电子档案管理模式大全11篇

电子档案管理模式篇（1）

（一）电子档案的监管不够。企业通常都较为注重提升电力工程方面的创建，从而忽略了电子档案的创建，多数工作人员认为档案工作不具有推动企业进步的作用，忽视了档案监管工作的重要性，并且库藏档案资料的重视程度也较低，并没有充分地认识到档案监管电子化的关键性，抱残守缺的档案监管理念还未进行调节，致使电子化档案监管受到一定程度的影响。

（二）缺少标准化的流程与统一的规范。营销档案材料采集与档案归入等各个方面的工作没有按照统一的规范进行实施，工作质量往往是因工作人员的能力而有所差异。另外营销档案材料牵涉到的单位较多、步骤流程多及信息流量较大等，对于大部分初始材料的储存价值与时限没有设定统一的规范，从而使得一些具有价值的材料采集不完全，一些没有价值的材料却大批地储存在库房中，使得空间资源产生不必要的浪费。特别在大营销体制创建完成后，针对之前储存在电费计算与高压检测等单位的档案材料，怎样归纳集中、存入档案还没有制定具体的标准，并且新旧接替时较易致使档案材料流失。归档方式也还未实现同等性，依然存留着随便性较大，整理方式不恰当与调阅不便捷等弊端，特别是在人员变更之后，材料的采集工作脱节较为严重，存在档案材料来源不清晰等问题。

（三）电子档案监管具有着安全隐患。由于电子档案均是运用数字设施产生的，一旦在某个操控步骤中员工操作不当，则较易致使所有文档均会出现不准确性。而且电子档案的数据容易丢失，拷贝较为简易，篡改也比较容易，致使电子档案的安全性与严密性造成了较大的影响。其次，档案管理缺少各个方面都具有一定能力的人才，无法较好地适应档案监管具体的需要，致使在电子档案形成到归档时，经济会受到较大的损失。

二、电子档案集中管理方式

电子档案是把纸质档案运用网络技术措施转变成电子文件格式保存在计算机当中。而电子档案监管中包括着电子文件收集、形成、归入与监管的整体管理方式，详细流程见“图1”。

（一）电子文件收集。电子文件的收集是运用网络技术方法，运用传感设施把传统营销业务纸质档案材料与当前营销业务整理中的档案材料进行扫查，并且拍下图像传送至系统中，再依照模型转变成电子文件格式。而在各个营销网点中，电子文件的收集可经过大量扫描仪等设施实行电子档案的扫查，再转变成图像的形式保存在系统中；运用电子签字方式收集客户签字，替换了传统的纸质工单签字。另外在客户现场，能够运用手机和照相机等设备进行图像拍摄，然后再传输至系统中。

（二）电子文件生成。根据营销业务实行业务数据收集，改进电子文件有关的具体叙述，并且实行电子文件传输完好性与生成资料明细单的确定。1.电子文件规范。电子档案文件一般以影像文件、文本文件和影像文件为主，依据电力营销业务具体的需要，电子文件规范应该是影像文件保证帧数的顺畅；文本文件保证文字的完整；声频文件保证音质的清晰；尽力降低存储大小，另外定名予以统一的标准。2.技术方法。一是图像文本辨别方法。首先运用扫描仪或者高拍仪等设施扫描工单上印制的字体与符号；再经过测验明、暗形式确立起外形；然后再运用字符辨别手段把外形译解为计算机文字。就是针对文本材料应用图像文本辨别手段实行扫查，再将图像文件实行具体的探析和整理，从而取得文字和报刊信息的流程。怎样清除错误或是运用相关信息提升辨别的准确率才是技术的主要所在，经过辨别后的文本可自动转变成全文引得。二是图像压缩技术。把具备多余信息的图像数据展开压缩，进而用更有效的格式展开存储与数据的传送。图像压缩技术能够分成有损压缩以及无损压缩。同?r依据电力营销业务的特征与客户营销档案价值的主要作用，选择无损压缩的方法是不可置疑的。

（三）脱机归档。所谓脱机归档就是把电子档案汇集下载至能够脱机储存的介质上，并且往档案单位交接。由于时间慢慢地积聚，营销业务档案材料存储量逐渐提高，占据档案监管服务器大部分容积，致使在档案查阅过程中所花费的时间变长，而为了提升档案应用功效，则需要对具有较长年份的档案实行脱机归档。1.档案交接。电子档案可以利用网络信息手段实行交接，而进行交接的过程中还需要严格查验电子档案材料的完好性与可行性，然后记录下字符、检查索取后复制到介质；另外必须检验载体的完整性且没有损伤，需要时可以实行整体的检验，保证测验不存在病毒，以及档案内容的正确完好性，在及格率到达百分百之后才可以实行档案移交。一旦测验不及格的电子档案资料，则重新回到前一个步骤。2.档案判定。为保证脱机归档之后电子档案的质量，务必要针对档案实行全面的判定，一般从档案完好性、可行性、切实性几个方面实行判定。第一，档案材料的切实性：依据纸质档案材料，审核电子档案材料内容，保证电子档案内容切实性，确保其与纸质档案同等性。第二，档案材料的完好性：档案材料完好性的审核通常表现在电子文件有关的数目完整；每份电子文件内容和构造无残缺；同有关的业务需求存在相配性。第三，档案材料的可阅读性：所指的是文件通过传递、转移和压缩等变动之后依旧能够进行查阅，展现档案材料内容的切实性与完好性。另外电子文件可阅读性为其存在与储存价值的基本，如若文件无法有效地读取，再高的价值也会丧失其具有的意义。

三、集中管理的收益

电子档案集中进行管理主要是把电力用户全部的经营销售业务的档案材料实行集中合并管理，本质上就是电力用户经营销售档案资料的整合体，也作为电力所有工作与档案管理体系中一个程序的分支，负责整体经营销售业务当中档案资料的存储、管制与运用工作。而电子档案采取集中式的管理，一定程度上促进了企业的供电企业监管、经营销售业务程序的改善等，给企业带来了非常大的经济收益。

（一）完善档案管理现存的弊端，建立起优质的企业形象。完善过往档案监管混杂的状况，可以在一定程度上保障电力供电企业的可信度，能够有效地推动供电企业经营销售工作。并且其管理的形式对所有电力企业以及有关的政府公众事业档案体系的创建起到了良好的模范作用，一定程度上增强了所有电力供电企业监管的力度。

（二）转变过往业务形式，达成异地业务办理。电子化营销业务档案，运用网络平台达成档案的查阅与调动，有效改善了过往纸质档案受到时间与空间限制的弊端，使得客户办理业务不会再因为地理位置的约束而无法办理，从而为同城异地办理奠立深厚的基础。

（三）硬件设施统一建立，节省成本与资源。采取集中式管理电子档案之后，统一搭建电子档案监管体系，一定程度上节约了较多单位反复搭建的开支，有效防止了多数单位都要搭建与采购档案储存有关设施资金的不必要耗费。在达成档案集中式?Υ嬗爰喙苤?后，之前必须在多数单位储存的部分资料则不需印制多份。例如供电合约，之前务必要进行审查、计算以及多个供电部门分别储存，在建立完成之后仅需要一份资料就可以满足相关的要求，从而能够节省许多办公资金的耗费。

（四）冲破过往客户填单的形式，提高客户服务体验。采用全新的技术方法扫查客户资料，客户档案资料电子化储存在系统中，冲破了传统通过客户填单的服务形式。另外电子化营销档案之后，客户在办理业务的过程中，通告单和相关的资料都能够经过计算机系统以文档的形式发送至客户，客户签字确定也由电子签字达成，为客户提供了优质的服务体验。

（五）降低档案管理工作压力，达成减员增效。电子化集中管理档案，便于客户档案的及时查阅与调取，并且可以依据需求对档案原始文件地点实行锁定，从而迅速的提取原始文件。其次，把档案管理者从过往繁乱混杂的档案归入、档案调阅等工作中解脱出来，进而增强档案管理、数据探析与客户服务的力度，提升企业在市场中的综合竞争力。

电子档案管理模式篇（2）

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.11974/nyyjs.20170632152

在农业与科技共同发展的大好形势之下，农业科技档案管理需要日益完善，需要定期归档的科研材料呈爆发式增长，需要归档的档案呈多元化趋势发展。目前农村科研档案管理机制残缺，无法满足科技时代档案管理需求。缺乏专职管理员管理，严重影响科技档案的归档效率以及相关服务质量，无法有效提升档案利用价值。新的形势下，需要建立农业科研档案电子管理模式，运用新的方法、新的思维，去适应时代的发展，从而更好的为现代化农业科技发展提供服务。

1 新形势下农业科技档案管理存在的问题

1.1 缺乏正确管理机制

在过去，农业科研单位因为长期受传统观念影响，一味的将工作重心放在科研上，疏于档案管理。各科研单位对于档案管理机制建立意识不强，管理方式过于传统，思想过于封闭。存在“为了保管而去保管”的观念。大大影响了档案管理效率，无法有效的将科技档案管理的作用真正发挥出来，使档案管理无法满足新时代的需要。

1.2 缺管专职档案管理人员

由于思想过于传统与保守，很多农业科研单位中将档案管理部门当作了边缘部门，缺乏专职档案管理人员已经成为了许多单位档案管理部门存在的普遍现象。即使有一些单位的档案管理部门有档案管理人员，也存在身兼数职的情况。日复一日，年复一年，便出现了各农业科研单位在档案管理方面过于保守，缺乏创新管理理念的情况。最终使得各科研单位档案管理部门无法更好的服于科研工作。

2 新形势下，电子化管理农业科研档案已成为大势所趋

2.1 建立电子化管理农业科研档案成必做功课

所谓科研档案是指相关科研单位在相关科学技术活动中形成的各种载体的档案。这不仅是科技人员劳动的成果，同时也是他们智慧的结晶。科研档案是储备各种科技信息的载体。主要作用是为各种实际性的科学研究提供相关的理论依据，具有重要的参考价值。随着互联网时代的到来，计算机技术被广泛的应用在档案管理中，对各种科研活动产生的电子档案，采用计算机系统进行处理和管理。电子化管理r业科研档案已成为大势所趋。各农村科研单位必须要顺应时代要求，做好从纸质档案到电子档案的转变，采用电子档案替换传统手工管理模式，最终建成电子化管理农业科研档案管理模式，适应新的网络时代科研电子档案管理新环境。

2.2 电子化管理农业科研档案模式优势明显

新的形势下科研电子档案管理模式的建立，有利于减轻管理者劳动强度，提高管理者工作效率。原本需要大量人力的繁琐档案管理模式，可通过高科技人材采用快捷的管理手段和信息，通过快捷的途径，实现完善管理，避免了传统管理手段存在的检索查找困难等问题。电子化管理农业科研档案模式的建立，可以对多种形式的档案采取扫描形式保存，然后建立相对应的电子管理目录，采用方便快捷的档案管理软件，建立相对应的档案管理系统，更有利于查阅，大大加快农业科研单位电子档案管理效率。目前各部级、省级农业科研单位均成功构建了电子系统，院级单位也正在逐渐完善，构建独立信息库，以达到上下连动，共同管理的完善电子化管理农业科研档案管理新模式。

3 农业科研档案电子管理模式构建对十三五意义重大

农业科研档案电子管理模式构建对于农业科研有着重要推动意义，农业科研档案电子档案管理模式的成立，有助于农村科研单位加快工作步伐，提升工作效率。2017年时值“十三五”规划开局的第2年，做好农业科研档案电子管理模式构建意义重大。为全面推进农业科研单位档案管理事业起到重要作用。从而保障各单位档案管理部门更好的配合单位科研项目组工作，积极为其服务。

互联网时代已然来临，在“十三五”期间，各农业科研单位势必要顺应发展趋势，建立完善农业科研档案电子管理模式，从好档案电子管理工作，让档案管理更快捷、更容易，更有效率。

参考文献

[1]陈世杰.档案管理是基础[J].兰台世界，2000（5）.

[2]王明科.论企业用户档案管理[J].贵州档案，2000（2）.

[3]杨广梅.浅谈城市动迁档案管理[J].绥化师专学报，2000（3）.

[4]2001年“图书与档案管理”成人函授招生[J].云南档案，2000（5）.

[5]朱康康.电子文件与档案管理[J].中国计量学院学报，2000（S1）.

电子档案管理模式篇（3）

一、问题的提出

高校教研室在从事教学、管理、科研等各种活动中，会产生大量的归档材料，随着目前计算机应用技术和网络技术的普及，大部分的归档材料以电子文档的格式出现，特别是一些新设立的学院或学校，在发展教研室建设的同时，往往在资料整理以及档案收集工作上略显滞后，因此造成文件管理不规范、资料查阅困难等现象。从高校各个教研室的角度看，教研室的档案管理工作也是教研室建设不容忽视的一部分，目前，教研室档案管理主要还是采用传统的以纸质文档为主的管理模式。

二、教研室档案管理现状

教研室的档案通常分类为几个大类，如教学资料、教务资料、实验实训、学科活动等资料，每一大类资料中，又存在很多细类，并且资料繁多。若在教研室专业较多的情况下，每一个专业均应设置一套档案管理。繁多的文件，让每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。针对这一现状，为了提倡低碳节约、节能降耗，对教研室档案的管理，初步提出了采用电子档案库的管理方式。

三、电子档案库的构建

面对数量大、类别多的文件，可以对文件进行模块化分类，建立模块内部文件之间的上下层关系，通过一定的计算机技术手段，实现对各类及各层文件的简易直接的查询和编辑。

1.文件类别的模块化。结合教学管理的要求及教研室实际工作的需要，对教研室管理工作中产生的文件类型进行分析并归类，形成三级归类层次。第一、二级采用横向（即按性质归类）分类，实例如图1。第三级采用纵向（即按时间归类）分类，实例如教学资料某某专业教学日历，教学日历则为第三层次，里面所有内容为按时间序列进行归类，如图2。

2.编写电子档案检索目录。根据模块化后的文件结构层次及各层次内部文件的结构关系，采用Excel编制电子档案检索目录。实例如教师考核这部分内容，划定为C板块，如下表。

某某教研室电子档案检索目录

3.电子文档库的建立。根据电子档案检索目录，建立电子文档库。电子文档库的构建实质就是新建各文件管理模块的文件夹。通过文件夹的层次关系来反映各类文件的层次关系。建立各层次文件夹后，可将相应类别的文件放入，完成文档库的构建。

4.电子档案检索关系的建立。电子档案检索关系的建立是通过超链接技术来实现的。对编写好的电子档案检索目录中各模块与电子档案库里的实际模块进行超链接关系的设置。例如，在教师考核部分，就可以设置三级文档目录，如上表。每一层次均采用超链接的方式，使档案使用方便快捷，准确及时定位。

四、电子档案库的日常维护

电子档案库的主要管理维护者是教学部门的教务员和教研室相关负责人。各类资料会不断更新或增加，为了便于多人同时使用和维护，结合实际使用经验，现提出几个日常管理和维护电子档案库的手段。

1.专用化U盘管理模式。该管理模式的实质是设置专用于电子档案库的U盘。将档案库放于U盘中，由使用者在使用时直接在U盘上进行操作。此种管理模式可用于对于需要保密的文件较多的电子档案库管理。

2.网络化管理模式。网络化管理模式有两类，一类是局域网共享管理模式，另一类是互联网共享管理模式。（1）局域网共享管理模式。该模式主要用于不便连接外部网络的部门和机构采用。将电子文档库进行局域网共享设置，局域网内部成员可通过在共享文件中下载电子文档库进行管理和维护。此种模式管理较为繁琐，当有若干人员对电子文档库进行管理的时候，不便于查看电子文档库其他人的历史操作记录，档案库的日常管理没有可追溯性。（2）互联网共享管理模式。该模式主要用于电子文档库不具有强制保密性的文档管理规定的条件下。此管理模式需要借助一些网络存储软件进行日常管理和维护。经过一段时间的管理实践探索和存储软件的试用和比较得出，采用云存储对电子文档库进行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理时间地点的灵活性。可操作性体现在管理者通过云存储的客户端，可以直接对网盘中的电子档案库进行编制和管理；可追溯性体现在对档案的历史操作会有完整的记录，可以方便多个管理者查看其他管理者的操作记录，从而有效防止文件的重复管理；灵活性体现在凡是具有互联网的地方，在任何时间和地点均可进行电子档案库的管理与维护。

五、总结

本文结合教研室档案管理存在的一些问题以及档案管理的实践经验，在对教研室管理涉及的文件进行结构化分类的基础上，将教研室文件归类为三个层次，并对各层次进行横纵以及纵向分类。采用Excel编写电子档案检索目录，建立电子档案库，通过超链接手段对电子档案检索目录与电子档案库的各层次模块进行关系的确立。最后，提出两类电子档案库管理和维护的手段，供使用者按实际情况进行选择使用。

电子档案管理模式篇（4）

1.电子档案信息含量高，存储体积小

由于电子档案的载体主要是各种存储盘，因而具有较高的信息容量，因此，电子档案相比于纸质档案，可以较大程度节省纸张以及库房的存储空间，有利于资源节约型社会的建设。

2.电子档案的检索速度快，档案利用效率高

由于电子档案的管理通常是伴随着档案信息化体系建设一体形成，因而电子档案可以方便的利用网络技术实现共享、检索以及使用，消除了传统档案资料在时间、距离以及使用人数上的限制。

3.电子档案具有形式多样化的特点

电子档案的形式不仅仅可以是电子文本档案，而且也可以是图像、视频、声像以及动画等各种数据资料格式，这极大地丰富了电子档案资料形式，并且在一定程度上提高了档案的传播使用效果。

4.电子档案的数字化形态有利于提高档案管理效率

由于电子档案的信息形态是数字化的，因而在传输、运算、存储以及检索使用上，可以借助于各种先进的信息技术，而且对于有保密需求的档案资料还可以设置加密，因而有助于提高档案管理水平与档案管理质量。

5.对设备的依赖性较高

电子文档的资料收集、整理、档案制作保存均需要借助于计算机系统以及存储设备，因而电子文档的管理对于软硬件设施的依赖性较高。

6.电子档案的信息安全隐患高

由于电子文档的管理网络化以及信息化程度较高，因而对于电子档案的编辑以及修改相对容易，而且对电子档案资料进行修改后也难以露出痕迹，这就导致电子档案资料的管理安全隐患较高，对于安全管理工作也提出了更高的要求。

电子档案资料管理创新模式研究

1.完善电子档案管理工作流程，制定电子档案管理工作标准

为了进一步提高电子档案管理工作的标准化与规范化程度，应该针对电子档案管理制定完善的操作流程。具体针对电子档案资料的收集整理、数据格式转换、文件类型分类整理以及利用存储介质归档保存等方面，可以采取在档案管理部门设置单独的管理岗位，采取各种技术措施对电子档案资料的原始性、完整程度以及安全程度进行检查，通过标准的操作流程，提高电子档案的管理水平与工作质量。

2.统一电子档案数据格式，形成标准化的电子档案管理体系

完善电子档案的收集整理以及归档保存管理工作，首要工作便是由档案管理部门制定统一的档案模板，并对电子档案的具体格式、文件类型分类进行明确的规定，实现电子档案管理体系的标准化与规范化。此外，应该注重对于各种档案管理软件的使用，借助于软件系统来提高电子档案的资料收集、数据整理以及归档保存工作效率与工作准确度。

3.做好电子档案的保存管理

电子档案的保存载体主要是各种存储盘等存储介质，而这些存储介质最突出的问题便是稳定性较差，受存储环境的磁场、温度湿度等因素影响较大，因此，必须针对电子档案管理选择质量可靠的存储介质，并设立单独的档案存储库房或者是电子档案柜对电子档案进行安全保存。

4.形成电子档案的定期检测制度

由于电子档案载体具有较高的敏感性，容易出现损伤。因此，为了保证电子单的安全性，对于保存的电子档案应该形成电子档案的定期检测制度，对电子档案的保存状况进行评估。检测可以采取季度抽样检查以及年度全面检查的方式，对于存在着问题的电子档案应该及时进行拷贝，同时对于所有的电子档案应该按照载体的使用周期，对电子档案的格式以及载体形式进行转化，实现电子档案保存管理的延续性。

5.强化电子档案的安全管理，做好数据备份工作

对于有着保密要求的电子档案，可以采取设置访问使用口令验证、设置阅读权限或者是限制访问的方式，确保电子档案的安全。同时应该在制作保存电子档案的计算机内安装技术先进的杀毒软件并设置好防火墙，确保电子档案的整体安全性。此外，还应该重点做好电子档案的数据备份恢复工作，通过数据备份以及恢复系统，对于由于计算机故障或者是意外事故造成的电子档案进行及时技术恢复，确保电子档案保存管理的安全性。

电子档案管理模式篇（5）

1、内容与载体的可分离性。对于传统的纸质档案而言，档案就是原件，原件就是档案，两者是一体的。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一台计算机。电子档案的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。

2、对计算机系统的依赖性。正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。例如，电子文件对其他设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。在这台计算机能读出的东西，换了一台计算机，可能就读不出来了。电子档案对计算机系统的依赖性，使其生成、归档比纸质档案有更严格的标准。

3、快捷性、共享性、高密度性。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理，使传统繁杂的档案工作变得轻松和简单，大大提高了档案的收集、整理和使用的效率。电子档案可以一次生成，对次产出。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。所有电子档案的储存介质如光盘、微缩胶片、磁盘等都具备了存储密度大、容纳信息量多等特点，这使得电子档案可以比传统的纸质档案更有效的节约占用的空间。档案管理人员可通过简单的操作进行档案的查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的信息收集工作中解放出来。这也体现了一种时代的进步。

4、不稳定性及不安全性。由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。

二、电子档案管理工作模式

1、建立电子档案管理制度。电子档案从形成到开发利用，中间经过很多环节。任何一个环节的职责不清、制度不明或考虑不周，都可能影响电子档案的原始性和真实性。因此，建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。首先，要建立收集、积累制度和严格的归档制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，并由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。其次，要对d 存储载体有严格要求，明确保护措施，以保证电子档案的质量。

电子档案管理模式篇（6）

当前，我国煤炭行业的发展已成为社会发展中的一个热点。煤炭行业中的档案管理工作随着社会的发展逐渐开始健全起来。但是由于煤炭企业的一些条件限制，还在采用传统的档案管理模式。电子信息化管理模式的提出改革了煤炭企业的档案管理。相对于传统的档案管理模式而言，电子信息化管理模式针对的是信息化电子文件，改变了以往档案资料必须呈现在纸质文件上的固有模式，借助计算机和现代办公软件就可以进行阅读。同时电子信息化管理模式处理和传递档案资源的效率也大大高于纸质文件，不受时间和空间的限制而实现共享，是一种简单、高校进行档案管理工作的现代模式。下文中主要针对电子信息化模式的基本概念和特点进行概括，探讨其在煤炭行业档案管理工作中的作用等问题。

一、电子信息化管理模式的概括

（一）电子信息化管理模式的概念

电子信息化管理模式是基于当下社会信息化、科技化发展而产生的一种模式。所谓的电子信息化管理模式往往是指在现代大中小型企业的档案管理工作中利用计算机磁盘、硬盘、U盘或者其他化学磁性材料进行档案材料的贮存手段，其管理的档案材料内容主要包含了图片、信件、报表、图纸等。是一种相对而言的面积要求低、环境要求高的档案管理模式。

（二）电子信息化管理模式的特点

电子信息化管理模式的特点是在计算机及其相关软件技术的发展之下产生的。当下的电子信息化管理模式是一种巨大变革之下的全新档案管理模式，这种模式的操作不能离开计算机以及相关现代办公软件的支持，整个过程的档案生成、归档、贮存、签发、查阅都必须以机读形式存在。

往往在电子信息化管理模式中，收集和贮存的档案信息必须要精确、真实、有价值，这就给其提出了要求，整个电子信息化管理模式是一个去伪存真的模式，是一个“去其糟粕取其精华”的模式，是一个严谨科学的模式。

电子信息化管理模式是在传统档案管理模式之上进行积极改革、更新、改善而建立的一个开放性的全新的档案管理工作体系。是对从前传统档案管理工作必要补充的模式，也是以提高档案管理工作质量和效率为目的的模式。改变了以往档案管理不规范、管理封闭、管理衔接不严密等问题。

二、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作中的具体作用

取代煤炭行业的传统档案管理模式是电子信息化管理模式的一种应用。在煤炭行业的档案管理工作中，电子信息化管理模式能够将传统的纸质文件记录的文字、报表、信件等利用计算机的现代办公软件形成数字记录的电子文件。电子信息化管理模式使得煤炭行业的档案管理更加快捷，让其具有可修改性、可共享性、高速传递性、快速贮存性等特点。正常情况下，电子信息化管理模式主要依靠的是计算机网络来实现对于档案管理的现代化、自动化、智能化以及信息化。因此，电子信息化管理模式对于煤炭行业档案管理工作中的具体作用表现如下。

一是电子信息化管理模式能够促进煤炭行业档案管理效率和质量的提高，利用档案信息的电子档案形成所有档案管理工作流程的自动化，从而省去了大量的中间人工操作环节，大大提高档案工作的效率。档案工作人员有足够多的时间去审核、检查档案信息的真实性、价值性等，使档案工作在保证实效性的同时保证了质量。

二是通过电子信息化管理模式中的档案管理方式以及办公自动化软件，实现了煤炭行业的档案资源信息共享。将现代化办公自动化软件和档案管理系统加以连接，便能够让档案资料的电子档案从收集到查阅实现一体化操作，使档案资料归档和查阅同步。最终让煤炭行业从业人员以及社会人士查阅与煤炭档案资源相关的信息更加便利，促进煤炭行业档案管理工作的推进以及档案服务工作的创新。

三是煤炭行业的档案管理工作相当复杂，档案内容涉及了运营、生产、技术、科技、实物等，类别相当复杂，查阅和检索过程较为漫长。电子信息化管理模式可以确保档案在查阅和检索过程中的快速性、精确性。煤炭行业在传统档案管理工程中档案查阅和检索需要大量档案管理人员通过人工操作查找的方式在大量庞杂和类别多样的档案当中进行找寻需要的档案，这样的检索和查阅模式不仅效率低下，而且误差率极高，也浪费了大量的时间和人力。使用电子信息化管理模式能够利用现代办公管理软件高效、精确地查阅到所需要的档案资料信息。而在现代化办公软件中可以为档案管理人员提供模糊查找、精确查找和分类查找等多种检索方法，让档案管理人员工作的检索和查阅过程更加方便、更加高效、更加准确。

四是电子信息化有效提高了煤炭行业档案管理过程中的档案保存时长。煤炭行业引起工作环境的特殊性，其档案管理中的保存工作一直都是一个重点环节。由于环境问题的影响，煤炭行业的档案管理中常常会出现某些档案资料缺失、丢失或者是保存不当无法使用等问题。这是因为煤炭行业的档案管理中档案保存加工流程多，而且繁琐，加工之后的保存也由于特殊的生产环境容易对档案造成一定程度的毁坏。而电子信息化管理模式能够将档案管理人员从加工环节中解放出来，采用计算机现代办公软件完成加工工作，提高档案加工效率。最后使用电子档案进行保存，确保档案贮存的安全性。

三、电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作各阶段中的作用

煤炭行业档案管理工作是分阶段进行的，由于煤炭行业所涉及的科技、技术、实物等档案管理，就涉及到很多保密环节、鉴定环节等。因此，电子信息化管理模式在煤炭行业档案管理工作的每个阶段都有其一定的作用，具体表现如下。

一是在煤炭行业档案管理的收集阶段，利用电子信息化模式中的计算机网络系统就可以实现自动收集网络电子档案的工作，并形成一个庞大的煤炭行业的档案资源共享数据库。

二是利用计算机的现代办公软件可以在档案管理的整理环节对电子档案进行科学的有序化处理，让电子档案形成逻辑目录。

三是对于电子信息化管理模式而言，档案管理保密环节是相当重要的，既要防止黑客篡改共享资源因特网的地址，也要防止核心档案资料的被窃取。因此，对电子档案分级保存，加设多层防护密码，设置使用权限，以保障档案管理的保密阶段安全。

四是鉴定环节是对电子档案鉴定的过程，利用电子信息模式的生成条件和可取性进行鉴定。

五是煤炭行业的档案服务模式需要在档案管理中强调利用环节，利用电子信息化管理模式可以建立档案管理的网络化管理，增加各种检索和查阅方式，提供多种阅读方法，为档案的阅读和检索提供方便，使煤炭行业的档案服务更上一层楼。

六是在统计环节主要依靠的是电子信息管理模式中的计算机自动系统来实现，大大降低统计环节的时间浪费和人工浪费，保障统计环节的效率以及精确。

四、结语

社会信息科技不断发展，电子信息化管理模式在煤炭行业的档案管理中运用是必然的趋势，也是广大大中小型企业的必然选择。电子信息化管理模式的作用直接弥补了传统档案管理模式中的不足，为档案管理作出了应有的贡献。

参考文献：

[1]任晓云.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].办公室业务，2012（01）.

[2]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2012.

电子档案管理模式篇（7）

二、旅游景区办公室电子档案管理的现状分析

（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展

旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。

在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。

（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析

一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。

另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。

三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式

首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。

其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。

电子档案管理模式篇（8）

引言

在当前网络环境下，电子信息技术与行政管理工作得以有效的结合，政府电子政务得以实现。在这种情况下，政府电子办公文件不再受制于时间、空间和部门的限制，为政府各部门提供优质、全方位的服务。而且在信息技术和办公平台的基础上，政府各部门文件的传送及管理也发生了较大的变化，各种现代化的先进技术得以应用。在这种环境下，政府档案的管理模式也在不断的发生变化，并在不断的进行创新。

一、服务手段

近年来，电子政务和政府网络智能办公系统得以应用，这有效的改变了政府档案信息服务的方式，其开始更偏重于网络和数据库，而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制，开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务，更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工，从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩，利用多种服务方式，从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性，使其向高层次的服务方向发展。

二、档案载体

政府电子政务办公的应用，有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用，而且一些新型材料也得以使用，这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性，使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破，通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时，以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用，从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征，使其向多元并存的方向发展，同时也加快了档案结构的改变。

三、档案主要工作流程中管理方式

网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

四、服务方式

现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

五、管理理念

在电子政务环境下，有效的推动了档案管理自动化的进程，而且管理工作更具有科学化的特点，档案工作开始向数字化和信息化的方向发展。在这种情况下，作为政府档案的管理人员，需要转变思路，强化对资源的重视，从而自觉对档案资源的存储、加工、传递和共享工作进行加强，这样可以有效的发挥出档案资源的巨大潜能，使其在管理中实现创新，有利于档案信息的开发利用工作主动进行。

结束语

档案是信息社会的宝贵资源，与电子政务信息数字化一样，档案资源信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势，在全力推行电子政务办公的环境下，政府各部门的信息需求及检索方式等方面都有了新的变化，出现了新的特点。制定政府信息化建设发展规划，健全档案管理的标准与规范，构建技术先进、功能完善、安全可靠的信息化支撑平台，把档案信息化建设纳入规范化、模式化的轨道，这是当前政府档案管理工作中极为重要的一项工作，需要政府档案管理者及相关部门给予充分的重视，从而确保政府档案功能作用的有效发挥。

参考文献

电子档案管理模式篇（9）

随着社会信息化进程的加速和社会信息量的不断激增，人们对信息的迫切需求，需要信息服务部门迅速、准确、方便地提供人们所需要的信息。作为信息资源的存贮地，高校档案馆信息具有社会性、综合性、通用性、内容真实可靠等特点，与高校建设、发展密切相关。因此，高校电子档案实行标准化管理，为电子文件在不同平台上的创建、读写与传递创造了条件，为电子文件的广泛利用提供了舞台。是档案部门直面时势变化，顺应社会发展需求，服务社会及高校建设的有利保证。

一、电子文件标准化管理的必要性

1、电子文件标准化管理是有效保存高校各类档案，对高校历史负责的需要。

保存高校各类档案是学校领导及档案工作者的责任，有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存好高校的历史。电子文件标准化管理，可以规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

2、电子文件标准化管理是依法管理电子档案的需要。依据《中华人民共和国档案法》，各级机关、企事业单位所产生的对国家和社会有保存价值的文件（包括电子文件）必须进行收集归档。

3、电子文件标准化管理是加强高校信息资源建设的需要。电子文件标准化管理可将高校各单位形成的电子文件及时归档、管理，并及时移交到档案馆，可大大丰富高校信息资源，方便管理、利用，更好的为广大师生员工及高校发展提供服务。

4、电子文件标准化管理是高校信息资源共享的需要。随着高校办公自动化系统的日益完善，通过校园网平台为党政决策、机关办公、学术研究、学科建设和学生个人档案等，提供网上全文检索、浏览、下载及打印。对各单位的信息资源进行整合，统一管理，统一提供利用。

二、电子文件标准化管理必须遵循的原则

1、前端控制原则

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。

前端控制是保证电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容出现差错的可能性比纸质要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢复或部分修复，往往也需要付出很高的代价。这些差错有些来自系统的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失误。把保障电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的措施附加于文件形成过程，把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围、最佳的时期，即文件形成阶段。可以有效地防止其他管理环节对电子文件的操作和破坏。

2、全程管理原则

电子文件全程管理思想是电子文件管理领域中的文件体理论与前端控制理论的组合应用。在业务流程结束后，及时将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，最后将需永久保存的电子文件移交到档案馆。同传统的档案管理理念相比，全程管理有以下特点：首先，对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理，将文书、档案工作看成一个连续的过程。其次，保存文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机联系。再次，事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至形成之前。

电子文件的全程管理由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

3、集成管理原则

集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。

档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。高校档案集成管理，则从集成新视角去分析高校管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将高校档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到管理视野之中，并将高校档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合；从而使得档案管理系统整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个档案管理活动效率的提高。

三、档案管理“双轨制”，确保档案信息完整。

虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。2008年8月20日，教育部和国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》第三章第十五条明确规定“学校应当对纸质文件同步归档”。因此，档案标准化管理要严格实行电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”原则。

“双轨制”，是指在文件生成、流转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转，实行“双轨制”的档案部门在文件包括收文、发文和内部文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理，形成两种的归档、管理方法。

要把两种载体的档案信息完全融合起来，充分发挥各自的优势，下列工作不容忽视：

（1）对高校办公室自动化系统及各单位中心主页上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部门专门打印一份纸质版文件，并加盖公章，专门作为归档保存，同时还要将电子文件的电子版（包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息）及时收集保管，采用“双套制”确保档案的安全，也为电子文件的全文检索利用提供了可能。

在无纸化工作流程中，电子文件从开始产生到处理完毕不需要使用纸张，全部在办公信息系统中完成。目前开展电子文件管理，特别是实行档案“双轨制”管理的高校通常实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他职能部门也可以直接在网上查阅，调用。因此，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的，纸质文件随时归档不仅减轻了高校内各部门保管文件的压力，也减少了个别存放文件保管不善等问题，提高了归档的齐全率。

（2）对校园网信息服务系统上的有归档价值的电子文件。由高校网络中心每年定期集中刻录光盘归档。对“数字化校园”办公自动化过程中形成的公务电子文件，先由兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核，正确无误后正式接收归档，采取与OA系统设计接口软件，直接由办公自动化系统的“文件管理”功能中的“文件归档”操作，将办理完毕的电子文件直接由文件承办人上传到档案馆服务器，并按照预先设定的编目方案自动生成档号等，即完成在线归档任务，与OA系统电子文件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。各成文单位自己打印的有归档保存价值的电子文件，则用光盘刻录后送档案馆归档。

（3）对未在校园网上的有保存价值的公务电子文件。由公文形成单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。

随着高校电子文件管理实践的深入，档案工作者应逐步形成对电子文件管理标准的进一步细化，科学地建立起高校电子文件管理标准体系。从而更详尽地建立起符合高校电子文件管理需要的各项标准，为电子文件的科学管理提供更为细致的管理指南，为实现电子文件的规范管理提供更具操作性的指导和规范。

参考文献：

电子档案管理模式篇（10）

一、引言

2015年12月，国家财政部、国家档案局令第79号修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行，肯定了电子会计档案的法律效力。大数据、云会计时代的到来，推动着企业的会计档案管理从以纸质为媒介的传统管理存储方式到数据形态的数字化管理的转变。基于财务共享服务模式下的会计档案管理更是将不同国家、不同区域的会计档案集中至财务共享服务中心进行统一保管，实现了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管的电子化管理，大大推动了电子会计档案的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的支持。

会计档案作为记录和反映企业经济业务的重要史料和证据，受到了学术界和实务界的广泛关注。刘春萍提出了会计电算化条件下，电算化会计档案管理存在的问题和改进措施。李颖从构建原则、管理流程和系统维护三个方面出发，构建了基于ERP的会计档案信息资源管理系统。张育强从财务共享模式下的会计档案实施环境入手，剖析了财务共享模式下会计档案管理工作的特点和内涵，并对其发展路径提出了见解。王珂等针对我国会计档案信息化管理现状，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式――XBRL等三方面的建议。

纵观上述文献的研究，对于电子会计档案管理的研究大多停留在存在的问题、改进措施、系统构建与维护等直观层面，仍然只是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。财务共享服务模式下的电子会计档案管理，通过大数据、云计算、物联网等技术将企业会计档案管理与财务流程、企业战略相匹配，能够显著降低成本，提高效率。

二、大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型

大数据、云会计环境下，随着企业规模日益扩大，业务类型不断增加，企业的财务工作需要按照专业性、成本性、客户群等进行精细化核算，会计档案资料也会日益增多。同时，企业财务软件下的各子系统、子模块业务在处理同时自动生成的会计分录（如营业计费数据、物料出入库、资金缴拨、人工成本等）数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式出现了诸多弊端，大量的会计档案占用了庞大的空间，而且传统打印流程也影响了生产系统的高效运作，降低了工作效率。

大数据时代基于财务共享的会计档案管理利用大数据、云计算技术实现会计档案从传统档案向电子档案的转变，并通过云端实现电子档案的远程访问和管理，提升档案信息利用效率，实现档案信息的随需访问。同时，降低企业能耗支出、减少生产办公成本、提高企业会计档案的管理效率。结合大数据和云会计的技术特征，本文构建了一个大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理框架模型，首先以数据采集为主收集存储会计大数据电子档案，然后以数据分析处理为主统计分析会计大数据电子档案，最后进行数据挖掘实现会计大数据电子档案的价值，如下页图所示。

（一）电子会计档案的采集

基于财务共享的电子会计档案管理系统以财务共享云平台为基础平台，整合ERP系统、费用管理控制系统、资金管理系统、影像管理系统、会计核算系统、安全管理系统、银企直联系统等，利用MySQL、Oracle、HBase、Redis和MongoDB等多种轻型数据库来接收来自各分子公司端的数据，并且可以通过这些数据库进行查询、处理、分析，全方位提供电子会计档案的相关信息。

电子会计档案包括数据类档案和程序类档案两大类。数据类档案主要是会计凭证、会计账簿、会计报表、银行回单以及各类会计核算资料等。电子会计档案的采集就是将各类电子会计文件经过采集、整理，并确定其文件属性后，从各分子公司上传至财务共享云平台。建立财务共享服务中心的集团企业，可以通过影像识别系统对各类原始凭证影像化，即各分子公司只需对搜集的纸质原始凭证进行扫描识别，就可以上传至财务共享云平台，为后期会计处理、业务审批以及后续管理提供电子档案信息支撑。企业通过Oracle、SAP、用友、金蝶等财务核算系统对云端的原始数据信息进行处理，自动生成电子会计凭证。电子会计凭证经过相关会计人员的审批后，就可以登记相应的总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等各类账簿，随后通过久其、MyReport等财务报表系统自动生成企业的电子财务报表。银行回单主要是通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，并支持后续电子会计档案的信息利用。利用电子银行回单汇总表替代传统银行对账单，并据此形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告，可以实现电子对账结果与报表数据的直接校验。

（二）会计档案的分析处理

财务共享服务中心是建立在大数据、云计算、物联网等技术基础上的一个数字化平台，基于财务共享的电子会计档案管理也应当实现会计档案的数字化和网络化，使得档案信息的接收、传递、存储和利用一体化，档案信息高度共享，档案管理更加高效快捷。因此，企业应当建立适合企业实际的电子会计档案管理体系，形成标准化的电子会计档案管理制度，规范电子会计档案的业务流程，做好以财务共享云平台为载体的电子会计档案的分析处理工作。

基于财务共享服务模式下的电子会计档案的分析处理工作主要包括维护电子会计文件之间的有机联系，使采集的电子会计文件形成一个完整、有序的信息资源统一体，发挥电子会计档案的价值。传统电算化条件下的电子会计档案之间的联系可能更多存在于结构化数据之间，而财务共享环境下的电子会计档案，通过大数据的海量数据分析技术可能会有跨结构的联系，并挖掘出更多数据间的历史联系，从而形成更有序、更有效的结果，也将有利于后续会计处理的计算分析。在电子会计档案的分析处理环节，主要通过InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana和Oracle Exadata等技术将海量来自各分子公司端的电子会计档案数据快速导入到一个集中的大型分布式数据库和分布式存储集群，利用分布式技术来对存储于其中的海量数据进行查询、分类、汇总等，以此满足后期电子会计档案的应用。

（三）电子会计档案的应用

电子会计档案的应用是基于大数据的挖掘技术，通过前期分析筛选出的数据进行数据挖掘，利用R、Hadoop Mahout等数据挖掘技术，进行高级别的数据分析，从大量数据间的关联中发掘出与企业决策有关的信息，以此满足更高级别的管理需求，从而实现电子会计档案的决策应用。

电子会计档案的应用主要包括检索和利用两个方面。电子会计档案的检索主要是以财务共享云平台为基础，利用大数据的海量数据管理能力进行数据分析和数据挖掘，采用MapReduce等编程模型并行处理大规模的电子会计档案数据集，同时对存储在私有云、公有云以及混合云等各类云端的电子档案信息进行查询，满足企业各类用户的利用需求。相比传统会计档案的检索，财务共享下的会计检索方法不仅提高了会计档案的检索速度，而且提高了检索的精确度。电子会计档案的利用是指用户通过财务共享云平台检索出所需的电子会计文件信息后，将其转化为实际应用价值的过程。传统会计档案的检索利用是较为单调的，检索出的数据大都是原始数据，且最多只能进行简单的数值统计运算，不能用其他数据类型来描述，也不能进行人工智能化的运算。此外，随着检索数据量的增加，检索速度和处理速度也会随之减慢。而财务共享服务模式下的电子会计档案管理可以通过MapReduce这一并行处理技术来提高数据的处理速度。此外，数据分析、数据挖掘技术下产生的数据结果可能不仅仅是表格，还可能是各种其他格式的输出方式。通过大数据、物联网以及社交互联网之间的联系，还可以将电子会计档案与其他档案联系，起到人工智能化数据分析的作用，分析产生的结果不仅仅有利于电子会计档案的管理，也对企业管理层利用电子会计档案做进一步的决策有更实际和更广泛的效果。

三、大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理价值

财务共享模式下的企业将分布在不同区域的各类档案资源整合集成在一起，实施一体化管理的服务模式。该模式下的会计档案模块主要包括，财务档案管理模块（会计核算、财务管理）、采购档案管理模块（采购计划、采购管理）、生产控制档案管理模块（生产计划、需求计划、生产控制、制造标准）、物流档案管理模块（分销管理、物流控制）、销售档案管理模块和人力资源档案管理模块（招聘、工资、奖金、费用报销）。这种统一集成化的会计档案管理与传统的流转管理相比，其价值主要体现在四个方面。

（一）采用分类处理，提高电子会计档案管理的精细化

传统的会计档案管理往往是通过手工方式，对各类原始会计单据进行连续编号，统一装订管理。而财务共享服务模式下的会计档案管理更多的是通过财务共享云平台实现电子化的分类管理。各分子公司将原始单据扫描上传至财务共享服务中心后，系统会自动根据会计账目的不同进行分类，并自动生成连续的编号，这样可以大大提高后期会计账目的复核、记账以及结账工作的效率。此外，上传的会计凭证通过财务共享云平台的整合处理，凭证除了包括原始的数据信息以外，还包括企业采购、生产、销售等各个阶段的数据集成信息和链接信息，建立起了原始凭证和其他会计信息之间的联系，在提高会计档案管理效率的同时使管理更加精细化。

（二）数据实时更新，提高电子会计档案管理的准确性和实效性

传统会计档案的数据大都是静止的，且数据间的关联度很低。而财务共享服务模式下的会计档案管理，使账簿和报表数据既可以独立数据的形式存在，还可建立与多类会计信息之间的联系。各分子公司的会计人员只需通过物联网技术对原始会计信息进行扫描，影像识别系统就会自动读取原始的数据信息，并上传至云端，云端对数据进行处理后形成各类财务报表，支持企业的分析决策，同时也支持后续审计工作的查询功能。财务共享云平台支持数据的实时更新，从而增强了电子会计档案信息的准确性和实效性。

（三）云端存储数据，提高电子会计档案管理的处理效率

财务共享服务模式下的会计档案管理采用的是纸质会计档案和电子会计档案的双重载体形式。通过财务共享云平台，各分子公司将各类数据信息上传存储至云端，不仅减少了纸质会计档案的数量，更是扩大了电子会计档案的存储空间。此外，通过大数据、物联网和云端处理技术，可以大大缩短企业会计报表的编制时间，并根据企业领导者的预期需求情况对会计档案进行分析预测，做出进一步的加工处理，从而节省更多的人力、物力和时间，提高会计档案信息资源的处理效率。

（四）降低信息传输成本，促进生产经营发展

财务共享服务模式下的电子会计信息经过加工整理， 可以通过网络传输和共享云平台等介质传递方式， 实现会计信息的异地查询、检索、分析、计算等，提高企业生产经营效率， 降低信息传递运输成本。通过对历史会计档案信息进行加工整理、分析比较， 可以对未来的经营发展趋势加以预测， 为企业决策者提供更有效的决策依据。此外，根据经营管理目标的要求， 可以对其中的生产经营要素进行相应的调整， 保持企业生产经营的正确发展方向， 促进企业经营管理目标的实现。

四、结束语

电子会计档案管理是一项复杂而系统性的工作，对企业具有重大意义。大数据、云会计时代，企业通过财务共享云平台能够更加方便快捷地获取各类电子会计数据，通过对这些数据的挖掘、处理、分析与应用，可以保证企业电子会计档案的管理更加及时、准确和有效。本文给出了大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理的实施框架，详细阐述了具体的电子会计档案的处理流程，并分析了财务共享模式下的电子会计档案管理给企业带来的价值，以期帮助企业进一步强化电子会计档案的管控能力，提升经济效益。Z

参考文献：

[1]程平，何雪峰.“云会计” 在中小企业会计信息化中的应用[J].重庆理工大学学报（社会科学版），2011， 25（1）.

[2]程平，万家盛.大数据时代财务共享中心云平台的构建及其应用[J].商业会计，2015，（15）.

[3]刘春萍.会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].西部财会，2011，（5）.

电子档案管理模式篇（11）

我国电子档案管理模式

我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。