职务说明书大全11篇

职务说明书篇（1）

核准_____________生效日期_____________

一、基本资料

1.职务名称:总经理2.直接上级职位董事长

3.辖员人数4人4.定员人数1

二、工作概要

1、工作摘要

拟订公司的发展规划和经营目标，主持日常经营管理，实施董事会决议，签定合同，任免高级经理

2、职务说明

编号工作任务的内容权限管制基准工作规范号

1拟订公司的发展规划

和经营目标需报审后承办

2主持日常经营管理承办

3实施董事会决议承办

4签定合同承办

5任免高级经理承办

6研究经营法规，协调外部关系承办

7塑造企业形象，确立企业文化承办

三、任职资格

1、学历要求

所需最低学历专业

大学本科管理

2、所需技能培训

培训科目培训期限

人力资源管理，战略管理，市场营销，财务管理，公共关系，生产管理，质量管理，管理心理学2年

国家薪资、福利政策、劳动政策半年

3、工作经验要求

职务说明书篇（2）

督导下级：店务经理、厨师长

工作范围：

（一）人事管理

1．店务工作站和厨务工作站的点名例会，了解出勤情况。

2．不断完善店内各工作岗位的工作程序及规章制度，监督检查员工的执行情况。

3．负责属下员工的考核、培训、奖惩，合理安排人力资源，不断提高人员素质及岗位技能，充分调动员工的工作积极性，提高工作效率，对成绩突出或严重违犯纪律的人员，做到奖惩分明。

（二）服务品质控制

1．检查员工的精神面貌、仪容、仪表。

2．负责收集顾客的就餐意见及建议，妥善处理客人投诉，及时反馈信息，以利于服务、出品的改进及更新。

（三）餐单设计

（四）出品品质控制

1．以桌为单位，以出品质量、服务、出品卫生、投量、时间、速度为中心，发挥主动式的工作方法，提高工作效率。

2．督促厨务经理检查菜品品质。

（五）成本控制

1．检查剩余食品的保管工作。

2．检查备品、厨务工作站的出品准备情况。

（六）费用控制

1．负责店内的财产管理，制定预算，控制费用开支及成本消耗，定期统计、掌握物品报批、领用、保管、维修等环节，杜绝浪费。

2．对本部门的费用负责。

（七）物品管理

（八）营业管理

1．对公司总经理负责，全面主持分店的日常管理工作，带领属下员工，保质保量地完成公司下达的各项工作任务和指标。

2．根据公司长远发展规划，制订店的经营计划、管理目标，并定期提交工作计划及述职报告。

3．安排值夜班人员，了解当日客流量、台数、人均消费、打折、销售额等经营情况，签字、收款。

4．协调好店务工作站和厨务工作站之间的工作配合，使实际工作有条不紊。

（九）设备使用及保养

1．经常检查店内设备的状况，做好维护保养工作，并做好店内的安全和防火工作。

2．对本部门设备的完好负责。

（十）每日清洁与定期清洁

检查员工打扫卫生的工作情况，检查环境卫生，有问题及时纠正。

（十一）促销

1．在公司总经理指导下，开展市场调研和公关、广告、宣传，在竞争中开拓市场。

2．根据市场需求及市场竞争态势，分析经营状况及存在问题，并及时汇报。

（十二）督导及执行公司的规章制度

严守公司的商业机密，严于律己，工作踏实，严格执行各项规章制度，事事起好的表率作用，带头完成各项工作任务。

（十三）处理各种突发性事件

工作责任：

1．协助总经理完成上级制定的营业额指标；

2．制定高效定量的日常工作计划；

3．编制岗位说明书、日常工作计划；

4．评定下属员工的表现，提出奖惩意见；

5．控制及补充所负责部门的人员；

6．严格控制各项费用。

权力范围：

7．有权调动下属员工的工作岗位；

8．有权根据工作成绩提出对下属员工的奖惩意见；

权力限制：

9．不能擅自改变公司制定的工作程序；

职务说明书篇（3）

岗位名称

党工委副书记

岗位编号

公司在部门

项目部

岗位定员

1

直接上级

项目经理

工资等级

直接下级

综合部部长

岗位分析日期

本职：负责项目部人事劳资、保卫消防、行政事务、企业形象宣传、党群管理等工作

职责与工作任务:

职

责

一

职责表述： 负责项目部党务工作

工作结果

分送单位

工作任务

建立项目党支部，开展组织生活

做好经常性的思想政治工作

做好精神文明建设

职

责

二

职责表述：负责现场CI和宣传

工作结果

分送单位

工作

任务

负责本项目的企业形象推广工作

负责项目部的宣传工作

职

责

三

职责表述：负责项目部的支持性工作

工作结果

分送单位

工作

任务

负责信息网络的建立与维护

负责后勤的安排

负责保卫工作的安排与事务处理

职

责

四

职责表述： 负责日常行政工作

工作结果

分送单位

工作

任务

负责日常行政性事务处理

配合项目经理，做好项目部的人事管理

职

责

五

职责表述：完成领导交办的其它事项

权力：

权限一：重大问题的决策、建议权

权限二：对布置的工作的监督检查权及命令整改权

权限三：根据公司、项目部制度对有关事项是否合法或合理的审定权

权限四：对下属员工开展各项业务工作的监督指导权

权限五：对直接下级岗位调配的建议权、任命权和奖惩建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门、项目部、专业公司

外部协调关系

业主、外部施工队伍

公司需记录文文件：汇报文件或报告、公司文件 、工作总结 、通知、信函

任职资格

教育水平

本科或具有高级职称

专业

行政管理、中文、企业管理等

经验

经过基层和机关领导岗位的锻炼，具有党务或行政工作经验

知识

相关的专业知识、政治理论、党建理论知识

技能技巧

管理技能、办公软件、人际交往与协调、表达能力

培训经历

管理培训、政治理论培训

工作条件及其它

使用工具设备

计算机、电话、档案柜

工作环境

独立办公室

职务说明书篇（4）

三、组织领导集团财务部门开展财务管理和会计核算，协调企业各职能部门的关系，保证财务部门正常的工作秩序;

四、组织制定集团年度财务预算和财务成本计划，并负责组织实施和考核;

五、审核集团重要财务事项，对发生的重大违纪事项负有直接责任：

1.审核集团月、季、年度各类会计报表和财务报告，并对报表和报告的正确性负责;

2.负责集团各类资产盘盈、盘亏及损失的审批，并负责组织查明责任;

3.负责各类资产的转移和租赁的审核;

4.确定集团产品价格的定价原则，签发企业内部结算价格，审核业务合作合同;

5.正确计算集团成本费用，并对成本费用变动情况查明原因。

六、参与集团经营决策和项目投资决策，对项目效益可行性提出主导意见，并承担相应决策责任;

七、负责集团筹资活动，权衡筹资成本，掌握企业资产负债结构，发现问题负责向企业负责人提出解决意见;

八、组织领导集团会计电算化工作，并做好与有关部门的协调工作;

九、搞好集团各级财会人员的岗位技术培训工作，不断提高财会队伍业务素质。;

十、定期将财务系统出现的重大事项或异常财会信息及时汇报公司管理层，必要时上报董事会。

十一、检查核算、分析、监督企业重大经营管理决策的执行情况;

十二、检查监督公司的财务传递程序，财务处理程序，财务管理模式的合规性。

十三、分析、监督各种财务考核指标的准确性及完整性，定期将考核结果报公司管理层。

十四、检查监督资金管理，合理核算各项资金定额，定期进行资金预测、分析，积极融资，搞好综合平衡。

职务说明书篇（5）

直接上级：公司总经理

直接下级：各餐饮店总经理、培训督导部经理

职能描述：全面负责公司各餐饮店营运工作的管理与实施，并做好公司及各店的工作支持和服务协助。

主要工作：

1.负责公司在经营管理工作中各餐饮店营运制度的落实和执行，在管理原则、理念、言行上与公司保持高度一致。

2.严格执行公司各项管理制度、工作流程、绩效考核标准，并对公司及所属各店的执行情况进行检查监督，及时发现餐饮营运管理工作中的问题并提出解决改进方案。

3.根据公司年度战略规划，制定本中心年度工作计划并负责执行。

4. 审核各餐饮店月费用计划和物料申购计划。

5. 根据季节变化、市场及宾客需求，协助厨政管理中心做好新菜品研发、宣传、推广。

6. 指导培训督导部制定培训计划，并负责组织实施。

7.负责组织各店经理级人员的技能培训和考核工作。

8. 参加公司例会及其他工作会议。

9.完成上级交办的其他工作。

领导责任：

1、 对在餐饮营运管理工作中全面落实、执行公司管理原则、理念及各项规章制度、工作流程负责。

2、对本中心所有工作结果及员工的纪律行为负责。

3、对本中心相关工作报告、报表的及时准确负责。

4、对控制和推动属下的工作负责。

5、对本中心的所有开支合理性负责。

6、对本中心员工考核、奖惩的公正性负责。

7、对本中心公共财产安全负责。

8、对本中心员工或中心工作给公司造成的不良影响和损失负责。

9、对公司所有管理资料的保密负责。

10、对各餐饮店食品安全负责。

11、对各餐饮店消防安全负责。

12、对各餐饮店培训效果负责。

13、对各餐饮店经理级人员的考核结果负责。

工作权限：

1、有对本中心所属员工的工作安排、调整及全面管理权。

2、有对直接下属职务的升降、奖惩、处罚等建议权；

3、有对公司各餐饮店执行公司营运管理制度、工作流程的监督检查权。

4、有依照公司制度对本中心下属员工违纪的处理批准权。

5、对本中心及各店经理级以上人员请假三天以上和带薪假的审核权。

6 、 对本中心经理级以下员工请假三天以上和带薪假的审批权。

7 、 有对各餐饮店经理级以上人员的考核、晋升、辞职、调动、辞退的审核权。

8、 对本中心经理级以下人员的招聘、、录用、转正、考核、晋升、辞职、调动、辞退的审批权。

9、 对各店月费用计划和物料申购计划有审核权。

10、 可行使公司给予消费折扣权。

11、 有2000元以内的投诉处理权；

管理范围：

本中心所有员工、各餐饮店所属员工、工作现场及办公设备。

主要工作要求

职务：营运总监 执行人：

序号

内 容

1

按照具体工作事项要求及时、准确的落实执行；在思想、工作、言行方面不得与公司管理原则、理念相背离。

2

检查了解各店在经营、管理等方面的服务和支持需求，检查各工作流程，每周对各店不低于3次现场跟踪。每月30日提交当月工作小结、下月工作计划。

3

每年12月依据公司战略规划，确定本中心相应的工作计划，制定出具体的执行方案。

4

每月25日审核各店的费用计划及物品申购计划。

5

根据季节变化，结合宾客及市场需求，提出新菜品构思，协助厨政管理中心完成每月新菜品研发、宣传、推广。

每月两次对原材料市场考察。

一周不少于两次参加原材料验收工作。

6

指导培训督导部修订培训讲义，并对经理级人员进行培训和培训效果的考核。

每月对各店督导培训师进行一次业务指导及案例分享培训。

7

每月月初对经理级绩效考核情况审核。

8

每月参加公司组织的经营分析例会；

每周参加各店的周经营协调会，对各店营业情况、毛利率进行分析、总结，并提出相关建议。

9

完成各种报告、表格的上报工作。

参与酒店工服选定，新店规划、设计、布置、各类用品用具的选定。

每月两次对各店进行卫生大检查；

10

参加公司、店总组织的各种例会，并做好会议精神的传达、执行。

每日时间管理

1

9:30-12:00

17:00-18:00

1、检查各部门班前例会标准，员工工作状态、精神面貌。

2、巡察各部门餐前准备工作。

3、了解各店客户预订安排情况，对重点客户进行个性化服务设计。

4、了解原材料质量情况。

2

12:00-14:00

18:00-21:00

1、跟踪餐中服务、出品质量、各项流程执行情况。

2、对重点客户个性化服务设计进行跟踪。

3

14:00-17:00

1、审核各类文件。

2、总结、计划每日工作情况。

3、参与组织各种会议。

4、协调工作、解决问题。

5

21:00-22:00

检查收市情况。

备注：对当日发现的问题，提出改进方案，通知店总及时解决。

营运总监岗位时间管理及工作要求

日期

工作内容

工作要求

月度工作

1. 每月工作小结，下月工作计划。

2. 每月参加各店经营分析会。

3. 每月审核各店月费用及物品申购计划。

4. 每月凉菜原材料市场考察。

5.每月参与新品研发（厨政例会）。

6.每月一次组织各店培训督导师指导培训。

7. 每月审核经理级绩效考核。

8. 每月两次参加各店卫生大检查。

1. 每月30日提交本部门每日工作总结及下月工作计划。

2. 依据《各项例会管理制度》参加各店经营分析会，提交会议纪要。

3. 每月25日对各店费用计划及物品申购计划进行审核。

4. 每月不定期对原材料市场进行考察。

5. 参与菜品研发的各项活动。

6. 每月28日组织各店培训督导师培训，进行案例分享。

7. 依据《五常管理法》对各店卫生进行检查。

周度工作

1. 每周参加各店经营协调会。

2. 每周对各店2次全程跟踪检查。

3.每周两次参加原材料验收。

4. 每周一参加公司例会。

1. 依据《各项例会管理制度》上报会议记录。

2. 依据《岗位巡检表》进行各店检查，并填写《问题报告单》。

9:30-

12:00

18:00-21:00

1. 检查各部门班前例会标准，员工工作状态。

2. 巡查各部门餐前准备工作。

3. 了解各点客户预订安排情况。

4. 了解原材料质量情况。

1. 依据《各项例会管理制度》。

2. 依据《岗位巡查表》。

3. 依据《重点客户跟踪表》。

4.依据《菜品标准菜单》。

12:30-

14:00

18:00-21:00

1. 跟踪餐中服务，出品质量、各项流程。

2. 对重点客户跟踪及个性服务。

1. 依据《岗位操作手册》。

2. 创新服务，提升品质。

14:00-17:00

1.审核各类文件。

2. 总结当日工作。

3. 参与、组织各类会议。

4. 协调工作，解决问题。

1. 修正各项流程与制度。

2. 完善与提升经营管理。

3. 沟通与协助。

4. 纠正指导。

职务说明书篇（6）

3．认真检查外出人员的行李，出具物品清单，并按规定给予放行

4．加强对外来车辆进行检查、登记，对出厂物资之核对验证

5．查看饭堂有无乱倒剩饭、剩菜、插队及厨房工作人员是否与违反厂规

6．每星期需写一份报告，写清一个星期的宿舍管理情况，本宿舍住宿人员情况，人员流动情况。

职务说明书篇（7）

中图分类号:F240文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)04-0083-03

绩效管理是指各级管理者为了达到组织目标对各级部门和员工进行绩效计划制订、绩效辅导实施、绩效考核评价、绩效反馈面谈、绩效目标提升的持续循环过程,绩效管理的目的是持续提升组织和个人的绩效。岗位说明书(也称职位说明书,职务说明书)是对岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的定义说明。它是根据职位分析所需要的各种调查资料,加以整理、分析、判断得出的一种结论性的书面文件,是职位分析形成的最终成果。岗位说明书是绩效管理的基础性环节,工作职责部分又是岗位说明书的核心内容,工作职责编写的规范完整有效与否直接影响绩效管理的成效或效果。但目前在人力资源管理中,岗位说明书的编制工作未得到应有的重视,岗位说明书“工作职责”部分更是缺乏规范科学性,从而给绩效管理工作带来不利影响。

一、岗位说明书与工作职责的内涵阐述

岗位说明书作为组织内部管理的重要文件之一,是对组织内部各类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、岗位关系、工作环境和条件以及本职位任职资格条件所做出的规定。岗位说明书作为现代企事业单位人力资源管理必不可少的基础性人事文件,它为企业的人员招聘录用、培训教育、绩效考评、薪酬福利、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务,提供了原始资料和科学依据。

工作职责是职位的职务、任务与责任的统一,主要描述该职位的职责范围、工作内容及工作过程的具体要求,包括所需完成的工作任务、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等,以及与本工作相关的其他工作和完成上级主管部门直接领导交办的其他临时性工作。工作职责的主要功能是让任职者及该职位的管理人员了解职位性质、工作内容等信息,使员工了解自己未来的发展方向,明确工作中的领导关系和相互协助关系。通常依据工作职责对员工进行绩效考评以及确定员工的薪酬工资等,从而使得各项工作都能做到有据可依,有利于组织客观、公正地进行人力资源管理。

工作职责是岗位说明书的核心内容,而岗位说明书主要通过工作职责来反映。两者之间的关系如下图:

二、事业单位岗位说明书中工作职责编写存在的问题

1.不切实际,针对性差。事业单位在编制岗位说明书时流于形式――基本不作调研,凭经验快速编成。即使有个别部门或岗位发生变动或增减时,一般也不能及时体现在岗位说明书中。编制者通常根据现有的岗位说明书进行复制,或者根据岗位性质的相似性编写岗位说明书的工作职责,使得岗位说明书本身的系统性、准确性和可信度受到不良的影响。比如会计岗位,有些事业单位就会根据通常会计的职责进行工作职责的描述,而不结合本单位的具体情况进行编写。另一方面,高层管理者和有关部门主管一直认为,编写岗位说明书只是人力资源部门的工作。得不到领导的重视和相关部门的配合,给岗位说明书的编制工作带来很大难度。编制的不切实际的岗位说明书其收效甚微,束之高阁。

2.因人设责,笼而统之。很多事业单位的岗位说明书的编写针对具体某个任职者而非其岗位,从而造成相同的岗位经常会有几份岗位说明书中工作职责内容大致相同的,这是编制岗位说明书的一大误区。比如文秘岗位,在同一单位的不同部门里(如下设的项目部)都设有文秘岗位,但文秘岗位的岗位说明书只能有一个,内容应涵盖不同部门文秘岗位的全部职责。

3.表述不当,含糊其辞。一些事业单位经常用烦琐的几句话表述一个工作职责,给执行者的理解造成困难。比如,将人力资源部经理的一项工作职责描述为“负责企业人力资源管理制度、计划等的制定和执行”,就会产生以下疑问:首先是语义不清。“负责”指的是亲力亲为,是组织安排,还是工作监督?第二是职责不明。“企业人力资源管理制度、计划等文件的制定和执行”是一个连续性的管理过程,涉及组织、管理、制定、核批、审查、督导、实施等诸多工作环节,仅以一句话粗略带过,造成职责描述不清,也显然与人力资源部经理实际的工作内容不符。

4.主次不分,轻重不明。目前事业单位忽视对工作职责之间内在逻辑关系的系统把握。一方面,由于任职者本身的参与不够,另一方面,由于职位分析人员缺乏系统性的培训,因而往往难以形成对职责逻辑的把握,而仅仅进行简单的罗列与描述。殊不知,漂亮的岗位说明书就好像岗位的“标签”,能够让不了解它的人马上把握概况、让熟悉它的人立刻洞悉要点。如果在描述工作职责时不分主次,无逻辑顺序地简单罗列,如同流水账一般,那么岗位说明书的作用也就被泯灭了。

5.内容重叠,疏忽遗漏。不同岗位的岗位说明书中“工作职责”项重叠现象屡有发生。这种职责的交叉和重叠导致部门与部门之间或相关人员间的权责不清,经常出现相互推诿现象。职责重叠的岗位说明书挫伤了员工的积极性,使他们行使权力时相互争抢,履行义务时相互推诿。比如办公室主任与办公室副主任之间。实际上,如果事业单位相关管理人员能够掌握一定的编制规范和方法技巧,就能够克服以上的问题。

三、事业单位岗位说明书中工作职责编写的探讨

1.做好调研,明确职责。岗位说明书编写之前,要及时与高层管理者进行有效沟通,了解高层管理者的目的和意图,争取高层管理者的支持;理解组织的发展战略和愿景目标,为编制工作正确定位。高层管理者对编制工作的支持可以使员工认识到这项工作的重要性和必要性,有利于岗位说明书编制工作的顺利实施。此外,工作流程优化、部门和岗位设置优化建议和方案也需要得到高层管理者的认可,岗位说明书的编制价值才能全面地体现。另一方面,岗位说明书编制工作离不开中层领导者和基层领导者的密切配合。在与部门负责人进行沟通时,主要是收集部门的组织结构、岗位构成、人员比例、部门权责等方面信息,为岗位说明书的编制做好铺垫。

2.因事设责,任务明确。岗位说明书应坚持“因事设岗”的原则,避免迁就于人的现象发生。编写工作职责要针对岗位而不是针对具体的某个任职者;针对的岗位是现有的岗位而非将来的岗位,描述的工作职责为岗位要求员工应该做的而非在职人员正在做的内容;编写工作职责应研究不同工作任务之间的区别和联系,使工作任务相对集中和稳定,努力以较少的工作者完成较多的工作任务。

3.规范用语,准确表述。工作职责的描述尽可能使用统一明了的语言。在描述职责或任务的时候,注意使用比较贴切的动词,使之能够准确描述任职者的行为。比较忌讳的是通用“负责……”、“管理……”这样模糊的动词;为了说明得更清楚,必要时辅以状语性的措辞;同时,要注意删减不必要的修辞,例如,“制作出出色的PPT演示文稿”,“出色的”是对工作成果的评价,可以放在绩效考核中加以评判;职责中要明确地体现任职者独立决策的权限,即他作出的决定是否要他人审核,明确任职者的权限有助于界定任职者所承担的责任,真正做到任务、责任、权限的统一。

4.简明扼要,符合逻辑。任何岗位的工作职责都是一个有机的系统,而非简单的拼凑与组合。工作职责的每一项只需用精练的一句话概括,无须赘述。工作职责的具体描述最多不超过十项,应选取主要的职责进行描述,文字应简单明了、浅显易懂,内容要具体、明确,让任职人员读过以后,可以准确地明白其工作内容和工作程序。想要写好工作职责,不仅要清楚岗位工作的主要内容,而且对其职责大小与顺序的划分也要明确。在实际编写中,可按照各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析,按照一定的逻辑顺序来编排,这样才有助于更好地理解和使用岗位说明书。

5.避免重叠,全面具体。工作职责的描述应遵循“穷举、互斥”原则,达到“既包括所有工作内容,又避免相互重叠”的目的。描述工作职责没有必要面面俱到,面面俱到容易使人产生超出工作职责规定的事情就不该做的错觉。从岗位说明书完备性的角度考虑,可以加上一句话“完成上级领导指派的其他工作”,对于那些临时的或者无须记入的“分内事”也在工作职责中得到了体现。

在不同部门间,应按照相似性原则进行归类,确定有利于绩效考评的人员类别并对其工作职责进行描述。比如,一个单位从事会计岗位的人员不止一名而且分布在不同部门,但会计的岗位说明书只能有一个;在同一部门内,不同层级的员工都在为进行某一种工作履行其不同的职责,他们的工作内容是相似的,但是其工作侧重点是不同的,所以编写工作职责时措辞要恰当,避免职责的相互混淆。

四、结语

岗位说明书的核心内容在于工作职责部分,一份遵循实事求是、因事设责、全面具体、准确表达原则的岗位说明书必然是实用、易用的。把握好岗位说明书编写过程中工作职责的这个关键点就能编写出适合于不同组织机构、有利于组织人事部门、有效支持人力资源管理的岗位说明书,从而为绩效管理奠定良好基础。

参考文献:

[1]付亚和,许玉林.绩效考核与绩效管理[M].北京:电子工业出版社,2009.

职务说明书篇（8）

1.理念提出

开展此项工作是开封县供电公司立足当时管理状况、着眼今后发展所作出的一项重要决定，我们一方面要在逐步改善网架结构、提高电网设备安全运行水平等硬件方面加大投入，另一方面要从规范管理、理顺工作流程、建立现代企业制度等软件环境上下大功夫。从公司当时的状况来看，在这方面存在着许多问题，其中包括：

1.1各部室职责不清，各岗位职责不清，工作内容重复，权责利不对等，职工的工作积极性并未真正调动起来；

1.2公司各岗位职工并不真正清楚本岗位的工作职责及要达到的工作标准，不知道如何做，做到何等程度方可；

1.3基于此所体现出来的公司薪酬制度也不能真正起到激励的作用，包括我们公司目前所运行的绩效管理也只能局限于考核到各部门，并不能确确实实的考核到每一个基层岗位，因为岗位不清，职责不明，不能考核到岗，造成了一些技术上的不合理，没有完全实现绩效管理的激励作用；

1.4由于没有科学的岗位职责及工作标准，员工的困惑较多，不知道该干什么，不该干什么，上级指导时间较长，员工工作错误较多，培训的针对性较差，使得在新进人员及员工后续培训中要花费过多的精力。

为了使绩效管理进一步深化，解决公司在管理中存在的一些问题，经近半年的基层调研及与相关专家的反复咨询，决定在全公司开展“岗位说明书及业务流程一体化”再造工程。

2.目标

此项工作的完成，为企业提供了如下信息：此岗位的工作是什么—主要职责；做到何种程度——工作标准；如何做——工作流程；什么人适合这些工作——任职资格。岗位说明书是为了让员工知道本岗位“该做什么”，业务流程是为了让员工知道本岗位工作“要怎么做”。通过一体化的建设，让员工系统的知道自已该干什么，又该如何去干；让部门的管理者可以通过此项工作分析诊断出公司工作中不顺畅的环节以及影响工作效率的因素，然后加以改进，解决岗位上 “做什么”、“怎么做”、“做的程度”这一问题，逐步实现企业员工的自我管理；从而夯实管理基础，促进管理的规范化运作，为提升管理效率和运营价值起到重要的促进作用。

二、《岗位说明书及业务流程》项目的主要做法

1.专业管理的组织机构设置及其职能

1.1成立项目领导小组

为了保证一体化建设工作的顺利开展，成立了以公司总经理任项目领导组组长，各分管领导任副组长，各职能部门负责人任成员的一体化建设项目领导小组，为一体化的顺利实施提供组织保障。

1.1领导小组组织机构图 2.1专项技术小组组织机构图

1.2成立专项技术小组

1.2.1专项技术小组组织机构图

为更好的完成此项工作，成立了由人力资源部主管领导任组长，人力资源部主任任副组长，各职能部门选派一至两名专业技术全面的专责任成员的专项技术小组，并下设办公室，全面负责该项目的督促、指导、协调工作，办公室设在人力资源部，并设专工一名。

1.2.2人力资源主管领导：组织制订项目执行方案、督促、指导、协调工作，指导公司一体化工作的持续推进等。

1.2.3人力资源部主任：执行计划并组织实施；组织项目各模块的设计、审核与实施工作，负责项目相关各类评审会、研讨会等的协调组织工作；

1.2.4各部门专责：学习和掌握项目相关知识，以及项目成果的实施方法，具体编写标杆岗位说明书和业务流程，推动部门一体化工作的开展，组织、审核、修改部门一体化成果；

1.2.5人力资源部专工：参与项目各模块的设计、审核与实施工作，负责项目成果报告的撰写工作；

2.流程图

2.1岗位说明书及业务流程一体化建设工作流程图

2.2流程过程控制方法说明及节点工作的做法描述

2.2.1准备阶段

节点1：发放调查表，收集各部门职责现状；

节点2：人力资源部收集调查表，按照“因事设岗，按岗定标，以标择人，人行其事，事得其酬”的人力资源管理思路以及公司岗位设置意见的要求，重新梳理了各部门的职责，将重复性的、不合理的、需要调整的部门职责进行了讨论确定，解决各部门有异议的职责，在此基础之上提出组织机构优化及各部门所负职能的调整意见

节点3：将优化方案及调整意见报请公司总经理审批；

节点4：人力资源部按照批准意见设置公司组织机构，

与部门负责人沟通，确认各部门职责，并在此基础之上，确定了各部门的岗位设置；

节点5：各职能部门根据本部门确认职责及岗位设置要求，编写本部门职能说明书（见附表3），为岗位说明书编写提供依据。

与此同时，举办了各类一体化培训班，强化一体化知识的培训和渗透。

2.2.2编制阶段

节点6： 技术培训——在学习中编制，在编制中改进是公司编制的基本原则。为了全面、高效的开展岗位说明书与业务流程一体化建设的编制工作，人力资源部对一体化项目组（主要指专项技术小组），会同仝博公司顾问组先后在公司举办了多次一体化建设编制工作培训班，就如何编制部门职能说明书、岗位说明书、业务流程的相关知识进行了辅导、培训，对在编制过程中出现的问题以及职责概述，工作重点、要点的提炼、工作效率的提高，业务流程的整合和描述等方面进行了全面培训和指导。

节点7：编制标杆岗位说明书及业务流程——各部门确定出本部门标杆岗位，由专项技术小组成员进行编制，此阶段共完成全公司19个部门38个标杆岗位说明书以及涉及业务流程的编制工作。

节点8：阶段性总结——由该项目主管领导再次组织召开了阶段性总结促进会，会上通报了前一阶段岗位说明书与业务流程一体化建设的编制情况，对下一步工作进行了安排部署，对存在的问题提出了改进意见和建议，并下发了全面展开岗位说明书与业务流程一体化建设编制工作的通知，要求各部室按照要求，各岗位全员参与一体化建设编制和审核定稿工作。

节点9：全面编制——各部门各岗位人员根据编制要求编制本岗位岗位说明书及相关业务流程，在编制的过程中，各部门项目小组人员以持续改进为主线，不断与各部门领导及各岗位人员进行沟通、磋商并加以辅导，保证了公司一体化建设编制工作的顺利进行。

2.2.3审核阶段

节点10： 信息反馈、内部审核阶段—由人力资源部先后组织各职能部门进行了2次内部集中审核.并进行了部门间的交叉审核，对各部门各岗位工作流程中相关联的部门和岗位进行了沟通审核，使各岗位的岗位说明书及业务流程的各个环节得以有效落实；

节点11：修订阶段——对内部审核后的文件将意见返回各职能部门进行修订；

节点12：外部审核——为了使此次的编制工作更加规范和合理，对内部审核后的内容又专门聘请专业顾问师对全公司141份岗位说明书和147个业务流程进行了集中审核和修改。

节点13：在规范性审核的过程中，公司一体化项目工作组配合咨询公司顾问师对存在共性问题和个性问题的岗位说明书和业务流程为实例，与各职能部门反复进行沟通和修改，保证了编制的质量和进度。

2.2.4、使用阶段

节点14：印刷、——根据进度要求，在完成审核、审查工作后，报送公司主管领导及总经理进行审批后印刷和颁布。

在岗位说明书与业务流程一体化建设编制工作中，公司共完成19个部门职能说明书、141个岗位说明书，147个管理及业务流程的编制工作。依照公司机构设置和岗位定编的规定，此次编制的岗位说明书基本包含了公司各个岗位，业务流程体现了实际工作，部门职能说明书涵盖了本部门的具体职责。

节点15：深化及应用

一体化的建设工作是一项持续性工作，不是一成不变的，此手册以后，，为了配合公司精细化管理的深入，并将“岗位说明书及业务流程一体化”规范有效地转化为员工自觉的行为，经公司领导研究决定，2009-2013年连续三年，在全公司范围内开展了“员工岗位述职暨后备人才选拔”活动。

三、评估与改进

岗位说明书的编制，梳理了岗位职责，优化了关键业务流程，实现了员工自主管理；同时新上岗员工能以最快地速度进入工作状态，使部门管理者从繁忙的“指派任务”中脱离出来，为公司各项基础性管理工作带来了不可估量的影响，扭转了电力企业部门职责不清，员工岗位不明的组织乱象，开创了全国电力系统县级供电企业人力资源管理工作的先河，提高了企业的标准化、精益化、扁平化管理水平。

1.部门职能说明书的编制，优化了管理职能，整合了公司的管理体系，进一步明确了工作职责，为公司目标管理和战略落实奠定了基础。

2.岗位说明书的规范，解决什么岗位、干什么工作、达到什么要求，实现什么目标的问题，特别是任职资格的统一规范，为各个岗位的有效管理提供了依据、固化了资格，也为今后人力资源的储备、员工的教育培养和职业生涯形成了清晰的管理目标和规范的资格要求。

3.管理流程及业务流程的规范，对目前的工作程序进行了再次梳理、整合和优化，为全面开展标准化作业、精益化管理奠定了基础。

职务说明书篇（9）

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）46-0015-02

高校的行政管理工作，往往是难以量化绩效和成本。高校行政管理中也存在人浮于事，个别事件互相推诿，工作效率不够高，考核难等问题。这主要是因为高校的行政管理附属于教学、科研的管理，为教学、科研管理服务。同时又有程序繁复、具体事务琐碎等特点。因此，高校行政管理的人员编制数的核定、控制以及绩效考核往往是一个难题，要研究解决这一难题的方法，笔者认为基础工作首先是拟定合理规范的高校行政岗位说明书。

一、高校行政岗位说明书的概念、特点和适用范围

岗位说明书，是表明用人单位作为一个主体期望职员做些什么、职员应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。高校行政岗位工作说明书根据高校的具体情况进行制定，在每个岗位中都应有一份独立的岗位说明书，而且在编制时，要注重文字简单明了，并使用浅显易懂的文字填写；内容要越具体越好，避免形式化、书面化。另外，在实际工作当中，随着高校的发展和壮大，岗位说明书在制定之后，还要在一定的时间内，有必要给予一定程度的修正和补充，以便与实际发展状况保持同步。而且，岗位工作说明书的基本格式，也要因不同的情况而异。

二、拟定高校行政岗位说明书的注意事项

1.岗位应因事而定，不能因人而设。因高校中行政官僚化的影响，人们对高校行政部门以及编制的划分，往往是以处长、副处长、科长（或主任科员）、副科长（副主任科员）、科员等级别为第一印象，设定岗位说明书的时候，也习惯以级别为岗位依据，将工作任务依级别分摊，形成因人而设的局面。长此以往，岗位说明书就处于被动的描述状态，无法起到主动的作用。正确的方法，如某个部门的岗位说明书，因当是首先将整个部门的所有工作任务列出来，然后将工作任务按照部门内部的科室划分而划分到不同科室，再根据任务量的大小拟定工作人员的人数。如此划分后，除了现有的岗位人员外，一旦有人退休，就可以通过将现有的工作任务再次划分，适当调整每个人的任务量，通过划分后的评估，如仍然在可承担的范围内，那么退休一人就不能成为需要新增人员的理由，从而达到总体控制人员的目的。

2.岗位说明书应描述具体的工作任务、完成目标且体现该项工作的上下链接。岗位说明书的撰写，应体现可操作、可对照。每个工作任务应用简练的语言清晰描述，可以使未从事过此类工作的外部人员都可以一目了然的知道哪些工作由哪些部门负责。同时，在描述工作任务的同时，也应体现该项工作的上下链接。举例说明：某高校教师住房补贴的申请，人事处负责开具申请人员本人的工作时间和工作岗位证明，然后由申请人递交到后勤部负责接下来的申报手续。在人事处岗位说明书中，涉及到此项工作的时候，还会在最后提到“此项完成后，转移到后勤基建处跟进”。如此就能使部门间职责分明，也可以使办事人员知道在这个部门做完这一步后，下一步到哪一个部门走。避免了部门合作时职责不分的情况。

3.岗位说明书应同时明确该岗位的胜任标准。从浅层面来看，岗位的胜任标准是指根据岗位的工作要求，确保该岗位的人员能够顺利完成该岗位工作的个人标准。从深度来说，它可以是动机、特质、自我形象、态度或价值观、某领域知识、认知或行为技能，且能显著区分优秀与一般绩效的个体特征的综合表现。岗位胜任标准的大部分内容，往往是和岗位说明书一一对应的。

4.岗位说明书的设置流程。在一般的企业中，岗位说明书是由人力资源部拟定，根据工作需要和节省成本需要，可以随时将某些岗位合并、拆分并且招聘或者解聘人员。高校的行政配置有其一定的功能划分的固定性、事业单位人员流动较少等特点，根据这种特点，高校岗位说明书的设置应与一般的企业不同。主要体现在人力资源部门与其他部门间的一个往来协商修订的过程。以部门的自我拟定为主，人力资源部从整体行政结构的角度，做适当的调整修改。修改后再次返回部门，由部门再次提出意见，如此反复协商后定稿。

三、岗位说明书对于行政机构设置的重要作用

1.岗位说明书有力的提高了行政办事效率。高校的行政管理部门，因为其部门间职责不明确，人员臃肿，带有一定的大锅饭心态，容易陷入人浮于事的状况。使得办事流程不明确，事情推进缓慢甚至被搁置。岗位说明书明确了行政事务的分配，使得管理范围清晰，责任明确。任何人都可以在说明书中明确事情的负责部门，避免了人事推诿，互相踢皮球的情况。

2.岗位说明书较好的解决了行政工作的量化问题。行政管理工作因其种类多、琐碎、讲究工作人员间的协同配合，从而一向是被认为无法量化的。岗位说明书明确了每个岗位的责任，使传统观念认为无法量化的行政工作可以变得清晰可控。

3.岗位说明书可以为一系列的工作提供依据，如绩效考核、编制设定、招聘、录用、目标管理、培训、晋升与开发等等。①为招聘、录用员工提供依据。岗位说明书里确定了岗位的任职条件，任职条件是招聘的前提和基础，每一个岗位都对其工作人员有独到的要求，不仅仅是学历、专业等表面的东西，还有岗位员工对职业的兴趣、潜力。②对员工进行目标管理。在对员工目标管理设计的时候，依据岗位说明书所规定的职责，通过岗位说明书可以很清晰、明确地给员工下达目标。③是绩效考核的基本依据。岗位说明书上对岗位职责的具体要求为考核依据，通过对员工德、能、勤、绩等方面的综合评价。并以此作为任免、奖罚、报酬、培训的依据。④员工教育与培训的依据。对员工进行培训是为了让员工更熟悉工作内容，更快适应工作要求，因人因岗而异的对具有一定专业学历的员工进行业务知识和实践技能的培训。根据岗位说明书的具体要求，有针对性的对各类职业进行不同的培训，使员工尽快的融入工作，提升在本职岗位上的能力和眼光。

参考文献：

[1][美]ljeffrey A.Mello，著.战略人力资源管理[M].中国财经经济出版社，2004.

[2][英]迈克尔.阿姆斯特郎，著.战略人力资源方法[M].华夏出版社，2004.

[3]彼得·德鲁克.管理的实践[M].北京：机械工业出版社，2007.

[4][美]理查德·L.达夫特，著.组织理论与设计[M].清华大学出版社，2003.

[5][美]苏米特拉·杜塔，让一弗朗索瓦·曼佐尼，合著.过程再造、组织变革与绩效改进[M].北京：中国人民大学出版社，麦格劳一希尔教育出版集团，2001.

职务说明书篇（10）

“岗位说明书”是组织对其所设岗位的各种要求进行说明的文件。它包括岗位名称,其上、下级关系,任职条件,设置目的,本岗位与学校内外部的沟通关系,本岗位的主要职责范围、责任范围、权利范围,以及考核标准等内容,是人事管理的基础性文件。

1 岗位说明书在高校人事管理中发挥核心作用

1.1 基础管理:岗位是组织里最小的单元,通过岗位说明书的结构化管理,对学校的最基础层面按照岗位说明书的构成进行疏通、理顺,形成学校管理的基础网络,成为构建整个管理体系的平台,使管理体系从无序到有序,并通过岗位说明书的动态管理,不断地进行创新与提升。它是学校有序、稳定、规范的管理基础,能够有效地增强学校的应变能力、变革能力和抗风险能力。

1.2 公平管理:公平管理是有效管理的特征之一。教职工对公平的期望一方面通过学校对自身的评价与分配,另一方面从学校对他人的评价与分配,并通过与他人的比较来判断学校的分配制度、程序、方法等是否公平。公平管理实现分配公平与程序公平,使教职工有公平感。岗位说明书通过建立结构化的内容,从不同的维度全面、客观的进行岗位评估与教职工职务、职称的评定,建立岗位等级与教职工等级,按照岗位价值与教职工价值公平分配,为制定公平的绩效考评、薪酬分配、招聘选拔等制度提供依据。

1.3 规范管理:岗位说明书中通过明确岗位的职责、权限、任职资格等对岗位与教职工的要求,形成岗位的基本工作规范,使教职工按规则办事、按规则受益,培养自己的职业素养与职业技能。

1.4 量化管理:岗位分析到岗位说明书的结果运用,都有不同的量化管理的方法,使人事的模糊管理从定性向定量发展。通过岗位价值量化评估,可以与薪酬挂钩分配;通过建立能力素质评级标准、任职资格等级,可以进行人员评级、人员选拔。岗位分析与统计学等方法的结合,可以提高分析的准确性与精确性。另外,通过建立教职工能力素质模型,应用问卷的方式,采用统计学和心理学相结合的方法,开发成素质测评软件,可以很大的提高人员选拔的效率与准确性。

2 编制岗位说明书

从岗位说明书的作用可以看出,岗位说明书对学校管理,特别是学校的人事管理是十分重要的,它编制成功与否,将对学校人力资源的众多工作产生较大的影响。

2.1 岗位说明书的编制原则

2.1.1 目标明确的原则:编制岗位说明书前,首先应明确岗位的工作目标是什么,而且是为实现学校最高目标与战略服务的。然后围绕岗位目标来设计岗位职责。缺少目标引导的岗位职责,履行的结果是对学校总目标的达成没有帮助,岗位的设置就没有意义。

2.1.2 源于现实又高于现实的原则:岗位说明书的信息大多数是来源于现实岗位,或是一个新成立组织的前期策划,由此基础上编制的岗位说明书的重要编写原则是既要反映现实情况,又不能拘泥于现实,要有一定的“空间感”[1]。

2.1.3 指导和帮助的原则:岗位说明书的价值在于为任职者的工作提供帮助和指导,能为岗位工作目标的达成提供最佳捷径和向导,否则是一纸空文。

2.1.4 分工和协作的原则:岗位是因为分工不同而不同,一项工作或任务的完成往往需要很多个岗位的配合,岗位不是孤立的,岗位之间是分工与协作的关系,统一在学校目标下的价值链上发挥不同的价值和作用。

2.2 岗位说明书的编制方法:岗位说明书具体内容的编写大体可分为几个步骤来进行:准备阶段、编写阶段、审核与修订阶段、定稿阶段。

2.2.1 准备阶段

(1)组建编写小组:负责具体编写工作和协调有关事宜。编写小组成员由顾问公司(外聘)、人事处及其他部门指定的人员组成。对小组成员具体的要求:对学校及本部门的中长期目标和工作流程比较了解、有一定的影响力、能公平公正地处理问题、有一定的文字功底。

(2)组建领导小组:负责审核编写的结果和解决编写中出现的有关问题,主要由校领导和学校资深的专家组成。

(3)编制部门职能说明书:学校必须将自己的战略目标落实到各个部门,系统的界定学校各部门的关键职能,完成学校现有部门的职能定位,明晰各部门的使命、责任、主要工作流程以及关键绩效指标等。将部门拥有的工作业务流程在部门职能中逐一列出,建立了部门职能与学校关键工作流程之间的链接。

2.2.2 审核与修订阶段:部门负责人对岗位说明书的初稿进行初步审核,及时提出审核中发现的问题。编写小组提供岗位说明书的审核技术和办法,负责审核的过程辅导,解决各部门审核中遇到的技术问题,并负责收集审核意见,并修订。

2.2.3 定稿阶段:编写小组将已初步修订的岗位说明书提交学校领导小组。领导小组对所有的岗位说明书进行综合性全面审核,提出审核意见,并将审核中发现的问题与编写小组共同探讨,最终确定修订的办法,经编写小组再修订后,岗位说明书定稿。

岗位说明书定稿后,通过一定的程序进行下发执行。

3 岗位说明书的管理

岗位说明书的制定,是经过工作分析,按照岗位说明书的结构模块一块一块完成的。岗位说明书的管理,则是按照岗位说明书的各结构模块构成体系,一个体系的进行监督与管理,将每个体系系统的联系起来,保持内在的关联性。高等学校如何管理岗位说明书呢?笔者将从以下三个方面进行探讨。

3.1 强调动态管理:动态管理方式是要求持续改进与管理的方式,对岗位说明书的动态管理,就是对岗位说明书的内容进行持续改进与完善,并始终与学校内、外部环境的变化接轨,保证岗位说明书承载的信息是有效的而非过时的。

3.2 强化制度管理:岗位说明书提供了一套各个模块的使用规范,遵守岗位说明书规范,招聘符合要求,职责不变迁等。每个模块整理出来,都是一套单独的制度体系,岗位系列、职责系列、任职资格系列、权限系列,招聘体系等,对岗位说明书的管理,在每个岗位规范管理的基础上,对全部的岗位模块系列形成制度化管理。岗位的设置与变更需与学校发展战略和办学理念相一致;确定岗位设置的基本原则,岗位分析的程序;建立岗位变动管理的流程和制度,岗位设置申请、申请内容、审核审批程序、岗位评估定级、编制岗位说明书。

3.3 强化职业素养:教职工按照岗位要求的职责、权限去开展工作,恪守本岗位的职责、权限范围与他人合作,按照组织的职业生涯通道塑造自己,弥补自己的差距等,达到岗位的业绩要求。因此,高等学校通过对岗位说明书的培训来强化教职工的职业素养,达到培养职业化教职工的目的。通过岗位说明书实现教职工的职业化管理。

参考文献

职务说明书篇（11）

        在我国，把秘书学作为一门独立的学科来进行研究始于20世纪80年代，虽已取得了很大成就，但研究横向联系不够，理论上很难取得共识，至今关于秘书学中一些基本、重要的概念和理论都存在着诸多争议，没有一个统一定论，本文所述关于“秘书”定义即是如此。而随着日新月异的时展，有的秘书学著作中所述内容有陈旧过时之失。本文试从“秘书”在古汉语中的定义、“秘书”在现代汉语中的定义、国外对“秘书”概念的界定及“秘书”特有属性的辨析四方面来探析最恰当最符合当今社会实际的秘书概念。

        一、“秘书”在古汉语中的定义

        “秘书”的概念在我国最早出现在汉代。班固所著《汉书·刘向传》中记载道：“诏向校中五经秘书”。这里的“秘书”不是指人，也不是指职务，而是指物，意为“图书密文”。我们都知道秦始皇焚书坑儒，焚书造成大量图书的毁灭，也使得之后的汉代社会上的文献变得极为稀少珍贵。到了西汉初年，统治者为政治需要，广泛搜集社会上遗存的档案图书文献，集中于宫中秘藏，故称“秘书”。可以理解为因稀有珍贵而小心保存的书籍。这就是古汉语中“秘书”的第一种含义。秘书一词在古汉语还有一种含义，即谶纬图录之书，也就是迷信的人用来预卜凶吉、对未来做出某种预测的书籍。一般也是宫廷藏书。据《后汉书·郑玄传》记载，郑玄给其儿子的《戒子书》中，说他年轻时代在皇宫里曾经“粗览传记，时睹秘书纬术之奥”，这里的“秘书”便是谶纬图录之书。

因此，根据我国古代文献的记载，“秘书”一词最初不是指人，而是指“具有秘密性质或神秘色彩的图书”。而当秘书开始指代人员，有官职的意思是带后缀的。也就是说在秘书之后加监、郎、丞、令等后缀，才不是指书，而是具有官职的含义。

        二、“秘书”在现代汉语中的定义

20世纪初孙中山在日本主持同盟会工作期间选用宋蔼龄、宋庆龄为自己掌管文书及其他日常事务时，称她们为秘书，此后，秘书成现代汉语常用词。“秘书”在现代汉语中已不再指“事物”（书籍档案），而是指称“某一类人”。

        在《现代汉语词典》中，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”；《辞海》中，秘书是“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员”。这两本词典中对秘书一词的解释，再次说明了“秘书”在现代汉语中已经不再指称事物（书籍档案），而是指称某一类人。值得注意的是，这两本词典都把“掌管文书”作为秘书的必备条件，然而在已进入21世纪的当今社会，行业秘书的门类越来越多，各行各业内秘书工作本身也在不断分化，秘书工作本身的分工将越来越细密，许多秘书并不一定掌管文书，如负责总务、后勤等工作的事务秘书或负责在生活上给领导提供服务和帮助的生活秘书。所以这两本词典对于秘书这个概念都有“定义过窄”的缺陷。

        而在秘书学界，虽然“秘书”是秘书学科中一个最基本、最重要的概念，但是自秘书学产生以来，对这个词的定义就存在诸多争议。有人统计过，秘书学界对“秘书”的定义多达100种以上。有“职务”说，“职位”说，“职称”说、“职业”说、“人员”说等方面。各个学说中都有一些专家定义一些虽略有不同但极相类似的概念。例如在“人员”说中：

        “翁世荣认为：秘书是‘辅助领导层或个人实施管理和处理日常事物的人员’；董继超认为：‘所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人员’；杨永清认为：‘秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员’……”这表明“秘书”一词尚未在学术界达成概念上的一致，仍具较大的争议，而这争议，这定义的不规范无可避免地带来一些问题。仔细辨析这几种主要学说，我们可以认识到：

        “职业”说从长远看有道理。在西方发达国家，秘书早已成为一种与教师、医生、律师等同的职业名称，许多人愿意终身以秘书为业。 

而我国秘书正在向职业化转变，但尚未完成，大多数公众还未接受“干一辈子秘书”的观念。尤其是在党政机关工作的男秘书，往往只是把秘书作为自己职业生涯的一块跳板。

        “职务”说或“职位”说，主要是指在党政机关、政府部门里，由领导或组织人事部门正式下文件任命的秘书职务（有的在括号注“正科级”“副处级”之类说明），这在广大秘书群体中只是一小部分，大多数秘书都没正式秘书头衔，但一般人都把秘书部门的工作人员统称为“秘书”。

        “参谋”说重在强调秘书部门的参谋作用。这虽然没错，但不能要求秘书部门每个工作人员都当领导的参谋。参谋是高层次智力活动，少数高级秘书人员才能胜任的职责。

关于“助手”说，其实助手是个相对概念，不能指代确定的对象。医院中住院医生是主治医生的助手，手工艺劳动中徒弟是师傅的助手，在机关中副职领导是主要领导的助手，周恩来被人看作毛泽东“最得力的助手”，但他不是秘书。所以，将秘书归类于本身没确定外延的“助手”太宽泛。

       还有“（工作）人员”说。“人员”说可较恰当涵盖所有秘书。秘书自古以来就是典型的脑力劳动者。我国古代最早的秘书官职叫做“史官”，据传汉字的发明人仓颉就是黄帝的史官。夏商西周时代史官是统治阶级中文化水平最高的人。现代秘书必须具备较高层次的学历和良好的文化修养。所以秘书应归类于“以脑力劳动为主的工作人员”。

而在1998年5月国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》对秘书就采用了显然属于“人员说”的定义，认为秘书是：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及其实施提供服务的人员。这个定义，其实是针对“公务秘书”而言。“办公室”、“程序性工作”、“政务”这些词一般多应用于公务秘书，对于如今市场经济下越来越多的民间秘书特别是私人秘书不很适用，对企业秘书来说也是不适当的。

三、国外对“秘书”概念的界定

西方秘书一词源于拉丁文“secretaries”,原意为“可靠的职员”。英文秘书“secretary”,即是秘密“secret”加上后缀“ary”。表明了秘书工作中保密的重要性。国际职业秘书协会（英文全称：international association of administrative professionals,英文简称iaap）认为，秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。这一对秘书的阐述广泛应用于欧美发达国家，具有较强的市场色彩。日本学者认为，秘书是帮助与处理各种事务的工作人员，即秘书是全能运动员。这突出表明秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，赋予性强，很难明确予以界定。

以上国外对“秘书”的定义主要集中在以下两大方面：

第一：由于市场经济实体的需要，秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称，这一特点在欧美各国中表现得尤为突出。第二：秘书主要是为领导服务的人员。这是各国对秘书进行界定时的一大共性，即一切秘书都是为其领导人服务的助手，没有领导就没有秘书，正是领导人的需求，导致了秘书活动的产生与秘书的诞生。

四、“秘书人员”特有属性的辨析

由前论述分析可知，我国现阶段秘书定义采用“人员”说比起其他学说诸如“职务”说、“职业”说、“助手”说更为适当。而秘书人员与其他工作人员相比，还有其特有属性：

其一，服务对象的特殊性。秘书的服务对象就是领导，秘书直接为领导服务。这里的领导是广义概念，雇主、上司、老板、主管都是领导的范畴。而社会其他工作人员的服务对象往往并不只是一类。秘书所有庞杂琐碎的工作都是为领导活动提供直接或间接的服务。可以说没有领导就没有秘书。秘书天生为领导而生，秘书工作的起源就是由于领导需要有人辅助他工作。因此秘书的服务对象就是领导，是秘书区别于其他工作人员最显著的特征。

其二，工作内容的特殊性。辅助性是秘书工作固有的、最主要的性质。领导的主要工作就是决策和宏观管理，而秘书的主要工作就是辅助领导决策和宏观管理，就是在领导的决策和管理中给领导当助手、参谋、提供辅助。没有领导的决策、管理活动，也就不需要秘书工作。秘书没有独立于领导工作需要以外的工作任务。辅助性要求秘书正确认识自己和领导的关系、要求秘书在工作中不能越权行事、要求秘书具有“通才”、“杂家”式的知识结构、要求秘书信守忠诚、保密的职业道德……因此，辅助性是秘书人员区别于其他工作人员的最明显的特征。

纵上所述，符合我国现阶段实际的“秘书”概念可采用秘书学界的“人员”说，《现代汉语词典》和《辞海》中关于秘书定义中的“掌管文书”已不是秘书概念的必备条件，而秘书人员的特有属性就是服务对象是领导与秘书工作中最重要的性质辅助性。

        因此，“秘书”可简洁定义为：辅助领导管理和决策的人员。