信息时代办公室档案管理探析

档案对于办公室来说意义非凡，档案是办公室的一种记录手段，通过纸制品或者电子记录事件的发生原因和经过。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究，在信息技术时代，利用先进的科学技术和硬件设备对办公室档案进行创新管理已成为新的趋势。该文主要分析了档案管理工作信息化的基本概念和特点，然后提出科学的解决方式。

在当前信息化技术高速发展的背景下，我国相关部门的办公室档案管理工作都出现了较大的变化。如今是一个快餐时代，办公室人员对于信息的获取需要灵活性。信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。传统档案管理方法缺乏科学方法和技术支撑，它在管理工作中，经常会出现了人工浪费，直接导致档案管理成本增大，管理过程复杂，流程比较长，这样难以提高办公室档案管理效率。只有将传统复杂烦琐的档案管理工作方式改变为能够高效率高质量完成工作的管理方式，才能够更好地管理办公室的档案资料，促进我国办公室档案管理事业的发展和进步。

1信息化时代下档案管理工作概述

信息时代的到来给相关部门办公室档案管理工作带来了诸多改变，其中最为突出的就是将档案管理直接引入到了互联网体系中。

1.1档案管理信息化的定义

在现代化时代，档案信息化就是将某些信息技术具体落实到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去，与此同时还要为档案信息资源的其他运用方式。综合来说，档案管理信息化就是突破传统的纸质实物记录方式转变为现代化的数字化管理。而这种方式的进行必须立足于相应档案行政机构的规划来展开。

1.2档案管理信息化的特点

一般来说，档案管理信息化的特点主要包括以下三个方面。最基础的特点就是档案管理工作的展开必须围绕相关部门的法律法规，遵守基本的政策。最明显的特点就是档案信息化管理使得整体的管理形式由实物转向于技术管理。而用电子档案替代实物档案也成为各大部门走向档案信息化管理的重要条件。最后，档案的信息化管理实现了信息的数字化与网络化，为档案管理工作的创新与持续发展奠定了坚实的基础。

2信息时代办公室档案管理工作的创新

针对目前社区档案管理工作形势来看，在信息时代背景下，无法实现高效应用和管理，因此，为实现管理工作的改革和创新，要从多方面展开详细研究。

2.1加强人员创新

档案管理工作需要人员支持，工作过程中人员自身的素质和创新能力是办公室档案管理工作质量提升的最主观原因。首先，档案管理工作人员是档案管理工作的主体，档案管理工作者的个人素质直接影响到整体的档案管理工作。所以档案管理工作创新的第一步，就是人员的创新。人员创新是由内而外的创新，人员创新也可以从根本上创新档案管理工作。第一，档案管理工作者需要过硬的专业素质，所以，要加强人才的专业素质培养。档案管理除了熟习自身专业的同时，也要涉猎一些其他专业的知识，比如管理学，图书馆学等等。在信息时代，档案的管理大多借助电子信息管理系统，那么就需要工作者能够熟练地掌握计算机的操作。除了在招收人才时提高对计算机的要求的标准，也要加大事业单位自身对人才计算机的培养，以适应越来越现代化的信息管理工作。事业单位也应该大力引进新兴人才，对于刚从学校走出来的人才，要加强实践培训，将学到的知识转化为能力。为档案管理工作提供新鲜血液。第二，档案管理工作需要创新工作理念。让工作者从思维上创新，主动接受、学习包括计算机在内的新型管理方式，主动寻找如何提高档案管理效率的方式。除了工作的硬实力外，也要提高工作者的软实力。信息管理工作的管理方法要与时俱进，从而提高管理效率。所以，相关单位要加强管理者对新管理方法，新管理理念的学习。积极引进新兴的，高效的管理方式。档案管理工作在人员方面的创新需要重点注意两个方面，第一是提高管理的硬实力，第二是加强工作者的思想觉悟。这都有效地解决了工作人员专业素质差，工作积极性不高的问题。从而提高档案管理工作的效率与质量，有效地利用人才，将人的能力最大化，整体提高了在信息时代下档案管理的能力。

2.2促进档案的信息化建设

档案管理工作的主要任务是对冗长、繁杂的信息进行对比、归类，再妥善的进行保管，以便在需要时能够快速地找到。随着时间档案的数量也是越来越多，也使得档案工作的效率会越来越底下。越来越无法满足事业单位对信息需求。近年来随着信息产业地发展，档案的管理工作也出现的新的契机。通过借助计算来建立新的信息管理系统可以提高工作者的工作效率，查找信息的速度，节约劳动力，也可以节省存放档案的空间，降低事业单位运营成本。而且相较于纸质保存手段来说，信息化更是提高了档案的安全性与保存的持久性。除此之外，还可以将单位的各个部门的信息通过局域网络，建立一个公共信息资源平台，并实时更新所存储的信息。不仅能够有效地提高各个部门之间的联系，还节省了部门间沟通联系所花费的时间，从而提高事业单位的工作效率。

2.3更新管理模式

在过去的档案管理工作的过程中，一直存在着许多的问题。由于文件种类的繁杂和数量的不断增多，档案的归类与存放一直缺乏一个系统的条例，以至于常常会有文件的缺失。所以就需要学习引进更先进，科学的管理模式来保证满足信息的需要。在过去的管理模式下，常常会出现文件丢失，或无法及时找到需要文件的情况，这就极大地影响了事业单位的正常运行，为单位带来损失。除了造成的损失，事业单位还需要动用大量的资源对丢失文件进行查找，补充，不但提高了单位成本，也提高了工作者的工作强度。所以科学的管理模式，对今天的档案管理工作来说尤为重要。在这种情况下，我们就可以用新的管理模式，对于已经收录的文件，可以建立一个系统、明了的档案目录，对各个档案按照档案的内容以及性质，进行科学的分类并妥善的按时间进行编号、存放，并通过计算机等设备进行记录。对于新收录的文件，工作人员要先对每一份文件进行详细的记录，并通过电子信息系统进行记录，之后再进行编号、存放。这样在寻找的时候就可以输出类别、编号，再通过计算机的查找，就可以快捷、简便地找到所需要的文件。为保险起见，也可以建立备份系统，防止文件丢失所带来的损失。综上所述，面对形势的转换，档案管理工作也要不断与时俱进，积极运用现代技术，最大程度地提高工作效率。在档案信息管理工作的创新与发展中，要善于转变工作人员的工作理念，加强现代化服务观念，同时要不断促进信息化建设，使其不断趋向于标准化和科学化，最后还要引进科学的管理模式，使档案管理工作的保障体系进一步强化，只有这样才能全面深化档案管理工作的真正价值。

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作者:边迎秋 单位:内蒙古突泉县突泉镇街道管理服务中心