人事档案论文大全11篇

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规范化管理人事档案是保证档案得到充分利用及提高人事档案利用工作质量的关键，为了确保公路行业的人事档案得到规范化管理，则在实际工作中可以采用以下措施：

（1）在收集好档案材料后，应根据档案的内容及用途

严格筛选及鉴别相关材料，及时对材料进行归档处理。在对档案进行审核时要注意清理掉部分无用及重复的材料，及时补充缺少的档案材料，发现档案材料出现涂改或造假问题时应登记及上报。另一方面，要对各类档案资料进行准确分类，保证人事档案完整齐全。例如，党团材料应包括入党或入团志愿书、申请书及组织推荐信等；学历材料应包括入学通知、学生信息登记表、成绩表及毕业信息登记表等。

（2）为了方便查找及利用人事档案，则应做到严格排序及编目

在排序及编目时可以根据利用要求采用主次关系或时间顺序等排序法，排序后及时编写好目录，保证档案材料目录与具体内容相符。在整理人事档案时，如发现材料存在载体变质、文字不清及字迹模糊等问题，则应及时安排相关人员进行复制、抄写或打印；如材料规格不符合统一装裱标准，则采用加边、裱糊、折叠或剪切等方法统一规格，以便使档案材料变得整齐美观，方便于装订、保管及利用。如档案中有金属制品，则拆除金属制品后进行归档，以避免档案材料使用寿命受到影响。此外，在整理好档案材料后应装订成卷，将装订孔打在材料左侧，采用统一的卷盒及卷皮，在卷盒上填写相关信息，包括档案号、档案人姓名、出生年月及籍贯等，装订后进行审核校对，无质量问题后方可入库。

2做好信息化管理工作，提高人事档案利用效率

加快人事档案管理的信息化建设可以为档案资源的传递及共享提供有利条件，同时还能够使人事档案的利用效率得到有效提高。

（1）应积极强化公路行业人事档案专用数据库的研究及开发工作

可以根据公路管理部门对于人事档案的利用要求及国家对于人事档案所提出的具体要求，积极研发公路行业人事档案专用管理系统，并保证管理系统具有较强的可靠性、适用性、先进性及通用性，避免因各级单位单独设计而导致档案资源无法实现有效传递与共享。在建立专用管理系统时，要注意先将纸质或其他载体的档案材料输入计算机中，以便形成电子档案，电子档案信息应包括人员基本信息、诚信记录、学习与培训的基本情况、任免奖励、论文、专利及科研成果等，进而将档案材料信息库与人才资源信息库结合在一起，以便通过信息化管理为人才交流、档案材料的综合利用提供合理途径。此外，要注意对数据库中的档案数据进行更新与完善，保证管理系统具有良好的利用效能。

（2）在对公路行业的人事档案实行信息化管理的过程中要注意做好分级管理工作

在研发及建设好信息管理系统后要注意强化系统分级管理，以保障档案信息安全。应根据公路行业人事档案中各类信息的保密性与安全性要求，严格界定档案资料的保密等级，对于不同的档案利用人员、利用部门及利用单位应在管理系统中设置不同的访问权限，使人事档案利用人员仅能够在被授权范围内查看档案资料，从而保证人事档案可以在公路管理局中的各个部门、上下级管理部门、各个公路管理处之间实现共享。

3完善利用服务工作，充分发挥人事档案的作用

利用人事档案的目的在于对档案中信息资源进行开发，为了有效开发档案资源，则必须注重完善档案利用服务工作。

（1）应明确档案利用范围及方式

例如，对于公路行业中的干部档案，应按照相关规定，除各级组织调动、任免或考察干部及干部个人入党等特殊情况之外，一般不得擅自使用。在利用人事档案时必须严格遵循查阅及借阅规定，保证利用过程的规范性。为了优化人事档案的利用方式，可以将被动服务与主动服务结合在一起，不但要做好档案材料的查阅及使用工作，同时还应定期对人事档案的变动情况进行登记，在登记造册的基础上将变动信息及时录入系统，从而为档案使用人员提供准确的信息。

（2）要注重优化人事档案的利用环境

除了建立档案利用信息系统之外，如条件允许，则可以建立人事档案阅览室，让利用者可以在阅览室中查阅相关的档案资料。经实践证明，设置专门的人事档案资料阅览室不但能够保证公路行业人事档案处于安全状态及保密状态，避免出现损坏、丢失及泄密情况，同时还能够提高档案服务水平。例如，方便于管理人员有效监督与检查档案的使用情况，同时也可以直接指导档案利用人员查阅相关信息及答复咨询者的问题等。此外，要注意强化服务意识，主动为人力资源的开发及利用工作提供必要的信息。

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人事档案是个人生讯.学习、工作、成长经历的真实记录。是每个党政机关或企、事业单位考察用人的重要依据。从本质上看，人事档秦属于社会信息的一部分。目前人事档案的管理都是各个单位、各个部门以纸质档案形式归口管理。作为社会信息的一部分，其利用率不高，使用范围也受到很大限制。随着计算机网络的不断延伸和发展，特别是因特网的迅猛发展，计算机已走进千家万户，网络象一条条高速公路连接着社会的各个层而，高速的社会信息化象一阵阵和煦春风扑面而来这就为我们在网络L建立虚拟的“电子档案馆”奠定了基础。档案信息上网将使利用档案的入数成倍地增长，井人大提高档案的利用效率。档案信息进入公共网络已是大势所趋。建立“网络人事档案馆”提供所需人才信息，将使人事管理工作步入一个崭新的时代。其现实意义主要体现在以下二个方面

1拓宽了人事管理工作的渠道

人事档案是组织人事部「]在工作生活中形成的，记载和反映个人经历、德才表现等情况，以个人为单位集中整理保存起来供备查使用的文件材料。随着改革开放、社会主义市场经济的发展，人们越来越认识到，人才是最活跃、最有价值的因素，是世界上最宝贵、最有决定意义的资本。一个单位的发展，引进急需人才，如果只局限在本部门、本单位、本系统这样狭窄的范围相空间里，是不行的。人才的需求，要冲破区域界限，扩大选才的领域，单靠传统的人事档案管理办法已无法解决。因此，人事档案作为人才信息资源的重要组成部分，其采用现代化手段大力开发利用已势在必行

建立人事档案网络，为各级党政机关、企事业单位选人、用人提供了综合分析和决策的依据。随着信息时代的发展，档案资源管理系统功能的完善与实现很大程度上依赖于先进技术乎段的使用，计算机具有高效、快捷的信息处理功能，能以极快的速度输入，存贮和输出信息，能够进行逻辑推理和判断而计算机应用与网络规模的扩大，为人事管理工作的选人用人，不仅提供基础和保障，而且为实现人才资源的优化配置提供了便捷手段。人事档案是一个人的个人经历、劳动态度、思想品德、培训学习和业务技能等情况的综合反映。它有助干组织人事部门根据每个人的不同特点，提出培养教育和合理使用的建议，做到“因才施教，和“量才录用”，调动每个人的积极性。而建立人事档案网络信息，既能对已有人才资源进行综合的定最定性分析和筛选，义能对所需人才进行纵向横向分析比较和选择，实现优化人才资源配置，达到个体选优，群体的整体优化组合.在获取较多的数据信息.中，为组织和领导提供完整、详实的资料信息，作为科学决策的依据，它是人事管理的好助手。因此，那种被动的、手工式的提供利用方式必将逐步被主动的、现代化的服务方式所代替。

2提高了人事管理工作的效率

建立“网络人事档案馆”，将会促进人事管理工作高效、迅猛地发展。人事档案是证明个人有关事实的凭证。由于人事档案形成于不同的历史时期，不仅客观地记录了个人以往的情况，而且还保留着真切的历史标记。因此，它可以为人事管理工作提供可靠的线索和凭证。现代化的网络管理和信息为人事管理工作提供及时、全而、有效的信息服务，不仅提供数据和信息，而且提高了工作质量和速度。若想了解某个人某些方面的情况、有关的信息和资料，只要几分种就会呈现在我们面前。这就比手工劳动几夭乃至更长时间才能搜集、整理到的数据信息快捷得多。不但节省了大量的内查外调人力、财力和时间，而且还可以得到全面、详实、客观的资料供参考、选择和利用。因此，“网络人事档案馆”的建立，不仅加速了人事档案管理标准化，规范化、科学化的发展，而民可以大大提高人事工作的效率

随着人事制度的改革发展，干部的聘任、轮岗以及全员双向选聘、竞争上岗，这些都使干部、职工的动态管理更加错综复杂。人事档案网络的使用，不但提高人事管理工作的效率，而且也使一些问题和矛盾解决变得简单方便。同时也为人才结构的日趋合理，知识的不断更新，以及人才的终身培训提供了科学的信息资源，为千部的动态管理奠定了扎实的基础。

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一、我国人事档案管理中存在的主要问题

（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

二、改革我国人事档案管理的几点建议

（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

参考文献：

[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2006（2）.

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1人事档案管理的现状

人事档案是1个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的

不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案

管理是1项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室1直和人事办公室在1起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还1直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2医院人事档案管理的设想

随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。

2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院

人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。

2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源

干部人事档案真实地记载和反映着1个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术

人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“3基”、“3严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。

2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式

管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的1种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为1种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为1种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。

2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理

系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理1体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到1方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。

2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档

案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

2，5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金

投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。

人事档案管理作为人事管理的1部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。

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档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。

一、传统人事档案管理中的弊端

（一）主观随意性强

传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

（二）弄虚作假,以档谋私

在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。

（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”

过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。

（四）在非公企业，不关心员工人事档案

与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。

（五）人事档案管理改革难以推进的原因

人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。

二、对新型人事档案管理制度的设想

（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质

在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。

（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度

从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。

个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。

（三）发挥好人事档案管理工作服务作用

档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。

(四)执行“收支两条线”

为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。

总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).

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一、我国人事档案管理中存在的主要问题

（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。

二、改革我国人事档案管理的几点建议

（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。超级秘书网

（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。

参考文献：

[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2006（2）.

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1人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

2人事档案来源的广泛性和内容的复杂性

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

3利用者对人事档案需求的多样性

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

4人事档案管理方式和服务方式的开放性

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

二、特点

1人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段

市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理

由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位的科技人员、管理人员等，其档案与一般人事档案比较而言，具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。

流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范，在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。

3社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势

即将到来的21世纪，是一个更加开放的社会。知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案管理模式将成为可能。

今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管理模式。

企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后，企业干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。

三、意义

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没有真正发挥其作用，人们对人事档案管理工作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是保管工作，只要不丢失、不泄密，能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源，既便是利用，也仅限于人员的简历、职称等范围，这种现象的持续，会使得人事档案的利用率降低，其服务于博物馆工作的作用就不能真正发挥。

2.对人事档案管理的内容缺乏特性

博物馆人事档案的内容仍然使用比较传统的记载方式，存在单一的现象，不能很好的反映出职工各方面的才能和特长等特点，实际上博物馆职工大都是受过专业教育的人员，都具有突出的专业才能和个性。传统的人事档案记载方式会模糊了这种个性特征，从人事档案中很难清楚地了解）到每位职工全面的实际情况。

3.对人事档案管理的硬件投入不够

信息化程度比较低。随着博物馆工作的发展和科技的不断进步。人事档案管理应该逐渐信息化。但博物馆仍然采用传统手工的记录方法对人事档案进行管理。没有充分利用先进的技术手段和措施，既使引入了微机操作，但是仍旧无法达到无纸化办公程度，信息化程度不高，不仅影响了人事档案管理，同时也降低了博物馆工作效率。

二、加强博物馆人事档案管理工作的主要措施

1.领导重视领导应增强档案意识

充分认识人事档案管理工作在博物馆管理工作中的重要作用。真正重视人事档案管理工作。要将人事档案工作列入工作计划，摆在重要议事议程，定期提出任务要求和听取工作汇报，完善档案管理人员的工作职责。切实解决人事档案工作中的实际问题，对人事档案工作做到有部署、有检查、有落实。

2.完善制度

根据博物馆人事档案工作的实际情况，不断完善博物馆人事档案管理的制度建设，为使人事档案管理工作有章可循，确保人事档案的安全保密、合理利用、规范整理，应建立完善人事档案收集、鉴别、归档、整理、查找、检查、核对、传递等各项制度，努力形成一个完整的规章制度体系。在此基础上，更要关注贯彻落实情况，要按照制度的要求及时将收集的人事档案材料，从手续是否完备、表述是否准确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，客观真实的反映事实，保证人事档案管理工作逐步制度化。

3.利用信息化技术人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求

也是提高档案管理效率，实现人事档案管理现代化必由之路。因此，人事档案管理要不断学习掌握现代化档案管理理论和新技术的运用、开发新手段。及时快速将人事档案信息以影象、数字化等形式予以保留。建立人事档案数据库，利用电脑、扫描仪、传真机等现代化设备和先进技术，将档案资料整理、录入。通过处理后，原来的文字图片甚至声像资料转变成数据资料，一旦档案发生变化时，可以随时更新信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。

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2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。

3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。

4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。

二、改进档案管理

1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。

2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。

3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。

4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。

5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。

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属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。

1.2档案材料单一。

传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。

2创新人事档案管理工作的措施

2.1充分认识人事档案管理工作的重要性

我国自改革开放以来，经济生活水平有了很大的提高。企事业单位的用人形式也发生了极大变化，人们就业的自由度和流动频率越来越快。越来越多的人由原来的“铁饭碗，一端一辈子”变为可自由选择单位高度自由的社会人。人事档案的重要性也减弱了，对人才制约作用已失去效力。这就造成一些人对人事档案产生错误的看法。认为档案已经起不到什么作用了，甚至可有可无的思想。这对人事档案的发展及其不利，不能真正发挥人事档案价值的实用性，我国教育制度改革不断深化，使各学校间教师和学生的流动性更强，同时也对人才信息需求更加急迫。人事档案做为反映个人经历，德才表现及发展过程，是全面衡量一个人是否能胜任此工作的重要依据。因此我们必须提高对人事档案的认识。

2.2改变以往的静态式人事档案管理，增强服务意识

学校的人事档案是记录学校教师在平时教学、科研、社会活动中形成的完整反映教师个人的劳动成果和智慧及奖惩经历，也反映了学校办学质量的水平、师资力量，是教师评职称、考核等重要的依据。因此学校人事档案管理方式要以人为本，做到为全体教职工服务的“人性化”服务理念，并为教职工德、育、体全面发展提供保障。建立教师成长档案。为每一位教师编制一份个人成长档案，档案资料以学历程度、所学专业、教学课程、论文获奖情况、学生对教师的满意度、有无研究课题等为内容。教师成长目标以邻近相关学校或本地区教师发展水平作为参照物，制定相应的目标管理办法。例如本校各教师的特长、优势，那些是老师的断角，那些是本学校大部分教师都欠缺的，并以动态形式公示。这样教师对自己的状况十分清晰，能够及时纠正自己的失误和不足，做到早准备、早修正。使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。

2.3人事档案应转变功能定位，实现“绩效化”

传统的人事档案管理方式已经不能顺应时代的发展了，现在很多单位的人事档案管理还是按以前计划经济时代的档案管理方式，在档案功能定位上还是按照“政治化”的管理，是阻碍人事档案发展的绊脚石，功能的单一性，使得人事档案发挥不出应有的“绩效”作用。现在我国高中以下义务教育阶段实行绩效工资改革，绩效改革涉及教师的岗位工资核定、绩效的核算等。而这些改革的依据很大一部分是来自人事档案的信息。因此我们在以后的档案工作中必须突出档案的“绩效”信息功能，更好地发挥档案的实用性。

2.4强化档案服务意识，发挥档案功能的多样性

国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案反映了学校教职工和领导的个人的成长历史和业绩，是选拨人才的重要依据。所以，管好学校人事档案对于人力资源开发起着重要作用。但由于历史、客观原因，学校包括社会单位对于人事档案缺乏理解与重视。认为可有可无，只要有个人专门保管即可。没有对人事档案应发挥的作用引起重视。要从“重藏轻用”向多元化的开发利用转变。人事档案怎样才能更好地为学校师生服务需要我们档案管理者不断探索和发现。由传统的简单的收集整理，向多元化的开发利用转变。人事档案的开发主要包括：一是对人事档案信息来源的发掘及人事信息的收集、整理。如扩大对教师人事信息的收集范围，对学校干部增加收集信息种类等。二是对手里的人事档案信息进行重组、甄别、筛选，增加人事档案信息的时效性和利用价值，使得档案信息在学校教学、科研、干部选拨等方面有广阔的用途。三人事档案信息化，建立电子人事档案，并动态化加工和重组，满足现代化建设对人事档案的要求，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案形成信息化、集约化、动态化管理。

2.5提高人事档案管理方法，加强人事档案信息化程度

随着电脑及网络的普及，网上教学、网上信息共享成为一种趋势。信息化已贯穿我们生活的每个角落。我国把人事档案信息化建设作为战略重点在《全国档案事业发展“十五”计划》提了出来。明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务和落实情况。人事档案作为档案事业的重要组成部分，在档案信息化和教育信息化的新形势下，人事档案信息化必须进快实施，并为教育信息化和档案信息化服务。人事档案信息化可实现干部、教师人事信息的“全文字检索”摆脱以前传统的库房式管理模式。使档案工作者从繁琐的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来。提高劳动效率和工作质量。增强了人事档案工作的效率，因此人事档案管理者要重视人事档案信息化培训，加强业务技能训练，提高自己的业务水平，使得人事档案管理水平得到提高，更好地为学校、社会单位服务。

2.6健全人事档案的管理制度

健全的、规范化的人事档案制度是档案工作人员工作的有效依据，是教职工做好本职工作的前提和保障。人事档案管理工作质量的高低直接对学校其他职位的稳定产生影响。因此人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案管理工作比较繁琐，涉及的事项较碎，所以要有一套严格的规章制度来制约，我们人事档案管理者要依据《干部档案工作要求》并根据本学校人事档案管理中的实际情况，完善本单位的人事档案管理制度，为学校各项工作的顺利开展做贡献。应明确人事档案的接收、保管、查阅等细节，建立电子人事档案信息，实现人事档案网络共享，方便查阅，进一步提高人事档案管理的现代化水平。

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2人事档案在现实中利用的主要方面

通过笔者近些年在人事部门的工作经验，员工对人事档案资料的运用主要表现在：①职工亲属关系证明。目前相关政府部门对材料的审核愈加严格，在人员死亡后的遗产公证时必须提供原始的亲属关系证明，这无疑要查阅个人的档案资料。在现实中经常会出现由于以前对个人档案资料重要性认识的不清晰而导致档案资料缺失，无法直接从某个人的档案资料中直接验证，往往需要经过连带关系人员的档案资料拼凑方可进行验证的情况。②干部的选用和提拔。由于国有企业的特殊性，在干部选用和提拔的程序上较为规范，往往对提任人员以往的经历、考核资料等除了人事部门提供的说明材料外，还需调阅提任人员的个人档案，从原料档案数据中进行查验，这时个人档案资料的齐全、完整是非常重要的，往往直接影响了一个人的事业道路。③职工退休审核。目前社会保障部门在职工退休手续办理时对年龄、工龄等涉及退休待遇的关键性问题审核严格，必须依据个人档案中的原始资料进行确认。在现实中往往会出现职工对于参加工作时间提出疑问，如历史造成的临时工、行业等现象是否成为退休工龄的一部分，以及对于曾经下放的职工下放时间的确认等，如个人档案中没有相关可以证明的原料资料，社会保障部门是无法确认其早期工龄的，职工所在单位提供的后期证明往往无法成为职工工龄时间确认的依据。

3人事档案管理在现实中存在的不足

①人事档案收集、归档重干部、轻普通职工。由于笔者所在单位是一所历史悠久的国有企业，虽然随着人事制度的改革，在员工上岗、干部任用等方面已经打破了身份的限制，但在人事档案管理方面仍沿袭了员工身份的划类管理，对员工的档案仍划分为干部档案和普通职工档案。同时，在员工档案资料的收集、整理、归档时仍不可避免地会对干部档案有所偏重。②部分领导及员工对人事档案管理工作不够重视。首先，部分领导印象固化，将人事档案的管理工作与普通的保管性事务性工作相等同，没有意识到人事档案管理的重要性，在他们看来，人事档案管理工作只要做到不丢失、不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了，因此在日常工作中缺乏对档案收集的意识，导致“档到用时方恨少”的局面。其次，员工缺乏对档案资料收集、保管和提交的意识。在日常工作中对于取得的学历、职称考试、奖励等资料没有及时收集并提交给档案专职人员，只是习惯性地自己保存，随着时间的推移难免会出现资料遗失或缺漏的情况。第三，员工在填写如简历表等存档资料时不够重视，填写随意，对重要经历、家庭关系成员等方面的信息或随意填写、或填写不够详尽，导致档案资料不齐全。③人事档案的科学化、信息化水平有待提高。随着科学技术的不断发展，计算机的应用范围不断扩大，其作用在化办公中尤为突出。然而在人事档案管理方面，还没有充分挖掘和发挥某些先进技术的作用，尤其是在人事档案管理中还没有广泛应用计算机技术。笔者所在单位目前已经建立并使用了多个版本的档案管理信息系统，仅对企业的文档资料、图像和图书资料等进行了较为有效的管理，提高了这些文档资料的查询、使用效率。员工个人信息资料主要依赖于人事部门基础的人力资源管理信息系统，信息量随着时间的推移在逐步完善。但是信息只存在于数据库中，无法将员工日常的部门和岗位变动、工资调整等与反映个人成长变化经历的信息反映到个人档案中，会导致将来调阅个人档案相关资料时信息的缺失。④人事档案管理工作任务繁重，专职档案人员相对不足。笔者所在企业在岗职工1170余人，企业内部退养职工800余人，近2000份的人事档案毫无疑问在整理、归档、查阅使用方面的工作任务是非常繁重的。企业目前专职档案管理人员仅1人，人事档案由人事部门的兼职档案员协同管理。随着员工数量的增多、个人信息资料的丰富化和多样化，想做到人事档案的全面性、及时性管理，在现有专业人员配置的情况下无疑是困难重重。

4加强人事档案管理的一些建议