学校人事档案大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇学校人事档案范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

篇（1）

一、人事档案管理的重要性

人事档案的管理需要从档案管理制度以及信息化相结合的基础上进行改革。这样有利于中等职业学校更好地适应社会的发展以及需求，为人事档案管理和学校的长期发展作出重要贡献。档案管理对中等职业技术学校来说，是有效管理人才、对人才流动进行有效统计的重要工作，也是对学校人事相关制度、规章等进行有效落实以及改进的重要成果。通过对职业学校人事档案管理的提高，可以有效地将中等职业学校人员岗位变动以及吸纳人才等方面进行更好落实。对人事档案进行科学、合理、完整的信息整合，从而更好地指导学校人事管理工作，在人事管理工作顺利开展的情况下，学校教育会在一个良好的环境中得到更好的发展。因此对中等职业技术学校的人事档案管理系统进行进一步的加强管理并使其健全与优化，为中等职业技术学校人事档案管理提高效率，促使人事档案管理的价值得以提升，也能为学校的管理工作提供高质量的服务。

二、改进学校人事档案信息化管理的方法

（一）加强学习，增强档案管理人员素质。在进行中等职业学校人事信息化管理的过程中，应该以提高学校人事档案服务管理水平为目标，将人事档案管理信息化进行有效导入及落实。在人员基本素质以及工作能力方面，要定期进行培训，建立良好的学习机制并且加强他们在工作过程中的具体落实情况。在人员信息档案管理过程中，对计算机的应用应该以高效、便捷作为依据，进行能力和实际工作效率的有效提高，并且应该以信息技术不断发展作为每个人工作以及学习过程中的动力，应该随时掌握最新的发展技术和基本技能。每个人都应该具备良好的职业道德。（二）丰富档案内容，提高档案利用价值。在对档案进行管理的过程中，应该充分发挥自己的工作能力，并运用计算机信息化提高人事档案的丰富程度，以及提高档案的利用价值。在传统人事档案管理过程中，主要运用的是基本的归档整理方法。信息内容只有员工的学习经历、工作经历、家庭关系以及社会关系等基本信息。但是在信息化以及社会化不断发展的今天，这些内容是远远不够的。在人事档案管理过程中，应该注重将工作管理人员的性格偏好、职业偏好以及工作能力、工作中的特点这些个性化的信息进行有效整理，提高档案的丰富度和使用价值。在科研水平方面以及课题研究方面要进行有效的管理以及记录。严格控制好每个人基础信息及个性化信息的真实性以及完整性。在人事档案信息记录方面也要不定期进行更新，对于人事档案的使用价值进行更好的提高。（三）推进人事档案信息化建设，实现资源共享。人事档案信息化的目的主要是为了实现信息的有效利用以及信息资源的有效性。在信息的开放程度和实用范围方面应该确保信息的安全以及私密性。将人事档案资源有效地在社会以及各个院校之间进行相互使用，可以有效地将人事档案以最真实、最权威的信息数据提供给使用者。在人事档案管理信息记录过程中，要做好风险和私密性以及准确性的控制，并且要确保人事档案信息安全。人事档案信息化管理应该建立一个比较健全、完善的管理制度，并将其加入到人事档案管理过程中，对于中等职业学校来说，人事档案管理工作可以在最新的信息资源下进行有效利用。

三、结束语

中等职业技术学校人员档案信息管理，主要是通过在工作以及生活中将人事档案、人事经历、思想表现以及社会能力在工作中的重要体现、重要贡献等方面进行了有效的整合，将这些信息有效地进行记录与管理。对于院校之间以及社会人员调动以及使用者使用过程中进行参照的依据。中等技术学校进行人事档案管理时，必须将传统的方法转换为正确的信息科技。在信息化的发展中，不断地将传统人事档案管理过程存在的问题进行改革以及优化。从而实现社会环境以及学校环境相互的统一。更好地为学校以及上级领导部门、信息使用者之间进行有效的链接。通过对人事档案管理过程和管理技术手段的不断更新，从而达到人事档案的相互关联以及相互的资源共享。

【参考文献】

[1]吴淑娟.中等职业学校人事档案信息化管理研究[J].课程教育研究,2018(31):251.

篇（2）

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1672-8882（2015）05-108-01

引言

在当今社会的发展中，随着全面深化改革的进程在不断推进，信息技术以及网络技术的普及，逐渐进入了信息时代，我国的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不断地改革和创新以便更好的适应信息化环境的发展，这就必然导致了学校在人事档案管理工作上也需要进行适当的改革，从而更好的实现学校人事档案资源的优化管理，促进学校不断的发展。

一、信息时代下学校人事档案管理的现状

（一）管理制度不完善

人事档案管理制度是学校对人事档案进行管理的前提，也是组织管理系统中的基本框架，能够有效的保证档案管理的秩序，对提升学校的经济发展和组织效率具有重要的意义[1]。在信息时代的大背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，及时很多学校已经按照国家或者教育部的相关规定制定了教学档案管理办法和报关方式等制度，但是对于学校人事档案管理信息资源的制度还是不够完善。而且，在有关调查中，只有一半的院校建立的有关的人事档案管理制度，很多学校都没有制定类似的管理制度，甚至还存在学校根本不清楚人事档案相关管理制度。

（二）管理标准不统一

人事档案是对人才的使用、开发、利用的过程进行记录，是一种比较特殊的资源，也是学校对人员进行管理的一种手段，但是，就目前我国各大学校档案资源的整合和共享还不够科学合理，尤其是在信息时代的大背景下，档案资源管理标准化的程度不够高，无论是在当前的学校档案管理方面，还是在档案软件开发的方面，都缺乏了统一、规范的标准。这就必然导致许多学校在人事档案管理上存在很多问题，其资源整合和共享无法适应当前信息化教育环境的工作，具有一定的滞后性。

（三）人事档案管理的人员队伍素质较低

在信息化时代的环境下，学校的人事档案管理是比较复杂且乏味的工作，在对档案信息进行整合和共享的过程中，管理人员需要将所有的工作环节包括档案数字化、档案管理手段的现代化以及信息传输的网络化等内容进行整合和分类管理，这就说明在各个工作环节中要求管理人员的素质能力较高。但是，在大多数学校，进行人事档案管理的管理人员队伍素质不够高，其中大多数工作人员沿袭以往的档案管理方式，无法适应信息化环境下的档案管理工作，也存在有的工作人员虽然具备了档案管理工作能力，但是缺乏计算机操作能力，使得其管理能力不能够有效的发挥。

二、学校进行人事档案管理工作的改善对策

（一）完善人事档案的管理制度

学校在对人事档案管理制度完善之前，学校领导一定要加强对人事档案管理的了解，明确的认识到人事档案管理在信息化时代的重要性，这样学校才能够更加重视人事档案管理，从而进一步完善人事档案管理制度，因此，学校领导需要经常检查人事档案管理的工作，通过及时发现人事档案管理工作中出现的问题，来表明学校对人事档案管理工作的重视度，从而对人事档案管理工作过程中出现的问题进行及时的解决，这对人事档案管理制度的完善是有重要意义的。而且，随着现代化社会的发展，社会在不断的改革，对人才的使用制度上和管理制度也在不断地变化，这就必然导致相对应的人事档案管理工作以及制度也需要不断的完善和改革，这样学校才能更好的对人才进行合理配置、合理使用、合理流动，从而发挥人才最大的社会价值。

（二）促进人事档案管理标准的统一

学校如果希望能够有效的对人事档案进行整合和共享，就需要合理的运用计算机管理系统，同时还需要考虑人事档案管理的实际情况以及人事档案本身的特点，制定出适合本学校实施的标准化体系。通过对人事档案管理进行标准化建设，不仅可以使得人事档案管理人员按照国家的标准进行人事档案的管理和操作，还能够有效的利用计算机系统将人事档案进行高速、快捷、方便的流动和传阅，从而真正的为利用者服务。

所谓的标准化是指学校人事档案资源整合技术的标准化、人事档案整合的总体标准、人事档案整合的管理标准以及人事档案管理的工作标准，但是在目前学校人事档案资源整合和共享的过程中，对其标准的设立不够重视，没有对其进行统一的管理和组织，因此，学校需要制定出标准要求，才能够发挥出档案资源的整合和应用价值，促进人事档案管理标准的统一，最终提高人事档案的利用率和效率。

（三）加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案掌握着人才的信息，所以，学校只有有效合理地利用人事档案这个人才信息资源库，就能够在最大限度上发挥人才的作用。在这个信息时代，信息技术快速发展，学校可以利用先进的科学技术设备，对人事档案进行合理的管理，这样提高了人事档案的利用效率，也实现了人事档案管理工作的现代化，并且学校想在人事档案管理改革过程中提高人事档案管理工作的水平和效率，不仅需要在设施上花心思，还需要重视对管理人员的培训，让人事档案管理人员能够充分了解这些现代化设施的基本操作，并且有效地运用到管理工作中，通过对管理工作人员进行定期或者不定期的培训，让管理工作人员熟练掌握和使用现代化设施设备，不仅要从理论上进行了解，还需要从实践中获得效果，这样才能够为学校人事档案管理工作带来高效、快捷、便利。

三、结语

综上所述，在当今信息化的时代中，教育领域也逐渐实现信息化，在这样的背景下，学校对人事档案管理制度的制定方面还是存在很多问题，这样一来学校对人事管理工作进行改革是十分必要的，通过完善人事档案的管理制度、促进人事档案管理标准的统一、加强人事档案管理现代化和信息化建设等有效措施，可以适应现今社会信息化的发展需求，促进学校的发展，最终提高人事档案的利用率和效率。

参考文献：

篇（3）

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，同时对学校考察和识别干部，选拔优秀人才，加强师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理工作的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。人事档案通过计算机管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作效益。

2 实现学校人事档案管理信息化的重要意义

2.1 有利于适应档案管理改革的发展方向。随着我国对事业单位人事档案管理工作要求的不断提高，学校作为事业单位系统的重要组成部分，只有实现人事档案管理信息化，才能进一步提高学校教务管理水平。学校作为教学单位，必须紧跟时展，并满足上级管理部门对人事档案管理工作的要求，人事档案管理信息化，是提高人事档案管理质量的有效措施，对学校的发展和建设意义重大。

2.2 有利于开发学校人才的潜在优势。随着时代的发展和社会的进步，学校作为人才培养的重要阵地，必须实现与时俱进，不断创新才能为社会培养和输送合格人才。学校的人事档案记录着教职员工成长历史和综合素质的各项信息，实现人事档案信息化管理，提高人事档案管理的完整性和有效性，便于教务管理工作者把握教职员工的专业素养和职业发展潜力，有助于选择和选拔人才，挖掘学校人才的潜在优势，有利于学校人才资源潜力的开发和教务工作团队的建设。

2.3 符合人事档案管理工作自身的发展需求。现代的人事档案管理工作向动态化、细节化发展着，在人才流动日益频繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事档案管理是时展对人事档案管理工作的具体要求。将信息技术应用于学校人事档案管理工作中，能够提高档案资料搜集的完整性和可靠性，并提高人事档案管理服务质量。人事档案管理信息化，能够为教务管理人员提供更加高效、可靠的档案资料查阅、调用和传输需求，有助于实现学校内和学校间的人事档案资源共享。

2.4 有利于重要人事档案载体的持久保护。传统的学校人事档案是以纸质媒介记录和储存的，纸质档案相比于电子档案，其安全性和可靠性得不到保证。随着时间的推演和学校的发展，纸质档案很容易丢失、模糊和字迹褪变，当需要调用档案时很容易由于档案资料不完整影响工作开展。实现人事档案管理的信息化，将纸质档案转化为电子档案储存在电子设备中，这种储存不仅调用效率较高，而且其保存更加简单方便，也不易造成损坏。因此，实现学校人事档案的信息化管理，有利于重要人事档案载体的持久保护，对学校档案管理工作的发展意义重大。

3 学校人事档案管理信息化过程中存在的问题

3.1 信息数据建库质量参差不齐。人事档案管理信息库是档案信息化管理的关键环节，建立符合实际的、完整的、安全的档案信息库，不仅是提高档案储存质量的关键，也是提高人事档案管理服务工作质量的前提。但现如今我国学校人事档案数据信息库建设却并不完整，虽然部分学校在档案信息库建设中投入大量的人力、物力和财力，但是无法保证档案数据的准确性，由于设备更新换代慢，也无法满足日益提高的档案调用服务需求。

3.2 档案资源开发利用有待深化。由于档案信息资源开发利用意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，档案信息的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源充分开发与利用，难以适应档案管理自身发展规律的要求。在确保信息安全的前提下，如何加强档案资源深度开发利用，切实发挥档案信息化管理作用，是高校档案信息化管理工作中迫切需要解决的问题。

3.3 缺乏足够的高素质复合型管理人才。人事档案管理的信息化对档案管理岗位人员提出了更高的从业要求，为了发挥人事档案管理系统的作用，要求人事档案岗位工作人员不仅要具有扎实的专业技术，还要求掌握足够的计算机信息技术和应用技能。但由于学校人事档案管理常年不受重视，大部分学校人事档案管理团队综合素质不足，无法满足人事档案管理信息化建设和发展的需求。

4 学校人事档案信息化管理的有效策略

人事档案管理信息化，是校园信息化管理的重要组成部分。随着信息技术的发展和应用普及，学校也积极开展了信息化管理改革。但在人事档案管理工作中，受技术、人才和资金的限制，大部分学校人事档案管理信息化系统仍然比较落后，为了促进学校人事档案管理信息化建设，可以采取以下策略对学校人事档案管理工作系统进行优化。

4.1 加大档案信息化建设投入力度。人事档案管理的信息化的实现，需要投入大量的人力成本、资金成本和时间成本。人事档案管理的信息化作为学校人事档案管理发展的必然方向，学校管理者一定要加大重视力度，加大成本投入，持续推进档案管理信息化建设。只有确保了硬件设施、人才储备的充足，才能保证人事档案信息化管理逐步实现，并为学校的发展做出贡献。

4.2 规范档案信息数据库的建库标准。档案数据的标准化、完整性、真实性直接关系到档案信息数据库的质量，也是由信息化向网络化共享、联网发展的保障基础。其中，需要重点解决档案信息的标准化问题及安全传输、技术保护等问题，要加强人事档案材料的收集归档工作，规范档案著录。利用计算机扫描、数码照相等手段，加快档案的目录数据库和必要全文数据库建设，加快干部人事档案数字化建设和深度开发进程，规范建库标准，建立科学的检索体系和干部信息适时更新制度，做到“查得快、查得准、查得全”，逐步实现高校人事档案信息化管理的规范化、科学化、系统化。

4.3 加强档案信息化管理伍的建设。学校人事档案管理团队综合素质不足，是制约学校人事档案管理信息化实现的重要因素。为了促进档案管理信息化的建设，提高学校人事档案管理服务质量，必须不断强化档案信息化管理队伍的建设。只有确保档案信息化管理队伍每个人都具备扎实的专业技术和综合素质，才能激发整个团队的工作效率，通过实现学校人事档案管理信息化，提高学校人事档案管理的工作和服务质量。

信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现学校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。学校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现学校的档案管理的根本变革。档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更好的作用。

综上所述，学校人事档案管理信息化，对学校的发展和建设意义重大。为了提高学校人事档案管理工作水平和质量，必须坚持推进人事档案管理信息化建设，并加大档案管理专业人才的培养力度。最终通过学校人事档案管理信息化的实现，提高学校的信息化管理水平，为学校教学管理水平的提高和未来的发展打下基础。

篇（4）

很多高校虽然成立了档案管理部门，可是在档案管理上却流于形式，缺乏严格的管理规定和实施细则，管档的业务人员也缺乏对档案管理工作重要性的认识，仅仅只是充当一个保管员的身份，对于收集的学生的档案即没有系统的进行编号和分类，也没有认真的核对档案的完整性，很容易造成档案管理的混乱，对于以后毕业生档案的使用埋下隐患。

（三）档案管理人员素质有待提高

随着社会的不断发展，信息化是必然的趋势，档案管理也应该顺应潮流，加强计算机在档案管理中的应用，这也加强了对档案管理人员的素质要求，不仅要熟悉传统的档案管理工作流程，还要认真学习计算机信息知识，熟悉计算机操作，只有这样才能更好的胜任档案工作，为档案现代管理提供更好的服务。

二、高校毕业生人事档案管理的对策

（一）加强毕业生对档案重要性的认识、完善学生档案管理制度

高校必须积极向学生宣传档案的重要性，让学生能充分认识到档案在毕业后就业或者继续深造学习中的重要作用。还要提高学生档案的管理水平，完善学生档案管理制度，加大对档案管理部门的考核，严格执行相关规定，对于已经就业的毕业生要及时将档案送达学生就业单位,对于暂时未就业的毕业生就要及时的将学生档案送达相关人才服务机构，不能私自的将学生档案搁置。

（二）改革档案管理模式,实现现代化的档案管理

要想从根本上提高高校毕业生档案管理水平，就要创新管理模式，要根据实际情况制定相应的制度，改进管理工作手段，将现代化技术应用到档案管理中来。从而提高档案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校毕业生人事档案管理与转递的衔接工作

高校毕业生档案转递工作涉及到的人和管理部门比较多，稍不注意就很容易出现差错，这就要求高校毕业生档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作的前后衔接，体现全方位的管理理念，结合管理活动的各个环节,合理运用现代信息化技术，争取能彻底的解除毕业生的后顾之忧。

（四）进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务

由于目前的就业机制改革创新，毕业生也多了一些时间来考虑就业的问题，根据这种情况，高校应该进一步做好人事工作,更好的为毕业生服务，不仅仅是做好个人，还应该对毕业生实行以学校为单位的“集体”。还要进一步完善人事的内容,实行全方位的，只有这样才能使人事成为毕业生就业的有力保障。总而言之,积极做好毕业生人事档案管理工作,既是顺应社会主义市场经济发展的需要,也是我们人事人才工作者不可推卸的责任。

篇（5）

中图分类号：G637 文献标志码：A 文章编号：1008-3561（2017）14-0035-01

高中学校人事档案是存储教职员工信息以及学生个人信息的重要历史记录，其内容主要由有价值的文字、清晰的图表以及其他有存在意义的说明元素组成。学校人事档案既是信息资源的保存体又是信息传播的承载体，对教职员工以及学生的人生具有凭证、依据和参考的作用，同时对学校的教学活动也具有重大的影响。因此，完善高中学校人事档案管理显得尤为重要。高中学校人事档案的内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及提供利用等管理活动，并以此硐蚪讨霸惫ず脱生提供具有权威性、可靠性的档案信息服务。

一、高中学校人事档案管理的基本现状

（1）对人事档案管理缺乏足够的重视。一方面因为学校的教育水平测定与人事档案管理并不存在直接的挂钩关系，加之学生自身档案意识薄弱，所以易于造成学校忽视学生的人事档案的管理工作。另一方面是人事档案日常管理工作本身并无实质性内容，值得一提的表面管理工作也就是为了应对上一级部门的检查而进行简单的档案规整和卫生打扫。这样，档案管理工作很容易被忽视，档案信息的完整性和精准性也令人担忧。

（2）人事档案管理者缺乏专业度。在某些高中学校会存在着这样一种现象，即从事学校档案管理的工作人员所学专业与档案管理无关。因此，档案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科学、规范、有效的管理体系，从而使得学生的在校档案模糊、无实际意义，甚至出现学生档案信息被随意篡改的现象。

（3）学校人事档案管理制度体系不健全。由于有些学校对人事档案管理缺乏足够的重视，再加上从事档案管理的工作人员专业性不强，直接导致学校档案管理制度体系的不完善。这种不完善主要体现在以下几个方面：首先档案归类不细致，过于简单；其次对于档案的实效期限管理失当，以致堆积过多而混淆了对近期收集档案的处置；再次，对于应当销毁档案的处理没有严谨的流程；最后，档案室的日常工作缺乏明确的责任制度。长此以往，就会出现管理者对档案疏于管理的情况，从而导致档案遗失、归类位置混乱，甚至忽视对档案室日常环境的干燥性处理，使得档案潮湿，档案内容损坏，造成严重后果。

二、完善高中学校人事档案管理的主要举措

（1）加强对档案有操作权的相关人员的管理意识。学校应当把档案管理工作纳入到日常管理工作内容中，使其成为不可或缺的一部分。此外，要通过宣传引导等形式，增强工作人员对档案管理内容的认识度，让其明晰档案本身的重大价值以及档案管理工作的重要性。这样，在日常管理工作中，直接操作人员才不会以自我感性认知去处理档案收集、整理、归类等相关工作事项，能够在一定程度上避免出现档案遗失、无故销毁、随意篡改等情况。

（2）档案管理数字化、网络化，增强管理人员的专业素质。信息数字化是当今时展不可逆转的大趋势，也就是说现代高中人事档案管理也需要打破“路径依赖”，适应潮流，形成数字化、网络化管理模式。这样，一方面加强了档案的整体衔接性，避免档案丢失事故的出现；另一方面对于档案管理者而言，工作量也相应减少，档案管理易于可控、可查。此外，学术要专攻，管理也要专攻，从事档案管理的工作人员如果具备与之匹配的专业知识，那么在日常管理工作中一定会事半功倍，因为只有具备良好专业素质的档案管理者，才能够使日常的档案操作和管理更加科学、规范、细致，面面俱到。

（3）建立健全人事档案管理制度，合理开发利用。高中人事档案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，导致档案操作规范不明确、问责制度不清晰。部分工作人员基于自我意识或者经验来处理档案，短期内问题可能不大，时间一长，档案越积越多，问题则逐一暴露出来。这种缺乏客观性和科学性的处理方法，很容易导致档案信息的冗长、混乱，档案编目流程烦琐低效、档案存放次序被打乱，档案的盘点操作不科学，对失效档案的管理不及时。所以，建立健全人事档案管理制度并合理开发利用，让管理者有据可依，有章可循，有责可问，是解决档案管理问题行之有效的方法。

三、结束语

档案所代表的是档案所有者在某段期间内所有活动最客观的证明，它的影响力和价值性是不可替代的。因此，学校应当格外重视，并不断完善本校的人事档案管理制度。加强对档案有操作权的相关人员的管理意识，促使档案管理人员树立更加严谨、客观、科学的态度来处理档案，不让档案工作流于形式，而是更具有实际意义。切实提高档案管理人员的综合素养，改善档案管理水平，从而推动高中学校教育事业的可持续性发展。

参考文献：

篇（6）

2人事档案管理的重要性

2.1人事档案管理对人事管理有着重要的影响

对于中等职业技术学校来说，人事档案管理的完善与健全直接影响着学校的人事管理工作的有效开展，也对学校相关人事制度、规章等制定与改进有着重要的影响，还对中等职业技术学校人员岗位的变动有着指导意义。中等职业技术学校通过建立与完善自身人事档案管理体系，在对学校人员进行管理的过程中，就能通过人事档案管理体系获取科学、完整的信息，从而能够更好地指导学校的人事管理工作。在人事管理工作有效开展的同时，学校也会得到更好的改革和发展。因此，我们要积极地将中等职业技术学校的人事档案管理体系进一步的健全与改进，不断提升中等职业技术学校人事档案管理的效率，促使人事档案管理的价值进一步提升，更好地为学校的管理工作而服务。

2.2人事档案管理能够为人事管理提供依据

在中等职业技术学校中，人事档案管理能够在很大程度上对人事管理工作提供一定的参考与依据。一个完善、健全的人事档案管理体系，包含学校人员的之前的任职经历还有本人的相关社会关系情况，学校在进行人事管理工作时，可以最为重要的信息参考，以根据不同的人员情况做出最适合学校以及个人发展的人事规划。就现阶段来说，中等职业技术学校对于人事档案管理工作也逐步重视，很多学校通过建立人事档案管理体系以及组织部门，使学校内部的人事工作更加的顺畅与高效，从而促进学校人事管理工作质量的提升。

2.3人事档案管理为学校人事管理提供有利的条件

通过人事档案管理体系的完善与改革，可以更好地保证中等职业技术学校人事管理的有效进行。学校通过人事档案管理中的信息，可以更加合理地对学校人员进行调动、任用以及罢免等，为学校人事管理工作的开展提供了非常便利的条件。

3中等职业技术学校人事档案管理中存在的问题

我国的社会经济在不断的发展，市场经济下人才的需求以及流动性都发生了很大的变化，而人事档案管理并没有跟上社会经济发展的速度，以往的人事档案管理存在着很多的不足与缺陷，在不断发展的今天逐渐的表现出了其不完善与不健全的一面。

3.1中等职业技术学校认识不到人事档案管理的重要性

很多的中等职业技术院校对于人事档案的管理过于忽视，认为人事档案管理和学校的发展与改革关系不大，甚至有些中等职业技术学校直接将人事档案管理市场化，学校自身基本上不参与自身的人事档案管理工作。其实，人事档案管理对中等职业技术学校来说有着重要的作用，其不仅是人事管理的基层与有力保障，也是学校进行人才资源挖掘的重要信息来源，同时还对中等职业技术学校的发展与改革有着间接的影响。所以我们必须重视人事档案管理工作，看到人事档案管理的重要性，这样才能充分地发挥人事档案管理的作用，更好地推进学校的发展与改革。

3.2中等职业技术学校对于人事档案管理体系有待完善

很多的中等职业技术学校都建立自己的人事档案管理部门以及相关的体系，但是大部分的人事档案体系还较不完善，很多的人事管理体系知识简单地照搬其他的学校的人事管理体系而来，根本没有根据学校自身的情况以及学校设立人事管理档案体系的目的去执行，从而导致人事档案管理体系的效能得不到充分发挥，人事档案管理工作效率低下。还有的中等职业技术学校的人事档案管理发展与改革速度完全跟不上学校整体的发展速度。现阶段正是中等学校快速发展的时期，而学校的人事档案管理仍然停留在初始阶段，也会导致人事档案管理的效力发挥，不能起到人事档案管理应有的作用。所以，我们不但要根据学校自身的情况建立适合自己的人事档案管理体系，还要在学校的不断发展进步中逐渐完善人事档案管理体系，使其能够更好地发挥人事档案管理的功能，促进学校人事管理工作以及其他工作的有效开展。

3.3中等职业技术学校人事档案管理人员的素养较低

人事档案管理不仅仅是简单的将个人的信息进行收集与归档，其还包含对档案信息科学、合理的分类以及重要信息的收集等，并在档案信息的基础上形成系统的信息体系。大部分的中等职业技术学校从事人事档案管理的人员没有接受过人事档案管理的专业教育，不具备人事档案管理的专业知识与技能，使得中等职业技术学校的人事档案管理工作缺乏规范性与科学性，严重地影响了人事档案管理工作的水平。因此，加强对中等职业技术学校人事档案管理人员的专业知识以及技能培养，通过提升人事档案管理人员的素养，以提升中等职业技术学校人事档案管理的水平是非常有必要的。

3.4中等职业技术学校人事档案管理的信息化程度不高

随着科学技术的发展，信息化技术已经运用到了我们生产、生活的各个方面。而对于中等职业技术学校的人事档案管理来说，信息化技术更是人事档案管理的有效手段与模式。中等职业技术学校的人事档案管理信息化程度普遍偏低，很多学校的档案查阅与信息录入还必须通过人工的方式进行，这样不仅不符合我们提倡的绿色低碳要求，同时也会极大地影响工作效率。而对于中等职业技术学校来说，其人事档案管理所包含的信息是非常复杂而庞大的，缺乏信息化管理手段让人事档案管理工作变得异常困难，而且工作效率明显不高。这种信息化程度较低的人事档案管理模式，严重的影响了其效力的发挥，也使人事档案管理的进一步改进受到了严重的制约。

4完善中等职业技术学校人事档案管理的对策

4.1树立人事档案管理的新意识

要想做好中等职业技术学校人事档案管理工作，首先要对人事档案管理工作有足够的重视，树立人们对人事档案管理的新意识，让他们充分认识到人事管理工作对于学校各项工作开展的重要性，在根本上转变思想认识，去除之前对人事档案管理工作的错误认识。只有从思想上认识到了人事管理工作的重要性，才能更加重视人事档案管理的发展与改革，才能提出创新思路，制定有效举措，完善人事档案管理的体制，发掘人事档案管理的新模式。这样才能提升人事档案管理的质量，让其发挥出自身的作用。

4.2提升人事档案管理人员的素养

人事档案管理工作对于相关人员的要求随着中等职业技术学校的发展不断变化。中等职业技术学校处于不同的发展阶段，人事档案管理工作的任务、环境、对象以及运行机制都可能不断地发生变化，所以也对人事档案管理人员的专业素养有了更高的标准，要根据不同的社会环境不断地学习新的管理理念以及现代化技术。另外，人事档案管理除了要求具备一定的专业知识与技能外，还要做繁重、细致的工作任务，而这些工作成果往往是别人看不到的。所以，还要求他们具有淡泊名利、勤劳刻苦、安守岗位等思想觉悟与较强的责任心。因此，建立一支专业型、技术型、高素养型的人事档案管理队伍，对于完善与改进中等职业技术学校人事档案管理工作有着重要的意义。

4.3健全人事档案管理制度

只有建立、健全适合学校自身发展的人事档案管理制度，才能更加有效发挥人事档案管理的功能，为学校人事工作的开展提供有利的条件。首先，找出学校人事档案管理中存在的不足，以学校实际情况为出发点，形成一个运行顺畅、程序合理的人事档案管理体系。在学校的不断发展中，要适时地调整人事档案管理的运行模式，不要按照一成不变的套路走。在对人员档案进行收集的过程中，要严格控制好档案信息的真实性，使档案信息真实、完整。在档案信息的查阅以及转移的过程中，制定严格的规章制度，保证档案信息的安全性。

4.4加快人事档案管理的信息化步伐

信息化技术已成为未来档案管理的必然趋势，中等职业技术学校必须加快人事档案管理的信息化步伐，让信息化技术更好地为人事档案管理工作服务。首先，要全面地了解并掌握计算机信息技术的基本技能，利用现代网络存储信息量大、查阅方便、传播快速等特点，实现自身人事档案管理的信息化。还可以和社会上的人事档案管理组织实现网络互联，达到资源共享的目的。

篇（7）

中职学校干部人事档案在干部的任命和选拔上扮演着重要的角色，随着教育的不断发展，国家对中职学校越来越重视，中职学校干部人事档案管理工作作为中职学校管理的一部分，也得到了人们的广泛关注。现在中职学校干部人事档案管理工作中面临的问题也有很多，例如管理水平比较低下，干部的专业素质比较低下，硬件设备也极度缺乏，这样就给中职学校干部人事档案管理带来了极大的难题，因此要改变对干部人事档案管理的策略，促进整个学校档案管理工作的不断进步。

1 中职学校干部人事档案管理的基本现状

中职学校干部人事档案管理工作是学校管理的一部分，也是学校制定用人计划的重要依据，学校领导在选拔干部的时候，一定要综合的考虑，干部人事档案记录了一些人员的日常情况，档案记录的内容也是其中十分重要的组成部分，在整个档案人事选举中扮演着重要的角。但是从现在中职学校干部人事档案管理的现状来看，依然存在着很多的问题。学校对干部人事档案管理的重视程度不够，有些档案记录仅仅是表面现象，这样就给档案管理工作带来了极大的难题。有些学校领导认为学校与政府的职能部门存在着显著的差异，政府对人事档案的管理比较严格，任何的环节都不能出现漏洞，但是学校并不是政府部门，在干部人事档案管理上不需要过于严格。学校的人事档案管理人员也缺乏相应的管理知识，虽然在人员的设置上比较到位，但是这些工作人员缺乏专业的知识，这样就导致了人事档案管理停滞不前，甚至呈现出了落后的趋势。

中职学校人事档案管理的硬件设施不达标，在硬件设备的管理上还存在着一些问题，没有通风、防火、防潮、和防盗的基本措施，这样就导致了中职学校人事档案管理设备容易受到损害，在使用的过程中极容易出现一系列的问题，例如学校的档案保管箱没有按时的进行更新，有些保管箱的磨损比较严重，但是却没有进行更换。档案管理的手段也比较落后，在管理的过程中，没有使用现代化的档案管理设备进行人事档案的管理，有些的中职学校虽然已经设置了人事档案管理的设备，但是档案管理人员缺乏着创新意识，没有掌握现代化的档案管理知识，在档案的管理上缺乏规范性和完整性，在管理模式上也是极为简单的，以上这些问题都是现代中职学校干部人事档案管理中面临的一系列问题，如果这些问题得不到解决，那么中职学校干部人事档案管理就无法取得进步。

2 中职学校干部人事档案管理的策略

2.1 健全档案管理的制度

档案管理制度对于中职学校档案管理工作是极为重要的，在整个档案管理的工作中，一定要结合中职学校的具体状况进行人事干部的档案管理，结合当前实际，建立起新的学校干部档案管理工作，促进学校档案的不断发展。除此之外，还要建立档案资料的收纳和整理工作，做好档案的转入和准出工作，要集中统一的进行档案的分配和管理，实行分级负责的管理制度，建立档随人走、一生只有一个档案的管理制度，这样在档案的管理也不会出现混乱，各个学校在进行党政办公的时候，一定要将监督和检查工作好，及时的发现问题，提供具体的解决意，进一步的规范学校干部人事档案制度，促进人事档案的不断发展。

2.2 加大宣传力度；增强员工的档案意识

各个中职学校都要使用喜闻乐见的方式进行宣传，加大宣传力度，是每一人都了解职工档案管理的重要性，加强职工的宣传教育工作，促进档案资料管理的不断完善，使每一个员工都明确人事档案的重要性。引导教职员工积极主动向档案部门送交归档材料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。

2.3 加强领导，强化人事档案管理人员综合素质

干部人事档案工作是学校的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益息息相关的工作。专职档案管理人员要提高档案意识和责任意识，要从过去的重点搞整理装订等基础工作，迅速转到广泛收集和利用上来，及时完整收集档案材料，及时准确更新档案数据库；维护人事档案的完整与安全，档案要完整齐全，实体不受损害，不丢失，不泄密，不被盗窃。

2.4 搭建中职学校人事档案网络平台，实行动态管理

参照党建E平台对党员信息进行管理的模式，利用计算机技术搭建中职学校人事档案平台，各学校人事专干将在职和离退休两类人员分别建库，再分别按岗位、职称等条件将个人人事劳资、考核奖惩等信息录入人事档案平台，建立基础信息数据库。尔后，定期维护，及时更新相关档案信息。这样，既保证人事档案信息完整，促进人事档案管理更加规范，又方便人事统计，为领导选拔人才提供正确有价值的参考资料。

3 中职学校人事档案管理的发展趋势

在人事制度变革的带动下，中职学校的人事管理工作出现了许多新情况。一是人事管理过渡到岗位管理。随着全员聘用和岗位设置等人事制度改革，中职学校人员管理调整为管理人员、专业技术人员和工勤技能人员三大类，改变了传统的干部制度终身制，实现了人事管理从身份管理向岗位管理转变，直接导致人事档案分类更细，管理要求更严格。二是用人制度采取聘用制，人事关系出现新变化。中职学校教职工与学校之间的关系除事业单位的人事关系外，又增加了聘用关系、劳动关系、劳务关系等多种形式，人事档案管理将逐渐变得错综复杂。三是分配制度和退休工资制度出现新突破。各中职学校都逐渐建立了多种分配方式下的绩效工资制度，职工退休养老由退休工资制度向社会保险制度转变。这些都无疑给中职学校的人事管理工作带来压力与挑战。

4 结论

综上所述，目前中职学校人事档案管理还存在着重视不够、管理水平低、硬件设施差、人事专干业务素质低等问题，而且学校人事制度改革也给人事档案管理带来了一系列新的变化。尤其是在整个经济发展的今天，对于档案的管理越来越重视，学校档案管理也是如此。随着我国人事制度改革的逐步深入，我们中职学校的人事档案管理工作也要加快改革与发展的步伐，探索更先进的管理模式，提高管理水平，才能更好地提供具有服务价值的信息资源，配合学校的人事制度改革，适应中职学校的改革与发展。

参考文献

篇（8）

随着时代的发展和变化，中职院校一方面注重在教学质量上予以不断探索，以期能够更好地传递具有实用性的知识，另一方面也非常注重人事工作的开展，注重人事管理的夯实。而真正促进中职院校人事管理工作予以高校进行的重要基础，便是人事档案管理工作的开展。通过人事档案管理的优化，可以让院校对于人员产生宏观性的认识，能够让院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培养具有专业性的人才，从而促使院校能够更进一步，无论在教学质量还是在人事优化方面的得以更大进步。

二、中职学校人事档案管理现状及存在问题

1.工作制度不健全，落实不到位

部分中职学校对相关管理人员的岗位职责没有进行明确的规定，相关的管理规章及制度缺乏完整性、具体性、系统性，导致制度不健全的情况时有发生。有些中职院校则是相关的制度健全、完备，但是对相关的人事档案管理工作缺乏重视，致使在现实的工作中，许多制度都没有得到落实，对档案管理工作的规范发展产生了一定的影响。

2.材料收集不齐全，整理不规范

各单位的管理人员对国家的有关的法律法规与政策，缺乏足够的认识，没有予以高度重视，在关于执行理解的程度水平方面，也存在着许多差异。此外，部分中职院校的有关管理人员也不固定，经常发生更换的现象，这就导致各个中职学校，在档案材料的收集和整理方面，缺乏严重的完整性、系统性与规范性。

3.新建材料多，失真情况严重

在人事档案中，确保材料的真实，这是院校生存的前提条件。然而，在实际的人事档案管理工作中，履历表中所填写的信息不真实现象时有发生，这就极容易导致档案材料的失真，部分单位为了发展与竞争，普遍存在着新建档案的现象，使中职学校人事档案的部分功能被削减，无法实现对人员考察的全面性。

三、加强中职学校人事档案管理的措施

1.建立档案管理制度，健全管理模式

在中职学校的人事档案管理工作中，对于《档案管理责任追究制度》、《干部档案管理制度》等有关的制度，在建立的同时要不断进行完善，使中职学校的认识到人事档案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有关档案登记方面，必须要做到规范化和系统化，人事档案管理的工作，必须依据相关的管理制度，严格依据对档案保管期限及归档范围方面的有关规定来开展人事档案的管理工作。与此同时，对于现行的人事档案管理制度，也要注重加强其规范化建设工作，不断推进与深化人事档案管理制度工作的改革，使人事档案管理制度不断朝着具体化、系统化、科学化、合理化的方向发展，促使认识档案管理制度更加的完善，在服务体制的转变方面，要注重突破传统的服务体制，使服务体制朝着以人为本的方向发展，使人事档案管理建设工作朝着规范化、制度化、科学化的方向发展。

2.及时跟进，做到档案的齐全完整

在中职学校人事档案的收集方面，一定要注重定期开展收集工作，与此同时，也要不定期的开展人事档案的整理，并注重将二者结合起来，在人事档案的收集过程中，要不断加强相关的监督和管理，确保人事档案收集管理的正常、有序、规范的开展与进行，对于人事档案的收集范围也要进行进一步的明确，只有这样，才能使人事档案的完整性予以保障，有利于推进人事档案管理建设的动态化发展。此外，计划的指定也非常重要，结合收集计划对一些相关资料进行收集，这些资料包括工资普调、表彰奖励、职称评定、年度考核材料等等。为了方便组织人事部门对档案查阅工作的开展，对于零散的材料，要不定期对其进行收集整理，对于相关的信息要做到及时地掌握，在对这些信息进行归档之前，必须注重开展相关的鉴定工作，鉴定工作一定要认真严格进行，杜绝工作人员的掉以轻心，只有这样，才能保证材料的客观性、具体性与真实性，才能为相关查阅工作提供切实可行的依据。此外，要定期?Σ牧系牡羌怯氪?递制度进行检查，使监督机制不断的完善，使档案材料的完整性得到保障。

3.加强信息化建设，提高档案利用率

篇（9）

一、充分认识人事档案管理工作的意义

随着事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才流动频率加快，越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”，人事档案不再对人才的流动具有极大的制约作用。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重制约了人事档案发挥其应有的使用价值。随着我国教育改革的日益深化，学校决策部门对人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、人事档案管理工作的作用和重要意义。

二、更新观念，强化档案服务意识

国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案作为反映个人成长历史的凭证和依据，是知人善任、选贤举能的重要工具，管好用好人事档案对人才资源的开发起着重要作用。由于历史上的各种主、客观原因，学校各级人员程度不同地对人事档案工作缺乏理解与重视，随着学校人事制度改革的深入发展，要求人事档案工作不能再保持过去那种“默默无闻”的状态，人事档案工作者必须改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，变被动服务为主动服务，走出“人事档案服务只是档案的借借还还，只是档案资料的收集整理”的思想误区，强化服务意识，深化服务内容。把封闭保守的观念．转换成为坚持改革开放、积极创新的观念；把满足现状的观念，转换成敢闯敢干、开拓进取的观念；把就档案论档案的单纯业务观念，转换成密切关注改革发展新情况，为学校和社会服务的观念；把被动利用人事档案资料的观念，转换成有目的地主动开发人事档案信息资源的观念；把单纯以自身经验进行业务指导的观念，转换成依法管理的观念；把等、靠的观念，转换成主动创造条件解决存在问题的观念。最大限度地开发利用人事档案信息资源，从人事档案中发掘人才潜能，为学校发展服务。

档案管理观念的更新，要求人事档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式，也要实行相应的转变，这是深化学校人事档案工作的前提条件。其次，人事档案工作者还应充分认识学校体制和管理体制改革后档案工作的新特点，探索出学校档案管理的新模式。随着学校的改革发展和社会联系的加强，使人事档案管理的范围越来越宽，覆盖面越来越广，这些都需要档案工作者充分发挥集体智慧，大胆实践，开拓创新，不断地总结实践经验，在改革中完善和提高。

三、加大人事档案的信息化管理

篇（10）

1.计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用

1.1什么是计算机网络技术

计算机网络是指以能相互共享资源的方式互连起来的独立计算机的集合。计算机网络技术是通信技术与计算机技术相结合的产物。

计算机网络在网络操作系统和网络管理软件及通信协议的管理和协调下，实现资源共享和信息传递。资源共享指共享硬件、软件和数据资源，信息传递指对共享数据资源集中处理及管理和维护。

计算机网络技术的最大贡献是实现了资源共享，如此便极大地提高了工作效率，促进了办公自动化的发展，因此这个当前最活跃的高新技术，被广泛应用于政府、机关、学校等不同部门。

1.2什么是人事档案管理

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关本文由收集整理系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

1.3计算机网络技术在人事档案管理工作中的作用

1.3.1提高管理效率

单位人事档案储存着员工个人履历、德能勤绩、人事关系变动、工资、奖惩等重要信息，是日常工作中领导和相关部门需要经常查阅的材料。计算机网络技术使这些信息共享变得轻松容易，增强了实时性、准确性，节省了时间，提高了管理工作效率。

1.3.2节约成本

人事信息属性繁多，各单位因性质不同而情况复杂程度不一。比如我单位是二级学院，包含了高校、中专和中小学编制三种，其中高校编制又包含三年制高专和三加二五年制初专两种，人事信息除涉及履历、自然信息等基本情况外，还包括不同编制下的工资统计、编制归属情况、老干部情况统计等方面，其涉及的面之广，数据量之大可想而知，若利用手工进行统计，将花费大量的人力、物力、财力等。多媒体信息网络系统建立以后，我们就可以快速准确调取信息，信息一经录入，便可以共享，而且利用专业辅助软件还可自动生成审批表等材料，节省了成本。尤其是，利用计算机存储的电子信息，使纸质稿档案可以减少翻阅次数，从而降低了原稿的磨损度，进而降低成本。

1.3.3多媒体信息的扩充

信息可以分为文字、图像、声音、影视、动画等多种形式，称为多媒体信息。随着时代科技的发展，多媒体技术日渐成熟。人事资料可以通过多媒体技术采集声、像、视频等方式进行扩充，使人事信息更加全面、直观和生动，在深度和广度上有了进一步拓宽。而计算机网络技术则使多媒体信息的储存、传输和处理成为了可能。

1.3.4减少失误率

由于计算机具有运算速度快、存储容量大、计算精度高的特点，在管理工作中使用计算机就可以减少许多由人工抄录引起的失误，使数据更加准确。

2.我院人事档案管理工作已实现的网络技术

随着计算机的应用和普及，运用计算机网络技术实现档案管理现代化乃大势所趋。我院应用计算机网络的情况总结如下：

2.1建立了基本信息查询数据库

只要输入某种类别关键字，如“姓名”或“职务”等，就可以快速查阅到信息。

2.2建立了材料接收登记数据库

人事档案材料原件的接收、登记、归档、日期、接手人等信息通过计算机录入成为电子信息，使档案接收管理工作有序有据。

2.3建立了与上级管理部门关联的网络版数据库

随着网络技术的发展与进步，各级人事管理部门统一了信息管理系统，便于信息的共享与交流，公文、邮件材料等更是通过网络进行交互。

2.4建立了人事档案目录数据库

人事档案原件的编号、存放柜号是查找该档案的关键信息，我院将所有员工档案按职称分类存放，建立了以“姓名”和“职称”为检索关键字的数据库，使查找人事档案存放位置变得更为快捷。

3.我院需要解决的网络技术问题

我院在人事档案管理工作上实现了基本的存储和查询等操作技术，但仍有许多问题需要解决。

3.1思想观念较落后

随着计算机网络技术的发展，人事档案管理工作由手工化转

为自动化、网络化是必然趋势。但往往由于档案管理人员的思想观念未发生转变，仍固守于原有的手工化处理的习惯，使这项现代化进展缓慢。在管理工作中，墨守成规的思维方式决定了人仍像以往一样手工处理问题，而想不到计算机的快捷，明明知道用电脑写更快，但还是愿意手写，以至于最后还要做重复工作。所以提高管理人员的素质，加快思想观念的转变很重要。

3.2软硬件建设跟不上

由于思想观念的落后，导致经费投入不够，进而导致设备不够先进、管理人员的操作技术水平不受重视、技术培训跟不上等问题是我院档案管理现代化的阻碍。

3.3资源无法实现更大范围的共享

篇（11）

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

随着电子信息技术的发展及其在各领域的发展和应用，档案管理也随着传统的纸质管理发展到档案信息管理电子化，特别在高校和企事业单位中，这种电子化管理可以提高工作效率，优化管理方法，促进档案的科学管理。尤其在教育行业，档案电子的管理显示出明显的优势，是未来发展的趋势之一。本文主要探讨学校人事信息的管理电子化。

1 档案信息电子化管理的定义

档案信息电子化是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工利用的一个过程，可以使其转化为可供利用的软件形式的二次文献信息。①档案电子化可以对档案进行系统的管理，减少了对文献整理的时间，有益于各单位间的信息交换，提高了社会和经济效益。其说明的是计算机在档案管理中的应用，通过计算机对档案文献材料进行处理，将传统的纸质材料变为电子形式，以此方便使用者对材料进行查阅、修改、复制、传送，从而提高工作效率。

2 档案信息电子化管理的作用

（1）档案信息电子化可利用软硬件设施便捷进行档案管理。电子化档案管理的工作都是在计算机上操作，利用互联网进行档案文件的查阅、修改、复制、传送等工作，摒弃了传统的档案处理工作需要翻阅大量的纸质文件的繁琐，只需要网络传送就可以解决档案的保存、传输及多次产出，解决了空间和时间的难题。电子化信息保存需要资源和空间。同时，随着科技的发展，图文处理、扫描拍摄等软硬件相继产生，为档案管理提供便捷。

（2）档案信息电子化可让档案信息实现共享。电子文件不再是传统的纸质文件，而是利用计算机以电子文件的形式存在，管理信息数据的人可以利用，其它数据信息可以共享，在单位内部部门之间甚至不同管理单位都能使用档案的数据，不再受时间、空间和地域的限制。同时，学校拥有数据库后，对整体教师管理也有很大的帮助。比如能通过数据对教师采取全面的评价等等。

（3）档案信息电子化可将使档案数据仅编辑一次便可多次重复使用，降低传统的纸质档案文件出版经费成本。传统的手工编制的纸质档案出版需要很多的经费，国家拨给档案部门的经费又是有限的，靠单位解决更是不现实的事情，这样可能会造成档案工作人员辛辛苦苦编制的成果无法出版，信息电子化只需一次的投入，编辑好，保存好，可多次打印使用，降低了出版经费。②而今管理人员只需要将数据整理好，便可作为蓝本多次重复使用，无论是打印或者出版，都便捷许多。

3 学校人事档案管理的现状

学校人事档案管理主要是包含教师、教辅人员、行政人员及后勤人员的人生档案，内容涉及到家庭背景、政治面貌、职称、业绩、考评成绩等等综合指标。人事档案数据庞大、琐碎并复杂，使用频繁。因此，教师人事档案管理信息化是学校信息化的重中之重。信息技术引起档案管理工作革命性的改革和创新，在学校人员档案信息化管理中，面临着缺乏资金投入以及掌握现代信息技术的人力资源缺乏等多种问题。同时，由于学校涉及的工作内容单一，行政机构简单，教师的人事管理不太规范，人事档案管理是比较欠缺并容易忽视的部分，尤其是档案管理电子化更需要普及和优化。

学校人事档案管理软硬件设施落后，手段单一，缺乏互通性，无法共享。大部分人事档案管理部门仍然使用传统的手工输入，再加上目前档案管理人员的信息技术知识没有经过系统的培训，处于一个初级的操作水平。虽然有的单位做了一些改变，投入资金改进了设备，但多是应付检查，或者没有给予重视，更不用说普及了。在学校中，管理人员采用办公软件，如word、excel、wps、powerpoint等软件处理数据，整理档案，数据零散，无系统的数据资源库和集成软件，使用者使用起来非常不便，导致重复工作极多，任务繁重。由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，各类档案目录、内容兼容性不强，无法互通使用;各个部门各自为政，资源不共享，规定不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。档案资料的科学性、数据性、可查询性和共享性未能达到现代科学管理的要求。

档案管理技术人员的管理水平和技术水平需进一步提高。档案电子信息化，对其管理的人员是核心，人员的知识水平和操作技术能力，未能达到档案电子化管理的水平要求，对办公软件操作不熟悉。目前大多人事部门职员都是教师兼任，对行政工作不精通，也有的对计算机操作不熟练，学校没有专职技术人员，对档案信息管理都是临时兼职，缺乏系统培训和专业知识，没有经过正规系统的业务培训，不能满足现代先进的技术设备和操作软件，因此对档案信息管理不能胜任。

电子档案信息的安全性、真实性和法律效力有待巩固和加强。电子文件的存储基础是硬件，而传输软件是网络，因此对网络管理尤为重要，与传统笔录方式比较，信息网络在安全性方面存在以下弱点（即使现代网络加强了安全保护措施）：数据可能被复制和盗取;数据可能丢失和无法复原;数据可能被恶意乱用等。因此，这些弱点给保密工作带来极大的困难。③纸质文档形成后，一般具有相应的稳定性，不易被篡改，而电子文档具有相对独立性，随着电子科技的飞速发展，篡改、伪造新的文档不是难事，纸质文档变成电子文档后，原始性被破坏，相应的真实性和安全性也令人质疑。而纸质文档通常带有法律效力，而电子文档在这个方面大打折扣。

4 如何加强档案信息电子化管理在学校人事档案管理中的运用

针对以上几点现状，分析不足，加强档案信息电子管理可以采取的措施如下：

（1）学校要培养先进的现代信息管理人才，提高管理意识。思想决定命运，意识决定成败。说明意识的重要性，意识的提高，需要不断学习专业知识，并且应用与实践。有专业意识的人一般是专业的人员，专业的人才做专业的工作，其意识会比普通人高，如设备管理和操作，软件维护和开发，完善这些都需要人才的引进和利用。使各类档案信息数据能相互转化，资源共享，简化教师管理流程，给学校管理提供可靠、真实、快捷的依据。同时制定使用规范制度，让软硬件开发和使用有依据，成规范，尽量没有漏洞。

（2）学校要提高人事档案管理工作人员的业务素质水平。当前，学校许多人事专员不精通专业知识的技术，提高档案人员的专业知识水平。因此，学校对专业人员进行定期专业素质培养，有计划和针对性地组织人员外出进修，让他们综合学习国内外先进的信息学、档案学、信息网络技术、数理统计、管理学等知识，掌握信息管理技术，这才是健全学校人事档案管理的核心要求。

（3）学校要提高电子设备投入。如可以采购先进的电脑、数码设备、扫描仪和专业软件，在硬件方面达到数据库管理的需要;同时应用专业的管理软件，对数据进行科学管理。使人事档案管理工作人员能够方便地使用这些设备和软件，提高工作效率。

（4）增强档案管理工作人员安全意识。电子数据文件容易被修改，如果没有对修改操作进行专业处理外，电子数据改动在计算机不会残留任何改动痕迹，虽然我们可利用电子信息安全技术为电子档案数据进行加密处理或者将电子文档利用水印技术处理，但是实现档案电子信息化管理后，这些数据通常会在网络中进行传输，在网络上进行传递就有被非法截获的风险，所以对在网络中进行传输的档案数据必须进行多次加密，确保电子档案数据安全。④如果将已完成的电子文稿用“只读”和加密的模式保存，电子文稿不能被轻易改动，就能跟纸质文档一样规范，具有法律效力。同时，在维护电子档案数据时，要与时俱进，不能注重了安全性之后，过于陈旧。因此，要保持严谨、严肃的态度，不断对数据库进行更新和维护，电子化的手段可以很方便地达到这个目的。

（5）加强各单位之间的合作。当今社会是一个高速信息化的社会，各单位之间的信息可以共享，因此，各单位间可以利用档案电子化的共享，达到互相资源共享，提高工作效率。

总而言之，档案信息化管理是档案工作发展的新里程碑，未来还有很大的发展空间，同样的，人事管理利用档案信息电子化管理的手段也需不断改进。加大电子设备和软件的投入，以及专业人才队伍建设，科学管理和考核，提高档案专业人员知识水平和操作技术，创新发展和研发新的应用功能和领域，通过档案科学管理发展质量和水平的不断提升，促进人事管理快速地发展。在电子信息化时代的学校教育中，加快学校档案信息化管理工作，促进档案科学管理水平迈上一个新的台阶，更能有益于学校管理的规范化，进而创造更大的社会效益。

*通讯作者：肖满

注释

① 冯雪菊.档案信息电子化[J].办公室业务，2013（1）：108-109.