电力工程档案管理探究

一、引言

作为电力工程项目建设过程中的关键环节，总承包项目的档案管理工作不仅是工程的归集者，而且详细记录了工程的每一个建设细节。在总承包项目档案管理的过程中，需要对整个电力工程的审批、采购、施工、监理以及竣工等环节的工作，进行详细的记录。但是，在实际管理过程中部分总承包企业还存在管理不当的问题，导致电力工程缺少建设相关或者竣工检查相关的有效凭证资料。因此，研究分析电力工程建设总承包项目档案全过程管理，具有重要的现实意义。

二、电力工程建设总承包项目档案事前控制

1.电力工程建设总承包项目过程管理的特点

（1）现实性：对于总承包单位的档案来说，其最基本的特点要求就是确保档案的真实性，如实的对电力工程建设过程中的每一个步骤和细节进行记录，为后期的工程复查工作提供有力的支持。此外，只有确保了电力工程档案的真实性，才能确保工程下一步方案的制定和领导决策过程中不会出现差错。

（2）专业性：在电力工程建设过程中，涉及的专业较多，包括通信、电气、土建等，这些专业之间既有明显的专业分工又相互协作，保障了电力工程的顺利建设。因此，在进行电力工程建设总承包档案管理过程中，不仅需要将不同的专业进行独立建档分开管理，而且还要将专业之间的联系、区别进行有效的区分。

（3）反复利用性：随着科学技术的发展，电力工程建设过程中标准化的程度日渐提高，一定程度上也确保了电力工程建设档案管理的标准化。通过标准化和通用性的推进，一定程度上降低了下一个电力工程建设的成本支出，同时也确保工程文件在反复使用的过程中，可以得到不断的完善和优化。

（4）变更性：由于不同的电力工程建设项目，所面对环境因素也不尽相同。在进行总承包项目档案管理过程中，应当根据项目的实际情况，对已经成文的档案文件进行修改，避免出现“生搬硬套”。此外，通过对总承包单位的工程档案进行不断的完善和修正，一定程度上推动了电力工程建设项目的创新与发展。

2.加强档案相关业务的培训力度

在电力工程建设过程中，档案相关管理人员的综合素质能力，对档案全过程管理工作的影响最大。因此，必须对相关档案管理人员的能力进行加强。总承包企业应当每年制定相应的档案业务培训计划，对档案人员进行分阶段分层次的培训。例如二级承包单位应当承担起三级承包单位相关档案管理人员的培训工作，并根据工程项目进展的不同阶段，对相关资料人员和技术人员进行业务考核。只有通过这种层层推进的培训方式，才能确保企业范围内的所有档案管理人员的综合素质能力得到提升。

3.重视总承包单位电力工程档案管理的工作

作为电力工程建设过程中的关键工作环节，总承包单位的档案管理工作是反应电力工程实际工作情况的重要依据，因此相关工程管理人员必须重视总承包企业的档案管理工作。

（1）总承包企业的各级领导应重视档案管理工作，包括设计、建设、工程规划等部门，在进行电力工程建设的相关决策过程中，应对档案的管理工作采取科学合理的分配方式，有效地提升总承包项目的档案管理水平。

（2）提升相关工作人员对档案管理重要性的认知，在电力工程建设过程中，档案的管理工作需要收集工程当中所有的档案资源，并对所有参与到项目建设的资料进行整理，这就需要相关人员紧密配合，避免在资料收集和整理过程中存在缺漏。

（3）前文提到档案管理人员的素质能力，对档案的全过程管理有着巨大的影响。因此，相关档案管理人员必须重视自身的工作，提升档案管理工作的成效。

三、电力工程建设总承包项目档案事中控制

1.明确职责

总承包企业在进行档案管理工作之前，应对整个电力工程统筹考虑，梳理工程施工过程中各人员的工作职责。以前的档案管理工作中，岗位职责不清晰的问题时有发生，导致在管理过程中存在缺漏，无法及时的完成电力工程项目的档案资料，而工程后期一旦发生事故，又会出现各部门人员相互推诿、踢皮球的问题。因此，在档案管理过程中，应召集所有项目管理人员以及档案工作人员共同进行档案管理制度的制定和完善，明确档案完成的质量要求和职责范围，从而确保电力工程建设顺利进行。

2.及时形成档案资料

在总承包单位电力工程的建设中，往往会出现工程前期缺乏合理科学的策划，即使制定了计划也没有得到切实的实行等情况。这就给档案管理的技术人员形成一种认为资料完成的时间还早的错误心理，这种懒散与侥幸的思想，也会一直延续到工程验收与质量检查时，此时资料人员便只能亡羊补牢，抓紧对档案资料进行管理。归根结底，这种不良现象形成的原因就是监管机制的缺乏。要想改变这种现状，就必须要健全电力工程档案管理制度，明确档案资料形成的质量与进度要求，并且实行定期检查的机制，严格按照经济责任制开展检查与监督工作。

3.保证资料的整体性

在电力工程建设过程中，每一项工程建设项目都存在着必然的联系，因此在进行档案管理过程中，应将这些不同项目间的联系进行有机的结合，把握住其中的精髓。例如在建设工程档案资料过程中，应与电力工程的施工单位、设计部门、生产厂家、业主等进行全面的沟通，并对参与建设的单位资料进行收集整理，从而确保档案技术人员可以从整个工程的角度，对这些资料进行有机的整合，实现不同项目档案资料的紧密联系。如果未能有效的进行各单位间的沟通，就会导致档案的资料收集存在时间脱节或者逻辑错误问题。例如，如果施工单位和建设单位沟通不畅，导致两者在电力工程的建设质量目标存在偏差，这样就会导致项目管理的实施时间要晚于报表审批时间，而监督规划开工的时间与电力工程的建设管理时间存在差异。

4.有效监控项目的实施

总承包企业的档案管理人员在工作过程中，必须行使自身的管理监督职能，融入到电力工程的建设工作当中。其主要监督工作内容包括以下几个方面的内容：

（1）检查电力工程的档案资料整理质量是否满足要求，资料的完善度是否满足工程要求。

（2）通过引入计算机信息技术，对一些有能力的施工单位进行全过程的信息化管理，利用网络化的自动管理监控，对电力工程建设过程中可能存在的档案问题，及时发现及时解决处理，提升档案管理的准确性和系统性。

四、电力工程建设总承包项目档案事后控制

所谓档案管理的事后控制工作，就是对电力工程竣工阶段的总结工作进行有效的档案管理。在工程竣工过程中，参与到工程建设的所有单位，都需要对工程的建设进行工作总结，并对工程建设过程中存在的问题以及相对应的解决措施进行案例分享，促进企业的可持续发展。因此，在进行电力工程建设总承包项目档案事后管理控制过程中，也应重视竣工阶段的工作总结工作，对工程档案管理时出现的问题进行总结分析，优化档案管理的流程和方法，提升档案管理工作的质量。例如电力工程竣工阶段进行工作总结时，总承包单位应组织相关档案管理人员参与档案管理总结大会，对档案工作的进展进行汇报分析，交流各部门的档案管理工作经验，推广先进的档案管理工作，确保电力工程的档案管理工作质量。

五、结束语

综上所述，在电力工程建设过程中，总承包企业的档案管理工作十分重要，它关系着整个电力工程的建设质量。通过本文对电力工程建设总承包项目档案全过程管理分析，确保相关企业和档案管理人员可以科学有效的进行档案的管理工作，确保电力工程项目的顺利进行。