档案管理信息化建设大全11篇

档案管理信息化建设篇（1）

关键词档案管理信息化建设策略与措施

一、关于档案管理信息化建设的几个认识问题

（一）“档案管理信息化”不等同于“档案资料数字化”

对档案管理的信息化改革首先需要认清信息化的概念，所谓的信息化就是利用信息技术的广阔运用，使信息资源成为核心，并利用信息网络，通过对相应人才的使用和政策对照，实现对信息的全面综合分析和管理。对档案管理的信息化，可以实现对档案管理信息的全面分析和加强。但从目前我国的档案信息化管理情况来看，由于这种管理方式较为新颖，并没有绝对完整的管理理论，导致档案的信息化管理水平较差，甚至有的单位将档案管理信息化和档案资料数字化等同对待。

（二）档案管理信息化建设的效益问题

档案管理信息化建设需要考虑效益的问题，其中首先要考虑的就是这样的改革方式最终对带来多少的GDP增值。利用对档案管理的全面优化，实现长远的巨大经济利益，并全面提升社会的综合经济效益。另外还要将档案管理的信息化建设管理效益考虑在内，并以此节省政府的行政成本，并提高工作效率。在对档案资料进行日积月累整理的时候，要合理的选择合适的方法，最终实现档案管理的信息化，并全面提高对档案管理的规范控制，减少档案管理中的错误。

（三）档案管理信息化建设要与档案管理体制制度创新结合起来

档案管理体制其中包括很多部分，需要各个部门之间的相互规范和协调，才能实现档案管理事业的一体化发展。对于档案管理的不同地区和范围，要进行不同的规划，并确立较为独立的档案馆，确保永久档案的管理范围。作者通过对档案管理信息化建设和档案管理体制制度创新分析发现，在这个改革的过程中，不但需要对市、县进行全面的管理，还要对各级基层档案管理部门进行相应的管理。最终实现全国范围内的自上而下的推动，实现档案的全面统一改革。对档案馆进行体制改革，不但需要兼顾部门和单位的利益，而且要从体制和法制上解决各种问题，确保制度和法律对档案管理的全面支撑。

二、策略与措施建议

（一）要加大档案信息资源整合的力度

档案信息资源管理对于档案管理的影响是一目了然的，档案管理本身就属于对各种信息和资料的不断收集，所以对于档案管理的资源只有实现全面收集和共享，才能真正实现对档案管理资源的不断提升。从计划角度来说，较为理想的资源管理是能够全面收集多方面的信息，并根据社会的现状，分析后实现对社会现状的宏观分析，进而全面的反映出社会的微观生活。通过这种全面的档案信息管理，实现对社会集体的记忆，并反映出社会个体的真实发展情况。档案管理的核心在于统一领导，分级管理，并通过这种方式，实现对档案资源的社会化共享。

（二）要加大投入、增配软、硬件设施

对于档案的管理，在进行信息化改革的时候，需要加大投入，并不断的增加软硬件设施的引进，通过政府财力的不断支持，进而实现对档案管理现代化的适应，实现软件和硬件的全面配置。于此同时，还要和上级档案主管部门做好全面的沟通，并实现和相关部门之间的全面协调，这样在出现问题的时候，可以做好和上级之间的沟通，确保政策符合要求，对于产生的问题可以较快的解决。

（三）要引进和培养现代化管理人才

传统的档案管理方式对人才并不重视，主要是人们认为档案管理对于人才的要求并不高，而且这种认识的误区一直存在。在对档案管理进行全面信息化改革的时候，需要从实际出发，引进和培养现代化的管理人才，其中不但要以专业素质作为重要的选择方向，而且要根据信息化发展的要求，从学历和个人素质多个方面进行人才的引进。档案管理的信息化需要多方面的人才，只有这样才能在进行多方面专业档案进行整理的时候确保档案管理的专业性。如果没有相应的专业人才，就会导致档案管理现代化和信息化工作的开展十分被动，只有真正的改变这种状况，才能实现对档案管理队伍素质的真实改善。

三、结语

档案管理的信息化建设是社会经济和国家经济发展的必然要求，而且从根本上来说，档案管理的信息化建设是系统性的工程建设。只有对我国的档案工作进行现代化、信息化和网络化的全面改革，才能真正实现我国档案管理水平的全面飞跃。在改革的过程中，既要确保政府财政的大力支持，还要确保信息化档案管理平台的建立。

参考文献：

[1]张馨元，朱天梅.社会组织档案管理体系构建研究[J].浙江档案，2016（03）.

[2]巩慧.让“决策档案”落地生根[J].中国档案，2016（04）.

档案管理信息化建设篇（2）

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

2.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。

4 结束语

充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

[1]唐宝莲,吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]. 科技档案, 2006,(03) .

档案管理信息化建设篇（3）

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1、档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、提高档案信息化水平技术

2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

3、提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

1、加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

档案管理信息化建设篇（4）

中国已经进入信息时代，在信息化时代背景中，信息化已经成为各行各业发展的必要路径，新时代背景下，档案管理工作也应该进行自我改革与自我创新，如此才能紧跟时展趋势，满足时代的要求，从而提高自身的工作质量与效率，提升档案管理工作的服务水平，进而提高档案信息资源的利用效率，充分体现和发挥档案信息资源的价值。鉴于此，本文围绕这一题目展开探究，以期能够促进我国档案管理工作的信息化发展，促进档案管理工作的进步。

一、档案信息化建设的内容

1.基础设施建设

基础设施中，最为关键的是软件设施与硬件设施，两者是档案信息化建设前提，为档案信息化检核提供技术支持。其中，档案信息网络，是基础设施建设的关键，发挥着至关重要的作用，包括档案传输、档案交换，还有档案信息资源的共享，都要通过档案信息网络实现。因此，要从两方面入手：一是提高计算机的使用率，二是要加快档案管理网络建设。

2.档案信息资源建设

此项工作重点在于建立综合的档案目录数据库，数据库中应该包含两部分内容：一是档案馆所有的档案的目录，二是要包括全宗文件级目录。与此同时，数据库的类型也应包括两种，第一种是全文字数据库，第二种是多媒体数据库。此外，要做好电子文件信息的整理归档工作，而对于传统的纸质档案，要对其进行数字化处理，从而丰富档案信息的类型，更好的满足各类用于的使用需求，需要注意的是，要做好电力档案的备份工作[1]。

3.应用系统建设

首要任务是大力检核档案信息管理系统，在档案管理工作实践中，应用通用性能强，且具有兼容性特征的系统，保证该软件系统可以与互联网联通，并且可以与各大门户档案网站联通，满足政府、企业、组织，还有社会个人群体对档案的使用需求。

4.人才队伍建设

人员是档案管理工作的具体实施者，对档案管理的信息化实施水平有着重要影响，因此，要重视和正视档案管理工作人员的作用，推进人才队伍的建设，打造专业的档案信息化人才队伍，这是目前档案信息化建设工作中的重要内容之一，重点是要对相关的档案工作人员进行培训，促使其形成先进的理念，掌握先进的知识与技术，能够熟练操作先进的信息化设备，同时，还要加强对领导人员的培训，从而提高档案管理人员的整体素质，为信息化档案管理工作奠定良好基础[2]。

二、档案信息化建设与技术档案管理的措施

1.完善档案信息化工作体系

首先，明确管理体制，完善运行机制。最为基础的是要遵循相关法律法规，在此基础上，各个部门之间，要建立联动管理机制，以此实现对电力文件的实时监控，以及全程管理。各地的档案局，应该充分发挥自身的作用，发挥协调功能，努力构建一个上下联动，彼此协调的工作体系。初次以外，电子政务工作中，应该注重并提高档案信息化的所占比例。其次，完善法律法规，规范相关工作。具体而言，在建设过程中，要对其进行专项规划，化整为零，将整体庞大的任务分解，安排各各个负责单位和部门，其中，要明确任务量，以及任务完成的时间。除此以外，管理工作中，采用绩效评估的方式，对各单位、各部门的工作量化评估，并将评价结果公布，然后与其进行讨论交流，帮助单位、部门认识到工作中的薄弱环节，以此督促单位、部门能够更加积极认真的进行档案信息化相关工作[3]。

2.推进档案数字化和资源共享

要充分认识到，资源建设是档案信息化建设的最核心工作，目前的情况下，档案信息化建设的重点应该集中在以下两方面：一是推进档案数字化，首先，要尊重数字化建设的规律，定制合理的建设计划，并切实做好监督工作，促使数字化建设工作可以有序进行，与此同时，要建立完整的数字化目录，并给予数字化建设工作充足的资金、技术、人才支持，促使个部门之间能够团结一致，齐心协力。二是实现资源共享。具体而言，要在国家相关法律法律的指导下，建立综合档案信息系统，并将去与办公系统融合，各单位和部门可以通过网络，将内部形成的文件信息进行处理、归档，以时间为排序标准，建立档案信息目录，以此促进档案信息化建设[4]。

3.健全技术支撑

档案信息建设技术的研发，首先应鼓励档案部门的相关技术人员进行积极攻关，加大自主技术研发，同时，也可通过合作开发的方式研发新技术。对于档案信息化建设而言，首要任务是要完善基础设施，在前文的论述中，已经明确，要做好软硬件设施的建设工作，除此以外，要注意更新审计现有的工作设备，为档案信息化工作提供设备支持。更为重要的是，要加大关键性软件的研发，对软件开发企业进行等级评定，最终实现在全国范围内形成一个一致的技术标准，所开发与应用的软件要具有兼容性。此外，还要做好软件的安全建设，防止不法人员盗取、破坏档案信息，加强访问限制。

三、结语

综上所述，笔者立足自己的档案工作经验，重点分析了当前档案信息化建设的内容，并提出了做好档案管理工作的相关措施，但是，由于笔者自身能力与学识有限，文章中可能存在一些不足，希望有关人员不吝赐教。

作者:尚晓丽 单位:大庆油田有限责任公司第三采油厂信息中心

参考文献：

[1]李忠峪.加快我国流动人员人事档案管理信息化建设的若干思考[J].大众科技,2010,8:218-219.

档案管理信息化建设篇（5）

随着科学技术的不断发展与我国政治体制改革的深化，推进档案信息化建设与管理提升已经成为必然趋势。档案信息化建设包含诸多内容，需在各个方面予以关注和重视。目前我国部分档案管理部门在档案信息化建设方面还存在一些问题，从管理机制、档案管理模式以及服务心态等多角度出发，积极开展信息化建设工作，进一步提高档案管理工作的水平。

1 档案信息化建设现状

1.1 信息来源分散复杂

档案资料通常来源较为分散，难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况，在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此，对于繁杂冗余的大量档案资料，进行科学的筛选、管理，合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘，就成为了一项重要课题。通常情况下，囿于传统档案人工处理方式的效率限制，档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强，浪费大量人力物力。

1.2 档案管理模式陈旧滞后

随着经济社会的迅速发展，传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后，造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查，难以保障当前对档案信息的现实需要。

近年来，国家大力推进信息化办公进程，然而在部分档案管理部门，仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足，档案管理流程繁复，造成档案信息服务效率低下。

1.3 人员心态亟待转变

在大力推动档案信息化建设的新形势下，档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中，档案管理单位主动性较低，部分管理人员服务意识差，工作缺乏热情和责任感，难以在实际工作中树立正确的工作态度，无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作，难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题，影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。

2 档案信息化建设的优势

2.1 提高资源利用率和工作效率

档案信息化建设是当今形势的需要，也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐，建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务，都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中，重叠文件、重复资源、需更新信息等等，时刻需要耗费人力进行及时处理，不仅工作量巨大，还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据，引入自动化办公流程，建立电子档案管理机制，能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后，直接通过软件操作进行筛选、整理，档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作，且归档清晰明确，整理方便快捷，大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。

2.2 简化操作环节，有利于服务质量的提升

信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节，为档案使用者提供便利，从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐，往往造成档案使用者的种种不便，影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下，档案使用者可以省却大量中间环节，无须各种手续、证明借阅所需电子档案，还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取，极大的缩减了办事环节。

3 档案信息化管理方法

3.1 健全档案管理机制

档案管理工作机制的健全，是推进档案管理信息化建设的重中之重，决定着档案信息化建设的指导方向。首先，要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时，制定相应的电子管理制度，与其他信息化管理条例共同执行，保障档案管理各个环节的政策落实。同时，档案管理机构应加强各部门的组织配合，形成部门之间的协调联动，积极应对电子档案管理的新形式，主动提出问题、发现问题，共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则，以解决可能出现的各种新情况。最后，有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强，有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例，以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。

3.2 提高管理人员素质

档案管理信息化建设的推进，意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态，夯实档案管理的专业知识。同时，信息化档案系统的建立，意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式，熟练把握新的工作流程；深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试，为信息化建设的不断改革和提高提出建议；对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解，将工作细则落实到切实操作中。

加强管理人员的思想教育，提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设，在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻，纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理，档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识，加强自身思想水平的提高，培养主动热情的服务精神。

3.3 加快数字化建设进程

档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度，彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先，应当提高档案数字化建设的重视程度，为具体工作的开展制定相应的计划方案，同时建立相关监督监管制度。其次，对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升，保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化，在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重，完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后，在资源共享上加大力度，各档案管理部分相互配合实施联动，在严格遵守国家相关制度的基础，共同建立数字化档案资源与管理系统，为档案信息化建设做出应有贡献。

4 结语

档案信息化建设的积极推进，有助于帮助档案管理工作更好的实现和发展。随着我国在政治制度和建设方向的不断深化改革，档案管理部门应当顺应发展形式，积极响应政策发展档案信息化建设，保障档案管理工作的进一步发展。

参考文献

[1]梁建梅.高校档案信息化建设的误区及对策[J].兰台世界.2014（02）

[2]徐凯歌.高校档案信息化建设与管理探索[J].中国教育信息化.2010（19）

[3]郭理想.浅谈高校档案信息化进程缓慢的原因及对策[J].科技信息.2009（08）

[4]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报.2009（06）

[5]周凤瑾.浅析高校档案信息化建设[J].现代经济信息.2008（09）

档案管理信息化建设篇（6）

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。

二、档案信息化建设与工程档案管理的措施

1、档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。

2、确立工程档案发展的方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程，从工程立项开始，直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任。其次，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员，明确每个人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

3、提高档案信息化水平技术

3.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

3.2档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3.3对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。

4、拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

5、制定纸质档案与电子文件的利用制度，并监督执行，搞好档案利用工作

档案最原始的形态就是构成记录性的介质，故在一个企业内部，形成的档案多为纸质档案，或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之后，按照档案整理办法进行整理、组卷、装订成册；数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象，档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息，填报利用内容；电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用，利用者需使用专用软件加密狗，只能打印不能下载（如果要下载需要办理特殊的下载利用手续），不能修改档案的原始信息，电子档案利用时，数据库自动通过软件加密狗识别利用者信息，系统自动记录和统计利用者操作记录。

电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求的防范对策。

6、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作

根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等以提高档案人员技能。企业内部应每年集中开展一次档案培训会议，由行政部经理组织，档案主管主办，邀请1-2名档案学者给施工（监理）企业专兼职档案人员讲习档案技能培训课程，制定培训考核措施，考核培训效果。

7、采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作

针对集团型企业下属分公司及项目比较多，实际生产活动工作量大，产生文件资料与实物档案多的特点，集团档案工作者易采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作。

档案管理信息化建设篇（7）

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

1.城市建设档案管理信息化建设存在的突出问题

（1）缺乏组织领导。在信息化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。（2）传统惯性制约。随着档案管理信息化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理信息化建设的障碍。（3）档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。（4）缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。（5）缺乏人才。城市建设档案管理信息化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

2.城市建设档案管理信息化建设的几点建议

（1）要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理信息化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理信息化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。

（2）积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理信息化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保信息化建设的顺利进行。

（3）建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。

(4)是建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案信息化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理信息化提供法律依据。

(5)加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案信息化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案信息化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。第一，要按照建设规划要求及政府电子政务建设的总格局，促进将城市建设档案信息化建设与政府电子政务建设同步协调发展。第二，要继续加大经费投入，加强城市建设档案馆信息化基础设施建设，` 构建城市建设档案网络平台。第三，继续建设和完善城市建设档案信息网络，以社会需求为导向，及时把整合加工后的城市建设档案信息在网上，实现档案信息资源的社会共享，推动城市建设档案信息网络建设稳步发展。

(6)是加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理信息化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3.结束语

总之，为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城市建设档案管理信息化建设的步伐，促进城市建设档案现代化的早日实现。

参考文献：

档案管理信息化建设篇（8）

随着我国计算机与网络技术的发展和在档案设计管理中的应用，设计院的档案管理也开始进入信息化新模式。由于设计院的产品是建筑工程图纸，因此，其档案管理具有一定的特殊性，即以CAD网络作图作为档案形成的主要途径。采用电子档案，可以实现无纸化查阅、归档与验收，即提高工作效率、节省时间，又方便领导检查与服务客户。

一、 设计院档案管理工作的重要性

（一）档案管理工作直接影响项目的开展。

档案是一种不可忽略的资源，工作人员在档案资料的收集整理过程中可进行新项目的研发，档案管理工作人员可配合设计人员迅速的找出所需资料，保证项目的开展与完工。

（二）档案管理工作可提高企业的综合竞争力。

设计院生产经营活动的优劣可以通过档案管理工作很好的反应出来，档案管理工作不仅是整理收集本企业的有关信息，还可以通过管理工作提高自身的综合竞争力。另外，管理完善的档案资料可方便查找与归档，不会因遗失而产生不必要的档案问题。

（三） 档案管理工作可减少企业不必要的损失。

设计院档案管理工作水平的提高，可为企业创造更多的经济效益，企业可从档案资料中寻找问题的解决方案或以往的工作经验，即可节约时间，又可减少不必要的损失。

二、 设计院档案信息化现状

（一）档案信息化基础建设。

随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，我设计院档案管理部门已有计算机…多台，服务器…个。设计院档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。

（二）档案信息化建设的缺少资金投入。

档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的高度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。

（三）档案信息化建设人才缺乏。

从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对设计院来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低，虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间，同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。

（四）档案信息资源整合不完善。

目前，设计院档案资源的质量与数量都得到很大提高，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数设计院内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。

三、加强设计院档案信息化建设的措施

（一）实行网络无纸化验收。

设计院应建立计算机档案管理网络平台，通过CAD 制图，实现无纸化验收与归档等工作。对于档案的电子归档程序、交验单签署等要提前设定，由项目管理、验收、设计人员根据需要储存数据，实现一次输入，数据终身储存与共享。

（二）利用终端机进行图纸修改和其他内容的查阅。

对于提交的图纸，如出现问题，可通过网络申请，经批准后，由档案管理人员下载后，申请者修改好，审核后在网上直接提交，可利用终端机办理手续、查阅审核信息。由于设计院档案的主要内容是图纸资料，其具有很强的实用性，通过网络展示，可以为其他工作提供帮助。

（三）加强档案管理信息化人才的培养。

档案管理信息化对技术的要求较高，需要专业性的信息化管理人才，其管理工作人员必须可以熟练运用信心工具进行档案的存储、归档与处理工作。设计院可通过以下手段对档案管理人员进行培养，以提高管理人员的信息化水平。第一，加强档案管理信息化宣传教育，提高管理人员的信息化管理意识，这样，管理人员就可以自觉地进行计算机知识的学习，不断强化自身素质。第二，设计院应加强信息化人才的引进，尤其是对于档案知识与信息化管理知识相结合的复合型人才的招聘。第三，设计院应积极开展档案管理信息化工作的学术交流活动，为管理人员提供学习交流的平台，扩展视野、推广经验、丰富知识，提高人才队伍的信息管理素质，实现档案管理的信息化。

（四）加强档案管理信息化安全体系的建设。

由于档案信息化后，所有档案都是以电子文档的模式存在，电子文档存在较强的易破坏性和易泄露性，因此，相应的安全措施应完善。档案管理部门应构建安全保密体系，做好档案的保密与开放，以及保管与利用之间的关系，防止档案资料的泄露，针对秘密档案资料，设定查阅制度和查阅权限，对于级别较高的档案资料，科设计多级管理权限，通过层层关卡，确保档案信息的安全性。

（五）加大提供档案信息化建设的资源。

档案信息化的核心是其资源建设，资源供应是档案信息化服务的前提。任何企业在档案信息化建设过程中，都需要高度重视档案资源的开发，根据设计院的实际情况，应首先设计一个资源开发的网络系统，之后就是要有效、快速、安全的开展数字化资源管理工作，不断加大档案的信息量，并使其实现网络共享，这样可有效提高档案信息化资源的收集效率，有利于档案资源的全面有效管理。最近几年，部分设计院开始加大对档案信息化建设系统软件的引进与研发，通过将历史档案扫描存档，使历史资料也可快速的满足需求者的需要。

四、结束语

总之，设计院档案管理应不断顺应发展的需求，建设信息化管理体系是目前档案管理的必然要求，随着信息技术的发展和客观实际的变化，档案管理信息化会不断补充与完善。

参考文献：

档案管理信息化建设篇（9）

以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，高举中国特色社会主义伟大旗帜，全面深入贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，紧紧围绕“档案工作怎样服务科学发展，档案工作自身怎样科学发展”活动主题，进一步解放思想，切实增强在档案工作中贯彻落实科学发展观的自觉性和坚定性；着力转变不适应不符合科学发展观的思想观念，着力解决影响和制约我市档案事业科学发展的突出问题，着力构建有利于科学发展的体制机制，着力提高推进我市档案事业科学发展的能力。紧紧围绕市委、市政府中心工作，改革创新，推动档案工作又好又快发展，为建设美丽昭通作出应有贡献。

二、整改项目

在分析检查阶段，经过对征求到的意见建议和班子目前的实际进行认真分析，总体上，大家都对班子作了肯定，认为市档案局馆班子团结、务实，积极、肯干，整体形象好；班子和谐，团结协作，讲民主，顾大局，有战斗力和凝聚力；创造了良好的档案工作环境，积极推进档案事业科学发展；班子发挥战斗堡垒作用，是学习和工作的表率；干部群众有较高的工作热情，责任感、事业心强，工作成效好。但与全省乃至全国的档案事业发展横向相比，与贯彻落实科学发展观的要求相比，与人民群众对档案信息的利用需求相比，我市的档案工作还存在很大差距。市档案局领导班子通过自我查摆、广泛征求意见和召开座谈会，对征求到的意见建议进行梳理归纳，认真分析，目前还存在以下四方面的主要问题，需要认真进行整改落实：

1、组织建设与班子、作风建设需要进一步加强。

2、档案信息化建设需要进一步加强。

3、综合馆库建设与档案资源体系建设需要进一步加强。

4、档案法制建设需要进一步加强。

三、整改目标

按照单位制定的“解放思想，振奋精神，真抓实干，科学治档，实现我市档案事业又好又快发展”的目标，通过整改，实现两大目标。一是进一步巩固和扩大学习实践活动成果，使广大党员干部进一步深化对科学发展观科学内涵和精神实质的认识，用科学发展观武装头脑、指导实践、推动工作，努力在解决实际问题、完善体制机制上取得新成效，提高推进我市档案事业科学发展的能力，增强工作的主动性、针对性、前瞻性和科学性，使思想更加解放，作风更加务实，制度更加完善，措施更加有力，档案管理利用水平更高，档案工作发展更加科学，实现我市档案工作又好又快发展的目标。二是进一步加强档案资源建设，丰富馆藏、改善结构；创新服务方式，加强“八项工程”建设、档案信息化建设、政府信息公开、爱国主义教育基地建设和档案开放利用工作；坚持依法治档，完善与档案工作科学发展相适应的工作体系；加强档案基础业务建设，完善档案馆服务功能；加强干部队伍建设，提高档案工作者的整体素质。通过开展整改落实活动，让群众切身感受到学习实践活动带来的新变化、真实效，努力实现“党员干部受教育、科学发展上水平、人民群众得实惠”的总体要求。

四、整改措施

（一）切实加强领导班子及机关作风建设，强化科学发展意识。

1、加强领导班子能力建设。坚持把思想政治建设放在首位，着眼于在解放思想中统一认识，在开阔眼界中开拓前进，用马克思主义中国化最新成果武装头脑，建设学习型领导班子。坚持民主集中制各项制度，加强对领导班子特别是主要负责人的监督，积极深入基层调研，帮助解决工作中存在的实际问题，不断提高领导水平和落实科学发展观的能力。着力打造优势、特色档案精品，着力推进我市档案工作再上新台阶。

2、切实转变工作作风。努力提高干部队伍素质，坚持以科学发展观理论武装头脑，不断增强党员干部的政治意识、责任意识、大局意识，切实提高贯彻落实科学发展观的自觉性和坚定性。按照建立学习型机关的要求，创新培训模式，增强干部培训的针对性和实效性，积极开展对外交流学习，开阔档案干部的视野，拓展知识面。进一步加强机关效能和干部队伍素质建设，强化“三个一”教育学习，努力打造一支爱岗敬业、开拓进取、业务过硬、作风扎实、政治强、业务精、服务优、形象好的档案干部队伍。

3、以党的十七大精神为指导，深入学习实践科学发展观，切实按照市委、市政府的部署要求，努力把科学发展观理念落实到档案工作中，解放思想，开拓创新，把思想观念和行动统一到服务我市经济社会科学发展上来，全力为我市档案事业科学发展提供有力保障。

4、进一步加强单位内部管理，以推行责任政府四项制度、实施《政府信息公开条例》、实施“阳光政府”四项制度，打造“今日昭通效率”为载体，改进机关工作作风，强化服务意识，切实提高服务水平和服务质量，为昭通和谐社会建设服务。

（二）进一步加强档案信息化建设。

1、认真组织学习令计划同志的讲话精神，充分认识档案工作革新、安全管理与数字化工作的重要意义，树立现代档案和信息化意识，进一步加强档案安全和信息化工作。档案信息化是新时期新阶段历史赋予档案部门的新的历史重任，是社会进步与经济社会发展的必然趋势和要求，抓住这一机遇会给档案事业、档案工作带来生机和活力。

2、积极汇报，继续争取资金，增加设备设施，创造条件，改善档案信息化建设环境，抓好信息化基础建设。加大档案信息化建设工作的投入，2010年上半年以前购置计算机、高速扫描仪、服务器等数字化设备，开展档案著录、全文数字化、信息网络化、利用现代化工作，既提高档案工作水平和管理水平，又提高工作效率和利用效率。

3、加大各级各单位档案信息化建设人员培训、指导和服务等工作力度，推进各级各单位档案信息化建设步伐；加强档案数据库建设，加大档案目录著录和数字化工作。认真做好电子公文、电子文件归档管理工作，积极接收电子文件进馆保存，确保电子档案数据安全；采取培训、学习、考察等措施，加强市局馆工作人员信息化知识与能力的培养，提高干部职工信息化素质。

4、加强档案部门局域网和档案信息网站、电子政务网、政府信息公开网的管理、维护工作，及时做好内容更新、工作，逐步构建高速、快捷的管理利用平台。

（三）进一步加强档案资源建设与开发利用工作。

1、积极汇报，争取支持，下大力气积极主动做好市档案馆新建的争取工作，进一步优化工作环境和保管条件；完善全市县级综合档案馆建设规划，积极争取档案馆建设项目和资金。认真贯彻落实《中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅转发〈省档案局关于加强档案安全工作的意见〉的通知》（云厅字〔2009〕5号），切实抓好档案安全管理。

2、加大档案资源开发力度，努力打造档案文化精品，充分发挥和拓展档案馆的“四位一体”功能，把档案馆建成档案资源基地、档案信息中心、爱国主义教育基地、档案教育培训基地和政府公开信息查阅场所；充分发挥昭通档案信息网的作用，向社会广泛宣传党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规，指导档案业务工作，开展业务咨询、指导和查询工作，展示改革开放和现代化建设取得的成就，方便广大人民群众与社会利用，实现档案信息资源共享。制定方案，向社会公告，广泛征集接收散存在社会上的各种重要、珍贵档案资料、史料和实物，建设昭通特色馆藏资源。完善档案查阅利用、档案复制、政府信息查阅等制度，加强档案实体和信息的安全。鉴定开放馆藏第八批档案，做好开放档案目录的上网工作。

3、提高认识，统一思想，充分认识开展民生档案工作与建设“两个体系”的重要意义，强化民生档案工作意识，建立与时代相吻合、符合民生要求的档案工作体系与馆藏档案体系。档案工作要实现科学发展，发挥作用，服务民生，最重要的是要强调以人为本的思想，牢固树立建设“两个体系”理念，落实“两个转变”，切实建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。

（四）加大档案法制工作力度，营造良好的档案工作环境。

1、认真贯彻落实《中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅转发〈省档案局关于加强档案安全工作的意见〉的通知》（云厅字〔2009〕5号），组织开展好今年的全市档案行政执法检查工作。要结合昭通市档案工作实际，坚持依法治档，加强执法监督检查工作，及时制定新领域档案工作业务规范，强化宏观指导工作。加大指导监督力度，依法查处档案违法行为。积极争取把档案工作规范化管理纳入政府对有关行业、有关部门的考核内容，加大档案工作规范化建设力度。继续做好市直单位档案工作年度检查和县区档案工作年度考核工作，促进各级各单位档案管理规范化建设，提高管理水平。

2、进一步加强对企业、重点工程建设、社区、新农村建设、新农合、婚姻登记、土地征用、城市拆迁、林改、移民安置等档案工作的监督指导，确保各类民生档案的完整、安全和有效利用。

五、总体时间要求

针对班子存在的四个问题和整改目标，结合当前档案工作实际情况和制定的整改措施要求，整改工作从2009年6月开始，至2010年6月底结束。

六、整改责任

档案管理信息化建设篇（10）

Abstract: The urban construction archives plays a more and more important role in city construction, has become an important resource for the construction and development of the city. Information is the real goal of urban modernization of archives management. The urban construction archives management informationization, is refers to the system theory and control theory to information theory,, make full use of modern information technology to achieve the urban construction archives management modernization.

Key words: urban construction archives; information

中图分类号：国71文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

一、档案管理信息化的现状

随着社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2.档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3.档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

4.档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息化建设的内容

档案信息化建设当前的主要任务，是在国家档案行政管理部门的统一规划下，在各级各类档案馆广泛推广应用现代化信息技术和网络技术，深入开发和广泛利用现代化信息技术和网络技术，深入开发和广泛利用档案信息资源，推进档案部门上网，提高档案工作者的素质，加快实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设包括：

软硬件基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

（2）档案信息资源建设。档案信息资源是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息化建设，必须要从资源建设抓起，资源建设是档案信息化建设的基础和核心。

（3）标准规范建设。标准规范是档案信息化快速、有序、健康发展的保障，是档案信息化建设的重要基础之一。应在充分调研的基础上，根据国际标准和通用规范逐步推出适合我国国情的相关标准规范，主要包括电子文件归档和电子档案管理、档案信息的资源标识、描述、存储、查询等。

（4）应用系统建设。应用系统是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系到档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。

（5）人才队伍建设。人才队伍是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。人才是最宝贵的资源，是保证档案信息化建设持续发展的关键，因此要坚持以人为本，把工作的重点放在自己力量的基点上，始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位，要加大培训力度，有针对性地进行各种形式的业务培训，特别要加强对计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术等方面内容的培训，不断提高信息技能。

三、加强城建档案管理信息化建设的几点建议

社会信息化的发展，要求城建档案工作必须进行相应变革，如果不加快档案信息化建设的步伐，城建档案工作就难以在国家信息化建设过程中有一席之地，也就会错失发展良机。因此，城建档案部门要进一步开拓创新，与时俱进。

1.要以硬件建设为突破口，提高城建档案管理的信息化质量。我国档案部门的硬件建设严重落后，已成为档案管理工作信息化的一大障碍。基础设施建设，软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。首先，要把档案馆舍改建改造好，档案是党和人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，必须有一个安全保管的场所，使重要档案资料得到有效保护。要配备好相应的设施，满足档案保管的最起码的要求；其次，必须实施档案管理环境工程，购置档案消毒杀菌和库房空气净化设备。

2.要以软件建设为着眼点，提升城建档案管理的信息化水平。第一，要建设好档案信息网络。档案信息网络是档案信息资源开发利用和信息技术应用的核心，是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。要以各级档案部门的内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和互联网网站建设为重点，加强档案管理现代化软件基础设施建设。第二，要提高信息化水平。就城建档案来看，记录的是城市规划、建设及其管理工作的历史内容，在文件、图形、声像的处理方面具有较强的专业性。这就要求其应用软件的信息处理技术，必须兼容各种载体形式的文档，乃至多媒体文件预览功能，尤其要考虑对今后必将大量产生的城建电子文件的适用。

3.要以人才建设为支撑，强化城建档案管理的保障力平。档案管理工作水平的高低直接影响到档案价值的发挥，而决定档案信息管理水平的关键在于管理人员的业务素质和技术水平。随着计算机技术和网络技术日新月异的发展，档案信息化需要一批既精通档案管理业务，又具备计算机技术、网络知识和数据库管理系统知识的人才。因此，从长远角度考虑，城建档案部门应建立一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案队伍，以满足档案信息化建设的需要。从现阶段来讲，应加强对现有档案工作者信息化意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段， 对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。要制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力，以适应档案信息化的发展。

四、结束语

总之，为了更好地实现信息管理和服务功能，满足城市建设发展的需要，我们必须加快城建档案管理信息化建设的步伐，促使城建档案现代化的早日实现。

档案管理信息化建设篇（11）

数字化时代背景下，档案管理工作的模式与内容发生很大改变，其中最显著的就是档案信息化建设。数字化时代下档案工作人员应该树立信息服务的全新理念，保持高度的信息来源与共享需求，全面收集各方面信息，明白用户的潜在需求，有目的、阶段性的推进档案管理信息化建设，充分满足客户不同阶段的需求。

一、档案管理信息化的必要性

新时期下各行业领域都发生着巨大改变，档案管理工作同样面临着改革，以自身情况与发展为基础，改革档案管理工作，有效改变传统管理方法的局限与不足。数字化时代下档案管理工作主要记录与整理单位工作内容、人事资料、重大举措及发展状况等。档案管理工作有助于协调内部工作、提高工作效率，整理、归类、统计及保存原始档案信息。目前企业改制不断深入，面临着新机遇与新挑战，相关企业要意识到档案管理工作的重要性，不断创新工作机制。接下来笔者主要分析数字化时代下档案管理信息化建设现状及存在问题。

二、档案信息化建设现状与问题

数字化时代下档案管理信息化建设过程中存在一些问题，笔者结合实际工作经验将这些问题归纳总结如下。

（一）资金规模有限

档案信息化建设以基础设施投资与建设为基础，也是实现档案信息化工作的前提条件，可以说基础设施建设质量与水平直接影响到信息化建设成败与高低。信息化建设过程中需要购入大量基础设备与设施，但这些设备与设施价值较高，档案部门往往经费来源有限，造成相关配置与设置较低，不能满足网络信息化建设的标准要求，阻碍档案信息化建设。

（二）缺乏系统规划

档案信息化建设很长时间以来，缺乏统一的规划管理，造成各单位已建成的档案信息化业务与技术缺乏通用性，对档案信息共享产生阻碍。分析市场中存在的档案管理软件，可以发现多以单机版为主，并没有联网功能，不能满足数字化与网络化发展要求。此外档案管理软件缺乏信息管理功能，还缺乏检索文件与信息管理的软件系统。

（三）安全意识缺失

档案信息化建设需要信息技术的支持，而信息技术的使用难免会遇到各种安全性问题，而在传统档案信息管理工作中，很多部门和人员都普遍缺乏必要的安全保护意识，都简单的以为只要有了安全防护体系就能确保信息安全，必要的风险防范意识薄弱。而且很多的档案馆为了放便，都将一些数字化工作外包给相关信息企业进行，没有严格的管理制度，不能进行实时监控，容易发生信息泄密和丢失的危险。

（四）业务素质不足

目前大多数档案管理人员缺乏足够耐心与工作态度，要求其具备一定的计算机知识以满足工作需求。但现阶段从事档案管理工作的人员来源复杂，专业素质存在差别，造成很多工作人员并不了解自身职责，造成实际工作中存在遗漏与不全面的问题。使用计算机时，受到自身学识限制，部分档案管理工作者不能熟练使用现代化设备，影响工作积极性，影响档案管理工作效率，给档案管理工作造成一定损失。

三、数字化时代档案管理信息化建设途径

数字化时代档案管理信息化途径较多，笔者根据上文分析中存在的问题，给出具体的应对解决措施。分别从五个角度展开分析：拓宽资金渠道、规范建设方式、保证资源安全、完善备份管理及提高人员素质。

（一）拓宽资金渠道

档案管理部门在原有资金来源的基础上，不断拓宽资金来源渠道。地方政府在地方预算中纳入档案信息化建设，可以通过扩大电子政务建设规模增加专项资金的规模，保证信息化建设过程中有足够资金支持。除此之外，信息化建设过程中可以引入社会组织，比如可以和电信部门合作，获得免费网络资源与支持等，通过各种方式获得资金、技术及资源等因素支持。

（二）规范建设方式

需要建立统一标准与规范进行档案信息化建设，有效整合内外资源，实现资源共享，实现档案资源的长期保存。信息资源整理、数据库建设及网络建设等都需要得到相关标准规范。现阶段需要不断完善与优化建设标准，推动档案信息化建设工作，实现共享、共用档案信息，优化档案业务流程，提高档案管理整体水平。

（三）保证资源安全

在信息化建设过程中由于计算机技术和应用网络的使用，导致网络安全问题经常发生，对数据库和操作系统产生严重损坏，面对这些问题，档案工作者首先要提高自身安全风险防范意识，处理好相关方面的安全建设工作，保证档案管理工作安全、可靠。同时处理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具体处理措施，做好档案保密和管理之间的关系，做好重要数据的备份处理工作，提高系统安全防范。

（四）完善备份管理

对于企业档案信息，完善档案数据的备份机制非常重要。首先，精细化档案数据备份流程，明确档案人员的备份工作职责。档案人员应当重视日常档案数据的正确存储、及时汇总和定期销毁；其次，制定明确的备份规则，建立数据备份和恢复方案。企业档案数据的备份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以来不重视档案数据备份的重要性，缺乏完善的备份机制；最后，制定数据一致性监控方案。企业档案业务日趋复杂，业务量也越来越大，档案数据存在数据修正等情况，或是出现资料类型合并增减等数据属性变更的情况，从而备份数据和生产数据的结构和数值可能有所不同。

（五）提高人员素质

控制档案从业人员素质，聘用具有相关从业资格证的人员，保证档案管理人员具有一定经验与高素质，在内部形成良好的工作氛围，人人按照规则办事，树立正确的职业观与道德观，通过制度规范行为避免发生渎职行为。除此之外，做好档案管理人员的培训工作，确认档案管理人员熟练掌握档案管理实务技能，从业资格证并不能说明相关人员具备相应的实务能力，各类人员素质参差不齐，企业在聘用后加强培养，提高档案管理技能以适应企业档案管理工作方式。与此同时，企业明确各部门职责，推行岗位责任制。在档案管理工作过程中，需要加大政策执行工作力度，提升互联网实际利用率，尽可能满足档案管理工作需求，实现档案管理工作与数字化时代有效结合，促进档案管理工作更好发展。

四、结语

总而言之，档案信息化建设过程中应用高科技技术，有助于提高档案管理效率，给用户提供更为优质的服务，这也是现代社会发展的必然趋势。除此之外，提高档案信息化安全建设、加快档案信息更新速度，有助于提高档案资源使用效率，推动档案管信息化建设。

参考文献：

[1]韩春霞.信息环境下n案管理的创新分析[J].中国管理信息化.2017（07）：11.

[2]李涛.如何做好大数据时代的档案管理工作[J].黑龙江档案.2016（06）：45.