财务部档案管理大全11篇

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高校会计档案作为高校财务管理和财务活动中的产物，体现了高校财务活动情况，也体现了高校在一会计期间的资产、负债、所有者权益的状况，包括某一会计期间的经营成果和现金流量状况，并且反映了高校财务核算的具体内容、核算方法、核算过程和核算结果。和其他的档案对比，高校会计档案的属性比较专业。建立健全会计档案管理制度势在必行，为了更好地理解高校会计档案的概念，我们需要明确下面的内容:

①高校会计档案是处理完成的财务业务凭证和财务资料，并且核算行为已经完成，财务资料已经整理完毕。并按一定的逻辑规律整理完毕，具有保存价值。

②会计档案主要来源于外部接收获得及内部直接形成;外部接收获得主要从单位外部取得，包括发票、购销合同、收据、银行回单等。内部直接形成是指在会计核算的过程中所产生的会计资料，包括记账凭证、明细账、季度年度财务会计报告等。

③电子会计档案也属于会计档案的一种，只不过它的存储形式、传输途径及保存方式与普通档案不同，是以计算机等电子设备为载体的。

2高校会计档案管理工作中的问题分析

①高校财务部门往往觉得会计档案管理工作是已经处理完了的会计业务凭证和会计资料，所以，高校对于会计档案的管理没有做到同会计业务一样重视，管理不到位、不严格，没有与会计工作有机的结合起来，导致财务管理成效不够完整。大部分高校财务工作者只注重日常的财务业务的管理，对会计档案的工作流于形式。高校会计档案管理工作者有的没有经过正规的培训，有的并不是科班出身，业务水平很低，导致会计档案管理工作没有得到科学的管理。更有甚者不安排专业的会计档案管理工作人员。

②高校财务部门对会计档案资料保存不齐全，不完整。一些高校只注重会计账簿、会计凭证、会计报表等财务资料的归档与整理，而没有对文件性的财务资料、电子存储资料进行归档整理，导致了会计档案管理工作不够系统、不够完整。

③高校会计档案管理制度不健全。高校会计档案管理制度的建立健全有利于会计档案工作人员有法可依，有章可循。往往在一些单位并没有健全的会计档案管理制度，会计档案管理人员工作起来没有抓手，没有依据，更不能做到规范、科学的管理。

④高校会计档案的纸质资料没能有效的和电子存储会计档案进行同步。一些高校没能把储存的电子资料进行有效的归档管理，导致高校财务信息丢失。目前，高校财务电算化发展很快，有的高校没有与时俱进，财务软件升级缓慢，严重影响了财务电算化档案的有效调阅。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视。

3解决高校会计档案管理工作中存在问题的一些对策

①加强领导，科学管理。学校领导应该把会计档案管理工作提到日常上来，当作日常业务来看，视为会计业务的最后一个流程。针对高校会计档案管理工作组织定期的培训，到兄弟单位进行学习交流，总结经验，提高工作人员的业务水平，加强会计档案的管理。《档案法实施办法》第五条则明确地规定:各单位要高度重视会计档案管理工作，加强领导，科学管理，要建立健全会计档案管理规章制度，提高会计档案管理人员工作能力，使会计档案管理工作能够做到及时归档、方便查阅、安全存储保管。应该督促相关部门对会计档案管理进行内部控制，定期督察，使高校会计档案管理工作朝着又好又快的方向发展，高校财务管理也更完整有效。

②提高高校会计档案管理人员的业务水平和职业道德修养。高校会计档案管理工作的提高最终落实在工作人员，工作人员的能力水平、职业操守决定会计档案工作是否科学有效。高校对会计档案管理给予高度重视，把档案管理提到日常上来，把档案管理与会计业务有机的结合起来，使其成为了一个整体，会计档案管理人员就会主动的，自然而然的把会计档案管理工作当成会计业务工作一样重视。高校会计档案管理工作者有义务有责任不断学习会计档案管理知识，更新观念，提高会计档案管理水平。高校财务部门应该通过自我学习和走出去学习相结合，每周定期组织培训，还可以去兄弟院校去学习，彼此交流经验，提高会计档案管理工作的整体水平。另外，还要加强会计档案管理的后续工作，针对会计档案管理工作中存在的诸多问题做到防患于未然，使得会计档案管理工作从人员素质到制度保障都能得到提高，促使高校会计档案管理工作健康有序的开展，提高整个财务管理的水平。

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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003

［中图分类号］ F233 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）06- 0005- 02

高校会计档案是指高校在财务管理和会计核算活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账表和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位财务的重要资料和证据。高校会计档案是高等院校在教学、科研、行政管理中经济活动的历史记录，是高校档案的重要组成部分，是一种重要的经济信息资源，同时也是会计工作过程最有说服力的凭证。由此可见，做好高校会计档案管理工作对于高校教育改革和发展具有深远的意义。

1 当前高校会计档案管理中存在的问题

1.1 会计档案管理制度滞后，不能适合当前高校会计档案管理现代化的要求

众所周知，高等院校实施的会计档案管理制度主要是参照2001年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》编制的。管理对象主要是传统的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料。而目前，我国各个高校均已实现了会计电算化，但是对于由此产生的大量的以电子文档、程序文件、数据库、备份文件等新的会计档案信息载体，则没有制订相应的管理办法，许多应当归档的会计资料散落在不同的经办人手中，因此造成了会计档案归档的不完整。

1.2 会计档案资料收集不齐

会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。然而，许多高校在收集会计资料时，仍然没有将财务报表类中的上级有关文件、财务制度、财务活动分析等归档，特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据库等重要资料，没有按会计档案的管理要求进行正确归档保存。

1.3 会计档案移交不及时

根据“会计档案管理办法”规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交学校档案部门，不得自行封包保存。但实际工作中，财务会计部门一是为了查询的方便，二是由于装订归档的不及时，常常是会计档案长期摆放在财务会计部门，要么是不按期向学校档案管理部门移交，要么就根本不向学校档案管理部门移交。

1.4 会计档案鉴定销毁难

在实际工作中，高校会计档案的销毁往往不受重视。究其原因：一是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；二是鉴定销毁无切实可行且具操作性的统一规定。在档案管理办法中，仅笼统地规定“根据档案的保管期限”，而会计档案属专业档案范畴，是学校经济业务活动中形成的记录经济业务的执行、完成情况和明确经济责任的书面证明、原始资料，其重要性让审批者往往不能轻易仅凭“保管期限”来作出鉴定销毁的签字。同时，根据“会计档案管理办法”的规定，要鉴定销毁的会计档案大多为15年以上，而根据现行的干部任用情况，几乎没有一个学校领导者能在此位如此长时间，这就造成要让现任领导来审批销毁以前领导领导下形成的原始和唯一的经济责任记录原始资料，从而形成了事实上的销毁审批难的局面；三是由于未能及时清缴的债权账务的影响。学校不属于企业，未能清缴的债权账务，即使年代很长，也不能作为坏账核销，只能是长期挂账，保留追偿权利，而凭证作为追偿挂账的证据就具有了不可销毁的权利。由此原因，使档案管理者对会计档案的鉴定销毁工作的艰巨性和因责任重大而产生畏难情绪及无所适从，导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体管理工作的质量和效果。

2 完善高校会计档案管理的举措

2.1 制定和落实高校会计档案管理的各项规章制度

根据《中华人民共和国会计法》第十五条规定：“会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。”因此，高校应当依据相关会计法规的要求，结合本校实际，建立和健全会计档案的收集、整理、鉴定、编目和开发利用等一整套的规章制度。确保会计档案工作科学管理、有序开展。

2.2 加强财务部门与档案管理部门的沟通

财务部门与档案管理部门的沟通，有利于档案资料收集移交范围及时调整，只有沟通了，财务部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通了，档案管理部门才能了解财务部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。

2.3 加强往来款项管理，及时结清债权债务

财务部门自身查询的方便是其不及时向学校档案管理部门移交档案的本质原因。而查询需要产生的一个主要根源就是债权债务的清理。由于学校对债权债务清理工作的不到位，致使很多往来款款项长期挂账，没有一个统一的清理期限，从而加大了查询需求。因此，财务部门应加强往来款项管理，及时结清债权债务，尽量做到当年债务当年结清，减少各账务经办人的查询要求，使会计档案能按规定及时向校档案管理部门移交。

2.4 强化会计档案的科学管理

第一，做好会计档案的归档和交接工作。高校要严格按照《档案法》、《会计档案管理办法》的要求，有学校的财务部门应把每年形成的应该进行归档的会计资料，按照归档的要求整理归档。对于当年形成的会计档案，应由学校财务部门保管一年，期满之后，财务部门编制移交清册，然后移交学校档案管理部门统一保管。

第二，完善会计档案借阅制度。会计档案的调阅要建立严格的会计档案借阅制度，指定专人保管，防止会计档案的损坏和遗失。原则上系统内部人员只能借阅与工作有关的会计档案，而且借阅时必须由会计档案管理人员进行登记，并由借阅人签字。

第三，对磁性介质档案管理时应注意做好防磁、防冻、防热、防污染和防有害生物等工作，重要的会计档案要备份双份，定期检查，定期进行复制。

第四，对于保管期满的会计档案，需要核销时，应由档案管理部门和财务部门共同派人监督核销。监督核销人员在销毁会计档案前，应当进行清点核对，销毁后，应在清册上签名盖章，并将监督销毁情况报告本单位领导。

2.5 提高会计档案管理人员的业务素质

目前在高校的档案管理部门中，缺乏既懂档案管理知识，又精通财务知识和计算机运用的复合型人才，不能适应新形势下会计档案管理工作的需要。因此，各高校应重视会计档案管理人才培养工作，不断提高他们的政治素质和业务水平，使他们尽快掌握现代化管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。

会计档案管理工作是学校财务管理工作的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响学校整个财务管理工作的质量和水平。加强学校会计档案的管理不仅可以推动学校档案管理工作的发展，还可以提高学校财务管理的水平和质量，使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

主要参考文献

［1］徐经艳．会计管理体制改革后的会计档案管理［J］．中国档案，2005（6）．

［2］王丽．如何加强会计档案的管理和利用［J］．财经界，2006（4）．

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一、会计档案的内容

1．会计凭证方面。会计凭证包括原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。每月装订一次，在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全，摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小，避开装订线，同时检查凭证序号，看是否有颠倒，发现缺号要查明原因，检查附件是否有漏缺。凭证装订做到整齐、美观、坚固。最后，看凭证上的印章是否齐全。

2．会计账簿方面。会计账簿包括现金日记帐、银行存款日记帐、总分类帐和明细分类帐。属订本式的帐簿，应贴上封面；属活页式的帐簿，应加以整理，将空页抽出，用线绳装订成册，一年装订成一本。使用活页式帐簿，装订后再编写帐页顺序号。应附“启用表”和目录，记明每个帐户的名称和页次。每本帐簿立为一卷。账簿应牢固、平整，封面应齐全、平整，已经实现会计电算化的帐簿，年终必须打印出全套总帐和明细账本，会计主管人员签章后装订。为了防止拆毁已经装订成册的会计凭证应在装订处加贴封签，并由会计主管人员签章。

3．会计报表方面。会计报表会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的书面文件，包括会计报表、附表、附注及文字说明、月度增值税纳税申报表、季度年度企业所得税纳税申报表以及汇算清缴表等等。季度和年度会计报表按一、二、三季度和年度分别装订成册，每册为一卷。

4．其他会计档案。（1）文书部分包括各种经济合同、协议及其附件；财务工作计划，财务工作总结，财务决算资料，财务会议文件；财务分析资料；资信证明；工程决算资料等等；（2）报表部分：年度各项经济技术指标完成情况报表；内部审计报告和其他重要会计档案；（3）各类企业证照：包括企业税务登记证，银行开户许可证；各类资格证明；以上这些会计资料和报表，由经办人在每一项业务完成时及时整理存档；也可以以年度一次整理，分类装订。

二、会计档案的保管

（1）会计档案由档案保管人员收集归档。存档前，经办人要整理装订，分类填制会计档案目录，写明案卷号，一切手续完备后，保管人员才能接收。（2）会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防盗、防霉烂。保证会计档案完整无损。（3）实现会计电算化的，必须定期对硬盘上的会计数据建立备份。每月备份不得少于一次。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。每年末对所有需备份数据采取刻录光盘的形式备份，统一交档案室编号归档管理。（4）必须妥善保管好会计数据的移动备份硬盘，移动备份硬盘应贴上标签并用印章或封条签封。存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。移动备份硬盘不得随便乱放和外借。（5）会计档案的移交。负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。（6）会计档案保管年限。会计档案的保管年限，按财政部有关会计档案保管年限执行。一是会计凭证保管15年。二是会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。三是会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。四是发货票保管5年。保管年限期满后方能销毁。（7）会计档案借阅的批准权限。本单位财务部内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部的，经财务部负责人批准后，由档案保管人提供；会计档案存在档案管理部档案库的，经财务部负责人准后，由档案库保管人员提供。查阅过程中档案管理人员不得离开现场。本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部的，要经财务部负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案库的，要经档案管理部和财务部负责人批准，方能借阅。（8）会计档案的销毁。公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部对应销毁的会计档案共同进行鉴定，经公司主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报批准方能销毁。会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。由档案、审计部门鉴定、审批和监销。会计档案保管期满应销毁时，其中有的原始凭证还有使用价值的，应单独抽出另行立卷保管。直至保管到确无使用价值时再销毁。会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告，一式两份，一份报本单位领导，一份归档备查。

总之，随着市场经济的不断发展，会计档案管理工作也应不断创新，以适应会计发展的需要。

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doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中图分类号]F233；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）16-000-01

1 会计档案管理要点

1.1 会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2 会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3 会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4 会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。

内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。

外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5 会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2 会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。

第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。

第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3 会计档案管理创新实践

3.1 会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2 优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3 重视业务水平，加强培训管理

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医院会计档案管理是医院档案管理中重要的一环，这不仅表现在数量上。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业材料，由于性质不同，需要分门别类进行归档。随着时间的推移，档案数量与日俱增，尤其是会计凭证，尽管保管期限只有15年，但经过医院多年的业务发展，数量也是相当可观的，常常几倍于其他种类的档案。更为重要的是，会计档案具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整的呈现出医院经济活动和组织发展的情况，而且能为医院管理者提供会计预测、决策、控制的依据，具有十分重要的作用。因此，搞好医院会计档案管理对于搞好医院档案管理，促进医院各项业务的发展，具有十分重要的意义。

目前，医院会计档案的管理往往容易被忽视，存在诸多问题，成为档案管理工作中的一个薄弱环节。对于这些问题，笔者进行一下简单的剖析。

一是会计档案意识不强。很多人对会计档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到会计档案工作在医院管理中的重要性和必要性。

二是会计档案的管理责任不明确。会计档案产生于会计业务工作中，财务部门的会计人员是第一责任人，但在实际工作中，会计人员对会计业务非常熟练，而对档案业务知之甚少，对会计档案管理责任也不明确。这方面突出表现在两点：1、把本该由财务部门负责的会计档案整理立卷、装订成册、编制保管清册的工作任务全都退给综合档案室；2、认为把会计档案移交综合档案室保管后万事大吉，不用再担负任何责任。

会计档案归档移交不及时。有些医院由于忽视会计档案的管理，或者任由财务部门自己保管，或者在会计年度终了后，由财务部门随时向综合档案室移交。有些医院已经实行了会计电算化，财务部门向综合档案室移交会计档案时，只移交纸质档案，而把存储会计数据的磁介质或光盘保留下来，严重破坏了医院全宗的完整性。

会计档案的鉴定销毁不规范。不少医院担心原始材料的遗失，把自成立以来的所有会计档案一直保存至今，没有及时进行鉴定销毁。有些医院即使鉴定销毁了，也经常出现不按照程序销毁，该销毁的不销毁的现象，从而影响了会计档案整体工作的质量和效果。

鉴于以上出现的这些问题，依据笔者多年的工作经验，认为可以通过以下几项措施加以改进：

增强会计档案管理意识。《会计档案管理办法》第二条规定：“国家机关、社区团体、企业、事业单位、按规定应建账的个体工商户和其他组织，应当依照本办法管理会计档案。”第四条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导，……”按照这些法律法规的规定，医院领导必须加强会计档案的管理，要把会计档案管理当作医院发展和管理的重要内容来抓，大力宣传医院会计档案管理的意义，使全院干部职工特别是财务部门的会计人员充分认识会计档案工作的重要性。

健全会计档案管理制度。医院应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规的要求，结合本单位会计档案工作的实际，逐步完善会计档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、鉴定、销毁及库房管理等各项规章制度，使会计档案工作的每个环节的运行都有章可循。

加强会计人员岗位培训。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从源头上做好会计档案的整理规范工作。在这其中最为重要的是明确责任。《会计档案管理办法》第六条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。”“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；……”另外，会计档案产生于会计工作过程中，会计人员对会计档案归档的准确、完整以及档案的保管负有直接的责任。会计档案移交综合档案室保管后，直接责任也随着转移。这时的会计档案管理责任分成了两部分，综合档案室只负责会计档案安全保管，提供借阅的责任，虽然会计档案移交了综合档案室，但会计人员对会计档案内容的准确仍承担直接的责任。

依法开展会计档案鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条规定：“保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：……”因此，医院应依照《会计档案管理办法》的有关规定，遵照法定的程序定期进行会计档案的鉴定销毁工作。

总之，医院会计档案对于总结医院经济工作，指导医院经营和事业管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究医院经济发展的方针战略都具有重要作用。会计档案管理既是会计工作中不可缺少的一部分，也是档案工作中重要的组成部分，这需要财务部门和档案部门这两个部门充分衔接好。加强医院会计档案的管理，确保会计档案的安全和完整，并加以充分利用，这样才能做好医院会计档案管理工作。

参考文献：

[1]张婧.档案工作指南[M].学苑出版社.ISBN7-5077-0890-X：68-72

[2]王春梅，王新民.浅谈会计档案的作用与管理[J].山东档案，2009，（5）：40

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会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3会计档案管理创新实践

3.1会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

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引言

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。高校会计档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。本文就高校会计档案的管理工作谈几点粗浅认识。

1. 高校会计档案管理工作中存在的问题

1.1档案保管不规范

按《会计档案管理办法》规定，各单位每年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但是，在实际工作中，许多高校的财务部门，不能按要求将会计档案及时移交档案管理部门，原因主要有两方面：一是财务部门人员不足，没有专人负责会计档案的整理、立卷、归档工作；二是财务部门为了自己使用方便，不愿意将会计凭证、工资册等会计档案资料移交档案室保管，以致超过了归档期仍迟迟不将这些资料归档。

1.2管理程序不合理

会计档案管理程序不合理，主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等。整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序不规范主要是档案交接前没有充分的准备工作；移交点收不规范；没有专人监督，或监督人员身份不称职，无法履行监督人的职责；交接后的事项办理不完整等，这些都是档案交接程序不符合规范的表现。销毁程序不规范主要存在未按照程序审批；档案管理部门和财务部门未共同派人员监销。销毁不符合保密要求，直接以废品变卖形式代替。

1.3档案资料不齐全

会计档案包括会计凭证类、会计帐薄类、财务报告类和其他类。许多高校在收集会计资料时，往往将财务报表类中的上级有关文件、财务制度财务活动分析等仍然没有归档，特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据结构等磁介质重要资料，没有按会计档案的要求归档保存。高校普及会计电算化已有十年的历史，对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有制定相应的管理办法，未将其纳入会计档案的管理范畴。不少学校只存放纸介质会计档案，对会计电算化后的电子文件、程序文件、数据等没有及时备份、拷贝和归档。由此导致了电算会计档案归档资料不完整，并在很大程度上影响了企业对会计档案的正常使用，例如，进行软件的变更或升级时，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，将导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取。

1.4管理制度不完善

除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外，高校自身缺少具体的会计档案管理细则。这使得高校会计档案工作在本行业上缺少针对性。同样，不同高校内部也存在着千差万别。尤其，在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等会计档案管理时缺少统一规范的措施，无据可依，无章可循。

2. 提升高校会计档案管理工作的有效策略

2.1明确会计档案归档范围

对会计文件资料内容进行分析，属于归档范围的会计资料，要收集、整理、立卷归档。要明确不仅一级核算单位的会计资料属于会计档案归档范围，二级核算单位的会计资料、设备管理部门和房产管理部门建立的固定资产卡片，也属于会计档案归档范围，应收集、整理、立卷，并按规定移交档案管理部门归档保管。实行会计电算化的高校，从会计档案管理安全、完整、方便利用的原则出发，不仅要将打印纸质的会计凭证会计账簿、财务报告等立卷归案，也应将电算会计产生的会计信息电子数据、程序文件等列入归档的范围，定期进行备份，用光盘存储保管，与纸质的会计档案资料一并归档。

2.2严格执行管理程序

按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展。在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行；档案交接前做好充分的准备工作；移交时认真点收；专人监督，监督人员身份符合要求；完整办理交接后的事项等。销毁程序按照程序审批执行；造册登记；未了事项另行立卷；档案管理部门和财务部门共同派人员监销；销毁彻底，防止泄密等。

2.3完善档案管理制度

建立健全高校会计档案管理的规章制度。同时，将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的会计档案管理纳入学校档案工作的总体。要使高校会计档案规范化，必须制定高校会计档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《立卷归档制度》、《高校会计档案保管制度》、《高校会计档案保密制度》、《高校会计档案移交与销毁制度》、《高校会计档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。

参考文献：

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（二）内部管理制度不健全或执行不严格一是没有严格执行《会计档案管理办法》，仅从减少会计人员数量或工作量、随时查阅的角度看，确定会计档案归不归档或归档地点，必然导致会计档案归档资料不完整，归档时间不及时，存放管理不统一。二是查阅和借出管理制度不健全，没有考虑会计档案的保密性和完整性，审批权限不集中，查阅、借出、复印等没有制度上明确区分，涂抹、损坏、替换、丢失等没有严格的责任追究制度。

（三）财务部门与档案管理部门职责不清会计档案什么时间移交、移交的范围、移交的手续办理、什么时间鉴定与销毁等等，在这些工作中财务部门与档案管理部门没有明确的职责分工，各自从减轻自己工作强度出发，都在被动的工作。同时会计档案的建立和日常管理尚未纳入财务部门和档案管理部门的年度工作绩效考核，自然两个部门也就不太在意划分各自的职责范围了，由此带来会计档案管理的不规范。

（四）专业人员缺乏，业务素质不高会计档案是一种专业档案,档案管理人员需要掌握会计和档案管理两个方面的专业知识。会计档案由于管理环节的分散造成档案管理工作非常不规范。相当一部分高校由综合档案室非会计人员兼管，没有经过会计业务知识的专门培训，对会计档案的归档范围和管理标准不清楚，使得整理出来的会计档案案卷质量不高，难以保证会计档案的完整性和安全性，档案利用效率也较低。另外，财务主管受业务水平制约，对鉴定保存到期的会计档案是否还存在继续保存的价值，不敢轻易下结论，宁可无限期保存，也不肯按时鉴定与销毁。

（五）会计档案信息化管理推进力度不够会计档案信息化管理程度不高的主要原因有以下三个方面：一是有些高校档案信息化管理所需要的硬件设施和软件配备的不足或不达标，无法实现或完全实现信息化管理。二是档案管理人员计算机应用水平和档案信息化管理技术不足，即使有足够的硬件和软件条件，也不能实现档案管理的信息化。三是许多高校尚未制定档案管理信息化的标准与要求，档案管理人员习惯于传统的档案管理手段，不管效率如何，没人考核，大家都习以为常。

二、提高高校会计档案管理水平的措施和办法

（一）加大宣传力度，从思想上提高重视程度提高会计档案管理水平，首先要通过学校的相关宣传媒体加强会计档案管理规范性、政策性、重要性的宣传，把会计档案管理法律法规作为学校领导和教职工普法教育的重要学习内容。同时要编辑和整理重视和不重视会计档案管理所产生的正反两方面相应的案例加以宣传，特别是对本校在不重视会计档案管理中出现的问题及其后果更应该加以总结和宣传，提高学校领导和相关人员的认识水平和重视程度。

（二）建立健全并严格执行高校会计档案内部管理制度制度建设是做好各项工作的前提和基础，也是提高工作质量的保证。一是要建立严格执行国家会计档案管理办法的考核制度，把考核结果同相关部门与人员的工作业绩和绩效分配结合起来，从制度上约束和激励他们执行国家会计档案管理办法的积极性和主动性。二是要建立财务部门和档案管理部门职责分工制度。财务部门既是会计档案形成部门，也是会计档案经常使用部门。通过制度确保责任明确，有利于确定会计档案管理中存在问题的责任承担部门和人员，确保会计档案的完整性、移交的及时性、保管的集中性。三是要建立会计档案查阅、借出、复印的集中审批制度，明确不同情况的审批权限，无论是校内还是校外查阅或借出会计档案，都必须严格遵循保密和安全原则。四是建立健全会计档案缺失、涂抹、损坏、丢失等责任追究制度，无论是在会计档案形成、归档、保管、查阅、借出、复印等过程中，都要对造成会计档案不完整的责任部门和责任人进行处罚，确保会计档案的完好无损。

（三）配备会计档案管理专职和专业人员，加强业务培训配备既董会计业务掌握会计档案管理知识专职、专业人员，是提高会计档案管理水平的关键。会计人员担任专职的会计档案管理人员，应该加强档案管理知识的培训；档案管理人员担任专职的会计档案管理人员，应加强会计知识的培训。同时会计档案管理人员也要不断提高自己的业务自学能力。只有建立了复合型的会计档案管理人员队伍，才能真正发现问题、提出解决问题的办法和建议，也才能从技术上和业务上解决问题。

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高校的基建会计档案,是会计档案和基建档案的重要组成部分,但两者又有所区别,基建档案是指记录和反映高校在基建活动过程中形成的重要历史资料和证据,包括基建会计凭证、会计账簿、会计报表、经济合同和协议、会计档案移交清册、会计档案保管清册等会计核算专业资料。是高校档案卷宗的重要组成部分,基建会计档案由于具有信息量大、时效性强、查阅频繁等的特点,利用传统的会计档案管理手段和方法很难满足所有高校基建财务信息使用者的要求,加上电子档案的出现也给基建会计档案的管理提出了新的挑战。

一、高校基建会计档案收集范围

一是基建会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。二是基建会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿,其它会计账簿。三是财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括资金平衡表、待摊投资明细表、基建借款情况表、基建投资表和交付使用资产明细表等。四是其它类:银行存款余额调节表、银行账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

二、高校基建财务档案管理的现状及存在问题。

(一)高校专职档案管理人员,只注重学校文书档案管理而不重视会计档案保管

会计档案的使用和查阅往往只是局限于会计人员和审计人员,档案管理人员以不熟悉会计业务为由,认为会计档案保管就是会计人员的工作,会计档案移交后,虽然集中于高校档案管理部门集中保管,但却置之一旁,无人问津,时有散落现象。会计档案不同于普通文书档案保管,高校在文书档案管理制度上已相对完善,会计档案在移交时,虽然有移交清单,基建财务人员也按正常要求装订会计凭证,但是不可能清点凭证张数,档案盒没有封条,出现档案遗失问题后,会计人员和档案管理人员责任相互推诿,加大了会计档案管理的难度,这也是专职档案管理人员不愿接手会计档案原因之一。

(二)高校基本建设周期长,难以即时移交基建会计档案

按照《会计档案管理办法》规定会计年度终了后一年内将基建会计档案移交本单位档案机构统一保管。由于目前高校基建单独建账,与高校事业账实行的是不同的财务制度,事业和基建会计人员按照岗位设置分工,相互独立,基建项目没有竣工结算进行资产移交前,一般不进行合账处理。再者,由于供应商往来、项目费用查询、工程预决算审计、项目审计等原因经常需要调阅基建会计档案,事业档案会计人员不愿接手基建会计档案进行编号入档,增加了中间移交环节,导致基建会计档案移交不及时。

(三)基建会计档案保管人员缺乏相应的长期档案管理经验,严重影响会计档案保管质量和寿命

财务人员虽然熟悉账务处理,但是缺乏会计档案管理常识,加上有些高校领导意识不到财务档案管理的重要性,不重视财务人员档案管理的培训。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点。由于保管环境不当,造成基建会计档案霉变、毁坏甚至遗失,加大高校财务管理风险。档案借出不履行相关手续,不经单位负责人批准,随意查阅或者复印,致使基建会计档案可能被涂画、拆封和抽换。

(四)基建会计人员不熟悉基建业务和会计档案的分类,致使基建会计档案查找困难,甚至会造成工程款超付现象

《会计法》规定除结账和更正错误的记账凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。有些会计人员却不清楚附哪些原始凭证,由于施工合同、验收报告、工程变更单等原始凭证较厚,难以订本包装,会计人员不对这些凭证进行单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。不便于工程付款记录的查对和竣工结算审计等。会计档案有不同的保管期限,一味笼统将基建财务管理档案全部作为原始凭证放之于记账凭证后装订,后继人员因不了解经济事项的来龙去脉,增加后继工作量。

(五)会计电算化高校基建财务人员安全意识淡薄

许多高校基建账务处理采用电算化形式,有些会计人员用电算化上网,在防火墙有漏洞的情况下,易遭黑客攻击,导致系统瘫痪,数据泄露和丢失。日常工作中,不做好电子备份工作;银行存款日记账和现金日记账不采用订本式账簿,不当日打印核对,只是年末一次性打印装订。档案移交时不注重电子档案移交和保管,只将纸质档案移交,不利于高校信息化发展。

三、加强高校基建会计档案管理的措施

(一)在财务部门配置临时档案库房,指定非出纳人员管理基建会计档案

财务部门档案库房门窗要坚固,配备相应的设施做到防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防光、防腐蚀、防失密。财务部门每年形成的基建会计档案,统一由会计档案管理员按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的基建会计档案,会计年度终了后,在财务部门保管不超过一年。期满之后,统一由会计档案管理员编制移交清册,移交学校综合档案室统一保管。移交学校档案室保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装,如需要拆封重新整理的,学校综合档案室应当会同基建会计档案经办人员共同拆封整理,以分清责任。见表1:会计档案资料移交清册。

(二)加强基建会计人员岗位培训,提高基建会计档案的案卷质量

高校领导和相关人员应提高对基建会计档案管理的认识,加强和组织基建会计人员认真学习《会计法》、《会计档案管理办法》和《高校档案工作规范》,制定会计档案管理标准,对会计档案进行规范管理,将会计档案管理及操作技能的培训,纳入基建会计人员岗位培训中,要求从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作,为单位领导的决策提供真实、可靠的依据。同时要求会计人员对基建会计档案在工程的不同阶段进行整理分类,与会计核算同步,可以方便会计人员和审计监督部门人员的频繁利用,达到了基建财务档案立卷整理科学和有效利用的目的。另外基建财会人员不仅要熟悉财务会计专业知识,还要掌握基本建设知识, 通过多渠道多层次提高素质和业务水平,使基建会计工作逐步转向对基本建设投资全过程的决策、控制、核算、反映和监督。基建会计人员熟悉基本建设过程和建设工程方面的知识,便于搜集基建原始凭证和完善基建会计档案建设。

(三)完善基建会计档案管理的各项规章制度,确保基建会计档案的安全与完整

按照相关法律、法规的要求,根据高校自身的特点制定适合本单位的基建会计档案管理制度,制定基建会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。基建会计档案原则上不得外借,如有特殊需要,必须经单位负责人批准后,方可查询和复制,并履行登记手续,基建会计人员和借阅人员对基建会计档案内容除单位负责人同意和司法需要不得对外泄露,否则追究相关人员责任。对高校电算化的电脑杜绝上外网,防止档案泄密和被篡改。对基建会计档案的销毁严格履行程序,向单位负责人申请,同意后方可由档案管理部门和会计人员共同参与,销毁档案期满、不存在未了事项和正在建设的项目的基建会计档案,并认真填写基建会计档案销毁清册。见表2:档案借阅(复印)登记表和表3:会计档案销毁申请表。

(四)加强基建会计档案管理的考核和监管力度,促进高校基建会计档案优化科学发展

学校财务部门和档案部门应建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。不定期组织会计人员到其他高校财务部门和档案部门参观学习,对会计档案管理过程中存在的疑难问题和得力措施进行经验交流。将基建会计档案规范化管理纳入会计常规业务检查中,对基建会计工作的整体性和连续性的检查与监督。对基建会计档案人员,成绩突出的应给予表奖;对不合格的人员应给予批评,限期改进或进行撤换。并对考核的结果记入个人业务档案,与会计人员的职位和职称晋升挂钩,提高基建会计档案人员的主观能动性和责任感,以保证高校基建档案建设的科学可持续发展。

(五)建立高校内部职能部门网络平台,实现基建会计档案管理现代化

在基建会计档案归档和移交时,利用现代化手段将同一份档案的纸质版和电子版同时归档和移交,这也要求档案管理人员具备保管软盘、硬盘和光盘的常识。在高校各职能部门之间按照权限建立内部网络平台,将电子基建会计档案上网,通过网络交流,满足各职能部门日常查询、数据分析和编制报表的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,避免原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量,为高校领导决策层及时做出科学合理的判断提供信息支持。

(六)加强基建会计档案管理的宣传力度,获取各方支持

基建会计档案的管理不仅是会计档案管理人员和基建会计人员的常规工作,还涉及其他各职能部门和施工承建单位,是一项长期艰巨的复杂工作,平时财务和档案管理部门要加强对外部门的基建会计档案管理宣传力度,争取各方面的支持,以便及时、系统地收集到所需的基建会计原始资料。

总之,高校基建会计档案是记录高校基本建设和发展过程中的详细历史资料,是具有参考价值和法律效力的书面证明,必须重视和加强对基建会计档案工作的管理,建立基建会计档案的立卷、归纳、保管、查阅和销毁等管理制度,实现高校会计档案的信息化,保证基建会计档案安全、完整、方便查阅,更好地为高校可持续健康发展服务。

【参考文献】

[1] 钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考[J].湖南科技学院学报,2005 (7).

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中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，财政部、档案局令第79号新修订的《会计档案管理办法》，明确提出电子会计档案可以单轨制存档，肯定了电子会计档案的合法性，为各单位节省成本，节约资源，提高工作效率。

1 高校会计档案管理现状

高校会计结算以自然年度为周期，主要来源于教学、科研、日常管理及建设等项目，由于高校的教学是以学年为周期，每到学期末、科研结题的时候财务部门最繁忙，财务报账大厅好像春运排队购买火车票一样，报账人员需要跑几天才能完成全部签字并耗费大量时间排队报账，财务人员每天面对大量报账人员连喝水的时间都没有，每一个人都或多或少有些烦躁情绪，报账已经严重影响教职工的正常工作。可见原有的会计管理模式已经不能适应校园的高速发展，随着高校教学、科研等数字化的发展，后勤集团产业化，财务电算化软件的更新，急需实现会计管理电子化。

会计档案在财务部门保存一年后（特殊情况除外），移交到校档案馆，由于财务部门没有专门的档案库房，不具备档案保管条件，导致财务档案受潮、虫蛀、损坏、缺失等状况的发生；查阅人员在档案馆查阅、借阅档案时，基本上是查阅人员自己到库房翻找，再自行复印，在查找、复印过程中经常出现档案丢失、损坏现象，耗时几天甚至几周时间才能完成查询工作，严重影响审计等各项工作效率，也违反档案管理工作条例，给档案造成无法挽回的损失。因此会计档案需实行电子化管理，进行网上查阅，保护会计档案，提高各部门的工作效率。

2 电子会计档案管理

2.1 电子会计档案管理的必要性及制度完善

电子商务平台推进了电子合同、电子发票的利用，各合作单位利用网络实现无纸化办公，信息的网上传递交流节省工作人员的查验时间，查阅人员通过输入关键词就能检索到相关的会计档案信息，提高档案馆的工作效率、服务水平，档案人员有更多的时间用于档案编研。

通过编研为利用者提炼出有价值的信息，为学校管理决策服务。在校园各办公区域内设置会计系统的终端设备，实现会计信息的资源共享。

规范电子会计档案的管理制度，财务部门配有专门的兼职档案管理人员，规范会计资料的立卷归档及移交前的日常管理利用，维护电子会计档案的真实、完整、安全，财务部门在电子会计档案移交时制作填写《电子会计档案移交归档登记表》一式三份，一份财务备查，一份档案馆存档，一份档案馆日常利用查找。档案馆制定详细的电子档案归档范围、保管、保密制度，严格履行审批手续，查阅、利用、归还制度。归档电子档案必须有电子签名，配有专门的防磁柜保管会计电子档案；电子源文件的元数据及背景信息存档。完善电子会计档案查询系统，提高财务、审计人员查档效率。

2.2 电子会计档案的真实性完整性

归档电子会计档案应有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名，特殊格式的电子会计档案应联同背景信息及元数据一同归档，保证电子会计档案的完整读取；所有数据均备份并异地保存，确保自然灾害不影响电子会计档案的利用。电子发票的归档保存要进行网上比对，保证接收电子发票的真实、准确、完整。

2.3 电子会计档案的安全性

电子会计档案通过网络传输，大量的会计信息在网上公开，如何保护电子档案的存储、利用安全尤为重要。档案馆提供的在线浏览查阅的电子档案应为只读文件，利用者只能看不能修改，与电子会计档案原件分开存储，管理人员定期检查电子原件以防篡改；档案管理人员赋予查阅人员不同的权限，对于重要档案只能到馆后查阅；设置防火墙，保证系统安全运行，只有系统安全才能保证电子档案的真实完整。

2.4 电子会计档案人员素质要求

定期组织会计人员参加档案专业知R的培训教育，提高会计电子档案的案卷质量，会计档案管理人员参加会计培训、继续教育，熟练掌握会计软件的操作技能，会计及档案人员之间经常沟通交流，增强专业素质和水平。

电子会计档案是新生事物，档案管理者适应会计档案电子化的管理过程中，要不断总结经验，形成有效的管理方法，创新管理思路；将来的会计软件应包含会计办公系统和会计档案系统，会计业务办理完毕，系统自动生成电子会计档案，并能提供档案的利用、统计等工作。

参考文献

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1 会计档案的特点

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

（一）形成范围广泛。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。

（二）档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。

（三）外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。

2 会计档案管理中会存在的问题

（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。

（二）会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。

（三）会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

3 解决会计档案管理中存在的问题和措施

（一）规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（二）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。

（三）规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，各单位都要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为社会主义市场经济服务。

参考文献

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