业务档案管理论文大全11篇

业务档案管理论文篇（1）

随着我国社会保险制度的不断完善，人们参保意识也在不断增强，这也使社会保险覆盖范围得以不断扩大。社会保险业务档案是参保人办理保险过程中形成的各项资料和信息，是不可或缺的原始依据，直接关系到参保人的合法权益。因此需要做好社会保险业务档案的管理工作，以此来促进社会保险事业的健康发展，更好的维护好参保人员的权益。

1社会保险业务档案的具体内容

社会保险业务档案是指社保经办机构在办理社会保险业务工作中形成的，记录单位和个人缴纳社会保险费、社会保险待遇核发及基金收支、管理情况应长期保存的文字、图表、账册、数字信息等原始记录，是全面、系统记录参保单位和劳动者个人参保、缴纳社会保险费，计发社会保险待遇的重要凭据。主要包括：

1.1社会保险业务经办中形成的各类基础性业务资料：（1）参保单位参保登记、变更、注销信息资料。（2）参保单位缴费工资基数申报资料及个人账户对账资料。（3）参保单位及个人缴费工资基数核定资料及社会保险费征缴计划资料。（4）个人参保、续保及基础信息变更资料。（5）社会保险各项待遇申报、核定、发放资料。（6）其他业务资料。

1.2向上级部门报送的各类业务统计报表和会计报表。

2提高社会保险业务档案管理工作的途径

2.1健全制度，规范程序

在当前社会保险业务档案管理工作中，需要建立健全社会保险业务档案管理制度，保证社保业务档案的完整性和安全性，实现社会保险业务档案的规范化管理。在具体制度制订过程中，需要依据国家相关的法律法规，同时还要与自身的实际情况有效结合，构建完善的社会保险业务档案管理体系，从而使社会保险业务档案管理工作中做到有章可循，档案收集、整理、保管及存档等环节都有规范的程序作为操作标准，加快推进社保业务档案管理的标准化进程。

2.2加强档案管理的软硬件设施建设

在当前信息化社会，社会保险业务档案需要加强信息化建设，因此需要重视社保业务档案软件和硬件设施建设，通过配备齐全的软硬件设施，实现档案的科学化保管及系统化管理，开发和使用社会保险业务档案管理信息系统，使其与社会保险业务系统有效的衔接，统一数据格式，从而全面提升社保业务档案的管理水平。

2.3实行对社保档案的动态管理

在社保业务档案中详细的对参保人从办理保险手续直至离退体整个过程中的各项待遇、中间各个环节的信息进行详细记载，这是社会保险待遇支付的重要依据。可以说社会保险业务档案是对参保人一生进行记录、跟踪及服务，因此需要档案管理人员要及时调查核实保障对象的变动情况，及时变动档案信息内容，并不断对个人社保档案内容进行完善，更好的发挥出社会保险业务档案证据的重要作用。

2.4转变存档方式，实现社会保险档案的信息化管理

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件复印件以及各种需要存档备查的档案资料，数量巨大。纸质材料保存受环境限制，留存久了会有流失的可能。采用图像扫描方式将纸质档案转变成数字档案，制作电子检索目录，备份数据还可制成光盘，形成“电子档案”。同时，实行社会保障号码发放制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、社会保险号码统一起来，通过社保档案管理人员对个人社保档案内容的定期增加和更新，参保人可以随时查阅自己的档案信息，实现现代化的社会保险档案服务方式。

2.5加大对建立社会保险档案管理人才的培养力度

社会保险档案工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。按照“政府领导、部门配合、基层落实”的要求，根据经办机构实际情况，条件具备情况下，可考虑成立专门业务档案管理部门，配备档案管理专职人员，吸纳计算机、法律等方面人才，并积极与档案行政管理部门加强联系，通过开展业务培训、上岗培训、档案法制教育等方式，使档案工作人员能深刻理解社会保险政策，准确把握社保工作程序和档案操作办法。同时要加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的社会保险档案管理队伍，以满足社保业务档案管理专业化、电子化、科学化发展的要求。

2.6加强档案业务一体化和标准化管理

在当前信息化环境下，社会保险业务档案需要加快实现一体化管理，即在业务经办和业务管理过程中应用数字档案，通过对档案各个环节进行数字化加工处理，加快推进社会保险业务档案数字化发展进程，使其能够更好的参保人提供高质量的服务。而且通过对社会保险档案进行一体化和标准化管理，可以在一定程度上有效的保证社保业务档案的完整性和安全性，使社保业务档案管理更加规范，这不仅有利于更好的推动社会保险事业的健康发展，而且能够更好的保证参保单位和参保职工的合法权益和切自利益。

2.7利用现代化科技，强化管理手段

随着我国社会的快速发展，保险事业也有了长足的进步，社会保险的范围不断扩大，因而造成了保险档案的种类和数量大幅增加，因此，我们要不断完善档案管理方法，充分的运用现代化技术来提高社会保险业务档案管理水平，将纸质档案管理和电子档案管理相结合，进一步创新社会保障业务档案管理模式和管理方法，这样才能更好的满足社会保险业务档案管理的需求。另一方面，要加强档案管理的数字化建设，实现社保业务档案快速的检索和查询，为参保人员提供更优质的档案服务。

3结论

做好社会保险业务档案管理工作对于社保事业的发展具有非常重要的意义，社保业务档案管理是一项长期性和系统性的工作，社保业务档案能够为参保人员提供最为可靠和直接的证据，而且作为参保人员参保信息的历史记录，直接关系到参保人员享受社保的各种待遇，因此需要进一步对社会保险业务档案管理制度和流程进行完善，努力提高社会保险业务档案管理水平，丰富社会保险业务档案数量和内容，确保社会保障业务档案的完整性和安全性，有效的保护好参保人的切身权益，为我国社保事业的健康、持续发展奠定良好的基础。

作者:薛萍 单位:黑龙江省红色边疆农场社会保险事业管理局

参考文献

业务档案管理论文篇（2）

防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：

1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。

2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。

3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。

4科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定

(一)站级业务档案的划分及范围

在确定站级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案，以确保站存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，站级业务档案的范围有以下几个方面：

1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。

2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。

3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。

4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。

5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。

6各项业务工作的统计月报、年报。

7省市级以上刊物上发表的业务论文。

(二)科级业务档案的划分及范围我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案，即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成的材料。这些材料的保管周期不易确定，需随所服务的企业的存亡而定，而且不少材料还因工作需要逐年加以补充，因此存科保管更为便利。此外，卫生防疫工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告，就可以随意处置，而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面：

1卫生监督材料

(1)预防性卫生监督材料：包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料；新、改、扩建项目审查材料。

(2)常规性卫生监督监测材料：包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料，包括监测记录、记事，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。

2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，包括个案调查表，现场调查记录(笔录)，人员寻访记录，检验结果及处理报告等。

3行政处罚材料，包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。

4各类所辖产品鉴定及出具证明材料；广告登记管理材料。

5从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。

6咨询工作材料，包括咨询登记、记录及小结等。

7各种毒理检验、化验材料。

三、实行两级管理的意义

1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾

我国各级防疫机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。

2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高

首先，站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于站领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高。第三，站档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全站科研防病工作服务，有利于防疫机构科研工作的开展。第四，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为全市甚至全国的防疫工作提供利用。

3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要

防疫业务有延续性，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案；特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生防疫的日常需要。

四、两级管理的实施

1建立健全档案工作网络

两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。

建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各

科设兼职档案员，在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。

2建立切合实际的业务档案管理制度

业务档案管理论文篇（3）

对于服务质量的定义有很多,目前最常用的一个是指服务能够满足规定和潜在需求的特征和特性的综合,是服务工作能够满足被服务者需求的程度,是企业为使目标客户满意而提供的最低服务水平,也是企业保持这一预定服务水平的连贯性程度。①服务质量是客户感知的对象,比有形产品的质量更难被客户评价,因此,服务质量既要有客观方法加以制定和衡量,更要按客户主观的认识加以衡量和检验,服务质量的评价不仅要考虑服务的结果,而且涉及服务的过程。

服务质量的内容包括客户接受的产出(what)和客户接受的方式(how),即技术质量和功能质量。所谓技术质量是指客户从服务过程中所得到的东西,即服务的结果;功能质量是指服务过程的质量。②所以,要提高服务质量,一方面要重视提高技术质量,精心设计服务体系;另一方面要重视服务人员与客户之间的接触,加强服务过程的质量管理。

二、企业档案信息服务质量的含义和内容

企业档案信息服务是指从企业的实际情况出发,以充分发挥档案信息的作用、满足利用者需求以及为企业效益服务为目标,根据企业信息用户对档案信息的需求,组织用户获取和利用档案信息的工作。企业档案信息服务质量是企业档案信息服务能够满足用户需求的特征和特性的综合,是满足用户档案信息需求的程度。其内容同样包括技术质量和功能质量,此处的技术质量,主要指用户从档案信息服务中所得到的东西,比如档案原件、各种编研成果等等;功能质量是指企业档案信息服务过程的质量,如服务人员的理念、态度等等。

计划经济时代,企业的生产经营完全按照国家的计划指令开展,企业没有任何的生存压力,使得原本具有重大价值的企业档案变得毫无用武之地,企业档案工作也备受冷落。然而,知识经济的兴起,标志着人类社会正在步入一个以智力资源为主要依托的时代,正如世界经济合作与发展组织(OEDC)报告对知识经济进行的界定那样,“知识经济是建立在知识和信息基础之上的经济,以知识和信息的生产、分配和使用为直接依据的经济,知识是提高生产率和实现经济增长的驱动器”,③它将对我们的工作、生产、生活和思维方式等产生重大的影响。企业的档案信息中,蕴藏着企业生存发展所需的大量知识,如何充分发挥企业档案信息的重要作用,深入挖掘企业档案信息所蕴含的大量知识,成为了企业档案信息服务工作不可推卸的职责,企业档案信息服务工作质量的高低,直接影响着企业档案信息能否充分发挥其应有的价值,为企业的效益与竞争增加砝码。如何提高企业档案信息服务质量成为各企业共同关注的问题。

三、企业档案信息服务质量分析

1、企业档案信息服务质量的影响因素

1982年,格罗鲁斯首先提出客户感知服务质量的定义,即客户对服务的期望与实际服务效益之间的比较。在服务行业,通常将感知服务质量的决定因素归结为服务的可靠性、响应性、保证性、移情性、有形性等五个方面。笔者认为,作为企业内部的企业档案信息服务与服务行业虽有种种差异,但二者在很多方面不乏相通之处,以上五个方面同样是企业档案信息服务质量的影响因素。

(1)可靠性。对于服务行业而言,可靠性是指企业准确地履行服务承诺的能力,客户对服务承诺做出反应并确认服务组织当初的承诺是否会兑现。对于企业档案信息服务而言,我们的客户即我们的用户,既包括企业内部的用户,也包括企业外部的用户。在知识经济大潮的冲击下,企业越来越意识到档案信息的重要作用,投入相当的人力、物力、财力,成立相关的服务部门,开展企业档案信息服务活动。这其中,有些企业做得很成功,比如剑南春集团等,档案信息服务部门确实发挥了其应有的作用,久而久之形成了需求——服务——用户满意——需求——服务……的良性循环;然而,很多企业,档案信息服务轰轰烈烈地上马,在服务过程中,需求——服务——用户不满——无需求……,最终只能是不了了之。二者结局不同的关键就在于,前者在服务过程中兑现了对用户的承诺,实现了档案信息服务的初衷,即服务具有较高的可靠性,服务质量相对较高,后者在服务过程中,没有满足用户的需求与期望,没有兑现对用户的承诺,档案信息服务的价值没有充分体现出来,因而导致服务可靠性较差,用户所感知的服务质量较差。可见,可靠性是影响企业档案信息服务的一个重要因素,服务可靠性越高,服务质量则越好。

(2)响应性和保证性。响应性是指企业随时准备为客户提供快捷、有效的服务;保证性是指服务人员所具有的友好态度和胜任工作的能力。对于企业档案信息服务来说,响应性和保证性是指企业档案信息服务人员具备正确、积极的态度,具有为用户提供信息服务所需的知识和能力,能够随时为用户提供准确、有效、方便用户获取信息的服务。时代赋予了档案工作新的内涵,档案工作者不再扮演简单的“仓库保管员的角色”,而是要让用户在这个信息爆炸的时代,方便快捷地获取自己所需的有效信息。如果档案信息服务工作者仍满足于原有的知识结构,拘泥于以往的工作理念,没有创新,没有突破,企业档案信息服务的响应性和保证性将无从谈起。较高的响应性和较强的保证性是高质量档案信息服务的决定性因素,是档案信息服务得以蓬勃发展的强大推动力。

(3)移情性。企业要设身处地的为客户着想,了解他们的实际需要并予以满足,对客户予以特别的关注。面对日益激烈的竞争,企业要在竞争中取胜,高质量的服务越来越重要,服务的根本目的是满足客户的需求,所以企业必须从客户的角度出发,以客户为中心,才可能提供优质的服务。对于企业档案信息服务来说,其客户就是档案利用者,档案信息服务部门因为占有独特的信息资源,所以其服务过程中不存在与他人的竞争,然而,如果我们忽视用户的需求,只从自己——即档案信息服务人员的角度来提供服务,结果未必能令用户满意,服务质量难免令用户质疑。如在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中,档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时,需要首先选择档案类别,然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分,与其实体档案整理体系是相一致的,十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是,并不符合用户的需求,因为用并不需要知道什么是文书档案,什么是基建档案,他们只是想得到自己需要的档案。由此,企业档案信息服务必然会陷入一种被动的局面,一种尴尬境地——拥有独特的信息资源,却门可罗雀。资源难以被有效利用,就是源于长久以来,档案信息服务工作在开展中以自我为中心,忽视用户的需求而造成的。

(4)有形性。有形因素主要包括物理环境、设施设备、服务人员的仪表等,客户往往在真正接受服务之前会通过有形因素对服务质量进行预先评价。有形因素是提供服务必不可少的物质基础。在企业档案信息服务过程中,有形因素往往是用户“第一印象”的重要影响因素,信息服务部门的整体环境、设施设备、工作人员的仪态,都将直接影响用户接受信息服务的心理,对有形因素的肯定,往往使用户事先具有一种愉悦、接受的心理,而对有形因素的不满,无形中会使用户产生一种排斥的心理,直接影响了服务质量。

2、企业档案信息服务质量的全面提升

基于以上对企业档案信息服务质量影响因素的分析,结合档案信息服务质量的两大重要构成部分——技术质量和功能质量,笔者以外化“以客户为中心”的服务理念为落脚点,提出以下几点提升企业档案信息服务质量的建议。

一提到档案工作,“理念”往往会首先映入我们的脑海。然而,长久以来,“理念”却是雷声大,雨点小,说起来容易,做起来难。所以,在此,笔者强调“理念”的外化,即将所具有的理念落实、体现在具体工作中。

首先,全面调查研究,深入认识用户群。所谓知己知彼,百战不殆,要做到“以用户为中心”,对用户的了解是第一位的,对于企业档案信息服务而言,其用户的范围相对来说比较狭窄,但是,麻雀虽小,五脏俱全,所以必须对用户做一个细分,以全面了解我们的用户,才谈得上以其为中心。这其中包括:我们的用户有哪些?按照不同的标准,可以分为哪些类别?各自具有什么特点?在利用过程中具有哪些特点?有哪些需求?适合哪种服务方式,等等。不同规模、不同性质的企业,其用户群差异也是比较大的,所以各企业在对用户群进行细分的过程中,应深入调查研究,不可盲目照搬其他企业。

其次,正确理解何为“中心”。长久以来,企业档案信息服务工作,是工作人员以自身为中心,从档案信息管理者的角度来开展的。比如,对于档案的收集工作,我们往往严格按照我们档案部门制定的规章制度来进行,确实,工作需要规章制度的约束,但是,一方面,我们应该考虑到我们的制度是否反映了用户的意愿,另一方面,随着新情况新问题的不断出现,我们的规章制度是否依旧科学合理。再如,对于档案信息的提供利用,我们往往以我们熟悉、惯用的手段来提供服务,这些方式方法一定是我们用户乐于接受的吗?以用户为中心要求我们想用户所想,急用户所急,以用户为导向来开展工作。在开展每项工作之前,积极了解用户的需求,然后站在用户的位置,换位思考,以做出科学决策。

再次,全方位把握“服务”的内涵。在企业档案信息服务中,服务主要由两大部分构成,一是有形的服务产品,二是将服务产品与用户联系起来的无形的意识、态度等等,二者缺一不可,二者的完美结合才能构成完整的服务,这两部分直接决定着档案信息服务的技术质量和功能质量。对于服务产品,究竟什么样的服务产品才是用户满意的服务产品,这是我们档案信息服务工作者应该思考的一个重要问题。在网络环境下,在知识经济时代,“信息爆炸”使得很多信息用户产生了一种无所适从的恐惧。如果我们所提供的服务产品仍需要用户的甄别、选择、判断,无异于加重了用户的信息负担,违背了提供服务的初衷。所以,我们所提供的服务产品,应该是用户“即取即用”的,不需要做任何的额外功课,也就是说,针对用户,为其提供有效的、确有价值的信息,或者说是能够简单、快捷地应用到实际工作中,解决实际问题的信息。对于无形的意识、态度,我们应该意识到,没有用户,没有信息需求,就没有我们的信息服务工作,从这个意义上讲,用户就是我们的“上帝”,正确的服务理念,周到、热情的服务态度,将为我们信息服务的开展提供不可替代的情感支持。

注释:

①刘北林.现代服务学概论.中国物资出版社,2008年1月第一版:193.

②刘北林.现代服务学概论.中国物资出版社,2008年1月第一版:194.

②吴季松.《知识经济》.北京科学技术出版社,1998年.

③徐拥军,陈玉萍.从传统档案服务向知识服务过渡研究.北京档案,2009年第4期.

业务档案管理论文篇（4）

1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。

社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。

为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。

社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。

3社会保险业务档案管理的统一与标准化

社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。

3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。

3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。

3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。

业务档案管理论文篇（5）

企业财务档案管理的目的主要有两个。第一，是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二，是为了能够更好地使用财务档案，为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，企业财务档案一般不得外借和查阅，如果说非要外借或查阅，则需要经过企业的负责人批准，并按照管理规定办理相关手续，才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准，并办理相应的登记手续，涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准，且只能查阅，不能复制和外借，没有权限的管理人员是不能接触财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求，几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案，给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理，没有将财务档案进行专门的分类管理，在使用过程中查找财务档案比较麻烦，导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。

从上述分析来看，目前在企业财务档案管理中还存在不少的问题，实际上存在的问题还远不止这些，除了前面论述的问题之外，很多企业的档案管理经费短缺，一些企业甚至没有专业的档案管理人员，一些企业的档案管理设施也不符合快速发展的财务档案管理要求，这些问题对企业的财务管理和经营管理也造成了很大的影响。

企业财务档案管理中问题的对策建议

针对企业财务档案管理中存在的问题及对财务管理和企业经营管理的影响，企业在发展过程中应该重视财务档案管理中存在的问题，根据企业财务档案现状和相关法律法规的要求采取针对性的措施来解决这些问题，结合自身在财务档案管理中的一些经验和认识，笔者认为应该注意以下几点。

1、提高认识，不断完善财务档案管理制度

企业财务档案管理中的问题，很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。第一，企业应该组织与财务档案管理有关的财务管理人员、档案管理人员加强相关法律法规的学习力度，学习《会计法》、《档案法》、《档案法实施办法》、《会计档案管理办法》、《企业档案管理规定》等等，通过各种形式的学习培训活动，不断增强这些人员对档案管理重要性的认识，从思想上重视财务档案管理工作。企业的负责人也要积极参与这些培训学习活动，加强财务档案管理重要性的认识，从企业的领导层重视财务档案管理工作。第二，企业要不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合企业自身的财务管理状况，健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，为全面实施财务档案管理制度创造良好的条件。在财务档案管理制度上，应该突出程序规范及责任，只有明确的程序、完善的规定才能让财务档案管理人员在工作中有所凭借。

2、强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力

业务档案管理论文篇（6）

《中华人民共和国档案法》从国家法律的层面对机关档案室的角色定位作出明确规定：“负责本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。其他相关法律法规也对档案室的职责与基本任务进行明晰，强调档案室应对本单位的档案工作进行管理、监督、指导，并负责档案的移交。可见，法律法规中机关档案室的角色定位是明确的：对本单位的档案工作负责，使本单位的档案得以妥善保存并合理提供利用，最终顺利移交给档案馆。

（二）传统档案学理论对档案室的角色定位

在传统的档案学理论中，档案室是“把各行各业的工作与档案工作相结合，与社会相沟通，把档案工作与文书部门的有关工作相联系，把自身的工作同档案馆工作相配合”的“综合部”。它有三个方面的性质：“机关的内部组织机构”、“保存档案的过渡性机构”、“主要任务是服务于本机关”。传统档案学理论强调机关档案室作为连接文书部门与档案馆工作的中枢机构，具有非常重要的承上启下作用。

（三）机关档案室对纸质环境中的角色定位

我国相关法律法规更强调档案室对机关档案工作的管理作用，强调其作为机关信息集合部门的职责。而在理论研究中，则是从文件生命周期的角度出发，指出机关档案室处于其中的重要作用。双方各有侧重，但基本观点是一致的：机关档案室的作用是负责本单位的档案工作，使其能够为本单位的业务活动所利用，并将需要永久保存的档案移交给档案馆。

二、电子政务环境中档案工作的变化

电子政务系统的应用，不仅带来文件载体形式的改变，更是对业务部门的工作流程进行再造和优化。对于档案部门来说，它改变了其管理的根本——保管载体，并由此引发了管理活动的变化。

（一）新的管理要求

纸质文件载体与内容的一致性、不可分离性，使得传统档案工作较为简单明了，重点要确保载体的安全性、可靠性。而电子文件特有的信息与载体的可分离性、系统依赖性、信息的易变性与可操作性等特点，使其易于被修改并总是处于不断变化中，从而引发了管理方式的变革，给档案工作带来了巨大的挑战。在电子文件的保管中，要解决的核心问题是如何对具有原始性的电子文件进行长久保存。这包括两个方面的内容：一是电子文件原始性的认定问题；二是电子文件的长期保存问题。与传统档案管理相比，电子文件的管理具有相关因素多、各因素之间的相关度高、变量多、目标复杂、技术含量高、更新快等特点，对管理活动提出了更高要求，需要从政策、制度、技术方法等不同层面共同采用新的对策。

（二）新的业务流程

有学者曾指出：“计算机应用到了一定程度，不可避免地要改变业务流程。”电子环境下，原有的许多观念与做法都不可避免地要发生相应改变，原有的业务流程也要改变。在传统的档案管理中，文件的生成、归档和最终处置三个环节将文件生命周期清晰地划分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。文件的生成、收集、整理、鉴定、归档、移交或销毁等管理环节都是相对独立的，并形成前后衔接、在顺序和时间上不可逆的、单一性的线性流程。在电子办公环境中，文件管理环节之间的界限逐渐模糊，不同的业务环节交叉进行或同时进行，各管理阶段的界限不像在纸质环境中那么明显，导致各个环节出现互相穿插、互相衔接、我中有你、你中有我的复杂关系，业务流程变得多样而复杂。

三、电子政务环境对档案工作本质的影响

保管载体、保管环境的变化是否会对档案管理活动造成根本性的改变？是否需要构建全新的管理理论？厘清这些问题，就必须明晰电子文件管理活动变化的本质，即管理理论最本质的两个方面——逻辑起点与管理职责是否发生改变。如果这两个方面发生了改变，那么必然要构建新的管理理论体系，但如果只是由于载体的不同而引起管理方法、管理流程的相应调整，那么这种变化就不是根本性的，就没有必要完全抛开传统的档案管理理论。

（一）逻辑起点

档案部门在纸质档案管理中的逻辑起点是明确的：业务部门按规定将需要归档的文件移交给档案室，标志着文件工作的完结，标志着文件管理权限与管理责任的转移，也标志着档案工作的正式开始。而电子环境下业务环节的非线性，导致档案部门管理工作的起点也变得模糊进而引发争议。由于电子文件及其元数据易被篡改、易丢失、易损坏，档案部门必须将归档工作前移，实时在线归档，才能更好地维护档案的真实性、完整性与安全性。尽管归档的时间提前了，但只有在文件归档之后，档案部门才能获得文件管理权限，档案管理工作才能正式展开。因此，从管理的逻辑起点看，无论是纸质档案还是电子档案，都是始于文件归档。

（二）管理职责

电子办公环境对档案管理环节最显著的改变是归档环节的提前。尽管管理的时间点提前了，但档案部门仍然是在归档之后才履行管理职责，管理权限并没有扩展。归档前，电子文件的真实性、完整性、可靠性由文件形成部门负责；归档后则转由档案部门负责，文件形成部门可以对档案进行利用，但无权对其进行更改、删除等操作，这与传统的档案管理理论也是相符的。因此，从管理职责上看，电子档案的管理并未发生根本性的改变。综上，电子政务系统中档案室的管理工作有所提前，但工作范围并没有本质性的扩张，管理边界是和传统的管理方式一致的。因此，档案室并不需要已有的管理理论，建立新的电子档案管理理论，而应该清楚地认识到电子政务环境给档案工作带来的“变”与“不变”，这样才能正确地把握自己的角色定位，更好地开展核心业务。

四、电子政务环境中档案室的角色定位

电子政务流程的再造与文档管理活动的变化，虽未触及档案管理理论的本质，但还是对档案室的角色定位造成一定的改变，因此不可避免地要讨论全程管理理论与前端控制理论的合理性与可行性。

（一）全程管理理论与前端控制理论的可行性探讨

全程管理理论与前端控制理论的定义都是比较简单明了的，但是关于如何操作、如何实施并没有统一、具体的阐释。目前对这两个理论的研究主要存在两个问题：

1.构建了理想的管理模式，难以实现。全程管理和前端控制理论构建了一种理想状态，即档案部门可以对文件从形成直至销毁或永久保存的全过程进行统一管理。然而，文件在不同阶段是由不同的部门负责管理的，档案部门与业务部门是平等的业务对接关系，不存在上下级的领导关系。档案室可以对业务部门的文件管理工作提出建议与意见，但并不能实施真正意义上的管理。此外，档案部门包含了档案室与档案馆，它们分属不同的立档单位，档案馆并无权限干涉不同立档单位业务部门的文件管理工作；同理，档案室既不能对前端的业务部门进行管理，也不能对后端的档案馆工作进行监管，而是要接受档案馆对其档案管理工作的指导与监督。因此，无论是从权职划分还是具体分工来看，档案部门都无法实现对电子文件的全程统一管理。

2.模糊了前端控制的内涵，混淆概念。有的学者认为“保存即归档”就是实现了前端控制，是把归档环节“纳入到前端收、发文流程当中”。这种说法模糊了“控制”的真实涵义。保存即归档是归档时间的提前，实现了管理环节的交叉，但档案室仍然负责归档工作，并没有参与前端的文件形成的工作中去，更没有对前端工作起到实质性的“控制”作用。可见，业务环节的提前，并不是“前端控制”的实现。因此，全程管理理论与前端控制理论对档案部门作为电子文件全过程管理者的角色定位是无法实现的，也是不现实的。

（二）机关档案室在电子政务系统中的角色定位

露西安娜•杜兰蒂教授认为，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。也就是说，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各司其职，共同承担从电子文件到电子档案全生命周期的管理责任。我国机关档案室与文件形成部门和档案馆紧密相连，处于电子文件整个生命周期的“中端”。传统的档案学理论中，档案部门除了扮演档案实体保管者和社会记忆捍卫者之外，还应肩负档案信息管理专家、档案信息中介、档案文化传播者等重要角色。而在电子文件管理理论研究中，很多学者在提倡“全程管理”与“前端控制”的同时，提出要建立新型的文档一体化管理机构，作为电子文件管理全过程的中部枢纽。在实践工作中，档案室也“多数仅被定位为档案实体的管理者、检索提供的服务者，监督指导本单位档案工作和信息服务的职能基本处于缺失状态”，档案室开展机关资源整合等工作往往被认为有“越位”之嫌。忽视档案室的作用，建立新的、独立于业务机构之外的档案管理机构，使档案室的地位不仅尴尬、作用被边缘化，而且造成管理上的混乱。因此，当务之急应明确档案室的角色定位，使其在电子政务系统中发挥应有的作用。既然电子文件的管理与纸质文件的管理并无根本性区别，那么档案室在电子政务环境下的角色定位应与传统纸质文件管理类似。档案室还是以机关档案工作的管理者、文件流转的中纽这两个角色为主，并肩负起机关信息建设工作的参与者等职责。具体来说，机关档案室在电子政务环境下的角色定位主要包括：

1.机关档案工作的负责者。作为机关档案工作的负责部门，档案管理工作是档案室最重要的职责，具体包括：（1）妥善接收并保管各业务部门应归档的文件。与纸质文件归档类似，档案部门最大限度地接收不同业务部门产生的电子文件。由于要求各业务部门生成的电子文件都是格式规范、结构完整、符合要求的，也只是最理想的状态，现实中是很难做到的。面对版本形式多样、不完全符合归档标准等情况，档案室也应该最大限度地接收、维护前端产生的电子文件，以确保后续管理工作的顺利进行。（2）为业务部门的文件管理工作提供专业意见。档案部门最清楚应如何确保电子文件的安全可靠性，对于电子文件形成过程的凭证性保障也有着更深刻的认识。因此，档案室可以对前端业务部门的文件管理工作提供专业意见，使电子文件更规范、有序地流转。

2.机关档案信息资源的管理者。档案室通过对机关电子文件的管理，拥有对机关信息资源的管理权。一方面，应积极进行电子文件内容的分析与挖掘，并利用电子政务系统进行资源共享，提高对信息的搜集、分析、传递和利用能力，建立更加丰富、全面的档案资源体系；另一方面，应提供多途径的档案检索与利用服务，使业务部门能够快速、便捷地获取所需的档案信息资源。通过为电子政务提供更有效的决策支持，提高政府整体的管理水平和行政效率。

3.档案馆基础工作的支撑者。档案室移交的档案，其完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等都直接影响到档案馆的馆藏建设情况，影响到国家文化遗产累积和保护状况。只有最大限度地接收、妥善保管业务部门产生的电子文件，并将其完整地移交给档案馆，才能确保档案馆工作的顺利开展。

业务档案管理论文篇（7）

［中图分类号］C93 ［文献标识码］ B ［文章编号］ 1009 — 2234（2012）03 — 0093 — 02

古人云：“工欲善其事,比先利其器。”要做好一项工作,必须有相应的手段，充分的准备。档案工作者如果没有必要的学识准备和知识积累,要胜任这项工作,恐怕要打问号的。所以,从负责档案管理工作开始,就要下功夫汲取各种知识的营养,为自己建造合理的知识结构。档案管理工作是一种政治性较强的综合活动。管理人员不仅要有政治责任感,较好的理论水平,扎实娴熟的业务基本功.还要注意加强以下几个方面的修养。

一、思想道德修养

档案管理人员首先要懂得马克思主义理论。知道讲政治顾大局,应努力学习和遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》 ，《中华人民共和国刑法》和 《中华人民共和国保密法》以及档案管理的各项规章制度。自觉学习和遵守社会主义思想理论，与党中央保持高度的一致,坚决按着党中央的指导思想和精神进行工作,牢牢把握马列主义、思想、邓小平理论、和三个代表重要思想以及科学发展观的主要精髓,并把这些思想武器迅速武装到自己的头脑。对哲学,政治经济学,科学社会主义的理论,要能记得它的基本原理,特别是对马克思主义哲学,更因该多下功夫,学懂弄通,并学会用它来观察世界,分析事物,指导行动。还必须严于律己、忠于职守、遵守纪律、保守秘密,自觉规范自己的言行。老话讲的政治强、业务精。拿来要求档案管理工作者应该说是恰如其分的。如果政治思想上不成熟,再精的业务也与事无补。决策层在选人用人方面,理所当然地要把政治思想成熟的人选调到档案管理岗位。这样,就会使保证需要控制使用的一般档案和专门档案的内容数据和信息不被非法查阅或访问,确保档案管理内容不失密、不泄密,使档案管理工作自然、有序地朝着既定的目标发展。

二、文化知识修养

学习是一个不老的主题。在当今这个无情的变革时代、竞争时代,不断学习、终身学习已成为时代的要求,无论你学问多高,在学校专业成绩多好,或者工作时间多长、经验多么丰富,都必须坚持学习新知识、新技能,才能保持良好的竞争状态和较强的职业适应能力,否则在不断更新的新知识面前就可能成为“文盲”、“半文盲”、“科盲”，最终成为竞争失败者和被淘汰者。档案管理者的管理对象并不是单一的个体,这就要求档案工作者积累大量的常识和文化知识。这里并非要求档案工作者成为百科全书式的人物,只要求具备基本的知识储备。

从学习的广义上讲就是要多读书多看报， 学习文化知识,理论知识,现代科技知识。狭义上说就是要学习自己所从事的档案工作方针,政策,指导思想 。如果一名专业的档案工作者,不了解与其工作相关的法律、法规、政策,就是不称职。档案管理工作水平的高低,质量的优劣,完全取决于档案工作人员的文化素质和业务素质。在加强政治思想教育的和职业道德教育的同时,还必须要求档案管理人员树立“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”的理念。加强档案人员的自身业务建设,一方面要注重档案人员的继续教育,走出去,积极参加档案业务培训,专题讲座,学习别人成型的管理经验。另一方面要自觉学习档案专业知识和理论。档案工作者的工作对象是人事、医疗、会计、司法等各种档案,所涉及的知识广泛复杂,在工作过程中新知识,新问题自然会不断出现,这就要求档案工作者不断地更新知识,拓展思路,向书本学习向实践学习,向法律学习.这样才能创造性的完成自己的工作,更好的服务社会。

业务技能修养

业务档案管理论文篇（8）

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）09-0160-02

一、公共管理――公共事务管理的主导理念

公共事务管理是人类社会活动中的一项重要内容。公共事务有两重含义：一为公共领域的事务；二为关涉公众共同利益的事务。公共事务可以界定为：公共领域内关乎公众共同利益的事务[1]。可以说，从日常生活中的医疗、教育、住房、养老，到市场秩序维护、大型水利设施的修建，以及公众的财产、人权和自由等权利的实现都与其有着密不可分的关系。公共管理是以政府为核心的公共组织以促进公共利益最大化为宗旨，运用政治的、法律的、经济的和管理的理论与方式，民主运用公共权力，并以科学的方式，依法有效提供公共服务和公共物品的活动[2]。与传统的行政管理相比，两者的责任对象是不一样的，社会管理的理念也是根本不相同的。传统的行政管理主要是向国家负责，在社会管理过程中缺乏一种人文关怀的公益性理念，而公共管理则主要是向社会与公众负责，强调以人为本的公益性理念。公共管理是一种建立在得到强化了的公共精神、公共利益、正义原则与公众参与基础上的一种服务型社会治理模式，它的核心价值体系是以人为本与社会正义，即向公众提供公共服务，实现公共产品的有效供给，并时刻关注公共利益的实现，追求公共利益的最大化，它的核心要素是管理好国计民生的社会公益事业，意味着以政府投入为主、纳入公共财政体系的公益化发展模式的回归[3]。20世纪80年代以后，在经济全球化和市场一体化、经济体制和政治体制改革不断推进、社会组织的培育和公共领域的发展、信息技术飞速发展和普遍运用等多种社会因素的推动下，我国社会步入全面的、整体性社会转型期，学习和借鉴公共管理改革的经验，从理念、体制到方式等进行深刻的改革，成为我国公共行政学众多学者关注的课题和理论取向，成为指导我国公共事务管理的主导理念。

二、档案事业――公共管理的核心要素

公共管理的核心要素是管理好关乎国计民生的社会公益事业，档案馆是我国档案事业的主体，我国的档案事业也可以理解成档案馆事业。我国档案管理体制将档案馆定位于事业单位是有利于档案馆树立“公共利益”服务目标的，因为事业单位定义内在蕴含了“公益性”。事业单位是一种具有中国特色的社会组织，其概念诞生于新中国成立之初，人们一般将事业单位理解为不具有行政管理职能、为国民经济和社会发展服务、不以盈利为目的的实体性社会组织。1998年国务院了《事业单位登记管理暂行条例》，第一次对我国事业单位进行了规范定义，即事业单位是国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。因此，事业单位的定位实际上强调了活动的“公益性”和“非营利性”，也区别了“行政管理”与社会服务。相应地，我国档案馆事业属于社会公益事业，是公共管理的核心要素之一[4]。

三、公共服务――档案学思想的新趋向

档案事业的社会公益性质，成为公共管理的核心要素。公共管理的理念和思想不可避免地渗透到档案管理领域，对当代档案学思想产生了深远的影响，使档案服务思想由“官本位”向“民本位”转变，将封闭性的服务提升到了档案公共服务的高度，逐渐强化为全体公民服务、关注民生民意、维护公共利益的服务目标，更加强调档案部门的公益性和公共责任，更加重视服务受体的公众性和“公民个人”的权利实现。于是，以“公共档案馆建设”带动的“档案公共服务”思想成为我国档案学思想的新趋向，不断诠释着档案事业的服务本质，具体而言，这种趋向主要表现在以下方面：

（一）公共档案馆理念的形成

公共服务理念使档案部门全面审视国家档案馆的历史、现状及发展前景，并重新思考国家档案馆的传统定位和新形势下的正确定位，一种接轨国际、符合国情、以人为本的档案馆建设理念顺势而生。“公共档案馆”的首次提出源于19世纪30年代的英国。2002年，朱基在第九届全国人大五次会议上所做的《政府工作报告》中提出，要“加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设”，将档案馆确立为公共文化服务的主体。自此公共档案馆的理念开始在我国流行，公共档案馆建设成为学术研讨的热点话题，理论氛围开始形成。2003年在上海举办的“新时期公共档案馆建设”论坛就公共档案馆的定位、目标、功能开发、形象设计、实现途径、未来走向进行了研讨。2005年在上海举办“面向未来的城市档案馆”国际学术研讨会就新时期公共档案馆的发展之路等议题进行了探讨；2005年在中国人民大学信息资源管理学院举行的“公共档案馆利用服务社会化”学术研讨会就公共档案馆的界定等问题进行了研讨；2005年在沈阳举办公共档案馆建设专题报告会就公共档案馆的含义及其历史背景、我国综合档案馆公共服务的现状及面临的任务进行了阐述。尤其是近几年来，档案报刊发表了不少探讨公共档案馆建设的文章，也有学者在档案馆基本理论专著中就构建我国公共档案馆系统进行了系统的理论探索。“公共”二字揭示了档案馆为民众所有的性质。公共档案馆是公共文化设施，理应服务于人民，为民众共享[5]。公共档案馆的提出并不是建造一个新的档案机构，而是从理念到行动上变革档案馆的利用服务工作。公共档案馆的建设也并不仅仅是一种口号和理论，而是承载着我们实现“档案公共服务”的美好理想。公共档案馆建设，充分反映出我国档案服务“公共性”的加强，也凸显了社会公众对“档案公共服务的”现实需要和未来期许。对公共档案馆建设的实践发挥着总结、引导和前瞻的作用。

（二）民生档案成为新的关注点

民生档案是围绕着党的十七大报告所提出的核心内容――要加快推进以改善民生为重点的社会建设而提出的。2007年12月29日，为认真贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，推动民生档案工作深入开展，推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系，国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》要求全国各级档案部门贯彻实施，档案界迅速掀起一场民生档案的热潮，档案界的一些学者也开始关注民生档案的研究。档案部门借十七大契机提出民生档案，一方面是国家和政府的政治体制改革的需要，另一方面昭示着档案部门更加关注社会民生，塑造“亲民”的档案文化导向。民生档案的指导思想是通过档案工作贴近民众，从而对涉及民生内容的档案加大监控力度，以保证这部分档案的齐全归档、安全保管和有效利用。档案界的学者纷纷从理论高度上来阐释和探讨民生档案的相关范畴。要求全国各级档案部门自觉将民生档案工作纳入工作范畴，积极探索民生档案管理和利用途径，为构建和谐社会做出应有的贡献。意见下发后，各级档案行政部门立即开展了一系列相关宣传工作。除此之外，各级档案部门和档案学会也积极组织形式丰富的以民生档案为主题的研讨会，各种档案学杂志上也刊载了诸多相关文章，以期为档案管理实践部门提供开展档案工作的新思路，促进档案工作社会化的深入。档案服务民生理念，是各级档案行政管理部门为响应服务理念以及改善民生的思想在档案管理工作的回应，是对档案馆以人为本的服务理念的进一步强化。

（三）社会档案观初现端倪

1991年，在第十三届国际档案大会上，加拿大档案学者特里・库克总结出，档案理论和实践正经历着从“国家档案观”向“社会档案观”的转折。事实上，顺应世界潮流，当前我国也正在经历着这种档案思想的变迁[6]。新中国成立初期，人们对档案的认识还仅局限在“国家档案”、“党政档案”；将档案馆视作党和政府的附属机构，而不是公共性科学文化事业机构。改革开放以来，这种“国家档案观”逐步淡化，1983的《档案馆工作通则》明确了档案馆的科学文化事业机构性质，也拓展了档案工作的服务范围。1987年，《档案法》制定后，档案界和社会其他各界人士更加清晰地意识到，档案工作是一项社会的公益性事业，而不仅仅是党和国家的政治性活动。21世纪以后，2003年9月的全国社区档案工作座谈会，2004年4月的全国农业和农村档案工作经验交流会，2005年4月的全国民营企业档案工作座谈会，2006年3月的全国档案馆拓展社会服务功能座谈会，2007年国家档案局杨冬权局长在“中国・沈阳家庭建档与和谐社会建设高层论坛”提出家庭建档这项工作有“三个有利于”，即有利于家庭、社会、档案工作，这些都充分反映了上述档案工作重心的转移，说明了“社会档案观”的深入。从国家档案观到社会档案观的转变，是以人为本，还政于民、还档于民的必然选择，是档案由政治功能向文化功能的回归，是档案工作向从“国家模式”过渡到“社会模式”的思想根基和前提条件。社会档案观使得档案界乃至整个社会开始重新审视档案的价值，体会档案的意义，积极地利用档案为社会服务。

以上三个理念，是笔者基于公共管理视角探索档案领域的新的思想――档案公共服务思想的趋势所衍生的三个理念，它们是从档案公共理念的不同角度的分支理念，有一定的交错性和重复性。总而言之，档案公共服务思想拓展和升华了档案理论界的视野，顺应了社会发展对档案工作的新要求，其思想指导的档案管理实践为档案工作贯彻科学发展观、服务构建社会主义和谐社会找到理想切入点。

参考文献：

[1]曹闻民，陈宪.档案文化学[M].北京：国家行政学院出版社，2007.

[2]添有.嬗变与重构：当代中国公共管理模式转型研究[M].桂林：广西师范大学出版社，2008.

[3]徐桂华.新范式与新工具：公共管理视角下的公共政策[M].北京：中国社会科学出版社，2008.

业务档案管理论文篇（9）

任越：支持zlx的观点。电子文件管理系统就是业务系统，这个系统本身就是单位业务系统的拓展，只不过档案学界将这个电子文件管理系统单独拿出来，其实必要性不强。各位可以上网搜索，哪个学界专家真正开发过电子文件管理系统并搞过实证研究？电子文件管理系统都是人家科技公司研发出来的，专家们只不过提供了一些素材和需求罢了。

陈建同学：支持任越的观点。电子文件管理系统还是要围绕实践部门走。电子文件管理国家战略顶层设计正在全面实施，电子文件管理系统国家标准也已经颁布。实践层面，电子文件管理系统的研发和应用正在逐步推进。

红旗下的档棍：电子文件管理系统很尴尬，为什么不是OA呢？或者说是某种业务系统。我觉得zlx说得有道理，现实生活中其实就是一种特殊的业务系统而已。管理主体就是文件背后业务活动的管理者。

simon：我是企业档案馆的，单位有个部门叫文档处，负责管理公司文件和档案。电子文件管理系统主要是管理电子文件的，电子文件系统中有个模块叫档案管理模块。电子文件办毕后，在线整理归入档案管理模块，变为电子档案。所以我们的电子文件概念和现在学界说的电子文件概念不太一样。我们基本沿用了纸质档案的管理模式，管理主体没有变化。

一芙：我觉得主体是文件形成单位，电子文件系统的存在是为了单位的业务而设置的，电子文件是业务活动中形成的文件。

追梦的少年：立档单位和业务部门应该是电子文件管理系统的主体。立档单位和具体业务部门是电子文件的具体形成者，他们对电子文件的形成过程、目的、背景等情况了如指掌，可以最大限度地确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

陈建同学：电子文件管理系统有主体吗？是管理主体还是开发主体？这个问题要搞清楚。

任越：支持陈建同学的观点。电子文件管理系统就是个系统程序，怎么会有主体？主体是程序员。

simon：我们单位管理和开发都是文档处统一管理。

wgy0828：系统管理的主体必须是系统管理员。至于谁是系统管理员，是什么级别的管理员，就回到电子文件管理主体的问题了。

simon：系统管理员听文档部门的，所以系统管理员只是辅助管理，还是需要按公司统一的文档管理制度来操作，所以管理主体就是文档部门。

wgy0828：你说的系统管理员是刚开发好的初始身份吧，系统移交单位之后的管理员不就是与文件流转相关的人员。

红旗下的档棍：其实，电子文件管理系统只是一种业务系统而已，有时表现为狭义的办公部门开发使用的系统，但更多的是其他业务部门管理的系统，其管理主体多数情况下为文件背后业务活动的管理者，管理行为包括需求提出、可研论证、组织设计管理、开发管理等。

住在春天：电子文件生命周期中一般存在三种类型系统：业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统。业务系统和电子文件管理系统与文件形成单位相对应，电子文件长期保存系统与档案馆相对应。

档案研究僧：这个讨论的主题是不是有歧义啊？是在讨论管理电子文件的主体，还是管理电子文件管理系统的主体？电子文件管理系统的主体听上去感觉有点别扭。一个系统的主体是设计系统的人，还是在运营维护系统的人？

zlx：歧x？谁对它实施管理，谁就是其管理主体，如档案管理系统的管理主体是档案管理部门，这个理解有错？

红旗下的档棍：电子文件管理系统的客体从形式上看，包括视频、音频、电子公文、零散数据等。从归属上看，按照档案界发生型定义的方式，一般为文件形成者。技术层面分清客体很重要，为什么呢？因为这涉及系统的数据量和信息量，进而涉及系统整体的网络结构、数据结构和存储形式。系统数据量和信息量是进行系统可研论证的重中之重。

zlx：电子文件在办理过程中在各“业务系统”中运行，办理完毕后，在档案管理系统中运行，请问这个“电子文件管理系统”去管哪里的“电子文件”？

simon：管的是档案管理系统中的电子文件。

zlx：从我国实际状况看，电子文件管理系统是夹在业务系统与档案管理系统之间的一个系统，可能就是“画蛇添足”。电子文件管理系统不是一个筐，什么都能往里装。电子文件管理系统也不是自由体，各人有各人的边界，这样的东西就是个虚的。

一芙：电子文件管理系统是业务文件流转的平台，怎么会和业务系统是分离的呢。

zlx：高见！第一次听说，电子文件管理系统是业务文件流转的平台这种说法，那么，会计电算化系统是算业务系统还是算电子文件管理系统呢？

田宁宁：电子文件管理系统是不是以电子文件为主体的，电子文件是业务的载体和内容吧。否则，电子文件管理系统里面都是啥内容呢？

一芙：电子文件管理系统是对电子文件生成、流转、处置、利用等过程进行管控的平台，有的包含档案管理系统，有的与档案管理系统分离。我这种理解不知对不对。

simon：没问题的，很符合实际工作部门的管理情况。

wgy0828：那么电子文件管理系统和OA系统的功能区别在哪儿？

一芙：没区别啊，都是电子文件管理平台。电子文件管理系统是一个大的名称，OA办公只是其中的一个业务而已，电子文件系统中还有其他业务流程。

simon：等于或大于OA。主要是名字所涵盖的内容不同，涵盖少则与OA同名，涵盖多则等于OA+档案管理系统，和实际工作比对就是文档处只管收发文及文件办理管控，或者只管归档文件，或者既管OA，又管归档文件。

红旗下的档棍：老实说，我眼里只有档案管理系统和非档案管理系统，有些术语比较讨厌，理论上也不是不能把电子文件管理系统概括得非常大、非常全，甚至包括标准规章之类的，但这样只是方便论述而已，有一定的理论意义，但实践意义也仅是提醒实践工作者注意考]问题的全面性，真要是去开发系统，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作尽可能地分解。我的经验是业务系统中的数据要有一个归属，各个业务系统之间要有一个数据中心去调节。

追梦的少年：电子文件管理系统是对单位业务管理系统的集成，同时也是连接档案管理系统的桥梁和纽带，三个系统的整合将是优化文档管理系统的一个方向，当然这种整合并非易事，涉及不同的管理主体。

simon：电子文件管理系统是存在的，不论是从OA角度理解电子文件概念，还是从档案角度理解电子文件，或者从文档一体化层面上理解电子文件。

红旗下的档棍：电子文件管理系统其实是从档案管理的视角对业务系统的一种观察，是一种方便从档案管理认识实践现象的工具，有了这个命名方便档案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便档案管理人员对档案这一客体的关注。所以，作为一种理论研究的对象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦开始深入地分析，应把它忘掉，让它消失掉，心里想着怎么用档案的手段把业务搞好就行。

zlx：系统存在与否应该是看是否有利于管理流程的优化为标准，如果 “画蛇添足”，还不如不要为好。

wgy0828：如果按学界的说法，一定要将电子文件管理系统与“业务系统”“数字（电子）档案系统”区分开来，那么它就没有独立存在的内在驱动和外在基础：1.形成主体电子文件意识不强。最近半年调研的8家事业单位和9家企业中，系统开发时基本上只关注单位业务系统的便捷性和安全性，强调数据的采集、统计和关联，对其凭证性往往患有技术依赖症，认为在系统里的文件就是默认权威的。2.缺乏明确且强有力的主导者。公文主管部门更多关注文件内容、格式和流转，而不是其存在形式，档案行政管理部门对电子文件的长期保存感兴趣，却从权力和能力上都没法真正实现“前端控制”。另外从效益上来说，在业务系统和电子档案系统中间夹个电子文件管理系统，其产出比和响应时间都不划算。

simon：其实反过来再想想，除去一切电子文件管理系统，回到纸质文件时代，事情一样可以顺利处理，只是效率低些，所以电子文件管理系统首先是提升效率的工具。再进一层，电子文件管理系统不光是管理了电子文件，更是一种工作模式的改变，产生了新型的信息沟通管理模式。所以，形式可以千变万化，不变的是对文件管理的需要。

业务档案管理论文篇（10）

1 新时期档案工作的重要性

档案是历史信息资料的载体，是领导部门决策的依据，也是各级组织对所有工作人员检查考核的凭证。档案管理人员作为历史信息资料的保管者，他们的专业素质关系着档案管理工作的现代化、规范化水平。特别是随着《中华人民共和国档案法》的颁布实施，我国的档案管理走上了依法管理的轨道，各机关单位的档案室建设和各类档案材料的收集、整理、统计、鉴定和保管正在扎实推进，要求所有从事档案管理的工作人员，不断提高自身的科学文化素质和专业技术水平，成为信息化时代档案管理的专业化人才，对于加快我国档案管理工作的科学化、规范化和法制化建设具有重要的现实意义。

2 新时期档案管理工作者应具备的专业素养

2.1 坚定的思想政治素质

档案管理是一项政治性与保密性很强的工作，档案管理工作者只有具备高度的思想政治觉悟和良好的工作作风，具有坚定正确的政治方向，树立科学的世界观、人生观和价值观，才能在档案管理工作中顾全大局，自觉遵守档案管理方面的政策法规，确保档案的信息安全。因此，档案工作的性质决定着管理工作者如果没有较高的政治素质和强烈的责任感，就无法担当这一重任。

2.2 良好的职业道德素质

档案管理是一项服务性很强的工作，档案管理工作的基本任务就是为决策者提供准确的信息资料，为机关单位提供正确的信息咨询，发挥档案工作在社会发展和经济建设中的重要作用。所以，档案管理工作者只有具备真诚的服务态度，良好的服务意识，才能全面发挥新时期档案建设在社会发展中的重要功能。

2.3 系统的专业知识素养

档案学是一项系统性的管理科学，档案工作也是一项专业性较强的工作，这一工作要求档案管理人员无论是在档案的收集与整理，还是在档案的管理与服务各环节，必须掌握一套系统的专业理论知识和工作方法，才能较好地完成档案管理工作任务。

2.4 精湛的专业能力素质

档案管理是一项事业也是一门学问。要求档案管理工作者不仅具有对档案材料的收集、整理、统计、鉴定和保管的一般能力，而且还要具有适应档案室建设网络化、信息化、数字化的特殊能力，这样才能及时为上级领导进行管理决策提供文献信息，通过高质量、深层次的档案信息服务，提高档案管理质量。

3 当前档案管理队伍专业化建设存在的问题

3.1 档案管理工作者专业素质较低

首先，档案学是一门新型学科，我国档案管理队伍中经过档案专业系统教育和正规培训的人员较少，导致大部分档案工作者的专业素质差、专业能力低。其次，档案室在单位是“清水衙门”，档案管理是一项重复性和单调性很强的工作，加上社会对档案管理行业认可度低，造成部分档案管理工作者负面情绪增长，安于现状，不思进取。

3.2 档案管理工作者专业发展意识淡薄

文献整理发现，目前有相当一部分档案管理人员对于自己的工作表现出较为淡漠的态度，他们认为档案管理是一门简单而机械的工作，无需接受专业化的档案管理培训。再加上由于档案专业的生僻，档案管理得好坏，社会上也没有多少人关心。在多重因素的共同作用下，造成了档案管理工作者的专业素质相对较低。 （下转第201页）（上接第177页）

3.3 档案管理工作者服务意识淡化

档案工作的核心是为决策者提供咨询和信息服务，档案管理工作者的专业素质直接影响着档案管理和服务质量。一个合格的档案管理工作者除了必须具备一定的专业素质、文化素养、技术水平，还应具有较高的职业精神和良好的服务态度。然而，受市场经济的影响，利益原则也逐渐渗透到档案管理工作者的职业生活之中，从事档案管理职业仅仅是为了生存，造成一部分档案管理工作者的责任意识、服务意识淡化。

4 提高档案工作者专业素质的基本途径

4.1 加强思想政治理论教育

首先，通过对档案管理工作者开展马列主义、思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，使档案工作者树立正确的世界观、人生观和价值观，形成以科学的世界观和方法论开展档案工作。其次，加强对档案管理工作者的政策法规教育，帮助他们熟悉我国档案管理的方针、政策和法规，推进档案管理的法制化进程。

4.2 强化专业知识的学习

随着社会信息化程度越来越高，广大档案管理工作者必须顺应这一历史趋势，多吸收档案管理学的专业知识，包括掌握档案学的基本理论；掌握档案管理和信息管理的基本理论、基础知识与业务技能，以及与信息管理相关学科的知识；具有办公自动化管理的基本能力； 了解国内外档案管理与信息管理的前沿成果与发展动向，具有一定的科研能力等等。

4.3 注重专业能力的提高

业务档案管理论文篇（11）

作者单位：432400 湖北省应城市城北卫生院 “前端控制”是现代文件管理理论的重要内容。在“文档一体化”管理理念被广泛接受的现代，“前端控制”被越来越多地应用到档案管理理论中去。本文试就基层医疗机构档案管理“前端控制”问题谈谈几点看法。1 前端控制概念

所谓“前端控制”，是以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这一过程中，文件的形成为前端，永久保存或销毁是后端，其他处理、鉴定等环节则是中端。文件是档案的来源，前期控制好文件的质量，就可以从源头保证档案的质量。本文讨论的“前端控制”，就是把在文件形成阶段可能实现的或部分实现的管理功能尽量在这阶段实现，并将文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等阶段实行全程管理与监控，将过去分为环节的阶段性管理调整为协同管理，确保了归档文件的真实可靠、完整安全。

“前端控制”不仅提高了医疗机构及工作人员的档案意识，使其注意到业务文件的记录性属性，同时还避免了文件要素不全，过程性文件收集保管不利等情况，使在现行业务工作过程中形成、积累的文件从产生伊始就符合档案工作的要求。在业务项目的进程中注入档案工作机制，加强前端控制，强化业务文件的记录性，可以使形成的文件既满足现行任务的需要，又符合档案工作的要求，从而形成高质量的业务档案，同时也保证了工作本身质量的提高。2 前端控制引入基层档案工作的前提

基层档案工作前端控制的成败关键，是从制度上将“前端控制”纳入文书处理和档案工作全过程。具体内容就是，相关科室在制定任务工作计划时，把业务文件的形成、积累、整理工作列为各科室工作的组成部分，把文件的形成、积累和整理归档纳入医疗机构文书处理的工作计划和工作人员的日常职责范围之中，并配备专门或兼职的业务文件材料收集管理人员，在第一线把业务文件的质量抓好。在项目结束进行验收时，要把所产生业务文件及时归档。并要求档案人员对业务文件材料的形成、积累工作进行帮助与指导，使其明确自身的具体责任，把归档文件的完整、准确、系统和规范作为项目完成的重要标志。3 档案前端控制管理的具体办法31 切实执行质量管理体系中的相关制度 文件资料的前端是做好文件资料归档管理的重要前提，严格执行归档责任制，确定项目负责人，把来务文件材料的形成、积累和归档工作，作为任务完成的一个标志。在工作中做到“三纳入”，即建档工作要“纳入工作人员职责范围”、“纳入计划管理”、“纳入制度管理”。工作结束后没有完整、准确、系统的归档材料，不算完成任务。32 依照规定做好文件材料规范工作 文件材料的形成过程中，必须注意规范化、标准化问题，以提高业务档案质量，为档案工作的规范化、标准化打下牢固基础。业务工作人员在日常的工作中，产生大量的原始工作情况记录。业务工作人员既是业务档案的主要形成者，又是业务档案的主要利用者。档案整理质量的好坏直接涉及到日常的利用，进而影响到其业务工作的质量。由业务工作人员负责业务文件材料的规范整理，要求业务工作人员负责业务规范，注重业务记录资料的完整与真实，将工作记录整理齐全。33 档案室协同做好业务档案工作 档案室对工作的进展都有着比较全面详细的了解，在工作过程中要发挥管理与监督的作用，要对业务文件材料的产生情况与质量进行监督，同时还要协助相关业务部门做好档案的鉴别和归档工作，在文件产生的前端就保证好业务档案的质量。相关科室档案管理员定期将相关需存档的资料按规定时间交资料室存档，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作，在查验人员体检资料时，要查验检测医院名称、检测项目是否完整、时间是否符合规定、医生签名及医院签章是否清晰等等，符合要求才予以登记，为归档做准备。34 档案室专职人员要发挥现场指导作用 档案人员应深入工作的现场，掌握业务工作每一环节的实际情况，处理好与业务部门的关系，为业务文件形成、积累、整理提供最直接的帮助与指导，保证业务档案的质量。真正实现业务档案的前端管理，档案室工作人员自身的工作素质过硬是前提。要积极发挥档案室工作人员的主观能动性，对应归档的业务文件材料的把关验收，收集齐全。

实施业务档案的前端管理，目的是为了进一步提高业务档案工作的质量，进而提高档案工作的整体水平。只有将规范化、标准化的档案工作机制注入工作制度并严格执行，真正做好档案的前端控制，业务档案的质量才能得到保证，才能更好地为卫生工作服务。