报告与请示大全11篇

报告与请示篇（1）

一、请示与报告的含义和异同

关于“请示”与“报告”的含义，《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》都有明确的规定：请示，适用于向上级机关请求指示、批准；报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二者不能混为一谈。

请示与报告都属于上行文，都具有反映情况、提出建议的功用，但也有其明显的不同：

1．内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。

2．侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。

3．行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。

4．行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。

5．报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。

6．篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。

7．标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x”x关于x x x xx x的报告。

8．结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。

9．处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。

二、请示与报告不分的几种表现形式

1．把请示当作报告。就是把请求指示、批准的请示当作了报告。如《x x xx关于申请购买x x x x的报告》，指本机关根据工作需要，提出购买x x x的要求，请求上级机关予以批准，批准后方可执行的事情。这类应属于请示，而行文实践中有时恰恰使用了报告这一文种。

2．把报告当作请示。有些报告是下级呈送给上级并要求批转的报告，这类报告应属于呈转性报告极易被当作请示。如《x x x x关于x x x x的报告》末尾处应写“以上报告，如无不妥，请批转x x x执行。”属于典型的呈转性报告但是往往被当作了请示。

3．请示与报告混合型，有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项，这些形式都不符合文种的使用规范。如《x x x x关于x x x x的请示报告》，这类文件形式，其内容既汇报了工作，又顺便提出了请示或者一文数项请示，这种混合的形式，极易使上级机关理不出头绪，处理了一件事情而耽误了另外几件事情。

报告与请示篇（2）

当时宣传工作也或多或少存在“双无”问题。有的地方对全国性政策未向中央请示就轻易发表意见，有的单位对全国性的重要消息，未经中央统一发表就首先在地方报纸上发表。地方政府的错误政策常常通过报纸向外传播，造成严重影响。如在宣传初期，党报宣传中曾出现了右的偏向，宣传地主“拥护”，自动“献地”等行为，在社会引起广泛反响。“报道这么大的政策没有请示中央局就‘事先’报道，受到中央局领导的严厉批评”。（《李庄文集・回忆录编》下册第111页，人民日报出版社2004年版）1947年下半年出现了“左”的偏向，晋绥边区农会临时委员会在《晋绥日报》上发表《告农民书》，赫然倡导农民说了算，掀起针对地主、富农甚至革命干部的乱打乱杀之风，问题十分严重。中共中央于1948年2月11日在《关于纠正宣传中“左”倾错误的指示》中，批评了各地宣传部“从来没有或很少向请求请示宣传方针及作报告”，几乎“完全各行其是”，各中央局及分局对于宣传方针“也不是都抓得很紧，也没有向中央请求指示及作报告”，并严厉指出“这种现象必须改变”。（《中国共产党新闻工作文件汇编》上卷第183页，新华出版社1980年版）1948年初，在中央的干预下，“左”的错误得到纠正。但不久，城市新闻宣传又出现右的倾向，过高估计资本家在恢复生产中的作用，而对工人阶级的觉悟能力重视不够。

鉴于以上情况，1948年6月5日《中共中央关于宣传工作中请示与报告制度的决定》出台。《决定》规定了一整套建立新闻宣传工作请示与报告制度的办法。

首先，管理层权力与责任明晰。根据宣传内容和性质的不同，必须向中央、上级党委到同级党委集体等各个层级请示。一般来说，涉及全国性的内容，应向中央请示：即凡带有全国性或全党性问题的言论，如各项政策、口号、号召、对敌军敌占区人民的传单布告等，其内容有不同于中央现行政策和指示的，均应事先将意见及理由报告中央批准，否则不得发表；同时强调“其内容虽同于中央现行政策和指示，但其性质特别重要者，亦应事前向中央请示”。（同上，187页）

其次，地方性局部性的言论应向上一级党委请示，凡新的和特别重要的宣传，以及党的地方机关在新闻宣传工作中遇到实际问题，如果把握不准，不得擅自做决定，必须向上级党委请求指示宣传方针；而本级党委集体需要对报纸的大样进行审查，尤其对政策性文字进行审阅，甚至对“在上级政策指示范围内的言论，虽不必此次向上级请示”的，也需要同级党委其他负责人的同意，“以求统一宣传，集体负责”。除了各级党委负责外，新华社总社对各地分社的稿件也有修改和增删的权力。

第三，对请示汇报的内容做了明确规定：不仅仅限于报纸文章，书籍、党校教材、传单布告、声明口号等等，均在请示之列；尤其是用党及党的负责人名义所出版的书籍杂志，需要中央同意。

报告与请示篇（3）

请示和报告是两种常用的公文文种,在实际的工作运用中很容易混淆。为了更科学规范、准确地处理公务,我们有必要将请示和报告加以区分。

报告和请示同是上行文,二者都有固定的程序格式。如行文都是由文头、主体、文尾三部分组成,行款有约定俗成性(标题、发文字号、主送机关、成文日期、印章等都约定俗成,不可或缺)。另外,公文的语言都具有明晰、准确、简朴、庄重的特点,恰当使用公文特定专用语,等等。

除此之外,报告与请示也有诸多的不同之处,我们应该认真区分。

一、报告不需要批复,请示必须有批复

请示是为解决具体问题,“向上级机关请求指示、批准”,因此必须有批复,以便指示或批准下级机关的公务行动。比如某区教育局向某区政府上报一个请示:《关于申请奖励基金的请示》,在请示内容中拟出了某教育局申请奖励基金的数额,那么某区政府在收到这个请示之后,就必须针对请示中间提到的奖励基金的数额作一个明确的批复:是同意请示内容还是不同意请示内容,或者是部分同意请示内容,应有明确的态度。而报告一般不需要批复。在2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》中规定报告可以“向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”。以此看来,报告主要是“反映情况”、“向上级机关汇报工作”,“答复上级机关的询问”。所以,报告一般情况是不需要批复的。但是,从内容上说,报告在汇报工作时候可以提出工作建议。所以,还有一类报告,也就是提出工作建议的报告分为呈报性建议报告和呈转性建议报告。呈报性建议报告常以陈述存在问题为主,而呈转性建议报告多以具体意见为主,一个机关就某一全局性的问题提出自己的解决措施,但是又囿于自己职权的限制必须请求上级机关批转其他地区或部门贯彻执行。这样的报告对于上级机关来说,不论是请示还是“提出意见或建议类报告”,只要是办理公务需要批转、转发的,都要给予批转、转发。所以,批转、转发请示是应该的,批转、转发“提出意见或建议类报告”也是普遍存在的。仅就这一点来说,二者是相似的。

需格外注意的是,请示是要求上级指示或者批准,而呈转类建议报告则切忌要求上级指示或者批准、批转,虽然是呈转类建议报告,但它更多地承担的还是提供可供参考的措施、方案、方法、建议和意见等,它的职能还是仅供上级参考。所以,与此相对应的,请示在进行批复的时候,是针对主送单位而下的批复;而上级单位针对呈转类建议报告的批复则不一定仅仅是针对主送单位而下的批复,而多把报告的相关内容呈转给适用报告内容的相关地区或者单位。

二、请示和报告的行文时限不同

请示是请求上级对自己的公务活动作出指示或批准,所以应该写在事情发生之前。报告则可写在事情发生之前、之中或之后,可在任意合适的时候对工作作出报告,以便于上级了解工作的进程和状态,对工作作出应有的支持和指导。请示针对将要发生之事,报告则多针对已发生或者正发生之事。比如在每年度的职称评审工作结束后,一份《关于××年度职称评审工作的报告》则可以让主管单位对下级的职称评审工作的整个安排、整个进程有一个详细的了解。

三、请示和报告的写作性质不同

请示是请求性公文,重点是请求事项。报告是陈述性公文,侧重点是汇报情况。因为如此,请示有很强的针对性,写作时要写清原因、办法等,而报告则相应地有随意性,在篇幅上也不像请示那样较短小,而是可长可短,将工作汇报清楚,将情况反映出来、将问题答复妥善即可。比如在2010年3月的第十一届全国人民代表大会第三次会议上作的政府工作报告,因为涵盖中国民生的方方面面,既有对2009年政府工作的一个回顾,又有2010年的主要任务安排,所以篇幅就比较长。

四、请示和报告的内容含量不同

请示只能“一事一文”,“一事一请示”,报告则一文一事,一文数事均可。对于内容较复杂的报告,要围绕一个中心,分项分条表述,突出重点、详略得当,避免内容重复和交叉。请示的主送机关只能写一个,不能多头主送。一来以防止多头批示的内容口径不一致,二来也防止上级之间互相推诿,谁也不批。另外,请示应按隶属关系逐级请示,一般情况下不越级。若有特殊情况需要越级请示,必须同时抄报越过的上级机关。但是,必须记住的是,不管是报告还是请示,它们的内容都要客观真实,都不允许半点虚假。

五、请示和报告的正文构成不同

请示的正文由请示缘由、意见、要求三个层次组成。在表明缘由时,要有根有据,通常是引用现行法律、法规条文或上级有关政策、文件精神。在引用时,一忌随意摘录领导人的言论,二忌内容含糊不清。如“根据市领导关于加快我市房地产开发的讲话精神,我局拟……”就应改为“根据市政府关于加快……”为妥。又如“根据国务院有关通知的精神”、“根据《教育法》有关条款的规定”之类的依据过于笼统,使受文单位无法对照,无法落实,如有引用的相关法规和文件能注明文件的来源和出处更好。事由是请示的“重头戏”,所占篇幅较长,更应注意。主要围绕遇到什么问题、问题为何难以解决、这些问题可能导致的后果等内容来写,写作时要抓住要点,做到条理清晰,具体而不繁琐。陈述意见时要中肯可行,清晰明白。如:有一个单位需要购置实训车床,写了一个请示,请示中列举了需迫切购置实训设备的理由,随后提出“拟在规定的标准内购车床十台,望予批准”。这样的请示上级在答复时就会感到为难,不知道该单位究竟要买什么牌子、什么型号,共需多少资金也不清楚,因而无从判断,无法批复。最后写明要求,多以请求语表达,如“以上意见妥否,请批示”、“妥否,请批示”、“特此报告”等。

报告由报告目的、报告内容和结束语构成。报告的写作要求情况属实,汇报工作、反映情况,不允许有半点虚假。对于报告内容较复杂的,要围绕一个中心,分项分条表述,突出重点,详略得当,要避免内容重复和交叉。呈转性建议报告在提出工作建议的同时,还要求上级机关批准转发给下级机关执行。这样的报告,一经上级批转就有了指导性,它的结束语一般用“以上报告,如无不妥,请批转……参照执行”等。如1984年9月18日《国务院批转财政部关于在国营企业推行利改税第二步改革的报告的通知》,就是国务院同意财政部《关于在国营企业推行利改税第二步改革的报告》和《国营企业第二步利改税试行办法》中所提出的建议和意见,而作出的一个批转性批复。它就是以“以上报告,请审议。如无不妥,请连同《国营企业第二步利改税试行办法》批转各地区、各部门,从一九八四年十月一日起试行”做结束语的。

其它的,如例行工作报告,写“以上报告,请审阅”;内容涉及财经物资的,常写“以上报告,请审核”;有关方针政策的,多写“请审查”;有关送物送文,写“请查收”,等等。

综上所述,请示和报告在行文方向、遵守的行文制度、语言遵守的规范和特点方面有诸多的相同相似之处,但是我们更要看到二者的区别,了解和掌握并正确使用它们,以使公务活动更规范,有效地开展。

参考文献:

[1]杨文丰.高职应用写作.高等教育出版社,2006.5,第1版.

[2]苏伟民.新编应用文写作.机械工业出版社,2008.

2,第1版.

[3]中国网省略,2010-03-15.

报告与请示篇（4）

请示和报告是机关单位较常用的公文。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性、呈请性和期复性公文；报告是向上级机关汇报工作、反映情况的公文。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”；报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。

尽管这两种公文大家都很熟悉，但在使用过程中，仅仅是标题就存在不少的问题。本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析“请示”与“报告”的标题常见错误并给予改正。

错误1.关于请求修建篮球场所需经费的请示

错误2.关于申请修建篮球场所需经费的请示

错误3.关于修建篮球场所需经费的请示报告

错误4.关于修建篮球场的经费使用申请报告

错误5.关于修建篮球场所需经费的申请

错误6.篮球场修建经费申请书

错误7.请示

错误8.报告

分析与改正：

1.从《办法》对“请示”的定义来看，“请示”本身就包含请求的意思，故此标题用语重复，应划掉“请求”一词。

2.错误及分析同1，“请示”本身就包含申请的意思。应划掉“申请”。

3.一份公文不可能同时使用两个文种，标题将请示和报告并用，混淆了两个文种的区别，应去掉或“请示”或“报告”其中的一个。依据公文内容，学校向教育局要资金时用“请示”，原标题中就要去掉“报告”；学校向教育局汇报资金使用情况时用“报告”，原标题则要去掉“请示”。

4.违反公文的行文规则，《办法》中规定：“报告”不得夹带请示事项。应划掉“申请”一词。

5.“申请”不是公文文种。《办法》中没有“申请”这一文种，而根据公文标题的构成方式要求，公文的标题必须体现文种，故应把“申请”改为“请示”。

报告与请示篇（5）

严格区分肃清使用

一、报告与请示的混用

“请示”与“报告”是公文中经常被混用的最典型的两种。由于这两种公文均为上行文，都有向上级机关陈述意见，反映情况之功效，不少机关常常把它们混淆使用。或在“请示”的同时进行冗长的一文多事的报告，或在报告中央带着请示事项，结果造成了请示与报告混用，给公文处理带来困难，甚至直接导致工作失误。如：1988年12月25日，电影制片厂得知云南边防老山前线某部在元旦前夕举办“猫耳洞里颂祖国”的庆祝晚会，感到这个活动有意义，便写了个“报告”于25日送达总政文化部，请示派出摄影组赶赴老山前线拍摄纪录片。总政文化部有个规定：每周星期二、五批阅文件，而“请示”则当天批阅。由于制片厂送来的是报告，办文人员按照规定搁置起来，直到星期二即12月28日才送达部首长阅示，等批复下来已经晚了。尽管摄制组马不停蹄地赶到老山前线阵地，但晚会已经开过了。造成这次延误的主要原因就在于有关人员错将“请示”写成了“报告”。

主观判断的辨析不清，造成“请示”与“报告”不分，我们常见“关于×××的请示报告”，甚至还有铅印好供人填写的“关于×××的请示报告”。虽然请示、报告均属上行公文，但报告可以于事前、事中、事后行文，上级机关可答可不答，一般不作答复；报告可以一文多事。而请示则不同，必须写在事前，以请求上级批准、指示，而不能“先斩后奏”或“先上车后买票”，上级机关对于请示则必须答复。报告央带请示，请示写成报告，也同样常常误事。请看：

例文(一)

关于增加选举工作干部编制名额的请示报告

国务院：

经中央批准，今后县、乡两级选举的日常工作由民政部负责。但是在确定民政部门人员编制时没有选举工作这项任务，为了做好这项工作，需要给民政部门增加必要的编制名额。建议给民政部门增加八人，每个省、市、自治区增加三至四人，每地、市、县增加一至二人。关于民政部增加的八个名额，请国家编委解决，关于给各地增加的编制名额，请批转各地从现有名额中调剂解决。

以上报告当否，请批示。

中央民政部

一九九0年八月二十四日

例文(二)

关于给予解决救灾款的报告

东政字(2001]第06号

××县人民政府：

我乡地处本县边远山区，又有少数民族居住，是老、少、边穷乡。2000年遭受特大洪灾，经济损失严重；今年又遇百日干旱，水稻种植面积原计划五千六百五十亩，实际只种二百八十五亩，其中严重受早面积有一千多亩。所种烤烟、红薯一律未能收获。因干旱造成的直接经济损失达五十万元。为此，特向县人民政府请求拨给救灾款二十万元为盼。

以上报告，请批准。

东山乡人民政府

二00一年十月十日

例文(三)

关于××县档案局库房存在安全隐患的情况报告

县人民政府：

根据×××××文件精神和我县档案局的现实状况，建造新库房已迫在眉睫。

县档案馆库房系1952年所建办公楼代用，房屋不仅狭窄，而且枕木腐烂，天花板开裂，两面面临浑沟、厕所污染；房屋与宿舍紧临带来严重隐患，不仅无法接收档案进馆，而且严重威胁着档案的安全保管。

据我们初步调查：县档案馆楼上七问库房有38处天花板严重开裂，5处开始下塌；楼下三问有16处天花板也严重开裂；其中七号库房位于全栋楼房的中部；正因楼枕腐烂加撑2处；库房窗户宽大，受光面积增大，夏季月平均库温高达32度(档案保管正常温度为摄氏l4度至18度)致使档案柜破烂，文件受损；楼下库房因东南面临机关院内排水沟，北面紧靠猪圈和厕所，相对湿度高于80％以上(档案保管要求相对温度为50％至65％)，对档案危害极大。库房为砖木结构建筑，又紧邻两栋宿舍，直接构成了火灾威胁。

鉴于上述库房容量不足和种种不利档案安全保管的严重情况，根据现有馆藏量和档案事业的发展需要，我们迫切要求建一栋面积为1200平方米的档案库房。

特此报告，望予批复。

××县档案局

一九九0年五月五日

这三篇例文最主要的错误在于把报告与请示并用、误用。从内容上看，例文(一)、(二)都是要求解决问题的，需要上级答复或批准，文种应为“请示”，毫无疑问，例文(一)把请示与报告这两种文种混为一谈，并列使用是错误的，标题中应删去“报告”二字；例文(二)是误用了文种，标题应换成“请示”。例(三)报告内容夹杂着请示事项，也属文种误用，应改成请示。这种文种错用现象，应给予廓清。

二、“公示公告”与“公示通知”的隐形性错用

中共中央组织部在《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》(以下简称《意见》)中要求：干部任前“需向社会公示的一般通过报纸、电视、广播等新闻媒体；在部门(单位)或系统内公示的可以采取发公示通知或会议公布、张榜公告等形式”。《意见》讲得很清楚，向社会公示发公告；在部门(单位)或系统内公示采取三种形式：一是发公示通知；二是在会议上口头公布；三是张榜公告。也就是说“公示”时使用公文不外乎两种：一种是公示公告，另一种是公示通知。

例文(四)

领导干部任前公示

×××同志(男，41岁，硕士研究生，汉族，四川××县人，中共党员。现任××市经济体制改革委员会主任)，拟提名为××市发展计划委员会主任人选。

×××同志(男，51岁，本科，汉族，四川××人，中共党员，现任××市计划经济委员会主任)，拟提名为××市经济贸易委员会主任人选。

干部群众如有需要反映情况的，请于七日内以真实姓名向市委组织部审查处(电话……)电话反映，也可向市委机关办公楼前的××市县领导干部任前公示意见箱内投递书面意见。

中共××市委组织部

××××年××月××日

例文(五)

××市公开选拔副县级领导干部公示榜

根据××市公开选拔副县级领导干部的有关规定，按照“公开、公平、择优”的原则，经过公开报名，资格审查，笔试、面试、体检和组织考察，市委常委研究同意，×××同志拟任××市科委主任，×××同志拟任市教委副主任，现将两位同志有关情况公示如下：

×××同志，男，34岁，1992年7月××机械学院无线电检测技术及仪器专业毕业，汉族，四川××县人，中共党员，现任四川省××集团公司企业技术中心办公室主任，拟任四川省××集团公司企划部部长。

×××，男，38岁，1991年7月××大学采矿工程专业硕士研究生毕业，汉族，四川××人，中共党员，现任××科技大学环境工程学院副教授，拟任××县科技副县长。

干部群众如有需要反映情况的，请于七日内以真实姓名向市委组织部干部审查处(电话……)电话反映。也可向市委机关办公楼前的市县级领导干部任前公示意见箱内投递书面意见。

中共××市委组织部××市公选办

××××年××月××日

例文(六)

中层干部任用公示公告

×××同志，男，34岁，1993年7月于××师范大学政治系本科毕业，汉族，云南××县人，中共党员，下派××县组织部锻炼工作一年，现任××师范高等专科学校政史系讲师，拟任××师范高等专科学校办公室副主任。

×××同志，男，42岁，汉族，云南××县人，中共党员，1996年7月于××师范大学汉语言文学专业本科毕业，1998年下派××县××乡挂职锻炼工作一年，现任××师范高等专科学校××系讲师，拟任××师范高等专科学校人事处副处长。

从公示之日起7天内，如对被公示人员有意见或举报，请向学校党委组织部反映，举报电话：……

中共×××师专委员会

二00三年七月二十七日

上面例文(四)、(五)的内容基本一样，但文种一个用的是“任前公示”，一个用的是“公示榜”，两个例文都刊登报上，都是一样的目的，都是向社会公示的，由于认识有偏差而发生乱用，这给公文写作与处理带来了混乱，不利于公文管理的规范化，按《意见》要求，应改为“公示公告”。例文(六)是某师范高等专科学校推行中层领导干部竞争上岗任用公示，从范围和内容上讲，应属《意见》中规定的第二种范畴，即在本部门(单位)系统内公示的，应该使用“公示通知”，而不是“公示公告”，这里混用了文

三、“函”与“请示”、“批复”的情感化混

“函”作为国家行政机关公文的重要种类之一，起着举足轻重的作用，成为一种使用广泛、轻便灵活的公文文种。从国务院办公厅1981年2月27日的《国家行政机关公文处理暂行办法》至今已有21年，后经过了四次对“函”的重新规定，我们看到一次比一次界定得清楚、明确，尤其是2001年1月1日施行的“新办法”在前几次的基础上表述得更明确，语句更严整简洁，不仅严格地界定了“函”的使用范围(必须是“不相隶属机关之间”)，而且在适用内容上与“请求批准”相对应再明确列出“答复审批”。“新办法”对“函”的表述完全廓清了20多年的使用上存在不正确的方法，存在着诸多的误区。但在现实中不重视“函”，不正确使用“函”的现象仍然存在，“函”的功能往往被“请示”和“批复”等文种所代替，以致造成文种错用。

(一)“函”具有“答复问题”的功能，但不能代替“批复”。

“函”与“批复”是两种根本性不同的公文文种。依据“办法”之规定，“：吡复”适用于“答复下级机关的请示事项”，这里明确指出了“批复”是答复请示事项的，但现实使用中往往出现用“函”(复函)代替“批复”答复问题的情况。有些教科书中提出“有时下级机关向上级机关请示问题，上级机关也可用函来答复”。对这种函的警复可用“复函”也可以用“批复”，这些提法是不科学的。为了维护公文的严肃性，答复下级机关的请示问题只能用“批复，而不能使用函复。所以，公文的实际运作，公文的研究和教学，都必须以“新办法”为依据。

(二)“函”具有向有关主管部门(无隶属关系)“请求批准”的功效，不应被“请示”所代替或混用。”根据行文规则，机关之间工作关系可分为：上下级关系、平行关系或非隶属关系、隶属关系等，“请示”是上行文，向隶属的上缴机关请求指示或批准，就应使用“请示”。“新办法”明确界定了“函”具有“请求批准”的功能。删去原办法中的“不相隶属的有关主管部门”的字样，这样“请求批准”的对象是“不相隶属的有关主管部门”。这里“不相隶属的有关主管部门”和“上级机关”是两种不同的概念，其“有关”是与“请求批准函”的具体内容有关，对发函单位而言，这样的“主管部门”仅仅是与自己没有直接的隶属关系的某种职能机构或某业务机构。它是特定的因人而异，并非像“上级机关”是固定不变的。因此，这里的“不相隶属的有关主管部门”排除了使用“请示”的隶属上级机关。换一角度说，主送机关为上级机关时用“请示”而不能用“函”。主送机关为“不相隶属的有关主管部门”时用“函”而不能用“请示”。在工作中曾见到“函”被冠之以“请示”来使用，例如：××县城建局在给人事局要求解决本局环卫工人岗位补贴时，公文的标题写成了《关于解决环卫工人岗位补贴的请示》。从行文关系上讲，两局之间是平行关系，理应以“函”行文，但写作者存在着情感性因素和特殊心态含盖了规范公文意识，导致误用文种。

四、“意见”与“报告”的连带替用

这是一对很不显见的容易疏忽的误用文种，由于写作者对公文变更和发展不甚了解，缺乏同步的公文写作知识和写作意识，给实际操作带来一些问题，甚至步入误区。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，自2001年1月1日起正式作为国家行政机关公文至今已有一年多了，据笔者对一些行政机关公文运作的考察和了解，感到在此期间，由于对“意见”的使用连带地对“报告”的适用范围产生了相应的影响，建议性报告和呈转性报告不再使用，应换以“意见”行文。

(一)“建议性报告”不应再使用，应换成“意见”。《办法》对“报告”适用内容的规定是“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。很明显，“报告”自2001年1月1日起不再具有“提出意见或者建议”的功能，这与“意见”的使用是相一致的，但有些机关单位并没有注意到这一十分明确的变动和要求，在提出意见时，仍然以“报告”行文。例如：××县教育局给该县政府的《关于建议进行全县乡镇中小学校舍状况普查的报告》，其发文时间为2001年6月15日，按照《办法》的规定，上述事由是属于“对重要问题提出见解和处理办法”应以“意见”行文。

(二)“呈转性报告”应换以“意见”行文。“呈转性报告”即呈请上级各部门执行的报告。就其使用范围讲，这类报告的主送机关往往是高级别的政府机关，如国务院各省级政府等。这是一类使用频次较高的“报告”，大多数属于此类。我们知道，“报告”是陈述性上行文，它不应体现请求性。从1984年起，国务院办公厅施行的《国家机关公文处理办法》就明确规定：“报告”中不得夹带请示事项。2001年1月1日起施行的《办法》在第三章二十一条中再次强调了这一要求。而“呈转性报告”在结尾却无一例外地提出：“以上报告，如无不妥，请批转各地、各部门执行”。我们可以仔细地体会一下上述情况，分明是在“请求批准”，其所含的请求性是十分明显的，尽管过去这已形成一种公文运作惯例，但用《办法》去要求是不尽规范的，尤其是“意见”已列入国家行政机关公文，而至今这种情况尚未改变过来，仍在继续。因为这类报告皆属建议性内容，完全属于“意见”的适用范围，它理应被“意见”所取代。换言之，凡过去的“呈转性报告”现应以“意见”行文。

原因探寻规范运作

文种误用的原因很复杂，有内因也有外因，有主观也有客观的，但纵观我国公文写作的发展、变化，公文写作在现代社会中的功效与影响，我们可以探求一些规律，文种的误用现象有以下几点原因：

(一)对公文文种的内涵与外延认识上的模糊

对于容易误用、混用、错用的具体文种，首要的问题是要弄清它们的真正含义与外延(范围)，掌握它们的内质、特点、功能价值、用途范围以及它们的差异性，认真地区分辨析，就会避免文种上的错用。例如：最典型的“请示”与“报告”两种文种，只要抓住关键的三点来理解与识别：一是所担负的任务不同。“请示”主要是向上级机关提出请求，要求上级机关明确批示、答复或解决问题。它需要上级表态或批复；而报告则主要是向上级机关汇报工作、反映情况，一般不要求上级批复。二是内容的繁简不同。请示一般是一文一事，比较单纯集中，这是写请示时最基本的要求；而报告有综合性的，内容往往涉及许多方面，不能带有请求事项三是使用的时间不同。请示必需在事前行文，在未得到上级机关批复之前，不可按所请示的内容行事；而报告则可以在事前行文，也可以在事中行文，也可以在事后行文。同时淡化两者文种功能的一致性，这样更增强了两者的区分点与界定。明确了文种的具体用法。再如“意见”与“报告”，“报告”的内涵减少和外延缩小，部分被新文种“意见”所代替；“公示公告”与“公示通知”，只要掌握两者的使用范围，弄清“公告”与“通知”的基本特征和差异，就不会产生误用。

(二)缺乏对公文发展动向的了解和同步的理论知识

公文的发展与时俱进，公文与社会的发展进步有着密切互动关系，特别是改革开放以来，我国经济迅猛发展，经济转型，社会变革，人们的参政意识不断增强，管理水平不断提高。公文写作也与时俱进。但人们仍固守着已有的观念和旧的东西，没有及时更新公文知识和观念，就很难发现公文的发展动态和带来的连动影响，所以在实际运用中很容易犯错。例如：“公示”是在2000年6月2313是中央办公厅《关于印发(深化干部人事制度改革纲要)的通知》(以下简称《通知》)，发出后逐渐兴起的，《通知》要求：“推行党政领导干部任前公示制。在3到5年内，地厅级以下领导干部(特殊岗位除外)的选拔任用，普通实行任前公示制”。两年多来，各地在地厅级以下党政领导干部任职前，大多按《通知》要求进行了任前公示，而使用的文种就是“公示”或“公示榜”，它们的产生虽然是时代的产物，但还没有合法的地位。就目前来看，既不是现行的法定公文，事务性公文也末涉及，但使用频率却比较高。然而，“意见”中提到的“公告”和“通知”两种文种都是法定公文，都具有告知的功能。尤其是“通知”，党政公文法规都列入了公文文种，应当在党政领导干部任前公示不能单独使用“公示”或“公示榜”，选择其一取决于公示内容的范围大小，若是向全社会公布的应当是写成“公示公告”，若是向本单位公布的应写成“公示通知”，决不能把两者混用。

报告与请示篇（6）

中图分类号：H152.3 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2015）14-0124-02

胡乔木同志是杰出的马克思主义理论家、政论家和社会科学家，是中国共产党思想理论宣传文化战线的卓越领导人[1]。他从1941年2月起任和中央政治局秘书，新中国成立后又先后担任常务副部长，新闻总署署长，新华社社长，《人民日报》社社长，中央副秘书长，中央书记处候补书记、书记，政治局委员，中顾委常委等职。

一、“大手笔”――胡乔木被称为“中共中央第一支笔”

从时代到邓小平时代，胡乔木始终是一个手秉如椽巨笔的高级智囊，他一生参与起草、修改、整理的中共中央重要文件和文章难以计数。革命战争年代，他协助编辑校订《六大以来》《六大以前》和《两条路线》，整理的名著《在延安文艺座谈会上的讲话》《为人民服务》，参与起草《关于若干历史问题的决议》《双十协定》《中国人民政治协商会议共同纲领》，为新华社等权威新闻媒体撰写《将革命进行到底》《别了，司徒雷登》《无可奈何的供状――评美国关于中国问题的白皮书》等重大社论、评论、评论性新闻。新中国成立后，他撰写了《中国共产党的三十年》《再论无产阶级的历史经验》，《的革命和尼赫鲁的哲学》等重量级文章，参与起草新中国第一部宪法、一届全国人大一次会议《政府工作报告》中共文件，参与修改中共、《莫斯科宣言》《工业二十条》《科学院工作汇报提纲》，整理的《论十大关系》。改革开放时期，他协助邓小平起草《解放思想，实事求是，团结一致向前看》，主持起草《关于建国以来党的若干历史问题的决议》、中共十二大报告和修改，主持修订《选集》第二版，主持编辑出版《选集》《刘少奇选集》《选集》《任弼时选集》《邓小平文选》（第一、二卷）《陈云文选》和新版《鲁迅全集》、中国第一部大百科全书《中国大百科全书》，撰写《中国共产党怎样发展了马克思主义》《对社会主义的新认识》，发表《当前思想战线的若干问题》《关于人道主义和异化问题》《中国为什么犯二十年的“左”倾错误》等重要讲话和讲演。他撰写的许多文件、文章，代表了党和政府的声音，影响了中国革命的历史进程，有力地回击了对中国的歪曲、诬蔑和指责，成为中共党史和中华人民共和国历史的经典文献。

胡乔木作为第一任中共党史研究室主任和第一任中央文献研究室主任，既是中共党史研究的开拓者，也是中共文献研究的奠基者；既是新中国新闻出版事业的领导者，也是新中国社会科学的推动者。他筹建了中国社会科学院并出任首任院长，为中国社会科学的发展做出了重要贡献。1971年夏，在南巡时说：“胡乔木曾为中央起草了许多重要文件。《关于若干历史问题的决议》，别人搞了几个月，没有搞出头绪。他一写，就写出来了。《再论无产阶级的历史经验》也是他写的，写得不错。”许多中共中央领导人的文章、文集，在发表、出版之前要送胡乔木看一下，做些修改，甚至“把关”，这几乎成了一种“习惯”。由于胡乔木出色的文字功底和文字能力，因此享有“党内才子”“笔杆子”“大手笔”“新闻首脑”等美名。战争年代，说：“靠乔木，有饭吃。”改革开放年代，邓小平说：“乔木是我们党内的第一支笔杆。”非常信任地说：“许多文件只有经胡乔木看过，发下去才放心。文件经胡乔木修改，就成熟了。”邓力群称赞说：“乔木同志的道德文章属于我们党的宝贵精神财富。在从事理论工作的人中，目前为止恐怕找不出第二个。”他卓著的贡献确实无愧于“中共中央第一支笔”的美誉。

二、小讹误――《关于改进大百科全书工作的请示报告》的文种错误

1987年2月27日，胡乔木在主持《中国大百科全书》编辑工作期间，为了解决编写中的卷数规模、编写速度、出齐日期、质量要求等几个重大问题，他以“中国大百科全书总编委主任”的名义向中共中央国务院领导人提交了《关于改进大百科全书工作的请示报告》[2]552。建议很快得到了中共中央国务院的批准，说明建议的内容是科学的，合理的，可行的，但他使用的“请示报告”这一文种形式是否合适、正确呢？

在1989年中共中央办公厅第一个党的机关公文处理办法――《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》以前，党的机关和行政机关所使用的公文没有严格区分，统称为公文，以国务院颁布的国家行政机关公文相关处理办法作为法规依据，党的机关公文沿用行政公文的文体。在这篇“请示报告”诞生的9天前，国务院刚刚颁布了《国家行政机关公文处理办法》，正式规定公文的种类为10类15种。其第二章“公文主要种类”的第七条明确规定没有“请示报告”这一文种，并指出请示与报告是两种不同的文种，各有不同的使用特点，“向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用‘报告’。向上级机关请求指示、批准，用‘请示’。”[3]831这是关于党政机关公文处理的最新规定，虽然胡乔木同志担任和中央政治局秘书25年，并曾担任过中共中央副秘书长、中央书记处候补书记、书记等职，是公文撰写和管理的专家、权威，但我们不得不说，他这次使用“请示报告”的文种确实是错误的。那么，他究竟应该选择请示还是报告呢？

其实，请示和报告虽然有联系，都是上行文，都可向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，都只能有一个主送机关，但区别还是非常明显的。

1.适用指向不同：报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，也可以用于转送文件、物品；请示则用于向上级机关请求指示、批复。

2.行文目的不同：请示具有呈请性、期复性，需要上级机关做出明确答复，发出请示意味着将得到一份批复，与批复对应；报告具有呈报性，不要上级机关给予答复。发出报告并不一定会得到答复，这是报告和请示的显著不同。

3.行文时间不同：事前请示，事后汇报。请示在工作行动之前行文；报告在工作结束或进程中，以及情况发生之后行文。

4.写作结构不同：报告一般先概述基本情况，再谈主要成绩、经验、教训、存在问题，解决问题的对策、今后的工作打算；请示一般由请示原因、请示事项、结束语组成。

5.内容范围不同：报告可以是内容宽泛的综合性报告，也可以是内容相对单一的专题性报告；请示只能一事一文，多事必须多文。不可将不同的几件事项集中在一份请示中，这样会使上级无法在单一性的批复中答复。因此，请示的篇幅一般比较简短，而报告的篇幅视情况可长可短。

6.结语写作不同：请示一般为“当否，请批复”；工作报告、情况报告一般为“特此报告”“以上报告请审阅”，建议报告一般为“以上报告如无不妥，请批转各地执行。”

7.处理方式不同：上级必须答复下级的请示，不必一定答复下级的报告。

8.报送制度不同：报告可以月报、季报、年报等定期报告；请示只有在必要时才发出，下级不能动辄请示，将问题和职责全部推卸给上级。

9.责任划分不同：失误后上级机关未能及时批复下级的请示而造成损失的，后果由上级负责；下级把应该请示的问题写成报告使问题得不到及时处理而造成损失的，后果由下级承担。

三、巧辨别――正确适用“请示”与“报告”

可见，报告和请示的最大区别是：报告不能夹带请示内容，请示可以带有报告内容。因此，不管有无报告事项，只要有请示内容的，就应选择“请示”文种；反之，只要没有请示内容的，就应选择“报告”文种。

以本案为例，胡乔木既要向党中央国务院报告大百科全书编写的进展情况，重申“大百科全书事关国家科学水平和政治荣誉”，要“全力保证质量”的观点，阐明改变原定出版80卷，1989年出齐的原因等，还有一段反映他严于律己、谦虚自讼的自我批评：“对于这项浩大的工程，我和椿芳同志（笔者注：编辑出版中国大百科全书的倡议人、中国大百科全书出版社第一任总编辑姜椿芳）都缺乏经验，由于我当时工作比较繁忙，一直没有邀约各方面的专家参照外国同类著作议定全书规划。而1980年开始出版的全书前言，就写明‘初步拟定，全书总卷数为80卷，计划用10年时间出齐’，这个前言稿曾送我审阅，我竟未加深究而轻率同意了。这是我在这一工作中的最大失误。”[2]552显然这些都属于报告的内容；但其中更具体地构想了大百科全书工作的改进意见和建议，提出“进一步压缩卷数”，“放慢速度”，“预定1993年出齐，作为全书的第一版”[2]552的请求，期盼批准。所以，公文虽然既有报告事项，又有请示内容，但不能使用“请示报告”和“报告”文种，只能使用“请示”文种，标题应为《关于改进大百科全书工作的请示》。“大手笔”的小讹误提醒我们，不管什么时候，不管什么情况，也不管职务多高，文秘工作必须严谨严谨再严谨，细致细致再细致！

虽然，胡乔木同志这一次文种适用错误，但这只是“大家”的“小事”，瑕不掩瑜，我们不能斤斤计较他偶尔的一次笔误，以偏概全，以点代面。他在长达六十多年的革命生涯中，以笔为犁，以书为友，把毕生精力奉献给中国革命、建设和改革事业，奉献给党的思想理论建设和宣传文化工作。作为从事文秘和文字工作的同志，我们要传承他的优良品德，像杨尚昆评价胡乔木同志的那样，做“一个终生用笔来为人民服务的人”。

参考文献：

[1]刘云山.在纪念胡乔木同志诞生100周年座谈会上的讲话[N].人民日报，2012-06-02.

[2]丁晓平.中共中央第一支笔――胡乔木在邓小平身边的日子[M].北京：中国青年出版社，2011.

报告与请示篇（7）

中图分类号：A84 文献标识码：A 文章编号：1001—5981（2012）03—0001—05

解放战争后期，战争形势迅速发展亟需克服党内军内存在的元纪律、无政府状态，保证政令军令畅通，为此，中共中央和建立了党内请示报告制度并对该制度作了具体规定。这一报告制度的建立对解放战争的胜利起了重要作用，对新时期党的制度建设仍有重要价值。

一、建立党内报告制度的原因

解放战争时期革命形势发展迅速，为了加强党的集中领导，保证政令军令畅达，主要出于历史和现实两方面的考虑，建立了党内请示报告制度。

（一）党内军内长期存在的无纪律无政府状态严重影响党的工作，是建立党内报告制度的根本原因

革命战争时期，由于各地革命形势发展不平衡，党及其领导的人民军队和红色政权长期处在敌人白色政权的包围和分割之中，对处在开展游击战争和实行武装割据环境状况下的各地方党组织与军事领导机关，中共中央给予了较大的“自治权”，这对发挥地方党组织积极性，克服和度过当时困难形势具有积极作用，但也产生了一定程度上的无纪律、无政府状态的负面影响，“这种状态，给予革命利益的损害，极为巨大”，“已相当严重地影响了党的工作的发展”。这种无政府、无纪律状态主要有以下几个方面：其一，某些地方的党组织和军队的领导机关由于受游击主义、地方主义和经验主义的干扰，从狭隘的经验论出发，自行其事，擅自修改中共中央的政策和策略，“不但不请示中央甚至也不请示中央局”。一些地区的党组织在的过程中，片面照顾贫雇农的要求和情绪，竟提出“村里的一切事，由贫农团领头来办”、“贫雇农打江山坐江山”等“左”倾错误口号。其二，某些地方党组织和军队的领导机关各自为政，将自己管理的地方看成是一个不服从上级领导的的“独立王国”。例如，在解放战争中攻战大城市后，某部门未经上级请示报告，就擅自切断外国领事馆内的自来水供应、通信和电源，将三国领事馆人员也都统统软禁起来，与苏联订立商业性协定等私自处理外事问题；有些宣传部门违的宣传纪律，未经中央同意，就自作主张，率先在当地报纸上披露影响全国的重大消息。其三，无政府无纪律状态严重影响了军纪，违反军纪的事件常有发生。有些部队的后勤人员借口“军用”而没收蒋伪敌产，“侵犯工商业，搬运器材，拆卸零件，拿走皮带，损害工厂设备”；某些后方机关的生产人员，不顾党纪军纪，为本单位利益“到新收复的城市抢购物资，做买卖，扰乱新收复城市的金融物价”。有的地方乱打乱杀现象严重，例如有农会明文规定：对于农村中地主、恶霸等人员，“村有杀人之权”，出现了“大家要怎样惩办，就怎样惩办”“的现象。

（二）解放战争形势的迅速发展迫切要求加强中央与地方的密切联系，是建立党内报告制度的现实原因

在解放战争进入战略反攻阶段，党的工作必须适应形势发展以实现“三个转变”，即：“战争形式由游击战争向正规战争转变，解放区的工作由分散向集中转变，全党工作的重心由乡村向城市转变”。战争形式的转变，迫切要求全党全军始终与中央保持高度一致，将权力统一于中央，要求党缩小地方的“自治权”。一方面，中共“七大”以后，由于没能把党内请示和报告制度化、经常化，有一些中央局和分局的领导，没能认识到向中央请示和报告的必要性和重要性，出现了地方领导机关不经中央及中央委托领导机关同意，“自由地迫不及待地粗率地冒险地规定及执行明显地违背中央路线和政策的某些政策”，即使向中央作了请示和报告，也只是一些技术性的报告和请示，导致“中央不明了或者不充分明了他们重要的（不是次要的或技术性的）活动和政策的内容，因而发生了某些不可挽救的、或难以挽救的、或能够挽救但已受了损失的事情”；相反，“那些事前请示、事后报告的中央局或分局，则避免了或减少了这样的损失。”另一方面，“各中央局和分局是受中央委任、代表中央执行其所委托的任务的机关，必须同中央发生最密切的联系。各省委或区委，同各中央局和分局也必须密切联系。”此时，许多解放区已经连成一片，许多城市已经解放或即将解放，加强中央与地方的联系联系显得极为必要，“以便掌握运动的动态，随时互通情报，交流经验，及时纠正错误，发扬成绩。……全党迫切需要的，是不失时机的生动的具体的报告和指示”。此外，随着党的工作重心由农村逐步转向城市，解放区逐渐扩大，地方各级新政权相继建立，党内请示报告制度就成了紧密加强中央与地方联系的桥梁。所以，强调：“从今年起（指1948年——引者注），全党各级领导机关，必须改正对上级事前不请示、事后不报告的不良习惯。”

二、建立党内报告制度的过程

出于历史和现实等原因的考虑，从1948年1月至9月，中共中央和在党内开展了反对无纪律无政府状态的斗争，建立起了党内请示报告制度。

1948年1月7日，为坚决克服许多地方存在着的无纪律无政府状态的负面影响，起草了党内指示《关于建立报告制度》（即“子虞电”），明确指出从当年起，全党各级领导机关必须反对无政府无纪律状态，各中央局和分局书记以及各野战军首长和军区首长必须定期向中央作报告，并对报告内容、发送方式、发送频率、报告日期等报告的内容和形式做了规定，标志着党内请示报告制度的正式提出。“子虞电”发出后，各级党组织认真贯彻实施党内请示报告制度并把该制度作为开展无政府无纪律状态斗争的切入点。同年2月，中共中央和中央军委再次发文指示，要求各级领导机关要充分认识到无政府无纪律状态对革命胜利的严重危害性，再次强调建立请示报告制度对取得解放战争胜利的重要意义，要求从中央到各兵团级都要建立和实行请示报告制度。为了保障党内报告制度得到有效落实，3月25日，在《中央关于建立报告制度的补充指示》中对党内请示报告制度作出了三项补充。由于东北局书记未按照规定执行党内请示报告制度，中央对东北局和作了批评。5月25日，在为中共中央起草的党内指示《一九四八年的工作和整党工作》对无纪律状态无政府状态的具体表现形式作了列举，强调要“认真克服这种无纪律状态或无政府状态，将一切可能和必须集中的权力，集中于中央和中央代表机关。”为了加强党的组织纪律性和提高党员干部理论认识，中共中央号召全党学习列宁《共产主义运动中“左派”幼稚病》一文的第二章，6月1日中央宣传部重印该书第二章前言，指出：“如果领导中国革命的中国共产党没有极严格的真正铁的纪律，……那末，我们就将不能取得全国革命的胜利。”党中央为克服宣传工作中存在的无纪律状况，于6月5日及时对宣传工作中如何落实请示报告制度做了具体规定。该规定强调了宣传部门也应实行请示报告制度，同时要求宣传工作必须严守党的宣传纪律。25日，又起草了《各中央局、分局、前委应向中央报告的事项》，具体规定涉及金融、外交、文教、军队等方面的十八项内容，上述单位必须严格执行请示报告制度。一个月之后，即7月26日，针对某些单位和领导干部没有完全执行党内报告制度的情况，再次要求“彻底消灭事前不请示、事后不报告的不正确态度，彻底纠正存在着的某些严重的无纪律无政府状态”。8月9日，党中央催促执行请示报告制度，于四天后致电中共中央表示“从此以后当坚决按期作报告”针对有些地方仍将自己指挥的兵团或机关部队视为不受约束的“独立国”、对无纪律状态的严重危害性仍未引起高度重视，8月14日，要求各兵团及军区负责人“严格执行及时的和完备的报告制度”。月8日，再次指出各单位要加强纪律性，要求从中央到地方“要在战争的第三年内，在全党全军克服无政府、无纪律状态”。在1948年9月召开的政治局会议“九月会议”上，中共中央政治局一致通过了《关于各中央局、分局、军区、军委分会及前委会向中央请示报告制度的决议》（下文简称《决议》）。该决议规定了下级都要向上级请示报告的制度，同时对哪些是中央的决定权以及下级向上级请示备案制度等作了明确规定。至此，经过半年多时间，报告制度就建立起来了，并一直沿用至今。

三、建立党内报告制度的具体规定

和中共中央通过一系列党内指示和通知形式，逐步确立了党内请示报告制度，对报告的撰写人、报告的内容、报告的形式以及如何落实请示报告制度等基本问题做出了具体规定。

（一）对报告的撰写人的规定。由谁写报告及写作态度，直接关系着报告的质量。一份报告能否真实客观的反映现实情况，关键看报告的撰写人对报告采取何种态度。就对报告的撰写人做出了严格规定，他认为报告应该由“各中央局和分局，由书记负责（自己动手，不要秘书代劳）”。书记是各级党组织的主要负责人，由各中央局和分局的书记亲自撰写报告，可以使中央了解各地各方面的真实情况，领导亲自写报告不要秘书代劳，也是对领导干部要注重调查研究的要求；同时对报告撰写人写报告的态度也作了严格要求，指出：报告的撰写人必须以“实事求是，知之为知之，不知为不知的老实态度”写作报告，报告要充分反映现实问题，以免使报告流于形式。战争时期对报告的准确性和时效性提出了极高的要求，非常重视对整个战争局势的把握，他要求“书记在前线指挥作战时，除自己报告外，指定书记或副书记作后方活动的报告”，各野战军首长和军区首长对于“作战方针必须随时报告和请示”。各书记前线的报告和书记或者副书记的后方报告，以及各野战军首长与军区首长根据战争发展状况而作的随时报告，给中央提供了全面可靠的信息，为其了解整个战争发展动态，以便制定科学的政策和策略提供了依据。

（二）对党内报告的内容的规定。报告的内容是报告的核心，它能否真实具体反映客观现实，直接影响到报告的价值。首先，报告的内容不应只局限于某一方面，而应反映现实情况的多方面。基于解放战争形势需要考虑，指出：各党组织的报告的内容应“包括该区军事、政治、、整党、经济、宣传和文化等各项活动的动态”，军事首长报告的内容应包括“关于该军纪律，物质生活，指战员情绪，指战员中发生的偏向，克服偏向的方法，技术、战术进步或退步的情况，敌军的长处、短处和士气高低，我军政治工作的情况，我军对土地政策、城市政策、俘虏政策的执行情况和克服偏向的方法，军民关系和各阶层人民的动向等”。他认为反映上来的应该是带有政策性的综合性的报告，而不是作一些技术性或次要的报告和请示。随着党的工作重心逐步由农村转到城市，全面反映城乡各方面工作的报告，可使中央制定的方针政策更科学化。其次，报告的内容在对工作动态充分反映的同时，还应对所反映的问题提出解决方法。认为报告应按照“反映现实情况——指出存在问题一提出解决办法”的逻辑写报告，报告内容不仅要反映“活动中发生的问题和倾向”，而且要对报告中述及的具体材料及提出的问题应有具体“解决方法”；“对于事前请示事后报告的内容，必须是有分析有结论的，而不是空洞无物的；必须是既说优点长处，又说缺点错误，而不是只说优点长处不说或少说缺点错误的”。再次，指出：报告“一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，对其余问题则不着重写，只略带几笔；另一次，则着重写其余问题，而对上次着重写过的只略带几笔”。有限的篇幅不能反映错综复杂的情况，而且战事紧急，报告的撰写人也不可能在一份报告中面面俱到地反映当时该地区所有的问题，所以报告的内容必须主题鲜明，规定一份报告着重反映一个问题是十分必要的。

（三）对报告的形式的规定。深知：报告的内容决定报告的形式，但报告的形式对做好报告具有重要价值。在对报告的内容作出详细规定的同时，且对报告的形式作出了相应要求。报告的发送频率、发送方式、写作风格等是报告形式的主要构成元素。首先，对报告的发送频率作了具体规定，他说：各中央局和分局的书记“每两个月，向中央和中央主席作一次综合报告”，“写发综合报告的日期是单月的上旬”，各野战军首长和军区首长“每月作一次战绩报告、损耗报告和实力报告外，从今年起（1948年——引者注），每两个月要作一次政策性的综合报告和指示”，这里，他对各中央局和分局的书记和各野战军首长和军区首长对报告的发送频率作了不同要求，这主要是考虑到各自职责和分工不同，但都坚持定期定时作报告这一基本原则。在坚持定期作报告这一原则的同时，又要依据现实情况的轻重缓急灵活处理，指出各军事首长对于作战方针要做到随时向中央报告与请示，各地党组织要根据形势的需要向中央及时报告和请示。其次，对报告的发送方式也作了特别规定和要求。要求各单位党组织和军事首长要用电报的方式向中央及时报告请示，通过电报这种高效快捷的发送方式大大提高报告的时效性。以为首的中共中央在《决议》中规定，根据事件轻重缓急和时间紧迫情况对报告的发送方式可作灵活选择，指出各种请示报告事项以及需送中央备审的文件材料等，时间紧迫者，由电报报告中央；时间不很紧迫者，关内各地应尽量用书面送达。第三，对报告的字数和写作风格做了具体要求。指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字”。认为：战火连天的岁月，各方面的工作繁杂，报告的文字简明扼要，指出问题或争论之所在，既能说明问题又可提高办事效率。

（四）对落实报告制度的规定。一项制度能否产生预期的效果，关键是看对如何落实该项制度作了哪些具体的规定。要从根本上克服党内军内存在的无政府无纪律状态，以制定党内请示报告制度为抓手，对如何落实请示报告制度作了详细规定。首先，以为首的中共中央充分认识到划分中央和地方权限的至关重要性，因而，1948年政治局会议“九月会议”上通过的《决议》规定：决策权属于各地的事项，一律将决议、指示、条例、命令等，呈报中央备审，待中央批准后，始得执行，避免了各级党组织因事无巨细而影响工作积极性的发挥。其次，认为请示报告制度必须保证中央的权威，他指出：各地党委和军事单位“不得将自己和中央处于平列的地位，甚或向党内军内将自己造成高出中央的影响”。再次，中央对地方的工作动态享有知情权。在《关于建立报告制度的补充指示》中要求：中央局、分局和前委“对于下级发出的一切有关政策及策略性质的指示及答复，不论是属于何项问题……均须同时发给中央一份”，下级所作的“政策及策略性的报告，其内容重要者”，亦须同时告知中央；“每一个中央委员中央候补委员均有单独向中央或中央主席随时反映情况及陈述意见的义务及权利”。此外，对宣传部门如何落实请示报告制度也作了相应要求：“必须无条件地宣传中央的路线和政策，并不得在宣传中将中央和受中央委托执行中央的路线、政策和任务的机关处于平列的地位。”各地方党的负责人“对于带有全国性或全党性的问题的言论，……凡其内容有不同于中央现行政策和指示者，均应事前将意见和理由报告中央批准”。

四、党内报告制度的历史作用

解放战争时期，以为首的中共中央建立的党内请示报告制度，对促进军队正规化建设和战争形式转变，克服党和军队中存在的无纪律无政府的现象，加强党的集中统一领导和转变干部作风等具有重大作用。

（一）改变了党和军队中存在的无纪律无政府的状况，促进了军队由游击战向正规战顺利转变

随着解放战争规模不断扩展，战争局势不断发展，战略决战即将到来，党和人民军队要想取得战争的最后胜利并夺取全国政权，取决于能否实现由游击战向正规战顺利转变以及能否实行军队建设正规化。反对无政府无纪律状态的重要目的，就是要使全党全军紧跟战争形势，保证党的政策和策略落到实处。贯彻落实党内请示报告制度基本上使党和军队有力克服了长期存在的无纪律无政府状态，保证了战争形势顺利转变，实现了“军队向前进，生产长一寸，加强纪律性，革命无不胜”的革命号召，为解放战争取得最终胜利提供了保障。1948年8月22日，给东北局的复电中着重指出了建立请示报告制度的重要性，执行党内请示报告制度以克服无纪律无政府状态这一问题至关重要，“只有解决这一问题，才能由小规模的地方性的游击战争过渡到大规模的全国性的正规战争，由局部胜利过渡到全国胜利。这是许多环节在目前时期的一个中心环节，这个环节问题解决了，其他环节就可以顺利解决。”党内请示报告制度的建立和实行，中央有了相对集中的权力，树立了中央权威，从而保证了全国上下一盘棋，有效地协调了各战区的统一作战行动。由于全党全军严格执行了及时而完备的请示报告制度，提供的准确、及时、全面的信息有助于中央军委准确了解和控制全国各战区的真实情况，确保了军事战略和重大战役的完全统一，形成了战役行动上各地互相配合和统一调度的良好局面，人民军队在解放战争中掌握了主动权，为最终夺取战略决战和解放战争的完全胜利提供了保障。

（二）维护了党的权威与集中领导，加强了党的制度建设

组织内部越团结和睦，其凝聚力就越强，而组织的制度化建设是增强组织凝聚力的根本举措。党内请示报告制度是党的制度建设的重要内容，增强了党的集中统一，使全党全军严格遵守党的政治纪律和组织纪律，为严肃党纪军纪提供了制度保障。为把党内请示报告制度落到实处，把党的纪律教育和政策教育贯穿于反对无政府无纪律斗争始终，使全党全军在思想上政治上组织上达到空前团结和统一。请示报告制度使党对军队实行绝对领导这一建军原则得以制度化和具体化，保证了党对军队的领导和指挥更加高效。1948年6月，中央宣传部在《关于重印（左派幼稚病）第二章前言》中指出：“如果我们不能实现全党的统一意志、统一行动与统一纪律，那末，我们就不能实现对于全国革命人民的统一领导，就不能克服革命阵营内部的各种动摇，就不能战胜敌人的各种反抗，就不能把四万万五千万人民的中国团结成为统一的国家。”由于中央要求党内厉行请示报告制度并将其作为一项不可违抗的指令，使得原先党的组织意识比较淡薄的东北局和所存在的无政府无纪律状态得到有效克服，纠正了各级地方存在的把自己管理的地方经营成无政府状态的“独立王国”现象，有利于增强各级党组织和军队的领导机关服从中央领导的大局意识和形成奉公守法的良好风气。

报告与请示篇（8）

1、公文的概念

2、日常公文的分类

3、公文拟写的步骤与方法

4、电子公文

5、公文范例

6、尝试写作

．课程长度：6时

．培训方式：讲解法+范文欣赏+模拟练习

．教材内容：

引言

在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

几种常用的商务公文

请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示的特点

一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。

二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。

三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

一、请求指示性请示。

二、请求批准性请示。

三、请求批转性请示。

请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

1、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》

2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

二、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

1、开头。主要交代请示的理由。

2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

3、结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。

三、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

请示应注意的问题

一、一文一事的原则。

二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

三、理由充分，请示事项明确。

四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

"报告"是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的上行文种，撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

报告的特点：

一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直

接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

三、报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

报告的种类

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

写法

报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

一、汇报性报告

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1、综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

2、专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

二、答复性报告

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

三、呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

四、例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。

公告

公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

公告的写法

公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

一、标题。

公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

二、正文

正文一般由主旨与说明构成。

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。

说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。

三、落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

会议纪要的写法

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

一、首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

二、正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

三、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文的写法

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

一、收件单位/人

二、抄送单位/人

三、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

报告与请示篇（9）

1、公文的概念;2、日常公文的分类;3、公文拟写的步骤与方法;4、电子公文;5、公文范例;6、尝试写作

引言

在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

几种常用的商务公文

请示:请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示的特点

一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。

二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。

三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种:

一、请求指示性请示。

二、请求批准性请示。

三、请求批转性请示。

请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

1、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》

2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

二、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

1、开头。主要交代请示的理由。

2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

3、结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。

三、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

请示应注意的问题

一、一文一事的原则。

二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

三、理由充分，请示事项明确。

四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

"报告"是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的上行文种，撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

报告的特点：

一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

三、报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

报告的种类

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

写法

报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

一、汇报性报告

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1、综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

2、专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

二、答复性报告

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

三、呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

四、例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。

公告

公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

公告的写法

公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

一、标题。

公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

二、正文

正文一般由主旨与说明构成。

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。

说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。

三、落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

会议纪要的写法

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

一、首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

二、正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

三、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

电子公文的写法

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

一、收件单位/人

二、抄送单位/人

三、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

报告与请示篇（10）

通知

通知适用于、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

通知的种类不同，其结束语也有一些细微的差别。

批转、转发性通知只要在正文说明批转或转发的文件名称和发文机关的意见等基本事项就可以了，一般不需要再写结语;如果要进一步阐明发文机关的具体指导意见和要求则以“请按通知要求办理”“请认真贯彻执行”“请研究贯彻”等为结束语。

性通知主要用于有关的行政法规和规章、办法、措施。正文内容写完即结束，可以不单独写结语。

指示性通知主要用于上级机关要求下级机关办理某些事项，在通知中要交代任务，提出工作原则和要求，让受文单位贯彻执行，具有强制性与行政约束力。因在内容上已有具体要求，所以不用单独写结语。

一般事务性通知主要用于告知某一事项或传达某一信息或通知有关单位或人员参加一些重要会议。如需要强调时最常用的结语是“特此通知”“以上通知，望遵照执行”;结尾处还可以再次明确通知主题或作必要的说明，如“……的具体办法另行通知”;有的事务性通知在正文事项写完就可结束。

02

通报

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

表彰性通报主要用于表扬先进人物、推介先进经验。表彰性通报要表明行文机关对通报表彰对象的态度，提出表彰决定，发出号召或提出要求，常用“……决定给予 ……通报表扬，并号召向……学习”，“要求……”等结尾。

批评性通报用来批评单位或个人影响较大、典型性较强的错误或问题。结尾处要提出告诫，引申出应当吸取的经验和教训，加强整改，以防类似事件再次发生或有的放矢地提出希望和要求，如“望有关部门引以为戒，防止……”;也可用“特此通报”作结。

情况通报用于传达重要精神或知照重要情况。一般在正文末尾提出指导性意见，或针对情况提出希望和要求，可以不单独写结语。

03

公告、通告

公告与通告都属于周知性公文。公告的作者通常是国家领导机关，而通告的作者可以是各级政府及其职能部门，也可以是企事业单位和社会团体，作者范围比公告广泛。

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

无论是知照性公告还是祈使性公告，都具有的内容重要，时限比较紧急，机关级别高的要求(如全国人民代表大会，国务院、各省市人民政府及人大等，级别不够的单位只有获得授权后才能公告)，所以在公告的正文之后，一般都用“现予公告”“特此公告”作为结束语，除了以此表示的是重要重大事项外，祈使性公告还有要求遵守有关规定的意思。

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

规定性通告是向社会有关方面公布应当遵守的事项，对公众有一定的制约性。常用“特此通告”“此告”作结。

知照性通告是向社会有关方面公布需要周知的事项，并不提出具有约束性的执行要求，只在结尾写明执行日期、要求或希望。

禁管性通告公布一些令行禁止类事项，常以“特此通告”作结语，以示强调，引起公众注意的效力。

04

报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

工作报告主要汇报一个单位、一个地区、一个系统的全部工作情况或某一方面的工作情况，常用用“特此报告”“以上报告，请审阅”“以上报告如有不妥，请指示”作结。

情况报告即向上级机关反映情况的报告，一般用来汇报本地区、本单位发生的重大性、特殊性、突发性事件，在一定范围内带有倾向性的情况等，可用“以上报告妥否，请指示”“特此报告”“有何指示，请电告”作结。

答复报告用于答复上级机关的询问。这类报告的内容要体现针对性，上级询问什么，就答复什么。答复报告结尾一般用“专此报告”。

意见、建议性报告提出建议，要求上级机关批转给下级机关的工作报告，常以“以上报告，如无不妥，请批转各部门执行”“请予批转”“如无不妥，请批转”等请求式用语作结。

报送报告是下级机关向上级机关报送物件或有关材料的报告。结尾用“请审阅”“请审阅批准”“请查收”。有时报告结尾也可以省略习惯用语。

05

请示、批复

请示与批复是党政机关公文中为数不多的双向对应文种，只要下级部门有请示，上级部门就一定会有批复。

请示适用于向上级机关请求指示、批准。下级机关在遇到超出自己权利范围、超出自己能力范围、超出自己认识范围的事项时，都要及时向上级部门请示，以求获得批准、帮助。下级机关提出请示是为了使请求事项得到答复，因此在正文之后，要以期复请求语来结尾，这是请示必不可少的内容。

请求指示的请示是当下级机关对该不该办、该怎么办某件事没有把握时，就要请求上级给予指示。常用“以上请示当否，请指示”，“是否妥当，请批复”作结。

请求批准的请示，如项目、方案、规划、审批指标、费用、物品等是下级机关办理公务时在物质上、权限上感到不足无法办理时，请求上级给予人、财、物方面的帮助。结尾用“特此请示”，“请批复”。

如果是情况紧急的请示，应在标题上写明“紧急请示”，在提出请求事项后，常以“专此请示，恳请批复”作结，以表明事情的紧迫性。

请示结束语必须规范、醒目。常用的还有：“妥否(可否、是否可行)，请批示”、“如可行，请批转有关单位执行”、“以上请示，请批准”、“请予审批”、“请核批”、“特此请示”。

批复适用于答复下级机关请示事项。

只要是有请示，无论是请求指示的、请求批准的，上级机关不管是否同意下级机关的请示事项，都必须在审核后给请示单位一个回复。

批复常用结语为：“此复”、“特此批复”。有时也可省略，自然收尾。

06

意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见的使用范围比较广泛，可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，主要是对某一主要问题或某一方面的工作提出建议、看法，呈报上级批准或批转执行;作为下行文主要是对工作作出部署安排，阐明指导方针，提出具体意见;作为平行文，主要是向平行机关和不相隶属机关提出咨询，阐明主张或征求意见，提供建议给对方作为参考。因此，意见的种类不同，则需要根据不同的内容选用适当的结束语。

如果是指导性意见、实施性意见，通常采用“以上意见如无不妥，建议批转各地执行”“以上意见，请结合实际情况贯彻执行”作结。

呈报性意见、建议性意见结束语一般用“以上意见供领导决策参考”“以上意见供参考”。

商洽性意见通常采用“以上意见，如无不妥，请批转各地各部门执行”作结。

鉴定性意见通常写完主体部分的结论即可结束，不再另写结语。

07

决定

决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

部署性、法规政策性决定由于政策性强，有明显的规定性和指导性，事项具体，要求坚决贯彻执行，结语常用 “本决定自公布之日起生效”。

处置性决定，就是处理、布置并告知具体事项的决定，其内容如表彰先进、处理问题、设置机构、安排人事等。有些表彰先进的决定要在正文的末尾发出号召，提出希望;处理问题的决定则以指出教训作结，起到警戒作用。

08

函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

按照函的用途可分为申请函、商洽函、询问函、答复函和告知函。

申请函在告知请求事项后要提出请求，大多采用“可否，请复函”“请予支持”“请予批准”“请核准”作结语，也可用“请大力协助为盼”“望准予……是荷”。

商洽函在提出问题或就某一问题提出协商解决办法后，常用“请研究函复”“以上意见，请予函复”“请函复”作结，以期待得到对方的答复或帮助。

询问、答复函：这是一种上下级之间或同级之间都可以使用的函。询问函一般用“特此函达”“恳请函复为盼”“请复函”“盼复”“请即复函”作结;答复函则用“此复”“专此函复”“特此函复”“谨作答复”作结。

告知函只是让对方了解事情的进展情况，一般不需要答复，结尾常用“特此函告”“特此函达”。

09

纪要

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。

报告与请示篇（11）

公文是国家行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

企业在自身的建设和经营管理活动中也得使用这个工具.企业领导，科室负责人和文秘，内勤人员，档案管理人员等，都必须了解公文处理知识，熟识公文制度和运作程序。

二、常见文种写作

（一）决定

决定使用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文。

决定和决议的区别：决定一般只涉及某一“重要事项”或某一问题，内容较单一、明确、具体。决议是对一系列原则性问题的决断。

（二）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

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（四）通知

通知是所有公文中应用最广泛的一种，通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（六）意见

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见属于多向性公文。

（七）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准相关事项。属于上行文。

请示应当一文一事、一事一请，一般只写一个主送机关。请示不能有两项或两项以上请示项目，为避免推诿扯皮，只能有一个主送机关（不能写给领导个人），若需要同时送其他机关，应当用抄送的形式。即使受双重领导的机关，其请示也只能标写直接处理请示事项的一个上级机关，同时抄送另一上级领导机关。一般情况下，请示不得越级行文（越级请示），如特殊情况或紧急事项，需要越级行文时，应将请示同时抄送越过的上级机关。同时，请示也不得同时抄送下级机关。

请示的写作：正文部分要写明请示缘由、事项，最后是请示的结语，如：“以上请示，请批复”、“妥否，请批复”、“当否，

请批示”。

（八）报告

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问 ，报告属于上行文。报告主要有：工作报告、情况报告和答复报告。

报告由标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期组成，一般情况报告不需要版记部分。一般来说，报告要有主送机关，即发文机关的直属上级机关，有些报告没有主送机关。

请示和报告都是上行文，报告不得夹带请示事项，主要是反映情况，答复询问等，上级机关不一定作批示，即有报告不一定答；而请示必须要有请示事项，上级机关必须批复，即有请示必答。

（九）批复

批复用于答复下级机关的请示事项。批复与请示是相对应的一种公文，属于下行文。

若把“批复”同“请示”一起发送给呈送“请示”的下级机关，这样的行文叫做复体行文，不能把请示当成附件。批复只有一个主送机关，即发“请示”的机关。批复的开头一般要写明批复依据，应先标引请示的标题，接着用括号注明来文的发文字号，并写明“收悉”二字，然后用“现批复如下”等语言过渡。

（十）会议记录

开会时由会议指定的专职记录人员当场如实记写会议基本

情况、发言内容和决议事项的事务文书。会议记录是一种重要的档案材料，是传达和执行会议决定、贯彻会议精神的依据，是分析、研究、总结和检查工作的凭证，是撰写报告、简报、会议纪要、工作计划等文书的最可信的资料

（十一）会议纪要

“会议纪要”的“纪”就是“记”，就是记录、记载的意思，“要”就是要点的意思。会议纪要一般不需要加盖公章。用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。形成于会议后期或会议结束之后。所记载、传达的议定事项，具有行政约束力。

（十二）计划

计划是对一段时间内的工作或要实现的目标预先做出打算和安排的事务性文书（规划、安排、要点、方案、设想）。

（十三）总结

总结是对某一时期或某项工作的成败进行回顾、归纳、分析，从中引出经验和教训，用以指导今后工作的事务文书。

（十四）新闻报道

是一种用简洁明快的文字，迅速、及时地反映现实生活中新鲜而重要的事件的报道文体。

三、主要行文规则

一定要有必要的才制发公文，必须保证公文的权威性，要注重效用。上级党委可以向政府、群团、党委行文；政府机关不得

对党组织行文作指示、交任务，只能报告。一般不能越级行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。联合行文的前提是同级，并且要协商一致意见（会签）才能行文。

四、文种使用常见错误

（一）混淆文种

1.请示与报告。“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多

头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。

八是结束语不同。“请示”在结束时用“妥否，请批示”、 “请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

2．请示与函。“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛。

3．报告与总结。如前所述，“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种。工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。

（二）生造文种

依据《国家行政机关公文处理办法》，行政机关的公文种类主要有13种，除此以外均为非法定文种，在正式行文中不应使

用非法定文种。我们在制发公文过程中经常见到《关于××的解释》、《关于××的补充说明》《××实施办法》《××局2007年工作要点》、《××局精神文明创建工作实施方案》等文件标题，这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定文种，下发的如《××局关于印发2007年工作要点的通知》，上报的如《××局关于报送2006年工作总结的报告》等。

（三）混用文种

把多种文种使用在一起。如《关于××的请示报告》《关于××的请示函》《关于××的公示公告》等，还有的在报告夹带请示事项，均是不正确的用法。

五、其他常识

一般情况下公文的页面设置为（A4型），上：3.7厘米；下：

3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米；行间距可设为固定值28磅。