电子文件与电子档案管理大全11篇

电子文件与电子档案管理篇（1）

由于大量的会员加入进青少年体育俱乐部，信息的采集、归档、管理，就对俱乐部会员的档案管理工作提出了更高更新的要求。

电子文件是近几年才出现的新生事物，对它在档案管理中的功用，人们还未能充分的运用。从运动员加入俱乐部的自然信息、每日训练情况、参赛成绩，到运动员以后的去向，都是采用纸质文件记载。这样，日积月累，形成了大量的文件档案。对日常的保管、整理、查找、添加新的信息等等都造成了大量的人力、物力、财力的浪费。这样的档案管理模式已经不能适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。

2如何实现电子档案管理的转化

以往，人们习惯于纸质文件的采集、归档、整理，对档案管理人员技术水平要求不高，只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的要求，就能长期保存。而电子档案则不同，当使用先进电子设施将信息记录于存储载体后，就对档案资料进行全方位，多层面的管理。这在很大程度上解决了档案管理上信息共享，自动化处理的一些新技术的要求。

由于大量的办公自动化系统进入了我们的生活办公领域，为我们提供了档案电子化管理的先决条件，我们要及时地把原有纸质档案转化为电子档案，把新产生的信息直接用电子文件形式归类存档。避免电子文件与纸质文件的“双套制”保存模式，这既提高了工作效率，又节省了资源。

3新管理模式的探索与实践

提高电子文件生成与日常管理意识，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发利用与管理。我馆青少年体育俱乐部档案从2005年开始，就对电子档案管理模式进行了探索与思考，并做了以下几方面尝试：

1）在电子档案的管理过程中我们还明确了责任到部门责任到人要求，要求电子档案的形成、管理、运输等日常的监督、指导保管等工作有业务部门负责。并要求业务人员熟练的掌握计算机以及软件、硬件的系统，保证电子档案能够有效的识读。并要求管理人员一定要具备计算机专业反面的知识，熟练的掌握计算机系统的操作技能。并能组织、编写、归档电子文件的各种检索工作，并要积极主动的提供服务，以确保能充分发挥电子档案的作用；2）对在册的所有体育俱乐部会员及运动员进行全方位的信息采集并形成完整的电子文件。经本人确认无误后，输入电子计算机存储立案，减少了传统档案的管理，录入环节，实现了电子文件从登记，立卷到归档，录入的一体化管理；3）为了使电子档案的管理能够生动、具体、可视化，我们还采用了图像和影像的形式管理电子档案。我们都把每次的赛会都要用相机拍摄下来形成照片，并用计算机的辅助设备把获取的图像文件制作完成，保存到电子文档里。有时还用摄像机把赛事摄录下来，经过计算机处理之后获得动态的图像文件，按文件的格式形成文本文件，图像文件、影像文件等，保存到电子档案中，以备以后活动时查找和使用；4）对每天来馆活动与训练的会员及运动员实行每人一张电子信息卡，对活动内容，训练项目及时间进行日常管理，实时有效地掌握会员及运动员的训练状况和身体适应能力，为下一步编制训练计划提供第一手资料；5）实现与各省级和部级训练单位的并机联网，实现资源共享，及时有效地掌握各级训练单位的运动员的比赛成绩及科学的训练方法和先进的管理模式。克服过去闭门训练，赛不出好成绩的窘状；6）对运动员的未来去向实行跟踪管理，完整地记录了每位运动员从选才、训练、参赛等一系列运动生涯。包括一些影像资料的存档，都为我们日后竞技体育发展提供了详实的资料，这是原有纸质档案所做不到的。

4电子档案进入体育俱乐部的成果

1）使青少年体育俱乐部的教学工作和日常工作能够正常化、规范化的开展。避免赛会和训练活动在场地和时间上出现矛盾，有利于宏观调整俱乐部的教学训练工作；2）电子档案的建立把青少年体育俱乐部的活动宗旨，训练理念用互联网的发式，传输给全市的青少年和俱乐部的会员。可以及时有效的开展俱乐部的日常训练和各项赛事活动；3）电子档案的综合运用，能够将教练员零散的训练材料系统化，将比赛的实践经验理论化，克服了过去教练员训练计划混乱，丢失，赛后总结不及时全面的现象。同时，随着档案内容的增加，也丰富了体育教练员以及管理人员的知识，为开展体育科研活动指明了方向，并提供了大量的经验资料；4）使用电子档案管理俱乐部有利于提供体育俱乐部开展各项体育活动，促使俱乐部的各项体育活动能够长期、规范的开展下去。从而不断丰富了全市青少年体育活动，另一方面有利于俱乐部的教练员们组织开展各项体育教学工作。

5加强体育俱乐部电子档案管理

1）提高电子档案管理意识

电子档案与纸质档案一样，同样涉及到安全归档、管理、利用等问题，与原有纸质档案具有同等作用，甚至一定程度上超出原有纸质档案的功能。

2）对电子档案实行系统化管理

青少年体育俱乐部电子档案的生成是整个体育系统电子档案形成的源头，档案管理工作必须从源头做好，对生成的电子档案实行科学化、规范化、标准化管理，保证归档后的电子化档案完整、有效、真实。

3）加强对电子档案管理人员的培训

电子文件与电子档案管理篇（2）

一、适用范围

（一）实施范围

本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。

（二）工作范围

《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。

（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设

《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。

1.建设模式

运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。

2.使用范围

覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。

3.功能边界

起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。

二、名词释疑

本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。

（一）电子文件

按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。

（二）电子档案

电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。

（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密

1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。

4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

（四）在线归档和离线归档

1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。

2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。

三、电子文件归档工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表

本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。

（二）电子文件的实时归档

本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：

1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。

2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。

3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。

（三）电子文件的数据类型

本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：

1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。

2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。

4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。

5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。

6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。

（四）电子文件的形式变化

本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。

（五）电子文件的在线归档

按照本《办法》第十二条的规定，电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于电子文件在线归档的信息系统必须为信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的电子文件的密级相匹配。在信息系统建设方面，国家有相应的标准。

四、电子档案移交与接收工作要求

限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的移交时间

与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。

（二）电子档案移交与接收的主要工作

本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。

（三）电子档案的移交介质

本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。

（四）机构改革过程中电子档案的处置工作

按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。

五、电子档案的保管工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的异质备份工作

本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。

1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。

2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。

3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。

（二）电子档案保管的总体要求

电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。

（三）电子档案的定期检查

在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。

本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。

在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。

（四）电子档案的异地备份工作

电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。

（五）电子档案的脱机备份载体

本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。

（六）电子档案的保管环境

电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。

（七）电子档案保管的其他要求

电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：

1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。

2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。

3.保存电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。

4.按照国家信息安全等级保护标准和信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。

5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。

6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。

六、电子档案的利用工作

限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。

（一）电子档案的计算机检索目录制作标准

由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。

（二）电子档案利用的登记和审批流程设计

在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。

（三）电子档案的原件封存问题

本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。

七、《办法》的施行时间和文件更新问题

电子文件与电子档案管理篇（3）

中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）10-0041-01

电子文件档案与传统档案相同之处，它们都具有档案的基本属性――原始性。对电子的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，但势必埋下安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下，相对纸质文件内容进行增删，改而不留痕迹是不可能的。纸质文件一旦形成原件中所含的内容和形式特征就不会发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集，积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息，对于以存储载体方式进行收集，积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是以拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上修改，一经形成后，马上贮存到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因次，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值“的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。二者间的不同之处具体表现为以下几点：

一、电子文件档案的归档时间与传统档案不同

电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期内统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，有档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面也负荷电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

二、电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性，保证电子文件的法律凭证地位。

三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存贮的档案，保证信息资源方便利用。

四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件相应的分类号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

五、电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录方式，中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子文件档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，是人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。随着档案信息电子化的发展趋势，提高单位电子档案管理水平势在必行，本人认为还应该从以下几个方面入手：

（1）从电子文件的收集、积累基础工作入手。

（2）严格电子文件的归档管理。

（3）健全电子文件的检查审核制度。

（4）规范公文制作和控制程序。

电子文件与电子档案管理篇（4）

关键词:电子文件;档案管理;影响;对策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0102-01

1 电子文件定义及其特点综述

(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 电子文件对档案业务管理工作的影响

2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2.2 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。

3 电子文件对档案学理论的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。

4 档案界所应采取的对策

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

4.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

电子文件与电子档案管理篇（5）

[中图分类号]　G740

[文献标识码]　B

在全球化信息时代的影响下，传统的单一纸质档案已不能适应当今快节奏的传播利用，由以计算机网络为主导的这面旗子占领了档案管理领域，并逐步取代纸质档案。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用，图书馆档案管理近年来也随之由传统的纸质文件逐步向电子文件转化，但这个转化是复杂、持续的，由于各种原因，他们的并存期、依赖期会相当漫长。不过电子文件的入档比例呈逐年增长态势，形成两者并驾齐驱的局面，所以图书馆档案实行双轨制管理是现代社会发展的要求，是图书馆档案管理发展的必然趋势。

一、档案管理“双轨制”的内涵

从形式上看，电子文件仅是形成最终传统意义上档案实体的过渡性文件。随着信息技术的发展，出现了无纸化办公的情况，电子文件的优势越来越凸显，从而对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战。

电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。总的来说，档案“双轨制”管理主要是指对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不但是管理方式、方法上的调整或者说是某种扩充，更重要的在于它还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理；而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。

二、实施“双轨制”管理的必然性及意义

纸质档案与电子文件由于其各自的特点、文件运行的生命周期以及在整个科研生产过程中所发挥的作用不同，决定了必须对具有同一信息内容的文件施行纸质档案与电子文件并存管理的“双轨制”。

电子文件的特点随着其自身的不断发展而丰富和扩充。而其中的“可共享性”、“存储的高密度性”以及“信息的可操作性”是电子文件被大众认可及迅速普及的主要原因。根据这些特点，相对于纸质档案而言，电子文件的优势在于提供方便、快捷的查询、复制及数据交换、挖掘等信息服务上。这是信息社会或者说网络社会对档案管理提出的基本要求。这是一个信息爆炸的社会，如果不对电子文件施行有效的管理，而只是固封于对纸质文件的管理上，那么对海量的信息进行纸质存储以及从海量的纸质文件中找出所需要的信息将是不可能的事。

双轨制的管理模式能够适应现代档案网络化、数字化建设的需要，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储，实现档案实体管理和信息化管理相容并有机地结合起来的现代管理模式。这种管理模式既能充分开发、利用档案信息资源，同时也能起到保护档案原件的作用。从而将更加重视知识管理在资源配置、业务流程和人才开发等方面的作用，使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。提高档案管理的水平，发挥档案的更大作用。

三、构建符合现代档案“双轨”管理机制的措施与对策

(一)加强现代化基础设施建设工作

档案工作是“利在当代、功在千秋”的事业。所以要想加快实现双轨制下档案管理高效率，必须增加经费投入，购置实现档案管理现代化所必须的一些设备，如高性能的计算机、扫描仪、数码照相机、数码摄像机、快速刻录机、打印机等，以及维护档案安全的保护设施、配套的软件等，加强基础设施建设。没有坚实的物质基础也就无从谈起档案管理现代化的建设问题。

(二)做好馆(室)藏档案的优化工作

档案馆(室)对所保管的案卷进行全面、认真、细致的普查，这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。首先要对馆(室)藏档案进行全面的清查工作，剔除那些重份和无查考利用价值的文件和资料，然后按照管理规范和科学的方法重新进行分类、组卷、编目、撰写案卷标题等，避免在实行计算机管理档案的过程中出现重复工作。同时，在重新整理的过程中还可以对破损、掉页、字迹退变等案卷做一些修复和抢救工作，可以说是一举两得，也避免了工作效率低的情况发生。重新组卷不仅可以优化馆(室)藏、科学保管，而且可以提高计算机管理档案的利用效率。

(三)解决电子档案文件存储问题，加固档案管理的“双轨”构架

电子文件的存储问题是“双轨制”管理的核心问题之一。电子文件的存储包括两个方面的内容，一是海量存储的问题，一是长期保存的问题。解决这两个问题的办法，就目前的科技水平而言，就是通过“在线存储”、“离线存储”和“近线存储”的办法，对海量电子文件加以长期保存和备份。在线存储是指授权用户可以根据需要，随时下载数据，一般用于存储被频繁调用的数据。离线存储，顾名思义，是对“在线”数据的“离线”备份存储，因此又称备份级的存储。这部分数据不经常被调用。“近线”存储是对“在线”和“离线”的折中，适用于存储访问量不是很大，但又有一定需求的数据。

(四)规范管理，统一接口，打通纸质档案与电子文件之间的物理隔阂

融合是时代的主旋律。纸质档案与电子文件并存的管理过程中，必然存在着不相协调的矛盾和冲突。在矛盾处发现一致，在冲突中寻求融合，是档案“双轨制”管理的根本出发点，也是构建其“双轨”管理的理论基础和实践的必然选择。根据时代特征和科研生产的实际需求以及现有的纸质档案的管理模式，构建一套动态的、发展的，多接口、全兼容的电子文件管理体系业已成为现代档案管理者的共识。“双轨制”其实是一种混合管理模式，由于时代的变迁和科学的进步，任何单一的档案管理模式都难以适应现今复杂的档案信息格局。“双轨制”的“双”也不是字面上“两种”的意思，或者可以说是一种“混合制”的管理模式。

全兼容是指不但要从软件上保证纸质档案与电子文件的一一对应，同时也要从硬件发展的角度，对历史和将来的数据进行兼容性维护，保证其电子数据和纸质档案都长期可用，杜绝由于硬件系统的升迁而对历史数据所造成的毁灭性破坏。唯一性是指一定要保证对包含同一信息内容的纸质档案与电子文件的一一对应。

其次，要建立健全管理制度，从设计软件的开发论证，到整个局域网内OA、PDM(PDS)等计设文件管理软件的架设与管理入手，规范其归档和管理流程，统一执行标准和接口，明确从电子文件到纸质档案转换接口的唯一性，以保证电子文件的真实可用及与纸质档案一一对应，打通纸质与电子文件之间的物理隔阂。

再次，运用技术手段，保证纸质与电子文件之间的动态链接，以及纸质与电子文件都真实可用，充分发挥“双轨制”对现代档案管理的作用与职能。数据库和网络技术的结合，可以为海量电子文件以及纸质档案存储条目提供快捷的全文检索或是条目查寻。进一步完善的PDM系统和归档管理软件的无缝对接，为电子文件的适时归档、动态修改提供了可行的渠道，又从技术上确保了电子文件的真实可用及其输出的纸质档案与实物的完全符合。

(五)加强人才队伍建设工作

从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。加之整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，而现有的立卷归档工作队伍尚不适应工作发展的需要，不仅需要档案和计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，必须通过组织业务学习和技术培训，全面提高档案人员队伍素质，提高其综合业务能力，改善档案工作人员的知识结构和学历结构，尽快使他们熟练使用现代化设备，掌握信息管理的基本知识和技能，这样才能担负起电子文件归档工作和双轨制下档案工作的重任。

随着双轨制下档案管理的进一步开展，档案管理将逐步进入电子化、网络化阶段。我们要以档案和计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，按着全国档案信息化建设的目标和任务，认真做好双轨制下的档案管理工作。是一种必然的发展趋势。因而目前我们只有做好纸质文件和电子文件的并存管理——“双轨制”的管理，才能更好地迎接“无纸化”时代的到来，实现最为理想的档案管理。

[参　考　文　献]

[1]邱晓威.电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1999(3)

[2]冯惠玲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2000

电子文件与电子档案管理篇（6）

Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中图分类号：G270 文献标识码A 文章编号

引言：测绘与勘察专业电子文件作为建筑企业的数据核心有着其重要性和不可替代性。而近年来，我国的测绘与勘察专业电子文件档案管理也是投入大量的财力和人力，也是希望能够让自己的核心数据能够安全以及保密。而且，由于其电子文件的专业性以及形成的特性，在对电子文件的保护上又是有所不同的，不仅仅应该侧重于计算机安全的保护，在本身的文件保护上也应该有所不同，不过，着都市这都拥有一个共同的目的，那就是保证测绘与勘察的电子文件档案的实用性和安全性，这对建筑企业来说也是有着重要的现实意义的。

1.测绘与勘察专业电子文件档案的特性

测绘与勘察专业电子文件档案在整个档案的管理的体系中有着其特殊的地位，同样也有着其不一样的性质，这不一样的性质也就是特性决定了其档案管理的重要性与不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就对此作一个详细的分析。

首先，测绘与勘察专业的电子文件对外部设备的依赖性很强。由于为电子文件档案，所以最重要的那就是对计算机设备的依赖，也就是说计算机设备已经成为其电子档案的不可分割的一部分，离开了计算机设备也就没有了测绘与勘察专业电子文件的生存余地。

其次，测绘与勘察专业电子文件与记录载体的可分离性, 这也就是说测绘与勘察专业电子文件是数字化的信息形态,，其存储的位置是可变的,而且还是一种可以能够从一种记录载体转移到另一种记录载体上, 但是其内容却没有变化。

第三，测绘与勘察专业电子文件档案的专业性。测绘与勘察专业电子文件主要用于记录建筑企业在工程建筑上的一些极为机密以及对建筑工程息息相关的数据和资料，所以，记载的东西是对建筑工程的负责，所以是极其专业的。

第四，测绘与勘察专业电子文件档案的不安全性。这是针对电子文件档案的本身而言的。对于电子文件来说，计算机的设备这就制约着电子文件的安全，而且主要的不安全也是有电子文件本身易于改动，存储载体不安全还有现在的计算机以及网络本身的不安全构成的，这些都会让测绘与勘察专业电子文件档案没有足够的安全保护。

2.测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件档案的特性我们就知道如果要对其进行管理那么就应该从电子文件档案的特性作为出发点，而对其进行探讨分析，下面就从测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护的四个方面进行详细的阐述。

2.1对测绘与勘察专业电子文件要保持良好的保管环境

保持良好的保管环境这主要是针对测绘与勘察专业的电子文件档案的载体介质而实际采取实管理措施,这样做的目的是为了不使测绘与勘察专业电子文件档案因为各种介质的损坏而使得无法读出进行调用。实际采取的措施首先那就是应该将测绘与勘察专业的电子文件的保存介质尽量的使用一次性写入光盘,其次那就是对于光盘档案的保管环境应该要做到要在温度方面保持在17 e~ 20 e 之间, 而在空气的相对湿度应该保持在35% ~ 45% 之间，最后要注意的就是要远离热源、酸碱等有害气体和各种强磁场。另外还有应该做到记录的光盘不

得擦洗、刻划和不应该去触摸盘片处以及不得弯曲、挤压和摔打盘片，特别值得注意的那就是应该防止盘片沾染灰尘和污垢,以及避免阳光直射。这些就是测绘与勘察专业电子文件档案的保管环境了。

2.2对测绘与勘察专业电子文件档案的定期检测

第测绘与勘察专业电子文件档案的管理不仅仅要做到保持良好的保管环境也应该做到对文件档案的定期检测，这是保证测与绘勘察电子文件档案的完整性以及可用性。具体的做法那就是要对测绘与勘察专业的电子文件档案进行不定期的机读抽检一次,而且要规定电子文件档案的抽检率不低于40%, 当抽检是如果发现记录的光盘损坏或者出现了问题,那么应该利用备份的电子文件档案盘及时拷贝,另外还有那就是在抽检时同时要做好测绘与勘察专业电子文件档案的检查情况记录。不仅如此，随着我国的计算机技术和设备的更新,在对测绘与勘察专业的电子文件的档案在更新时也应该要做到记录的载体与新设备的兼容性的检测, 如果不兼容,那么就应该采取措施，也就是要做到不能让测绘与勘察专业电子文件档案丢失。

2.3对测绘与勘察专业电子文件档案的维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件特性我们可以知道对于电子文件来说计算机是其运行的主要平台，所以计算机的系统问题也就是对测绘与勘察专业电子文件档案格式的读取问题，要做到真正的维护，下面就从四个方面对这个格式的读取问题的解决进行探讨分析：

第一，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案的格式更新。这个最重要的目的为了防止测绘与勘察专业电子文件档案的存储媒体过时或者失效。这个具体的做法也就是将电子档案内容从旧储存媒体复制到新储存媒体中，这样能够预防测绘与勘察专业电子文件档案存储媒体的可能损坏，但无法做到计算机系统和硬件的设备进步而带来的问题。

第二，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案转置。这个主要是解决其电子档案管理系统软硬件过时或失效而带来的问题。具体的做法那就把测绘与勘察专业电子文件档案进行格式转换, 而使得能够在日后可正常的读取作业程序也就是做到软硬件改朝换代时,将电子档案格式转换,这就是测绘与勘察专业电子文件档案的转置, 这可以使得资料的遗失率降至最低。

第三，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案模拟。具体做法那就是在现有的计算机技术环境下,将电子文件档案的数字资料恢复到其原始操作环境, 以呈现出原有资料。但是由于这种操作需要高层次的软件以及硬件模拟技术,实际应用几率不高。

第四，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案封装。具体做法那就是将测绘与勘察专业电子文件档案及其诠释资料,用包裹方式进行储存。这主要的目的也就是能够保证法测绘与勘察专业电子文件档案的各种信息的完整性以及可用性。

结束语：总而言之，在对测绘与勘察专业电子文件档案的管理上，主要那就是要安全为重。在以安全作为出发点而采取一些措施。另外，那就是测绘与勘察专业电子文件档案管理不仅仅对企业的档案部门来说，而且对于测绘与勘察专业电子文件形成部门来说都具有极其重要的现实意义。因此测绘与勘察专业电子文件的档案部门在应该联合公司的技术部门以及法律界和文件形成部门等各行各业人士密切相关的配合, 而做到加强测绘与勘察专业电子文件的档案管理工作目的的同时, 还能够确保测绘与勘察专业电子文件档案管理工作顺利开展, 为其电子文件档案管理作出贡献。

参考资料：

[1] 刘新喻. 唐育清. 论电子文件档案化管理[J]. 黑龙江科技信息. 2009(12)

电子文件与电子档案管理篇（7）

中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号：

随着电子计算机和通信技术的进一步发展和深化，特别是办公自动化系统在机关、企事业单位日常办公中的广泛运用，由此产生的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等都是属于电子文件。电子文件是文件的一种，它具备文件的所有属性，同时电子文件又以数字形式进行记录，并由计算机等设备进行加工和处理。因此电子文件具有一般文件的特点，同时也具有独特性，表现在以下几个方面：

（1）整理过程简单，管理灵活。一般意义上的档案管理模式是由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，按年份将文件归档。这种档案管理模式对前期的档案整理分类要求很高，自然也就需要档案人员在这一环节上倾注更多的时间和精力。然而电子文件与传统纸质文件不同，它可以在产生之初即时归档。因为电子文件依赖于计算机管理信息系统，并且一个单位的文书处理人员、业务人员和档案管理人员在共同的办公信息管理系统中办公。比如文书处理部门可以灵活处理电子文件的定稿，一方面可以将需要归档的电子文件根据需要整理后交给档案部门直接归档，另一方面也可以利用计算机网络管理系统将平时各个部门所产生的文书汇总后传送给档案部门，档案部门再按照利用者的需求，尽快将有归档利用价值的电子文件下载或者刻录成光盘的形式保存下来，最后作为电子档案归档。

（2）载体信息容量大，易存取。因为传统的纸质档案是以实体的形式进行归档保存的，当然离不开大型库房作为存储空间，而电子文件是依附于各种载体存在的，这些载体的信息容量是前所未有的。并且电子文件不需要依赖于巨大的库房和装具，既可以节省存储空间，又大大减少了人力、物力和财力。

（3）简化了利用手续，便于检索和利用。在传统纸质档案环境下，利用者如果要借阅档案，就必须到档案室或档案馆办理手续，查阅后假如需要档案复制件，还需进一步申请。在电子文件管理信息系统中，由于档案管理部门和办公室业务部门共同使用一个储存电子文件信息的数据库，用户无需亲自到档案馆，直接利用办公室电脑连接档案部门网站即可查找并利用所需档案，并可方便快捷地进行复制和存储。

一、目前电子文件管理中存在的问题

从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。

（1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。除此之外，因为电子文件的信息内容和载体是不在一起的，电子文件的存储信息可以任意扩展、浓缩或者改变它的存储空间，也可以通过操作系统变动在硬盘上的位置，或者将电子文件从原来的存储硬盘中拷贝到其他的存储载体，或者通过网络进行公开。由此可见，电子文件时刻都处于被改动、窃取、甚至消亡的境地，这就更加危害到了电子文件的真实性和可靠性。

（2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的

保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜绝此类问题，还需要电子文件的管理者认真琢磨和继续探索。

（3）不能保证电子文件的法律凭证作用。电子文件作为一种新生事物，因为无法确保其真实性和可靠性，所以其法律凭证作用与纸质文件相比，略显不足。可是，虽然由于技术上的

缺陷，我们不能确保电子文件的真实性和可靠性，但是这并不表明所有的电子文件的可靠性和真实性就该受到质疑。同时，随着计算机技术的进一步发展，电子文件的数量与日俱增，“证据”、“证明”的这种作用必然就会慢慢依赖于电子文件。不可否认的是，目前要使电子文件的可靠性和真实性得到有效保障，就只能依靠法律的帮助。也就是说有关部门要加强电子文件立法，确保严格有效的法律支持，借助法律的强制作用来约束人们的行为，对于那些专门靠破坏信息技术来窃取、修改电子文件信息的不法分子必须要依法进行严厉惩罚。尤其是在网络环境下，有关部门需要对电子文件在网络上的传播和利用进行规范，以此来维护电子文件的知识产权。对于在网络上随意不负责任地传播利用别人研究成果的行为，要进行严

厉打击和惩治。只有将电子文件管理合法化，以法律条文的形式确定下来，才能充分实现电子文件的法律凭证价值。可是，事实却是目前有关电子文件的法律规范还很不完善，无法适

应当下电子文件迅猛增加的趋势，因此，制定适合电子文件管理的法律也是需要解决的问题之一。

（4）网络的广泛应用，给电子文件的管理带来了一系列新问题。计算机网络化的不断进步，使得电子文件在各行各业都不同程度地大量形成，并有日益发展的趋势。由于电子文件的独特性，使得和普通的纸质文件有所区别，带来了一些新的管理问题。“网络化”引起“文档一体化”，扫除了传统时间和空间障碍，更新了传统档案室的工作模式。总而言之，网络化带来了文件、档案管理的新变革，与此同时，也对我们的管理工作提出了挑战。

电子文件与电子档案管理篇（8）

电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。从形式上看，它是数字化的。能够直接借助数据通信技术和网络技术进行远程传递和共享利用。我国从20世纪90年代中期开始集中力量研究电子文件问题，国家档案局成立了专门的课题组，形成了电子文件归档及电子档案管理方法的试行稿，电子文件的管理正从无序状态进入规范化管理的攻坚阶段。由于电子文件是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，在实践中探索电子文件的档案管理，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系十分必要。这有利于对这部分信息资源的检索、利用和共享，有利于本行业对电子档案管理统筹规划，有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行电子文件收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全，建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其它载体档案之间的有机联系，有利于加速档案工作的现代化进程。因此档案部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任。

1 在历史上，具有的完整性和客观性价值

电子文件将成为人们进行信息交流的主要媒介，将电子文件归档后即形成电子档案。作为保存历史记录的专业机构的档案部门，电子档案是档案的重要组成部分，目前人们因为尚未认识文件形成运转的客观规律，因此管理电子文件总是难以摆脱管理纸质文书的方式方法。对于电子文件往往只作为资料或副本保管，如果不主动承担起保存电子文件的责任来，长此以往，人类记忆的完整性和客观性将很难得到保证，我们将失去大量“像样”的档案，我们的历史将面临断代。

2 在现实中，具有开发和利用的价值

随着办公自动化的进一步深化和CAD、CAM技术的推广应用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，能提供越来越完善的信息服务。电子文件随之大量产生，但这些信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，这对于档案管理带来了一次革命性的挑战。要对有用信息进行深层次开发与利用，必须通过对电子档案的网络化管理，由于电子档案的信息内容的数字化，文、档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使之与纸质档案的管理及网络信息的繁杂、混乱有着截然不同的区别，它对信息资源的开发和运用显然更快捷、更方便。人们可以通过电子档案的网络化管理获得便捷直观的电子文件信息；能够使人共享电子文件信息资源；能够通过网络科学地管理电子文件而降低费用，提高效率；能够改变人的生活方式、工作方式，使人开阔视野，拓宽思维空间等等。而如果因循守旧，继续沿用传统的管理模式，则有悖于利用先进技术提高工作效率之初衷。

3 在发展中，存在提高和更新的需要

档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科。但档案学面临信息化的冲击与挑战，我们必须清醒地看到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。它不完全适用于电子档案的管理。例如：它强调“原件”才具有法律凭证作用。在电子档案中，由于技术原因，强调原件毫无实际意义，那么怎样才具有法律凭证作用？它强调档案集中保管，电子档案是集中保存好，还是分布式保管好，这是一个有争议性的问题，有待在实践中找出正确答案；纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，电子档案的收集规范要求不同于纸质文件，如何保证电子文件格式的统一性，文本文件的通用格式统一转为XML ＼RTF＼TXT等，扫描电子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保证电子档案的内容、结构和背景信息的真实性，保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据等的完整性，以及保证电子档案收集的及时性、有效性和安全性等。

这些问题必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是我们面临的首要挑战。我们要在坚持电子文件必须归档形成电子档案，电子档案是档案―个门类的基本指导思想的前提下，根据电子档案、电子档案的特性，及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论；管理方法和技术；管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。

当然，在电子文件的档案管理中，我们还面临着诸如：网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源；技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难；保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多；电子文件的法律效力尚不明确等困难；但其无可回避的价值意义和必要性要求我们要积极应对，趋利避害，在探索电子档案管理的科学道路上与时俱进，以适应档案工作不断发展的需要。

4 做好电子档案管理的措施

1、建立健全的法规和制度，规范电子档案的管理

根据国家最新的《归档文件整理规则》，贯彻落实统一的电子文件管理标准。实行文件管理与档案管理统一领导和规划，紧跟国家最新档案行业标准，湖北省档案局已于2015年10月了最新档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日执行，其中归档整理规则规定了新标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料一并归档，制定了最新科学的电子文件归档管理标准[1]：如：归档电子文件的整理要求：

1.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》的规定。

1.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等标准执行。

1.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894 等标准的应用系统等。

在进行电子档案管理过程中，除执行国家的法律法规外，还应该制定严格的电子档案的归档、保管、定期备份、借阅、销毁等切实可行的内部管理制度，对电子档案实行规范化的管理。

2、做好电子档案收集与管理安全

2.1电子档案的收集应形成由单位档案部门联合各个业务部门同步进行，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的收集归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行，业务部门全程参与配合并同时提供相关电子原始数据。

2.2 档案部门在收集电子档案时，应包括元数据和背景信息的收集，元数据是电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据等[2]。电子档案是由电子文件转化而来，元数据是保持电子文件真实性完整性和长期可读性的关键，并对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。鉴别电子文件的保存价值，并对电子文件真实性、可读性及其数据特性实施判断，包括价值鉴定和技术鉴定。

2.3 做好电子档案系统的安全管理，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。首先建立健全电子档案系统的安全管理制度，加强对密码、口令、授权的管理；如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护；做好电子档案使用权限的审核；根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录；加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理[3]。

其次采用先进的计算机操作系统并对数据库文件进行加密；三是采取必需的技术手段来防范病毒和黑客对网络系统的攻击和破坏。

3、人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质

应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍。在电子信息日益发展的今天，档案管理工作者不仅需要具备档案学、图书、情报的专业知识和一定外语水平[4]，还需要具有较强的现代信息技术应用能力。档案部门应重视和加强对档案管理复合型人才的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

4、电子系统硬件设备安全性，严格控制库房环境

由于电子档案的新型存储介质的不断出现，其保管手段也必须与时俱进，紧跟当代计算机技术的发展，不断引进先进的存储介质和技术手段，从而有效地保证电子档案的安全性和时效性。同时，需要严格控制介质的保存环境，做好库房的防磁、防尘、防光、防有害气体，严格控制库房的温度和湿度，并对储存介质定期迁移复制、防止载体的损坏，造成电子档案信息的丢失。

参考文献

[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312

电子文件与电子档案管理篇（9）

以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件是为电子文件。将具有保存价值的、已归档的电子文件以及相应的支持软件、参数和其他相关数据一起保存存档的是为电子档案。电子文件与电子档案具有传统纸质的“文件”与“档案”特性，但由于载体及表现形式上的很大不同，在电子档案管理方面也具有些许特殊性。因此，本文试图通过以下几个方面的论述，探讨如何做好现时期电子档案管理工作。

1 电子档案收集方面

电子档案收集包括档案工作人员对电子档案的收集和归档两方面的工作。

电子档案收集。以所属档案馆为平台，档案人员将各机关、团体、企业、事业单位在其社会活动中，形成的具有保存价值的电子文件，及获得捐赠的或购买的电子档案材料，进行统一接收，以磁盘的方式，或按照要求加工分类后，保存到网络规定的地址，将电子档案收集到档案馆。

电子档案归档。首先按照年份，将每年需要在归档范围内的电子文件都要及时归档，力求归档齐全，集中保存，做到完整齐全，并为最后定稿，将每一年电子档案统一管理；其次对于归档具体年份的电子文件，采用电子文件的签署技术，保证电子文件真实有效；再次档案馆要对各部门移交到档案馆的电子文件作最后整理，统一规定电子文件的载体质量、规格、格式等，方便再接受电子文件后入馆的整理、编辑以及确定保管期限；最后为确保档案的原始记录性及凭证作用，电子文件的形成部门在将电子文件入馆之前要做好编制归档说明，档案馆接收后，要将电子文件转换成纸质文件并与电子文件同时归档，做好电子文件与纸质文件双套归档。

2 电子档案分类方面

首先，在电子档案整理分类原则方面，既要坚持有机联系又要确保简单性这两原则。有机联系原则就是保留电子文件形成和处理过程中的最初面貌和原有关系，使后人能够从中认识电子档案记述的原有历史面貌，这是档案整理的根本。简单性原则，电子档案的整理应去繁就简，按文件形成组织划分类别，建立一个分门别类的文件系统，使之简单易行。

其次，在电子文件具体分类工作方面。一宏观分类，将电子文件分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件等部分，分门别类加以管理；二具体分类，编制详尽的分类方案，将宏观分类文件中的科技文件、数据文件、命令文件根据自身特点编制为具体小类案，而一般文件则要根据操作系统中得目录系统进行分类；三文件名编写，电子文件名称编写，要保证尽量减少出现重名，尤其同一个“文件夹”内不能重复，以减小误检率，编写文件名称可使用汉字或者汉语拼音加用数字。四是，制定文件目录系统说明，使之清晰明了，方便查找。明确目录结构层次，逐个层次编写文件目录系统说明，每一个目录在电脑中的名称与实际名称相对应，做到一目了然，使人容易理解目录的准确含义。

3 电子档案保管方面

电子档案的特性使得电子档案的保管要坚持一般原则与特殊原则相结合的原则。一般原则是指电子档案的保管首先应该遵守一般的档案保管方法，电子档案的保管要做到用于档案管理的电脑不能与外网相联，不能使用非法软件，以防档案资料外泄，病毒传染；归档的档案与纸质档案要统一归档，分库保管，做到一式两份，并且分别存放，一套封存，一套供用，并标签，以便存取。特殊原则是要根据电子档案的不同性质或特质，采用有别于一般原则的保管方法，如高质量的存储介质要求以及库房和装具、温湿度控制、防磁场干扰等。所以，电子档案的保管要做到，库房温湿度严格控制，密切管理，要与储存介质所需要的温湿度相一致，建立电子档案的检测及保养卡，对各种储存介质定期检测、修复、保养等，并做好随时监控，杜绝隐患，对特殊类型的电子档案要制定复制年限规定，及时做好复制工作。具体来说，至少每10年复制一次正常保存的磁性载体档案，特别重要的档案复制周期可视具体情况适当缩短。

4 电子档案检索方面

电子档案的利用必须完善其检索功能，这就需要第一必须做好电子档案著录标引的规划工作，第二还要坐到纸质档案与电子档案能对应查找。

电子档案著录标引的规划。电子档案著录标引的规划与纸质档案相同，但受电子档案特殊性的影响，在著录电子档案项目中须增加文件名全称、路径名和盘带号，同时须预先编好的数据库供检索之用，然后将著录结果输人其中。电子文件的形成部门来做电子档案的著录标引工作，由档案馆管理人员与电子文件同时归档；档案室最好将需要著录的项目按顺序编成简明的表格软件，供各部门用于电子文件的著录标引。

纸质档案与电子档案对应查找。具体做法是：在电子文件的最后一页右下角录入该文件在电子计算机系统中的电子文件名，打印在纸质文件上，并在案卷目录的备注中注明，这样即可对应纸质文件在计算机上查到电子文件。制作《电子档案文件清单》，利用《电子档案文件清单》查找电子文件相应纸质文件的档号，或在计算机上使用检索数据库查找。

5 电子档案利用工作方面

电子档案对比纸质档案在利用方面具有许多优势，不仅可以提供原件阅览，而且可以根据利用者的要求，对档案信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，在原件保存完好的情况下，反复利用。同时，利用互联网进行传输电子文件，大大提高档案资源的利用率。但电子档案的利用必须要严格制定利用资格审查、阅览操作、软磁盘外借、复制等方面的制度性规则，提高电子档案信息安全意识，对提供电子档案持较谨慎态度，防止失密、泄密、病毒入侵等现象发生。

随着信息技术的发展，如何做好电子档案的管理工作已显得日益紧迫。作为档案管理人员，要密切关注信息技术发展的前沿，紧跟时代进步，不断学习最新信息技术，将最新科技应用到档案管理上，在确保电子档案存储安全的前提下，为利用者提供便捷的服务，使电子档案发挥其应有的利用价值。

参考文献

[1]贾德锋：《当代电子档案管理基本要求及完善策略》，黑龙江科技信息，2016 （6）

[2]邵文红：《浅谈电子档案管理》，内蒙古科技与经济，2015（24）

电子文件与电子档案管理篇（10）

一. 电子文件档案的概念及特点

根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。

电子文件档案信息与载体的可分割性。电子文件档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。

电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。

电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。

电子文件档案信息的可共享性和相对不安全性。因为电子文件档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子文件档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子文件档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子文件档案信息具有相对不安全性。

二. 我国目前电子档案文件管理系统存在的问题

随着电子文件档案管理系统在企事业单位的普遍应用以及各机构对文件档案信息化管理认识的不断加深，电子文件档案信息管理工作愈来愈受到人们的关注。虽然电子文件档案管理系统随着科学技术的发展而得到了一定的发展，但是在实际生活工作的应用中，依然存在许多问题。

电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。

电子文件档案的安全易受威胁。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第547期2014年第15期-----转载须注名来源电子文件档案信息的安全性受到多方面的影响，主要包含：网络环境的安全性，网络环境中病毒等的存在会造成文档信息被窃取或丢失；电子文件档案数据更改的不可逆性；电子文件档案信息的载体容易受到环境等影响，载体理化性质的改变会造成数据的丢失等；第四，电子文件档案中包含的某些重要信息，会诱使利益相关者的破坏或篡改，优势甚至吸引网络骇客的关注。

电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。

三. 电子文件档案管理系统的优势

电子文件档案存储量大， 形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。

电子文件档案便于归档和查阅。电子文件档案可以在任意的时间进行规整，并且根据文件内容、文件保密度、文件储存时间进行特别的归档，以供不同的人员和不同的部门进行检索和查阅。同时，电子文档管理者可以对电子文档添加主题词、著录、档案分类号等信息，以供使用者方便快捷的查阅所需信息。另外，随时对电子文档进行规整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比， 电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。

四. 意见及建议

加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性

电子文件与电子档案管理篇（11）

当前社会进入信息化时代，信息技术已渗透至人们工作生活的方方面面，极大地推动了社会的发展进步，这也为提升医院电子档案管理工作的质量及效率提供了契机。但信息技术在给医院电子档案管理带来极大便利的同时，也产生了形式多样且规格各异的电子文件，那些具备一定保存价值及利用价值的电子文件被加以归档，形成电子档案。加强电子档案的管理工作，是提高医院管理效率的必然要求，也是医院实现跨越式发展的根本项目。

1信息技术在医院电子档案管理中的价值

1.1提升医院电子档案的管理水平

医院借助信息化技术，对具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的医院电子文件的形成、收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计以及编研等一系列操作实行全过程管理与监控，可保证管理工作的连续性。根据电子档案中的不同类型，诸如文字型文件、数据文件、图形文件、音频文件、图像文件、视频文件、计算机程序以及多媒体文件等，采取与之相符的管理方式及管理规则，可有效提高医院电子档案的管理水平。

1.2提高医院电子档案管理的灵活性、时效性

医院借助信息技术，可以灵活地对电子文档进行修正或更改，使档案电子管理工作更具灵活性，将其有效的存储在计算机中，与此同时，借助光盘、U盘等存储载体，还可对电子文档进行移交、转借。借助信息技术及计算机系统，能够有效实现资源共享，方便获取并分享电子档案及相关信息，档案管理人员还可根据实际需要，及时获取有效档案信息，并加以整合，提升档案管理的时效及效率。

1.3完善医院的信息化建设

信息化时代中，电子档案在医院档案的重要性日益凸显，应用信息技术亦是医院整体信息化建设的重要内容。通过建立并不断完善医院档案管理的信息化平台，并借助信息技术，统筹安排医院信息及电子档案工作，可促进医院各部门的协调管理，提高医院管理效率，实现电子文档的全文检索，大大提升查档的效率。且在利用及完善的过程中，还能及时发现存在的不足，予以修正，为医院的信息化建设提供有力的保证。

2医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题

信息技术在应用过程中，难免会存在一定的问题。只有加强对这些问题的重视，不断改进，才能切实将信息技术有效地应用于医院电子档案管理中。使用信息技术管理医院电子档案，大多采用批量处理的方式进行操作，批量处理在大大提升工作效率的同时，也容易因为小小的失误造成严重的不良后果，加之文件大多涉及内容较广，涵盖方向较杂，需要工作人员及时更新电子文件，以避免出现电子文档丢失遗漏等问题。电子文件需借由信息技术进行多元化转变，才能由原本复杂的结构、不一而足的形态、杂乱的存储方式，转变为可归档、利用的电子文档，而电子文件在多元化转变的过程中，时常会受到外界非正常因素的影响，而出现文档丢失的情况，造成不必要的损坏，破坏了电子档案的完整性，影响了档案管理工作顺利开展。计算机开放性的特点使信息技术在表现出巨大优越性的同时，也存在较为突出的信息安全、网络安全等问题。应用信息技术进行医院电子档案管理也势必会存在一定的安全隐患，诸如计算机遭受病毒侵害、医院网站受到恶意攻击等，易造成电子文档遭受损坏，因而对文档的安全性有着较高的要求，其安全隐患问题不容忽视。此外，利用信息技术管理医院电子档案，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，档案管理人员要具备专业的档案业务能力、娴熟的电子信息技术操作能力、丰富的文化涵养等，才能适应强大的数据整理以及难度较大的管理工作。

3信息技术在医院电子档案管理中的有效应用

3.1完善电子档案管理体系

优质可行的管理体系是将信息技术有效应用于医院电子档案管理中的重要环节，可规范电子档案形成、收集、归档等整个流程，充分发挥信息技术的优势，促进电子信息技术应用。医院电子档案管理体系应结合医院发展的实际情况加以构建和完善，以充分发挥电子档案服务于社会、服务于医院的功能。一是充分借鉴并利用现代管理学中科学的理论及方法，形成切实可行的医院电子档案科学管理理论，并在实践的过程中加强总结、发展，形成科学、合理的现代化档案管理体系。二是采取责任制体系，通过完善的管理制度、健全的管理机制，明确档案工作职责和任务，使医院电子文件的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，严格落实规章制度，将电子档案管理工作的全过程纳入到管理体系程序中，与相关人员的岗位职责进行挂钩，提升管理人员对医院电子档案管理有关规章制度的理解，落实责任分工，明确档案管理的责任归属，实现各个环节的有章可循，有据可查，落实到人，有效规范电子档案管理行为，形成齐抓共管，有效管理的良好格局。三是构建行之有效的奖惩制度，给予工作表现优异、成果显著的档案管理人员奖励，对表现不佳的人员予以适当的督促，在充分提高职工责任心的同时，增强其工作积极性，从而更好的完善医院电子文档管理体系。

3.2建设电子档案信息数据库

建设电子档案信息数据库是医院电子档案管理的重要举措，是实现电子档案信息有效和快速归档、提升其利用率的关键。档案信息数据库的建设不仅要考虑当前电子档案的需求，还需为以后的电子档案更新做好充足准备，保证有较高的性能，还应便于反复修改。一是做好电子文件的收集工作，及时收集草稿性电子文件和辅电子文件，并将电子文件生成的软硬件环境和元数据的管理也纳入收集范围中，采取建立电子文件台账的方法，使每份电子文件均在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存。做好电子文件的前期控制，并定期或不定期对医院工作相关的电子文件加以收集、登记和备份，及时保存并登记、更新操作环境及数据，以保证电子文件收集的时效。二是做好电子文件的归档工作，在确定电子文件归档范围的基础上，归档的范围应包括医院各项活动中形成的各种载体电子文件，具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。归档的时间也需保证连续性，同时将保存电子文档的防磁柜温度及相对湿度控制在合理范围内，为避免电子文件在长时间保存过程中可能存在的储存错误，归档的电子文件应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝，保证其安全性，对需要永久保存的电子文件，应制作成纸质版本予以归档。三是利用信息技术，实现医院电子档案管理的网络化，及时发现并纠正电子档案管理中存在的不足，不断丰富医院档案网络系统中档案信息资料存储的内容，及时更新并补充信息内容，满足使用者对电子档案信息的利用要求。为避免兼容器问题及数据流失，可在进行数据资源管理时，将系统设置成自动备份保存模式，最大限度减小损失，防止黑客袭击，保证电子档案数据安全。四是实现文档一体化，将档案管理与文件管理有机的整合起来，实现文件档案的统一与控制，借此清晰记录并有效反映电子文件形成和办理的全部动态过程、相关的背景信息，保证电子文件的原始性和可靠性。

3.3档案队伍专业化

档案管理人员是开展档案工作的行为主体，通过建立档案专家人才库，提高档案干部队伍素质，可实现依法治档，进而使档案人才培养模式进一步创新。只有现代化培训手段得到广泛利用，档案专业队伍规模不断扩大，档案人才队伍结构和整体素质得到显著提高,才能有效利用信息技术进行医院电子档案管理，并充分发挥其价值。一方面，通过考察、培训等培养教育方式，强化档案干部培训，包括专业档案理论知识、计算机网络技术、电子文件知识、知识产权保护知识、基础网络安全维护知识以及计算机操作运用能力等素质。医院可在充分考察本院实际情况的基础上，详细分析医院对电子档案管理的需要，并根据实际，制订合理的电子档案管理人员培训计划，定期对电子档案管理人员进行培训考核，或是组织其外出学习考察，认真学习电子档案管理方面的新知识、新规定和新要求，还可邀请行业专家前来医院，传授电子档案管理的知识经验及研究成果，通过形式多样的活动，不断提升医院档案管理人员的业务技能及管理综合能力，提高电子档案的管理水平，使档案管理人员在充分了解部门需求的基础上，正确高效地开展电子档案管理工作。另一方面，可创新人才竞争机制，营造人尽其才的积极氛围，促进档案管理人员自我提升。并将竞争机制引入医院电子档案管理中，在电子档案管理的各个环节中开展效率竞争、时间竞争和服务竞争，使电子档案管理的工作氛围充满活力和生机，这不仅能充分调动起档案管理人员的工作积极性，还能促使其不断进取，努力提升自身的专业水准及各项素质，以满足医院电子档案管理的发展需要。

4结语

当前社会已进入信息化时代，利用信息技术加强医院电子档案管理工作，不仅是时展的需要，也是提升医院档案工作效率，推进医院可持续发展的重要保障。随着信息技术的不断发展，医院电子档案管理也体现出日新月异的特点，相关人员应正确认识信息技术在医院电子档案管理中的价值，充分了解医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题，从完善管理体系、建设电子档案信息数据库、提高档案管理人员素质等方面着手，不断改进医院电子档案管理工作，以切实提升其利用率，推进现代医院档案工作的发展。

主要参考文献

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［6］王雅慧.关于医院电子档案管理工作的实践与探讨［J］.电子世界,2016(13).

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