学院秘书部工作计划大全11篇
时间：2022-03-21 07:58:46
学院秘书部工作计划篇（1）
一、沟通作用
由于自身的工作性质，决定了行政秘书具有沟通上下级、反馈教学情况和各专业教学情况的桥梁，必须做好全面的沟通协调作用。
作为行政秘书，能第一时间通晓学校的各项规章制度，因此行政秘书能将学校的规章制度，教学管理文件精神有效传达给师生。行政秘书可以利用工作之便主动和学校领导部门联系，扩展教学工作，特别是行政秘书能积极和其他系部沟通，取其精华去其糟粕，并能耐心听取师生对学校的教学管理工作的意见，及时回馈给学校主管部门。
行政秘书还要协同教学秘书做好教学管理工作，具体包括：（1）做好各专业的开课计划，核实沟通任课教师教学情况，保证教学工作的正常开展。（2）制定课程安排中，同教材征订部门沟通定制教材，发放教材。（3）建立同实习实训单位的沟通，落实工科专业的实训实习安排，达到共同协作。（4）同学生建立畅通的沟通渠道，做好教学辅助作用，收集学生对教学情况的反馈意见。（5）同学院领导沟通完成各学年年初、年终的教学工作计划、总结，做好相关教学文件的撰写工作。（6）做好任课教师考勤工作，沟通考务工作、各种纸质档案的管理工作，保存有价值的材料，做好整理工作。
高校行政秘书在院系教务工作中处于基层位置,能贯穿上下,沟通左右,联系内外,这就决定了高校行政秘书在教学管理工作必然起到沟通作用。
二、协调作用
高校行政秘书在教学管理工作中主要体现同上级主管部门之间的协调。主要是高校二级院系与校办、工会、人事处、学生处等职能部门之间的协调。当上级主管部门的决定、决议、计划等有关活动与院系在教学、行政工作中会发生重叠及冲突，高校行政秘书能第一时间了解各项工作任务的安排落实，这时行政秘书发挥其协调作用按照实际情况和面临的困难或制订的计划与设想主动地向上级部门汇报,本着体谅学校和各职能部门的困难,又能从本院系的实际情况出发的原则,保持上下各部门工作的协调、统一和实施，确保了各项教学工作的顺利开展。另一方面，高校行政秘书在教学工作中在领导之间也有协调作用。学院的院长、书记、副书记、各专业教研室主任间, 由于主管工作方向不同,工作中有交叉，又分工不同,因而造成各自的决策有所不同,作为高校秘书,要在领导之间互相调节,相互协调教学的方方面面信息认真做好计划,掌握有价值的信息及时的汇报给领导,在沟通思想、协调工作时,必须做有利于工作、有利于团结的事情,促进教学管理工作，营造和谐氛围,这样才能使学院工作整体水平得到提升。
三、信息传递作用
随着时代信息化发展步伐的加快和信息化工作模式逐渐完善,高校行政秘书工作需要提供的信息越来越多,使得在教学管理工作中高校行政秘书成为传递信息的主体。一是传递院系领导之间、相关处室之间的教学管理文件、教学共享资源，及时传递信息避免教学安排上的冲突；及时向领导提供教学管理信息，使得领导合理安排日常教学工作；及时传递教务处、科研处和学生处等职能处室的信息,便于院系落实教学管理各项规章制度。在教学管理工作当中,行政秘书信息传递使得各个职能处室保持紧密的联系,密切配合教务处安排教学计划,配合各类统考工作的安排，并将学院的教学工作计划与活动安排同院系的工作合理布置安排积极协调,保持教学工作的执行。二是传递师之间、学生之间的教学管理信息。高校教师通常不坐班，教师在授课过程当中的独立性很强,所以他们不可能与院系领导有及时的交流,行政秘书要做好教师与领导之间的传递员,平时要多了解教师的思想动态,并且把有用的信息反映给领导,营造信任和理解的氛围。同时行政秘书掌握着院系的信息权限，学院的课程安排、考试安排等通知要通过行政秘书传递到网络上，这样才能保证信息的畅通，服务于教师，服务于学生，营造良好的教学氛围。
学院秘书部工作计划篇（2）
（一）语言表达能力
教学秘书是二级学院教学工作的枢纽，既要思路清晰的思考问题，又要通过语言准确的表达出来。要条理清晰，言简意赅，甚至通过语音、语调的调整将棘手的问题化作简洁、生动、流畅的语言明确婉转的传达给听者，把难办的事情办好。因此，教学秘书语言表达能力的好坏直接影响外界对该学院的印象和教学工作的效率、质量。正如语言大师叶圣陶说：“谁的说话能力差，不仅是他个人吃亏，往往间接又造成社会的损失”。
（二）书面表达能力
教学秘书承担着教学部门的文件接收和传达工作，这就需要有较强的书面表达能力，将领导的意图通过文字准确无误的表达出来，提高办事效率。
如：开学之初，二级学院各系会将本学期的教学组织活动计划上报到学院，教学秘书将其全部汇总并形成文字材料上报学院教学院长。期中教学检查结束后，各系把期中教学检查情况总结后上报到学院，教学秘书要整理上报材料，并根据材料中提供的数据，起草言语严谨、数字准确，实证性很强的文字材料上报学校。
除了整理、总结上报这些常规的文件外，还有一些临时性的文件需要上报。如：调停课的报告；临时使用教室报告；学校的临时通知根据学院的实际情况作调整形成文字告知全院师生等等。
总之，及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想都是二级学院教学秘书能否胜任工作的关键。
（三）教学相关文件、教学流程谙熟于心的能力
教学秘书在全院的枢纽作用要求他对学校、院系教学管理的各项规章制度、办事流程以及教本院各学科、各专业的基本知识和结构体系、教学计划的制定和实施、各专业的课程设置、学分分配及学生正常毕业的学分要求都要谙熟于心，并及时提醒相关人员。熟悉教学各学期、各时段的常规性事务,做到事前有计划、计划有余地,相应的处理措施和解决方案要合乎情理,具有可行性和可操作性。只有这样才能做好教学院长的得力助手，才能胜任教学秘书的工作。还要具备接受信息敏锐性和一定的档案管理能力。教学秘书必须具有强烈信息接受的敏锐性和及时收集各种信息的能力,信息时代,谁能最快获得前瞻性的科研信息,谁就能占有先机,占据制高点,成为学科领军人物。
（四）熟练操作现代办公自动化技能的能力
教学秘书的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。因此，熟练操作教学管理软件显得尤为重要。
由于教学秘书承担着大量的日常工作，每天要处理的各种文件、资料以及信息，只有客观、全面、及时处理好这些信息材料，才能保证教学工作的顺利进行，对于专业的信息要迅速、准确无地进行处理、对材料分门别类、收藏存档，并向领导及时汇报，向有关教师、学生及时通知。而现代社会又是计算机网络信息时代，对于熟练掌握和使用计算机应该是每个教学秘书必备的技能，在处理很多日常事务，如学籍管理、档案管理、课表编排、教学计划修订、教材订单编制等等都需要有教学管理系统协助来完成。因此教学秘书掌握好现代办公自动化技能，来实现管理工作的高效率。
二、教学秘书在教学管理工作中应当具备的行政管理能力
（一）沟通协调能力
教学秘书既要与上级教学科研管理职能部门联系，又要与本院(系或部)领导、教师、学生打交道，这就要求他们既要坚持原则又要懂得灵活处理，以协调各个方面的关系，保证教学科研工作顺利进行。
（二）组织调度能力
较强的组织调度能力。在教学管理活动中，教学秘书只有把各种要素、各个环节和各个部门看作一个有机整体，并设计出便于调控的工作程序，才能提高工作效率。教学管理工作头绪极为繁杂，为防止事务积压，教学秘书必须认清自己的职责范围，每天制订好工作计划，把当天要完成的工作记在记事本上，分清工作的主次关系，统筹安排完成工作的顺序，完成一项划掉一项，力求今日事今日毕。在此基础上，尽量争取把一些任务提前完成，使职责范围内的所有工作有条不紊，达到效率最大化。
（三）需要具有科学统筹管理的能力
所谓统筹，从表面意思看就是统一筹划。从步骤看应该有预测、计划、安排、实施、指挥、掌控，几个步骤。因此，教学秘书保持清晰的头脑非常重要。能够科学地进行统筹管理规划的能力，使繁杂的工作有计划、有条理地开展进行，提高办事效率；同事也需要具备有一定的管理能力，高效地完成各项工作是做好教学秘书工作的基础。
三、严谨的工作作风及良好的心理素质
学院秘书部工作计划篇（3）
（一）语言表达能力
教学秘书是二级学院教学工作的枢纽，既要思路清晰的思考问题，又要通过语言准确的表达出来。要条理清晰，言简意赅，甚至通过语音、语调的调整将棘手的问题化作简洁、生动、流畅的语言明确婉转的传达给听者，把难办的事情办好。因此，教学秘书语言表达能力的好坏直接影响外界对该学院的印象和教学工作的效率、质量。正如语言大师叶圣陶说：“谁的说话能力差，不仅是他个人吃亏，往往间接又造成社会的损失”。
（二）书面表达能力
教学秘书承担着教学部门的文件接收和传达工作，这就需要有较强的书面表达能力，将领导的意图通过文字准确无误的表达出来，提高办事效率。
如：开学之初，二级学院各系会将本学期的教学组织活动计划上报到学院，教学秘书将其全部汇总并形成文字材料上报学院教学院长。期中教学检查结束后，各系把期中教学检查情况总结后上报到学院，教学秘书要整理上报材料，并根据材料中提供的数据，起草言语严谨、数字准确，实证性很强的文字材料上报学校。
除了整理、总结上报这些常规的文件外，还有一些临时性的文件需要上报。如：调停课的报告；临时使用教室报告；学校的临时通知根据学院的实际情况作调整形成文字告知全院师生等等。
总之，及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想都是二级学院教学秘书能否胜任工作的关键。
（三）教学相关文件、教学流程谙熟于心的能力
教学秘书在全院的枢纽作用要求他对学校、院系教学管理的各项规章制度、办事流程以及教本院各学科、各专业的基本知识和结构体系、论文联盟教学计划的制定和实施、各专业的课程设置、学分分配及学生正常毕业的学分要求都要谙熟于心，并及时提醒相关人员。熟悉教学各学期、各时段的常规性事务,做到事前有计划、计划有余地,相应的处理措施和解决方案要合乎情理,具有可行性和可操作性。只有这样才能做好教学院长的得力助手，才能胜任教学秘书的工作。还要具备接受信息敏锐性和一定的档案管理能力。教学秘书必须具有强烈信息接受的敏锐性和及时收集各种信息的能力,信息时代,谁能最快获得前瞻性的科研信息,谁就能占有先机,占据制高点,成为学科领军人物。
（四）熟练操作现代办公自动化技能的能力
教学秘书的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。因此，熟练操作教学管理软件显得尤为重要。
由于教学秘书承担着大量的日常工作，每天要处理的各种文件、资料以及信息，只有客观、全面、及时处理好这些信息材料，才能保证教学工作的顺利进行，对于专业的信息要迅速、准确无地进行处理、对材料分门别类、收藏存档，并向领导及时汇报，向有关教师、学生及时通知。而现代社会又是计算机网络信息时代，对于熟练掌握和使用计算机应该是每个教学秘书必备的技能，在处理很多日常事务，如学籍管理、档案管理、课表编排、教学计划修订、教材订单编制等等都需要有教学管理系统协助来完成。因此教学秘书掌握好现代办公自动化技能，来实现管理工作的高效率。
二、教学秘书在教学管理工作中应当具备的行政管理能力
（一）沟通协调能力
教学秘书既要与上级教学科研管理职能部门联系，又要与本院(系或部)领导、教师、学生打交道，这就要求他们既要坚持原则又要懂得灵活处理，以协调各个方面的关系，保证教学科研工作顺利进行。
（二）组织调度能力
较强的组织调度能力。在教学管理活动中，教学秘书只有把各种要素、各个环节和各个部门看作一个有机整体，并设计出便于调控的工作程序，才能提高工作效率。教学管理工作头绪极为繁杂，为防止事务积压，教学秘书必须认清自己的职责范围，每天制订好工作计划，把当天要完成的工作记在记事本上，分清工作的主次关系，统筹安排完成工作的顺序，完成一项划掉一项，力求今日事今日毕。在此基础上，尽量争取把一些任务提前完成，使职责范围内的所有工作有条不紊，达到效率最大化。
（三）需要具有科学统筹管理的能力
所谓统筹，从表面意思看就是统一筹划。从步骤看应该有预测、计划、安排、实施、指挥、掌控，几个步骤。因此，教学秘书保持清晰的头脑非常重要。能够科学地进行统筹管理规划的能力，使繁杂的工作有计划、有条理地开展进行，提高办事效率；同事也需要具备有一定的管理能力，高效地完成各项工作是做好教学秘书工作的基础。
三、严谨的工作作风及良好的心理素质
学院秘书部工作计划篇（4）
武汉工业学院校学生会发展至今,每界都努力建设一个战斗力强的团队,所以对于团队的建设工作仍将是所有工作的基础.只有团队基本建设完善了才能确保我们战无不胜,才能确保任何一次换届不会导致学生会的衰落.严谨而有战斗力的团队才能确保我们武汉工业学院学生会勇往直前,在武汉个高校中,在各界产生巨大的影响力.
我们校学生会现在已具备团队的具体框架,有其型而神不足,各部门之间的协同合作的机会太少,虽各司其职但不能团结一致,齐头并进.
所以新的一年里,我们更应充分发挥秘书处的衔接作用,更好的让各部门联系起来,加大各部门信息收集整理工作.思考各部门的合作发展方式.在各例会上不仅要总结自身工作.更要来探讨如何与其他部门协作,如何使团队的力量全部发展起来.
普及团队知识教育,进行队伍建设的培训,在校学生会例会上进行团队理念的阐述,计划性的进行队伍建设的培训.真正让学生会的每个成员领略带队伍建设的重要和团队合作产生的巨大效应.秘书处可以策划,安排,总结每次培训的过程.
与此同时工作重点还要注意向内向外发展：
向内,真正让我们学校的学生们感觉到我们校学生会带来的改变
1：加强完善具有普遍性个实惠性的学生工作
A：扩大"英语角"的活动范围,进一步的完善英语角的内容.对于英语角每次活动的开展秘书处重点纪录有创新的英语活动,并负责策划一些英语活动.比如,挑战主持人什么的,现场互动
在这基础上加大英语角的宣传活动,渲染,规划英语学习区域,让学英语形成一种校风.
B：加强"十百千"文明寝室的建设,寝室管理和查勤力度
C：在各种民族传统节日中可将活动创意想出来然后承办给各个院系,让学生能感觉的到节日不断,学习不断.
2：创立学生调查工作,总结归纳学生意见进而完善学生会的工作.一个真正成功的团队会让他的服务对象赞不绝口.
类似市场调查,由每个部门提出要调查的问题,围绕自己的工作和发展对学生产生的影响提出问题,设置选项,由秘书处统计规划印刷并调查总结,每个学期做两次,既一个季度一总结
向外,即扩大与武汉个高校的联系学习交流是必不可少但却不是唯一的目的,最主要的是打开交流的窗口让外界先进发展的思想流进武汉工业学院,从思想上发展武汉工业学院的学生建设：
1：可从先进班集体中选不同院系的与其他院校进行学术上的探讨,交流不同的求学过程.
2：建立院校学生会联盟,可建立网站或是论坛
也可面对面的交流探讨学生会的工作和大学生的发展
3：组织工艺活动和与企业间的交流,扩大社会影响力
对内发展亲和力,对外扩大影响力,内外兼修,必能腾飞，同时,加强纪律建设,严肃学生会考察制度,也是永远不能放松的工作。
学生会秘书部工作计划范文二斗转星移，时间过得真快，不知不觉中新学期又悄然将至，在新学期中为加强学生会内部团结，协调各部门工作，监督各部门完成各项活动，带领并协助各部门做好各项工作，现作计划如下：
一、工作重点：
1、完成学生会内部管理工作，时刻严格要求自己，监督别人、公私分明。
2、完成各部门职责体系，明确各部门职责所在。
3、加强部内、与其他各部以及其他学生会、社团的协同合作。
4、每周值班情况统计，汇总上周情况。
5、制定学生会纪律，监督各部门执勤。
6、定期与学生会成员及各位老师交流工作经验。
二、工作具体内容：
由于工作的特殊性，现计划完成以下的工作内容：
1、按照时间的计划，我们初期将与学生会的其他部门进行沟通，了解其他部门的计划，并把我们的工作向他们介绍，加强彼此之间的了解，缩短“磨合期”，提高工作效率。
2、协助主席团工作，组织落实主席团安排的各项工作任务。
3、做好本职工作。包括：整理好每次的会议记录，去粗取精。作好每周的计划与总结。
4、负责学生会常务性监督工作，公平公正，协助学生会工作有效的开展。
5、负责各种会议的考勤与情况统计，定时向主席团汇报有关工作。
6、保证学生会内部设备的齐全，及时配备各部门所需文具及其他办公用品，为学生会提供一个良好的办公环境。
三、工作要求：
1、工作时要认真仔细，保质保量完成工作。
2、要讲文明礼貌，在工作中注意自己的言行举止。
3、在实践中积累经验，熟练业务，提高水平。
4、提高各种素质，秘书处是一个繁琐的部门，这更能体现出素质培养的重要性和急切性。
5、工作态度要诚恳，开展工作全面细致，对待工作不得推脱，在任何时候都要保证完成任务。
6、搞好与其他部门之间的联系，以便以后方便、顺利的开展工作。
7、树立良好形象，这是学生会工作顺利进行的一个必要的条件。
四、加强部门建设：
1、加强本部门团队精神建设，树立良好的工作形象.
2、加强与学生科老师的合作与交流，合理安排工作。
3、抓好学习，力争做到“工作业务优秀，学习成绩优秀”的双优学生干部。
4、与其他部门加强联系与交流。
秘书处是一个整体，我们在此承诺我们会以饱满的热情投入的工作中。在工作实施中我们将会遇到很多困难，但我们坚信我们会排除困难，尽最大努力把工作做到最好，同时请系领导老师及各位同学给予监督和支持，在年终总结上我们一定会交出一份满意的答卷。
学生会秘书部工作计划范文三时光荏苒，岁月如梭，不知不觉中我们已经踏入了20xx年，在这一年的新学期当中，学生会秘书处扎根学生群体，服务广大师生，特此制定20xx年学生会秘书处工作计划，如下：
总体指导原则：学生会秘书处工作计划要在学校团委指导下，虚心听取教师、学生的发展建议，在各方面工作当中做出不懈努力，力求将秘书处做得更好。
20xx年学生会秘书处工作细则：
1，每月开展秘书处定期工作讨论，总结每月的工作问题，及时开展交流经验，找出工作不足之处，使工作能够更加顺利地开展、提高。
2，注重工作效率，今年工作当中需要同时提供交流沟通，经验交流当中要对各部门之间的协调工作做出部署。经验交流会议是各部门之间的沟通桥梁，起到一个良好的工作作用，以便顺利开展工作。
3，工作要求。认真细致的工作，在质量保证的前提下高效地完成工作。秘书处是一个比较复杂的工作部门，时时刻刻需要联系其他部门开展合作，工作当中要强调密切性、组织性、纪律性、协调性。
4，建立良好的工作形象。
学生会秘书处工作代表学校团委，时时刻刻工作需要维护自身良好的工作形象。新学期的工作重点放在以下几个方面：
学院秘书部工作计划篇（5）
学生会秘书长工作计划范文参考一
经过一个学期的工作，对学生会秘书长这个职位已经全面了解，并能够完成各项任务。马上就要上九年级了，我将把工作转移给我的助理，培养我的助理完成下学期的工作。
现将计划如下：
一、 新学期来临，新一批入团又要开始了。我将和我的助理一起协助团委审查，安排团课，入团考试，并做好入团宣誓仪式的各项工作；
二、 继续对团徽佩戴情况进行突击检查，并纳入自主文明发展班级的评比；
三、 组织一次团日活动；
四、 学期末做好团籍整理工作；
五、 做好团委、学生会的常规活动记录；
六、 充分利用校广播室、宣传栏等渠道，搞好学校团宣传工作，扩大团的影响；
七、 加强团的基层组织建设，以及团费收缴工作；
八、 负责学生会的各项筹备工作和学生会换届工作；
九、 学期末做好学生会评优评先的工作。
以上工作均主要由我的助理完成，我只负责指导。我相信我能战胜各种困难，努力地完成各项工作，超越以前的我！
20xx-6-15
学生会秘书长工作计划范文参考二
在过去的一年中，秘书处在完成常规任务如例议记录，新闻稿工作，考勤记录，资料整理。在总和整理之余，积极参与到各个职能部门举办的活动中，将活动总结记录保存，并建立了学生会考勤公示机制，为学生会的发展贡献了自己的力量。
一、工作定位及目标
1、作好学生会例会及相关会议的考勤、签到及会议记录等工作，将其整理并存档。
2、作好学术讲座及各个职能部门举办活动的报道工作，提高新闻稿质量。
3、整理并妥善保管好各部门、各项活动的计划、总结，做好期末存档工作。
4、参与到各部的活动中去，做好活动流程及活动总结。
二、本学年工作计划
（一）认真完成本职工作秘书处的主要职能：
1、文书工作负责学生会会议记录，落实会议纪录标准。
2、考勤工作延续和改进考勤制度，继续施行例会一对一签到，调整签到方式以一种表格性质的名单来记考勤。
3、组织研究学习会议，参考往届学长学姐的文章，吸收精华，进步细化新闻稿写作流程工作。
（二）积极参加学生会活动
由于院学生会各部门分工不分家，所以我们除了做好本职工作外，在其它部门组、织活动时给予大力配合。方便部门之间的合作，使学生会正常运行。
（三）部内建设
培养锻炼干事能力：作为一个非职能部门，秘书处需要与各部紧密联系，参与到各部的活动中去记录并监督。因此，要全面提高秘书处的工作能力，必须全面培养内部成员，清楚的了解各部的职能和工作性质，树立同学们的全局性观念。为此，我们将实施以下措施：
1、培养秘书处同学对文字的把握和处理能力，定期对秘书处成员进行文字方面和电脑技术方面的培训。
2、分配活动时，尽量让秘书处每个干事都能全面接触学生会各方面活动，以便更好的促进秘书处成员对于学生会工作的整体把握。
3、更积极创新的工作，创新不是一句空话，在任何一个工作细节都可以创新，而怎样保持创新在部门的成长中是成形后必须要注重的问题。
学生会秘书长工作计划范文参考三
经过上半学期的经历，使我对秘书长有了初步的理解。
秘书长的'本职工作是：
1. 协助主席和副出席处理一切学生会的事宜。
2. 负责学生会各项工作的监督、考核工作。
3. 负责各部门活动的材料收集、整理工作。
4. 加强各部门之间的团结、合作的能力。
5. 对学生会提出建议及部署工作，传达有关精神。
在原有的基础上，本学期我的工作计划是：
1. 做好秘书长的本职工作，在材料的收集上做一些改进，使工作简单而高效。上半学期各部门的活动材料都是由我收集的，虽然集中，但是效果不明显，很多部门还是不能如期交材料。所以本学期想调整一下，将收集的任务交给秘书部的干事，让他们直接在部门活动结束后，收齐需要的材料，然后交给我。
2.全力做好秘书部的各项活动及日常工作。秘书部比较活跃，活动比较多，所以工作量也比较大。在平常的管理的同时还得注意培养有能力的新干事，为以后秘书部更好的发展做铺垫。尤其是三四月份的活动，应该比较忙，我会把任务分配到每一个干事，让他们有事干，有体现才能的机会。
3.在新闻稿方面，我们为秘书部干事做一些培训，让他们写每次各部门活动的新闻稿，这样即提高新闻稿质量，又能及时交上来。
4.配合老师及主席团成员全力搞好学生会的各项事宜，尽量做到随叫随到，认真负责5.治保部方面的工作虽然不是太多，但是也需要人去做，有时候可能忙不过来，所以我会继续为治保部做一些力所能及的事。
下面是一点小建议吧
1、活动:各部门竞相搞自己的特色活动，却缺乏创意。对于同学来说，参与的活动太多，可是没什么新意，同学们就会觉得没意思；对于部门来说，参考者人数不多，热情不高，对开展活动没有了信心；对干部来说，我付出的没有得到相应的回报，心里感觉不高兴。所以我认为，每个部门的活动不应该仅仅是部长的责任，我们主席团等都应该协助，出出主意，尽量把活动搞好，创出新意来。
2、主席团：学生会的主席团和各部门成员沟通的不好，甚至可以说我们没有建立起直接沟通的渠道，主席团无法和干事良好沟通，这样我们很难发现活动中存在的问题。我建议，是不是以后的活动中，主席团也能参加进去。
学生会秘书长工作计划范文参考四
斗转星移，新学期已然来临。一直以来，秘书处负责学生会的文字记录和文件整理工作，将各个部门的活动整理成文件，统筹各个部门的工作关系。结合去年的工作情况，根据本学年的工作要点，特做出以下计划，以便更好的做好秘书处工作。
一、活动计划
1、负责统计学生会主要成员（老师、主席团、部长、副部长）的联系方式并打印成表。
2、负责统计各部部长、副部长的具体人数，制作工作证。
3、负责创办每月一期的《经院月刊》，这是工作的重点。
4、负责做好每次的会议签到，会议记录以及活动总结工作。
5、负责编写校、院各类活动的新闻稿，重点偏向于我院的。
6、负责通讯工作，每次开大会及时通知各部部长，开展活动通知校刊、校报记者。
7、三月份秘书处将举办一次四、六级备考讲座。
二、协作好其他部门工作
1、收取各部门的活动策划书、计划书，帮着及时提交以协调工作。
2、协调并帮助其他部门开展工作和活动，例如院运动会等。
三、秘书处工作要求
1、分工明确，高效高质量完成个人所分配的工作任务。
2、不断学习，以提高自己的综合素质。
学院秘书部工作计划篇（6）
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（c）-0155-01
近年来，高职院校发展迅速，提高其教学管理水平已经成为时代的必然要求。高职院校在人才培养方面要考虑强化实践技能与综合能力培养，设置合理的文化课与专业课比例。此外，高职院校的教学管理不仅符合普通高校教学管理的规律，而且具有职业教育的特点。高职院校教学工作也是教学管理的重要组成部分，教学秘书正是教学管理最基层的管理者和执行者。同时，教学秘书也是系、部领导的助手，在教学管理中发挥着不可替代的作用。从这方面而言，明确教学秘书的岗位职责，培养其岗位能力，对整个高职院校的教学质量、教学秩序的保障与提高具有重要的意义。
1 高职院校教学秘书岗位职责
教学秘书的工作职责就是起到“承上启下”的作用，一方面要准确及时传达学院（如院办）、各分管部门（如教务处、质管办）下达的各项通知，一方面要积极协助所在部、系主任完成各项教学管理任务。对于负责基础课程教学的部、系，如基础部，由于课程涉及各专业系的学生，还要和各班主任（辅导员）保持密切、及时的沟通。
1.1 积极协助所在部、系领导工作
教学秘书的最主要工作职责之一就是做好协助工作，即做好合格的“参谋”作用。由于教学工作是所有高校，包括高职院校工作的重中之重，是院校的生命线，因此各部、系领导也是视教学与教学管理工作为极为重要的内容。作为教学秘书，必须积极、认真地协助部、系领导处理好日常教学管理事务，对于上级的指令必须及时下达，对于在自己责权范围内的内容要认真迅速的解决，对于自己不能解决的则要及时向领导汇报，通过领导的指导来解决。因为协调好与各部门、各部、系的关系，对于提高教学管理水平与效率是非常重要的，因此，教学秘书的另一重要职责就是协助所在部、系的领导处理好各类关系。努力做领导和师生间的沟通纽带，将任课老师的意见准确及时的通报给各班主任，再进一步告知为各位同学，反之将各位同学的意见反馈给任课老师，进一步提高教学质量。教学秘书还需要协助系领导进行教学检查，并且将发现的问题及时处理，这非常有利于提高教学质量。
1.2 教学资料的收集与整理
教学档案资料的收集与整理是教学秘书的重要任务，因为教学管理的重要措施之一就是规范各类教学资料。教学秘书按照教学档案管理的要求，需要在每学期的不同阶段收集各类教学档案。例如，开学初期需要收集各位任课老师的教学计划、授课计划以及教学大纲，需要收集各门课程的教学进度表，然后将这些信息提供给部、系领导，便于部、系主任安排听课，对教师的教学情况起检查督导作用。
1.3 监督调课与教学计划的执行情况
由于可控或不可控的原因，调课也是教学管理中经常发生的事情，但有些任课老师在临近上好课或上课之后才打电话说因病、因事不能上课，这显然会给教学秘书的日常管理造成很大的困难，同时也会给学生留下很不好的影响，在了解真相前，学生可能会认为学校对教学工作不重视，过于随意，这样班主任对于学生的管理也会造成不良影响。为防止这种事情的发生，教学秘书就必须要监督任课教师认真执行已经制定的调课规范化管理制度与条例，让任课老师严格执行，否者需要承担相应责任，如教学事故的处罚。教学计划是任课老师执行的，但是执行情况如何？有没有违反计划的行为？这就需要教学秘书时刻进行监督，这不仅是对学生负责，也是对任课老师负责，更是对院校教学工作负责。
2 高职院校教学秘书岗位能力
教学秘书应该是高职院校最基层的教学管理者，其特点是：工作任务多、工作形式繁琐，工作责任重大，但却难出成绩。辛辛苦苦工作，却得到重视与认可。为了应对这种不利局面，需要教学秘书具有良好的心理调节能力和心理素质，以及熟练的业务能力，否则很难长时期的承担教学秘书工作。为了使教学秘书能够胜任各项岗位职责，培养一下岗位能力是必不可少的。
2.1 全局观念与统筹安排能力
教学秘书必须具备全局观念，考虑问题要从全局高度来看，拥有统筹全局工作的能力，对于各类工作，要做到：分清主次与轻重缓急。这样才能高效地完成各项本职工作。日常工作要有计划，而常规工作要有流程，同时要做好阶段性工作总结、反思并加以提高。
2.2 沟通协调能力
教学秘书在处理日常教学管理工作时，需要面对部、系领导、学校职能部门领导、教师、学生，沟通协调能力是教学秘书应该具备的重要素质。有效的进行沟通与协调，可以消除工作中的阻力，提升执行政策的能力，还可以通过开展工作不断积累合力与助力，从而促进教学管理工作的良性运转，提高教学管理工作的效率。
2.3 心理调节能力
教学秘书工作特点就是：纷繁复杂，压力大，责任重。一旦发生疏忽，就可能影响教学工作。在执行决策的过程中，遇到同事不配合，工作情绪也会受到很大影响。因此，教学秘书具备良好的心理素质和心理调节能力非常重要。要善于发现问题并解决问题，并能够站在服务对象的立场思考问题。
总而言之，高职院校教学秘书在教学管理工作中的作用是无可替代的，学校主管部分应该重视教学秘书队伍的管理与培养，一方面要认可他们的工作，提高他们的工作积极性，另一方面要采取多种手段，包括开办主题培训班来提升教学秘书的岗位能力。全校都要关注教学秘书的发展空间，让他们体会到自己工作的付出具有重要价值，确保教学秘书队伍的稳定、高效，这也有助于高职院校教学管理水平和教学质量的快速提升。
参考文献
学院秘书部工作计划篇（7）
中图分类号：G647.2 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）09-0141-03
Abstract： Teaching secretary in secondary schools of every colleges or universities is related to all aspects of teaching， and is an important role in higher education. The author focuses on analyzing the importance of teaching secretary in the teaching management according to her experience as teaching secretary several years， and presents many thoughts on how to cultivate the innovative thinking of teaching secretary and improve work efficiency with the development of higher education， in order to adapt to the development of higher education and to better service teaching in secondary school.
Key words： Teaching secretary； teaching management； innovative thinking； teaching service
1 引言
高等学校具有为社会主义现代化建设培养高级专门人才、开展科学研究、从事社会服务等多种职能。各种类型高等学校的基本职能和根本任务都是培养人才，教学工作是学校的中心工作之一，教学管理在高等学校管理中占有特别重要的地位[1-2]。高等学校的教学管理一般包括教学计划管理、教学运行管理、教学质量管理与评价，以及学科、专业、课程、教材、实验室、实践教学基地、学风、教学队伍等教学管理，其基本任务是研究教学及其管理规律，改进教学管理工作，保证教学工作正常运行，努力调动教师和学生教与学的积极性。然而教学秘书在教学管理中起着非常重要的承上启下作用，他们既是教学院长（系主任）的得力助手， 也是全院教学教师的直接联系人，既是教学院长教学意图的传达人员，也是教师意见反馈的第一接受者。
随着高校招生规模的扩大，教学改革的不断深入，学校逐渐将教学工作分解到各个二级学院，学院直接面临各个专业培养方案、教学大纲、教学计划、教学内容等方面的制定和完善，直接推进教学方法、教学模式、测评体系等的教学改革，这对学院教学工作带来两个方面的考验，一是教学院长在学院主要党政领导的指导下如何立定学院的教学思路和教学定位，把握学院教学改革和发展的方向；二是教学秘书如何领会教学院长的意图，并用科学有效地方法将之传达到学院每位教师，同时及时反馈教师的直接意见，逐渐修订教学计划和教学内容，从而形成整个学院上、下一体的教学共同体。因此，教学秘书工作看似微不足道，但实际对学院教学工作起到至关重要的作用。特别是当前我校采用教学目标化管理制度，各个学院需要签订教学目标，特别是教学管理与运行、教学改革、质量工程等方面都提出具体的任务。这些任务要得以顺利完成，需要学院领导、分管院长、教学部负责人、教学秘书、全体教师、教学督导等上下一心，攻坚克难，实现年度教学目标。教学秘书在整个过程中，需要正确把握领导的意图，及时与相关教师、相关职能部门、校院督导等沟通，他们的重要作用如同机器中的剂，使得整个教学工作顺利进行。然而，伴随着高等教育的教学改革，特别是信息学科的飞速发展，教学管理向信息化、现代化发展的新趋势，也给学校的教学管理工作带来了新的机遇和挑战。教学管理不仅包含先进的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高素质的管理队伍，这就对教学秘书工作提出更高的要求[3]。特别是近年来，计算机相关课程改革的推陈出新，教学中面临的问题也日新月异，教师对教学的情绪和学校对教学要求的冲突时有发生，教学秘书如何加强自身的学习提高，及时参与专业培训，培养自己的创新思维工作模式，从而提高处理问题的能力，是当前需要思考的问题。本文是作者多年从事教学秘书工作积淀的经验，供大家参考。
2 教学秘书工作的创新思维
新世纪要求人才培养工作具有创新，教学管理是高校人才培养工作中的重要组成部分。教学秘书的工作创新将有效促进学院整个教学工作的创新，教学秘书工作的创新思维将给基层老师们一股新的动力，对教学分管领导有很好的促进作用。进入二十一世纪来，共享资源成为网络发展的必然产物，各个领域的新方法、新技术层出不穷，且相互交叉、相互促进。如何将其他领域新的工作方法和技术引进教学管理是教学秘书需要思考的问题，如果能够恰当使用，将事半功倍，如现在很多教学秘书使用QQ群消息，大大节约时间。因此， 教学秘书应不断扩大知识面，掌握新的技术和方法，使自己的知识水平跟上时代的步伐，同时，教学秘书要有开拓创新意识，不断拓宽视野，积极配合教学改革，一起参与讨论培养方案、教学计划、教学内容和教学方法的制定和修订工作，熟悉整个教学全过程，不断优化和调整教学秘书的工作方式，创造性地开展工作，并结合本单位的实际情况，在各自的岗位上创新实践，朝着管理规范化、现代化目标努力。本文从教学秘书定位、创新工作方式、提高服务意思、加强沟通能力等几个方面来诠释如何培养教学秘书的创新思维。
2.1 认清角色与定位
随着高等教育的发展，高校进行深入的教学改革，转变教学管理模式，主要采用分级教学管理模式。目前， 我校实行校、院（系）二级管理模式，学校教学管理主要体现在宏观的计划、规划和方向的制定；院（系）级教学单位则既是办学的主体， 又是办学的基础。教学秘书是院（系）教学管理的中心纽带，准确把握教学秘书的角色定位，提高教学秘书的素质水平，是实现院（系）教学管理规范化的重要保证[3]。学院教学秘书必须做好三个角色和三个定位。
第一教学秘书是学院的教学基层管理者，属于管理岗位人员，主要管理内容包括教学计划、教学运行、学生学籍、教学档案、毕业设计、考试安排、教学文件及教学改革等各个方面的实质性工作。学院的教学秘书作为基层教学管理者，其工作定位于协助院分管院长管理教学方面的日常事务， 确保教学所有环节的正常运转，因此事务繁杂，需要耐心细致。
第二教学秘书是教学的服务者，属于教辅岗位人员，教学秘书可以不直接参与课堂教学，但是其重要任务是确保学院教师能顺利完成教学各个环节。作为教辅人员，教学秘书要定位于充分利用学院或学校现有教学资源，合理安排师生的教学活动并为他们提供便利的条件，协调事务性矛盾，充分调动广大师生的积极性和主动性，为提高管理质量，维护教学运行创造条件。
第三教学秘书是学院分管领导的参谋者，属于管理助手，教学秘书需要全面把握教学过程，对日常事务能够正确处理，同时作为教学管理助手，其工作定位是起草相关教学文件、撰写教学总结、教学通知，同时领会分管领导意图，及时传达领导思路，协助分管领导处理突发性教学事务。
教学秘书的这三个角色和定位决定了他们必须熟悉教学过程、教学内容、政策和规定，有一定的独立工作能力，具备一定调查研究和综合分析的能力，具备一定的超前意识和预警意识，对每一阶段的教学管理工作要心中有数、考虑周全、服务到位，坚持从实际出发， 实事求是，听从安排，服从大局，做到事前参谋，事后服从，努力做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，摆正自己的角色位置，在与人协作共事处理问题时要从多角度考虑，和谐地处理好和上级职能部门、院系领导、教师和学生的关系。这些都需要教学秘书拥有创新思维观念，创新管理方法，牢固树立“为教师服务，为学生服务，为教学服务”的工作理念，确保整个学院教学工作的顺利推进。
2.2 创新工作方式
当前，各个学院教学秘书主要在分管领导的指导下开展工作，随着教学改革的深入，各个学院新增很多突发性工作，如实验班的教学任务、外来单位的调研、毕业设计的二次答辩、卓越工程师班学生分流、取消英语四级对毕业学生学籍资格的审查、专升本学生学分认定等，这需要教学秘书从正常的日常事务中抽身出来处理突发性事务。这迫使教学秘书改革管理方式，提高工作效率。从三个方面来创新工作方式，提高工作效率。
第一积极学习先进教学管理的理论，学院要及时安排教学秘书利用假期参加一些专门的教学管理会议或论坛，以使他们不断开阔视野， 更新思维观念， 提高业务能力， 进而推动教学改革和管理创新工作。教学秘书通过这些活动， 可以学习借鉴先进的教学管理经验， 以提高自己的教学管理水平。提高教学秘书的管理理论水平。
第二，教学秘书要积极学习新的办公软件或技术。随着办公自动化的进一步推荐，信息化的教学管理模式将代替手工时代，教学秘书的工作方式和服务手段也要发生根本性转变，要适应新形势，掌握新技术，提高办公效率，出来熟悉Windows操作系统、Office文字和数据处理软件、学校教学管理系统等外，还应该掌握最新信息通信工具，如参入各种QQ群、微信群，建立学院的教学QQ群、微信群等，提高信息传递的效率，注重工作的时效性。另外，设计开发学院自己的教学管理平台，如让助管学生开发毕业设计选题系统、教师调课管理系统等平台，让日常事务更加便捷，使教学管理实现制度化、规范化、科学化和现代化。从而让自己从重复性的工作中解脱出来，更好地为学校师生服务。
第三，善于总结，保存资料，为来年工作做好铺垫。教学管理工作往往具有重复性，很多事务是常规工作，如果教学秘书善于总结，善于保存资料，将有助于后继工作的开展。如对教学任务的安排、教学计划的提交、中期的教学工作例会、期末的教学总结等，每年的这些工作既有不同，也有相似。
2.3 以人为本，增强服务意识
教学秘书是教学工作的服务者，需要提高服务意识，全方位服务教学这项中心工作。应该说教学秘书工作的宗旨是做好服务， 本着以人为本的理念，一切为了教师及其教学， 一切为了学生及其学习。为此教学秘书应该从三个方面增强服务意识。
第一面对全院教师，教学秘书牢固树立“为教学服务”的工作理念，既要考虑教学在每个教师身上体现出来的共性，也要考虑个别老师的个性化需求，如在课程设计安排、毕业设计学生的选择、上课时间的特殊选择等问题上尽量满足老师的个性化需求；在日常事务中，理解高校教师具有教学科研两个任务的特点，尽量反复提醒教师，避免因为各种头绪太多而忘记教学的某些环节，如节假日放假调整的教学任务、新学期开学教室安排等。让教师在充满爱意和关怀的环境下教学，从而高质量完成教学。
第二面对学院全体学生，树立“以人为本，全面服务”的理念，教学秘书要尊重学生，针对他们遇到的问题，如学分认定、课程选择、毕业设计等，要耐心讲解，对于学习上遇到困难的学生要主动关系，如多关心参加第二次答辩的学生，疏导他们的情绪，总之本着“一切为了学生，为了学生的一切”工作方针，让学生感受到学院的温暖。
第三、面对学校职能部门，如教务处等主管部门，教学秘书是学院的窗口，既要及时把握学校对教学要求的动向，又要及时反馈学院意见。教学秘书要及时提醒教师提交教务处等职能部门需要的材料，主动配合教务处完成教学各个环节的质量监控，给学校职能部门留下好的印象，有利于完成各项教学目标考核任务。
2.4 掌握现代沟通技能，提升协调能力
教学秘书是联系教学职能部门、学院分管领导、学院教师、教学督导、学院学生的纽带，经常需要与学校教学职能部门、学院领导、学院教师、教学督导专家和本学院学生联系，需要具备很好的沟通协调能力。各种各样的人员需要不同的沟通方式，教学秘书需要具备一定的沟通技巧和方法，才能解决教学中遇到的各种难题。
第一，与上级职能部门沟通需要注意自己的角色，要充分考虑学院的利益，不要做出决策性的答复，既要回答上级职能部门的问题，又要留足余地为本学院领导充分思考和答复，说话要做到到位不越位，参与不干预。
第二，在与自己的领导沟通时，应注意事先整理好要谈的话题，并选择好沟通的时机；沟通过程中，要能够准确理解和领会上级的意图，并能针对问题提出解决方案；当与上级意见不同时，要尊重上级做出的决定，并积极执行；完成工作或解决问题后，要及时作汇报。
第三，在与老师们进行沟通时，重在执行分管领导的意图，但不要加入到说三道四的流言蜚语；发生分歧时时，焦点要针对问题，而不是个人；当发现是分管领导考虑不周全时，千万不要试图顽固到底，而是要先缓和气氛，稳住老师情绪，给分管领导留足空间来解决问题，然后及时征求分管领导意见并尽快给老师沟通回复。
第四，在与学生沟通时，要学会换位思考。人都有一种被尊重的需要，作为学生，他们更有这种需要。教学秘书不能轻易采用命令与学生沟通，工作中需要有意识地尽量淡化师生差别，采用“建议”或“安排”的口吻来安排工作一定会比命令更有效；采用“晓之以理，动之以情”的方式来指出学生的过失或不足一定会比斥责更管用。如果担心自己的威信会不会因为自己这种和缓的交流方式而变得荡然无存，其实这种担心完全是多余的；恰恰相反，你的学生只会越来越尊敬您。对于学生也要摒弃过去模式化的僵硬管理，树立以人为本的管理方式[4]。
教学秘书作为学院领导的助手和参谋，参与教学中的各个环节， 经常与学校相关教学部门协调沟通，需要具备较好的沟通协调能力，教学管理协调是多层次、全方位的， 对上要为领导服务，对下要为教师、学生服务， 横向与其他职能部门进行协调沟通， 上传下达， 沟通左右， 联系内外， 调动师生积极性， 用集体的力量创造性地完成教学工作[5-6]。
3 结束语
高等教育关系到人才培养，高等教育中教学工作往往是高等院校的中心工作，不同的高等院校将教学工作下放到各个二级学院（系），二级学院成为教学主题，在学校职能部门的指导下，完成人才培养工作的各个教学环节[7-8]。教学秘书在教学工作中肩负承上启下的纽带作用，如何组建一支高水平的教学管理队伍，是确保教学质量的重要课题。其中，教学秘书的能力在很多程度上决定了整个学院的教学工作开展情况，影响人才培养质量。进入二十一世纪，人才培养模式不断优化，教学秘书只有需要不断学习，创新工作方式，提升工作能力，才能适应高等教育的发展，为教学工作做好服务工作。
参考文献：
[1] 教育部. 教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见[J]. 中华人民共和国教育部公报， 2007（3）：9-11.
[2] 张文萍. 浅谈新时期高校教学秘书工作的创新意识[J]. 牡丹江师范学院学报（哲社版）， 2009，149（1）：105-106.
[3] 公培红，王德民. 论高校教学秘书的角色定位与素质提升[J]. 文教资料，2008（4）：170-1711.
[4] 褚宝柱. 浅谈教学秘书如何做好学院教学管理工作[J]. 高校建设， 2013（8）：50-51.
[5] 徐东. 教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J]. 山西财经大学学报（高等教育版）， 2005（3）：59.
学院秘书部工作计划篇（8）
秘书部管理月度工作计划1__年办公室工作紧紧围绕全局中心工作，充分发挥办公室参谋助手、协调综合、服务保障等职能作用，力争使办公室各项工作迈上新的台阶。
一、增强精品意识，提高办公室重点工作水平
以做好每一项工作为前提，突破办公室工作中“按部就班”的传统思维，一丝不苟做好办公室的重点工作，高标准、高质量、高水平、高效率地完成各项工作任务。
1、参谋辅助力求抓住关键。
积极按照全局的工作部署，紧扣全局中心工作，密切关注和把握不同阶段的工作动态和工作重点，前瞻思考，超前谋略，尽力发挥参谋辅助作用，为领导班子决策、部署、推进各项工作提供富有实效的意见建议。
2、办文办会力求精炼。
认真执行机关公文处理条例，严格把好行文关、会签关、政策法规关、文字关和格式关，切实提高公文质量;建立健全文秘工作责任机制，不断提升文秘人员写作能力。认真做好各项会议的会务筹备工作，力求达到会议目的，收到实际效果。
3、信息督查力求落到实处。
按照政务信息上报的要求，确保各项工作信息快速报送，切实发挥作用，坚持全方位、多领域、多角度的报送信息。进一步落实督查制度，建立健全督查工作的责任、检查、通报、反馈、考核、专报等机制，针对全局部署的各项重大任务，结合实际开展重点督查，及时了解掌握贯彻落实过程中的进展情况和存在的问题，并认真抓好督办情况的反馈工作，务求事事有着落、件件有结果。
二、增强责任意识，提高办公室后勤保障水平
致力于打造办公室热情、高效的服务形象，牢固树立办公室工作的责任意识，紧紧围绕全局中心，服务机关工作人员，严格工作标准，狠抓规范管理，切实增强工作的前瞻性和主动性。
1、加强财务管理，打好“金算盘”。
严格执行机关财务制度，规范财务管理，切实发挥理财职能，进一步加强财务人员业务培训和纪律教育，做到精打细算，勤俭持家，在做好日常财务管理的同时，重点做好预算、决算的编制与执行工作，努力实现预算编制科学化、规范化、制度化和透明化，提高预算资金的使用效益。
2、加强行车安全，把好“方向盘”。
进一步加强机关车辆安全管理工作，认真组织学习《道路交通法》等相关法规及车辆保养维护常识，落实安全行车考核机制，切实加强驾驶员的安全教育与日常管理;科学调度、使用机关车辆，在保障重点用车的前提下，进一步整合用车需求，提高车辆使用效率，确保驾驶员劳逸结合。
3、加强档案管理，建好“资料库”。
严格执行《档案法》和档案管理要求，进一步规范档案收集、整理、装订和查阅、借阅程序，扎实做好机关档案管理工作。按照规定及时做好各类文件、数据、图片、视听资料及重要实物的归档工作，做到了管理科学、条目清晰，查阅方便，制健全，防止档案或网络泄密事件的发生。同时，进一步加强机关网上的资料管理与备份工作，大力推进工作档案信息化、电子化。
4、加大保障力度，当好“服务员”。
扎实做好机关接待、文印、安全、卫生和重大活动、重要会议的后勤保障工作，确保全局机关的正常运转。
秘书部管理月度工作计划2一、纳新工作
1、做好迎新宣传稿的撰写，资料的预备。
2、在纳新前做好纳新工作的整体排班职员安排，口试也要排好班。
3、学生会纳新时要督促各部分提交年度工作计划、招新计划，收好存档。
4、我们要辅助宣传部做宣传，辅助组织部咨询、口试地点的申请，我们还要打印好相应的表格发放给会员，发放到班级。
5、照例要收集学生会成员的联系方式、课表，整理好，以便日后工作排班等。
6、收集各班班委的信息资料以及各班的课表，整理好存档。
二、完善规章制度
在纳新完毕后，鉴于上届的总结经验，制定出一份新的学生会规章制度，并制定出相应的赏罚细则，在以后的工作中按照制度实行治理，使学生会的工作能顺利无误的完成。
三、通知工作
这是秘书部最基本的工作，其中包括学生会内部活动、会议的通知和院校领导下达的全院性活动、会议的通知，无论什么活动、会议都要及时通知到位，确认收到，以保证各部成员能准时参与。
四、档案收集治理
1、每次的活动，都要提醒活动负责人一周内把活动策划书、总结交到秘书部存档。
理事会所有上传的资料我们都要备份，总结有相应的模板填写。
2、会议记录及总结：做好学生会干部例会，全体学生会成员会议的会议记录，整理好并存档。
五、签到工作
每次学生会活动、会议都有我部负责签到工作，并收集整理出来，在学期末时回纳出出勤率，供评定“优秀干部”等奖励用。
六、通讯工作
学生会的大小活动都要及时的写出通讯稿，并附上照片，发到大院和团委的邮箱里，确保我院学生会活动能及时的发到校网上，让全校师生都能浏览到我院的活动，并提出建议和意见，这样我院的工作才会越办越出色。
七、工作总结
为使我院学生会能及时的把握日常工作的动态，我部月末、期末、年末都会做出工作总结，对学生会各部组织的活动进行总结，以便之后做出更出色的活动。
八、特色活动
在我校申请“精神文明校园”之际，统计学院学生会秘书部也积极响应我校号召，预备了一系列活动，在本学年，我部将会开展以下活动：
1、“创建文明校园”系列活动之三风建设材料评选
(1)活动目的:为了让大家体验秘书日常资料整理、排版的细活，为了让大家把握基本办公技能，配合系首届秘书节的开展，配合学院的三风建设，让跟多的班级参与到三风建设和秘书节活动中来。
(2)活动主题：当好秘书，建好三风
(3)活动对象:统计学院所有成员
(4)活动要求：与三风建设相关的文字资料集，包括班分建设、学风建设、寝室文明之风的建设。
活动时间：20__年10月中旬
活动流程：
a、比赛策划
b、向各班征集
c、材料评定
d、颁布奖项
秘书部管理月度工作计划3首先,秘书处作为直接隶属学生会秘书长及主席团的部门之一，重要的工作即为完成主席团与各部门的下达工作，及时将主席团的工作完成，同时要将部门的实时情况及时反映给秘书长、主席团，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽作关系到整个学生会的运转，使学生会的工作顺利进行。
秘书处自部门成立以来一直严格依照学会的工作宗旨及发展方向，配合学生会开展的各类工作，协助主席团以及各个部门的工作的开展。在新一届的学生会集体中我们将更加严格的要求自己，为学生会工作更好和开展继续奋斗。
秘书处的常规工作主要包括以下几个方面：
1、负责每晚的值班假条，每日伊始为所有需要值班的学生会成员开假条并送往其班级，了解各部活动的安排情况形成周工作值班计划表并及时上报秘书长。
2、在各部门活动完成之后，编写相应的竞赛成绩表，并依据表格做出相应的每月五好班级比赛加分表。
3、收取各部门的值班所需纸质表格和活动策划，并根据所需数量于复印店复印，负责制作、打印学生会相关文件。
4、部门每周将开一次例会，各对一周的工作进行总结汇报，会议中成员应仔细记录，会后细心整理，做到及时发现问题，并且积极解决。对目前活动进行协作调整，做好下周工作计划形成备案。
5、在每月月末，按照本月实际举办的活动，编制该月的月工作简报交予秘书长，形成及时有反馈。
6、制作打印学生会成员名单联系方式。
7、每学期末制作相关的学生工作大事记，形成整个学期的总结。
8、发放辅导员签到表，每周日晚自习在学管办、寝室管理员发辅导员晚自习和寝室签到表，以供老师签到。
9、五好班级材料汇总，在每月20号之前及时整理上交相关的纸质表格以及电子表格，并统计出五好班级数据交予秘书长，经秘书长检查核对后发往李彩丽老师。
10、学生违纪情况处理登记，于每周五下午协助协管部登记日常学生违纪情况处理
11、开展会议或活动的签到工作，活动开始时，全体成员于秘书处签到，活动结束后，全体成员于秘书处签退。
12、学生会的活动经费多由秘书处备案管理。
假若某部门要举办活动，需向学生会负责老师、秘书处两方提交经费预算和经费申请书，经老师与秘书处审批后方可领取经费，并且登记。
秘书部管理月度工作计划4新学期伊始，我院学生会人员又一次投入到紧张有序的学生工作中。本学期里，我们将继续在院团委以及辅导员老师的正确指导下，本着“弘扬校园文化，渲染人文气息，提高学生能力，展现学生风采”的宗旨，充分调动学生的积极性，开展一系列有意义的课余活动，提高同学们参与能力、组织能力、动手能力等综合素质。协同其他各部及社团开展工作，完成上级交给的任务。同时也为学生会的发展提供和培养后备力量。此外，针对上学期学生会工作的不足，将做好改进，在吸取经验中不断成长。现将具体工作安排如下：
一、指导思想
二、工作目标：
做好各项学生工作，并积极配合学校开展有关的工作，使同学们的思想得到提高，真正做到联系学校、学院和同学的纽带工作。对同学们负责，受同学们监督。并且时刻不忘将创建和谐校园作为工作的基本思想指导，使各项活动不仅锻炼学生的综合能力，更是思想上的一次提升。
三、工作内容
(一)理论学习
认真学习贯彻科学发展观，立足实际，与时俱进，开拓创新，积极开展形式多样的活动。利用“十一周”等有利时机，开展以“爱国荣校”为主题的系列活动;同时深入实际，深入学生，及时了解他们的思想动态，有针对性地开展思想教育工作，努力提高学生的思想觉悟。组织学习学校相关知识手册，提高学生干部的理论水平。为学院的发展贡献自己的力量。
(二)主题明确的文体活动
1、新老生见面会
20__年9月初举行新老生见面会，座谈会内容涉及大学生活、学习、心理等方面，对大学生活做全方位的诠释，并对新生有疑惑的问题进行深入解释。在面对面的交流的过程中，一方面让新生树立正确的科学发展观，明晰对大学的认识。形成对大学生活正确的规划、态度与思想意识;另一方面帮助某些新生适应新的生活和学习环境，战胜陌生、焦虑、不安、思乡等情绪，全心全意帮助新生解决难题。
2、校园歌手大赛
20__年9月中旬，由文艺部负责在新生中挖掘优秀选手，为“校园十大歌手”大赛做积极准备。
3、寝室文化节征文
4、校运动会
5、迎新晚会
20__年10月初，由文艺部主办迎新晚会。通过歌舞等文艺形式体现我院对新同学的人文关怀，让新生在领略我院文化氛围的同时更能体会其独特的艺术环境让他们感受丰富多彩的大学生活。更为新生提供了一个展示其才艺的舞台，充分发扬其潜力，让他们对自己有新的认识，增进了解，让他们的大学生活有一个良好的开始。
6、趣味运动会
20__年10月中旬，体育部还将继续以往往年的传统，举办趣味运动会，丰富广大同学课余生活。
7、职场大赛
20__年10月下旬，学生会将把精力放在挑战职场大赛中，积极配合外联部搞好今年的挑战职场大赛，争取在全校范围内引起关注，将这一品牌项目发扬推进，和更多的商家取得联系，为今后的工作的开展提供财力支持。
8、辩论赛
20__年11月将进行信息管理学院的传统活动辩论赛，学生会全体部门将配合秘书处做好此项活动，选择积极向上和大家关注的热门话题进行辩论，充分调动了同学参与集体活动的积极性，增进同学之间的沟通与交流，培养学生的团队意识及协作能力，并为校辩论赛——“朝阳杯”挖掘新生力量，同时为海峡两岸大专辩论赛做好准备。
9、寝室文化节
20__年11月将举办本院寝室文化节，旨在丰富学生寝室生活，陶冶情操，放松心情，以饱满的精神投入新学期的学习中。其间将举行以寝室为单位的智力对抗，寝室评比，寝室征文大赛等丰富多彩的活动。将科学发展观贯彻实施。
10、_部活动
在新学期中，我们将本着全心全意为学生服务的精神，做好每一件事，办好每一次活动，让大家的学习生活过得充实而有意义，为大家营造一个好的环境。在举办各项活动时，不仅仅为了丰富大家的课余生活，更是为提供大家展示自我的机会，对同学进行思想上的熏陶。学生会的工作将根据计划相继展开，并会根据具体情况进行相应的改动。相信本着实事求是，脚踏实地的工作精神，信管学生会将会在新学期再创佳绩，取得硕果，更上一层楼!
秘书部管理月度工作计划5时光飞逝，新学期如约而至，新的学期，新的开始。这学期我们将以“团结、进取、创新”为宗旨，以打造有凝聚力的集体为目标。工作计划如下：
一、认真完成自己的本职工作
1、负责起草学生会各项工作汇报
2、负责传达系里各类通知事宜
3、负责学生会相关的档案管理，整理工作，负责各项会议的记录
4、负责各种活动及例会的考勤，学生会成员的考勤
二、具体安排如下：
1、对学生会例会会议记录，签到表各种文件进行管理，归档。
2、例会时对学生会成员点名、签到、迟到、请假情况进行检查。
3、和其他部门一起团结合作，完成这一学期的各项活动。
4、负责沟通各部门之间的协调工作，发挥好桥梁组织作用。
使个部门之间建立良好地工作群体。
三、对学生会成员的培养工作
由于这学期学生会纳新，产生新一届学生会，我们秘书部将和各部长之间密切联系，带领新一届学生会做好各项工作，积极帮助老师和同学。
四、工作要求：
1、工作时要认真仔细，在速度的同时保质量完成工作。
2、要讲文明礼貌，在工作中注意自己的言谈举止。
3、在实践中积累经验，熟练业务，提高水平。
学院秘书部工作计划篇（9）
1.上令下达，要及时准确
教学秘书要将学校、教务处等上级教学管理部门的各项规章制度以及相关规定，原原本本地传达给学院各教研室、各位教师以及全院学生，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校调、听课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语四、六级考试通知，补考、重新学习考试通知，期中、期末考试安排等，都必须及时地通知到教师和学生。
2.下情上报，要客观公正
专业主任一般都是兼职性的，其工作繁忙，教师教学科研工作任务繁重，两者平时接触不多。学校教务处与教师、学生更有一定的“距离”，领导者与被领导者，决策者与执行人之间的信息传递与交流的任务，就要由教学秘书来完成。比如，教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备各级领导采取有效的措施和相应的对策，解决实际问题。
3.配合主管领导处理日常工作，使教学、管理合理运作
每学期开学初，教学秘书要协助学院领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况，每学期期中要协助学院领导及专业主任进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方方面面的意见，再写出详细的期中检查报告送教务处。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。
4.日常教学管理
一切日常教学管理工作都必须围绕着教学活动这个中心进行，既实实在在又繁重复杂，而且应根据教学进度表做到有计划的安排，不能出现遗漏和差错。
5.各种档案材料管理
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文，等等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。
二、教学秘书工作的特点
1.奉献与服务性
教学秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教学秘书服务的对象是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、学历、地域等均有所不同，面对性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生，使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。
2.综合性
教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作，既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系，还要完成教务处和领导临时交办的工作，因此教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。
3.时效性和繁杂性
教学秘书工作的时效性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动实施前准备就绪，讲究效率，不做无效劳动，不做重复工作，争取教学资源的有效配置和教学效应的最佳发挥。教学活动是教和学双方的互动过程，也是全院各部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书工作的繁杂性主要表现在工作的难度大，既有常规性的日常管理工作要做，又有一些突发性的教学情况要处理，工作重、责任大。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面，既繁又杂，许多工作都牵涉到具体的人或物，涉及教师和学生的切身利益。
4.灵活性
教学秘书主要协助院领导管理全院教学工作，院领导是决策人，而教学秘书是决策执行者。作为院领导，在管理上不可能面面俱到，那么，教学秘书在执行决策以及处理一些突发性、偶发性事件时，根据当时的情况，在不违背原则的情况下可以灵活处理。如临时调课、停课等。当然，这种灵活性是在原则性基础上的。秘书工作的灵活性还表现在处理师生关系上，要使全院成为一个坚强的整体，拧成一股绳，不仅要靠领导的力量，还有赖于教学秘书善于协调各种关系，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围。
三、如何才能做好教学秘书工作
1.热爱工作，甘于奉献
作为教学秘书，在日常工作中除了完成自己的大量日常管理工作之外，还要协助院领导、专业主任、教研室主任进行教学管理工作，为教学工作服务，为本院教师和学生服务，要有很强的奉献精神，在工作中要忠于党的教育事业，淡泊名利，在工作之余，还要认真学习国家及学校重要的教学文件，提高高等教育理论水平，树立全心全意为人民服务的崇高理想。
学院秘书部工作计划篇（10）
一、高校教学秘书角色定位
高校教学秘书在自身的工作岗位中针对不同的对象，扮演着多个角色。他们是院系领导的助手和参谋；是学院各职能部门（特别是教务处）、系部、各教师及学生之间的沟通者和协调者；是基层管理者和组织者。
二、教学秘书的工作职责
（一）协助配合院系领导处理日常教学管理工作
教学秘书在日常教学管理中要协助院系领导制定或修订教学工作计划、学年学期总结、本院系教学规章制度等，并严格执行各类计划和制度；配合院系领导进行本院系精品课程建设、教学评估和专业申报等工作；协助检查各专业各课程教学计划、课程标准的制定和执行情况；协助做好教学检查等。
（二）做好日常教学管理
教师方面：组织好各门课程教材的登记，教师排课，调、停课安排，考试安排，教师工作量统计，收集整理教师获奖或处分的材料；做好院系会议记录，教学文件及通知的下达，教学情况通报等；
学生方面：做好学籍注册，补考、重修，各类考试：如四、六级考试，计算机等级考试等；收集整理学生获奖、处分材料，毕业论文等各类档案，做好学生实习安排等。
（三）沟通及协调工作
及时传达学院的教学文件精神和要求给院系内各个教师，在执行的过程当中收集各方意见、建议等，并及时向院系领导汇报情况，为领导决策提供宝贵依据；协调各院系、各部门、各教师及学生之间的关系。
（四）档案材料的管理
负责每门课程教学计划、课程标准、教案、教学进度表，学期课表等材料的收集，本院系精品课程建设和专业申报等一系列材料的收集；学生成绩表、考核试卷、毕业论文、实习材料的收集；各类教学活动简报、会议记录，工作计划、总结等材料的收集和管理。
三、教学秘书的能力结构
（一）写作能力
教学秘书长期要协助院系领导制定教学工作计划、总结、教学规章制度，负责各类材料的撰写等，这就要求其必须具备扎实的写作功底，并将各类信息及时、准确、简洁地用文字表达出来，提高工作质量和效率。
（二）沟通与协调能力
教学秘书在工作中经常要对各类信息进行上情下达、下情上传，很多工作的开展需要在各部门、各教师及学生之间进行协调，这要求教学秘书要具备良好的沟通表达能力；而在日常的教学管理过程中，难免出现一些矛盾，这也需要教学秘书采取一些措施，灵活应变、积极配合、化解矛盾，使工作得以顺利开展。
（三）信息处理能力
各个院系每天都有大量的来信、来电、文件等信息需处理，而院系领导不能一一查看、处理，这就需要教学秘书首先对信息进行归纳整理、合理筛选，对整理的各类信息进行分析加工、概括和总结，及时向领导汇报，以协助领导作出合理的决策。
（四）组织管理能力
教学秘书除了进行日常的教学工作，还承担着院系会议、学术讲座，各类技能比赛、活动的组织工作，这一系列事务的开展，需要教学秘书在各个方面考虑周密，事前做好准备，事中做好跟踪监督，事后做好善后。
（五）创新思维能力
作为院系领导的助手和参谋，院系内的基层管理者和组织者，教学秘书应具备创新思维，经常收集国内外各高校教学工作的改革信息，如：专业设置、社会对人才需求，教学、管理的新措施、新举措等等，除了给领导提供参考外，更要开阔自己的视野，不断学习和掌握新的知识，完善自身的教学管理手段和方法。
四、如何做好高校教学秘书
吃苦耐劳、爱岗敬业的态度
教学秘书的工作涉及整个院系的各个方面，工作任务繁琐而复杂，有时同时要完成几项任务，还要面对突发事件，加班是常有的事情，这就需要其要热爱自己的本职工作，全心全意的为大家服务，在办事的过程中做到嘴勤、手勤和腿勤，发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神。
严谨细致、团结协作的精神
教学秘书干的工作切实关系到整个院系及各个教职员工，事情没有大小可分，对于领导交办的任务要按时保量完成；对于同事委托的事情也要尽心尽力地办；这就要求教学秘书对待每一件事情都要认真严谨，有始有终，尽量避免错误的发生。
教学秘书会经常和教师、学生打交道，遇到问题或矛盾，教学秘书必须要豁达大度，具有宽厚谦和的群体协作精神，热心帮助人、包容人，这样才能使同事及师生之间关系融洽，构建和谐的工作和学习环境，顺利地开展和完成各项工作。
勤学习、善学习
教学秘书工作涉及面广，既有专业知识要求，也有业务技能要求，既要当通才，也要当专才。面对新思想、新技术、新手段，教学秘书需要在日常的工作中勤于学习、善于学习，不断用新的科学的知识来充实武装自己，提升自己的专业知识水平，增强自身的业务素质，适应高校教学管理科学化、规范化、程序化的要求。
良好平和的心态
繁重的工作有时会造成一定的消极情绪，这就需要教学秘书在这个过程当中及时的进行自我调节，多学习心理学和教育学知识，当好自身的心理医生，时时保持一颗健康平和的心态，才能以不变应万变，合理解决好工作中存在的各种矛盾和问题。
总之，高校教学秘书是一项平凡却又重要的工作，只有清楚明确教学秘书的角色定位及工作职责，加强学习，不断提高自身的综合素质，与时俱进，开拓进取，才能做一名称职的、出色的教学秘书！
参考文献：
学院秘书部工作计划篇（11）
随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（2010-2020年）的正式颁布与实施，我国高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣直接关系着新时期高校人才培养的质量。高校院系行政秘书既是办公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基层人员。行政秘书对院系与学院、院系与教师、教师与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的基本保障。
一、高校院系行政秘书的工作现状
高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不清晰，执行力不强。
1.工作繁杂，专业知识综合性强
知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度、工作流程；掌握院系管理工作的基本理论和实务知识；拓展与工作紧密联系的学科知识。理论联系实际，从实践中不断积累经验，逐步做好院系管理、协调等工作。
2.职业规划不清晰，执行力不强
细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更广阔的学术交流平台，坚定院系行政秘书的信心，为高校教育和谐发展提供精神动力。
院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作？首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政秘书工作效率的重要途径。
二、院系行政秘书的角色定位及工作职责
院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。
1.行政事务的小管家
行政秘书辅助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。
（1）人事管理。协助院院系领导做好有关招聘教师的面试、试讲等工作，并提供决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。
（2）资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的计划，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的使用范围。
（3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。
（4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。
（5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。
2.院系内、外交流的协调员
院系行政秘书工作服务对象广泛，包括院系领导、教师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。
(1)协助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。
(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的咨询。
(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。
(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵活处理学院、院系、教师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。
三、强化职业素养
1.良好的心态
院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维能力，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。
2.加强业务技能
加强业务技能是提高院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的业务技能包括：公文写作能力、应变能力、组织管理能力、表达能力、操作能力。
(1)公文写作能力
公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文结构、措辞，套用固定性用语。
(2)应变能力
即指在没有思想准备的情况下灵活处理问题的能力。高校教师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位教师偶然患重病，尚未确诊，教师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心教师的身体健康情况，主动提出援助。教师病假期间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原则，优先考虑院系内部适合的教师代课，联系学院内外适宜的教师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病教师保持电话联系，密切关注教师身体状况。当获知教师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任教师招聘需求报告，引进新教师。校内外兼课教师的合理安排，为聘任新教师赢取了充裕的时间。患病教师，身心疲惫，无微不至的关怀，为教师战胜病魔增添一份力量。良好的应变能力，勤于思考、善于发现、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的能力，确保正常教学秩序和良好的教学质量。
(3)组织管理能力
组织管理能力指行政秘书统筹策划并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善断能力。“条条道路通罗马”，什么是最佳的办法？在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最佳方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。
(4)表达能力
表达能力主要包括文字表达能力和语言表达能力。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多思考、多练习、多交流，日积月累，潜移默化，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。语言表达能力也是行政秘书一项非常重要的基本能力，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达能力，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达能力，还包括普通话水平、英语口语水平以及言语措词等。
(5)操作能力
操作能力指计算机的操作能力和办公室设备的使用能力。网络技术的飞速发展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。熟练计算机办公自动化软件的操作能力，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的使用，推动文件、宣传简讯的速度，节省纸质资源。
四、改善工作方法，完善自身素质，提高工作效率
高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因而行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书提高工作效率具有重要的作用。
1.纵横结合建档工作法
从纵向和横向分别建立档案，纵横交错贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学研究，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按教师类型建立档案。高校教师分四类：专任教师、校内兼课教师、校外兼课教师、校外兼职教师。纵向档案：以教师个体为单位，建立业绩档案。每位教师业绩档案主要有基本资料（身份证、学历学位证、高校教师资格证、职称证、职业资格证等），教学信息（教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等），教科研成果（论文、教材、教科研项目、荣誉证书、继续教育等）。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构提供可靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。
2.自我培养
作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建设。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校教育改革等讲座；浏览图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。
3.完善培训制度
高校必须制定严格的职业素质培训制度，有计划地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素质；激励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研项目，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理经验。随着信息技术的发展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进行政秘书队伍蓬勃发展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同探讨工作中的难题和对策。
五、结束语
综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素质和能力，促进行政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业贡献力量。
参考文献：
[1]刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求[J].湖南科技学院学报，2008，（10）.
