外包服务方案大全11篇

外包服务方案篇（1）

以党的十七大精神为指导，全面落实科学发展观，进一步转变发展理念，创新发展模式，坚持政府引导、企业主体、社会参与的工作机制，以科技创业和服务外包为突破口，着力加快高新技术产业和高端服务业快速发展，不断提升区域核心竞争力，努力将*建设成为“科技创业家摇篮、中国服务外包高地和世界服务外包基地”，为*科学发展提供强力支撑。

二、目标任务

（一）科技创业

1、科技产出和投入：全市高新技术产业产值达到4750亿元以上，高新产业工业增加值占全市规模以上工业增加值比重达到43％以上；全社会研究与开发投入（R&D）占地区生产总值比重达到2.3％以上，其中企业R&D投入占全市比重达到85％以上。

2、科技基础设施建设：全市新建成三创载体面积150万平方米以上；新建“一站两中心”80家以上；不断拓展政产学研合作的广度和深度，全面合作院校总数累计达到10家以上。

3、专利工作：专利申请总量达到15000件以上，授权专利总量达到5500件以上，建成具有示范带动效应的知识产权示范企业30家以上。

4、人才建设：引进领军型海外留学创业团队150个以上，创业人才500名以上，创办“530”企业150家以上。

（二）服务外包

1、业务总额：实现服务外包业务总额15亿美元以上，其中执行额10亿美元以上。实现离岸外包业务总额8亿美元以上，其中执行额5亿美元以上。实现服务外包业务收汇额1.2亿美元以上。

2、培植企业：新增服务外包企业200家以上，其中新增全球服务外包100强、国内服务外包50强投资企业20家以上。新增通过CMMI/CMM、PCMM、ISO27001/BS7799、ISO20000、SAS70等国际资质认证服务外包企业30家以上。

3、政策扶持：大力实施“123”计划，新增“123”计划企业20家以上。

4、人员培训：全力建设部级标准的服务外包人才培训中心，新增服务外包人才培训3万人以上，新增服务外包就业人员2万人以上。

5、载体建设：服务外包载体建设不少于100万平方米，建成中国*国际数据中心，启动建设中国信息化体验中心。

三、主要措施

（一）大力开展科技创业促进行动

以科技创新创业为主线，以促进现有企业通过科技创新再创业和吸引国内外科技领军型人才来锡创业为突破口，以提升企业科技创新能力、增强科技基础实力和加快三创载体建设为抓手，全面启动全市科技创业促进行动，培育创业主体，增强创业活力，健全创业机制，优化创业环境，奋力打造科技创业家摇篮城市。

1、加大科技创业投入。设立科技创业投资引导基金10亿元，大力吸引科技创业投资企业来锡，扩大创业投资规模，大力培植科技创业企业。促进生产型企业“中间分离，两端延伸”，设立“一站两中心”，加大研发与创新投入，支持企业通过科技创新改造和提升传统产业，增强产品科技含量和行业竞争力。鼓励科技创业企业推广新技术、新设备、新工艺，通过重组、兼并、联合、收购等方式，实现再次创业。对企业扩大规模或再次创业形成产业带动、当年发挥效益的，享受市相关优惠税费政策。进一步落实企业技术开发费150％抵扣和高新技术企业15％优惠税收政策。鼓励高新技术企业投保科技保险，分散化解科技创新风险，降低科技创新成本。

[市科技局、财政局、国税局、地税局、金融办，各市（县）、区]

2、强化科技基础设施建设。以增强载体孵化育成功能为重点，围绕我市高新技术优势产业和新兴产业发展的需求，着力加大*（国家）工业设计园、太湖国际科技园、太湖科教产业园等“三创载体”建设，不断充实内涵完善功能，使之成为创新创业的主阵地，为全市高新技术产业快速发展、科技人员创新创业提供广阔的舞台。设立支持重大研发机构、公共服务平台和工程技术研究中心建设的专项资金5000万元，鼓励科技型企业和科研院校共建重大研发机构、重点实验室、公共服务平台和工程技术研究中心。围绕我市优势产业，依托科研单位的科研资源优势，在集成电路、光伏太阳能、风力发电及其装备、生物医药、创意设计、知识产权等领域形成较为完善、服务于设计研发、成果转化和产业化的专业性公共技术服务平台；在电子信息、新材料、新能源、先进制造、环保等特色产业领域内建设一批部级、省级重点实验室和工程技术研究中心。

[市科技局、财政局，各市（县）、区]

3、优化全市科技创业孵化体系。全面创新科技企业孵化器的发展模式，实现科技企业孵化器由政府主导向多元产权组织形式的转变，实现投资主体的多元化；引导投资主体创办各种类型、各具特色的科技企业孵化器，形成综合性与专业性、非盈利性与赢利性相结合的科技企业孵化体系。依托相关专业孵化器，择优扶持一批孵化器专业技术服务平台，面向全市科技创业企业提供技术支撑服务。建立支持创业企业由小到大迅速成长的梯次推进机制和全程孵育体系，着力解决科技创业企业在技术创新、投资融资、组织管理、市场开发等方面的瓶颈问题。积极探索科技企业加速器建设，提高对高成长性企业、“瞪羚企业”的承载支撑能力，努力使科技企业加速器成为促进科技创新创业的基地和特区。不断创新服务模式，完善配套服务，建成一批标准高、配套好、功能全，具有较强吸引力和孵化育成功能的科技载体，并将条件成熟的载体逐步建成“科技小社区”。

[市科技局、发改委、规划局、国土局，各市（县）、区]

4、深化政产学研合作。安排政产学研和国际科技合作专项资金1亿元，全面深化政产学研合作内涵，积极开展与欧美发达国家的技术合作与转移活动，鼓励国内高校、科研院所科技人员从事科技成果转化、技术咨询、技术服务和人才培训工作，鼓励国外高等院校、科研院所和大公司在我市创办多种形式的研发机构。进一步完善企业为主体、市场为导向、政产学研相结合的技术创新体系和人才开发体系，全力推进与各院校政产学研对接成果的落实与推进，重点支持具有自主知识产权、技术含量高、创新性强、市场潜力大、处于国内领先或国际先进水平的重大科技成果转化项目。

[市委组织部，市科技局、人事局、财政局、教育局，各市（县）、区]

5、鼓励各类人才创业。加大“530”计划的扶持和投入力度，继续在欧美、日韩等发达国家和地区开展“530”计划宣传，吸引各类领军型海外留学创业人才和团队来锡创业。设立后“530”计划专项资金，加快实现已落户“530”计划项目产业化，以集成电路、新能源、生物医药、软件及动漫等产业为重点，每年重点实施10项以上“530”项目产业化推进计划。设立“泛530”计划，两年吸引30个境外专家和科技创业者到*设立实验室，建立公共技术平台进行科技创业。实施面向国内高校科研院所高层次人才的科技创业计划，着力引进一批国内学科带头人和重点实验室、工程技术研究中心、重点实验室科研项目的负责人，积极探索适合*的以“院士工作室”、“星期天科学家”等为代表的促进人才柔性流动的政策措施和实施办法，鼓励和吸引国内领军型人才和团队带项目、带成果、带技术来锡创业，培育和发展、壮大一批新兴产业。

[市委组织部，市人事局、科技局、财政局、外经局，各市（县）、区]

（二）全力实施服务外包促进工程

抢抓国际服务外包产业加快转移的契机，以促进机关企事业单位服务外包和吸引国内外服务外包企业来锡为突破口，以大力引进服务外包龙头企业、吸引高中端服务外包人才来锡创业、推进机关企事业单位通信信息服务外包为重点，大力实施服务外包促进工程，促进服务外包产业又好又快发展，奋力打造中国服务外包高地和世界服务外包基地。

6、加大服务外包招商引企力度。加大对国际服务外包100强企业的跟踪力度，强化工作目标和责任，采取“上门敲砖”、“以企引企”、“以业务促项目”等多种形式和途径，着力推进一批国际服务外包龙头企业落户*。着力引进对跨国公司研发、采购、销售、营运等生产服务环节的外包业务企业。精心组织服务外包专题招商推介活动，为各板块、服务外包集聚园区、企业对外沟通和交流搭建平台，在经贸节期间举行第二届亚太服务外包国际合作会议，组织赴印度、日韩、美加等重要国别地区服务外包招商活动和大连、上海、北京、深圳等国内服务外包先进城市专题投资说明会。

[市外经局、信息办、文广新局，各市（县）、区]

7、鼓励服务外包企业做大做强。通过广泛宣传推介、及时兑现各项扶持政策等措施，大力培育有条件入围“123”计划的企业，大力支持和推进“123”计划企业做大做强。鼓励服务外包企业通过资产重组、收购、兼并和境内外上市加速扩张。依托集成电路、光伏、液晶、生物制药和工业制造产业的集群优势，着力发展技术和产品研发、嵌入式软件、创意设计、高端咨询等合同研发外包和技术先进型业务流程外包。实行对国家服务外包扶持资金配套政策，鼓励企业获得国际资质认证，保护服务外包企业的信息资产。同时，立足我市制造业高地的实际，鼓励外资企业引进集团（总部）研发中心，鼓励本地企业壮大内部研发中心发展服务外包业务。

[市外经局、信息办、科技局、财政局、文广新局，各市（县）、区]

8、加快服务外包人才引进培养。大力实施“服务外包人才培训太湖工程”，加快形成服务外包人才集聚和“蓄水池”效应。成立市服务外包人才培训领导小组和管理办公室，向有条件的服务外包人才培训机构优先配置资源。按照国家人才培训中心建设标准，加快建设*服务外包人才培训中心，积极争取国家、省对我市服务外包人才培训更大力度支持，按政策规定予以资金配套。积极引进国际先进的外包人才培训模式和培训资源，设立专项资金，大力吸引应届大中专学生来锡培训，按照机关事业单位和企业的服务外包人才需求进行“订单”培训，促进跨国公司、大企业与学校的有机结合。充分调动区域内中高等院校和社会培训机构的积极性，多渠道、多形式培训服务外包人才，逐步建立和完善“高端引进、中端专培、低端职训”的人才培训体系。充分发挥市服务外包人才培训联盟及服务外包人才培训基地的作用，加强培训机构与服务外包企业的互动合作，重点培养服务外包产业急需的技能型和实用型人才，形成对服务外包产业发展的强劲支撑。

（市外经局、教育局、人事局、信息办、科技局、文广新局）

9、推进服务外包集聚园区建设。制定服务外包集聚园区环境评价标准和考核体系，推进服务外包集聚园区建设，充分发挥集聚园区的引领和示范作用，使之成为发展服务外包产业的重要保障和支撑，并积极推进服务外包集聚园区获评省级服务外包示范园区。加强公共技术平台建设，积极发挥已建成公共技术平台的带动促进作用，加快IBM云计算中心、中国*国际数据中心、SUN开源技术创新中心、超级计算机等公共技术平台产业化、市场化进程。积极鼓励本地企业使用服务外包公共技术平台，推动服务外包公共技术平台将服务扩展到全市、全省乃至全国。

[市外经局、信息办、财政局、文广新局，中国电信*分公司，各市（县）、区]

10、扶持培育本土服务外包品牌。编制并完善全市服务外包产业发展战略规划，加大对服务外包产业科学发展指导力度。选择一批规模效益好、自主创新能力强、技术管理水平高、品牌优势明显、市场潜力大的本土企业，集中人才、技术、资金等资源，实施重点扶持。鼓励和支持服务外包企业加大技术创新投入，建立研发机构，形成一批具有自主知识产权的技术、产品和品牌。定位“中国服务·*创造”品牌核心，通过多种渠道进行宣传，提高我市服务外包在国内外的知名度和影响力，吸引更多的国际发包方和国内外服务外包企业把目光投向*，在*投资兴业。

[市委宣传部，市外经局、信息办、文广新局，各市（县）、区]

11、推动机关企事业单位服务外包。加快推进全市机关企事业单位的网站、信息数据中心和应用系统的外包整合工作。继续深化机关企事业单位后勤体制改革，创新后勤服务社会化形式，进一步结合实际，采取不同形式，在全市推广信息通信、物业管理、设备维护、绿化养护、保安保洁、交通运输、房屋维修等服务外包。

[市发改委、经贸委、信息办、机关管理局，各市（县）、区]

（三）积极优化服务环境。

12、加快知识产权的建设与保护。修订《*市专利资助资金管理办法》，鼓励和重点支持知识产权示范企业、知识产权优势企业、高新技术企业、科技创业企业和服务外包企业申请专利，形成企业自主知识产权核心技术的专利保护群。继续实施创建知识产权示范企业计划，鼓励、引导和规范大中型企业建立知识产权工作机构和工作机制。引导和支持有条件的企业建立企业专利专题数据库，鼓励科技创业、服务外包企业借助专利数据库运用专利分析软件开展国内外专利技术的比对、分析、借鉴和创新。建立和完善中国(*)知识产权维权援助中心的维权援助工作机制，进一步健全知识产权司法、行政保护和多途径解决纠纷机制，全面开展知识产权维权援助工作，形成高效的知识产权保护网络。

[市科技局、外经局、工商局、文广新局、司法局、中级人民法院、信息办、人事局、质监局、法制办、*海关，各市（县）、区]

13、优化完善社会服务体系。健全和完善“一站式”、“一门式”服务制度，为科技创业企业和服务外包企业开辟“绿色通道服务”。加快科技中介服务机构建设，积极引导社会化服务机构，为科技创业者提供创业信息、创业咨询、创业指导与策划、创业培训等服务，为初创科技企业提供财税、法律、劳保、外贸、政策、信息、管理、融资等全方位“保姆式”辅导和服务。加快服务外包企业协会和服务外包人才培训联盟建设，积极开展以“加强协作、优化服务、促进发展”为主题的各项活动。推进服务外包龙头企业享受国际通讯专用通道服务；推进所有服务外包集聚园区实现双回路供电、公共交通等保障；推进服务外包相关专业人员实现顺利落户等就业保障。

（市科技局、外经局、信息办、行政服务中心、*供电局）

14、优化企业融资环境。推动银行与科技创业企业、服务外包企业之间的对接沟通，加大银行对企业的授信力度，改善和优化融资环境。大力发展风险投资事业，加快构建社会化投入、市场化运作的科技创业和服务外包产业风投资金集群。探索知识产权质押贷款，在科技型中小企业中开展银行短期知识产权质押融资试点，为实物抵押条件不足而具有自主知识产权的企业有效解决固定资产缺失、流动资金短缺的难题。引导金融机构针对服务外包企业的特殊性设立新的信贷方式，用足用好服务外包扶持资金。

[市金融办、财政局、人民银行、科技局，各市（县）、区]

四、组织保障

（一）加强组织领导。市建立“科技创业和服务外包促进年”联系会议制度，并在市科技局、外经局分别设立科技创业促进办公室和服务外包促进办公室，具体负责“科技创业和服务外包促进年”活动的组织协调工作，协调解决“科技创业和服务外包促进年”活动中的问题。各市（县）、区政府要成立相应机构，制定本地区“科技创业和服务外包促进年”重大活动实施方案，加强对促进年各项活动的组织指导，并建立工作制度和机制，确保活动取得实效。

（二）加大资金扶持。加大科技创业投入和服务外包产业发展资金扶持，确保推进年培训、辅导、宣传、招商等各项活动的顺利开展。本方案所需政策兑现资金在相关专项中统筹解决。

外包服务方案篇（2）

1.1国家法规制度建设情况

目前，我国尚未出台专门的档案管理服务外包法律法规。《中华人民共和国档案法》及其实施办法未提及档案管理服务外包。2011年国家档案局中央档案馆下发的《全国档案事业发展“十二五”规划》已把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法制工作的主要任务之中，但据了解目前尚未真正启动此工作。2012年以来国家档案局连续印发了3个与档案管理服务外包直接相关的规范性文件，即《国家档案局关于切实加强档案数字化和档案信息化服务外包管理杜绝失泄密隐患的通知》（档函〔2012〕103号）、《国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知》（档函〔2013〕271号）和《档案数字化外包安全管理规范》（档办发2014〕7号）。这3个规范性文件要求档案部门在开展档案数字化服务外包、寄存服务外包过程中，采取相关有效措施确保档案实体安全、信息安全。

1.2地方法规制度建设情况

我国许多地方出台的地方档案法规对档案管理服务外包，尤其是服务外包企业（也称档案中介服务机构）做了相关规定。45个副省级以上地区（不包括香港、澳门、台湾，未出台档案法规）颁布的档案法规（为本级人民代表大会常务委员会颁布）中，有25个[2]对档案中介机构（实质上即是档案管理服务外包供应商）做出了规定，约占53.3%。其中，30个省（自治区、直辖市），有20个省（自治区、直辖市）对档案中介机构作了规定，约占66.7%；15个副省级城市中，有5个城市对档案中介机构做出了规定，约占33.3%。需要说明的是，《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》、《海南省实施<中华人民共和国档案法>办法》、《吉林省档案条例》和《山西省档案管理条例》在修订前对档案管理服务外包做出了规定，而在修订后则取消了这方面的规定。因此，目前北京、海南、吉林、山西、重庆、广西、青海、江西、湖南、江苏这11个省（自治区、直辖市）档案法规中没有对档案管理服务外包做出规定，约占33.3%。从条例内容来看，上述25个地方档案法规中涉及到人员素质的有12个，大多要求从事档案管理服务外包的人员具有相应的专业知识和职业技能；涉及到业务范围的地方档案法规有7个，大多以列举的形式指出档案管理服务外包包括档案整理、鉴定、评估、咨询、寄存等方面；涉及到登记备案的地方档案法规有11个，大多要求档案管理服务外包企业应当向所在地档案行政管理部门备案；涉及监督指导的地方档案法规有9个，大多要求档案管理服务外包企业需接受档案行政管理部门的监督和指导；涉及到法律责任的地方档案法规有4个，对违反规定从事档案服务外包活动的情形予以追究法律责任；此外另有1个地方档案法规规定其他相关部门应制定档案服务外包工作的管理办法。此外，浙江省、广东省、湖南省、温州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七个地方出台了专门的档案中介机构管理办法。这七个地方的规范性文件大多包含如下内容：（1）指出档案中介机构从事的是档案咨询、整理、保护、鉴定、评估、寄存、数字化、业务培训等有偿服务活动。（2）规定从事档案中介服务活动，应当遵守法律、法规、规章的规定，遵守职业道德，遵循自愿、平等、公平、诚信的原则。（3）档案中介机构应当向当地的档案行政管理部门备案，提供相应的资料，并定期进行复核。档案行政管理部门负责对档案中介机构、执业人员进行指导和监督管理，检查的内容一般包括备案情况，执业人员的培训情况及业务水平，办公场所、设备设施，服务质量、业务水平，其他合法合规等情况。档案中介机构出现违反规定的情况时，应当取消其备案登记。此外，档案行政管理部门应当在档案网站或者其他媒体及时公布档案中介服务机构和执业人员名单。（4）规定档案中介机构必须取得营业执照；有固定场所、设施设备；有相应的档案咨询、评估、鉴定、整理、寄存和数字化的资格和能力；配备档案专业人员；符合法律、法规和规章规定的其他条件。（5）认为档案中介服务执业人员应当经过档案专业培训，有独立从事档案管理的业务能力；档案中介机构应具有两名以上档案专业人员，并有不少于一名取得档案中级职称；此外，档案中介服务执业人员应当在一个档案中介服务机构执业，不得同时在两个或两个以上档案中介服务机构执业。（6）保密条款、责任条款、签约条款和收费条款。（7）惩罚和法律责任条款。除了上述共性的条款外，部分地方的档案中介管理规定还根据档案中介机构的行业特点，做出了以下规定：（1）湖南省规定了不能外包的范围，包括国有档案的鉴定、销毁；档案的整理、数字化；法律法规禁止委托中介机构进行的其他档案业务工作。佛山市规定档案中介机构工作人员不得接触和处理文件档案、内部（工作秘密）或含有敏感信息的文件档案。（2）湖南省、佛山市对档案库房提出了要求，指出库房应当满足建标103-2008《档案馆建设标准》、JGJ25-2010《档案馆建筑设计规范》规定的有关档案防护要求。（3）杭州市指出应加强中介机构的信用管理，市档案局应定期更新并公布档案中介服务机构的执业信息。（4）温州市、杭州市档案中介管理规定指出档案行业协会应当制订行业规范、服务标准、执业人员守则，加强行业指导和行业自律，规范行业服务行为，促进行业健康发展。档案中介服务机构应当加入档案行业协会，接受档案行业协会的自律监督。（5）佛山市特别指出应当符合保密法规规定，非档案中介机构在档案服务工作中应明确保密责任，成立保密工作领导小组，建立保密管理制度和保密应急机制，明确法定代表人、分管保密工作负责人、重要部门或项目负责人的保密职责。不得违反保密规定，不得处理涉及国家秘密的文档以及有关业务主管部门规定不得处理的文档；非档案中介机构的工作场所、档案工作人员管理、档案信息系统和档案信息设备均应符合相关保密管理要求。

1.3国家和行业标准建设情况

目前，我国尚未出台专门的档案管理服务外包国家标准或行业标准。但是，一些国家标准和行业标准对档案管理的软硬件条件和业务操作要求做出了规定，档案管理服务外包供应商在服务过程中宜或应遵守。例如，《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等对于档案寄存服务企业进行档案库房建设具有重要的参考意义；档案数字化服务企业开展纸质档案数字化扫描时宜遵循DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》等；档案整理服务企业的档案整理质量宜满足GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T22-2000《归档文件整理规则》、DA/T13-1994《档号编制规则》和DA/T18-1999《档案著录规则》等的要求。值得注意的是，我国正在制定信息技术服务外包标准，一些地方也已出台有关信息技术服务外包的地方标准，例如，山东省地方标准DB31/T430-2009《信息技术外包服务企业技术与管理规范》、深圳市地方标准SZDB/78—2013《金融机构信息技术服务外包质量管理规范》、国家标准《信息技术服务外包》（共包括5个部分，目前已经送审，待）。这些标准对于我国制定档案管理服务外包标准具有重要的借鉴作用。

2档案管理服务外包法规标准建设现存问题

2.1法规标准建设总体上滞后于实践需要

自1992年以来，我国档案管理服务外包行业迅速发展，规模越来越大。据黄霄羽不完全统计，截止2012年全国共有376家档案中介机构。[3]近年来，我国先后出台了《关于鼓励政府和企业发包促进我国服务外包产业发展的指导意见》（财企〔2009〕200号）、《国务院关于促进服务外包产业加快发展的意见》（国发〔2014〕67号）等一系列支持服务外包产业发展的政策文件。2012年全国档案局长馆长会议提出“到2020年全国各级综合档案馆纸质档案数字化的数量比2010年翻两番”的工作目标。[4]2013年，杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上进一步提出“存量数字化”的要求。[5]这进一步推动了档案数字化服务外包的快速发展。但是，在档案管理服务外包行业加速发展的同时，我国档案管理服务外包法规标准较为落后。国家层面，尚未出台专门的针对档案管理服务外包的法律、法规和标准，只有少量规范性文件和部分间接相关的标准。地方层面，尽管已有许多相关法规和规范性文件，但这些法规和规范性文件大都停留在宏观层面，微观层面少有涉及，可操作性不强。在执业标准、执业规则、技术手段等方面均处于不完善甚至空白状态。[6]由于缺乏专门的标准，发包方无法正确评价承包商的服务能力，无法科学筛选合格的承包商，无法有效监督承包商的业务操作；承包商不知道如何建立自己的业务操作程序，不知道从何提升自己服务能力。这导致档案管理服务外包行业在发展过程中面临诸多法律困境与安全漏洞。

2.2对于档案管理服务外包法律责任规定不明确

在前述25个副省级以上地方档案法规中仅有4个提及了档案中介机构需承担的法律责任或赔偿责任，其他均无提及。一旦在外包过程中出现了档案丢失、损毁或泄密的事故，发包方大多只能被动承担后果，很难借助于法律维护自身权益。例如，笔者在调研时了解到，某综合档案馆在档案数字化项目实施中，与承包商发生商业纠纷，承包商威胁要将存有档案数据的硬盘带走。

2.3对档案管理服务外包从业人员素质要求不具体

目前，档案管理服务外包从业队伍整体素质低、流动率高。许多承包商聘用的一线员工大多只有高中学历，而相当一部分是实习生或临时用工。即便是承包商的业务骨干或项目经理，具有本科以上学历的也很少。整个行业中具有过档案学专业教育背景的员工极少。而且，绝大多数承包商对员工缺乏必要的业务培训。这使得档案管理服务外包的质量和安全难以保证。现有地方性档案法规制度大多规定，档案中介服务机构工作人员应具备档案学相关专业知识和职业技能；而对于从业人员是否应具有档案学专业教育背景、相关工作经验，是否需要接受相应的业务培训，以及培训机构、培训内容等均无明确规定。

2.4对档案管理服务外包基础设施条件要求不严格

民营档案寄存服务商大多没有专业的档案库房，其库房多数由废弃工厂库房改建而成，而许多库房连基本的“八防”都做不到，[6]遑论满足《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》等的要求。但现有地方性档案法规制度对于档案库房及其保管环境的规定大都比较模糊，操作性不强。例如《浙江省档案中介服务管理办法》只提出“从事档案中介服务的场所，必须配备必要的安全保护设施，符合档案管理的专业要求”，而何为“必要”，配备安保措施的要求和标准具体指什么，并未指明。[7]

2.5缺乏业务操作指南和服务价格指导

现有法规标准对档案管理外包业务操作缺乏具体要求，尤其是对发包方和承包商之间的档案交接、承包商的质量控制缺乏详细规定，容易造成安全漏洞和质量缺陷。例如，档案数字化扫描中，一些服务商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材质脆弱、不宜使用高速扫描仪的档案被损毁。一些档案寄存服务机构采用传统的开架式按卷盒存放方式保存档案，工作人员可以看到卷盒上的敏感信息。而且，承包商业务操作主要依赖于自身经验，较为随意，各个承包商之间的业务标准不统一，将来发包方之间进行档案资源整合很困难。对于档案管理服务外包项目，不同承包商的报价相差很大，以数字化扫描为例，从0.1元一页到2元一页不等，各地区均无收费指南或收费标准，出现了部分小企业先以低价中标，在项目进行过程中再试图加价的恶意竞争行为。

2.6法规标准执行力差

实践调研发现，一些地方虽已出台了有关档案中介服务的法规制度，但并没有严格贯彻执行。例如，2008年广东省出台了《广东省档案中介机构备案登记管理办法》，但实际上截止2014年底也只有12家企业进行备案登记。这些年，在档案管理服务外包过程中，出现了一些违反了相关档案或保密法规制度的事情，但档案行政管理部门很少予以依法罚处。目前档案行政管理部门的监管对象多局限于党政机关和国有企事业单位，档案管理服务承包商基本处于中间地带，对档案管理服务承包商的管理相对较少甚至疏于管理。[8]

3对策建议

3.1加快国家层面的立法

建议在现有地方法规、制度的基础上，积极探索制定国家层面的针对档案管理外包服务的行政法规。此类法规可包括档案管理服务承包商的指导思想和基本原则、权利与义务、管理体制、设立条件、业务范围、人员素质、保管环境、服务收费、合同签订、操作要求、安全保密、法律责任、监管机制等内容。[9]通过国家立法，为档案管理服务外包行业营造良好的法制环境，以促进档案管理服务外包在法制的轨道上快速、健康发展。

3.2完善现有地方法规制度

建议各地方补充、细化和完善现有涉及档案管理服务外包的法规制度，特别增加以下内容：（1）对档案管理服务外包从业人员政治素质和业务素质的要求；（2）对档案管理服务外包从业人员参加岗前培训和在岗培训的要求；（3）对档案管理服务承包商的档案库房、仪器设备、档案装具的要求；（4）档案管理服务承包商的业务操作程序和服务质量标准；（5）发包方和承包商档案交接要求。

3.3出台相关标准指南

对于许多暂时不适宜以法规制度强制要求的领域，可以制定推荐性国家标准、档案行业标准。可以考虑出台《档案管理服务外包工作规范：总则》《档案管理服务外包工作规范：档案数字化服务》《档案管理服务外包工作规范：档案寄存服务》（此三者，国家档案局正在研制），以及《档案管理服务外包从业人员职业道德守则》《档案管理服务外包价格参考目录》等标准或指南。

3.4借鉴国外有益经验

国外商业性文件中心历史悠久，行业成熟度比较高，建立了结构完备、会员广泛的行业协会，如国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM，Profes-sionalRecords&InformationServicesManage-ment）。PRISM制定了制定的一系列商业性文件中心的行业标准、指南和道德准则，包括商业性文件中心运营标准（StandardOperatingProceduresForCom-mercialRecords）、建筑标准（ModelBuildingCodeandNFPARequirements）、灾备标准（DisasterPlanningWorkbookforCommercialInformationManagementCompanies）、保险及风险转移标准（In-suranceandRiskTransferGuidelines）、载体设施标准（MediaVaultGuide）等。[10]这些标准指南紧扣业务活动，操作性较强，基本涵盖了商业性文件中心的主要运营流程和业务环节，对我国制定档案寄存服务外包标准具有很大的借鉴意义。

外包服务方案篇（3）

档案业务外包内容主要包括传统业务外包：如档案整理、档案编研、档案寄存、委托管理、档案用品经营服务、档案人员培训等；现代业务外包：如纸质档案的数字化、档案缩微摄影、档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等有关现代信息技术的工作和其他业务外包。

1.国外发展简况。自20世纪80年代起，英美国家的政府机构和企业开始普遍接受业务外包这一理念和做法。从20世纪90年代开始，商业性文件中心迅猛发展，出现了以美国“铁山”（Iron Mountain Incorporated）为代表的数千家档案数据管理机构。美国商业性文件中心协会（ACRC）曾经统计了90年代协会会员数量情况：1991年，协会会员数量为380个；到了90年代末，会员数量已经发展到500个。2008年，会员公司已达573个，在全球52个国家和地区建立了2000多个分支机构。有85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务。经过30多年的发展，国外的商业性文件中心已经发展成为一个成熟的行业；国际文件与信息管理服务行业协会的成立，为行业的有序运转提供了组织保障；成熟规范的标准制度和行业准则，为整个行业的自律和监管提供了制度保障；行业内部频繁开展各项交流活动，共享各自的经验与成果，为行业的整体水平的提升提供了保障。

2.国内发展简况。我国的档案业务外包发展较晚，目前我国列入世界500强的企业中，采用档案外包业务的不到5%。我国的档案业务外包工作主要由档案中介机构来完成。现有资料显示，我国最早的档案中介机构是1992年9月成立的浙江省建德市档案事务所和湖州市档案事务所，主要经营档案用品和提供档案整理服务。创建于1993年的上海档案咨询服务中心不仅提供档案整理、档案寄存等服务，还提供档案鉴定评估、档案缩微、人才培训等服务；黑龙江省档案技术服务中心组建于2006年，主要提供档案数字化加工、档案信息资源开发、档案寄存、委托管理、技术咨询、业务培训等服务。由此可见，我国档案中介机构所提供的服务主要是档案整理、归档、寄存、业务培训、咨询等技术含量较低的事务，在档案管理软件开发、档案数据库系统建设、档案网站建设等技术含量高的领域发展较为缓慢，与国外商业性文件中心相比，在业务的广度和深度上均有较大的差距。尤其值得一提的是，到目前为止，我国尚未成立一个明确的管理机构来规范和指导档案中介服务行业的发展。

二、我国档案业务外包存在的主要问题

1.对档案中介机构的规范管理问题。首先，档案中介行业没有一个明确的管理部门。在国外，商业性文件中心有一个宗旨明确、成员分布广泛的管理、协调机构——国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM），在协会的协调下，整个商业性文件中心行业呈现稳定增长的发展态势，为整个行业的有序运转提供了有效的组织保障。同时，在PRISM的带动下，各商业性文件中心之间频繁开展交流活动，汇集行业最新动态，探讨行业热点问题，进行经验交流与信息共享。而在我国，档案中介机构行业目前尚未成立一个类似行业管理协会的机构来管理或协调档案中介服务行业的有序运转，使得档案中介机构的发展各自为政，基本上处于分散经营状态。其次，在我国旧的档案管理体制的长期影响下，档案行政管理部门的管理对象多局限于党政机关和国有企事业单位，而档案中介机构基本处于中间地带，对档案中介机构的管理相对较少甚至疏于管理。据笔者了解，在30个省（市）“档案管理条例”中，有6个省（市）的“条例”规定档案中介服务机构须向县以上档案行政管理部门备案，规定档案行政管理部门对档案中介服务机构有业务监督、指导关系的有7个，还有6个无任何约束关系。

2.档案中介机构的运作问题。一是档案中介机构规模小，综合实力不强。除了北京、深圳、上海等地的部分档案中介服务机构（如深圳档案寄存中心、上海档案咨询服务中心等）的规模尚可外，我国大部分的档案中介服务机构的规模均较小、服务水平不太高，大量的从业人员从事的都是档案整理、编目等手工劳动。由于规模小，研发人员少，设备少且不先进，许多机构缺乏高科技设备，使得档案中介机构的综合实力不强，无法承接大中型的档案外包业务，从而影响档案外包业务的发展。同时，外包行业之间由于不正当的竞争，内部缺乏交流，资源不能共享，使得外包业务难以形成品牌，档案中介机构的发展也就难以形成规模。二是档案中介机构业务的种类少，服务手段单一。据了解，在30个省（市）“档案管理条例”中，有20个省（市）出台的“档案管理条例”规定了档案中介服务机构的业务范围，其中提到了档案评估、鉴定、咨询的有16个；有3个省（市）的“条例”涉及到了档案整理；只有山东省的档案管理条例将档案业务咨询、档案整理、档案价值评估、档案技术服务、档案寄存保管纳人了档案中介服务机构的经营范围。目前，在我国发展的比较好的档案中介服务项目是档案整理、档案寄存和档案数字化处理工作，但较少涉及档案管理系统开发、档案网站设计等业务。与国外相比，我国档案中介机构业务较少，服务范围狭窄，服务手段单一的状况，也是制约档案中介机构进一步发展的一个瓶颈。

3.档案业务外包的质量问题。首先，档案业务外包过程中缺乏质量标准。在档案业务外包过程中，发包方（档案形成机构）关心的是如何以最小的代价得到最有效、最优质的档案业务服务；而业务承包方（档案中介机构）关心的是如何以最小的成本获得最大的利润，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。作为发包方的档案形成机构，必然在成本与收益之间反复权衡，力争把外包业务以最低价格委托给中介机构。而档案中介机构为了获得最大的利润，则千方百计地压缩外包业务的成本，从而使外包的质量下降。由于没有一个明确的可供参考的质量标准来规范业务外包的双方，导致在档案业务外包过程中出现诸如偷工减料、整理不规范、编目不科学、查找不方便、保管措施不力等各种质量问题。其次，外包业务过程中监管缺失。档案业务外包行业是一个新兴行业，监管缺失是一个亟待解决的问题：一方面发包方（档案形成机构）出于成本考虑，不可能再找第三方进行监督，也很难保证自己的档案人员进行及时有效地监督；另一方面，如果靠业务承包方（档案中介机构）的自我约束、自我监督，则对于档案形成者而言，又可能面临档案损坏、信息丢失、泄露的风险。

4.业务外包后的档案安全问题。一是档案载体的安全。主要体现在档案整理等业务环节。在档案整理过程中，保持档案的完整齐全、美观适用是业务发包方的主要要求。但是，在承包方的实际操作过程中，有可能存在安全问题。例如，基建档案在装盒时，由于规格的不同会牵涉到档案的拆分（如A3规格的基建档案装入A4规格的档案盒，会涉及A3规格的档案如何放进A4规格的档案盒中），而拆分档案必然会破坏载体的完整。在实际操作过程中就是通过拆分档案进行装盒的，虽然保证了档案的美观、整齐，但有可能造成对档案载体完整性的破坏。二是档案信息内容的安全。在档案业务外包过程中更为突出。比如，发包方将档案文件交由承包方整理，业务承包方的工作人员要对档案文件内容进行必要的了解，特别是在档案数字化录入阶段，信息录入人员要接触每一份具体的档案文件，这就使被整理的档案文件变得毫无秘密可言。而具体从事档案整理的人员如果是非档案人员或没有经过专业培训，在保密意识不强的情况下，加之没有相关规定的约束，他们可能会泄露档案信息的内容，甚至将文件目录或档案原件带走，从而给档案信息内容安全带来威胁。

5.档案专业人才问题。就目前我国的情况来看，档案中介机构中的专业人才缺乏、人员知识结构不合理、专业素质不高与能力不强等问题制约了我国档案业务外包的发展。在一些档案中介机构中，具体从事档案业务的人员往往是经过短期培训、有些甚至是没有经过培训就直接上岗的，许多人不具备从业资格。由于缺乏专业知识，这些人员在从事档案业务时往往会出现诸如归档范围把握不准，保管期限划分不准确、文件排列编号不规范、目录录入不符合要求等问题。由于档案中介机构的从业人员专业素质无法得到保证，将严重影响档案业务外包服务的质量与成效，甚至全部工作重来的情况也时有出现。

三、发展档案业务外包的措施

1.建立相关法律法规，规范档案业务外包市场管理。首先，作为档案事业的宏观管理者，国家档案行政管理部门应加快制定全国性的有关档案业务外包的相关法律、法规、条例、办法等，如尽快制订出台《档案中介机构管理办法》，使档案业务外包工作的开展有法可依，有章可循，促进档案业务外包市场的健康持续发展。作为档案业务外包的承包者，档案中介机构要恪守国家的法律法规和档案行政管理部门的规章、标准和政策规定，服从档案行政管理部门的指导与监督，规范自身的行为，以规范、高效、优质的诚信服务占领市场，实现“双赢”。其次，完善档案中介机构的市场准入制度，规范竞争行为。目前，我国的档案业务外包市场尚未形成完整的体系，档案中介组织各自为政、管理混乱的局面与没有建立完善档案中介机构的市场准入制度直接有关。据此，国家应加快制定档案中介机构的市场准入制度，明确规定档案中介机构应具备的资质条件，尤其是档案中介服务从业人员的资质条件，如规定从业人员均需持有档案行政管理部门颁发的从业资格证书，为档案中介服务创造公平、公正的竞争环境，杜绝部门、地区垄断和档案中介机构之间的不正当竞争。

2.加强指导引导，提升机构综合实力。首先，档案行政管理部门应在观念上深化对档案中介机构作用的认识，加强对档案中介机构的指导与引导。借鉴国外商业性文件中心的管理经验，协调成立全国档案中介机构的行业组织——档案中介行业协会，在该协会的组织下，制定统一的行业准则，加强行业内部的交流与资源共享，指导我国档案中介机构的规范运作。其次，实施档案业务外包市场品牌战略，提升档案中介机构的综合实力。我国有着可观的档案业务外包市场，为了增强和国外同类知名企业抢夺市场的能力，实施品牌战略，提升档案中介机构的综合实力势在必行。因此，应对我国现有的档案中介服务行业进行整合、规范，实行优胜劣汰，走规模化发展之路。在合并重组，优化组合的基础上，尽快建立一支全国性的、具有国际竞争力的、规模较大、实力雄厚的档案中介机构队伍。同时，拓宽档案中介服务的业务范围，在提高服务质量的基础上，努力打造一流的档案中介服务品牌，以档案中介服务独有的管理成效、文化品位和服务信誉去赢得更多的市场份额，使档案中介机构以规模经营模式走向更高产业平台。

3.制定相关标准与评估机制，确保外包项目质量。一是要严格遵循国家的相关标准规范。在总结贯彻执行国家标准的基础上，制定与完善本行业的相关标准和制度，如档案业务外包验收标准、档案文件登记备份数据存储管理规范、电子文件登记备份工作规定、档案文件扫描操作规程等。同时，档案业务外包方应与业务承包方保持密切联系，前者要根据自身的外包要求，对业务承包商执行标准的情况进行指导与监督；后者也要将工作进度及时通报给对方，并就出现的问题与前者积极沟通，共同研究并提出解决问题的方案，达成共识，从而保证相关业务的顺利进行。二是要建立评估机制，确保业务外包项目质量。成果验收是检验档案业务外包质量高低的最有效方法。档案业务外包项目完成后，可由业务发包方组织召开专家评审会议，对承包方完成的项目进行验收，依照双方的合同约定和共同认可的各项标准进行检测和评估，审查合同履行情况，及时查出漏洞并弥补纠正。

也可由业务发包方聘请资质较深的第三方专家对承包方完成的项目进行评估；还可通过招标的形式聘请资质较好的中介服务机构参与项目的质量监理，以确保档案业务外包项目的质量。

4.加强安全管理，确保档案安全。一是档案业务发包方要根据新形势下档案工作的新特点，对现有业务进行认真清理。首先对业务是否需要外包进行可行性论证；然后对哪些业务可以外包，哪些业务不能外包划定一个明确的范围。根据档案信息在保密方面的新特点，一般选择部分档案业务外包。在此前提下，要将本单位的核心与非核心业务区分开来，宜将那些不涉及本单位核心与机密的档案业务外包给档案中介公司。二是业务外包双方（发包方与承包方）要签订合作协议。在协议条款中，要明确表述对档案载体与信息内容安全的保护。严格规定档案业务操作者不得损坏档案原件；不得随意破坏档案载体的完整性，如果确需拆分档案载体，必须征得业务发包方的同意，否则不得擅自拆分；不得泄露档案信息的内容等，一旦违反，档案业务发包方有权追究承包方的相关责任，包括经济责任及至法律责任。

5.注重人才队伍建设，提高外包从业人员的综合素质。国家要建立较为完善的中介机构从业人员考核、培训和注册制度。档案中介机构要有计划、有步骤、有针对性地组织档案从业人员进行业务培训，特别是加强对档案管理、计算机知识、信息开发、网络技术等管理知识的培训，尤其是信息处理、现代技术运用方面的训练，使他们在系统学习和掌握档案业务知识和方法的同时，不断提高信息处理技能，并实现工作理念、知识结构和工作技能同步更新，使其综合素质能够胜任档案业务外包工作的需要。

参考文献：

[1]Michael J Faber. The Evolving Commer？ cial records Center Industry. Information Manage？ ment Journal，2001（7）.

[2]黄霄羽.国外商业性文件中心现状特点评析.北京档案2009（6）.

外包服务方案篇（4）

我国档案工作数字化历程总体来说不算久，档案数字化外包业务工作开展的年头也不算长。不过，近年来信息科技的不断进步，特别是网络应用技术的快速发展，却为档案工作向数字化、网络化方向发展创造了良好条件，提供了必要的技术支撑，为档案数字化外包工作的拓展奠定了重要基础。当然，档案数字化外包工作的拓展也成了档案数字化进程的重要推动力。随着档案数字化外包工作的深入开展和推进，这项工作的安全风险防控也就备受关注并被提上重要的工作日程。2014年12月8日，国家档案局办公室印发《档案数字化外包安全管理规范》通知（档办发z2014{7号），在“总则”中强调：“档案数字化外包安全管理应按照‘安全第一、预防为主’的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。”这充分体现了档案数字化外包安全管理工作的极端重要性，并明确了加强安全管理工作的目标任务，具有重要的现实指导意义。

一、档案数字化外包的必要性及重要意义

广播电视基层台站是广播电视工作的一线和前端，承担着广播电视节目无线传输发射的重要任务。大部分台站建台较早，时间跨度大，档案形成量多，管理人员少，尤其是档案专业的管理人员少、懂得运用现代档案管理技术的人少，所以，长期以来还是使用传统档案管理模式，注重保存而忽视了档案的利用和价值开发。在信息技术发展的推动下，传统意义上的档案管理模式越发不合时宜，档案数字化转换工作就显得尤为必要。但是，广播电视基层台站现有档案管理人员无法承担如此专业和大量的档案数字化转换工作。鉴于这些原因，档案数字化外包工作应运而生，对推动档案数字化转换起着积极重要的作用。

（一）有利于节约工作成本、提高工作效率。档案数字化是一项专业而精细的工作，对人员、技术、设备等方面都有着较高的要求。广播电视基层台站作为工作一线和前端，条件相对比较艰苦，一般性经费支出有一定的限制，缺乏现成的档案管理专业人才和必要的档案管理设施设备，如果自行开发管理软件，不仅费工费时费钱，还未必能达到预期效果。所以，将档案数字化转换业务外包给有专业资质的公司来做，不仅有助于降低工作成本，还有助于提高工作效率和质量，进一步推动档案数字化建设工作。

（二）有利于专心致志开展档案管理和服务工作。广播电视基层台站长期以来形成的大量档案，是各台站工作的重要历史见证，具有重要的史料和研究价值，对当前的基层台站建设工作也具有一定的借鉴意义。将档案数字化业务外包出去，不仅在一定程度上节约了人力、物力，而且可以把广播电视基层台站档案管理部门的有限人力投入到集中精力做好档案管理和服务工作中去，着力加强档案部门自身建设，在不断提升档案工作能力和水平上下工夫，在推动档案利用和档案价值升值方面做文章。这对档案部门来说是一次很好的学习提升的机会。

（三）有利于帮助档案部门发现自身存在的问题。“当局者迷，旁观者清。”每一个人都有强烈的主观性，置身其中，往往难以发现事情本身的问题。广播电视基层台站档案人员一般较少，如果平常工作投入力度不够，专业知识方面再得不到及时更新，自查能力自然而然就跟不上节拍，出现问题难以及时发现且不能及时解决，势必给档案工作埋下隐患。而在档案数字化工作外包过程中，通过短时间集中处理海量档案，比较容易发现过往广播基层台站档案管理中存在的问题和漏洞。在与外包公司的协调沟通过程中，也可以寻求到合理的现实解决途径，有助于提高档案的完整性与准确性。

二、档案数字化外包过程中容易出F的问题

广播电视基层台站档案数字化外包过程中，主要涉及档案管理部门、档案数字化外包服务公司两个主体，这二者是相互联系、相互作用、相辅相成的。所以，档案数字化外包过程中容易出现的问题，也主要集中在这二者之间，即档案管理部门自身的问题和档案数字化外包服务公司的问题。

（一）档案管理部门自身的问题。首先是档案管理部门的思想认识问题。部分档案管理部门对档案数字化工作的重要性、必要性和紧迫性的认识还不到位；部分档案管理部门担心将档案数字化业务外包出去后造成失泄密事件，怕承担责任。其次是档案管理人员作风问题。部分档案管理人员档案工作意识不强，懒散惯了，消极懈怠，怕工作繁琐，不愿意参与其中，不能很好地配合外包公司员工工作，给档案数字化工作带来麻烦。再次是档案管理能力问题。部分档案管理人员专业水平不高，又喜欢瞎指挥，往往工作不到位；还有的档案管理人员不愿意积极学习，在档案数字化过程中，既学不到数字化知识，又不能对外包公司人员进行必要的工作指导。最后是财力物力的限制。在没有足够财力物力支撑的情况下，轻易将档案数字化业务外包出去，也常常会带来一些后顾之忧。

（二）档案数字化外包服务公司的问题。首先是外包方没有专业资质。目前，从事档案数字化外包业务的小型公司不在少数，而且相当一部分并不具备相应的资质条件。如果将档案数字化转换业务外包给没有资质的服务公司，档案数字化的质量和安全也将会大打折扣，存在一定风险。其次是外包服务公司有涉外性质。广播电视基层台站承担着重要的无线传输发射任务，保密工作方面要求相当严格。虽然档案的数字化工作不能外包，但通过海量的常规档案处理，通过大数据分析，也能从中得出一些规律性的认识。这些数据一旦被别有用心的境外人员获取，势必会对国家的信息安全、财产安全等造成不必要的损失。再次是外包公司员工综合素质不高。在一些档案数字化服务公司，有些员工并没有经过严格的正规培训，业务能力和水平不高，工作责任心不强，道德素养有待提高，且流动性较大，这些都有可能成为工作中的隐患。

三、档案数字化外包流程及思考

鉴于广播电视基层台站的单位特殊性，其档案管理工作较一般性单位而言也更加严格，对档案数字化转换工作的要求也将更高，对外包工作流程设置将更加周密，对外包管理服务工作也将更加严格。结合广播电视基层台站档案数字化外包工作实践，应着力在以下几个方面做出深入探讨和努力。

（一）扎实做好外包前期准备工作。在外包准备阶段，首先要在本部门中形成共识，使每一名工作人员都要对档案数字化及数字化外包工作有一个清晰的了解和认识，积极支持档案数字化外包工作，协助做好相关工作。其次是本部门人员要知晓档案数字化外包工作的具体事项，明晰外包过程中所需要的物资，统计数字化档案的数量，做到心中有数，未雨绸缪。要准备好外包所需要的物资，以有利于档案安全的原则安排好外包公司员工的工作场所，满足外包服务公司对工作场所的需要。最后是外包信息公告，做好公开招标工作。在互联网等受众广泛的媒体上招标公告，公告内容全面清晰，使符合要求的公司能够方便及时地查阅到招标信息，便于洽谈合作事宜。

（二）认真组织对外包服务公司资质的审查。在外包服务公司选择问题上，一定要严格慎重，既要选择技术条件好的，也要充分考虑安全问题。要充分结合广播电视基层台站实际，综合安全、信誉、能力、经验、价格等多重因素，公开选择好外包服务公司。特别是在外包服务公司的资质审查环节，要做足功课，因为市场上还是存在着一些没有资质的公司，不仅业务能力弱，而且在安全保密方面有诸多的隐患。此外，要注意关注外包服务公司是否有外资背景，必须督促外包服务公司严格遵守国家的相关法律法规。

（三）严格签订合同和保密协议。选定外包服务公司后，应该严格签订合同，使双方的合作有一个良好的法律基础。合同的内容要清晰详细，应当参考《合同法》中关于承揽合同的介绍，将有关于承揽合同的内容及注意事项都包含进去，包括承揽的数量、质量、报酬、方式、履行期限，等等。并且要明确规定承包方违约处置措施，如承担维护、重做、赔偿等事宜，防止外包公司出现工作差错后推卸责任、扯皮。同时，要按规定签订保密协议，这是防止档案失泄密的有效防范措施之一，是保障档案资料安全的必要手段，用法律手段维护好权益。

（四）加大对外包服务公司员工培训管理的力度。外包服务公司员工开始数字化工作前，要认真对外包服务公司员工进行前期培训，使他们对广播电视基层台站档案有一个基本的认识，不断增强法律意识，增强档案安全性、完整性意识。对档案资料数字化过程中可能出现的一些问题，如：一卷多宗、文件档案资料混杂、档号复杂等，外包服务公司员工弄不明白或者不能处理的，档案管理部门工作人员要对他们进行指导，帮助他们解决困难和问题。为了进一步保障档案资料的安全，档案管理部门可以在外包服务工作的现场安装必要的监控设备，对工作全过程进行录像，并做好数据备份，确保档案实体和档案信息安全。另外，还应做好档案数字化现场的消防安全工作，配备必要的消防安全设施设备并进行及时的检查维护，保证档案安全和人员安全。

（五）积极组织对外包服务工作进行有效评估。外包工作结束后，要对外包的过程以及档案数字化转换的质量进行必要的有效评估，重点对数字化转换的效率、数字化档案的系统应用、数字化档案的适用性、数字化档案的价值等做出科学评估，并通过档案数字化外包服务工作的综合评估，找出档案管理部门自身工作的不足，不断积累经验，指导工作实践。

四、总结

目前，档案数字化外包服务已成为档案数字化工作快速有序开展的一条重要渠道，为档案信息化建设作出了积极贡献。这其中得益于档案管理人员的共同努力，更得益于《档案数字化外包安全管理规范》的重要保障，以科学具体的保障措施，确保档案实体和档案信息安全，为推动档案数字化工作的进一步发展创造了良好条件。广播电视基层台站档案数字化D换工作，也正是在《档案数字化外包安全管理规范》的指导下，取得了实实在在的成绩，并且透过工作成绩和过程看到了部分尚待重视和研究的问题，积极探寻解决新问题的途径，以期更好地为广播电视基层台站档案管理工作服务，推动档案管理工作再上新台阶。

【参考文献】

[1]葛俊.档案数字化业务外包存在的问题与对策[J].档案建设，2015（4）.

外包服务方案篇（5）

电讯盈科企业方案是香港电讯盈科有限公司的全资子公司，电讯盈科是香港及亚洲最大及最全面的通信服务商之一，集团聘用15400多名员工，业务据点广泛分布在香港、内地、亚洲其他国家及地区，以及南美、欧美及中东等国家。

作为电讯盈科的信息通信技术 (ICT)旗舰,电讯盈科企业方案在香港和内地拥有2000多名ICT专业人才，提供一流的行业解决方案、IT基础设施构建、IT外包、业务流程外包及管理服务。电讯盈科企业方案在软件开发方面具有丰富经验，为金融、电信、其它大型企业及政府提供过众多优秀解决方案，包括成功获得香港特区政府智能卡身份证系统和电子护照的工程合约，设计和建造中国网通超级数据中心等大型复杂项目，充分体现出软件应用开发及外包的能力，公司业务范围广泛，覆盖内地，香港，台湾及亚洲其他国家及地区。

此外，电讯盈科企业方案在信息科技服务管理及最佳营运实践方面获多项世界级的认证，包括有关信息保安管理的ISO 27001认证、有关品质管理的ISO 9001认证以及通过美国软件开发过程和软件开发能力CMMI五级认证评估。这些国际认可的最佳实践，加上该公司资深的本地专家及雄厚实力，进一步奠定电讯盈科企业方案成为各业机构外包信息科技服务的不二之选。

外包实力占得先机

为充分挖掘内地和海外外包业务的巨大潜力，电讯盈科企业方案早在2000年就在深圳建立了外包开发中心(Outsourcing Development Center―ODC)，对香港和内地的客户提供开发和实施服务。该开发中心在2004年11月由深圳搬迁至广州，目前拥有近百名软件开发人员，面向内地客户，提供从售前、开发、实施到维护支持服务的完整Oracle ERP及其它行业应用解决方案，成功取得的外包项目包括为中国移动在全国31个省市实施ERP方案，以及最近获得为香港地铁有限公司在内地项目开发设备维护管理系统 (MMIS)，提供可靠经济的资产管理和维护管理。

在IT外包 (ITO)方面，电讯盈科企业方案已经进行了较长一段时间的业务拓展。目前ITO主要包含三方面的业务：首先是数据中心，包括设计、建造以及技术转移等一整套服务。第二是IT基础设施的建设和管理，包括IT平台的设计、实施，安全系统的实施、业务延续运作管理和灾难恢复服务等。第三是企业应用外包服务，包括相关应用的开发、维护及管理，例如ERP系统、采购系统、CRM系统等等。在业务流程外包(BPO)方面，主要业务也有三方面:第一是物流服务，包括仓储、运输、派送等；第二是客户管理，包括客户/会员数据库管理、客户账单管理等；第三是文件管理，包括文件的扫描和成像、存储和归档，以及权限和安全控制等。

外包服务方案篇（6）

1.1 外包服务节约数字档案建设成本与时间

数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入，而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识，所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入，而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备，外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验，这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。

1.2 外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准

采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通，有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库，提高档案信息资源的利用，所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库，为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利，使档案部门的服务水准得到提高。

2 数字档案信息技术外包风险

2.1 外包档案的保密问题风险

档案部门拥有许多保密档案与涉密文件，这些档案法律规定是具有保密性的，在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中，必须保障涉密档案的安全，如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求，必然会导致档案部门的泄密问题，增加档案部门保密职能的风险。

2.2 外包公司服务质量风险

外包公司尽管拥有先进的IT技术，但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求，所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通，就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解，就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险，公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。

2.3 数字化外包的管理风险

外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作，这个专门的工作小组是临时性的，只是处理相应的外包业务，不同的工作小组完成不同阶段的工作，整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成，这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清，难于统一管理，互相协调的难度也大，很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理，所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。

3 数字档案信息技术外包风险防范措施

3.1 要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司

档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见，然后应该多方打听，收集社会评价，找那些社会反响好的外包公司，再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况，找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核，从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。

3.2 要加强对档案数字化业务外包的管理

外包服务方案篇（7）

公司在制定外包战略时应考虑以下四个方面的因素：

1、此项业务需利用本公司没有的设备、生产系统、专业人员及专门技术。2、此项业务外包可以降低成本或提高效率。3、此项业务非公司核心技术且外包能够产生比自己操作更多的利益。4、生产能力暂时无法满足市场需要时。

公司决定是否实施业务外包战略，须考虑上述各项因素，从公司的实际出发，有条不紊制定相关流程，控制好风险。

业务外包应关注的风险点

1、业务外包违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失;2、业务外包未经适当审核或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失;3、业务外包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失;业务外包流程未恰当履行或监控不当，可能导致企业外包战略失败或经营效率低下;4、业务外包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露;5、外包范围和价格确定不合理，承包方选择不当，可能导致企业遭受损失;6、业务外包监控不严、服务质量低劣，可能导致企业难以发挥业务外包的优势;7、业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致企业相关人员涉案，业务外包会计处理不当，可能导致财务报告信息失真等方面的风险。

案例分析

业务外包流程主要包括：制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制等环节。

案例一 制定业务外包实施方案A企业根据年度生产经营计划和业务外包管理制度，结合确定的业务外包范围，制定实施方案。企业在实施管控措施时主要从以下几个方面展开：第一，建立和完善业务外包管理制度，根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点，同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。第二，严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整性。第三，根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。第四，认真听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。由于企业的实施方案切实可行，同时措施跟上使得方案不择不扣地得到了贯彻。

案例二 重视业务外包合同的管理B企业确定承包方后，及时与选定的承包方签订业务外包合同，约定业务外包的内容和范围，双方权利和义务，服务和质量标准，保密事项，费用结算标准和违约责任等事项。他们的主要管控措施是：第一，在订立外包合同前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。第二，在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。第三，在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存在问题进行有效沟通。第四，在合同的服务和质量标准方面，应当规定承包方最低的服务水平要求以及如果未能满足标准应实施的补救措施。第五，在合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。第六，在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。在合同有力约束下，使得双方的权利义务得到了落实，有效地控制了风险。

案例三 业务外包过程管理C企业根据业务外包合同的约定，要求承包方在特定时点向C企业一次付产品或在一定期间内持续提供服务的方式交付业务外包成果。他们的主要管控措施是：第一，在承包方提供服务或制造产品的过程中，密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。第二，对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。第三，建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求承包方调整改进。第四，对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急处理机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。第五，有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。第六，切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。

案例四 在验收和会计控制上加强管理A企业在业务外包合同执行完成后重视验收环节和会计控制环节，以保证业务实施的成果不流失。A企业在验收方面采取了以下措施：第一，根据承包方业务外包成果交付方式的特点，实施了整个外包过程中分阶段验收。第二，根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。第三，组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产品或服务符合需求，并出具验收证明。第四，对在验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。第五，根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。

在会计控制方面采取的措施是：第一，企业财会部门应当根据国家统一的会计准则制度，对业务外包过程中交由承包方使用的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼潜在影响等加强核算与监督。第二，根据企业会计准则制度的规定，结合外包业务特点和企业管理机制，建立完善外包成本的会计核算方法，进行有关会计处理，并在财务报告中进行必要、充分的披露。第三，在向承包方结算费用时，依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付，完成了预先制定的成本控制方案。

点评

外包服务方案篇（8）

20世纪后期以来，随着经济全球化的深入推进和国内市场经济体制的进一步拓展完善，我国作为全球最大、最具活力的发展中国家，服务外包产业发展加速，承接服务外包的能力不断提升；即使受金融危机的影响，全球外包市场出现萎缩的情况下，中国的服务外包产业仍然保持快速增长态势，已发展成为一种颇具竞争力的新兴产业。党的十八届三中全会作出的《关于全面深化改革若干重大问题的决定》（以下简称《决定》）强调，“凡属事务性管理服务，原则上都要引入竞争机制”，“推广政府购买服务”。2014年5月5日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），进一步明确提出，“规范并支持社会力量参与档案事务”；“推V政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买。规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务”。

档案存管公共服务的供给侧改革思路能否落实，首先取决于政府意愿，其次取决于市场承接能力。本文拟根据我国档案服务外包产业的发展现状，重点就政府购买与市场承接能力展开论述，以期求得广泛认同。

1 市场效率机制在公共服务领域引发创新

政府购买服务是一种新型的政府管理方式。政府作为公共服务的供给者不再直接生产公共服务，而是采取“市场运作、政府承担、定项委托、合同管理、评估兑现”的方式来进行。这种新型的政府管理方式，源自20世纪七八十年代国际上掀起的“新公共管理”的政府改革浪潮，现已成为各国的普遍选择。

众所周知，在档案存管的公共服务领域，发达国家除了建有政府档案库馆、高等院校图书库馆等传统服务机构外，还建有民营档案库、博物馆和商业性文件中心等外包服务机构，共同构建起了整个社会的档案存管体系，成为政府购买档案公共服务的重要对象，以最经济、最简捷、最有效的市场方式，使社会各类档案得到科学规范的保管利用，从而大大提高了政府行政效率，降低了行政成本，有效地满足了社会的多元需求，也使档案资源和档案存管资源得到了合理的配置。

我们国内，随着服务外包在企业界运用成效的日益显著，它也逐渐成为各类机构提高管理效率、降低管理成本的有效手段。目前， 除企业外，政府机关、学校、医院、图书馆等，也在逐步摆脱“自力更生”“小而全，大而全”思想的束缚，相应进行了一些外包服务的有益尝试。包括档案部门在内，在一些自身能力有限或不足的业务领域，如档案信息化建设、档案展览制作、安全保卫、后勤服务，以及案卷整理、著录、鉴定、缩微等，也都不同程度地利用了外部技术力量。但在核心领域，即档案的保管与利用方面，却长期裹足不前，步履蹒跚，购买公共服务的意愿不强，外包服务的动力不足。尤其是代表国家档案主体形象的公共档案馆，在政府财力有限、城市土地资源匮乏、公务机构人员编制持续紧缩的背景下，仍然固守行政手段，把申请巨额基建经费、土地配给和人员编制视为唯一，宁愿搁置效率与安全，一而再、再而三地等待、等待、再等待，也要把“自力更生”的“大而全”旧模式贯彻到底。有的省级档案馆新馆的设计规模，已经高达十几万平方米，财政投入极其昂贵不说，人员编制若非成倍增长亦将难以应付，而且建成后预留的大部分库房将空关几十年。“北上广”及东部一些省会城市中心城区的档案馆，早已陷入寸土寸金、寸金难买寸地皮的窘境，却仍然把自建自管奉为圭臬。这种求大求全、独家包揽的单一思维方式，显然与十八届三中全会《决定》的精神不符，与中央强化供给侧改革的大思路相悖，也违背了国家档案局为克服档案系统“事多人少”的矛盾而提倡“向社会购买事务性管理服务”的要求。

2 档案社会存管是政府购买服务的有效形式和我国档案管理体系的重要补充

一个显而易见的事实是，随着市场经济和信息化时代的到来，档案数量的急遽增长已呈不可逆转之势，为应对各种突发事件的档案双套制及备份制的国家要求，更使这一增长速率大幅上扬，全国档案界面对的客观形势非但严峻，而且迫在眉睫。这一爆发性增长态势的出现，固然由多方面原因促成，但从根本上说，同中国GDP增长速率密切相关，是由我国经济总量的快速攀升带动并引发的，并且将在一定时期内延续，暂时还看不到它的拐点。然而遗憾的是，直到目前档案行政管理机关和高等院校尚未开展任何有关研究，GDP增速、总量与档案形成之间的关系，以及围绕这一关系所可能产生的种种问题及应对之策，至今仍是档案学术研究的盲点，也没有受到政府档案管理顶层设计的关注，甚至连概念都尚未形成。我们所看到的，都只是增长的现象和现象的罗列而已。

在我国，档案存管一向由政府全包，禁止其他方面介入，这一模式延续至今已难以为继。以上海市档案馆为例，本世纪初馆藏量尚不足200万卷，便已高居全国省级档案馆之首，短短十几年之后，据2013年国际档案日公布的数据，其馆藏量已然攀升到300万卷。[1]增长幅度超过了50%，不仅继续高居省级档案馆之首，甚至超过了一些部级档案馆。按照现行《档案馆工作通则》规定：“档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。”也就是说，国家各级综合性档案馆的基本任务并非将国有档案“全面承包”，而是应对其中的核心资源、即“党和国家的档案及有关资料”实行集中统一管理。除此之外的一般性档案资源既不具备竞争优势，也不涉及“党和国家”的宏大元素和保密禁忌，并不属于基本任务范畴，完全可以、也应当剥离出来，实施公共服务的供给侧改革，纳入“向社会购买事务性管理服务”轨道，实行外包托管，两条腿走路，而不必金鸡独立，深陷每20年不得不建一座新馆的怪圈，从而大大降低行政与维护成本，减轻国家财政和纳税人负担。更进一步说，只要法制和监管到位，即使核心档案又为什么不可以托管呢？美国中央情报局的档案据信也在私企代管之列。

档案数量飞速增长与馆库容量有限的矛盾冲突并不单一地集中在国家综合性档案馆，而是遍及一切公私领域，尤以司法、工商、金融等行业为甚。以辽宁省本溪市明山区法院为例，该院1959年至1990年的库存档案数量为11325卷15718册，到2013年2月，全院库存档案数量已经达到95657卷130000多册，是1990年的8倍多，且增长速率年年递增。[2]

再以深圳某保险公司为例，该公司每月人寿净增单量约50万件，全年档案量有20万盒，其有效契约量年增长率为15%，如果集中存放，每年起码要增加1334 平方米的存储空间。这种档案管理成本的投入对于任何公司来说都是难以承受的。[3]

窥斑知豹。面对上述种种，采取档案托管显然是目前的最佳选择，甚至可以说是政府财政支持以外的唯一选择。

据国际外包协会的统计数据显示，85%以上的世界500强企业都采用了档案外包服务，而中国企业这一数字目前还不到5%。[4]在美国，商业性档案文件中心已经是一个相当成熟的产业。1950年颁布的《联邦文件管理法》授权国家档案与文件局管理政府系统、机构团体的文件中心以及商业性文件中心。商业性文件中心由私人创办，属营利性机构，上世纪60年代迅速起步，主要面向工商企业提供档案与文件管理有偿服务，既有单一的寄存服务，也可提供全方位的保管、利用和处置服务。全美各大城市都设有商业性文件/档案中心，知名的如底特律雷诺达文件中心、麦肯罗文件中心、南方文件中心等，其中雷诺达创办至今已有120多年，为400 多家公司提供外包服务。[5]

反观国内，政府与企业购买档案存管公共服务的意愿普遍不强、动力明显不足，究其原因，一方面固然是受到传统思维禁锢，缺乏创新意识所致，在国家政策法规缺乏明确指令的前提下无人勇于担当；另一方面也与档案服务外包市场的社会承接能力低下、业态呈现草率有关。长期以来，在计划经济体制下国内的档案存管资源全部由政府各级档案部门、国有企事业单位所垄断，以自建馆库、自我管理为唯一模式，档案社会存管的概念先天缺失，市场发育后天不足。改革开放后，社会上虽然出现了一些企业和个人投资建设的商业性档案代保管机构，但其中绝大部分都是租用仓库或厂房改建而成，权宜之计的痕迹明显，软硬件条件相对简陋，只能满足少量、短期的档案存管需要；低门槛，草台班，资质不够，能力有限。但随着社会的发展进步，一批有志于市场开拓的社会贤达人士，正在努力改变这种状况。他们在看准看好这个市场发展前景的前提下，为提高承接能力，以高投入为前导，使原有状况发生了质的转变。以上海“仁通公司”为例，创建伊始，即按国家《档案馆建筑设计规范》要求，投入近亿元资金，一期工程首先设计建造了1.3万平方米两幢甲级档案库房，继而又完成了二期工程1万余平方米乙级库。仁通公司是上海地区首家拥有自主产权库房的民营企业，其档案存管的软硬件条件完全不亚于省市级国家档案馆。整体建筑具有抗震、防盗、防渍、防尘、防霉、防紫外线、防有害生物等“九防”功能；公司内部设有档案管理、技术控制、安全防范等三个管理操作部门，建立了严格的规章制度和详尽的操作流程；综合防范系统配置完备，包括库房“六重安防系统”（实时监控、门禁、红外线、电子巡更、X射线安检、“110”联动报警），高压细水雾灭火系统和霍尼韦尔新风除湿一体机系统等，“人防、物防、技防”三位一体。公司还自主开发了“档案条形码管理系统”、与上海通用识别技术研究所合作开发了“RFID档案管理系统”等，完全能满足档案长期、足量和规范化的安全保管与利用的需要，成为档案服务外包市场中的佼佼者和领军企业。有这样一批民间资本和管理人才的加入，大大提高了档案服务外包的社会承接能力，一个多元化的档案存管体系已初具规模，正在成为我国档案管理体系的重要补充。

3 提升资质，修炼内功，将档案社会存管的市场做大做强

档案社会存管的市场业态，有一个绝非短暂的培养过程，相对于几十年一贯的、坚如磐石的传统管理模式，它的弱势是显而易见。从事这一行业的人士必须做好充分的思想准备和资金准备，摒弃机会主义立场，以干事I而非赚一票的良好心态，投入这场持久战。这个市场绝不可能像IT产业那样暴发，也注定不会像某些暴发户那样速朽。它有一个慢热且渐进的发展过程，在这块政府与市场链接的边缘地带，远见卓识并非一句空话，因为谁也说不准这个过程究竟会有多长，需要创业者耐得住寂寞，站得稳脚跟，修炼内功，夯实基础，持之以恒地将这个市场做大做强；但只要是过程，就必然会过去，一旦过去，路障清除，那矢志坚守的行业翘楚，必将成为中国的雷诺达。

对于一个总体上仍处于成长阶段的市场来说，其成员质量的参差不齐是很正常的，但注重发现其中的优质成员，扶持领军企业，无疑是引领和推进整个外包市场发展的必由之策。

所谓领军企业，考量其资质的首要条件，是必须拥有一批高素质人才。仍以上海仁通公司为例，这家公司的董事长是一位拥有经济学博士学位、曾长期从事经济和金融管理的精英人士，头脑敏锐，眼光超前，经验丰富，人脉广泛，远非许多档案中介机构由本部门退休老同志担纲的情况可比。其管理班子的构成，非常注重对职业经理人才的使用，强调专业化、职业化，并延聘了一批从国家档案馆退下来的、拥有各自专长的资深人士，人才结构层次分明，综合齐全；该公司还分门别类设定岗位，建立严格的规章制度，采用全程计算机管理，并拥有多项专利技术，整个团队按照现代公司制度的要求组建，充满生机与活力。

正因为拥有这样一批高素质人才，仁通公司才具备了高起点的气魄和高投入的远见，以及与之相匹配的一系列发展策略和工作举措。

仁通公司的一期档案库房投入使用后，按照“客户为本，服务为先，降本增效，安全第一”的战略，受到众多公权机构和企事业单位的欢迎。以仁通公司为上海法院系统提供的外包服务为例。近年来上海各级法院诉讼档案数量剧增，档案存管的固有模式受到越来越多的现实阻击。在市高院领导的要求下，有关部门组织力量对全市所有能够提供档案存管服务的供应商进行调研比较，最后锁定仁通公司，将其确定为上海市高级法院外包服务供应商。合同约定的定向委托有两项，一是购买仁通公司档案库房的寄存（代保管）服务，二是购买所寄存档案的调阅利用服务。

事实证明，法院系统购买仁通公司的外包服务是成功的。它大幅度降低了档案的管理成本和风险成本，有效提升了档案的管理品质和管理效率，“性价比”很高，对公权机构创新档案管理模式具有示范效应。

与此同期，上海市社保中心、人才中心、中国船级社审图中心等单位的档案也先后存入仁通公司档案库。再以中华职业学校为例，学校从仁通公司购买的档案服务包括管理咨询、整理、数字化处理、寄存，以及调阅利用，等等，全方位囊括。其中，购买档案寄存（代保管）服务的费用仅仅是该校把档案室改为心理咨询室后所创收入的四分之一。仁通公司还拓展更深层次的延伸服务，尝试打造知识型、智能型的服务新品牌，接受校方委托，利用学校历史档案，编辑撰写了《中华职业学校校史（1918-2013）》一书，现已正式出版。

新华保险公司是一家购买仁通公司档案存管与调阅服务的企业。鉴于保险公司经常有面对突况的行业特殊性，合同约定：紧急调阅4小时，普通调阅次日送达，电子调阅即调即达。这样的约定不仅限于保险业，还可以满足所有购买单位的利用需求。

仁通公司还结合自身的存管实践，与苏州市档案局联手，在外聘专家的指导下，完成了国家档案局课题《我国档案社会存管的行业规范研究》，并于2013年9月通过了由国家档案局组织的专家评审。这是一个试图为我国档案社会存管市场设定行业标准的科研项目，具有开拓性的实用价值，获得江苏省档案局颁发的科研成果二等奖。2015年11月12日，由该公司与江苏省档案局、苏州市档案局历时三年联手开展的《档案社会保管服务机构管理规范》研究项目，也已通过由江苏省档案局组织的专家评审，填补了档案社会保管服务的一项空白。

上述经营实例，是档案公共服务外包企业的高资质呈现，具有对这个市场进行业态引领的价值。

4 档案存管公共服务市场存在问题和应对之策

4.1 档案社会存管企业发展不平衡。目前，从供方市场看，沿海地区起步早、企业数量多，中西部则相反，发展不平衡；从库房建设的标准看，规模化的高标准库房少，过渡性的临时库房多；从档案库房的产权看，租房改建的多，拥有自主产权的少；从市场运作方式看，正规招投标的少，竞争性谈判的多。

之所以要对企业数量、库房标准和产权方式进行比较，是因为一个市场的形成必须依托一定的规模，没有相当的聚落效应，市场便难以成形。其次，无论档案的属性如何，都是有保管年限的，有的只需短期（15年以下）存管，有的则需要长期（15年以上）或永久存管；而进入社会存管的档案，保管期限基本上都在长期以上，因而供应商的库房标准和产权资质，也应有一个合理的结构，才能与各类购买需求相对应。低标准库房或临时租借而不具备自主产权的库房，都不适合长期及永久化存管，会造成许多后续问题，影响市场信誉。

4.2 档案社会存管市场行政监管缺位、行业自律失范。按照档案法规定，各级档案行政管理部门行使对本行政区划内档案事业的主管权，因而，有关档案社会存管市场的一应事务，由档案行政管理部门负责监管是不应当存有歧见的。但就目前情况看，大多数档案行政管理部门都忽略、或者说放弃了对这个市场的监管，行政职能界定不清，迟迟不愿介入。因为介入便意味着责任。而档案安全的责任，不是谁的肩膀说扛就能扛起来的。包括工商、税务、质监等部门，也只对企业的设立与营运负责，不可能，也没有能力监管档案安全，包括实体安全与信息安全。安全监管以及资质审核的缺失，造成这个市场准入无门槛，服务无评鉴，其他政府部门、企事业单位在试图购买服务时，由于缺乏具有公信力的、权威的专业指导，信息获取不充分，对企业资质无从鉴别，往往一头雾水，除非像上海法院系统那样自行调研，大费周章。目前总体看，这个市场信息是不对称的，价格机制是扭曲的，自由竞争是不平等的，往往迫使购买方放弃招投标，采用竞价式谈判进行筛选。而竞价谈判，一则给权力寻租等腐败行为留下空间，不利于市场的健康发展。二则容易诱发过度竞争，低价承接，造成市场混乱。

放开准入标准对扩张市场并非全无益处，的确吸引了一些供应商从其他行业转行而来，但弊端更为明显。在册企业资质高低悬殊，管理失范，市场伦理道德滑坡。一些供应商在毫无专业准备的情况下，匆促上阵，盲目沿用物流仓储企业的模式存管档案，加之后期监管跟不上，积弊越来越深。更有甚者，在追逐利益的本能驱使下，“偷工减料”等违规现象屡有发生。一些供应商以低价竞争为手段，接包后降低服务品质，不惜采用已被淘汰的水喷淋系统，为防止其误喷，在档案密集架上再加装塑料“雨棚”，等于人为添加了一堆助燃物，防火功效适得其反，万一发生火情，后果不堪设想；个别供应商为库房配置低质除湿机，功率大，但去湿欠佳，为节省成本基本上不启用，其代保管的档案短短两年就发生霉变，给购买服务的单位造成了难以弥补的损失。即便如此，供应商仍无后顾之忧，购买方哪怕提出投诉，也找不到仲裁对象。

4.3 政府部门转变职能与强化行业自治乃当务之急。显然，无论作为甲方的购买方和作为乙方的供给方，都迫切需要档案行政管理部门转变职能，从重点对国有档案的直接管理，转变为对覆盖整个行政区域的档案事业的监督和指导，尤其需要重点加强对档案公共服务市场的监管，包括对服务商的资质、能力、行为和服务品质实施监督，以及提供咨询、指导、培训、评鉴等相关服务。当下而言，设立市场准入门槛，尽快出台“档案社会存管行业标准”及其配套措施，并严格监管之，创造一个和谐有序的制度环境，实乃当务之急。改革如果跑不赢危机，长期滞后于实践，政府无论怎样回避，监管缺位本身就是绕不开的责任。总之，当好裁判是档案行政管理部门必须履行的法定职责。另一方面，企业也应强化自律意识，在条件成熟时，组建档案社会存管行业协会，建章立制，提高行业自治能力，使这个市场真正成为国有档案存管方式的有效补充，完善我国档案管理体系。

任何市场都涵有容错机制，但档案托管市场情况特殊，企业面对的服务对象――档案，都是唯一的、不可逆的，容不得任何闪失；或者说，这个市场的容错度非常苛刻，在n案安全保管的狭义层面，万无一失是一个不容商榷的主题。党的十八届三中、五中全会《决定》为改革开放的全面深化作出了顶层设计，中央两办印发的《意见》和国家档案局的贯彻落实要求，也已为创新指明了行动路径，下一步就待具体细则出台。涉及档案事业核心内容的改革，光有顶层设计和原则要求是不够的，还需要精准实施的全面推动，同时也离不开万众创新的基层氛围和激情。

参考文献：

[1]见上海档案信息网。

[2]于翠华.浅谈法院诉讼档案电子化管理[J].兰台世界（增刊），2013（3）：108.

外包服务方案篇（9）

一是公司规模。即考察公司的注册资金、员工规模、经营范围等情况。一般情况下，要选择注册资金100万元以上、员工人数50人以上、业务范围里有数字加工服务项目的科技公司进行外包。相对来说，这类公司有一定基础与规模，公司从长远利益和可持续发展角度考虑，加工时一般不会粗制滥造，加工质量和售后服务也相对有保障。但也有例外情况存在，比如，一些基础薄弱的合伙组织或个人挂靠大公司，以大公司的名义对外承接档案数字化加工业务，他们主观上追求利润最大化，客观上工作敷衍了事，产品质量很难符合要求。为防止这种情况出现，档案部门可要求公司提供项目管理机构组成情况和参与加工人员的基本情况，以确定该组织资质，并最终决定是否给予委托外包。

二是业务能力。即考察公司是否具备数字化加工相应的档案业务能力。档案数字化加工有别于机械五金、电子元配件的加工，特殊的加工对象决定了档案加工有自己独特的工作纪律与要求。因此，从档案保护、信息保密、加工质量等方面考虑，最好选择一家有档案意识、懂档案业务的公司来外包。目前，市场上有能力承揽档案数字化加工业务的大都是一些科技服务公司，他们的主营业务是计算机技术服务，比如，软件开发、系统集成、网络工程等。档案数字化加工是近年来新开拓的业务领域，因此，好多外包公司对档案的了解并不深入。档案部门在选择外包公司时，可通过交流、沟通，考察公司对档案工作的熟悉程度，再决定是否外包。

三是技术状况。即考察公司是否具备从事档案数字化加工的技术条件。档案数字化加工对计算机技术的要求并不高，一般的科技服务公司都有相应的计算机技术能力承揽这项加工业务。与此同时，他们也都具备加工必需的硬件设备、网络配置、软件平台。但是，光有技术和设施仍不能胜任档案数字化工作。档案数字化有一套工作流程、多个加工环节，从加工前处理、档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、文字识别、数据存储、光盘刻录、数据挂接到实体还原，每个环节都有特定的技术指标与规范要求。外包公司如果不懂数字化工作流程，或不知流程中各环节技术要求，数字化产品很难保证。因此，选择外包公司时，档案部门可要求外包公司提供相应的技术文件，重点考察公司对数字化各加工环节的理解及具体实施方法。如有必要，可要求公司做模拟操作演示。

四是成功案例。考察成功案例的目的在于了解外包公司档案数字化加工经验。总的来说，档案数字化加工外包历史并不长，外包公司进入这个领域的时间则更短。2010年，我校启动档案数字化工作时，浙江省承揽数字化外包业务的公司只有寥寥数家，如今两年过去了，外包公司如“雨后春笋”般冒出来。因为看到档案数字化加工市场前景良好，许多科技服务公司两年内仓促“披挂”上阵。他们可以在短时间内做到对档案数字化加工技术规范“了如指掌”，但如果没有经过实践检验，终究是“纸上谈兵”。因此，在选择外包公司时，建议档案部门要了解一下外包公司在档案数字化加工方面有多少成功案例，以此来判断外包公司是否真正有能力承揽这项业务。考虑到不同行业档案特点不同，因此，条件允许的话，最好选择有本行业相关加工经验的公司来外包。

外包服务方案篇（10）

二、各环节的主要风险点及管控措施

(一)制定业务外包实施方案

该环节的风险主要是:企业缺乏业务外包管理制度,导致制定实施方案时无据可依;业务外包管理制度未明确业务外包范围,可能导致有关部门在制定实施方案时,将不宜外包的核心业务进行外包;实施方案不合理、不符合企业生产经营特点或内容不完整,可能导致业务外包失败。

主要管控措施:第一,建立和完善业务外包管理制度,根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准,合理确定业务外包的范围,并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理,以突出管控重点,同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。第二,严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案,避免将核心业务外包,同时确保方案的完整性。第三,根据企业年度预算以及生产经营计划,对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核,包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等,确保方案的可行性。第四,认真听取外部专业人员对业务外包的意见,并根据其合理化建议完善实施方案。

(二)审核批准

该环节的主要风险是:审批制度不健全,导致对业务外包的审批不规范;审批不严格或者越权审批,导致业务外包决策出现重大疏漏,可能引发严重后果;未能对业务外包实施方案是否符合成本效益原则进行合理审核以及做出恰当判断,导致业务外包不经济。

主要管控措施:第一,建立和完善业务外包的审核批准制度。明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定各层级人员应当在授权范围内进行审批,不得超越权限审批。同时加大对分公司重大业务外包的管控力度,避免因分公司越权进行业务外包给企业带来不利后果。第二,在对业务外包实施方案进行审查和评价时,应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益,确定外包的合理性和可行性。第三,总会计师或企业分管会计工作的负责人应当参与重大业务外包的决策,对业务外包的经济效益做出合理评价。第四,对于重大业务外包方案,应当提交董事会或类似权力机构审批。

(三)选择承包方

该环节的主要风险是:承包方不是合法设立的法人主体,缺乏应有的专业资质,从业人员也不具备应有的专业技术资格,缺乏从事相关项目的经验,导致企业遭受损失甚至陷入法律纠纷;外包价格不合理,业务外包成本过高导致难以发挥业务外包的优势;存在接受商业贿赂的舞弊行为,导致相关人员涉案。

主要管控措施:第一,充分调查候选承包方的合法性,即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织,是否具有相应的经营范围和固定的办公场所。第二,调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能。第三,考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑。第四,综合考虑企业内外部因素,对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。第五,引入竞争机制,按照有关法律法规,遵循公开、公平、公正的原则,采用招标方式等适当方式,择优选择承包方。第六,按照规定的程序和权限从候选承包方中做出选择,并建立严格的回避制度和监督处罚制度,避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。

(四)签订业务外包合同

确定承包方后,企业应当及时与选定的承包方签订业务外包合同,约定业务外包的内容和范围,双方权利和义务,服务和质量标准,保密事项,费用结算标准和违约责任等事项。该环节的主要风险是:合同条款未能针对业务外包风险做出明确的约定,对承办方的违约责任界定不够清晰,导致企业陷入合同纠纷和诉讼;合同约定的业务外包价格不合理或成本费用过高,导致企业遭受损失。

主要管控措施:第一,在订立外包合同前,充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素,并通过合同条款予以有效规避或降低。第二,在合同的内容和范围方面,明确承包方提供的服务类型、数量、成本,以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。第三,在合同的权利和义务方面,明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法,承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率,将外包实施的进度和现状告知企业,并对存在问题进行有效沟通。第四,在合同的服务和质量标准方面,应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。第五,在合同的保密事项方面,应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项,承包方有责任履行保密义务。第六,在费用结算标准方面,综合考虑内外部因素,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。第七,在违约责任方面,制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款,以适应环境、技术和企业自身业务的变化。

(五)组织实施业务外包

组织实施业务外包,是指企业严格按照业务外包制度、工作流程和相关要求,组织业务外包过程中人、财、物等方面的资源分配,建立与承包方的合作机制,为下一环节的业务外包过程管理做好准备,确保承包方严格履行业务外包合同。企业在组织实施业务外包时,应当根据业务外包合同条款,落实双方应投入的人力资源、资金、硬件及专有资产等,明确承包方提供服务或产品的工作流程、模式、职能架构、项目实施计划等内容。该环节的主要风险是:组织实施业务外包的工作不充分或未落实到位,影响下一环节业务外包过程管理的有效实施,导致难以实现业务外包的目标。

主要管控措施:第一,按照业务外包制度、工作流程和相关要求,制定业务外包实施全过程的管控措施,包括落实与承包方之间的资产管理、信息资料管理、人力资源管理、安全保密管理等机制,确保承包方在履行外包业务合同时有章可循。第二,做好与承包方的对接工作,通过培训等方式确保承包方充分了解企业的工作流程和质量要求,从价值链的起点开始控制业务质量。第三,与承包方建立并保持畅通的沟通协调机制,以便及时发现并有效解决业务外包过程存在的问题。第四,梳理有关工作流程,提出每个环节上的岗位职责分工、运营模式、管理机制、质量水平等方面的要求,并建立对应的即时监控机制,及时检查、收集和反馈业务外包实施过程的相关信息。

(六)业务外包过程管理

根据业务外包合同的约定,承包方会采取在特定时点向企业一次付产品或在一定期间内持续提供服务的方式交付业务外包成果。由于承包方交付成果的方式不同,业务外包过程也有所不同,前者的业务外包过程是指承包方对产品的设计制造过程,后者的业务外包过程是指承包方持续提供服务的整个过程。该环节的主要风险是:承包方在合同期内因市场变化等原因不能保持履约能力,无法继续按照合同约定履行义务,导致业务外包失败和本企业生产经营活动中断;承包方出现未按照业务外包合同约定的质量要求持续提供合格的产品或服务等违约行为,导致企业难以发挥业务外包优势,甚至遭受重大损失;管控不力,导致商业秘密泄漏。

主要管控措施:第一,在承包方提供服务或制造产品的过程中,密切关注重大业务外包承包方的履约能力,采取承包方动态管理方式,对承包方开展日常绩效评价和定期考核。第二,对承包方的履约能力进行持续评估,包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标,承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。第三,建立即时监控机制,一旦发现偏离合同目标等情况,应及时要求承包方调整改进。第四,对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计,建立相应的应急机制,制定临时替代方案,避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。第五,有确凿证据表明承包方存在重大违约行为,并导致业务外包合同无法履行的,应当及时终止合同,并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。第六,切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。

(七)验收

该环节的主要风险是:验收方式与业务外包成果交付方式不匹配,验收标准不明确,验收程序不规范,使验收工作流于形式,不能及时发现业务外包质量低劣等情况,可能导致企业遭受损失。

主要管控措施:第一,根据承包方业务外包成果交付方式的特点,制定不同的验收方式。一般而言,可以对最终产品或服务进行一次性验收,也可以在整个外包过程中分阶段验收。第二,根据业务外包合同的约定,结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价,确定验收标准。第三,组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门等的相关人员,严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试,确保产品或服务符合需求,并出具验收证明。第四,验收过程中发现异常情况的,应当立即报告,查明原因,视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施,并依法索赔。第五,根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价,据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。

外包服务方案篇（11）

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