高等体育院校档案管理探析

目前，在档案管理中机制中主要存在着思想重视程度不够，内容不全，缺乏系统性，管理不规范等几项问题，本文以此为出发点，着重讲述了不断寻找高等体育院校在应对档案管理当中的办法。提高高等体育院校档案管理机制运行效率已经成为高等体育院校的首要工作之一。

院校档案是高等体育院校档案的主要组成部分之一，所谓院校档案是由高等体育院校在各部门工作过程所存在的各类活动中形成，高等体育院校的院校档案具备较高的参考价值，能够客观地展现出近阶段高等体育院校的工作质量。

一、高等体育校院校档案管理的问题

（一）思想重视程度不够

档案是人类资源中不可再生的一种，高等体育院校档案对于高等体育院校是一种不可或缺的财富。在高等体育院校的各项工作之中，院校档案管理工作是最基础的工作之一。高等体育院校档案能够帮助学校及各部门人员保存工作资料，为各部门人员的工作提供参考意见，帮助提高相关各部门的管理水平，同时也在某种程度上帮助学校宏扬学校的文化精神，从而挖掘出更深的资源价值。但根据现实情况来看，我国现阶段对高等体育院校档案的重视程度远远达不到标准，其思想重视程度与企业人事档案、科技成果档案等相比更是相差甚远，具体表现为我国部分高校并没有设立档案管理部门、院校档案管理办公室等，对于院校档案的管理工作缺乏专业人员进行管理，而这主要由于我国大部分高等体育院校对于院校档案管理工作认识存在误差，许多人认为院校档案管理工作没有存在的必要性，管理层次较低，难度较小，从而使得各高等体育院校的院校档案管理工作处于一种放任自流的状态，导致院校档案在帮助各部门工作过程中不能发挥其最大的价值。

（二）内容不全，缺乏系统性

高等体育院校档案主要包括学校对于各部门工作的相关规定、上级部门对于高等体育院校各部门工作的有关条例法令，相关工作人员日常工作过程中的日志及记录，对于高等体育院校各部门工作人员的职业规范，高等体育院校各部门的人员组成结构明细等等，但现阶段我国大部分高等体育院校的档案主要以各项有关的工作条例为主，其他档案资料少之又少；这也就间接导致了高等体育院校的档案管理工作缺乏系统性。

（三）管理不规范

由于我国目前现阶段对于高等体育院校档案的管理工作认识不够充分，对于积极收集、整理有关院校档案资料的主观能动性较低，不能够将高等体育院校档案资料按时且充分的移交给相关管理部门，从而导致我国目前高等体育院校档案资料的完整程度不够高，档案管理工作的规范性和有序性较低。在我国大部分高等体育院校对于各部门工作人员日常工作中记录、各部门工作人员职业规范的相关资料大多数保存在相关部门手里，不能使院校档案管理部门进行统一管理，对以后的查找工作带来较多阻碍。

（四）档案利用率低

由于目前我国大部分高等体育院校档案管理工作档案管理不正规，管理方法混乱，同时部分院校档案不完整。从而导致我国高等体育院校档案的利用率较低，对于未来的查找工作带来了许多的不方便。

二、高等体育院校档案管理的对策

在我国现阶段对于高等体育院校档案管理工作的重视程度远远不如企业人事档案管理工作的重视程度，导致这种情况发生的主要原因是因为高等体育院校档案与其他档案管理工作不同，院校档案资料涉及范围较广，各项分类明细较多，使得高等体育院校统一管理的工作繁重且难度较大。因此，为了高档体育院校能够将院校档案管理工作做的更加细致有效，提出了以下几点策略。

（一）转变档案管理理念

高等体育院校需要不断提高对于院校档案管理工作的管理强度，致力于院校加强对于高校档案的宣传，提升专业人员对于档案管理工作的认识。促使各部门负责人能够积极主动地收集并整理各项有关资料，与此同时将院校档案资料完整地移交到档案管理部门，促使档案管理人员能够对院校档案资料进行更深程度的整理分析，从某种程度上能够促使各高校的院校档案资料保存完整且规范。除此以外，部分未设立档案管理部门的高等体育院校对于院校档案的管理工作应加强重视，尽可能为其设立专门的管理部门和管理人员，提高高等体育院校对于院校档案管理工作的经费支持。

（二）提升档案管理意识

在档案管理时，高校往往对于工作认知较低，对于高等体育院校档案管理工作认识不正确，高等体育院校档案管理工作领导者应具备长远的目光，对于院校档案资料的管理方法应不断进行创新，及时淘汰掉使档案管理工作变得复杂、工作难度大且工作量大的旧式管理方法，及时将新式管理方法应用到当前的院校档案管理工作中，与此同时我国各高等体育院校应不断加强院校档案的创新能力，确保院校档案管理工作的科学有效，最大程度上保障我国高等体育院校档案管理工作能够客观且全面的反应教学工作中的相关情况。

（三）加强与教学管理单位的联系

在档案管理的过程中，对于档案资料的收集是一项繁重且较为琐碎的工作，高等体育院校中的院校档案管理工作者应及时有效的搜集档案管理资料，努力加强与上级管理单位之间的联系，随时随地的收集上级部门的各项相关管理信息，这对于高等体育院校的院校档案管理工作者有着较高的要求，管理人员必须具备良好的耐心，能够持续搜集档案管理资料，除此以外，管理人员还应不断提高自身的细心程度，能够完整并且正确的搜集到各项有价值的资料。

（四）掌握档案变化情况

高等体育院校中管理者需要及时掌握档案变化情况，做到随时收集，及时归档，防止出现过长的消极等待时间。例如高等体育院校可以对院校档案资料归档时间做出明确规定，比如在每年开学的第一个学期进行归档，将过去一年的院校档案进行上交整理，高等体育院校应防止一些完整度较低、分类较为混乱的档案资料进入到资料库中。

（五）加强信息化建设

为使我国高等体育院校能够将院校档案管理工作能够更加的规范化，需要我们高校工作者不断加强案管理工作信息化建设。首先，需要针对档案管理工作建立计算机检索系统，但系统建立的前提是需要管理工作人员将以往的院校档案用统一的格式输入到计算机当中，由此构成院校档案计算机检索系统。其次，各个高等体育院校还用建立起院校档案计算机借阅查询系统，主要应具备借阅查询功能。第三，我国高等体育院校还应针对院校档案管理工作建立起计算机统计系统，针对已经录入的高等体育院校档案资料进行统计分析，对上一阶段的高等体育院校档案管理发展情况进行分析，实行统计监督及量化管理。最后，高等体育院校还用针对档案管理工作实施院校档案缩微化。当今时代，对于资料的缩微化已经成为时展的重要特征之一，将高等体育院校的院校档案资料进行缩微化不仅可以增大档案信息存储空间，还可以不断地扩大档案资料储存量，实现档案管理的自动化工作。

三、结语

在我国目前阶段，院校档案管理是高等体育院校各部门工作中较为薄弱的环节之一，因此，高等体育院校的院校档案管理工作应进行快速的发展与提高。院校档案能够真实，客观的反应出近期高等体育院校体各部门人员的工作质量，是对高等体育院校的各部门工作质量进行评判的重要标准之一。因此，为了更好的提高高等体育院校各部门工作的工作效率，我国各高等体育院校应对院校的档案管理工作进行不断的研究探索，做到科学有效地管理院校档案。