职工档案管理大全11篇

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2.加强下岗职工人事档案管理的有效策略探究

2.1加强“三个体系”建设

对于下岗职工人事档案管理，要想得到有效强化，便需要以国家档案管理要求为依据，进一步落实“三个体系”建设：其一，构建覆盖企业下岗职工的档案资源体系。其二，构建能够为企业下岗人员提高便利的档案利用体系[3]。其三，对能够保证企业下岗职工人员人事档案安全保密的档案安全体系。对于上述“三个体系”需进行统一进行有机整合，强化建设，以此使下岗职工人事档案管理更具规范性及标准性。

2.2原单位加强下岗职工档案管理

对于原单位来说，不能对下岗职工档案不管不问，需继续加强此项工作。通常职工下岗分流之后，人事档案还是在原单位保管。虽然职工下岗，但还具备较强的生产技能及丰富的工作经验。因此，下岗职工的档案还有保存价值。针对这一情况，原单位便需要对下岗职工的档案进行收集、立卷、建账。

2.3加强下岗职工档案的保管及利用

一方面，对于下岗职工档案，其管理权限需转交给政府授权的人才服务机构，配置专人管理，同时设置专门的库房及装具，构建完善的管理制度，使下岗职工档案管理更具规范性及科学性。另一方面，对于下岗职工档案的查阅，需具备相关单位、人事部门的介绍信，出示合同书等，并给予申批报表进行详细填写，在审核通过后才允许查阅。

2.4融入现代化档案管理方法

将人力资源与保障信息系统作为依托，对数字档案管理子系统进行开发，同时采取循序渐进以及逐渐扩大的模式，使企业下岗职工的人事档案实现数理化处理[4]。要想做好此项工作，需要充分做好一下几点：其一，对数字化处理中的质量管理进行强化。对数据录入工作人员进行知识、技能及业务方面的培训，以此使档案数据的可靠性及准确性得到有效保证。其二，对规范合理的电子档案系统管理模式进行构建。结合档案的数字化工作，把目前企业下岗职工人事档案归为统一的系统管理，从而使档案资源更加丰富、更加完整。其三，借助现代化技术，使档案管理水平得到有效提升。这些现代化技术包括智能搜索引擎、数据挖掘技术以及云计算技术等。其中，智能搜索引擎在充分应用的基础上，能够为档案检索目录的创建提供便利，进一步构建信息检索系统，从而使档案资源管理服务水平得到有效增强。对数据挖掘技术进行利用，能够使库存档案结构更加优化，从而使档案整理效率得到有效提升，进一步为下岗职工提供更加优质的服务。总而言之，融入现代化档案管理方法，能够使下岗职工人事档案管理更加全面、更加规范、更加科学，值得业内人士借鉴及思考。

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一、引言

随着社会改革的不断深入，企业也在不断地转型与升级。新时期，人们对公作的要求不断提高，企业也在人员配备方面不断改进，导致企业人员流动也在增加。企业的改革与发展使企业管理也在不断升级，原有的档案管理工作显现出很多问题，已经不再适应新时期下企业的管理水平，因此企业摸索并建立一套符合自身情况的档案管理制度意义重大。

二、企业职工档案管理存在的问题

（一）缺乏专业档案管理人员。目前国内大多数企业缺乏专业的档案管理人员，大多数档案管理人员身兼数职，导致没有足够的精力投入档案管理工作。另外，随着档案管理人员的离职与变动，交接过程导致档案管理混乱，有时甚至导致档案丢失等情况。由于档案管理人员缺乏专业的档案管理技能，导致档案存放错乱，人员变动时不能够及时对档案进行调出或调入，不仅影响了员工的利益，也对企业的管理产生了不利影响。（二）档案管理渠道多样化。计划经济时期，企业职工的档案一般都存放在企业内部，由企业管理，随着企业的改革与发展，人员流动逐渐加大，企业员工的档案也不再只存在于企业内部，部分职工的档案由劳动行政部门、专业的中介部门以及人才中心等部门管理。由于管理部门的多样化，必将导致管理不够规范，当员工或企业需要调动员工档案时，困难重重，直径影响着档案调动的进度，给企业和职工带来了一定的不便。（三）缺乏统一的管理制度，意识淡薄。部分企业档案管理没有明确的制度要求，也没有花费精力建立一套明确的职工档案管理流程，导致档案管理混乱。由于部分企业忽视了职工档案管理，导致职工流动时，档案交接的滞后性，有时员工离职需要调走档案时才发现档案还未调入公司的档案管理部门，这对企业的发展以及员工的发展带来了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系统落后。随着社会科技的发展，计算机技术已经被广泛地应用于企业的管理工作，给企业管理带来了很大的便利。但是目前很多企业，尤其是小型企业，忽略了职工档案管理对计算机技术的应用，仍然采用原有的纸质材料保存文档，虽然一定程度也能够满足企业对职工档案管理的需求，但是很容易引起材料的丢失，而且管理耗费大量的人力资源和空间资源。

三、新时期加强职工档案管理的建议

经济体制不断改革的新形势下，企业的管理也应该实行正规的管理制度，职工档案管理要遵守《宪法》和《劳动法》等基本法规，各级劳动部门也应该加强职工档案管理公作的监督，促使企业建立一套完整的、快速有效的档案的管理制度，确保企业出现人员调动及调出时，档案管理能够快速做出回应，切实保护企业和员工的基本利益。新时期下，企业加强职工档案管理应做到以下四点内容。（一）提高职工档案管理人员专业技能。专业的档案管理人员具有管理方法效率高、管理制度统一而明确的特点。对于企业而言，首选的应该是聘用专业的档案管理人员进行企业职工档案管理，并且应该成立专门的档案管理部门。有的企业由于规模较小，人员较少，为了节省人力资源，往往采用非专业的档案管理人员或者采用其他岗位的员工兼职档案管理员，这种情况下应该对档案管理人员进行专业的培训，并借鉴已经成形的管理方法，使其掌握最基本的档案管理技术，确保档案管理不给企业拖后腿。（二）加强企业之间档案管理工作交流。由于部分中小企业并不把档案管理工作作为企业管理工作的重点，而一直没有形成一套完整的职工档案管理体系，随着企业的改革以及规模的扩大，企业发现档案管理工作出现了一定的落后性，一定程度上影响企业的发展。这种情况下，应该建立与同行业关于职工档案管理公作的交流，借鉴其管理方面的优点，并完善自身的档案管理体系。（三）加强档案管理工作的重视和宣传。职工入职时由于对企业还不够了解，有时甚至忽视了配合企业做好档案管理工作的重要性。企业和职工应该加强对档案管理工作的重视，企业应该定期对职工进行档案管理工作重要性教育。对于新入职的职工企业应该派专人对其进行档案转接的指导，并印刷统一的档案交接流程发到其手中。企业还应该加强对档案管理工作的宣传，在企业的报刊栏以及企业的网站应该有关于档案管理工作的宣传，并在网站上建立档案管理制度的网页，使职工能够通过不同手段了解相关制度。（四）建立并完善档案管理制度。企业想要形成完整的档案管理体系，必须建立明确的档案管理制度，使档案管理人员有章可循，按规范工作，积极做好档案材料的收集及核实。制度中应该明确档案转入、档案转出需要的各种材料以及转入转出具体的流程，还应该明确档案登记的具体时间限制，加强企业档案管理效率。

四、结语

新时期下，随着企业改革步伐的加快，建立并完善企业的职工档案管理制度越来越重要。完善的职工档案管理制度不仅关系到每一个员工的切身利益，明确的档案管理制度还可以为职工在企业的表现提供有力证据。企业职工档案管理水平直接影响着企业的管理，企业应该加强对档案管理工作的重视，建立能够满足企业改革需求的档案管理制度，使档案管理与企业改革相辅相成，这样企业才会更好更快发展。

作者:谢娟娟 单位:贵阳市食品药品监督管理局食品药品检验检测中心

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随着“大数据”时代的到来，信息技术以一种空前绝后的气势迅速在各大行业得到应用，不断地改变人们的生活方式与思维模式。此时，面临着社会上每天都能产生的难以统计的原始记录与n案调动的情况，以“文件记录”为主的传统档案管理方式已不能满足人们日新月异的需求。因此，将信息技术软件与档案管理工作相结合是未来不可避免的发展趋势。在时代背景所造就的大环境下，市场经济的发展推动了劳动合同制度的全面推行，这也为加强职工档案管理工作增添了更多的挑战和难关。如何抓准档案管理工作的“痛点”、如何建设规范有序的管理流程、如何配备必要的档案管理软件、如何加强档案管理监管手段，这些已经成为目前研究的主要课题。

1 当今企业职工档案管理面临的问题

职工档案管理是企业人事部门一项非常重要工作。档案中不仅包括了职工的个人履历、个人学历、工作经验和工作能力，同时也是反映其思想品德的重要依据之一，是公司选拔人才不可缺少的参考物。因此，加强企业职工档案管理工作，不仅可以为公司源源不断地输送人才、提升公司整体人员的技术水平，从长远角度来看，还可以极大地满足公司人才战略发展需要、提升公司竞争力，在促进企业发展过程中起到推动作用。因此，仔细分析当今企业职工档案管理的“痛点”所在，并从根本上分析造成痛点的原因，以此来抓住今后的工作要点，是促进企业良好发展必不可少的措施。从近几年来看，我国在职工档案管理方面的发展是十分有限的，其现有模式下存在的问题大致可以分为以下几点：

第一，职工档案管理不严谨，可能导致部分员工档案分散、材料不完整、材料伪造等现象。随着市场经济的不断发展，我国各大企业也在不断壮大，越来越多的人员入职和人员调动大大增加了档案管理的难度，职工档案出现纰漏的现象屡见不鲜。比如说，对于部分中途跳槽的员工，他的档案可能一直都分散在以前单位的档案处，或者在转交的过程中出现文件缺失、文件受损情况，对其日后的工作审批和退休审批造成严重影响；对于离职员工来说，一些企业为了省事，都让员工自己带自己的档案去新单位，而不是按照法律规定寄过去。因为档案管理“多头”现象严重，有的职工在离职后甚至被迫选择“弃档”，使得自己的档案长期存放在原单位，成为“无头”档案。而且，以文件方式记录的档案也存在伪造的可能性。职工利用某些不法手段删减处分、降职等信息，并且在档案中伪造对自己有利的内容。

第二，监管手段缺失，部分企业未建立完整的档案管理系统。现有的法律体系中，关于“职工档案管理”的法律非常少，除了一份《企业职工档案管理工作规定》之外，几乎没有相关可以保障职工合法权益的法律规定，这就造成了监管手段单一、档案管理可有可无的现象。在这种情况下，部分企业甚至都没有建立职工档案系统，这对职工的合法待遇造成巨大损害。

第三，传统的管理技术逐渐不再适用于信息时代，职工档案管理缺乏先进的现代化技术。计算机网络的一个重要的用途便是进行信息登记、信息交流与信息传递。目前，虽然有很多企业已经采用专门的档案管理软件进行职工的档案管理。但是，大多数都仅限于简单的档案号的录入和检索，记录存放档案的地址，不对档案内容的个人信息进行登记。这样的做法并没有发挥档案管理软件的作用，只是方便了检索过程，翻看档案还是要去档案管理处查找原始记录。所以，实现真正意义上的档案管理信息化，增强档案利用效率是非常必要的。在此基础上，安全因素也是必须要考虑的因素。对于传统档案管理方式来说，需要做好档案库的安全管理；对于数字档案管理来说，防止非法用户绕过安全内核、窃取信息，防止数据库被破坏和非法存取，确保服务器的安全性是重要工作。

本文将在下节从职工档案管理工作中的问题点出发，抓住工作中的要点所在，并在这些分析的基础上，提出一系列具体的解决方法。

2 职工档案管理的工作要点及建议

（一）完善档案管理相关法律法规，建立健全的监管体系。

针对档案管理工作监管不足的现象，尽早推出完整的档案管理法律法规、建立健全的监管体系显得迫在眉睫。国家应完整的法律制度，明确规定应该如何进行档案的登记、转交，对所有的工作进行详细阐述，全国统一与职工档案工作有关的法规及业务标准，以避免各地各行其是、各行其政，这样才能真正地解决监管不足的问题。

（二）加强对档案管理人员的技能培训，完善职工档案管理制度，对每一份档案进行规范化整理。

除去对监管体系的完善之外，企业内部也必须明确自己的职工档案管理制度。首先，应该对企业全体职工普及档案管理的重要性，让他们知道这是与他们未来的退休审核、养老优待等事情息息相关的，是与自身的合法权益密切相连的，不可以因为一时的省事而对自己的档案漠不关心；其次，需要加强档案管理人员的技能培训，部分企业里的档案管理人员没有受到过专业的培训，对自己从事的档案工作存在一些误区，因此需要定期对企业档案管理职工进行知识与技能的培训，从档案的整理、登记、检索、传递、查阅、保管等方面进行技能评测，以达到档案分类有序、目录清楚、装订整齐的目的。

（三）与时代相契合，加快企业职工档案管理信息化进程

上文中也有提到，网络的快速发展使得所有的行业都在往信息化方向转型，职工档案的信息化管理成为未来发展不可避免的趋势。因此，在完善现有的传统档案管理制度的同时，应该逐渐向信息化管理过渡，建立包含详细信息的档案管理数据库，加强职工运用档案管理软件的能力，提高档案部门的科学管理水平与安全保护措施，促进档案规范化、信息化进程。

3 结语

虽然现在大多数企业已经有了自己单独的档案管理工作流程，但是，随着信息时代的快速发展，现有的档案管理措施可能明天就无法满足公司需求。在提高核心技术的基础上，仍然需要重视档案管理工作的要点，减少操作中存在的漏洞，对重要的设施与系统配备必要的安全管理软件，建立完善的职工档案管理制度。职工档案管理比起其他工作也许显得较为枯燥和简单，但是，它确是公司中不可小觑的重要工作。对于每一名档案管理人员来说，都必须以最严谨的工作态度认真对待档案管理工作，加强对公司人员流动与人才输入的管理，促进公司快速发展。

参考文献

[1]蓝玉超. 新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策[J]. 兰台世界，2015，S3：102-103.

[2]张明琴. 企业职工档案管理中存在的问题和对策[J]. 山东档案，2013，01：36-38.

[3]李明珠. 浅谈加强职工档案管理对促进公司发展的意义[J]. 企业技术开发，2011，17：174-175.

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1.现行企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应。职工档案是劳动和社会保障工作的基础，是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策、化解矛盾、维护社会稳定的法律凭证，是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的作用已不局限在企业本身，已经成为社会的问题，职工档案应成为个人信誉体系的主要内容。职工档案的内容已不在是侧重职工政治历史情况、工资审批晋级等形成的材料，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放，签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理，固定工身份和部分合同制工人档案，有在企业主管部门管理的，有在企业管理的，没有与企业各门类档案实行资源整合，集中统一管理。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式，这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益以及劳动力合理有序流动和建设科学、规范的劳动力市场。

2.企业职工档案工作发展不均衡。目前，职工档案的保管和管理主要分六个层面：一是国有、非国有企业用人单位保管和管理在职（在岗）的职工档案；二是具有部分行使政府职能的企业以及企业化管理的事业单位保管的员工档案；三是市、县（区）劳动就业局保管解除劳动关系的职工档案；四是市（县）社保局保存企业离退休人员实行社会化管理的职工档案；五是市人事行政管理部门下属的人才服务中心保管的大中专毕业生档案；六是失业人员、灵活就业人员、中介服务企业（组织）、民政系统的社团组织工作人员以及农民工等档案。

长期以来，职工档案的管理工作游离于档案行政管理部门的视线之外，未能实施有效监管。劳动保障部门在没有法律依据的前提下，监管不到位。这种脱离政府监管的职工档案工作必然导致一系列问题的出现。如企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，或把档案长期存放在个人手里甚至丢失，职工在调动工作或办理退休时找不着档案等等问题。这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了职工个人利益。

3.企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业具体工作人员没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，甚至随意更改，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致，出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

4.档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。多数档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，档案检索和利用停留在手工操作上。国家、社会、职工个人所需的职工档案的信息不能在网上共享。

5.档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。少数职工档案管理人员没有经过档案专业培训，业务能力和水平具有局限性，加之兼职过多，顾此失彼，无暇顾及档案的规范化管理。在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进职工档案管理方面下工夫不够。

对策思考

1.将职工档案的管理规范纳入档案管理的法律体系

（1）劳动保障行政部门与档案行政管理部门应尽快制定地方企业职工档案管理办法,进一步对客体即用人单位、代保管单位、职工个人明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准以及材料的形成、变更等提出规范性的要求，对违法行为要实行责任追究制和问责制。对职工档案出现涂（篡）改、伪造、损（销）毁、丢失、无故扣留档案的行为将依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、地方档案法规、规范性文件等有关法律法规给予处罚，造成重大损失的，应依法承担责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（2）档案行政部门要依法履行档案监管职能

一是建章建制，规范管理。要建立具有较强的可操作性的企业职工档案整理、归档、借阅、安全保管、转递等各项规章制度，防止擅自涂改、销毁、伪造档案及档案材料的丢失、损坏现象的出现，使职工档案的归档、借阅、转递环节上严谨、规范。

二是贯章贯法，有效监管。以“登记备案”这一新的行政监督管理模式，规范职工档案行政管理工作，使职工档案管理在同一个法律和制度的平台上操作，实现档案工作质的统一。与劳动保障行政部门联合成立职工档案管理资格认定领导小组，对各劳动保障机构和企业的职工档案管理资格实行认定制度。对不具备保管资格的单位坚决取消其保管资格。通过资格认定，进一步督促和规范各级劳动机构和各用人单位的职工档案管理工作。

三是执法检查，严惩不贷。加强对企业、劳动保障档案机构、人才中介组织职工档案的监管。并对不合格单位实行责令整改和行政处罚，实行问责制。

2．建立健全职工档案的业务标准体系

对职工档案的内容、分类、档案用品标准要重新进行规范，逐步实现职工档案信息化建设的要求，建立各级职工档案的数据库。在职工档案中要增加一份针对一份档案，从建档到补充材料到转递，所涉及的材料内容、时间和具体工作人员和检查人，以及其他需要说明的情况均要详实记录，涉及的具体工作人员如立卷人、移交人、接收人和检查人，亲笔签字的记录。可以赋予职工档案备考表新的内容。职工档案的备考表，要区别与其他门类档案的备考表，要既简单，又易于操作，还要可行性强。一是要体现时间性，有建档时间，有历次补充材料时间，有档案转递时间。使档案形成的来龙去脉一目了然。二是体现责任人，要有立卷人，有每次补充材料、档案转递的移交、接收人、检查人的签字。三是要体现真实性，要有卷内材料的情况说明，如取证材料、复制材料等具体情况的说明。职工档案每一次的变化，都要在备考表上详细记录。所用的纸张和字迹均要符合档案保护的要求，易于永久保存。

3.将职工档案专兼职人员的培训和职称评定纳入档案人员的档案教育和职称评定的管理体系

推行职工档案人员持证上岗制度和继续教育，加大培训力度，不断提高职工档案管理人员业务水平和能力，在网上公布培训人员名单，加大公众监督力度。同时应当允许职工档案专兼职人员参加档案序列的职称评定工作，扩大职称评定的范围和渠道。

4．建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制

（1）档案行政管理部门要密切和各级劳动保障、人事行政管理部门和企业主管部门的配合，要详细划分各自的职责，从体制上明确档案行政机关的监管主体地位。

各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理，制定规范有效的管理制度,加强督促。同时要加强对人事、劳资人员职业道德的教育。加大劳动监察力度，督促企业与职工签订劳动合同。规范劳动合同书、解除（终止）劳动合同证明书、新工人登记表、职工调转表格等所形成材料的文本格式，对职工档案调转、劳动合同书、解除（终止）劳动合同实行审核备案制。充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使职工档案管理更加规范化、科学化。

档案行政管理部门要及时将通过职工档案管理资格认定的企业名单告知人才服务中心，以便及时将已就业的大中专毕业生档案进行转递，各人才服务中心不得无故扣留已就业的大中专毕业生档案。

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困难职工档案管理是工会送温暖和帮扶工作的前提，更是工会服务职工群众、服务社会和谐稳定大局的重要基础工作。如哪些职工属于困难职工，他们各自家庭的特点有哪些，他们存在哪些主要困难，这些问题都需要我们工会组织去调研核实，并建立起必要的信息档案，这样更有利于工会帮扶解困工作的组织实施。建立困难职工档案，首先要建立企业困难职工花名册及登记表，如实做好困难职工情况登记，详细记录困难职工的个人情况、家庭成员情况以及困难状况，使工会对每位困难职工情况都了如指掌，并将花名册与情况登记表形成配套资料，作为困难职工档案的原始资料。其次，对在册困难职工实施帮扶后，做好每次帮扶效果的情况登记，保存好每次帮扶过程的资料记录，并积极关注困难职工的工作和生活情况的变化，对帮扶对象实行动态管理。再次，对困难职工档案进行分类、编号、入册归档，做到记录清晰、有据可查。困难职工档案的建立，不但便于工会组织掌握困难职工的真实信息，有利于工会做好帮扶解困的后续工作，同事也能有效促进企业工会帮扶工作的规范化建设。

困难职工档案是各基层工会通过定期调查摸底，按规定标准和要求建立的反映困难职工家庭自然情况、困难程度、致困原因、帮扶需求等现状的原始资料以及反应基层工会开展困难职工帮扶救助工作的统计资料和工作资料等。困难职工档案管理工作是工会送温暖和帮扶工作的重要组成部分，在工会密切联系职工群众、服务职工群众、维护职工合法权益、促进社会和谐稳定中发挥着重要的基础性作用。

一、当前困难职工档案管理工作中存在一些问题

1.对困难职工档案管理工作不够重视

部分基层工会干部对送温暖和帮扶救助工作的重要性和长期性认识不足，对困难职工档案在送温暖和工会帮扶工作中的基础作用认识不到位，开展工作时存在应付的心态，没有专门的档案管理场所及工作人员。对所属区域系统的困难职工情况底数不清，情况不明，导致工作缺乏计划性和针对性，影响了工作的开展。

2.困难职工档案管理人员素质有待提高

目前，基层工会困难职工档案管理人员多数为兼职，且变动频繁。在岗人员大多数没有进行专业知识培训，对档案的建立标准、管理规定、档案材料的收集、整理、归档、电子录入等业务不熟，难以适应档案管理工作。部分档案管理人员身兼数职，对档案管理工作精力投入不足，因此一定程度上影响了档案管理工作水平。

3.困难职工档案不够规范

《中华全国总工会办公厅建立困难职工档案制度暂行办法》对困难职工的建档标准、档案分类、档案的建立和管理都有明确的标准和规范。从上报的电子文档可以看出，部分基层工会（建档单位）执行《办法》力度不够，工作随意性大，困难职工档案存在着标准不统一、项目填表不完整、逻辑关系不成立等现象；此外，经调查发现，部分基层工会有电子档案无纸质档案、纸质档案格式不规范、没有按规定办理档案移交手续等现象也比较突出，影响了档案的完整性、真实性。

4.困难职工档案动态管理相对滞后

部分基层工会调查摸底工作不及时，没有做到随时发现随时录入、随时变化随时调整、随时脱困随时撤档。此外，摸底排查工作不够彻底，部分符合建档标准的困难职工没有纳入到困难职工档案中来，导致困难职工信息不能全面真实准确地反应困难职工的总体状况和变化情况。

二、进一步做好困难职工档案管理工作的对策建议

为进一步做好困难职工档案管理工作，提出以下对策建议：

1.提高认识，加强领导

困难职工档案是基层工会服务困难职工群体、参与社会管理的历史记录，是维护广大职工群众的合法权益、帮扶救助困难职工的原始凭证，是工会参与立法和政策制定、推动解决相关问题的重要依据，是广大职工最关心、最直接、最现实的利益问题的集中体现。基层工会应站在落实科学发展观和构建和谐社会的高度，重视困难职工档案管理工作，进一步加强对困难职工档案管理工作的领导，明确责任部门、责任人员。加强指导、监管和检查，不断提高困难职工档案管理工作水平。

2.全面摸底，掌握实情

困难职工分布广、涉及面大。各级工会应结合自身实际，充分利用现有的条件，多渠道、多途径地做好特困职工信息的收集和统计工作。要建立困难职工档案信息员队伍，为建立档案提供及时、准确、详实、诚信的基础信息。本着“公平、公正、公开”的原则，对其家庭现状、贫困程度、致困原因、个人特长、帮扶要求等基本情况作详细记录，充实和完善困难职工个人原始档案，做到底数清、情况明、对象准。

3.把握关键环节，规范工作运行

一是明确标准，从严把关。要严格按统一要求的标准建立纸质和电子相互配套的困难职工档案。要按统一规定建立困难职工档案，保证困难职工档案的真实性和填报完整性，不得随意降低或提高建档标准，坚决杜绝将不符合条件的对象纳入困难职工群体中来或将符合条件的困难职工排除在外的不良情况。避免出现关系建档、权力建档、人情建档和随意建档。二是分级办理，各负其责。按照一户一档、一人一卡的要求，分级建立，各负其责。并按工会隶属关系完成上报工作，做到一人一档，避免重复建档、重复统计。三是动态管理，提高质量。困难职工的档案应随生活状况的变化而即时调整完善，定期进行全面清理。要对建档在册的困难职工进行分类建档，进行跟踪服务，随时入户核实调整完善。对逐步改善生活已脱困的困难职工档案进行分类注销，实现动态分类管理，提高档案质量。

4.强化支撑条件，坚实工作基础

一是完善基础设施。各级工会组织应加大对档案管理工作基础设施建设的投入力度。为档案建立及管理工作提供必要的办公设备和经费，利用电子计算机等先进技术设备，实现档案管理微机化、网络化，使档案管理实现标准化、规范化。二是强化制度保障。基层工会要按照《中华人民共和国档案法》的有关要求，参照《中华全国总工会办公厅建立困难职工档案制度暂行办法》，对困难职工档案资料从收集、分类到归档以及利用和动态管理，都制定一套严格的制度，保证档案管理规范有序。三是提高人员素质。在日常工作中，应该采取多种形式，进一步加强对档案管理人员的培训，加强横向交流等等，鼓励其钻研业务，学习新知识，掌握新本领，不断提高管理人员的整体素质。同事，还要保持档案管理人员稳定性，保证档案管理工作的延续性。

5.深入分析研究，提高利用价值

应进一步加强对困难职工档案的利用研究。本着科学、高效、实用的原则，建立困难职工档案数据库，按照内容分为基本情况库、贫困情况库、资金发放情况库、帮扶情况库、音箱图片库、案卷目录库等，利用计算机等现代化办公设备进行档案资料的收集、整理、著录、编目和编辑检索，进一步提高困难职工档案的信息化管理水平，不断提高困难职工档案的利用价值，提升工会服务职工群众、服务和谐社会的能力。

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一、要高度重视下岗职工个人信息的现实价值

下岗失业人员已历经了生活的艰辛及工作的困苦，在生活和工作当中奉献了很多。他们当中大部分人都是自谋职业，面对激烈的人才竞争环境，同时社会对大量人才的求贤若渴，他们在生活的艰辛中不断努力奋斗。大家应该换位思考，站在他人的角度看待问题，为他们多想想，为这些下岗失业人员提供更多服务。在利用、储存以及收集他们的个人信息等方面，不能马马虎虎，也不能置之不理，要尽最大能力帮助他们处理所遇到的困难。个人信息关系着个人未来的发展和命运，没有人有资格对此表现出轻视的态度。如今，社会改革进程正在一步步深入，大家都面临着严峻的就业压力，强化管理与服务下岗失业人员的个人信息，不但有助于缓解下岗失业人员再就业的严峻形势，还有助于促进社会和谐稳定发展。由此能够看出，不断健全个人档案管理和服务的有效制度，对促进下岗职工的再就业，自身创业，实现个人信息服务社会建设有非常重要的意义。

二、现行的下岗职工个人信息管理和服务情况严峻

值得关注的是，目前少数单位还是十分重视下岗职工的个人信息管理和服务工作的。有些部门管理下岗职工的信息，职责分明，个人信息集全管理措施完善，方便查询，利用便捷。有些单位进行了整体移交，全面处理好了各项信息收集管理，从个人简介、和原企业签订的就业合同、下岗人员再教育资料等诸多方面对个人信息实现了完善与补充。另外，有些企业努力实施附加服务工作，推动信息资料的充分利用和发展，努力探索就业路径，为拓展下岗人员的再就业创造机会。可是还有些部门在信息管理和服务方面还表现出少许不足之处，需要得到高度重视。比如，大家在帮助那些下岗人员查询个人信息时，便发现有些企业对下岗人员的信息管理工作做得并不全面，未得到相应信息管理与服务上的费用与人力投入。相关管理部门把有些工作人员的个人信息随意搁置，没有全面得到整理和及时保存。工作人员在办理个人退休或是开具就业证明时，查询个人信息犹如大海捞针，无边无际。更为严峻的形式是，有些企业破产后，下岗人员个人档案丢失、信息缺失的现象屡见不鲜，甚至还有些单位让下岗人工自己保存档案的情况。这些现象都导致部门和单位自身不能及时提供下岗人工的再就业实时资料，从而损害了从业人员的利益。另外，少数地区劳动部门同样不太重视合理保存下岗人员的档案。有些信息托管单位，严重缺少工作责任心，把信息托管关系简单视为寄存关系，未制定科学、规范的档案管理措施，人力资源档案管理的实施力度缺乏，造成下岗人员信息的完整性无法得到保障，从而制约下岗人员再就业效果的发挥。有些下岗人员在申办有关手续过程中，根本摸不着头脑，先从单位找到管理部门，再从人力部门找上档案局，最终还是什么都没有办成，这严重损害了从业人员的自身利益，并且还很大程度上还损害了地区政府与企业的良好形象。

三、加大力度完善下岗职工个人信息管理和服务

目前，要全面做好下岗职工个人信息管理服务工作。首先，要建立为下岗员工服务的观念，充分理解强化下岗员工信息管理的重要作用，多多设身处地的为下岗职工想，严格监管下岗员工信息管理和服务工作，将员工个人信息视为促进国计民生发展和了解社会就业情况的重要途径，加大宣传力度。比如，在小区、广场等人口集中的地方设置专门的宣传栏，写一些宣传语，利用计算机网络信息技术等媒体，增强大家对下岗职工信息管理工作的了解，充分发挥出下岗员工档案管理和服务工作的积极作用[4]。其次，要努力改进下岗职工信息管理和服务方式现存的下岗员工信息能通过单位管理员工信息到各种档案管理机构参与管理，充分发挥出信息的社会化功能。促使档案管理起到服务下岗职工的重要作用，推动下岗员工信息管理实现社会化。对那些遗留在原档案管理单位的资料，尤其是那些破产的企业员工档案，应把保存、整理和收集下岗职工信息工作，视为破产企业流程的重要过程。此外，对下岗人员“三股分流”的资料，比如有些在企业主管单位，有些在人社部门，有些在档案部门，需要统一集中整理，所有信息都纳入档案局来执行，提升管理和服务质量水平和有效性。另外，还要适当投入资金支持，消除这些缺失档案资料的整理费用情况，防止流失档案，同时还能够消除个人信息对下岗员工的约束，使档案更好服务社会发展，进而逐步促进下岗人员的再就业和创新工作。

总而言之，加强下岗职工档案管理和服务工作，对推动企业发展和维护社会稳定良好发展、缓解就压压力、处理社会各种矛盾有非常重要的作用。

参考文献：

[1]莫金兰.同心同德，齐抓共创，构建模范职工小家――南宁公交工会营运一分公司分会建设模范职工小家事迹[J].人民公交，2016（07）：88-89.

[2]曹作松.加强高技能人才队伍建设助推县域经济发展――关于山东省蓬莱市高技能人才队伍建设探究[J].现代经济信息，2016（13）：112.

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（二）人事档案管理不集中、不专业。中学的教职工人事档案没有由上级主管部门进行统一管理，有些中学还根据不同的管理职能，将教职工的人事材料分散到各个部门。教务部门管理的人事材料主要涉及教师的业务水平、教学能力、教学的任务以及奖惩情况等，而科研部门主要负责管理教职工的科研立项、等，人事部门主要管理教职工的社会经历、政治面貌等。这种管理模式导致教职工的人事档案资料管理不集中，容易造成人事档案的缺失。

（三）人事档案的管理方法滞后。当前中学教职工的人事档案管理仍主要以纸质的形式存在，缺乏现代化的管理技术和方法，还有一些中学里的人事档案管理部门只是将教职工的人事档案资料录入到计算机中，却无法进行档案的检索、查询，人事档案信息的统计工作只能依靠手工完成，信息化水平比较滞后，造成了资源的大量浪费。而且学校的档案室硬件环境比较差，有些中学的档案室位于教学楼中的偏僻位置，门窗等封闭不严，长期处于阴暗潮湿的空间中，档案容易出现破损。

二、中学教职工人事档案管理模式优化措施

（一）健全学校人事档案内容。由于中学教职工的人事档案内容信息缺少，缺乏实用性，无法满足当前中学发展的实际需要，因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。在人事档案中设立教职工的教育教学登记表，综合反映教职工的教学以及工作情况，增加教职工的学术研究情况，准确的反映出教职工的学术能力和地位。同时，增加教职工的进修以及奖励情况，了解教师的再教育以及社会地位。在教职工原有档案的基础上补充这些内容，能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平，为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据，也有助于提高教职工的竞争意识，实现良好的发展。

（二）建立完善的信息化数据库。为了提高人事档案管理的效果和质量，中学应积极采用现代化的信息技术和手段，建立人事档案的信息化数据库，中学的人事部门应按照学校的人事管理制度以及相关规定，利用信息化软件对教职工的人事信息进行采集、登记，建立人事档案的信息数据库。个人的信息要真实、完整，并由教职工本人以及学校的人事管理人员在规定期限内容，在学校网站上对人事信息进行补充和更新，学校进行定期的审核，然后限制访问权限，避免数据、信息的随意改变。学校应对教职工的人事档案资料进行动态化的管理，保证学校教职工的人事档案信息及时更新，建立标准化人事档案的信息数据库，为今后教职工人事档案的管理和利用作保障。

（三）做好人事档案管理的安全工作。中学还应做好人事档案的安全管理工作，避免出现威胁人事档案安全的隐患。要严格控制人事档案的知晓人员，特别是科研教职工的人事档案，禁止无关的人员接触人事档案。建立专门的人事档案室，做好防火、防盗、防霉等工作，储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新，保证计算机的安全运行，人事档案信息的网络要严格管理，禁止移动硬盘的外带，避免人事信息的泄露。

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前言

企业职工档案的建立需要依靠职工管理部门在进行职工招聘和考核等工作时，将职工个人的经历、业务技术水平、工资福利以及参保情况等信息记录下来，以此作为全面考察职工并依法维护职工合法权益的依据。但是目前企业养老保险档案建立的情况却不容乐观，在我国社会主义市场经济越来越成熟的背景下，由于不少企业对于建档没有给予充分的重视加之对于档案管理不规范，导致职工档案缺失或记载错误的情况时有发生，这严重影响了养老保险对于职工合法权益的正常保护，并对企业的稳定发展构成威胁。基于此，企业方面一定要重视职工档案工作的顺利进行，为企业和职工着想。

1档案管理在企业职工养老保险中存在的问题

在翻看企业职工养老保险档案时，可以发现其中存在不少问题：由于人事档案管理的水平不高，导致很多职工退休的条件得不到及时的办理和审核，不能适时地享受本该拥有的养老待遇。另外，目前不少地方社保机构在审核档案时发现其中关于职工工作履历、以及是否从事特殊工种等信息的记载尚不明确，增加了后期完善的难度。因此，对于职工养老保险档案的记载一定要力求真实、准确、详尽，并对收录的档案进行规范化的管理。接下来我们将详细分析企业职工养老保险档案中出现较为频繁的几个问题。

1.1部分企业对于职工档案的记载不准确

很多企业的职工档案中对于员工个人信息的记载都存在或大或小的错误，比如姓名中的错别字以及立档时年龄填写的错误等情况都数见不鲜。而出现这些情况的原因大约有以下几个：首先，企业在招聘员工时，没有及时给员工设立一份个人档案，由此导致招工登记表等材料的欠缺；其次，企业在设立职工养老保险档案时，忽视了职工的定职定级表等材料的归档，导致个人材料内容不尽完善；三是部分企业在改制之后，没有与职工签订相关的劳动合同，致使职工的档案中缺少了《劳动合同书》等法律材料的保o。

1.2部分企业对于职工档案疏于管理

有的企业由于资不低债面临倒闭的风险，在人力资源部门被迫解散以及档案管理人员的事业之后，职工档案由于得不到有序的管理，往往导致职工档案遗失情况的发生，威胁职工养老保险的领取和享用。

2针对档案管理在企业职工养老保险中存在的问题提出的解决对策

2.1制定人员培训计划，不断提高业务素质

企业职工档案作为职工参加保险的原始记录，是职工在退休之后享受各项福利待遇的一项重要材料，与每个职工的切身合法权益密切相关。因此，为了推进档案管理工作不断进步，我们首先要对企业专职档案管理人员进行相关技能培训，以确保专职档案管理人员队伍的规范性和可靠性，主要有以下两种方式可供参考：其一，邀请高校里研究档案管理的专家对职工提供理论培训，给员工灌输先进的档案管理工作理念；另外，也可以通过鼓励档案管理职工参加省市档案局组织的专业培训，使档案管理工作者从外部源源不断的获取新的档案管理信息，构筑自己新的管理理念。总之，考虑到职工养老保险档案在维护企业形象以及保护职工合法权益方面在目前和将来将发挥的重要作用，不管是职工档案管理机构还是职工个人都要致力于增强职工养老保险档案管理和责任感。

2.2引入信息化管理手段对职工档案进行有效管理

由于信息化时代的到来，各种数据急剧膨胀，而传统的手工编辑和检索职工养老保险档案的操作方式，不仅费时费力，还不能保证数据统计的准确性，已经难以跟上时展的潮流。因此，应在了解自身企业发展的实际情况的基础上，推广网络传媒、数据库等高科技信息网络技术在档案管理中的应用，实现信息资源的共享与整合；还可以安装档案管理软件，开展永久性的计算机录入和存储档案信息的工作，从而不断提高检索档案的速度和质量。基于此，企业还要培养一批计算机技术过硬的档案管理人员，使之能够熟练应用各种信息系统来进行档案管理，提高为职工服务的水准。企业还可以在养老保险业务中增加一系列档案信息查询服务，方便退休员工查询和了解自己有权享有的社会福利待遇，确保档案管理和档案检索工作的有条不紊。

2.3深入开发档案信息，更好的为人民服务

要深入挖掘企业职工养老保险的利用价值，让其更好地为投保员工服务，将档案管理工作转移到社会保险工作服务重点上来对待。另一方面，要设法提高社会保险档案的使用效率，在对员工的各项基本信息进行立档之前，都要积极做好相关资讯的筹备工作，以确保企业职工养老保险档案的万无一失。

3结语

综上所述，随着社会主义市场经济的不断发展，职工社会养老保险档案已经覆盖到全国各地的企业，职工档案的内容也不再仅仅局限于职工的工资审批晋级等方面，而是更加注重职工养老保险、医疗保险等的投保和使用。社会发展的齿轮仍在不停的转动着，档案管理工作所面临的形势也在不停的变化，要想经受住考验，企业方面要不断更新职工养老保险档案管理的理念，拓宽为职工服务的领域，根据实际情况建立新的服务机制，牢牢把握住档案管理工作发展的脉搏，切实为民务实，了解和满足人民群众的需求，做为职工着想的优秀企业管理者和档案管理员。

参考文献：

[1]张明琴.企业职工档案管理中存在的问题和对策[J].业务建设，2013（01）：36-37.

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一、部分企业职工档案管理的现状

1.企业没有建立规范的职工档案,职工合法权益得不到保障。目前我街道新开工或扩建的规模以上企业民营、外资企业达500多家,当地、外来职工人数已达20多万,由于多种原因,近一半的企业没有建立职工档案,新进职工与离职职工没有记载,职工技术职称及技能不能确定,因没有文字记录,也就没有企业来管理,养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受。

2.部分企业职工档案资料收集不规范。有四个方面的原因:一是企业在招用职工时,没有立即为其建立档案,故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案,但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档,至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡(镇)企业改制后,不与职工签定劳动合同,对辞退的老职工也没有终止或解除合同,致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱,造成职工档案遗漏遗失严重。

二、职工档案管理中存在的主要问题

1.现行档案管理体制与经济发展不相适应。企业职工档案由企业多个中层部门管理,部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案,企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式,有悖于企业实行的全员劳动合同制,给企业的职工管理带来诸多麻烦,不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后,没有了上级主管部门,企业对档案管理的重视程度逐渐减弱,职工档案或有或无的责任问题无部门追究,对已建好的职工档案,因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失,职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多,部分企业为达到控制职工的目的,扣押职工档案,使调离的职工办不成调动手续,造成人走多年,档案还在原单位的情况。这些问题的出现,影响了职工档案管理的规范和安全,同时也侵害了职工的个人利益。

2.企业档案管理人员综合素质低,不能适应档案工作发展的需要。由于部分企业没有认真负责地填写职工档案材料,致使档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多难度。

3.档案保管条件太差,影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差,档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过,责任意识不强,档案业务不熟悉,年复一年,档案管理形成了恶性循环,出现了档案越管越差,越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

1.依法治档,加大对企业职工档案的管理力度。地方档案行政部门要突出抓好对企业依法治档的严肃性和规范性,力求在档案法制建设上有新的进展。依法治档是促进企业职工档案全面、规范的根本保证。地方档案行政部门要行使行政执法能力,提早介入企业职工档案的规范化管理进程,完善档案执法监督机制,推进依法治档水平。要加大对企业档案法规的宣传教育,着重提高全社会特别是各级企业领导层的档案法制意识,在企业职工建档问题上,地方档案行政部门一定要按照《档案法》的要求,严格标准,严格执法,严格监督,不当老好人,不去应付或有差不多就行的意识,更不能把《档案法》当作一种软法去执行。

2.建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要,企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理,有条件的企业独立管理职工档案,条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理,这样既能有效地保障了职工的个人利益,方便了企业对职工或职工档案的管理,避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生,积极发挥劳动保障部门的服务职能,提高了办事效率。

3.做好企业档案管理的基础性工作。企业应严格执行《档案法》的各项规定,健全档案管理制度,认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料,定期督促、检查,发现问题及时整改,保证职工档案资料的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养,定期参加地方档案行政部门组织知识培训,加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育,使档案人员在执行政策、规范操作上适应企业需求,从而全面提高档案管理水平。

4.加强企业职工档案管理,实现档案规范化管理,确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展,为了企业职工档案规范化的管理,笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发,是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见,不论企业规模的大小,都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系,有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查,对职工档案达不到要求的,要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软,不走过场,以法办事。

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一、相关概念和意义

职工档案是国家档案的组成部分，指行政机关、企事业单位的劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察干部、职工的依据。失业职工档案管理，是公共就业服务部门按照党的惠民政策，为失业职工提供的一项免费的档案服务，档案中记载了个人经历、工作情况、工资待遇等内容，是办理退休养老、享受相关待遇的重要依据，提供失业职工档案服务，对保障失业职工的合法权益，具有十分重要的意义。

二、失业职工档案管理中存在的问题

1.档案管理工作的宣传不到位

档案管理工作的发展和进步，需要社会各界对档案管理工作有一定的认知和了解，很大程度上取决于档案宣传工作保障作用的发，失业职工档案管理也不例外。但目前的档案宣传工作却存在明显的不足，如到我们单位来办理档案的一些失业职工说很少听到档案方面的宣传，感觉神神秘秘的，差点自己拆开了看看。在宣传内容和形式等方面尚有欠缺，导致档案管理工作的宣传工作的效果不理想。另外，目前档案类的专刊比较少、缺少能够广泛汇集、总结档案管理先进经验的载体，同时因对档案管理工作的重视度不够，目前已成立的档案宣传专刊稿件质量良莠不齐，发行量也不大，无法形成强有力的宣传攻势，在新媒体范畴内也很少涉足，无法取得与年青一代的潜在档案使用群体有效接触，制约了档案利用效率的提升。

2.对档案管理工作的重要性认识不足

目前，社会上出现了一些错误的观点：一些人认为档案管理工作是一个闲职，只有官员亲属才能抢占先机，或者是作为隐形福利发放给领导认为“需要”躲轻闲的人；一些人认为只有公务员、事业单位和大型国有企业群体才需要档案，对于面朝黄土背朝天的老百姓来说，只要按照规定交纳了社保，最后就可以得到该有的保障，档案可有可无或者是画蛇添足；还有一些高校毕业生，忽视了档案的重要性，只管毕业前后找工作，投简历或者继续深造，只要找到工作签定合同、领上工资、缴纳社保就不管档案了，不知道或不去办理任何就I、档案托管等续，最终需要用到档案时才发现档案非常重要，重新建立或补办档案有多麻烦，不同程度影响了档案管理工作的有序推进。

3.档案管理专业人员素质不齐

目前非档案管理部门对档案管理工作不了解，还有部分档案管理部门未认识到档案管理工作的重要性，在人力、物力、财力等方面的投入和支持力度不大，有些档案管理人员没有经过专业培训，基本的档案管理知识都没掌握，甚至对失业职工档案的概念都不知晓，加上部分工作人员责任心不强，正规档案的收集、审核、整理、归集都做不好，更谈不上规范做好失业职工档案的收集、整理、归档、装订等。他们仅能简单地把收到的材料放入档案袋存储起来，很容易出现档案材料不够真实准确，档案前后材料印证不一致的问题，当人事组织部门核验时，就会被认定为虚假档案，还有可能追究个人责任，造成重新认定补充档案资料等诸多麻烦。

三、加强失业职工档案管理的对策和建议

1.加大宣传提高认识推进工作

加强同媒体合作是做好现代社会宣传工作的重要手段。在过去占据宣传阵地的传统媒体主要包括广播、电视、报刊杂志等；引领时尚的新媒体主要包括网站、微信、聊天室、社交平台等。档案管理部门应当加大对新媒体宣传工作的研究投入，在原先知识竞赛、演讲比赛、社会答题等方式的基础上，创新比如档案宣传日、微信知学平台、专题档案宣传栏目等方式，充分利用传统媒体和新媒体，加大对档案管理法的宣传，广泛开展各种宣传活动，组织开展《档案法》竞赛和比赛，扩大档案管理工作的社会影响力。很多档案管理人员专业不专，业务不会，归根到地还是认识上出了问题，因此就需要加强日常教育引导，让工作人员有紧迫感和危机感，树立“今天工作不努力，明天努力找工作”的思想意识，自觉更新知识，提高工作的主动性和自觉性，营造良好的社会环境，提高全民的档案意识和认同，加快档案管理工作纳入法制化管理轨道的步伐。

2.严格准入加强培训提高素质

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关键词：　企业职工档案　存在问题　对策

企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是职工完整的历史记录。它关系到职工职称评定、失业保险、养老保险等许多方面，是职工享受各项社会保险待遇和办理退休手续的主要依据，是国家档案的组成部分。因此，有效地管理和利用企业职工档案，对落实科学发展观、维护企业职工利益，维护社会稳定，完善劳动力市场，构建社会主义和谐社会具有十分重要的意义。

一、当前企业职工档案工作存在的问题

原劳动部、国家档案行政部门于1992年颁布的《企业职工档案管理工作规定》，已经不能适应新的形势发展需要，随着市场经济体制改革进一步深入，企业实行改制、破产已进入扫尾阶段，原有的企业职工档案归用人单位或主管单位管理已不再存在，现在企业职工档案工作面临着新的机遇与挑战。目前主要存在以下四个方面的问题：

（一）管理机制滞后

1、现行档案管理体制与市场经济发展不相适应。现在企业职工档案由多个部门管理，职责分工交叉重迭。人事部门管理干部身份的职工档案，劳动和社会保障部门管理改制、破产和下岗分流人员职工档案，其中内退和退休由养老保险所属经办机构管理。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦，也不利于维护职工个人利益，促进劳动力合理有序流动，建设科学、规范的劳动力市场。

2、改制、破产企业的职工档案走向不清。改制、破产企业的职工档案归市劳动和社会保障行政部门的技术工人交流中心管理，而有些改制企业的职工档案，最近则归其主管单位市经贸委管理，有的职工档案暂归留守处管理，造成管理混乱，查找困难。企业的职工到退休或落实有关优惠政策时，只知道都到劳动和社会保障行政部门找，时常有找不到的情况发生，给职工带来极大的不便。

3、职工档案管理的利益与责任关系不明。企业改制时，由于接收职工档案有一笔费用，有些主管单位就争着要接收被改制企业的职工档案。待费用用完之后，又觉得这些档案是累赘，想移交给劳动和社会保障行政部门的技术工人交流中心，可技术工人交流中心又是自收自支的单位，不交费用则拒绝免费管理档案。

4、解除劳动关系人员档案转移不明确。随着社会主义市场经济体制的导入，改制、破产企业逐步增多，解除劳动关系人员的档案后续问题日益呈现，解除劳动关系人员在与企业解除劳动关系时，企业给予员工一次性经济补偿金，在得到经济补偿金后，员工的档案能否转移没有明确的政策性文件。

（二）领导管理档案意识淡薄

1、重视程度不够。企业是以营利为目的从事生产经营活动的社会经济组织，受习惯定式的影响，有些单位的领导和部分同志认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，档案所需经费短缺、发展后劲不足，导致了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成职工档案工作。随着改革的全面深化，企业精简人员编制，档案管理体制受到冲击，有的被削弱，有的被精简，档案管理人员身兼数职的现象较为普遍，不能集中精力开展档案工作。

2、档案意识逐渐淡化。由于企业产权制度改革进程的不断加快，其中大部分企业改制成非公有制企业，企业人事档案管理工作遇到了前所未有的新问题。保留在留守处或老厂人员档案虽然名义上有主管单位，但受方方面面因素的影响，这些单位的档案多数被遗忘在角落，甚至丢失；而无留守处的单位，则企业职工提着档案回家，自己拿着档案回家涂改。改制企业中，有的片面地认为，企业经营者与员工是“雇佣关系”，用的是职工现有的劳动力，花功夫、费财力抓职工档案管理没有必要，因而，不能把职工档案管理工作列入工作日程，造成了职工档案收集、整理、转递、利用等环节问题倍出，严重影响了工作的正常开展。甚至有的企业负责人为达到控制职工的目的，扣押档案不给，使职工办不成调动手续。这些问题的出现，影响了档案管理的严肃性，更侵害了职工个人利益。

（三）管理方法落后

职工档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。多数企业档案室设备陈旧，管理手段落后，档案管理“八防”达不到标准。职工档案管理停留在传统的手工管理方式，只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子。在运用先进的计算机和 网络技术等现代化手段，充分利用档案资源，提高队伍素质，促进企业发展方面下功夫不够。

（四）档案管理人员素质不高

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。

二、解决企业职工档案工作存在问题的对策

要解决企业职工档案工作存在问题，必须贯彻落实科学发展观，坚持以人为本，以创新为动力，以档案信息化建设为手段，以服务为方向，促进企业职工档案工作向科学化、规范化发展。

(一)建立与市场经济发展相适应的现代管理体制

1、要明确档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》，明确规定档案管理者，一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后，具备保管条件的的用人单位，二是当地劳动和社会保障行政部门的技术工人交流中心。严禁职工个人或他人保管档案，民营中介服务机构也不得保存职工档案。

2、要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后，对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接；对临时未落实单位人员，归劳动和社会保障行政部门的技术工人交流中心管理，待落实单位后，办理转递；对解除劳动关系的人员，其档案归劳动和社会保障行政部门的技术工人交流中心管理；对下岗人员的档案，应及时转递到劳动和社会保障行政部门的技术工人交流中心保存，以便再就业时使用。

3、管理方式应适应企业经济发展和新型劳动力市场发展的需要，由现在的多级分散管理逐步过渡为集中统一管理。有条件的大中型企业由劳动和社会保障行政部门、档案行政部门指导，独立管理职工档案，小型企业和私营、个体、外资企业的职工档案由当地劳动保障局的技术工人交流中心管理。应用计算机网络技术，建立个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等一条龙管理体系，这样既能有效地保障职工个人利益，方便企业的职工管理工作，杜绝档案管理中不良现象的发展，又能充分发挥劳动和社会保障行政部门的服务职能，提高办事效率。今后将逐步过渡到对本地区企业职工档案实行由当地劳动和社会保障行政部门集中统一保管，由当地档案行政部门统一进行监督和业务指导，将职工的档案划分为在职、失业和劳动事务三个部分，实行统一化、规范化的管理，查阅取证制度化、网络化。此举可避免职工档案在企业的随意性和职工流动、再就业等统计查询的不稳定因素，为当前的下岗、失业人员再就业以及职工办理退休等提供方便。

（二）强化档案意识，提高企业职工档案工作地位

加强宣传，提高企业领导的档案意识。一是充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法，通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传，转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传，使他们把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划和企业计划中占据一定的位置。二要通过各种有效的舆论形式及培训形式，使企业职工档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大职工档案工作经费投入，使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面、协调、可持续发展。

（三）加强管理，形成科学完善的管理机制

1、加强宏观指导。劳动和保障行政部门对企业职工档案工作进行领导与指导，档案行政部门对企业职工档案工作进行监督、指导。

2、提高档案工作的规范化程度。为了使档案管理程序化、规范化、科学化，必须结合职工档案工作实际建立健全各项制度，并严格执行制度，检查落实制度，切实做到有法必依，有章可循。企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

3、做好档案管理的基础工作。档案管理单位应严格执行《劳动法》和《档案法》，健全档案管理制度，认真负责地为每一个职工记录、收集、整理、保管好档案材料，定期督促、检查，发现问题及时整改，保证职工档案的完整、真实、精炼、实用。

4、提高档案管理现代化水平。随着档案现代化管理的深入，随着信息时代的到来，各种现代化设施以迅雷不及掩耳之势袭来，使计算机技术为核心的档案管理现代化发生了新的变革，正迈向信息化、网络化的时代。我国传统的职工档案管理应由控制性、分散性管理转向服务性、集中性管理，网络技术为我们提供了发展的契机。要不断强化档案管理人员现代化管理意识，对他们进行现代化微机知识培训，并熟练掌握有关知识。要重视运用现代设备手段，对职工人事档案信息进行筛选、整理、加工，形成人事档案的信息精品，充分发挥现代化工具的作用。

（四）加强队伍建设，提高档案管理人员的素质

人才是事业发展的关键，把档案干部培养成学习型、创新型人才是新形势下做好企业职工档案工作，开创新局面的前提和保证。要从促进事业发展出发，坚持以人为本，积极实施人才工程，努力构造一个发现人才、培养人才、使用人才、储备人才的良好机制，建立一支业务素质较高的职工档案管理队伍。

1、要严把选人关。档案工作是一项政策性很强的工作，根据新形势档案工作的需要，选配档案管理人员时，要注重选拔思想政治素质高，年纪轻、学历高、擅长计算机操作，有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作。

2、要强化培训，优化档案管理队伍素质。注重实用性，以整代训。分期分批集中档案管理人员学习业务知识，围绕疑难问题进行研究探讨，以达到取长补短，共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学，并加强自学情况检查和督促，从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。定期召开改制企业职工档案工作座谈会、研讨会，交流改制企业职工档案管理经验，解决疑难问题，研究新的发展思路，提升工作水平。

3、要健全目标管理。把档案管理人员的工作成绩纳入岗位目标管理，并与年终考核相结合，从而促进档案管理人员素质的提高。