办公室档案管理效率提升的方法

高校党政办公室主要工作职责是协助学院领导处理党、政日常事务，负责学院内外的联系、接待、沟通和协调工作。其中文件收发是一项既日常又重要的工作，把好文件收发关口，对于文书档案的整理归档和进一步的资源开发利用十分有帮助[1]。近年来，本科高等院校的档案工作走上了一条独特发展的道路，原来隶属于学校党委(行政)办公室的综合档案室逐渐脱离出来，相继成立了独立的档案馆或档案管理中心，与校内二级单位平级[2]。以河北建材职业技术学院为例，档案室从办公室剥离出来后又归到现代信息服务中心，负责学院的档案管理工作。办公室通常以年度为单位，除去需要回收上交的上级文件和过保密期需要销毁的文件，更多的文书档案被整理移交存入学院档案室中。因此，办公室收集、保存的档案材料必须具有真实性和客观性，并且档案的分类要规范，保存的档案内容要为原始资料。笔者长期从事图书、档案方面工作，目前为党政办公室文秘科科员，负责文书档案的管理工作。本文所提的办公室档案指上级主管单位和平行单位往来文件，不包括本单位办文、实物档案和编研素材管理。

一、完善办公室档案管理规章制度

受办公室工作繁杂且重，领导重视程度等问题影响，河北建材职业技术学院党政办公室一直没有规范的办公室档案管理制度。因此制定出科学合理的办公室档案管理制度是首先要解决的问题。通过制定《办公室档案工作规范》，明确办公室档案收集范围、暂存与整理要求、归档要求等内容，细化档案管理过程中各环节的步骤，健全和完善办公室档案管理业务流程和技术规范。一是通过部门办公会的形式，在征求意见和多方讨论的基础上对现有的规章制度进行整改和优化；二是要结合信息化时代特点和上级保密部门的要求，对文件管理平台的使用做出规定，设置平台访问权限，充分考虑办公室档案管理机制的灵活性、动态性，便于今后对其改进和创新[3]。目前，河北建材职业技术学院办公室文件管理涉及协同办公系统和保密业务管理平台，要在制度中明确办公系统和平台的管理权限，确保信息安全。

二、建立完善的办公室档案管理体系

利用office办公软件word强大的文字处理功能和Excel的数据处理功能，为文件建立登记薄、传阅薄等，建立文件收发登记和归档环节的有效衔接[4]，文件管理规范化从源头上抓起，是提高档案管理效率的重要环节。

（一）文件的登记。收发文件登记是文件往来的第一环节，严把文件登记关，以文件登记全面、完整、即时等为基本原则。办公室往来文件中还有涉及敏感信息和秘密文件，随着国家越来越重视保密工作，处理秘密文件需要使用无物理网络连接、无外接通信设备的专用计算机，因此excel数据处理软件则能发挥重要作用。笔者按照往来文件的途径建立不同的工作簿，如中央文件、省级文件、市级文件等，根据时间建立假期文件和学期文件登记簿。本文使用wps办公软件的excel建立了文件登记簿（图1），根据来文单位建立不同的工作表（图2），每个工作表中利用excel编辑下拉功能，明确标注收文序号、收文日期、收文来源、文号、标题、牵头部门、备注等。

（二）文件传阅和督办。利用wps办公软件word文字处理强大功能，以年度为单位根据文件性质创建“文件呈办签”（图3），并进行编号。文件归档后，如需调阅归档文件，输入关键字或者编号即可快速查找到该文件的位置。同时，根据《保密工作条例》规定在人与人转手交接就要进行登记，档案管理人员要做到全程掌握文件的流向。密文管理建立空白“借阅登记表”，严格登记借阅人、借阅日期、文号、标题、归还日期、签字等，严防文件丢失造成失泄密事件。文件呈办签领导签批意见后，文秘科要对领导签批意见向执行部门进行传达，通过excel数据表格建立督办表（图4）与督办科交接。督办表包括序号、文件名、文件级别、领导批示和批示内容、牵头部门、备注上报信息、完成情况（督办科完成）。利用excel中条件格式，设置上报日期不同颜色显示，如临近上报日期设置为红色。同时，督办科年底可以根据督办表“牵头部门”数据，统计各个部门年度完成工作情况，通过插入统计表或图的形式来直观地展示，为年度考核和领导决策提供必要的依据。

（三）文件的归档。文件传阅完成后需要及时归档，这是办公室档案规范化管理的最重要的一个环节，确保档案归档即时性。一是根据年度来文单位选择不同厚度的档案盒并统一文件盒签，盒签包括单位的标识、管理部门、来文单位、年度等，每个文件盒内配置明细表，为文件的移交和上交打好基础，避免重复性的工作，提高管理效率。在日常的管理中，流转后的文件及时归档，密文单独存放在密码柜中，专人管理。年度结束后，首先整理上级需要回收的文件，其余文件按照档案室要求，填写文件移交表（图5），移交表中标注移交部门、日期、材料名称、材料形成时间、形成机构、备注等，经移交人和接收人核实无误后完成移交手续。

（四）逐步实现档案信息化。传统的纸质档案材料数量庞杂，整理起来工作量巨大，且容易出错。而有效地运用信息技术对文书档案进行整理，不仅能够提高工作效率，还能提高档案管理的准确率，使文书档案的资源得到更好保存。河北建材职业技术学院档案室未建成数字档案馆，网络化平台仅仅是纸版档案材料的电子版，实现档案信息化还需各方努力。办公室文件交换系统与档案室系统之间互相独立、不互联互通，需要办理的文件打印成纸质后再进行传阅，但是存档的时候需要下载整理后再次上传档案系统，工作量大且重复[5]。因此加快档案信息化建设，建立档案信息共享系统，在保证数据信息安全的前提下实现平台之间信息互通，将是提高办公室档案管理效率迫在眉睫的工作。

（五）培养专业化的办公室档案管理人员。通过查阅资料发现，目前高职院校办公室档案管理工作繁琐、复杂、耗时多，缺少科学有效的管理方式，档案管理信息化建设需要具备计算机、档案管理方面的专业人员，很多高校都没有专职办公室档案管理人员，由办公室文秘科兼任。办公室的工作本来就繁杂且工作强度比较大，很难专心投入到档案管理工作中。因此，设立办公室档案管理工作岗位，把任务细分到人，对办公室档案管理人员进行专业的培训，聘请专业人员来校培训或者安排外出学习提升的机会，逐步提高办公室档案管理人员的专业化水平，定期考核，也是办公室档案管理效率提高有效路径，使办公室档案管理工作走向正规化、标准化[6]。

三、结语

本文探讨了提高办公室档案管理效率的几种有效途径。就目前形式来看，在未实现档案信息化的高校，完善办公室管理规章制度，利用办公软件规范文件收发登记和归档全流程，规范文件管理各环节，从源头抓起，提高办公室档案管理人员的专业化水平。为实现档案信息化打好基础，从而减少不必要的重复性工作，提高办工作效率。档案信息化管理是档案工作必然的发展趋势，办公室档案管理人员在做好当前工作的前提下，开展档案信息化前期准备工作，也是提高未来办公室档案管理工作效率的有效途径。

参考文献：

[1]李飞.Excle在高校办公室档案资源开发与利用中的应用[J].工作指导,2020(20):184-185.

[2]钟晓芸.探析办公室工作与档案工作的紧密关系[j]时代报告,2021(10):90-91.

[3]胡大利，邢磊.解析新时期办公室档案管理的创新思路[J].兰台内外,2021(5):40-42

[4]李飞.Excel在高校办公室档案资源开发与利用中的应用[J].工作指导,2020(20):184-185.

[5]朱菁菁.高校办公室档案工作存在的问题及其对策——以X大学为例[J].城建档案，2021（12）：163-164

[6]毛业博.高校档案收集归档工作优化研究[期刊论文[j].办公室业务,2021(6):144-145.

作者：陈立学 王耀萍  单位：河北建材职业技术学院