事业单位存货核算信息化建设探析

存货是保障单位正常运作活动的流动性资产，在地震应急保障单位中，需要预留一定量的地震应急物品、器械等，以应对地震灾害。因地震具有突发性、所造成的损害程度也难以预计，因此需要预留数量较大、种类较多的地震应急物资，这就为存货核算带来了一定难度。针对此种情况，需要进入如信息系统等现代科技，改变以往的存货核算模式，提升核算工作质量。基于此，本次研究就以此作为研究重点，对事业单位存货核算的信息化建设思路展开探讨，希望能为相关人士提供些许参考。

一、事业单位信息化存货核算的实施作用

(一)为单位提供及时可靠的核算信息

地震应急单位的存货物质众多，为确保核算质量，需要获取及时可靠的相关信息。单位的日常经营活动繁杂，同时地震灾害具有突发性、不可控性，单位管理人员需要对单位内的存货物资做出快速处理。特别是在出现突发性地震时，由于时间紧迫，核算人员需要迅速获得可靠的数据信息，才能在突发状态下做出有效的决策。信息化系统在数据实时传递方面有着不可比拟的优势，因此单位存货核算信息化的构建具有重要的实践意义，值得应用。

(二)能够为管理人员提供相关性强的核算信息

相关性这里特指紧扣管理人员决策需求的信息，因地震应急单位的存货物质数量大，涉及的类别多，在传统的核算模式中，管理人员需要在众多的核算信息中找到与决策相符的信息，费时费力，同时也影响了应急工作。针对这一问题，在存货核算信息系统下，可通过信息检索的方式，快速从大量的信息中筛选出管理者所需要的信息，有效提高了存货核算信息的利用率，也有助于提升地震应急保障的工作质量。

二、事业单位存货核算信息化的建设

(一)引入信息系统全面配置网络

目前市面上有很多财务信息系统，基于单位对存货核算的需要，可选择以数据库技术为基础、财务与工作业务一体化，并配有自动会计核算技术的ERP系统来构建单位的存货核算信息化系统。在引进信息系统的同时，单位需要构建完备的网络，搭建存货核算的生产线，并与地震应急单位相连，使在单位各个区域、各个部门都可以通过网络统一在一个平台开展存货核算，实现实时传递与信息汇总，地震应急单位也可以通过这一平台，实时查询相关核算信息，为开展高质量的地震应急工作提供有效的信息支持。

(二)信息系统下存货核算的流程重构

在信息化系统下，存货核算流程需要进行重构。首先地震应急单位需要编制包括采购入库相关存货入库单。并将这些入库单在信息平台上发送给存货核算人员，由核算人员根据入库单、发票等相关信息，以此对存货业务进行核算与更新，并打印相关会计凭证。同时，在月末根据会计凭证形成存货账，并计入到存货科目中，同时需要定期对账。在信息系统中，存货核算需要参考出入库的单据等相关信息进行记账，以生成存货账。在信息系统中，这种方式提高了信息传递的效率，有助于及时提供可靠的核算信息。同时在信息系统中，核算对账需要包括账证核对、账表核对以及账实核对等多种形式。在以往手工核算中，账表核对及账证核对主要是将各类会计报表、会计凭证与账簿进行核对。而在信息系统中，因为是通过账表、账证形成的账簿，数据自然是相符的，因此省略了核对的过程，节约了人力，故在信息系统下监管的重点，主要是在确保系统操作的规范以及相关计算公式的准确等。账实核对是存货核算中的重要日常工作，即便是在信息系统下，也需要定期对账面的存货情况和现实中的实际存货情况进行核对，并生成核对的报告单据，进行记录。对于地震应急单位来说，存货物资种类较多。这些物质的重要性不言而喻，因此在信息系统下，仍然需要开展账实核对工作，这就需要定期开展存货盘点工作。为提高存货核算中定期核对的工作质量，就需要制定配套的盘点工作规章制度，明确相关责任人，制定不同类型存货的摆放要求、规定定期盘点的执行日期，同时在日常中对于保管人员的摆放情况要进行考核，避免存货不规范导致盘点漏洞，规范保管者的行为、制定配套的奖惩制度，使其能够积极按照规定管理存货，使存货情况能够更加清晰明确的呈现出来，有助于提升日常的存货盘点的工作质量。此外为缩减账实核对的工作量，可采用ABC分层抽样法，将单位存货根据存货的金额、所占比例、使用频率等分成A(重要物资)、B(一般重要)、C(不太重要)三个档次。通常A类物资的单价较高，但这种物资往往占总存货的较低比例，数量较少，此类重要存货便于逐个盘点统计。对于B类、C类物质要进行抽样盘点，B类的抽样比例要高于C类。最后将盘点结果输入到核算系统中进行账目，在进行存货账实核对时，可预先设定一个允许不相符的最低范围，如果实际核对情况超过这一范围，就需要探查成因，并追究相关者责任。并将核算结果做好记录，发放到信息平台中，做好实时更新，实现信息共享。

(三)存货核算信息化实施过程中的风险控制

核算信息系统在实施过程中，相关数据的采集主要是通过单据的录入，通过数据录入形成账簿，有效保证了账表、账证的数据相符。但在这个过程中，就存在一定的信息风险，如录入出错、人为删改以及隐私性内部信息的安全问题等。针对这些情况，单位需要制定配套的风险控制办法，例如数据录入工作需要两人执行，一人操作，一人监督，并制定奖惩措施，如果出现数据错误，需要给予处罚。在防止人为删改方面，可制定权限账号，普通人员只可以浏览及查找公开的核算信息，管理者的账号除一般核算信息外，还可浏览及查找隐私性内部信息，核算人员的账号可编辑、删改核算信息。即通过不同的权限功能设置，在实时共享核算信息的同时，保护存货核算的安全性。

(四)强化核算人员的综合能力

在开展单位存货核算信息化后，核算人员的工作内容、角色都发展了较大转变，借助信息系统的自动化功能，提高了核算效率，为适应这种转变，单位需要开展相关培训，使人员快速适应到全新的核算工作中，掌握软件系统的操作方法。为提升培训的效果，确保有效强化核算人员综合能力的提升，可对培训结果进行考核，并将考核结果和奖金挂钩，或者通过考核才可正式上岗。此外，核算人员在信息系统下有效解放了人力，可以有更多精力，不断学习，强化自身综合能力。

三、结束语

基于信息系统的存货核算有效提升了核算效率，实现核算信息共享，能够实时提供有效、可靠的核算信息。但需要注意的是，为推动存货核算信息化的有效建设，不仅仅是单纯地引入信息系统，在此基础上，还应重构核算流程、制定配套的管理制度、明确信息环境下遇到的全新风险问题并加以防范，同时还应强化人员培训，从而才能全面推动单位存货核算信息化的有效落实。