诉讼档案管理大全11篇

诉讼档案管理篇（1）

清代许慎所著《说文解字》定义：“诉，告也”：“讼，争也。”中国古代汉语对“诉讼”两个方块字的解析，言简意赅，相当准确，其本义沿用至今，并扩大演化出许多新含义。在现代汉语中，诉，可作告诉，申诉、诉说、控告、进谗言、毁谤等多种诠释；讼，可作诉讼、为人申冤、争论是非、责备、公等多种诠释。诉讼演化出来的引申意义，已经蕴含了现代诉讼追求的社会正义、司法公正、法官居中裁判等司法理念。

现代诉讼有广义与狭义之分。

广义诉讼是指由国家司法机关、当事人和其他诉讼参与人共同参加，按照法定程序、原则和方式，以国家法律为依据，应用法律解决具体案件和纠纷的全部活动。

狭义诉讼是指一方提出告诉、申诉、控告和主张，另一方提出争辩的事实、理由和主张，法官居中裁判，解决双方当事人诉讼的审判活动。简言之，狭义诉讼是法院依法解决各种诉讼案件的专门审判活动。

根据我国法律规定，以及诉讼所要解决的实体问题的不同和诉讼形式的差异，诉讼一般分为刑事诉讼、民事诉讼、行政诉讼三种。

刑事诉讼是指由公安机关、检察机关侦查、审查和提起公诉，再由人民法院审判，追究犯罪嫌疑人、被告人刑事责任案件的司法活动。规范刑事诉讼活动的程序法是《刑事诉讼法》及相关司法解释，对被告定罪量刑的实体法是《刑法》及相关法律、法规和司法解释。

民事诉讼是指司法机关为解决平等主体的公民、法人及其他组织之间就财产权利、人身权利等方面争议和纠纷而进行的诉讼活动。规范民事诉讼的程序法是《民事诉讼法》及相关司法解释。为解决民事诉讼纠纷而适用的实体法是民法、商法、婚姻法、继承法等法律、法规及相关司法解释。

行政诉讼是指公民、法人或其它组织认为行政机关及其工作人员的具体行政行为侵犯其合法权益而向人民法院提起的诉讼。规范行政诉讼的程序法是《行政诉讼法》，为解决行政诉讼而适用的实体法是行政法方面的法律、法规、地方性法规、自治条例、单行条例，并可参照行政规章。

除上述三大诉讼法所规范的三种诉讼外，公民、法人或其他组织，还有许多不同类型的纷争需要解决，但法院通常遵循不告不理原则，不会主动去寻找诉讼纠纷来进行审判。国家和社会一般是通过法律法规调整社会关系，用行政手段解决矛盾，以民间调解、仲裁等方式处理纠纷。这些都不是我国三大诉讼法界定的诉讼，也不是本文所论述的诉讼档案的范畴。

二、档案的定义

档的本义为横木框格；案的本义为长方形桌子。以乎与我们现在所称的档案相去甚远，但并非风马牛不相及。从词义的演变和档案历史渊源方面考证，选择档案一词，并赋予它现代含义，是历史的选择，反映了中国方块字强大的生命力。

档案一词，在我国历史上，各朝各代有不同称谓。商代称档案为“册”，据郭沫若考证，早在甲骨文中已有“册”字，是连结木牍竹简的象形字。我们至今仍将档案、图书以“册”为计量单位，是沿用其义。周代叫“中”，即官府的簿书。“治中”即整理案卷，也是一个官位的职称，“史”字就是史官右手执“中”写史的象形字。秦汉时代称档案为“卷”，卷是简牍和缣帛沿左右或上下轴曲卷起来保存的意思，我们今天仍将档案、字画以卷为保管单位，盖出于此。汉代以后称档案为“案”，人伏于桌子上书写文件，称为“伏案”写作，“伏案”一词，沿用至今，仍然新鲜活泼。唐宗以后，档案多称“文案、”“案卷”、“簿书”等等。

档案二字组成联合词组，是中华民族优秀传统文化大融合的结果。明末清初，满人入关前，用木片作文字书写材料，文案处理完毕，横竖成行挂在墙壁上，叫“牌子”、“档子”。满人夺取政权，建立大清帝国后，虽改木片材料为纸质材料书写文件，但仍习惯称“档子”，而广大中原地区的纸质文件材料，则称为“案”或“案卷”。因此，满汉融合之后 ，便把办理完毕保存起来的本质和纸质文件，称为“档案”，一直沿用至今。

到了近现代，人们又赋予“档案”新的外延和内涵。我国有关方面的学者对档案定义进行了长期不懈的研究探讨，也有各种不同模式和表达方式。

1937年何鲁成所著《档案管理与整理》表述为：

“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书”。

1960年《档案工作》杂志第1期社论表述为：

“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保字价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料。”

1980年上海辞书出版社出版的《辞海》表述为：

“凡具有查考使用价值，经过立卷归档集中保管起来的各种文字材料，包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、影片、录音带，以及具有保存价值的各种文书。”

1985年国家档案标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》表述为：

档案是“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”

1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条表述为：

“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”

1988年吴宝康主编的《档案学概论》表述为：

“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：

档案是原始的历史记录。“

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：

“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2001年，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中表述为：

“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”

以上几种，是常见的有关档案的法律、法规、专著和有关文件资料对档案定义的不同表达形式，各种不同定义，反映了不同历史条件、社会背景、观察角度和侧重范围。表述方式，各有千秋，异同互见。但都分别反映了档案定义的基本要素，概括了档案定义的内涵和外延。集中突出了档案的来源和形成的原因，是人类在实践活动中形成的；突出了档案之所以需要保存的因素和范围，是那些有保存价值的物质存在；突出了档案的主要特点和基本性质，是广义的文书、文件、信息、信息资料的历史记录、真实记录、真实历史记录、原始记录、原始的历史记录、固化信息等等。

三、诉讼档案定义

诉讼档案，即诉讼案件档案。给诉讼档案下定义，必须明确诉讼档案的内涵和外延，揭示诉讼档案的本质属性，把握诉讼档案与其他相关档案的联系和区别。

建国以来，我国档案界和最高人民法院有关著作和文件，对诉讼档案定义分别从不同角度进行了研究和概括，形成了几种不同的表述方式：

“诉讼档案是由诉讼文书转化而成的。任何一个案件在诉讼过程中所形成的文书材料，经过系统整理工作，作为历史记录而归档保存起来，就是诉讼档案”。

-摘自陈兆、沈正东主编《最新档案工作实务》，中国档案出版社，1996年版。

“诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按有关规定立卷归档，集中保管起来的诉讼文书材料和声象材料。”

-摘自最高人民法院档案处《诉讼档案讲义》，宇航出版社，1990年版。

“诉讼档案，是人民法院行使国家审判权，完成基本职能任务，进行审判活动的真实记录。”

-摘自祝铭山主编《中国法院诉讼文书教程》，中国政法大学出版社，1996年版。

“诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要案件。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院档案管理办法》。

“诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录。”

-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院诉讼档案管理办法》

为了更加深刻确切地揭示诉讼档案的本质属性和内涵与外延，对诉讼档案定义还可以进一步表述为：

诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录。

确立这一定义的基本指导思想是：从诉讼档案管理学角度出发，以我国实体法、程序法、有关司法解释和档案法为依据，以《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼档案管理办法》关于诉讼档案的定义为基础，参考借鉴前述诉讼档案定义中的精华，吸收法学、档案学研究的最新成果，适应审判实务和诉讼活动的新发展，力图全面准确地反映诉讼档案本身所具备客观属性。谴词造句尽量与有关法律法规和规章制度的标准提法保持一致，但在诉讼档案的外延和内涵上，对前述定义有所突破与创新，表述方法亦略有变通。

本定义与过去所有关于诉讼档案定义最显著的不同之处，在于贯穿了现代法治精神和司法观念，首次将法院与诉讼当事人及其他诉讼参与人并列，在诉讼活动主体上，适当淡化法院的职权主义，适当突出当事人主义。因为如果没有原告与被告，没有上诉人与被上诉人，没有申请执行人与被执行人就无所谓诉讼。没有双方当事人及其他诉讼参与人参与诉讼活动，则法院审判活动必定是无源之水，无本之木，诉讼活动就难以进行或不能进行。所以，使用“法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动”的表述，这是在前述定义基础上有所突破与发展的新观点，也与有关法律规定一致。

本定义所称“法院”，指全国各级人民法院和军事、海事、铁路等专门法院，即泛指全国各级各类法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因为“人民法院”可作广义和狭义两种解释，而“法院”则没有歧义，也不致引起误解，其准确性与简约性不言而喻。

本定义所称“诉讼当事人及其他诉讼参与人”，指依照法律规定和诉讼需要参加诉讼活动、享有一定诉讼权利和承担一定诉讼义务的人。检察机关代表国家行使检察权，提起公诉和抗诉，是一个比较特殊的诉讼参与人。但它在诉讼中相当于原告的地位和作用，与公民、法人的地位和作用没有根本区别，因为控辩双方当事人，在诉讼中的地位是平等的。

本定义所称“诉讼活动”，就是法院通常所称的“审判活动”，严格限定在我国三大诉讼法界定的诉讼范围之内，即狭义的诉讼活动，不作广义解释。

本定义所称“原始信息记录”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，当事人和其他诉讼参与人制作或提 供的各种具有法律意义的诉状、证据材料（包括实物）等，法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等，就其物质形态而言是广义的。排除了不属于上述三大诉讼法界定的诉讼活动的原始信息记录。

四、诉讼档案概念的基本含义

诉讼档案概念的基本含义有如下几个方面：

（一）讼档案产生于法院的审判权。只有法院才具备产生、收集、立卷、保存诉讼档案的国家权力、法定资格和必要条件，除法院以外的任何机关、团体和个人，都没有这种权力、资格和条件。许多法人和自然人收集保存的档案门类可能比较齐全。如行政文书档案、会计档案、人事档案、基建档案等等，各个机关单位都能够产生和形成，事实上许多单位大都建立了一个门类比较齐全的综合档案室，但唯独产生不了诉讼档案。全国唯有法院一家因行使国家审判权而产生诉讼档案。公民、法人因参与诉讼活动所形成的自已保存的诉讼文书材料，可以称作诉讼档案，但不是本文讨论研究的范畴。

（二）讼档案来源于法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人。依照我国宪法和法律规定，法院依法独立公正地行使国家审判权，但首先必须有双方当事人及其诉讼档件，才有法院审判活动，否则既无诉讼也无诉讼活动，谈何诉讼档案！诉讼档案的来源实际上由两大部分构成，一部分是法院产生的诉讼文书材料，一部分是当事人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料。公安机关（含国家安全机关，下同）、检察机关，虽然依法行使侦查权、检察权，也产生司法文书材料，这些司法文书材料，只有进入法院诉讼程序以后，才是真正意义上的诉讼活动原始信息记录，才能最终成为诉讼档案的一部分。

（三）诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动直接形成的。依法，是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人共同进行诉讼活动的前提条件，也是诉讼档案产生和形成的必要条件。依法诉讼，依法制作、依法使用，依法产生或提交的具有法律效力或法律意义的诉讼活动原始信息记录，依法按一定规则立卷归档，才能转化为诉讼档案。

（四）讼档案是具体案件诉讼活动的原始信息记录。只有具体个案诉讼活动的原始信息记录，才能转化为诉讼档案。一个具体诉讼案件，一般分为告诉、申诉、公诉、抗诉、收案、立卷、证据交换、庭审、合议、宣判、执行、送达等程序，诉讼活动展开的过程，就是诉讼活动原始信息产生和记录的过程。法院收到当事人及其他诉讼参与人的诉状并决定立案，标志诉讼活动正式开始。当事人及其他诉讼参与人收到法院的裁判文书，并将送达回证退回法院，标志着一个具体案件诉讼活动结束，原始信息记录到此为止，且不能更换、修改或丢失。凡事后编写、添加、修改的，都不是原始信息记录。诸如案例汇编、裁判文书汇编等等，都不具备诉讼档案必备的基础要素，不能转化为诉讼档案。违法的和虚假的诉讼活动原始信息记录，也有可能依法定程序而产生，并转化为诉讼档案。但却由于其信息记录的原始性，确保了“违法的和虚假的”真实性，即诉讼档案的原始信息记录，维护和再现了违法的真实和虚假的真实。

（五）诉讼档案是具有查考利用价值的诉讼活动的原始信息记录。有没有查考利用价值是诉讼活动的原始信息记录能否转化为诉讼档案的基本标准。并不是所有诉讼活动的原始性信息记录都有查考利用价值。如法官办案的工作日记，法官拟制的各类诉讼文书提纲，未成形也未报批的各类诉讼文书草稿，合议庭因分析案情需要勾画的涉案人物关系或事件因果关系的草图，庭审法官｀主持庭审所列提纲或争议焦点，诉讼当事人及其他诉讼参与人在庭审中的发言提纲等等，虽然是诉讼活动的原始信息记录，但有的不具有查考利用价值，有的已通过别的形式，如裁判文书、庭审记录等，形成了具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，所以，不必将它们转化为诉讼档案。

（六）诉讼档案是经过立卷归档保存的诉讼活动的原始信息记录。依照法律法规立卷归档，集中保存，是诉讼活动原始信息记录转化为诉讼档案的必然要求。诉讼活动原始信息记录，经过有机组合、立卷归档、集中保存起来之后，与诉讼活动过程中的原始信息记录有了很大区别。它们发挥的作用在立卷归档前后是截然不同的。零散的诉讼活动原始信息记录，立卷归档前，属于诉讼文书材料；按照一定规则立卷归档后，成了诉讼档案，其称谓和存在形式发生了变化；办理移交归档手续后，保管单位发生了变化；如果当事人上诉或检察机关抗诉，一个一审案件的诉讼档案，全部成了二审案件诉讼活动的重要依据和必要条件；一个案件诉讼活动的原始信息记录只是该案的诉讼文书材料，一旦立卷归档入库集中统一保管后，则成了国家档案的组成部分。

五、诉讼档案与相关档案的联系与区别

（一）诉讼档案与侦查档案

在刑事诉讼活动中，公安机关的侦查文书和意见书，通过检察机关依法进入法院诉讼活动并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“侦查卷”或“公安卷”。未进入诉讼活动的侦查文书，不能转化为诉讼档案，也不能称作诉讼档案。

（二）诉讼档案与检察档案

检察机关的检察文书，主要指书、抗诉书、证据材料等，依法进入法院诉讼活动，并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“检察卷”“卷”或“抗诉卷”。未进入法院诉讼活动的检察文书，不能转化为诉讼档案，也不能移作诉讼档案。

（三）诉讼档案与诉讼证据鉴定文书档案

诉讼证据鉴定文书档案，主要指涉案标的物鉴定文书档案。包括动产、不动产等有形资产和无形资产的价值评估等诉讼证据鉴定活动中产生的原始信息记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，应当单独分类立卷归档。但与诉讼档案有密切联系。诉讼证据鉴定文书档案是鉴定结论的原始依据和凭证，而鉴定结论具有法律意义，属于一种独立的诉讼证据，是当事人的呈堂证据，也是法院审判、执行的依据，经过庭审质证、认证后，成为诉讼活动原始信息记录的一部分，应列入涉案诉讼文书材料，随卷归档。

（四）诉讼档案与法医学鉴定文书档案

法医学鉴定文书档案，是按照法医学鉴定程序，运用现代科学技术，为查明和确定案件真实情况，提供科学证据的原始性真实记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，以活体检验、尸体检验、文证审查、物证检验、现场勘验等为类别，按年度和一人（件）一号的原则，单独立卷归档。1991年12月24日，最高人民法院颁布的《人民法院法医学文书立卷归档办法》，对鉴定文书材料的收集、排列、编目、卷宗装订、归档的原则和方法作了明确规定。法医学鉴定结论具有法律意义，是法院和法官办案的依据，属于一种独立的诉讼证据，应列入涉案诉讼文书随卷归档。

（五）诉讼档案与法院行政文书档案

法院行政文书档案，是指法院诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）。凡是反映法院工作活动，具有查考利用价值的司法行政文书材料，均必须立卷归档。它与诉讼档案属于不门类的档案，单独分类立卷归档。许多行政文书涉及诉讼活动的决策部署、督促反馈、总结报告、调研成果等等，虽与 诉讼活动密切相关，因不具备诉讼活动原始信息记录这一本质特征，仍属于行政文书。但部分行政文书也同时被列入诉讼档案的副卷归档保存。如：有关案件的请示、批复，上级领导机关和领导同志对案件的批示和监督函，人大代表、政协委员对案件的书面建议案、提案、意见、建议，以及法院对上述案件的办理报告和答复函等等，依照《人民法院行政文书立卷归档办法》应当归入行政文书档案；依照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》应当归入诉讼档案，这样的规定是完全正确的，因为它们同时具备了上述两种档案的属性。将这些行政文书归入诉讼档案，是因为它与案件有密切关系，可能对案件的诉讼活动或裁判结果产生影响。

（六）诉讼档案与审判委员会记录

诉讼档案管理篇（2）

加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。

一、法院诉讼档案电子化管理现状

在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集OA，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策

（一）电子诉讼档案管理标准问题

诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。

（二）电子诉讼档案的长期保存问题

计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐JPEG和TIFF作为档案数据文件的通用文件格式。但是，JPEG的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。TIFF的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，MDI是一种优于JPEG和TIFF格式的一种图像格式，它是Office　2003工具软件中扫描管理软件“Microsoft　Office　Document　Image”所产生的数据格式，它“将JPEG体积小和TIFF高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将MDI的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。

（三）网络安全问题

诉讼档案管理篇（3）

加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。

一、法院诉讼档案电子化管理现状

在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集oa，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。wWw.133229.COm但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。

二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策

（一）电子诉讼档案管理标准问题

诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。

（二）电子诉讼档案的长期保存问题

计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐jpeg和tiff作为档案数据文件的通用文件格式。但是，jpeg的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。tiff的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，mdi是一种优于jpeg和tiff格式的一种图像格式，它是office　2003工具软件中扫描管理软件“microsoft　office　document　image”所产生的数据格式，它“将jpeg体积小和tiff高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将mdi的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。

（三）网络安全问题

诉讼档案管理篇（4）

一、当前诉讼档案管理工作中存在的主要问题

(一)管理体制不健全

1、基础规定过于滞后。当前法院档案管理工作依据的法律法规是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案管理工作条例》以及最高法院法(办)发[1991]46号文件的有关规定。其中,制发于1991年的46号文件(包括《人民法院档案管理办法》等8项规章制度)是当前法院档案管理工作的基础。由于46号文件中的相关规定已经严重滞后,不能适应当前法院档案管理工作的需要,一线法院档案管理部门迫切需要一套适应新时期工作,便于执行的诉讼档案管理办法。

2.管理模式不科学。目前是各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案,在管理上只重层级,不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限,实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时,由于各自为政,不同法院的规定不尽相同,加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点,导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大,法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。

3.管理手段不专业。其中最为突出的就是归档率的统计不科学,没有标准的统计办法,依据各法院信息化程度的高低做法不一。一般在审判管理软件中未包含归档管理项目的法院,是依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率,无法做到客观全面。

4.监督、激励机制不完善。目前,法院档案管理工作是接受档案局和高级法院档案管理部门的双重业务指导。法院系统自身至今还没有设立专门针对档案管理工作进行表彰的项目,尚未形成有效的激励机制。

(二)信息化过程中标准不统一

当前,在“科技强院”思想的指导下,全国各地法院加快了信息化建设进程,诉讼卷宗数字化作为其中一项内容,也正在蓬勃开展。但是由于大多数都是各级法院各自独立研发管理软件,在设计上对档案管理项目的归属未能形成统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性,一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求,必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。

(三)人、财、物保障不到位

1.库房紧缺。近年来,随着案件数量的激增,诉讼卷宗档案数量剧增,所需空间急剧膨胀。而纸质实体卷宗具有原始性与不可替代性,因此即使诉讼档案卷宗已经电子化,其仍需保存。按照规定,诉讼档案保管期限最短的也要存放30年。囿于建设规划标准及客观实际,因诉讼爆炸本已在审判办公用房方面捉襟见肘的各基层法院,无力、无处再扩建档案库房,档案库房严重紧缺。

2.人员编制短缺。法院系统是严重缺人的国家机关之一,“案多人少”的矛盾十分突出,法院有限的编制只能向一线审判部门倾斜,难以再为档案部门配齐、配足人员。基层法院档案管理工作总体局面是人少事多,忙于完成查收卷宗等基本任务,无力再进一步开展档案管理创新与编写档案史料等档案编研工作。

3.卷宗移转不安全。诉讼档案在审判过程中频繁流转不利于诉讼卷宗的安全。从一审、二审、申诉、再审、执行、抗诉等程序中的调卷、退卷过程中容易发生卷宗的损毁丢失。

二、完善诉讼档案管理体系的设想

(一)构建新的档案管理组织架构和科学的管理机制

1.设立各省法院档案管理中心和中心档案库房。《档案法》第二条明确规定,国家一切机关团体、企事业单位和其他组织所形成的档案必须归国家所有;第五条规定,档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则。诉讼档案是国家档案全宗的重要组成部分,法院是国家审判机关,以法院为全宗单位,以全宗为核心,实行诉讼档案的分级集中统一管理是维护诉讼档案真实性、可靠性的有力保障。长期以来各级法院各自管理其产生的诉讼档案,只是做到了分级管理,没有体现集中统一的优势。

建议在高级法院以及部分中级法院设立集中统一管理辖区诉讼档案的管理中心,建设中心档案库房集中存放基层法院的纸质卷宗。基层法院仅保留周转库房,保证实体纸质诉讼档案形成后5年内的存放和保管。

2.建立健全诉讼档案管理制度。建议最高法院尽快组织各法院通过认真细致的调研论证,制定新的诉讼档案管理制度办法,重点强调明确以下四方面内容:一是确定卷宗材料的排列顺序。重点关注新增类型材料的放置位置。二是在立卷归档制度中强调卷一的索引功能。三是对照新修订的民事诉讼法等法律法规及司法解释,重新制定案由和保管期限的相关规定。四是建立科学有效的归档率统计模型,为各项考核提供公平、有力的基础数字。

3.创新管理方式。一是建立调离人员档案交接监督机制。二是搞好配套开发。探索研发裁判文书制作系统,将裁判文书从启动、呈批、审查、印刷的整个流程电子化,达到真正的无纸化审判。

4.科学配置人力,强化业务培训。档案管理工作本身具有较强的专业性,法院的诉讼档案具有更强的专业性。不论采用何种编制的人员,都应当保持档案队伍的相对稳定,保证档案人员政治过硬,不断提高档案人员的业务能力。

5.完善激励机制。可以考虑设立法院档案管理先进工作者奖项,以充分调动法院档案管理工作人员的工作积极性和主动性。

(二)诉讼档案信息化的解决思路

1.标准先行,科学规划。档案的信息化建设必须以科学发展观为指导。建议由最高法院根据诉讼档案管理的实际需求出台法院系统的诉讼档案的电子化标准,指导和规范全国各级各类法院诉讼档案电子化。在当前不能够统一开发商和统一应用软件的情况下,作为诉讼档案电子化的基本依据,并采取相应措施促使各级法院在系统开发中严格遵守,以便于在今后的发展中实现数据结构的统一。

2.建立统一的诉讼档案管理软件。各行各业应用管理软件的统一是大势所趋。建议由最高法院统一标准,统一软件,保证最高法院对全国法院诉讼档案资源的有效采集,真正实现由上到下的四级档案管理体系。

3.创建电子档案查询体系。全国法院系统均实现电子化归档后,在四级法院建立一个完整的电子档案查询系统,与现有的法院案件信息管理系统整合在一起,凡是上诉或进入审判监督程序的案件,根据一定的审批程序,向有关法官开放电子卷宗。这样可以极大地减少审判过程中的调卷量,缓解审判庭和法院档案部门的工作压力,也可以减少卷宗在调阅过程中出现的冲突及案卷丢失的风险。

诉讼档案管理篇（5）

二、人民法院诉讼档案数字化管理的重要意义

一是数字化管理是审判管理适应信息化潮流的必然要求。法院信息化建设是审判工作应对迅猛发展的信息社会的必然选择，在“大数据、大格局、大服务”工作理念的指导下，多数法院的信息化建设在服务人民群众、服务审判执行、服务司法管理等方面呈现出良好的发展态势，实现了信息化建设与法院工作的深度融合。诉讼档案的管理作为法院工作的重要组成部分，实现对其的数字化管理毋庸置疑已成为人民法院信息化建设的重要组成部分和法院档案数字化管理的核心工作内容。

二是数字化管理是提高效率、方便诉讼的重要手段。在诉讼活动中，当事人、律师、法官等各方主体随时都会调取卷宗进行诉讼或者参考，所以卷宗借阅较为频繁，实施档案数字化管理后，计算机等现代化手段代替了人工来归类整理档案，检索利用档案效率大大提升。

另外，根据最高法院部署，各中层法院、基层法院完成纸质版档案扫描后，依托人民法院统一的电子诉讼档案查阅服务平台，将能实现四级法院网上调阅电子案卷，法官可以在线实现本地、异地调阅案卷，了解案件原审情况，或者查阅参考关联案件信息，不仅大大提高了审判效率，还解决了调卷难问题。

三是能够极大地节约空间资源，顺利地实现长期保存。法院的档案保管期限分永久保存、长期保存、短期保存，后两者称为定期保存。定期保存的档案，保管期满后还须复查一次，如发现有继续需要保存的，仍应保存下去，有的需要延长保管期限，有的需要转为永久保存，对到期后不能转为永久的，就需要销毁。因此，传统纸质诉讼档案需要有较大的存放空间，且对保存环境也有较高要求，需要经常除湿、保持恒温、排风、杀虫等，因此，传统纸质化管理存在诸多浪费资源的弊端。档案管理数字化后，就可以直接借助电子存储设备做到实时存储，极大地节省了空间资源。同时，对于需要销毁的档案，即便纸质版被销毁了，但电子版仍在，一旦出现特殊情况需要溯源和查询时，能立即被调取出来以供查阅，真正实现诉讼档案持续累积、长久保存、科学管理的目标。

四是能够减少劳动强度，提高分类准确性，降低损坏风险。法院的档案记载着各类案件的具体细节，包含有大量的信息，这就使得整理分类工作较为烦琐、劳动强度大，且容易出现理解差异导致分类不准确的情况。此外，人工分类时是以一种类别进行分类，这样的分类较为单一，不能根据不同的关键词进行自定义调整分类。因此，借助数字化能有效降低人为因素在档案归档工作中的影响，在减少人力资源和时间投入的同时，还能提高分类的准确性。

此外，在传统的档案借阅模式中，办案人员、当事人、律师等查阅卷宗时需要频繁到档案室调取，时间久了，旧存的纸质档案的完好保存成为重大问题，这些旧存档案一旦丢失或者损坏将造成不可估量的损失。档案数字化管理后，能很大程度上减轻对原始纸质档案的损坏，加强对原件的保护，避免人为因素对档案的破坏。

三、人民法院推进档案数字化管理存在的问题

一是档案数字化管理还不统一。目前，各地档案数字化管理进程差异较大，大多法院调阅卷宗仍停留在实体查找阶段。同时，由于信息软件等开发设计不统一，各地法院档案电子化管理“各自为政”，给跨地区的诉讼档案信息共享带来一定的困难。

二是档案数字化工作人力、物质投入难保障。数字化管理专业性较强，不仅需要专业技术人才，还要添置专门的硬件设备，且扫描工作周期较长，资金投入量较大。就当前经济条件下，多数法院较重视审判办公大楼、法庭建设以及车辆装备等，对档案管理这一项工作重视不够，要拿出大额经费，还要投入较大的人力、物力和精力，对大多数法院来说是件需要认真考量的事情，这也是制约法院档案信息化建设的又一瓶颈。

三是诉讼档案管理的安全性有待加强。人民法院的诉讼档案涉及到国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦泄露，将造成无法估计的损失。当前，随着黑客窃取手段不断翻新，档案数字化管理的不安全性也随之增加，如何保证电子化管理中档案的安全性，也是制约诉讼档案数字化管理的一大障碍。

四、人民法院推进档案数字化管理的路径探索

一是加强数据库和网络基础设施建设。实现档案数字化管理的前提是建立健全档案库，在建立数据库的过程中，不仅要着手补齐档案文件目录，还要校验录入的正确性，从而确保档案数据真实、完整以及有效。要配备先进的扫描仪等设备以及配套的系统软件和安全控制系统，以便对书面文字、照片图像等材料进行准确扫描、数据录入、整理分类、存储保管和查阅利用。同时，还要简单进行筛选，对档案中损毁度高、使用频率高、保存价值高的优先扫描，以加快数字化管理进程。

二是建立健全相关规章制度和工作标准，实现档案数字化管理规范化。结合相关法律法规，要对数据库录入、案件检索及纸质档案的数字化等明确相关工作标准，使档案管理有章可循、有法可依，尽快实现对档案工作各项工作的有效管控。

三是加强培训，配齐配强专业管理人员队伍。既要加大资金投入，也要内部挖潜与引进外来技术人才相结合，建立健全人才管理机制，打造一支既懂法院档案管理又熟练信息技术的复合型人才，以应对信息化时代法院档案管理工作的新的更高要求。

总之，人民法院诉讼档案数字化管理是法院信息化建设的“重要项目”，它能够冲破传统档案管理和利用的种种局限，实现档案信息资源的科学管理。尽管当前各地法院档案数字化管理进程还不统一，但可预见的是，一旦四级法院档案数字化管理模式全面完成，档案管理工作将会迎来新的局面，人民群众也将会有更多的司法获得感，审判管理工作与诉讼服务水平也将实现“双提升”。 [ dYLw.net 提供毕业和会计学论文服务] 

参考文献：

[1]金萍.浅谈法院诉讼档案电子化管理

诉讼档案管理篇（6）

二、档案审批管理的新构想

司法改革以来，我院将审管办与办公室合并，统一由办公室主任管理，这是司法改革下的我院新的探索与尝试。而审管办与档案室本来就是息息相关的兄弟科室，审管办负责案件评查工作，这项工作在很大程度上决定着电子卷宗的质量以及以后的利用情况。严把评查关是档案室利用数字化的电子卷宗关键一步。但是现在的实际情况是每月结案量不断增长，数量巨大，完全靠人工评查很难做到百分百的严格。之前省高院开发的庭审直播评查系统，可以很大程度上提高庭审效率，自动化巡查庭审质量，大大减轻了人工压力。笔者呼吁可以联系相关人员开发自动与人工相结合的审批评查系统，对现在经常出现的扫描不清楚、漏页情况自动予以退回。如果有了自动评查系统，不但可以缓解审批人员的工作压力，相信电子卷宗的质量一定可以得到质的提高。而且在人员管理上，可以让审管办与档案室合并办公，虽各有分工但仍属于同一整体，这样更可以让审批人员深刻体会到电子卷宗利用时出现的问题，使审批工作更有针对性。

三、档案利用的新方式

在大信息时代，档案的利用也要走向云端。互联网+的情况下，完全应当更加简洁便利。现在要求裁判文书上网已经大大方便了当事人、律师等相关的法律工作者，但是宣传力度较小，并且不能加盖法院公章等，在实际操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率极高的情况下，虽电子卷宗方便档案员查找打印，但受人员、计算机数量限制，仍不能满足日益增长的利用。笔者认为应当设立自助式电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端，只挂接诉讼档案正卷库，对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅，刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷只能浏览，不得随意进行下载和打印，确有需要的可以在网上进行申请，档案管理员在网上操作予以审批，审批同意后可以自行打印加盖法院电子签章来完成。同时还要注意计算机的安全管理，不得插U盘，要设置重启恢复程序，不得进行查询浏览外的其他操作等等，确保设备和数据安全。其次如今利用率极大的情况下，仅靠人工记录效率低下。当事人利用软件查阅档案时应当用身份系统记录，并在电脑上记录其查阅复制的内容。本院或外单位工作人员查阅时，也应记录在案，清楚把握。这不仅能清楚的记录当事人的查阅复制的内容，还可以根据记录进行大数据统计，把握档案查询的动向，也方便档案部门对利用效果进行沟通反馈。

四、档案保密工作的新要点

诉讼档案管理篇（7）

1诉讼档案的含义

检察诉讼档案是人民检察院以办理案例为目的，依法进行诉讼活动所形成、具有查考利用价值，并按照有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、声像材料及其它材料的总和。主要分为四类，即：侦查、审判监督的刑事案卷；直接受理立案侦查的刑事案卷；控告申诉案卷；民事、行政诉讼案卷[1]。人民检察院的诉讼档案是检察活动的记录，真实地记录着检察活动的始终，不仅是是检察业务工作成绩的重要承载，而且是国家财富的重要组成部分。[2]

2基层检察院诉讼档案管理的现状及问题

通过近年来的努力，基层检察院诉讼档案取得了一定的成绩，但是在新形势下，基层检察院诉讼档案管理也存在着一些问题。

2.1档案意识不强，管理效果不佳

目前，院内各部门没有充分认识到档案管理工作是检察院工作的一个重要组成部分，大部分检察人员存在着“重办案轻档案”的思想，没有对本部门的收集立卷工作进行检查，认为这是档案室和档案管理人员的职责，长久下来，给档案管理人员增加了负担，再加上专业档案人员的缺乏，档案部门督促不力，整个诉讼档案管理效果欠佳。

2.2诉讼档案的文书材料收集不全，档案质量差

基层检察院的诉讼档案管理中经常存在质量问题：首先，由于我国法律体系不是很健全，加上办案人员的档案意识不强，造成大量的诉讼文书材料归档不及时，归档材料质量较差。其次，档案人员在接收案卷材料时，没有认真检查，部分案卷缺少讨论案件记录和阅卷笔录等；卷内材料排列混乱，重复文书材料、与定罪量刑无关的材料没有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣质字迹，如使用圆珠笔、铅笔、复写纸等。使用这种不耐久的字迹材料极易使字迹模糊、扩散，不易长久保存，严重影响诉讼档案的保管质量。最后，部分案件的承办人没有书写法律文书编号，如审查批捕、案件意见书不编号；诉讼案卷的封面年度、字第号填写不规范、不统一；有的案卷，案件承办人不签名，没有填写负责人，造成了一定程度的归档困难。

2.3信息化建设情况差，信息资源利用率低

当前各级检察院都在进行信息化建设，但是，目前基层检察院的档案信息化建设仍然存在一些问题。一般基层检察院的诉讼档案的信息化管理仅仅是条目管理，没有延伸到全文管理；运用单机版管理软件或借助EXCEL、WORD表格进行检索，没有实现信息资源共享，查找档案非常不便；对于产生的大量电子文档，没有引起重视，使得大量电子文件信息流失。大部分的基层检察院档案室保存着大量的诉讼案卷，这些案卷中蕴含着丰富的信息资源，但是一般都只是按规定收集、整理，没有对其进行开发利用， 档案人员只是等待查阅者上门查阅，档案信息资源没有进行有效的整合和利用，档案信息资源利用率比较低。

2.4档案管理基础设施设备和条件不足

随着社会经济的快速发展和社会法律意识的提高，检察院工作的深入开展要求档案管理工作水平也要进一步提升。一般基层检察院的档案库房选址都不符合档案建筑设计要求，不利于诉讼档案的保管和利用；其次，基层检察院对档案工作的投入，仅限于1-2台电脑和1台打印机，缺乏除湿除尘设备、消毒设备和温湿度测量仪等，没有防虫防有害生物的有效措施，没有实现档案管理的现代化，基础设备和条件较差，不利于诉讼档案的保存。

2.5缺乏专业的档案管理人员

随着人们法律意识的增强，诉讼档案的增多，各类基层检察院的诉讼档案剧增，但档案管理人员仅配备1-2名，更换频繁。大多数情况下，这些档案管理人员都没有专业的档案管理知识，且没有经过专业的技术培训，无法对本机关各业务部门诉讼文书材料的立卷归档工作进行指导、监督和检查。在面对数以万计的诉讼档案时，无法准确而又有效的进行收集、整理、保管、利用等工作。有些基层检察院因人员紧张聘请兼职人员和实习生管理档案，没有统一的标准，加上缺乏责任心，致使诉讼档案管理缺乏统一性、科学性和规范性，给诉讼档案的利用带来很多麻烦。

3加强基层检察院诉讼档案管理的对策

3.1提高对诉讼档案工作重要性的认识，完善诉讼档案管理制度

诉讼档案工作对整个检察院工作的重要性不言而喻，要让每一个领导干部和检察人员都充分增强档案工作意识和档案法制观念。首先，把档案分级管理职责要落到实处，把档案工作列入重要议事日程，通过过问、检查、督促档案管理工作，为档案现代化管理工作提供物质保障创造条件。[3]其次，要把诉讼档案管理工作与检察院的岗位负责制和年终考核联系起来，以增强全院其他部门领导、检察人员和档案管理人员的责任心与事业心，加强诉讼档案的管理。

3.2严格规范诉讼档案材料的收集、整理、立卷工作，提高诉讼档案质量

案件负责人需要负责每个案件的文书材料形成、积累、整理，保证归档文件材料的完整、准确，并检查诉讼材料是否齐全、完整、是否符合要求，如果有遗漏或不符合要求的，要及时补齐或改正，对于无法补齐的文件，要在案卷备考表中说明。卷内材料应按照实际办案程序依次排列，各种证据材料，可先按材料的名称、问题等特征分类，再按时间顺序排列，将主要证据排列在前，辅助证据排列在后。案卷应有卷皮、卷内目录和备考表。卷皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，卷皮除目录号、卷号外，都应用字迹耐久的蓝黑或碳素墨水逐项准确填写，字迹要工整、清晰、规范。归档的诉讼文书必须按年度、程序、一案一号的原则，结案后，由案件承办单位整理立卷，于翌年第二季度移交档案部门，并根据《人民检察院诉讼档案保管期限表》划出保管期限。

3.3加强诉讼档案的现代化管理、信息化管理

现代化管理不仅可以大大地增加库房的库容量，而且还能提高查找速度、查准率和查全率，诉讼档案要实现现代化管理。面对日益增多、纷繁复杂的诉讼档案，要改变传统的管理模式，实现诉讼档案的纸质和电子“双套归档”管理制度，加快实现档案的电子化管理，各个基层检察院要逐步实现计算机管理和信息化管理，实现与市院网、省院网、及全国检察院接轨的局面，实现资源共享。积极引进利用先进的档案管理软件，实现计算机自动检索，提高工作效率，节省时间和空间，为诉讼档案的利用提供便利。

3.4加大对诉讼档案的基础设施的投入

加大对诉讼档案基础设施的投入，加强诉讼档案基础设施建设，有利于实现诉讼档案的规范化、科学化管理。档案库房的建设要严格按照档案库房建设要求标准，同时要购置诉讼档案管理所需的档案装具、除湿除尘设备、空调、防火系统、复印机、打印进、电脑等设备，还要积极加大适应诉讼档案管理实际工作需要的软件设备的开发和利用，加速实现档案的现代化管理，实现具有检察院特色的办公自动化管理和传统手工管理的有效结合。

3.5加强学习培训，提高档案工作人员的综合素质

新时期，档案管理规范化的新形势、新内容、新变化需要一支拥有一支高素质的检察档案管理人员，这是提升检察机关档案服务能力建设的核心和关键所在。首先，要加强档案工作人员的责任心和事业心，提高档案管理人员的档案意识；其次，加强对档案管理人员的档案业务学习和培训，使掌握利用计算机技术和现代化科学技术进行档案管理的方法和技能，积极主动开发利用诉讼档案资源，以适应档案工作发展的需要。最后，完善激励机制，可以考虑设置检察院档案管理人员先进工作者奖项，充分调动基层检察院档案管理人员的工作积极性和主动性。

人民检察院诉讼档案管理是一项系统性工作，各个基层检察院需要结合自身实际情况，积极稳妥地开展诉讼档案的管理、利用工作。

参考文献

[1] 杨玲.浅谈基层检察院诉讼档案归档中应注意的几个问题[J].档案与建设，2006（S1）.

诉讼档案管理篇（8）

检察机关的诉讼档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分，它是检察工作和其它各项工作的真实记录，又是这些活动的重要依据和必要条件。与其它档案相比，存在以下特点。 

(一)一案一号是检察机关诉讼档案最基本的保管单位。一案一号是指检察机关办理的每一案件从立案到结案所形成的所有材料，转化为诉讼档案后所编成的一个档案号。诉讼档案的档案号一般由“年度——类别——案卷号”组成，而每一个诉讼案卷又是由若干册不同性质的案卷组成。

（二）检察机关诉讼档案的形成受相应诉讼程序制约。人民检察院办理各类案件，必须按照相应的《诉讼法》所规定的程序进行，否则就是违法。因此，在案件办理过程中产生的诉讼文书材料必须受相应的诉讼程序的制约。诉讼档案卷组卷的方法单一，形式固定，不象其它文书档案以件为单位，讼档案卷内的诉讼文书材料严格按照程序和产生的时间先后顺序排列。 

（三）检察机关诉讼档案具有特定的法律效力。诉讼档案中的文书都是具有法律效力的材料，有很强的强制力和约束力，但只对该案件的诉讼当事人具有法律效力，因此，诉讼档案具有特定的法律效力，而且不因时间、空间的变化而变化。 

（四）检察机关诉讼档案材料中具有手抄孤本。诉讼档案具有诉讼活动的原始记录，如阅卷笔录、询问笔录、审讯笔录、庭审笔录等具有手抄孤本。 

（五）诉讼档案利用率高，有一定的社会需求量。检察机关诉讼档案的利用率高。其中利用诉讼档案的主要有三个方面，一是本院内部各项工作需要利用诉讼档案；二是外单位工作需要，其中以公安机关、法院、纪检监察及上级检察机关为主；三是人民群众维护自身合法权益的需要。 

二、存在问题与不足

随着社会法治进程的加快，人们的法律意识、档案意识逐渐加强，检察机关的诉讼档案也将发挥出更大的作用，但我们也应清醒地认识到，目前检察机关的档案管理工作还存在许多问题与不足，有待我们改进。 

（一）档案意识不强，档案法制观念淡薄。

个别办案人员档案意识不强，案件办结后不及时归档，归档案卷质量不合格，并持无所谓态度，不能认识到案卷材料是本单位的财富，是日后查考和利用案件的依据和条件，更不能认识到不归档、不及时归档行为均属违反《档案法》的行为。 

（二）档案基础管理工作薄弱。诉讼档案管理的薄弱环节主要体现在： 

1、归档制度没有或不完善造成材料收集不齐全，归档不及时。有的检察院档案管理部门的做法是你交我就收，你不交我也不问，没有制定移交和归档制度；有的检察院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应归档的不归档，也没有有效的制度去制约，还有的检察院虽制定一定制度及岗位责任制，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，这就造成许多案卷应归档而未归档或不及时归档。而按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院诉讼档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，否则会给档案安全造成很大隐患，时间一长，出现丢失、泄密等问题。直接影响了检察机关的形象。

2、卷内材料不全，档案质量差。档案人员在接收档案时发现部分档案材料中存在质量问题：①卷内材料不全。由于保存的是不全、不完整的档案，待日后查考时说不清该案卷的来龙去脉，特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解该案是否起诉，是否判决，根据什么起诉，根据什么判决，判决是否已送达、是否执行等情况。如果日后当事人提出疑义需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，检察机关依法公正、依法监督形象也必将严重受损。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面 、备考表填写不全，装卷不整齐，书写不工整。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹（即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹）。

目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色，而且耐久性在一定环境中还不如圆珠笔字迹，加上实践中有许多办案人员为了应付档案质量检查，将这些字迹草草复印，也不论是否清晰，就当完成任务了事，造成许多案卷证据材料的复印件模糊不清，有的已经无法辩认。

诉讼档案管理篇（9）

检察机关的诉讼档案是国家重要的专业档案，是国家档案的重要组成部分，它是检察工作和其它各项工作的真实记录，又是这些活动的重要依据和必要条件。与其它档案相比，存在以下特点。

(一)一案一号是检察机关诉讼档案最基本的保管单位。一案一号是指检察机关办理的每一案件从立案到结案所形成的所有材料，转化为诉讼档案后所编成的一个档案号。诉讼档案的档案号一般由“年度——类别——案卷号”组成，而每一个诉讼案卷又是由若干册不同性质的案卷组成。

（二）检察机关诉讼档案的形成受相应诉讼程序制约。人民检察院办理各类案件，必须按照相应的《诉讼法》所规定的程序进行，否则就是违法。因此，在案件办理过程中产生的诉讼文书材料必须受相应的诉讼程序的制约。诉讼档案卷组卷的方法单一，形式固定，不象其它文书档案以件为单位，讼档案卷内的诉讼文书材料严格按照程序和产生的时间先后顺序排列。

（三）检察机关诉讼档案具有特定的法律效力。诉讼档案中的文书都是具有法律效力的材料，有很强的强制力和约束力，但只对该案件的诉讼当事人具有法律效力，因此，诉讼档案具有特定的法律效力，而且不因时间、空间的变化而变化。

（四）检察机关诉讼档案材料中具有手抄孤本。诉讼档案具有诉讼活动的原始记录，如阅卷笔录、询问笔录、审讯笔录、庭审笔录等具有手抄孤本。

（五）诉讼档案利用率高，有一定的社会需求量。检察机关诉讼档案的利用率高。其中利用诉讼档案的主要有三个方面，一是本院内部各项工作需要利用诉讼档案；二是外单位工作需要，其中以公安机关、法院、纪检监察及上级检察机关为主；三是人民群众维护自身合法权益的需要。

二、存在问题与不足

随着社会法治进程的加快，人们的法律意识、档案意识逐渐加强，检察机关的诉讼档案也将发挥出更大的作用，但我们也应清醒地认识到，目前检察机关的档案管理工作还存在许多问题与不足，有待我们改进。

（一）档案意识不强，档案法制观念淡薄。

个别办案人员档案意识不强，案件办结后不及时归档，归档案卷质量不合格，并持无所谓态度，不能认识到案卷材料是本单位的财富，是日后查考和利用案件的依据和条件，更不能认识到不归档、不及时归档行为均属违反《档案法》的行为。 转贴于

（二）档案基础管理工作薄弱。诉讼档案管理的薄弱环节主要体现在：

1、归档制度没有或不完善造成材料收集不齐全，归档不及时。有的检察院档案管理部门的做法是你交我就收，你不交我也不问，没有制定移交和归档制度；有的检察院归档工作与岗位责任制不挂钩，按要求应归档的不归档，也没有有效的制度去制约，还有的检察院虽制定一定制度及岗位责任制，但实际操作中有章不循，执章不严，无法兑现，这就造成许多案卷应归档而未归档或不及时归档。而按照档案法和有关档案法规规定，人民检察院诉讼档案必须由本单位的档案部门集中统一管理，禁止存放在各承办单位或承办人个人手中，否则会给档案安全造成很大隐患，时间一长，出现丢失、泄密等问题。直接影响了检察机关的形象。

2、卷内材料不全，档案质量差。档案人员在接收档案时发现部分档案材料中存在质量问题：①卷内材料不全。由于保存的是不全、不完整的档案，待日后查考时说不清该案卷的来龙去脉，特别是诉讼档案，如果卷内文件短缺，就无法了解该案是否起诉，是否判决，根据什么起诉，根据什么判决，判决是否已送达、是否执行等情况。如果日后当事人提出疑义需要复查时，短缺材料的档案就不能作为依据，当事人的问题解决不了，检察机关依法公正、依法监督形象也必将严重受损。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面 、备考表填写不全，装卷不整齐，书写不工整。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹（即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹）。

目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色，而且耐久性在一定环境中还不如圆珠笔字迹，加上实践中有许多办案人员为了应付档案质量检查，将这些字迹草草复印，也不论是否清晰，就当完成任务了事，造成许多案卷证据材料的复印件模糊不清，有的已经无法辩认。

诉讼档案管理篇（10）

作为业务性质较强的检察机关，档案不仅承担着资政、存史的重要文化功能，更是促进规范诉讼的重要载体，在为检察业务工作提供服务和保障方面具有不可替代的独特作用和潜在优势。检察机关各类案件的诉讼档案真实地记录着检察活动的始终，是国家司法档案的重要组成部分，是做好检察工作的必要条件，是检察机关建设与发展及公诉工作完整、准确的见证。笔者作为一名负责档案工作的干警，体会很深，同时感到责任重大。

一、检察机关“诉讼档案”的概念

检察诉讼档案是人民检察院以办理案件为目的， 依法进行诉讼活动所形成的、具有查考利用价值， 并按照有关规定立卷归档， 集中保管的诉讼文书、声像材料及其它材料的总和。检察诉讼档案是国家重要专业文书的一部分，是人民检察院检察活动的真实记录，它由办理案件的业务部门形成，按照问题分类法可以将诉讼档案分为四类， 即： 侦查、审判监督的刑事案卷；直接受理立案侦查的刑事案卷；控告申诉案卷；民事、行政诉讼案卷。

二、诉讼档案工作的现状

诉讼档案是基层院在工作中所产生的全部档案的主要组成部分，是构成整个检察系统诉讼档案必不可少的一部分。档案工作是档案的收集、整理、鉴定、保管及提供利用等各项工作的总称。检察诉讼档案工作关系着整个检察系统档案的积累和发展。

（一）对诉讼档案工作不断规范化

以前，检察机关对档案工作没有引起足够的重视，在90年代初期开始起步发展，而基层检察院诉讼档案规范化工作则起步则更晚。随着社会的进步和信息化的发展，档案的作用日益凸显，拥有一定数量检察业务档案的检察机关对档案工作的重视程度也与日俱增，近年来，检察机关整体档案意识得到了很大程度的提高；不按规定组卷、随意放置的档案材料也得到了基本符合规范的收集及立卷、归档；诉讼档案利用率及利用满意度大幅度提高等。

（二）诉讼档案工作制度建设不断完善

为做好检察机关诉讼档案工作，以便更好地服务检察大局，高检院、省院都通过发文对诉讼档案工作提出了具体要求，使各级检察机关，尤其是基层院的档案工作有章可循。最具代表性的是高检院2000年下发的高检会20003 号文件《人民检察院诉讼档案管理办法》、《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》及《人民检察院诉讼文书保管期限表》三个规定。这样，检察诉讼档案涉及到的案卷种类、归档范围、整理装订、归档时间、排列顺序具体问题都“有章可循”了，检察机关的档案管理工作也逐步走上规范化的良性轨道。

三、现阶段存在的问题

（一）案卷质量问题

1、卷内材料顺序混乱、材料不全

当前基层检察机关归档的诉讼档案几乎都存在每本卷宗内材料的排列顺序各不相同的问题。不同的立卷人按照各自的方式立卷，而没有按照实际的诉讼程序立卷，不能逻辑地反映案件的办理程序，致使案卷的有机联系性不强；另外，材料收集不齐全的问题也普遍存在于各基层检察机关的档案工作中。

2、卷内文件目录填写不详

卷内文件目录是反映卷内有何材料的重要工具，详细填写卷内文件目录，可以一目了然地看出卷内材料的具体内容，方便查找和提供利用。以侦查、审判监督的刑事案卷中的审查批捕材料为例，审查批捕的材料包括公安机关提请批准逮捕书、阅卷笔录（包括综合汇报提纲和主要证据摘录）、讯问被告人提纲、提押证或传讯通知书、批准逮捕决定书、送达回证等27项文件和材料，但在卷内目录中的题名栏内上往往只能看到简写的“批捕材料”，而没有具体的材料名称；有的材料中责任者和发文字号也往往被忽略不写，这样的话，卷内文件目录完全体现不出卷宗内的批捕材料里到底有哪些文件、材料及文件、资料的来源是哪个单位。如果利用者要查找由某一单位产生的关于某事件的材料，此时卷内有几份出于不同单位而内容都是关于该事件的材料时，必须对这些材料逐一进行翻阅，这样便不利于档案的保密和利用。

3、卷宗封面的收案日期和结案日期填写混乱

大部分基层院对已归档卷宗的收案日期和结案日期的填写都是不规范的。如：侦查、审判监督的刑事案卷卷宗封面上填写的收案日期有的是公安机关提请逮捕意见书上的日期，有的是公安机关意见书上的日期；案件的结案日期填写的是书上的日期或者是法院判决书上的日期。

（二）档案收集、归档不及时

有些业务科室在每年移交诉讼档案时，不仅会有上一年度的卷宗，前一年，前两年的档案会被一起移交，这就说明在当年的年度里，档案卷宗没有被及时地收集和归档，这样不仅耽误了工作中的利用，也增加了档案管理员的工作难度。

（三）档案数字化程度不高

随着社会信息化的发展，各类新技术逐渐投入到社会生活的各个方面，档案工作也不例外。在一些比较发达的城市和一些专业的档案馆，档案工作的信息化程度已经达到先进水平，然而在基层检察机关由于条件的限制，很多先进的技术都没有被普遍采用，造成档案信息不能得到最大化的开发，浪费了很多信息资源。

三、存在问题的原因解析

以上问题的根源大致有以下几个方面的原因。第一，档案意识不强，档案法制观念淡薄。检察档案在工作中的重要性是不言而喻的，但由于有些办案人员档案意识不强等原因，对档案管理工作重视还不够，档案意识薄弱。监督力度不强，虽然把档案管理工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为部门工作有效机制来抓方面还存在缺陷。如诉讼档案不及时整理、装订、归档， 移交综合档案室，而是放置在各职能科室。第二，档案硬件设备不齐全。实现档案管理现代化，要不断从改善档案装备条件，扩充库房容量；优化档案保管环境上狠下功夫，配备空调、微机、除湿设备、消毒设备，最大限度地保护好档案，尽可能延长档案的寿命。第三，档案管理制度有待健全。《档案法》中明确指出：“各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度”。检察档案同样也有一个发生、发展和提高的过程。就其程序而言也有收集、整理、鉴定、检索和提供利用等各项工作。因此，科学化的管理不仅体现于有完善的工作体制和较现代化的工作手段，还需要建立健全完善的制度体系。 第四，档案管理工作缺乏创新意识和与时俱进的思想。目前，检察档案管理工作只是停留在收集案卷、存档，未能达能充分建立便捷的信息化归档登记、查借档登记和检索工具，使档案管理更加科学化。

四、对策和建议

（一）提高认识，增强档案意识。档案工作是一项默默无闻的工作，但并非“沉寂无声”。可以通过严抓档案源质量，不断改进、完善档案管理手段，挖掘档案信息资源，来全面提升档案管理“有为”的新形象。要教育广大检察干警转变思想观念，不断增强档案意识，增强服务意识，为检察档案工作更好地开展奠定良好基础。针对检察人员档案意识不强的现状，应将档案工作纳入院党组议事日程，对档案工作中急需解决的人员、设备、经费等具体问题高度重视，充分保证档案软硬件设施适应档案工作的要求。要大力宣传《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规，明确档案应由档案室集中统一保管，不得各科室或个人私自存留，从而提高广大干警的立卷归档意识。全体干警要克服“重办案不重档案”的思想，全心全意配合，支持档案工作。并且要增强时间意识，做到案卷材料谁结案谁装订，归档材料及时移交归档。做到主要领导亲自过问，分管领导直接落实，把档案工作切实的变成全院一体的工作。另外，档案室要配备专职、专业的档案员，各处室内勤兼职档案员，使档案工作层层递进，真正落到实处。要重视档案材料的完整规范，做到档案材料保存完整，有价值该归档的都要归档。在整理过程中要重数量，也要重质量，并严格按照归档工作标准，减少归档卷宗中页码重叠、顺序颠倒等问题，确保归档质量。

（二）健全制度，狠抓立卷归档工作。针对检察档案整理工作不规范、归档不及时等情况，应在建立健全规章制度的前提下，狠抓立卷归档工作。如把归档工作纳入考评，确保归档档案文件质量。检察档案是检察工作的重要载体，是保障各项工作顺利发展的重要基础，档案规范化建设是衡量一个单位工作成绩的一项重要内容。将档案工作建设纳入考核的范围，对办案人员、科室内勤、科室业务档案整理人员、档案室管理人员都要制定出责任分工和考核标准，督促其做好归档工作，确保归档档案文件质量。

（三）加强培训教育，提升档案管理人员素质。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，现代信息技术已经渗透到检察档案工作各个环节。档案信息化建设对档案人员提出了更高的要求。因此，需要加强对档案人员的培训教育工作，不断提升其综合素质。

1、要加强对档案人员的培训教育。档案人员的综合素质直接关系着检察档案工作的质量与水平。应着重加强对档案人员的业务培训，强化岗位学习和训练，促使他们牢固树立起服务意识和责任意识，努力学习档案专业知识和科学技术，使其对本单位档案的数量、内容、种类、价值等做到心中有数，创造性地开展档案工作，不断提高业务素质，提高工作效率，更好地适应档案现代化管理的要求。

2、要加强对办案业务人员的培训教育。业务人员在办案过程中直接形成大量的文件资料，他们的立卷归档水平直接影响着检察档案的质量。为此，除了对专门的档案管理人员进行培训教育外，还需要加强对业务人员的培训教育，组织他们学习文书档案、诉讼档案归档等方面的基本知识，使其掌握基本技能，明确基本要求，从而提高立卷归档、诉讼案卷管理工作的质量。

诉讼档案管理篇（11）

1.2 诉讼档案工作基础不断夯实。目前，滑县人民检察院通过办理各类案件，履行法律监督职能形成文书档案、诉讼档案、财会档案、声像档案、基建档案、设备档案等种类档案。其中诉讼档案数量在档案全宗中比重较大。2000年7月，投资10余万元，购置微机、密集型档案架等档案专用设施。2007年10月搬入“两房”后，档案室焕然一新，现占地面积80余平方米，可容纳未来50年新增各类卷宗、影像档案。

2 存在的问题与不足

2.1 干警档案管理规范意识不强，不能及时归档。当前检察工作普遍存在着重办案、轻档案思想，对档案材料完整规范、及时准确归档关注得少；不能做到档案材料及时结案、装订，需要不厌其烦地敦促，对归档的档案材料重数量不重质量，页码重叠、顺序颠倒等问题存在，给专职档案管理人员增加了工作负担。对检察机关来讲，没有完整规范的检察档案作记录，档案的开发和利用就成为无源之水无本之木。

2.2 档案案卷质量不高，档案安全存在隐患。①卷内材料不全，卷内文件短缺。一旦有当事人提出异议，需要复查时，可能因缺乏某项内容而影响案件的公正性。②卷内材料排列顺序混乱，目录和卷宗封面、备考表填写不全，归档卷宗的收案日期和结案日期填写不规范。③许多案卷材料中夹带金属物，相当部分材料中存在劣质字迹（即铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水等字迹）。目前，检察系统检查验收诉讼档案时，对劣质字迹的要求是复印，但复印材料本身也容易褪色。④许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。总体来讲，目前档案室大多是馆藏，内容庞杂、案卷数量多、时间跨度长，且多年来一直处于封闭式管理之中，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理规格不统一等，导致档案基础工作普遍较差。

2.3 档案管理信息化程度不高。基层检察院由于经费、科技条件的限制，一些档案工作还停留在手工收集、检索上，档案管理者对计算机信息技术不够了解，该院计算机严重老化也很难适应数字化管理要求。

2.4 诉讼档案保密要求与档案利用存在矛盾。检察机关的性质要求诉讼档案做好保密工作，档案工作只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能查阅就行了。而档案利用是实现档案工作的关键环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。档案工作者心存顾虑，不敢大胆利用，使很有利用价值档案被束之高阁，2001年至2012年间，该院检察档案被借阅111次，从利用范围来看，均为案卷复查和办案需要的借阅。

3 改进检察诉讼档案管理的对策与建议

3.1 加强档案人员培训，提高档案管理人员素质。重视专兼职档案人员业务提高，积极组织档案人员参加上级业务培训、学历教育等，持续“充电”，不断提高档案人员业务水平，培养复合型专业档案人才。

3.2 实行标准化、规范化管理方法，确保质量。诉讼档案材料的收集、整理、装订、组卷要严格按照规定标准进行。一要层层把关、及时归档。诉讼案卷归档，要经各办案部门负责人、内勤人员对承办人整理的案卷材料逐一审查，发现遗漏及时补齐，然后向档案室移交档案和清册，过期不交的档案，档案室应积极催交。二要严格按照实际办案程序依次排列，主要证据在前，辅助证据在后，印件在前，底稿在后。立案、侦查、审判、执行监督，直接受理立案侦查，控告申诉，民事行政四类案卷材料的排列顺序，按照高检院和国家档案局修改后的《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》附件的规定排列。