职业院校档案管理信息化探析

一、实现档案管理信息化的意义

档案工作是学院管理工作的重要环节，它真实记录了学院教学成果、办学历史，以及社会价值，反映了办学以来生源信息、就业趋势，为学院的重大决策、方向选择做导向。因此，学院档案管理信息化程度的高低，对未来发展意义深远。

二、目前学院档案管理信息化的现状

1.管理设备陈旧。受资金投入不足的影响，致使缺少一套科学的档案管理软件和先进设备配置，束缚了档案信息化工作的有效开展，阻碍了学院数字化校园发展的步伐。

2.档案信息化认识尚浅。档案信息化是一个由传统的人工操作处理改变为计算机系统自动处理的转变过程，而实际操作中档案管理仍旧以纸质档案手工管理的模式在进行，不仅造成了档案管理工作上的混乱，而且还影响档案数据库建设环节。

3.从业人员的综合素质亟待提高。学院虽然为档案部门不同程度地配备了计算机、连接了校园网。但数字化、网络化应用到实际工作中程度并不高。档案工作人员只是对档案的标题、目录等基本信息完成了数字化工作，真正的档案无纸化、数字化没有有效体现出来，针对档案的具体内容无法快速、准确查找。

4.档案信息安全状况令人担忧。在当今互联网信息化快速发展时期，电子档案信息多出现不同程度上的泄露，因此如何维护电子档案信息的安全始终是我们需要关注的重点。

三、实现档案管理信息化的措施

1.加大设备投入。加强学校档案管理部门的基础建设，真正实现学院档案管理信息化，摆脱传统的公文处理方式。改变这一现状的必要措施：一是学院可以和专业公司合作开发一套适用于学院本身的档案资料处理软件，软件要能够满足档案资料的数据处理、整理编目、检索查阅、帮助实体办理、安全维护等基本管理。从文件资料的形成开始就应用计算机处理系统进行办理，完成文件的撰写、签发、登记、发放、归档、编制目录、查阅、归还等处理全过程。使文件材料从形成到档案管理有机结合起来，实现档案管理规范化、一体化。二是为了使档案信息化更加完善，档案管理部门应把纸质档案和电子档案同步保存，便于今后通过计算机读取，减少原件的使用频率，有效地延长档案原件的完整性和寿命。三是通过校园网、办公软件连接，改变档案利用方式的局限性，丰富利用形式，提高检索利用效率，更好地服务于教学工作。

2.更新观念，紧跟时代步伐。档案管理信息化是一项持久、繁杂的工作，信息化的构建不是单靠档案管理一个部门就可以完成的，档案资料形成部门一定要积极支持配合，严格遵照档案管理部门明确规定的电子文件归档时间、范围、以及版本格式归档。档案管理人员在接收档案资料时应进行全面、认真的检查，处理电子文件时要注意避免转换过程当中的信息失真，实时做好备份，并按期进行信息更新。

3.加大力度对档案管理信息化人才培养。档案管理信息化以及档案信息安全维护都是要靠人来完成，人才是实现档案管理信息化的重要保证。由于电子档案和纸质档案管理方式截然不同，使得信息化的管理对从业人员的技术水平有了更高的要求。因此，加大档案管理人员的专业培训是惟一途径。通过对现有档案人员有针对性地进行档案专业知识培训，继续教育培训，和计算机网络知识加深，把他们培养成为档案知识、计算机管理知识、信息安全等知识于一体的高端人才，来引领档案事业的现代化发展。或选调既掌握档案管理又懂得信息处理方面的复合型人才充实到档案管理岗位上来，以保证档案管理工作专业化、规范化，保证档案信息安全。