标识工作方案大全11篇

标识工作方案篇（1）

中图分类号:D922文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)20-0094-03

近年来,企业招标投标中的知识产权纠纷不断,相关侵权案件频频见诸于报端。这一系列侵权事件的发生,破坏了招投标公平有序的运作规则,背离了招投标良性竞争的初衷,同时也折射出隐藏于案件背后的企业招标投标过程中的知识产权管理问题。

一、企业投标方案知识产权流失问题揭示

为深入探究企业招投标过程中的知识产权管理问题,笔者通过多种渠道的查找和搜集,共获取五个企业招标投标知识产权侵权案例,这些案例集中发生于2002年至2006年间,基本涵盖了工程招标、货物采购招标和服务招标等招投标主要类型,包括两个工程设计招标案例、一个工程施工招标案例、一个货物采购招标案例、一个创作方案招标案例。

通过表1的对比分析可以发现,在选取的五个招投标典型案例中,只有一个案例反映的是招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题,其余四个案例所反映的问题最终都可归结为企业的投标方案被招标方和中标方侵占或盗用,致使方案中含有的知识产权流失。这从一定程度上说明,企业投标方案的知识产权流失问题较之招标项目所涉技术的知识产权瑕疵问题来说更为普遍,是目前企业招投标实践中发生频率较高的问题。因此,本文重点讨论企业投标方案的知识产权流失问题。

投标方案是投标文件的核心组成部分,其中涉及投标企业的多项知识产权,不论中标与否,投标方案的版权以及方案中所运用的投标企业自身拥有的专利和技术秘密等都应归投标企业所有。如果招标方需要全部或部分使用失标方案,须征得失标企业的书面同意,并给予其一定的经济补偿。

结合笔者搜集的典型案例来看,企业投标方案的知识产权流失主要发生在工程建设招标(包括工程设计招标和工程施工招标等)和服务项目招标(包括创作方案招标和项目咨询招标等)领域,大致表现为以下几种情形:其一,投标企业的设计方案没有中标,但招标方却在中标方案中抄袭或照搬未中标人的设计方案;其二,投标企业在某项目的一期招标中成功中标,并运用自己拥有的技术完成项目施工,但是他在随后的二期招标中失标,二期中标人却在项目施工中使用一期中标人的技术;其三,两个以上企业组成一个联合体参与投标,投标方案完全由其中一方独立设计完成,该联合体中标之后,未参与投标方案设计的一方与招标方私下串通侵占盗用设计方案,撇开了方案的设计者。

二、企业投标方案知识产权流失的应对策略

导致企业投标方案的知识产权频频流失的原因是多方面的,既受到全社会知识产权意识较薄弱、知识产权信用环境恶化的影响,又与我国招投标法律体系缺失知识产权保护规则的制度缺陷紧密相关,同时“僧多粥少”的招投标买方市场所引发的双方地位失衡现状,也使存有侵犯投标方知识产权动机的招标方有机可乘。

不过,投标企业自身的知识产权管理缺陷是其遭遇知识产权侵权的关键原因所在。因此,投标企业应当苦练内功,以最大限度地保护、管理和运用企业的知识产权资源为指导方针,进行企业内部管理的全方位创新,在招投标全过程中融入知识产权管理内涵及管理要素,从系统的角度来配置知识产权资源,实现企业知识产权管理与招投标操作规程质的融合。

(一)组织机构优化

投标企业知识产权管理的组织机构优化,首先是对企业招投标知识产权管理职能进行重新定位;其次,为企业内部投标工作机构的各岗位人员设定相应的知识产权管理职责;再次,以设定的职责为评判依据,考核各类人员在投标工作中的知识产权管理绩效。

1.知识产权管理职能的全过程定位。目前大多数投标企业对于招投标中的知识产权管理仅仅限于侵权纠纷发生后的协商和诉讼,在此之前的知识产权管理事项并未纳入企业招投标管理职能之列。这种事后补救虽然有可能挽回损失,但存在着因为举证不力而败诉的风险,且牵扯企业过多的时间和精力。

据此,投标企业应当首先调整原先的知识产权管理职能定位,将事后维权的管理职能转变为招投标全过程的知识产权管理职能,把知识产权管理工作的关口前移,使工作重心从事后补救措施转移到事前、事中的侵权预防措施上来,最大限度地降低被侵权的可能性,减少侵权纠纷的发生。

按照企业招投标的流程顺序,投标企业知识产权管理职能的具体定位应调整为:在招标至投标阶段,明确界定己方的知识产权权属;在投标至评标阶段,防止投标方案中核心技术和内容的流失;在定标阶段,对未中标方案进行后续管理。

2.知识产权管理职责的多元化设置。从大多数企业的实际情况出发,配置专人负责招投标过程中的知识产权管理工作在短期内难以实现,因为不论是企业领导,还是各级管理人员,抑或是专业技术人员,大都缺乏招投标知识产权管理经验。所以,较为现实的优化途径是,在企业的投标工作机构的现有管理层级和岗位职责的基础上,分别细化各类人员在投标工作中的知识产权职责,使其把好各自的知识产权关口,相互配合、相互衔接,将知识产权的流失风险降至最小。(1)领导层的职责设置。领导层主要指企业投标工作机构的负责人。设定其为企业投标工作全过程的知识产权管理总责任人,监控招投标各环节中己方拥有的知识产权保护状态,对投标项目的知识产权保护和管理担负监督和指导职责。与此同时,落实招投标知识产权管理责任制,即如果发生因忽视知识产权保护和管理而给本企业造成重大损失的情况,无论该负责人是否是直接责任人,都应当承担失察责任,并视情节轻重给予相应处罚。(2)管理层的职责设置。管理层在企业招投标知识产权管理中发挥着协调作用,主要包括企业投标工作机构的合同管理人员、市场分析人员和估算人员。1)合同管理人员,设定其在投标准备阶段负责分析审查招标文件中的知识产权条款是否存在不利于己方的合同条件,在获知企业未中标后及时向招标方索回投标方案并将其整理归档;2)市场分析人员和估算人员,设定其负责投标过程中企业商业秘密和经营信息的保密,特别是确保企业拟定的投标策略和投标报价不对外泄漏。(3)技术层的职责设置。技术层是指企业投标机构中负责设计构思、方案布置、数据处理、图纸绘制、模型创建、软件程序编写等技术性工作的专业人员。由于技术人员比其他岗位人员更易于接触到设计方案中的核心技术,特别是尚未公之于众处于保密状态的技术秘密,故设定其在编写技术方案时负责标注版权声明、专利声明和技术秘密的书面保密要求,同时避免将技术方案编制得过于详尽,做好关键技术的保密防护措施,防止技术外泄。

3.知识产权管理绩效的分层级考核。以企业各个层级、不同岗位人员的知识产权职责为依据,设定相应的绩效考核指标,衡量其在投标工作中履行相应职责的准确度和实施效率。(1)领导层绩效考核。企业投标工作机构负责人的知识产权管理绩效考核指标设定为投标方案的知识产权发生流失事件的数量及造成的经济损失数额,也就是将企业投标过程中的知识产权保护和管理绩效作为该负责人任期目标责任制的重要考核内容,由企业最高领导层来实施具体考核措施,以衡量其对招投标知识产权管理工作的重视程度及其领导能力和管理水平。(2)管理层绩效考核。根据管理层级中合同管理人员、市场分析人员和估算人员在企业投标中承担的不同职责,分别创建知识产权管理考核指标。合同管理人员的考核指标为其审查出的招标文件中不利于己方的知识产权条款个数、投标方案索回率和索回存档时间;市场分析人员和估算人员的考核指标为投标报价、投标策略的泄露次数。通过对管理层知识产权管理绩效的考核,使组织运行更有效,管理流程更顺畅。(3)技术层绩效考核。将技术人员的知识产权管理考核指标设定为设计方案中技术秘密泄露次数和由此造成的经济损失额度。通过对技术层知识产权管理绩效的考核,提升技术人员保护企业知识产权的意识,防止企业核心技术流失。

(二)管理流程再造

在知识产权容易流失的招投标重要节点,融入知识产权管理要素,建立一套与招标投标基本程序相对应的知识产权管理流程,达到善用企业知识产权资源、预防知识产权侵权的管理目的。该管理流程主要包括以下重要节点,如图1所示:

1.招标环节:严格审查招标文件的知识产权条款。投标企业获取招标文件后,应认真查看和分析其中合同条件部分的知识产权条款是否明晰、公平、合理。具体来说,分析招标方对于双方编制的文件特别是投标方案的版权归属、使用及补偿方案,投标方案中拟使用的专利技术和技术秘密的权属和许可使用,商业秘密和技术秘密的保密义务划分和保密责任设定,以及项目执行过程中新生成的知识产权的申请权和所有权的约定等是否合法,双方的知识产权权利和义务是否对等,有无显失公平的条款,是否对未中标方的经济补偿、未中标方案的退回及未中标方案的使用和费用支付等问题作出约定。

投标企业如果发现招标文件中存在违反现行法律或者显失公平的知识产权条款,应当在招标方组织的投标预备会或答疑会前规定的时间内,以书面形式向其提出质疑,要求其予以解答和说明。

2.投标环节:编制投标文件时提出知识产权书面保护要求。投标企业在编制计算书、设计图纸、模型、技术方案、投标报价和经营信息等涉及己方版权、专利、技术秘密和商业秘密的文件时,应当在投标文件的显著位置以醒目的字体注明“版权所有,未经书面许可严禁复制或传递给任何第三方”和“投标文件涉及的技术秘密和商业秘密,未经书面同意,不得披露和提供给任意第三方使用”等类似的以文字或图示形式出现的知识产权声明信息,并可附上“技术秘密”和“商业秘密”的标识。

3.开标环节:避免过度公开投标方案的核心技术。在公开宣读标书或当众阐述投标方案的过程中,投标企业应当注意不要过度公开己方的核心技术。投标企业可以简要介绍投标文件的主要内容,包括投标方案布置、主要功能指标、项目总投资匡算、期限、费用报价等不涉及关键技术成果的非内容,但对于投标方案中涉及的关键技术和技术秘诀不要过于详尽地介绍,以免方案中的专有技术丧失其新颖性或被他人不正当利用。

4.评标环节:切勿毫无保留地阐述内容。投标企业在答复评标委员会提出的需进一步澄清的问题时,不应毫无保留地对设计方案的构思细节、具体落实方法等内容进行细致的阐述和说明。

5.定标环节:重视未中标方案的后续管理。失标企业应在收到招标方的中标结果通知后,尽快索回未中标方案,并交与企业的档案部门整理归档。档案管理部门对于涉及企业知识产权的档案应作为特殊档案予以妥善保管,未经许可任何人不得私自保留或向外扩散。

投标企业发现招标方未经许可擅自使用己方享有专利权或专有技术权的工艺、材料、产品、设备,或者盗用、侵占己方的设计方案和设计构思时,应当及时收集对方侵权的确切证据,直接向侵权人发出信函要求其停止侵权,并说明侵权的后果。可先就赔偿等问题与侵权方协商,若协商不成,在法定时效内诉诸司法机关。

三、结语

企业招投标知识产权侵权案件的相继发生,反映出的不仅仅是法律层面的问题,揭开双方利益纷争的这层面纱,显露出的更深层的问题是企业招投标过程中知识产权管理的缺失。在知识产权日渐成为竞争利器和关键资源的今天,这一管理缺陷足以引起各方的关注和重视。

参考文献

[1]魏小毛.招投标中的建筑设计方案到底属于谁[N].中国知识产权报,2006-03-29.

[2]顾奇志.深圳宝安机场专利侵权案尘埃落定[N].中国知识产权报,2005-08-03.

[3]林善谋.招标投标法适用与案例评析[M].北京:机械工业出版社,2004.

标识工作方案篇（2）

中图分类号：G424 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2016.06.062

Abstract The project bidding course is a introduction for the bidding of highway engineering construction and design. It combines with the actual strong. Case Method is a advanced teaching methods. It discusses the project bidding characteristics of the case teaching method， case teaching method to implement the method described in the project bidding in the processing of teaching. The case study is used in this paper then. So case method application is helpful for teaching content， and improve students' problem-solving skills. It also optimize the teaching quality.

Key words case method； bidding course； application characteristics； method of implementation

1 工程招投标课程的基本内容

工程招投标课程以合同法律知识为基础，以我国公路工程施工合同条件《公路工程国内招标文件范本》为重点，全面介绍了公路工程施工设计招投标工作内容。通过对工程招投标课程的学习，使学生了解合同法律知识的学习，重点学习合同法的有关规定，掌握《公路工程国内招标文件范本》基本内容，了解公路工程招投标程序和方法，了解合同法律知识基础，熟悉各种公路工程承包工程招投标问题，掌握公路工程施工合同条款的基本内容，并全面了解工程变更、分包、延期、索赔及违约的处理原则和方法等内容，掌握FIDIC合同条款，了解FIDIC合同条款与国内公路工程施工合同条款的区别。它是法学、经济学理论、土木工程科学和管理科学在组织实施合同中的具体运用，其知识点较为枯燥与繁琐。所以有必要改进教学方法，进一步使枯燥的知识与实际结合。

2 工程招投标中案例教学法的应用特点

案例教学法指采用实际案例作为教学材料，并结合结合教学主题，透过讨论、问答等师生互动的教学过程，让学生了解与教学主题相关的概念或理论，培养学生分析解决问题能力的教学方法。①

依照工程招投标课程重点及讲解要求，所谓工程招投标课程的案例教学法，是指教师围绕工程招投标课程的相关教学目标和内容，让学生先理解课程相关理论，通过实际教学案例，结合课前预习与课堂讨论等形式，锻炼学生的思考能力，使教学过程形成多向性，提高学生分析问题、解决问题的综合能力。工程招投标课程引入案例教学法，实际上也是一个本地化应用的过程。如果脱离了工程招投标课程特点，而照搬理论，就会难以有效实施。所以需要掌握案例教学法在工程招投标课程中的特点。②

2.1 实践性

案例教学法在工程招投标课程教学中具有较强实践性。在工程招投标课程教学过程中，案例教学法中的案例选取来自于工程事件，学生可以基于工程时间体会和理解工程招投标的重难点知识点。学生在能在课堂中接触到实际工程，并且运用前期所掌握的知识展开讨论与总结，找到解决实际工程问题的方法与措施，通过理论与实践相结合的手段，使学生更易理解枯燥的工程招投标知识，符合课程改革要求。

2.2 启发性

案例教学法在工程招投标课程教学中具有启发作用。在教学过程中选取的案例既有实际情况的描述，又包含着工程纠纷问题。案例教学法先是引导学生分析材料中隐藏的背景和存在的矛盾，然后进行分析、归纳和总结，并得到具有自身特色的解决方案。

2.3 针对性

案例教学法在工程招投标课程教学中具有较强针对性。在课堂教学中采用案例教学法是训练对结论的探究过程，锻炼了学生分析问题、解决问题的能力，这正是现阶段新教改中教学目标实现的手段之一，不断改善教学过程和教学理念的方法之一。

2.4 互动性

案例教学法在工程招投标课程教学中具有互动性。案例教学法在教学过程中要求学生充分理解工程招投标工作中的实际案例，在案例分析的过程中起到主导作用。在讨论和分析过程中，教师不能像以往课堂中作为学习的主导者，在案例教学法的实施过程中只充当课堂教学的辅助者。因此，案例教学法可使学生在课堂教学过程中，学习独立分析问题，解决问题的能力，能让学生进入独立的分析归纳状态。真正做到由教师的教授知识转化为学生与教师课堂上进行生动讨论的互动教学方法。

3 案例教学法在工程招投标教学环节中的实施方法

教师在运用案例教学法进行教学时，老师须全面把握教学环节，最好能选择目前工程招投标工作与过程中存在的一系列问题。但是这些问题需要进行晒选，需在大量搜集实际案例的基础上，仔细研究各个案例中存在的典型问题。且课堂教学时间较短，学生需在较短的课堂时间内充分了解与掌握案例的具体情况，并掌握案例涉及的基本概念和基本理论，并结合案例中的问题进行深度的思考与讨论。因此，在进行案例教学之前，提前将案例发给学生，让他们进行深度的消化吸收，也就是进行案例预习，这种教学方法有利于节约课堂时间，有助于提高学生发现问题、解决问题的能力。

但是一个案例往往不能反应全面的课程内容，若仅采取案例教学法进行教学，可能会忽略一些重要的知识点。因此，在教学实施环节中，应结合案例不断改进教学过程，设计教学单元，先阐述知识重难点，再把招投标课程的概念和基本原理等知识在课堂上进行详细讲解，提供分阶段案例。可把一个情景划分为几个部分，每个部分里设立小案例，小知识点更为明确，且改善了一般案例教学法中缺乏概括化知识和理论分析能力培养的局限。

事实证明小案例的教学效果良好。但案例教学需要学生与老师不断的思考与创造，这种方法会增强学生的学习效果。教师可在教学过程中指导学生掌握重点难点，提高学生学习的积极性，使课程变得生动，通过学生发言，锻炼学生的辩论能力和思维能力，改变原有的被动学习的状态。使学生不再被动，从被动接受知识转变为主动吸收知识，成为课堂的主动参与和积极探索者，这种学习方式可培养学生独立思考、交流与讨论以及解决问题的能力。

在考核大部分的考试以题型包括填空、选择、简答、论述等题型，着重考查的是教学过程中的基本知识点和原理。但是实施案例教学法后，应将考查的重点集中在考核学生对实际问题的解析，锻炼期发现，分析问题，解决问题的能力。最终的考核不应仅仅基于期末的考核，在进行每一次案例分析后，做好反馈设计，布置课后作业，让学生在课后进行独立思考和总结，可通过书面上交作业，对学生工作打分，考查学生对案例重点难点的掌握程度，可占学生总成绩的大部分。期末考核可以实际案例为主的考核方式，题目可结合招标注册工程师的考试的历年真题，这样有利于学生在未来成功通过职业资格考试。

4 案例教学法的应用实例

4.1 案例背景与分析

首先在课程中简要介绍招投标工作过程的注意事项以及相关原则。然后简要介绍了该项目的基本情况：某重点工程项目预计于2015年11月28日开工，但由于工程较为复杂，业主经相关主管单位采取邀请招标方式。业主于2015年8月8日向通过资格预审的甲、乙、丙、丁、戊五家施工单位发出了投标邀请书。这五家企业均接受了邀请。招标文件规定，投标截止时间是9月18日下午4点，业主将于10月10日发出中标通知书。在投标截止时间之前，甲、乙、丙、丁四家企业均提交了投标文件。10月21日下午由招标人开展了公开开标工作。评标委员会于9月28日提出了评标报告。乙、甲企业分别为第1、第2名。但企业乙投标报价高于甲，因此业主在10月10日向甲企业发放了中标通知书，并在11月12日签订了中标书面合同。

教师应在上课以前先给学生案例，并提出以下问题引导学生思考：该招投标过程存在什么不合理性？请说明理由。

4.2 案例实践

上课的时候，将学生分组进行深度的讨论，然后要求小组进行代表发言，阐明各小组对案例中涉及问题的看法，提出各小组讨论后问题的解决方案。通过小组讨论，得出以下结论：

（1）开标应该在投标文件上指明提交投标文件的截止时间中公开进行，本案例中指出9月18日下午4时是文件中规定的投标截止时间，但业主单位到9月21日下午才开标，这与相关规定并不相符合。（2）招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30天内，应按与中标人签订书面合同，但在本案例中招标单位于11月10日发出中标通知书，到11月12日才签订书面合同，时间间隔已超过1个月，这与《招标投标法》中对中标通知书发放的相关规定也不相符。

5 总结与评价

本文通过阐述工程招投标中案例教学法的特点，介绍案例教学法在工程招投标教学环节中的实施方法，简述了案例教学法在工程招投标课程中的应用。该教学方法有一定的优势：帮助老师凝练教学内容提高课堂教学效果，实施案例教学后，学生的学习兴趣得以大幅提高。除此之外，案例教学法对提高学生获取知识信息，掌握新知识以及利用相关知识解决实际工程问题的能力。但是在案例教学法仍然存在以下问题：对学员课前预习内容与深度的要求较高，预习案例会占用学生较多时间。其次，在案例教学实施环节中教师难以有效把握课堂教学环节的组织和课堂气氛的掌控能力。而就考核和评价的方式而言，紧扣案例教学的基本特点，如何进一步优选案例，凝练教学内容，使案例与知识点紧密结合，提高学生独立思考和创新意识，公司便学生分析解决问题的能力，实现教学质量的进一步优化，这是在教学过程中教师需要全面考虑与解决的问题。

标识工作方案篇（3）

随着社会经济高速进步及发展，单位对于档案管理工作越来越重视，虽然各个企事业单位的档案管理工作已经取得了一定成绩，单位的档案管理工作虽然也有了一定的提升，但由于运行机制、基础设备、人员素质等方面的不足，这些都是造成档案管理现代化进程的障碍。目前大部分企业和档案部门的档案管理工作，都还是以手写登记为主，效率低，准确性不高，不能满足现代化企业单位对于档案管理工作的需要。

一、档案管理存在的问题

1、运行体制不健全

目前由于档案管理体制正在处于不断完善和健全过程中，因此档案管理机构并不能很好的去行使自身的职权，其次档案管理部门无规范可以操作，工作中没有统一的标准、步骤，目的不明确等等充分说明机制不健全等等问题。目前基础单位档案管理工作与一二级单位的档案管理工作存在较大差距，因此应该重点考虑不断完善运行体质。

2、技术设备并没有得到应有的发挥

目前档案管理还是以纸质档案为主要载体，还没有把电子信息的存储技术广泛用于档案管理工作。大部分企业单位档案管理的计算机，仅仅是用来做档案检索工作，由于档案主要以纸质档案为主，因此设备的利用率不是很高。例如部分科技和会计档案依然是手工检索。而且系统操作平台收录的项目也有差别以及目录格式也不一样，有些并没有按照国家标准和行业标准来进行设置，从而造成许多不兼容，为档案管理现代化的规范与统一造成困难。

3、档案管理意识薄弱

要实现档案管理现代化关键是人的问题，只有在思想上重视，实践中认真落实，这才是对实现档案管理现代化的主观条件的落实。档案管理工作不仅仅是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。而且具有重大的政治意义，因为档案管理本身就是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作，要求我们在思想上对档案管理高度重视。但是现阶段很多机关、单位、企业对档案管理现代化并没有认真落实，有些单位对于其资金投入不够，设备落后；有些单位有先进的设备但对其利用率并不高，使得设备闲置成了一种摆设。

4、档案管理队伍薄弱

档案管理人员的自身素质是档案管理工作的基础问题。现阶段，要实现档案管理现代化专业的、现代化的管理队伍不可缺少，这就要求工作人员在具有扎实的专业知识、合理的知识结构、坚实的档案业务理论和实践功底的基础上拓宽视野不断创新。只有档案管理人员的专业知识扎实、知识结构合理、业务能力强，这样才能在档案管理现代化进程中发挥应有作用。目前从笔者了解的情况来看，许多机关、企业、事业单位的档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，不能适应档案管理现代化的需求。

二、提高档案管理现代化的措施

1、加强管理促使规范化发展

随着我国现代化的发展，企业对于档案管理工作的要求越来越高，管理工作的矛盾也逐渐的显现出来，实践证明，档案管理的现代化是解决问题的必经之路和发展方向。现代化的发展更要求我们做好各项基础工作，例如人员的专业知识培训及档案管理专业设备的系统升级等等。档案管理的规范是档案管理工作的基础，使档案管理工作规范化进行，对于企业现代化进程具有现实意义和长远意义。

2、档案管理要系统化

系统化是指采用一定的方式，对已经制定颁布的规范性文件或者流程进行归类、整理或加工，使其集中起来作有系统的排列，以便于使用的活动。管理要系统化就是要以系统的观点和方法去管理档案的工作。要用系统分析方法来对档案工作进行管理，就要求我们对于档案系统的管理问题进行细致、全面的分析，并从研究中出发，寻找实现目标的方案。

3、实现档案管理思想的现代化

档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。档案管理工作人员在除了具备以上要求外还应该：

第一，具备充分的更新观念。对于从事档案管理的工作人员来说，一定要正确的认识档案工作在企业改革中占据的地位和发挥的作用。在服务上一定要从管理型逐渐向服务性转变，以服务来促进管理，近一步完善服务。

第二，要树立质量和创新意识。档案管理的工作人员在进行操作的过程中一定要充分遵循档案形成的规律，对于档案的形成过程严加控制，抓住每一个环节，从而不间断的来实行质量管理。创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力，也是事业保持活力的源泉。档案管理者应该具备这种品质积极探索档案管理工作的新思路、新机制、新方法，创造性地开展工作。

4、档案管理要标准化

标准化管理是一项复杂的系统工程。档案管理标准化是让档案管理做到行业的统一，具体而言就是要让档案管理部门按照统一的规则，统一的标准，运用统一的标识符号、分类方法等来进行操作，按照国家标准执行。标准化使档案工作更加高速、高效的运行，应该在工作中严格执行。

5、加强档案管理队伍的建设

档案管理人员素质的培养对档案管理现代化具有现实的意义。首先要让档案管理工作人员对档案管理工作从思想上进行转变，要让工作人员对档案管理工作要有一个正确的认识，时时树立标准意识。因为标准是各个行业工作统一，实现现代化的基础工作。让工作人员时时树立标准意识是档案管理工作更好有序开展的前提；其次，加强工作人员专业知识的培训，只有专业知识过硬，才能解决现实条件下很多专业设备不能得到充分利用的问题。例如：计算机培训，计算机人员缺乏的专业知识，相关部门一定要对其进行培训，从理论和实践上解决档案工作中出现的问题，从而提高档案人员的素质，使其满足档案现代化的需要。此外，要大力解决档案质量问题，要以国家标准来进行业务建设，对于不符合要求的，要及时返工，只有这样，才能做好档案管理现代化工作。

三、结语

档案管理的现代化的建设是一个系统的复杂的工作，随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量增加，那时现代化的档案管理方法的重要意义就会凸显。因此我们应该秉着早起步、先领先的思想率先实现档案管理现代化，争取为企业现代化建设做贡献，不拖企业现代化建设的后腿。

【参考文献】

[1]刘建华. 浅谈企业档案管理现代化存在的问题及对策[J] .经济论丛，2008（10）186.

标识工作方案篇（4）

二、档案馆常用的知识管理技术介绍

以下介绍两种对档案馆最为有用的知识管理技术，即工作流管理技术和知识库技术。工作流技术就是以电子形式对组织的业务流程进行模拟和实现。工作流管理系统用于在工作流程中捕捉知识，能够使相关文件或报告能够按照组织的预定的流程进行人员和部门之间的传递。在工作流技术产生之前，大多数组织都是采用手工传递的方式将纸质文件或表格根据组织的部门流程分级传递和审批，工作效率极其低下。而工作流软件的诞生让档案管理人员只需在计算机上填写有关表单，系统会依据预先定义的流程自动传递信息，下一级审批者将会获知相关资料，并能够按需修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，极大程度上提升了效率，有效实现了公司层面的知识管理。其主要功能是：流程管理（提供流程自定义、流程跟踪、流程监督等功能）、报表管理（提供流程统计、报表分析、报表定制、通用表单数据接口等功能）、用户管理（提供用户、角色与工作关系管理、组织结构图、多级角色管理等功能）、系统管理（提供角色管理、权限分配、工作关系管理等功能）。比如，武汉大学档案馆为实现全校各学院、行政机构的档案顺利归档，建立了综合档案信息管理系统。该系统是档案馆进行档案管理工作的电子化平台，各归档机构有特定的登录名和密码，可以在系统中查询该单位以往档案的归档目录，包括档案形成时间、归档时间、档案题名、文号等一系列信息，同时将本年度需要归档档案先行录入至系统中，待档案馆工作人员检查无误后方可进行实物档案的归档。该系统具有归档文件监督、归档目录确认、综合统计、文件共享等功能，将档案馆工作流程电子化，大大提高了工作效率。知识库是经过知识组织和整序后的结构化的知识集合，包括了相关理论、专家经验、分析数据和常识性知识，主要是针对特定领域和特定问题而构建的，具有用户易获取、操作和利用的特点。知识库的知识包括了数据知识、规则知识和控制知识等，我们根据这些知识对决策的支持效率高低，将其进行分层管理。在知识库中，知识片之间往往都体现出相互依赖的关系，而规则就是实践中的最为典型和常用的知识片。同时，知识库中存在着一种可以存在于任一层次的特殊形式的知识———可信度（又称信任度，置信测度等）。对某一问题而言，有关事实、规则和策略均可以标注可信度。基于此，就形成了增广知识库。在对知识库技术的使用方面，市走在了全国的前列。2014年11月，市档案馆重点项目———档案历史知识库建成并投入使用，这是对我国档案馆知识管理中知识服务内容探索的最新成果。该知识库的知识词条达5700条，包含了历史发展的各个领域，用户可以通过词条的时间检索和主题检索，进行精确检索和扩展检索，查阅市重大历史事件的内容。同时，用户可以利用知识库的开放系统对知识词条进行打分和评价，并提出修改意见。该系统的和启用标志着我国档案馆的知识服务的新发展，有助于提升档案部门的服务层次和服务质量，培育档案部门的新型的社会形象。

标识工作方案篇（5）

中图分类号G271文献标识码：A文章编号：

1知识管理型档案管理平台的建立

档案知识管理的基本活动可以分为四个环节，即知识积累 知识组织 知识评价 知识服务。这些基本活动的最终目标就是应用。而在知识应用的过程中，又会产生新的知识，这些新的知识又被积累、组织和评价，最后再次提供应用。这样周而复始，不断循环，实现知识的螺旋式创造和增值。而在这一过程中，有效的档案管理平台为这一过程的循环往复提供可靠的保障。通过这一平台，可以使公司任何部门和员工，通过最简便的方式，迅速地利用到所需要的企业知识，从而提高公司的生产效率、经营管理和创新能力。

2档案知识管理平台保障体系

为了使“知识管理理念”在档案管理中顺利实施，修订完善了相关的档案管理制度。制定了档案借阅制度、归档制度、档案库房管理制度、档案保密制度、档案“三纳入”“四参加”制度，制定档案人员岗位责任制和档案工作规划，计划。并把这些制度悬挂上墙，时刻对档案管理人员的档案知识管理意识起到提醒和督促作用。同时，公司档案部门又根据平台中信息链接的需要为13个职能科室和9个生产车间明确了各自信息收集范围、归档范围、归档时间和责任人，使各单位有了详细的档案工作标准，并定期对其进行检查、指导，从而为全公司档案知识管理体系的完整性奠定了基础。高起点、高标准、分步有序地开展、深化了档案管理工作。

3档案知识资源管理体系化

档案知识资源平台建立后，需要档案部门在这一平台的引导下加强档案的积累和收集，避免档案散失、损坏、维护其安全和完整，达到档案知识资源的体系化。

3.1发挥平台的人才优势、纽带作用

（1）职能部门收集，由于企业档案的收集是伴随各项企业活动的结束而自然开展的一项工作，通常由各职能部门完成。

（2）个人收集，人是知识利用中最活跃的因素，为了保证档案收集的完整，制定了措施，把生产、管理活动中形成的文件材料由各部门责任人自行收集。

（3）档案部门收集，集中归档，在上述种收集方式下，由档案部门对企业档案实行统一收集和保管，并确定了每年的3月为集中归档时间，对由于以上原因形成的档案资料，由各责任人分别统一归入档案室，由档案专职人员按照标准要求分类整理保管。

3.2发挥专业优势，优化档案信息资源结构

收集本区域、本领域、本单位的档案是档案部门的职能使命，档案工作者在长期的工作实践中积累了这方面的经验，具备档案信息资源收集、鉴定和整理的专业优势。因此为了注重档案参考价值的开发。在实体收藏阶段，特别是档案收集、鉴定过程中注入了知识管理的理念，不仅公司收集正式文件，而且还收集相关文件和外部信息，加强档案信息连续性管理和隐性知识的挖掘。

4档案知识管理资源的标准

知识组织的内涵就是档案整理，具体指对档案知识库中的知识文档进行编码、分类、组合、链接，使杂乱无序的文件资料和技术资料变成有序和有章可循的知识。为此，根据肥矿集团公司档案管理标准和省档案管理分类标准，找准定位，确立了平铝公司档案分类方案及编号规则。此规则以平铝公司全部档案为对象，依据平铝公司管理职能，并结合公司档案形成特点，以保持档案之间的有机联系，便于科学管理与组织评价、开发利用为原则，为档案知识型管理体系提供标准。

4.1公司档案类目设置

（1）一级类目的设置共分十一个：党群类、行政类、经营类、生产技术类、地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类、会计类、特殊载体类。

（2）二级类目的设置：按照平铝公司管理职能的形成特点、性质、用途、问题分类进行设置。二级类目的设置方法如下：党群类、行政类、经营类、生产技术类按照管理职能、问题设置；地质勘测类、科学技术研究类按照专业设置；基本建设类按照工程项目性质设置；设备仪器类和产品类按照种类和专业用途设置；会计类按照文件形式名称设置；特殊载体类按照载体形式设置。

4.2档案标识符号

（1）平铝公司档案分类一级类目用英文字母标识。党群类-A； 行政类-B；经营类-C；生产技术类-D；地质勘测类-E；基本建设类-F；科学技术类-G；设备仪器类-H；产品类-J；会计类-K；特殊载体类-M。

（2）平铝公司档案分类二级类目采用阿拉伯数字标识，并采用双位制，即从11开始，以后用12，13，……99等来表示，直至99结束。

4.3档案的编号排列

（1）党群类、行政类、经营类、生产技术类档案的编号排列方法：上述四大类均在一级类按组织机构、问题整理档案，按二级类目编号排列，编号不考虑案卷的保管期限、年度特征，采用一个案卷流水号。

（2）地质勘测类、基本建设类、科学技术研究类、生产技术类（图纸资料、规程和有关设计部分）分别以分类类目统一编写顺序号，便于补充案卷和查找利用。

（3）会计类档案的编号排列方法：按大类分属类分年度的方法编号排列，即在会计类先分别按凭证、帐簿、报表、工资清册、其它等五个二级类目顺序排列，每个二级类目再分别按年度顺序排列。案卷编号排列采用按属类内年度流水编号，不考虑案卷的保管期限特征。

（4）特殊载体类档案的编号排列方法：先按载体形式区分，然后在各种载体形式内，按其反映的专题顺序编号排列，不考虑保管期限特征。

5档案管理体系运行的措施

知识经济时代背景下的档案信息资源建设，需要具备一些必要的物质条件和组织氛围。只有组织成员都能站在共享知识、创造知识的高度，才能使处于分散状态的档案信息集中管理，处于隐性状态的信息物化归档，处于静止的档案信息流转互动为组织发展所必备的战略资源。为了更好地实现知识共享、互惠互利的环境氛围，加强了档案的硬件投入、网络建设、全员参与管理等几种方式方法的运用，力求达到知识资源共享之目的。

5.1加强硬件投入

硬件设施的齐全和完备是档案知识化管理工作的物质基础，对此公司领导极为重视，结合公司档案事业的发展前景和实际需要考虑，本着“高品位设计，分阶段实施”的原则 ，加强档案工作硬件建设。调整了档案用房，实现了档案人员办公室、阅档室、档案库房三分开，配置了电脑办公自动化设备，进行微机管理。投资12.2万元安装了密集架，逐一配齐档案硬件设施，创建了一个宽敞明亮、整洁有序、设备齐全、设置到位、环境舒适的人文环境的综合档案室。

5.2加强网络建设

为了保证档案知识资源管理的科学化、规范化、合理化，确保档案的齐全、完整和安全，实现档案管理的高效运转，公司建立健全档案组织网络，采用统一领导与分级管理相结合，档案专职人员与兼职人员相结合的方式，成立了董事长、总经理任组长，其他高管层领导任副组长，各级部门领导为成员的档案管理领导网络系统。明确了档案工作分管领导和部门领导，配备了专职档案人员，主管整个企业的档案工作；同时，在各部门确定一名兼职档案员，负责本部门档案资料的收集整理。真正形成“一级管理一级，一级负责一级”的档案知识链接管理联动体制。

6 提高档案管理人员素质，塑造“知识人”形象

现代企业管理飞速发展，在企业许多管理职位从业人员的素质都在不断提升，而企业档案管理人员的素质一直是影响企业档案管理水平的重要制约因素。知识管理要求作为参与信息管理、知识管理的档案工作者必须提高自身素质，掌握管理学和现代企业管理知识，熟悉企业业务流程。为了达到这一要求，平铝公司重组后，公司领导注重加强档案人员的政治素质和业务素质的培养。一方面严格要求档案管理人员经常学习马列主义、思想和邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观等理论知识，增强政治敏锐性，不断从政治和战略的高度认识档案工作的重要性和特殊性。另一方面，档案工作是一门管理科学, 要实行档案的科学化、标准化、规范化管理, 档案管理人员除了具备良好的政治、道德素质外, 还应有精明强干的业务素质,只有档案工作人员掌握、运用知识和管理知识的意识得到提高，档案服务工作的品味和质量才能得到升华。

7档案管理工作的提升

标识工作方案篇（6）

新世纪以来，随着现代科技的不断发展，新的技术和管理模式不断冲击着医院档案管理工作，传统的医院管理模式和方法在日常工作也逐渐呈现出诸多的弊端。医院档案管理的现代化已经刻不容缓，现代化的技术和模式也在不断运用到工作中来，本文从技术、管理、人员知识化三个方面来阐述医院档案管理现代化的发展前景。

一、医院档案工作技术现代化

（1）电子计算机化。电子计算机一般都具有运算、记忆、判断、选择、控制、接受信息、得出结果等功能，有几千种用途，它在医院档案工作中可以广泛应用，例如：利用计算机建立档案检索、编目、统计、借阅、管理等，对医院档案材料进行收集、登记等管理工作，几乎医院档案工作所有的业务环节都可以利用计算机，在一定程度上实现自改化。医院档案工作技术现代化的主要内容，是以电子计算机为中心。

（2）电子计算机与现代通讯技术结合，形成医院档案信息传递网络化。与全国各地医院档案部门交换资料，传递信息。

二、医院档案工作管理现代化

管理现代化就是把医院档案工作信息化，它是以科学管理为基础，着重应用现代科学技术的理论、方法、手段来研究和处理医院管理工作中的规律性问题，使医院档案工作更趋于完善。医院档案工作管理现代化的内容，主要包括：

（1）医院管理思想现代化。是指以科学理论为指导，根据医院档案工作的客观规律和档案的特点，进行合理的组织、计划和控制的科学管理方法。

（2）医院管理方法科学化。就是由单纯用行政领导和宣传教育的方法，演变为行政领导、法律、经济、宣传、教育、咨询等综合型的方法，提高管理的功效。

（3）医院管理机构高效化。有效的管理来自有效的组织。组织机构是发挥管理功能，完成管理目标的工具。衡量医院档案管理机构的设置是否合理，应以机构效能发挥的大小为标志。所谓高效化，是指在档案组织机构内人尽其力，财、物各尽其用；人员和财物的流通过程畅通，信息系统健全，传递及时准确。为社会做出更多的贡献。

（4）医院档案工作标淮化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是实现医院档案工作现代化的前提，科学管理要求医院档案管理的各项工作达到标准化。医院档案工作标准化是医院档案工作科学管理的重要内容，要实现科学病理，在各方面都必须标准化。科学管理的水平越高，标准化的程度也越高，标淮化水平是衡量技术水平和管理水平尺度。

三、医院挡案工作人员知识化

人是管理活动中最活跃的因素，医院档案工作的机构由大夫、护士等医务人员构成，现代化的技术由人掌握，管理的职责由人完成，各项规章制度由人制订和执行，要搞好医院档案工作，首先要发挥医院档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高医院档案人员的知识水平和管理能力。由于医院设备的现代化，医院档案种类和载体的多样化，管理方法也要求不断改革。因此，对医院档案人员的业务知识、科学技术知识，以及管理操作能力等方面都有了新的更高的要求。先前那些传统的医药知识与工作方法，已不能适应新的形势，必须培养一批既能掌握新技术，又能熟悉医院档案专业的人才。

进入新世纪以来，医院档案管理自动化是医院档案管理事业发展必然趋势。自动化管理主要体现在信息处理技术和网络通讯技术在档案工作中的具体应用，尤其是利用计算机技术和网络技术等现代信息技术手段，对病理进行更深层次的传输。新技术的运用使得医院档案信息处理、信息存贮、信息检索以及服务手段都发生了重大的变化。医院档案管理人员必须与时俱进，及时学习和掌握计算机知识和网络技术知识，以便能熟练运用计算机检索工具进行多方位、多视角的档案查询。同时，要对网上查到的档案资料进行选择、整理和加工，组成方便患者查询的网上信息资料。另外还要相应掌握有关信息系统开发、数据库建设与管理、多媒体等方面的知识，以适应医院档案事业发展的需要。

现代化的发展是时展的必然，各行各业在现代化发展的浪潮中，不断地更新管理方法和管理模式，推陈出新，依靠技术革新等手段，去逐步适应现代化的发展趋势。医院档案管理工作在传统工作模式下，已经不太适合社会和经济发展需要，因此，必须大力进行医院档案管理的现代化建设，通过技术改造、人员培训等多方面来回应现代化的需求。

参考文献：

[1]张照余.档案信息化理论与实践[M].北京：中国档案出版社，2007.

[2]王健.创新与发展：档案管理e化之路[M].北京：中国档案出版社，2004.

标识工作方案篇（7）

一、问题的提出

作为我国档案事业重要组成部分的学校档案工作，实施目标管理是必然选择。这不仅仅是学校档案工作外界环境的必然要求，更是学校档案工作发展的内在要求。学校档案目标管理的评估体系的完备性要求涉及组织管理、设施设备、基础业务、开发利用四个方面，抓好了目标管理工作，无疑有利于明确档案部门和档案员的职责，有利于调动其工作积极性，有利于通过对照目标体系发现不足和改进工作，事实上就等于抓住学校档案工作的关键纲目。

目前不少学校领导对档案管理不够重视，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业。依法归档的意识不强，基层的领导不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响到收集工作的开展。教职工依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接、明显地危及国家、人民的人身和财产安全，给国家、人民带来直接、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员多番催促。

二、问题的解决

（一）树立以人为本的管理理念

要建立一套更具人性化色彩的管理机制，重视和了解档案馆中每一个工作者的个性、需求与期望，在管理者与被管理者间形成一种互相尊重、协调合作的关系，使被管理者能够积极主动地配合管理者实现管理目标。要建立相应的激励机制，鼓励员工施展才能并为他们提供更多的机会，充分调动每一个人的主动性和创造性，通过个人潜能的发挥和自我价值的实现促进档案馆的全面发展。学校档案馆要推行真正的知识管理，就必须努力促成员工与组织之间的高度和谐，共同发展，因为档案馆整体创新能力的提高必须借助于每一个成员知识的积累、更新和开发利用，以每个人的点滴进步汇集成档案馆的整体提高，将是知识经济时代档案馆发展的必经之路。

（二）不断提高档案工作者的业务素质

做好档案工作，需要档案管理人员掌握的知识门类较多，不仅要涉猎文书、基建、财会、音像、照片等相关知识，而且要具备现代管理知识，即要求档案工作者要具备较宽广的知识面。要做一名新时期的合格的档案管理工作者，就必须树立终身学习的观念，不但要熟练掌握档案管理的各种专业知识，而且要不断学习和掌握其它知识，如政治、经济、文化、科技、法律等知识，以提高收集、处理、传播信息的能力。随着计算机的广泛应用和电子档案水平的不断提高，档案管理工作者还要具有较高的电子计算机软件技术和外语应用能力，迅速提高适应形势发展要求、满足学校工作需要的各种能力。学校要注重提供拓宽档案人员的视野的机会，鼓励档案管理工作者参加档案编研专业培训班的各种业务培训，加强与有关部门的学习、交流等，使档案工作者有更多机会接受新知识、新理论、新观念。

（三）加强档案工作目标管理

目标管理的实施阶段是学校档案工作目标管理取得成效的关键环节，是目标执行过程的控制管理。那么，怎样搞好学校档案目标管理方案的实施呢？

学校实行档案目标管理，一般要经历确定目标、实施目标、评价目标成果三个阶段。首先，要搞好学校档案馆内的定员、定编和定岗，具体工作能够量化的要尽可能量化。如在收集、整理、著录、编研等程序上实行定额、定量、定人；对调阅人次、卷数、咨询服务等无法分解量化的工作，可采取岗位责任制的方法进行管理。其次，要建立健全学校各类档案管理制度、工作程序、岗位责任制，并建立相应措施。如：可制定季度、年度目标执行进度表，建立季度考评、年终考评的目标实施检查制度。目标实施检查细则包括目标项目、目标量化值、对策措施、时间进度、负责人和实施人员、考核标准及检查人。这样可以监控目标管理方案实施的全过程，发现问题，及时纠正偏差，使各档案馆、各类档案人员都能明确各自的目标责任和实现目标所必须的权限。最后，要各负其责，实行分权化管理。目标即定，分工明确，从校领导、馆领导到档案员，都要明确自己在实现总目标中应负的责任；领导要放手，委以权限，让他们在权限范围内承担责任，上下级之间形成责任连锁；每一个档案员都为实现目标而进行自我约束、自我管理，共同实现目标。

（四）提高档案管理的信息化水平

计算机辅助档案管理是学校档案管理的趋势。但这一管理形式并没有形成应有的理论和程序，加之各学校档案管理工作千差万别，有效利用学校计算机系统推进档案的数据化管理应结合学校的具体情况有效、有序地实施。

根据国家有关标准，对档案内容进行分析、加工、组织，最终将原始档案信息转换成适合输入到计算机存储的信息形式，是应用计算机进行档案目录检索、档案信息输出的基础和前提条件。因此，现代档案工作人员不能局限于传统的收集、整理、归档，而要熟练操作计算机，规范准确地使用档案管理。要建立目录检索、主题词检索、分类检索、题目检索、时间检索、音序检索等多种检索系统。在建立过程中要注意准确性、连续性，保证电子档案的系统性。要注意对收集的信息内容定期进行补充、校正。可以直接从各处室收集整理资料，以减少工作的重复。电子档案管理不能替代传统的纸质档案管理，只有做到档案基础工作与档案现代化兼顾、传统管理与现代管理并进，才能利用计算机实现真正意义上的现代化档案管理。

（五）注重档案管理规范化

规范化管理档案的前提是建立、健全档案管理制度，保证文书工作的规范化，力求及时、准确、安全、高效。要进一步完善和规范收文处理的程序：签收、登记、审核、拟办、承办、催办、归档，要按部就班，井然有序，体现整理工作的及时性、准确性。同时还要将档案工作做在平时，及时做好档案材料的收集、整理、规范，做到及时收集、有序存放、定期归档、多次核对、年终汇总。

对于特殊类型的档案材料要实行定期整理，为每年一度的文书立卷归档工作奠定基础。例如，一些重要文件：规定、制度、请示、报告、处分、决定、总结、人事任免，等等，在制发的同时，还要留下两份进行归档。上级下发的文件办理完毕后也要对号入座，随时归档。为了便于随时查考材料，凡是每年移交给校档案室的档案，都要保留一套副本。对于一些教育教学材料要定时与各科室联系，将有关短期内形成的材料收集，以免造成档案材料不必要的损失。

（六）不断提高档案利用水平

为学校的中心工作服务是档案管理的最终目的。就学校档案部门来讲，仅仅为学校重点工作提供文件资料是不够的，必须提供将档案信息深加工的编研材料，使利用者不必亲自查阅大量的档案原件就能获得全面、简洁、准确的信息内容，为领导决策、教育管理、教学实践等活动服务。要做好这项工作，应从以下几方面进行创新：一是改变档案编研工作机制，要出精品就必须有高素质的编研队伍，单靠档案人员自身的力量是难以实现的，而通过“开门”搞编研，档案部门可以更加主动地参与学校各项管理，了解各方面信息，从而使服务工作进一步贴近学校中心工作。二是选择编研课题要“适销对路”，注重现行效益。档案编研要结合本单位的实际需要，有计划、有目的、有节奏地进行，要按照先易后难、急用先编、照顾现实、考虑长远的原则，选择的编研课题要对现实工作有指导性。可以多搞一些短小精悍的编研成果，以快报、简介、图表等形式出现，更好地服务学校当前的工作需要。三是编研工作必须围绕学校中心工作进行。这工作的关键就是选题，题目选择是否恰当关系到整个编研成果的价值大小。

另外，档案管理人员要经常学习《保密法》，以安全保密法规为准则，完善管理办法，采取有效措施，处理好保密与开发利用的关系。凡涉及政策性保密和知识产权保密、组织、人事、财务等工作的，都要求十分注意保密问题。因此，档案管理必须做好保密安全和保密鉴定工作，档案的自动化、信息化处理和利用更要重视安全保密问题。

在知识经济时代，档案管理走向知识资源管理，不仅仅能达到学校档案管理的预期目的，还将带给学校新的价值。这种转变可以提高领导的决策质量和决策效率，及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节上，使决策的质量和效率得到有效的保障，这种知识资源管理通过知识的沉淀使学校的办学水平提高有了稳固的基础，通过应用和创新使学校更具竞争性。

参考文献：

［1］潘连根.数字档案馆的知识管理［J］.浙江档案，2005，（12）.

［2］陆玲珠.我对教学档案管理的认识［J］.海淀走读大学学报，2004，（1）.

标识工作方案篇（8）

前言

社会信息通信技术的飞速发展和广泛应用，为档案的科学保管和有效利用提供了前所未有的机遇。如何全面应用信息智能工具和现代信息技术，把馆藏、室藏档案信息揭示、开发出来，并实现档案信息的接收、整理、存储、利用等业务环节的信息化，成为事关新世纪档案事业实现跨越式发展的关键问题。

1.档案信息化建设中存在的问题

1.1思想认识不到位，重视程度不够

一方面，传统思想和畏难情绪严重，不懂现代科学知识和技术，又不愿去学，不愿去接触。另一方面，对档案信息化的了解不深不透，没有充分认识到档案信息化建设是大势所趋，是时代要求，尤其是对其在社会信息化中的重要作用缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度。业务工作是信息化工作的基础，没有扎实、规范、标准的基础工作，不认认真真地做好档案的收集、整理、开发和利用工作，信息化工作则无从谈起，也无异于空中楼阁。

1.2缺乏统一标准和规范，法律法规不完善

目前我国档案工作的标准化、规范化的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准，这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

1.3缺乏信息化建设的人才基础

近年来，档案界人才队伍建设由于受到原有基础、总体环境、财政状况和工作条件等限制，与其它行业相比，信息化人才紧缺，人才形势十分严峻，主要问题表现在以下几个方面：（1）信息化素养不够。目前档案队伍的信息化素养远不能适应档案信息化发展的需要。尽管档案工作者或多或少地经过了档案信息化方面的培训，档案信息化意识已大大加强，但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练，在技术基础和操作技能方面十分欠缺。所以他们学习创新意识不够，获取和运用复杂信息能力差，仍然习惯于传统手工收集、检索，导致档案信息化建设工作难以真正地全面展开。（2）信息技术人才严重不足。信息化建设需要有计算机专业背景的技术人才参与，但通过调研发现，目前档案从业者中具有信息技术背景人员的比例还不到5%。因为没能拥有自己的技术人才，很多单位在开展与技术有关的信息化工作时，只能采用外包策略，在方案论证和工程设计过程中被边缘化，对工程的进度和效果缺乏必要的技术监控，其结果是受制于人，影响到信息化整体效果。

2.对加强档案信息化建设的几点建议

2.1增强档案信息化建设的紧迫感和责任感

要加强档案信息化建设，就必须进一步深刻认识到档案信息化建设的重要性，认识到档案信息化建设对档案事业的巨大推动作用，增强我们加快档案信息化建设步伐的紧迫感和责任感，不等不靠，通过我们的努力，切实把档案信息化建设各方面的工作抓实、抓紧、抓好。同时，要加强对档案人员的档案管理新技术、新方法和新信息等基础知识的普及和培训，更新档案干部队伍的知识结构，提高我省档案工作者的信息化整体水平。要转变观念，在努力提高档案管理人员计算机和网络应用能力的同时，借助社会力量，从社会上聘请技术人才。

2.2设立专业的档案信息化工作专门机构

档案工作的发展已经走到了历史的十字路口，档案信息化工作对档案事业的持续发展提出了严峻的挑战。目前，各级档案机构都非常重视档案信息化工作并成立了各类档案信息化建设的领导机构，如各地的档案信息化建设领导小组或档案信息化项目建设领导小组等，这些机构的设立在很大程度上促进了各地档案信息化工作的开展，但笔者认为，仅靠这种非常设性的领导机构是无法适应档案信息化的长远发展要求的。档案信息化应该成为整个档案业务工作体系的一个有机组成部分，因此也应该与业务指导、编研、档案法制等业务领域一样有相应的常设机构来具体负责此项工作。

2.3加强档案信息标准化和规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。档案信息化必须建立在上述有关标准规范的基础上，才能保障信息化建设工作的有序和谐发展。因此档案信息化建设必须加大制定标准规范的力度，有关部门应加快研究，尽快出台这方面的标准规范。各档案馆室也应结合本地区、本部门实际制定相应的管理办法和措施，遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准和规范的术语进行规范整理。

结语

信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展中发挥不可替代的作用，因此我们加快实现档案的现代化管理进程，逐步实现档案的信息化建设。

标识工作方案篇（9）

二、现代化的人才不足。民航档案管理现代化的前提是人才现代化。实现民航档案管理现代化，要求档案人员既要掌握先进的民航科学技术知识，能够进行民航新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。从目前人员现状来看，许多民航单位的文书、档案管理人员，大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。

三、奖金短缺，民航档案管理设备和技术不先进。由于民航档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，也造成人才引进困难，甚至人才流失。

四、基础工作太差。民航档案管理现代化的 前 提 是 档 案 基 础工作的规范化、标准化。目前民航单位档案工作管理存在的问题是：大量的 案 卷 质 量 不 高 ，缺乏完整的检索工具。许多民航部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。

五、民航档案标准化、规范化工作有待提高。民航档案管理现代化的理论研究有待进一步增强。例如民航气象档案，鉴于民航气象观测标准、规范、手册的频繁修订，使观测资料的记录存在一定程度的混乱，建立一种科学的、合理的、方便使用者使用的资料管理方法是当前资料管理的趋势。民航档案管理现代化不是仅仅使用几台新设备的问题，而是一个系统工程，是由许多方面的因素相互协调、相互制约构成的总体目标，需要各方面的大力支持和各级领导的高度重视，更需要相关部门和人员转变原有观念，通力合作，与时俱进。

笔者针对目前存在的问题以及对知识经济背景下民航档案管理现代化应具有的前瞻性意识，提出以下的解决思路和途径：

一、增强民航档案管理现代化意识，加强人才培养

1.增强现代化意识。在实现民航档案管理现代化，发展民航档案事业的过程中，档民航案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠民航科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的民航档案意识，切实转变计划经济时代形成的对民航档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把民航档案服务方式从传 统 的 被 动 式 服 务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使民航档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

2.加强对人才的培养。民航档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。民航档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

二、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

现代技术手段在民航档案管理中的应用还很不尽人意，我们要在树立民航档案信息资源共享意识的前提下，加快设施（设备）和技术现代化步伐，全面提高民航档案管理的现代化水平。要及时配备民航档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在民航档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快民航档案信息数字化处理步伐。

三、重视民航档案管理的标准化

为防止民航档案管理中出现无章可循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，民航档案管理现代化首先要实现民航档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。2013年，民航局与国家档案局联合出台了《民航档案工作规定》，对进一步加强民航档案工作、规范档案管理、确保民航档案资源的完整与安全，促进档案工作更好地为民航事业发展服务具有重要意义。民航档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促 进民航 档 案 理 论 研 究和发展的重要手段。《民航档案工作规定》涵盖了文件归档、档案管理、档案利用、档案移交等工作环节，并就各环节的主要业务工作进行了详细的规定、为各单位顺利开展档案工作提供了有力的保障。在民航档案标准实施的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，民航档案标准的制实施，必须汲取相关科学知识，来充实和发展民航档案管理学。

标识工作方案篇（10）

1.无专职管理员。计量标准档案管理工作大多数由一线检校人员兼职，没有进行专业知识培训，业务不够熟练，并且技术人员日常检校工作量比较大，任务重，无法保证有效的档案管理工作。此外管理手段相对落后，难以适应计量标准档案信息化管理工作的需求。2.缺乏建档意识。实验室工作人员普遍重视日常的检校任务，通常认为只要按期将仪器设备检校、检测完毕，正确出具证书、报告就可以了，而不注重资料的收集、整理和归类存档，导致计量标准档案资料的缺失、不完善，更新不及时。3.档案涉及内容广泛。根据JJF1033《计量标准考核规范》的要求，计量标准的档案应包括证书档案、技术文件及管理制度档案、技术指标档案、设备档案、人员档案及计量标准考核（复查）申请书、计量标准技术报告等多方面资料，容易导致档案管理归类不明确。我院根据实际情况以及实验室形成档案资料的特点，从收集、分类、排列、编号、归档等方面加以规范，要求一线检校人员、二线管理人员养成在日常工作中分类管理各种数据资料的良好习惯，明确所属部门需要整理和归纳的内容，力求保证归档材料的真实性、完整性、准确性、连续性，为实验室开展检定、校准等工作提供可靠资料依据。具体保存方式见表1。

二、计量标准档案信息化管理的优势

1.是做好检校工作的重要保障

如何实现对计量标准档案的有效管理是确保检定、校准工作的正确性和可靠性的关键。通过信息化手段将计量标准档案中涉及的各项内容录入计量标准管理系统，在系统中设置预警机制，实行统筹管理，实现计量标准器具按期送检提醒、计量标准证书到期复查提醒、检校依据更新或换版提醒等。计量标准管理员根据系统提醒，进行跟踪、收集、更新各类信息，及时归档。这些归档资料真实地反映了计量标准所涉及的设备、人员、技术文件、数据资料等在管理和使用中的详细记录，检校人员在日常工作中有疑问时，通过登录系统查询相关资料，及时发现问题或调整工作方法，可有效避免错误、过失的发生，确保了实验室出具的证书或报告数据结果的准确、公正、可靠。此外有助于实验室探索出一套更为合理、适用的检校方法，为开展日常和科学研究工作提供更可靠的参考和选择。

2.有利于提高日常工作管理效率

根据JJF1033规定，每一项计量标准文件集中均应当包含18个方面的内容（如表1所示）。在实际工作中，这18类文件的存储方式采用了纸质档案与电子存档相结合，编制清晰的文件集目录，注明各种文件保存的地点和方式。在日常工作中查阅、使用、修改等极其不方便，严重影响了检定、校准工作效率、工作质量。通过信息化手段，计量标准负责人、管理员利用扫描、拍照等方式将各类需要保存的档案资料进行数字化处理后，上传至计量标准档案管理系统。一是使检校人员查找资料、发现问题、上报复查申请、更新信息时更为方便、快捷、高效；二是对比较大的计量检定机构来说，所建计量标准数量多且往往不在同一时间，利用信息化管理系统可以将每年需要申请复查的计量标准归类到一起，同时递交申请材料，既提高了工作效率，又保证了所有计量标准档案资料的有效性；三是方便了用户的查询使用，如查询计量标准证书的有效性、可开展项目的规程/规范、计量标准器具及配套设备的历年证书、检定或校准人员持证情况等，加强了与客户的沟通。

三、计量标准档案信息化的具体步骤

1.建立完整的计量标准档案

如上文所述，计量标准包括18个文件，归类为三种档案：一是证书类，主要包括计量标准考核证书、社会公用计量标准证书、计量标准器及主要配套设备的检定或校准证书、检定或校准人员资格证明。二是表格类，主要包括申请书、技术报告、更换申报表、封存（或撤销）申请表、重复性试验记录、稳定性考核记录、履历书、国家计量检定系统表、开展检定或校准工作的原始记录。三是其他质量体系文件，主要包括计量检定规程或技术规范、计量标准操作程序、计量标准器或主要设备使用说明、实验室的相关管理制度、可以证明计量标准具有相应测量能力的其他技术文件。

2.建立完善的实验室计量标准档案管理系统

我院与软件公司合作开发了综合办公自动化管理系统，该系统包括人事信息、质量体系、计量标准、技术文件、业务管理、设备资产管理、计量器具、证书/报告管理、供应商及合同管理、科研管理等多个管理模块，其中质量体系管理模块主要包括我院制定的质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格、管理手册及我院授权项目及实验室检测能力、检定/校准、检测依据、计量标准证书等档案资料。系统中各模块资料均为现行有效版本并全部输入计算机，计量标准管理模块与该系统中各相关模块链接，计量标准档案所涉及相关内容在该系统中均可查阅，并可依据系统使用权限进行使用、修改，保证了计量标准档案的连续性和历史资料的完整性。一线检校人员、二线管理人员可以方便地通过单位内部局域网进行资料的查询、统计等日常管理工作，使计量标准档案较全面地实现了内部网络化、标准化、规范化管理，同时也使档案发挥出最大利用价值。

标识工作方案篇（11）

档案管理现代化是要用科学的思想、组织方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率，经济效益和社会效益。档案管理现代化包括三个要素(1)档案管理中运用了现代化技术，即计算机计算机信息技术(2)档案管理者掌握了现代科技知识(3)建立起了科学的管理机制。

档案管理现代化的实质是档案管理领域中的技术革命，或技术变革。这种变革将会在档案管理中突出技术的作用，但是这种技术又必然受着同时代所提供的信息处理技术及相关技术的制约和影响。以计算机技术为核心的现代信息处理技术，正在深入到档案管理中，在我国，档案管理以手工为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代化先进技术管理手段过渡。

档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用。即档案计算机管理，除此之外，还包括音像技术，缩微技术以及现代化库房和保护技术运用，新型载体档案管理等。实现档案管理现代化可以解决档案管理中迫切需要解决而用传统手段难以解决的问题。如，可以自动控制库房温湿度，改善档案的保管条件，防止档案受到虫蛀、老化的危害，减缓档案制成材料的老化，字迹的褪变等由化学侵蚀和物理因素造成的影响，以利于档案的长久保管，实现高密度存储，节省库房造价，实现自动检索和远距离信息传递，做到快速而准确地利用档案，对档案借阅管理工作进行自动化管理。提高工作效率，档案管理现代化势在必行。

二、档案管理现代化的内涵

信息化从理论方式到技术手段，都不断丰富和发展档案管理现代化的内容。

1　其手段是档案管理实现现代化。档案信息自动化包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施，推进档案自动化建设必须抓好档案标准化，规范化。因此要实现档案管理现代化。就是要改变档案管理模式，提高档案管理水平，针对档案管理工作的特点，改变传统的手工检索查档方法，以智能化的计算机管理档案，以数字化的信息技术提供利用服务，提高档案现代化的管理的整体水平。

2　其优势是档案管理标准化。档案管理标准化是档案管理现代化的一种重要基础档案管理现代化是建立在先进技术，严密的分工和广泛协作的基础上的。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效手段。

3　其核心是档案资源信息化。21世纪，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新和实践，是将档案资源和档案各项管理过程。通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序，有效开发利用，实现档案信息资源地社会共享，因此信息化是新时期档案管理现代化的核心内容。

4　其开放性使档案利用也实现了现代化。保管档案的目的在于利用。随着档案管理信息化的发展，以数字化，网络化手段提供优质高效的档案信息服务，已经成为档案工作的方向和重点。

三、档案管理现代化存在的相关问题分析

现阶段存在的若干问题概括如下，档案信息自动化系统的标准化，规范化水平滞后，系统的整体水平参差不齐，数据库建设步伐较慢，管理体制滞后，系统建设资金投入不足，人才培养滞后。

1　我国档案管理工作基础工作的不足。(1)总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多，时间跨度大，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。(2)档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多。(3)案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。(4)大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标涵盖的内容永远无法检索而难以利用。(5)许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现；(6)组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。(7)案卷厚薄不一，有的一二页纸一类一卷。

四、加快档案管理现状化的对策

1　要培养一批高层次的档案信息专业人才和新型化高层次管理人才人手。要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分准备。

2　要加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备。获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

3　要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化，计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，因此要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。