城建档案数字化管理大全11篇

城建档案数字化管理篇（1）

中图分类号：G275文献标识码： A

引言

随着科学技术的发展，数字化信息技术极大地影响、促进了档案管理工作，但从另一方面来说，档案管理的数字化建设也为信息技术的发展提出新的要求和改革方向。为了更好地实现信息管理和服务功能，必须加快档案管理的数字化建设，从而满足城建的需要。

一、城建档案管理数字化建设的意义

传统的城建档案主要是利用人工进行管理和检索的纸质档案，存储时占据很大的面积，而且大多数的城建档案信息只建立了档案的分类目录和全宗目录，调阅时必须依靠人工查找，致使调阅的速度较慢，效率也不高。另外，由于档案存放的分散性，使得信息资源只能借助人工进行查找和整合; 并且传统的纸质档案很容易在掉调阅时损坏，特别是年代较久的档案被损坏的可能性更大; 一旦有火灾或者水灾发生，这些档案就会受到灭顶之灾; 城建档案信息缺乏一定的系统性和完整性，在深度、广度上也存在着局限性; 城建档案信息是在各个馆室内完成调阅以及保管，无法进行远程调阅，因此不能实现资源共享，无法达到信息的交换。由于以上问题的存在，使得城建档案的应用有了很大障碍，而且一些资源需要重复保存，这样就会浪费很多存储空间。而数字化档案信息有效的避免了这些问题，它是在数字技术的基础上，根据计算机网络及存储技术，能够实现资源共享，使档案信息能够充分的发挥其查询和使用的功能。

二、城建档案数字化建设的步骤

1、建立城建档案数据库。第一步，将文件级目录输入。在建立数据库的时候，可边输入边打印，一方面将卷内文件目录补齐，另一方面对输入的正确性进行检验，以保证城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

2、加强电子文件的收集与积累。电子文件有电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案的主要来源。为保证所形成的电子文件不会丢失，确保电子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要对所形成的电子文件及时收集积累。电子文件的收集积累，不但能确保电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，并且也防止了信息内容的载体在个人手中丢失、损坏的现象，很好地保护了电子文件的安全，为电子文件的归档奠定基础。

电子文件的收集积累范围，应按国家有关规定严格执行。用载体传递的电子文件，要按规定登记、签署，需要更改的，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，以防有差错。

3、城建档案数字化与上网利用同步。城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。

数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。

三、城建档案管理数字化建设中存在的问题

对于城建档案来说，最重要的问题就是长期存取。随着我国科学、技术的不断进步，计算机的软件、硬件技术不断的更新，直接影响城建档案信息的长期存取。数字城建档案信息的需要在物质载体上进行记录，物质载体的性能越好，存储的时间越长，反之，物质载体的性能越差，存储的时间越短。所以档案信息存储物质载体能够直接决定数字信息的存取期限，在进行存储载体的选择时要注意载体的稳定性和使用寿命。

基于城建档案的特殊性质，使得城建档案信息具有一定的法律价值。在传统的非信息化的档案，即纸质档案中，档案信息存储的载体是纸张，不容易被改变，所以能够保证信息的完好，其在法律上小的效力也很强。但是在电子档案中，一些档案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始档案信息，其法律价值也需要一定的时间才能得到认可。

数字档案需要进行资源共享，信息资源共享的前提就是数字档案应具有一个统一标准，标准的格式和规范，以实现各档案馆的档案信息共享。但是当前，档案馆中对于数字档案的相关规范和建设缺乏统一，一定程度上影响日后的资源共享，更不能实现信息资源的交换。

传统的纸质档案的存储稳定性和保存的时间期限都比较好，所以、传统的纸质档案具有一定的可靠性。而信息数字化的档案的存储载体主要靠技术设备，又比较高的环境条件限制，缺乏稳定性，如果技术设备或者存储载体出现问题，数字档案就无法使用。

四、城建档案管理数字化建设的策略

（一）大力推进数字城建档案馆建设

大力推进数字城建档案馆建设是城建档案管理数字化建设的重要环节。城建档案馆是集中管理城建档案的地方，应加大对数字城建档案馆的建设力度，大力推进数字城建档案馆建设。在城建档案管理中，通过数字化建设，可以实现信息服务模式由被动“转化”为“主动”。数字城建档案馆建设应以城建档案信息资源利用为目的，实现档案信息资源共享的数字信息系统。在大力推进数字化城建档案馆建设中，城建档案部门是社会资源消费的一个系统，数字化城建档案管理系统建设，将实施数字化档案馆建设列为重点内容，应以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心，以城建档案信息资源利用为目的，加快数字城建档案馆建设。

（二）加大硬件投入，扩大软件推广

目前数字化档案管理工作存在硬件建设低下、软件重复开发的问题。具体体现在大部分单位的还停留在低水平的建设上，机房、网络设备和安全设施存在诸多问题，档案网络建设滞后；许多单位为了率先实现数字化管理，纷纷与软件开发公司定制档案管理系统，导致档案管理系统质量参差不齐，数据类型不一致，数据库之间不能转换，信息共享受限，浪费资源。因此，必须有计划有步骤地进行微机硬件配置、网络设备更新和安全设施添置，尽可能取得财政支持，营造最大限度的档案硬件环境；随着信息时代的到来，档案管理数字化已成为时展的必然趋势，因此软件选择是档案管理数字化中尤为重要的一点。好的档案管理软件，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。因此在软件开发方面，建议尽快建立一套档案数字化管理方面的软件设计方案，迫使粗制滥造、不符合实际的软件退出市场，并将优质的、符合现实需求的软件推广出去，建设一个相对统一的软件环境。

（三）规范数字化建设，制定统一标准

档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。

（四）提高人员素质，增强业务水平

提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。

结束语

城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源，其重要性正日益凸显出来，因此我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化城建档案管理系统奠定坚实的基础。

参考文献：

城建档案数字化管理篇（2）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）18-0-01

传统的纸质档案管理方式存在很多不足之处，如档案资源的调阅费力、耗时以及占用空间大等。应加强城市档案管理的信息化建设，增强城建档案管理的数字化能力。为此，要借助先进的计算机硬件和软件设施，以电子化的形式保存城建档案，注重城建档案的信息化管理，以提升城建档案的管理效率，更加有效地体现城建档案的重要功能。

1 规范城建档案信息化建设指标和要求

城建档案信息化的指标是推动档案信息化建设的前提条件和基础保障，也是档案信息化建设的主要方式。在城建档案信息化建设的进程中，它逐步成为一个关键性组成部分，为使共享信息资源更加有效，要确保档案信息的准确性与真实性。为此，应严格要求档案信息的搜集、整理、储存、加工等一系列工作，确保档案信息资源的有效性。这要求相关人员根据行业规范和国家要求，制定有关指标规范，其主要涵盖：①城建档案信息资源的数据格式要求。信息管理系统中录入的信息需要确保格式一致，以增强信息资源共享和传递的有效性；②处理业务的要求，换言之，即涉及档案业务的要求；③管理性的指标和要求，规范管理档案管理工作者的行为和设备等，包括提取与录入档案信息，以及规范档案管理工作者的行为等。

2 建设城建档案信息管理系统

目前，一般由专业开发软件的企业来建设城建档案管理系统，但档案管理部门的工作者也应参与前期的方案探究与调研事项，并认真调试测试软件。除此之外，为更加有效地共享信息资源，应当统一电子政务资源以及城建档案信息管理系统，提高城建档案管理的起点，使其可从更高的视角上进行信息化建设，大大提高城建档案管理效率。对于档案信息管理系统的网络建设，应在实现各种开放需求的过程中，创建一定的硬件平台与软件平台，提升网络的稳定性与可靠性，规避档案信息化风险。

3 设计城建档案管理系统的数据库储存

目前，城建档案管理信息化的基础性条件业已具备，且逐步健全了硬件与网络设备，城建档案信息化建设的另一重点是管理和设计数据库。因此，要科学设计数据库。首先，城建档案管理数据库需涵盖三项内容，即文档库、影像库、空间库。其中，数据库不同，文件的储存格式也不同，所有的数据库间存在相互联系，在用户调取某一种信息的过程中，其他文件库都能对其实施管理和编码。其次，创建高效检索系统。有效检索信息资源是档案信息化建设的关键，否则，信息系统就仅成为记录数据的工具。在设计数据库的过程中，要借助先进的多媒体技术以及计算机技术有效整合不同载体的档案信息资源，多层次开发档案信息资源。从某种意义上来讲，整个系统的工作效率受系统检索效率的制约，因此，在设计档案管理数据库时，应遵循科学与安全原则，并注重提高信息检索的效率。

4 应用及管理城建档案信息资源

在应用及管理城建档案信息资源的过程中，要注意以下几点。首先，创建与完善信息化安全管理机制。立足于我国相关的法律和法规，创建与完善档案管理制度和体系，清楚划分登录系统不同工作者的责任与权限，提升系统信息的安全性。其次，注重培养信息化的专业性人才，持续提高档案管理工作者的素质，有效实现城建档案信息化建设。

5 注重建设城建档案管理的信息化人才队伍

城建档案信息化的一个重要保障是具备一支综合素质较高的信息化人才专业队伍。建设人才队伍除要提高内部管理工作者的业务素质外，还应培训、引进现代化的管理人才和信息技术开发的技术性人才，以优化队伍结构。尤为关键的是，要不断更新各个级别领导的知识领域和结构，确保城建档案信息化具备一个优秀的引路人，且形成一支强大的人才队伍链，在城建档案管理工作者和信息技术开发工作者紧密配合的基础上，实现城建档案的信息化建设。

6 结 语

城建档案管理的数字化建设处于一个理想的发展阶段，人们的认知能力与思想意识的改变决定了其发展趋势与发展方向。档案管理人员不能停留在以往陈旧的管理理念和管理模式中，应创新思想，立足于城建档案管理的现代化和信息化，纵观历史发展趋势和新形势，确保城建档案管理的数字化建设能有效推动城市经济的发展与社会文明的进步。

主要参考文献

城建档案数字化管理篇（3）

城建档案是城市建设、规划、发展的依据，记录了城市发展的历程和发展状况。城市发展是在城建档案的信息采集、处理、分析的基础上进行规划的。在这一过程中，需要大理的档案信息进行量化定性分析。为了提高工作效率，许多城建档案管理部门进行了档案信息化建设。在信息化系统中对城建档案进行数字化管理是时展付与档案管理人员的使命与任务。为了更好地对城建档案工作进行管理，必须将数字化管理运用到城建档案管理工作中去。

一、数字化管理的概念

数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式[1]。在城建档案工作中应用数字化管理，可以将城建档案管理得公平、客观、优质、高效，提高城市规划的有效性，保证城市发展的目的性，把握城市发展的方向，记录城市发展的动态。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式。

二、数字化管理在城建档案工作中的应用

1、数字化管理在城建档案接收上的应用

城建档案接收工作的数字化，是按要求建立电子档案将进行报送，然后根据建设工程进展，将建设工程的文件和图纸信息同步录入系统，以光盘、U盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求，逐条逐项地信息的录入，避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余，体现了城建档案的客观性和真实性，而且在接收录入时，由于电子信息的可复制性，大大提高了工作效率。

2、数字化管理在城建档案保管上的应用

传统的城建档案保管都是基于纸质档案实体，随着城建档案的不断增多，档案的搬运摆放、调整和保护工作越来越繁重，给档案保管工作带来困难。而数字化管理模式将馆内档案信息进行扫描录入，以后无需再对纸质档案进行搬动和查阅。对于新接收的城建档案进行数字化录入，不再需要厚重的纸张实体，大大减少了纸张的浪费和搬动量，节省了库存空间和劳动量，而且在管理上也是在计算机上进行数据库管理、维护和保护。只有做好备份，一切工作都从劳动中解脱出来，并且优化了城建档案保管的环境。这种数字化档案管理以更少的人、更少的空间、更少的投入，完成了更加高效的工作，是城建档案工作质的飞跃。

3、数字化管理在城建档案查阅上的应用

数字化的优势在于方便快捷，满足了人们工作生活快节秦高效率的需求。无论是城市规划部门还是城市建设部门在查阅城建档案时，都需要得到准确、全面、快速的查阅结果，而传统的档案查阅，工作量之大，准确性之低已经完全无法满足城市发展的需要。而将馆藏和新建的城建档案进行全面的数字化录入后，在查阅条件录入后，计算机自动进行全面检索，所有符合条件的档案都一一在列，而且图纸、声像及各种电子文件都可以得到查阅、复制和纸质输出[2]。并通过数字化查阅的结果可以上传至远程端，下载到U盘或打印出来，为查阅者节省了大量的时间，实现了查阅的人性化。

城建档案数字化管理篇（4）

一、城建档案管理数字化的作用

城建档案中记录着一切与城市设施建设、格局规划、绿地兴建等方面相关的活动，是城市发展史的客观记录者，需要被完整妥善、长期地保存下来。城建档案的管理工作一直为相关部门所重视，由于档案数量众多、种类繁杂，所以档案的管理工作会给相关工作人员带来很大的劳动负担。电子文件档案保存作为纸质档案的辅助记录工具，开始出现在各级档案管理办公室当中。与纸质档案并存的电子档案在很大程度上克服了纸质品不易保存、查询困难的问题，通过将数据、文字、图像等资料上传至互联网，建立相关信息的记录网页来实现资料的长期保存与快捷查询。

数字化管理作为一种新型的档案管理方式，实现了传统纸质档案与电子档案的合二为一，它在节约人力资源的同时也实现了财力、物力方面的节约，降低了城建档案管理所需的成本，进而推动档案管理的快捷化与智能化，使城建过程中发生的每件事都能被完整长期地记录下来，并给今后开展的相关建设工作提供了充足的信息资源。数字化技术的应用是信息技术水平发展的侧面证明，从某种程度来说，数字化管理方式促使管理技术提高并取代高强度的人力操作，进而让声音、影像、图片、文字等城建资料得以以数字化形式保存下来。通过掌握相关技术的人才完成资源的收集、整理和排列，使相关内容的管理更具条理性和规律性，能使城建档案真正发挥出其应有的价值。在对城市建设进行具体规划时，数字化档案能使其发展方向和建设方法更加清晰直观，帮助抉择者完成整体的规划，避免出现建设方向上的失误。

二、城建档案数字化管理目标模式

（一）城建档案数字化管理的现状。城建档案数字化管理是档案管理形式上的一种创新，它在为档案管理工作提供便捷的同时也增加了这一工作的技术含量。然而，在具体管理过程中，我们必须发现其存在的一些问题。首先是技术人员短缺造成的信息收集与整理困难。纸质档案大多由专人负责，记录和整理工作也多为手工，技术含量低，易操作。而数字化档案管理则需由专业人员进行相关信息的搜集、录制、分类、整理和记录归档工作，其技术含量高，操作相对复杂。所以，城建档案数字化管理需要网络管理与技术研发型人才、数据库管理人才等共同进行。而当下，专业管理团队尚未形成相关体系，专业性人才也相对不足，这使得数字化管理在落实到操作环节方面还存在一定困难。其次，城建档案数字化管理也缺乏相关的资金和设备支持。部分地方机构对数字化档案管理的重视程度不足，依然沿用传统的纸质档案管理模式，而较少投资于数字化网络体系的建设，这使得实现资料数字化的计算机数量明显不足，造成数字化管理的开展困难。与此同时，硬件设施与资金支持的缺乏也使得工作人员无法深切感受到数字化管理带来的好处，在不少机关，工作人员依然倾向于纸质档案的管理方式。因沿用原有方式对新技术方法带来的冲击，使得纸质档案与数字化档案管理依然共存，这造成了管理成本的增加与人力资源的浪费。

（二）城建档案数字化管理目标模式。首先，要强化工作体系的建设。规范有序的工作体系是开展档案数字化管理的必然前提。通过构建层次清晰、分工明确的工作体系，能实现数字化管理的高效进行。工作体系的建立包括监督管理层、技术操作层两大方面。通过制定操作细则和管理监督标准，能使相关人员在开展操作时有据可依，并能根据对操作细节的理解实现个人能力的提高，使工作人员在应对突发事件时能做出正确及时的处理。其次，相关体系的建立还应遵照政府相关政策进行，将体系建设与人才培养工作一齐重视起来。技术型人才的培养与专业档案整理团队的建设是实现数字管理体系高效运转的人才基础。由于这项工作的复杂性，必须将资源收集型人才、分析整理型人才、归纳存储类人才、计算机与网络设计开发型人才集中在一起，再经过一段时间的磨合训练，来实现团队合作的高效性。城建档案数字化管理所需的人才数量巨大，有关单位必须建立起人才培养体系，使城建档案管理业务能长期稳定地发展下去，才能确保档案管理和调阅工作能始终保持稳定、高效的运行态势。此外，必须将人才培养与档案管理的具体分工相结合，确保人员知识储备的专业性与操作的熟练性。第三，要实现城建档案数字化管理内容的扩展，加强应用系统的研发和管理工作。建立数字化城建档案的目标不仅是为了方便档案的存储和保管，延长档案的有效期，也是为了方便档案的公开与查询。由于城建档案对城市今后的发展有一定指导作用，所以经常被建设部门和一些项目开发商用来指导新城建设、绿地规划等项目。所以，建设城建档案网络应用系统，能促进相关信息的公开化，进而使档案系统成为指导工作的有力手段，相关部门在调动档案、查阅资料时能极大地节约所需时间，进而实现档案存储和使用环节的一体化服务。

城建档案数字化管理篇（5）

对于广大档案工作者来说，档案信息化建设是一个崭新的课题，面对汹涌的社会信息化大潮，档案界如何应对，这是一种挑战，也是一种机遇。城建档案作为档案管理中的重要成员，如何应对信息化的挑战，显得尤为重要。

1、档案数字化的概念

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的原始记录。档案数字化建设是指将传统的以纸张、录像音带为存储介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件盒录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存储于磁带库、光盘库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字档案”管理网络的档案管理技术。

2、城建档案信息化管理的必要性

随着计算机技术，尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸制档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。

城建档案作为城市规划、建设发展过程中直接形成的真实记录，包含着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等的各个专业部门，作为城建档案的存储介质，载体形式主要有磁盘、光盘及录音、录像、文字、图纸、图表、照片等。城建声像档案是城建档案的重要组成部分，是指在城市建设中直接以图片、录音、录像等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明为主的历史记录，我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。而录音、录像带作为声像档案的重要组威部分，如何保管和有效利用也是一个值得研究的问题。

磁性物质容易受外界环境如空气、温度等的影响而改变，从而影响其寿命。因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。采用现代高新技术，对城建档案优化信息源。整合档案信息，实现业务作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用。同时也方便了网上传输，也为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

城建档案数字化建设中的声像档案管理问题是时代赋予城建档案管理者的新任务。声像档案也是提升城建档案在社会地位的极好载体。在声像档案地位越显重要的今天.特别是在高速发展的现代化技术与传统管理工作转化时期，积极探索、研究好声像档案管理这一问题，对城建档案数字化建设发展有十分重要的意义。

开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。而做好城建档案管理工作对促进未来城市建设发展显得尤为重要，通过档案真实反映一个城市过去的面貌，扩大城市知名度。档案工作要紧紧围绕城市中心工作，充分利用各种方式方法，广泛收集各类技术、管理等方面的动态资料编写不同类型的参考资料，主动选择、分析、汇总信息资源。提供档案资料，扩大服务对象和服务范围，以提高城市文化建设的品牌形象。

3、城建档案管理信息化建设的几大核心要素

城建档案信息化的核心是档案信息资源的开发利用，城建档案信息化的实现在于各种档案信息经由公共信息通道实现互联互通，从而满足多用户在同一的或不同的时间和地点广泛而有效地利用城建档案信息。城建档案管理信息化建设至少需要具备以下几大核心要素：

3.1基础设施建设。基础设施是城建档案信息化建设的物质保障，是城建档案信息化程度最直接、最集中的体现，是城建档案信息化建设不可缺少的基本条件，是城建档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。基础设施涉及的内容很多，其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、换和资源共享的必要手段，是档案信息数据、计算机、通信三者结合的产物。

3.2档案信息资源建设。城建档案信息是国民经济和社会发展的战略资源，它的开发和利用是城建档案信息化的核心任务，是城建档案信息化建设取得实效的关键。城建档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志：一方面要采取相关技术搞好原有档案信息数据库的充实和完善，并与有关网络系统实现互联：另一方面是对现有馆（室）藏档案的数字化处理，利用现代信息技术将城建档案信息资源进行压缩处理并转化为数字信息。

3.3标准规范建设。随着计算机技术的广泛应用，办公自动化的迅速发展，网络的不断延伸和扩展，需要确保城建档案信息资源的真实、可靠和安全，就要构建和遵循关于城建档案信息化建设的标准和规范。标准规范是城建档案信息化建设的重要基础，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，要逐步形成具有中国特色的信息化标准规范体系。

3.4应用系统建设。应用系统是进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存贮、传递的各种应用软件，是城建档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障，关系城建档案信息化建设的速度与质量，集中体现了城建档案信息化建设的效益。应用系统建设要同各单位办公自动化、局域网建设同步发展。

3.5人才队伍建设。人才是城建档案信息化建设的关键，是档案信息化成功之本。人才对其他各要素的发展速度和质量有着决定性的影响。各级档案部门必须引起高度重视，建设一支能驾驭档案信息化建设，掌握档案信息化管理的专门人才队伍。

4、城建档案数字化建设需要政府的支持

4.1政府要积极引导，城建档案馆信息化建设的目标，树立建设信息化的意识，增强建设信息化的紧迫感和责任感。在开展工作中要统筹规划。需求牵引，科技创新。

4.2标准化和规范化是建设我国城建档案数字化工程的重要基础之一。结合地区实际情况，逐步推出相关的标准规范。最终形成我国城建档案数字化工程标准规范体系。并且紧密配合国家有关部门，积极探索网络环境下的知识产权保护与保障用户公平使用的合理途径。

4.3相互学习先进经验，提高信息化认识。开展“推进重点，带动一般”的活动。带动全国城建档案的信息化建设步伐。

5、结语

我国城建档案工作起步较晚，但发展非常快。城建档案工作是城市建设发展现实需要的产物。城建档案信息是城市建设可持续发展的战略源性资源；城建档案工作是提升城市品位的重要保证；城建档案工作是城市建设事业的重要组成部分。城建档案古已有之，它与城市建设活动同根同源，既记录了城市的历史面貌.又在一定程度影响了城市建设的内容和走向，城建档案是一座历史文化的宝库，是我们发掘和弘扬城市历史文化特色极其重要的信息源泉。

参考文献

[1]江伟琴.浅论城市建设档案信息化建设[J].科技信息，2008.34.

城建档案数字化管理篇（6）

1城建档案数字化工程的基本概念

档案数字化，就是把纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等变成数字信息，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。档案数字化工程目前主要是纸质档案数字化，即将档案文字、图表、图纸等变成数字信息，从而实现利用计算机进行存储、检索、分析的目的。在王村新城档案数字化管理过程中，主要包括了以下三个方面内容。

1.1档案目录的数字化

（1）档案的目录统一使用excel电子表并加入超链接，点击超链接直接查找档案合同扫描件，以便查阅合同具体内容。

（2）卷内目录填写规范，序号：以一件自然件或一组文件为一顺序号；文件编号：完整的代字代号；合同名称：合同全称或规范化简称；日期标准格式为：20010101，同一条目内时间取文件最后形成时间。

1.2实体档案的图文信息数字化

王村新城所有的合同档案通过扫描、摄影、摄像等方式进行数字化采集，从而实现图文信息的计算机存储、调阅、分析。

1.3日常档案管理业务的数字化

将档案的业务指导内容，审核意见，审核结果，图书资料的著录，档案变动登记，档案的始由、贮藏、借阅、变动等档案管理信息，通过计算机软件管理的方式进行数字化。

2实施过程是纸质档案数字化工程的核心（图1）

（1）设立专用的档案储藏室，定做专业的图纸档案柜，方便图纸、档案存放和查阅。实施过程根据档案储藏室面积，有重点、有步骤的实施，对使用频率高的或重点工程档案先进行数字化存档。纸质档案数字化流程一般为档案整理档案扫描（文字、图纸）图像处理图像存储目录建库数据挂接数据验收数据备份。在整个流程中要注意几个关键点。

以作者所在项目为例，相关建设合同签订了123份，每份合同都根据纸质版扫描生成PDF文件存档。为防止出现混乱，对档案原件带来损坏、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和与之配套的管理制度。因此，在数字化工程筹备阶段就对纸质档案数字化工程各步骤的具体细节多次进行预演推敲；就各操作环节中容易出现问题的节点建立了工作流程、管理制度、技术标准；在实际工作中严格按工作流程规则操作，按技术标准验收。认真填写纸质档案数字化转换过程各类登记表并及时整理、汇总、装订成册，在数字化完成的同时建立起完整的记录，从而确保整个档案数字化工作计划有序、操作流程清晰、责任分工明确、验收严格把关。

（2）扫描、编辑处理及存储。数字化工程的实施重点是扫描与编辑处理，其较为复杂。首先，在扫描时严格按文件分类扫描，根据纸张情况选择扫描方式、确定扫描分辨率及相应参数，扫描过程中及时调整亮度、对比度，使扫描后的影像尽可能保持档案原貌，使图像清晰不失真，亮度适当，同时生成jpg或pdf等相应格式的影像文件。其次，图像编辑处理是整个扫描过程中保证图像质量最关键的技术部分，因此要对影像文件进行纠偏、去污、裁边等编辑处理，同时去除影像文件背景，其可以有效节约存储空间。处理完成后的影像文件要进行存储。

3数据的存储与安全是实现数字化的最终保障

当今任何一种计算机的存储技术都还不能实现100%的可靠性，在档案数字化应用中可能会遇到突发性的灾害，因人为过失、计算机故障、存储介质损坏等各种原因，基础数据都可能会遭到毁灭性的损失，因此对基础数据要采取多介质、多地点的存储与保管方式。在此基A上还要建立数据备份制度，定期对基础数据进行及时地备份。对备份数据同样采用定期检测，三重乃至多重备份等必要的方式，以确保基础数据的高度安全性。

4王村新城档案数字化管理取得的成效

城建档案数字化管理篇（7）

在对城建档案进行管理的过程中，普遍采用了数字化的管理方式，但是在此之前，我国基本上采用的都是人工的方式进行管理，相比较两种管理方式就会很明显莪对看出，采用数字化的管理方式更有助于档案的建设，无论是在整理还是在进一步查阅的过程中都显示出了明显的优越性。并且随着社会的进步，人工查找的方式显然已经不能满足管理的要求了。必须要对档案管理的方式进行改革，才能实现现代化的管理。所以数字化管理建设是目前档案事业的必然之举。并且在过去的档案保管中主要是纸质档案，这种档案如果经常调阅就会损坏，并且也不能实现资源共享的效果，在这种情况下就需要运用数字化的存储空间，保证城建档案无论是在广度上还是在深度上都不会受到局限，让信息资料可以得到更加便捷的交换，因此，数字化档案的建设大大节省了时间，促进工作效率的提高，促进了社会的发展建设，让城建档案的价值在这一过程中得到了充分的发挥。但是在数字化建设的过程中，城建档案是存在一定问题的，这些问题在不同程度上制约了我国档案事业的发展，笔者对此进行了总结。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

从我国现阶段的发展建设来看，伴随着我国科学技术的进一步发展，计算机已经成为工作中必不可少的工具之一，没有计算机的帮助，就无法高效的进行工作，就城建档案的管理而言，如果缺少了计算机的支持，那么对今后的长期存取也会造成一定的影响，所以城建档案的数字化建设的实现是要建立在物质载体的基础上的，物质载体的性能越好，那么就能得到更长时间的存储，相反，如果物质载体不能保证长时间的存储，这样也就会对相关资料的保存带来一定的影响。由此可见，物质载体对于信息的存储具有决定性的作用，要想保证长时间的应用，就要充分考虑物质载体的稳定性，并且保证其使用寿命，这样才能更加长远的使用计算机相关设备开展数字化管理的相关工作。

实际上，城建档案是具有一定特殊性的，这就要求城建档案必须要具备适当的法律价值，从传统的管理角度来看，进行档案管理的信息存储载体的性质是非信息化的，纸张是一种不容易随便改变的载体，只要能够将其保存完好就具备一定的价值，在法律上也拥有相应的效力，但是数字化的档案就有所不同了，因为数字化档案并不能保证是原始档案，即便是原始档案也是需要一段较长的时间进行验证的，这就要求对数字档案进行统一的标准评定，让其更加具有统一性的特点，在我国现阶段的发展过程中，这方面是比较缺乏的，也是今后的工作重点。传统纸质档案在存储的稳定性以及保存时间上都比较理想，并且也具有可靠性的特点，在数字化档案中则需要更加安全的环境才能实现稳定性的要求，如果技术设备或者存储载体出现问题数字档案就无法使用。

3 对做好城建档案数字化建设的几点思考

3.1 前期的全面规划

对于城建档案数字化建设来说，前期的规划是一个至关重要的环节，需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档，工作量非常巨大。在进行数字化工作时，应对本档案馆的馆藏有一定的了解，通过对馆藏的彻底调查，根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中，工作人员应认真谨慎按照一定的程序突出工作的重点，严格按照相关规定做好规划，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。

3.2 加强标准规范建设

数字文档的资源共享，需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化，所以建设档城建档案管理的数字化，需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理，档案信息的安全保障，数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。

3.3 加强信息系统建设

城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统，不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台，配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性，使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，保障信息系统和档案信息的安全。

3.4 完善资源库的建设

城建档案需要进行基本信息资源库的建设，这里包括目录数据，目录中心，全文数据库以及多媒体数据库等的建设。?榱颂岣呤?字档案的专业性，可以将工作的重点放在特色资源库的建设上，将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库，使数据库变得更加条理清晰，一目了然，提高数字档案的实用性，有利于档案管理工作的顺利进行。

3.5 提高档案的使用效益

城建档案数字化管理篇（8）

关键词 城建档案；数字化管理；对策

随着信息技术的出现，城建档案管理中融入了档案信息管理系统，极大地促进了档案管理信息的共享，初步实现了自动化处理。不过，这些新技术的运用大多是从方法改进上来优化传统档案管理，而管理方式还没有出现彻底的变化。城建档案数字化管理是城建建设中文化精神的重要保存途径，也是数字城市的基础数据源，能够有力地提供数字城市建设所需的依据性档案信息。所以，反思城建档案数字化管理的现实困境，转变管理理念及方式，是当前城建档案数字化发展的基本要求。

一、城建档案数字化管理的问题

城建档案数字化管理滞后的问题有着多方面的因素，例如数字信息技术水平低，城建档案管理体系单一，相关管理规定不完善等等。但实际上，城建档案数字化管理存在的问题主要有三个方面：

（一）资金投入少。国家财政拨款是不少地方城建档案管理资金的主要来源，不同的地方拨款金额不一样，但拨款不足是很多地方存在的普遍现象。城建档案的数字化管理必须要有计算机以及其它辅助设备，而资金的投入不足导致计算机辅助设备缺少，无法为城建档案数字化管理提供更多的帮助。

（二）数字化利用没有形成气候。城建档案数字化管理中，政府相关部门是城建档案利用的主要服务对象，比如勘察单位、建设单位、施工单位、设计单位等等，但这些单位在城建档案数字化应用方面存在利用水平低的问题，很多习惯于利用纸质图文档案，在实际的城建工作中对数字化档案利用不够。应该改变这种现状，以过去的纸质图文利用服务方式为依据，加强数字化利用服务，让城建档案数字化利用环境更加成熟，这才是当务之急。

（三）数字化管理人才急缺。城建档案数字化管理是一个比较复杂的过程，这个过程需要管理人员具有多专业、跨学科的知识与技能，要涉猎广泛。在计算机设备知识数字化管理中，高素质的档案业务人才、熟悉计算机信息技术的复合型人才将是管理中的关键。纵观现实，一些地区的城建档案管理者学历不高、专业知识技能缺失，极大地影响了城建档案数字化管理的发展。

二 城建档案数字化管理方法

城建档案数字化管理一定要有科学的目标和方法，必须从城建档案管理工作实际出发，并符合社会对城建档案数字化的需求。所以，城建档案数字化管理的方法要包括三个方面的内容，即规范的管理体系、完善的基础设施、高素质复合型人才。

城建档案数字化管理篇（9）

一、新形势下城建档案数字化工作出现的问题

（1）全面收录的问题。城建档案管理部门收录数字化信息的程度，是下一步工作的基础。就目前的收录状况而言，存在着很大的不足，收录的城建档案数字化程度很低，大部分还停留在纸张的阶段。这就为数字化的著录工作设置了很大的障碍，浪费了大量的人力物力资源。

（2）有效利用问题。城建档案全面数字化工作的终极目的就是使人们充分地利用这方面的信息，从而更好地为城市建设服务。随着工程建筑的大量增加，新形势下这个问题表现得更为明显，总体而言，城建档案的利用效率一直是偏低的，出现这种情况的原因是多方面的，宣传力度不够是其重要的原因之一。

（3）计算机网络传播技术应用与发展为全面数字化工作提出了新要求。在计算机网络环境下开展城建档案全面数字化是新时期城建档案管理部门面临的一个全新的课题，计算机网络的应用与发展不仅给原有的工作带来新的影响，而且还将使某些旧的观念发生根本性的变化。

二、新形势下城建档案管理全面数字化的必要性

（1）城建档案管理全面数字化是信息时展的必然走向。信息经济时代的来临已成为不可逆转的潮流，信息产业正逐渐成为经济发展的支柱产业。城建档案馆运用现代数字技术，增加科技含量并结合本身的优势，保证工程竣工档案的完整、准确、及时归档，丰富馆藏量、丰富原始信息，在市场条件下，把城建档案工作作为信息产业来管理、开发和经营，走上科技强档之路。充分利用现代化的科技设备和手段，建立档案信息，方便对各地用户随时对档案目录、数据进行查询，消除时间、区域的限制，实现资源共享，使其在城市可持续发展中发挥重要价值。

（2）城建档案管理全面数字化是档案异地备份的前提条件。城建档案对于应对突发事件、保障居民生命财产安全具有十分重的意义，一旦遇到地震、洪水等自然灾害，或者遇到煤气泄漏等应急事件后，城建档案资料的完整可以为实施营救、制定对策提供重要的参考依据。鉴于我国一些地区自然灾害发生频繁，国家建设部提出城建档案异地备份的思路，即有计划地将本地区的城建档案进行全面数字化加工以后，与相隔较远的另一区域相互备份，具体的是采取省与省、城市与城市之间相互一一映射，比如说黑龙江省对应的是河南省，哈尔滨对应郑州，齐齐哈尔对应开封，牡丹江对应洛阳等。因而，城建档案全面数字化势在必行。

（3）城建档案管理全面数字化是高效提供利用的必然要求。城建档案数字化是对传统档案管理方式的发展，使传统的档案由本册式档案变为蕴藏丰富的现代化信息资料，使档案内容变得广泛和多样，给档案信息赋予新的内涵。数字化技术已成为经济发展的重要推动力，城市经济建设给档案工作带来了无限的发展机遇与挑战，对城建信息管理提出新的要求。社会各阶层对城市建设信息的利用日益频繁，社会理念由封闭变为开放，城建档案的现代数字化管理可以为各企事业单位、各机构以及广大市民最高效率地提供准确的档案资料，有利于最大限度地避免重复建设，减少经济损失。

三、新形势下城建档案管理全面数字化的实施策略

（1）思想上重视。城建档案主管部门要把档案管理与城市建设工作放在同等重要的位置，一同谋划、一同部署、一同推进，在开展城市规划建设管理的各项活动中，应将城建档案管理内容纳入城市建设管理序列，把是否具备完整的技术档案资料、档案管理部门是否验收合格，作为能否进行工程竣工验收的必要条件之一，为工程档案的接收把好关。另外，还要及时对采集的数据、收集的文件采用自动化的电子扫瞄等方法，进行输入、校对、管理，对能形成档案的资料进行严格梳理，层层检查，保证原始材料的完整性、准确性和实效性，为档案管理工作全面转向数字化奠定基础。

城建档案数字化管理篇（10）

城建档案数字化不只是将城建档案信息从传统载体转化为数字化载体那么简单。数字化后形成的城建档案信息与传统载体的城建档案信息内容虽然相同,但毕竟载体形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。数字化后的城建档案信息在计算机环境下,通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理,能够给城建档案信息资源带来更高的管理效率和更大的利用价值。如果对城建档案数字化建设认识不全面,对计算机信息管理相关功能缺乏清楚的认识;不能按照计算机信息管理系统建设的要求进行规划,就会造成建设初期因缺乏规划,无法充分发挥作用。事后还要进行再次建设,从而使投入资源严重浪费。

(二)基础条件限制,对城建档案数字化水平和质量产生根本的影响

城建档案数字化工作是一项复杂的系统工程,需要一定的基础条件作为保证,如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位幵展城建档案数字化工作基础条件的限制,城建档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。

(三)城建档案数字化标准和规范有待细化

在城建档案工作中,建立城建档案行业的法律法规及标准规范一直是城建档案管理的重要工作之一。有关档案数字化的国家标准目前只有由国家档案局于2005年4月的《纸质档案数字化技术规范》和2009年11日的《缩微胶片档案数字化技术规范》是直接针对档案数字化工作的。这两个标准都属于行业标准,对档案数字化工作提出了原则性规定,具有一定的指导意义。但是,在实际工作中,仅仅依靠这两个标准是不够的。还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。比如有关城建档案数字化工作实施的细则、有关城建档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等。以便强化数字化工作中的技术要求和安全保障,这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。

(四)城建档案数字化人员素质有待提高

在城建档案数字化建设中需要各类专业人员的参与,人员素质的高低直接影响着城建档案数字化的质量。其中主要的是城建档案管理人员和城建档案数字化加工人员的素质对城建档案数字化工作的影响最大。

(五)安全问题直接影响

城建档案数字化的质量城建档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面,其一是加工过程中对实体城建档案的安全问题,其二是计算机及网络安全对城建档案信息资源安全的影响。在城建档案数字化加工过程中,很多环节都需要直接接触城建档案原件。安全工作不仅在于城建档案原件的物理安全,也包括城建档案信息内容的安全,也就是不能泄密。城建档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的,成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行,这就涉及到计算机及网络安全问题。包括:系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。

二、城建档案数字化质量控制中问题的对策

(一)采取措施保障

城建档案数字化的基础条件城建档案数字化离不幵相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障,城建档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过城建档案部门依据国家制定的相关法律法规,积极幵展城建档案工作,加强城建档案工作宣传,获得社会用户和各级领导部门支持。目前国家对城建档案工作十分重视,制定了大量有关城建档案工作的法律法规。例如《重大建设项目城建档案验收办法》中规定,“项目城建档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经城建档案验收或城建档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”。《中华人民共和国行业标准科学技术研究课题城建档案管理规范》规定“科技管理部门在下达科研计划时,同时向课题组下达建档任务。城建档案部门负责对建档工作进行监督、指导”。这些要求使得各级领导对城建档案工作的重视程度加大。

(二)做好城建档案数字化建设前期调研与组织规划

1.开展馆藏城建档案情况调研

馆藏城建档案信息调查是开展城建档案数字化的前期工作之一。主要是对实体馆藏城建档案的管理情况进行洋细调研。进行城建档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的城建档案信息服务。

2.正确选择数字化软件选择

城建档案数字化管理软件是城建档案数字化工作的一项重要环节。也是城建档案数字化建设之后,城建档案部门开展城建档案管理和服务的基础。因此,应当根据单位或部门对城建档案数字化所需要达到的目标,结合各个城建档案管理软件开发部门开发的城建档案管理软件的技术特性正确选择。一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了城建档案数字化管理的最新技术。适合于今后对城建档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外,还应考虑到城建档案管理部门的规模。在选择城建档案管理系统时就应当选择功能各自独立,操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在城建档案管理和利用时加强城建档案信息的安全保密的要求。

3.正确确定城建档案数字化加工范围

城建档案数字化建设工作量大,投入资金多。必须按照一定的原则划定城建档案数字化加工的范围。《中华人民共和国行业标准纸质城建档案数字化技术规范》对城建档案数字化对象的确定原则是“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质城建档案文献才能进行数字化。”其中的原则包括:符合国家法律法规的原则、价值性原则。价值原则主要指“应永久或长期保存的、社会利用价值高的城建档案可列入数字化加工的范围制定合理的城建档案数字化加工方案城建档案数字化加工工作开展之前应该制定合理的加工方案。使参与加工工作的人员了解整个加工工作有哪些阶段;明确每一阶段要完成的任务、完成每一项任务所需要的设备和质量要求;以及达到要求应采取的措施。加工流程的制定应当根据前期调研所了解的馆藏城建档案情况、城建档案数字化加工的方式、设备和人员等情况制定。

4.依据国家制定的标准

结合实际设定相应加工标准和参数依据国家制定的标准,结合实际设定符合本单位实际需要的标准和相应参数,建立规章制度是城建档案数字化质量控制的又一关键。目前,国家制定的档案数字化标准有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》。在实际工作中应以国家标准为依据,制定符合本单位实际的城建档案数字化具体标准和规范以及相应参数。标准和参数的设定应充分考虑到本单位工作情况、数字化管理软件的功能等。但是,现在的计算机技术已经有了巨大发展,计算机存储容量发展到T时代;用户对数字化后的城建档案原件的利用要求也会有所提高。如果仍然按最低标准参数的设置进行扫描,有可能不利于今后的管理和利用。应当根据城建档案部门城建档案数字化基础条件,用户需求的情况,对具体城建档案扫描参数做适当调整。以满足管理和利用需求为基础。

5.加强城建档案从业人员的培训

提高业务素质城建档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与城建档案数字化工作的人员一般包括两部分。一是城建档案管理人员,二是城建档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对从事城建档案管理工作多年,特别是对于传统载体城建档案的管理,具有一定的管理基础的城建档案管理人员的培训,主要是加强应用新技术设备和城建档案管理软件的能力。同时,注重加强城建档案管理人员的职业道德和责任心的教育。城建档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关城建档案管理的基本知识,以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作,减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时,加强城建档案工作安全意识方面的教育。

6.加强城建档案数字化安全管理制度和方法的制定

工作城建档案数字化加工过程中应重视安全问题。加强安全管理,防止城建档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好城建档案数字化加工工作的重要环节。应从管理和技术两方面采取措施。首先,加强规章制度的建设。其次,采取措施从技术手段上保证城建档案的安全保密工作。例如使城建档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击;加强计算机病毒的检查;对城建档案数据库进行定期备份。另外,严格选拔数字化加工人员。要求参与城建档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。对数字化城建档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。

(三)做好城建档案数字化转换的前期整理工作

城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理,这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括:城建档案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围,对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来,作为数字化加工的对象。

(四)加强城建档案数字化各环节的登记制度

城建档案数字化工作环节较多,每一环节的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响,为保证每一环节工作质量。在加丁.的各环节都应该建立登记制度。例如在城建档案整理过程结束后填写《纸质城建档案数字化加工过程交接登记表》,详细记录城建档案整理后每份文件的起始页号和页数。在城建档案扫描工作结束后应填写《纸质城建档案数字化转换过程交接登记表》,登记扫描的页数,使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。

(五)加强各个环节检查、监督、验收及评估

城建档案数字化工作幵展过程中,需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节,也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行,对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中,城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。

(六)注重城建档案信息的深层次加工

城建档案从传统载体转化为数字载体的过程中,应注意城建档案信息的深层次加工问题。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案,并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息,是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通常情况下城建档案著录主要内容包括:文件名称、责任者、文号、页号等。城建档案数字化中如果仅是将这些信息转化到数据库中,就很难满足用户的需求。也不能完全体现出数字化后著录信息对城建档案工作带来的更多优势。城建档案数字化应充分体现计算机数字库管理系统对信息管理所带来的优势。城建档案数据库管理系统通过元数据对城建档案信息进行描述。可以表现城建档案文件的来源机构的层次关系,也可以通过主题标引实现城建档案文件事由方面的集中。因此,在城建档案数字化加工中应该加强对城建档案著录信息的关注度。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。特别是对主题标引信息描述,因为通过主题标引可以增加对城建档案信息背景的描述,对用户的检索具有特别的意义。

城建档案数字化管理篇（11）

随着信息技术的迅猛发展,使我们加速了进入数字时代,数字城市建设的实施将使城建档案事业的生存和发展发生了巨大变化。“数字城市”数字化图书馆工程的启动,已使我们真切地感受到数字时代强烈脉搏。作为城建档案部门,如何应对数字时代的挑战,使档案管理跟上时代的步伐,已是城建档案馆和城建档案工作者,不得不面对的问题,加快城建档案数字化建设已势在必行。

一、“数字城市”的概念。

“数字城市”是对城市发展方向的一种描述,是指数字技术、信息技术、网络技术要渗透到城市生活的各个方面,这将是世纪之交最重要的技术革命。具体的讲“数字城市”是指综合运用地理信息系统(GIS),全球定位系统(GPS),遥感(RS),多媒体及虚拟现实等现代化信息技术,实现对城市地理、自然资源、生态环境、人口、经济、社会和城市设施、城市规划、建设、管理等信息的采集、更新和集成。“数字城市”就是指在城市规划、建设与管理以及城市生产与生活中,充分利用数字化信息处理技术和网络技术,将城市的各种数字化信息及各种信息资源加以整合并充分利用的一个技术系统,它是一个立体的五维的空间信息管理平台。发展“数字城市”是今后城市实现信息化并抢占数字地球制高点的重要方向。“数字城市”主要有通信网络平台、软件技术、数字信息及资源三部分组成。“数字城市”的基础平台是一个开放、分布式的基于Intcrnct网络环境的各类数据存储、管理、更新、查询、处理、分析的软件系统。“数字城市”的数字信息及资源主要由空间数据、属性数据、应用模型系统等组成。其空间信息资源是支撑数字城市的重要基础。是数字城市运转的能源,它主要包括各类多光谱、多时相、高分辨的城市遥感卫星影像、航空影像,大比例尺电子地图,有关城市人口、经济、社会、资源、环境、发展等与电子地图相关的图形、图表和文本数据库,核心是有关城市土地利用、城市交通、各类建筑物等各种数据。“数字城市”实际上是一个实实在在的城市综合管理和决策系统。

二、“数字城市”与城建档案的数字化。

透视数字城市的定义,其涉及的有关城市规划、建设、管理等方面的信息是城建档案接收的范围。也就是说,城建档案应该成为数字城市重要的数据源。为适应数字城市的需要,城建档案应加快数字化建设,在“数字城市”工程启动时,数字化的城建档案将与建设系统的规划、市政、园林、房地产等部门的专业信息构建城建信息系统,成为数字城市的有机组成部分。

数字档案馆实际上是一种虚拟档案馆,其信息资源是所有上网档案管理部门的数字化档案信息,因此数字档案馆的建立有赖于档案馆馆藏的数字化,并将数字化的档案信息上网提供利用,数字档案馆是一个数字系统,它把产生于不同部门以各种载体存在有关城市建设活动中形成的信息资源以数字化的形式储存,以网络化的方式相连接集中管理,并为城市建设活动服务,它是城市建设活动的信息收集、整理、加工、贮存、利用、咨询、交流和服务中心,城建档案数字化,简单说来,就是利用计算机技术对档案文字、内容、图形、音像等进行数字化整理的过程。它包括两个方面,一方面是对收集档案进行主题词等标引项的录入,实现计算机检索,即机读目录;另一方面是对馆藏档案内容分门别类进行全文输入,实现磁盘存储,即机读档案。

城建档案工作,是建设“数字城市”的基础工作。城建档案作为城市规划、建设、和管理过程中直接形成的真实记录,蕴藏着丰富的信息资源,涉及城市规划、建设和管理的各个部门,内容包括建筑物、城市道路桥梁、城市公用设施、城市地下管线、城市规划、城市建设管理、地质勘查、地形图以及有关城市人口、社会、资源、环境等城市基础资料,其载体形成有文字、图纸、图表、照片、遥感卫星影像、航空影像、电视影像、电子磁盘、光盘等。因此城建档案应该是“数字城市”中海量数据采集的源泉和基地,应当成为数据存储、管理、处理、查询、检索、传递等数字化信息服务的工作基地。“数字城市”所需的信息数据大部分不是原始的档案资料,而是经过编辑加工并且数字化处理的数据信息。城建档案工作也就应当作为以“数字城市”为目标的信息化建设工程的一项重要的基础工作。

城市是人类活动的中心,也是一个国家一个地区的经济文化政治中心,城市化是人类文明发展的必然趋势,实现城市信息化是一个城市经济社会发展综合实力和文明程度的重要标志,是中国融入全球化浪潮的首要和必要条件。"城市数字化”充分利用数字化及其相关的技术和手段,对城市基础设施建设、社会经济发展等各方面进行全方位的信息化处理和利用。城建档案是城市规划、建设、管理的知识结晶,城建档案馆是城市高速发展的产物,也是城市建设最大的信息服务基地。电子文件是现代数字化城市建设的必然产物,是我们城市建设档案的新生代。被人们熟悉的传统载体的档案文件将被数码世界所产生的新载体所取代,这将证明“数字城市”建设与城建档案数字化工作有着密不可分的关系。

三、“数字城市”与城建档案发展方向。

城市作为区域中心必将成为数字地球的焦点,城建档案馆作为接收保管城建档案提供信息资源为城市建设服务的基地。未来的数字城建档案馆无论在学科理论还是管理模式方面都是空白,但先期启动的数字图书馆工程或许可以给我们有益的启示,数字图书馆是以统一的标准和规范为基础,以数字化的各种信息为的底层,以电子商务为管理模式,以宽带高速网络为传输通道,将丰富多彩的多媒体信息传递、保护、利用等全过程。档案馆与图书馆相比,同样是海量信息的保管基地,面向社会提供咨询利用服务,在制定学科理论和建立管理模式方面有一定的借鉴意义。但城建档案毕竟是城市规划、建设、管理过程中形成的原始记录,具有凭证作用和密级等其他档案属性,档案数字化要求最大限度地保护档案的原貌,网上管理强调确保档案安全,注意使用权限保护。另外,城建档案与城市三产三业紧密相连,具有现实性、动态性强,内容精度要求高,档案成套性的特点。在表现形式上,涉及各种工程文字资料、图表、设计图纸、地籍图、管线图、照片、录像资料等。因此我们在建立数字档案馆发展数字档案的时候,要考虑城建档案的特点和数字城市的要求,适应“数字城市”建设需要,城建档案工作必须拓宽思路,提高素质,不断适应现代社会信息化飞速发展的需要。在提高城建档案现代化管理水平的基础上,努力向“数字档案馆”建设迈进。实现这一宏伟目标,必须认真做好以下工作:

1.以城建档案馆为基础开展建设信息化工作,做好本城市的基础地理信息、数字化建设工作,抓紧大规模的数字化信息资源建设,“城市数字化”为我们描绘了一个体系完善、功能健全、组织有序的数字信息体系蓝图,而城市数字化是一项复杂工程,不可能一蹴而就,不是靠简单的大规模基础设施建设和技术产品的堆积就能实现的,数字化信息资源不足,以及信息资源配置不当,同样会使耗费巨资建设的网络造成浪费。如有些城市的城建档案馆虽然已进了先进的GIS系统,但目前仍基本上停留在城建档案资料的目录管理上,著录的档案内容信息基本上以检索利用为主,还不能进行内容信息自动分析研究、数据采集,还不能实现城建档案资料的信息化管理。有些馆已开始进行一些数字化和网络化工作,但目前还未与“数字城市”建设工程真正联系起来。关键是缺乏信息开发的专业人员、网络技术人员、数字化处理人员。现有的工作人员大多数有实际工作能力,缺乏理论水平。特别是县级城建档案馆的工作人员水平低,缺乏数字城市建设管理知识,整体素质不能适应社会信息化飞速发展的需要。