行政机关档案管理探析

1.前言

新形势下，行政机关档案越来越多、种类也较为繁杂。如何提高管理的效率和质量成为一个亟待解决的问题。计算机的普及应用为行政机关档案管理带来了极大的方便，大大提高了档案管理的效率。在一定程度上改变了传统档案管理模式，无论是在档案资料录入还是档案的调取方面都产生了很大的变化。本文就如何提高行政机关档案管理的效率和质量提出几点建议。

2.行政机关档案管理中存在的主要问题

一是档案管理的手段落后。目前，绝大部分行政机关已具备信息化工具进行档案管理，但有些单位对信息化工具的使用率并不高。有些单位对档案管理工作并不重视，没有投入足够的财力和人力。配备了计算机，但却是从其他地方淘汰下来的，电脑的配置跟不上需求，大大削弱了管理人员的使用热情，倾向于用传统手段管理档案。管理人员并不全职从事档案管理工作，档案管理只作为其中一项很小的工作，无法投入更多的时间和精力。或者从事档案管理的人员素质不高，不具备使用计算机的能力，也不具有不断更新知识储备的意识，因陈守旧，只能使用传统的模式管理档案。二是档案归档不规范。行政机关档案主要分为综合类、人事类、业务类、基建类、设备类、会计类等类别。不同类别档案的归档范围、管理期限和重要性会有比较大的差异。但档案管理人员的知识和认知层面参差不齐，对资料的认知存在很大的差异，相关的操作规范也不可能面面俱到。因此，同一个档案的归档极其可能被归到不同的类别这会产生一定的混乱，降低档案调取的效率，也导致同一类档案资料的不完整；有些不具有档案价值、不需要归档的资料也被归档，浪费了人力物力和空间；或者需要归档的资料没有归档，导致档案资料缺失。

3.如何提高行政机关档案管理的效率和质量

一是加大对信息化技术的应用。使用计算机管理档案的技术已经相当成熟，也大大减轻了管理人员的工作量，缩减了档案存放空间，应为档案管理配备匹配的计算机。一方面是档案管理系统的开发应用方便了档案的录入和调取，只要进行相应查询即可知晓档案存放的位置，提高档案调取效率。另一方面部分档案资料可以做成电子版的档案，再使用硬盘等载体存放，既缩减了存放空间也方便了使用者。或者是有些档案既有纸质的也有电子版的，查阅的时候只要查看电子版的即可。既保证档案资料不损坏不丢失，也减轻了管理人员的工作量。而且，随着计算机和无纸化办公的普及，电子档案会越来越多，因而使用信息化技术管理行政机关档案已成为必由之路。二是进一步明确和规范档案的归档范围。归档范围的确立首先应依据相关的规范，这是指导归档范围的最高标准。但有关的规范并不能细化到部门的所有文件资料，因此每个单位还应根据规范制定出本部门的工作指引，并根据实际情况进行修改和完善，减少人为误差带来的影响。如果有关规范和部门工作指引都未提及的，应由档案管理部门内部讨论归档的范围并作出决定，而不是根据某个人的单独判断决定。三是提高档案管理人员的综合素质。要重视档案管理人才队伍建设。配备合适的人员从事档案管理工作，有条件的单位应设立专门的岗位和人员从事档案管理工作；加大培训力度，特别是计算机应用、档案管理新方法和相关法律法规方面，充实档案管理人员的知识储备；加强与其他单位档案管理人员的交流与学习，吸收他人的先进经验和好的方法。档案管理人员本身应树立“活到老学到老”的思想意识，要清楚自身工作的重要性，增强责任感，加强自我学习，不断更新知识库。

4.结语

行政机关档案管理工作是一项庞大的工作，需要单位和管理人员的不懈努力和坚持，不断总结过去的经验和教训，需要使用新工具和方法，不断提高档案管理的效率和质量，才能较好地适应新形势、新变化，为人们群众提供更优质的档案服务，才能更好地为行政事务和社会发展服务。