长档案，记录了孩子成长过程中的点点滴滴，记录了几辈人之间爱的互动，能使孩子们更加珍爱父母长辈，力求上进；照片、声像档案可追溯往昔的美好时刻，带给人们友谊的芬芳、家庭的温馨，带给人幸福满足感；家庭资产账、日记账等档案，体现了社会物质的不断丰富和人们生活质量日益提高，能使人们体会到社会主义社会的优越性，更加坚定共产主义信念，努力维护社会稳定。因此，家庭档案有助于建设文明家庭，从而在全社会形成文明健康、积极向上的道德风尚；形成稳定和谐、欣欣向荣的社会风貌，有力推进社会主义精神文明建设。

3.家庭档案是见证民生的有力凭证

马克思说过：“除了家庭之外，没有一种社会组织对社会生活发生的变化如此敏感，能够如此明显地反映社会历史进步，取得的成就，面临的困难和矛盾。”家庭档案正是对家庭生活各方面变化的真实记录，反映了社会变迁、具体民众的民生状态。电视、报纸等媒体就曾多次报道过透过家庭档案看社会发展的内容，广受大家关注。如中央电视台“实话实说”栏目曾多次播出济南黄台电厂退休职工孟繁志用自己的家庭档案谈生活变化的节目；又如，沈阳浑南区王世烈老人展出的家庭档案之“住房照片”，记录了王老一家三十年前后，由两家人共住一间8平米的房子，到一家人住进了121平米的大房子的住房改善情况。这些档案从一个小家庭的角度反映出社会大家庭的进步，反映出国家在经济建设、改善民生方面取得的非凡成就，内容具体、可信。

4.家庭档案是国家档案资源的重要组成部分

我国档案局倡导“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源建设体系”。家庭档案中那些有代表性的“日记账”、“大事记”、“照片档案”等记录民生、反映民生、服务民生，是社会学家、史学家研究社会史、经济史的可靠史料；特别是一些名人、专家的家庭档案，更是后人进行科研、开发利用的珍贵资料，如我国著名气象学家，地理学家竺可桢一生写的四十多本日记，每天记录了天气阴晴，风力级别、气温高低及相应的物候，这不仅是竺老的第一手科研资料，也是其他科研人员研究气象的宝贵资料；又如具有国际影响的南京大学拉贝与国际安全区纪念馆，馆里很多陈列内容就来源于拉贝的家庭档案。因此家庭档案是国家档案资源的重要组成部分。

总之，家庭档案是个可以不断开发挖掘的“宝藏”，我们有必要深入探讨其内容、作用及开发利用，让它更好地为人民群众的生产生活服务，为社会主义精神文明服务，为国家档案事业的发展服务。

存档证明篇（9）

每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等，这些其实就是我们常说的档案，将这些档案按一定的方法分类整理，编写目录和科学保存，便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生，折射社会发展变化情况，是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。 

一、家庭档案的特点 

家庭档案是档案的一部分，原始的历史记录性同样是它的主要特点，另外，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，主要表现为以下几点： 

1.家庭档案的私有性 

家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人（家庭）所有的档案，其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。 

2.家庭档案的广泛性 

家庭档案产生于千家万户，涉及每个家庭，比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。 

3.家庭档案的社会性 

家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。 

二、家庭档案的主要内容 

不同的家庭，家庭档案的内容不尽相同，根据其内容及载体等，家庭档案大致可分以下几大类： 

1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。 

2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。 

3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证；家庭贵重物品清单和发票等档案。 

4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。 

5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的有保存价值的录像带、录音、电脑盘等资料。 

6.凭证类。包括家庭房产证、户口簿、家庭成员的学历证、学生证、毕业证、学位证、结婚证、身份证、职称资格证、聘书、独生子女证、技术资格等级证、各种家用电器的说明书、保修卡、维修地址、联系电话等，这些证件使用频率比较高，容易遗失，因此都要登记造册，集中存放，确保安全。 

7.学习类。一般包括家庭各个成员各个时期的日记、游记、论文、手稿等。 

8.说明书类。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。 

三、家庭档案的功能 

1.家庭档案是家庭事务管理的得力助手 

现代人们的生活内容丰富，节奏快，平时形成的需要保存的档案材料很多，如果不加以科学管理，很容易造成遗失、被损坏或存无定所，家庭档案将那些有现时价值和查考利用价值的材料收集起来，分门别类地归档、编目录和定点保存，有助于家庭事务管理科学化、条理化，通过查看档案目录，就能在短时间找到内容准确、齐全的相关材料，免去不少翻箱倒柜之苦，而有一目了然之便，从而提高了办事效率。实践证明，家庭档案在维护家庭及家庭成员合法权益、解决家庭纠纷、守护家人健康、保存个人及家族学习、科研、艺术创作等资料等方面发挥出了不可估量的作用。 

2.家庭档案是促进社会主义精神文明建设的抓手 

家庭是社会的细胞，家庭文明带来社会文明。家庭档案既是一种家庭文化的积累与积淀，又是一笔难得的精神财富。家庭档案中的家谱、家史记录了家庭的奋斗史、体现了家庭文化传承；职称证书、荣誉证书、学术研究成果等，直接反映了家庭成员的主要业绩和社会给予的尊重，这些档案，对家庭个体具有潜移默化的教育作用，能增强他们的荣誉感和使命感，并激励他们更加努力工作和学习；孩子的成长档案，记录了孩子成长过程中的点点滴滴，记录了几辈人之间爱的互动，能使孩子们更加珍爱父母长辈，力求上进；照片、声像档案可追溯往昔的美好时刻，带给人们友谊的芬芳、家庭的温馨，带给人幸福满足感；家庭资产账、日记账等档案，体现了社会物质的不断丰富和人们生活质量日益提高，能使人们体会到社会主义社会的优越性，更加坚定共产主义信念，努力维护社会稳定。因此，家庭档案有助于建设文明家庭，从而在全社会形成文明健康、积极向上的道德风尚；形成稳定和谐、欣欣向荣的社会风貌，有力推进社会主义精神文明建设。 

3.家庭档案是见证民生的有力凭证 

马克思说过：“除了家庭之外，没有一种社会组织对社会生活发生的变化如此敏感，能够如此明显地反映社会历史进步，取得的成就，面临的困难和矛盾。”家庭档案正是对家庭生活各方面变化的真实记录，反映了社会变迁、具体民众的民生状态。电视、报纸等媒体就曾多次报道过透过家庭档案看社会发展的内容，广受大家关注。如中央电视台“实话实说”栏目曾多次播出济南黄台电厂退休职工孟繁志用自己的家庭档案谈生活变化的节目；又如，沈阳浑南区王世烈老人展出的家庭档案之“住房照片”，记录了王老一家三十年前后，由两家人共住一间8平米的房子，到一家人住进了121平米的大房子的住房改善情况。这些档案从一个小家庭的角度反映出社会大家庭的进步，反映出国家在经济建设、改善民生方面取得的非凡成就，内容具体、可信。 

4.家庭档案是国家档案资源的重要组成部分 

我国档案局倡导“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源建设体系”。家庭档案中那些有代表性的“日记账”、“大事记”、“照片档案”等记录民生、反映民生、服务民生，是社会学家、史学家研究社会史、经济史的可靠史料；特别是一些名人、专家的家庭档案，更是后人进行科研、开发利用的珍贵资料，如我国著名气象学家，地理学家竺可桢一生写的四十多本日记，每天记录了天气阴晴，风力级别、气温高低及相应的物候，这不仅是竺老的第一手科研资料，也是其他科研人员研究气象的宝贵资料；又如具有国际影响的南京大学拉贝与国际安全区纪念馆，馆里很多陈列内容就来源于拉贝的家庭档案。因此家庭档案是国家档案资源的重要组成部分。 

总之，家庭档案是个可以不断开发挖掘的“宝藏”，我们有必要深入探讨其内容、作用及开发利用，让它更好地为人民群众的生产生活服务，为社会主义精神文明服务，为国家档案事业的发展服务。 

存档证明篇（10）

公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此，公证机关必须把公证档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。本文就公证处如何搞好本单位公证文书档案管理问题浅议一二。

一、目标与前提

公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。

公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。

二、立卷与归档

立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：

1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。

3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

三、借调与查阅

公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有

关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。 公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行政机关提出申诉的，公证处、司法行政机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管与销毁

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。

对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。

参考文献：

存档证明篇（11）

在1988年，国家档案局就制订了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，它们成功的规范了公证档案的收集，整理，立卷和归档。这就表明了公证文书的立卷归档工作是有法可依的。然而，我们在检查和指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员的对档案专业知识的学习并不透彻，导致在公证文书立卷归档工作中就出现了以下几个方面的问题：

1.1 对文书材料的收集不齐全

根据《公证文书立卷归档办法》规定，公 证机关受理申请后，公证事项的承办人就应开始收集各种证明材料，记录并整理谈话笔录，调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料并且进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，删除不必要的立卷归档材料。但是在实际工作中，由于公证人员没有养成良好的归梢习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员的再三催促下才立卷归档的，往往是有便归档， 无便放弃。这样就造成了主要文书材料能够及时归档（如：公证文书，公证申请表，当事人的谈话 笔录，公证事项报批表等。）而有些证明材料则难以齐全（如：当事人应提供的有关证明性材料， 公证处审查，调查所取得的证明材料等）这样就形成了案卷内档案材料不能齐全完整，这和已形成的案卷与规范要求尚有差距。

1.2 公证档案立卷的不规范

由《公证文书立卷归梢办法》得知，公证档 案按年度和一证一卷，一卷一号的原则立卷， 同一当事人为同一目的而办的数项公证，可 合并为一卷。而实际组卷中，并不是这样的。现实中存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。

1.3 档案分类定位不精准

《公证文书立卷归档办法》显示，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人 身关系，财产关系的公汪事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济 活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有 涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉 外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。然而在我们的检查中发现，公民个人的人身关系，财产关系，如遗嘱公证，遗产公证等案卷，既被分为了国内民事类，又被分为了国内经济类的现象。

1.4 档案的期限划分不准

《关于机关档案保管期限的规定》强调， 公证档案的保管期限划分为永久，长期，短期 三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利，义务关系方面或涉及不动产所有权转 移方面的，需要长远利用，查考的公证事项。 长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事 务方面或合同履行超过十五年等公证事项的 档案。在较短的时间内查考，利用，作为证据 保存而无保存价值的，以及合同履行期限在 十五年以下的公证事项的档案，均列为短期 档案保管。但是我们在检查中发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为 永久或短期划为长期的现象较为常见。 此外，还存在着总登记簿登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了 重号 漏号等现象。而且，公证发文 号没有确立固定的编制方法，造成公证文号 年度与年度编制不一致，无延续性。 存在以上问题主要原因：一是少数公证 人员对两个《办法》学习理解不深，不透，业务 水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公 证文书立卷归档监督，检查的力度不够。二是 公证及档案部门组织开展公证档案业务知识 学习，培训较少，对公证文书立卷归档工作检 查，指导力度不够。三是公证及档案部门对公 证档案出现新情况，新问题研究不够，没有根 据公证业务的拓展和变化，及时调整，修订分 类方案等。

2 公证文书档案工作中存在问题的解决

2.1 抓学习培训

学习，培训是公证人员提升档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档 案的形成是由具体公证员操作完成的，公证 档案的质量与公证员的档案业务知识密不可 分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学 习，培训就显得十分重要。公证部门因根据本单位工作特点，尽量多的组织安排档案业务知识培训。而公证人员也要自觉学习档案业务知识，来增强自己的理论基础。尤其是新上岗的公证人员，应及时安排档案业务培训，就算没有时间，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证 公证档案质量。

2.2 抓检查监督

确保每一份 公证档案规范，齐全，完整的有效措施是认真组织案卷质量检查。。《公证 文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归 档由承办人负责，归档前由公证事项的主要 承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员 从公证事项办理结束起就应检查，整理文件 材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的 材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检 查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立 卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须 对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，应该退还重新整理。

2.3 抓整体协作