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地质档案管理大全11篇

时间:2023-05-16 16:01:27

地质档案管理

地质档案管理篇(1)

中图分类号:G271 文献标识码: A

地质档案资料是地勘单位长期科学技术活动的真实记录,也是地勘单位科技成果的集中体现,对地勘单位的发展具有重要的意义。在国家实施《地质资料管理条例》后,随着国土整治、城市规划建设及矿业开发等工作的陆续展开,社会对各种矿产资源信息的需求量越来越大,使地质档案的管理与利用愈发重要。因此,如何提高地质档案的管理水平及利用效率已成为地勘单位工作的重点。

地质档案管理及利用的现状

从我国成立以来,地质勘探工作已积累了大量的地质档案资料,对我国地勘单位的发展具有重要的意义。这些地质档案资料就是地质工作者在艰苦的环境中长期工作积累的智慧结晶,这不仅是地质勘探工作的真实记录,也为地勘经济的发展奠定了基础。现阶段,随着我国工业化、农业化及城镇化的快速发展,对资源能源的需求量不断增多。因此,加强地质勘探工作,以实现资源找矿的重大突破。2012年10年,我国通过了《找矿突破战略行动纲要》,使找矿突破工作真正成为我国的一项战略性工作,为地勘单位的发展带来了新的机遇。因此,地质勘探单位必须要以地质资源勘查为重点,加大地质找矿的力度。在地质找矿突破工作的环境中,应加大技术力量的投入,通过二次开发与研究地质档案,以将地质档案的再利用价值充分挖掘出来,能更好地为地质找矿工作提供基础。因此,如何实现地质档案的有效管理与充分发挥出其利用价值,已成为当前地质勘探单位的重点研究课题。

地质档案管理及利用中存在的问题

2.1档案管理资金投入不足

部分地勘单位只重视其近期的收益与发展,缺乏地质档案管理意识,对档案管理的重视程度不足,没能将地质档案管理工作摆在应有的位置上,对档案管理方面的资金投入较少,使档案保管设施严重缺失,如部分单位并没有标准的档案保管库房,且保管方法落后,保管装具严重缺失,使档案在管理的过程中容易出现损毁的现象。

2.2档案管理不规范

部分地勘单位在将档案归档的过程中,对档案缺乏科学的分类,且缺乏明确的立卷,使档案的管理无法达到准确、完整、系统、清晰、规格、安全等方面的要求。如一些地质档案,尤其是重要矿区的地质调查资源及物化探资源,由于在管理中的借阅次数较多,使该部分档案资料出现不同程度的损毁;还有一些地质档案由于保管的时间过长,造成纸质老化,使文字及图像等模糊不清,导致档案资料在使用的过程中受到影响。

2.3 档案管理人员的综合素质有待提高

在传统档案管理工作中,都是以手工作用为主,使多数档案管理人员错误地认为档案管理只是简单的抄写、记录工作。由于传统管理观念的影响,使管理人员对地质档案管理工作不予重视,且缺乏合理的人才配合及有效的培训,导致管理人员的综合素质普遍较低,主要体现在:档案管理人员的文化程度较低、专业不对口、缺乏档案管理理论知识与经验、计算机操作技能较低、对信息化管理兴趣不足、信息化档案资源的开发及利用能力较低等,对地勘单位的档案管理及利用造成极大的影响。

加强地勘单位档案管理及利用的建议

3.1加大档案管理方面的投资力度

地勘单位必须要有良好的档案保管环境,以提高档案的管理水平,从而延长地质档案的利用寿命。因此,地勘单位必须要加大档案管理方面的资金投入,通过添置现代化的档案管理设备及完善相关的管理设施,同时保持档案库房的干净整洁,做好档案库房中的防火、防潮、防虫、防盗工作,以保证档案的完整性与安全性。

3.2规范化的地质档案管理

地勘单位必须要严格按照相关法律法规的要求将地质档案的接收、整理、鉴定及保管工作做好,严格控制档案管理的每个环节,以实现规范化管理的目的。这就要求做好以下几点:(1)把好档案收集归档关。由于地质工作具有工作点多、工作时间较长及工作面广等特点,因此每个地质项目都贯穿着立项至验收的全过程。每个阶段的材料都必须严格按照“谁负责、谁立卷归档”的原则,明确项目负责人的工作职责,以将地质档案资料及时、准确、完整地移交到档案管理部门。而档案管理者必须要根据管理标准做好档案的入库审查工作,以形成双向制约机制,从而提高地质归档资源的质量。(2)把好档案整理关。根据地质档案管理的相关规定,在有效保管及利用的基础上,对已收集好的文字、音像等资料进行科学地分类,并做好档案资料的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作,并进行科学的保管,同时加强检查力度,对损毁的档案资料进行修复。对于电子文档资料也要严格按照相关的要求进行管理,切实做好档案目录信息的登记工作,以保证档案现代化管理。

3.3提高管理人员的综合素质

随着社会经济的不断发展,地质档案的管理与利用已朝着信息化的趋势发展。因此,档案管理人员必要熟悉计算机应用技术,并具备一定的专业知识,以满足档案信息化收集、管理及利用的需求。因此,要将地勘单位管理人员综合素质的提高作为档案管理工作的重点。这就要求地勘单位应加大管理人员的培训力度,并鼓励与引导管理人员多学习,同时引进先进的技术人才,选送人员参加培训,以为管理人员的学习提供基础。并采取一定的奖励手段,以提高管理人员的学习兴趣,提高其学习积极性,有利于形成良好的学习氛围,使管理人员能主动积极加强学习,从而不断提高其理论素养及专业素质,以为地质档案管理工作提供更好的服务。另外,还要提高管理人员的信息化应用水平。为了更好地实现地质档案的信息化管理,提高地质档案的信息化服务水平,地勘单位必须要根据自身的发展需要,组织管理人员参加相应的计算机知识培训活动,以提高档案管理人员的计算机录入及网络知识等水平,使管理人员能熟悉掌握计算机等现代化技术,并将现代化技术充分应用到档案管理工作中,建立目录检索数据库及全文数据库。而目录检索数据库与全文数据库的建立工作对提高地质档案管理水平具有重要的意义。目录检索数据库的完成难度较小,而全文数据库的建立则需要较大的人力物力及时间,工作量较大,需逐步推进。在档案目录检索数据库建立起来后,管理人员可按照借阅者的要求,在计算机中输入相应的资料名称、工作时间等关键词,就能快速将数据库中的相关地质档案资料信息检索出来,能为借阅者提供便捷、准确的服务,从而提高档案管理工作的效率。而全文数据库则是通过应用计算机扫描、拍摄的手段,在计算机中录入纸质档案,并建立相应的电子文档号。管理人员可按照借阅者的要求,在计算机中输入所需档案相应的电子文档号,就能快速将数据库中的相关地质档案资料信息检索出来,不仅有利于档案资料的查阅,还有利于延长纸质档案的保存寿命。因此,加强对管理人员的培训,不仅提高管理人员的信息化应用水平,还能提高管理工作效率,对地勘单位档案管理信息化提供技术支持。

3.4促进地质档案的二次开发利用

对于地勘单位而言,档案的管理是手段,而档案的利用才是目的。地勘单位通过多年的工作,已收集了大量的地质档案资料, 为人们对城市规划建设、矿业开发等方面利用提供了重要的资料、数据参考。因此,档案工作必须由传统的被动服务形式逐渐转变为现代化主动服务形式,以为地质工作提供有效的服务。通过对现有的地质档案进行开发及研究,以将地质档案的潜在价值充分挖掘出来,从而提高地质档案工的利用率。由此可见,通过对现有的地质档案进行开发及研究,以将地质档案的潜在价值充分挖掘出来,对地质档案进行二次开发利用,对地勘单位的发展具有重要的意义。

4、结束语

综上所述,鉴于地质档案管理的重要性,地勘单位必须要明确现阶段管理中存在的问题,转变传统的档案管理理念,注重档案管理的与时俱进,通过提高管理人员的综合素质,加强档案管理信息化建设,以实现地质档案的科学化、规范化、有效化管理,并加大地质档案的二次开发利用力度,使地质档案的再利用价值充分挖掘出来,从而提高地勘单位的社会效益,促进地勘单位的健康、稳定发展。

参考文献:

[1]傅春春.对地勘单位地质档案资料管理及利用的一点思考[J].管理观察,2009,25(16):235-236.

[2]孙美荣.浅谈地勘单位地质档案资料的管理与利用[J].现代物业(上旬刊),2011,18(4):40-41.

[3]兰方平,宋群,刘兰英.浅谈地勘单位地质资料电子档案管理[J].资源环境与工程,2012,11(4):407-409.

[4]李颖.浅谈事业单位地质档案管理中的电子档案管理[J].华章,2012,28(36):312.

地质档案管理篇(2)

二、在石油地质档案信息化

建设过程中必须重新思考石油地质档案管理的原则、理论与方法由于现代信息技术在石油地质档案管理中的运用,新的石油地质档案管理理论、方法和原则等不断出现,提出了一些石油地质档案基本理论从未遇到过的新问题。如石油地质档案管理机构的职能与石油地质档案工作体制的变化问题、石油地质档案管理人员的业务素质问题、石油地质电子档案的鉴定问题、石油地质电子文件数据管理问题、在数字档案馆(室)建设中的问题、石油地质档案工作参与企业信息化建设的问题等等。对这些在石油地质档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题,石油地质档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

三、提高石油地质档案工作者的专业素质

实现石油地质档案管理的科学化现代化的设备需要人来操作,石油地质档案工作信息化需要人来实现。石油地质档案管理者必须具备多元化知识背景才能适应要求,现代化知识将成为每一位石油地质档案工作者知识构成的要素,同时,也深刻地影响石油地质档案工作队伍的结构和石油地质档案管理人员的知识结构,因此,建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的:首先,石油地质档案管理者必须具有多元化的知识结构,现代科学成果在石油地质档案管理中的大量运用,迫使石油地质档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识,其中尤为重要的是计算机、档案学等学科的知识,它们对石油地质档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握石油地质档案专业知识,如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。最后,从石油地质档案管理现代化发展趋势看,石油地质档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。石油地质档案管理人员必须不断学习相关知识,上级石油地质档案管理部门要积极创造条件,有计划的选送石油地质档案管理人员进行深造,进行离岗培训,还可以采取以老带新、以强带弱的办法,互帮互学等建立复合型人才群体和梯队型人才结构。

四、提高石油地质档案

工作者的信息安全素质,实现石油地质档案管理的安全化对于信息化环境中的石油地质档案管理工作者,信息安全素质是指在网络环境中管理石油地质电子档案的信息安全的意识和能力。石油地质档案信息安全是现今石油地质档案管理工作的生命线,研究石油地质档案管理者的素质,有利于拓宽石油地质档案管理保护领域、发展石油地质档案管理的理论研究;完善石油地质档案信息安全管理体系。促进石油地质档案信息化建设和石油地质档案管理事业的健康、有序、可持续发展。随着石油地质档案信息化的改进,新领域、新种类、新载体石油地质档案不断出现,给档案工作者在素质上提出了更高的要求,同时,深刻认识到石油地质档案管理工作历来是企业一项重要的基础性工作,石油地质档案工作的责任感即石油地质档案工作者要认识到石油地质档案事业发展的必要性,要把工作的着力点转向未来,深化服务意识,树立以服务促管理,以管理完善服务的观念,充分发挥石油地质档案管理的综合功能,更新服务观念,拓展服务领域,改革服务方式,大胆探索,努力实践,使石油地质档案管理工作真正成为促进企业科研生产发展和全面进步的重要保证。

五、石油地质档案信息化

建设的最终目标是提高石油地质档案信息管理和服务的水平推进石油地质档案信息化进程的理想目标是在建立良好的石油地质档案信息基础设施的前提下,实现石油地质档案信息的公开与石油地质档案信息最大程度的利用。对石油地质档案信息化建设而言,这一目标也具有非常重要的指导意义。石油地质档案信息化建设是一个过程,在这一过程中,伴随着石油地质档案信息技术水平的提高及其在石油地质档案管理中应用程度的变化,石油地质档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整,石油地质档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此,在石油地质档案信息化建设中必须认识长远并立足当前,认真解决石油地质档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。

地质档案管理篇(3)

2、地质勘查数字化项目档案管理制度有待加强。在档案管理时,相关责任分散、不够明确。缺乏对数字化项目档案的管理合作,不同部门的档案管理各自为政,不能将所有的数字化项目档案进行有效的整合,使得地质勘查数字化项目档案管理效率低下。

3、档案管理水平有待提高。现阶段的数字化项目档案管理工作,管理工作人员的技能水平不高,对数字化项目的档案管理工作认识不够,相关职业技能和业务能力不强,不能有效的完成地质勘查数字化项目的档案管理工作,所获取的信息量小,对于档案的二次利用效果低下。

4、地质勘查数字化项目档案管理缺乏协调合作。地质勘查数字化项目的档案管理工作需要,地勘企业各部门间没有进行有效配合,没能将数字化项目的档案进行科学合理的整合分类,使得数字化项目档案管理工作进展不够顺利管理水平不高。

二、地质勘查数字化项目档案管理建议

1、加强对地质勘查数字化项目档案的分类整合。通过先进的计算机技术对地质勘查数字化项目档案进行科学合理的分析、收集和整理,从而增加档案管理的有效性和档案调用的有效性。

2、建立完善的档案管理制度,拓宽档案管理范围。科学完善的档案管理制度是地质勘查档案管理水平提升的重要因素,随着地质勘查工作的不断增多,地质勘察数字化项目的档案就不断增多。在地质勘察数字化项目档案管理过程中,完善的项目档案管理制度能够有效增加地质勘察数字化项目档案管理的工作效率,并将其他与数字化项目档案有关的工作纳入到档案管理中去。增加档案管理范围。

3、加强对先进计算机技术的创新,加强相关人员培训。随着地质勘查数字化项目档案管理工作的不断进行,就需要对地质勘查数字化项目档案管理的系统加以改进,提高项目档案的管理水平。加强相关管理人员的职业技能培训,从而实现地质勘查数字化项目档案管理。

4、加强各部门间的配合,并做好档案管理工作的监督和和指导。通过档案管理部门和企业各部门间的有效合作能够,提高企业档案管理的效率和全面性,同时,上级档案管理部门需要做足对下级档案管理部门的监督和指导工作,并制定相关的责任制度,对出现的数字化项目的档案管理失误人员进行合理的惩罚。

地质档案管理篇(4)

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)18-0-02

地质档案是指地质工作活动的记录和成果,它是在地质调查研究、矿产勘探等活动中形成的,记录着重要地质勘探成果,是地质工作者在矿产勘查中总结出来的重要科技档案,是开展地质勘探以及矿产资源普查等资料信息的重要来源。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件,以及成果报告和有关的图件、附表等。具有为国民经济有关领域提供基础材料,具有十分重要的研究价值。因此,加强地质档案管理工作尤为重要,是地质勘查工作的重要组成部分。

1 地质档案的特性

1.1 地质档案形成的周期性长,区域特征明显

地质勘查是一项周期比较长的工作,需要野外和实验室相结合,通过对目标区域内工作量及勘查目标的确定,并掌握工作区内各种复杂地质特征和现象,然后总结形成最终的勘查报告,这期间需要很长的时间去调查和编写报告。因此,由于地质勘查工作的原本特性,使地质档案具有明显的地域特点和工作周期长等特性。

1.2 地质档案内容广、综合性强

由于地质勘查所涉及到的专业及技术手段较多,该工作是一项多样性的综合型工作,包括区域地质调查、矿产地质、物探和化探、水文地质、工程地质等,因此相应的也会形成多种类型的地质档案报告和材料。

1.3 地质档案利用广,具有持久性

地质档案需要经常收集整理,最终汇总成具有一定参考价值的档案资料,国民经济有关领域的地质工作者在进行某区域地质工作时往往会先对之前该区域的勘查档案资料和地质研究成果进行翻阅和研究,并结合现有工作条件进行下一步的勘查规划,不仅有利于工作的顺利开展,而且有效节省了人力、物力以及财力,大大提高了工作效率。现阶段地质档案的利用,不仅有助于地质勘查,还可以对区域环境保护城市建设工作提供支持。

2 加强地质档案管理的具体策略

2.1 加强领导,增强档案管理意识

不管什么工作,都需要单位部门领导的重视,如果领导对于该项工作不予以重视和支持,将为今后的工作进展产生种种困难。地质档案管理工作同样也不可缺少部门领导的重视和支持,领导的管理意识对于地质档案工作的收集、整理和档案室的发展具有重要作用。随着地质勘查工作的不断进行,地质档案资料也越来越多,对档案管理人员安排、设施建设以及档案室扩建等基础建设都需要领导的肯定和认同,如果领导对于档案管理建设工作没有足够的重视,档案管理将得不到充分的基础保证,使得档案管理工作者在日常工作中出现各种问题,严重影响档案管理者的情绪和态度,进而不利于地质档案的建设和管理。因此,只有加强领导地质档案管理意识,积极地调动起档案管理人员的工作热情和服务态度,才能更好地加强和促进地质档案管理工作的发展,以发挥地质档案资料在地质勘查、科研以及深部找矿中的重要作用。

2.2 建立完善规范的地质档案管理制度

无论在任何单位任何岗位,都需要有管理制度的约束,管理制度也是约束工作行为的一种必要阀门。地质档案管理中都会对本单位以往历年形成的勘查资料、设计方案以及施工方案等具有重要保存价值的科研成果进行收集、整理保管,以供查阅参考。随着时代的变迁,档案室管理制度也应不断的跟随时代的脚步进行变化,合理安排和规划管理方法,及时进行改革调整,围绕地质档案管理规范化、制度化、科学化的理念进行逐步完善。地质档案管理过程中,在对地质档案进行收集整理时,应将该区域内的地质资料进行完整采集,确保该资料来源的真实可靠以及各种调查数据的科学严谨;在档案资料的借阅管理中,应严格遵守档案室的借阅条例,重要档案资料需要经过相关负责人的批准方可进行查阅,如需要将资料借出档案室,需要进一步让档案室领导批准,并进行相关登记;档案室管理人员在进行日常管理时,应按管理规范进行管理,防止出现档案资料的混淆和乱放。将档案室管理制度细致化、精细化、合理化,这样才能更好地帮助档案室资料收集与管理。

2.3 加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性

随着时代的发展和科技的不断进步,地质档案室需要进一步实现现代化档案管理要求。通过应用相应的办公自动化管理系统对地质档案资料进行精准化管理,进而提高地质档案室资料管理水平。首先,要健全档案管理网络建设,以信息化管理模式推动档案资料管理的规范化进程。其次,提高档案资料管理的数字化和信息化水平,将档案室资料管理进行全信息化管理,也是未来档案室管理的重要发展方向之一,在做好相应基础硬件设施的同时,更应该进一步规范化各种基础数据的收录工作。最后,要及时对档案室各种管理设备进行定期维护和检查,对系统进行及时更新和升级,确保相应管理系统以及软硬件设施的正常运行。此外,档案室管理人员应及时对整个系统进行维护和管理,电子地质资料的安全性,也是档案室安全管理中的重要组成部分。在对地质档案室网络安全性的管理中,还需要加强对于用户身份的验证,实行数字签名验证和建立网络防火墙等,充分利用各种技术手段以提升档案管理的安全性,最大程度上保障地质档案电子资料在存储、传输和应用过程中的保密性、安全性和准确性。在使用自动化办公系统进行地质档案管理时,管理员必须遵守档案室管理条例和管理办法,不得私自对电子档案进行修改和非法下载,进而更加有效的提高档案室电子资料管理的安全性。

2.4 建立地质资料档案信息管理系统

开发建设地质资料档案信息管理系统。运用现代信息技术手段进行档案信息开发,从而提高档案信息开发和利用质量,使地质工作人员和档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来,为大力开发、科学管理和有效利用信息资源提供技术支持。积极加强图文地质资料数据库建设,开展地质资料的数字化工作,实现纸质综合类地质资料图文数字化,地质科研报告的图文数字化,刻录地质资料光盘,加大投入开发“数字档案馆”项目,重点抓好修订和完善服务规章制度和实现地质资料服务网络化,大力促进地质资料服务工作。构建地质档案资料管理信息平台,采用先进的科学技术,通过建立地质档案资料管理信息服务器,建立网络系统内上下相通的分布式地质档案信息服务体系,实现地质档案资源的共建与共享,提升地质档案管理的能力和水平,从而使地质档案资料管理与服务工作实现专业化管理。

2.5 建立一支高素质专业性强的地质档案管理队伍

地质档案管理过程中需要有一支专业性强、素质高的管理队伍,这样才能更加有利于地质档案管理工作的顺利进行。地质勘查部门在人员招聘过程中,要注重档案管理人员的专业性,注重档案管理人员的学习能力,除了熟悉档案业务外,还应对地质专业的基础知识有一定了解,定期对档案管理人员进行专业性培训,安排管理人员去其他单位进行参观学习,进一步提升档案管理人员的专业水平和管理能力,并制定相应的管理制度和合理的人员奖惩办法加强人员管理。随着地质档案资料管理信息化程度的提升,管理人员需要不断学习和加强自身对于现代自动化办公软件的掌握能力和应用水平,转变传统管理思想和管理意识,强化管理能力,以更好的胜任当前快速发展的地质档案室的管理要求,明确管理目标,促进地质档案管理工作的快速发展。

3 结 语

地质档案是地质单位的重要资源,做好数据分析与档案管理是地勘工作单位一项至关重要的工作。相关人员分析地质档案管理过程中存在的问题,结合工作实际开展有效的处理方法,与时俱进,提高地质资料的应用效率,挖掘地质档案的潜在价值,推进我国的地质档案工作的有序发展。

主要参考文献

地质档案管理篇(5)

地质档案中包含了地质测绘的相关数据,涉及到国土安全问题,管理中保密要求高。因此,管理人员在地质档案管理中责任重大。而基层地质档案管理中存在很多问题,影响到地质档案的完整性和安全性。因此,地质档案管理人员应积极面对当前基层地质档案管理中存在的问题,探究有效的管理策略。现结合笔者工作经验,简要分析基层地质档案管理现状中存在的问题,并探究相关解决问题的方法。

一、基层地质档案管理存在的问题

(一)地质档案项目实施人员档案汇交意识淡薄。地质工作中,有些项目实施人员缺乏完整汇交原始资料的意识,这就造成相关档案资料的不完整性。在地质档案汇交过程中,口述归纳原始地质资料的情况屡见不鲜。而这类行为说明项目人员在汇交档案方面缺乏严谨的意识,完全属于不负责任的行为,从而造成地质档案原始资料不全或缺乏一定的权威性。

(二)地质档案管理人员专业背景不足。地质档案涉及的内容十分复杂,档案种类繁多。在管理方面,各种资料的归档十分重要。在归档地质资料时,需要根据地质资料的内在联系、形式特征等进行归类整理,形成齐全成套的地质资料。在实际工作中,常常由于管理人员的专业背景不足,缺乏相关的专业知识,导致无法按照相关标准或要求进行资料分类、归档等,造成一些地质资料不齐全、地质档案存放混乱等现象。

(三)地质档案利用不当。地质工程、环境评价、道路桥梁工程等很多工程项目会涉及到地质档案的借阅。大多数工程项目的周期较长,一些地质资料可能长期处于借阅状态,借阅地质档案的人员需要反复翻阅、查看,加快地质档案的耗损。而且长时间的借阅,借阅人员的保密意识及档案保护意识的淡化,常造成档案损坏或丢失等现象。很多工程项目施工环境恶劣,导致地质资料得不到应有的保护,加快了地质资料的损耗速度。

(四)地质档案管理保密措施不当。很多地质档案中都含有保密要求高的数据内容。管理人员在工作中,主要采用以项目作为归档单位进行分类归档。因此,在同一个项目中,管理人员将未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同归档保管,进而使该项目列为保密的档案。虽然采用这一方法可以增加保密性,但实际上由于文件与非文件混合保存,在使用这些地质档案时,很容易出现泄密的问题,反而没有达到保密的目的。

二、基层地质档案管理策略分析

(一)做好地质档案汇交工作。以往地质档案管理部门在地质档案汇交过程中,主要以“交什么就收什么的”的态度接收资料,导致地质档案的汇交工作没有很好地完成,尤其是基层档案管理中,人们在地质档案汇交方面的重视度不够。因此,档案管理部门应制定完善资料汇交的相关制度,运用有效的管理体系确保地质资料的完整性和齐全性。在地质资料汇交的过程中,档案管理人员要认真复核地质工作中各项目的实施方案、技术手段及工作精度等,严格杜绝随意口头汇交资料的行为。

(二)加强地质档案的管理。由于地质资料中的数据多,保密级别也有一定的差异,管理人员在分类归档地质档案时,要严格鉴别文件是否需要保密,并采取相应的归档和保管措施。的地质资料要单独装订和保存,避免与非资料混合保存,造成管理混乱等现象。对于的资料,档案管理部门应制定相应的借阅、归还等制度,制定地质资料丢失、损坏的追责制度。地质资料归档后,档案管理人员要及时做好资料的备份工作。在借阅时,档案管理人员有义务告知借阅者资料的保密性,并签订相应的档案借阅保密协议。资料归还时,档案管理人员要仔细检查其完整性及耗损情况,一旦出现破损,应及时进行修复和复制,以免影响日后使用。

(三)规范化地质档案工作管理。地质档案的归档整理要遵循“从一而终”的原则,也就是由立项者来归档地质资料。项目的负责人要负责立项、勘察到资料汇总整理的过程。项目负责人在勘察过程中获取一系列地质数据,对其进行整理后,编写报告及验收等资料,最后形成一份完整的地质档案,并移交至相应的档案管理部门。档案管理部门的工作人员在接收到地质档案资料后,要严格检查地质资料的完整性、情况等等,做好地质档案的审查工作。地质档案通过审查和入库以后,档案管理人员要对档案进行整理。在整理时,应该按照相关规定标准认真执行,将地质资料做好分类、装订、编目、装盒等工作。在资料的管理过程中,应该加强检查,保证地质档案的完整性。在地质档案变更中,应该做好登记工作,确保库存档案和目录信息相符合。

(四)加强基层档案管理信息化建设。由于纸质、实物等地质档案借阅不便,而且很容易耗损、丢失。现阶段很多基层档案管理部门十分重视档案管理的信息化建设。相比纸质资料,电子资料具有可重复利用、耗损低等优势。基层档案管理应该加强档案管理信息化,建立全文数据库,完整保存原始资料的扫描件和电子元件。地质档案管理人员可以通过计算机将档案进行归类整理,形成一个完整的电子档案。在档案的借阅中,管理人员无需再手工一个个翻阅资料,直接从数据库中提取相应的档案,使地质档案的保存更加安全。而且将地质档案信息化后,能够有效防止档案被篡改,更好地保证了档案的真实性和完整性。目前,虽然在地质档案管理中采用实物和虚拟共同管理的方式,但是依然存在一定的安全隐患。档案管理部门可以运用大容量存储设备进行资料保存,异地存放,避免所有地质档案存放一处,有效降低地质档案损坏甚至丢失的风险。

(五)加强地质档案相关人员的综合素质。在档案管理过程中,档案管理人员应严格按照相关标准和规范来要求自己,认真做好档案的接收登记、整理归档和借阅审批等工作。在地质档案管理信息化的背景下,不断提高自身的计算机能力,并学习地质方面的相关知识,从而提高个人的业务能力。在技术人员借阅地质档案时,管理人员要告知其关于地质档案的情况,做好登记、签订协议等工作,以严格举措来增强借阅人员的保密意识。

(六)构建完善的防抵赖机制。防抵赖机制主要是对借阅地质档案的技术人员起到威慑的作用,防止出现泄密事件。尽管借阅人员与档案管理部门须签订保密协议,但泄密事件依然发生,因此,必须要有完善的防抵赖机制,不仅能够防止出现泄密事件,也有利于在出现泄密事件后进行追查。目前最常用的防抵赖机制是采用数字水印技术,也就是在档案中嵌入水印信息,其内容包括借阅人的姓名、登记信息、用途等等。数字水印具有识别性高、鲁棒性、隐蔽性的特点。嵌入数字水印的地质资料在经过调色、扭曲、剪切等操作处理后,依然留有完整的水印信息,有效防止借阅人员去除水印信息,进而做出泄密的行为。因此,在地质档案中利用数字水印技术,能够有效防止泄密事件,一旦出现泄密事件,可以直接追查到泄密的人员,追究其法律责任。

三、结束语

在地质档案的管理过程中,档案管理人员应充分认识到地质档案的问题。一方面,档案管理人员要从自身做起,提高个人的业务能力,做好地质档案的整理、保管、借阅等工作,保证地质档案的完整性。另一方面,管理人员要加强保密意识,严格把控地质档案管理工作中相关安全措施的实施情况,如按要求落实防抵赖机制等,以确保地质档案的安全性。地质档案的完整性和安全性一直都是地质档案管理工作中的重点,也是难点,需要地质档案管理人员不断寻找有效的管理措施,提高管理水平。

【参考文献】

[1]格日乐.地质档案管理工作思考[J].西部资源,2015(06):40-43.

地质档案管理篇(6)

地质档案中包含了地质测绘的相关数据,涉及到国土安全问题,管理中保密要求高。因此,管理人员在地质档案管理中责任重大。而基层地质档案管理中存在很多问题,影响到地质档案的完整性和安全性。因此,地质档案管理人员应积极面对当前基层地质档案管理中存在的问题,探究有效的管理策略。现结合笔者工作经验,简要分析基层地质档案管理现状中存在的问题,并探究相关解决问题的方法。

一、基层地质档案管理存在的问题

(一)地质档案项目实施人员档案汇交意识淡薄。地质工作中,有些项目实施人员缺乏完整汇交原始资料的意识,这就造成相关档案资料的不完整性。在地质档案汇交过程中,口述归纳原始地质资料的情况屡见不鲜。而这类行为说明项目人员在汇交档案方面缺乏严谨的意识,完全属于不负责任的行为,从而造成地质档案原始资料不全或缺乏一定的权威性。

(二)地质档案管理人员专业背景不足。地质档案涉及的内容十分复杂,档案种类繁多。在管理方面,各种资料的归档十分重要。在归档地质资料时,需要根据地质资料的内在联系、形式特征等进行归类整理,形成齐全成套的地质资料。在实际工作中,常常由于管理人员的专业背景不足,缺乏相关的专业知识,导致无法按照相关标准或要求进行资料分类、归档等,造成一些地质资料不齐全、地质档案存放混乱等现象。

(三)地质档案利用不当。地质工程、环境评价、道路桥梁工程等很多工程项目会涉及到地质档案的借阅。大多数工程项目的周期较长,一些地质资料可能长期处于借阅状态,借阅地质档案的人员需要反复翻阅、查看,加快地质档案的耗损。而且长时间的借阅,借阅人员的保密意识及档案保护意识的淡化,常造成档案损坏或丢失等现象。很多工程项目施工环境恶劣,导致地质资料得不到应有的保护,加快了地质资料的损耗速度。

(四)地质档案管理保密措施不当。很多地质档案中都含有保密要求高的数据内容。管理人员在工作中,主要采用以项目作为归档单位进行分类归档。因此,在同一个项目中,管理人员将未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同归档保管,进而使该项目列为保密的档案。虽然采用这一方法可以增加保密性,但实际上由于文件与非文件混合保存,在使用这些地质档案时,很容易出现泄密的问题,反而没有达到保密的目的。

二、基层地质档案管理策略分析

(一)做好地质档案汇交工作。以往地|档案管理部门在地质档案汇交过程中,主要以“交什么就收什么的”的态度接收资料,导致地质档案的汇交工作没有很好地完成,尤其是基层档案管理中,人们在地质档案汇交方面的重视度不够。因此,档案管理部门应制定完善资料汇交的相关制度,运用有效的管理体系确保地质资料的完整性和齐全性。在地质资料汇交的过程中,档案管理人员要认真复核地质工作中各项目的实施方案、技术手段及工作精度等,严格杜绝随意口头汇交资料的行为。

(二)加强地质档案的管理。由于地质资料中的数据多,保密级别也有一定的差异,管理人员在分类归档地质档案时,要严格鉴别文件是否需要保密,并采取相应的归档和保管措施。的地质资料要单独装订和保存,避免与非资料混合保存,造成管理混乱等现象。对于的资料,档案管理部门应制定相应的借阅、归还等制度,制定地质资料丢失、损坏的追责制度。地质资料归档后,档案管理人员要及时做好资料的备份工作。在借阅时,档案管理人员有义务告知借阅者资料的保密性,并签订相应的档案借阅保密协议。资料归还时,档案管理人员要仔细检查其完整性及耗损情况,一旦出现破损,应及时进行修复和复制,以免影响日后使用。

(三)规范化地质档案工作管理。地质档案的归档整理要遵循“从一而终”的原则,也就是由立项者来归档地质资料。项目的负责人要负责立项、勘察到资料汇总整理的过程。项目负责人在勘察过程中获取一系列地质数据,对其进行整理后,编写报告及验收等资料,最后形成一份完整的地质档案,并移交至相应的档案管理部门。档案管理部门的工作人员在接收到地质档案资料后,要严格检查地质资料的完整性、情况等等,做好地质档案的审查工作。地质档案通过审查和入库以后,档案管理人员要对档案进行整理。在整理时,应该按照相关规定标准认真执行,将地质资料做好分类、装订、编目、装盒等工作。在资料的管理过程中,应该加强检查,保证地质档案的完整性。在地质档案变更中,应该做好登记工作,确保库存档案和目录信息相符合。

(四)加强基层档案管理信息化建设。由于纸质、实物等地质档案借阅不便,而且很容易耗损、丢失。现阶段很多基层档案管理部门十分重视档案管理的信息化建设。相比纸质资料,电子资料具有可重复利用、耗损低等优势。基层档案管理应该加强档案管理信息化,建立全文数据库,完整保存原始资料的扫描件和电子元件。地质档案管理人员可以通过计算机将档案进行归类整理,形成一个完整的电子档案。在档案的借阅中,管理人员无需再手工一个个翻阅资料,直接从数据库中提取相应的档案,使地质档案的保存更加安全。而且将地质档案信息化后,能够有效防止档案被篡改,更好地保证了档案的真实性和完整性。目前,虽然在地质档案管理中采用实物和虚拟共同管理的方式,但是依然存在一定的安全隐患。档案管理部门可以运用大容量存储设备进行资料保存,异地存放,避免所有地质档案存放一处,有效降低地质档案损坏甚至丢失的风险

(五)加强地质档案相关人员的综合素质。在档案管理过程中,档案管理人员应严格按照相关标准和规范来要求自己,认真做好档案的接收登记、整理归档和借阅审批等工作。在地质档案管理信息化的背景下,不断提高自身的计算机能力,并学习地质方面的相关知识,从而提高个人的业务能力。在技术人员借阅地质档案时,管理人员要告知其关于地质档案的情况,做好登记、签订协议等工作,以严格举措来增强借阅人员的保密意识。

(六)构建完善的防抵赖机制。防抵赖机制主要是对借阅地质档案的技术人员起到威慑的作用,防止出现泄密事件。尽管借阅人员与档案管理部门须签订保密协议,但泄密事件依然发生,因此,必须要有完善的防抵赖机制,不仅能够防止出现泄密事件,也有利于在出现泄密事件后进行追查。目前最常用的防抵赖机制是采用数字水印技术,也就是在档案中嵌入水印信息,其内容包括借阅人的姓名、登记信息、用途等等。数字水印具有识别性高、鲁棒性、隐蔽性的特点。嵌入数字水印的地质资料在经过调色、扭曲、剪切等操作处理后,依然留有完整的水印信息,有效防止借阅人员去除水印信息,进而做出泄密的行为。因此,在地质档案中利用数字水印技术,能够有效防止泄密事件,一旦出现泄密事件,可以直接追查到泄密的人员,追究其法律责任。

三、结束语

在地质档案的管理过程中,档案管理人员应充分认识到地质档案的问题。一方面,档案管理人员要从自身做起,提高个人的业务能力,做好地质档案的整理、保管、借阅等工作,保证地质档案的完整性。另一方面,管理人员要加强保密意识,严格把控地质档案管理工作中相关安全措施的实施情况,如按要求落实防抵赖机制等,以确保地质档案的安全性。地质档案的完整性和安全性一直都是地质档案管理工作中的重点,也是难点,需要地质档案管理人员不断寻找有效的管理措施,提高管理水平。

【参考文献】

地质档案管理篇(7)

Abstract:the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.

Keywords: geological data; file management; information; construction

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号

地质档案是地质勘探工作的真实记录,反映了地质勘探业发展的全过程,是地质勘探业管理工作的重要组成部分。地质档案以地质科学技术档案为主体,包括文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、干部档案和其他方面的档案。做好地质档案工作,提升地质档案管理水平,对促进地质勘探业的快速发展,为社会经济发展提供矿产资源保障具有十分重要的意义。

1.地质勘查技术部门档案管理的重要性

1.1地质部门档案管理的责任

地质部门档案管理有四个方面的责任:根据国家和上级主管机关的有关规定,结合本单位的具体情况,制定统一的归档制度,统一本单位的档案管理和归档工作方法和做法,使各个技术部门在档案管理和归档工作中有所遵循;经常深入各个技术部门,督促与协助他们做好立卷归档工作。密切与各个部门立卷人和有关工程技术人员的关系,帮助他们建立正常的工作秩序,贯彻本单位的立卷归档制度,深入了解和熟悉各部门技术文件材料的内容和成份,具体帮助各部门做好立卷工作;经常宣传技术档案工作,组织有关人员学习档案工作方针和档案业务的理论与实践知识,提高大家的认识水平和实际工作能力;做好立卷的物质条件准备工作,随时为各立卷单位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目录、工具等。

1.2部门档案管理的重要性分析

部门档案管理的重要性可以从如下六个方面来分析:技术文件材料实行技术业务部门档案管理,就是“一个单位的内部各机构,都必须将需要归档的文件材料加以系统整理,根据技术档案保管期限的有关规定填写保管期限并组成保管单位(卷、册、盒),随时或定期向综合档案室移交归档;技术部门熟悉技术文件材料的形成过程,了解内在联系和保管价值,由他们档案管理效率高,又能提高案卷质量和增强技术部门及有关人员的责任感,有助于归档文件材料的齐全、完整和准确;技术业务部门档案管理,必须坚持技术文件材料平时的形成、积累和管理,确保技术文件材料的齐全、完整和准确。实行技术业务部门档案管理,必须建立必要的文件形成和修改制度:设备的检修、设计的变更、施工中的更改、科学试验等等,都要作纪录并形成必要的文件,确保实物与档案相符和反映生产过程的历史面貌。为了保管和利用这些技术文件材料,还要建立平时的积累和管理制度。例如,可以设立“文件积累袋”,对于一项工程的设计、一个专题的研究、一台设备的安装和维修过程中形成的技术文件材料,都要随时装入袋内,等任务完成后加以系统整理,随时或定期归档。平时的利用和借阅都要有手续,确保技术文件材料不丢失;通过档案管理使技术业务部门和有关人员熟悉了技术档案的组成情况,便于以后查找利用;技术部门经过对技术文件材料的系统整理,也就对技术活动成果进行了一次检查,从中吸取经验教训,有利于工作的改进;档案室通过协助技术部门的档案管理归档工作,了解了技术业务,熟悉了档案内容,有利于开展档案室的工作并能使档案人员集中力量做好档案室的其他各项工作。

2.地质资料管理存在的问题

2.1保管状况的问题

地质档案资料,按照其载体和记录形式划分,可以分为以传统纸张为载体的传统地质档案资料和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。相当一部分地质档案资料由于保存时间较长,纸质老化、产生退色,文字和图件会逐渐变得模糊不清,造成信息丢失而无法正常使用。成果资料、原本档案以及岩心等实物地质资料的可利用程度极低,保管和维护条件有恶化趋势。

2.2地质档案管理工作定位不准

长期以来,档案资料工作给人的印象都是“钢笔抄抄、浆糊刷刷、绳子扎扎”,只要档案资料不丢不坏、不发生重大事故,似乎任何人都可以从事这项工作。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面。这种传统认识导致了地质档案管理工作缺乏合理的定位,造成了各级档案室、资料室人才配备不合理的现象,人员素质整体不高。这种素质不高主要表现为工作责任心不强、对地质档案信息化管理缺乏兴趣、计算机操作技能掌握不足、安于现状、懒于学习、对地质档案信息资源开发工作的能力不足等等。

2.3对地质资料工作管理力度不够

地勘单位的领导阶层主要考虑其单位的发展和经济效益,而对地质档案、资料管理这类不产生直接经济效益的基础工作重视不够。这种不重视具体表现在配备人员的数量与质量、工作经费和资料人员的待遇等方面。

2.4地质资料汇交工作难度大

《全国地质资料汇交管理办法》修订工作滞后,新时期地质资料的管理工作因法规不适应、不配套而产生了许多问题,导致不少汇交单位担心成果资料外借后,其自身的合法权益受到损害,因而推迟或不汇交资料。

3.加快地质档案数字化建设的对策

3.1加强管理人员的素质培训

除派送管理人员进行新方法、新理念的科学培训外,鼓励档案管理人员自学成才,形成良好的学习氛围,形成一种推崇创新、追求创新,以创新为荣的氛围,造就一批敬业、勤业、精业的档案管理人才。

3.2做好地质档案资料汇交工作

档案人员应对评审合格的汇交成果地质资料目录,在数字化档案中汇交。每个季度对成果地质资料汇交情况进行清查核对,使应交的成果地质资料全部汇交齐全,合格为止。年终将成果地质资料汇交情况进行汇总统计,并且每年及时完成对口各单位成果资料汇交任务。因为地质档案与原油生产联系紧密、单井档案形成过程长等特点,加之油田各地质单位分散,相距路途较远,形成单位多,使用频率高,所以,很有必要建立地质档案资料汇交中心,行政上是档案室的一个业务组,受油田地质处领导。中心主要任务有三条:第一,执行地质档案资料分发汇交规定。每年由地质处组织对各单位需要归档材料和有关资料的份数,进行平衡确定,制出分发份数表,交中心执行。各有关单位按分发份数,将自己单位形成的材料按汇交时间期限进到中心,由中心负责组织各单位交换。第二,承担向中石油、省地质资料局及兄弟油田、本单位领导、研究室等上报、转送符合要求的地质档案资料。第三,对地质档案资料的分发、汇交、报送等情况,及时进行统计、总结和情况反映,以便改进工作,解决存在的问题。

3.3建立本地检索数据库

建立原本地质档案目录检索数据库,进行地质档案资料信息检索服务。地勘单位可根据国土资源部《地质资料档案著录细则》,参照成果地质资料目录数据库著录要求,结合原本地质档案的具体构成,尽快对原本地质档案进行著录,以建立相应的目录数据库,开发适合本单位原本地质档案目录检索系统,实现原本地质档案的计算机管理。地勘单位地质资料管理人员,可以利用该检索系统,根据使用者的要求,只要输入任意一项关键词,如资料名称、类别、矿种、勘查程度、编著者或几项关键词的组合等,均可从数据库中,检索出有关的地质档案信息,方便快捷地为利用者提供服务。

计算机技术在新一轮国土资源大调查的地质勘查开发中的广泛应用,大量的数字化信息资料也应运面生。根据国土资源部关于开展“数字国土工程”建设的要求,地质勘查单位应加强对这些数据库资料的收集、整理、归档和管理,尽快建立完善的基础地学资料数据库。同时可根据《地质资料电子文档汇交格式》等标准要求,对新的地质勘查项目形成的原始地质资料,除收集保管纸介质资料外,还应收集与之相对应的电子文档,实现新地质项目原本地质档案的双套制管理,为计算机检索奠定基础。

3. 4档案保密管理

地质档案资料通过网络技术传输,可以实现网上查阅,起到快速,便利的作用,同时也存在地质资料泄密的安全隐患。如何做到地质资料的安全高效服务,是地质勘查单位档案信息化建设的一个核心问题。对此,可实行密级管理,根据地质资料的密级程度,分类分级分层次进行设密管理,建立查阅人员的访问权限,对需要复印下载的地质资料履行申报手续,达到规定要求,档案管理人员才能解密放行。

总结

随着科学技术的飞速发展,地质档案资料管理手段也必须更加现代化,必须不断更新设备,不断用新知识、新理论武装地质档案资料工作人员的头脑,以求用先进的技术、科学的方法管理、利用地质档案资料。

参考文献

地质档案管理篇(8)

一、提升地质档案管理水平的意义

煤田地质档案是记载地质勘探信息的重要载体,是对煤田勘探工作进行的日常记录,因此,无论从国家亦或是地区层面而言,完整、详细、准确的煤田地质档案能起到过去的勘测工作进行总结的作用,并充当重要的信息源头为未来的工作提供有力参考,对工业发展规划发挥重要的指导作用。作为一项重要的经济资源和技术资源,煤田地质的生产和涉及等工作都依赖于详细、准确的档案,而且地质档案还是煤田地质单位的经济建设成果,因此有利于保障煤田地质单位的合法权益以及煤田地质研究成果的传承。地质档案不仅要求有记载的原本,还应有复制本。加强地质档案管理不仅对煤田事业发展具有指导作用,还对进行地质档案管理人员的工作起到推动作用,当其认识到只有对野外勘探所采集的信息进行完整的收集、整理、分类、编号、归档等才能确保地质资料的完整以及可溯性,才能为前线的实地勘探人员提供后备支持,由此其工作的积极性和责任感也会有所提升。同时,由于煤田地质的勘探工作和相关研究日益增多,因此煤田地质档案还可作为宝贵的资源为科学知识的传播、技术交流、总结经验教训等提供参考。

二、煤田地质档案的分类及特点

依据记载内容,煤田地质档案可分为三类:第一,文书档案,即由政府单位,院校和公司等在党群工作和行政管理过程中形成的档案资料,如行政管理档案,党群工作档案,生产技术档案,经营管理档案等;第二,科技档案,即相关单位在进行自然科学研究、建设和生产技术活动中形成的档案,如水文档案,地质档案,生产技术档案,科研档案,测绘档案等;第三,专业档案,指在专项活动中形成的档案,如人事档案,医疗档案,会计档案,诉讼档案等。从其分类中便可看出,煤田地质档案的项目繁多,而且涉及的内容范围广,数量大,保管期较长,尤其是其中的测绘图纸的纸质资料,具有极高的价值。一般情况下,地质勘探项目投资总额会高达上千万。

三、煤田地质档案管理现存问题

现阶段煤田地质档案管理存在较多问题,具体而言有档案资料具有封闭性、管理人员水平参差不齐、管理手段和设备落后等问题。首先,由于现代化社会的建设以及经济建设的脚步正在不断加快,地质工作对于地质档案的需求剧增,但由于地质档案中多隐含企业甚至国家的机密资料,因此地质档案的管理具有一定封闭性,外界人员不可随意查阅,这也有个别单位出于对自身利益考虑而进行档案封锁所导致地质档案使用价值的浪费。再者,我国的地质档案管理人才队伍水平有待提升,其管理人员的专业性较差,因此管理水平有限,加之欠缺管理经验,易因疏漏等问题而造成资料缺失和损坏,不利于地质档案的封存。

与此同时,我国地质档案管理的技术手段较为落后,这与相关部门及工作人员对地质档案重要性认识不足有关,因此直接导致资金分配不合理,投入不足,无法满足现代化的辅助设备配置,档案管理信息化程度不高,易造成地质档案的缺失和损害,严重时会出现丢失。而且,地质档案资料还包括声音和图像资料,但我国声像地质档案保存效果差,导致声像设备管理无据可依,无制度可参考。[1]

四、加强煤田地质档案管理的措施

(一)建立健全煤田地质档案管理体系和制度

通过合理、完善的档案管理体系中与具体实际相适应的管理原则,辅之下级单位制定的具体的管理制度,地质档案管理工作能够有章可循,做到标准化与规范化,具体而言,应做到以下几个方面:首先,对申请归档或者转移相关档案的时限进行严格要求,以此来敦促相关单位的项目团队能在项目结束之后及时的收集整理资料并予以提交,同时档案的接收单位也应及时按照有关规定,规范化的统一归档,大大提高工作效率;再者,对有效资料借阅类别精心划分。如调阅非文件,可以在档案室直接借阅使用,但是若是文件,则必须出示相关借阅手续方可办理;同时,应保证文件在日常的管理的出入方式的规范性。如果需要对外界信息,那么档案室应根据需要统一,保证数据的管理者和相关技术施工单位处于统一节奏,便于管理,切实做到地质档案资料的保密性。[2]

(二)加强地质档案的收集和鉴定工作的管理

就档案收集工作而言,煤田地质档案的原始资料是档案管理工作中最为基础性的工作,其质量的高低将直接影响地质档案的收藏价值。为了提高煤田地质档案的收集和鉴定工作过程的准确性、科学性和规范性,相关工作人员应首先提高自己的思想认识,对档案管理工作加强重视,同时注意协调其他相关单位和部门的工作,督促其及时进行档案的收集和移交工作,避免地质档案的材料出现遗失,确保原始资料的完整性和准确性,档案收集部门也可将此工作纳入考核制度中,以提升原始资料管理水平。同时,应注重对勘探项目进行跟踪式的管理,即从最初的立项至地质勘探竣工,期间的所有原始资料都应完整地收集,为便于长期储存,适宜用电子版储存方式。

地质档案的鉴定较为复杂,其工作涉及两个方面,即对档案的保存期限进行鉴定和复查。地质档案的鉴定应严格遵从“审查从细、留存从宽”原则,结合考虑历史发展状况和实际工作的要求,同时又要考虑勘探单位和社会服务的需要。从事档案鉴定的工作人员须具备一定的专业知识和计算机技能,如钻探知识和档案管理方法。

(三)加强地质档案管理人员队伍建设

档案管理队伍的质量将直接影响档案管理工作的效果,其中,领导层应首先做到以身作则,重视人才培养,而不能有档案管理是“任何人都能做的工作”错误思想。档案管理人员不仅需要具备一定勘探专业知识,同时还要有责任感和认真严谨的处世态度。

(四)推行地质档案管理的信息化

实行档案管理信息化,即利用数字信息对档案资源进行整理并实现信息资源的存储和检索,管理人员再依据管理载体对档案进行整理利用,现在传统档案管理也在时展的要求下进行了创新,向着信息化这一领域迈进。档案信息化建设首先应从建立在合理的准规范标准的基础上。首先,资料的征收环境应开发和利用信息化手段,使隐藏文件的价值得到最大化的凸显。同时,档案信息管理应向数字化方向发展,传统的地质文件基本上都主要是以纸张文件的形式存在的。劳动密集型的管理使得其访问也很困难,并且占用了很多的仓库空间以及增加了很多管理成本。数字文件能够克服传统档案馆的缺点,节省了大量人力、物力和财力,不受地域限制,实现资源共享。[3]

(五)增强档案管理保密工作

我国的可利用资源正在逐渐变得稀缺,因此,矿产开发也成为了重要机密,对于企业来讲,地质档案也具有商业价值,是决定市场竞争力的关键因素,因此,加强保密工作必不可少,这要求相关人员切实贯彻国家法律法规以及相关制度,严格执行《档案法》和《保密法》以及借阅制度和复制制度等;同时,应对档案进行独立保管,防止与其他档案文件混淆;为防止档案材料外泄,还应安排专门的人员对档案的存储库房进行管理,禁止非专管人员入内。

煤田地质档案是国家和相关地质单位的珍贵财富,具有保障国家资源以及指导地方规划的重要作用,因此煤田地质单位应积极采取有效措施以积极提高煤田地质档案管理水平,并推进档案管理的信息化建设,同时在保证保密性的同时增强资源共享。(作者单位:内蒙古煤田地质局153勘探队)

地质档案管理篇(9)

中图分类号:G275.3 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2016)02-0173-01

随着社会的飞速发展,计算机技术已广泛应用于各个领域,地质科技档案的管理也不例外。运用计算机进行地质科技档案管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。

一、知识经济时代档案管理工作面临的问题

首先,知识经济时代,地质科技档案事业的内涵和外延将进一步扩大。在知识经济时代,能够以档案形式存在的信息,将是人类知识与信息高度浓缩的精华,也是档案能够得以存在的内在生命力。所以,信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征,档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数,而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术,新的载体形式将会不断涌现,况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延,将不会使档案种类混杂,分类关系不清,这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。

第二,依托先进的技术设备,知识经济将推动地质科技档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备,任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会,先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域。档案工作也是如此:计算机广泛应用于档案管理、统计和检索;微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义。总之,计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应哟内个将大大加快地质科技档案事业的发展进程,使之进入现代化管理的先进行列。

第三,知识经济将为担案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅以为着知识的不断创新和信息技术的广泛应用,它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识,树立依法治档的观念,注入批判继承精神,探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学,情报学的相关理论,加强基础工作,调整供求关系,加强定量管理,提高利用效率,把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。

第四,知识经济时代,对地质科技档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。知识经济时代的地质科技档案管理人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。这样,才能使先进的科学技术、管理方法和优秀人才结合起来,发挥出最大的效能泥腿动档案事业发展。

二、加快地质科技档案管理工作现代化进程

1、分清轻重缓急,循序渐进。地质科技档案管理的一个重要目的,就是要使档案为社会所用,而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中,应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况,对所有卷宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快地质科技档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录,省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类,充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、要加强档案信息素质教育,?加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育,利用档案信息守法意识,加强档案工作者的档案信息保密意识,传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备,获取档案信息技术和设施武装档案信息网络,不断提高档案信息的效益功能。

5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使地质科技档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心,而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快地质科技档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

6、要强化服务意识,拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来,变“封闭型”为“开放型”,主动面向知识经济主战场,把地质科技档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务饿轨道上来。做到知识经济发展到哪里,档案工作就延伸到哪里。

7、培养一批高层次的地质科技档案信息专业人才和新型化高层次管理人才。要尽快培养既懂专业知识,有懂信息技术,具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才,以适应企业和社会的需要。

总之,知识经济的兴起给地质科技档案管理提供了一个挑战与机遇并存的契机;赶上这次浪潮,加快地质科技档案管理工作的现代化,我们就会缩短与先进国家的差距,在知识经济时代的发展中大显身手。

参考文献

[1]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004.1.

[2]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密.2004.4.

[3]周宏仁等.信息化助建和谐社会的14个着力点[J].中国信息界,2008.3.

[4]王向明.档案管理学原理[M].上海:上海大学出版社,2009.9.

地质档案管理篇(10)

中图分类号:F407文献标识码: A

地质档案资料是地质科研工作的真实记录和成果结晶,是国家的宝贵财富。对其加强管理,不仅能更好地保护地质资料,更有利于地质资源的开发利用,为国家经济建设和社会发展服务。

随着国土资源部第七次部务会议通过《地质资料管理条例实施办法》后,矿业开发、国土整治、城市规划建设有序的开展。各级政府、工业部门及相关单位对地质矿产资源信息的需求不断扩大,地质资料档案的服务面越来越开阔。因此,做好地质档案的管理服务系统,更好地为国家现代化建设服务,已成为地质资料管理工作者首要职责。

现今我国的地质资料管理存在管理水平、管理手段、科技发展水平等因素的制约。国家地质档案管理和服务工作目前依然存在人才缺乏和信息化程度不高的问题。影响我国地质资料管理行业的服务水平。

1 我国当前地质资料档案存在的问题。

(1)资料管理工作方面要提高。

单位领导主要考虑其单位的经济效益,对地质档案和资料管理这类不直接产生经济效益的基础工作重视程度不够。相关管理人员变更频繁、缺少专业管理培训。

(2)保管方式要进步。

地质资料管理工作, 主要是以服务为主,现绝大多数地勘单位内部地质资料档案的保管方式较原始。保管状况的问题存在较多,实物资料的库房不按照规范标准执行,甚至就地堆放。有的单位连基本的资料档案存放库房都没有。地质档案资料,按照其载体和记录形式划分,可以分为传统纸质手写地质档案资料和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。纸质手写地质档案资料由于保管时间长,纸质老化发黄退色,文字绘图变模糊导致信息丢失。磁盘标签模糊辨识不清,利用难。成果资料、原本档案以及岩心等实物地质资料的可利用程度低,维护条件达不到相关保管要求。加上服务方式较落后,信息化程度较低,手工管理模式仍旧是主流。这样不能把珍贵的地质资料合理利用起来。

(3)硬件设施如何完备。

领导的不重视也表现在对待经费投入上面,产品设备的投入以及员工待遇培训方面。导致设备陈旧落后,人员职业素质和操作技能跟不上,不利于资料管理的发展利用。

(4)汇交归档更快捷。

因为地质资料的特殊性,地质资料的生成和管理工作还不完善。相关法规法律较落后。很多单位的地质成果出于安全责任考虑推迟或者不汇交。这样对于资料的正常互通交流,地质资源开发利用都是很不利的。

(5)原始地质资料归档难。

原始地质资料归档过程中存在很多问题,立卷不明确、分类不准确、归档的文件材料缺少,图表不清晰。这些问题有些是人为因素,有些受到硬件设施局限,导致不符合地质资料立卷归档要求,给相关专业人员查阅利用也带来困难。

2 完善资料管理,切实提高服务水平。

在科学技术日新月异的今天,地质档案资料管理手段也必须更加现代化,要不断更新设备,不断用新知识、新理论武装地质档案资料工作人员的头脑,以求用先进的技术、科学的方法管理、利用地质档案资料。

(1)完善地质档案管理工作

首先上级领导要重视地质档案管理工作,要使地质档案管理有良好的工作条件。改善库房,添置档案装备,改善科技档案管理的硬件设施。地质资料管理是一门专业工作,它要求管理人员要有高度的责任感,良好的职业道德,以及扎实的地质专业理论基础、能熟练运用现代化地质管理软件和先进的管理知识,深厚的管理经验。要让管理人员提高自身素质和业务水平。经常派相关人员参与档案资料方面的培训学习。使管理人员明确自己的职责,更加适应现代化资料档案管理要求。

(2)地质档案信息化。

传统的地质档案借阅工作主要通过档案员手工整理归类编目原始资料,编制目录。借阅者到档案部门登记,资料员查阅相关档案序列,这样提供借阅服务。工作效率低,查阅、整理、归还等工作费时费力。随着社会的发展,地质档案信息化呼声越来越高,现代计算机通讯技术日趋成熟,地质资料档案工作越来越朝信息化方向发展。建立安全的档案信息数据库,并且在此基础上把地质档案系统做汇总,通过授权等方式为利用者提供利用权限。这样可以为研究人员创造更方便快捷的借阅方式,提高地质档案的利用率。建立地质档案目录检索数据库,让地质信息资源全社会共享。使地质档案更好的为国民经济和发展服务。利用互联网强大的信息处理能力,来为地质资料档案管理服务。

(3)地质资料管理中的开发应用

地质资料包含地质工作中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、标本、样品、岩矿心、图表、声像、电磁介质等不同形式存在的地质矿产信息和实物资源。这些资料整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。利用现代化手段加以整理,将有价值的资料经过分析、筛选、融合。编制成不同的资料信息成品上传至数据库系统。提高资料利用率,使管理人员摆脱繁重的手工整理工作。进行深层次加工并使其成为国民经济发展宏观决策的重要参考依据,为全社会提供不同层次的服务,实现地质资料信息资源的经济效益和社会效益。

(4)完善法律制度建设

各单位认真贯彻落实《地质资料管理条例》《矿产资源法》《国务院关于加强地质工作的决定》和《档案法》。只有加强档案法制建设,才能使地质档案管理工作有序进行。管理人员依法结合本单位档案管理工作的实际,制定符合各单位实际情况的规章制度,让借阅手续操作更加规范。工作流程按照规章制度,使得计算机网络管理档案信息有安全保障。责任到人,奖罚分明。

随着地质科学研究工作的发展,地质资料档案种类会越来越繁多,管理工作也会更加艰巨、繁重。我们所有参与管理的工作人员都要树立坚定的信心,以科学发展的眼光做好地质档案管理工作,为我国经济社会可持续发展作出更大的贡献。

参考文献:

地质档案管理篇(11)

目前,我国经济虽然得到了不断发展,并且发展迅速。但是许多方面还是跟不上时代的潮流,许多传统的管理模式已经不能满足目前的发展需求,因此,某些特殊的行业需要进一步更新技术,变换模式,以达到更好地管理效果。就如同档案管理的信息化建设一样,新时代的档案部门也需要向现代化的档案管理迈进。地质勘查单位的档案管理仍然使用着传统的管理模式,这样就导致工作效率不高且跟不上档案生成的速度。因此,实施档案信息化建设是十分必要的。

2、地质档案信息化建设的主要内容

所谓的地质档案信息化建设就是要借助于现代的计算机、扫描仪、电子科技以及网络等现代化科学技术的设备来完善管理模式。档案信息化建设的主要管理体制就是要建立一个更为高效、快捷、健全的系统,使得档案的管理更为科学、系统,在收集或者查找时更为方便快捷,这样还可以使得地质档案的信息能够上传到云端得到共享,并且突破空间与时间的限制,最大限度地实现资源的经济效益和社会效益。

二、地质档案信息化建设存在的问题

1、目前我国地质档案管理现状

在我国,大部分地质勘查单位的档案管理工作都是较为简单的,其主要任务就是做好相关资料的收集,并且将这些资料进行分类整理,做好相应的记录然后保存好。由于目前我国大部分的档案都是传统的纸质档案,这样的管理方式不仅不环保,还有许多弊端:第一,由于档案是纸质的,随着档案的增多,其所占据的空间也会不断加大,工作人员在管理过程中的工作量也会增多,而且检索的难度也随着数量的增多而加大;第二,纸质的档案对于其存放的环境和条件有着较高的要求,不能在潮湿或者阴暗的地方存放档案,对存放文档的地方还要经常进行杀虫防虫工作,除此之外,要做好存放档案地点的消防工作;第三,纸介质容易老化并且容易磨损,因此稍微保管不善就容易造成损失,严重的则会丢失原始数据。由此可见,我国的档案管理现状目前还不能适应经济和社会发展需要。

2、地质档案信息化建设存在的不足和问题

(1)档案管理人员的观念落后。大部分的管理工作人员都认为信息化建设跟目前的档案管理工作并没有直接关系。无论是领导班子还是普通的管理人员,都不认为信息化管理优于手工管理,甚至有人认为利用现代科学技术的管理模式存在着会将数据丢失的更大风险等弊端,比如在没有保存的情况下断电,黑客入侵导致信息泄露。

(2)部分地质档案的管理人员素质较低。在我国,有许多地质单位中的档案管理人员都不是专业的管理人员,有些是在单位里面身兼二职、或者三职,甚至有些只是兼职。这样就导致了在管理工作上,管理人员的工作热情不高,积极性不强,技术水平也处于低下水平,以至于更增加了传统管理模式带来的弊端,并且管理人员的能力低下阻碍了档案信息化建设的进一步提升。

(3)地质单位的档案管理设备较为落后。由于大部分管理人员都不愿打破传统的管理模式,并不认为信息化管理会优于目前的管理模式,因此,这就导致部分单位的档案管理设备仍是以前陈旧的设备。这些设备并不能满足目前如此大的档案容量,所以某些单位的档案资料堆放杂乱,甚至有些单位直接将档案放在一些陈旧的仓库里,导致了部分档案资料或者数据有所损失。

三、加强地质档案信息化管理的对策建议

1、各级管理者要重视地质档案信息化建设工作

领导班子和直接管理人员若是不重视档案信息化建设,那么就算引进再多的现代化设备也是不能够解决目前存在的问题。因此,要从档案信息化的优势出发,修正管理人员对信息化建设的错误认识,以改善档案管理模式和工作方式为目标,加强各层管理人员的管理工作并且要求他们必须重视信息化建设。由于人们对档案信息化建设还存在着一些认识误差,因此,在思想观念上还需要进一步地更新和突破。除此之外,还需要对管理人员进行每周一次的再教育,使得他们的技能水平上升一个层次。

(1)更新档案管理观念。一直以来,地质单位档案的管理模式都受我国计划经济管理模式的影响,部分档案工作者的思想观念陈旧,认为一个完整的管理库才是一个最安全的“保险箱”。因此,这些人往往都是不信任现代化的科技管理,要想改变目前的现状,必须要更新档案管理者的陈旧观念。

(2)树立档案信息共享的观点。要想突破目前的区域界限,就要懂得共享资源。要更好地共享资源,就要在保证不泄露自己信息和档案资料的前提下,利用因特网将信息和档案结合起来,这样才能更大限度的发挥档案的自身价值。

2、重视引进新设备并加强地质档案管理人员的培养