机关档案管理大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇机关档案管理范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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1　档案人员兼职过多，影响档案业务正常开展

2000年以来，青山区党政机关经历了几次机构改革，各单位机构和人员都有精简，档案人员除档案工作外普遍兼任多项工作，有的多达7项，兼职多已严重影响机关档案业务的正常开展。许多工作中形成的材料很难及时收集齐全，归档整理工作难以自行完成，档案信息化工作滞后，机关档案工作处于勉强维持状况。

2　档案用房紧张.保管条件差.既不安全也不利于档案管理

区级机关普遍存在办公用房紧张，档案用房紧缺，或办公用房同档案用房混用现象。青山区进中心的21个机关单位中，有独立库房的单位5家，其他16个单位都是办公用房同档案库房混用，没有档案查阅室、没有必要的档案保护设施，随着档案数量不断增加，各单位档案用房更加不能满足档案数量增加的需要，纷纷要求提前移交进馆，机关档案工作水平难以提高。

3　档案工作新方法、新技术推广困难，影响档案整体水平

2002年，青山区在全区范围开始推行单份文件归档工作，同时开始在全区推广使用统一的档案管理软件。一些新的档案工作业务标准也随之在工作中推广应用。2007年，开始执行国家档案局“第8号令”。在这些档案工作的新方法、新技术、新标准的推广应用中，由于都是兼职档案人员，人少事多，且一些单位还缺乏档案工作必需的设施、设备，无档案专用计算机、扫描仪、档案管理软件等，21个单位中，只有5个单位有专用计算机和档案管理软件，这给新方法、新技术、新标准的推广应用带来困难。

4　不能发挥较好的服务功能，档案工作有逐步弱化趋势

在新方法、新技术、新标准推广应用的背景下，机关档案工作跟不上发展要求，在利用服务质量和服务手段上，不能满足工作需要，影响了档案服务功能的发挥，有的单位内部科室将有用的资料自己保存，不向档案室移交，档案在工作中的作用弱化，也逐步使档案工作在各单位中的地位趋于边缘化。

二、青山区机关文档管理中心建设基本情况

面对以上困难，区档案局利用政府新建办公大楼这一契机，向区委、区政府提出建立“区直机关文档管理中心”的意见，得到区委、区政府的支持。随着2009年年初政府新办公大楼的投入使用，青山区机关文档管理中心于2009年4月启动，经过前期考察、组建班子、启动基建、完善设施、档案接收、建章建制、规范管理等阶段，共接收了21个全宗单位的档案，其中文书档案2436卷、25330件；会计档案134卷；专门档案2155卷、46件；照片档案15卷；实物档案120件，配备了计算机、复印机、打印机、传真机、消毒柜、防磁柜、库房温湿度自测仪、扫描仪等档案设施设备。制定了《文档管理中心职责》、《文档管理中心工作人员职责》、《文档中心档案利用须知》、《文档管理中心档案利用制度》、《文档管理中心保密制度》、《文档管理中心档案接收管理办法》、《文档管理档案文件统计制度》、《文档管理中心档案鉴定销毁制度》、《文档管理中心救灾应急预案》、《文档管理中心档案管理网络图》等一系列规章制度。于明份文档中心正式对外接待查档。

三、机关文档中心建立给青山区档案事业发展带来机遇

1　从根本上解决了制约区直机关档案工作发展的瓶颈

文档中心的建立，将占全区一级指导单位25.6％的区直机关档案实行了集中统一管理，安装了统一的档案密集架、档案管理软件，配备了各种档案保护设备和档案管理工具，档案管理功能划分清楚，有专人全天候负责档案查阅接待工作，档案的收集、整理、保管利用等有专人负责把关指导。从根本上解决了机关档案管理收集不齐全、整理不规范、保管不安全、利用不方便等弊端，减轻了区直机关档案人员的工作负担，提高了各单位档案管理水平，机关档案服务功能显现。

2　档案工作适应国家“两型”社会建设要求的具体体现

机关文档中心的建立，从总体上节约了档案管理用房面积，优化了档案工作的人力资源的配置，降低了工作成本，提高了档案综合管理水平，促进了档案服务功能的发挥。它是档案工作践行科学发展观、顺应时展、服务“两型社会建设”的具体体现。

3　机关档案工作贯彻落实科学发展观的一次重要实践

档案工作贯彻落实科学发展观，就必须调查研究，摸清现状，把档案工作中影响和制约科学发展的主要问题找准找对，提出改进和解决问题的措施和办法。青山区正是通过对区直机关档案工作存在的问题进行调查、研究后找准了制约青山区区直机关档案工作发展的问题，并针对问题提出建立机关文档管理中心的方案。现在文档中心的建成，从根本上解决了制约青山区区直机关档案发展的问题。这是青山区机关档案工作贯彻落实科学发展的一次重大实践。

4　青山区档案工作实践“两个体系”建设的一项重要内容

根据国家档案局提出的构建覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系(简称“两个体系建设”)的工作要求，青山区将文档管理中心的建设作为“两个体系”建设的一项重要实践，将区直机关21个单位的档案集中统一管理，整合档案资源建设，优化档案利用服务，同民生档案服务体系相联系，让档案资源中惠及民生的政策，涉及民生的内容，能更好为民所用，服务民生。

四、区级机关文档中心建设发展中应解决的几个问题

1　机关文档中心的法律地位有待确认

文档中心作为档案事业发展中的一项新事物，它的性质、机构、隶属关系等尚无法律依据，其管理机构定位、管理职责、管理经费来源，人员编制配备等一系列问题还不能得到很好解决，成了档案部门一个烫手的山芋。在目前人员紧张、预算严格的情况下，档案部门要管好用好文档中心，压力很大，长期下去，对文档中心的发展和业务工作的进一步开展将会带来较大的影响。

2　要处理好文档中心与各单位之间的业务关系

文档中心成立后，各单位原有的档案管理方式发生了变化，如何让以文档中心为核心的新的档案管理方式建立起来，并有效地在档案管理中发挥作用，就成为工作中必须面对的问题。只有解决好这个问题，才能发挥文档中心在档案管理网络

中的核心作用。在文档中心的建设中我们明确了青山区机关文档中心主要工作职责有：(1)贯彻落实档案工作法律、法规，组织协调文档中心所管理单位开展档案业务工作。(2)指导接收经各单位当年整理规范的各类档案资料，并按规定定期向区档案馆移交档案。(3)对中心管理的档案进行日常保管和技术保护工作，确保档案安全。(4)开展档案目录数据库建设和档案全文数据库建设，利用计算机网络系统为机关提供便捷的档案信息查询服务。(5)开展档案信息资源的开发利用工作，为领导决策和机关建设服务。

虽然职责有了，制度有了，但如何落实到各项工作中还需要通过艰苦努力。特别是成立文档中心后，机关档案人员有种彻底放手的思想，认为什么都交给中心工作人员了，各单位不需要档案人员了。所以，中心工作人员与各单位档案人员在档案的收集、移交归档、利用等环节还需要不断加强沟通、磨合，在实践中完善制度，理顺关系，明确职责，和谐进步。

3　应尽快明确文档中心档案工作目标管理等级考评形式

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近几年，为了顺应时展的需求，在实际档案管理过程中，实现新型管理机制，能在顺应时展新趋势的同时，强化档案信息的共享和整合，确保档案管理信息化建设结构和管理路径的贴合。

一、机关档案管理信息化建设的时代意义

1.机关档案管理信息化是时展的产物

传统档案管理方式多集中在手工操作方式上，不仅工作效率不高，而且也无法及时满足档案管理人员的需求，也就导致档案管理结构和效果出现了严重的滞后，档案缺少了时效性的发挥机制，导致整体机关档案管理工作出现严重滞后。因此，利用档案管理信息化路径是在提高档案管理效率的同时，顺应时展的必然趋势。

2.机关档案管理信息化是高效工作的前提

在手工档案管理过程中，资料的收集和整理都需要进行人工操作，其中在，整编档案信息、存档档案信息以及管理档案信息都得利用较为传统的检索、查找、归档，工作模式虽然细化，但是费时费力，且整体操作效率并不高，特别是档案的开发利用效率也较低，因此，利用信息化管理机制，借助信息库，能强化档案管理局域网内的共享和优化利用，并且真正实现自动化、实时化以及网络化特质，强化利用效率的同时，提高档案管理信息化的时代水准。

3.机关档案管理信息化是档案管理的路径

对于机关单位来说，要留存的档案都具有一定的保留价值，有的原始资料非常珍贵，甚至在信息处理过程中是无法复制的，因此，档案管理工作也是对信息内容的有效保护，传统档案查阅方式会严重影响档案的保存，主要是由于使用人员会在查阅信息的过程中翻阅甚至是拆装，这也是纸质文件不易保管的最重要因素。因此，利用电子档案管理的时代优势非常明显，在信息录入之后，保证档案信息管理的使用价值和时效性，真正实现了机关档案留存的意义。

二、机关档案管理信息化建设的关键点

1.管理灵活度

在机关单位进行档案管理的过程中，要实现信息化管理项目的升级，就要强化信息建设的灵活度，确保机关管理过程能实现职责和权益的双向规范，确保动态化信息收集过程和静态化信息管理过程的有效融合，真正提高整体运行参数和标准化运行结构，真正体现管理人员的工作灵活性。

2.保密管理机制

在机关档案管理信息化建设过程中，优化处理信息结构和信息质量具有非常关键的作用。第一，要积极建立有效的信息库管理，提升档案信息管控区域的安保等级，执行严格的人员进出制度。第二，强化相关管理人员的保密认知，在提升管理人员素质的同时，确保保密工作的时效性，并对档案的保密期限进行有效的记录，确保档案管理信息化建设的时效性得到有效升级。

三、机关档案管理信息化建设的具体措施

1.提升机关档案管理信息化的管控制度

要想提高机关档案管理信息化的实效价值，既要保证战略部署顺应时代要求，也要提高档案信息化管理的项目规划，确保实地调查和研究分析符合信息发展的运行规划，并且，管理人员要针对具体问题建立对应的档案管理网络平台，升级档案信息化管理的规模，侧重于档案管理管控机制的衍生性，建筑管控制度实现整体管理框架的可持续发展。

2.加大机关档案管理信息化的资金投入

要想实现机关档案的信息化管理，不仅要提升硬件配套设施的质量，也要优化软件系统的技术力度，确保基础设施建设工作顺利推进，也要强化资金投入，实现基础设施建设。另外，管理单位也要加大资金在网络维护方面，确保资金投入和经费管理的规范化运行，真正提升网络信息机制的维护措施，确保整个信息化管理系统的完整健全，一定程度上保证档案信息管理项目安全运行。

3.优化机关档案管理信息化的信息整合

信息整合的最直观措施就是建立完整的数据库，一方面，要有效的转变传统的纸质化信息收集系统，确保电子化管控机制的优化运行，利用信息整合机制优化处理数据库信息，提升数据存储价值；另一方面是优化升级数据库内容的更新，确保信息分析整理的有效运行，建立健全信息资源的数字化建模机制，真正从资源分享的角度收集和整合档案信息。

4.提高机关档案管理信息化管控人员素质

在机关档案管理信息化运行过程中，最基本的要素就是人员的素质，只有保证工作人员具备一定的综合素质，才能顺利推进相应管理计划的操作。机关单位要定期组织专业化培训和讲座，确保管理人员在优化专业知识的同时，熟练掌握计算机知识，提升专业素质和职业责任感，秉持创新精神积极工作。

四、结束语

总而言之，在机关单位推进档案信息化管理项目的过程中，不仅要优化执行人员的素质，也要升级档案信息化管理的管控机制，只有这样才能够进一步确保档案信息化管理措施发挥最大的实用价值。

参考文献：

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作为各级机关部门，应该认识到档案信息化工作对于机关的重要性，能够统一规划，专注于加大投入档案信息化资金的力度，确保机关档案的信息化建设能具备所需的人力、物力、财力等，从而切实担负责任，做好各级部门之间的相互协调与协作。协调处理能解决档案信息化建设遭遇的困难或问题，有效推动建设档案信息化与建设机关办公自动化、电子政务之间的相互协调，从而围绕信息化工作开展档案的信息化管理工作，使机关档案信息化能与机关信息化实现同步发展。但机关信息化要求机关做到与时俱进，从而为机关的档案管理信息化建设提供更好的环境与条件，帮助解决档案管理信息化建设问题。在当下机关加强信息化建设的环节，档案人员应迎难而上，积极参与信息化建设，将档案信息化建设变成机关信息化建设不可或缺的部分，从而将两者相互地结合起来，实现机关的可持续发展与进步。要求档案管理人员迎难而上，就应该提升档案管理相关工作人员的综合素质，做好档案信息化管理方面的培训工作，让他们意识到档案信息化管理对于机关发展的重要性，从而推动机关档案信息化与机关信息化的和谐发展。

二、专注法规、标准，实现科学化、规范化的机关档案信息化管理

开展机关档案信息化建设就需要保持规范化的管理，能够实现统一的规范，满足统一的标准，让电子文件归档，传统载体档案逐渐实现数字化，并通过数字化的传递、保管和利用等工作，实现规范化、标准化、有序化的要求。在档案的信息化建设之中，各个机关都需要执行电子文件管理、档案数字化相应的技术标准和法律法规，这样才能保证数字档案资源的规范性、长期可读性、格式统一性的要求，方便后续的存储与共享，最终推动档案信息资源的开发利用融入规范化、科学化的轨道。对于具有保存价值的电子文件，在机关档案管理中应该实施集中化管理，完善技术标准的统一，监理文件管理指标体系，实现规范化的电子文件管理。在机关档案数字化加工之前，应该得到档案行政管理部门的认可，并且能够在业务的指导与监督下进行操作。此外，机关还应不断完善获取档案信息的能力，改变以往重藏轻用的观念，注重增强机关档案信息服务功能，使档案信息的作用得到最大限度地发挥，从而提高机关档案管理的信息化水平。

三、完善机关室藏档案的数字化加工

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1.前言

当今社会已经进入互联网时代，网络技术的日益普及和发展为行政管理工作提供了极大的便利，档案管理工作也是如此。机关档案是机关事业单位在长期发展过程中形成的原始资料，档案作为一份特殊的历史记录，是单位发展的历史和见证，对机关事业单位的生存与发展提供现实依据，也是机关单位人事管理、人事劳资和干部提拔使用的重要依据，是机关事业单位未来发展的前提和保证。在互联网时代，机关档案工作面临着挑战和压力，如何利用网络使档案管理日趋现代化，是当前档案工作者的重要使命。

2.网络对机关档案管理的影响

伴随着网络的发展，档案管理工作呈现信息化、网络化以及数字化的趋势，其对机关单位档案管理工作具体影响有：

2.1档案载体日趋多元化

之前，机关事业单位的档案保存多以纸质材料为主，纸质材料不仅存在保管上的难度、存在丢失的可能性，档案资料一旦丢失对当事人是无法弥补的损失。而网络化时代，电子文件不断增多，新兴的信息存储技术，例如缩微技术、扫描技术、光盘技术等等大大提高了档案信息存储的容量，使得机关档案的载体形式发生了很大的变化。而且利用很小的空间就可以存储大量的档案信息，领导的讲话、机关事业单位的活动、电子文本以及一些视频资料都可以下载到光盘等载体进行储存，存储密度也比纸质档案高出许多倍，而且还既有直观性、选择性、易操作性等优势。

2.2档案信息利用率提高

之前，档案资料使用人在查阅档案时存在诸多不便利的因素，时间和空间的限制使得档案利用率不高。而在网络化时代，档案管理可以部门可以充分利用计算机网络进行档案的传输，充分发挥了信息资源综合和集成共享的优势，大大节约了档案使用人的时间。档案使用人不再受时间和地点的限制，随时随地都可以利用档案管理部门提供的信息查阅服务来检索和寻找所需的资料，不仅准确高效，在档案信息服务的内容和方式上也提高了一个新的层次。

2.3为档案资料共享提供了便利

事业单位档案资料众多，散落于各个部门之中。在纸质材料时代，部门之间的档案材料缺乏有效沟通与资源共享。网络时代，机关事业单位通过建立数字化档案室，加强了档案一体化管理，通过计算机系统整合了各个部门的档案资料，也将音频、影视、实物等档案资料统一纳入数字化管理，各个部门都可以再数字化档案系统查阅所需的资料，实现了档案资源的合理配置和资源共享，最大限度地实现信息资源利用。

3.网络环境下对机关档案管理的几点建议

网络时代的机关单位档案管理是种技术，更是管理理念，如何做好这一工作，需要我们从各个方面入手来提高机关单位档案管理效果。

3.1提高领导对档案信息化管理的认识

如今，加强机关单位档案管理现代化已经成为潮流，档案管理的作用和重要性也日益被人们所熟悉和认可。作为机关和事业单位的领导领导要强化责任意识，认识到电子政务时代档案管理的意义所在，将档案管理工作纳入领导工作日程，不断提高领导的现代化管理水平和网络相关知识，在日常工作中采取有效手段加强档案工作与互相网的整合。作为普通档案管理人员，也要认识到信息技术发展对档案工作的挑战和冲击，要打破常规，更新观念，打铁还需自身硬，在平日工作中不断更新档案信息化管理的知识结构，切实提高工作水平和工作效率，以更好的服务质量适应互联网时代的需求。

3.2不断创新档案管理服务手段

机关事业单位档案管理网络化重在应用，如何利用档案网络化创新服务手段是档案管理人员需要关系的课题。机关单位可以建立档案馆网页，以网站为基础，开展网上利用服务，要进一步加快档案信息资源数据库建设，积极上传各种有效信息和数据，网络化时代，档案电子文化的上传和下载通过网络就可以完成，档案管理部门要改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，及时有效的收集电子文件，并在档案馆的服务器上归档。尤其是加强电子文件数据库建设，在网站上建立电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化和自动化。机关单位还要建立电子文件数据管理中心。电子文件数据管理中心作为机关单位信息资源的重要组成部分，集中管理各部门的电子文件数据，并在网站上提供档案信息的文件查询和检索服务，档案信息使用人可以通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。当然对于一些限制性信息和保密电子文件要做好保密工作。通过这些措施实现档案信息和数据的高效使用。

3.3提高档案管理人员的信息素养和能力

机关单位档案管理的信息化操作者是档案管理人员，管理人员的信息素养和能力对档案管理工作有效性具有关键作用。信息化时代，机关单位档案管理人员不仅仅是档案管理者，还是信息财富的管理者和提供者。作为档案管理人员要不断更新知识结构和业务工作水平，以适应网络化管理的需要。然而，很多机关单位档案管理人员或者缺乏档案管理专业知识，或者只是兼职人员，缺乏事业心和职业素养，导致档案管理工作停滞不前。为此，机关单位要提高档案管理工作在机关事业单位中的地位和作用，充分发挥档案管理工作人员的主观能动性，建立档案管理专职人才专职管护。加强对档案工作人员进行互联网相关的知识的培训以及爱岗敬业的道德品质，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。有条件的单位要积极招聘网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才等，来做好网络时代机关事业单位的档案管理工作。

总之，机关事业单位档案管理工作是其日常工作的一个不可或缺组成部分，网络化的发展对机关事业单位档案管理工作意义重大。作为档案管理人员要充分认识到这一点，在日常工作不断探索和创新档案管理手段和方法，切实提高机关单位档案管理水平。

参考文献：

[1]唐明利.浅议网络时代的档案管理[J].科技情报开发与经济，2006（ 23）

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1 我国机关档案管理存在的问题

1.对档案管理的重视程度不够

这个问题基本上我国各个机关单位都存在，因为对档案管理工作重视程度不够，所以在日常的工作当中经常会忽视档案管理工作，导致很多档案都不按顺序和标准整理。

造成这一问题的很大一部分原因，是因为很多机关单位的领导和档案管理人员对档案管理工作内容的认识有误区，以为档案管理只是单纯的做好档案誊写以及档案保管等工作，所以对档案管理工作没有足够的重视。

2.档案管理力度不够、管理技术落后

很多负责档案管理工作的管理人员并不具备档案管理的专业素质，解决不了档案管理档案管理工作中的一些技术性的难题。也正因为这些档案管理人员的专业水平不足，难以及时学会新的管理方式，也无法对档案管理工作进行创新，导致经常在档案管理工作中出现档案管理无序、档案丢失等情况。

档案管理人员的管理水平不足，就很难根据档案管理的要求和规章制度做好档案的管理工作。再加上机关单位的领导和管理人员对这份工作不够重视，这在很大程度上降低了档案管理工作的效率。

3.落后的档案管理科室

档案管理是一项单独的工作，因此机关单位应该给档案管理工作建立单独的办公室，只有这样，才能提高档案管理工作的效率和质量。

但目前，我国很多机关单位因为办公室紧缺，所以档案管理一直没有建立单独的科室，这也是档案管理工作难以创新的原因。

4.档案移交管理工作不到位、手续不安全

由于机关领导对档案管理工作的不重视，所以招聘的档案管理人员多不是专职负责档案管理，因此，这些档案管理人员经常会被调换岗位、或者自行离职。而在岗位交接的时候，因为没有科学的交接程序，交接的手续制度不完善，所以在交接工作中经常出现有些应该检查的工作没有及时检查，应该清理的工作也没有及时清理。这就导致了很多档案管理职责权限不清不楚，难以有效进行下一步的管理工作。

5.对档案工作重要性宣传不到位

首先对于档案管理工作，机关单位不够重视，因此没有做好对档案管理工作重要性的宣传，所以经常会出现有些工作人员不会及时的上交需要上交的材料，而档案管理人员也没有做好补救工作。其次，受档案管理人员职业水平的限制，致使他们无法做好档案的及时更新和归档，且没有总结档案管理工作的经验。

2 如何健全机关档案管理工作

人事档案包含着一个人的经历、工资、职称等历史原始资料信息，它对每个人事业的发展非常的重要，一旦丢失就很难补办，即使补办了，之前的信息就会不复存在，势必会对个人造成很大的损失。

因此，做好机关单位的档案管理工作十分的重要，对机关单位档案管理工作创新模式的研究也非常有必要。

经过对以上问题的研究，做出了针对上述问题的解决方案，以及对如何创新档案管理工作做出了研究。

1.规范人事档案交接工作

档案管理是一项比较复杂的系统，需要管理人员有足够耐心和责任心才能做好的工作。这就要求档案管理人员在人员人事档案的交接中，严格的按照交接的标准程序进行交接。

首先，要对机关单位的遗存档案进行全面的清理，做好档案核对工作。其次，对于借出去的档案资料要及时的催还，并做好档案的借还记录工作，详细的登记档案借出的原因以及归还时间等情况。再次，把没有进行的整理的零散材料妥当放置，且要尽快对这些资料进行整理归档。

最后，在进行档案移交的时候，必须按照档案移交程序严格完成移交工作，对档案移交的时间、地点、移交人、移交人的资料进行标注详细，并要在确认数量准确以后，再在移交文件上签字确认，保证档案移交工作不出纰漏。

2.提高档案管理意识，规范档案管理程序

想要做好科学化的档案管理工作，机关单位的领导就要对档案工作做到足够的重视，且加强创新管理的意识。

首先，为档案管理工作建立专门的科室，引进先进的档案管理设备。近年来，我国的科学技术和计算机技术、互联网越来越发达，机关单位的档案管理也不断实现了电子信息化。我国的计算机技术不断的发展，因此在档案管理在实现信息化以后，更要不断的对档案管理的软件和设备进行更新，并建立更加健全和完善的电子化信息管理系统。

因为人事档案和每个人的工作有着非常密切的关系，因此，档案管理人员一定要增强自身的责任感和使命感。在进行档案管理工作的时候，要根据机关单位的实际情况，创造科学合理的工作程序。档案室所有档案的整理、借出、归还，都要按照工作程序进行。

3.提高档案管理人员的专业素质

目前我国很多机关单位都实现了电子化的档案管理，这对档案管理人员的专业水平就提出了更高的要求，需要管理人员具备较高的知识层次、先进的意识、足够的计算机水平，和学习新技术的能力。因为电子化的档案管理不同于一般的电脑操作，更需要管理人员具备信息处理的技术，只有这样，才能充分的利用机关单位引进的科学化的档案管理设备，更好的实现档案信息电子化。

4.完善档案管理制度

完善的档案管理制度更有助于档案管理工作的进行，建立完善的管理制度应该遵循以下几点：

1.制度必须科学合理，要从本单位的实际情况出发，以不违背个人利益为前提；

2.为了方便档案管理人员开展工作，在制定管理制度的时候一定要简单明了，方便实效；

3.制度要对档案管理人员和机关单位的领导同时起到约束的作用。

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档案管理工作是一项严肃的政治工作，它要求档案管理员必须有较高的政治思想素质。该同志从事档案工作以来，能积极参加政治学习，坚决拥护党的领导和社会主义制度，自觉抵制资产阶级自由化和一切腐朽思想的侵袭，积极投身改革开放。有较强的工作责任感和工作热情，敢于吃苦，乐于服务，能自觉遵守《保密法》和《保密工作守则》，严格按工作程序和工作守则工作。几年来，因该同志的认真工作，我局没有出现文件丢失和泄密事件，受到了领导和上级有关组织的好评，去年她所工作的档案室被湖北省委评为全省先进。

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1.1 社会效益不能充分发挥。机关档案工作是机关工作的组成部分，机关档案室是机关的内部组织机构。相关制度规定机关档案工作的任务中强调机关档案要为机关工作服务，强调机关档案工作要做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。这使得机关开展档案工作时仅关注到了机关本身的利用，而忽略了来自社会的利用需求。只强调到了档案的保密，而没有强调档案的开放。虽然在《档案法》相关法规中，说明机关的现行文件在经过同级或上级机关批准后，可以对外提供利用，但因为手续的繁杂和保密观念的根深蒂固，对外提供利用往往不能实现。从机关档案室作为机关的内部机构角度来看，机关档案室必然站在机关立场上，因而对保管的档案信息理所当然采取保密状态，本能地限制甚至排斥对外提供利用。

1.2 提高档案管理水平的自我动力不足。档案管理工作的目的是为本机关和上级机关服务，可以说，机关开发档案工作的动力源于档案工作对机关参考、咨询、决策及保存机构记忆所起的作用。如果机关仅从为自身服务这一动力出发，完成相应的档案管理工作，并不需要进行太大的投入就能做到。很多机关对档案管理工作不积极的原因之一，是机关对档案管理水平没有过高的要求。机关档案工作是我国档案事业有机组成部分，机关档案工作肩负着为国家积累档案史料的任务，就这一点来说，机关档案管理工作属于公共事业管理的范畴。作为我国档案事业的基础，显然，机关档案工作的质量高低影响着整个档案事业管理水平的高低。

1.3 档案在整体工作中的地位不高。机关档案室作为机关的内部组织机构，其经费来源于机关内部资源的分配，而各机关因职权的不同，可支配的财力也有差异。机关档案工作相对前沿的业务工作而言，并不直接与机关的职能、职权相关，是机关幕后的服务工作。机关档案工作需要依靠机关领导的重视才能有效开展，但是，一般说来，领导重视程度欠缺，是机关档案工作长期面临的不争事实。机关档案室作为机关部门机构的附属性，是制约机关档案提供社会利用，制约档案管理水平提高的根本原因。可见，如果不改变机关档案工作对机关的附属性，要开展机关档案提供社会利用，提高管理水平，单依靠制度和监督的完善是难以做到的。

2 信息时代机关档案管理工作面临的新挑战

传统的档案管理，仅能实现单一数据的管理，存取不便，不利于管理与利用，不能适应科技发展的需要，以及方便快捷提供有效的信息。随着时代与科技信息的不断发展，传统的档案管理终将被网络化的档案管理所取代。系统化、网络化的档案管理，一方面可以节省更多的资金与劳动力成本，另一方面可以提高档案信息的利用率，从长远来看，具有不可估量的积极意义。所以，对于每一位管理人员而言，转变观念，树立现代化的档案管理理念，是一项迫切的任务。

2.1 对传统档案管理工作观念的挑战。传统的档案管理“重藏轻用”。信息化社会对知识的评价标准是知识对经济的推动力，档案工作者只有将所掌握的档案知识和资源转化为生产力，才能得到社会的认可。因此，要改变“重藏轻用”的观念，积极主动开发信息资源，使“死档案”变成“活信息”，转变服务观念，大力开发档案信息资源为社会和发展经济服务。

2.2 对传统档案管理手段和方式的挑战。当前，我们大部分的档案工作仍然沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的档案信息，难以达到传输的高容量和网络化，难以形成新的知识生长点，也难以为社会经济发展服务和供社会共享。档案管理部门要充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件，借助先进的档案管理技术，实行电子文件与电子档案一体化管理，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案事业的发展。

2.3 对档案工作者自身素质提出的挑战。新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识，熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建立高素质的专业人才队伍，既要组织档案管理人员掌握基本档案管理理论，又要熟练掌握计算机技术，灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质。因此，运用档案来传播知识，促进经济发展，使档案中的知识转化为现实的生产力，成为新的经济增长点是档案工作者义不容辞的责任和义务。

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机关档案管理，就是利用有效的手段对机关部门的各项文字、 图表、 声像等资料进行妥善的管理。科学的机关档案管理能够促进机关管理工作的进行，提高机关管理的效率和质量。但是当前我国的机关档案管理工作中还存在众多的问题， 管理意识薄弱、 管理方法落后等缺点都阻碍了机关档案管理水平的提高，

因此，机关部门必须优化档案管理的方法，提高档案管理水平。下面笔者就简单探讨该如何提高机关档案管理工作的水平。

一、要加大培训力度，提高档案从业人员的整体素质

人的因素是决定机关档案工作发展的关键因素 开展档案规范化管理活动，关键在人，首先要有一支能打仗 愿打仗 打得赢的人才队伍作保障 其次要发现和培养典型，总结经验，及时推广 并且还要在激发干劲上下工夫，用正确的导向引导人心，让肯干事 能干事 干成事的人得到褒奖和重用，从而引导档案工作者把心思用到工作上，形成推动事业发展的强大合力 我们采取了一系列包括学历培训，外出培训，短期培训，操作培训等措施加强人才培养 通过一系列的业务培训，档案干部队伍的整体素质明显提高，逐步形成了一支能够适应档案规范化管理需要的人才队伍，为档案规范化管理的深入开展和整体水平的提高提供了坚实的人力资源。

二、强化档案管理意识，严格档案管理程序

强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调 除湿机 档案密集架和电脑 引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统 档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利 职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保人事档案材料准确完备 及时归档 此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整 内容真实可靠。

三、提高档案管理利用率

在传统的档案管理体系中，档案管理始终存在着一个不容忽视的问题，那就是档案管理的利用率低。总结过去的经验，我们可以得知，档案信息在发展中有着不容忽视的作用，要充分重视并且高效利用这种信息是必不可少的。尤其是在现在的信息时代，信息资源是最有用和珍贵的，我们必须提高档案管理信息的利用率。首先，要建立一套完整，易于查询的档案体系，要强化和突出服务理念，档案部门更应该积极主动地做好管理工作，使之易于查阅和使用。其次加强网络功能的应用，是的可以在公司网络平台上直接查询档案信息并加以利用。这样就可以提高服务和利用效率，间接提高利用率。对档案信息的高效利用才能真正体现出档案管理的重要性，事项档案信息的价值。信息时代日新月异，我相信，在短时间内快速提高档案的利用率并不困难。五、树立动态的管理观念所谓动态的管理观念指的就是摆脱传统的一成不变的管理方法，要随机应变，一方面是不仅仅要保存旧的档案，更要对旧的档案进行源源不断的补充和解释，这些内容可以以一年为一个阶段来补充说明，这样会是的档案内容逐渐完善，形成多方面多角度的档案信息。而另一方面是在公司人员流动频繁的情况下，档案的更新必须要高频率的，形成及时准确的档案信息，所以档案管理部门必须要安排好人员来做好接收信息，筛选信息，拼凑信息和管理信息的工作。传统档案管理体制一直都在进行着改革和创新，但是效果却并不太令人满意，而且在信息飞速发展的今天，传统的改革方法已经跟不上时代的脚步。所以新的改革和创新成为了不可或缺的角色。努力实现档案管理的现代化，提高档案管理的科学化水平，是信息时代提出的要求。国家提出了机关档案信息化建设的任务，不仅要求充分利用计算机技术和网络技术，还要进一步提高档案管理现代化水平。档案管理工作是一项政治性、专业性、和技能性很强的工作，尤其是要提高对档案管理工作人员的培训，要严把关，勤查工作，做好每一项检查。档案信息对于个体和组织而言都是十分重要的资源，对于各项工作的发展都有着重要的意义。

四、优化机关档案管理的管理方法

由于对机关档案管理工作的不重视，导致机关部门也不注重对档案管理方法的优化，大都还在延续传统的管理方法， 使机关档案管理工作的准确性、 完整性、 真实性都受到影响， 导致机关档案管理工作水平的降低。因此，为了提高机关档案管理工作的水平，必须优化机关档案管理方法， 使其更加科学、 规范，保证机关档案管理的准确、 真实、 完整。例如， 1.管理人员可以将机关档案分别进行纸质、电子版、声像等多种形式的存档， 确保在某一形式的档案资料丢失时，有其他资料做备份，保证机关档案管理的完整性； 2.对机关档案资料进行相关性的收集、 整理、 存档， 保证某一系列的机关档案资料具有连续性，使机关档案管理工作更加细致、 科学、 规范， 更有利于机关档案管理工作效率的提高； 3.利用现代计算机技术进行档案管理，建立统计系统、 档案检索系统、 借阅系统等多种系统，对机关档案资料进行一目了然的了解， 不易导致机关档案资料的丢失， 而且能够有效延长档案资料的存档时间，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。

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关键词：

机关单位 档案管理工作 粮食档案 思路创新

1改革管理观念，实现粮食档案管理现代化

21世纪是一个信息化大时代，粮食和商务局的档案管理工作受到现代信息技术的影响，现面临着建立电子档案、应用信息技术、借助新型档案载体保管粮食档案等诸多挑战，因此档案管理者必须革新管理观念，一改传统档案管理工作中的落后理念，尝试建构资源优势、公共文化等档案管理新观念，从而实现档案管理的现代化。第一，档案管理人员须着眼现实、革新观念，提高自身的管理素养与工作水平，自觉强化自身档案的存储、加工、传输以及共享工作，争取挖掘出现代化档案管理的精髓；第二，馆内工作者要重新审视粮食档案管理，提高认知、端正态度，让我局档案管理工作在探索中创新，在创新中不断发展。

2加强硬件建设，促进档案管理工作技术化

新时期，计算机是促进我局粮食档案管理技术化的关键工具，计算机参与到档案管理的工作中，不仅方便了查阅者查找、利用和阅读，提高档案查阅的工作效率，而且还能够有效缩减档案保存占据的空间，提高了档案的保密水平。因此，必须重视档案管理的硬件设备建设，须投入一定的资金建设基础设施与办公设备，开辟空间创建办公室、档案室，购进用于档案管理计算机、打印机、复印机、档案柜、消防除潮等设备，为档案管理的技术化提供优质的硬件支撑。与此同时，我局还须着手培养档案管理者的计算机技能，使得档案管理工作人员兼具纸介质档案与非纸介质档案双重管理技能，从而为我局各项工作的开展进行提供信息资源数据参考。

3重视档案保密，建立专项的档案保密制度

关于档案的安全保密，我认为必须建立专项的档案保密制度，要求档案人员严格遵循这几点原则开展工作：必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理；严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实；增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗；销毁档案也要登记造册，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。但需注意的是，要想真正发挥这几条原则的作用价值，我局还必须拥有一套严格的监督管理制度，对于档案工作人员的泄密行为进行严格惩处，真正将制度要求准则落实到实际工作中，实现有章可循、有则可依，确保单位的档案信息处于保密环境。

4创新服务方式，加快实现档案的信息价值

伴随着社会经济的不断发展，机关档案的档案管理需求也呈现出多样化、多层次的情状，为了有效应对这一情状趋势，这就要求各大机关单位要从自身着手创新档案服务方式，进而加快档案信息资源价值的实现进程。其一，根据不同需求、不同类别将机关档案划分归类，做好后续的加工管理；其二，借用互联网信息化境，参考组织网络信息，创建专门的档案信息咨询平台，便于查阅者随时进行档案咨询，旨在提供更优质、全面的服务；其三，积极开展单位的档案编研工作，在研究的同时服务于、便利于单位工作者，实现档案资源的信息价值。

5善于培养人才，为机关档案管理注入活力

除了加强机关单位自身的创新以外，还须将目光投向人才培养，努力为机关档案管理注入鲜活的创新能力，从而培养出一批具有创新意识、创新技能的档案管理人员。首先，做好档案管理人员的培训工作，邀请专业人员帮扶我局档案人员帮助熟悉专业知识、掌握电子文档管理技能，提升档案管理人员的文化水平和知识层次，培养出符合档案管理的创新型人才；其次，带领档案管理人员“走出去”，给他们提供参与政策文件、档案知识学习的机会，拓展他们的知识视野、优化知识结构，锻炼他们的创新能力；最后，吸纳一些具有档案专业管理能力的高素质人才，提高我局档案管理的整体水平，为档案管理事业的发展注入鲜活创新能力。

6结语

总的来说，创新机关档案管理工作绝非易事，需要广大工作人员的坚持不懈的努力、革新，所以我局必须充分发挥自身管理优势、规避劣势，实现档案管理的现代化、技术化和信息化，为机关单位档案管理工作开创新局面。

作者：杨晓微 单位：吉林省洮南市粮食和商务局

参考文献：

[1]王剑.对新时期档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2014（01）

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（一）保管条件落后。随着经济发展和社会进步，多数机关单位办公场所紧张，没有规范统一的专用档案室;有的单位档案室与办公室合二为一，办公室放几个资料橱，就摇身一变成了档案室;有的档案室与仓库混为一谈，档案没有多少，桌椅板凳、报纸杂志等杂物却堆满房间，汗牛充栋;有的“六防”设施不配套，档案材料霉变、虫蛀、查找困难和遗失等现象时有发生。

（二）档案管理分散。一些机关下属科室均设有兼职管理人员，档案分散管理，兼职档案管理人员一身多任，各自为政，投入档案工作的精力有限，而且由于工作不专业、业务不熟悉，无法对档案进行科学有效的管理，造成文件材料收集不齐全、不完整，档案管理难以实现规范化、标准化和长期化。

（三）管理水平不高。一方面，档案管理缺乏制度保障。有的机关档案管理制度不健全，管理混乱;少数有制度的，也缺乏针对性和可操作性;还有的没有相关配套实施办法和检查考核措施，制度成为一纸空文，纯属纸上谈兵。另一方面，档案管理缺乏现代化手段。随着计算机的普及，不少机关单位开始运用计算机及网络技术管理档案，相当一部分档案管理人员还实行手工收集、手中操作、手工检索，利用现代化技术设备的水平不高、范围不广，不利于档案的收集、编研、开发利用和档案技术支撑作用的充分发挥。

二、存在问题的原因

（一）对档案管理工作认识不足。社会的每一点进步，对档案工作地位的提高和自身发展都会产生巨大推动作用，但档案工作在一些领域尚没有得到足够重视。主要表现为，一些机关领导对档案工作的重要性认识不足，认为档案管理不是单位的主要工作，只不过是抄抄写写、保管性的事务工作，对创造经济社会效益、完成工作目标任务帮助不大，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行。因此，执行档案管理的相关法律法规不认真、不彻底，导致机关档案管理人浮于事，档案资料收集、整理、归档工作滞后，档案管理工作的作用得不到充分发挥。

（二）档案管理人员素质不强。档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，需要相对固定的工作人员。但现实当中，档案管理人员不稳定，专职少、兼职多，工作缺乏积极性。一是工作不安心。缺乏长远计划和打算，安不下心来，对档案工作的责任心不强。二是学习业务不专心。档案管理人员的素质提升和继续教育没有纳入培训计划和要求，他们认为下工夫学好了业务，也该换岗了，学了也是白学。三是工作不用心。由于档案管理人员调整频繁，大部分兼职人员没有经过专业档案知识培训，对档案的重要性和管理要求掌握不全面、不系统，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉，档案收集意识淡薄，交接不认真，往往造成档案管理水平不高，缺乏连续性、衔接性。

三、机关档案管理工作的思路

（一）必须引起领导重视。领导重视是搞好机关档案管理工作的关键。要想得到领导的信任和支持，档案管理人员必须提高自身素质，搞好工作协调。一要爱岗敬业。热爱档案岗位，学好业务知识，提高管理水平，干好本职工作，以出色的工作业绩，引起领导的关注和支持。二要强化宣传。采取多种形式，搞好《档案法》、《保密法》及有关法律法规的宣传，使单位上下充分认识到档案工作的重要意义。同时，积极向领导建议，将档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据工作需要拨付经费。三要树立服务意识。围绕单位中心工作，及时、准确地为领导和相关科室、部门提供档案信息服务，提升档案管理工作影响力，推动档案管理工作顺利开展。

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1.较高的政治素质是做好机关档案管理工作的根本要求

机关档案管理工作者，所接触的工作性比较强，规范性要求比较多，这就要求档案管理工作者具备较强的工作责任心和保密意识，要求档案管理工作者政治上可靠。具体来说，档案管理工作者要坚持经常性的思想政治教育、党的路线方针形势教育，提高自身的政治素质，同时要树立学习的榜样，向雷锋、焦裕禄、孔繁森、郭明义等同志学习，增强爱岗敬业、奉献社会的意识，坚定理想信念，树立正确的世界观、人生观、价值观，学会用党的先进理论武装头脑，始终保持正确的政治方向，增强政治鉴别力和敏锐性。这是档案管理工作者必做的功课，是做好档案管理工作的首要前提和要求。随着机关档案管理工作规范化建设的深入发展，对机关档案管理工作者提出了越来越高的要求。

2.精湛的业务素质是做好档案管理工作的重要要求

2.1机关档案管理工作者一定要有丰富的业务知识

机关档案管理的内容大都仅限于文件、文史资料和人事资料保存。不同内容对档案管理工作提出了不同的要求，且有些档案材料形成于不同的时期，与当时的政治、经济、军事、外交、科学和文化等方面政策规定有着不可阻断的联系，档案管理工作者在整理保存这些资料的过程，就是对掌握当时政策法规情况的一次检验，是运用自身业务知识指导现实工作的过程。这就要求档案管理工作者要认真广泛地涉猎科学文化知识，熟练地学习掌握与之相关政策要求，对零散的各种档案资料等进行处理和整编，进行科学地整理与鉴定，选择好需要归档的材料。同时，档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成，这些环节都有一定专业的研究领域。例如，收集工作必须保持原汁原味，不能有主观原因，整理工作必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，鉴定工作必须依照把当时的要求与现实的需要有机结合起来，保管、检索工作必须按照现行的制度规定去要求。这就要求档案工作者必须经常学习档案管理有关知识，不断提高档案工作者综合知识水平。

2.2机关档案管理工作者一定要有较高的科学管理水平

当前是知识经济的时代，现代化、规范化管理已经熔入机关日常工作之中，建立科学的档案管理机制，必然要求档案工作者掌握科学的管理手段，不断更新档案管理水平。面对新形势新要求，档案工作者一要掌握档案学的基础理论和专业知识，既要学习好档案学基本理论，包括公文写作、档案文献编纂、档案保护技术等，又要及时学习好党和国家有关档案工作的法律法规、政策制度，夯实基本业务技能；二要学习和掌握管理学知识，把管理的理念运用到档案管理之中，对收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节全部做到科技化、规范化、系统化，不断提高工作效率，使档案管理工作水平不断提高。三要理论联系实际，坚持学以致用的原则，增强创新发展的意识，不断地总结档案管理工作的经验，探索档案管理工作的规律，使之成为一项指导档案工作发展的长效机制。

2.3机关档案管理工作者一定要有较高的自动化办公操作能力

档案管理的现代化，离不开科技的投入，特别是计算机技术已经成为机关办公自动化的重要载体。作为档案管理工作，信息知识时代，档案管理工作的信息资料很大一部分来源于网上信息平台；档案管理的系统化，更离不开用计算机编程技术开发的档案管理数据库。因此说，档案管理工作者必须具有较强的计算机操作能力，能熟练地操作与档案管理相关的现代化设备。这也是提高档案管理工作者业务素质的一项基础性工作，也是档案管理工作者必须掌握的基本技能。

3.良好的职业道德是做好机关档案管理工作的重要保障

政治合格、爱岗敬业、无私奉献是对机关工作者的精神要求，是档案工作者理应遵守一项基本工作要求。档案工作与机关宣传、服务、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不为外人所知的保密性工作，在外人看来是清水衙门。因此说，档案管理工作者必须具有良好的职业道德。良好的职业道德反映在以下几个方面，一是政治素质过关，有良好的思想道德情操，能够树立正确的人生观和价值观；二是具有强烈的事业感和责任心，把本职工作当事业来作，耐得住寂寞，甘于清贫，不计较个人得失，一心为公；三是遵纪守法意识强，有正确的权力观、利益观和地位观，不为名利所累，不做违纪国法的事，不做有悖档案管理制度的事，时刻用职业道德约束自己的言行举止，努力做一个立党为公执政为民的公务员。

4.良好的工作环境和严格的教育机制是提高机关档案管理工作者素质的重要途经

4.1营造良好的工作环境

档案工作是一项枯燥乏味、不易出成绩的工作，是一个冷门岗位，很多人不愿意去从事这项工作，但是这项工作是反映一个单位发展过程，详尽记录一个单位各方面工作数据的基础性工作，为调查工作情况、出台政策法规、核实人事资料等方面提供着重要依据。因此说，机关要学会用政策留人、待遇留人、感情留人。从硬件上，按照现代化、科技化的要求，设立独立的办公、查阅、库房三室，配备电脑、照相、录像、打印、复印、传真、扫描、碎纸机等管理设备和设施，安装标准空调机，不断改善档案保管环境，为从事档案管理工作的人员创造一个好工作环境。从软件上，建立倾向档案管理的政策，关心档案管理工作者的政治进步，关心他们的身心健康，提高他们的经济待遇，为档案管理工作提供充足的经费，支持他们搞科研创新，加大奖励的力度，以良好的发展环境，使他们乐于从事档案工作，进而激发他们工作的积极性和主动性。

4.2加大教育培训力度

培养和提高档案管理工作者素质，关键是教育。为此，一要抓好继续教育，继续教育是对档案工作者进行知识和技术更新、提高的有效途径。要组织好档案管理工作者积极参加人事部门、档案部门组织的业务知识培训，不断更新知识，学会现代化的管理手段，增加对新生事物的理解和把握，不断提高自身创造能力及管理水平，以促进档案工作创新发展；二要拓宽教育的方式。要改变传统的教学模式，变填鸭式教学为互动启发式教学，注重教育的针对性和实效性，注重创新性思维的开发，采取座谈讨论与外出学习考察相结合的形式，激发档案管理工作者参与学习教育的积极性；三要提高教育的质量。要改变过去为了学而学，学用相脱节的错误做法，组建高水平的教师队伍，提高教学质量，严格教育考核机制，把学习成绩作为衡量工作实绩的标准之一，把理论研究成果作为职级晋升的重要依据，以鼓励和培养更多高素质的档案工作管理人才。