办公档案数字化管理大全11篇

办公档案数字化管理篇（1）

首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。

其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。

二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平

首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。

其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。

三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享

首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。

办公档案数字化管理篇（2）

(一)档案数字化与传统档案管理的优越性。

1.提高经济效益。很长一段时间以来，档案管理主要依靠实物及纸质文本作为载体进行保管，且解决这一难题的唯一办法似乎就是不断增加办公人员及管理经费，致使档案管理成效不尽人意且管理成本长期居高不下。例如，近代考古发现，远在几千年前的殷商时期，人们为了实现对重要档案的集中保管，在殷都宗庙开凿了许多窑穴来贮存甲骨档案，殷王在外地占卜形成的甲骨档案也被运回殷都保存，由史官(卜人)专司管理，非常耗费人力物力;随后，纸成为档案的主要载体，纸质档案比甲骨档案更轻便、存储量大、占用空间小、方便运输，然后，却也存在易受潮、易生霉、易腐蚀损坏等缺点，例如“5.12汶川大地震”后所抢救出来的众多纸质档案，后来被运送至四川省档案学校进行抢救，相关资料表明，由于震后雨淋，很多档案已发霉生虫，甚至长出了蘑菇，耗费了巨大的人力物力财力进行搬运、抢救、修复。近年来，随着档案数字化管理的推广应用，传统的以实物为载体的档案信息被转换为机读虚拟信息，既节约了存储空间，又极大地缩减了保管费用。

2.提高办公效率。通过对档案的数字化处理及管理，使各种档案资料能及时归档，并提供高效利用。当今社会是一个信息化社会，凡事追求效率、效益，档案数字化管理使档案的保存、查阅、利用变得快捷、准确。以往，我们想要查询某位干部的信息、某个项目的情况，需要找到相关单位开具各种证明、介绍信，费尽周折，最终才能在档案管理部门工作人员的帮助下查找到想要的信息。事实上，随着信息的超时空流动，档案数字化已成为“无墙界档案”，各种档案库也由文件实体保管基地变成了提供方便利用的信息控制中心，只要取得查询权限，我们可以通过输入关键字、词快速查询到需要的信息，大大提高了办公效率。

3.增强档案原件保护。档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿和孤本，因此对档案原件的保护显得尤为重要。而历史越久远的档案，因当时的条件限制，显得更脆弱，更容易遭到破坏，这就要求我们更加小心仔细地对待。对各种档案进行数字化处理，尤其是历史久远的档案材料，无疑可对其提供更好的保护，在提供查阅、借用时就可以利用电子文档，最大程度降低纸质档案原件破损、遗失的概率，档案的使用更加安全。此外，通过档案的数字化处理，还能避免档案被篡改。

(二)档案数字化应用现状。档案数字化应用范围较为广泛。档案资料是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是单位的核心信息资源和重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。构建立体式企业数字档案馆，从而实现集中部署应用、分级管理，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。规模比较大的企业，如国家电网公司，早在2000年便与清华紫光合作，建立了《清华紫光档案管理系统》，电力系统档案管理逐步开始推行电子化管理。公司定期组织各系统员工进行办公自动化专题培训，提高员工计算机操作能力，适应无纸化办公;集团设有档案数字化项目部，引进先进成套设备，对集团内部文件及资料进行数字化处理;安全管理方面，设立保密责任人，层层负责，并制定了《保密制度》，与涉密人员签订《保密协议》，多措并举，保障档案数字化过程安全有序。

档案数字化面临着一系列挑战。档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求，顺应这一趋势，许多党政机关及企事业单位逐步引进了办公自动化系统，积极推广、参与档案数字化管理，配合档案管理部门建立完整的政府公开信息数据库，为大家提供了便捷有效的检索、查询和服务。然而，由于职工老龄化严重，计算机应用能力普遍较弱，有的思想守旧，仍旧习惯于传统纸质化办公;由于党政机关及部分企业集团涉及国家秘密及商业机密较多，部分资料公开范围受严格控制，加之近年来网络犯罪屡见不鲜，信息安全事故频发，因此，档案数字化在实际推广过程中还面临着一系列问题和挑战。

二、档案数字化应用存在的问题

(一)档案数字化管理工作未得到足够的重视。由于各方面原因，这几年，尽管政府财政每年都有档案数字化专项经费的预算，许多企业也设立专门职位安排专人进行档案管理，但是，在资金的投入力度上还存在一定差距，档案数字化的“软”“硬”条件仍满足不了信息化建设的需要。

(二)部分职工电脑操作能力不强。进入21世纪，计算机成为主要的办公工具，然而随着我国人口结构老龄化的加剧，各单位在职职工结构也呈现出明显的老龄化趋势。他们熟悉业务，却不会或者不能熟练操作计算机，习惯了传统的纸质化办公，这给办公自动化及档案数字化管理推行造成了一定影响。部分单位对文件收发这一岗位没有足够重视，安排即将退休人员负责此项工作，由于他们年龄偏大，学习新事物、接收新思想、习得新技能较困难，对办公自动化系统及档案数字化管理系统掌握的不够透彻。

(三)缺乏档案数字化专业人才。档案数字化管理是一项专业性较强的技术活儿，档案管理从业人员不仅要有基本的档案管理知识，还需要熟练掌握计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能，具备较强的信息处理能力。档案数字化是一个新兴行业，也是一门新学问，而目前许多单位档案管理人员并非档案专业毕业，属于“半路出家”型，尤其是广大基层档案管理人员，他们中的大部分人既没有档案管理相关知识，更没有接受过档案数字化相关的专业培训。

(四)仍存在较多安全隐患。由于党政机关、企事业单位涉及一些国家机密、商业秘密等，虽然有的单位办公自动化程度较高，但是一部分文件资料却无法进行档案数字化处理，使档案数字化管理推行受到一定影响。近年来，网络信息安全事件频发，部分机关、单位对档案数字化安全性仍有顾虑。

三、进一步推进档案数字化管理的对策

(一)高度重视档案管理工作。按照《档案法》及10号令的规定，部门或单位档案必须定期向本部门或本单位档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。但是由于种种原因，以上规定并没有很好地贯彻执行，部分单位有些人员把档案工作看成软任务，不重视甚至不愿意收集档案。要实现档案数字化的快速发展，投入是关键，要逐步加大馆藏档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，要大力引进专业人才，加强职工业务培训，将档案数字化经费纳入下一年的财政预算，并逐年增加，保证落实。

(二)提升职工电脑操作能力。为职工量身订制培训计划，培训内容主要应涵盖计算机应用理论知识学习、系统文件管理、WPS、Excel、PPT等常用办公软件的基本操作，采用面授与实际操作相结合的形式，通过培训老师由浅入深、通俗易懂的讲解，使职工能较好地掌握计算机相关知识以及实际操作能力。

(三)培养档案数字化专业人才。国家高度重视档案管理学科建设，目前开设档案专业的学校有中国人民大学、南开大学等众多知名大学，有部分大学甚至设有档案相关的硕士学位，档案专业硕士研究生所学课程中，就有以电子文件方式管理档案的相关知识。我们既要有针对性地吸收引进一批接受过大学档案管理教育的专业型人才，又要加大后期职业教育投入，定期组织档案管理业务培训。如四川省就充分利用四川档案学校资源优势，定期组织短、中、长期档案业务培训，根据机关、事业单位、企业档案管理人员实际情况量身打造培训课程，培训内容涵盖基础公文写作、纸质档案管理、电子档案处理等，并通过安排实训，让学员学以致用，将所学知识能熟练运用到实际工作中。

(四)积极解决档案数字化进程中存在的难题。档案数字化已经成为档案工作的一项重要内容，经常会遇到一些疑难问题，比如，数字化档案信息的知识产权问题;数字化档案信息的利用方式与安全保密问题;数字化档案信息的备份与载体寿命问题等等。针对档案数字化进程中出现的这些疑难问题，要积极组织力量开展专题研究，寻找解决办法或方案，确保数字化工作顺利开展。同时，还要多请教相关专家和上级业务主管部门，并注意在实践中积累经验。

参考文献：

[1]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011(06)

办公档案数字化管理篇（3）

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关键词 档案；数字化管理；现状；对策

一、档案数字化及其应用现状

档案数字化管理是随着现代计算机技术、扫描技术以及存储技术等现代信息技术的发展而产生的，它是通过计算机技术将模拟信号转换为数字信号，具体操作是利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程，然后利用计算机系统对其进行管理，进而形成一个有序结构的数字化档案信息库，最终准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。与传统档案管理相比，档案数字化管理具有提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等不可替代的先进性，使档案保存更加便捷、持久、稳定，极大地提高了档案信息利用率，最大限度地实现了资源共享，因此，社会对档案的数字化管理接受程度较高。

（一）档案数字化与传统档案管理的优越性。

1．提高经济效益。很长一段时间以来，档案管理主要依靠实物及纸质文本作为载体进行保管，且解决这一难题的唯一办法似乎就是不断增加办公人员及管理经费，致使档案管理成效不尽人意且管理成本长期居高不下。例如，近代考古发现，远在几千年前的殷商时期，人们为了实现对重要档案的集中保管，在殷都宗庙开凿了许多窑穴来贮存甲骨档案，殷王在外地占卜形成的甲骨档案也被运回殷都保存，由史官（卜人）专司管理，非常耗费人力物力；随后，纸成为档案的主要载体，纸质档案比甲骨档案更轻便、存储量大、占用空间小、方便运输，然后，却也存在易受潮、易生霉、易腐蚀损坏等缺点，例如“5.12 汶川大地震”后所抢救出来的众多纸质档案，后来被运送至四川省档案学校进行抢救，相关资料表明，由于震后雨淋，很多档案已发霉生虫，甚至长出了蘑菇，耗费了巨大的人力物力财力进行搬运、抢救、修复。近年来，随着档案数字化管理的推广应用，传统的以实物为载体的档案信息被转换为机读虚拟信息，既节约了存储空间，又极大地缩减了保管费用。

2．提高办公效率。通过对档案的数字化处理及管理，使各种档案资料能及时归档，并提供高效利用。当今社会是一个信息化社会，凡事追求效率、效益，档案数字化管理使档案的保存、查阅、利用变得快捷、准确。以往，我们想要查询某位干部的信息、某个项目的情况，需要找到相关单位开具各种证明、介绍信，费尽周折，最终才能在档案管理部门工作人员的帮助下查找到想要的信息。事实上，随着信息的超时空流动，档案数字化已成为“无墙界档案”，各种档案库也由文件实体保管基地变成了提供方便利用的信息控制中心，只要取得查询权限，我们可以通过输入关键字、词快速查询到需要的信息，大大提高了办公效率。

3．增强档案原件保护。档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿和孤本，因此对档案原件的保护显得尤为重要。而历史越久远的档案，因当时的条件限制，显得更脆弱，更容易遭到破坏，这就要求我们更加小心仔细地对待。对各种档案进行数字化处理，尤其是历史久远的档案材料，无疑可对其提供更好的保护，在提供查阅、借用时就可以利用电子文档，最大程度降低纸质档案原件破损、遗失的概率，档案的使用更加安全。此外，通过档案的数字化处理，还能避免档案被篡改。

（二）档案数字化应用现状。档案数字化应用范围较为广泛。档案资料是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是单位的核心信息资源和重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。构建立体式企业数字档案馆，从而实现集中部署应用、分级管理，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。规模比较大的企业，如国家电网公司，早在2000 年便与清华紫光合作，建立了《清华紫光档案管理系统》，电力系统档案管理逐步开始推行电子化管理。公司定期组织各系统员工进行办公自动化专题培训，提高员工计算机操作能力，适应无纸化办公；集团设有档案数字化项目部，引进先进成套设备，对集团内部文件及资料进行数字化处理；安全管理方面，设立保密责任人，层层负责，并制定了《保密制度》，与涉密人员签订《保密协议》，多措并举，保障档案数字化过程安全有序。

档案数字化面临着一系列挑战。档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求，顺应这一趋势，许多党政机关及企事业单位逐步引进了办公自动化系统，积极推广、参与档案数字化管理，配合档案管理部门建立完整的政府公开信息数据库，为大家提供了便捷有效的检索、查询和服务。然而，由于职工老龄化严重，计算机应用能力普遍较弱，有的思想守旧，仍旧习惯于传统纸质化办公；由于党政机关及部分企业集团涉及国家秘密及商业机密较多，部分资料公开范围受严格控制，加之近年来网络犯罪屡见不鲜，信息安全事故频发，因此，档案数字化在实际推广过程中还面临着一系列问题和挑战。

二、档案数字化应用存在的问题

（一）档案数字化管理工作未得到足够的重视。由于各方面原因，这几年，尽管政府财政每年都有档案数字化专项经费的预算，许多企业也设立专门职位安排专人进行档案管理，但是，在资金的投入力度上还存在一定差距，档案数字化的“软”“硬”条件仍满足不了信息化建设的需要。

（二）部分职工电脑操作能力不强。进入21 世纪，计算机成为主要的办公工具，然而随着我国人口结构老龄化的加剧，各单位在职职工结构也呈现出明显的老龄化趋势。他们熟悉业务，却不会或者不能熟练操作计算机，习惯了传统的纸质化办公，这给办公自动化及档案数字化管理推行造成了一定影响。部分单位对文件收发这一岗位没有足够重视，安排即将退休人员负责此项工作，由于他们年龄偏大，学习新事物、接收新思想、习得新技能较困难，对办公自动化系统及档案数字化管理系统掌握的不够透彻。

（三）缺乏档案数字化专业人才。档案数字化管理是一项专业性较强的技术活儿，档案管理从业人员不仅要有基本的档案管理知识，还需要熟练掌握计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能，具备较强的信息处理能力。档案数字化是一个新兴行业，也是一门新学问，而目前许多单位档案管理人员并非档案专业毕业，属于“半路出家”型，尤其是广大基层档案管理人员，他们中的大部分人既没有档案管理相关知识，更没有接受过档案数字化相关的专业培训。

（四）仍存在较多安全隐患。由于党政机关、企事业单位涉及一些国家机密、商业秘密等，虽然有的单位办公自动化程度较高，但是一部分文件资料却无法进行档案数字化处理，使档案数字化管理推行受到一定影响。近年来，网络信息安全事件频发，部分机关、单位对档案数字化安全性仍有顾虑。

三、进一步推进档案数字化管理的对策

（一）高度重视档案管理工作。按照《档案法》及10 号令的规定，部门或单位档案必须定期向本部门或本单位档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。但是由于种种原因，以上规定并没有很好地贯彻执行，部分单位有些人员把档案工作看成软任务，不重视甚至不愿意收集档案。要实现档案数字化的快速发展，投入是关键，要逐步加大馆藏档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，要大力引进专业人才，加强职工业务培训，将档案数字化经费纳入下一年的财政预算，并逐年增加，保证落实。

办公档案数字化管理篇（4）

关键词 机关档案室；移交；电子档案；工作经验

2012 年8 月29 日，国家档案局印发了《电子档案移交与接收办法》，这意味着我国电子档案的管理又走向了新的里程。我们档案室的任务，就是按照地方国家档案馆的有关要求，收集、整理好电子档案，按时向同级国家综合档案馆移交。笔者认为，要做好电子档案的移交工作，必须弄清楚以下几个问题。

一、电子档案特指归档电子文件而非档案数字化成果

从技术的角度定义，电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件归档以后即叫电子档案。要弄清楚的是《办法》里所指的电子档案主要是指原生的电子文件归档以后形成的档案，不包括纸质档案数字化扫描成果。纸质档案数字化扫描以后，也变成电子或数字形式的。平时在使用时，对一些术语没有严格区分。比如2012 年台州市档案局要我们填报统计年报时，其数字化档案一栏里包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件，而有些地方认为电子档案是包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件。从形式上，电子与数字同实而异名，外延都包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件，这没有错。但《办法》里的电子档案特指归档电子文件，它是把数字化成果排除在外的。这里所谓的电子档案由电子文件通过归档这一环节转化而来。电子公文在生成、传输，存储时可以有文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录（这些不同形式可以是直接生成的，也可以通过数字化而来的，不论），归档之前是电子（或数字）形式。档案数字化成果与此不同，一般是归档以后才数字化，归档以前是传统载体和形式。

二、政策要求与技术手段矛盾

要想移交必须先做好归档工作，原生电子文件的归档技术要求高，其准确性、真实性、可用性、安全性检测难、保障难，法律地位不明确，电子政务、OA 不发达，电子文件发育不成熟，如元数据的采集与封装技术不过关，这一些情况使电子文件的归档工作举步维艰。有的干脆不去理睬，任由原生电子文件自生自灭。我们在做电子文件归档工作时，应该尊重实际，不强求完美，不强求一步到位。有OA 才有背景信息与元数据；从前，在元数据等标准未颁布之前，对元数据不作要求。现在元数据等一些标准虽然已经出台，但实施起来技术上有困难，依然可以暂时对元数据、封装技术等不作要求。电子档案摆在我们面前的不是好不好的问题，而是有没有的问题，有胜于无，然后才是于有中求好。对档案部门的信任可以弥补法律地位等方面的技术不足。只要制发的电子公文正式版式文件、电子公文在处理过程中形成的修改痕迹稿、公文流程处理单等收集好了，我们就应该承认收集工作及格，接着就该进入整理工作。

三、电子档案与纸质档案管理的关系

纸质档案的历史比电子档案的历史长，电子档案管理在许多方面要借鉴纸质的。国家档案局六号令第四条规定：电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。纸质档案管理以档案室为基础，以档案馆为主体的管理原则电子档案也要遵守。但电子文件有与纸质文件不同的特性，如信息非人工识读性及系统依赖性、信息与载体的可分离性、信息的流动性与不稳定性、信息存取的不可靠性使电子档案的管理有自己的物殊性。电子文件出现以后，纸质文件与电子文件在一定程度上“对立”起来。一种是以电子文件为主：国家档案局6 号令第六条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联；另一种是以纸质文件为主，纸质归档以后才数字化。现在许多机关的实际情况是：先生成电子文件（取最低层次：非OA 环境下的电脑打字而形成的），然后印刷成纸质文件，然后再归档，然后再进行数字化扫描。这样造成不必要的重复劳动。从长远来看，无纸化是趋势。电子文件必须以电子的方式管理，特别强调的是原生电子文件独立整理，独立编号，必要的话可以通过参见号跟纸质档案互联，电子档案的档号不能与纸质档案（包括数字化扫描成果）同一，这样才能使电子档案的管理走上正轨。在目前的条件下，可以对电子发文进行收集管理，而对收文放缓一步。这样做的道理明摆着：因为许多单位收文还没完全采用电子的形式。

四、电子档案应立足“手动”，放眼“自动”

文档一体化、在线移交等工作属于“自动”，脱机移交，磁盘管理等属于“手动”。机关档案室有三种情况，一种是没有实行办公自动化，只有电脑打字；另一种是虽然实行了办公自动化，但没有实现文档一体化，这种情况只好靠“手动”管理电子档案。这些单位在新建办公自动化系统或在办公自动化系统升级应该要求实现文档一体化。另一种是实行了办公自动化并且有了文档一体化软件，电子文件的归档可以实行“自动”化了。从档案室到档案馆阶段，有的建立了馆室一体化系统，可以实现在线移交，实现了“自动“化，有的还未建立馆室一体化系统，只能脱机移交，靠“手动”。能做到自动是最理想的，但目前条件不能完全做到。我们必须立足于“手动”，放眼“自动”，做好原生电子文件的归档及移交工作。

办公档案数字化管理篇（5）

伴随着科技的进步，尤其是以计算机技术为核心的信息技术的发展，传统的档案管理正面临着严峻的挑战。我国的档案管理还大多采用传统模式，这相对于发达国家还有着很大差距，已经严重影响了我国现代化建设的步伐。所以，国家档案局在“十五”计划中把数字化档案管理作为我国档案管理的发展目标。

一、什么是档案的数字化管理

数字化档案信息是由当今快速发展的计算机网络，数据库和各种其他多媒体技术相结合而产生出的一种全新的档案信息形式，这种信息形式把原本在不同储存载体和储存地点的信息资源加以整合，转化为数字信息的形式进行储存。这些数字信息可以通过网络互相关联并集中管理查询，方便利用分析，从而实现了信息资源的共享。

二、档案信息数字化管理的优势

2.1可以提高企事业的经济效益

随着社会经济的不断进步，传统的档案管理方式已经不足以处理当今企事业部门日益庞大的信息量，以往的对策是不断增加档案部门工作人员，这给整个单位带来了更大的压力。新的数字化管理模式变传统的纸质载体的档案信息为可以在计算机读取的垫子数字档案，这在节约信息管理费用和物理空间的同时，也方便了信息的查阅和利用，对于人力物力的节省都有很大的帮助。

2.2有效提升办公效率

档案管理的数字化可以令资料及时归档，能够在短时间内被提供利用。比如当今企事业单位的人事档案管理往往对象繁多，且流动性较强，包括职工统计、人员调动等数据，这些数据不但比较庞杂，而且不断变动，传统的档案管理方式很难及时准确地归档利用，但伴随着计算机和网络技术发展产生的数字化管理却能及时有效的对这些信息加以记录，而且查询的过程也变得更加简单方便。再加上通过网络彼此联系实现资源共享，信息资料的数字化提高管理上的安全系数和保持的长久性，可以说数字化档案管理给以往的办公方式带来了巨大的变革和解放。

三、档案管理数字化所面临的主要问题

在我国，由于目前档案的数字化管理才刚刚起步，而且相应的技术和硬件设施还很不完善，档案管理的数字化还面临着许多问题，总结起来主要有以下几点。

3.1档案管理与办公自动化系统不兼容。

据悉，目前有相当一部分的企事业单位以采用以计算机网络技术为核心的自动化办公系统。这种办公系统一般使用本单位或者上级的主管部门研发的软件，而本单位的档案管理部门却使用档案行政管理部门为实现数字化和标准化而推广的现代化档案管理的软件。由于设计部门不一样，这两套软件难以实现数据的相互转换和电子文档的归档，从而为原始数据的采集和记录造成困难。

3.2电子文件存在不安全因素。

电子文件在具有操作简洁，传递迅速，节省存储空间等优点的同时，也会有很多的不安全因素。比如过于依赖软硬件设备，容易发生被篡改，数据丢失以及遭受病毒侵害等情况。这些问题给电子文档的安全管理和长期存储带来了很大影响。

3.3档案数字后利用率过低。

尽管自动化办公系统已经被推行了一段时间，但还有很多企事业单位没有树立电子文件管理意识，管理工作者还保持原有的观念和管理模式，文档的检索调阅都靠人工进行，不能充分发挥计算机的作用，而仅仅用其进行文字录人，编辑以及打印工作。工作人员只能利用眼前有限的档案，忽略了网络传递方法的使用，不仅浪费人力物力，还令现代化的电子文档管理得不到合理的开发利用。对以上问题进行总结分析，会发现问题的主要根源在于以下几个方面：a.没有标准的信息化网络平台，不能形成统一的数据库系统以及信息共享机制；b.是各部门之间缺乏系统上的统一管理，不能进行有效的信息资源共享，缺乏电子数字管理的意识；c.对电子文件的管理缺乏健全规范的制度，存在安全性上的隐患。

四、如何加快推动档案管理数字化的进程

针对企事业部门档案管理数字化进程中存在的各种问题，需制定相应对策加以解决，否则不但会阻碍办公自动化的进展和深化，还会令电子文档遭受不必要的损失。所以，在推动档案管理数字化过程中，必须注意以下几个方面：

4.1建设统一系统使信息共享。

档案数字化的建设是一项系统工程，它包括总体设计，软件开发，档案整理，文件录入，系统管理备份，查询管理以及安全措施等等软硬件结合的系统。由于企事业单位各部门日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录人和管理，因此该系统应采用双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作目管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理、企业分类管理等，从而从机制上提高各部门的信息共享能力。

4.2建设档案与办公系统之间的通道

针对企事业部门办公自动化系统与数字化档案管理系统充分衔接的问题，笔者建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现与现有的财务系统OA系统、人事管理系统的无缝集成。

4.3提高档案管理人员的素质水平

当今社会的知识信息量正以指数形式增长，相应的档案管理工作也必须从劳动密集型转向知识密集型。所以档案的管理者也必须有较强的分析能力，能够筛选精确重要的信息；同时，要能根据调阅者的要求提供准确的档案信息。所以管理者需具备现代化的素质水平和专业技能，有关部门应加强档案人员的培训，教授有关知识，提高其数字化管理意识，努力提升电子文件的管理水平。

五、小结

伴随着计算机网络技术的持续高速进步，档案管理的数字化已经成为现代档案管理发展的重要趋势。相信在不久的将来，传统的高大档案室将不复存在，长期大量的文献资料都将以数字化信息的形式保存在小巧的存储设备中。为实现这一目标，需要企事业单位档案管理者和相关部门的合作努力。

参考文献：

办公档案数字化管理篇（6）

（二）电子和纸质文件双重保存状态导致资源重叠目前很多医院都实现了办公自动化，网上传递办理的文件办完后又印发纸质文件归档保存。这就导致了内容相同的两种文件同时和保存的局面，造成了相关资源的严重浪费。

（三）档案管理系统和办公自动化系统缺乏联系目前大多数医院都使用了办公自动化系统，这些系统大多是专门为本医院或者上级主管部门设计的系统软件，而该系统绝大部分是针对该医院或者医疗系统而制定的个性化软件。而医院的档案管理系统则是由行政主管部门设计的通用的规范化、标准化的系统。两套系统是由不同单位设计，运行环境也不同。这就导致两个系统相互隔离，数据不能共享和转化。

（四）数字化档案资料利用效率低下很多医院仍然使用着旧有的档案管理模式，医院各种档案资料的检索以及借阅都由人工操作来完成，计算机等数字化设备在整个过程中往往只是用于文字录入、编辑以及打印。人们往往忽略了以数字化网络形式传递的医院数字档案资料，极大地消耗了相关资源。

二、构建医院档案管理数字化体系的现实路径

（一）建立健全医院数字化信息档案管理平台医院要实现档案管理数字化，必须先开发出一套符合医院自身特点的档案管理软件系统，并配备相应的硬件设施。档案管理系统应该采用双服务器、光盘等双备份以及高速扫描仪集中扫描等功能，使档案资料能够及时、准确归档，确保档案的安全管理。同时，还应构建档案查询系统，透过触摸屏检索查询和网络文档传输实现档案资源数字化管理。还要定期对档案管理系统进行技术检查，不断更新和优化管理系统。

（二）加强档案资料管理相关领域的信息交流1.在数字化档案管理系统和办公自动化系统之间建立桥梁。各级医院应该在信息查询接口程序中加入档案资料查询功能，使目前的办公自动化系统、财务管理系统、教研管理系统、人事管理系统与档案资料管理系统之间实现无缝集成。这样更利于收集各部门电子文件，完善档案资料库数据信息，真正实现在数字化档案管理系统与办公自动化系统之间建立有效联系2.在纸质文件和电子文件之间构建纽带。对于纸质文件和电子文件双重保存的问题，可以将纸质文件和电子文件以文本方式和影像方式共存，并依据数字化档案的特点，制定系统的档案管理规章制度。要确保档案资料的安全性，纸质文档与电子文档之间的非重叠性和可共享性。

（三）构建高素质档案管理专职队伍要实现医院档案管理信息化，就必须要有一批精干的档案管理人员。管理人员要具备较高技术水平和知识层次。医院的档案管理人员必须具备较强的分析能力，要能够精准把握一些专业性较强的档案资料，同时还要能够根据要求提供大量档案资料信息。医院以及相关部门应大力引进高素质人才充实档案管理队伍，同时应加强对档案管理人员的培训力度，力争提高数字化档案管理人才储备水平。

（四）增强医院人员的档案管理意识医院要重视档案管理的重要性，提高各级人员尤其是各级部门领导的档案管理意识，使他们认识到档案管理数字化建设的重要意义，为构建高效的医院数字化档案管理体系提供各种资源保障。同时要加大宣传力度，提醒医院人员自觉保护档案资源。

办公档案数字化管理篇（7）

关键词 OA 办公自动化系统；医院文书档案管理；应用

随着网络技术和信息技术的发展，医院行政办公模式的内容和方式得到了很大的改变和发展，从以前的文字档案处理办公的方式，到今天的电子化档案的发展和应用，使得医院文书档案的管理发展成为便于查阅和利用的即时载体。

一、OA 的作用及其在医院档案管理应用的分析

现今OA 系统在医院档案管理中已经被广泛应用，它已经成为医院提高文书档案管理效率，加强医院文书档案管理的有效手段。OA 系统所带来的不只是办公效率的提升，同时还促使医院文书档案行政管理的制度化与规范化，改变了医院档案信息的查看和存储的方式，极大地促进了医院信息的处理和分析效率的提升。同时它也改变了对于医院档案的管理和行政理念的变革。OA 系统的发展与应用，主要分为3 个阶段：首先是以数据信息的处理为中心的文档的处理系统阶段。在这个阶段，主要强调以数据的处理和计算为主要的任务和能力，对特定的办公事务进行处理的运用过程，这个阶段存在于一些行政办公室档案中最初的信息化阶段。其次是以日常档案处理的工作流程和日常文件的信息化处理和办公需求为目标，进行办公和业务的处理，对于这种办公过程和业务的处理来说，是通过系统的协同运行和协同操作来实现办公业务的自动化和规范化处理的过程，它极大地提高了办公的效率，降低了办公行政的成本。最后是对于特定文书档案的管理和办公协作系统的应用，两者的结合，为文书档案的归档工作提供了信息交流与共享。另一方面，医院负责文书档案的员工要不断运用各种手段学习潜在的知识，以避免出现重复的劳动和错误。办公业务越来越多地融入对企业业务知识的管理和使用服务中。

二、OA 办公自动化系统在医院文书档案管理中的应用

对于医院文书档案的管理来说，是在临床的实践和管理中，对逐渐形成的具有参考医疗价值的原始资料进行记录保存，并进行有效的分类管理的过程。医院文书档案记述了医院日常活动中的各种业务工作的内容，因此文书档案的管理对于医院来说是非常重要的。

医院文书档案OA 系统信息化建设是指通过计算机的技术、网络技术和通讯技术等手段，将不同载体的信息记录到档案及其内容进行信息化数字化的整合，以形成一个数字化的数据管理和积聚的平台，并通过互联网的形式进行信息档案的共享，从而提高医院档案工作的信息化、现代化管理水平。

（一）数据的信息化采集。应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别，把一些文件和档案以数字化的形式和统一规范的格式录入计算机设备，以利于下一步的处理。

（二）业务工作流程的信息化应用。通过对医院业务开展过程进行分析，根据医院的现实业务情况，应用信息化的技术对文件档案进行集中有效分类，同时对相应搜索查看的应用进行开发，对文书档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等高效地处理分析。为了更好地对文件档案进行管理，要加强管理流程的建设，分清员工的权责和工作的标准，以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面，医院的自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作，以确保文件档案格式的一致性。

（三）档案信息化检索的应用。在医院的文书档案完成数字化的处理和归档后，需要在逐渐庞大的数据库中搜索出需要的文件档案，以方便使用，因此对于OA 系统的应用来说，还要通过开发一定的检索程序以适配对文件搜索和检索的需要。同时，还可以通过医院的网络信息系统与互联网的有效连接来实现信息档案的共享和检索。

（四）档案办公信息化输入的应用。要实现OA 系统在医院档案管理中的有效应用，还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制，以提升档案管理信息的实效性，提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入医院的日常业务运行过程中，然后运用OA 系统和互联网技术建立集中处理的系统，进行集中归类和处理，最后进行归档存储保存。

OA 办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用，提高了医院文书档案管理的效率，提升了医院档案工作的信息化水平。要提升医院档案管理应用的水平和效率，就要加强档案的管理与OA 系统管理之间的融合，同时加强医院OA 系统的管理和维护。

参考文献：

[1] 郭丽，孙作丽.OA 系统在医院档案管理中的应用[J]. 医学信息，2013（26）：16.

办公档案数字化管理篇（8）

档案管理的数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上，即为数字化的档案处理，也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新，还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设，规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法，更有利于构建数字化档案管理体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。

一、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。

（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。

（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

二、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。

（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。

（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献：

办公档案数字化管理篇（9）

当现代化信息技术以及数字技术广泛应用于各行各业后，给办公室档案管理的工作也带来了巨大的冲击。办公室档案管理不能再沿用传统的管理方法，必须和计算机网络技术（外网和局域网）紧密结合起来，改进办公室档案管理的功能，促进其管理效率，实现不同部门的信息共享功能。

一、办公室档案管理的内涵

办公室档案管理主要指以纸质、图像或其它载体形式来记录本单位员工或本单位所发生的事件，并且把所收集的资料分门别类，做好编排之后，按照不同的编目有效地进行保存。不同类型的文书档案有着不同的书写格式、保存格式以及时效性，所以办公室档案管理人员要定期对本单位的档案进行整理和清除工作，及时更新所要保存的文件档案。

二、办公室档案管理工作中的不足之处

在任何一个单位，档案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技术的影响，传统的管理模式向先进的管理模式过渡时存在着以下不足的方面：

（一）办公室档案管理员的意识薄弱。有些部门的办公室档案管理员因为年龄、学历、能力等方面的原因，在从事办公室档案管理工作时不愿与时俱进，不愿学习新的管理技术和方法。由于缺乏专业和系统的档案知识培训，所以意识陈旧，对文件等档案进行收集、分类、整理和归档时会产生很多的缺陷。在具体的管理过程中，管理人员的职业道德以及责任感无法得以提升，甚至会呈现出衰退的局面。

（二）办公室档案管理的方法陈旧。当社会分工越来越细化时，档案管理的工作量越来越大，其管理方法、管理形式以及内容越来越多样化。社会发展的需求对档案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部门中，档案管理的方法无法跟上信息化时展的需要。在管理时无法利用计算机技术以及网络技术对所有的档案文档进行分类、归纳管理，而只是采用纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件丢失，同时还出现一些不必要的错误，增加工作难度以及强度。

（三）档案管理设施构成落后。档案管理工作中，因其文件的时效性较强，所以对档案管理的物质基础等硬件要求较高，例如对计算机硬件的要求、管理软件的要求以及维护经费的要求等都提出了很高的要求。可是在具体的管理过程中，单位能划拨给档案工作的经费非常有限。在硬件的配置上，有些单位或部门没有配备计算机、网络技术等，以致无纸档案管理的工作无法继续下去，只是给办公室配备几个木柜子存放文件，没有固定的档案管理库房，当柜子被装满之后，只能清退一些文件，就会出现档案丢失、损坏等现象。所以当档案管理的设施跟不上形势的发展之后，如果想实现档案管理的标准化和规范化只能是“纸上谈兵”。

三、办公室档案管理工作不足之处的完善策略

因为存在着上述的不足之处，现代化档案管理工作如果要想摆脱传统的管理模式，有效地利用数字化的管理模式，实现各个部门对档案信息的共享，则必须对其不足之处加以完善。

（一）增强办公室档案管理意识，完善其管理制度。在很多单位或部门中，不管是档案管理工作人员还是领导，普遍存在着忽视管理工作的现象。所以在任何一个单位或部门中，从领导至档案管理人员必须提高档案管理工作的认识，尽可能改进自己的管理方法，增强自身的管理能力，以先进的管理理念结合具体的管理工作，完善档案管理制度，从而增强档案管理的效率，提高档案管理的质量。例如，在日常管理工作中，档案管理工作人员要明确档案管理工作的流程，规范档案管理工作操作程序，运用现代化信息技术对所要管理的档案分门别类，贴上标签，做好管理工作。对于级别较高的文件，要做好加密工作，在计算机系统中设置好管理和使用权限。

（二）以数字化的管理技术改进档案管理的方法。因为档案管理的工作越来越细化，为了减少档案管理工作中所出现的纰漏，所以必须加强办公室数字化管理的建设，以计算机技术以及网络技术为依托，建立不同的管理体系，以适应不同类别的档案文件的管理。在数字化管理体系的构建过程中，把传统的纸质文档纳入数字化管理进程中来，以图形文件、文本文件或图像文体等形式加强对以往纸质文件的管理。使单位中的各个部门能够利用外网或局域网共享这些档案信息，一体化管理或使用计算机系统储存的电子档案信息，以提高档案管理工作的实用性。

【参考文献】

办公档案数字化管理篇（10）

二、档案管理数字化面临的困难

（一）电子信息归档困难。

现在很多单位中，办公系统和档案管理系统无法兼容，处于各自为政的状态，这给电子信息的归档造成了困难。不少单位利用的信息化办公系统，是由单位自主开发或委托第三方研发的，而单位使用的档案管理系统则大多是国家档案部门为了实现档案管理的规范化和资源全面共享设计的专门档案管理软件。由于软件开发单位不同、工具不同、系统不同、架构不同、格式不同等原因，在办公软件和档案管理软件之间常常无法实现数据转换和信息共享，造成电子文件归档比较困难，需要重新对存档的内容进行收集和录入，造成人力资源的浪费。

（二）“无差别”双套保存造成浪费。

在很多单位中，档案管理没有进行有效地分类和鉴别，全部实行电子档案和纸质档案同时保存，这种“无差别”的电子文档和纸质文档双套保存通常造成了较大的资源浪费。在一些单位的办公系统中，各部门人员通过网络上传生成办公文件，其中很多日常文件只需电子存档就够了，仅有少部分重要文档才需纸质留存。但常常在电子文件上传后，档案部门又“不分青红皂白”将其逐一打印做成纸质文件进行保存。这样，很多内容相同的文件重复保存两次，浪费了不少人力物力。

（三）电子档案存在安全性风险。

电子档案具有不安全性，造成电子档案在管理和长期保存上的困难。电子档案具有诸多优点，比如存档方便、传递迅速、占用空间小等，但是它也存在致命的缺点，就是存在安全性风险。电子档案极大地依赖软件和硬件设备，不能直接读取，如果软件或硬件老化损坏，或受到病毒侵害，或因新旧系统数据格式不兼容，都会造成数据的丢失。

（四）电子档案利用率仍较低。

虽然很多单位早就推行了信息化办公，但是多数单位并不重视档案管理的数字化，而是习惯性地沿用传统管理模式。很多单位仍由人工负责档案信息的查询和借阅，在这个过程中，计算机只用来录入、编辑和打印相关的借阅记录，让投入大量资金配置的档案信息化设备变成了“高档的打印机”。人们习惯性地利用实体档案，不重视对网络资料的利用，这样不但造成了人力物力的浪费，而且数字化档案也没有得到充分的利用，这也是一种浪费。

三、实现档案管理数字化的思考和实践

（一）加强办公系统和档案管理系统的兼容。

单位在新开发配置办公信息系统或档案管理信息系统时，应统筹考虑二者之间的相互衔接，在设计时采用统一的软件架构、数据格式和运转流程，从根本上确保办公信息系统与档案管理信息系统之间能实现无缝对接。对于已经建成的办公系统和档案管理系统，应加快升级改造，或开发相应的数据转换模块，从而实现两个系统的相互衔接和兼容。

（二）完善档案数字化管理的安全规范。

由于档案是一种特殊的信息资源，有的可以公开，有的需要保密，有的需要长期保存，因此做好数字档案的安全管理十分重要。数字化档案的安全首先是信息安全，这就需要在档案管理时制定完善的管理制度，对文档的分级分类、保密鉴定、归档要求和保管期限等进行详细界定。通过完善的制度，确保档案数字化管理有法可依、有章可循。数字化档案的安全还包括硬件和软件的安全。在硬件安全上，应配置专门的档案管理硬件系统，选用高质量档案存储载体，为数字档案的长久保存提供条件；在软件安全上，应实行完善的分级权限和密码管理，禁止存储介质混用带来病毒入侵的风险，配置必要的防火墙、杀毒软件和双工备份系统等，并定期做好系统维护和升级。

（三）抓好档案数据库建设。

当前，我国的档案数字化管理还处在由纸质文件向数字化过渡的阶段，要顺利完成这个过渡，达到西方发达国家“天网无处不在”的水平，重点在于加强档案数据库的建设。数据库是利用信息技术实现档案管理和使用的控制中心，数据库的开发与管理是我国档案信息建设的基础工作，也是核心工作。通过建立统一的数据库，可以有效实现多个单位、多个部门、多个系统数据的共享。数据库建立和完善是一项长期的工程，需要从低级到高级、由个体到群体的发展过程。在逐步建成单个数据库的基础上，利用网络逐步形成开放的数据库群，大幅度提高档案数字化系统的资源共享和有效应用。

办公档案数字化管理篇（11）

档案数字化是通过科学技术手段将纸质档案材料加工成数字档案的形式，并能通过局域网、互联网等进行计算机检索和阅读，有效提高管理和效率，增强档案部门的业务能力，为档案内部管理和查找利用提供准确高效的服务手段和信息。

（一）利于提高经济效益。从经费利用的角度来看，人工管理档案存在办公费用高、管理成本大的缺点，而管理数字化档案是管理存储在各种媒介上的数字化信息。在档案保管条件方面节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，而档案查阅方便迅速，在很大程度上也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，进一步提高了经济效益。

（二）利于提高办公效率。档案数字化管理能够提高工作效率是被业界认可的。在传统的纸质载体档案的管理模式中，档案管理受到工作时间、地点和环境的诸多限制，但数字化档案管理则可突破这些限制，更方便快捷的完成档案整理、利用等工作。利用现代化的办公设备、软件和网络，立档单位和档案管理部门之间可以实现有效的互通，完成不同介质材料之间的复制和存储，从而完成档案的移交和归档工作。使用者也可以随时随地查阅档案，极大地提高了办公效率。

（三）利于保护档案原件。将纸制档案转变为数字化的电子档案后，通过科学高效的加密手段，档案的存储和使用都更加安全。特别是对历史悠久的或具有重要历史保存价值的档案材料，数字化加工处理后减少了对档案原件的损耗，对其信息具有更好的保护作用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）档案数字化硬件技术缺乏。经过几十年的发展，各高校纸质档案的数量都很大，依靠现有的主要以办公为主而配备的计算机、打印机、扫描仪等设备，来完成数量庞大的数字化加工工作是很难在短期内完成的。只有依靠配置高运算速度快的计算机、高速度自动化的扫描仪、先进高效的档案管理系统软件、安全稳定的存储设备等硬件设备基础，才有条件完成档案的数字化加工工作，但高昂的费用给档案的数字加工工作带来难度。

（二）档案管理人员的工作能力有待提高。许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机技术的双重知识结构的复合型人才。传统的档案管理人员已不能满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。长期从事档案管理工作的人员有着丰富的档案专业理论知识和实践工作经验，但利用计算机进行数字化处理的能力欠缺。计算机专业管理人员有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。因此，在保证档案管理基本业务能力的前提下有待进一步提高档案管理人员的数字化工作水平。

（三）档案数字化安全难以得到保障。档案数字化是档案信息化的基础工作，认真安全地落实档案数字化工作也是档案信息化安全管理工作的基石。但是在建设过程中会出现因管理不力或技术方面原因发生安全漏洞或泄密事件；档案丢失、损坏、涂改的情况也经常发生。这些情况严重威胁到档案原件与档案信息的安全。在档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何建立数字化团队、如何控制档案数字化质量，使数字化档案与实体档案的信息保持一致，保证信息从始至终不外泄，就成了档案数字化安全工作的核心内容。

三、高校档案数字化建设的应对策略