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会计电算化存在的问题及对策

摘要:伴随着我国经济的发展以及科技的进步,人们的生活方式、工作方式发生了很大的转变。当前,会计电算化的广泛应用极大的提高了会计的工作效率。本文首先分析会计电算化对会计工作的意义与作用,分析我国实施会计电算化过程中出现的问题,提出会计电算化现存问题的完善策略。

一、引言

随着社会经济的不断发展,科技也在不断进步,自从第一台个人计算机诞生之后,计算机技术就开始日积月累的渗透到我们的日常生活中,人类越来越依赖计算机技术,会计电算化在此基础上应运而生,将计算机与会计作业联合在一起。近年来,会计电算化逐渐成为现代企业的记账手段,也成为一个企业想要在信息化商业舞台上持续发展的必备条件。

二、会计电算化的作用

(一)改变记账模式

传统的手工会计主要依赖于人工,利用一些原始的计算工具进行操作,其处理流程一般是获得原始凭证、记账、对账、试算平衡,最终出具财务报告,在这个操作流程中会占用大量的人力以及物力资源。而会计电算化的运算工具主要是计算机,计算机与人的区别是:计算机可以一次进行多重复杂的计算。因此,釆用会计电算化可以从手工账中释放出大量的人力、物力资源,同时,简化会计的处理程序。

(二)提高会计数据处理的正确性和服务的规范化

1.先前传统的会计处理方式主要釆用手工记录、计算,不可避免的产生数据的错误录入,或者在计算过程中出现一些细小的差错,影响整个报表的正确性。在实施会计电算化的过程中,企业只需要安排一些人员将审核无误的原始凭证的相关信息准确的录入计算机软件中,之后的一系列计算将由计算机自动完成,这大大的提高了数据计算过程中的正确性。与此同时,我们也可以看出,原始数据的准确于会计电算化是至关重要的。此外,如果发现错误,会计电算化可以无痕迹的修改错误信息,比传统会计的处理方式更为简单、快捷。

2.对于整个财务处理过程而言,企业所有部门的会计信息都需要归集到财务部门,进行集中的整合与分析。釆用会计电算化技术之后,各个部门可以将自己部门的信息直接录入计算机软件中,形成一份完整的电子档案,企业的管理人员可以依靠这份档案对相关的经济活动迸行决策分析,将会计处理过程变得更加规范化。

(三)内部控制的多样化和制度的完整性

传统企业的会计核算主要依靠人通过算盘、计算器等工具进行,所以,控制的侧重点在于人,只需通过将职员进行职责划分,明确每个人手里握有的权利,区分会计基本人员和高级审核人员,努力做到职员之间的相互牵制。新的方式结合了计算机中的相关会计处理软件,因此,现在控制的对象包括:会计人员、计算机操作人员以及会计处理软件。控制相关应用软件主要是改善软件的安全性,一方面,可以防止软件受到黑客的恶意攻击和病毒感染;另一方面,可以对于软件的访问权限进行设置。因此,在新时代的环境下,内部控制已经由原来的“单轨制”变为现在加入软件控制之后的“双轨制”。

三、我国实施会计电算化过程中出现的问题

从我国最早引人会计电算化到现在已经经历了三四十年,这些年间,会计电算化不断得到推广,也涌现出了大量的会计电算化应用软件,这些软件经过时间的考验,部分会计软件不断改进完善、保留下来,但是,部分软件因为无法适应时代的潮流而被舍弃。事物是不断发展的,所以,会计电算化依然在不断发展,但在发展壮大的过程中也会有一些问题暴露出来,有待我们去改善。

(一)在我国的适用性普遍较低

相关数据显示,我国会计电算化在大规模企业的使用率明显高于小规模企业。在这些大规模企业中也会存在一部分盲目跟风的企业,鉴于会计电算化的不断发展和企业相对雄厚的经济实力,所以,弓丨入相关的会计软件处理会计工作,但是,这样的企业对于软件的利用只停留于核算方面,不重视会计电算化对管理方面更为重要的作用。而小企业因不能承担购买会计处理软件的相关成本,或者由于管理者尚未认识到会计电算化对于一个企业的重要性,因此,大部分的小规模企业依然釆用手工会计。

(二)相关会计软件的设计存在问题

会计电算化就是将计算机技术与会计事务相结合,所以,相关软件的设计对于会计电算化而言是十分重要的。一方面,因为我国的经济发展水平、发展方式与国外是不同的,所以,直接从国外引入相关的会计处理软件并不完全适用于我国的企业,不能发挥其最大的作用。另一方面,我国缺乏一些设计相关软件的高学历人才,由于设计软件的人员对会计知识并不了解,对于他们而言,设计一些完全符合会计人员要求的软件是十分困难的。

(三)相关职员的综合能力需要加强

随着会计电算化的实施,社会对会计职员的能力提出了更高的要求,希望从事这类工作的职员不仅要具备一定的会计常识,同时,熟练的操作相关的计算机软件。然而,我国目前的发展现状是:大多数企业的会计人才年龄相对较大,他们虽然拥有丰富的会计知识和多年的会计经验,但对?于会计电算化的了解甚少,对于计算机的操作也比较陌生,即使经过一段时间的业务培训,可以进行会计业务的处理,但是,一旦遇到系统问题,他们无法及时解决这些问题,最终导致数据的丢失,进而为企业造成损失。除此之外,那些可以熟练操作计算机的职员虽然了解计算机的详细操作原理,但他们却不愿意接受相关会计知识的培训,主要原因是会计知识相对复杂。因此,对于社会而言,面临的现状就是缺乏综合型人才。

(四)信息安全隐患加大

第一,相关会计软件主要是通过账号以及密码登录,如果密码被盗或者丢失,影响会计信息的真实性与完整性。第二,如果实施会计信息化,相关会计信息的保管方式将由纸质转变为由硬盘、U盘等进行保管,存在数据遗失的可能性。同时,由于硬盘、U盘可能会受到病毒感染,加剧了计算机感染病毒的可能性。最后,将所有的会计信息存在计算机中,很容易受到计算机病毒、木马或者黑客的攻击,导致数据的丢失或者毁损,最终都有可能导致企业的损失。

四、会计电算化现存问题的完善策略

(一)改变企业领导对会计电算化的认知,提高会计电算化在我国的使用率

现阶段,会计电算化随着经济的发展而不断发展,逐渐渗透到大多数企业中,然而,部分企业还没有深切的领会其真正的内涵,并未了解到其对于提高企业综合实力的重要性,所以,导致这些企业在利用软件处理会计实务的时候重核算、轻管理。基于此,首先,企业的管理人员应该认真研究、学习会计电算化,充分了解其形成原因及主要的作用,然后才可以熟练的将会计电算化应用到企业财务管理的整个过程中,将重点由事后控制、修改转变为事前预测、事中控制以及事后监督。其次,会计电算化系统的操作人员也要深入了解其内涵,熟练掌握会计电算化的各种技术和方法,从而将其应用到解决会计实务的过程中。

(二)加大软件设计的投入力度

每个国家、每个企业都应该根据自己的实际情况、发展模式选择不同的电算化软件。针对当前我国会计电算化工作中软件开发不理想的情况,我们应该积极主动的釆取一些措施。一方面,我国应该先创立完整的会计电算化管理信息网络平台,对相关软件的设计给予大概固定的模式,然后,设计人员根据我国具体的国情在软件中加入一些特定的元素,提高各会计电算化应用软件的兼容性。另一方面,对于大多数企业来说,他们使用的软件基本都是外包给软件供应商设计的,这样导致承包商不了解企业的业务流程以及具体的业务活动,所以,设计的相关应用软件并不适合企业。因此,企业可以加大对相关设计人员的投人,多引进一些高级人才,提高软件的独特性。

(三)培养复合型人才

会计电算化应用软件必须要增加相关人员的操作才能发挥其应有的价值,所以,相关会计人员技能的培训对于会计电算化的实施具有重要意义。目前,我国人才市场中还比较缺乏这类型复合型人才,所以,企业可以在内部进行一些业务培训,比如,对那些具有一定会计知识储备的人进行计算机操作培训,让他们熟练掌握应用软件的设计程序和操作流程,同时,也可以对具有计算机操作能力的人才进行相关基础会计知识的培训。此外,企业也可以和一些高校合作,让高校在学校设置一些相关课程,让大学生在踏上工作岗位之前就可以提前了解会计电算化,进而可以帮助具有本科以上学历的高素质人才尽快成为复合型人才,满足企业对人才的需求。

(四)设置权限,进行职责分离,提高会计电算化应用软件的安全性

为了保证信息的准确性,企业需要构建和完善会计电算化内部控制制度,在实施内部控制的过程中,企业需要对工作人员进行相关权限的设置,会计人员必须遵循会计处理软件操作的一般规则,进行权限内操作。为了进一步保证所有人员不越权操作,工作人员应该在登人系统、操作结束之后及时退出系统,以防他人利用账号对数据进行修改,同时,也可以加强账号密码的保密性,在设置密码的过程中,增强密码的复杂性,同时,不定期更换密码。除此之外,为了防止受到黑客的恶意攻击,企业应该及时对相关的信息进行备份,包括硬盘等电子备份,也包括将电子资料打印之后进行备份,保证资料的完整性以及准确性。同时,需要对访问的人员进行记录,提高会计信息系统的安全性。对于会计处理软件而言,企业应该根据软件与本公司会计业务的匹配度,考虑是否对会计软件进行优化,如果现有的软件不能满足企业对于会计信息处理的要求,就必须要对其进行升级。

五、结语

由于科技的进步,会计电算化在我国的发展是势在必行的,它可以在信息披露的过程中整合多个部门的信息,然后根据这些信息预估企业下一年可能面临的风险,同时,也可以进行下一年的财务预算,最大限度的发挥会计电算化的监督和管理职能。会计电算化对于改善一个公司的整体经营水平有着重要意义,进而影响到社会经济的发展。

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