毕业档案管理大全11篇

毕业档案管理篇（1）

随着近年来我国高等教育的快速发展，大学毕业生人数与日俱增，学科门类日益繁杂，大学生就业情况多种多样，无形中，使各高校的学生档案管理工作也进入了一个新的时期，带来新的挑战。如何加强学生档案管理，使学生档案做为学生寻求工作的有力信息资源，是我们亟待解决的问题。

一、加强高校毕业生档案管理的必要性

高校学生档案由两大部分组成，一部分是学生高中时代转过来的学籍材料，另一部分是大学期间的学籍材料，包括大学期间学生成绩、学位授予通知书；社会活动表现情况，包括学生参与社团活动、志愿服务等经历；党团材料，包括入党、团发展过程中政治表现等思想状况的记录信息；奖惩情况，包括在校期间获得的荣誉及违纪旷课等处分材料；体检表等。这些看似简单的信息，承载着学生学业生涯的点滴，更是将来毕业就业的宝贵信息资源。所以，做为学校的学生档案管理工作，不仅要做到材料齐全，更应注重信息的原姓性和真实性。

1.高校学生档案现状

目前，各高校的学生档案管理，基本上是先由各学院分散管理，在毕业生即将毕业之前，再由各学院统一归到档案部门统一管理和传递。由于工作环节有限，人员专业知识缺乏、流动性大，忽视定期培训等原因，造成了学生档案收集不全、整理零乱，在多次交接过程中出现材料丢失、重复归档的现象，给学生日后的工作带来麻烦。

另外，学生档案没有统一标准，材料规格不统一，也是当前学生档案存在的问题。由于没有统一化的档案管理标准，使得学院对于学生档案的收集没有依据，造成各个学院的学生档案材料各具特色，标准不一。有的学院能把学生在校的各种表现真实详细地记录和整理，但有个别学院仅仅是提供学籍档案，个人鉴定公式化、千人一面，没有个性特征，不能如实地反映学生在校的全部情况，在材料的提供上，与用人单位期望相差甚远。档案材料规格各异，使用纸张的材质规格各不相同，也是造成档案材料杂乱的原因，影响档案材料的使用效果和美观。

第三、学生本人对于档案意识淡泊，甚至认为档案无关紧要。有的学生入学就不上交高中档案，有些学生学习期间出国、工作等忽略自己档案材料的填充，造成档案材料存档不全，更有的同学在填写自己的信息时不认真对待，字迹潦草，填写不准确，给将来就业、晋级带来麻烦和损失。

2.毕业生档案为用人单位选拨人才提供参考和依据

学生档案真实地记录了学生学习期间的全过程，真实地反映了学生学习成绩、社会活动能力、身体健康状况及思想政治表现，是用人单位对学生的最初印象，决定了学生的命运。另外，学生档案也是工作以后做为定岗、定级、晋级、调动的凭证，是一个人学业生涯的“记录本”。

二、采取有效措施，保证高校毕业生档案的完整性，为学生就业提供有力保障

1.加强内部管理，保障毕业生档案的真实性、完整性

首先，要规范档案归档内容标准，制定档案归档制度，建立一套统一完整的学生档案归档系统，使各学院收集学生档案有章可偱。统一档案纸张及格式标准，让档案看起来更美观更规范。加强各学院档案管理员业务培训，确保学生档案的真实完整。

2.加强宣传力度，激发学生自主意识

加强宣传力度，提高学生、学校相关部门对档案重要性的认识，毕业生档案作为学生踏上社会的敲门砖，关乎学生就业及今后发展，学校要在新生入学前通过宣传栏、学前教育等形式，对他们进行档案宣传教育，让学生了解档案的价值和作用，认真对待自己的档案材料，做到填写认真、字迹工整、真实完整，只有积极主动地关注、配合档案的建立，才能最大限度地发挥档案的社会效益。

3.加强档案信息化建设，做到电子、纸质双轨制

建立高校毕业生档案管理信息化，可以有效提高档案的时效性、便捷性。由于高校历年来毕业生档案都是以纸质为主，纸质档案虽然是“唯一真实的原始性凭证”，但对于高校与日俱增的生源来说，整理填充过程繁杂，查询起来更是无从下手。只有建立学生电子档案系统，使资源共享，才能更好地发挥档案作用，为档案的整理、查询及为用人单位提供最便捷、最精准、最全面的毕业生档案信息。要选择一套软件兼容性好，能够与其它学生信息软件共享的管理软件，这样可以通过数据转换达到资源共享，有利于提高工作效率。软件的选择应注重实用性可操作性，将档案信息以数字化、网络化的方式存贮和利用，实现纸质档案与电子档案双轨并存，信息资源高效共享，提高档案管理人员的工作效率和工作质量，搭建毕业生、学校与用人单位之间的沟通平台。

4.加强档案管理人员队伍建设，增强责任感和服务意识

目前，学生档案的管理人员多为兼职，专业性不强。建立一支高素质、具有高度责任心的兼职档案员队伍是做好毕业生档案工作的基础。首先，要注重培养学生档案管理人员的政治素质和工作责任心，提高他们的服务于就业的意识，将档案管理工作纳入学校的整体规划，定期进行培训和考核，其次要提高学生档案管理人员的业务水平，提高管理能力，认真把握毕业生档案收集、整理、移交、派遣的各个环节，并及时完成电子文档与纸质材料的统一，高质量高效率地完成毕业生档案的各环节工作。

毕业档案管理篇（2）

1 高校毕业生档案管理中存在的问题

1999年，中国高考扩张拉开大幕。然而，国家这项举世瞩目的教育政策从大受欢迎到引起争议仅仅走过短短几年的时光。这其中，许多人不禁会问：是对？是错？也许至今还没有是非明确的答案。只是人们在回顾这段历史时，不由地会思索其中的成败以及中国高等教育的未来。

随着高考扩张大军的进驻，全国高校雨后春笋，大学毕业生从廖廖可数的天子骄子变成众多普普通通的劳动者。大学毕业生人数空前高涨，这给全国的就业工作带来前所未有的压力。在这种压力下，很多毕业的“附带”工作往往成为被忽视的对象，这其中就包括了毕业生档案管理工作。

毕业生档案管理工作是当前高校毕业生就业工作的重要内容，是大学生从高校走向社会的重要环节，然而在空前的就业压力面前，它常常“遇冷”。在全国范围内，高校毕业生的档案管理工作也处在一片混乱与迷茫之中。究其原因，主要有以下三个方面：

1.1 缺乏对毕业生档案管理工作的重视

2008年，教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》，这可以说为全国的毕业生档案管理工作提供了重要的参考和依据。然而在实践中，这项工作还是未能引起足够的重视，主要表现在：

（1）高校缺乏重视；

毕业生档案记录了一个学生从新生到毕业真实的学习生活历程，这其中就包括了该生个人的学业、品质、专长、健康状况等等。然而当前，高校管理混乱，

“大部分高校没有将符合档案管理要求的工作程序、规章制度和有效措施建立起来”，①档案工作职责分工不明，有权管理毕业生档案的部门众多，如学生处、教务处、招生就业处、档案馆等都可以管理毕业生档案，这种管理模式的结果必然导致毕业生档案管理工作中出现诸多推诿扯皮的现象，“谁都能管，谁都不想管”。毕业生档案管理工作沦为“归口部门的附属品”。②加之，现如今高校大都举债建校，财务债务累累，根本拿不出足够的经费来支持这项“边缘”工作，这也间接导致这项工作举步维艰。

（2）毕业生缺乏重视；

计划经济时代，统招统分，学生的工作有保障，毕业生的档案管理工作也十分清淅而顺利。但随着高考制度的改革，全国的就业制度也发生了翻天覆地的变化。学习和工作并不是一对一的关系，而是出现了自由灵活的“双向选择”。在全球经济疲软的大背景下，大学生的就业机会也变得“僧多稀少”，毕业生的就业压力前所未有。在这种形势下，很多毕业生在选择工作时往往迫于无奈会作出一些取舍。如当前一些能够最大限度的缓解就业压力的非公有制企业和单位，它们自身本并不具备保存个人档案的资质，但毕业生为了尽快就业，不得不舍弃档案。也有些毕业生因为惧怕繁琐的档案调动手续而自动放弃档案。更有甚者，认为档案可有可无，将其弃之而不顾，待意识档案重要时，已后悔不及。

1.2 缺乏专业管理毕业生档案的统一机构

毕业生档案是国家人事档案的基础，毕业生档案管理工作也是国家人力资源开发的前提。但现实是，随着毕业生大量涌入社会，国家却没有相应地建立一个统一的机构来管理毕业生档案。当前，毕业生档案管理的机构众多，如原毕业高校、地方人事机构、毕业生就业指导中心、地方人事部门，劳动部门等，并且多重管理之下问题诸多。比如：高校管理，这里存在两种不同的情况，一是毕业生毕业时因暂时找不到接收档案的工作单位，主动把档案暂放于此，待再“择业”单位具备保存档案资质时再回原校调取；第二种是对自身档案完全无意识，被动地把档案“弃”之学校的；但不管是何种情况，由于高校对毕业生档案疏于管理，导致很多档案散失，最终无档可寻。在实践中，甚至还出现有个别高校把学生“遗弃”的档案直接打回原籍，毕业生过后更难查其源踪；再如：地方人事机构，作为国家人力资源的资质机构，承担起保管毕业生档案的重任。学生毕业后把档案存放于此，按年缴费，但由于毕业生自身档案意识不足，岁月无痕，有人忘记续费，加之少数地方人事机构片面地追逐经济利益，最后导致诸多档案归于死档，甚至被销毁。毕业生档案管理机构众多，问题濒发，甚至还出现毕业生私自携带档案的违法情况。档案属于国家机密，且我国每年的毕业生人数众多，但全国范围内却缺乏一个专业的、统一的机构来管理毕业生档案，不能不说是目前高校毕业生档案管理工作处于混乱的重要原因之一。

1.3 缺乏学籍档案向人事档案转变的机制

毕业生的学籍档案和人事档案是两个不同的概念。毕业生的学籍档案是指学生通过全国统一考试被录取后的档案，它以文字的形式记录了该生在校所有真实的表现，如学习情况、成绩优劣、家庭状况以及奖惩情况等，可以说是学生从入学到踏入社会前的学习编年史。学籍档案是人事档案的基础。人事档案是指学生毕业后，其学籍档案通过一定的程序和手续转入就业单位的人事部门或地方人事机构而成的档案。简单地说，学籍档案记录了学生的学习成才经历，而人事档案则记录的是他的工作成长表现。从学籍档案到人事档案，主体不变，客体生变，条件和中介必不可少。而这里的中介或条件即是学籍档案向人事档案转变的机制或程序。然而，在档案实践中，这种转变机制缺乏足够的条理和规范，不同的部门遵循不同的标准，不同的程序，而且转变过程繁琐，令毕业生不堪其苦。不可置否，缺乏明确清淅的转变机制也是目前高校毕业生档案管理工作中的软肋。

2 高校毕业生档案管理的策略

如上所述，当前，高校毕业生的档案管理工作出现诸多问题，要想改变这一状况，我们可以从以下三个方面来加强：

2.1 加强对毕业生档案管理工作的重视

在当前国家还未出台新的毕业生档案管理政策的前提下，加强对毕业生档案管理工作的重视，还必须从以下方面予以考虑。首先要明确毕业生自身的档案意识。目前毕业生档案意识不强，主要表现为认识不到位，毕业生还没有意识到档案对自身的价值。毕业生档案不仅是毕业生干部身份的证明，更是日后参加工作转正定级、职称申报、买房、保险办理甚至婚育等的各种凭证。如果轻易的轻档、弃档，把个人档案当成包袱，日后只能追悔莫急。其次高校要加强重视，除了要加强对毕业生档案意识的教育和宣传外，更多的是高校自身要重视起这项工作，不能简单地认为学生毕业了，就不属于自己学校的学生，自然档案也就不归学校管了。对于交于学校保管的毕业生档案，高校还是应该肩负责任，投入更多的经费和人力，确保毕业生档案万无一失，避免他人人生遗憾。最后，企业也要加强重视，虽然有些就业企业不具备保存毕业生档案的资质，但对毕业生档案仍不可小觑。毕业生档案反映了一个学生在校时各种真实的表现和能力，为企业的人才招聘和培养工作提供重要的依据。充分发挥毕业生档案的价值，是企业提升效益的重要途径，也是企业对社会的责任。

2.2 成立专门管理毕业生档案的机构

目前，毕业生档案管理机构众多，高校、用人单位、人事机构、人才中心等，管理机构鱼龙混杂。为了解决这一问题，笔者提出一种设想，首先，清除高校暂管或代管毕业生档案的权限，毕业生离校后所有学生档案转移。其次，清除所有用人单位包括机关事业单位、国企和非公有制企业等的人事档案保管权。用人单位只保有员工的人事关系，人事档案保管权限全部外交。最后，社会专业的人事机构、人才市场、人才交流中心或其它具有保管毕业生档案资质的如大学生就业指导中心等人事档案管理机构权限合并、集中到一个地方：即成立地方人事中心。今后，高校所有的学生毕业，所有档案由高校直接转至高校所在地方的唯一人事中心，高校不再保存毕业生档案，毕业生就业后，（由于所有用人单位也都不保管人事档案），毕业生档案就直接由高校所在的地方人事中心转至用人单位所在地方的人事中心。所有地方的人事中心形成全国性的人事档案网络，用于转档和进行查询。如此这样，全国毕业生档案管理机构统一、权限集中、专业快捷、利国利民。建立全国统一的人事中心，国家层面还必须出台相应的政策和法规，保证其权利的唯一性和运作的公益性。档案管理机构的权威性、唯一性和公益性保证了毕业生档案管理工作的正确性、方向性和便利性。

2.3 形成学籍档案向人事档案转变的机制

“把档案管理机制作为实现人力资源管理目标和任务的一种管理工具来建设，它为国家调整和发展人才培养，使用宏观战略和相关人才管理政策，提供可参考的人才信息保障。”目前，毕业生学籍档案要转变成人事档案，其机制复杂，程序十分繁琐，这给毕业生的档案管理工作带有诸多不便。为了改观这种状况，我们必须形成一套由毕业生学籍档案向人事档案转变的成熟机制。当前，毕业生学籍档案要转成人事档案，最重要和最必要的就是报到证。报到证是极具中国特色的、几乎是当前毕业生办理户口迁移、调转档案的唯一凭证。但笔者认为这由来已久的报到证制度已经不能适应我国高速发展的教育体制和自由灵活的就业制度，应该适时取消。首先，报到证的办理程序十分复杂，涉及部门诸多，如教育行政主管单位、高校，毕业生就业指导中心，人事局，就业单位等，让毕业生为一纸证明不堪其负，严重增加了毕业生的毕业成本。其次，报到证有效期十分有限，一般为两年，如果没有及时报到或跳槽到其它单位就算毁约，这严重束缚了毕业生的就业自由。且补办手续又相当费时费力。最后，报到证在实践中并没有规定和理论上那么有效。如干部身份，身份证、毕业证、学位证就是很好的证明，再如户口迁移，就业合同也有很强的法律效应。事实上，取消令人繁杂的报到证制度，并不会给我们毕业生的就业和生活带来事实意义上的困扰。所以笔者认为应该适时取消报到证制度。另外，笔者还认为应该建立高校、人事中心和用人单位之间的人事档案网络体系，实现彼此之间信息的自由流通和共享。毕业生档案管理应该成为一项公共服务，以上三者之间密切配合，让广大毕业生在毕业时尽享这一服务，在巨大的就业压力中，免去奔波和劳苦，轻松上阵。

参考文献

[1]潘立勤：《大学生档案管理的现状与对策》高教高职研究 2009年9月号中旬刊；

[2]陈美琼：《浅论大学生档案管理工作存在的问题及对策》经济研究导刊2008第19期；

毕业档案管理篇（3）

二、毕业生档案管理存在的问题

1.管理主体多元化

（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。

2.管理流程简单化

（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。

3.服务功能弱化

学生档案的服务功能主要体现在四个方面：一是服务学生成材，二是服务教育教学，三是服务学生就业，四是服务用人单位。但是由于毕业生档案整理归档工作滞后，一般临近离校时集中归档，致使用人单位来校查阅硕士研究生档案看到的是本科阶段的档案材料，查阅本科毕业生档案看到的是中学阶段的档案材料。

三、解决毕业生档案管理失范的路径探析

1.提高档案意识，理顺档案管理机制

27号令把领导体制提升到“总则”中，首次规定了高校内部档案工作由高校校长领导，并明确了其主要职责，进一步确立了学生档案的价值和保存任务，明确了学校各级领导及工作人员在学生档案管理过程中的职责。各高校应深入开展学习贯彻教育部27号令的活动，提高从学校领导、基层工作者到全体学生的档案意识，建立高校档案工作体系。毕业生档案管理多元化的问题，是在市场经济条件下，多种所有制经济并存及单位与职工双向选择的现实决定的。27号令从根本上解决了教育行政部门与档案业务主管部门在高校档案管理的领导体制和职责上的不明确，进一步强化了省级及以上教育行政部门的高校档案工作主管责任和档案行政部门的业务指导监督义务。通过加强对毕业生档案管理的监督和对托管毕业生的教育及托管单位的考核，使存放在人事机构的毕业生档案得到动态更新，减少“弃档”现象，为毕业生进一步就业打下基础。

2.加强制度建设，引入档案管理质量体系

高校应严格按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》的要求，结合学校工作实际，制定有关学生档案管理的规范性文件，包括《高等学校学生档案收集制度》、《高等学校学生档案归档内容与范围》、《高等学校学生档案查阅借阅制度》等，对新生档案的接收、日常的归档整理、毕业生档案整理、转递等不同时段的工作明确工作要求，制定具体、详细、切实可行的管理办法。为了保证毕业生档案管理工作的质量，应当引入ISO9000质量管理体系。利用其先进的质量管理理念，丰富和完善档案质量管理理论，规范档案管理，促进档案质量的提高。另外，通过采用PDCA方法对档案管理过程进行质量控制，对体系中的档案过程控制进行优化，从而改革高校传统档案质量管理的观念与模式，构建适应当前需要的档案质量管理体系，完善并规范档案管理流程，不断提高高校学生档案质量。

3.完善管理模式，提高档案工作队伍素质

高校应结合自身情况，健全高校档案工作人员岗位责任制，规范档案流转的整个程序，确立本校档案管理模式。对于招生规模较小的学校，可以实行档案集中管理，但必须委派经验丰富、责任心强、素质过硬的专业人员进行管理。对于招生规模较大的学校，可以由学校统一招聘、统一培训学生档案管理工作人员，然后分配至各院所。在提高档案工作队伍的综合素质的问题上，要吸引人才，留住人才。加强档案人员的业务培训和知识拓展，要求档案人员在掌握档案基本理论和基本业务的基础上，主动学习相关领域专业知识，掌握计算机、网络、电子政务及办公自动化、信息开发和数字档案馆建设等现代化管理知识，全面提高综合素质。要转变管理理念，澄清毕业生档案的重要性及其服务于学生成长发展、服务于教育培养、服务于就业单位的意识。

毕业档案管理篇（4）

 

毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。

一、毕业生档案管理工作存在的问题

毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。

（一）毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。

（二）档案管理手段相对落后

目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

（三）档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。

（四）缺少专业的档案管理人员

长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。

（五）档案利用率不高

据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。

二、做好毕业生人事档案管理工作的对策

目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。

（一）加强领导，完善制度，保证档案质量

1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。

2.健全制度。论文参考网。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。

3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。

（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用

1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。

2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入

1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。

2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。

3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。

4.落实必要经费。论文参考网。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。

(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制

1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库

1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。

（六）规范，提供服务，解除后顾之忧

1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。

2.完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。论文参考网。

3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。

总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。

参考文献

1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28

毕业档案管理篇（5）

 

毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。

一、毕业生档案管理工作存在的问题

毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。

（一）毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。

（二）档案管理手段相对落后

目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

（三）档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。

（四）缺少专业的档案管理人员

长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。

（五）档案利用率不高

据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。

二、做好毕业生人事档案管理工作的对策

目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。。

（一）加强领导，完善制度，保证档案质量

1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。

2.健全制度。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。

3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。

（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用

1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。

2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入

1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。

2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。

3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。。

4.落实必要经费。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。

(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制

1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库

1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。

（六）规范，提供服务，解除后顾之忧

1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。

2.完善职能。。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。

3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。

总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。

参考文献

1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28

毕业档案管理篇（6）

 

毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。

一、毕业生档案管理工作存在的问题

毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。

（一）毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。

（二）档案管理手段相对落后

目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

（三）档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。

（四）缺少专业的档案管理人员

长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。

（五）档案利用率不高

据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。

二、做好毕业生人事档案管理工作的对策

目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。。

（一）加强领导，完善制度，保证档案质量

1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。

2.健全制度。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。

3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。

（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用

1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。

2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入

1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。

2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。

3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。。

4.落实必要经费。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。

(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制

1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库

1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。

（六）规范，提供服务，解除后顾之忧

1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。

2.完善职能。。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。

3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。

总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。

参考文献

1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28

毕业档案管理篇（7）

 

毕业生人事档案是由学籍档案转变而来，是指大中专生毕业后，在其学籍档案中放入该生的报道证，然后由学校将档案移交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案就正式成为人事档案,是毕业生个人信息的重要载体，它全面、准确地记载着毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。因此，管理好毕业生人事档案，对于人才资源开发乃至经济发展都是十分重要的。

一、毕业生档案管理工作存在的问题

毕业生人事档案虽然重要，但是从目前大多数地方毕业生人事档案管理工作来看，都存在着一定的问题。

（一）毕业生对人事档案不够重视

随着社会主义市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，“先审阅档案后决定是否录用”的用人方式被打破，并且随着市场经济的发展，工作中心的转移，特别是组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案的作用不大了，加之一些在私企、民企、外企等没有人事主管权的单位就业的毕业生，更是忘记了自己的档案，抱着一种要不要档案无所谓的态度，却不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升等均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的错误认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用，也给组织人事部门的管理带来了混乱。

（二）档案管理手段相对落后

目前,许多地方档案管理仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂，加之每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。即使利用计算机管理，也仅限于名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力不能完全发挥出来，没有从根本上改变手工操作运转慢、利用率低、效率低下等问题。

（三）档案管理工作不规范

管理档案的部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和工作制度，在执行过程中也存在执行不严格的现象，没有把档案材料及时归档，导致了许多归档范围内的材料流失，破坏了人事档案的完整性；同时档案管理人员在管理上流于形式，只当档案“保管员”，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性。

（四）缺少专业的档案管理人员

长期以来，由于对毕业生人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事人才工作和档案事业中的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定、不专业、不专职，一些档案管理人员没有档案使用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”式管理。

（五）档案利用率不高

据国家人事部透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人、档分离，要么彻底弃置。

二、做好毕业生人事档案管理工作的对策

目前毕业生人事档案管理工作已远远跟不上市场经济发展的步伐。为此，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。

（一）加强领导，完善制度，保证档案质量

1.明确领导。人事部门应加强对学生人事档案工作的领导，成立“毕业生人事档案工作领导小组”，并明确一名负责同志为组长，领导小组下设办公室，组长负责对毕业生人事档案工作进行业务指导、监督、检查。

2.健全制度。论文参考网。结合当地实际情况，建立了材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、转递；管理人员责任和移交材料归档等制度，规范档案管理的利用；建立健全毕业生人事档案管理的相关簿册和工作规章制度，做到制度上墙，责任到人。

3.评比激励。定期开展毕业生人事档案管理工作评比活动，及时表扬先进，并对不足的提出建议，认真整改。

（二）强化宣传，重视管理，明确档案作用

1.端正领导对档案管理工作重要性的认识。结合普法教育、人才资源开发工作与本地区、本单位人事档案管理的实际，充分利用传媒渠道，广泛宣传人事档案管理在人才资源开发中的重要地位和作用。通过宣传教育，使各级领导认识到，一个不重视人事档案管理的部门和单位，一个对人事档案所蕴藏的丰富的人才信息资源没有充分认识的领导，就不可能更多地发现人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的竞争中立于不败之地。

2.提高毕业生对人事档案重要性的认识。开展对毕业生的教育，做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，在改革开放的今天，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的依据之一，是用人单位举贤选能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要标准，即使不设人事档案的单位也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

(三)稳定队伍，提高素质，加大综合投入

1.稳定档案员队伍。“打铁还须自身硬”，为此，必须切实加强队伍的自身建设。按照《档案法》规定：每管理1000份档案配备一员专职档案员，严格实行执业资格证书制度,把好队伍的进口关；不轻易调动他们的工作岗位，保持相对稳定。制订档案人员的岗位职责，明确工作纪律、工作态度、业务能力等考核标准，坚持用活机制，兑现各种奖惩。落实人员津贴，提高他们的工作积极性。

2.加强自身学习。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。为此,要定期组织管档人员学习、交流，探讨业务知识、专业知识、现代化管理知识，以及新技术的学习和掌握。

3.强化业务指导。主动要求上级主管部门和专业档案部门进行指导，并且多请示汇报。同时做好咨询服务。

4.落实必要经费。论文参考网。每年在单位的财务预算中，设定专项资金用于档案工作，确保档案工作按时顺利完成，并要解决库房，添置档案箱柜、空调、计算机及文档一体化管理软件，档案整理装订用具等设备。

(四)与时俱进，更新手段，创新管理机制

1.分类归档管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。对毕业生的“弃档”、“死档”进行清理归并。

2.信息化管理。建立毕业生人事档案数据库系统，实施档案动态管理，利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应技术处理，将文字、图片甚至声像资料变成数据资料，使毕业生档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在此基础上，要积极创造条件，同全国各地联网，形成覆盖全国追踪性极强的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。

3.内容更新管理。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容。重新组卷尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

4.整理手段创新。改变部分材料的归档形式，改书本式档案为活页式档案，这样既可减轻装订档案的劳动强度，又利于档案保护。在这方面档案工作者也要善于思考，多动脑筋，搞一些小创造、小革新，起到事半功倍之效。

（五）梳通渠道，开发信息，建立人才储备库

1.建立信息资源库。通过对毕业生人事档案的整理熟悉其人事档案内容，选出其中可反映毕业生知识水平、实践能力等方面的信息，统一输入到计算机，并建立以姓名、年龄、学历、专业等为标题的多种检索方式，建立专门的毕业生人事档案信息资源库，作为政府的人才储备库。必定会为当地经济发展提供更有力的人才保障。

2.梳通信息渠道。将人才储备库推向市场，形成地方的人才品牌，利用多种渠道向社会宣传这一品牌，向各用人单位推销储备人才，充分做到人尽其才。利用市场运作，使我市人才资源配置更为科学、合理。

（六）规范，提供服务，解除后顾之忧

1.成立机构。将各级党委组织部门或政府人事部门授予所属人才流动服务机构的人事档案管理权收回，成立专门的全额拨款事业单位专门负责人事档案管理工作，做到集中、统一和规范管理，在严格人事管理权限的基础上对用人单位提供无偿服务。

2.完善职能。在保管的人事档案中及时增加职业资格认证、职称评定、职务升降、工作单位变动等方面的内容，以增加其使用价值。论文参考网。

3.加大力度。随着市场就业机制的实行，毕业生择业时间进一步延长，根据这种情况，应加大为广大毕业生实行人事的力度，使人事成为毕业生就业的有力保障。在继续做好“个人”的基础上，积极向各高校联系，宣传人事政策，并制定对毕业生实行人事的优惠政策，对毕业生实行以学校为单位的“集体”，的内容进一步完善，对毕业生的身份、转正定级、落户手续、养老保险等方面实行全方位，彻底解除毕业生的后顾之忧。

总之，在新形势下做好毕业生人事档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们人事人才工作者义不容辞的责任。我们将与时俱进、开拓创新，把毕业生人事档案管理工作做得更好、更扎实。

参考文献

1．刘淑杰《对加强高校干部人事档案管理工作的思考》《决策探索》2007-03-28

毕业档案管理篇（8）

21世纪是一个更加开放的社会，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面，本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策，提出自己的拙见。

一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题

毕业生人事档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的毕业生人事档案，历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看，还存在不少问题，主要表现在：

（一）毕业生对人事档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，怀着一种要不要档案无所谓的态度，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识，势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。

（二）档案管理不规范

档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，对接收到的毕业生档案，只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号，这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案工作效率，更谈不上为毕业生提供优质服务了。

（三）档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策

从上述问题来看，目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，为广大毕业生提供高效、优质的服务，毕业生人事档案管理部门应增强创新意识，更新工作方式，提高工作效率。具体应从以下几方面入手：

（一）提高对毕业生人事档案工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生人事档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对毕业生本人进行定位的重要参考，即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

二是加强自身学习，提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题，同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。

（二）加强对毕业生人事档案的科学规范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起，并编写页码、目录、标题，一一对应，装订成册。

二是要加强收集工作，完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合本地实际制定相应的制度，全面收集材料，特别是对人才信息需要完善的档案内容，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，了解其近期经历，将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。

三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理，分门别类，按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库，实行科学、规范的管理。

毕业档案管理篇（9）

    21世纪是一个更加开放的社会,知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才流动的数量与质量会逐步增强。如何做好新形势下毕业生人事档案管理工作就成为人事管理工作中的一项重要任务。下面,本人就目前人事档案管理工作中存在的问题及解决问题的思路及对策,提出自己的拙见。

    一、目前毕业生人事档案管理中存在的问题

    毕业生人事档案是人才信息的重要载体,准确、齐全、完整的毕业生人事档案,历史全面地记载着毕业生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映毕业生综合素质的最重要依据。但是就目前毕业生人事档案管理工作来看,还存在不少问题,主要表现在:

    (一)毕业生对人事档案的重视程度不够

    随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,一些毕业生就认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,另一些就业于私营企业、民营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生,更是“遗忘”了自己的档案,怀着一种要不要档案无所谓的态度,其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。这种对人事档案重要性的欠缺认识,势必会影响人事档案在人才资源开发中所起的作用。

    (二)档案管理不规范

    档案管理部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中也存在不严格现象,收集、归档工作被动不及时;另外管档人员在管理上流于形式,仅充当档案“保管员”的角色,对接收到的毕业生档案,只是按学校或接收时间不同在原档案袋上直接编号,这些不规范的操作导致了档案内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案工作效率,更谈不上为毕业生提供优质服务了。

    (三)档案管理手段落后

    目前档案管理部门的管理手段还是手工操作,即使利用计算机管理,也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理,计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来,并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

    二、做好新时期毕业生档案管理工作的思路及对策

    从上述问题来看,目前毕业生人事档案管理工作已远跟不上社会主义市场经济发展的步伐。为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用,为广大毕业生提供高效、优质的服务,毕业生人事档案管理部门应增强创新意识,更新工作方式,提高工作效率。具体应从以下几方面入手:

    (一)提高对毕业生人事档案工作重要性的认识

    一是加强宣传力度,提高毕业生对其人事档案重要性的认识。做好咨询服务工作,利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的管理知识,要让广大毕业生充分认识到,毕业生人事档案并不是可有可无的,它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的一个重要方面,是企业或用人单位选贤举能的重要依据,是对毕业生本人进行定位的重要参考,即使不设人事档案的企业、公司也是十分重视人事档案所提供的人才信息的。

    二是加强自身学习,提高管档人员素质。新时期人事工作面临许多新问题,同时也给毕业生人事档案管理工作提出了更高的要求。管档人员要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源。

    (二)加强对毕业生人事档案的科学规范化管理

    一是要全面普查案卷,去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理,剔除无用的案卷资料,对所保留的案卷资料重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互关联的资料组合在一起,并编写页码、目录、标题,一一对应,装订成册。

    二是要加强收集工作,完善档案内容。按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神,结合本地实际制定相应的制度,全面收集材料,特别是对人才信息需要完善的档案内容,注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料,了解其近期经历,将其培训进修登记、科研成果、等新记录补充进档案内容,准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现,提高档案的利用价值。

    三是要实行专门统一管理。将所有毕业生的人事档案统一整理,分门别类,按照人员年龄、学历、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,便于查找与利用。建立专门的毕业生人事档案库,实行科学、规范的管理。

毕业档案管理篇（10）

高校毕业生档案是学生在校学习期间德、智、体等几方面情况的写实记录，是人事档案的基础，是一个人历史的记载。其材料应该是原始的，内容应该是真实齐全的。但是，目前在毕业生档案管理中还存在不少问题，甚至危机到学生档案的可信度，给毕业生走上社会增加了不必要的困难。如何做好学生档案管理工作，使学生档案起到应有的作用，是高校毕业生档案管理工作者要思考的问题。

一、高校毕业生档案内容

高校毕业生档案主要包括新生进校时上交的高中毕业学籍档案、新生入校时填写的新生基本情况登记表、学生在校期间哥们课程考试成绩表、学生在校期间各种表现情况的记载（如学期鉴定表、综合测评评审表、评优评奖情况登记表、学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料、学生受处分及撤销处分的决定、毕业生登记表、及有关认识、检查等相关材料，档案里的这些材料是毕业生就业及今后各用人单位、各级组织选拔、任用、考核的重要依据。

二、毕业生档案的目前主要存在问题

1、学生档案管理体制不完善，管理不规范 ：学生档案是学校档案的一个分支，但是，学校往往较重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，在专职人员配置检查监督和指导上存在不足，管理体制明显不完善。档案管理不规范：档案管理部门没有形成自己的实施细则和制度，无论是学生在校期间还是学生毕业后的整个档案管理中都存在不严格现象，收集归档工作不及时被动；另外管档人员在管理上流于形式，仅充当档案保管员的角色，对学生档案进行不规范的操作，导致档案内容不全，管理混乱等问题，影响了认识档案管理的严肃性，降低了人事档案的工作效率，

2、毕业生对自己的档案重视程度不够：一些毕业生认为自己的档案到了单位就没什么用了，对人事档案重要性的欠缺认识，不仅阻碍了毕业生未来的职业发展，更影响人事档案在人力资源中所起的作用。

3、档案管理人员的素质有待提高：目前档案管理人员缺乏创新意识，不会或不懂得使用新方法新思路管理档案。

4、档案管理手段落后：目前高校档案管理部门的管理手段还是比较落后，即使使用计算机管理，也仅限于把名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化的管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢，效率低的问题。

5、大量的毕业生档案滞留母校，给高校的学生档案管理工作带来巨大压：由于高校毕业生就业形式的变化，毕业生就业难以一步到位，其户籍档案和个人档案允许在母校保留一至两年，因此，大量的毕业生档案并没有随毕业生的离校而减少，相反的，年复一年，日积月累，越来越多的学生档案给本来就紧张的档案库房和匿乏的人力物力带来了巨大压力。另外在高校进行改革，毕业生自主择业的背景下，高校为了降低办学成本，违规让毕业生个人档案自带，然而毕业生档案意识淡薄，不愿自带档案，这样就把大量的毕业生档案遗留在了原就读高校高校面临这些毕业生档案，进退两难如果加强保管，这些文档有可能成为永久性存放，并且无人利用的闲弃档案，如果不保管，说不定哪一天毕业生会回校索取本人档案，这些档案就成为高校学生档案的疑难问题，

6、档案保管和转递过程中出现的损坏或遗失，给学生就业和今后的调动、晋升造成无法挽回的损失：档案管理人员的不稳定，个别档案员的责任心欠缺，档案收集和保管过程中难免失误，造成学生档案的损坏或遗失;学生就业不能一步到位，档案转递出现几次转递现象，甚至有的学生自带档案，几经周折出现损坏或遗失，都是造成损失的重要原因。

7、学生档案的来源广泛，收集整理不规范：除一部分来源于教学管理部门外，主要来自各系和学生本人。这部分材料数量庞大，涉及内容多与学生素质有关。因此，单从人事或教学方面考虑学生档案的归属，很容易造成档案材料收集的片面或重复，不利于学生档案的完整和统一。毕业生的档案从收集的内容到看，有的学生是团员，可档案中缺少入团志愿书，是党员的缺少入党申请书和转正报告；有的学生缺少初、高中毕业生登记表；有的学生在就业推荐表奖励一栏中，写着受过不少奖励，但在档案中却没有这些奖励材料；甚至有的学生的《毕业生登记表》中缺少学校公章。材料不全，容易造成材料不实的印象

三、对毕业生档案存在问题的解决办法

1、领导重视是关键：各学校领导要像抓教育业务一样，认真、严格按照《档案法》的要求，规范档案材料，要本着对学生、用人单位极端负责的态度，重视学生档案工作，抽出一定的时间定期检查本校的学生档案工作，对不符合档案法规定的做法及时纠正。

2、加强对毕业生档案的科学规范化管理：要制定相关的高校学生档案管理的工作制度和工作章程，使档案管理工作达到科学化、系统化、规范化的标准，另外还要实行专门统一的管理，加强收集工作，保证毕业生档案内容的完整性。

3、提高档案管理人员的业务素质，确保档案材料的质量：要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。学校在印制各类表格材料时，在材料下方注明一律使用钢笔或毛笔书写，或者下发表格材料时，告知学生一律使用钢笔或毛笔书写。

4.加速学生档案的网络化管理： 随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，高校毕业生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。高校档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库，管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。

5、提高对毕业生档案工作重要性的认识：加强宣传力度，提高毕业生对其档案重要性的认识，要让学生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后得就业、生活方面都有及其重要的影响，它不仅反映毕业生的综合素质，也是企业或用人单位选拔人才的重要依据。

6、教育学生改变传统的就业观，争取“先就业再择业”：鼓励学生面对现实，降低就业的期望值，到基层去，到人才相对缺乏的中西部地区去，先就业再择业。对已就业的毕业生，要严格学生档案的转递程序，杜绝学生自已携带档案，减少学生档案的流通环节，避免学生档案的损坏和遗失。

总之，做好毕业生档案管理工作，既是社会主义市场经济发展的需要，也是我们高校档案管理工作者义不容辞的责任。■

参考文献

[1] 陈智为 邓绍兴刘越南：《档案管理学 》，中国人民大学出版社2008年9月第一版

毕业档案管理篇（11）

大中专毕业生的人事档案是全面考察学生多年来的学习、思想和生活状况，也是为用人单位提供评价人才使用的重要客观依据。但从人才中心所接转的的大中专毕业生档案情况来看：部分档案存在材料不全、散乱、错寄、自带甚至拆封等现象，造成无论是给毕业生的就业还是后期政审、利用等都带来了负面影响。其存在的问题主要表现为：1.人事档案的散乱、缺失。大中专毕业生的人事档案主要包括登记表、成绩单、学年鉴定表、奖励处分材料、党团组织材料等等。但在毕业生档案接收中经常出现档案材料错放、寄错，甚至出现一些重要的报到证、党团组织材料缺失等情况。由于没有专门的人事档案库房以及专业的登记保管等，在收集大中专毕业生的人事档案材料过程中出现杂乱无章的情况。同时，由于毕业生众多，大多需要新建档案，因此在存放过程中容易与其他毕业生档案混装在一起，存在档案保管不规范现象。2.人事档案的专业性、保密性不强。大中专毕业生的人事档案需要严格依据国家档案转递、管理规定要求执行，但现实中由于专职档案管理人员少，毕业生在人事档案转递过程中往往由辅导员、班主任甚至是学生代为转递，非专业人员的过多介入导致了人事档案管理的专业性不强。此外，大中专毕业生在后期为了提高知识，参加相关的成人教育、远程教育或自考，这些后添加的重要的档案资料为了查阅、复印等在拆封后没有及时密封，减弱了档案的保密性和真实性。

二、大中专毕业生人事档案管理的重要性

基于麦可思研究院的研究报告，《光明日报》于2015年7月20日的《2015年中国大学毕业生就业报告》公布的数据显示：高职高专院校2014届毕业生半年后的就业率为91.5%，比2013年提升了0.6个百分点，但2014年的高职高专院校的毕业生失业率为8.5%，每年有数十万的毕业生处于待业状态，因此，做好毕业生的人事档案管理和开发工作意义重大。1.提高人力资源利用率。企事业单位招聘、选拔人才是一种人力资源的资本投资，是为了通过对人进行资本投入、提高人的职业技能或体能，增加劳动产生的一种投资行为。做好毕业生人事档案管理可以有效将闲置、滞留在社会上的人力资源有效利用，避免人力资源浪费。2.扩大流动人员就业服务保障。大中专学生毕业后往往辗转多个城市就业，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》的有关要求，需要做好流动人员流动人事档案的转递、保管工作。一方面，各地人才流动服务中心因掌握着流动人员人事档案，故占绝对优势；另一方面，要充分调动企事业、教育以及劳动人事等部门的多方力量，共同参与就业人员人事档案的建档、转递工作，为流动人员就业做好服务。