医院档案管理中鱼骨图法的作用

一、鱼骨图法在医院档案管理中的内涵及步骤

（一）鱼骨图法的内涵

鱼骨图法，又叫因果图法、石川图法，由日本管理大师石川馨发明，其实质是一种发现问题“根本原因”的分析方法。在鱼骨图法中，医院管理中存在的“问题”或“缺陷”常标注在“鱼头”外，鱼骨上长出的“鱼刺”则按出现机会多寡列出问题的原因。通常，鱼骨图用4M表示，即“人—机—料—法”。其中，人（Man）是指作业人员，即从事或参与到医院档案管理中的人或机构；机（Machine）是指机械设备，即医院档案管理中所使用到的各种档案管理设备、库房等；料（Material）是指原材料，即医院档案信息的原始资料；法（Method）是指方法，即采用某种方法来管理医院档案。在医院档案管理中，可以利用这四个M来追溯管理中存在的不足，从而针对存在的问题及时纠正或解决，提升医院档案管理品质。

（二）鱼骨图法的应用步骤

将鱼骨图法理念应用到医院档案管理中，包括以下五个具体步骤：第一，确定“鱼头”：一段时期内，医院档案管理的目标；第二，描述“鱼骨”：按照4M的方法和内涵，列出具体影响医院档案管理目标的主要原因；第三，列出“中骨”：在4个M中，分别列出次要原因，进一步描述出鱼的“中骨”，如“机”中机器设备的老化等；第四，画出“小骨”：在中骨的下方，再详细地列出存在的原因，并针对存在的原因提出具体对策；第五，确定“鱼骨”：根据“鱼头”“中骨”“小骨”的描述，最终确定“鱼头”所对应鱼骨图中的各个因素，从而确定整个“鱼骨”。

二、以鱼骨图法分析医院档案管理中存在的问题

（一）人的问题（Man）

从目前来看，影响医院档案管理的“人“主要表现在“人的数量”和“人的素能”两个方面。就数量上来看，目前医院档案管理人员供不应求。医院档案管理人员的档案专业知识欠缺，业务培训缺少系统性、科学性。此外，对医院档案管理人员的重视程度有待进一步加强。

（二）机器问题（Machine）

由于经费投入不足等因素，一些基层医院档案管理中尚未引入成套先进的仪器设备，大多只是应用计算机来辅助保存和检索医院档案，医院档案管理中的机器设备功能发挥不够充分。此外，医院档案管理中普遍存在档案库房紧张、管理设备陈旧等问题，且长期没有得到及时更新。

（三）材料问题（Material）

医院档案的原始资料收集不完整、不及时，新材料载体的应用存在安全隐患等，都是影响医院档案管理的重要因素。如各科室未及时移交档案材料或移交材料不完整，必然会影响后期医院档案的查询和检索，制约医院档案利用效果。此外，随着胶片、磁盘等大量新的档案材料载体的应用，对新材料载体档案的安全防护也是每一位医院档案管理者及一线工作人员应给予足够重视的，如若防磁不到位往往会导致磁盘中的重要档案信息丢失，造成无法挽回的损失。

（四）方法问题（Method）

医院档案管理有其特有的行业特点或规律，但目前尚未形成统一的医院档案管理标准或规范。尤其是医院管理核心之一的病案管理，由于缺少统一的管理细则和监督机制，长期未将其纳入到档案工作管理范畴，也缺少相应的监督检查机制，导致病例档案时常出现破损、丢失等，不仅影响了患者的切身利益，也让患者对医院的管理产生负面印象。

三、以鱼骨图法完善医院档案管理

（一）强化人员管理

医院档案管理工作需要一支高素质的档案管理队伍作为保障。首先，要充实医院档案管理人才队伍，加大档案专业人才的引进力度，优化医院档案管理人员的年龄结构和知识结构。其次，要加强医院档案重要性的宣传和普及，通过各种教育形式，提升人员的档案意识，激发各业务科室人员支持和配合医院档案管理工作的积极性。再次，要提升医院档案人员业务素质，通过“请进来”“走出去”等方式，组织档案人员参加各种档案业务知识培训，举办档案业务知识竞赛等，不断提高档案人员的业务素质。

（二）加强设备管理

随着医院档案管理规范化、信息化程度越来越高，医院档案管理的设备种类和性能要求也不断增加。因此，医院管理人员要加大医院档案管理的经费投入，大力采购先进的档案管理设备，改建或扩建医院档案专门库房，并根据医院档案管理的现实需要，配备必要的设备，如密集架、防磁柜、计算机、扫描仪等，以及一些先进的医院档案管理软件，使医院档案管理真正实现信息化和数字化，并积极做好医院档案的安全管理，严格按照“九防”的要求和标准，改进医院档案管理的条件。

（三）做好材料收集

收集医院归档资料是档案工作的基础和前提，归档材料收集是否完整、齐全、及时都会直接影响到医院档案管理的质量。要严格按照《档案立卷归档制度》以及医院人事、基建等方面的具体规定和要求，确保医院档案收集的完整性、准确性和丰富性。确立医院档案材料定时移交和专人负责原则。确定医院各种档案材料的移交时间和周期，并要求各业务科室安排1~2名人员与医院档案部门建立对口联系进行移交工作，真正做到档案材料的收集有人负责、有人管理。此外，要做好医院档案的鉴定工作。对各业务科室移交来的档案材料，要及时组织人员对其进行鉴定、分类、编号、入卷和归档，为后期的档案检索、查找和利用奠定扎实的基础。

（四）注意方式方法

建立健全医院档案管理标准体系，结合医院管理现状，及时制订并完善医院档案管理各项规章制度，明确医院档案管理人员和各部门档案兼职人员的职责。此外，要重视医院档案信息资源的开发利用，不断提升档案在医院管理、医疗业务开展中的作用，如汇编《疑难病例诊疗汇编》《医疗纠纷案例一本通》等，供全院学习，发挥档案编研在医院科研、建设和管理中的作用。将鱼骨图法应用于医院档案管理中，通过每个步骤的落实，能够准确查找出医院档案管理中存在的不足以及需要改进的地方，为切实提升医院档案管理工作质量和效果发挥出积极作用，最终构建起一套完善的医院档案管理体系。