毕业生的档案存放大全11篇

毕业生的档案存放篇（1）

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

毕业生的档案存放篇（2）

［中图分类号］G275.9;G647.24 ［文献标识码］A ［文章编号］1009-5349（2012）06－0060－01

离校高校毕业生的档案根据报到意向，绝大多数被存放至所在地人才服务机构。在对其档案进行分类整理中发现，各地高校毕业生的学生档案材料并不齐备，且个别摆放顺序也存在杂乱无章的现象。高校档案作为我国档案的一个重要部分，真实地反映了学生的具体情况。高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。

一、学生档案管理工作问题

高校与学生都存在针对档案方面的一些问题，有以下三种情况：首先，留校“缓档”。这类情况，要么是学生在不知情的情况下其档案“被留校”，要么是自愿要求存放档案于学校，用于近期读研。其实这是最没有实际效果的存放方式，一旦办理“缓档”，多数都意味着没有报到证。如果进入机关事业单位等对干部身份有要求的部门，报到证就是一道门槛。错过了报到日期，就意味着要办理报到证或改派报到证。报到日期的延后，直接与转正定级密切相关，也即随之顺延。因此，高校毕业生的学生档案在其毕业后应及时存放到人才服务机构托管。

其次，档案存放到高考生源地。这类情况，属于校方与学生本人已经沟通过要存放到生源地。但也存在一些问题：第一，省内毕业的学生档案存放问题。个别高校将档案邮寄到当地教育局，而教育局又不得不将档案转递到人才服务机构，造成档案的二次投递，在费时费力的同时也影响了报到时间。第二，省外毕业的学生存档问题。针对省外毕业生的档案派遣方面多数高校都是将档案直接邮寄到所在省份的毕业生就业指导部门。许多高校未尽到告知义务，致使绝大多数高校毕业生不知道档案邮寄到省会，而以为档案已经邮寄到生源地。一旦学生想到要用档案的时候，发现档案不在生源地，不得不从学校问询档案去向，不仅造成档案二次派遣，而且给学生在人力、物力、时间等多方面造成了不小的影响。因此，建议高校及学生要及时了解档案的去向，做到有备无患。

再次，档案存放到高校毕业生就业所在地的人才服务机构。这一方式，在目前看来是对高校毕业生最为有利的投档方式。它将档案从高校转递至人才服务机构，做到了从学生档案到人事档案的有序衔接，为学生的就业安置工作起到了很好的基础性作用。人事档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。

二、学生档案管理工作中出现问题的原因

首先，一些教师对学籍管理缺乏正确的理解，认为学生的学籍档案管理应为教学管理部门负责，对有关学籍管理的规章制度既不了解，也不重视，在具体工作中敷衍了事。

其次，毕业生由于对成绩、就业等方面关注度较高，对其自身档案认识不清，甚至个别学生将之视为可有可无的东西。

再次，入学教育缺失。一些高校在新生入学时进行入学教育，但在对新生档案管理方面，缺乏及时有效的入学教育，致使学生对在校期间的现实表现、学习动力及动机没有足够认识。

第四，离校教育缺失。绝大多数高校对即将毕业的学生在档案流向方面的教育、宣传力度不够，甚至是轻描淡写，致使学生在急于就业的形势下忽视了档案，在想起用档案的时候又不知道它身处何方。

三、提高档案管理综合水平

（一）规范管理，建立科学合理的管理模式

随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。

（二）树立三个服务理念，强化五个一切思想

建立健全规范的管理制度是搞好学生档案管理工作的基础。在具体实践中，工作人员应树立三个服务理念，强化五个一切思想。即树立学生的诉求是工作的动力，学生的满意是工作的业绩，学生的认可是快乐和幸福的标尺。要坚持学生利益高于一切，实事求是贯穿一切，公平正义压倒一切，表率作用统率一切，快乐自己奉献一切的思想。

毕业生的档案存放篇（3）

在现阶段，高校学生档案分为两种类型：纸质档案和电子（数字）档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正普及还有待时日，因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大行于天下，为了更好地体现“以学生为本”，服务广大学生，其工作的精细化需求已是题中之义。

一、学生档案的内容

一般来讲，高校学生档案是指高校学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,其基本内容包括：(一)高考档案。 (二)新生入学体检表。(三)学生情况登记表。 (四)学生实习鉴定表、学年鉴定表；(五)学生学籍变更材料。 (六)学生在校期间的各种奖惩材料。 (七)学生在校期间党团籍材料。 (八)毕业生档案材料。

学生档案的内装材料就是要保证有关单位通过对学生档案的审查，能使其全面地了解这个学生，为其作出针对这个学生的相关决策提供强有力的佐证和辅助。

二、高校学生档案的精细化管理流程

学生档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个方面来着手：

（一）收

要求所有的“档案邮件的可能收件人”要形成一个联动机制，在接收到相关的档案邮件后，应立即转送到本校学生档案管理部门，由这一部门操控相应的造册登记、归档保存程序；学生自带到校的本人档案，由辅导员负责接收，指定好安全的存放区域，安排相关学生干部协助，工作难度应该不大。

（二）清

它与“收”几乎是同步的。“清”就是清查出没有入学前档案的学生名单，告知学生，以便学生本人与高中毕业学校联系，追查其档案的去处，确保其档案顺利归档。二级院（系）在上交其接受的学生档案时，最好以班级为单位进行捆扎，为将来的毕业生建档打好铺垫。另外，应附上此班级的学生名单并标注出无档学生，以便上交后学生档案管理部门能顺利完成相关统计工作，在后续的工作中对相关记录进行核销和公布。当然学生档案管理部门清理完毕收集的学生档案后应向相关院（系）及时通报提供统计名单，方便二级院（系）及时与缺档学生沟通，完成新生档案的最终收集任务。

（三）存

1.入学新生档案的存放。一般来说应该按院系、分专业进行集中存放。这样便于日后查找和毕业生建档，也便于新收到的学生档案及时归类。

2.休学和转专业学生档案的存放。

一般情况下，转专业同学的档案应该及时归到他新的班级中，并作好相关记载，防患于未然；休学的同学应该从原有的班级中抽取出来，按照休学的年限分别标识、存放，为学生复学后其档案得及时归类做好准备。

3.托管档案的存放。2002 年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案迁回生源地。还有一部分高校以前是自己为毕业生托管档案，这部分档案的存放更加重要，特别是人事制度的改革，就是过了托管期限也没有人来认领或查找，这部分档案更是重中之重。这类档案可能会随时被查阅和寄走，因此，一定要与其他类型的学生档案区别开来进行存放。

4.死档的存放。只所以说是死档，是指存放在学校无人认领的学生档案。这部分学生或遭遇特殊变故而终止学习，或录取未报到但不知道其高中档案的去处，其档案即成为死档。作为机密文件，档案管理的工作职责使然，依然应该专柜妥善、分类保管，而不能随意销毁。

（四）填

一般来说，档案材料的填写应该是很严肃的、规范的、详实的。这也跟学生档案管理部门提出了要求，也就是在填写档案时，要根据国家相关部门政策、规定及时出台相关的填写规范。一般用黑色的签字笔正楷字体填写，而不能用其他颜色的签字笔、圆珠笔等；院系、专业、班级的简称一定要参照有关的格式模板而不能随意缩写；加盖印章的区域范围、时间标志的印制规范等，要落实到具体细节部位等等。总之就是要保证学生档案填写信息的客观性。

（五）装

一般说来，毕业生档案主体材料的封装在二级院（系）。这些材料主要包括填写好的相关登记表、奖惩材料、毕业登记表，以及由相关部门返回的体检表、心理健康档案、诚信记录、党团材料、派遣证副本等，再加上毕业生的高中档案。直截了当地说毕业生档案的主体工作是在相应辅导员的主持下完成的。在这个环节，学生档案管理部门应该及时去二级院系进行随机抽查样本、现场指导，以便随时更正不规范之处。确保学生档案封装的初步完成，上交后以便学生档案管理部门顺利进入学生档案二次封装工序。

在二次封装开始前，学生档案管理部门先要对毕业生档案加盖骑缝章，准备好机要信封等相关材料，设计和打印好学生档案转移的存根、通知、回执，并编号、盖章。依照相关部门提供的学生人事档案转递地址制作地址标签，然后将对应的学生档案和学生档案转移的通知、回执装入机要信封，贴上对应的地址标签，最后封口、归类、捆扎。

（六）寄

在与邮局机要机构交接学生档案的时候，要根据学生档案邮寄清单逐一核查，及时解决问题，并协商好档案清单的送返时间及相关学生档案的退回事宜。因为部分毕业生档案在机要转递的过程中由于邮寄地址不准确被打回，还有的档案因材料不全被档案接收部门退回。凡此种种，需要跟邮局的机要机构达成一个协议，确保这部分毕业生档案能顺利回收、整理及二次机要邮递。

（七）查

有条件的高校可以设计一个毕业生信息平台，将档案信息及时录入毕业生信息系统，并开通毕业生的网络查询端口，既方便学生网络查询又为人工查询提供便捷之途。留校托管的学生档案也要进入查询系统，及时更新相关信息，特别是超过托管期限后寄回生源地的学生档案，更要作好充分的、详细的备注记录工作，让查询人一目了然。

（八）退

在这方面主要是针对中途退学或其他原因被开除学籍的学生档案，一般来说这类档案的处置应该在学生办理退学手续时同时办理。由学生提供相关的地址，其操作方法应与正常的毕业生档案转递一致，由邮局机要机构转递，并做好相关的记录，及时收取回执、备案，以便处理后续的查询事宜。

毕业生的档案存放篇（4）

中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1672-5727（2012）10-0071-02

毕业档案记载着大学生在校期间素质、学业、能力、个性和家庭情况等各种信息，是了解考察学生历史和现实情况的主要依据，也是毕业生就业落户以及今后升学、选拔、任用、考核、离退休的主要依据。因此，大学毕业生应重视并正确对待自己的毕业档案。

毕业档案的现状及原因

目前，在高校特别是高职院校毕业生中流行着一种档案无用的观点，认为现在是市场经济体制了，用人制度日趋灵活，用人单位看重的是劳动者的能力，档案已经失去了往日的重要作用。因此，不少毕业生在毕业时根本不关心自己档案的去向，有的将档案留在学校就不管了，有的改换工作也不调档案，将档案留在原工作单位不管不问，有的甚至根本不知道自己的档案在哪里。

造成这种现象的原因主要有如下几点：一是随着我国经济体制的改革，用工形式多样，许多用人单位在录用和管理员工的时候并不看重档案。二是我国高职院校毕业生大都是自谋职业，部分毕业生在毕业的时候尚未落实工作单位，就将档案留在学校，在找到工作之后，或是因为已经身在外地，或是因为忘记，而没有回学校办理档案移转手续。三是毕业生在就业之后由于种种原因要离开原来的单位，此时，往往需要按照劳动合同的约定交纳违约金，许多人因为不想交纳这笔违约金，就在未经原单位同意的情况下，“跳槽”去了另一家单位。而用人单位则因为员工没有交纳违约金而不为其办理档案移转手续，扣押了其档案。时间一长，“跳槽”的员工觉得没有档案也没有什么影响，也就不再关心自己的档案关系了。四是有的毕业生因为存档费太高，觉得档案也没有什么作用，因而对自己的档案置之不理。

正确认识毕业档案的作用

（一）认清大学毕业生“学籍档案”与“人事档案”的关系

大学毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大学生的档案，以文字资料的形式记录了学生的高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是原始资料。大学毕业生的人事档案是由学籍档案转换而来，是指大学生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，需要经过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后，履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以形成。

（二）认清大学生毕业档案的合法去向

国家规定，大学生的毕业档案一般有以下三种合法去向。

档案转到工作单位 大学生毕业后找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作单位。这是通常认为最正规的一种档案处理方式，但据统计，在高职院校中属于这种情况的不到10%。

档案留在学校 国家规定，允许毕业时尚未落实工作单位的大学毕业生户口、档案留校保存两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。大学毕业生档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，此种方式的优点与缺点并存。优点是学校的诚信度一般较高，代毕业生保管户口关系和档案不收取额外费用，缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明学校均不能出具。学校保存的毕业生学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算工龄，从而会影响养老金的数额计算，在某种意义上说是得不偿失。

档案转至就业部门或人才交流中心 这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生。此种方式也是各有优缺点，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是由于毕业生与就业中心交流相对较少，容易导致信息不畅。

除以上三种情况外，还有高职院校学生自行提取、保管档案的现象。他们认为自行保管档案即方便，又省钱。实际上，按照国家规定，严禁个人保管本人或他人的人事档案，除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心及普通高等院校可保管大学毕业生档案外，其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档、查档。大学毕业生自行携带档案还会导致工作中的许多信息无法入档、工作多年后档案仍是学籍档案等问题的发生。

（三）认清大学毕业生档案的作用

当大学毕业生参加工作后，会面对诸如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算、继续深造（如出国、考研）、考公务员等问题，这些方面都离不开档案。因此，档案看似一时用不到，但“弃档”会使个人的一些合法权益无法得到保障。

会影响个人利益 有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理贷款，办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另谋新职业者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。

毕业生的档案存放篇（5）

1.未能得到足够的重视

许多基层的人才服务中心一直未能认识到档案管理的重要性，认为大学生毕业工作能够干好与档案并没有什么必然联系；学生也是如此，大多都没有意识到档案的重要性，很多学生在毕业后的很长时间内档案都在自己手中，也不寄存到才服务中心；另外，一些基层的人才服务中心也未能及时管理档案，只是随意堆放。种种现象都说明了基层人才服务中心所存在的不同程度上的轻视思想，很多人对缺乏对大学生毕业档案工作的了解，甚至是忽视，无法满足当前的管理需求。

2.档案管理方法与保存技术都比较落后

当前的高校档案管理方式仍然比较陈旧，管理杂乱无序，不利于用人单位上门查阅、参考，关键时刻影响了毕业生的就业。当前的档案管理方式和手段未能满足档案存放时间短、流动较快、投寄单位多、就业趋向广等特点；档案管理对环境要求较高，特别是一些区县级的人才服务中心没有专用档案室，有些档案室设备不配套，再加上狭窄、潮湿，很容易引起档案材料的霉变、虫蛀，影响档案的保存及美观度、完整性等；此外，很多大学毕业生的档案都是无法备份的原始材料，一旦损坏不仅影响学生个人，还会影响社会对人才连续培养目标的达成。

3.档案内容单一不全，未能反映

大学生的在校全貌大学生档案的归档范围一直以来大多是招生录取材料、入学登记表、报到证存根、学籍成绩总表、奖惩文件、体检表等，这些材料未能涵盖学生的素质全貌，也不能满足用人单位的需求。虽然近些年出现了一些新的如：大学生英语四、六级证、计算机等级证书、心理测试成绩、社会实践活动等档案材料，也反映了当代大学生的精神风貌，但部分也未能进入学生本人档案之中。

二、大学生毕业档案管理的应用对策分析

1.高校应不断提升重视的程度

加强对大学生毕业档案管理工作的重视程度，培养档案管理人员的管理服务与爱岗敬业的奉献意识，引导其全心全意为大学毕业生档案管理工作所服务；严格规范档案管理的流程，如何归档，多长时间做出什么样的处理，都应做到规范化、制度化、专业化及职业化。同时，重视档案管理工作人员的激励制度，将其工作成绩和服务态度纳入职务晋升与评定之中，对工作人员形成制度化的约束。

2.不断完善管理方法与保存条件

档案保存是一项具有较强技术性的工作。所以，伴随着时代的飞速发展，档案的管理与保存也应逐步实现现代化。比如：扩建馆舍、增购除湿器、空气加湿器、密封和塑封等设备，购置计算机、网络、数据储存设备等；同时，加强对档案的巡视、检查、除虫，注意放水、放火，提升安全防护等级。

3.拓展大学毕业生档案归档的范围

高校应立足于当前大学生的实际学习情况、生活轨迹等，不断修改与补充原归档的范围，从而体现、涵盖当前大学生的德智体美劳、个性特征、心理状态、发展潜能、适应岗位等全貌。例如：政治思想方面的鉴定、学习成绩与报告、圣体素质等，从而促进大学生毕业生的就业和日后的发展。

毕业生的档案存放篇（6）

二、毕业生档案管理存在的问题

1.管理主体多元化

（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。

2.管理流程简单化

（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。

3.服务功能弱化

学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。

三、解决毕业生档案管理失范的路径探析

1.提高档案意识，理顺档案管理机制

27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。

2.加强制度建设，引入档案管理质量体系

高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。

3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质

高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。

毕业生的档案存放篇（7）

一、函授毕业生档案现状

函授毕业生的档案，重要性和身份证几乎相当，函授档案作为函授毕业生的第一份档案，今后定级转正、申报职称、办理养老保险、以及职务晋级等都得用函授档案。过去许多函授档案沉寂多年，毕业生不理会档案，也不来办任何手续。但近年来，签劳动合同必须档案跟随，这样促进了档案的流动。但还有极个别马大哈学生漏掉自己的档案，等到用档案时找不到。现在函授档案有三种现象：一是许多毕业生工作不稳定，为图方便将档案留在自己身边，最终成了“死档”。二是档案随毕业生到了新单位，因为换新单位，档案无人管理，漏了自己的档案，最终使自己档案成为了“弃档”。三是存放在人才交流中心档案管理中心，费用高，提取方便。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。

二、做好函授毕业生档案工作的几点建议

鉴于目前函授毕业生人事档案工作的现状，各高校函授点应强化函授档案管理工作的就业服务功能，使得新的单位通过个人档案全面了解毕业生的自然资料，增强毕业生的就业竞争力。一是应该实现档案的信息和网络化。符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号及时查询不涉及隐私的档案信息。各档案部门也应加强各式档案包含函授档案征信网、诚信档案网、学籍信息网等系统。如果国家能够将这些数据统一整合起来，把各种个人信息库相衔接，就可以建成全面的个人档案信息系统，既有利于各部门信息共享，也使函授毕业生受益。二是做好毕业生档案转交工作。有些高校要求高校函授点必须严格执行档案传递制度，并要求毕业生尽快将档案转至单位或就业服务部门、人才机构等人事部门，避免给自己未来的工作单位和生活带来不便。对于有就业单位的函授毕业生，要搞清楚单位性质。如果是政府机构、全额拨款事业单位、国营单位，应该有主管单位，主管部门是有人事管理权，可以接纳档案。其他单位工作就应交当地人才交流中心档案管理中心，到时提取方便。函授毕业生一定要重视自己的档案。对于打算把档案暂时存放在学校的毕业生，第一时间要提出申请，在找到新的工作单位之后及时迁入新单位，以免给以后的生活工作带来不必要的麻烦。

三、对函授档案工作的思考

随着物质水平的提高，教育水平也越来越高，函授学历在社会上往往被忽视，函授档案更是无人问津。我们如何改变这种现状？使我们的函授工作上一个新台阶呢？

首先，我们要提高认识，函授作为上世纪八、九十年代的产物，国家并没有废掉它，说明它就有存在的价值，例如：评职称、签合同等等都必须用函授档案。既然有存在的价值，我们就应该给它成长的空间。让我们携起手来，共同关注函授，重视函授档案。函授毕业生更应该爱护自己的档案，就象保护自己的眼睛、鼻子一样。不要不闻不问，不理不睬。

其次，高校制定完整的规章制度，以及系列流程。各函授点严格按流程办事。

函授档案管理工作是一个系统工程，虽然目前困难重重，但是只要我们函授工作者提高认识，端正态度，严格按制度、流程办事，函授毕业生重视自己的档案，关心自己的档案。函授档案工作一定会上一个新台阶。

【参考文献】

[1]尉晓莉.高等函授教学档案的收集与整理[J].陕西中医函授， 2001（04）：41.

[2]温玉华.函授教育档案的规范管理[J].科技资讯， 2000（04）：39.

毕业生的档案存放篇（8）

随着人才中心对大中专毕业生人事档案的接收、鉴别、整理等工作进一步深入，诸如档案材料不全、转递不规范等等毕业生档案问题不断浮现。如何解决大中专毕业生人事档案的完整性、转递的规范性、材料的保密性是保证人事档案权威性重要问题，也是当前亟待解决的课题之一。

一、大中专毕业生人事档案管理、转递现状

毕业生人事档案是历史、全面地考察了解该学生多年来学习、思想、生活状况，为用人单位提供准确评价和使用意见的重要依据。但根据人才中心接转的大中专毕业生档案情况表明：毕业生档案管理、转递情况不容乐观；部分档案存在材料不齐、散乱、错寄、自带、拆封等现象，给毕业生的就业、考研、政审、利用等工作造成很大的影响。

1.高校重教育、轻档案的意识普遍存在。长久以来，教育界都以教育水平作为考核、评估高校的重要指标。因而随着高校扩招的深化，招生人数的迅猛增长，学校更注重教育水平、社会效应、招生、就业规模等显而易见的工作。由于学生档案的价值是隐性的，长远的，给学校带来的经济及社会效应是不明显的，或者可以说对学校还是一种经济负担，因此，在对待学生档案的管理工作上，缺少必要的重视，每年不管是在人力、物力还是财力上都是投入最少的，或者根本不再对学生档案的管理上投入任何人力、财力。只要档案管理部门能够基本维持运行，把任务一布置，就不再把过多的精力放在学生档案管理中。

2.档案管理人员重视不够、专业素质不强。据有关数据统计，在各中高等学校中，档案管理者素质水平普遍还不够高。特别是具有专业学术背景的人才都站在教学、研究的第一线，而负责档案管理工作的人员多数都是半路出家或者部分人兼任。随着学生档案的增加，专职档案管理员的新老交替，学生毕业后档案没有及时整理，而新形成的学生档案的收集、整理工作就进一步落实到了班主任、辅导员的身上，而班主任（辅导员）在负责日常学生管理和生活指导上有很大的工作强度。同时，这类“业余”档案管理人员由于没有相关的专业背景，也没有进行必须的培训，在有较强工作密度的同时，对学生档案的收集、整理工作难以投入更多的心力。因此，存在有档不归、归档不全、管理混乱等现象。更由于缺少必要的存放库房和经费，以至于收集起来的学生档案基本处于无库房、无经费、无记录“三无”状态。

3.毕业生档案无序、散乱、缺失现象明显。毕业生档案材料一般包括：高中（中专）、大学毕业生登记表、成绩单、学年鉴定表、思想政治鉴定表、奖励处分材料、政审材料、党团组织材料。高校毕业生档案还包括报到证、学位证明材料等重要资料。目前，档案材料不齐、材料错放、档案错寄现象在毕业生档案管理中普遍存在。在毕业生档案接收中发现，档案中毕业生登记表、报到证，甚至党团组织材料缺失的情况时有发生；没有固定保管学生档案的库房和档案收集、归档记录，使得学生档案在收集过程中往往杂乱无章，容易造成学生档案的丢失。同时，由于毕业生人数众多，在统一存放归档的时候，也容易错把这个毕业生档案归入另外一个毕业生档案之中。

4.毕业生档案转递随意，保密性不强。大中专毕业生毕业时，大部分高校是按照国家档案转递规定严格执行的，但也存在档案错递、毕业生自带档案、人事档案丢失、人事档案私拆等现象。由于每年毕业人数众多，而专职档案管理人员少，多数档案转递工作是辅导员、班主任、部分学生一起做毕业生档案投递工作，加上非专业、人多手杂、不够细心等等情况，导致毕业生档案不时出现错寄的现象。同时，也存在成教、自考、远程等学历教育档案根本就不加密封，让毕业生随便自带、翻阅档案材料，大大违背了档案的保密性要求，减弱了档案材料的真实性、严肃性。

二、加强档案管理、完善档案转递策略分析

1.加强档案宣传力度，提高高校领导档案意识。随着我国人才交流制度的不断完善，人才档案已逐步揭开“重藏轻用,秘而不宣”的传统面纱。同时，随着目前假文凭、假学历的进一步泛滥，而电子鉴定工作的不完善，档案的重要性日益凸显，通过人事档案的原始性、真实性、严肃性、保密性来鉴别学历真伪，将进一步发挥档案材料的作用，体现档案的价值。要改变高校领导对待档案的“一元价值观”、“旧档无用”的思想观念，就要进一步加强对档案工作的宣传，把档案给高校带来的社会效益加以分析，使得高校领导认识到毕业生档案是学生在成长过程中学习、思想、生活的真实记录，其全面地刻画出学生个人的成长历程和思想变化状况。其原始性、数据真实性是今后对学生个人的考察、政审必不可少的重要依据，也是对学生学历、成绩、毕业出处的最真实和最有效的凭记。

2.加强业务培训，提高规范管档意识。毕业生档案是毕业生多年来学习、生活、思想等多方面全面、真实的总结，其材料具有原始性、真实性、完整性等多重特性。要做好毕业生档案收集、整理、转递工作，保证毕业生档案能及时归档、入库及转递中的保密性。而作为毕业生档案管理的主体，其对学校档案工作能否高质量完成起着决定性作用。要在本单位、本系统做好档案管理人员传、教、帮工作，确保不管出现什么情况，都有懂毕业生档案管理程序、熟悉毕业生档案管理流程的高素质档案管理人员。同时，要进一步做好毕业生档案管理人员的交流和培训工作。随着毕业生人数的飞速增加和新时期档案管理要求的提高，档案管理将进一步细分化，管理问题将更加突出，只有通过增强档案管理部门工作者之间的相互交流，不断探讨解决问题的方法。同时，聘请档案管理专家对毕业生档案管理工作人员进行有针对性的培训，加强档案管理人员对档案的认识，提高档案管理人员对档案的责任心和业务能力。

3.深入调研，完善毕业生档案管理制度。针对毕业生档案在高校管理、毕业转递等环节上出现的诸多问题，高校要进一步和各地人事局、人才中心进行交流，对已出现的问题要寻找原因，多想办法，提出够妥善解决问题的办法。进一步确立毕业生档案管理的专门制度，对毕业生档案管理人员的相应职责进行明确，以保证毕业生档案管理工作做到有规可循、有据可依、有章可查。并要落实毕业生档案的收集、整理、归档工作，确保毕业生档案不出现缺各种材料的情况发生。

4.加强档案转递的规范，确保档案转递安全。近年来，毕业生出现档案丢失、开封等等诸多情况，往往都是因为高校档案管理人员的疏忽造成的。在毕业生档案转递的过程中，高校档案管理部门要落实档案的保密性原则，防止档案丢失、秘密泄露、毁坏、私拆等情况发生，就必须严格执行档案管理、转递的相关规定，要保护毕业生利益，确保档案转递的安全性和保密性，进一步规范毕业生档案转递的程序，对毕业生档案转递工作加以规范，严格按照档案管理的原则和程序转递档案，杜绝自带、邮寄、转寄无档案管理权的单位等情况发生。

总之，加强毕业生档案工作的管理，规范毕业生档案的转递等工作是保障毕业生切身利益的大事，也是高校对人才工作重视的表现之一。要在毕业生档案的收集、整理、转递等程序中下工夫，融入现代档案管理理念，在做好基础工作的同时，加强科学化、现代化管理手段，切实做好毕业生档案工作，为宝贵的高校毕业生资源在促进社会发展、经济进步中提供更好的利用工作。

毕业生的档案存放篇（9）

档案是记载一个人学习、工作经历、政治面貌、品德作风等的重要凭证，如果没有档案，报考公务员、转正定级、工作调动、继续深造、职称评定、计算工龄、办理各种社会保险、退休等都将成为难题。曾经和人们“如影随形”的人事档案，为何遭受高校毕业生遗弃？

经调查，“弃档”的原因主要有：一是高校毕业生对档案的重要性认识不足，认为档案可有可无。二是一些部门档案管理不规范，不少用人单位不再把人事档案作为招聘的重要参考，使得很大一部分毕业生认为档案的利用价值不大，没有保管的必要。三是档案管理费过高。四是多头管理，调档程序太繁琐，于是放弃个人档案或将档案随身携带。五是档案的转递相对滞后，导致人员多次流动后，档案却不知行踪。凡此种种，催生了一大批遗弃档案的高校毕业生“弃档族”。

日渐庞大的“弃档族”，表面看来，似乎是学生的个人行为，其实反映出的是我国档案管理制度方面存在的弊端。因此，解决高校毕业生日趋严重的“弃档”问题，完善管理制度刻不容缓。

1.完善教育机制，强化毕业生档案意识

笔者曾对即将毕业的大学生做过调查，调查显示：相当多的学生不知档案的重要性，更不知何为“弃档”、“死档”。由此可知，高校毕业生“弃档”现象的发生，不可回避的一个原因是学生对档案基本知识了解甚少，档案意识薄弱。

因此，对高校毕业生加强档案宣传与教育，提高毕业生的档案意识非常重要。建议把档案知识教育纳入毕业生就业指导课程中，并形成制度。

2007年12月28日，教育部办公厅印发了《大学生职业发展与就业指导课程教学要求》，明确指出：“从2008年起提倡所有普通高校开设职业发展与就业指导课程，并作为公共课纳入教学计划，贯穿学生从入学到毕业的整个培养过程。”学生档案转移及保管是高校毕业生离校前的一项工作，毕业生档案处理得好与坏，不仅影响学生的就业，还会影响学生今后的职业发展。因此，在大学生职业发展与就业指导课程中应开设“人事档案”这一章节，作为大学生必须学习的内容。通过理论学习和实践指导，让学生了解国家关于毕业生档案管理的有关政策以及措施，掌握大学毕业生档案的基本内容，懂得档案的托管和存放方式以及档案与自身的利益关系等等。而有条件的高校，可在高年级开设有关档案管理选修课，让更多的大学生了解和掌握档案学科知识和作用。总之，完善教育机制，让毕业生对自己的个体档案有比较全面的了解，认识人事档案是自己生命中不可分割的一部分，从而解决高校毕业生日趋严重的“弃档”问题。

2.完善档案内容，提高档案的利用价值

高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的历史记录，在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。但由于诸多原因，在校期间，学生档案得不到重视，档案管理中，材料收集不全，辅导员、班主任评语大同小异，学生的优劣无法区分，学生的个性得不到展示，用人单位无法从学生档案中判断个体学生的真实才能和品行，从而成为用人单位广纳群贤的依据。因此，用人单位很少通过档案去了解毕业生，聘用人员。学生的人事档案就自然地成为众多毕业生眼中的“鸡肋”。随着市场经济发展的不断深入，学生毕业后，灵活就业已经成为大学生的就业主流，越来越多的大学毕业生成了流动人员，而各省市人才市场建立的人事档案管理机构，对流动人员的档案仅限于“保管”这一低层次服务，很少给当事人以新的工作经历及所获奖惩等内容的“归档”，很多档案的内容仍然停留在大学时期，其利用价值也就不言而喻。

要解决高校毕业生日趋严重的“弃档”现象，完善档案内容，提高档案的利用价值刻不容缓。一是加强大学期间的学生档案管理，加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。在给予学生评价、鉴定时，要写出每一个学生的特点，从各方面将学生的个性和才能表现出来，做到“见档如见人”。二是各级档案管理单位、人才市场档案管理中心，要不断地充实流动人员的档案内容，将反映当事人的素质、综合能力和权威部门认定的业绩考核资料及时地补充到档案中，特别是增加体现个人技术专长的内容。同时，还要把人事档案与个人信用体系联系起来，使人事档案真正成为个人信用、能力、技能的权威“标签”，成为解读求职者素质、能力等的最权威、最可靠的参考资料，发挥人事档案的参考价值和利用价值，从而更好地为用人单位服务，为当事人服务，为社会服务，减少“弃档”现象的发生。

毕业生的档案存放篇（10）

其实很多留学及归国人员都不知道,中国教育部留学服务中心就有专门的留学人员档案室。作为教育部留学服务中心在山西省的唯一分中心,山西省出国留学人员服务中心的出国人员档案管理办公室可为广大留学生办理档案存入、转递及出具各种人事证明。

在此,商会也提醒大家,下列人员不受地域和户口限制,均可委托留学人员档案室代管档案:

公派本科生和研究生以及和原单位脱离关系的其他原公派出国留学人员;

自费出国留学的高校在校生、研究生和已经毕业但未参加就业的高校毕业生、毕业研究生;

自费出国留学的在校高中生、高中毕业生;

自费出国留学的单位自动离职人员、辞职人员;

自费赴中国香港、澳门地区就读的人员;

出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员;

尚未在国内落实工作单位的留学回国人员;

虽已落实工作单位,但因无就业手续和当地户口,或档案需跨地区调动,工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。

档案存放在留学人员档案室与存放在其他人才交流服务中心或街道办事处相比,优势在于:留学人员档案室的服务对象是留学人员这一特定群体,不同于其他人才交流服务中心和街道办事处服务特色。主要体现在:教育部留学服务中心是教育部直属并具有法人资格的部级留学服务专业机构,是国家唯一提供全方位留学服务的单位;留学存档作为留学服务工作的一部分,与中心的其他服务形成了完善的一条龙服务的配套机制,留学存档人员不必到处奔波即可“一站式”办理出国留学和留学回国工作等手续,其具体服务内容包括:办理自费出国留学手续;办理境外学历学位证书的认证;办理留学人员回国工作就业报到证、落户手续;办理出国留学或留学回国人员集体户口的存放和落户;为留学存档人员开具各种人事证明;负责出国留学存档人员中的中共党员的组织关系接转;负责记录在国外留学和在香港、澳门地区就读的经历,填补在境外学习阶段人事档案材料的空白,完善存档人员的档案。

对于留学存档常见问题,有关负责人也进行了解答:

个人能否保管档案?

根据中共中央组织部、人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案,严禁个人保管他人人事档案。

申请存档者已经出国学习,还能否在留学人员档案室办理存档手续?

申请存档者如果已经出境,仍可把档案存放在留学人员档案室,并可委托他人代办存档手续。

赴香港、澳门地区学习的学生档案能否存放在留学人员档案室?

可以存放。

档案现存放在街道办事处,能否转往留学人员档案室?

只要申请存档者系自费出国留学,其存放在街道办事处的档案可以转往留学人员档案室。

存档手续需要出具哪些材料?

(1)本人护照(香港、澳门地区提交港、澳通行证)的原件、复印件;

(2)签证(香港、澳门地区提交签注)的原件、复印件;

(3)国外教育机构(香港、澳门地区教育机构)的入学证明原件、复印件;

(4)档案管理费(20元/月,240元/年,办理存档手续时交纳,如超过存档期限,仍决定继续放存,需办理续费手续)。

能否办理中共党员的组织关系接转?能否为预备党员办理转正手续?

可以办理出国留学人员的党员组织关系接转,但不能为预备党员办理预备党员转正手续,不能接转留学回国人员的党员组织关系。

留学期间党费如何缴纳?

在境外和港、澳地区学习期间,中共党员暂时不交纳党费,待学成回国或从港、澳地区完成学业回内地工作后,党员组织关系转出时再补交党费。

留学经历如何记录到档案中?

(1)需提供经“中心”学历认证机构认证的国外学历学位认证书副本;

(2)在国外(或港、澳地区)教育机构取得多个学历,但只认证了最高学历的,其他未经过“中心”学历认证机构认证的学历,如要记录到档案中,需提供国外教育机构的毕业证书原件及翻译件原件,成绩单原件和中国驻外使(领)馆教育处(组)开具的《留学回国人员证明》原件;

(3)填写《出国留学人员登记表》。(不在教育部留学服务中心存档,留学经历无法完整记录)

存档期间能否为存档人员计算工龄?

存档人员在国外或港、澳地区学习期间,暂不计算工龄,待学成回国(或回内地)后,应首先办理国外学历、学位认证,并找到接收单位,办理完工作派遣手续后,“中心”档案室或其他档案接收单位方可按照国家有关规定为存档人员定级并计算工龄。

留学存档人员在国外(或港、澳地区)学习,但尚未完成学业,其人事档案如何处理?

留学存档人员未完成学业,不能办理国外(或港、澳地区)的学历、学位认证和工作派遣手续者,如出国前系本(专)科毕业生,并有国内毕业院校发放的派遣证,其人事档案可转往本人户籍所在地的人才服务中心。如果没有派遣证的,可与原毕业院校有关部门联系补办派遣证事宜,不能补办者,其人事档案只能转往户籍所在地的街道办事处。

留学(或赴港、澳地区学习)前档案没有存放在留学人员档案室,回国(或回内地)后,是否还能将档案转存留学人员档案室?

符合留学人员回国工作派遣条件的回国人员,其人事档案可以转存留学人员档案室。

毕业生的档案存放篇（11）

1 高校毕业生档案管理中存在的问题

1999年，中国高考扩张拉开大幕。然而，国家这项举世瞩目的教育政策从大受欢迎到引起争议仅仅走过短短几年的时光。这其中，许多人不禁会问：是对？是错？也许至今还没有是非明确的答案。只是人们在回顾这段历史时，不由地会思索其中的成败以及中国高等教育的未来。

随着高考扩张大军的进驻，全国高校雨后春笋，大学毕业生从廖廖可数的天子骄子变成众多普普通通的劳动者。大学毕业生人数空前高涨，这给全国的就业工作带来前所未有的压力。在这种压力下，很多毕业的“附带”工作往往成为被忽视的对象，这其中就包括了毕业生档案管理工作。

毕业生档案管理工作是当前高校毕业生就业工作的重要内容，是大学生从高校走向社会的重要环节，然而在空前的就业压力面前，它常常“遇冷”。在全国范围内，高校毕业生的档案管理工作也处在一片混乱与迷茫之中。究其原因，主要有以下三个方面：

1.1 缺乏对毕业生档案管理工作的重视

2008年，教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》，这可以说为全国的毕业生档案管理工作提供了重要的参考和依据。然而在实践中，这项工作还是未能引起足够的重视，主要表现在：

（1）高校缺乏重视；

毕业生档案记录了一个学生从新生到毕业真实的学习生活历程，这其中就包括了该生个人的学业、品质、专长、健康状况等等。然而当前，高校管理混乱，

“大部分高校没有将符合档案管理要求的工作程序、规章制度和有效措施建立起来”，①档案工作职责分工不明，有权管理毕业生档案的部门众多，如学生处、教务处、招生就业处、档案馆等都可以管理毕业生档案，这种管理模式的结果必然导致毕业生档案管理工作中出现诸多推诿扯皮的现象，“谁都能管，谁都不想管”。毕业生档案管理工作沦为“归口部门的附属品”。②加之，现如今高校大都举债建校，财务债务累累，根本拿不出足够的经费来支持这项“边缘”工作，这也间接导致这项工作举步维艰。

（2）毕业生缺乏重视；

计划经济时代，统招统分，学生的工作有保障，毕业生的档案管理工作也十分清淅而顺利。但随着高考制度的改革，全国的就业制度也发生了翻天覆地的变化。学习和工作并不是一对一的关系，而是出现了自由灵活的“双向选择”。在全球经济疲软的大背景下，大学生的就业机会也变得“僧多稀少”，毕业生的就业压力前所未有。在这种形势下，很多毕业生在选择工作时往往迫于无奈会作出一些取舍。如当前一些能够最大限度的缓解就业压力的非公有制企业和单位，它们自身本并不具备保存个人档案的资质，但毕业生为了尽快就业，不得不舍弃档案。也有些毕业生因为惧怕繁琐的档案调动手续而自动放弃档案。更有甚者，认为档案可有可无，将其弃之而不顾，待意识档案重要时，已后悔不及。

1.2 缺乏专业管理毕业生档案的统一机构

毕业生档案是国家人事档案的基础，毕业生档案管理工作也是国家人力资源开发的前提。但现实是，随着毕业生大量涌入社会，国家却没有相应地建立一个统一的机构来管理毕业生档案。当前，毕业生档案管理的机构众多，如原毕业高校、地方人事机构、毕业生就业指导中心、地方人事部门，劳动部门等，并且多重管理之下问题诸多。比如：高校管理，这里存在两种不同的情况，一是毕业生毕业时因暂时找不到接收档案的工作单位，主动把档案暂放于此，待再“择业”单位具备保存档案资质时再回原校调取；第二种是对自身档案完全无意识，被动地把档案“弃”之学校的；但不管是何种情况，由于高校对毕业生档案疏于管理，导致很多档案散失，最终无档可寻。在实践中，甚至还出现有个别高校把学生“遗弃”的档案直接打回原籍，毕业生过后更难查其源踪；再如：地方人事机构，作为国家人力资源的资质机构，承担起保管毕业生档案的重任。学生毕业后把档案存放于此，按年缴费，但由于毕业生自身档案意识不足，岁月无痕，有人忘记续费，加之少数地方人事机构片面地追逐经济利益，最后导致诸多档案归于死档，甚至被销毁。毕业生档案管理机构众多，问题濒发，甚至还出现毕业生私自携带档案的违法情况。档案属于国家机密，且我国每年的毕业生人数众多，但全国范围内却缺乏一个专业的、统一的机构来管理毕业生档案，不能不说是目前高校毕业生档案管理工作处于混乱的重要原因之一。

1.3 缺乏学籍档案向人事档案转变的机制

毕业生的学籍档案和人事档案是两个不同的概念。毕业生的学籍档案是指学生通过全国统一考试被录取后的档案，它以文字的形式记录了该生在校所有真实的表现，如学习情况、成绩优劣、家庭状况以及奖惩情况等，可以说是学生从入学到踏入社会前的学习编年史。学籍档案是人事档案的基础。人事档案是指学生毕业后，其学籍档案通过一定的程序和手续转入就业单位的人事部门或地方人事机构而成的档案。简单地说，学籍档案记录了学生的学习成才经历，而人事档案则记录的是他的工作成长表现。从学籍档案到人事档案，主体不变，客体生变，条件和中介必不可少。而这里的中介或条件即是学籍档案向人事档案转变的机制或程序。然而，在档案实践中，这种转变机制缺乏足够的条理和规范，不同的部门遵循不同的标准，不同的程序，而且转变过程繁琐，令毕业生不堪其苦。不可置否，缺乏明确清淅的转变机制也是目前高校毕业生档案管理工作中的软肋。

2 高校毕业生档案管理的策略

如上所述，当前，高校毕业生的档案管理工作出现诸多问题，要想改变这一状况，我们可以从以下三个方面来加强：

2.1 加强对毕业生档案管理工作的重视

在当前国家还未出台新的毕业生档案管理政策的前提下，加强对毕业生档案管理工作的重视，还必须从以下方面予以考虑。首先要明确毕业生自身的档案意识。目前毕业生档案意识不强，主要表现为认识不到位，毕业生还没有意识到档案对自身的价值。毕业生档案不仅是毕业生干部身份的证明，更是日后参加工作转正定级、职称申报、买房、保险办理甚至婚育等的各种凭证。如果轻易的轻档、弃档，把个人档案当成包袱，日后只能追悔莫急。其次高校要加强重视，除了要加强对毕业生档案意识的教育和宣传外，更多的是高校自身要重视起这项工作，不能简单地认为学生毕业了，就不属于自己学校的学生，自然档案也就不归学校管了。对于交于学校保管的毕业生档案，高校还是应该肩负责任，投入更多的经费和人力，确保毕业生档案万无一失，避免他人人生遗憾。最后，企业也要加强重视，虽然有些就业企业不具备保存毕业生档案的资质，但对毕业生档案仍不可小觑。毕业生档案反映了一个学生在校时各种真实的表现和能力，为企业的人才招聘和培养工作提供重要的依据。充分发挥毕业生档案的价值，是企业提升效益的重要途径，也是企业对社会的责任。

2.2 成立专门管理毕业生档案的机构

目前，毕业生档案管理机构众多，高校、用人单位、人事机构、人才中心等，管理机构鱼龙混杂。为了解决这一问题，笔者提出一种设想，首先，清除高校暂管或代管毕业生档案的权限，毕业生离校后所有学生档案转移。其次，清除所有用人单位包括机关事业单位、国企和非公有制企业等的人事档案保管权。用人单位只保有员工的人事关系，人事档案保管权限全部外交。最后，社会专业的人事机构、人才市场、人才交流中心或其它具有保管毕业生档案资质的如大学生就业指导中心等人事档案管理机构权限合并、集中到一个地方：即成立地方人事中心。今后，高校所有的学生毕业，所有档案由高校直接转至高校所在地方的唯一人事中心，高校不再保存毕业生档案，毕业生就业后，（由于所有用人单位也都不保管人事档案），毕业生档案就直接由高校所在的地方人事中心转至用人单位所在地方的人事中心。所有地方的人事中心形成全国性的人事档案网络，用于转档和进行查询。如此这样，全国毕业生档案管理机构统一、权限集中、专业快捷、利国利民。建立全国统一的人事中心，国家层面还必须出台相应的政策和法规，保证其权利的唯一性和运作的公益性。档案管理机构的权威性、唯一性和公益性保证了毕业生档案管理工作的正确性、方向性和便利性。

2.3 形成学籍档案向人事档案转变的机制

“把档案管理机制作为实现人力资源管理目标和任务的一种管理工具来建设，它为国家调整和发展人才培养，使用宏观战略和相关人才管理政策，提供可参考的人才信息保障。”目前，毕业生学籍档案要转变成人事档案，其机制复杂，程序十分繁琐，这给毕业生的档案管理工作带有诸多不便。为了改观这种状况，我们必须形成一套由毕业生学籍档案向人事档案转变的成熟机制。当前，毕业生学籍档案要转成人事档案，最重要和最必要的就是报到证。报到证是极具中国特色的、几乎是当前毕业生办理户口迁移、调转档案的唯一凭证。但笔者认为这由来已久的报到证制度已经不能适应我国高速发展的教育体制和自由灵活的就业制度，应该适时取消。首先，报到证的办理程序十分复杂，涉及部门诸多，如教育行政主管单位、高校，毕业生就业指导中心，人事局，就业单位等，让毕业生为一纸证明不堪其负，严重增加了毕业生的毕业成本。其次，报到证有效期十分有限，一般为两年，如果没有及时报到或跳槽到其它单位就算毁约，这严重束缚了毕业生的就业自由。且补办手续又相当费时费力。最后，报到证在实践中并没有规定和理论上那么有效。如干部身份，身份证、毕业证、学位证就是很好的证明，再如户口迁移，就业合同也有很强的法律效应。事实上，取消令人繁杂的报到证制度，并不会给我们毕业生的就业和生活带来事实意义上的困扰。所以笔者认为应该适时取消报到证制度。另外，笔者还认为应该建立高校、人事中心和用人单位之间的人事档案网络体系，实现彼此之间信息的自由流通和共享。毕业生档案管理应该成为一项公共服务，以上三者之间密切配合，让广大毕业生在毕业时尽享这一服务，在巨大的就业压力中，免去奔波和劳苦，轻松上阵。

参考文献

[1]潘立勤：《大学生档案管理的现状与对策》高教高职研究 2009年9月号中旬刊；

[2]陈美琼：《浅论大学生档案管理工作存在的问题及对策》经济研究导刊2008第19期；