物流系统管理中采购成本管理探析

0引言

随着社会的不断发展，人们对物流系统管理的重要性认识逐步加强，对物流系统管理中的采购、配送、仓储、供应等各个管理环节逐渐了解和深入，并对各管理过程进行细化，以便最大程度地控制物流成本，获取经济效益。物流管理的好坏直接影响到企业的发展前景，尤其是我们所从事的工程建设项目，绝大部分资金都运作在物流管理上，这就要求我们在物资材料的采购、仓储等环节上必须加强管理力度，以便最大限度地控制成本，这样工程取得了经济效益，企业也发展了，广大职工也从中获取了最大利益。既然工程资金中物资材料占了绝大部分比例，对物资材料的管理尤其是在采购环节上严格把关成为重中之重，这就包括物资材料的质量、价格、供货的及时性及售后服务等方面。随着企业管理水平的不断提高，相应的管理规范逐步出台并在实际操作过程中得到实用，主要有以下几个方面。

1对供货商进行合格供应方管理

在进行物资材料采购前，必须进行市场摸底，对各供货商进行合格供应方的评审工作，评审内容包括供货商的资质、供货质量、价格、供货及时性及售后服务等方面，参加评审的人员包括企业的领导及各相关部门人员，对评审合格的供货商纳入合格供应方名册并分类进行管理，比如分为A、B、C三类，A类为各项评审指标均优良的供货商，供货综合能力强，可作为长期的供货商并签订供货合同，B类和C类供货商相比A类在某些方面有一定差距，但可作为协供方，对A类供货商形成竞争压力，并可在A类供货商出现问题时随时进行补充更换;对评审中认定各方面较差的供货商直接纳入黑名单，并规定在一段时期内不得供应任何物资材料，需再次评审合格后方能供货。同类产品的合格供应方一般不少于3家，以便在采购时有可选择性，且供应方名册并非始终不变，而是要定期重新进行评审，间隔期半年或1年，可根据实际情况确定，对在供货过程中多次出现问题的供货商经评审不合格的取消其供货资格，并可随时增加新的供货商为合格供应方进行管理。

2采购计划的管理及“零库存”目标

以往很多单位/企业因采购计划的不严肃而盲目采购，造成了大量的无计划、超计划采购现象的发生，导致这些采购的物资库存积压，并最终因长时间使用不上而不得不进行报废处理，造成了不必要的资金占用和浪费。现在企业的物资采购一般都实行计划审批制，对需使用的各种材料必须注明使用部位、用途和使用数量，书面上报物资采购部门，物资采购部门还要根据所需物资的库存及在途情况形成书面的采购计划表并经相关领导审批后方可实施采购，这样就杜绝了采购的盲目性和无计划、超计划采购现象的发生。严格实行采购的计划审批制度，可以使采购的物资及时得到使用，最大限度地减少仓库的库存量，从而减少了资金占压，也为工程完工后仓库“零库存”目标的实现打下良好的基础。

3物资采购的实施

现今的物资材料的采购都要求尽可能以最低的价格购入最优质量的产品，即实现“物美价廉”。一般在实际采购的过程中，对小批量、采购金额不大的物资材料因采购频率高、要求供货时间短可实行“货比三家”，即“比质量、比价格、比服务”的策略。若需购置某种材料，在已评审出的合格供应方中选择几家供货商进行报价，选择供货质量、供货时间、产品价格等方面综合最优的供货商进行采购。在工程建设中，都存在大批量、大金额的材料采购，可以从数十万到数百万甚至上千万，这种材料一般使用周期较长，采购时需进行招标采购，确定一个或几个供货商，同时必须签订供货合同，明确双方责任，招标采购的常规程序如下。

1)编制招标文件，招标文件内容应包括所购物资的种类、数量、质量要求、供货时间、售后服务等相关内容。

2)采用邀请招标或公开招标的方式选择不少于3家以上的供货商进行投标。

3)编制评标大纲，组织相关人员进行评标、答疑工作，不同的单位有不同的评标方式。若有效投标单位不足，则需重新进行招标。

4)确定中标单位(可以是一家单位中标或多家单位联合中标)并发出中标通知书。

5)与中标单位代表签订供货合同，合同必须经过评审并明确以下内容:供货名称、规格、数量、价格、付款方式、质量保证及售后服务、违约责任等方面。招标采购在形式上更加规范，在采购细节上更加具体，但时间较长，因此适用于大批量、大金额、使用周期长的物资采购，可以有效地控制采购成本。

4“寄售模式”管理

为有效地减少工程资金的占用，许多单位针对以往“现款现货”地供货模式，通过与供货商协商达成一致，采取了物资采购的“寄售”模式，即在现场为供货商提供一定地空间，由供方在此寄存一批物资，并安排人员进行管理(或由供方委托需方安排人员代管并支付需方一定数额的管理费)，需方可先按工程实际需要即时使用此批物资内的任何物资，在一段时期内(一般为1个月)双方对使用的物资进行清点后，由需方一次性向供方结算实际发生的物资使用量，同时供方及时对仓库的寄存物资进行必要品种和数量上的补充。采用“寄售”管理模式，双方需签订合同(合同需评审)进行约束，明确寄售物资的价格等相关条款，这种管理方式的优点在于。

1)不需要预付材料款，减少了资金占用，可缓解资金压力。

2)物资随时可以调用，不存在配送时间上的问题，不影响生产。

3)只需安置若干仓库，仓库管理费用由供方承担，降低了成本。

4)按实际的物资使用量向供方进行结算，没有使用的物资最终可以退还给供方，实际上仓库相当于是处于“零库存”状态，且双方签订合同进行约束，没有风险。

5物资采购信息的共享

很多单位下属很多分公司，这些分公司又处在不同的地区且相隔较远，在物资采购上总公司采取了一种采购信息共享的方式，即将各分公司的物资采购价格信息进行收集整理后再反馈各下属单位，这样各下属单位可根据其他单位的市场价格信息和地域情况进行价格调整，控制采购成本。目前许多单位使用设备物资信息系统，也更方便了物资信息的共享。

6采购物资的配送成本控制

在实际配送过程中由于工程施工需要在供货时间上和物资需用量上的影响，产生高额配送费用的情况屡见不鲜，可以采取如下方式尽可能减少采购物资的配送成本。

1)加强物资材料需用量的预见性，尽可能将一段时期内的物资材料采购计划进行集中，增大一次性物资采购的数量，降低配送成本。

2)在条件允许的前提下，尽可能增加“寄售”模式中供应方寄存物资材料的品种和数量，并在使用过程中及时补充。

3)找一家专门从事配送作业的单位，并与其就物资材料的配送价格尤其是小批量物资材料的配送价格进行协商，委托其全权办理所需物资材料的配送工作，双方签订协议进行约束，尽量避免临时性的高成本配送情况的发生。

7结语

物资材料的采购成本控制是物流系统成本控制管理中的一个重要环节，如何控制好采购成本是我们必须加以重视和探讨的重要课题，还有很多好的管理方法有待我们去深研并再加以运用，使得我们在采购中能进一步切实控制好采购成本。