学校档案室下学期大全11篇

学校档案室下学期篇（1）

【关键词】 学校档案 重要作用 存在问题 如何做好

学校档案是学校工作的真实写照，它反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在学校工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好学校档案信息资源管理，确保学校档案的完整性和系统性，使学校档案更好地服务于教育、教学、教研等工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好学校档案管理工作谈些看法。

 1.充分认识做好学校档案工作的重要作用

学校档案是学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源。它既是一个学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析学校档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，学校档案汇集了学校现有的知识成果，记录了学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动学校自身形象和价值观的发展。

 2.当前学校档案工作普遍存在的问题

 2.1 档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

 2.2 档案材料残缺不全

学校档案应为学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下学校各方面的工作。但目前在很多学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

 2.3 档案管理手段落后

学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是"你查我调"，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

 3.做好学校档案工作的几点思考

 3.1 增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

 3.2 认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

 3.3 合理运用 现代 化 科学 技术

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业 发展 的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

学校档案室下学期篇（2）

中小学校档案是中小学校工作的真实写照，它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况，在中小学校工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好中小学档案信息资源管理，确保中小学校档案的完整性和系统性，使中小学校档案更好地服务于教育、教学、教研等工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好中小学校档案管理工作谈些看法。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的几点思考

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

学校档案室下学期篇（3）

中小学校档案是中小学校工作的真实写照，它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况，在中小学校工作中起着承前启后的作用。因此，如何做好中小学档案信息资源管理，确保中小学校档案的完整性和系统性，使中小学校档案更好地服务于教育、教学、教研等工作显得尤为重要。本文就新形势下如何做好中小学校档案管理工作谈些看法。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的几点思考

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

学校档案室下学期篇（4）

一、高校档案建设

高校档案是伴随着高校产生而逐渐积累形成的，高校档案也有悠久的历史。但在我国古代，档案主要是用作为统治阶级服务的，高等学府所产生的档案记录统一归作国家档案的形式进行保存，所以并不存在单独的高校档案记录。自近代以来，才形成了不少面向社会大众的高校，如北京大学、清华大学等，这些高校的发展产生了很多珍贵的档案材料。但是当时无论是北洋政府时期还是南京国民政府时期并没有建立管理高校档案的制度，都是由高校自身进行档案管理，此时国内局势不稳，战争多发，抗日战争时期很多高校又相继内迁，严重影响档案工作的开展，高校档案损坏严重。

高校档案建设真正走上正轨是在新中国成立以后。新中国成立后，着手对包括高校档案在内的国家档案建设事业进行了统一部署，于1954年建立了国家档案局，1956年国务院了《关于加强国家档案工作的决定》，在这里规定了国家档案工作的基本原则是集中统一管理国家档案。自此之后各高校相继加强了对高校档案工作的领导，成立了文书档案室或科技档案室，增加了专、兼职档案管理人员，形成了档案管理规范化的局面。在之后的时期，高校档案工作又收到极大的影响，造成了不少档案材料的损失和破坏，高校档案工作停滞发展。为扭转这一局面，重新规范高校档案工作，1989年教育部制定了《普通高校档案管理办法》，第一次对高校档案工作制定了单独的管理办法，同时这一文件的和实施标志着我国高校档案统一管理的内部管理体制初步确立。在此之后我国高校档案建设迎来大发展时期，各高校按照要求合并了文书档案时和科技档案室，建立了档案馆、档案室，加强了学校对档案工作的领导，规范了档案工作的流程，加快了我国高校档案事业的发展。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》根据时代的发展和要求对高校档案工作进行了新的规定，明确了高校档案工作的管理体制，延伸了高校档案的管理范围，指明了高校档案服务的方向，促进高校档案工作更快的发展。

根据《高等学校档案管理办法》的规定，目前我国高校档案工作形成了由国务院教育行政部门和地方教育行政部门主管、国家档案行政部门和地方档案行政部门进行业务指导、监督和检查的体制。依此规定，全国形成了自上而下的统一管理的高校档案工作体制，即国务院教育行政部门负责主管全国高校档案管理工作，各地方教育行政部门主管各地高校档案管理工作，同时接受国家和地方档案行政部门的业务指导、监督和检查。在每所高校内部，建立以高校校长为领导的高校档案工作机制，通过设置档案馆、档案室来开展全校的档案管理工作。我国高校档案工作机制和我国档案工作规定的统一领导，分级集中的总体要求是一致的。

高校档案工作经过多年建设发展，已经取得了一定的成效。2007年底教育部对直属72所高校的档案工作情况进行调查，情况如下：“教育部直属高校档案馆（室）共有72个，其中档案馆61个，档案室11个；共有档案工作人员1129人，其中，专职人员750人，兼职人员379人；共藏有档案4841129卷，其中，建国前档案案卷为66761卷。调查还显示，随着直属高校的跨越式发展，招生规模逐步扩大，高校的重要活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容与日俱增，直属高校档案馆（室）的馆藏量以平均每年9.49%的速度递增”。

二、上海A高校档案管理现状

上海A高校是上海市属公办本科普通高校，其前身是1950年建校的中央税务学校华东分校。经过多年发展，学校从过去的干部培训学校逐步发展成为全日制高等职业院校，并于2004年获批升格为二本院校。现已有全日制在校学生11000多名，就读于23个本科专业和24个专科专业。该校成立了综合档案室对全校党群、行政、教学、科研、学生、基建、财会、外事、出版、设备、声像、实物等各类档案及相关资料实行集中统一管理，建设有档案库房、办公室、阅览室各一间，面积共计400平方米，存有自1956年产生的档案一万多卷，同时还成立了校史馆。在学校校长的领导下，以校长办公室主任为直接负责人，按照《高等学校档案管理办法》的要求开展全校档案管理工作，目前已形成一支包括2名专职档案管理人员和28名兼职档案管理人员构成的档案管理队伍。

（一）形成校长领导的档案管理体制

上海A高校是从历史上的干部培训学校、高等职业院校直到现在的本科高校逐步发展起来的，由于在学校成立开始并没有定位为高等院校，所以在档案管理方面长期以来和一般的高校档案管理建设是不一样的。从成为高等职业院校开始，该校逐步按照高校档案工作要求开始规范档案管理。尤其是自2004年升格为二本院校以来，该校迎来大发展时期，档案工作量也成倍增加。为了更好地开展全校档案工作，使档案工作为全校的发展起到支撑作用，根据《高等学校档案管理办法》的要求，该校成立了以校长为领导，校长办公室主任为负责人，各二级学院、职能部门负责人共同组成的档案管理体制。通过这一领导体制，确保了档案工作在全校工作的重要性，有力地促进了档案工作的开展。

（二）制定和实施了学校的档案管理相关文件

上海A高校综合档案室未成立之前，在档案管理方面的规章制度一直是以国家颁布的《档案法》和《普通高校档案管理办法》等法规为操作依据。但是在面对学校日常档案管理工作时，又有着针对性不强、落实不完善等问题，遇到具体问题时会面临无从下手无据可依的情况，对档案管理工作带来一定的影响。综合档案室成立之后，通过整理档案工作中遇到的问题，按照国家档案方面法律法规的要求，同时参考兄弟高校制定的高校档案工作办法，并经过学校领导、各相关二级学院和职能部门的讨论，相继制定了本校一系列的档案工作办法。这里面包括有对全校档案工作总体要求的《上海A高校档案管理办法》，涉及档案和工作中产生文件的《上海A高校文件处理办法》，《上海A高校重大活动、重要项目档案管理规定》，《上海A高校档案室档案库房管理规定》，《上海A高校档案借阅利用规定》等涉及档案管理方面的操作方法规定共计13条。这些操作方法覆盖了档案管理中收集、整理、归档、鉴定、服务、利用等方面，涉及到党群、行政、教学、科研、学生、基建、财会等方向，形成了一套档案工作实施方法，为该校档案工作的开展提供了制度保障。

（三）做好日常的档案管理工作

上海A高校在制定了适合本校自身的档案规定之后，档案管理工作开始步入正轨。首先做到的就是根据高校档案工作的规律，严格落实高校档案的收集制度，确定每年5月底是全校这一学年产生的档案向学校综合档案室移交归档的时间。第二，对各二级学院、职能部门开展档案工作指导，包括归档范围、档案整理方法，案卷编写规范等，使各二级学院、职能部门兼职档案人员掌握基本的档案工作方法。第三，开展了档案统计工作，将过去该校历史上形成的档案材料进行分类、清点、统计，对这部分档案的清理核对工作为该校校史馆的建立打下了良好的基础。第四，对该校的档案工作进行有效监督，通过日常档案工作的深入进行和监督，保证了重要文件的及时归档，保护了档案资源。第五，开展学校档案编研工作，根据学校活动产生的各项成果，先后编制了《教学成果汇编》、《科研成果汇编》、《规章制度汇编》等，并为年鉴工作提供档案材料支撑依据。

（四）积极开展档案利用服务工作

档案具备凭证价值和参考价值。档案的价值只有在利用的时候才会更好的体现出来。上海A高校综合档案室自成立开始，便将档案的利用和服务工作作为重心之一，提供如学籍学历证明、学位鉴定、档案查阅、档案借阅、档案证明等服务，服务对象主要包括本校各二级学院和职能部门工作需要、教职工及学生个人需要以及社会上其他需要等。据统计，该校综合档案室在2001～2011年期间，共接待查档人员4630人次，查阅档案11670卷次。其中，校内人员查档3115人次，占查档人员总人次的67.27%，查阅档案8793卷次，占总查阅档案的75.3%；提供社会查档服务1515人次，占查档人员总人次的32.73%，查阅档案2877卷次，占总查阅档案的24.7%。

（五）实施了校内档案信息化建设

近年来，档案信息化建设是档案管理的发展趋势，高校档案信息化建设也同样列入到高校档案发展的关键点。通过档案的信息化建设，可以更好地方便使用者从网络上就能查阅到需要的档案材料，极大地提高了档案的利用率。上海A高校在此方面做了大量工作，首先是在硬件设施方面，完整地配齐了计算机、扫描仪、复印机、服务器等设施，保障了传统档案纸质文件转化为电子文件工作的开展。另外还通过向档案中介机构招标方式开展馆藏档案的扫描工作，完成了学校利用频率高的档案数字化扫描。其次，在软件方面，使用“南大之星”档案管理系统对校内档案进行管理，并与学校OA系统进行衔接，在OA系统里操作的日常公文、汇报请示等数据都可以导入到档案管理系统，方便了归档工作。最后，通过在学校网站上对学校的档案工作进行展示，包括档案宣传教育和校史展览等工作，取得了一定的效果，但是在网上直接查阅档案方面还需要继续完善。

参考文献：

[1]韩狄黎.学校档案管理理论与实务[M].上海：上海交通大学出版社，2010

[2]王芝兰.高校档案规范化管理[M].长沙：湖南师范大学出版社，2012

学校档案室下学期篇（5）

中小学校档案是中小学校工作的真实写照,它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况。因此,我们要充分认识做好中小学校档案工作的重要作用,研究当前中小学校档案工作普遍存在的问题,制定做好中小学校档案工作的对策。

一、充分认识做好中小学校档案工作的重要作用

中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广,包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。 中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程,是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结,又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案,可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败,为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时,中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果,记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹,形成特色的教育教学总结,是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录,能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄。长期以来,由于人们档案意识不强,在中小学校教学过程中,上至学校领导下至一线教师,他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在,认为档案工作可有可无,认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全。中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹,应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象:一是没有综合档案室,学校各科室按照传统惯有的做法,只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总,档案保管各自为政;二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节,档案工作人员没有深入各科室全面收集,各科室教职工贪图一时之便,也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度,又缺少必要的监督机制,档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后。中小学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

三、做好中小学校档案工作的对策

1.增强档案意识,健全各项制度。增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先,中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》,通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次,制定明确的岗位目标责任制,从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三,建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度,使档案资料进、出(室)及时,真正实现资源共享。第四,各部门要积极参与和配合,及时收集有关资料,使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作。档案工作是一项积累性工作,这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和档案工作者要加强宣传,密切保持与学校各科室、部门的联系,全方位收集中小学校本身产生的档案,同时,努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范,包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定;三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术。随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面:一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率,克服以往档案工作的人工操作的落后性,不断地添置现代化的设备。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理,克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题,使中小学校档案室不仅是管理部门,更是一个信息供应中心。

4.努力与校园文化建设相结合。中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要,使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者,从而实现档案信息的活化和共享,档案工作者要争取校领导的支持,进一步完善学校档案室的功能建设,努力与德育教育各类活动相结合,把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构,成为校园文化建设的重要基地。

学校档案室下学期篇（6）

2、对本校各部门和有关人员形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。

3、集中统一管理本校各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

4、为国家积累档案财富，按规定的时间和要求把具有长期保存价值的档案，向上级档案馆移交。

第二部分：档案的保管

1、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。

2、档案室负责全校档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

3、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理分明，编号科学规范、查找方便。

4、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

5、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。

第三部分：档案立卷归档

1、凡记录反映本校职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。

2、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

3、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。

4、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。

5、每年7月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务

第四部分：档案的鉴定与销毁

1、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

2、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在校长办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

3、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经校有关领导批准后，方可销毁。

4、销毁档案时，必须由两人以上在指定地点监督销毁，监督销毁人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

5、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销

第五部分：档案室的安全保密

1、档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。

2、未经批准，不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播

3、经常检查库房和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄漏。

第六部分：档案的统计

1、要及时地对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行登记，每年一次对各方面进行认真统计，做好年报表

2、严格执行国家和系统内所规定的统计计量单位和报表格式，做到数字准确、字迹工整，不得潦草和涂改，使档案统计工作标准化。

3、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。

第七部分：档案库房的管理

1、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。

2、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同

3、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内

严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他无关物品。

4、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。

5、做好室内外温湿度记录，除湿、降温

第八部分：文书的立卷归档

1、公文必须实行由文书部门或业务部门立卷的制度，这是提高案卷质量的一个重要措施，文书立卷归档工作，是文书处理工作的重要环节。立卷归档工作的好坏，直接影响到案卷的质量，文书人员必须认真做好。

2、本校党、政、工、团各职能科室均为立卷单位。

3、各立卷单位必须指定专人（兼职）负责本科室的立卷工作,各科室领导要加强对立卷工作的领导，将其纳入本部门工作范围。

4、凡本校在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料，均应及时交有关部门整理立卷，不得私自保存应立卷的文件材料。立卷人员应及时收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承办手续不完备及其他不符合要求等情况，应补办齐全，保证文件材料准确、完整。

5、各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，与本部门工作有直接关系的上下级来文也需立卷，以保证归档材料的齐全、完整。本校党组织和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。

6、文书立卷归档的具体要求：

(1).立卷前把本部门一年内形成的全部文件材料统一收集整理，核对清楚，以保证归档的文件材料齐全、完整。

(2).立卷归档的文件材料，应保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。

(3).把文件按年度分开，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作计划和下一年形成的本年度总结，放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。

(4).把文件按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校的文件材料在前，上、下级的文件材料在后；其余按上、下级文件分开立卷。

(5).按内容分开立卷，把一个问题或一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的一个整体立卷。

(6).把文件按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。

(7).卷内文件按一定的规律进行排列。其目的是保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料要拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号，如正反两面都有文字或图表的文件材料，两面都编页号，反面编在左上角并填写好卷内目录。

(8).案卷标题要简明确切，正确地反映卷内文件主要内容，各立卷单位负责草拟所立案卷的标题，划定保管期限，由综合档案室统一填写。

(9).各立卷单位应按各类档案的具体要求每月月底向综合档案室移交。文书档案在下一年的6月底以前移交完毕，并履行移交手续。

7、为了保证案卷质量，综合档案室负责督促、检查和业务指导，协助各部门做好文书立卷工作。

xx中学公章使用管理制度

1、学校公章由校长办公室作为机密件由专人管理，并掌握使用。

2、以学校名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，凭校长签发原件加盖公章。3、工作证、结业证、离退休证、职务（称）聘书等，由教育局或相关部门统一办理。

4、以学校名义签订的合同、协议、订购单等，审计部门审计后凭主管校长批准签字后方可盖印。

5、因公出差、联系业务、参加教学会议、研讨会议等必须凭证明并经校领导批准方可开具。

学校档案室下学期篇（7）

第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。

第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求

第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。

第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。

第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。

第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。

第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。

第三章 经费、库房及设备

第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。

第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。

第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。

第四章 文件材料的归档

第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。

第十三条归档文件材料要求：

（一）纸质要好；

（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。

（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。

（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。

第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《MM学院各部门档案材料归档内容》。

第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：

（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。

（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。

（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。

（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。

（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；

（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。

（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［ ］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。

（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；

（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。

第十六条归档时间和手续：

（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；

（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。

科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；

（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。

基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；

（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；

对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；

（六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；

（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。

第五章 档案的管理

第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。

第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。

第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。

第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。

第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案的开放利用

第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。

第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。

第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。

第七章 奖励与处罚

第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：

（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；

（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；

（四）对档案工作有突出研究成果的；

（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；

（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；

（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖或者转让档案的；

（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；

（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

学校档案室下学期篇（8）

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。三、做好中小学校档案工作的几点思考

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

4.努力与校园文化建设相结合

学校档案室下学期篇（9）

学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。多年来，学校高度重视了档案的管理工作，一直坚持专人负责，规范化管理，形成了我们既有自己的特色也符合规范化学校的模式，对学校的教育教学工作及时做好总结，作出了重要贡献。

一、当前学校档案工作的现状

我校建校十余年，为市教育局直属单位。多年来幸得学校领导高度重视，把档案工作列入学校的议事日程，成立以校长为组长，各处室参与的档案工作领导小组。为了保障工作的扎实开展，学校建立了档案人员岗位责任制，设置专人负责学校全体档案管理规整和借阅。学校各处室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

学校档案主要内容包括教学工作类档案、文书类档案、仪器设备类档案、党群类档案等。其中教学工作类档案是学校档案的基础，是学校档案重中之重。教学工作类档案是教学管理和教学实践活动中直接形成的，是记载和反映学校教学实践、教学研究、教学管理等主要职能活动和基本历史面貌的，在今后学校教学工作中有一定查考利用价值的文件材料。学校此类档案包含教学档案、教师个人业务档案、学生档案和德育管理档案等。这类档案学校每学期收集一次，分年级、分类别由相关处室负责收集、整理、编号、装盒，在学期结束前统一归档至综合档案室存档。文书档案及人事档案是学校建设与发展的见证。学校对所使用的文件材料及时归档，归档率达到100%。归档的文件符合质量要求，书写材料、纸张都严格按照规定去使用，为此，学校还特地制定了《文件档案材料格式规范要求》。每份文件都有登记其来文单位、来文时间、来文编号、存档编号（校内设置）及负责人落实情况等信息。

学校档案我们会根据不同的类别在指定铁柜存放，材料一旦归档，无特殊情况不得外借。档案管理员负责对各类档案进行科学分类、编排、立卷、加工和保管；对各类档案要目录齐全、类别清楚、排列有序、便于查阅；每年进行一次全面清点检查，发现问题及时报告主管领导，妥善处理。各项档案的收进与移出，严格履行交接、登记手续，借阅或借出复印均需登记借出日期、借阅人、借阅材料等信息，对档案的去向有所追踪。

二、存在的不足之处

1． 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分学校领导对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。

2． 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3． 档案室硬件环境设施不齐全。受学校资金的限制，档案室未能专门配备有扫描仪、电脑、打印机、复印机等设备；对档案室的改造不到位，通风设施安置不够。档案室狭窄、 “六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

三、做好学校档案工作的几点思考

档案工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，学校领导跟教职员工都要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持。

1. 加强意识，规范管理。

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。其次，建立健全的档案工作制度，如《档案管理员岗位职责》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等。在规章制度的执行过程中，各处室要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2. 提高档案工作人员的素质

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉室藏档案资料、档案工作的各个环节和基本要求，注重档案的收集质量，努力掌握科学管理的原则和方法，提高档案的利用率。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

3. 配器设备、做好充分的物质保障

在档案逐渐增多的情况下，档案室面积和档案柜的数量都需增加，同时注重防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施的落实；为档案室添置必要的设备，以便于开展工作；不断加强档案管理的现代化建设，利用现代化手段进行档案的存储、统计、分类、检索、保护、开发。

4. 注重档案的实效性和应用价值

档案管理的根本目的在于档案利用。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案工作人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。

5. 采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，也做到了主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。

参考文献

[1]石大泱、傅伟军 《档案工作概论》 中国档案出版社 2010.3

学校档案室下学期篇（10）

高等教育事业的不断发展，对高校档案工作提出了更高要求，学生档案工作作为高校档案工作的重要组成部分备受关注。学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。[1]它是在高中毕业生升学考试档案的基础上建立的，又是干部人事档案的前身。档案利用是档案管理的最终目的，是实现档案价值的重要途径。如何充分开发学生档案信息资源，加强学生档案的有效利用，切实做好学生档案利用工作，是目前高校档案工作面临的重要课题。

1 调查情况

近年来，学生档案的利用率偏低、利用效果不佳等现象普遍存在。鉴于此，笔者于2012年3月1日～25日通过网站浏览、电话访问、问卷调查、实地访问的形式对驻地在郑州市的14所本科院校（由于信息工程大学的特殊性，未对其进行调查）学生档案利用工作进行调查，并于6月17日、8月28日及10月12日进行追踪调查，以确保信息的及时性和准确性。具体调查状况如表1、表2所示。

网页浏览和电话访问情况如表1、表2所示。实地访问了郑州大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农业大学、中原工学院5所学校。纸质版调查表以在校生为对象，共发放210份，郑州大学60份，中原工学院、河南财经政法大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农业大学各30份，回收200份，回收率为95.2%；电子版调查表以毕业生为对象，共发放130份，郑州大学30份，中原工学院、河南财经政法大学、河南工业大学、河南农业大学、郑州航空工业管理学院各20份，回收113份，回收率为86.9%。最终以200份纸质版调查表与100份电子版调查表为样本，通过数据统计，对高校学生档案利用工作现状的原因进行认真分析并提出相应的对策。

2 高校学生档案利用工作现状的原因分析

2.1 社会原因。当前，社会上出现严重的弃档现象，所谓弃档，是指学生在毕业后，由于种种原因没有按照档案移交手续将在校期间形成并保存的档案随就业而转移，对自己的档案持漠视态度。[2]目前，非公企业发展迅速，这些企业多数没有保管员工档案的权利，对人事档案管理又了解不多，对档案查询、档案材料收集和用工手续办理不够及时和完善。有些小企业招聘看学生毕业证和相关资格证书以及实际工作能力就录用了，并没有较多地参考学生在校期间形成的档案；有的企业收了学生档案也只是放在人事部或者行政部门的办公室，并不重视学生档案的价值，进而导致年轻人对档案产生错误认识，认为档案里的记录并不重要，也没有利用的必要。

2.2 学校原因

2.2.1 领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑州地区的14所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河科技学院6所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的，具体情况见表1、表2。由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至一无所知。如表3显示，高达69%的同学认为档案的价值只是参考价值，教育作用却只有28%的同学选择，可见，学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档案管理办法》的同学仅占2%，98%的同学表示不太了解甚至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占37%，均不足全部调查人数的二分之一；高达61%的人竟对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。

2.2.2 档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，36%的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利用。在所调查的14所本科院校中，只有6所拥有独立档案馆的学校建立了档案网站，其他均无相关网上系统。在设有网站的6所学校中，只有河南工业大学和黄河科技学院有网上查询服务功能，郑州轻工业学院虽设有查询端口，但链接出错无法实现查询，其他三所学校均无实际查询功能。这造成学生个人以及用人单位网络查询困难，不能满足网上查询档案信息的需求，必须到实地的档案馆（室）才能得以查证。

2.3 学生原因。学生，包括在校生和历届毕业生，都是学生档案的主人，也是学生档案利用的主要群体之一。在调查中发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。具体调查数据如表4所示。

由表4可知，只有20%的学生对自己的档案较为了解，剩下80%的学生了解不多甚至不了解，对自己档案的不知情进而导致63%的学生基本没想过利用自己在校期间形成的最原始、最重要的记录材料。在涉及具体问题时，如毕业后学籍档案的查询事宜，能正确选择去档案馆（室）查询的学生仅占所调查人数的19%。学生对档案利用的不了解很大程度上源于本身对档案信息的不关注，如调查所示，经常主动关注档案相关信息的学生仅占4%，96%的学生不怎么关注。由此可见，学生的档案意识淡薄、对档案关注度不高是造成学生档案利用率较低的另一个原因。

3 加强高校学生档案利用工作的对策

消除社会因素对高校学生档案利用的不利影响，不是仅凭校方努力就能改变的，还需国家相关政策的出台以及社会用人单位对员工档案管理和利用观念的转变。在此，仅从学校层面进行探讨。

3.1 重视学生档案工作，完善基础设施，注重档案队伍建设

3.1.1 档案馆（室）的基础性建设是做好学生档案管理及利用的最基本的条件。学校要加大资金投入，加快档案馆（室）的基建步伐，如现代化设备的添置与更新、学生档案信息数据库的建立与维护、档案网站的开通与运行等。

3.1.2 档案工作人员是档案工作的主体，是做好学生档案利用工作的关键所在。领导的重视很大程度上能提高档案工作人员的积极性、主动性和创造性，学校主管领导可不定期召开档案工作会议，加强档案工作人员对学生档案管理及利用重要性的认识，努力培养其爱岗敬业的精神，增强其责任感。同时，创造条件，增加档案工作人员在职培训、进修和与其他高校交流的机会，一则提高其竞争意识和档案利用服务意识，二则提高其业务素质、工作能力，尤其是现代化管理知识和技能。总之，档案工作人员要在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容，切实提高学生档案利用的数量和质量，充分发挥学生档案在其生活、就业等方面的作用。

3.2 扩大学生档案宣传面，加强学生档案宣传力度。档案机构可结合本校实际情况，开展形式多样、内容丰富的档案利用宣传活动，注意传统方式与现代方式的有效结合，并注重实际效果。传统宣传方式一般是通过条幅、宣传窗等校内媒体进行档案相关法律法规、学校档案利用的相关规定的宣传。网络信息时代，在做好传统宣传的基础上，还要注重现代方式，在调查中，有64%的同学希望通过网络及其他电子信息来了解档案馆（室）及相关信息，可见利用网络手段进行宣传备受欢迎。

3.2.1 充分利用学生访问较多的网站。将有关学生档案的新闻和通知挂到学生处、校团委网页上，而不仅仅公布在档案馆（室）主页上。也可在这些网站上添加有效链接，以满足用户对档案馆（室）网站的访问需求，尤其是校外用户。另外，尚未建立独立档案馆（室）网的高校可以在当前热门的网站，如人人网、腾讯网等开通档案相关页面。用户与之成为好友后便可随时了解并获取学生档案利用的最新动态。

3.2.2 尝试高校通和QQ等新的交流工具。学校档案部门工作人员可将院系档案工作人员导入高校通和QQ好友中，院系档案工作人员可将所在院系的学生导入好友中，形成学校-院系-学生三级沟通链，便可将最新档案消息直接发送给学生，也能在用户利用档案遇到疑问之际进行实时在线咨询。如此，既有利于在校生档案意识的培养，也有利于历届毕业生对学生档案信息的及时获取。

3.3 加强学生档案教育工作，培养和提高学生档案意识。做好学生档案教育工作是培养和提高学生档案意识的重要途径，但并不是通常意义上的档案专业教育，而是指做好非档案专业学生的通识教育，使学生能够系统、全面地学习档案知识，接受档案教育，并基本掌握运用档案信息的方法，[3]以此增强档案利用意识。调查显示，高达79%的学生有接受档案教育的意愿，这表明多数学生认为档案教育具有一定意义。如何开展学生档案教育工作，可从多方面采取措施。

3.3.1 要选择理论基础扎实、实践经验丰富的老师作为档案通识教育的引导者。因为学生档案工作相对比较枯燥，涉及内容比较单一，日常学习生活所牵涉的又比较少，所以要培养学生对该课程的兴趣，必须选择一位合适的老师。

3.3.2 要注重讲授的内容和方法。档案教育不仅要传授一定的理论知识，包括相关的法律法规、学校的有关规定、学生档案包括的内容与重要作用，而且要注重实际操作能力的培养，尤其是学生档案检索的方法和技能的传授。老师可在课堂上模拟档案检索的过程，并让学生参与其中。形式多样的教育方式既可提高学生上课的积极性，又能增强学生实际操作的能力，为今后的档案利用打下良好基础。

3.3.3 要分阶段进行档案教育。根据学生所处的阶段特点分别开展内容、形式不同的教育，包括入学教育、常规教育、强化教育三个阶段。入学教育是为了初步树立学生的档案意识；常规教育目的在于巩固和深化档案知识，增强档案意识；强化教育则是在学生离校前将今后可能涉及的档案问题进行分析，如档案的传递、保管形式、在校的最长保管期限以及期满后的去向等，帮助学生了解档案的实际用处。[4]

参考文献：

[1]《高等学校档案管理办法》，2008（8）.

[2]：http：///view/3586740.htm，（2012-10-8）.

学校档案室下学期篇（11）

Brief talk about how to manage well the file information of the high school

Pei Xiaohua

【Abstract】The school files are the important historical data of a school, so to manage well the school files is a piece of great work in the school management. The present files management of the high school is in a starting period, so there are some problems, which need us not only to strengthen the consciousness but also to introduce into the modern management and new equipment so as to offer the school the knight service.

【Keywords】Management of school files Strengthening consciousness Perfecting system Increasing investment Providing with service

学校的档案工作是教育事业的重要组成部分，是维护党和国家历史面貌的一项重要事业，学校档案真实地反映了学校不同时期的教学工作和管理工作的情况，它利用文字、图表、声像等各种形式来保存和查考各类对象的原始记录，汇集着大量的知识和信息，记载着学校办学的历史和全校师生员工的全面发展状况，是学校的重要史料。如何管理好学校档案资料是学校管理工作的一项重要内容。

1．中学档案管理工作的现状。当前中学档案管理仍有不尽人意之处，大多数中学档案管理都处于起步阶段。

1．1 档案材料收集不齐全。有些部门由于档案管理意识不强，归档制度落实不够，造成档案收集难、收集不全的部题。例如：文书档案有些处室没有及时把阅处完的文件归档，有的文件只有正文没有底稿，或者只有底稿，没有正文；有的只有请示，没有批复，或者只有批复，没有请示。部分教职工和学生的获奖文件和证书没有归档。领导按计划听课但没有记录，学校重大活动中形成的照片和音像没能按规定归档。

1．2 管理工作不规范，档案不得很好利用。中学档案室是学校一个综合档案室，由各个处室把要归档的材料交到学校档案室统一管理、利用，但是目前大多数中学都存在学校各处室为了各自的工作方便总是自己保管档案资料，等到认为不需要时才交到学校档案室（学校没有统一时间限制），例如：学生档案、学籍档案、教学方案等由教务处管理；教学经验、科研成果等资料由科研处管理；有关德育、安全等方面由政教处管理。所以形成多部门管理档案，使档案管理处于各自为政、分散管理状态，缺乏统一、规范管理，使学校的档案得不到很好利用。

1．3 管理手段落后、基础设施不达标。目前中学保存的档案为纸质档案，以根据档案材料不同内容、不同的载体形式用手工对其进行整理、分类、立卷、装订、统计、制作目录检索工具，装入相应的盒、箱柜中，进行排列保管。这是个靠人工检索的管理模式，存在检索速度慢、准确率低不利于学校档案利用。由于学校资金不足，基础设施落后，库房简陋，大多数中学的档案室很难找到一个合格的综合档案室，即库房、阅档室和办公室混为一体的档案室。库房面积狭小，“三铁八防”配置不全，没有先进的设备技术管理，所以难以保证学校档案资料保管的完整性和安全性。

2．如何管理好中学的档案资料。要管理好中学的档案资料，不但要强化档案管理意识，还要引进现代化的管理技术和新设备，只有通过先进的设备技术管理，才能迅速、高效地为学校各项工作提供优质服务，更好地发挥中学档案管理在学校管理中的重要作用。下面就如何管理好中学的档案资料，作粗浅的认识：

2．1 加强意识，注重收集。学校领导要高度重视档案工作，把档案工作列入学校工作的重要议事日程，要结合实际，支持和维护学校档案工作。首先学校档案的收集要按照国家、政府及行政部门的有关规定，把学校各部门分散的有关教育、教学、科研、人事、行政等方面的文件材料以及各种资料，经过挑选，集中于学校综合档案室，这是学校档案工作的起点。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期（以一学年为期）对文件材料进行清理检查，确保文件材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。有效地做好学校档案的收集工作，还必须建立和健全学校归档制度，包括归档范围、归档时限和归档要求等以保证档案资料归档及时、齐全完整。