事业单位人事档案管理研究

事业单位人事档案管理篇1

人事档案记录了个人信息，是单位选人用人的主要依据，也是人力资源管理的重要内容。近年来，随着市场经济体制的发展和完善，传统的人事档案管理理念、制度和模式暴露出弊端，必须进行创新和改革。对事业单位而言，人事档案资料具有参考、凭证、依据的作用，在转正定级、申报职称、办理社会保险等工作中均要使用档案。新形势下，通过信息资源整合与开发利用，提供优质的档案信息服务，成为人事档案管理的发展方向。以下结合工作实践，探讨人事档案管理的创新与服务模式的改革事宜。

一、人事档案管理工作创新改革的必要性

（一）适应事业单位体制改革需要

随着时代的发展，事业单位体制也在深化改革，改革的前提是了解单位发展历史，通过查看工作报告和档案信息，为改革工作提供决策支持。这其中，人事档案扮演了重要的角色。然而，传统的人事档案管理模式不再适用，甚至会为改革工作带来阻碍。创新管理工作，就是结合实际工作需求和特点，采用新理念、新技术、新方法，提高档案管理效率，从而加快事业单位的改革进度。

（二）满足档案信息化发展的趋势

信息技术的发展和普及，已经走进人们的日常生活中。在档案管理领域，传统的纸质档案逐渐被电子档案取代，不仅方便档案资料的查询和使用，而且能延长保存时间。基于此，创新人事档案管理工作，满足档案信息化发展的趋势，要求单位充分利用计算机、互联网、大数据等技术，为人事档案的保存、检索、使用提供服务，充分发挥电子档案的优势。

（三）促进人才在单位岗位间流动

事业单位进行人事档案管理，对于领导干部、专业人才的选拔和任用具有重要作用。对管理服务模式进行创新，一方面能对人员的经验、能力、特长进行分析，明确岗位职责，激发人员潜能，达到人尽其用的效果。另一方面，从人事档案的收集、整理等细节入手，助力单位更好地开展人才服务工作，促进人才在单位岗位间流动。

（四）提高人事档案的利用价值

新公共服务理论从市场和经济学的角度出发，对行政理念和价值进行重新塑造，建成一套新的理论体系。该理论强调：事业单位应为公共利益服务，服务是工作核心。相对应的，人事档案管理工作，也应该突出服务这个核心。创新人事档案的管理和服务模式，首先要对档案资料进行深度整合开发，提高人事档案的利用价值，更好地服务于单位人事工作，发挥出事业单位的职能作用。

二、事业单位人事档案管理现存的问题

（一）管理理念滞后

档案管理工作的开展，对管理者和事业单位均产生了正面影响，认识到档案的重要价值。但是，相比于其他业务工作，档案管理的投入仍然不足，尤其管理理念滞后。具体表现：

1.管理者对于人事档案的管理，停留在档案接收、保存层面，并没有进行开发利用；

2.业务工作和档案管理完全分离，未将档案管理纳入年度规划，只是被动性地提供档案信息查询服务；3.档案信息收集不全面，影响后续开发管理工作，并对绩效考核、档案资源整合等带来困扰。

（二）管理不够规范

人事档案管理工作不够规范，其原因主要有两个：

1.管理机制落后。单位内的档案管理制度不完善，难以落实日常管理规定，例如一些单位的奖惩制度缺失，管理者工作创新缺乏动力，习惯沿用传统的管理制度，出现管理不规范、不科学的现象。

2.管理方法落后。人事档案涉及的内容较多，其中包括人员个人信息，具有较强的隐私性。对人事档案资料进行管理时，应该划分涉密等级、设置访问权限。因单位的技术手段应用不足，配套管理制度缺失，影响实际工作效率，造成管理不够规范的问题。

（三）信息化程度低

相比于纸质档案，电子档案具有许多优点，事业单位为了满足改革需求，加快了信息化建设速度。但是，信息化程度低的问题尚未完全解决：

1.部分单位依然采取人工管理模式，档案数据不全，不仅更新较慢，而且查询时困难大。

2.单位引进了信息技术设备，但在实际应用环节缺少人才支持，数据采集、整理、存储、维护等环节存在问题，没有发挥出信息技术的优势。3.系统安全风险大，缺少必要的防御手段，因内部控制、安全防护不到位，存在档案信息泄露、黑客攻击、病毒入侵等风险。

（四）服务功能欠缺

事业单位的职能转变，并非一朝一夕就能完成的，从管理者变成服务者，不仅需要外在形象的转变，更需要主观意识上的转变。目前的主动服务制度欠缺，现有服务流程和档案利用需求不相符，提供的档案服务质量差、体验差，服务模式的改革阻力大。例如：单位领导的思想守旧，没有认识到人事档案的服务功能，相关的宣传工作不到位，管理者的管理活动受到影响。

（五）专业人才不足

1.事业单位从事档案管理的专业人才数量少，不少基层岗位由实习生或兼职人员担任，因缺少必要的知识和技术，档案管理质量不高。

2.人事档案的内容本身比较复杂，人员频繁流动造成传递、审核不规范等现象，进一步增加了管理工作量，这也是影响管理质量的一个原因。

3.缺少专业档案管理人员，不利于新技术、新方法的推广，给档案信息化建设带来阻碍。

三、人事档案管理创新与服务模式的改革途径

针对以上问题，结合事业单位人事档案的特点和管理需求，我们从理念、流程、技术、服务、人员五个方面提出针对性措施，助力管理创新与服务模式改革。

（一）更新管理理念。针对管理理念滞后问题，应更新管理理念。

1.变被动管理为主动管理。新时代背景下，管理者应树立主动管理的理念，将人事档案管理和人才建设、日常业务、发展决策相结合，深入挖掘档案信息的价值，提供完善的信息保障。

2.注重团队协作。管理者以个人为单位开展人事档案管理工作，虽然满足信息采集和保存利用的要求，但服务功能没有发挥出来。管理者应从档案资源开发的角度入手，围绕管理、技术、行政岗位，组建人事档案管理团队，以团队为单位开展管理工作，为单位发展提供数据支持。3.强化部门沟通。人事档案管理过程中，档案部门应和其他部门加强沟通，消除部门壁垒和信息孤岛，实现信息资源的互联共享。遇到管理困境时，从其他部门获得帮助和支持，推进档案管理体系的创新，提高管理效率和质量。

（二）规范管理流程

针对管理不够规范的问题，应规范管理流程。

1.健全管理制度。事业单位建设人事档案管理制度条例时，可以从国内外先进的管理经验中汲取养分，寻找成功的管理方法为我所用。例如：对电子档案进行整理时，严格执行规章制度，保证信息的真实性和完整性；如果电子档案需要长时间保存，要和纸质档案同时归档；具有保密要求的档案，应采取合理的保密技术手段等。

2.优化管理流程。人事档案管理工作的顺利推进，需要有整体规划，要求管理者深入分析部门特点、发展目标，开展调查论证工作，建立可行的管理计划方案。以电子档案的管理为例，建设信息化管理系统时，应兼顾时效性、灵活性、可拓展性，才能对管理流程进行梳理和优化，改善档案使用者的体验。

（三）推广信息技术

针对信息化程度低问题，应推广信息技术。

1.建设人事档案数据库。结合事业单位的规模，确定数据库的架构和功能；前期准备时应收集、完善人事信息，作为建立电子档案的基础，利用数学模型测试可能存在的管理问题；然后对问题进行总结和处理，不断完善数据库，从而提供更好的管理服务。

2.加强信息化宣传。大数据时代，信息技术不仅用在人事档案的管理上，还能用在其他类型档案的管理上，以及单位日常业务活动的管理上。基于此，应大力宣传信息技术的优势，充分利用宣传栏、官网、微信公众号等媒介，营造出良好的信息化环境氛围，对职工产生潜移默化的影响，积极配合信息化建设。3.落实安全管理工作。将信息技术应用在人事档案管理中，虽然提高了效率和质量，但也带来了风险隐患。第一存储安全方面，采用备份和恢复机制，数据丢失能及时找回，保证档案资源的完整性。第二使用安全方面，将单位网络分为内网和外网，调用人事档案时需要使用内网；外网用户需申请账号、密码，数据库设置访问权限。

（四）完善服务体系

针对服务功能欠缺问题，应完善服务体系。

1.利用人事档案开展线上、线下服务时，单位可在档案法、档案工作条例的指引下，编制《人事档案服务手册》，为服务工作的开展提供政策保障。同时，对管理者进行培训，转变服务意识，采用标准化、精准化的管理方法，为档案使用者提供良好的服务体验。

2.对服务方式进行创新。在单位领导的带头下，组织档案管理部门所有人员，以利用率较高和职工需求密切相关的档案为核心，开通就地查询、馆社联动、全区通办等服务项目，提高档案资源利用率，促使档案资源惠及更多人。

3.建立并完善人事档案的服务制度，从安全保管、开发利用等方面入手，确保服务制度和实际工作需求相吻合。

（五）提高人员素养

针对专业人才不足问题，应提高人员素养。

1.专业人才招聘环节，应按照单位人事档案管理的实际要求，对人才提出对应的要求，既要有扎实的理论知识，又要具备必要的技术技能，同时有良好的人际沟通能力、团队协作精神等。

2.现有管理团队“传帮带”。新职工的优势是工作热情高涨，具有较强的创新意识；老职工的优势是管理经验丰富，掌握了一定的工作技巧。通过老带新、熟带生，可以提高整个管理团队的综合业务能力。3.根据人事档案管理工作的要求，单位应定期组织档案管理者进行培训学习，从理论知识、技术方法、职业素养等多个方面入手，采取多样化的教育形式，例如讲座、竞赛、进修等，激发管理者的主观能动性。

四、实例分析

以某高校为例，对人事档案管理现状进行梳理，明确存在的问题，分析问题原因，并提出针对性的解决对策，以创新人事档案管理、改革服务模式。

（一）存在的问题

某高校属于公立大学，是省属工科类高等职业院校，人力资源管理采用聘用制，人员流动逐年递增，导致档案管理工作难度提高。目前存在的问题主要有：1.为了争夺人才，档案重建现象时有发生，导致部分流动人员出现一人多档的情况，不仅影响相关规定，而且带来人力管理风险。

2.档案资料收集不完整，在应届学生中，档案材料缺少项目有：学籍材料、党团材料、报到证等；在工作人员中，档案材料缺少项目有：离职证明、工资表、聘用合同书等。

3.档案利用率不高，一是定期存放职工个人档案材料，没有全部进行数字化处理；二是档案具有保密性，查阅使用限制多，审批手续繁琐，尚不能提供高效的查询服务。
4.档案管理过程中，没有突出服务功能，管理者被动提供服务，缺少必要的激励措施，服务时缺乏热情、责任感不强，没有全身心投入档案管理中。

（二）原因分析

针对以上问题，分析原因在于：

1.档案管理意识淡薄，分散管理和多头管理存在弊端，导致监督工作不到位，影响人力资源的合理配置。

2.管理制度本身滞后，以档案制度、管理制度双轨制为例，负面效应产生双重标准，一旦出现大范围人员流动，档案转移时会出现混乱。

3.管理方法长期未更新：一是缺少长期性的规划布局，二是硬件设备跟不上，三是缺少复合型管理人才。

4.管理工作执行过程中存在不规范现象。

（三）解决对策

结合该高校的实际情况，在人事档案管理中制订的解决对策如下：1.完善管理制度体系。一是调整收集范围，完善收集制度，保证人事档案资料的完整性，做到材料齐全、系统成套、数量适当。二是保证档案材料的真实性与及时性，做好审核工作，严格按照要求转递人事档案，履行移交手续。三是规范管理，避免错放他人档案，清理重复或不需归档的内容，存档材料放原件，归档手续要完备等。四是利用信息技术对档案开发利用，将档案材料数字化，实现人事档案纸质和数据格式共存；做好网络信息安全工作，对有档案保管权利的部门设置访问权限，通过网络调阅档案。2.建立服务管理模式。一是树立公共人事档案理念，档案材料尽量全面反映出当事人的技能、品德、绩效、廉洁等信息，为单位及个人提供便利服务。二是创新服务模式，档案使用不再局限于单位的人事管理部门，可以在政策允许范围内探索社会服务化管理模式。三是在政府主导下，建设高校人事档案中心，政府、高校、档案管理中心通过分工协作，更好地发挥出人事档案的社会服务功能。

五、结语

综上所述，创新人事档案管理方法、改革服务模式，是人事档案管理工作的必然发展方向。文章结合目前档案管理存在的问题，从更新管理理念、规范管理流程、推广信息技术、完善服务体系、提高人员素养五个方面提出应对措施，为档案的开发利用奠定基础，促进档案管理水平不断提升。

作者:沈晓容 单位:福建省泉州市公安局警务辅助中心

事业单位人事档案管理篇2

人事档案管理是事业单位运转过程中的重要内容，对事业单位的稳定发展和信息安全有着重要影响。对此，事业单位在开展人事档案管理工作的过程中需要积极转变管理方式，有效引进信息化管理技术，进而从根本上提高人事档案管理水平，促使事业单位人事档案管理逐渐向系统化、规范化和标准化的方向跨越。

1人事档案管理内容

1.1材料归档

事业单位在开展人事档案管理工作的过程中，需要对新的档案材料以及文件进行有效分类。一是划分人事档案材料，分析档案信息是否满足档案归档的具体要求；二是在档案归档的过程中，结合工作人员以及岗位的具体属性、档案应用方向和材料内容进行细致研究，明确档案的具体位置；三是结合档案管理目录，有针对性地补充材料，保障归档属性和归档方式的合理性和科学性；四是在档案中纳入全新材料。

1.2检查及核对档案

核对事业单位人事档案时，需要对人事档案进行详细的检查，保证档案的系统性和完整性。在检查人事档案内容的过程中，除了要检查人事档案是否出现遗漏、信息是否无误等之外，还需要仔细检查人事档案的储存环境，比如档案储存库的安全性能和环境是否良好等。

2事业单位人事档案管理的重要性

2.1保障信息的真实性

对于事业单位而言，人事档案管理环节也是全面体现工作人员能力的重要环节。工作人员需要全面构建比较完整的人事档案，以此为事业单位提供有效且真实的管理依据[1]。例如，事业单位在人事任命时需要借助真实且有效的人事档案，如果这些档案存在问题，就很难为人事任命提供依据。此外，事业单位在整理、收集、保管和分析人事档案的过程中如果出现操作不规范的问题，也会影响档案的真实性。

2.2全面体现人事问题

通过分析事业单位人事档案的建立过程发现，构建规范化和标准化的人事档案管理体系除了能使工作人员全面了解自身工作内容之外，还能全面体现人事问题，有效满足事业单位全面了解相关部门及岗位人才匹配情况的需求。比如，细致的人事档案除了能使管理部门全面了解相关部门当前人力过剩或短缺等问题之外，还能使管理部门了解相关岗位的技能要求，进而科学、合理地调整岗位。

2.3规范企业工作

通过对标准化和规范化的人事档案管理体系进行分析发现，在体系构建时需要制定标准化绩效评定制度。通过这种评定方式来衡量相关工作人员是否能够满足岗位要求，进而促进事业单位的规范化和标准化发展。在事业单位人事档案管理的过程中，实际管理制度和相关部门、岗位之间的联系比较密切。对此，事业单位在制订档案管理工作方案时，需要结合具体制度以及相关岗位要求进行管理，推动事业单位的规范化发展。3事业单位人事档案管理存在的问题3.1信息化管理水平低随着互联网技术的发展，事业单位在开展人事档案管理工作的过程中逐渐向信息化管理方向发展，这也是实现规范化、全面化和标准化管理的必然要求。但当前很多单位仍然采用传统纸质档案管理方式，很难满足人事档案信息化管理的需求，而且这种管理方式容易造成较大的人力、物力和财力浪费，不利于人事档案管理实现安全性、精准性和完整性的管理目标。这些问题都是导致人事档案信息失真的主要原因，若无法从根本上保障人事档案信息的安全性和保密性，就会对事业单位的长远发展造成不利影响[2]。对此，在人事档案管理的过程中，需要有效借助信息化管理方式，以此保障事业单位有序、稳定发展。3.2档案管理意识欠缺高效的档案管理方式对事业单位的发展具有重要的促进作用，但在具体实施过程中，很多管理部门及相关领导更加重视业务拓展和经济发展，这也是档案管理人员管理意识欠缺的原因之一。忽视档案信息管理对单位和部门发展的重要意义，使得人事档案管理工作仅停留在表面上，甚至有些管理人员工作态度敷衍，导致档案管理工作无法全面落实。在人事档案管理的过程中，如果无法保证档案的系统性和真实性，就会使人事档案管理失去意义，进而对事业单位工作的开展产生不利影响，制约事业单位的稳定、高效和可持续发展。

3.管理能力欠缺

当前，很多事业单位在开展人事档案管理工作的过程中，主要管理人员由其他岗位转岗而来，导致相关管理人员专业水平不足，甚至不具备人事档案管理的基础条件。同时，部分管理人员工作态度不积极，很难满足人事档案管理最基本的要求，也无法及时跟上社会发展的步伐[3]。随着信息技术的快速发展，档案管理工作不能仅依靠人力，还需要引进科学的管理设备和信息化系统，这种管理方式对相关管理人员的信息技术水平提出了更高的要求。此外，部分事业单位人事档案管理人员存在兼职管理现象，适应岗位的时间较短，流动性较高，这在某种程度上也制约了事业单位人事档案管理的发展。

4事业单位人事档案管理策略

4.1加强档案管理思维

在人事档案管理的过程中，档案文件的管理和录入较为重要。管理部门需要发挥带头作用，强化管理人员的管理意识。管理人员需要按照具体要求录入档案信息，从根本上解决信息失真、不完整等相关问题，满足录入信息真实性和系统性的要求。此外，管理人员需要主动学习先进的管理方法，并将这些管理方法融入具体工作中，建立具体和具有权威性的相关管理制度，为后期的管理提供依据。人事档案管理具有较强的复杂性和系统性，若缺少合理和科学的管理模式，就会影响人事档案管理工作的开展[4]。因此，管理人员需要突出管理意识，结合人事档案管理现状，全面优化和完善相关管理制度。相关管理部门、领导以及工作人员需要高度重视管理过程，采用高水平和高层次的管理方式开展档案管理工作。此外，管理人员在使用档案和资料收集的过程中都要严格遵守规章制度，不断优化管理措施，提升人事档案管理水平。与此同时，落实好人事档案管理制度需要管理人员具有责任意识，还要将个人绩效和标准化、规范化的管理工作相结合，这种管理方式能够提升人事档案管理部门的建设水平。

4.2强化人才引进措施

要想满足事业单位人事档案管理规范化、专业化和系统化的管理需求，就需要引入先进的管理制度和专业技能人才，不断为事业单位人事档案管理的规范化提供新的发展动力，进而使管理人员摆脱传统的管理思想，学习先进的管理方式，制定出比较先进的管理制度。在此基础上，人事档案管理部门需要高度重视对现有管理人员的理论基础和技能的培训，以此全面提高管理水平和效率。

4.3深挖管理中存在的问题

人事档案管理体系的构建和完善需要结合事业单位的具体情况，全面探究管理时可能存在的问题，结合相关单位、相关部门和工作人员的实际工作情况，制定能够满足当前人事档案管理需求的制度；从档案调取、录入和归档等方面开展工作，将档案的录入者、查阅者、管理者、被记录人纳入制度管理中。同时，专业管理人员是保障人事档案规范化管理的基础，如果管理人员的综合素质不高，缺乏全面的管理思维，就很难满足人事档案管理规范化和标准化的管理需求。对此，在开展人事档案管理工作的过程中，需要高度重视管理人员的综合素质，以此作为人事档案管理的基础，积极打造高水平的管理团队。具体措施有以下几点：一是积极探索，培养专业技术人才，有效提高管理人员的专业技能和理论水平。二是要全面打造具有较高专业化水平的管理团队，提高管理人员的综合素养，在培养和优化专业管理人员综合素养的基础上有效提高其管理水平。 

4.4优化档案管理效率

近年来，现代化技术的发展如火如荼，很多事业单位在开展人事档案管理工作的过程中注重引入数字化管理技术，以满足事业单位人事档案管理的需求。通过学习数字化管理技术，能够提高事业单位的人事档案管理水平[5]。对此，部门建设需要借助先进的科学技术，建立起比较完善的人事档案信息库，缩减档案管理流程，缩短档案管理时间，提升档案管理效率。

4.5整合信息化管理平台

在平台应用中，可以借助硬件设计搭建人事档案管理平台。本文将某事业单位作为实际案例，对其平台应用效果进行验证。为了有效阻止非档案管理人员进入平台，需要在软件开发阶段设计登录窗口，将登录界面显示在上位机显示器上，输入密码和账号后才能进入平台。需要设置的人事档案资源属性以表1为主。通过对上述资源进行整合，借助遗漏数据统计软件来统计遗漏量，将其制作成表格的形式（见表2）。表中整合率的主要计算方式为整合量与“整合量+遗漏量”之间的百分比。通过分析发现，在整合的过程中四项整合率分别为99.7%、99.0%、97.3%和98.3%，这些整合率数值均高于人事档案管理所需要的95.0%。通过分析整合遗漏数据发现，其多数都属于利用价值较低的资源，不会对事业单位的发展产生影响。平台，结合平台的服务器进行选择。其在平台核心硬件的选择上，可以选用安装PowerEdgeR740型号的服务器，该服务器有4个4TB硬盘、2个480GB硬盘以及2个CPU；服务器的内存以4×32GB为主；所采用的结构以机架式为主；服务器的主要尺寸大小为82.3mm×426.0mm×702.3mm。在该服务器的使用过程中，该型号数据库中所涉及的ProSupport能够满足平台24×7远程运行需求，进而满足事业单位人事档案管理相关程序应用的需求，促使各种资源达到均衡，使其具有一定的经济性和可扩展性，满足档案数据变化的现实需求。

5.上位机显示器

在上位机显示器的应用中，主要采用的平台借助C/S架构，不断在平台的客户端有效整合管理信息并安装相关软件，同时，在上位机现实界面上展现出人机交互界面，通过这种方式来满足平台用户的操作需求以及访问和查询后台档案数据库的要求[6]。而在上位机显示器的选择中，需要借助型号为SD4-6560的19—65寸落地卧式电容屏触查询一体机，同时将VisualC++引入该型号的显示器中，有效开发相关平台的软件操作界面。因此，借助该型号显示器，平台用户可以有效查询相关人事档案信息。触屏查询的方式能够体现出平台的交互性，满足用户信息查询的需求。在事业单位发展的过程中，人事档案管理部门的建设具有重要作用，同时人事档案管理工作也是档案管理部门开展工作的重要基础和内容。因此，事业单位要想有效提升人事档案管理效能，就需要在日常管理工作中积极创新，全面深化落实标准化、规范化管理方式，且在管理中融入信息化管理措施，通过这种方式提升人事档案管理水平、管理人员的专业素养以及管理质量。

作者:沙金 单位:中共甘南州委党校

事业单位人事档案管理篇3

一、引言

在事业单位的各项工作中，人事档案具有重要作用，可以通过其了解人才的个人经历和教育背景等信息，增强人才选拔工作的科学性和合理性。所以事业单位需要积极革新人事制度，创新管理理念和管理模式，解决当前工作中存在的问题，强化人事档案管理工作，为事业单位管理工作的开展提供助益。

二、人事档案管理的内涵以及重要性

（一）人事档案管理的内涵

人事档案是指记录个人主要情况的材料，如教育背景、政治面貌以及工作经验等，其是工作调整的主要依据，也在职称申报中起着重要的参考作用。人事档案具有较强的法律效力，具有真实性和机密性等特点，是重要的历史材料，在事业单位的招聘和考核中发挥着重要作用。人事档案管理主要包含保管制度和利用制度，前者是指材料的归档和保密等制度，后者主要包括借阅手续和相关证明手续。人事档案管理对单位人事工作的开展具有重要影响，有助于人员考核，以及进一步优化改进管理制度。对于事业单位来说，要想充分发挥人才资源的优势作用，就要做好人事档案管理工作，合理对人员结构进行调整。

（二）人事档案管理的重要性

一方面可以改善人事结构。在事业单位人事档案中，主要包含人员的教育信息、家庭信息和政治面貌等，在招聘人才的过程中，会对这些档案信息进行严格的审核。但为了保障人才招聘的公平，事业单位还需进一步优化自身的人事管理结构。在对档案进行管理时，通过利用管理系统，可以实现对档案资料的汇总，简化管理内容。但同时，相关单位还应根据实际情况，对管理工作进行合理安排，发现素质较低的人员，严格进行惩戒，保障单位内部的有序运营。另一方面，可以增强内部管制。当前很多事业单位将财务和人事等工作结合在一起，却没有合理评估其有效性。如事业单位人事管理是否具有完整的规划，能否实现其社会职能[1]。同时，在事业单位开展内部管理工作时，其中的关键因素是人员，这样通过优化人事管理制度，可以强化人事管理成效，并通过增强内部管理，调动工作人员的工作积极性。

三、事业单位人事档案管理的现状

（一）忽略人事档案管理工作

很多人认为人事档案管理工作比较简单，只需要保管一些档案资料，避免其出现损坏或者丢失等意外情况，能够提供相应的查阅服务，就能完成自身的工作任务。这样的观点是片面化的，并没有真正认识到人事档案管理工作的价值，不利于人事档案管理工作的开展。并且从事该项工作的人员也不会取得重大的成就，受到领导的重视。并且部分单位将工作重点放到了业务上，相关高层人员只知道档案管理的大概情况，缺少对其实质性内容的了解，导致相关工作人员不能端正自己的工作态度，管理质量难以提升[2]。

（二）缺少完善的基础设施

事业单位人事档案主要有纸质资料和电子档案资料这两种形式的呈现。但在很多事业单位中，仍然采用传统的硬件设施，缺少完善的基础设施，没有配备相应的档案录用电子设备，扫描仪和网络等相关设备也不齐全，严重影响了人事档案管理工作的信息化发展。同时，相关档案管理人员不够稳定，经常发生人员流动，并且已经呈现老龄化的趋势，很多人员不能适应信息化发展的需要。

（三）管理制度不健全

现阶段，事业单位在开展人事档案管理工作的过程中，管理制度不够健全，缺少明确的管理标准，严重影响了人事档案管理的质量。各个部门之间各有其档案标准，缺少沟通合作，没有统一对档案管理工作进行分析，制定相应的统一标准，加大了人事档案管理工作的难度，不能实现相关信息的共享，不利于人事档案管理工作水平的提升。

（四）人事档案记录不够全面

在个别单位进行人事档案管理的过程中，存在记录不够全面的问题，导致档案残缺，影响其使用，也不利于管理工作的开展。同时，一些管理人员工作态度不够认真，在录入档案时，录入一些虚假资料信息，导致人事档案失真，影响管理和考核等工作的开展[3]。并且在更新档案信息时，没有记录最新的资料，还需要进一步完善。

（五）信息化管理水平较低

在传统的人事档案管理工作中，在对相应档案资料进行管理时，往往采用纸质的形式，不仅不能保障档案资料的安全，影响其使用效率，也在一定程度上阻碍了其管理信息化的发展。一些事业单位虽然引进了信息化管理系统，却并没有将信息化管理落实，仍然存在传统纸质管理的现象。使用纸质化的记录方式对员工信息进行记录，这样在查阅相应资料时，需要分别从管理系统和纸质文件中进行查找，不仅加大了工作难度，也难以保障工作质量。

（六）工作人员专业性有待提升

人事档案管理人员的专业水平和职业素养直接影响着实际管理效果，主要由于该项工作涉及的内容比较全面。但一些事业单位的人事档案工作经常是由其他岗位的人员兼职，而不是专职人员。这些兼职人员还需要完成其他的工作任务，不能将所有时间放到档案管理工作上，并且本身也不是相关专业毕业，难以保障管理效果。并且一些事业单位不能对人员进行合理调配，使得档案管理人员频繁发生流动，降低了档案管理质量。将负责档案管理的人员调离，新的职员还需要一段时间适应工作岗位，这样必然会对管理工作产生负面影响。另外，由于事业单位没有给予这些人员合理的晋升渠道，相关激励措施也不充足，导致一些档案管理人员不能认真对待自身工作，不利于管理水平的提升。

四、优化事业单位人事档案管理的多元路径

（一）加强对人事档案管理工作的重视

事业单位的高层人员应认识到人事档案管理工作对发展的积极影响，加强对其重要性的宣传，帮助所有工作人员正确认识该项工作，转变落后思想，并将相关工作落实到日常工作内容中，在适当优化的基础上，加大管理力度，为单位的进一步发展创造有利的条件。相关决策人员应加大资金投入，对于表现突出的档案管理人员给予相应奖励，以激发员工的工作热情，提高管理效率。同时，相关档案管理人员要深刻认识到本职工作的重要性，端正工作态度，提高管理质量。

（二）完善基础设施

只有具备完善的基础设施，事业单位才能推动人事档案管理工作的信息化发展。因此，事业单位要根据人事档案工作的实际需求，加大资金投入，购进相应基础设施，如计算机和扫描仪等。在这个过程中，还需建立信息化管理系统，增强人事档案管理工作的统一性，并加强规范化建设，安排专门的人员负责档案管理工作，并将档案单独进行储存，采用电子档案的形式，提高管理效率，也能实现信息共享。在信息化时代下，对于事业单位来说，要实现进一步的发展，就要紧跟时代趋势，重视人事档案的电子化，完善基础设施，降低档案管理人员的工作压力，也能节省人工成本，提高管理效率和质量[4]。另外，在实现电子化档案管理的过程中，也不能忽视安全防护工作，以免出现信息泄露的情况，造成不良影响。同时，相关档案管理人员应在提升自身工作能力的基础上，不断强化信息化意识，能够熟练应用计算机，提高整体信息化管理水平，进而保障事业单位的可持续发展。

（三）健全管理制度

在事业单位各项管理工作中，人事档案管理工作具有较强的复杂性和综合性，需要多个部门合作，才能提高档案管理质量。在实际操作的过程中，一般采用分工协作的方式，合理对档案资料进行收集和处理。所以要健全管理制度，对相关人员职责进行划分，保障分工的科学性，形成档案的系统化管理，完善管理网络。在这个过程中，事业单位也需要基于效率提升原则，合理对人事档案管理工作进行优化[5]。另外，为了避免人员流动影响管理工作，降低人事档案管理效率，需要将人事档案管理模式进行转变，形成社会化的管理模式，集中管理人事档案，避免资源浪费。所以事业单位应积极健全管理制度，提高人事档案管理质量，为相关运营决策工作的开展提供数据支持。

（四）保障档案管理的全面性

在实际开展人事档案管理工作的过程中，主要的工作内容就是有效保存人才的基本信息，并将其作为后续相应工作的开展的依据。所以必须保障档案信息的全面性和真实性，才能真正发挥管理的价值。相关档案管理人员在开展工作时，要具有高度责任意识，掌握人员的相关信息，及时对其进行整理，确保信息的真实性和有效性，杜绝出现档案造假的情况。另外，相关管理人员要全面掌握员工信息，完善相关资料，这样才能提升档案的实际使用效果，确保考核和评职称等工作的合理进行。

（五）促进管理信息化发展

现阶段，互联网信息技术高速发展，在各个行业得到了广泛应用，具有较强的实用性。所以事业单位人事档案管理工作也要积极使用信息技术手段，建立信息化管理系统，并有效落实信息化管理。通过这样的方式，能够直接对所需资料进行提取，大幅提升工作效率，也能保障档案管理质量。但要注意避免出现形式化管理，确保相应管理措施的有效落实，并做好信息保密工作，保障电子档案资料的安全。同时，事业单位要加强向其他先进单位的学习，引进新型信息技术管理理念，积极培养技术型人才，实现信息化管理模式，提升整体管理质量，为相关工作的开展提供数据支持。

（六）提升工作人员的专业性

事业单位应加强对人事档案管理岗位的标准化要求，在引进人才的过程中，保障其公开性和公平性，杜绝任何不正当手段，确保每一个职员都符合岗位标准要求。同时，事业单位应定期开展培训活动，或者组织相应的知识讲座，提高人员的专业能力，确保其掌握过硬的专业技能，强化其责任意识，促进管理人员综合素质的提升。同时，人事档案管理人员还需积极学习先进的管理经验，事业单位可以邀请优秀团队举办讲座，分享相关工作经验，进而培养管理人员的专业能力。并且聘请专家，引进先进技术，帮助人事档案管理人员学会先进的管理技术，实现信息化的档案管理模式，保障管理效果的优化。建立完善的人才激励制度，及时对优秀员工进行奖励，激发员工的工作热情，避免人员频繁流动[6]。另外，在进行人事档案管理人员调配时，应根据实际情况，合理进行人员配置，确保相关人员能够在岗位上充分发挥自身优势。

五、结语

事业单位要真正认识到人事档案管理工作的重要性，对于当前存在的忽视人事档案管理，缺乏完善的基础设施，管理制度不健全，档案记录不够全面以及工作人员专业性有待提升等问题，需要事业单位加强对人事档案管理的重视，完善相应基础设施，健全管理制度，保障档案记录的全面性以及提升工作人员的专业性，加强人才培养等，促进人事档案管理工作质量和效率的提升，进而保障事业单位的长远稳定发展。

参考文献：

[1]阿日古娜,张慧荣.事业单位人事档案规范化管理的重要性分析[J].兰台内外,2022(04):22-24.

[2]黄小玫.浅议大数据背景下事业单位人事档案管理工作[J].文化产业,2021(36):145-147.

[3]杨丽丽.新时代事业单位人事档案规范化管理建设探讨[J].大众标准化,2021(23):206-208.

[4]孙波.新时代事业单位人事档案管理工作探析[J].黑龙江档案,2021(05):150-151.

[5]吴凡.关于做好事业单位人事档案管理工作的思考[J].办公室业务,2021(20):152-153.

[6]赵越.数据化在事业单位人事档案管理中的实践[J].办公室业务,2021(20):67-68.

作者:黄桂桢 单位:泉州市西北洋滞洪排涝中心