安全标准化档案大全11篇

安全标准化档案篇（1）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）03-00-01

一、关于档案管理安全性问题的概述

1.档案管理的安全性的含义

关于档案管理的安全性的问题一直是档案管理部门高度重视的问题。对于档案管理的安全性的认识，从不同的角度分析，往往认识也不一样。但通常认为，所谓档案管理的安全性，是指为保证档案的齐全完整，使档案的载体和信息免受外界不利因素的影响的存在状态和保障条件。档案管理的安全性包括档案管理的状态性安全(即档案载体的安全性和档案信息的安全性)和保障档案条件的安全性两部分构成。影响档案安全的条件因素众多，主要包括自然因素(各种自然灾害)、环境因素(档案管理的外部环境和档案管理部门的环境)和人员因素(包括档案管理人员和档案使用利用人员)。

2.档案管理安全性基本要素

所谓档案管理的安全要素，通常认为是指在一定条件下状态下，能独立地成为实现案安全的充分条件。主要包括：人员、设备、环境和全系统四要素。

3.档案安全的特征

档案具有的唯一性的和原始性和特点，觉得了其是一种文化财富和重要的信息资源，如一旦损毁，将会造成不可弥补的损失。档案安全的特性主要表现为以下几个方面:

(1)标准的相对性。由于人类认识水平所限和对科技发展的渐进性所限，对档案安全的认识也随着认识水平和科技技术的进步而进步，揭示档案安全的运动规律是逐步的，对安全本质的认识逐步深入的。而且关于档案安全的标准也受到科技水平、政治制度、文化水平、伦理道德以及安全观念、法制观念的制约。档案安全的标准是一种相对的有条件的安全，并逐步提高的有条件，是相对的，并随着社会的不断发展而不断提高；(2)经济性的特征。档案的安全性，不仅收到经济投入的限制，还要注意为保障档案安全付出和回报的比例问题；(3)复杂性的特征。档案安全会涉及到档案本身、人、环境、系统四个要素。其安全性还取决于档、人、环境及其相互关系的协调，具有极大的复杂性。另外，档案还具有唯一性的特性，一旦损毁，无法再现；(4)潜隐性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混综合效应而产生的潜隐性安全程度。

二、影响档案安全的主要因素

影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：(1)自然因素。即各种自然灾害；(2)环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和执法水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。因此，应提高防火灭火意识，加强组织领导。加大消防投入，加强设备和技术更新。加大对档案库房消防安全建设的投入。加强档案库房配套设施的消防安全工作等。建筑安全主要讲述档案库房建筑的安全性问题。其不安全因素主要表现在：库房选址、设计不合理和档案装具、档案安全防护基础设施不完善；(5)档案信息安全。档案安全包括档案载体安全和档案信息安全。保证档案信息安全，要保证档案的物理安全(即存储环境、设备和载体安全)、网络安全、信息安全和系统的安全。

三、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法

(一)档案管理安全性标准体系构建的构建原则

档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：(1)系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。(2)实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。(3)权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。

(二)档案管理安全性标准体系构建的构建方法

(1)要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业(地方)标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对政策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如图书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；(2)要处理好与相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；(3)要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。

综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。

参考文献：

[1]方昀,刘守恒.档案安全风险评估活动实践与思考[J].中国档案,2012(01).

[2]方昀,刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究,2011(06)

安全标准化档案篇（2）

二、档案管理信息化建设的主要任务

首先，制定和实施档案工作的标准和范围，完善档案信息化管理体制。满足档案工作现代化的需要。其次，以档案信息资源建设为核心，全面提高档案科技创新能力。扩大档案信息资源开发利用，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程。最后，以人为本，培养和造就大量掌握现代科学技术知识的复合型档案人才。

三、档案管理信息化建设的基本原则

1.规范建设原则。实现档案信息化建设没有标准、规范的约束是不行的。目前市场上的档案管理软件数量繁多，良莠不齐。严重影响了档案信息化管理的健康发展。国家档案局应根据档案工作实际，制定全国档案信息化的规范标准体系。规范使用符合国家档案管理标准的标准化档案管理软件。只有这样才能使电子文件的归档，传统档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2.文档一体化原则。文档一体化是档案信息化建设的前提。通过办公自动化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息。避免档案部门的重复劳动。使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序整体。

3.确保安全原则。在档案信息化进程向前推进的同时，也面临着许多安全风险。因此，我们必须构筑档案信息的安全保障体系，树立档案信息安全观念，充分保证档案信息的安全性。我们可以采取：构筑硬件安全防范体系；提高软件安全性能；做好安全制度建设，提高管理人员信息安全素质。

四、档案管理信息化建设的主要内容

1.信息资源建设。档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。是以档案资料纸质或机读形式为主要对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工使之转化为二次文献信息供人们利用。在网络的协助下，使文档管理能实现网络一体化。通过各种信息技术使档案管理信息化得以实现。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。它的开发和利用是档案信息化建设取得成功的关键。

2.基础设施建设。基础设施建设包括档案信息网络系统建设和档案数字化设备建设（数码相机、扫描仪、打印机等）。它是档案信息资源共享以及信息交换的基础条件。数字化设备的使用，使得文档一体化管理得以实现。这些奠定了档案信息化管理的基础。

3.应用系统建设。档案信息的安全、利用、管理、收集等都属于应用系统建设内容。它是档案信息资源开发利用和档案网络建设的技术保障。推动了档案管理与办公自动化的同步发展。提高档案管理软件的技术和应用水平，保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。

安全标准化档案篇（3）

文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-07-00-01

一、影响档案安全的主要因素

影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：

环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和执法水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；

档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；

消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。

二、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法

（一）档案管理安全性标准体系构建的构建原则：档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：（1）系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。（2）实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。（3）权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。

（二） 档案管理安全性标准体系构建的构建方法：（1）要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业（地方）标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对政策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如图书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；（2）要处理好与相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；（3）要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。

三、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

（一）落实责任制提高防范知识 确保档案实体的安全：在日常的档案管理过程中重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散利用者逃生等。

（二）树立信息安全意识 保证档案信息安全：档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改IP地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

（三）重视落实设施检查制度确保档案设施的安全：档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。

（四）加强对电子档案的保存提供复制件代替原件：电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。

为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

四、结束语

综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。

参考文献：

安全标准化档案篇（4）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

前言

档案是企业机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而在档案管理过程中存在档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一等问题。解决这些问题的最好办法就是实现档案管理信息化。

1.信息化档案实践中运用的意义

信息化档案实践中运用已经成为一种趋势，人们已认识到了信息技术应用于档案管理的重要性和高效性，它给档案管理工作带来的方便是非常显著的。在信息化档案实践中，信息化档案管理与传统的管理方法相比较，有着存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、有效性长等优点，这些优点不但大幅度的提升了档案管理的效率和有效性，同时让档案部门获得了更为科学、正规的管理方式，为我国的档案信息化管理与世界接轨创造了条件。

2.信息化档案实践中运用应遵循的原则

规范性原则，制定档案管理工作标准以及工作规范，这不仅是信息化档案工作的要求，也是提高工作质量，增加工作效率的必然需要。所以一定要坚持规范性原则，如数据处理格式标准、字符内部编码标准、信息输出标准、数据交换标准等等。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。安全性原则，为了确保档案信息的安全，应该制定相关的策略，可采取物理安全策略；访问控制策略；信息加密策略；网络安全管理策略等。效益性原则，要实现信息化档案，需要投入较大的的人力、物力、财力，因为建设档案信息工程是一项巨大的工作，需要坚持效益性原则，以档案信息化工作效益最大为目的，根据企业自身的经济能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会、企业利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

3.实现信息化档案实践中运用的对策

3.1做好企业内部的建设工作。加强档案工作者的责任感，在企业的档案管理过程中，工作人员一定要充分认识到自己工作对企业正常运行的重要性，坚持高效、实用的理念，营造严格，谨慎的档案工作氛围，充分调动员工的工作积极性，做好档案资料整理和收集工作，遇到问题要主动解决，碰到难题要迎难而上，让每个档案工作人员具有强烈的责任感，认真整理好档案资料。建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识，信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。构建科学化、信息化的档案管理体系是企业健康快速发展的重要举措之一，档案管理工作要做实事，而不是只注重外在形式，要为社会、企业的发展服务。注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析，帮助领导快速的查找到所需的资料，同时能为企业的决策提供参考。严格执行档案管理制度，提高档案管理和使用效率。发挥信息化技术优势，我国的信息化技术正在快速发展中，企业也越来越多的运用办公自动化系统，档案信息化工作是档案管理中的重中之重。实现档案信息化管理，除了要购置计算机、强大的存储器等硬件设施以外，还需要选择适合企业发展、工作内容、工作量的档案管理软件，为档案的方便检索、安全存放提供技术支持。

3.2作好信息化档案管理的统筹规划。要把企业的档案运用电子信息技术有序的储存起来，这是一个巨大的系统工程。首先我们需要对馆（室）藏的基本情况进行彻底调查，包括档案的类型、载体形态与状态、储藏数量、档案信息利用等情况。然后根据调查结果合理科学的制订档案数字化规划，包括扫描仪、计算机等硬件的购置计划和数字化处理计划。要全面实行档案数字化是一个复杂而又漫长的过程，硬件的购置不可能一下就做到齐全，在购置的过程中必须考虑到企业的实际情况，要做长远打算，确保扫描仪等重要硬件设施配套等且兼容性好，具有良好的支撑能力和扩展能力，为日后的信息化档案管理工作提供保障。档案数字化规划需要坚持“突出重点，分步进行”的原则，对馆（室）藏中的重点档案和利用率高的档案先进行数字化，方便利用者的使用需求。

3.3 注重档案保管设施的基础建设。企业的档案馆（室）面积过小，达不到档案管理的基本标准，想要档案馆（室）能够实现现代化、信息化、智能化的管理，企业就必须重视档案馆（室）的基础建设工作，加大这方面的资金投入，并且要重视档案的保管设施建设，如配备统一的管理设备，实现计算机在档案部门的全覆盖，建立专门的档案馆（室），完善安全保管设施，运用现代化计算机信息技术，真正实现档案现代化、信息化管理。同时还要加强档案保护设备的配备，如档案馆（室）的去湿设备、灭虫设备、灭火设备等等，这些保管设施建设和技术是实现信息化档案管理不可缺少的内容。

3.4实现信息化档案管理的标准化、规范化。统一档案管理标准，标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。标准化和规范化是实施企业档案信息化管理中的一项内容，企业要重视这项内容的建设，可以参照国家推荐的信息化管理标准，然后根据自身的特点、发展方向、信息需求，总结出可以适应企业内部需要的标准，在实践过程中，在根据具体情况和需求进一步丰富和完善档案信息化管理的标准与规范，加快企业档案管理的进程和质量，减少档案管理中因人员、设备、格式、项目等的变化引起的信息传递的障碍。

安全标准化档案篇（5）

1　高度重视，认真准备。市档案局(馆)荣华局馆长先后两次对评估工作作了重要批示。各区县档案馆和专业(部门)档案馆领导对档案安全风险评估活动高度重视，认真落实档案安全风险评估工作要求，查漏补缺，做了大量细致的准备工作，特别是各单位“一把手”接到评估《通知》后，亲自部署，成立领导小组，组织相关人员召开会议，对《通知》进行了认真的学习、分析和讨论，动员大家集中力量投入到评估准备工作中去，把档案安全风险评估活动的各项准备工作细化到项，责任到人。

2　建立专门组织，确保评估活动有效开展。市档案局(馆)成立了档案安全风险评估工作领导小组，由方昀副局长任组长，成员为市档案局(馆)办公室、法制处、机关处、企业处、安全保卫处、保管部、电子信息部和开放利用部主要负责人。安全保卫处和法制处具体负责本次评估活动的实施，评估活动办公室设在安全保卫处，同时成立4个评估组，由安全保卫处和法制处负责同志带队，抽调办公室、机关处、企业处、电子信息部等处室共计18名成员参加整个评估活动。

3　制订评估标准，确保评估活动的严肃性和权威性。档案安全风险评估工作没有相对应的行业评估标准，天津市档案局(馆)领导和相关部门负责人根据档案系统法律法规和行业标准，对相关条款反复论证，几易其稿，制定了此次评估标准，为评估的开展提供了依据。

4　加强督促指导，确保评估活动取得成效。制定了切实可行的实施方案，下发了评估《通知》，明确了评估工作目标、主要任务、评估对象、评估方式、时间安排和成绩评定等内容。加强与评估单位联系，指导迎检工作，督促安全措施落实。

严格评估标准，督导评估内容落实

1　档案安全制度普遍健全。各档案馆普遍实行了档案安全责任制，由“一把手”负总责，加强了对档案安全、保密工作的领导，层层签订档案安全保密责任书，明确了各级安全责任。各档案馆制定了档案安全各项制度，如《档案安全责任制》、《档案工作人员岗位职责》、《档案库房管理制度》、《档案安全保密制度》、《档案查阅利用制度》等。经评估，各项制度落实情况普遍较好，其中天津市社保中心档案馆、市公安局档案馆等单位将国家档案局、天津市档案局及本系统制定的各项有关档案工作的规章制度汇编成册发至各基层单位档案室，并监督、指导各项制度的落实。开发区档案馆和电力公司档案馆等单位将评估内容中的“制度建设”装订成册，以便工作人员随时学习相关制度规定。

2　基础设施明显改善。近年来，天津市档案基础设施建设取得了较大的发展，档案保管条件普遍提高。各档案馆领导对档案馆合建设非常重视，部分馆合资金投入较大，全市档案馆合建设有了明显改善，如北辰区档案馆新馆已投入使用；河西区档案馆、武清区档案馆新馆已建成，宝坻区档案馆新馆建设方案已得到区政府的正式批复，开始筹建。天津市社保中心档案馆新馆在建设中，预计2012年即可落成使用。

各档案馆对档案安防设备的投入进一步加大，档案安全保管和利用水平进一步提升。如公安史志档案馆今年投入资金300万元对档案库房进行了彻底改造，新安装了指纹锁门禁系统、电脑控制的智能型密集架等，使档案保管和利用条件得到了提升，宁河县档案馆投入160万元，加强了安防设备的投入。大部分档案馆对消防报警和灭火系统较为重视，各单位都配备手提式灭火器，部分单位安装了消防自动报警系统和自动灭火系统，如北辰区档案馆、红桥区档案馆、南开区档案馆、大港档案馆和电力公司档案馆在档案库房中安装了消防自动灭火系统；大部分档案馆安装了监控系统，部分档案馆还安装了大屏幕监视监控系统，如：北辰区档案馆、公安史志档案馆；大部分档案馆档案库房内配备了温度和湿度检测和调控设备，城建档案馆等单位还安装了温湿度检测控制系统；大部分档案馆配有防盗报警系统，在档案库房外安装了报警监视系统，保证了值班人员能随时处置突发事件。

3　保密安全落实较好。各档案馆普遍对计算机系统安全、数据存储备份安全及设备安全等工作较为重视。各档案馆基本上能实现馆藏档案电子数据系统与办公、互联网的隔离，能够定期查杀电脑病毒，定期维护升级电脑病毒软件，采取各种措施，确保安全；对接收到电子文件进行集中保存、集中备份，对档案数据进行多种介质备份；能够单独使用介质，能够将计算机或系统与非计算机或系统物理隔离。

4　应急方案演练普遍加强。各档案馆结合自身实际情况制定了较为完善的防火、防盗、防水等应急预案，大部分档案馆能组织相关人员就火灾等预案定期演练。

经评估组认真评审，28家单位全部合格，其中评为优秀的单位有13家，占被评估单位的46.4％，评为良好的单位有7家。占被评估单位的25％。

评估活动实践，取得较好成效

1　解决了一批影响档案安全问题，消除了部分安全隐患。各档案馆以评估为契机，不仅完善各项制度，而且加强了各项安全措施建设。塘沽档案馆及时为库房等重要场所安装了门禁；南开区档案馆为消除火灾隐患，投入十多万元重新更换了老化线路；西青区档案馆对局馆重要场所增加了监控点位，扩大了视频监控范围，提高了档案安全管理水平；宁河县档案馆加快档案数字化建设进度，已完成全部馆藏扫描工作，平时查阅档案，做到档案实体不出库房，确保档案实体安全。在评估过程中，评估组还对房地产登记发证交易中心档案馆档案库房等重要场所钥匙交给物业保管，存在安全隐患的做法，予以了及时纠正。

2　摸清了全市档案馆档案安全底数。市档案局评估组本着实事求是的态度，对全市各区县档案馆、专业(部门)档案馆共28个单位逐一评估，按照局领导的指示，严格标准，不走过场。通过评估，掌握了全市各档案馆档案安全第一手资料，第一次大面积全面摸清全市档案馆档案安全底数。

3　推动了天津市档案安全体系建设。

自2010年国家档案局杨冬权局长从战略的高度提出“建立档案安全体系”以来，市档案局领导以高度的责任感和使命感，以敏锐的洞察力，紧扣档案系统发展脉搏，率先提出“在全市范围内建立和推行档案安全风险评估长效机制”，全市各区县档案馆、专业(部门)档案馆积极配合，加快了天津市档案安全体系建设步伐，推进天津市档案安全体系建设发展，为档案系统安全体系建设做了积极的探索和实践。

评估活动存在的问题

1　各区县、各专业(部门)档案馆基础设施建设存在安全隐患。经评估发现，全市大部分档案馆档案安全问题集中出现在基础设施方面：一是部分档案馆库建设滞后，不符合标准要求，存在安全隐患；二是消防报警和灭火系统不完善，部分区县档案馆无消防自动报警和灭火系统，在一定程度上影响对火险、火灾情况的预防和处置；三是有些档案馆未安装防盗报警系统；四是大部分档案馆监视监控设备安装不到位，库房内和档案利用场地无监控，在档案保管和利用环节存在一定的安全隐患五是大部分档案馆未建立温湿度监测控制系统，经实地检查，个别档案馆库房内的温湿度不达标，不利于档案的长久安全保管；六是电源管理工作有待改进，部分档案馆存在线路老化的现象，容易引发火险。七是门禁管理系统薄弱，大部分档案馆未安装门禁管理系统。

2　档案技术保护和信息保密工作中新技术、新方法运用不多。

除个别新建档案馆或者是规划在建的档案馆外，绝大多数档案馆未能设置计算机房屏蔽设施，大多数档案馆未做到档案数据远程备份。在档案安全保护技术方面，受资金投入的限制，大部分档案馆的原有档案基础设施建设仍有欠账，无力推广档案安全保护的新技术。档案信息化对档案信息保密安全要求越来越高，部分档案馆信息保密方法和措施不多，效果不明显，存在―定的安全隐患。

3　评估标准内容还需要细化，评分环节还需要统一。由于今年是第一次开展安全评估活动，各省市没有先例可借鉴，在评估标准和评分环节上都存在需要进一步研究和细化的内容。主要表现在：一是区县档案馆和专业(部门)档案馆在评估标准上应有所区别。二是4个评估组在实际评估活动中，对同一个评估项目扣分标准不够统一。

后续应进一步的工作

1　强化认识，加大档案安全宣传力度，提高档案安全意识。要充分认识档案安全的重要性，坚持和推进安全发展的理念不动摇。在工作部署上，实行责任到人；在具体工作安排上，要统筹安排，有部署有检查。加强档案干部业务培训，提高工作人员责任心。对工作人员要严格要求，规范工作流程，确保各个工作环节衔接准确，不出差错。特别是新搬迁或待搬迁的档案馆领导和工作人员要提高安全意识，加大安防力量，及时建立或调整应急预案，确保档案安全的迁入新馆。

2　针对存在的问题，及时整改。各档案馆应立即行动起来，对照此次评估工作中查出的有关问题，逐一进行整改，制定切实可行的整改方案，对重点问题、尤其是长期得不到解决的问题，要采取积极有效的措施，及时查漏补缺，全面提高各项工作的水平，以确保档案安全。

3　争取资金支持，加大基础设施投入。这次评估的结果表明，各档案馆在档案安全基础设施建设方面的欠账普遍较多，各档案馆确实要从保证档案安全、保证档案事业发展的需要出发，积极争取地方政府财政资金支持，加大安全设备投入力度，不断完善档案安全基础设施。

思考

通过这次档案安全评估活动，我们认为开展档案安全评估，是推动档案安全系统建设的重要手段，是保障档案安全的一项有效措施。为此：

全方位开展档案安全评估。档案安全涉及档案工作的每个部门，档案安全评估应针对国家综合档案馆、专业部门档案馆和档案室。

安全标准化档案篇（6）

1.1，档案工作者要着眼于信息化的飞速发展，积极采用现代化的信息手段，推进档案信息的数字化，适应时代要求，为群众服务。

1.2要着眼于全面建设小康社会，为档案事业发展提供的新空间，实现由以前的保管档案为主向积极开发档案信息资源、为社会提供研究利用为主的转变，推进档案开发利用的大众化。

1.3要着眼于社会主义市场经济体制的全面完善，实现由计划经济管理服务模式向市场化服务模式的转变，大力推进档案中介服务社会化，创新档案的新功能新作用，由单一的服务方式向多种服务方式转变。

1.4要加快档案信息化基础设施和应用系统建设。

1.5要提高档案队伍人才素质。

2 档案信息化和档案信息化建设各遵循的原则

档案信息化应遵循以下三个原则：

2.1 规范性原则

制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2.2 安全性原则

在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。

2.3 效益性原则

由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。

3 开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐

信息时代的到来，给档案工作带来发展的机遇，同时也提出了严峻的挑战，它迫切要求运用 信息技术推动档案工作，以提高档案工作的效率和质量。现就档案信息化建设中应注意的几个问题：

3.1 系统设计的完善及档案信息录入的规范化

在信息化条件下的档案管理工作较传统的档案管理工作更需要标准化和规范化，它需要有统一的规范化的数据类型，统 一的档案信息采集标准。加强档案建设的当务之急是实行科学管理，统一技术标准、统一档 案用语，建立一个完善的档案信息资源开发利用网络系统，快速、有效、有序、合法地把档 案信息资源元数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，档案部门通过挖掘自身潜力或借助 外力坚强数据库管理软件的研制，搞好各项档案基础业务的标 准化和规范化建设是档案管理的前提和基础，所谓档案信息化管理，主要包括电子档案管理和电子文件归档 。具体做法是将纸质档案通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显示，或 者进行档案数据录入，或者通过微缩设备将纸质档案转换成微缩胶卷，保证数据的质量，这 些都要求认真校对、严格审核，同时重视已输入计算机档案和数据的校对审核工作，减少失 误，保证数据的质量。从而实现档案信息资源由传统向现代转化。

3.2 档案数据库的建设

数据库是否设计了转入、转出接口，接口是不是标准化，是否符合档案著录范围，这是将来 档案信息共享、档案管理软件升级的保障。在制定数据库结构时，应由懂计算机业务、熟悉 档案整理编目、著录、标引的人员共同协商完成，以满足利用者的各种检索要求。在数据管理方面应建立健全数据 库质量管理体系，把好质量关，根据实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人， 定期检查。只有规范 了档案数据库建设，才能为档案信息共享打好扎实的基础。

3.3 档案信息的安全性

安全标准化档案篇（7）

1 档案数字化加工过程中技术问题

档案数字化过程需要应用到多种技术，在技术的相互作用下，实现大量的档案资料资源共享和共建功能，在这样的情况下，标准化处理数据则是档案数字化过程的关键，也是值得注意的问题之一。一旦一方数据库结构有偏差，或出现数据不规范现象，对档案数字化加工的整体效果都会造成巨大的影响，增加资源共享的难度。数据标准性差和档案数字化加工过程中的技术标准之间有很大的P联，因此，需要技术人员和相关档案数字化加工工作人员尽量避免这一现象的发生。

通过相互能够兼容的系统进行加工，防护系统之间相互攻击和排斥。另外，在档案数字化过程中设置标准应该符合国际标准，以及我国中文信息资源标准。档案数字化加工的目的是将地区档案馆相互贯通，实现全国档案馆以及全球档案馆一体化，进而达到资源共享功能。所以，在这样的要求下，档案数字加工过程中，操作的标准性决定这一目标是否能够完成，按照相应数据描述标准和网络资源取舍标准等进行档案系统设计，才能保障档案数字化加工顺利进行。

2 档案数字化加工过程中质量问题

办公自动化系统已经在社会上应用较长时间，但是大部分应用企业或个人对档案数字化管理并不重视，加上以往数据管理模式和企业管理制度的影响，导致档案数字化利用率较低。计算机在整个档案数字化加工过程中充当文字录入功能和编辑、打印功能，通过人力输入，而档案数据不但只有眼前的资料还有网络上大量的数据档案，这样的工作方式不但浪费人工资源，还对开发质量造成了较大的影响。

档案数字化加工过程对质量要求较高，因此应该选择适当的设备，工作过程中不但要将质量放在首位，还要保证档案流失现象的出现，合理选择数字化处理设备和相机、速拍仪的使用能够对档案数字化加工过程中的质量有一定的保证。

当实体档案便于拆卷和恢复的情况下，应选择高速文档扫描仪等设备，以确保数字化产品较高的质量。

3 档案数字化加工过程中安全问题

档案数字化加工过程最为主要的便是安全性，无论在档案信息载体安全性上能够体现，在档案安全传输上也能体现出安全性对档案数字化过程的重要性。首先，载体安全指的是计算机系统，也就是软件对信息的存储功能安全和计算机影响对信息安全的影响。其次传输安全主要指的是网络防御能力，也就是对黑客和病毒的防御能力，一旦发生黑客和病毒便会泄露信息，严重损害加工过程的整体效率。因此，信息安全是保障档案数字化加工过程是否能按时完成、质量完成的基础。

针对这一现象，笔者认为在档案数字化加工过程中应利用技术和手段设置密集的防御系统，加强访问控制功能。增强安全意识，建立章程制度，明确个人责任，提高档案安全保密工作的重视程度。加强档案搬运过程中安全管理机制，保障档案的安全，设立监控系统和防盗系统，设立监督人员，保障档案的绝对安全性。做好档案扫描钱的准备工作，合理使用数字化设备，保障原件的完好性。严格按照规范数字化加工场地进行管理，工作人员必须持有有磁卡的工作牌才能进入档案室工作区域。严格把控数字化产品的验收和收尾，设立专门人员进行验收，按照档案整理-档案扫描和图像处理等步骤标准执行。

4 结语

综上所述，档案数字化加工过程中需要考虑到方方面面，且需要成熟的管理制度和监管制度，注意档案数字化加工过程的安全、质量和技术问题，为档案数字化的实现打下坚实的基础。

参考文献

[1]赵德美.云南少数民族历史档案数字化建设研究[D].云南大学，2012.

[2]方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学，2014.

安全标准化档案篇（8）

一、档案管理信息化建设的意义

档案管理信息化是档案事业适应时代和社会发展的必由之路。随着现代信息技术的广泛应用，档案管理应达到现代化、科学化、规范化的要求。科学手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用。运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化在加强档案信息数字化管理的基础上。已逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发和利用已开放档案资源。档案管理信息化建设对推动经济和社会发展具有十分重要的意义。

二、档案管理信息化建设的主要任务

首先，制定和实施档案工作的标准和范围，完善档案信息化管理体制。满足档案工作现代化的需要。其次，以档案信息资源建设为核心，全面提高档案科技创新能力。扩大档案信息资源开发利用，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程。最后，以人为本，培养和造就大量掌握现代科学技术知识的复合型档案人才。

三、档案管理信息化建设的基本原则

1.规范建设原则。实现档案信息化建设没有标准、规范的约束是不行的。目前市场上的档案管理软件数量繁多，良莠不齐。严重影响了档案信息化管理的健康发展。国家档案局应根据档案工作实际，制定全国档案信息化的规范标准体系。规范使用符合国家档案管理标准的标准化档案管理软件。只有这样才能使电子文件的归档，传统档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

2.文档一体化原则。文档一体化是档案信息化建设的前提。通过办公自动化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息。避免档案部门的重复劳动。使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序整体。

3.确保安全原则。在档案信息化进程向前推进的同时，也面临着许多安全风险。因此，我们必须构筑档案信息的安全保障体系，树立档案信息安全观念，充分保证档案信息的安全性。我们可以采取：构筑硬件安全防范体系；提高软件安全性能；做好安全制度建设，提高管理人员信息安全素质。

四、档案管理信息化建设的主要内容

1.信息资源建设。档案信息资源建设是档案管理信息化建设的基础和核心。是以档案资料纸质或机读形式为主要对象，用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工使之转化为二次文献信息供人们利用。在网络的协助下，使文档管理能实现网络一体化。通过各种信息技术使档案管理信息化得以实现。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一。它的开发和利用是档案信息化建设取得成功的关键。

2.基础设施建设。基础设施建设包括档案信息网络系统建设和档案数字化设备建设（数码相机、扫描仪、打印机等）。它是档案信息资源共享以及信息交换的基础条件。数字化设备的使用，使得文档一体化管理得以实现。这些奠定了档案信息化管理的基础。

3.应用系统建设。档案信息的安全、利用、管理、收集等都属于应用系统建设内容。它是档案信息资源开发利用和档案网络建设的技术保障。推动了档案管理与办公自动化的同步发展。提高档案管理软件的技术和应用水平，保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。

4.标准规范建设。档案信息化建必须遵循一定标准。标准建设无疑将作为档案信息化建设的重要内容。我国档案信息化建设总体上还处于初级发展阶段，在信息标准化和规范化管理方面比较薄弱。加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建设。完善档案信息化标准体系。制订档案信息化标准，建立健全档案信息化标准实施机制。

5.人才队伍建设。加快档案信息化建设步伐，人才是关键，人才在档案信息化建设中始终处于主导地位。由于电子档案管理信息内容的数字化、电子档案信息的技术化、开发利用形式的多样化，这样就对档案业务人员提出更高的要求。所以，必须加强档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案人员掌握和管理现代化技术的技能。只有人才问题解决了才能满足社会发展对档案工作的需要，才符合档案信息化建设的正确方向。

6.安全保障体系建设。在信息化过程中建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，确保档案信息的安全，具有特别重要的意义。信息安全保障体系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性、抗抵赖性”的具有预警、保护、检测、响应和恢复能力的综合行信息系统防护体系。目标在于实现档案信息及管理系统的安全。

参考文献：

安全标准化档案篇（9）

【关键词】

档案管理；安全问题；安全标准

前言

下文主要阐述影响档案安全的因素，并根据具体的情况提出确保档库安全的对策。

1.影响档案安全的主要因素

影响档案安全的因素较多，具体来说，主要可以分为以下几个种类：

1.1环境因素。档案体系内部的环境与外部的环境一起构成了档案环境，所谓的外部环境主要包括当前技术发展情况，经济发展状态与法律发展水平及社会监督体制等因素。而内部环境则主要是指部门内部自身的环境，包括档案馆的建设情况，管理水平，载体的发展情况，信息材料自身等因素。

1.2人员因素。追根究底，管理水平是由人的水平所决定的，因素，档案管理人员的素质、安全意识与思想态度直接决定档案的安全性，从负面影响来说，档案人员对档案安全管理的影响主要可以分为管理疏忽与恶意破坏两种。

1.3消防安全与建筑安全。要想保证档案的安全，首先要确定外部环境的安全，因此，档案馆的消防安全与建筑安全亦不容忽视。

2.档案管理安全性标准体系构建的原则与方法

2.1构建档案管理安全标准体系的原则。构建档案安全体系首先要考虑到系统的设计与规则，具体来说，要遵循以下几点：首先，系统性原则。构建档案安全标准体系过程中，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，进而实现档案安全管理优化的目标。其次，实用性与通用性原则。所谓实用性就是要求这一体系不要脱离实际，要根据馆内的情况进行，要随着环境的变化而不断修正。除此之外，也切忌特立独行，必须要具有一定的通用性，便于档案馆内的交流，学习。最后，权威性原则。从我国当前的情况来看，档案工作标准不是强制性的，这就要求在体系内颁布的标准必须要具有指导性或者是强制性的特点，增加标准的力度。

2.2构建档案管理安全标准的方法。首先，要做到与其他标准间的协调。目前，档案行业所采取的标准较多，包括国际标准，国家标准有行业标准几种，因此在制定新标准的过程中必须要参考这些原有的标准，不能过于强调这些标准的优点，也不能过于重视这些标准的不足，必须要综合考虑，尽量制定出与本单位最适合的标准。同时，在日后的工作中也要随时关注行业辩护，不断调整与完善。其次，要协调好与相关领域间的关系。档案工作涉及领域较广，包括图书、文物、遗产等等，与这些行业间都存在或多或少的较差，因此，在制定标准的过程中也必须要注意分析这些行业标准，做到不矛盾，不抵触，互相辅助，提升行业的管理水平，提高安全性。最后，协调好标准管理与制度管理间的关系。安全标准体系构建过程中应采取标准管理为主，制度管理为辅的方式，同时与相关的法律法规相结合，提升体系的不足。我国的档案安全标准体系必须要坚持立足实际，坚持与综合、宏观的角度进行设计。

3.采取有效措施提升库存档案的安全性

3.1明确责任，增强防范意识，保证档案实体的安全性。首先，做好防火工作。针对当前档案馆的情况，必须要配备相应的防火设备，同时要根据具体的情况，制定火灾应急预案，同时要将责任明确到人，签订安全管理责任书，实行层层责任制。在单位内要选择恰当的时机进行安全演习，增强管理人员的安全防火意识。

3.2树立信息安全意识，确保档案信息的安全性。作为新时期的档案安全管理人员必须要不断完善自身的知识结构，提升安全教育水平，在工作中必须要做到以下几点：首先，要掌握计算机的相关知识，了解病毒知识及其危害，同时也要了解导致信息安全事故所应承担的责任，进而提升在工作中的安全意识，养成良好的计算机使用习惯，定期维护病毒库，在生活中注意保密，严守口令与密码，减少被他人利用而导致信息丢失的情况，增加信息的安全性。其次，在人员发生变动的情况下必须立即更新密码设置。档案行业人员流动相对较大，一旦发生人员流动，新的人员必须在第一时间进行密码与口令的更改，以免被人随意侵入，导致危险。再次，档案室的计算机要实行专人专用制度。每人配备一台计算机，自己对自己所分配的机器负责，同时要对计算机的使用作出明确的规定，严禁安装不必要的软件与游戏，减少病毒入侵的机会。最后，确保计算机使用的合理与合法性。

3.3加强对设施检查制度的管理，保证设施的安全。档案馆内有电源线、网络线、防盗系统线等，管线密布，各类电器设备多，而且用电量较大，使用时间集中，因此，必须要定期进行检查与维护，一旦发现问题必须第一时间做出处理。

3.4增强保存意识，避免原件丢失。文字档案都存在唯一性，但档案的利用也是不可避免的，因此，在进行档案使用过程中尽量提供复印件，减少原件磨损的几率，而电子文件则要做好异地备份工作。为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，进而延长其保存时间。

结束语

综上所述，我们不难看出，档案安全管理问题看似简单，但实际工作内容繁琐，多变，这就要求档案管理人员要从自身、环境、制度等多方面共同着手进行管理，加强建设，提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，实现档案管理的统一化目标，提高档案管理的安全性。

作者：于春玲 单位：黑龙江省科学院高技术研究院

参考文献：

安全标准化档案篇（10）

编派专业人员对高校档案管理信息化建设展开全面的研究，以在全国范围内制定出统一的高校档案管理信息化建设规划，协调具体行动，统一工作思想，集中资金和人力进行全文、媒体以及文献数据库的建设工作。制定出统一的高校档案管理相关技术、工作、设备规范，并以国内、国际档案管理标准及发展趋势为导向制定出高校档案管理信息化的过程各高校应共同恪守的各项准则。如网络数据库及通讯标准、信息传输标准、文献索引即著录标准等。通过对各高校进行科学的协调和组织，使各高校在进行档案管理工作时使用统一的管理软件，进而实现高校标准化档案数据库的建立，实现各高校之间档案信息资源的共享、互通互联以及保密安全。

二、档案信息数字化建设

高校传统档案其载体一般都以纸质为主，在实际管理工作过程中档案管理工作者工作量较大，不仅查阅困难，档案占用的空间也较大，致使高校档案管理费用支出逐年升高，同时由于其材质以纸质为主因此在长期保管的过程中易出现档案发脆、粘连、泛黄等现象使档案质量受到一定程度的损坏。而进行档案信息数字化建设则可以很好的弥补传统档案的以上缺陷，使财力、物力、人力都得以极大的节约。数字化档案是指以计算机数据库形式对档案信息进行存放和组织，并通过特定软件对其进行排序和整理，通过软件检索功能则能够快速的查找到相应的档案信息。数字档案具有可复制性在存放上相对于传统纸质档案更加安全和便于管理，并且通过网络的传播功能能够更好的实现高校档案信息资源的共享。

三、网络安全化建设

高校在进行档案管理信息化建设的同时也带来了有关网络安全的一系列问题，需要我们在建设档案管理信息化的过程中进行逐步的解决，在这其中档案信息网络安全问题最为突出。一是要防止由档案管理人员工作的失误、计算机黑客病毒攻击、设备出现故障等原因而引起的高校档案信息遗失和损毁。二是高校档案信息保密的问题，依据学校规定有些档案的信息是要求保密的有些则是对外公开的，同时根据等级不同档案保密信息又被分为绝密、机密、秘密，在管理的过程中需要采取与之相应的措施对其进行保密。

因此，要想保障高校档案管理信息化的安全有序建设，首先就要根据高校的实际情况制定出严格合理的档案信息化保密安全制度，不断强化和培养档案管理工作者信息安全防护保密的技能和意识；其次，高校应采用较为成熟严密的档案管理控制系统，实行责任到人，引入先进有效的计算机网络安全防范措施，并在档案信息安全管理的过程中结合物理、逻辑等安全隔离防范措施对网络“黑客”、“病毒”等危险因素和行为进行及时的防范和应对。

四、对档案管理人员进行全面化培养

安全标准化档案篇（11）

王建祥：档案馆安全评估是档案部门保障档案安全的一项重要举措，多年来，尽管档案馆安全保管的条件有了较大改善，但档案馆安全保管现状还不是很理想。据我的摸底调查，无论是安全意识还是安全保障措施，许多档案馆都存在不少漏洞。开展档案馆安全评估工作，在一定程度上可以督促相关部门更加重视档案安全，同时，在必要时可以给他们敲一下警钟。

佛祖笑了：档案馆安全评估的各个方面可以总结为“5W1H”：why（为什么评估）、what（评估什么）、when（何时评估）、who（谁评估、评估谁）、where（评估哪里）、how（怎么评估），并且，一定要把“5W”弄清楚，how才有可能得到较好解决。

余厚洪：档案馆安全评估的最终目的应是为了提高档案馆馆藏档案安全管理水平，既确保实体档案的安全与完整，又确保电子档案的安全与可靠。档案馆安全评估的指标，应特别注重档案馆管理对象——档案的安全评估指标，档案安全评估指标内容的科学性和可靠性，应成为档案馆安全评估的重中之重。

周明明：我认为，档案馆安全评估应该评估以下几个方面的内容：一是分管领导和工作人员的安全意识。主要考查他们对档案工作的重视程度以及对档案“十防”措施的了解程度。二是档案馆建筑设计是否符合要求。具体内容包括库房选址、楼层的选择，以及库房的承重负荷量等。三是档案库房设备是否符合要求。如是否配备了防火、防盗监控装置，档案架柜是否符合要求等。四是档案库房管理制度是否完善。如是否制定了防火制度，档案清点交接制度，安全检查制度，库房温湿度管理，等等。五是档案工作环节是否安全。如，收集、整理、归档、保管、保护、利用、鉴定、销毁等各个环节是否科学规范。六是档案信息是否安全。确保电子档案的安全管理。七是档案人员素质是否符合要求。如是否持证上岗等。档案馆安全评估，可以成立档案协作领导组，以协作组为单位一年检查一次，或可借助档案执法检查来完成。

马帅章：我认为，档案馆需要开展定期的安全检查与评估。首先，我们需要设计出一整套系统、科学的评估指标体系，涉及档案馆档案实体、保护现状、保管环境、技术条件、人为安全意识，等等。其次，档案馆安全评估是促进档案馆领导和工作人员安全意识增强的重要方式，这种评估压力虽然有时会是突击式的应付，但是，安全意识是需要不断增强不断与时俱进的。另外，档案馆安全评估的指标系统与评估的具体操作应该在统一标准的基础上根据各馆实际进行评估工作的开展，不同层级、不同安全标准的档案馆安全的要求和侧重也是不一致的。

一井水：档案馆安全问题是一个系统工程，需要大量资金投入，这是档案行政管理部门自身无法解决的大问题。《档案法》第四条规定：各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。这个评估办法如果以省两个办公厅的名义下发，来考核市、县当地政府，资金才有保障。如，教育经费、三农经费等都是按照当地财政收入的百分比进行投入。档案事业费亦应该参照当地财政收入来计算，经济发展快的档案事业投入也应该加强。具体的档案馆安全评估办法与评估标准，我认为，应该依据《档案法》、《档案法实施办法》、《档案馆建筑设计规范》、《档案馆各类用房面积规定》、《档案馆温湿度管理暂行规定》等制定。

不能不：档案馆安全评估标准应把评估的“硬件”与“软件”分开评估。档案馆库安全、安防设施、档案信息安全中的“硬”的部分等，更倾向于设备、设施等硬件。档案实体安全、档案管理安全中更多体现的是管理制度等“软”的部分。一起打分，不利于责任的明确。

白桦：档案馆安全管理，不仅直接关系到档案馆各项工作能否正常进行，而且，直接关系到馆藏档案的质量和寿命，其目的是化解安全风险、确保馆藏档案安全。开展档案馆安全评估工作可以有效地推动档案馆做好档案安全管理工作。首先，各级档案馆通过档案安全评估工作，可以逐一对照档案安全评估标准，将本部门存在的一些安全隐患扼杀在萌芽之中，避免绝大多数安全事故的发生。其次，各级档案馆通过档案安全评估工作，可以掌握档案安全情况的第一手资料，可以摸清档案安全工作的底数。最后，各级档案馆通过开展档案安全评估工作，可以时时敲响档案工作者档案安全这个警钟，以此增强档案意识和风险意识，使档案工作人员都能真正重视安全工作，充分了解掌握基本的安全知识，做到防患于未然。

亓晓华：在各级档案馆开展安全风险评估很有必要。第一，有利于促进档案安全保障体系建设；第二，有利于建立健全档案安全管理制度；第三，有利于提高档案管理人员的素质；第四，有利于实现档案信息资源的网络化，确保网络信息安全、数据库安全；第五，有利于各级档案部门把档案安全工作落到实处，使档案安全得到有效保障；第六，有利于增强档案安全风险的预见性，及时发现和排除潜在风险。

田润：只有确保了档案实体和信息安全，才能促进档案工作健康发展，否则无从谈起。档案安全评估工作针对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成的影响进行评估为档案工作人员敲响“预防为主，安全第一”的警钟，促使其对档案安全工作常抓不懈，有效推动档案安全体系建设科学发展。

小鱼儿：档案馆安全评估工作与政府联合牵头来做效果会更好，否则，安全评估会像执法检查一样流于形式。安全评估后的反馈，即使政府不牵头也要反馈给政府部门，让其对档案安全评估有所悟。

刘艳茹：在一些档案馆，档案安全意识、风险意识非常薄弱，如，档案原件仍在陈列展览、借阅利用，破损档案未得到及时修复，数字化加工及操作系统、软件系统都没有安全防范措施等。需要通过档案馆安全评估提高其档案安全意识和风险意识。一是要加强安全制度建设。把制度建设贯穿档案管理的各个环节，保证各项安全设施、技术保障和管理措施落到实处。二是档案馆安全评估的常态化。档案馆安全评估不能一劳永逸，应持续开展。三是档案馆安全评估标准动态性。档案客体、档案管理的环境、档案信息技术等均在发展变化中，信息安全、网络安全、数据安全等安全评估标准也要同步设计、同步发展、同步制定。

张荣利：档案馆安全评估是对档案安全保障体系建设的评价，意义深远。可采用“四位一体”的评估体系，即制度评估、硬件评估、软件评估、人员评估四管齐下，全方位评估档案馆，尽可能地使安全评估工作不留死角、不留空白，以确保隐患及时清除。

钱慧娟：档案安全评估的对象其实就是静态和动态两部分。静态部分包括档案馆建筑、档案实体。动态包括档案工作者及一切可能与档案安全关联的外界因素。开展档案安全评估工作，逐项找出并排查安全隐患，这些隐患项可能是库房保管条件、温湿度调控、防虫防潮、防火防盗，也可能是档案工作者的安全意识、重视程度、素质高低、责任大小。开展安全评估工作，提前预防，势在必行。