电子文件与电子档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇电子文件与电子档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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一、电子文件给管理带来的便利

随着数字化信息社会的到来,使用电子文件给管理和开发利用带来很大方便。一是电子文件的记录密度极大,存储空间很小,再大的信息量也不需要很大库房。二是电子文件的易删性,将给电子文件管理和开发利用带来方便。三是电子文件可共享,利用计算机网络系统,可方便快捷的同时提供给众多用户利用。四是各种信息媒体可利用计算机多媒体技术进行集中统一管理。五是可利用电子文件非实体归档特性,利用网络技术,很快完成电子文件的收集积累、整理归档工作。

二、加强电子文件的管理与归档

与纸质文件相比,电子文件的管理与归档是一项艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,因此需要从以下几个方面加强电子文件的管理和归档工作。

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Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中图分类号：G270 文献标识码A 文章编号

引言：测绘与勘察专业电子文件作为建筑企业的数据核心有着其重要性和不可替代性。而近年来，我国的测绘与勘察专业电子文件档案管理也是投入大量的财力和人力，也是希望能够让自己的核心数据能够安全以及保密。而且，由于其电子文件的专业性以及形成的特性，在对电子文件的保护上又是有所不同的，不仅仅应该侧重于计算机安全的保护，在本身的文件保护上也应该有所不同，不过，着都市这都拥有一个共同的目的，那就是保证测绘与勘察的电子文件档案的实用性和安全性，这对建筑企业来说也是有着重要的现实意义的。

1.测绘与勘察专业电子文件档案的特性

测绘与勘察专业电子文件档案在整个档案的管理的体系中有着其特殊的地位，同样也有着其不一样的性质，这不一样的性质也就是特性决定了其档案管理的重要性与不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就对此作一个详细的分析。

首先，测绘与勘察专业的电子文件对外部设备的依赖性很强。由于为电子文件档案，所以最重要的那就是对计算机设备的依赖，也就是说计算机设备已经成为其电子档案的不可分割的一部分，离开了计算机设备也就没有了测绘与勘察专业电子文件的生存余地。

其次，测绘与勘察专业电子文件与记录载体的可分离性, 这也就是说测绘与勘察专业电子文件是数字化的信息形态,，其存储的位置是可变的,而且还是一种可以能够从一种记录载体转移到另一种记录载体上, 但是其内容却没有变化。

第三，测绘与勘察专业电子文件档案的专业性。测绘与勘察专业电子文件主要用于记录建筑企业在工程建筑上的一些极为机密以及对建筑工程息息相关的数据和资料，所以，记载的东西是对建筑工程的负责，所以是极其专业的。

第四，测绘与勘察专业电子文件档案的不安全性。这是针对电子文件档案的本身而言的。对于电子文件来说，计算机的设备这就制约着电子文件的安全，而且主要的不安全也是有电子文件本身易于改动，存储载体不安全还有现在的计算机以及网络本身的不安全构成的，这些都会让测绘与勘察专业电子文件档案没有足够的安全保护。

2.测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件档案的特性我们就知道如果要对其进行管理那么就应该从电子文件档案的特性作为出发点，而对其进行探讨分析，下面就从测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护的四个方面进行详细的阐述。

2.1对测绘与勘察专业电子文件要保持良好的保管环境

保持良好的保管环境这主要是针对测绘与勘察专业的电子文件档案的载体介质而实际采取实管理措施,这样做的目的是为了不使测绘与勘察专业电子文件档案因为各种介质的损坏而使得无法读出进行调用。实际采取的措施首先那就是应该将测绘与勘察专业的电子文件的保存介质尽量的使用一次性写入光盘,其次那就是对于光盘档案的保管环境应该要做到要在温度方面保持在17 e~ 20 e 之间, 而在空气的相对湿度应该保持在35% ~ 45% 之间，最后要注意的就是要远离热源、酸碱等有害气体和各种强磁场。另外还有应该做到记录的光盘不

得擦洗、刻划和不应该去触摸盘片处以及不得弯曲、挤压和摔打盘片，特别值得注意的那就是应该防止盘片沾染灰尘和污垢,以及避免阳光直射。这些就是测绘与勘察专业电子文件档案的保管环境了。

2.2对测绘与勘察专业电子文件档案的定期检测

第测绘与勘察专业电子文件档案的管理不仅仅要做到保持良好的保管环境也应该做到对文件档案的定期检测，这是保证测与绘勘察电子文件档案的完整性以及可用性。具体的做法那就是要对测绘与勘察专业的电子文件档案进行不定期的机读抽检一次,而且要规定电子文件档案的抽检率不低于40%, 当抽检是如果发现记录的光盘损坏或者出现了问题,那么应该利用备份的电子文件档案盘及时拷贝,另外还有那就是在抽检时同时要做好测绘与勘察专业电子文件档案的检查情况记录。不仅如此，随着我国的计算机技术和设备的更新,在对测绘与勘察专业的电子文件的档案在更新时也应该要做到记录的载体与新设备的兼容性的检测, 如果不兼容,那么就应该采取措施，也就是要做到不能让测绘与勘察专业电子文件档案丢失。

2.3对测绘与勘察专业电子文件档案的维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件特性我们可以知道对于电子文件来说计算机是其运行的主要平台，所以计算机的系统问题也就是对测绘与勘察专业电子文件档案格式的读取问题，要做到真正的维护，下面就从四个方面对这个格式的读取问题的解决进行探讨分析：

第一，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案的格式更新。这个最重要的目的为了防止测绘与勘察专业电子文件档案的存储媒体过时或者失效。这个具体的做法也就是将电子档案内容从旧储存媒体复制到新储存媒体中，这样能够预防测绘与勘察专业电子文件档案存储媒体的可能损坏，但无法做到计算机系统和硬件的设备进步而带来的问题。

第二，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案转置。这个主要是解决其电子档案管理系统软硬件过时或失效而带来的问题。具体的做法那就把测绘与勘察专业电子文件档案进行格式转换, 而使得能够在日后可正常的读取作业程序也就是做到软硬件改朝换代时,将电子档案格式转换,这就是测绘与勘察专业电子文件档案的转置, 这可以使得资料的遗失率降至最低。

第三，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案模拟。具体做法那就是在现有的计算机技术环境下,将电子文件档案的数字资料恢复到其原始操作环境, 以呈现出原有资料。但是由于这种操作需要高层次的软件以及硬件模拟技术,实际应用几率不高。

第四，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案封装。具体做法那就是将测绘与勘察专业电子文件档案及其诠释资料,用包裹方式进行储存。这主要的目的也就是能够保证法测绘与勘察专业电子文件档案的各种信息的完整性以及可用性。

结束语：总而言之，在对测绘与勘察专业电子文件档案的管理上，主要那就是要安全为重。在以安全作为出发点而采取一些措施。另外，那就是测绘与勘察专业电子文件档案管理不仅仅对企业的档案部门来说，而且对于测绘与勘察专业电子文件形成部门来说都具有极其重要的现实意义。因此测绘与勘察专业电子文件的档案部门在应该联合公司的技术部门以及法律界和文件形成部门等各行各业人士密切相关的配合, 而做到加强测绘与勘察专业电子文件的档案管理工作目的的同时, 还能够确保测绘与勘察专业电子文件档案管理工作顺利开展, 为其电子文件档案管理作出贡献。

参考资料：

[1] 刘新喻. 唐育清. 论电子文件档案化管理[J]. 黑龙江科技信息. 2009(12)

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随着信息技术的迅猛发展，计算机网络、多媒体技术已延伸到社会的每一个角落，使世界信息化、网络化；由此产生的大量电子文件，不仅意味着一种新型档案载体的诞生，而且标志着记录、传达、留存信息的方式发生了形式的根本变化，电子文件归档亦成为档案管理工作的必然。做好档案管理的电子文件归档工作，是社会发展的必然要求，也是时代向档案工作者提出的严峻挑战。正确认识电子文件的特点和性能，是档案工作者必备的知识点，采取各种措施确保电子文件档案的完整、真实、准确与安全应成为档案工作者不懈的追求。

一、高校档案管理工作的现状

（一）学校档案应客观完整地记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但由于建设与管理投资原因，档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要；不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件等国家相关标准要求，使得学校档案管理工作的发展受到严重制约。

（二）由于目前档案归档大多数为纸质、实物，管理工作量大，使用查询困难；而人们对档案管理工作重视不够、对档案工作意识不强，以及对档案工作在学校建设中的重要性和必要性认识不到位，造成档案的实际利用率低下。

二、高校档案管理的重要性

如何做好高校档案管理工作，提高高校档案的实际利用效率，对高校的教育、教学、教研活动，有十分重要的作用。档案管理是高校发展与建设历史最真实面貌的反映，是提高教学质量与水平的必要条件；高校档案是学校教育活动、教学管理、学生学习和学校建设等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况；同样，学校电子文件归档也是高校档案管理最基础工作之一，随着办公自动化程度的不断提高，必须高度重视并规范电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和开发利用，以便更有效地分析利用学校档案，帮助提高教育管理和学校教学水平，更好地为学校的教学管理服务。

三、电子文件归档

（一）体系的建立。

电子文件归档工作的完成，必须建立一个体系，依靠一支队伍，按照一定的流程。在原有档案归档的基础上，形成一整套电子文件归档体系，是一种切合实际的有效途径。

1?郾传统的文件――纸质文件的归档已有很长历史，经过多年实践，已形成相对完善的工作流程和归档制度，有较好的工作基础。开展电子文件归档也必须形成一支队伍来承担此项工作。但现状是：一方面，大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员、档案管理人员具有相对稳定的工作流程和熟练业务水平。另一方面，由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段。为此，必须对现有的计算机与信息管理人员或现有的立卷归档队伍进行必要的相关业务学习的技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化或立卷归档等相关基本知识的技能培训，担负起电子文件归档工作的重任。

2?郾相对于传统的纸质文件，电子文件归档所涉及的业务面更加广泛，受制约的因素更多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，对电子文件最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位，三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文件。

（二）方法与路径。

1?郾选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的分散各异转向集中统一，打破子立卷单位的界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。可以利用学校网络技术建立校行政信息管理系统，比如可分为教学、科研、人事管理三个子系统。教学管理系统与学生注册中心、财务中心、教务处构成数据交换网，注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；财务中心负责学生交费信息的传递；教务处负责学籍、教学计划、课程、毕业数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

2?郾借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专门网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的，具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何中途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自动从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。已经归档的电子文件一律用光盘保存。

（三）纸质、电子文件归档并举。

1?郾在现有技术条件上，对一些具有至关作用的文件必须以纸质文件保存。由于电子文件的不稳定性和易修改性，有必要将一些重要的电子文件制成拷贝存档，以确保文件的安全。在现有基础上，对一些重要的文件最好采取纸质文件和电子文件一起归档的方法，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以利于参照互补。不仅如此，还要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，在做好纸质文件传统归档工作的同时，依靠计算机和网络技术，将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补，既可完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。另外，在做好纸质文件管理工作的基础上，还要适时做好纸质文件向电子文件的有机转换工作。

2?郾在磁盘、光盘贮存文件耐久性留存的问题尚未解决之前，电子档案与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储的技术条件进一步提高之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光盘归档为主，纸质归档为辅的做法，而对那些价值高的档案，则采取以纸质归档为主，磁盘、光盘归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，而且能够减小档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种归档方案简化合一，要经过论证后才能实施。

四、结语

档案管理的电子文件归档实质上是一项系统工程，电子文件收集积累和整理归档等工作是一项长期的、艰苦的、细致的、难度较大的系统工作。对高校来说，做好电子文件归档工作，首先要领导重视，并且要亲自抓好这项工作，各有关部门须尽快接受这一新生事物；其次，制定相关的规章制度，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求作出具体的规定。只有电子文件归档，才能保障学校日常工作及教学、科研中产生的大量的电子文件的档案管理，才能真实地保证其原始性、真实性和齐全性。电子文件归档是档案工作的发展趋势，电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革，把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好地结合在一起，满足社会的需要。

参考文献：

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一、电子档案管理系统研究的背景

信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。

二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题

对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。

三、电子文件档案管理系统

电子文件档案管理系统的基本要求

档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】

电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

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一、引言

计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。

二、电子文件档案化管理的基本含义

所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。

由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。

在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。

三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。

第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。

第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。

四、总结

综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■

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自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。

1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异

目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。

电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。

因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。

2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异

当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。

而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。

因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。

3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异

在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。

而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。

在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。

4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异

电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。

5、结语

综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。

参考文献

[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).

[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).

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如今电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，因而产生了大量的电子文件，这些电子文件以快捷、方便的优越性能而大大提高了工作质量与效率，从而给工作带来了极大便利。但是大量的电子文件的产生也为档案管理者带来了新的挑战，如何做好电子文件档案管理也是摆在档案管理者面前的一个重要课题，更是完善当前信息化建设与发展的一项重要内容。

1、电子文件档案管理现状

（1）对电子文件管理的重要性认识不足。大多数单位对电子文件的意义和功用，没有引起充分认识和足够重视，没有制定对电子文件档案整理、鉴定、归档的机制。他们只是使用计算机起草文件，一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不被保留，不采取任何保护措施，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或者为用于其它信息的存储而被清洗。或者仅是把电子文件存储在U盘或硬盘内，甚至对所保存的电子文件随意进行增、删、改等操作，使具有原始性电子稿件面目全非，而失去了归档保存意义。

（2）电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在一些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，虽然提高了工作效率，但文件办完之后，又辅发纸质文件作为归档材料。这样就形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面，造成人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的广泛应用和档案事业的进一步发展。

（3）电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也带来一定的不安全因素。诸如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等，这些都给电子文件的安全保管和长期保存带来诸多问题。

（4）电子文件管理工作琐碎，任务繁重。对于大量的电子文件管理与归档需要鉴定真伪和价值断定，这是个浩大繁琐的工程，因此，对于电子文件收集归档及鉴定工作来说难度较大，要达到存真去伪、存精去杂的目的，使珍贵文件不再湮没在价值不大的档案材料之中，还需要一个逐步提高工作效率的过程。-

（5）档案管理者的专业素质高低不同。电子文件归档工作不但要求工作人员必须具备档案专业知识而且要有较好计算机操作技能，从目前情况看档案管理人员中有相当一部分专业素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才尤其是具备档案管理和计算机信息处理复合型人才，使先进的档案设备无法投入档案管理中去，无法充分发挥应有的作用。

在信息技术高度发达的当今，如果上述问题得不到彻底解决，电子文件的管理就会停步不前，会因我们档案人员的束手无策或疏忽遭受损失，严重制约信息化进程的进一步发展和深化。在电子时代，要使人类活动的真实记录得以继续，只有迎接电子文件的挑战，管好、用好电子文件，使之为经济建设服务。因此，必须找到一种对电子文件进行管理的路子，这是时代赋予的责任，也是历史发展的必然趋势。

2、对电子文件档案管理的几点见解

（1）提高电子文件管理意识，把这项工作作为一项迫切的任务来抓。当前，电子文件的不断产生已经成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸质文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使信息化工程正常运行。再是采取有效手段，利用可借助的宣传方式，大力宣传电子文件管理的重要性，提高人们对电子文件管理的意识。

（2）加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，与没有一个电子文件法规有很大关系。因此，档案行政管理部门应会同政府行政部门联合制定电子文件管理法规，确认电子文件的法律地位，明确档案中的行政行为，依法管理电子文件。档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件的全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

（3）在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。要认真收集保护原稿，对文件在处理过程中曾修改的文稿必须做修改标记，各种修改信息应予以保留，以备今后保存时一目了然，对电子文件档案管理提供便利。

（4）加强办公系统和电子文件的安全防护工作。做好办公系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题。严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和存贮设备不会因温度波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。严禁使用外来U盘、光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。六是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。

（5）加强对电子文件和电子档案管理知识的培训，提高档案工作人员的业务素质。随着信息化技术的广泛应用，电子文件也大量地出现在人们面前。在这种情况下，档案人员只懂纸质档案管理知识是远远不够的，必须学习电子文件和电子档案管理知识，才能跟上时代的步伐。档案行政管理部门应加强这方面的业务培训。一是分期分批对档案人员进行电子和电子档案管理的培训；二是组织档案人员去外地学习电子文件与电子档案管理的经验；三是召开电子文件与电子档案管理现场会，推广这方面的先进经验，迅速提高档案工作人员的业务素质。

综上所述电子文件作为新型信息载体，它以其自身独特记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，它给传统档案工作理念、技术和方法所得带来的严峻挑战是档案管理工作一场新变革，档案管理者要针对性地采取有效措施不断改进和完善各项管理工作，我相信电子文件的管理工作一定在不久的将来会更加完善、规范。

参考文献：

篇（8）

随着科技的进步，计算机技术、网络技术的发展，电子计算机和信息网络技术已经进入人们工作、生活的各个领域。电子文件做为计算机技术与办公自动化技术及结合与发展体也走入我们行政管理日常工作之中，已成为人们完成各种行政管理工作的重要工具，逐步被普及和确认并被广泛应用。今天，人们坐在舒适的办公室里，利用计算机键盘、鼠标、网络，将行政管理决策、指令、行动方案、合同等电子文件发出（或接收），即可履行职责、完成业务活动。现代信息技术完全彻底地改变文件写作、传输、接收、存储、搜索、获取、拷贝、加工、控制等各项工作，使我们传统的工作方式等诸多方面产生了革命性的变革。然而电子文件的管理并不是一项简单的工作，在人类发展的历史长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现前的各类型载体档案，没有什么像电子文件能给行政工作中的档案管理带来深刻的震撼与变革。电子文件归档后即形成电子档案，作为一种新的信息集合体已经进入档案管理的范围。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。经过几年的探索，目前各国档案界对电子文件有了初步统一的认识，并对电子文件管理有了一定的实践经验，在信息化飞速发展的今天，档案已不再局限于传统意义上的纸质档案，电子档案"档案数字化"档案信息网络化延伸了传统档案的内涵! 人们在行政管理日常工作中对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，电子文件归档工作的推行大大方便了文书档案的利用，提高了档案管理工作的现代化水平，同时也引出诸多值得思考的问题。

一 电子文件的定义及特点

电子文件的定义

电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合，使人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件的某些特性与纸质文件存在着很大的区别。要利用和管理好电子文件，就必须了解其特性及特点。

电子文件的特点

1．应用发展的阶段性。

办公自动化的应用是不断发展变化的过程。设备的规模不断扩大，例如一些单位的计算机网络，就是分别由几前的十几台终端的小局域网，发展到现在的数百台终端的大型网络，甚至连接成国际网，处理的业务也由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程。在不同的应用发展阶段，电子文件的作用也不同，它们分别是草稿性电子文件（计算机只起打字机作用）、辅电子文件（纸质文件为主，电子文件为辅），正式电子文件（电子文件为主，纸质文件为辅），无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。

2．设备依赖性。

离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别，决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至100年。若干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取设备了。

3．电子文件信息与载体的相分离性。

电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。 

4．电子文件的易更改性。

电子文件在其生成、运转、归档过程中文件内容极易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全及原始性，需要解决很多的技术难题。电子文件的多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。 

5．电子文件非实体归档的可能性。

不论电子文件实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。由此而来的问题是一旦网络毁坏，电子文件就可能永远丢失了。

 6．电于文件对背景信息和元数据的依赖性。

背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息，对于普通纸质文件来说，一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接，报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息，电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。元数据是指构成电子文件数据的数据，系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。元数据由于具有隐含性而使人往往忽视了它的存在，可是一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去可读性，可见保证背景信息和元数据的完整与正确是至关重要的。值得重视的电子文件特性还有不少，例如信息共享性、非直读性、标准化依赖性等，制定电子文件归档管理办法的标准时，必须针对上述性质采取措施。

二、电子文件的发展趋势

办公自动化、无纸化等事务的出现，使档案的生成方式发生很大的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读性是以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统的提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机的提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、电子文件在归档管理上存在的问题

电子文件的形成、收集积累贯穿于行政公务、科技等工作的始终，电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，由他们收集积累并整理归档，才能保证电子档案的质量。电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。 电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作，建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整，要系统地反映工作的过程和结果，电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明，经有关领导审批后向档案部门移交。归档前，档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理，同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。

据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。

（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。我国政府上网工程也已经启动，1999年各个部委开始在互联网络中建立正式站点和主页。一些较大部委符合开放条件的电子文件将会陆续进入互联网络，网络化带来的突出问题是，多数办公自动化网络的建设没有档案部门参加，而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。

可以想见，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少，例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10％；而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。

（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的文字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在文字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

（三）电子文件的真实性。

实际工作中，影响电子文件真实性的因素有很多，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据；一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。 

（四）电子文件的法律效力尚不明确

通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。电子文件由于没有固定的载体。制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。  

针对电子文件在归档管理上存在的问题的对策

面对大量的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文件管理中的问题采取措施。以下是国内外对电子文件管理所采取的一些主要措施的归纳和介绍。

（一）档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理

各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的。鉴于电子文件的特点，一些国家已开始采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等国，按档案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管理的要求从文件生成起建立起的文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。

我国档案工作主管部门也在积极寻求对策，其设计中对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起来，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成，运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件的形成，积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境，相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施。电子文件严禁上开放的网络。

（二）相关标准的制定

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全、易于操作。我国也正在抓紧制定“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”两项标准，前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范。后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。 

（三）电子文件的分布式管理 

由于电子文件具有的特性，如果按传统方法集中到一个档案馆，会产生许多难以解决的问题，如频繁的设备更新耗费大量的资金使档案馆难以承受，而一旦设备落伍，将危及电子文件和电子档案的有效性，再如网络上可以实时进行电子文件的归档工作，而向档案馆的集中则必须定期进行，会降低效率、增加成本和产生一些漏洞，所以澳大利亚等国家在档案法中规定“对于具有持久价值的电子文件，档案馆不要求部门将电子文件的载体送交档案馆保存。但当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。”此方法被称为“电子文件的分布式保管”。

目前我国对电子文件和电子档案的分布式管理尚未认可，但在一些分布式的办公自动化网络中，对电子文件的实时归档方面也采取了类似的方式。

（四）使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以便长久保管

 针对电子文件的设备依赖性，一些国家采取了相应措施，使电子文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管要求。例如，挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将数据库文件以展开方式存储，由于去掉了原数据库复杂的索引结构，使电子文件保管时不再受原数据库的条件限制，在日后需要使用这些电子文件时，可通过查询语言检索，只是效率较低，不过通过查询语言检索还可重建原始数据库的逻辑结构。 

我国目前还未发现采用此类方法的尝试，原因可能是我国幅员辽阔，情况较复杂，用一个软件包对多种数据库的电子文件进行展开处理非常困难。另外，被展开存储的电子文件，能否不改变地恢复成原来的模样，尚存在问题。 

（五）对电子文件法律效力问题的解决

目前对电子文件的法律效力问题还未有很明确的解决方法。但是，鉴于电子文件已经大量产生，不少国家对此问题作了规定，一般是以严格的管理程序保证电子文件的凭证作用。例如加拿大等国家规定，符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证作用。不过在实际案例的操作中，并不是所有的法庭都认可电子文件的凭证作用。 

目前我国对电子文件的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文件记录应当对该部门的活动具有凭证作用。很多国家当前也是采用了这种对策。看来，这个问题的解决除了行政办法外，还要依靠更加严格的技术措施才行。 

（六）对电子文件真实性问题的解决

由于电子文件可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文件的真实性要采取专门技术措施。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。例如，有的办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理，还有的办公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改，存取，传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。

五、结论

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。

  总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。

   

参考文献：

[1] 《电子档案管理基础 》 清华大学出版社（ 王萍、宋雪雁 编著）

出版日期 ：2006 年 2 月

[2] 《电子文件管理教程》人民大学出版社（冯惠玲主编）

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[3]《档案管理现代化》浙江大学出版社出版日期 ：2002 年 8 月

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[5] 档案信息化建设导论[M].杨公之.中国档案出版社,

出版时间：2001年

[6]《电子文件管理基础》，丁海斌：中国档案出版社，

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篇（9）

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 16-0000-01

信息时代的到来，改变了企业的管理方式，从传统的完全纸质化到如今的电子无纸化，企业档案的管理发生着巨大的变化。企业档案也已经成为企业信息资源和资产的重要组成部分，是企业建设、运营、发展的重要记录，对于企业的发展建设起着至关重要的作用。但是，中国企业对于这方面的应用探索还不长，企业电子档案的实际管理中仍然存在诸多问题，因此笔者结合自己的实际经验，给出一些思考和建议。

一、企业电子档案管理问题

（一）正式电子文件归档程序不够完善。正式电子文件归档程序不够完善，这主要是由于相关程序设计的过程中，档案管理方面的专业人员没有参与其中，单纯从软件设计工作人员角度出发来进行程序的设计，立足在一些基本表面的问题，比如逻辑上的归档问题，信息的分总问题，可以说考虑的范围是相对局限，不够周全的。而由此设计出来的自动化办公软件，在一些现实问题上的解决措施有待改进。

（二）文件、档案系统分属两个系统。文件、档案系统分属两个系统，由此导致信息的归类出现一定出入，在后期信息的应用过程中也会出现一定的纰漏。结合一些公司的实际情况，在信息的分类上有一定出入，但是模式化的系统分类无法满足现实的需要，对于信息的应用、管理都会有着出入。

（三）电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配。电子文件的制作规程和电子文件归档制度不相匹配，从而导致档案归档制度缺乏一定的约束力。在实际的应用过程中，两者的制作从事主体不相同，在没有明确的规则之下，两者的工作无法有效统一结合。

（四）电子档案储存载体安全度无法保证。档案对于公司来说是有一定价值的信息资料，因此需要有一定的安全保障。电子档案储存一般分成两种，一类是直接通过硬盘储存器，另一类是利用网络进行储存，比如最近比较热门的云储存，两者的安全性都无法完全保证。硬盘储存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦价值意义高的档案资源泄露，甚至丢失，会对公司产生诸多不利影响；如果是通过网络存储，尽管可以通过网络很好的备份存储，但是一些重要的信息仍会会被黑客攻破，或者遭到病毒影响，在安全性上也有所注意。

（五）相关工作人员的综合素质结合度不高。电子无纸化的档案管理减少了相关工作人员的工作量，但是对于其素质技能的要求有所增加。企业电子档案管理，需要其掌握一定的电脑技能，对于相关软件的应用，自动化办公系统管理达到熟练的程度，同时工作的责任心也是重要的保障。但是，在现实的情况下，一些资质比较高的档案管理人员在电脑技能上有所欠缺，而一些年轻的档案管理人员，还无法把理论更好地结合于实际，对于工作的认识不够完善深入，甚至某些年轻工作者缺乏工作责任心。

二、针对企业电子档案管理问题的解决措施

（一）电子档案监控严格化。首先，关于电子档案的形成监控问题，工作人员应该予以足够的重视。电子档案的形成可以说是信息库的建立，这是一个至关重要的步骤，来保证后期信息利用有价值可言，所以在电子档案形成的阶段，要确保电子文件的真实性和完整性，同时需要确保电子档案的方方面面都形成有效的监控，以科学、完整、严密的制度来规范监控过程，保证监控的效果，比如文件管理制度和体系的科学化、严格化，管理内容和执行的有效化等等。

（二）提高电子文件安全性和可识别性。档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想，因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，但是立足具体的措施，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失，以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管，最好把每一项责任落实到个人，确保权责明确，以及采取更加严格有效的保密措施，增加安全性。

（三）提高电子档案甄别的技术。电子文件进入网络运行之后，其复制变得更为便利，也增加了工作的便利度，但同时也增加了其中的风险，比如关于电子档案真伪的问题，提高其中的甄别技术有着现实的必要，因此在电子文件办制的时候增加一定的加密措施，比如隐性的条形码应用。这样可以避免使用者和顾客对于文件进行篡改，危害企业的利益。

（四）优化电子档案的鉴定技术。在文件进行归档之前，一般需要先进行文件的鉴定，其目的是为了区别文件的价值，根据实际的需要来给出相应的标准，避免统一标准化的分类不利于公司对于信息的应用。在一定有效分类之后，可以方便企业选择应用，方便公司管理，更好地为公司创造价值。

（五）优化电子档案归档。现阶段，电子档案和文件档案处于同步归档的状态，实行“双套制”，但是实际过程中由于电子文件的法律约束力不高、技术问题大导致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在纰漏，因此需要更好地优化电子档案的归档问题，一方面需要着手建立和运用计算机网络环境下的具有多种特征的电子档案，另一方面需要继续发挥实体档案的作用，发挥实体档案和电子档案结合的作用，实现档案信息在现代社会信息平台上的有效运转。

（六）提高相关工作人员的素质。不管外部条件如何改善，软件设施如何改进，相关的工作人员作为工作过程中的主体，需要发挥出主观能动性，因此，提高相关工作人员的素质仍然是重要要求，一方面需要有针对性地对员工进行相关的专业化的培训，另一方面需要提高相关工作人员的工作责任心，同时结合两者，才能让整个工作更加有效，有价值。

三、结束语

企业电子档案管理需要从理论上有所改善，更要立足其中的各个环节有所改善，不管是工作本身，还是各类的工作人员，发现问题才能更好地解决问题，才能让整个过程在实践中不断改进，让电子无纸化的企业电子档案发挥出现实价值，促进企业的发展。

参考文献：

[1]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.

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中图分类号：TP393 文章编号：1009-2374（2016）33-0147-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.33.072

1 概述

信息化时代，很多企业都开始实行无纸化办公，用电子文档资料替代纸质资料。建筑施工企业项目较多，施工方案、工程图纸等电子文档资料文件数量巨大，这些电子文档是企业的核心技术资料，也是企业的无形资产。如何通过安全有效的存储来提高电子文档资料的使用价值，成为建筑施工企业面临的一大难题。

2 电子文档存储和使用现状

建筑施工企业电子文档资料众多，包括合同标书、施工组织设计、工程图纸、施工方案、施工日志、工程报表、工程竣工资料、影像资料、科研资料等，简而言之，一切与工作相关的文档资料都包含在内。电子文档资料数量不断增加，面对这些泛滥成灾的电子文档资料，很多企业手足无措，导致企业电子文档资料存储和使用混乱不堪。现阶段，在电子文档的存储和使用方面，建筑施工企业主要面临着以下三个方面的问题：

2.1 缺乏管理，存储混乱

建筑施工企业缺乏行之有效的电子文档资料管理制度，导致电子文档资料全部分散存储在企业员工的工作电脑中，有些资料甚至存储在员工的私人电脑内。如果员工的电脑发生故障无法开机，就会导致电脑内资料丢失无法找回；因员工工作调动或离职，在带走个人电脑的同时也带走了电脑中的文档资料。另外，建筑施工企业员工流动性较大，员工电脑中可能存储着若干个项目的文档资料，资料繁多、存储混乱。

2.2 版本混乱，不易维护

施工方案、图纸等文档资料，需要经过多次修改与更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改过程中的多个中间版本，该不该保存呢？如果保存中间版本，在员工电脑中，同一个文件就会出现多个版本，这样就会显得不清晰，很混乱；如果只保存最新版，不保存中间版本，在修订最新版需要回滚到以前的版本的时候就无法回滚，另外，每个中间修改版本，都有修改原因及修改记录，对最新版文件能起到支撑和解释的作用。

2.3 存储分散，难于协同

建筑施工企业项目遍布全国各地，电子文档资料也分散存储在全国各地，这样就导致了企业的电子文档资料成为若干个孤立的小岛，信息查找难度大，文件利用效率低。项目上的电子文档资料很难被公司其他项目所利用或借鉴，公司机关各部门也只能通过线下沟通联系方可获取相应电子文档资料，然而线下获取资料受到诸多因素限制，导致获取资料不及时、工作效率低下等情况。

3 系统设计与实现

针对上述问题，建筑施工企业应建设一套企业级的电子文档安全管理与协同共享平台，一方面可实现企业电子文档集中存储、安全管理；另一方面可实现协同共享，提高电子文档使用价值。

电子文档安全管理与协同共享平台不同于以往的企业网盘或企业私有云，电子文档安全管理与协同共享平台在做到集中存储的同时，还提供了文件加密传输、系统安全备份、版本清晰明确、便捷协同共享、严谨权限控制、高效文件搜索、随时随地移动办公等强大的功能。

3.1 系统功能设置

3.1.1 集中安全存储。电子文档安全管理与协同共享平台为企业建立企业级的数据存储中心，通过互联网将公司机关及各项目连接起来。机关及各项目员工通过系统操作，将电子文档资料及时上传至电子文档安全管理与协同共享平台，实现企业电子文档资料集中存储、统一备份，避免存储过于分散，同时还能避免因误操作或病毒感染等导致的重要文档资料丢失、损坏，保障电子文档资料的安全。

3.1.2 加密安全传输。为保证电子文档资料的安全性，在文件上传时，系统会对文件进行必要的加密处理，加密后再进行存储。从服务器取得电子文档资料后需要通过系统解密处理，还原文件的本来面目，以便用户查阅。当然，电子文档安全管理与协同共享平台的加密和解密是一个动态加密和动态解密的过程，无需用户干预。

3.1.3 系统安全备份。电子文档安全管理与协同共享平台提供自动备份功能，支持自动备份企业文档文件、数据库文件以及程序文件，备份的形式可选完整备份或增量备份。即使因某种原因导致服务器中文件丢失或数据损坏，系统也可以第一时间进行恢复，减少企业损失。

3.1.4 版本清晰明确。电子文档修改或更新后，系统能清晰地记录文件的修改与更新版本，全程记录文件的每一个历史操作，自动为每个文件版本编号，并保存文件的所有版本。在系统前台，显示文件的最新版本，打开文件详情后，在版本列表内会显示文件的所有版本，以便用户查阅或回滚至以前版本。

3.1.5 便捷协同共享。系统建立了企业内部安全、高效的文档分享平台，通过文件、推荐、订阅等功能，取代传统QQ、邮件等形式，实现电子文件的快速共享，保障信息传输的安全性与时效性。分享更加高效，协作更加便捷。

3.1.6 严谨权限控制。除便捷高效的协同共享功能外，系统后台还能够建立严谨完善的权限体系，不仅可以对员工所在部门或项目、职务、角色等进行多维度授权，还可以对文件夹进行多层级授权。通过严谨完善的权限体系，一方面，员工可以查阅自身权限下的所有文档资料，解决了跨部门、跨项目借阅困难的问题；另一方面，员工不能查阅自身权限以外的文档资料，避免了企业电子文档集中存储可能带来的隐私和安全问题，保障了企业电子文档整体的安全性。

3.1.7 高效文件搜索。系统内置强大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根据时间、类别、标签、文件位置等多种条件进行查找；支持通过全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，减少查找时间，提高工作效率；支持文件名称、文件内容、文件类型、文件格式、扩展属性以及全部搜索。搜索条件和上一次搜索条件进行组合，支持无限次二次检索。

3.1.8 随时随地移动办公。电子文档安全管理与协同共享平台采用B/S架构（Brower/Server）与C/S架构（Client/Server）相结合的方式，支持浏览器和客户端两种访问方式，同时系统还为手机用户开发了安卓客户端和IOS客户端，不论员工在办公室还是在工地，均可随时随地登入系统查阅电子文档资料。另外，系统支持200多种文件格式的在线预览，无论是专业AutoCAD图纸，还是各种流媒体文件，都可直接在线预览，打破了文件必须下载到本地以及需要安装专业软件才能查看的限制，使得电子文档查阅更加方便、快捷、高效。

3.2 系统建设

系统建设流程如图1所示：

3.2.1 系统架设。系统初步筹划后，在市面上选择合适的软件合作商，选择软件商时要对其提供的软件产品以及售后服务做综合考虑。同时购置系统运行所需服务器，要综合考虑企业自身的用户规模、文件规模等因素来购置服务器。如1000用户左右的企业，可购置一台2U双路机架式服务器，采用英特尔至强E5-2600处理器（双CPU），最大支持8块3.5寸硬盘或16块2.5寸硬盘，最大可实现32T存储容量。

3.2.2 基础配置。系统安装部署并初始化后，导入企业组织机构及人员信息，并确定文件夹结构体系，可选择按项目或职能机构来建立文件夹体系，若按项目建立，每个项目文件夹中包含各职能机构子文件夹；若按职能机构建立，则每个职能机构的文件夹中包含各项目子文件夹。建筑施工企业以项目为重点，为确保各项目电子文档的完整性，建议建筑施工企业选择按项目来建立文件夹体系。研究确定系统的权限体系，根据员工的部门及职务不同，设置不同的文档查阅权限。

3.2.3 系统试运行。系统经调试后，选定某个项目作为试运行单位，开展试运行培训。在试运行过程中，发现问题要及时解决。试运行结束后需总结相关经验，为系统正式推广应用做好准备。

3.2.4 系统正式上线。企业需系统正式运行的通知，并逐级开展培训工作。定期检查监督系统使用情况，定期开展考核，保障系统的正常运行。

3.3 系统运行保障措施

3.3.1 领导的高度重视。企业的任何一项工作都必须有领导的重视才能更好地开展，否则工作开展起来会困难重重。电子文档安全管理与协同共享平台的推广应用工作也是这样，如果领导能高度重视起来，将会起到一个良好的带动作用，从而调动起各个部门、各个项目积极配合起来，更好地为电子文档安全管理与协同共享平台积累和充实原始数据，为系统的推广应用工作打下坚实的基础，创造良好的条件。

3.3.2 完善的管理制度。随着电子文档安全管理与协同共享平台的推广和应用，企业信息化主管部门应下发相应的管理制度。制度应条理清晰，明确电子文档上传的范围、格式、时间等要求，阐明系统权限体系、协同共享等事项，确保管理制度切实可行。

3.3.3 开展定期考核。系统推广应用后，企业信息化管理部门及各业务主管部门应对各项目开展系统应用情况的定期考核，切实监督各项目按时、按要求上传电子文档资料，确保企业电子文档资料的完整性。

4 结语

通过电子文档安全管理与协同共享平台的建设，一方面，可实现建筑施工企业电子文档的集中安全存储，加强企业电子文档的管理效率；另一方面，通过实现电子文档的协同共享和再利用，大大提高建筑施工企业电子文档的使用价值。

参考文献

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前言

电力在我国的城市建设和经济发展过程中扮演着极其重要的角色，我们必须要着重发展电力资源，从而为经济建设提供源源不断的发展动力。因此如何完善对电力公司的档案管理，正确的利用电子文件记录电力公司的应用流程，成为电力行业发展的一个急需解决的问题。电力公司不断的对档案管理中电子文件的应用做出改革，利用现代信息技术和科学网络技术对电力单位档案管理工作实施新的条例。档案管理逐渐转向电子文件应用方面，主要利用数字化和信息化来对档案进行集中管理。下面主要对档案管理中电子文件的应用流程作出分析。

1电子文件收集

我们在创建电力公司的档案管理过程中，要充分利用信息化时代带来的电子文件档案管理应用功能。首先应在平时的管理工作中，对日常的电子文件进行收集积累。每当电力公司完成一项任务或者是企业发展走向一个新的领域时，要及时的将发展过程中的经验保存下来。这种档案管理主要是利用电子文件进行实时收集。在平常的管理工作中大多管理者会使用电脑等信息化设备来对电力公司的日常任务做出规范，对未来的发展方向做出有效引导。而这些信息的发出全部是依靠电子文件进行操作，电子文件成为传播的载体。因此我们在进行档案管理中，首先要及时的对档案的电子文件进行收集。将其他格式的电子文件载体转化为档案管理中的电子化信息元素，确保档案管理中的电子文件不遗漏，不遗失，保障档案管理的安全性。电子文件在整个电力公司档案管理发展过程中的作用不可忽视，我们必须要加强电子文件收集能力。

2电子文件初步鉴定

电力公司的档案都是一些较为精密的电力数据和电力统计，我们在进行电子文件初步鉴定时必须认真鉴定电子文件的真实性和正确性。确保电子文件要符合电力公司的数据信息发展规律。首先要确保电子文件的内容和平时电力公司的基础数据完全吻合，完全是对以前的发展过程中电子文件进行的复制归档。要使电子文件的内容结构和背景信息与原始信息进行初步鉴定，确认与形成的原始状况保持一致。电子文件的真实性得到证明之后，我们要开始鉴订电子文件的完整性。一个不完整的电子文件不能有效的说明电力公司的发展轨迹，无法使电力公司的发展状况用数据表达出来。因此一定要对电子文件的完整性进行鉴定，确保电子文件的可靠性。最后还要鉴定电子文件的有效性。档案管理中一定要存在档案人个人资料，以便确保档案的有效性。档案管理需要的是还原真实的原始材料，建立完善的管理技术系统。我们要致力于电子文件的正确鉴定，使电力公司能在以后的发展中正确调用电子文件档案。

3电子文件存档

电子文件存档是电力公司单位档案工作的重要内容，促使电力公司的档案管理得以健康发展。电子文件存档主要包括文本型电子文件存档，音频型电子文件存档和图像型电子文件存档，这三种方式的电子文件存档是电力公司目前主要的存档方式。下面我们主要对电子文件存档工作作出分析。

3.1文本型电子文件存档

文本型电子文件是电力公司档案存档的主要方式，在档案管理中起着重要作用。随着计算机的迅速发展，越来越多的电力公司开始利用计算机的快捷性原理，编写文本文件来进行档案收集和存档工作。文本型电子文件就是利用数字，文字和符号表达式的综合运用，从而形成一个完整的文本文档，然后文本文档进行分类整理。在电脑网盘上选择一个存放电子文件的系统盘，并将企业重命名为档案的主要标题。然后再在主目录里设置各种分目录，开始将对应的文本型电子文件存放到相应目录中。文本型电子文件存档后，越来越多的应用型数据会被存入到大型数据库当中。文本型电子文件存档是目前档案管理最常用的一种方式，因此我们必须要加强对电力公司电子文件存档的管理。

3.2音频型电子文件存档

音频型电子文件是以声音和视频等方式来记录各种信息的电子文件档案。电力公司在管理和施工活动中，经常会利用各种出声音文件和视频文件对员工进行培训。这种电子文件具有更加直观和真实的感觉，具有极其强大的说服力。音频型电子文件的存档要遵循严格的存档规范，不能将不完整的声音文件和视频文件存档到档案中。因为随着电力公司的发展可能会导致档案管理过程中，一些人会利用职务之便，随意改造个人档案。从而对电力公司的档案管理造成损害。音频型电子文件的存档最后要将不同的电子文件进行分类，同时对每个音频进行编号。按照编号的顺序进行电子档案存档，将整理好的电子文件集中拷贝到U盘或者是电脑盘中，然后将其存档到档案。同时也要对电子档案进行多次保存，确保电力公司不会因为数据丢失而造成巨大损失。音频型电子文件在电力公司档案管理也使用的较为广泛，我们要开始加强音频操作基础知识。

3.3图像型电子文件存档

图像型电子文件的存档和音频型电子文件的存档有着很大的相似度，都是利用特殊的载体来记录各种信息的电子档案。电力公司在平时的管理中，要把平时的图像利用信息化设备储存下来。图像文件能使调用者直观地了解档案中的数据信息，从而迅速完成档案查询。要对图像进行时间顺序编号，在不同的图像下方添加备注，以便后来的调用查阅。随着手机的广泛应用，越来越多电力公司职员开始利用手机进行保存数据。他们在平时往往是往往习惯使用手机对平时的档案进行拍照，然后上传到个人空间像册。这种图像会在他们的个人设备上长久的保存下去。因此这种文件存档方式稳定性也极高。图像对于加强图像电子文件的发展也尤为重要，促进了电力公司的档案管理工作。

4电子文件的档案审核

电子文件存档后，已经形成了一个完整的电子档案。电力公司往往会将档案归纳总结，全部核定封装成为公司的档案手册。在最后的管理工作中，归档单位要严格按照归档的项目类型对其档案进行鉴定与检查。这是档案管理工作中做的最后一次修改，只有在各部门审核合格后才会将档案投入使用。如果各部门发现档案内容和格式中还存在错误，要及时的与相关部门进行沟通。最后审核合格后将档案上交给管理工作的领导。领导再次进行核查，如若无误后，将审核结果填入归纳档案中。这是电子文件投入使用的最后一个步骤，只有在这一过程验收合格后，才能将电子文件转化为电子档案。电子文件的档案审核工作在电子文件的档案管理中起着最后的决定性因素，我们一定要重视电子文件的档案审核工作。

5结束语

电子文件具有极其强大的快捷性和稳定性，电子文件的使用对于档案管理工作的实施起着关键性作用。电力公司可依靠计算机技术对电子文件进行分类总结，从而提取符合电力公司发展的文件。在档案管理过程中，要尤其重视各种电子文件的应用流程，处理好各种电子文件间的关系，确保电力公司能够建立完善的档案管理制度。

参考文献

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