人事档案信息化管理大全11篇

人事档案信息化管理篇（1）

人事档案管理工作是一项极为重要的工作，特别是由于当今社会高速发展，我们人事档案管理工作提出了新的要求，人事档案管理工作只有适应新形势要求，充分利用先进的管理技术和手段，发挥其应用的最大效益，建立人事档案信息网络，实现人事档案信息管理的网络化，推进人事档案现代化管理。

1.信息化建设对人事档案管理的作用

（1）促进信息资源利用最大化。

传统的人事档案管理都是以纸为载体，很容易就出现损坏或者遗失，不利于传递，也不利于携带。人事档案管理信息化建设之后，各种人事信息资源都是以数字信号的形式出现，而不再是过去的实物形式，这样一来，使得使用和传输的效率大大加快。而且人事档案管理信息化还配备有功能齐全的诸多辅助软件，可以实现人事资源共享，系统化地分析整理现有人事信息资源，为单位领导的人事决策提供更为科学的参考依据。

（2）提高工作效率。

众所周知，人事档案管理工作是较为繁琐细致的，很多都是基于经验的重复劳动，需要占用大量的时间来进行管理。人事档案信息系统可利用影像特性，将采集到的个人信息和相片直观清晰地呈现出来，同时能图文并茂看到其自然状况，以便档案利用者全面了解和掌握所查对象的整体情况。人事档案管理信息化能够使人事档案管理人员从日常琐碎的事务中解脱出来，工作效率大幅度上升。

2.人事档案管理信息化建设存在的问题

2.1软硬件基础设施不齐备

很多单位没有专门的档案馆（室），人事档案由组织或人事部门分管，经费常常不能及时到位，即使到位也不能专款专用，这就造成所需的一些基础设施不能配备齐全，给推进档案信息化建设增加了难度。

2.2数据库不能及时得到维护，信息量有限质量不高

目前，对于人事档案信息系统的开发，很多部门都很热衷系统建设，或是利用自身计算机专业优势研制开发，或是干部人事部门自行开发，或是组织部门聘请计算机专家或信息中心联合开发，而对于系统的后期数据库的建立、维护，数据的准确性，全面性却往往被忽视。导致数据库信息有限质量低下，也严重影响了数据库的查全率和查准率，降低了人事档案管理信息系统的使用率和可信度。

2.3人事档案信息管理缺乏高素质人员

现代信息技术条件下，人事档案信息化对管理人员的素质要求更高。从总体上来看，我国人事档案信息化管理人员队伍在文化程度、专业素质和实践操作等方面参差不齐，人事档案管理的整体素质普遍偏低，管理水平不高，人员队伍的稳定性差。缺乏档案管理专业复合型人才的培养与培训，特别是，兼备档案管理专业知识和计算机网络通信技术才能的人才更是匮乏，远远不能满足新形势下的人事档案信息化管理事业快速发展的需要。

3.人事档案的信息化管理方法

3.1 完善人事档案管理制度是信息化的基础

在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。

3.2 其次要增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，有些单位在进行档案信息化建设时，安全意识不强，会造成档案信息的丢失和泄密，带来很大的损失。因此在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。

3.3 建立完善的信息网络

在竞争如此激烈的今天，网络变得更受人们青睐，其原因是人们可以利用网络系统去更快更好的组织和处理工作，并将工作做得更全面，更有效率。此外，网络还可以为人们提供全方位的信息服务，例如说人事档案的记载，由于存在人员复杂，时间跨度长短不一，数据错误等弊端，所以在进行信息化档案管理之前，首先要建立一个完善的信息网络，以保证信息的正确性与完整性，尽管这在实施过程中会比较困难，因为信息量大，需要的人员量也随之增多，花费的时间更是不可估量，但其意义是十分重大的，它可以为档案管理信息化奠定发展的基石，使之更快、更好的实现。

3.4 建立人事档案管理信息化的人才机制

实现人事档案管理信息化建设，信息化人才是关键。人事档案管理信息化是一个不断优化的动态过程，高素质档案管理人员必不可少。在档案管理信息化的建设过程中，需要既要有良好的职业素养、扎实的理论和科技知识，并具备较强的开拓创新意识、能够全面了解和自觉贯彻相关的法律、法规、制度与标准，尤其需要能够把深刻理解人事档案管理的工作流程的综合的、全面的高素质人才。在日常的人事档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。

3.5档案利用制度

1、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

2、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

3、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

4、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

5、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

4.结语

在信息时代，我们必须充分利用信息化的优势创新我们的服务手段。档案管理的服务创新是不可避免的趋势，并且是一项庞大且复杂的系统工程，我们不仅仅要进行管理设备的更新、管理机制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的变革；以人为本，不断提高管理队伍素质，进而提高档案信息的服务水平。改变了传统的管理模式，使档案与现代信息技术有机结合。（作者单位：湖北中医药高等专科学校 ）

参考文献

[1]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，4.

[2]范军豪.加强高校档案管理创新工作的点滴思考[J].教育教学论坛，2010，（18）.

人事档案信息化管理篇（2）

人事档案数据信息化管理是人力资源合理优化配置的一项主要凭证，是事业单位管理工作不可缺少的一部分。对事业单位而言，加强人事档案管理工作能极大地促进事业单位人事档案数据的不断更新，能够有效改进事业单位工作格局，提高工作效率，促进事业单位发展。加强人事档案的审核整理及管理工作是一项政策性强、涉及广大干部、职工前途命运和切身利益的大事。是对组织、对干部、职工高度负责的集中体现。

档案信息化总体规划的制定，必须服从并服务于事业单位的发展战略，制定出符合自身实际、切实可行的档案信息化长远规划和近期计划。在对各部门进行合理的设备配置的同时，充分利用好各种信息源，加速查询信息数据的建设和文档一体化的归档处理。以形成一定规模的网络管理模式，推动档案信息化的协调发展。

一、信息技术在人事档案管理中的作用

档案管理只有实现信息化，跟上社会发展潮流，才能使档案管理实现跨越式发展。面对庞大繁杂的档案信息，要提高管理水平和服务质量，必须加快档案信息的数字化建设，这是社会发展对档案管理工作发展的必然要求。没有档案信息化就没有档案工作的未来。加强档案信息化建设。是档案管理应对科学技术迅猛发展的必然选择。

只有进行档案信息化建设，提高工作效率，才能将档案管理人员从繁杂的手工操作中解脱出来，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变。才能最终将彻底改变传统档案工作模式.充分发挥档案信息资源的价值。才能适应现代社会的发展，使档案管理工作进入现代化管理的先进行列，并为档案管理提供可靠的保证。

通过信息平台开展工作，是实现档案合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务的重要手段，可以实现及时查询，准确检索档案信息，便档案管理不再费时费力，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来。可以更好地从事档案的收集和整理，提高工作效率。

二、如何搞好人事档案的信息化管理

在构建社会主义和谐社会，发展档案事业的过程中，随着经济建设的快速发展，人事档案信息发挥着越来越重要的作用。尤其在体制改革步伐加快后，事业单位聘用和非在职在编人员流动性较大，在不同程度上影响和制约着档案信息化建设进程。

档案信息化管理的要求做到标准化、规范化。在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。长期以来，由于各单位管理体制、管理方式不同，档案质量不高，各类档案的著录细则相容性不强，难以实现标准化。由于历史原因和档案自身的复杂性，档案管理标准化、规范化工作做的远远不够，形成档案管理信息化的瓶颈。档案信息化管理标准化主要包括：档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方而的内容。制定统一的业务规范和技术标准是实现档案信息化的前提和基础，也是必须解决的重要问题，事业单位人事档案工作人员档案意识现状与对策，首先从事业单位人事档案工作人员档案意识现状分析出发，包括档案工作人员的服务意识、创新意识及整体素质还不高、档案工作人员归档意识不强以及档案工作人员对档案的重要性认识不足三个方面.然后就如何加强事业单位人事档案工作人员档案意识从提高档案利用，强化服务创新意识、依法建档，健全事业单位档案工作制度及保密机制、提高认识，从根本上重视事业单位档案工作几个方面进行了深入的分析.希望为今后提升事业单位人事档案工作人员档案意识的实践工作奠定一个具有参考价值的文献基础。

目前一些事业单位只注重档案的收集、整理、保管等环节，未能最大限度地发挥档案应有的作用，认为把档案管好就算尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，对档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于单位工作，为单位决策提供参考依据。就目前而言，档案服务开发意识差，利用范围有限，方式单一，未能对档案信息进行深入研究与分析，开发力度不够，工作处于一种被动服务的状态，使档案的利用价值偏低，功能不断弱化。

三、人事档案信息化管理的对策

在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。要提高档案管理部门工作人员，特别是各级领导的档案意识，摆正档案工作和其他各项业务工作的关系，真正把档案工作作为本部门工作的重要组成部分。要通过多种形式加强对档案人员宗旨、观念和优良传统的宣传教育，使工作人员正确认识新形势下档案工作的重要地位和作用，培养他们的工作责任感、事业心和主人翁精神，增强职业自豪感和荣誉感，使他们热爱档案工作，发挥自身优势，敢于创新，打破不适应档案工作发展的条条框框。

随着信息技术的发展，实现档案管理现代化是事业单位制度改革与发展的需要，要使档案最大限度地发挥作用，必须建立在先进的科学技术应用上。利用计算机建立相应的文档管理网络系统，对文件进行程序化、科学化、规范化管理，不但可以快速、有效地处理大量的档案资料，而且可以进行快速、有效地沟通，实现资源共享。另外，要高度重视档案信息化工作，投入一定的资金，逐步配置信息化基本设备，并加强档案人员的计算机管理知识培训，争取早日将先进技术应用于档案管理。只有档案管理实现现代化和信息化，才能最大限度地服务本单位和社会，既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量。

保证档案信息的安全性、真实性、完整性、可靠性和实用性是档案信息化建设的关键。但随着网络技术的应用，网络上的一些安全隐患也可能使档案信息化成为最不安全的档案保管方式.故必须要加强高校档案信息的安全保障。第一要保护上网的信息的安全，从进121、传输、使用三个方面采取安全保密措施，增强安全意识，防止失密、泄密事件的发生。第二对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等进行综合运用。第三要不断研究和探索新的安全防护技术。确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。

要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标，长期目标要通盘考虑、提纲擎领。保持高质量和统一性。近期目标注重实用可行，精益求精，落实目标，及时改进。

人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。档案人员需具备较高的专业素质、良好的职业道德、高度的责任感才能胜任档案管理工作，但近年来，随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有专职或部门兼职档案管理人员的岗位变动，相当一部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、归档要求、档案材料收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。单位应该定期把档案管理人员送出去培训业务知识.让他们及时的掌握新的知识和先进的管理技术，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。

四、结语

人事档案信息化管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求，二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。事业单位档案工作中存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥，在新时代的召唤下，事业单位档案管理必须要紧跟时代步伐，事业单位档案工作要更具创造性，推进档案工作跨越式发展，这是时展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论.中国档案出版社，2001.

人事档案信息化管理篇（3）

近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的事业单位人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,事业单位应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。

1.信息技术在人事档案管理中的作用

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件,是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对单位考察和识别干部选拔优秀人才,加强事业单位干部队伍建设,促进生产、监察、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。

2.如何搞好人事档案的信息化管理

2.1提高档案管理的现代化意识

人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2.2增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

2.3完善管理人员的专业素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

2.4强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。单位党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

3.小结

可以说，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现事业单位的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。事业单位档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现事业单位的档案管理的根本变革。

参考资料：

人事档案信息化管理篇（4）

1 信息化背景下进行流动人员人事档案管理的重要性

首先，在信息化背景下对流动人员的人事档案管理工作进行研究，有利于档案管理工作的理论创新与完善，进而使其更好的服务于档案管理。其次，有助于推进档案管理工作改革的整体进程，以适应不断发展变化的信息化社会。最后，在新形势下探讨流动人员人事档案管理工作，有助于激发档案管理工作人员的学习热情，改善档案管理工作方式，以不断提高其工作效率。

2 信息技术发展给流动人员档案管理带来的机遇与挑战

2.1 机遇

1.档案收集与管理方式更为便捷

随着信息技术的发展，纸质档案逐渐被电子化的档案所取缔。单位流动人员人事档案管理工作也由传统的档案收集、整理转变为对档案的监控，一改往日档案管理工作的繁琐与冗杂，使得单位档案管理向着便捷化方向大步迈进。

2.档案利用率明显提升

在传统档案管理模式下，档案主要以纸质为主且长期处于被动翻阅状态，使得一些单位对流动人员人事档案信息的分析利用不到位，失去了档案信息存在的意义。而在信息化背景下，通过云计算就能够实现档案信息的相互关联，继而用人单位通过这种方式对流动人员人事档案信息进行挖掘、利用，将档案信息的利用方式变被动为主动，实现了档案信息的最大化价值。

3.流动人员人事档案的保存更为完整

由于人事档案使用频繁，而纸质的案卷经常翻阅会不可避免的带来物理磨损，特别是一些年久的纸质档案，其纸张经老化、脆变，已经承受不起反复的翻阅。大数据背景下，利用信息技术将流动人员人事档案数字化后，就可以直接通^计算机终端进行相关的查找浏览操作，使得纸质档案的翻阅和复印次数大大降低。除此之外，在数字化过程中还可以对人员档案进行字迹颜色加深处理，最大程度的使其恢复原有的样貌，从而达到了保护档案实体的目的。

2.2 挑战

1.人员档案信息安全性有待提升

随着信息时代的到来，人事档案储存量的日益增多，在给数据分析利用带来便捷的同时也给流动人员人事档案信息的安全性带来挑战。由于很多单位人事档案管理工作缺乏科学性、严谨性、创新性，不仅使得人事档案管理工作效率低下而且极易使人员信息外泄，安全性得不到保障。因此，在这一时代背景下，如何维护流动人员人事档案信息安全，提升流动人员人事档案管理工作效率成为档案管理工作所面临的一大挑战。

2.对档案管理工作者专业素质提出更高的要求

信息技术的发展与应用在给档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，代替以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。

3 提升流动人员人事档案管理工作效率的措施

3.1 加强流动人员人事档案管理人才队伍建设

流动人员人事档案管理工作的总体发展水平，很大程度上依赖于当地档案管理人员的继续教育水平。因此，作为一名档案管理者首先要树立起终生学习的理念，并要求自己恪守终身学习制度。其次，档案管理工作者要经常性的参加一些有关流动人员人事档案管理的知识培训讲座，不断扩充自己的知识库，以提升个人的学历层次。再次，档案管理工作者应当积极学习现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。最后，档案管理人员也应当不断提升个人道德素养，不仅要时刻保持对工作的积极性，也要恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。

3.2 健全流动人员人事档案管理制度，提高流动人员档案管理的规范性

由于当前档案管理部门正处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之部门缺乏一定的档案管理经验。因此，其工作出现了很大的随意性和不规范性，对流动人员人事档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，相关人员应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的流动人员人事档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证流动人员人事档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。

3.3 进一步完善基础设备，为加快流动人员人事档案信息化建设进程提供外部保证

完善的软、硬件配置不仅是完成流动人员人事档案管理信息化建设的必要条件，也是提升档案管理质量和效率的有效方式。因此，从这一点来说，单位应当为档案管理工作配备良好的计算机及其系统。此外， 由于当前窃密技术得到迅速发展，因此为了防止信息外泄，我们必须未雨绸缪，设置严密的安全防护系统以加强对网络共享信息的管理。

4 结语

总之，要想实现人力资源的合理配置，就必须积极适应信息技术发展，正视信息化给我们工作带来的各种的机遇与挑战，加强对流动人员档案管理工作的研究，以完善的流动人员档案管理制度、高素质的流动人员档案管理人才队伍为工作保驾护航。

参考文献

[1]徐颖.流动人员人事档案管理的信息化研究[D].华东政法大学，2015.

[2]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.

[3]周忠生.浅析流动人员人事档案信息化管理[J].黑龙江档案，2016，03：94.

人事档案信息化管理篇（5）

随着经济的发展与社会的进步，人事档案作为个人成长的历史记录逐渐成为一种重要的战略资源。为适应社会发展的需要，人事档案管理随着信息化技术的发展逐步实现信息化管理的过程，通过信息技术的应用来提高人事档案管理的效率，加强人事档案管理的质量。

1信息化技术对人事档案管理的影响

1.1改变传统人事档案管理模式

在信息化社会中，信息资源逐渐成为社会经济活动中必不可少的战略资源，人事档案是个人成长的重要信息资源，它是人力资源管理的重要组成部分，实现人事档案管理的信息化使时展的应然取向[1]。传统的人事档案管理主要采用纸质方法来承载重要的信息，导致大量信息丢失的现象，如高校的人事档案管理中，由于高校岗位的类型较多，工作人员的数量就相应增多，繁杂的工作量就会增加了人事档案管理的难度，降低人事档案管理的效率。信息化技术利用计算机与网络技术的优势，通过电子文件来保存人事档案信息，如使用MicrosoftOffice办公软件可以对人事档案的人员进行计算与汇总，通过表格的形式来呈现人事档案管理的相关内容，可以对人事信息一目了然。

1.2提高人事档案管理工作效率

传统的人事档案管理工作中，由于受到纸质信息管理的影响，使得人事档案管理的工作非常繁琐。信息化技术的到来为人事档案管理提供了资源共享的平台，扩展了人事档案管理的范围与领域，如信息化技术中网络技术的应用可以使人事档案的相关内容在网络平台中共享，不需要对人事信息进行重复的记录，实现了人事数据信息的实时更新，同时，工作人员都可以通过信息化技术的网络服务共享来获知自己的人事档案信息，及时发现档案信息中的问题与错误，并采取有效地措施解决档案问题，消除不必要的矛盾。人事档案管理的信息化能够降低管理人员的工作量，提高工作人员的业务水平，有利于提高资源利用的有效性，提高人事档案管理的效率与水平，真正的实现人事档案管理的办公自动化及信息化。

1.3增强人事档案管理服务水平

人事档案管理的重要功能在于档案的查询、编辑、修改及更新等服务方面，在传统的人事档案管理中，查询的方法主要采取的是人工查询，这种查询方式大大降低了查询的效率；在编辑、修改与更新过程中，也会出现对原始人事档案的破坏，造成人事档案的客观性受到严重影响，导致人事档案的其权威性受到质疑。信息化技术的出现则为人事档案的管理带来新的思路与方法，计算机技术的处理功能与网络技术的共享功能，使得人事档案管理的服务水平得以提高，如人事管理人员可以在电脑上迅速的调出需要查询人员的姓名、职称等相关信息，还可以及时的修改相关信息，并更新辞职或离职人员的信息资源，这样可以保证人事档案的准确性与真实性，促进人事档案的高效、高质管理。

2信息化技术在人事档案管理中的应用

2.1加强人事档案管理应用信息技术的思想

社会的信息化发展促使人们越来越重视信息的重要作用，信息化技术在人事档案管理中的应用实质就是要实现信息管理自动化系统的开发与应用，这种自动化的人事档案管理系统具有即时性、快捷性及动态性等方面的特点，它能够实现传统人事档案管理无法实现的功能，如快速的查询功能、及时的更新功能等，这就要求人事档案的管理人员必须端正态度、摆正心态，愿意接受改变、接受新的技术，如有些人事档案管理人员由于工作年限较长，不愿意改变已有的工作模式，或者因思想的固化而不能充分利用先进的信息技术，这些都不利于信息化技术在人事档案管理中的应用与推广，因此，必须要加强人事档案管理应用信息化技术的意识，促进人事档案管理人员从实际出发，立足现代信息技术的发展，综合考虑人事档案信息化管理的过程与内容，实时监控档案管理中的问题，及时寻找针对性的解决措施，增强信息化技术对于人事档案管理的积极影响。

2.2推动人事档案信息化管理的一体化进程

人事档案管理的内容包括人事档案的建档、归档、转档、查询、借阅、借出、盘点及处理等方面，这些内容既相互独立，又相互影响，它们形成一体化的流程，如档案的查询是建立在建档与归档基础之上的，没有建档与归档也就无法查询相关的人事档案，同样档案的处理需要原有的档案信息作为处理的对象与基础，因此，每一个流程与环节都是相辅相成，相互促进的关系。信息化技术在人事档案管理中的应用使得档案的每一个内容与环节都实现了管理的信息化过程，管理人员可以在计算机或其他网络设备上快速的实现档案的查询、盘点、转档等方面的功能，加强人事档案信息资源安全、快捷的共享，通过计算机技术与网络技术的应用促进人事档案管理中所有业务的一体化运作，如人事档案信息的接收、存储、提取、使用、管理等方面，实现人事档案管理服务一体化的职能[2]。

2.3促进人事档案管理中信息技术的软件开发力度

人事档案管理中信息化技术的应用需要信息化操作平台的支持，没有信息化操作平台的支持，实现人事档案管理的信息化是不可能的，这就要求人事档案的管理人员大力研发人事档案管理的信息化软件或技术，对各类操作不断进行更新与升级，从而建立起整体的人事档案管理信息系统。在人事档案管理信息系统的建立过程中，要全面考虑档案工作的实际情况，如管理系统需要具有查询、传输、维护、处理等方面的功能，这些功能能够实现人事档案管理的安全性、实用性及科学性。

2.4提高人事档案管理应用信息化技术的信息沟通

人事档案管理部门是整个企业或高校的重要组成部分，它不是独立存在的个体，而是关系到企业或高校整体部门的生存与发展，因此，人事档案管理应用信息化技术需要促进不同部门之间的沟通与交流，建立各个部门之间的协调机制，确保人事档案信息的完整性与规范性，实现人事档案信息资源的安全可靠，促进人事档案管理信息化速度的提高。

3结论

信息化技术在人事档案管理中的应用是现代化科技发展的必然趋势，要不断的加强人事档案管理中信息化技术的应用，促进人事档案管理的安全性、可靠性，提高人事档案管理的更新速度及利用效率。

参考文献

人事档案信息化管理篇（6）

人事档案就是对企事业单位的信息资源进行管理，当前社会经济以及信息技术快速发展，企事业单位要实现良好的发展就应积极加强人才的管理，认识管理是人力资源管理的重要组成部分，对于促进人才的稳定、高效发展具有积极地意义。在现代化发展的今天，传统的人事档案管理方法已经不适应当前社会发展的实际需要，因此应积极转变人事档案的管理方法，促进人事档案实现信息化的管理与建设，更好的适应社会以及单位发展的实际需要。

一、人事档案管理信息化建设的意义

当前信息技术发展迅速，人类活动主要通过信息资源来承载，人事档案是对人的成长以及社会经历进行记载，在人力资源管理中有着十分重要的作用，随着科学技术的快速发展，人事档案的信息化管理建设成为发展的必然趋势。人事档案的信息化建设需要以信息技术为依托，不再是传统的纸质管理，将人事档案信息录入到计算机中，利用计算机进行管理，保证人事档案信息的全面、真实，避免出现信息丢失的情况[1]。利用计算机进行人事档案管理有助于提高档案信息的安全性和完整性，有助于档案信息的开发和利用。人事档案中的信息数量比较大，利用网络技术进行管理有助于提高信息的更新速度，强化信息资源的共享，避免传统纸质管理中复杂的工作环节，减少劳动力的支出。通过及时更新人事档案信息资料，企事业单位领导能够更加全面、及时、准确的了解员工的工作情况，为人事变动提供了科学的依据。同时，实现人事档案管理的信息化建设，能够促进人事档案管理效率以及效果的实现，促进管理水平的提升。信息化的人事档案管理是在计算机上对档案信息进行查询、修改和更新的，能够避免破坏原始档案资料，保证档案信息资源的权威性。人事档案信息的建设应尊重员工，保证员工的知情权，这样人事档案才有利用的价值，对人事档案进行信息化建设，员工能够通过网络查询了解自己的档案信息，为员工解疑答惑，体现人性化服务。因此应加强人事档案的信息化建设，促进人力资源管理效果和水平的提高。

二、新时期人事档案管理的信息化建设对策

1.提高对人事档案信息化管理的重视程度

当前信息化建设逐渐推进，人事档案管理的信息化建设也得到了一定的发展，人事档案的信息化建设就是利用信息管理系统进行动态化、即时性的建设，促进人事档案管理水平的提高。因此应提高对人事档案信息化建设的重视程度，了解信息化建设的作用和意义。人事档案管理的信息化建设不是一朝一夕就可以实现的，应将人事档案管理信息化建设纳入到日常管理工作中，从企事业单位的实际情况出发，循序渐进，不断提升人事档案信息化的建设效果和水平，对人事档案的信息化建设进行综合的研究和分析，及时发现存在的问题，并积极采取措施加以解决[2]，使人事档案管理信息化建设能够实现高效、顺利的建设与发展。

2.加强信息化软件的开发力度

人事档案管理的信息化建设需要利用信息管理平台来实现，因此应档案管理以及科学技术人员应加强对人事档案管理信息化软件的开发和利用，对各种操作系统进行升级，建立完善的人事档案信息管理数据系统，实现人事档案管理信息化建设的有效推进，在人事档案数据系统建设时，应注重管理系统的功能实现，数据管理系统应具有一定的查询、传输、处理等功能[3]，在人事档案信息化管理建设中，数据库中包含着大量人员信息，这些信息数据是需要重复利用的，因此要以人事档案管理信息化建设为核心，促进信息资源的利用效率，实现信息的共享，保证信息资源的科学性、安全性，提高人事档案的信息服务质量，促进人事档案管理信息化建设的高效推进。

3.提高档案管理人员的素质能力

人事档案管理的信息化建设最终还是由人来完成的，因此在人事档案管理的信息化建设中，应努力提高人事档案管理人员的素质能力，提高人事档案管理人员的服务水平。在人事档案信息化管理中，需要利用计算机对文字、图像、声音等进行加工处理，实现人事档案信息的数字化存储，并通过人事档案管理平台实现人事档案的传输和共享，以便满足人们的人事档案需求。档案管理人员应掌握一定的信息处理基础，明确档案管理的相关知识，以高度的责任感投入到人事档案管理信息化建设中，促进人事档案管理水平的提高。

4.做好人事档案的安全管理工作

由于计算机本身的局限性，使得在人事档案管理信息化建设中，应加强对人事档案信息安全的管理，在做好人事档案信息资源共享的同时，也应注重档案信息的安全问题，避免由于档案信息泄露造成严重的损失。因此人事档案管理部门应努力强化档案信息的安全管理工作，做好安全保护措施，保证人事档案的真实性和科学性。对计算机中的人事档案做好备份工作，并明确人事档案数据库的使用权限，保证人事档案的管理能够按照相关的制度进行，实现人事档案的安全管理。

三、结束语

当前社会经济以及信息技术快速发展，计算机技术被广泛的应用到社会生产及生活的各个领域，在人事档案管理中，计算机技术也得到了普及，实现了纸质档案向信息化档案管理的转变，促进了人事档案管理效率的提升。

参考文献：

[1]张雨薇,李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛(下半月),2013.14(11):148-149.

人事档案信息化管理篇（7）

中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)18-0269-02

高职院校人事档案是高职院校在人事管理活动中形成的,记述和反映教职工个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息,能客观准确、真实完整地反映个人成长过程的全貌,是教职工个人人生阅历的浓缩。是合理用人、选人的重要基础,是人才开发的重要信息资源。人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分,是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节,是一项政策性和服务性很强的工作。它的好坏直接影响组织人事工作的效率和质量。随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深化,对人事档案工作提出了更高的要求,为适应信息时代档案事业的发展和高职院校人事制度改革的需要,必须加快人事档案信息化建设的步伐。

一、高职院校人事档案信息化管理的必要性

1.高职院校人事档案管理信息化是人事档案事业发展的必然趋势。随着网络时代的到来,信息技术及信息产业的高速发展,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。而档案作为原生的信息资源,档案信息化建设已成为国家信息化建设的重要组成部分。档案信息化是指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程,,也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程,《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务。因此,管理信息化是高职院校人事档案管理的必由之路,是信息时代人事档案事业发展的必然趋势。

2.高职院校人事档案管理信息化是人事制度改革和发展的客观要求。随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深化,教职工人数快速增加,人才流动日益频繁、人员类别日趋复杂,推行干部聘用制度,实行竞争上岗,实现人事管理由身份管理向岗位管理转变,由行政任用向聘用关系转变,全面实行岗位聘用制度等。人事制度改革的推进和信息化浪潮的涌现,人事档案材料大量增加,对人事档案信息的利用日益频繁,传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要,也不适应现代信息社会快节奏的要求。因此,必须加快人事档案管理信息化建设的步伐,以适应时代和高职院校改革发展对档案工作创新的客观要求。

3.高职院校人事档案管理信息化是实现人事档案自身价值的需要。高职院校人事档案的真正价值在于利用,在于为学院中心工作、领导决策、教职工提供全方位的人事信息服务。这是人事档案工作永恒的主题和根本目的,档案管理的最终目的是为了把档案的潜在价值转化为现实价值,作为人才信息“缩影”的人事档案,是人才开发的重要信息资源,能为人才资源的合理使用提供信息参考。为此要有效地开发和利用人事档案信息资源。为实现“人尽其才,才尽其用”提供有力保障和有效服务。人事档案管理分为档案实体管理和档案信息管理两部分,实体档案信息的原始性、唯一性和法律凭证作用决定了实体档案的重要存在价值,但实体档案的查阅比较烦琐,利用效率低下。档案信息化管理为档案信息的充分利用提供前所未有的便利条件。能大大提高人事档案工作的质量和利用效率,能最大限度地发挥人事档案的功能,实现人事档案的价值。

二、实现高职院校人事档案管理信息化的有效途径

1.加强领导,提高认识。“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”是当今社会人们对于人事档案工作态度的生动写照。为此,要加大宣传力度,增强各级领导和教职工的档案意识,争取他们对人事档案工作的支持和配合。实现干部人事档案管理制度化、规范化、科学化、信息化,硬件建设是基础,领导重视是关键。领导重视是做好人事档案工作的前提,学院领导要提高对人事档案工作重要性的认识,将人事档案管理工作纳入学院整体工作计划之中,在机构设置、人员配备、经费使用上予以保证;组织人事部门的领导更要重视,要将人事档案工作纳入组织人事部门的重要议事日程,把档案工作与其他工作同研究、同规划、同布置、同考核;定期研究布署、检查、指导人事档案工作。

2.夯实基础,规范管理。为切实提高人事档案工作质量,必须在人事档案的规范化、科学化管理上下工夫。首先,要健全规章制度。根据《干部档案工作条例》的要求,结合工作实践,建立健全七项制度、七种簿册,档案管理的各项规章制度是管理实践经验的总结,是使档案管理实现规范化、科学化的必要手段和重要保证。人事档案管理部门要在日常管理工作中严格执行各项规章制度。其次,要不断充实档案内容。形成材料的各部门要对当事人进行全方位的考察,从不同角度、不同侧面真实反映每个人的历史和现状,注意针对和突出个人的特点、业务能力、专业水平的考核,形成的材料要客观、真实、准确、全面,做到“观其卷,见其人”。人事档案管理部门要定期跟踪收集反映教职工最新情况的材料,及时归档,保证人事档案材料收集齐全、真实、准确、完整。使之处于动态的更新,提升人事档案的利用价值。

3.建立完备翔实的人事档案数据库系统。高职院校人事制度改革的不断深入,对人事档案管理工作提出了更高的要求,档案管理部门必须进一步提高工作效率,及时、准确地传输大量的人事信息,提高人事信息管理的时效性。为适应需要高职院校人事档案管理的重心应有逐步由档案实体管理转向档案信息管理;由手工管理转向计算机管理;由人工检索转向网上查询,实现电脑查询与实体档案管理相结合的方式。切实改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式,采用现代化手段,利用计算机等设备对人事档案进行全过程管理。为此要建立人事档案数据库系统,实施人事档案动态管理。及时采集和更新人事档案数据,使人事档案数据化、信息化。数据库的建设是一项涉及很多环节且颇费时间的系统工程,是一个渐进性的过程,要投入必要的人力和时间;需要分阶段、分层次、分步骤有序地进行。数据库必须建立在中组部《信息结构体系》的基础上,如,江苏省委组织部研发的新版组织(人事)信息管理系统,这套软件系统的主要功能是:既建立起人员信息数据库,提供档案信息的优质服务,又解决干部人事档案工作的自动化和现代化管理。建立起人员信息数据库,首先,必须重视数据的采集,它是干部人事档案信息系统最基础的工作,信息采集必须以人事档案和组织人事部门审核的“三龄一历”为依据,确保信息数据库内数据的完整、全面、系统、准确。其次,数据库信息的补充和维护要及时,保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。要把人事档案管理部门建设成学校组织人事等相关部门的信息库。

4.建立人事档案网络化管理体系。人事档案数据库的建立,使得人事档案信息的利用更加方便快捷。但用计算机管理档案信息不能只停留在单机有管理水平。为实现信息资源共享,提高工作效率与质量,要在局域网内建立人事档案网络化管理体系,重点解决好使用权和管理权问题,通过确认密码和身份提供所需信息。要解决好信息安全问题,一是对数据库采取切实有效的安全防护措施,防止档案信息的损毁和遗失;二是保密问题。在组织人事部门内部,实行干部信息网络化管理,可通过用户管理分配用户和设置用户的系统权限,通过网络使信息共享,避免信息的重复录入,减少大量重复性劳动,大大提高工作效率。在组织人事管理工作中,随时可能产生一些新的信息,可以通过网络随时更新信息,同时向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料,大大提高信息的时效性。各级领导可根据不同的工作需要,随时查询各类人员的信息,而且还可以对这些信息资料进行快速统计分析,为领导决策和组织人事工作提供快捷、方便、全面的信息服务,提高信息的利用效率,使人事档案信息资源得到最大限度的开发利用。并将逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术,运用《干部人事档案原件管理系统》将档案原件全部输入计算机,建立电子档案,档案的查阅、借阅全部实行微机化操作,实现人事档案管理数字化、信息化、网络化。

5.建设高素质的人事档案管理人才队伍。人是档案管理的主体,档案工作人员的素质,直接影响档案工作的实效。要更好地推进人事档案信息化进程,档案人员素质的提高是关键一环。实现人事档案的信息化管理是一项长期的、艰巨的战略任务,任重而道远。要担当起这一历史重任,必须有较高的政治素质,良好的职业道德和崇高的敬业精神,另外,信息技术、网络技术在档案领域的应用,电子档案的安全问题对档案管理人员的素质又提出了更高的要求,因此,要建立完善的档案人员培训制度,有计划地对在职人员进行继续教育和培训,更新其知识结构,提高其业务水平。培养和造就一批既懂档案管理专业知识,又掌握现代科学技术的复合型人才。以适应知识结构不断更新、信息处理能力不断提高、知识面不断拓宽的人事档案工作环境的新要求。

面对信息技术的挑战,高职院校人事档案管理应真正实现信息化,大力开发档案信息资源,实现资源共享。充分挖掘人事档案的功能,实现人事档案的价值,使人事档案真正成为高职院校人力资源开发的信息基地。

参考文献:

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.

[2]郭红.高校档案管理信息化建设略论[J].兰台世界,2008,(2):15-16.

人事档案信息化管理篇（8）

1.前言

人事档案是个人经历、思想品德、学历、社会关系、业务能力、工作状况以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是企业员工信息的重要载体，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。为了充分发挥企业人事档案工作在信息社会中的重要作用，企业应积极地将计算机和网络技术应用于企业人事档案管理，促进企业人事档案的信息化建设，不断提高人事档案管理的工作效率，提高企业人事档案管理水平。人事档案信息化是把传统的纸质档案转变为电子化载体、网络化载体和数字化载体，是在保管好纸质档案的基础上，建立电子档案，同时把个人信息资源录入数据库，在丰富个人信息的同时，突出个人特色，达到档案的动态管理。

2.人事档案信息化的优势

2.1 有利于人事档案资料的收集，保证人事档案资料的完整性

人事档案信息化能够通过管理软件对人事档案的目录进行管理，便于档案管理人员及时地发现档案材料是否完整，及时提醒档案人员收集缺失的档案材料。同时，通过管理软件能够对日常需要归档的各类资料进行分类和登记，保证各种资料的及时归档。

2.2 有利于人事档案信息的查询，方便人事档案的使用

很多企业的领导在进行一些人事决策时，想要在短时间快速了解全面或个人的人事档案信息，往往是一件非常困难的事。人事档案信息化能够通过管理软件实现高效、精确的检索、查询。多种检索方式的综合查询，既可以高效、便捷的获取所需的纸质档案的存放情况，又可以快速、准确地获取人员的基本信息、工作简历及德能勤绩等方面的信息。

2.3 有利于纸质档案的保存，减轻档案保管的压力

人事档案的纸质资料形式多样，保存需要大量的空间且不易保存，容易遭受虫、鼠及其它有害生物的侵袭而损毁，容易因温度和湿度的变化而腐烂、变质。加上有很多原始的文稿、图片、照片很难长时间保存，随着时间的推移会变黄、老化。而通过电子化存入计算机中，可以永久性保存，有效地保留了文件的历史原貌，并且大大减轻了纸质档案保管的压力。

2.4 有利于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率

人事档案信息化能够帮助人事档案管理人员完成动态管理，及时对变动的人事信息进行记载，快捷的文档输入功能可以大大减轻人事档案人员的工作强度。人事档案信息化还能够帮助人事档案管理人员做好采集、验证、鉴定、归档、立卷、销毁等工作，将人事档案管理基础工作程序化、流程化、规范化，简化人事档案分类、排序、组卷、装订等工作，改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。

3.人事档案信息化的实施方法

3.1 做好人事档案原始资料的收集、鉴别和整理工作

人事档案信息化管理的有效性，很大程度上依赖于人事档案的基础工作。人事档案是人力资源管理和决策的重要依据，具有很强的严肃性。人事档案管理人员要从基础做起，定期跟踪收集最新材料，做好人事档案资料的分类、整理归档，从源头上做好人事档案材料的进场把关，从而保证资料的真实性、准确性与完整性。

3.2 配备计算机等硬件设施

要提高人事档案的信息化管理，首先要在硬件上投入。包括计算机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机等。通过这些硬件设施，将纸质的人事档案进行电子化处理，转换成数据资料，使人事档案信息化、电子化。

3.3 建立个人电子档案

建立个人电子档案，人员的信息都可以在计算机上自由的浏览、下载，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。还可以有效地减少弃档、死档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，达到长期保存使用的目的。

3.4 采用专业管理软件，建立电子档案和信息数据库

人事档案信息化要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用，采用专业的管理软件，建立和完善人事档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，使档案信息的查阅、统计、分析等日常工作方面实行电子化操作。首先，人事信息数据库的建立离不开专业管理软件的支持，企业应自主开发或选用市场上比较成熟的软件，软件的功能应当包括：电子档案管理（建档管理、归档管理、档案综合检索、档案借出、借阅登记、档案盘点、档案转出处理等）；人事信息的管理（信息的输入、查询、修改、统计、对数据库的信息自动生成各种类型的干部花名册、打印表格等功能）。其次，数据库的建立离不开基础数据的支持，要根据数据库的特点设计动态信息收集的流程、规范收集的内容，保证数据的及时性和准确性。最后，人事信息数据库还要做好系统备份、数据备份，确保系统的不间断运行；档案数据要求做到物理归档，与其他业务系统的数据实行物理访问和存储的隔离。

3.5 建立人事档案信息网络化平台

为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，应通过网络技术建立人事档案信息网络化平台，通过网络使信息共享，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。根据人事档案信息的内容和相关要求，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予权限。

4.人事档案信息化应注意的问题

4.1 建立健全人事档案管理制度

实现人事档案信息化，建立规范的管理制度是前提。人事档案管理信息化工作内容多、要求高、难度大，企业应当坚持从实际出发，根据人事档案管理工作需要制定信息录入、信息分析、设备管理、网络维护等管理制度和规定，建立信息化工作自检自查制度，做到有章可循。

4.2 提高人事档案信息管理人员的素质

尽管技术进步对档案工作信息化建设起着至关重要的作用，但是人员的专业素质是决定因素。人事档案信息管理工作是一项专业性很强的工作，建设一支高素质的档案管理队伍，是提升档案管理水平的关键。实施档案人才培养建设的核心就在于帮助人事档案管理人员深刻转变角色定位，使他们由人事档案的实体管理者向信息管理及信息的驾驭者转变，由微观到宏观的转变、封闭到开放的转变，从而有效的提高各项管理工作的综合能力。随着信息时代的发展，对每位档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的计算机及网络操作技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。同时，档案管理人员要提高政治素质。人事档案信息化管理对安全保密制度提出了新的要求。由于人事信息传送的特殊性，档案管理人员要有更为敏锐的安全意识，掌握必要的信息安全技术，才能有效完成档案信息化管理中的安全维护工作。

4.3 解决好电子档案的保存问题

要注意电子档案载体的使用和存放。电子档案保存采用光盘、硬盘等载体，虽然存储量大、读取方便，但相对于纸质来说，电子化档案载体的使用寿命较短，一般光盘6-8年，如使用频繁，则寿命更短。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，采用等距抽样或随机抽样和方式进行，样品数量以不少于10%为宜，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。

4.4 注重人事档案信息的安全性

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。人事档案信息化将电子档案和网络相连，网络具有很强的开放性。无孔不入的电脑黑客、防不胜防的病毒和计算机的故障给我们电子档案的安全和保密工作带来了隐患，使得电子人事档案容易泄密、丢失、错码等。

我们要高度重视人事档案的安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关安全保密的规定和要求，运用先进的安全保密技术，全面强化安全管理。因此，在管理中一定要认真研究人事档案管理的相关政策，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对电子数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。同时，一旦发现有文件损坏或计算机感染病毒，要立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。

5.小结

做好人事档案管理工作，是档案管理工作改革的需要，也是企业发展的需要，企业人力资源管理部门要充分认识人事档案信息化建设的重大意义，遵循人事档案管理工作的客观规律，充分利用计算机和网络技术促进人事档案信息资源的开发和利用，加强档案信息化管理，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。

参考文献：

[1]赵屹.档案信息网络化建设[M].北京:北京图书馆出版,2008.

[2]高忠平,许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设,2007.

[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索,2007.

人事档案信息化管理篇（9）

0引言

人事档案管理工作是企业单位人力资源管理中的一项重要环节，在全球信息化的背景之下，以往传统人事档案管理工作模式早已不能符合现代社会的发展需要，人事档案管理内涵以及工作业务的发展重心实现了更大的延伸，也就是企业应明确怎样做好人事档案管理的信息化建设，进而真正推动该项工作的现代化发展。然而目前，纵观企事业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其仍旧包含较多问题，对企业单位人事档案工作的持续全面发展形成了一定的阻碍影响。为此，我们应制定科学有效的对策，积极开展人事档案信息化建设，方能达到事半功倍的工作效果。

1人事档案管理信息化建设的重要性

人事档案管理信息化建设主要是采用现代化计算机信息技术完成人事档案资源的整理、处置，并提供相应的应用服务，该过程体现出了档案信息资源管理的网络化以及数字化特征，可进一步加快人事档案管理现代化发展进程，由此可见该项工作将对企业单位人事工作、生产管理形成极为重要的影响。首先，人事档案管理信息化，由电子档案的形成、收集、检验、归档、入库直至应用等流程均需要借助自动化系统实现，可令管理员工避免从早到晚一直忙于琐碎事务，这样一来人事档案管理效率将明显增长。其次，人事档案管理信息化完成了人事档案管理的无纸化、网络化发展，使复杂的模块实现了全面集成，例如薪酬管理、工作业绩评估、档案信息管理等，利用人事档案信息集成数据库可更快地查询到所需要的各项人员信息。省略了档案工作人员处理原始资料的较多时间，对保护人事档案原版纸质资料的完整性极为有利，同时可更好地实现信息资源的全面共享。另外，加强人事档案管理信息化建设，企业领导决策人员可更快地了解到不同级别干部人员道德、才干、业绩、廉政等层面的相关信息，进而为培养人才、岗位晋升、人员聘用提供科学的参考资料。

2人事档案管理信息化建设包含的问题

纵观当前企业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其呈现出一定的代表性问题。首要问题在于没有形成科学的认识，因此对人事档案管理信息化建设工作不够重视。一些人错误地认为，该项工作仅仅是辅环节，无需列入重点计划进行管理，没有摆正人事档案管理的应有地位。在这种错误认识的前提下，企业单位无法投入充足的人力与财力资源，对人事档案管理信息化建设的有效开展形成了一定的阻碍影响。

当前，一些企业单位进行档案管理通常应用传统模式，由于较多重复性工作耗费了员工精力，导致工作效率低下。同时，当前企业单位人事档案资源的提供、应用仍旧多为实体档案，大量的多次翻阅会导致档案损坏以及不完整的问题，档案管理保存工作无法全面落实。在建设人事档案信息数据库系统过程中，一些企业单位并没有形成一致的标准与规划，导致数据库系统欠缺应有的完整性以及系统性，信息采集不完整，一些信息不确定，无法第一时间更新，使得人事信息呈现出混乱的现象。同时，部分企业仅能在员工基础信息、编辑档案目录、传递档案资源等环节应用计算机管理，信息化水平有限，较难完成资源共享。

以往，人事档案资源管理通常通过手工方式进行装订，无需员工有较高的技能与素质，然而伴随人事档案管理的信息化、现代化发展，企业更加需要素质水平较高的复合型人才方能有效开展人事档案管理。

3人事档案管理信息化建设策略

3.1更新观念、完善制度、扩充投入

人事n案管理信息化建设的有效执行应由观念认识这一源头人手，完善管理制度，扩充投入，创建稳定的工作队伍。观念意识层面，企业单位各阶层领导应重视信息化建设，做好领导组织工作，提升扶持力度，通过多元途径筹措经费，确保信息化建设以及系统应用需要的各项费用。同时，应做好软硬件设施建设管理，积极开展人事档案数字化、网络化应用开发研究。制度建设层面，应创建完善的应用系统，提升安全保密水平，制定自检监督管理制度，为人事档案信息化管理建设夯实基础。再者，应加强员工队伍建设，创建完善的人才培训管理制度，打造出一大批掌握丰富人事档案管理知识与高水平技能、同时能够熟练应用计算机技术、精通信息化数据库系统操作的综合人才。

3.2强化人事档案信息数据库建设

企业单位在建设人事档案管理信息化系统前期，应针对单位现实状况，面向企业全员人事档案信息做细致、严格的甄别筛选，确保数据信息录入精准完善。基于数字档案信息的录入以及电子信息的形成，创建完善全面的个人信息资料库、干部履历库、工资水平库、专业员工科研项目库、个人表现库、人才照片库、任免信息库等。另外，应定期丰富、充实、更新档案资料，提升人事档案时效性、精准性与可靠性，同时需要做好信息库资源的合理分类，在设定权限的基础上进行检索，确保档案资源的有序、顺畅运行。

3.3做好人事档案信息资源网络化建设

信息时代，企业单位应基于网络服务器为信息平台，重视网络系统优化，加强人事档案信息化管理工具软件的配置，进而为用户提供可靠、优质的网络信息数据服务，扩充人事档案管理信息化建设的覆盖范畴。另外，应以各个职能单位工作权限为基准划定系统模块，添加企业有关组成机构的信息资源，真正完成员工、薪酬、劳动合同、保险资料、工作报表等资源的网络化、信息化管理，创建形成整体、多元化、层次结构分明、现代智能化、保密安全的人事档案信息化管理网络体系，为企业单位制定人事管理决策提供重要的参考信息。

3.4完善人事档案管理网络安全防护

人事档案信息化管理篇（10）

人事档案管理工作信息化是指在人事档案管理工作中运用现代化信息技术对人事档案资料进行合理的优化和配置。人事档案管理工作经过了几个阶段：在传统的档案管理中，人们对档案的管理仅仅停留在纸质文档上，并且全程是由手工去完成。这种信息化程度很低的档案管理方式致使档案管理的安全度缺乏保障，在档案资料收集、归档、储存和调用中容易出现各种问题。随着现代信息技术的飞速发展，信息化技术被准备运用于档案管理中，采用信息化技术可以实现纸质文档和电子文档双模式的方式进行档案储存，为人事档案管理带来诸多便利，同时极大提升了人事档案管理的效率和安全度，具有极其重要的意义。

1.1 促进单位用工管理水平的发展

对每个单位来说，人事档案管理工作中使用信息化技术可以有效的提升人事档案管理的质量和效率，同时也为员工办理各种必要的手续提供更多的便利，举例来说，可以根据个人人事档案来办理公积金和养老保险等，在工资调整和计算工龄的时候也可以有更加准确的参考依据。同时对员工的人事变动也可以提供更多的依据，从而对人事管理工作的顺利开展提供更多的优势条件。

1.2 为选拔人才提供更加充分和有效的依据

人事档案的内容比较多，涉及的面也比较宽，所以它也成为了反映个人信息的一个有效的依据，人事管理活动中，人事档案管理也是其中非常重要的一项内容，因为档案信息所涵盖的内容比较多，同时显示内容的时间跨度也非常大，所以如果继续使用传统的纸质档案就会造成很多的不便，这样也不利于档案管理工作效率的提升，而在人事档案管理工作中合理的应用信息化技术就可以将纸质文档变成电子文档，这就为记录和检索提供了更多的优势条件。这样一来也可以将员工的档案信息更加便利的及时的应用到单位正常运行中，管理者在工作的过程中完全可以根据单位的需要和员工的实际情况进行人才选拔和人员调动。

1.3 简化工作流程，提高人事档案管理效率

在以往的很长一段时间内，我国的人事管理一直都处在封闭的状态中，人事档案材料也大多以纸质的形式来保存，这种工作方式会使得人事档案的管理流程很复杂，同时需要完成的工作内容也非常的多，不容易查找到需要的档案信息。还容易造成优秀人才被埋没的状况，在工作中实施了档案信化之后可以对人事档案信息进行采集确认和生成以及归档，之后再进行利用，这样就使得档案管理人员在工作中不需要完成大量的人工工作，同时在这一过程中也可以随时的抽调需要的人事档案，同时也在这些档案中发现有潜质的优秀人才。

2 加强人事档案信息化的必要性

人事档案管理是各单位日常管理工作的重要组成部分，人事档案管理的信息化在单位管理中发挥着日益重要的作用。人事档案管理为各单位提供重要的人事变动数据，为单位做出各项经营决策提供重要的参考依据。提升人事档案管理工作信息化水平，有利于合理、高效优化人员配置，完善各职能部门人事数据，真实、快速、准确地记录人事数据，并建立起宝贵的人事数据资料库，从而提升人事档案管理工作效率，使人事档案管理工作水平更上一个新台阶。当前，我国许多单位在人事档案管理上面临各种问题，受各种瓶颈的制约，人事档案管理水平长期止步不前，不利于对专业人才数据的掌握，缺乏优秀的人才作为支撑，最终导致发展状况出现困境。

3 当前我国人事档案工作信息化中存在的问题

3.1 专业信息化档案管理人员缺失

我国信息化水平不断提高，同时我国人事档案管理过程中存在的一些硬件方面的问题也逐渐得到了解决，但是在信息化档案管理的专业人才方面还是存在着非常大的缺失，在我国的很多单位中都处在新老交替的阶段，老员工在工作中不能娴熟的应用信息技术，但是在自己的岗位上还没有退休，这就导致很多新的管理人员一直无法上岗，这样的状态就使得人事档案信息化管理无法很好的得以发展和实现。

3.2 信息化管理制度缺乏

虽然我国的一些单位在人事档案管理的过程中已经使用了信息化的管理方式，但是在相关制度的建设方面还是存在着很大的不足，这样也就使得档案信息化管理无法得到一个强大的制度支撑，人事档案工作的过程中也会呈现出非常大的随意性，所以也容易导致各种问题。

4 加强人事档案管理工作信息化需要注意的事项

4.1 必须转变思想观念，把信息化

管理作为人事档案管理的重要手段单位和档案管理人员一定要把思想观念从过去传统的档案管理模式中转变过来，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，为单位的发展提供有力的人力资源支撑。

4.2 建立健全人事档案信息化管理制度，使档案信息化管理更加科学、规范、合理

人事档案信息化管理篇（11）

中图分类号：F249.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0205-01

随着信息技术与计算机技术的不断发展，信息技术在各个行业中得到广泛的使用，为进各行各业的发展带来技术性的革命并对各行业的快速发展及行业水平的提高起到重要的推进作用。人事档案是对职工的思想、作用、业绩及经历等进行记载的重要资料，因此，信息化技术的管理在促进人事档案管理的工作中具有重要的作用，使人事档案管理的工作更加简洁和有效。

1. 人事档案资源信息化管理的优势

1.1 输入简捷及信息化数字的处理及时

信息化数字处理功能应用，可以快速及时的对人事档案资源进行处理并有效保证人事档案信息的连续性和动态性，应用数字化的处理功能，还可自动对人事档案的信息进行数据处理[1]。在人事档案管理中应用信息化技术，可以减轻管理人员对人事档案进行传统管理的劳动强度并在人事档案产生变动时及时进行有效的记载，快速登录变动职工的信息，保证人事信息的准确性与全面性，有效避免使用传统人事档案信息管理进行记载时出现断档和缺档的情况。

1.2 信息化的搜索与痕迹功能

应用信息化技术对人事档案进行管理，可实现信息化快速查询功能，这有利于人事部对职工的管理。领导在进行人事处理和人事决策时，可快速有效的对职工信息进行全面了解，进而有利于单位对职工绩效管理及员工培训等方面提供信息依据并实现人才配置的合理化。应用信息痕迹处理功能，可有效的推动职工合同法律化的进程。因信息化技术的痕迹处理功能可实现对所需信息人的资料进行准确、及时的采集，而在人事需变动调整时，信息化痕迹功能可以为人事档案的调整提供巨大的帮助，可有效的避免传统人事档案管理中出现的疏漏、问题，进而提高人事档案管理的工作效率。

1.3 信息化的保密功能

管理人事档案时要有较强的保密意识，在人事档案的管理中应用信息化技术对人事档案进行密码设置，就可以实现对人事档案进行保密，有效的防止人事档案信息对外泄漏。管理人事档案的工作人员，不仅要具备相关的信息化技术知识，还要加强对密码的保护，避免给单位带来不必要的损失。

2. 人事档案信息化管理的强化途径

2.1 加强人事档案管理信息化的功能建设

现今，人事局对人事档案的使用频率逐渐增加，人事档案在日常工作中的作用越加明显，而信息化技术的发展为人事档案的建设提供着先进的科技手段和科技知识，以加快对人事档案管理相关信息系统的架构。信息系统的建立，可实现人事档案的三大功能，即干部信息的查询系统、信息综合的开发系统及档案的检索管理系统。实现对相关干部信息的分析、预测和统计功能，体现人事档案的信息质量对人力资源管理的作用[2]。一是动态信息具有时效性，它能快速的处理突发性、紧急性事件所产生的信息。二是基础信息具有准确性，对档案信息进行严格的审查。三是经验信息具有指导性、超前性和探索性，以强化档案的编辑能力。四是政策信息具有针对性，确保信息为执行和决策服务。

2.2 完善人事局人事档案信息化管理体系

人事档案的信息化管理是当今时展的需求，人事局应加强对人事档案资源管理模式的创新，建立完善的人事档案信息化管理体系。因此，完善信息化档案管理的同时，需抓好三方面工作：一加强管理层对人事档案管理的重视并推进人事档案管理工作的运行，作为人才信息库的人事局人事档案，是人事局管理重要的组成部分，因此，人事局管理层应重视档案信息化管理，并为其创造条件，推进档案信息化管理工作的有序开展。

二提高人事档案管理职工的责任心和业务水平，人事档案管理工作是一项涉及职工重要个人信息的资源库，因此，要求档案管理员提高政治素质和业务水平。平时加强对档案管理员的培训和进修工作，建立一支思想素质较高、业务水平较硬的人事档案管理队伍。三科学地应用人事档案管理软件；四制定规范的人事档案管理机制。管理人事档案就应制定相关的管理机制并在工作中不断地健全和完善规章制度，充分发挥管理职能并重视对人才档案信息的更新和维护工作[4]。

2.3 加强对人事档案信息化系统数据库的建设

人事档案的信息化数据管理是一项繁杂而长期的工作，随着人事档案管理工作的发展，数据库的资料需要跟进更新。将复杂繁琐的人事变动通过信息化的加工变为简洁明了、量化真实的数字表格，为人事档案更精确的管理提供有力的依据。要落实工作，需从四方面着手：一创建人事档案最基本的信息资料库。包括职工的性别、学历、姓名、出生年月、职务、政治面貌、专业技术职称、工作简历和年度考核等全面的信息资料；二建立人事档案资料的目录查询数据资料库。依据姓氏和参工年限等方式对所有职工的信息进行归类，制定相关目录表并依此为根据对职工信息进行有序的编号，方便人事资料的快速查找；三对职工的工资可建立工资数据资料库。将全部职工的绩效工资和基础工资等进行详细的整理，以便快速查看；四建立人事档案相关材料目录的数据资料库。将全部职工的档案信息用计算机进行归档、储存和分类，实现人事档案管理数据化。

3. 结束语

人事档案信息技术化管理对人力资源的管理具有重要的作用，创建档案信息化管体系是实现人事档案网络化、电子化高效管理的重要途径。加强人事档案管理的信息技术化，不仅能避免传统档案管理模式中出现疏漏，还能提升人事局人事档案的管理水平，使人事档案管理向管理科学化和现代化的道路发展。

参考文献

[1]张玉双，田云，肖雨.刍议如何提高人事档案信息化管理水平[J].山东工会论坛，2015，21（1）：79-80.