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档案管理信息化建设大全11篇

时间:2023-05-25 18:13:01

档案管理信息化建设

档案管理信息化建设篇(1)

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录,是传承文明的载体。档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统,它深深植根于人类社会的生产、生活之中,与人类社会发展同步,并随着社会文明程度的提高越来越深入到社会生产、生活的各个领域,在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会,我国已步入信息化稳定发展期,随着信息社会和档案事业的发展,档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分。

档案信息化是以计算机、网络,信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。

1高职院校档案信息化应用现状

由于多数高职院校是在原来的中专校合并的基础上组建而成的,所以,情况比较复杂,档案管理人员比较混杂,对档案信息化工作了解很少,从而导致各单位对档案信息化的认识程度参差不齐,严重制约了高职院校档案信息化的建设和发展。主要表现在以下几个方面:

1.1对档案工作重要性认识不到位

不少档案人员存在“为保管而保管、重保管轻利用”和“等、靠、要”的思想以及“闭架借阅、你查我调”等传统做法;另外,有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意、很熟练,认为自己干了十几、二十几年的档案工作,业务“熟练”、于是就沾沾自喜、不求进取,抱有混日子的思想。虽然部分人员是凭借长期从事档案工作和资格老获得了专技高级职称,可谓多年的媳妇熬成了婆,其实这些人自身素质较差,文化程度较低,根本无法开展档案编研、开发利用工作,就更谈不上懂计算机网络技术、对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零,不想了解,也不想接触,更没能力掌握,依赖性较强、存在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念,这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。

1.2对档案工作投入严重不足

有些单位的领导对档案工作不够重视,认为档案工作很简单,只是保管些材料,负责给利用档案者提供材料即可,所以在经费投入方面,相对其他工作而言,投入的资金非常少,导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本的条件,更谈不上购置现代化档案管理设施设备。

1.3现代化管理手段未得到充分利用

有些单位的档案管理部门虽然已使用了档案管理软件,也只是简单地录入些案卷目录,但仍无能力开展档案研发、利用工作,结果造成投资上的浪费。

1.4档案工作现代化管理手段单一

缺少档案信息化的软件,目前使用的档案管理软件只有科怡软件一家产品,满足不了高校档案管理的需要。即使有的单位添置了科怡档案信息管理软件,逐步在将档案目录录入到计算机中,能够实现简单的目录查询、统计等功能,但由于专业技术跟不上,根本不能运用自如。再者,商家售后培训、技术服务等一系列工作都不能及时到位,致使档案信息化建设、发展受到制约。

1.5档案管理队伍综合素质较低

档案管理人员队伍中,极其缺乏懂计算机网络技术人才,多数单位是将年龄较大的、文化较低的女同志按排在档案部门,这就致使高校档案信息化建设工作缺少智力支持。

2应对措施

鉴于以上档案信息化建设中存在的问题,我们必须正视存在的不利因素,并采取积极改进的态度,将被动变主动,将不利变有利。

2.1档案工作者必须更新观念

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作,如果从业人员只习惯于传统式的手工管理模式,而不肯更新管理观念的话,即使单位上建起了网络,购买了最新的软件系统,也不会真正将系统应用起来,致使软件成为一种摆设。因此档案人员必须更新观念,提高对档案信息化建设的认识,改进管理模式,自觉学习新的科学技术知识,提高业务素养和技术技能,提高创新素质,从业人员能力的提高要与时展同步。

2.2单位要建立健全激励机制

要彻底改变“大锅饭、吃皇粮”和“干多干少一个样”的管理体制,应建立健全激励机制,每个档案管理人员都要树立创新精神、与时俱进,让那些理念先进、业务精通、技术熟练的档案工作者从事档案管理工作,为档案事业心甘情愿地奉献出他们的聪明才智。

2.3领导要给予档案部门智力方面的支持

在档案信息化建设过程中,基础设施是条件,标准系统是手段,信息资源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力资源是关键。人才是档案信息化的建设者,更是档案信息化建设的重要组成部分。当前,档案队伍中大多数专业人员,还不具备档案信息化管理素质。因此首先,领导应重视档案信息化人才队伍建设,优化组合档案工作者队伍,应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才,负责档案信息化管理系统的设计、建设,给档案信息化建设提供强有力的智力支持,其次,应立足现有人员的培养提高,培养从业人员的现代信息素质、现代信息意识、信息管理能力。造就一支具备现代信息素质,能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。再次,应建立具有约束力的规定,要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。

2.4切实保障对档案现代信息化建设的投入

档案现代信息化建设需要投入必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,即购买软件,也要购买其它必须的服务设备。所以,高职院校要尽力满足档案信息化建设所需经费,给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。

2.5加大对档案现代信息化建设技术人才的培养

档案现代信息化建设,不仅需要从业人员的努力,更需要上级档案业务部门的栽培,上级档案部门应在过去的单存的档案知识培训的基础上,举办档案现代化信息化知识培训班,并建立强化学习制度,规定各单位落实人员参加学习,为各单位档案现代信息化建设提供技术支持,保障档案现代信息化建设对人才的需求。

档案管理信息化建设篇(2)

在档案信息化建设与档案管理过程中,相关管理人员必须要制定完善的管理制度,优化档案信息化建设体系,增强档案信息化建设效果,保证可以提升档案管理工作质量。

1 明确档案信息化

档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的指导之下,各个部门与机构全面应用现代化信息技术,对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等,保证可以提升档案管理工作效率,优化档案管理工作体系,增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中,相关管理人员利用档案实体保管方式,将其作为管理工作的重点项目,然后利用数字化管理技术开展相关工作,向档案管理实体提供信息化服务,转变传统档案管理模式,打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点:第一,要保证档案信息化建设的数字化与网络化,第二,要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递,提升档案信息数据储存效率与质量,达到管理一体化目的。第三,要保证档案信息资源共享,提升档案信息资源的利用效率。第四,要保证档案管理模式的更新,转变传统的档案管理方式[1]。

2 档案信息化建设问题分析

档案信息化建设中还存在较多问题,影响着档案信息化建设的有效性,难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点:

第一,档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中,各个单位与部门之间的数据库不同,并且各个部门的数据来源于数据特征等不同,在实际情况下,会出现内部结构处理方式复杂等问题,导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。

第二,高度分散问题。档案信息化建设中,各个档案会散落在管理部门或是经济单位,例如:在建设局与税务局财务报表实际移交的时候,会出现各类重复或是分散的信息数据,相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据,这就导致档案信息化建设效率降低。

第三,管理方式滞后。在档案信息化建设过程中,经常会出现管理方式滞后的现象,难以提升档案信息化建设质量,主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理,难以提升信息化建设工作效率与质量。

第四,管理观念滞后。当前,部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性,难以提升档案信息化建设与管理工作质量,甚至还在应用传统的纸质管理措施,无法增强档案信息化建设效果[3]。

3 档案信息化建设与档案管理措施

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度,减少档案信息化建设与管理中存在的问题。

3.1 建设专门的网络档案系统

档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统,在网络档案系统中,技术人员可以综合利用数字化平台,例如:建设公众、内部等信息服务网,发挥网站的作用,同时,还要统一档案信息化建设标准,积极建设档案信息化硬件与软件基础设置,提升档案管理水平,促进信息资源共享工作的进步。

3.2 重视电子文件管理工作

档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作,减少其中存在的问题。首先,要重视计算机网络体系的建设,提升文件传输效率,在文件传输之前,要将档案信息转换成为电子档案格式,提升数据的可靠性与通用性,同时,还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间, 必须要保证网络安全性,提升电子文件传输工作效率与质量,同时,还要保证电子文件数据下载的真实性,将其储存在光盘中[4]。

3.3 制定完善的技术处理制度

在档案信息化技术处理过程中,相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度,减少档案技术处理工作问题,提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中,必须要重视电子文件保存问题的解决,在长时间电子文件保存中,必须要重视保存的准确性与安全性,定期对其进行复制处理,并且建立完善的竞争机制,避免出现电子文件保存不当的现象。

3.4 积极应用现代化管理措施

档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施,提升资源共享管理效率与质量。在此期间,档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式,积极应用网络化技术与数据化技术,提升数据化档案管理质量,减少其中存在的档案管理问题[5]。

3.5 树立正确的服务意识

档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识,利用先进服务观念开展工作,提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间,相关管理人员必须要制定完善的管理制度,要求树立正确的服务意识,根据档案信息化管理部门的需求,提升档案信息化建设工作效率与质量,减少其中存在的问题,并且采取有效措施解决问题,增强档案信息化建设工作效果,进而优化档案信息化管理体系。

3.6 制定完善的管理制度

档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度,优化档案信息化建设与管理体系,提升档案信息化建设效率。首先,相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量,增强档案信息化建设效果,减少其中存在的问题。其次,档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系,打破传统档案管理方式的局限性,发挥现代化档案管理工作作用。最后,必须要提升农村管理工作效率,增强档案信息化建设工作效果,避免出现病毒感染的现象与问题,同时,还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。

4 结语

档案信息化建设部门与档案管理部门必须要根据其实际情况制定完善的管理制度,优化档案信息化建设体系,提升档案管理工作质量与工作效率,增强档案信息化建设效果。

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2014(23):150-151.

档案管理信息化建设篇(3)

档案信息化就是以室藏档案为依据,在不改变档案原来的内容信息的情况下,对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变,使档案信息社会化,实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理,是因为它自身就包涵着信息。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”,这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息,它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化,就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播,另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,在社会中传播,广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的,而是相互联系,相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案资源信息化,必然与社会发生普遍的联系,必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成另外形式的信息,即广泛意义的档案信息化。

2 促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响,成为档案信息化建设的基本推动力。所以,档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。

2.2 提高档案信息化水平技术

2.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。

2.3 提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进,使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网,添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

2.3.1 随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年,国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

2.3.2 档案管理软件的对象是电子文件,通过选取合适的档案管理软件,不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的,而且电子文件作为信息资源,经过软件的整合和开发,既是电子文件形成单位的有益积累,又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

2.3.3 “工欲善其事,必先利其器”,选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念,需要科学的档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

2.3.4 从安全角度来说,优良的档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保档案信息安全。

3 推行档案信息化管理,确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的,这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度,信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建设,选用适合企业档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2 建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度,逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识,只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解,才能参与本单位的软件开发工作,才能提出正确信息需求,使系统运行保持在良好状态之中。

3.4 数据质量是计算机管理系统成败的关键,要严把数据关,保证所输入的数据是全面和准确的,否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度,在数据输入之前对数据进行审核,在数据输入之后进行认真校对。

4 结束语

充分利用计算机功能,提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便,利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台,不仅能有效地实现工程档案的动态管理,提高档案管理效率,还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展,为促进国民经济和社会发展,提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献:

[1]唐宝莲,吴建华. 档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J]. 科技档案, 2006,(03) .

档案管理信息化建设篇(4)

档案信息化就是以室藏档案为依据,在不改变档案原来的内容信息的情况下,对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变,使档案信息社会化,实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理,是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”,这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息,它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化,就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播,另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,在社会中传播,广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的,而是相互联系,相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案资源信息化,必然与社会发生普遍的联系,必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成另外形式的信息,即广泛意义的档案信息化。

二、促进档案信息化建设的几点建议

1、档案工作人员要树立档案信息意识.

马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响,成为档案信息化建设的基本推动力。所以,档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。

2、提高档案信息化水平技术

2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。

3、提高档案信息管理水平

信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进,使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今,在计算机管理渗透的形式下,计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网,添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。

3.1 随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年,国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。

3.2 档案管理软件的对象是电子文件,通过选取合适的档案管理软件,不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的,而且电子文件作为信息资源,经过软件的整合和开发,既是电子文件形成单位的有益积累,又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。

3.3 “工欲善其事,必先利其器”,选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念,需要科学的档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

3.4 从安全角度来说,优良的档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保档案信息安全。

三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的,这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度,信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

1、加强工程档案信息化建设,选用适合企业档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件。

2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度,逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。

档案管理信息化建设篇(5)

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.138

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2016)14-0-01

档案信息化建设是社会信息化发展的必然趋势,它不仅可以提升档案部门的服务能力,同时又能提升档案工作的管理能力,当前,为顺应时展趋势,对档案信息化建设与管理的研究已成为档案工作人员的一向重要任务。

1 档案信息化建设的概况

档案信息化建设指的是根据国家档案行政管理部门的规划组织,以现代信息化的技术,对传统的档案管理模式进行相应的改革与完善,促使档案信息资源的收集、管理、利用及服务能力得到全面提升的过程,另外,从整体上分析,档案信息化建设还具备一定的特征。

1.1 档案信息化建设具有改革性

档案信息化建设通过将信息化的技术方法科学运用到档案工作当中,使档案管理职能、工作机构及人员分工等都发生了很大变化,实现了档案管理模式创新,而与此同时,档案信息化建设针对传统档案管理的不足进行了弥补,使档案管理在各个环节都形成了自己独有的思想与方法,从而使档案管理工作发生了很大转变,为档案工作的改革发展奠定了有力基础。

1.2 档案信息化建设具有时效性

档案信息化建设是一个长期的建设工程,它需要用先进的科学技术来支撑,以坚韧不拔、开拓创新的精神使档案信息化建设朝着良好的方向发展,而在档案信息化建设的过程中,要及时对档案部门的软硬件设施进行更新换代,并且将系统升级到最新状态,在保持其稳定性的同时还要对其定期进行维护,使档案信息化建设具有长期性 。

2 档案信息化建设的重要作用

通过档案信息化建设可以提高档案工作的水平,同时,针对档案管理过程中出现的新问题、新情况能重新进行思考并制定出新的解决办法,从而实现档案信息的社会化服务,其作用具体可表现为以下几个方面。

2.1 改善档案管理工作

档案工作只有实现信息化,才能走向开放,实现档案真正的价值,档案部门通过信息化的建设使档案工作从管理利用慢慢向资源采集、管理及服务的方向转变,使档案信息资源得到科学有效的配置与管理,为社会提供优质高效的服务。

2.2 拓展档案服务

档案管理工作实质上就是信息资源管理,而信息资源的真正价值在于其如何收集利用,其利用效果更是直接关系到信息资源的时效性及利用范围,因此,档案信息化建设对于现代的档案工作来说十分重要,其服务领域更宽。

2.3 增加信息储量

科学技术的发展带动了信息技术行业的发展,而这其中的信息储存技术更是得到了广泛应用,使得档案信息资源的储存更加方便,同时储存量更加大,储存密度相比以前的纸质储存要高,而且其储存的安全系数也得到了成倍的提高,从纸质储存的信息单一化到现在储存形式多样化,不仅有文字、表格,还包含图片、影像、声音、动画等。

3 档案信息化建设与档案管理的对策

3.1 构建完善的档案工作体系

档案信息化建设过程中需要有相应的工作体系予以支撑,因此,必须构建起完善的档案信息化工作体系,其构建方法主要有以下几个方面:首先要明确档案工作的管理机制,并完善档案工作的运行机制,主要可以针对各部门的联动情况建立相应的联动电子管理体系,实现全程管理与监控,其次要提升档案信息化工作在档案常规工作中的比重,使其与电子化的建设同步进行,再次,要针对档案信息化进行相应的法律完善,使档案工作得到规范标准的约束,具体可以制定档案信息化建设的专项工作任务并进行分配,明确任务目标及期限。

3.2 推进档案建设的工作进程

档案信息化建设的核心工作内容便是信息资源建设,因此,要将工作重点放在推进档案信息资源数字化建设与信息资源共享上,首先对于推进档案信息的数字化建设要制订出科学合理的建设计划,同时还要强化监督检查,在用户使用需求得到满足的情况下建立相应的数字化档案目录,并加大人力、资金等方面的投入,使各部门的工作得到协同发展,其次在推进档案信息的资源共享方面,要根据国家出台的相关标准建立统一的信息管理体系,并使其与办公系统有效融合起来,实现档案信息的网上管理操作。

4 结 语

档案信息化建设是档案工作的发展趋势,是其发展改革的必然选择,在如今新的社会环境下,档案管理部门应重视起档案信息化建设,积极推进其建设发展进程,使促档案工作的信息资源得到开发利用,提高档案工作的服务水平。本文简要分析档案信息化建设及其重要性,探讨档案信息化建设与档案管理的方法,以期对我国的档案管理提供相应帮助。

主要参考文献

档案管理信息化建设篇(6)

高校教育档案是高校在进行教育活动中所留下来的各种信息、数据、文档、资料等。依托先进的信息技术手段,提高高校教育档案管理和应用的效率,使其更好地为高校教育教学服务,是高校教育改革的重要方向。

一、档案信息化管理是时展的必然趋势

高校作为教育的最高层次,承担着培养高素质人才的历史使命,丰富有效的教育教学活动,是高校日常工作的重要组成部分。具体来说,高校教育档案包括关于上级部门开展教育工作的指导性、指令性文件,当期教学计划、各学科教学大纲,重点课程建设资料,教学质量检查、教学观摩、课堂教学质量分析资料,以及学员管理、课堂教育、考试考查等各方面的资料。高校教育档案工作对于高校发展有着积极的意义。通过对高等教育档案信息资源的搜集与整理,可以记录高校教育活动的轨迹,从中探索高校教育的发展规律,积累高校教育工作的重要成果和宝贵经验。高校教育档案信息化建设,是指在教育档案管理活动中,通过现代信息技术对教育档案信息资源进行处置、管理,并提供相应的信息资源利用服务。随着我国高等教育的进一步发展,高校教育活动愈发的丰富与多样化,教育档案管理愈发的繁琐复杂,通过更加便捷的工具来推动和加强高校教育档案管理已经成为一种必然趋势。当今社会已经进入信息时代,现代信息技术代表着科技发展的方向,其功能十分完善、强大,已经能够满足高校教育档案建设的基本需求。将现代信息技术引入到高校高等教育档案建设中来,实现档案管理手段的转变,是高校教育档案发展的重大变革。

二、高校教育档案信息化建设中存在的问题

档案信息化建设是传统档案走向现代档案的重要标志,也是高校教育档案改革与发展的重要途径。当前高校教育档案信息化建设中,存在以下问题,阻碍了档案信息化建设的进程。

1.高校教育档案信息资源缺乏系统性

教育教学活动是高校最重要的工作内容之一,是由高校各个部门和高校教师、辅导员分工协作、密切配合共同完成的系统工程。在这一过程中,参与各种教育教学活动的部门中都产生了大量的档案信息资源,如何将这些繁琐复杂的信息资源及时、准确、有效地录入到高校档案管理系统中,使之成为一个系统完整的高校教育档案体系,成为高校教育档案信息化建设中亟待解决的问题。

2.高校教育档案信息化建设投入不足

目前,我国高等教育已经步入了发展的快车道,但在具体的发展实践中,各高校也面临着诸多困难,需要使用经费的地方也非常多,相对来说,对档案信息化建设的资金投入比例相对较低,用于档案信息化建设的经费也十分有限,无法购置好的软件及硬件设备,使高校教育档案管理落后于学校发展的步伐。

3.高校档案工作人员整体素质有待提高

人是高等教育档案信息化建设的关键因素。高校教育档案信息化建设,对档案工作人员提出了更高的要求――在具备传统的档案业务能力基础上,要具有一定的档案信息化管理意识和先进的理念,还要掌握一些现代信息技术。从现实情况来看,各高校档案工作队伍虽然整体素质已经有所提升,基本保障了档案信息化管理工作的顺利进行,但档案管理工作人员却很少能够比较深入、全面地理解高校教育档案信息化建设的重要意义,自然也就很难积极主动地参与到高校教育档案信息化建设工程中来,影响了高校档案信息化建设的进一步发展。

4.高校教育档案信息资源的利用率较低

高校教育档案是高校有效教育教学活动的记录,是高校发展成果的凝结。从高校发展的角度来讲,高校教育档案信息资源对于高校下一阶段的工作有重要的启示作用;从学生个人而言,这些档案信息资源对于学生的终身发展也有着积极的意义。但从目前的实际情况来看,虽然现代信息技术为高校教育信息资源的检索和利用提供了便利条件,但高校教育档案的利用率仍然偏低,这在一定程度上也阻碍了高校档案信息化建设的进程。

三、高校教育档案信息化建设的几点策略

档案信息化建设是一项复杂的系统工程,要加快档案管理现代化、信息化的建设,应从以下几方面入手:

1.制定并完善高校教育档案信息化建设制度

“没有规矩,不成方圆。”高校教育档案信息化建设是一项系统工程,需要有统一标准来规范和约束建设行为。制度就是规矩,是高校档案信息化建设的标准。高校档案管理部门和工作人员要严格遵守国家档案管理制度,并在此基础上制定适合本校、本部门的档案管理制度,对高校教育档案信息资源的搜集、整理、录入、保存、查询等环节进行规定,推出相关适应信息时代的便于操作的相关制度,使高校教育档案工作制度化、规范化、科学化。

2.加大对高校教育档案信息化建设的投入

高校教育教学管理部门要提高档案管理意识,要强化“以史为鉴、以档案为镜”的档案建设观念,重视高校教育档案信息化建设,从政策上和财政上给予倾斜,加大高校教育档案信息化建设的投入力度,从软硬件两方面支持高校教育档案信息化建设。同时,高校档案部门也要善于运用资金,加强对资金使用的监管,并通过有效规划提高资金使用的效率,争取“花少钱,办实事”,推动高校教育档案信息化建设工作。

3.提高高校教育档案工作人员的素质

重视档案工作人员的业务培训工作,创设机会开展校内各部门之间以及各高校之间教育档案工作人员之间的业务交流,使他们就工作中出现的新情况、新问题及新的解决方法进行积极的探讨和研究,引导和帮助他们更新观念,强化教育档案信息化建设意识。并且要主动吸收高素质人才加入到高校教育档案队伍中来,为教育档案工作队伍注入新鲜血液。同时,还可以尝试引入竞争机制,从客观上营造一种氛围,使教育档案工作人员努力学习,提高业务水平,从而打造一支素质优良的档案工作队伍。

4.提高高校教育档案信息资源的利用率

“以使用促发展”。近年来,对高校教育档案信息资源的利用需求不断增加,服务对象也由在校学生扩大至历年毕业生,服务内容也从最初的便于教育教学管理,扩大到提供选课参考、学历认证等方面,这些都为教育档案信息化建设带来了新的助力。高校教育档案信息化建设要关注这一变化,加强对资源的整合与分析,提高信息资源质量,强化档案服务理念。以上措施都将有力地推动高校教育档案管理信息化建设进程。

四、结语

高校教育档案信息化建设是档案事业发展的重要举措,将极大地促进高校档案工作现代化、标准化、公开化和服务化,对于学校教学、教务管理提供更多的支持。要充分认识到高校教育档案信息化建设的重要意义,为推动档案信息化建设做出积极贡献。

档案管理信息化建设篇(7)

随着科学技术的不断发展与我国政治体制改革的深化,推进档案信息化建设与管理提升已经成为必然趋势。档案信息化建设包含诸多内容,需在各个方面予以关注和重视。目前我国部分档案管理部门在档案信息化建设方面还存在一些问题,从管理机制、档案管理模式以及服务心态等多角度出发,积极开展信息化建设工作,进一步提高档案管理工作的水平。

1 档案信息化建设现状

1.1 信息来源分散复杂

档案资料通常来源较为分散,难免出现各个相关单位或管理部门移交的档案文件出现重叠的情况,在同一主题下的资料整理出现大量无差异化的信息。因此,对于繁杂冗余的大量档案资料,进行科学的筛选、管理,合理的对具有重要价值的信息进行选择、发掘,就成为了一项重要课题。通常情况下,囿于传统档案人工处理方式的效率限制,档案信息的筛选和挖掘过程繁琐、主观性强,浪费大量人力物力。

1.2 档案管理模式陈旧滞后

随着经济社会的迅速发展,传统的档案管理模式已经不能满足信息化时代的需要。过去的档案管理制度对档案移交、文件信息汇集、资料报送等操作要求周期长、操作滞后,造成档案信息老化、价值缺失、资料不全甚至无据可查,难以保障当前对档案信息的现实需要。

近年来,国家大力推进信息化办公进程,然而在部分档案管理部门,仍然沿用传统的手工档案管理模式。档案管理软硬件设施不足,档案管理流程繁复,造成档案信息服务效率低下。

1.3 人员心态亟待转变

在大力推动档案信息化建设的新形势下,档案管理人员的心态亟待转变。传统档案管理工作中,档案管理单位主动性较低,部分管理人员服务意识差,工作缺乏热情和责任感,难以在实际工作中树立正确的工作态度,无法真正积极的投入到工作当中。很多档案管理人员缺乏专业的档案管理知识,怠于紧跟政策步伐、积极学习新的技能。一些档案管理人员甚至在工作中逃避责任、消极工作,难以很好的端正服务心态。这些思想上、专业技能上出现的心态问题,影响了档案信息化建设和档案管理工作的顺利开展。

2 档案信息化建设的优势

2.1 提高资源利用率和工作效率

档案信息化建设是当今形势的需要,也是档案管理的必然趋势。档案资料涉及的所需信息来源广泛、文件内容复杂、档案管理过程复杂繁琐,建设信息化的档案管理系统能够节省大量的人力和物力资源。传统的档案收集、整理以及信息服务,都需要人工方式进行处理。在繁杂冗余的档案文件中,重叠文件、重复资源、需更新信息等等,时刻需要耗费人力进行及时处理,不仅工作量巨大,还极容易出现各种各样的疏漏或问题。将档案资料转化为电子数据,引入自动化办公流程,建立电子档案管理机制,能够弥传统人工档案管理方式的缺陷。所有档案资料录入至电子档案管理系统后,直接通过软件操作进行筛选、整理,档案管理工作完全可以依靠计算机进行操作,且归档清晰明确,整理方便快捷,大大的提高了资源利用率以及档案管理的工作效率。

2.2 简化操作环节,有利于服务质量的提升

信息化档案管理系统有助于简化传统档案信息服务的相关环节,为档案使用者提供便利,从而提升档案管理部门的服务质量。传统的档案借阅管理操作复杂、过程繁琐,往往造成档案使用者的种种不便,影响档案管理部门的服务质量。在信息化的档案管理背景下,档案使用者可以省却大量中间环节,无须各种手续、证明借阅所需电子档案,还可以通过网络档案管理系统对所需信息进行获取,极大的缩减了办事环节。

3 档案信息化管理方法

3.1 健全档案管理机制

档案管理工作机制的健全,是推进档案管理信息化建设的重中之重,决定着档案信息化建设的指导方向。首先,要保障档案管理制度与实际工作运行条例的建立和健全。档案管理部门应当在建设信息化管理系统的同时,制定相应的电子管理制度,与其他信息化管理条例共同执行,保障档案管理各个环节的政策落实。同时,档案管理机构应加强各部门的组织配合,形成部门之间的协调联动,积极应对电子档案管理的新形式,主动提出问题、发现问题,共同解决问题。对电子档案文件应制定新的政策细则,以解决可能出现的各种新情况。最后,有关档案管理信息化建设方面的绩效评估机制应当予以加强,有意识的提高信息化建设方面所占的绩效比例,以鼓励档案管理信息化建设的积极推进。

3.2 提高管理人员素质

档案管理信息化建设的推进,意味着对档案管理人员的专业素质与思想水平要求的提高。档案管理人员必须认清形势、摆正心态,夯实档案管理的专业知识。同时,信息化档案系统的建立,意味着需要管理人员具备对新设备、新技能掌握。档案人员应当积极学习相关的软硬件操作方式,熟练把握新的工作流程;深入钻研电子档案管理系统的各种操作和调试,为信息化建设的不断改革和提高提出建议;对管理制度和相关政策的建立和改革有所了解,将工作细则落实到切实操作中。

加强管理人员的思想教育,提高管理人员在工作中的责任感和服务热情。魍车牡蛋腹芾砉ぷ髦校更加侧重于档案的保管而非档案信息的服务。随着档案管理信息化的建设,在档案管理工作中的文件资料搜集、整理等工作量减轻,纸质档案资料的管理转变为电子档案资源的系统管理,档案信息的服务变得更加重要。档案管理人员应当转变传统的被动服务意识,加强自身思想水平的提高,培养主动热情的服务精神。

3.3 加快数字化建设进程

档案管理工作的数字化建设是保障档案信息建设的基础。只有加快档案管理的数字化程度,彩能够实现档案信息化建设所要求的档案资源共享和档案资料电子化。首先,应当提高档案数字化建设的重视程度,为具体工作的开展制定相应的计划方案,同时建立相关监督监管制度。其次,对纸质档案资料的有效录入和数据上传效率应有所提升,保障数字化建设进程。同时对相关电子管理系统予以升级优化,在后台管理和用户使用上使其更加友好便捷。将纸质档案的管理与电子档案管理并重,完善二者结合管理、相互保障的相关机制。最后,在资源共享上加大力度,各档案管理部分相互配合实施联动,在严格遵守国家相关制度的基础,共同建立数字化档案资源与管理系统,为档案信息化建设做出应有贡献。

4 结语

档案信息化建设的积极推进,有助于帮助档案管理工作更好的实现和发展。随着我国在政治制度和建设方向的不断深化改革,档案管理部门应当顺应发展形式,积极响应政策发展档案信息化建设,保障档案管理工作的进一步发展。

参考文献

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[4]邱艳.高校档案信息化建设的问题及对策探析[J].宿州学院学报.2009(06)

[5]周凤瑾.浅析高校档案信息化建设[J].现代经济信息.2008(09)

档案管理信息化建设篇(8)

档案可以为企业提供相关的历史资料和数据信息,是一切管理者进行决策和预测的重要前提,完整的档案资料是相关人员进行分析的重要依据,档案管理水平的高低对于企业的发展水平在一定程度上有着重要的影响。对于一些工程企业而言,不断提高档案管理水平更是有着重要的现实意义,直接关系到企业工程质量的优劣之分。目前,我国档案管理整体上呈现出一种乐观的态势,正在逐步实现档案管理的信息化建设,向成熟的方向发展,信息化背景下做好档案管理工作意义重大。

一、对档案信息化建设涵义的基本认识

档案信息化建设开始被广泛的应用于各行各业的档案管理工作中,但是对其还没有形成一个全面的认知和了解,我们应该从广义和狭义两个方面去审视档案管理信息化的基本含义。从广义上讲,所谓的档案管理信息化就是指将企业的的档案与社会、政治、经济、文化等诸多方面的信息进行有机的统一和整合,从而形成更为系统、全面、科学有用的信息体,为相关的企业人员进行决策或者预测提供一个准确客观的依据和参考;狭义方面的信息化则比较简单,是指单纯的对档案本身进行信息化处理,实现档案自身内容的信息化,二者相比,广义的信息化是在狭义的信息化基础上的一个延伸和拓展,更具实用性和科学性,当前也使用的比较广泛。两种意义下的档案信息化最终都归于实现将档案转变为有用的信息,显而易见,其目标就在于在当前信息化高度发达的背景下将档案融入到整个社会系统中进行分析和处理,实现档案信息与其他信息的有机统一,从而可以衍生出更为全面的信息。从某种意义上讲,广义的档案信息化和狭义的档案信息化是相互联系、密不可分的。随着档案信息被社会大众的广泛运用,狭义的档案信息化,就被逐渐的赋予了广义的档案资源信息化的意义。

二、有效加强档案管理信息化建设的几点建议

(一)不断树立和提升档案工作人员对档案管理信息化的认识和理解

档案管理人员是做好档案管理工作最关键的因素,档案管理人员水平的高低直接关系到档案管理工作的优劣,在实现档案管理信息化建设的过程中,我们也必须清楚的认识到档案管理人员在此过程中所发挥的重要的作用。可以毫不夸张的说,他们是档案信息化建设的基本力量,是有效实现档案管理现代化的重要保障。档案管理人员的主观能动性直接关系到信息化建设的成败,而他们的主观能动性又直接的取决于他们对档案管理信息化这一问题的重要性的感知和认识。所以要想很好实现档案管理信息化建设的目的,我们必须要做足档案管理人员的工作,我们只有不断地强化档案管理人员对档案管理信息化这一问题的重要性的认识,让他们在思想上树立起档案管理信息化的意识,逐步培养他们的责任感和使命感,让他们将档案管理信息化作为自己的一种使命,一种责任去面对,只有这样他们才能够在日常的工作中更加尽职尽责。

(二)强化基础设施,引进高新技术,逐步提高档案信息管理水平

除了不断提高档案管理人员的责任意识和对档案管理信息化的重要性的认识之外,我们还需要不断提高档案管理人员的专业素养和处理问题的综合能力,这些都属于主观上的因素,在充分保证主观因素的前提下,客观因素的影响也不容忽视,即档案管理信息化所必需的硬件设备支持。为此,我们必须不断地完善和补充档案信息化基础设施设备的构建,努力向新型的数字化档案馆方向发展,通过使用计算机等一系先进的技术设备进行档案管理,将计算机技术和网络技术等高新技术的元素都渗透到档案管理信息化的进程当中,为实现档案管理信息化水平打好坚实的基础,不断地强化数据库建设,逐步提高我国企业档案信息化水平。在此基础上,还要注重强化对档案目录数据库的建设,从而为对档案信息的检索提供极大地便利和可行性。

三、工程档案管理的新方向――逐步实现工程档案资料管理的信息化

档案管理信息化建设篇(9)

档案信息化就是以室藏档案为依据,在不改变档案原来的内容信息的情况下,对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变,使档案信息社会化,实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理,是因为它自身就包涵着信息。

一、档案信息化建设的涵义

“档案是历史的原始记录”,这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息,它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化,就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播,另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,在社会中传播,广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的,而是相互联系,相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案资源信息化,必然与社会发生普遍的联系,必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成另外形式的信息,即广泛意义的档案信息化。

二、档案信息化建设与工程档案管理的措施

1、档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学认为意识具有能动性,一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响,成为档案信息化建设的基本推动力。所以,档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展。

2、确立工程档案发展的方向

工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程,从工程立项开始,直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料,这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先,工程项目从立项开始,主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作,制定明确的岗位责任。其次,加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员,明确每个人的工作职责,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

3、提高档案信息化水平技术

3.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。

3.2档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3.3对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全。

4、拓宽档案信息管理思路

档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路,坚持档案为社会大众服务的思想,从传统的档案管理方式转变过来,改变过去那种重保管轻利用,片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向;扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面;揭开档案神秘的外衣,将广大的社会公众迎进档案室的大门。

近些年来,档案管理的方式发生了很大的改变,从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变,这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时,切实掌握相应的专业理论知识和专业技能,从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才,不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门,更应该顺应时代所需,从现实出发,从长远考虑,实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变;从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。

5、制定纸质档案与电子文件的利用制度,并监督执行,搞好档案利用工作

档案最原始的形态就是构成记录性的介质,故在一个企业内部,形成的档案多为纸质档案,或者基于磁介质的录像带、磁带、磁盘等。纸质档案在做好电子数字化之后,按照档案整理办法进行整理、组卷、装订成册;数字化的档案上传到档案信息化系统中去。纸质档案利用时根据利用对象,档案室专职人员按照档案利用制度填写利用者信息,填报利用内容;电子档案借阅只能通过档案信息化系统利用,利用者需使用专用软件加密狗,只能打印不能下载(如果要下载需要办理特殊的下载利用手续),不能修改档案的原始信息,电子档案利用时,数据库自动通过软件加密狗识别利用者信息,系统自动记录和统计利用者操作记录。

电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求的防范对策。

6、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作

根据国家档案局相关法规规定,专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议,档案知识交流班等以提高档案人员技能。企业内部应每年集中开展一次档案培训会议,由行政部经理组织,档案主管主办,邀请1-2名档案学者给施工(监理)企业专兼职档案人员讲习档案技能培训课程,制定培训考核措施,考核培训效果。

7、采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作

针对集团型企业下属分公司及项目比较多,实际生产活动工作量大,产生文件资料与实物档案多的特点,集团档案工作者易采取集中领导、分级保存与监督管理相结合的原则来做好档案工作。

档案管理信息化建设篇(10)

中图分类号: G271 文献标识码: A 文章编号:

1.城市建设档案管理信息化建设存在的突出问题

(1)缺乏组织领导。在信息化建设过程中,城市建设档案管理部门是主体、是基础。(2)传统惯性制约。随着档案管理信息化建设的推进,由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别,陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异,容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理,无论这种抗拒心理以什么样的方式出现,都是城市建设档案管理信息化建设的障碍。(3)档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等,都表现出真实的原始性,也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理信息化中,档案多数以电子文档的形式存在,从起草、修改到印发都在计算机上进行,具有便于修改、便于复制特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题:电子文档能否作为档案,是否具有法律凭证作用等,便成为档案工作的新课题,是决定电子文档能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。(4)缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是:计算机软件开发缺乏整体规划性,软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足;计算机及其有关设备型号各异,设备档次参差不齐,没有形成统一的硬件环境;档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑,缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。同时,在日常档案管理中只有根据其来源,才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中,打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊,缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值,相关法律条例的制定迫在眉睫。(5)缺乏人才。城市建设档案管理信息化建设需要既懂档案管理,又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一,普通操作型人才居多,系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理信息化建设的质量和速度。

2.城市建设档案管理信息化建设的几点建议

(1)要加强组织领导,增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组,积极推动城市建设档案管理信息化建设,落实责任,明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新,不断凝聚各部门合力,进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力,集中精力谋划和解决在城市建设档案管理信息化建设中遇到的各种问题,确保圆满完成任务。

(2)积极开展宣传教育,转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动,增强大家转变传统观念的自觉性和积极性,强化创新教育,引导全体人员在城市建设档案管理信息化建设上下功夫,协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作,确保信息化建设的顺利进行。

(3)建立和完善档案数据库,保证档案的真实性可靠性。首先,通过法规约束电子文件格式种类,如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式,方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式,通过降低电子文件格式种类繁复性,增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次,通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制,以保证电子文件的真实性和可靠性,包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次,提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后,分离数字信息的语义表示与格式表示,形成不依赖于特定的通用信息存在形式,不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况,如以 XML 作为标识规范的方法,等等。

(4)是建立档案管理标准,逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案信息化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则,对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作,要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准,除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外,还有电子文件管理专用的标准和规范,为档案管理信息化提供法律依据。

(5)加快城市建设档案信息网络化建设

自建设部《全国城市建设档案信息化建设规划与实施纲要》颁布实施以来,各地城市建设档案网站不断兴建和完善,社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料,从而解决了许多实际问题,城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前,应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案信息化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设,逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台,积极开展城市建设档案信息网上查询服务,全面提高城市建设档案利用的效率和质量,最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。第一,要按照建设规划要求及政府电子政务建设的总格局,促进将城市建设档案信息化建设与政府电子政务建设同步协调发展。第二,要继续加大经费投入,加强城市建设档案馆信息化基础设施建设,` 构建城市建设档案网络平台。第三,继续建设和完善城市建设档案信息网络,以社会需求为导向,及时把整合加工后的城市建设档案信息在网上,实现档案信息资源的社会共享,推动城市建设档案信息网络建设稳步发展。

(6)是加强人才队伍建设,储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才,为他们提供施展才华的舞台,使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才,要加强培养力度,不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理信息化建设的需要,变被动坐等为主动出击,积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才,创造良好的留人环境,为档案管理工作输送新鲜“血液”。

3.结束语

总之,为了更好地实现信息管理和服务功能,满足城市建设发展的需要,我们必须加快城市建设档案管理信息化建设的步伐,促进城市建设档案现代化的早日实现。

参考文献:

档案管理信息化建设篇(11)

目前,随着档案信息化建设步伐的加快,数字化、网络化技术被广泛应用于人事档案管理工作。但针对高校的人事档案信息管理工作来说,则存在着档案管理人员认识不够、管理方式传统落后、缺乏适应性较强的人事档案管理系统等不足。这些因素严重制约了高校信息档案管理工作向着更长远的方向发展,影响档案管理效果。基于此,加强高职院校档案管理信息化建设显得尤为重要。

一、当前高职院校信息化档案管理的要点探析

(一)纸质文件与电子文件归档仍需同步重视。电子档案管理模式下,归档载体变得更为多样,同一份档案会有纸质与电子两种形式。因此,电子档案在安全性上能得到较高的保障。及时电子文件损坏,也有原版纸质原件文件。这也就是为什么在电子化档案管理模式下,仍需重视对纸质档案归档的原因[1]。在当今高校,档案管理电子化推进进程进展不一,甚至存在着办公电子化尚未完全普及的现象。这其中难以推进的原因较为多样,最常见的原因即为资金不足,更深层次的原因在于国家针对电子档案的法律管理部分立法尚未完善,虽然其在查阅借取方面较为便捷,但同样一份文件,纸质版档案一定比电子版档案有法律效力。针对这一现状,高校档案管理人员应对归档档案所涉及的类别,法律意义,实际效力进行更深一步探讨。不论何时,都不应当放松对纸质文件的管理,档案归档时必须保持同步,同时立卷。控制两者相互归档时纸质文件与电子文件能够相互对应,在数据库中能找到每一页的详细内容。

(二)电子档案的安全管理需得到加强。档案安全管理,一方面需要充足的技术支持;另一方面需要档案管理人员自身具备足够的安全意识。从数据库安全方面,软硬件能否稳定运行,网络环境是否安全,是否存在数据库漏洞等内容均是影响因素。故在实际工作中,要做好电子档案的安全管理,需紧抓如下工作:思想认知维度,要认识到档案泄露后对于高校对于社会的影响,能够从工作的各个环节中层层把关、层层负责,强化流程管理[2]。安全技术维度,定期开展对档案管理系统进行更新,更新其内部病毒防范机制,用户准入机制等。做到未经授权的用户无访问档案权利,获得部分访问权限的用户仅可开放一定权限;同时在数据传输途中,能够做到数据不被拦截,数据加密等安防性干预。在档案的阅读与更改方面,也是影响档案安全度的重要因素之一,在此将引出安全管理能力的第二点,档案内容原始性的保证。电子档案作为数据的集中性表现,其在内容与形式上很容易被改动,不论是出于有意或是无意。故在系统安全性防范文件原始性保存方面,应对具备档案修改权限的用户层层限制,最大程度的做到无权限的用户难以进入,看不见,改不了。通过措施干预保证电子档案的真实性与完整性。当有关档案管理细则发生更改时,应当根据文件核心精神,对电子档案操作模式重新规划。针对重要程度较高的,且需长时间持续保存的文件,人事任命文件等,办理权限需交由专人,并单独设置一监督人员,严禁越权办理,严格按照规定操作程序开展工作。从设备配备的安全角度来看,应单独设置一处理电子档案的电脑,且接入的网络属单独支线的校园内部网,最大限度地提升专用网络安全程度。同时,在电子档案准入制度方面,则应用用户口令予以约束,定期更换统一的用户口令,也减少了信息泄露的几率,即使对于存在档案管理人员人事变动的情况,也不会发生档案信息泄露;从信息存储安全的角度看,部分高校存在多个校区,但高校整体间的人事档案信息是共用的,则此时,档案管理人员需根据学校自身情况及部门设置,选择是否需要异地存储,多套备份等[3]。

(三)采取多元化管理措施,保证电子档案能长期有效保存。电子档案的储存完整性受到多方面因素限制,详细为档案读取系统的解码方式、储存介质理化性质是否稳定、电子档案磁盘放置方式能否保证磁盘与磁盘之间不受影响等。具体到实际人事档案管理工作来说,则需注意以下事项:首先,能否开展对电子档案的有效维护与检测。考虑到电子档案载体较为多样,各类载体的理化性质有着些许差异,不能按照统一的保管模式管理,同时加之以储存环境难以受到人为因素调控,则无形中增加了信息储存的质量风险。另外,除对电子档案本身进行很好的保存外,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术加以转换。因此,应对电子文件至少每半年开展一次信息安全性检测与备份。并将每次验收与检测的结果记录到档案管理登记表中。这类电子介质存储的硬盘等载体,均专人、专地储存,且不得外借。同时建立相关信息管理维护日志,为日后复核工作的开展提供便利。

二、高职院校信息档案创新化建设的对策与管理干预

(一)人事档案管理信息化,网络化。将通过审批的人事档案全部电子化处理,并录入数字化档案信息管理数据库中。根据档案类别的不同,予以同类型分类,并建立多种汇总检索方式,使电子档案的查找方式能更加多元化。对于特殊类型档案来说,如保密级别较高的、仅具有一份档案,对安全保存要求较高的档案,应在常规保管基础上,根据档案密级,设置相关的查阅权限,保证仅有特定人群可对档案内容予以查看。针对部门间的档案,其他与之无关的人或部门调取需通过审批,并对调取档案的目的进行说明,只有被授予使用权限的用户才能拥有部分查阅权限。这样严密的权限划分,有助于档案信息在内部信息共享范围内,安全的查阅。对于使用者而言,安全性与工作效率均能得到同步提升,而对于管理者而言,通过在档案信息库中应用SQL语句编码方式,可使得档案的查询、管理、系统运行数据信息收集变得更为方便,极大地减少了档案管理日常的工作量。

(二)上级管理部门应强化对档案管理信息化的重视,增加资金设备与人才投入。人事档案信息化建设初期需要投入大量的人力、物力、财力,一是在设备上的投入如扫描仪、专用的档案管理系统、打印机、编码系统等均需要投入大量的资金。当上述条件均具备后,为满足档案管理的要求,需要对系统,设备实时更新。有条件的高校,应结合设备使用主客观情况,制定相关预算,用足够的资金保障来更快的推进信息化建设的进程[3]。二是在人才上的投入。档案管理信息化,一方面需要从业人员具备扎实的档案管理基础;另一方面需要从业人员具备能够满足工作需要的计算机操作技能。在信息化建设的初期,高校应联合档案管理人员,与本校的信息技术教师,共同探讨出适宜学校实际情况的信息化管理方式。对于部分软硬件条件配备不充足的环节,高校应适当借助外部力量,外部软件研发团队,共同做好信息化人事档案的建设。

(三)应用更为简洁底层编码语言,充实人事档案数据库中的内容。人事档案是学校长时间的人才资源积累的成果,如若对档案内容加以合理利用,则能将档案管理所起到的成效进一步延伸,从而强化其人才信息资源库的作用[4]。根据学校人事档案调取的实际需要,研发更多的,满足实际需要的功能,从而为各类人才提供信息化的服务。在录入档案初期,应在档案内容中将体现人才工作水平的项目着重体现,在扩大档案信息资源库的同时,录入更多高质量的人才信息。

(四)创建新型档案管理人才考核模式。信息化时代,对档案管理人才提出了更高的要求。高校必须对档案管理人员的知识结构予以全面更新,详细为:信息资源开发素质、计算机能力素质、信息化档案管理知识素质。将传统上的纸质档案管理工作,转换为电子化档案管理形式,例如档案的归档、立卷、整理等,传统方式下人工录入不仅错误率高,且耗费的时间较长,对于档案录入字体的清晰度,笔墨选用等方面要求较多,这是传统档案管理模式下的弊端。而应用电子化档案管理模式,则能一站式的将上述工作通过电脑录入,准确且便捷完成,不必担心字体录入不清,选用的笔墨不符合规定等繁杂的要求。故只有将档案管理与计算机操作技术紧密融合,充分挖掘档案的价值,才能更好地开展档案管理工作。当今优秀的档案管理人员,不仅需要具备细致、严谨的管理心态,开展实际工作,还应对档案中所蕴含的价值予以充分挖掘,总结规律,开展专题研究,著成。在提升自身工作能力的同时,头脑中的知识也可以不断更新,这类人才是新时代高校档案管理所迫切需要的人才,所有档案管理人员都应向着这一方向发展。故而,在档案管理人员的考核方面,可按照以下模块展开考核:档案管理实践能力、计算机基础操作能力、信息化档案管理能力、与素质拓展模块的考核[5]。根据考核成绩分布,也使得档案管理人员能够对自身工作中的薄弱点予以识别,展开针对性地工作训练。

三、结语

综上,无纸化办公是文职工作发展的必然趋势,更是档案界发展的主流方向。高校在进行人事档案管理是越依赖计算机,无纸化进程推进速率也就越快。伴随着高校每年应储存、管理的人事档案越来越多,传统的纯手工工作方式将会带来巨大的工作量。因此,高职院校应紧跟社会发展信息化的脚步,结合发展实际,革新理念,整合资源,充分挖掘人事档案所蕴含之价值,为更好地推进人事档案之于学校发展不断奋斗,为部门领导和工作人员提供更优质的服务。

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[5]闫丽侠.数字化时代构建高校档案管理的信息化[J].黑龙江科学,2020,11(15):110~111

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