公立医院医疗设备档案管理探析

医疗设备是公立医院发展医疗卫生事业、提高医疗技术水平、确保医疗卫生质量的重要部分，是发展医疗技术的物质基础，是衡量公立医院规模、技术水平以及现代化发展进程的重要标志。最近几年，快速发展的科技促使公立医院纷纷加大更新陈旧医疗设备、引进新型现代化医疗设备的力度，要求档案人员从医疗设备的申请、采购、验收以及应用、维修等方面实行对其档案信息的全过程管理，支撑并保障医疗设备的正常使用与运转。所以为科学合理地配置医疗设备，保证顺利开展各项工作，让患者享受更好的医疗服务，公立医院必须做好医疗设备档案管理工作。

1公立医院医疗设备档案管理的重要性

公立医院是不以盈利为目的的事业单位，担负着维护群众健康、提高全民身体素质、构建和谐社会的重要责任。如今，医疗设备在公立医院资产中占据越来越大的比重，且精密性越来越强、涉及的金额越来越多，医疗、教学与科研等工作都离不开先进医疗设备的支持，尤其是诊查及治疗疾病的准确性与医疗设备息息相关[1]。但不良医疗器械事件总让人担忧，医疗设备的风险是客观存在的，且管理现代医疗设备涉及诸多复杂的内容，包括前期准入、采购以及安装、验收、使用、维修维护、计量、报废等环节，科学系统地管理医疗设备势在必行。而医疗设备档案管理指的是从公立医院医疗设备的论证、申请到采购、安装、验收、使用以及保养、维修、报废等环节对其档案信息实施全程跟踪管理，是组成医疗设备管理的重要部分，涉及到文字、图片、声音、影像、计算机资料等，保存价值与参考价值都很高，是医疗设备运转与使用的基础保障。随着医疗技术不断发展，公立医院的综合实力越来越强，对于作为公立医院提升综合实力的基础平台的医疗设备必须加强管理，促进医疗设备档案管理的标准化与规范化，促使公立医院提高医疗设备的开机率、使用率，预防医疗设备故障以及医疗器械不良事件等的发生，保证医疗质量。

2公立医院医疗设备档案管理的主要内容

按照国家卫生部以及财政部的相关规定，公立医院必须为属于固定资产的、单价在一万元以上的医疗设备建立完整档案，长期保存；如果需要报废医疗设备，应同时对其档案做出处理。当下的公立医院医疗设备档案管理内容主要涉及两个方面：一个是医疗设备申请购置环节的档案信息，另一个是医疗设备使用环节的档案信息。针对申请购置档案，公立医院在医疗设备的申请购置环节应注意收集申请报告、医疗设备购置论证会议记录、论证表格以及产品的合同、一般信息、发票、安装记录、验收报告、供应商营业执照、经营许可证、医疗设备生产商的许可证、医疗设备准字号注册证等档案信息；在招标采购医疗设备时还要注意保存招投标资料以及医疗设备的全套资料、配置许可证等档案信息；在采购进口医疗设备时则要注意收集管理境外制造商对境内销售企业的授权书、注册证、营业执照、经营许可证、质量保证书、海关报关单、产品装箱单等档案信息。针对使用档案，要求公立医院的医学装备管理科室要负责所有医疗设备的使用与运转，确保其正常工作，同时记录日常的医疗设备使用情况，收集保管制定定期维护保养计划与方案、详细记录使用情况和维修维护情况、效益情况等档案信息。为做好医疗设备档案管理的这一系列工作，公立医院档案部门及人员可采取以下策略。

3公立医院医疗设备档案管理的策略建议

3.1扩大档案收集范围，适应档案管理改革要求

随着新的医疗卫生体制改革越来越深入，公立医院逐步拓宽医疗卫生服务领域，并坚持更新服务方式、创新服务模式，或实行门诊全天候服务，或建设无假日医院，开展导医导诊、临床路径、电子病历、优质护理以及健康教育、信息化管理、对口支援、巡回医疗、双向转诊等服务工作，让患者享受到深层次的、多方位的优质医疗卫生服务。随之而来的就是各种各样的医疗设备管理文件、原始诊疗资料、医疗护理文件、数据信息等急剧增加，在丰富公立医院医疗设备档案信息内容的同时也大大增加档案收集难度[2]。尤其是共享医疗资源、互认检验结果等的全面普及使得医疗设备档案收集渠道越来越分散，所以为适应档案管理中不断出现的改革要求，公立医院档案人员要注意调整医疗设备档案收集方法，并扩大收集范围，建立联合建档与管理制度。针对新增的医疗设备服务项目和扩大的医疗卫生服务范围当中形成的档案应分门别类进行多渠道收集，打造良性循环的医疗设备档案信息收集机制；针对新增的诊疗设备，还要加强对部门科室信息员以及兼职档案人员的建档指导。在做好这些工作的基础上，公立医院档案人员要定时调整、更新医疗设备档案归档范围，促使兼职档案人员有法可依，及时有效归档医疗设备档案材料，预防材料流失，保证档案信息的完整性。

3.2完善档案制度体系，提高档案管理工作效率

医疗设备档案管理应不断适应公立医院发展需要以及医疗市场发展要求，所以公立医院要完善建立有助于满足自身长远发展以及患者需要的医疗设备档案管理制度，提高档案工作效率[3]。①明确医疗设备档案各级管理人员与使用者的职责，制定岗位责任制，即要明确公立医院各个职能科室对于医疗设备档案的管理目标与岗位职责，把管理医疗设备档案的工作纳入公立医院整体责任制；②强化对公立医院管理者的监督与考核，促使档案管理进入科室考核范畴，把医疗设备档案管理和科室人员晋升职称、考评、考核等有机联系在一起，激发其管理医疗设备档案的主观能动性；③操作医疗设备的人员必须记录好日常运转情况，负责定期维护、保养医疗设备，做好记录，由公立医院的医学装备管理科定期检查，有效管理；④建立健全医疗设备的购置制度、管理制度、维修保养制度以及大型医疗设备维修保养制度、重点设备管控制度、医疗设备报废制度等，明确人员职责，由专人保管贵重的、精密的医疗仪器，定期检查，做好维修保养记录，涵盖医疗设备故障的类型以及发生现象、发生时间、判定故障的方法、更换配件的情况等。公立医院每一个月以及每一个季度都应组织检查医疗设备档案管理情况，重点检查使用及维修医疗设备的过程的档案信息记录，及时向临床科室反馈检查的问题，将其纳入目标管理与考核，保证医疗设备档案的完整性、准确性。

3.3增强档案管理意识，促进公立医院团队合作

对于公立医院轻视甚至忽视管理医疗设备档案的问题，务必要从源头上遏制，由相关领导督促医疗设备档案管理的落实，全面培训相关人员，让他们全面了解医疗设备档案的内容，并增强管理意识，不断提升责任意识，提高医疗设备档案管理质量。医疗设备档案还要求人员具备多方面知识以及较强综合能力，所以公立医院有必要不断加强对人员的继续教育，促使他们提高计算机应用能力、医疗设备管理能力，促使医疗设备档案管理工作更有序、更科学地开展[4]。从长远角度考虑，公立医院务必要把关于医疗设备档案的工作作为重点，纳入日常管理，从多方面考核，促使工作人员衔接恰当，确保公立医院有序开展医疗设备管理工作[5]。管理医疗设备档案需要相关各方的协调与配合，医疗设备使用人员在用完以后要把交接工作做好，向档案人员说明医疗设备使用情况，方便他们备案记录，这对管理医疗设备档案是非常有利的，能最大限度增强医务人员的医疗设备档案管理意识，在衔接工作中强化团队合作，提高医疗设备档案管理的完整性、有效性，从而进一步优化医疗设备管理，提升整体工作实效。

3.4有效利用医院档案，发挥医疗设备档案价值

利用档案是管理档案的最终目的，公立医院应注意分析每一台医疗设备的效益，促使各个科室按阶段及时上报使用医疗设备的患者数量、时间、支出、收入、运转等情况，由相关部门通过分析、对比效益提供领导决策参考。与此同时，及时保养、维护医疗设备，充分利用设备档案，对使用率不高的科室医疗设备应加强调研，在全院合理调配，尽量不浪费资源。特别是要强化公立医院档案部门和各个部门之间的联系，了解各项医疗工作的需求，探索医疗设备档案的流向以及有效的服务方法、途径，研究利用医疗设备档案的规律，为利用者提供准确的档案信息参考；围绕公立医院医疗改革关键问题以及重点问题，有针对性地编研医疗设备档案，方便利用者系统总结，为今后的改革提供借鉴；运用大数据技术在医疗设备档案的查阅和实际工程之间建立有效联系，在查阅档案之后自动生成记录，几下医疗设备档案的查阅内容、利用时间、在哪一页上停留最长的时间等，优化信息服务；推动公立医院医疗设备档案馆藏从单一型转为综合型，做好档案、资料以及情报信息的一体化服务，促使各种各样的信息相互渗透、相互补充，形成公立医院完整的信息体系，为稳步推进医疗改革奠定坚实基础。

4结语

医疗设备档案是公立医院器械正常使用的必备条件，是升级换代同类产品的重要依据，是保护公立医院合法权益的有力保证。为发挥医疗设备档案的功能，公立医院档案人员务必要充分认识医疗设备档案管理的重要性，明确其申请购置档案以及使用档案等主要工作内容，在实际中扩大档案收集范围，完善档案管理制度体系，并不断增强档案管理意识，促进医疗设备档案的有效利用，保证医疗设备档案为公立医院的医疗、科研、教学等提供服务，为领导提供决策依据，充分发挥医疗设备的效能，促进公立医院实现可持续发展。