档案智慧化管理大全11篇

档案智慧化管理篇（1）

“智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年，我国首批193个智慧城市试点起航，开辟了智慧城市建设的新征程[1]，在此背景下，档案富有的人类智慧的支撑作用凸显，如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆，确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调，这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构，建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。

（一）理论方面，能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展，实现馆际IT基础设施共享，档案资源互联，制度、技术与业务集成，档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互，这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系，以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。

（二）实践方面，从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵，从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构，提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视，智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境，为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架，在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。

二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴

智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下，档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来，国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展，推动了数字档案馆的快速发展，并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。

国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念，但其数字档案馆从建设之初，其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆（ERA）项目主要从技术视角，研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构，以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求；加拿大图书档案馆（LAC）提议则从档案管理与资源整合的视角，研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略，从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统（TDR），以适应国家和城市快速发展的需要；澳大利亚数字文件管理协议（ADRI），从标准规范视角开展区域联合行动，推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成，以引导全球范围内档案工作的科学规范开展[2]。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建[3]，从个体数字档案馆到区域性数字档案馆[4]运作模式变革的研究，从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆[5]的探索。

在智慧城市背景下，档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度，对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索[6]；在建设实践方面，上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能，为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求，主要体现在：

（一）在组织层面，缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务，缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统，难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用，而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。

（二）在理论层面，现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求，而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑，才能高起点、高水平地引领档案事业方向，指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。

（三）在实践层面，缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程，而局限于指南性的功能要求和宏观描述，难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。

随着智慧城市快速发展，档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理，包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说，智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化，这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。

三、智慧档案馆研究的基础体系架构

与以往档案馆追求稳定的静态思维相比较，智慧档案馆的发展则更需要体现其与时俱进的动态特征。一方面，智慧档案馆的建设与发展需要深化应用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，再造档案工作流程、整合档案资源，使档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要单元而发挥其记载历史、传承文明和资政惠民的作用；另一方面，依赖网络而发展的智慧档案馆将逐渐突破其实体档案馆的组织边界、自给自足的IT基础设施和档案资源分层分级的传统运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的组织管理形态、技术系统结构、业务工作原理和管理运作模式将随着智慧城市生态环境的变化而不断地调整、优化和进化。

图1勾画出智慧城市背景下智慧档案馆的基础体系结构，它体现了智慧城市背景下档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知；并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪。

这种“双层四系统”的基础模型构建，适应了智慧城市生态特征发展背景下，档案馆的全面现代化管理。因此对智慧档案馆的研究视角从制度、资源、业务的体系结构、技术、馆员、服务六个维度全面拓展和延伸。

四、智慧档案馆研究的主要任务

智慧档案馆基础体系结构决定了它的实现不仅仅是建设一个技术系统，它是档案馆发展的高级形态，它的构建需要深化使用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，全面整合档案资源、再造档案工作流程，使得档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要组成部分而发挥其记载历史和传承文化的作用。因此，智慧档案馆的实现而是需要将档案人、档案馆基础设施、档案馆业务、各类新型的信息技术和智慧城市对档案馆的信息消费需求进行紧密结合，实现档案馆内部全面信息化，这就需要有一套智慧档案馆的基础理论、技术体系和实施方法论的支持，这些内容将是未来智慧档案馆研究的主要任务：

（一）智慧档案馆的基本理论体系的研究。基础理论是档案馆及其系统建设与发展的统领和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生态环境的特征及其对信息资源管理与信息消费的整体要求，分析智慧城市背景下档案馆的发展趋向和存在形态，明确智慧档案馆的基本概念、组织形态和工作体系，研究其内涵、特征、构成要素、组织结构、职能分工及在智慧城市中的定位、作用和发展，并在此基础上进一步探索国家档案馆的组织结构和整体部署。

（二）智慧档案馆系统框架结构研究。系统是业务开展的主体要素，是档案资源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要从制度、业务、资源、技术、服务和馆员六个维度研究智慧档案馆的基础体系结构及协同工作机制。从档案工作的全程控制性、档案业务的制度遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的社会多元性、馆员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面设计智慧档案馆的体系结构及六个维度之间的相互关联与制约的协作机制。

档案智慧化管理篇（2）

2008年，IBM提出重大社会发展理念：“智慧地球”。认为世界的本质和变化，在未来是能够被感应和度量的。所有事物、流程、运行方式都将实现更深层次的智能化，整个世界正在向着全面互联互通的趋势发展。2010年，IBM又提出了“智慧城市”愿景，指出智慧城市是智慧地球的一个核心要素和突破口，是智慧地球落实到实际区域的做法。所谓“智慧城市”，是新一代信息技术支撑和下一代创新（“创新2.0”）环境下的城市形态。具体而言，智慧城市是通过信息化技术取得良好效益的一种城市形态，它着眼于城市发展的总体效果，反映了社会对未来城市知识化、信息化、高效益的一种愿望。其核心特征是信息资源作为一种重要的生产要素，成为推进经济和社会发展的一个重要驱动力。在城市建设实践中，“智慧城市”以物联网等新一代信息技术应用为基础，为城市公共管理服务、城市产业持续发展等城市综合规划提供新的发展模式。在实践中，智慧城市利用信息社会的发展，抓住城镇化、信息化、市场化、国际化的新形势，以人为本，促进城市全面、协调、可持续发展，为城市实力与综合竞争力的提高提供了战略制高点。

1.2国内智慧城市发展现状

目前，中国几乎所有的一线城市、50%的二线城市已提出了建设智慧城市的构想，部分三、四线城市也喊出了创建智慧城市的口号。迄今为止，全国开展智慧城市建设的城市总数已超过150个，投资规模超过1.1万亿元。截止2013年1月，住房建设部确定首批国家智慧城市试点共计90个，其中地级市37个、区（县）50个、镇3个。北京、上海等城市也都提出了一系列推进智慧城市的建设的方案，将加快城市数字化、网络化、智能化作为智慧城市建设的主要推动力，努力把信息化提升到新的高度。

2智慧城市对档案信息化的影响

智慧城市的建设如火如荼，身为智慧城市中不可或缺的部分———档案馆，它的建设也面临着巨大变化，同时也蕴含着机遇。智慧城市中，信息存储与呈现形式的多样化，使得档案不再以单一纸质形式展现，电子档案数量将急速增长，档案类型更加错综复杂。

2.1海量数据涌现

在移动互联网、物联网等网络技术的催生下，大数据时代翩然而至。大数据具有数据量大、类型众多、生成速度快、价值巨大但密度低等特点。据统计，目前档案馆中采集到的电子数据很大一部分是非结构化和半结构化数据。而档案是人们在以往历史活动中形成的具有保存价值的原始记录。在智慧城市建设中，各行各业由于电子信息化所产生的大数据，也包含着能够收录为档案、具有价值的数据。大数据与信息化的汹涌而至，使档案馆陷入了迷茫，由于档案馆信息技术水平和软硬件设施配备有限，档案馆在处理电子信息，进行档案信息化工作时，时而发生“信息库存”过多，处理不及时甚至无法处理的现象。

2.2信息技术处理难度增加

智慧城市概念的提出和建设，给予了物联网、云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术用武之地。智慧城市，其借助新一代信息技术，通过互联化、感知化、智能化的方式，将城市中的物理基础设施、信息基础设施、社会基础设施连接起来，成为新一代的智慧化基础设施，为各产业发展提供设施基础。这就意味着，无论何种产业，在运作和发展过程中都将会产生大量的档案文献，有时，由于各系统、各领域之间的交错，以及不同行业间信息技术的错综复杂，都为未来档案馆的档案信息化工作增加了难度。智慧城市中的档案馆，担当着历史记忆的重任，更有记录重要信息知识的职能。因此，如何利用各类新型信息技术，处理档案信息化问题是档案馆各部门与系统需要努力的方向。

2.3服务方式转变

目前，有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。前者是技术创新层面的技术因素，后者是社会创新层面的社会经济因素。智慧城市建设，使得档案馆的档案信息化工作，从以面向档案实体保管为重点，转向面向电子档案形式为重点，从提供传统纸质服务、到馆服务，逐步转变为提供电子化、社会化服务。同时，也促使档案部门加快了各类档案信息资源的采集、监控、统计、互联和共享，将档案服务与档案信息化密切相连，着重对搜集的档案信息进行智慧感知与分析，强调用户的档案信息电子化需求，逐步走向智慧化档案信息化服务体系。

3智慧城市中的档案馆创新

进入信息时代以来，档案馆档案信息化建设的核心内容主要集中于数字档案馆。数字档案馆以数字技术处理和存储传统载体档案信息、原生电子档案及其目录信息，应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播。数字档案馆的产生，使档案信息得以脱离传统载体的束缚，以数字及电子形态存储、传播与利用，给档案工作带来革命性变革。数字档案馆作为档案信息化的开拓者，顺应大势，将档案工作从原来的“纸质化”推向“电子化”，将服务模式由原来“封闭化记录化”逐渐“开放化信息化”，但数字档案馆在其发展过程中也具有一定的局限性。数字档案馆在依托数字技术进行档案信息管理的同时，存在档案信息与档案实体相互分离的，无法做到迅速查找与利用；数字档案馆在一定程度上，只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，无法进一步辅助档案管理工作者进行信息分析，更好地提供用户服务；数字档案馆中，信息的管理、服务与安全上也存在薄弱点，很难进行系统化的档案信息化工作，而且其中一个环节有问题，便环环相扣。相比数字档案馆，智慧城市建设背景下的档案馆，在档案信息化方面存在以下创新点。

3.1档案信息协同性增强

智慧城市建设中的档案馆与数字档案馆的根本区别在于，前者具有档案信息感知与协同处置的功能。档案馆运用智慧城市中先进的物联网技术、4G通信技术等技术，构建一个能够自动搜集与接收档案信息内容的智能化感知系统，增加了档案管理各环节的互联性与协同性，进而提高档案馆档案管理效率和服务水平。除此之外，档案馆还注重档案资源的开发与管理，对各类档案信息进行感知、挖掘，通过档案管理技术人员以及智能技术软件，将信息整理集合，妥善应用于档案馆日常管理、服务和决策中。

3.2服务水平更高

与目前的数字档案馆相比，智慧城市背景下档案馆的服务范围因移动服务技术的使用而更加广泛。智慧城市提供的互联网、物联网以及目前4G通信服务平台，促进了档案馆在数字档案馆的基础之上，实现随时采集动态信息，相比数字档案馆，智慧城市中的档案馆在信息搜集和获取、信息实时反馈和信息智能服务上，都更胜一筹，它能够运用智慧城市背景下提供的各类信息技术和通信技术手段，对包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能化响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了良好基础条件，为档案信息化的开发与管理创造了更广阔的平台。

3.3注重以人为本

以人为本的服务是智慧城市背景下档案馆的重要服务导向。在信息时代里，信息服务一方面可以实现信息资源的增值，提高信息资源利用率；另一方面，可以提高社会生产效率，节约生产成本，为人们日常生活提供便利。智慧城市的建设尤其注重以人为本、市民参与、社会协同的开放创新空间的塑造，以及公共价值与独特价值的创造。在城市建设实践中，智慧指挥中心体系，以数据信息互通互联为基础，运用公安应急、公共服务、社会管理等系统；数据共享平台系统，通过网络学校、教学资源库、远程数据库等系统，来提供公共文化信息服务与智慧教育文化服务的建设；卫生服务体系，通过卫生服务网络和卫生管理信息平台，建立覆盖全市居民的电子健康档案，来提升医疗和健康服务水平。因此，智慧城市中档案馆也以做好档案社会服务为工作根本要求，将城市建设和社会大众视为智慧城市档案馆的服务对象，充分贯彻国家档案局提出的“以人为本为核心，实现‘两个转变’，建立‘两个体系’”的方针政策。无论是在信息收集、资源开发，还是在提供资源利用上都要充分考虑城市建设和社会大众的需求。

4档案馆档案信息化工作的“智慧”出路

在建设智慧城市过程中，一方面大量运行数据积累，档案馆面临海量信息的采集、存储、利用等一系列处理上的棘手问题；另一方面，多技术、多系统的智能兼容也会给档案馆信息文件的存储与阅览带来各种各样的复杂问题。毫无疑问，智慧城市建设给档案馆带了机遇与挑战。

4.1档案信息化管理

智慧城市建设中一个最大的特点，就是其在关注信息资源的生产、积累和应用的同时，更加注重从用户视角出发进行信息服务设计。这就对档案馆在档案信息化服务方式上提出了更高的要求。档案馆在“三个体系”建设中，更应注重贯彻以人为本的精神，从用户的需求角度出发，在档案信息数字化和对电子档案的整理、编目、挖掘工作中，都应制定一个科学化、信息化、用户化的服务视角。智慧城市建设中另一个特点，是调动各方力量，努力通过信息化手段实现城市高效运行与发展。根据这一特点，档案馆需要在工作中进一步增强大局意识，将档案信息化工作与国家建设、城市建设大局紧密相连，运用相关档案专业技术，提升档案工作的服务水平，实现档案工作在智慧城市建设中的独特价值。

4.2档案资源信息化转换与记录

智慧城市不再满足于通过城市信息虚拟化的静态形式展示传统城市，而是更加注重进一步利用传感技术、智能技术实现对城市运行状态的全面、实时的感知。因此，档案馆在档案信息化工作中，注重将传统意义上的“死档案”通过数字化技术转变为“活信息”。此外，档案馆应破除传统档案保管理念与场所的限制，注重对转换为电子档案的电子文件的管理，以及归档电子文件的内容、格式与利用，不过分强调档案最终存放地址，而对管理权限加以关注。迎合智慧城市运行的动态形式，努力在不同领域、不同平台，及时有效地记录智慧城市建设与发展所需的档案信息。

4.3档案信息资源互联互通

智慧城市建设，强调各行各业间，迈向统一开放、整合协同的城市信息化架构，发挥城市信息化的整体效能。因此，档案馆应加强档案信息资源从获取到利用的“互联互通”。这种互联互通即体现在档案馆馆内各部门之间，也体现在对外部档案信息资源的收集与利用上。馆内各部门之间在档案信息化工作中，应当加强与各部门的沟通与联系，为信息化工作提供制度保障与技术保障。对于外部信息资源，档案馆需要适时地与各个行业、各个系统进行必要沟通，加快消除档案信息搜集、利用的限制。总而言之，档案馆一方面需要建立一种更加合理的档案信息集成、整合制度，另一方面，需要建设与智慧城市发展相适应的档案信息共享制度，以及档案开放利用制度。

档案智慧化管理篇（3）

二、国有企业档案管理现状

目前，国有企业在档案管理方面还存在一定的不足，档案管理各个流程还存在薄弱之处，与“全球领先的通信支撑一体化服务提供商”还存在不少差距。剖析深层次原因，主要体现在以下几个方面。1.维护成本及用工成本较高。国有企业档案总量小而分散，不利于管理，且不能满足档案增长需求。随着档案总量的不断增加，场地使用成本及维护成本很高，相应地人工成本也较高。2.档案库房建设不标准。国有企业档案总量逐年递增，库房容量全面告急，现有库房建设标准不达标，亟须整改。库房建设不符合使用标准，绝大多数并不满足“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，档案管理的风险高。3.档案电子化、数字化水平低。档案集中管理有利于减少库房和人员占用，并让档案得到更专业、更安全的管理，同时能够减少资源的重复投入。推动档案的电子化、数字化、信息化进程，也有助于实现档案信息的共建共享。目前，国有企业的档案电子化、数字化水平较低，需要逐步推进档案的数字化、智慧化进程。

三、实现智慧档案产品与服务所面临的困难

档案管理行业所面向的客户群体较大，市场空间与产值足够大，优质的服务与解决方案必然会带来很大的回报。因此，档案保管行业，尤其是具有战略价值的档案保管服务，越来越受到资本的青睐。而目前，国内档案管理业务市场尚处于初级阶段，各类企业规模不一、标准不一；档案寄存业务方面，很多大型寄存中心一般使用货架形式保存档案，并未做到恒温恒湿和远程监控等；同时，在档案运输、保管、整理、数字化等方面，管理人员的上岗要求未形成业界认可的模式。所以，此时介入档案保管市场，时机比较成熟[2]。1.缺乏集约化管理。档案服务企业要想取得长远发展，就必须实现集约化管理，包括各企业主体自身的集约化管理和档案服务行业的集约化管理两个方面。而建设档案馆，则是档案服务行业集约化管理最为有效的途径之一。智慧档案管理的第一要素是感知，换言之，就是明确档案智慧管理的要求，通过一系列技术手段和管理流程，形成智慧档案管理体系，将档案的实体文件和档案中的内容以及档案管理过程中的信息进行有效结合，完成对档案内容信息的感知和对档案实体文件的感知以及对档案管理各个环节所有信息的感知。档案智慧管理需要更加先进的信息技术支持，比如通过RFID技术实现对档案出库入库的感知，用智能化的芯片实现对档案的全方位跟踪监控和管理。在感知档案内容方面，采用当前主流的图像扫描以及识别技术，将纸质化的数据转变成为数字化的档案信息存储在系统中。在档案管理状态感知方面，可以通过库房的智能化监控系统实现对档案的综合状态感知管理。2.缺乏智能化管理系统。在智慧档案产品与服务实现的过程中，缺乏智能化的管理系统来支撑智慧档案感知层的建设。智能化档案管理系统主要依赖物联网技术，而基于物联网建设的智能化管理系统需要耗费比较多的硬件（RFID电子标签）。如果国有企业按照档案管理的标准化要求对建筑物进行改建，并赋予智能化的措施，就可以打造一个基于物联网技术的智慧档案园。这一过程中，国有企业需要对其库存的数以万计的实体档案进行物联网技术加工。而仅凭这一点，智慧档案园的建设需要一笔较大的投入。因此，智慧档案园的建设不仅需要智能化的管理系统和先进的物联网技术，还需要大量的资金来支持。3.缺乏专业档案人才。智慧档案产品与服务的实现以及运营，需要专业化的档案管理人才。这些专业化的档案管理人才，既要熟悉传统档案管理要求，又要精通信息管理系统，具备一定的运维管理经验。目前，档案管理人员队伍中，科班出身的专业档案管理人员相对充足；但精通信息系统管理的人才比较缺乏。更何况，不少企业的档案管理人员逐步出现老龄化的情况，甚至一些企业在使用退休返聘人员。因此，若要建设智慧档案园，专业人才队伍的建设和培养将成为档案管理发展的重要瓶颈之一。

四、智慧档案产品与服务的实现路径

智慧档案产品与服务实现是一个综合管理和控制体系，这里面运用了云计算、物联网、互联网、自动控制等技术，目的是提高档案管理服务水平和档案园运行效率[3]。1.构建智慧档案产品与服务管理机制。智慧档案产品与服务的智慧之处在于将所有纸质档案转变成了数字化的信息，并在数字化信息的基础之上构建相应的管理机制。任何对档案信息利用的需求，都将经过详细的分析，并建立相应的数据信息利用和数据挖掘模型。利用智慧化的技术实现对海量档案库存信息的挖掘，并对挖掘的结果进行评判，以便能够为公司决策提供相应的参考依据。构建智慧档案园的管理机制，离不开现代化的档案库房和楼宇管理系统。将两个信息系统进行有效的结合，可以为档案管理者提供相应的数据研判依据，还可以提供可视化的数据，实现档案实体、档案数量以及档案库房环境交互式的管理。2.建设智能化档案管理技术体系。要实现智慧档案产品与服务，不仅需要完善的管理体系，还需要相应的技术系统和智能化档案管理技术体系。开发相应的信息管理系统，可以使广大用户通过互联网申请查询档案的保管状态。对档案实体文件的感知，主要通过物联网的视频识别技术来实现，为每个档案安装基于物联网技术的智能识别定位芯片，用于跟踪档案实体文件的状态，也可利用信息技术对档案的实体内容进行转化和数据挖掘。3.培养智慧档案管理人才队伍。要实现智慧档案产品与服务，必须培养和打造一支能力过强、素质过硬的智慧档案管理人才队伍。公司在加强档案管理人才队伍建设的同时，要注重档案管理人员培养体系的建立。在培养的过程中，要加强档案日常管理知识和信息系统运维管理能力的培养，及时从社会上引进复合型人才。要构建档案管理员长远发展的目标，建立专门的人才培养和管理团队，引导高层次的人才带领整个管理队伍，提升队伍每位成员的知识和技能水平，改善其自身的知识结构；也可以从社会上聘请档案管理领域内的专家作为顾问，派遣学习能力较强的人员参加学习交流，促进智慧档案产品与服务管理队伍中所有成员的服务理念转变，创新智慧档案产品和服务的形式。综上所述，国有企业可以聚焦市场需求，深化智慧档案产品与服务的建设研究，以公司档案管理业务为切入点，全力打造智慧化档案产品，实现档案管理的智慧化。打造智慧档案产品与服务，可以有效实现国有企业高质量发展规划的落地，又可以为深入落实党中央关于粤港澳大湾区发展规划纲要贡献自己的力量。

参考文献

[1]杨爽.谈推进智慧档案建设[J].兰台内外，2020（10）.

档案智慧化管理篇（4）

“智慧城市”理念问世以来，国内外相关企业、研究机构和专家，纷纷对其进行了定义和研究。归纳起来，主要有以下三点：第一，智慧城市建设必然以信息技术应用为主线。智慧城市可以被认为是城市信息化的高级阶段，必然涉及信息技术的创新应用，而信息技术是以物联网、云计算、移动互联和大数据等新兴热点技术为核心和代表。第二，智慧城市是一个复杂的、相互作用的系统。在这个系统中，信息技术与其他资源要素优化配置并共同发生作用，促使城市更加智慧地运行。第三，智慧城市是城市发展的新兴模式。智慧城市的服务对象面向城市主体――政府、企业和个人，它的结果是城市生产、生活方式的变革、提升和完善，终极表现为人类拥有更美好的城市生活。[1]

1.2 实践经验。我国在进入智慧化发展阶段后，各地方政府普遍重视智慧城市建设工作。2012年，住建部公布首批国家智慧城市试点名单，共有90个城市入选；2013年，国家科技部、国家标准化管理委员会进一步扩大试点范围，智慧城市总数达193个。[2]

近两年，许多东部沿海城市或一线城市都在摸索智慧城市的建设，纷纷启动“智慧城市”战略，意在抢占先发优势。这些城市的相关规划、项目和活动渐次推出，进入了我国智慧城市的第一梯队。以深圳为例，在2010年2月4日的全市科技工贸和信息化工作会议暨工矿商贸企业安全生产工作会议上，出炉了两个关于深圳未来走向的最新名词――“智慧深圳”、“低碳工业城市”！代市长王荣更是指明深圳要抓住城市竞争能力要害，“不能工业上比不过内地、服务业又不如香港，那么城市将变得不伦不类，没有特点”。[3]因此，深圳一方面打造以无线城市为载体的“智慧深圳”；另一方面，转变发展模式，建设低碳生态城市。当深圳在科技、人文和生态方面都达到“智慧城市”的标准时，一个洋溢着文化气息的“智慧深圳”就诞生了。

2 档案信息资源开发在智慧城市建设中的地位

就我国智慧城市建设的现状而言，基础设施建设已取得一定成果，如智慧交通、智慧安居、智慧物流、智慧贸易、智慧健康保障体系等方面的服务和项目都卓有成效。[4]但相对而言，智慧城市的软实力还较为薄弱，城市的信息资源能否满足人们利用，城市的文化价值能否传承，城市的社会记忆能否延续，关系到城市精神、理念、特色、发展战略等竞争力要素。

一个城市，只有硬件发展是不够的。要走向“智慧城市”就不能忽略城市信息资源、文化资源对于社会进步和城市发展起到的重要推动作用。长期以来，我们把档案资源开发孤立化，没有提升到城市建设的层面。其实，档案资源建设与智慧城市建设紧密相关。将档案信息资源作为智慧城市建设的重要内容来抓，既是对智慧城市建设提出更高的要求，同时也让智慧城市的文化价值得以通过档案的文化价值来实现；近年来反响热烈的数字档案馆，也是建设智慧城市的大本营，是信息化过程中产生各类信息资源的开发、处理、存储、利用中心，在智慧城市建设中发挥承上启下的关键作用。因此，必须强化档案资源建设为智慧城市服务的理念，扩大档案信息资源开发的影响力。

3 档案信息资源开发要强化为智慧城市建设服务的观念

3.1 领导者的观念转变：资源宝贵，必须开发。档案资源开发的外部环境和内部要素至关重要。从某种程度上说，一个城市的市政府，特别是市档案局（馆）长及其下级分管档案信息资源开发的领导，这些领导者的档案资源开发观念，直接影响到智慧城市建设中的档案资源的运作，特别是领导层对档案信息资源开发的要求，将最终决定档案信息资源开发为智慧城市建设服务的决策。[5]因此，不仅要从外部营造有利于开发档案信息资源，服务智慧城市建设的良好氛围，更要从内部主导制定档案信息开发服务政策，提供档案信息资源开发的必备条件。

一般来说，档案局（馆）除了档案信息资源开发工作的分管领导外，其他部门对档案信息化的了解不多，认识和敏感程度不高，以至于忽略了档案是可以为智慧城市建设服务的宝贵信息资源。从管理学的角度讲，对智慧城市建设中具有独特作用的档案信息资源视而不见，实质上是一种资源的闲置或者浪费。所以，档案局（馆）领导者，尤其是分管档案信息资源开发工作的领导，其观念必须转变为“资源宝贵，必须开发”，[6]而不是“且用且开发”的消极态度。对档案工作者的期望值也要提高，不能要求其只应付日常的保管和利用工作就行，必须认识到档案信息资源是智慧城市建设不可多得的、非常宝贵、作用独特的信息资源，[7]必须通过各种途径保证档案信息资源的有序开发。

3.2 利用主体的观念转变：解决问题，需要开发。长期以来，档案馆（室）的工作不被社会大众所理解，存在档案信息资源开发观念的认识误区，第一种认识误区是历史原因导致的，片面强调档案的机要性、保密性，认为档案不能随便加以开发利用。第二种认识误区是缺少沟通交流导致的，认为档案仅是尘封的历史，档案工作就是收集归拢、抄写装订，没有什么技术含量和学问，更不要说开发档案资源，或提供深层次的档案信息产品了。

社会大众作为档案信息提供服务和利用的主体，却看不到档案对于智慧城市建设的信息开发作用，提不出有利于档案信息资源开发的建议，长此以往，无疑是有百害而无一利的。随着档案信息化程度的提高，政府信息公开力度的加大，档案部门必须强化公众的档案意识，帮助利用者转变观念，使之正视档案馆（室）的使命和职能。鼓励他们从解决智慧城市建设实际问题的角度，大胆地提出档案信息资源开发的合理建议和利用档案信息开发产品的正当需求。[8]

3.3 档案工作者的观念转变：大有可为，积极开发。近年来，智慧城市建设已经在许多城市如火如荼地开展，但仍有一些偏远地区的档案工作还很落后，档案信息资源开发的观念陈旧，导致档案馆（室）在智慧城市建设中时常缺位。普遍存在着档案工作者守着丰富的档案信息资源难以为智慧城市建设有所作为。这种缺位导致了：一是智慧城市建设中许多问题因为档案信息的提供不到位、不及时而难以解决，或者是造成了智慧城市建设的重复和浪费现象严重；二是使档案馆（室）失去了通过提供信息开发产品为智慧城市建设服务的机会，也失去了自身发展的机会。智慧城市建设是一个影响到城市生活质量、城市未来发展的大事，档案信息资源开发又对智慧城市建设有着独特作用。因此，档案工作者必须树立这样的观念：在智慧城市建设背景下，开发档案信息资源大有可为，明确“积极开发档案信息资源，主动服务智慧城市建设”的思路。通过激活档案信息，主动提供服务，利用智慧城市建设平台带给档案工作发展机遇，提升档案工作水平。

4 建立为智慧城市建设服务的档案信息资源开发机制

目前很多国家综合档案馆为智慧城市建设做了不少资源开发工作，但基本上是自发的，而不是出于工作机制本身的要求。要使档案信息资源开发更好地、自觉地、有针对性地服务智慧城市建设工作，必须建立为智慧城市建设服务的开发机制。[9]

4.1 将档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴。档案信息资源开发工作本身就是智慧城市建设工作的组成部分，是城市文化积淀的保存、整理、选择和利用，实际上是依据已有城市信息资源整合出新的信息内容和形式。档案工作具有的存储和传递信息的功能，是智慧城市尤其是城市的规章制度、行为规范、精神文明形成的重要渠道。因此，档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴，是智慧城市建设的重要保障。

政府在制定智慧城市建设考核评估办法时，应将开发档案信息资源作为重要的考核内容。在制定、落实智慧城市建设的规划、计划时，应兼收开发和利用档案信息资源的内容，引导各有关单位、部门在智慧城市建设中以各种方式开发档案信息资源。

4.2 将服务智慧城市建设的要求纳入档案信息资源开发工作范畴。要充分发挥档案信息资源开发在智慧城市建设中的作用，把服务智慧城市建设作为档案信息资源开发工作的重要使命，关键在于围绕智慧城市的各项工作及时提供信息服务，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作服务智慧城市建设的最好途径就是根据智慧城市建设的需要，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作，如果不纳入为智慧城市建设服务的规范要求，仍然处于自发状态，就等于没有抓住智慧城市发展的契机，同时，智慧城市建设也不可避免地丧失了重要的信息资源和文化资源。在档案信息资源开发工作中落实服务智慧城市建设的要求，一要根据智慧城市建设的实际需要开发档案信息产品。档案馆（室）要与外界保持联系，以获取智慧城市建设的动向，判断其档案信息产品需求的内容和层次。二要及时了解智慧城市建设中档案信息产品的使用反馈信息，评估档案信息产品在智慧城市建设中的效用，为下一轮档案信息资源开发做准备，尽量避免因为档案信息资源开发成果的滞后而影响实际使用。三要推行档案信息资源开发等级评定活动，制定出符合实际的具体实施办法，将服务智慧城市建设作为档案信息资源开发的重要内容，纳入档案信息资源开发工作等级评定评估指标体系之中。[10]

档案智慧化管理篇（5）

引言：城建档案信息化建设是贯彻实施建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，开发利用城市建设档案信息资源的重要任务，是纳入全国建设事业信息化建设和各城市信息化建设、电子政务建设的总格局中的重要内容，对为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供有效服务起到重要作用。

笔者认为，城建档案信息化建设能否为智慧城市建设提供重要的城建信息资源支撑，能否在智慧城市建设中占有重要的地位，起到重要的作用，具有重要的意义。

一、城建档案信息化建设现状

（一）城建档案信息化建设是利用现代信息技术，对城建档案信息资源进行数字化，城建档案信息管理实现网络化，城建档案信息收集、整理、、传递、管理、利用实现一体化，建成全方位、多层次、技术先进的城建档案信息化管理、服务体系，实现资源共享。

（二）城建档案产生于城市规划、建设和管理过程，也服务于城市规划、建设和管理工作。在城建档案中，依附着很多城建信息，如投资总额、总用地面积、总建筑面积、地上建筑面积、地下建筑面积、人防建筑面积、建筑占地面积、绿地面积、建筑覆盖率、绿化覆盖率、容积率、绿化率、车位数、抗震等级、使用寿命、开工时间、竣工时间、坐标、层数、套数、门牌号、路名、项目名、单位名、长度、宽度、高度、跨径、荷载、埋深、管径、孔数、材质、容量、处理能力，等等很多。这些信息特别是统计信息对城市规划、建设和管理具有重要的作用，对智慧城市的建设起到重要的信息支撑。在城建档案信息化过程中，就要把这些城建信息提取出来，为城市规划、建设和管理提供重要的决策和参考。

（三）目前，我国城建档案馆在城建档案数字化信息化过程中做了大量的工作，各城市基本建立了城建档案管理信息系统，有的城市建立了地下管线信息管理系统，开展了馆藏城建档案的数字化，推行了原始电子档案的接收工作，建立了局域网对城建档案进行接收、保管和利用工作，建立了门户网站，实现了政务信息的公开和咨询服务，取得了很大成绩。但也普遍存在城建档案管理信息系统和地下管线管理信息系统不能互连互通，城建档案信息达不到信息资源共享的问题。在数字化信息化过程中，重纸质档案扫描轻原始电子文件接收和城建信息提取的问题依然严重，不能更好地为城市规划、建设和管理工作提供的城建档案信息服务。因此，我国在城建档案数字化信息化过程中，应当更加注重城建信息的提取和原始电子档案的接收，进一步提高城建档案信息服务的质量和效率。

二、智慧城市建设现状

（一）"智慧城市"概念、思想和模型由人类思想家与实践家倪会民在1993年提出。2008年11月，在纽约召开的外国关系理事会上，IBM提出了“智慧地球” 这一理念，进而引发了智慧城市建设的热潮。新加坡，2006年6月启动“智慧国2015计划”；爱尔兰戈尔韦湾提出“智慧湾”项目；2009年，迪比克市与IBM合作，建立美国第一个智慧城市。我国很多城市把智慧城市建设纳入了“十二五”规划：智慧北京行动纲要推进智慧城市建设，上海把智慧城市建设纳入2011-2013年行动计划，深圳从科技、人文、生态三个方面打造“智慧城市”。

（二）智慧城市是新一代信息技术支撑、知识社会创新环境下的城市形态。智慧城市基于物联网、云计算等新一代信息技术以及维基、社交网络、Fab Lab、Living Lab、综合集成法等工具和方法的应用，营造有利于创新涌现的生态，实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新。“智慧城市”的四大特征是全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以人为本的可持续创新。

（三） 智慧城市建设要经过三个阶段：进行智慧基础设施建设阶段，包括物联网建设、云计算中心建设等等，实现数字化，融合的智慧城市建设阶段，将来源于不同领域的城市基础服务信息实现基础性的互联和互动挖掘，籍以形成泛在的城市服务；智慧城市的内生发展阶段，实现更透彻的感知、更广泛便捷的互联互通、更深入的智慧化表现。

三、城建档案信息化对智慧城市建设的作用

（一）笔者认为，智慧城市建设中物联网建设、云计算中心建设最需要建设虚拟现实的三维城市空间数据库、平安城市实时视频监控系统、GIS卫星定位系统三大平台，保证地上、地面和地下建筑和地形情况能及时更新和实时监控。

（二）建设网上城市是城市管理者最直观、最方便开展城市规划、建设和管理工作的，对城市管理具有重要的作用。三维城市空间数据库平台建设实际上就是建设网上城市平台，必须以城市电子地形图和城市建设成果资料即城建档案信息如坐标、长度、宽度、高度、埋深、门牌号、路名等为基础信息建构。很难想象，没有电子地形图和城建基础信息，怎么建设虚拟现实的网上城市。

（三）作为负责接收、保管和利用城建档案信息的城建档案馆，就能为智慧城市建设提供重要的城建成果信息，也只有城建档案馆，才能全面、系统、及时地为智慧城市建设提供城建成果信息，因为城建档案馆能够动态的接收城市地上、地面和地下的建设成果档案信息。

（四）只要有了网上城市平台，城市管理者就能在电脑网络上从网上城市进行城市管理。有了网上城市平台，各级政府及相关管理部门都可以结合本部门、本单位的实际，在网上平台上增加自己需要的功能，著录自己需要的信息，为各单位、各部门管理服务。

（五）网上城市平台对各部门、各单位具有重要的作用。规划部门可以在网上进行城市规划，国土部门可以在网上进行土地管理，设计部门可在网上进行设计方案的比较，建设部门可以在网上了解在建工地的情况，房产登记部门可以在网上进行产权登记和管理，消防部门可以在网上跟踪重点消防单位，人防部门可以在网上了解人防工程的情况，管线部门可以在网上了解管线运行状况，公安部门可以在网上进行户籍、居住情况和治安管理，人口计生部门在网上可以了解人口、疾病防治情况，民政部门可以在网上了解低保户的分布情况，劳动部门可以在网上了解人员就业情况，税务部门可以在网上了解单位和个人的交税情况，辖区政府和居委会可以了解辖区范围的相关情况，城市政府可以在网上进行各项管理工作和应急管理，应对突发事件等等，其作用是不可估量的。

（六）城建档案信息化就是要把城市地上、地面和地下的建设成果档案信息化，建设城建档案管理信息系统、地下管线档案管理信息系统，实现城建档案管理网络化，为智慧城市建设提供重要的城建档案信息资源，实现快速归档、智慧管理、资源共享、远程利用，更好地为城市规划、建设和管理服务。

四、结语

城建档案信息化是城建档案管理发展的必要要求。从人类发展的角度看，城建档案信息是一种资源，这种资源必须要建立好、管理好、利用好。建设智慧城市离不开城建档案信息支撑，城建档案信息化对建设智慧城市具有重要的作用。

档案智慧化管理篇（6）

Abstract： Archives information resource co-construction and sharing is the development direction of archives work under the environment of social informatization，But in reality there are many constraints，co-construction and sharing can solve the problem. This paper introduces the basic model of archival information resources co-construction and sharing， Put forward the optimization model of the regional archives information resource o-construction and sharing， and discussed the innovation mode construction of archival information resources co-construction and sharing in wisdom city background.

Keywords： Wisdom City;Archives;Co-construction and sharing

1 从档案信息资源共享到共建共享

档案信息资源共享是档案工作的重要内容，但是，从档案信息资源共享实践工作来看，由于受资金、技术、人才、资源等因素的制约，其开展还存有一定的局限性，如档案部门往往得不到社会的关注，资金投入不足，管理人才、专业人才、技术人才严重短缺，影响了档案信息资源的共享利用;同时，在我国现有的档案管理体制下，档案信息资源被分散保管在各级各类档案保管机构，档案管理的标准和社会部门信息建设标准不尽一致，影响了档案信息跨行业、系统、部门之间的共享;此外，档案部门的馆藏档案结构不尽合理、档案人员工作服务有待提升，这些都导致档案部门开发的档案资源和社会需求相脱节，等等，这些都制约了共享工作的开展。

20世纪90年代以后，以物联网、云计算等为代表的信息技术带动了智慧城市建设的快速发展，智慧城市建设过程中相关部门需要利用各层级的档案信息资源，这在客观上要求整合区域内各档案保管机构档案资源，在建立分层级档案信息资源共享平台基础上实现社会的接入和利用，如何在智慧城市背景下实现区域内档案系统内部以及与社会部门之间的档案信息资源共建共享已引起了档案界的关注。笔者认为，档案信息资源的共建共享是指档案部门根据用户对档案信息的需求，充分利用现代信息技术手段和网络系统，整合各级各类档案保管机构的档案信息资源，加强与社会部门的协同，建立一个基于互联网的分层级档案信息共享与服务平台，实现档案系统内部以及与社会部门之间的档案信息资源共享，满足社会对档案信息的利用需求。与目前的单纯档案信息资源共享相比较，共建共享更强调档案部门和社会部门在共建档案信息资源基础之上的共享，可解决仅仅依靠档案部门开展共享工作的缺陷，从而在智慧城市体系建设中深层次促进档案信息资源的利用，对于促进新形势下档案事业的发展有着重要意义。

2 档案信息资源共建共享基本模式

信息资源共建共享基本模式主要有集中型模式、层次型模式、网络型模式[1]，我们也可依此将档案信息资源共建共享模式分为上述三种模式。

2.1 集中型模式。集中型模式也称为垂直型模式，指具有隶属关系的某系统内或某类型档案保管机构在不同层次之间协作共建共享档案信息资源的一种模式。这种模式中，所有下级馆（室）都与中心馆联结，并共享中心馆的档案信息资源，如2013年浙江绍兴市档案部门建设“区域公共档案信息资源管理和服务总平台”，通过现代化的信息技术手段，将辖区内各县市区档案馆的档案信息资源进行整合和利用，实现区域内档案信息资源的共建共享[2]。集中型模式下，各成员之间具有行政或业务上的上下级隶属关系，因此相对容易组织开展，但这种模式也有其自身的不足，集中型模式具有封闭性，排斥了系统外及各系统之间的档案信息资源有效共享。

在我国现有档案工作体制下，保存档案资源的档案机构既包括传统的国家档案馆、部门档案馆、企事业档案馆（室），还包括近年来新出现的新型档案机构，如文件中心、档案寄存中心、档案事务所等，在条块分割的管理体制下区域内档案工作处于政府、部门、行业和社会组织各自管理的状况，档案行政管理机构对上述档案保存机构仅履行“按区域执行监督和指导的职能”[3]，基于此，集中型模式下，档案信息资源共建共享可分为档案专业系统内各级国家档案馆档案资源共建共享、档案专业系统之外的社会各系统内档案资源共建共享，以及和上述各系统无隶属关系的社会组织档案信息孤岛并存的工作状况。

2.2 层次型模式。层次型模式又称水平型模式，是指同层次间不同系统、不同类型档案保管机构之间的信息资源共建共享模式，是一种跨系统的条块结合的工作模式。层次型模式以某个地区为范围，以综合档案馆为基础，统一标准，联合建设，共享开发利用各系统、行业和部门中的档案信息资源，但这种模式下，各档案保管机构分属于不同的行业系统，并无隶属关系，档案信息资源共建共享的推进工作缺乏行政促进机制的有力保障。

由上可知，层次型模式对促进区域档案信息资源共建共享工作开展是有利的，虽然各档案保管机构在行政上不存在隶属关系，但就推进档案工作合作共享却有着共同的要求，加强跨系统档案信息合作共享对于各部门的工作效率是双赢的结果，但层次型模式下的合作如果缺乏合理有效的运行机制、协作机制、保障机制，这种模式在实践中往往难以有效开展。

2.3 网络型模式。网络型模式是指所有档案保管机构间都可直接相互联结，互相建设共享档案信息资源。其理论基础是虽然各档案保管机构的档案资源具有一定的独立性，但它们都属于我国整体档案资源不可分割的组成部分，因此对所有档案信息资源都可以进行合作共享，网络型模式在理论上是最优化的共建共享模式，但考虑当前的档案工作体制、机制、信息技术、部门利益等因素，这种模式是在实践工作中操作难度最大，最难以真正实现的一种模式。

3 区域档案信息资源共建共享的优化模式

3.1 确定优化模式的原则。（1）适应性，模式的确定应符合地区政治、经济、文化现状，适应档案事业发展的需要以及现有的档案工作体制机制，具有实际可操作性;（2）渐进性，应意识到档案信息资源共建共享工作是一个逐步完善的发展过程，在建设过程中可考虑分步实施，科学建设。（3）前瞻性，模式的选择既要符合档案工作的现状，也应具有一定的超前设计理念，为将来的功能的拓展预留余地。（4）融合性，上述三种共建共享模式之间并不是完全割裂的，在具体选择时，可整合各种模式的优点，因地制宜，多种模式并举，使区域档案信息资源共建共享工作务实开展。

3.2 区域内档案信息资源共建共享优化模式的思路。结合我国现有的档案管理体制机制及各地区档案工作的实际，区域内档案信息资源共建共享的优化模式是改良基础上的集中型模式，实际开展时可分层级逐步推进，具体为：在地区档案行政管理机构的统筹指导下，大力开展档案信息的资源体系、安全体系、利用体系及信息技术建设，首先在区域内具有隶属关系的包括档案系统在内的各行业系统内开展共建共享，实现纵向的各档案保管机构在不同层级之间档案信息资源共建共享，在此基础之上逐步实现区域内横向的跨行业系统档案信息资源以及区域内相对独立的社会组织、档案寄存中心、档案事务所和公民个人的档案资源的共建共享，整体提高地区档案资源综合服务能力，为地方经济社会发展提供有力的档案信息支撑，并为将来更大范围内的跨地区的国家范围内档案信息资源共建共享工作奠定坚实的基础。

这一模式也可概括为：地区档案行政管理机构统筹指导，在集中型基础之上的分层级推进，各行业系统分别实施，先系统内共建共享，后跨行业系统共建共享，最终实现全国档案信息资源共建共享。

4 智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享模式创新

4.1 主题内容协作的共建共享模式。主题内容协作的共建共享模式的目标在于建设基于共享的专题档案信息资源，这种模式能够将专题档案信息集中在一起，方便用户从专题角度共享利用档案信息资源[4]。在智慧城市建设中，为解决社会公众关心的核心问题，提升重点领域服务水平，城市管理部门往往开展部分专题智慧应用体系建设，如智慧社会管理体系、智慧健康体系、智慧文化服务体系、智慧安全应急体系，等等。这些智慧应用体系建设过程中，档案信息具有重要作用，档案部门应和政府相关职能部门加强协作，共同建设和共享专题档案信息资源，而在实际工作中，部分地区档案部门已开展和相关部门协作建设共享工作的探索。如浙江省提出建设“民生档案”、“平安档案”、“活力档案”等专题档案的思路，在工作过程中，浙江丽水市建成了包括资产档案应用模式和百姓档案智能模式等在内的四个智慧应用模式[5]，浙江绍兴市2013年创建“区域涉民档案集成管理与服务平台”，以公民个人身份证号码为关联，通过公民个人身份识别对各类档案信息的有机联系，打破了现有各数据库之间的孤立关系，实现了人与人、人与物、人与证、人与业的智慧整合[6]。

4.2 非政府社会组织主导的共建共享模式。非政府社会组织共建共享模式是指由非政府社会组织主导实施的区域内档案信息共建共享模式，在我国现有的工作体制机制下，区域内信息资源共建共享主要由政府部门负责开展实施，但近年来在国际范围内兴起由非政府社会组织主导开展的区域内或跨区域的信息资源建设与共享工作，我国近年来在部分领域也开始探索这一新模式，在该模式下，非政府社会组织根据地区发展规划，研究本专业领域信息共享平台建设、具体数据集成共享和业务协同、研究共建共享工作中信息安全和隐私的法规政策、信息数据标准，同时负责召开学术交流会、技能培训、新技术和项目推广应用等。2013年3月，中国卫生信息学会健康档案与区域卫生信息化专业委员会成立，其建设的核心内容区域卫生档案信息平台，实现基于电子健康档案、电子病历索引库及人口信息数据库的综合管理和数据利用，实现公共卫生、医疗服务、医疗保障、药品供应保障、计划生育和卫生综合管理六大业务应用互联互通、信息共享、业务协同，实现智慧城市建设中的智慧医疗，目前该组织已协助国家卫生计生委在上海闸北区、重庆、浙江舟山、四川德阳等地区开展智慧卫生档案信息平台的建设工作[7]。

4.3 市场机制调节的共建共享模式。市场机制共建共享模式是指在档案部门参与区域内档案信息建设和共享工作中引入市场机制，通过市场调节协作双方的权利和义务，保障共建共享的可持续发展。作为社会公益性信息组织，传统档案管理体制和运行机制基础上的档案信息资源共享强调档案部门的投入和付出，档案部门在积极向社会提供各类公共信息的同时，自身资金投入、效益和人员等因素较少得到重视，致使建设成本过高而使档案部门难以承受。在智慧城市建设中，档案信息资源共建共享工作应运用市场机制调动各方积极性，用市场机制来建设和共享档案资源，实现资源和成本管理的合理化，真正体现合作共建、社会共享的目标。

随着我国各地区智慧城市推进工作的开展，社会部门对档案信息的需求较以往更为迫切，档案部门应改变以往单向档案信息输出的模式，积极引入市场机制调节的共建共享模式。如，档案部门可争取档案资源建设与共享专门经费用于基础档案信息的市场外包数字化、智慧档案管理系统的建设和管理、智慧档案建设和共享中的云计算及物联网等核心技术的开发，等等;考虑如何将档案信息资源共建共享工作融入到智慧城市建设体系之中，列入政府主导的智慧城市建设规划内，将其市场项目化，从智慧城市的财政专项中获得资金支持，引导智慧城市各项专项建设经费向档案领域的流入;此外，在部分商业目的智慧项目中以市场购买的方式获取档案信息数据，等等。

4.4 全面融入的共建共享模式。档案工作应全面融入智慧城市建设的全过程，这就要求在包括智慧城市基础设施建设、核心技术、运营管理、信息安全等各领域实现档案领域的同步建设，当前档案部门应重点加强以下几方面工作：（1）加强网络基础设施建设。档案工作应主动融入各地智慧城市的建设，加快“下一代互联网”、“新一代广播电视网” 、“第四代无线通信”以及物联网、云计算等关键技术在档案工作中的应用，同步构建与智慧城市协同统一的泛在网络，在信息基础条件较好的档案部门开展“三网融合”和网络基础设施共建共享试点建设，积极探索适应三网融合的档案工作模式。（2）推动档案云计算中心建设。根据档案部门实际智慧应用需求，整合档案工作网络、软硬件和信息资源，建立档案云计算中心，构建档案云计算服务平台，形成契合档案工作特点和需求的档案云计算关键技术服务和整体解决方案，用于现代海量档案数据的收集、整理、传输、存储、备份和开展利用等，向社会提供技术先进、标准统一、安全稳定的档案云服务。（3）档案信息安全基础建设。应加强完善档案信息安全保障体系、档案信息安全测评认证体系、网络信任体系、档案信息安全监控体系建设，建立档案信息安全等级保护和风险评估制度，加强档案网络和信息安全监控预警机制，按照《国家网络与信息安全事件应急预案》的规定，建立重点档案信息系统突发事件的应急响应机制，提高档案信息安全事件应急处置能力。

*本文系国家档案局科技项目“智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享理论及其实现机制研究”（2014-X-48）、江苏省教育厅哲社项目“面向社会突发事件的档案工作机制创新研究”（2013SJD870003）、江苏省高校档案研究会项目“档案信息资源共建共享理论与实践研究”（jsgdz2013-09）研究成果。

参考文献：

[1]马费成，裴雷.我国信息资源共享实践及理论研究进展[J].情报学报.2005（6）：277～285.

[2][6]陈慧瑛.智慧档案 数字先行[J].浙江档案.2013（12）：14～15.

[3]吴加琪.面向社会突发事件的档案工作应急联动机制研究[J].档案与建设.2013（10）：7～10.

[4]李安.国外几种信息资源共建共享模式及其对我国的启示[J].情报理论与实践.2004（1）：100～102.

档案智慧化管理篇（7）

前言：近年来，科学技术不断进步，催生了智慧城市的出现，智慧城市，以信息技术为依托，从城市整体发展角度出发，是现代人们对未来城市发展的一种美好期待，是一种效果更加的城市形态。在智慧城市背景下，档案馆也面临新的发展机遇，档案馆可以依靠科学信息技术，提高档案工作的信息化，进而促进城市的发展，更好的为城市居民服务。

1智慧城市对档案信息化的影响

1.1涌现大量数据

？随着互联网、物联网的发展，我们已经进入大数据时代，这一时代具有数据数量多、数据类型丰富、数据生成速度快，以及数据价值大，但是数据密度低的实际特点。调查显示，当前我国档案馆中的电子数据，主要包括两种数据，一是非结构数据，二是半结构化数据。档案，是对过去的历史事件、历史信息进行记载的记录，具有保存价值。而在智慧城市当中，无论是哪个领域哪个行业，随时都会受到电子信息化的影响，产生大量的数据，这些数据中，有些数据具有保存价值，可以收录到档案之中，成为档案信息。大数据与信息化两者的相继到来，对档案馆而言是有些突兀的，当前的档案馆无论是技术水平，还是设施设备，都无法满足大数据和信息化的要求，目前，档案馆在对电子数据信息进行处理时，经常发生信息过多，无法及时对其机械能处理的情况，导致大量信息堆积。

1.2增加了信息技术处理的难度

“智慧城市”的提出与建设，为云计算技术、移动无线通信技术、以及大数据处理技术等现代科学技术提供了用武之地。在智慧城市的发展和建设过程中，利用先进的信息技术，以互联网为依托，通过感知与职能的方式，切实实现物理、信息、社会三种技术设施的有机结合，进而转化为新型的智慧化城市基础设施，为城市发展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加现代的基础设施。这表明在未来智慧城市发展中，各个领域在发展过程中，都会生成大量的档案，但因为领域之间、系统之间存在两极或是多极交叉，又因为不同领域中的信息技术不同，则必然会增加档案馆的工作难度。因此，智慧城市中的档案馆，要充分利用信息技术，做好档案信息化工作[1]。

1.3服务方式转变

推动智慧城市形成的内在动力包括两部分，一是现代信息技术，二是逐渐开放的城市创新环境。现代信息技术种类众多，如计算机技术，云计算技术，大数据处理技术等等，归属于技术层面，而开放的城市创新环境，归属于社会经济层面。智慧城市对档案馆的档案管理工作提出了新的要求，要求档案馆从传统的保存实体档案，向保存电子档案转变，从传统的提供纸质档案，转变为提供电子档案转变，这两种转变加大了工作难度，电子档案的保存要求更高。与此同时，也促进档案馆工作效率的提高，迫使档案部门不得不加快对信息的采集，加速信息处理速度，保证档案信息质量，密切档案服务与档案信息化两者之间的关系，关注用户对电子档案的需求，构建智慧化档案信息化的服务体系。

2智慧城市中的n案馆创新措施

2.1增强档案信息协同性

进入信息时代以来，档案信息化发展的重点是数字档案，数字档案具有一定的局限性。智慧城市中的档案馆与现行的数字档案馆相比，创造性的增加了两种功能，一是档案信息感知，二是协同处置。智慧档案馆，充分利用现代科学信息技术，为档案馆创设了一个可以实现自动搜索，并且能够自动接收档案信息的系统，这个系统是智能化的感知系统，与此同时，促使档案管理工作各环节之间的关联性，提高了各环节工作之间的协同性，以此进一步提高档案馆的工作效率，并有效提高了服务水平，方便用户的使用[2]。

2.2提高服务水平

受移动服务技术的影响，智慧城市中的档案馆，与数字档案馆比较而言，其服务范围更大。智慧城市背景下，人们在城市当中，可以随时随地不受限制的登录互联网，并能够随时运用4G通信提供的服务，这使得智慧城市档案馆，在保有数字档案馆优势的基础上，可以满足用户实时收集动态信息的需求。相对于数字档案馆，无论是信息收集、信息分析、信息反馈，还是信息智能服务，智慧城市档案馆其优势更为突出，智慧城市档案馆，可以充分利用城市中的现代科学信息技术，对用户针对档案的需求提供智能反应与支持。

2.3注重以人为本

人本理念，是智慧城市发展中的重要理念，也是智慧城市中，档案馆工作的重要指导思想。在智慧城市档案馆的发展与建设过程中，要将做好服务工作作为档案馆的工作宗旨，将整个城市的建设发展，以及城市中的所有居民作为自己的服务对象，在展开档案信息化工作的过程中，要将以人为本和服务理念放在重要位置，贯彻落实国家档案局制定的工作方针，遵守档案局对档案馆提出的相关要求，档案馆的工作，从档案资源的开发，档案信息的收集，档案信息的处理，以及档案馆服务体系的构建，都应该充分考虑城市发展的需要，并结合城市居民对档案信息的需求，将以人为本理念贯穿档案工作的始终[3]。

总结：综上所述，本文首先分析了智慧城市对档案馆档案信息的影响，然后，论述了智慧城市中档案馆的创新。智慧城市是我国城市未来发展的主要趋势，是人们对城市形态的美好设想与期待。智慧城市中，档案馆档案信息工作，要通过创新，加快信息信息化步伐，增强档案信息的协同性，将以人为本作为服务理念，进一步提高档案馆的服务质量和服务水平。这需要档案馆的相关工作人员，能够立足工作实践，不断创新工作方法，运用现代科学技术，经过长期的实践，方可实现。

参考文献：

档案智慧化管理篇（8）

实现高校档案电子商务是建立“智慧型档案馆”的必然选择。一方面，电子商务系统是对传统档案查询方式的超越。高校档案是再现高校在教学、科研、行政方面真实面貌的原始文献，具有一定的延时性。以教学档案为例，学生在校期间的录取登记表、成绩单、毕业资料等档案，只有学生毕业离校之后，才会由教学部门转存档案馆。另一方面，高校档案电子商务的实现，进一步促进了档案管理的规范化和现代化。高校电子商务系统旨在实现“自助式”下单、“自动式”分配，线上线下协调合作，规范了档案办理流程，提高了业务办理的效率。电子商务系统的建立，进一步推进了高校档案专题数据库的开发，促进了高校档案的数字化水平。

二、高校档案电子商务的实现方式

（一）以网络为沟通平台

高校档案电子商务系统的建立可以借鉴B2C电子商务模式的基本原理，以网络为沟通平台实现用户与服务者之间的在线联系。电子商务系统可以通过系统平台，使教学、科研等日常办理业务实现线上服务。用户通过系统平台可以进行档案查询预约、档案查询咨询、档案在线办理等业务；管理人员则可通过平台了解用户需要，进行业务办理，并借助平台实现档案存储智能化、检索智能化、应用的智能化等。

（二）线上下单线下服务

电子商务系统需要线上线下的通力合作。用户通过系统平台表达需求，档案工作人员则需要通过信息审查、档案查询、档案办理、档案审查等方式进行线下的服务。线上线下的有效配合是档案在线业务顺利办理的保障。一方面，必须依托于安全、便捷的系统平台实现线下下单的有效完成；另一方面，需要档案工作人员提高互联网业务办理水平，有效完成线下的档案核实、查询、邮寄等后续工作。

（三）以快递为物流手段

快递等物流行业地快速发展为高校档案电子商务模式的实现提供了便捷的条件。纸质版的档案资料可以通过快递邮寄的方式，在短时间内到达用户手中，为用户节省大量的经济、时间成本，同时较大程度上提高了高校档案的利用效率和效益。快递邮寄方式还可以通过快递订单凭证作为信息查询和保存的有效依据。

三、高校档案电子商务需注意的问题

（一）安全隐私问题

高校档案涉及用户的私人信息，具有隐私性。高校档案电子商务系统的建立要充分注意档案信息的保密性，防止个人信息的泄露。一方面，确保办理人的身份，可通过上传个人身份证等方式，对申请人的身份进行核实；另一方面，签订隐私申明，对申请人的身份，档案资料的使用进行约束，申请人只有确认同意隐私声明，才能进行档案后续办理。

（二）系统设计问题

高校档案电子商务系统的设计要具有便捷性、有效性、个性化的特征。首先，页面的设计要充分体现用户需要，办理程序要简单明了，减少程序层级，便捷用户办理。其次，要及时对用户申请服务信息进行审核回复，提高用户申请的有效性，并准确及时进行后续线下服务，减少线上办理的“失误率”。

档案智慧化管理篇（9）

当前，在我国高等学校中，随着网络技术、信息化技术、通信技术的不断发展和进步，各种信息化应用在教学、科研、管理、后勤服务领域发挥着越来越大的作用，基本上解决了学校业务部门的管理工作，取得了令人瞩目的成果。然而，各地高校在信息化建设中取得巨大成功的同时，仍然存在一些普遍、共性的问题，其中最突出的有：网络基础设施的接入手段比较单一，安全保障体系不够完善，信息之间缺乏必要的关联，容易形成信息孤岛，数字资源建设投入较少，各信息系统缺乏统一的信息编码标准，信息化安全及保障机制不够健全，尤其是不同部门之间缺乏信息的共享与交流，自动化程度相当低。诸多问题，迫切要求基于先进技术的智慧校园管理系统的出现，智慧校园管理系统是建设智慧校园的前提和保障条件。

浙江大学从2010年开始动工，将正在建设中的紫金港校区西区作为建设智慧校园的试验田，计划在2015年前把该校区西区建设成为智慧校园。智慧校园的“智”是指学校的智商，强调智能化与自动化，“慧”是指人的情商，强调人的灵性与创造力。智慧校园的理念，就是充分利用现有的网络技术、信息化技术、通信技术、物联网技术，提高高等学校的管理水平、科研效率和能力，改善师生员工的教学科研条件，优化学习、生活条件，创造优美、和谐的校园环境，充分发挥高等学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新中的重要作用。智慧校园的建设目标，就是充分利用当今先进技术实现上述智慧校园的理念，创造优质、高效的教学、科研、管理、育人环境，绿色、生态、和谐的校园。

2 智慧校园建设的保障条件

2.1 人力投入。为保证智慧校园建设各项工作的顺利开展和实施，首先必须保证各类技术和管理人员的投入，把科学配置建设智慧校园的人力资源作为第一要务来抓，建立一支智慧校园建设的专业队伍，这支队伍中必须包含有各方面的专业技术人员和管理人员。

2.2 规章制度建设和长期规划。科学合理的校园规划，可以最大限度地保证校园节地、节水、节能，使人财物得到最优组合。对属于投资大、周期长、难度大、影响面广的复杂型系统工程的智慧校园的建设，更应有一个科学完善、周全的长期规划。

2.3 校园网络化建设。校园网络化建设是智慧校园建设的重中之重的内容。浙江大学在智慧校园的建设规划中，将校园网络化建设分成以下三大部分。即网络基础设施建设、云计算平台和物联感知系统。

3 智慧校园建设中的电子文档管理模式

3.1 部门产生文档在线编辑和公开。对各部门产生形成的电子文件进行在线编辑是电子文档管理工作的第一步。文档在线编辑管理，是近几年才出现的电子文档流转新技术，该新技术集网络共享、文档实时编辑和纠错、集成数据库技术的高效检索等功能为一体，它允许用户远程操作文档，能够实现文档从创建、修改、审批、存储、转发、查询到重复使用的处理过程，从而使办公系统实现真正意义上的网络化、自动化和无纸化。文档在线编辑管理系统的主要实现技术，包括基于WAMP/LAMP框架的系统访问模型和基于AJAX技术的文档对象模型，及其基于Office在线编辑技术，等等。经过在线编辑的电子文档，在符合相关规定的前提下就可以公开。

3.2 电子公文管理部门的在线归档。对经过在线编辑的电子文件进行在线归档是电子文档管理工作的第二步。智慧校园产生的电子文件根据其来源可分成两类，一类是OA系统内形成的电子文件，另一类是OA系统外形成的电子文件。对于OA系统内形成的电子文件，利用OA系统电子公文归档接口与网络版档案管理系统无缝链接和数据转换实现归档，无缝链接的实现主要是通过在线档案服务器中设定电子公文预处理临时库，将系统内的元数据按一定格式导入后，自动转换到档案管理系统数据库，然后将电子原文与目录数据进行关联挂接；对于OA系统外形成的电子文件，通过电子公文管理部门的专职或兼职档案员预先建立目录数据库，然后将电子全文与目录进行关联挂接，并且对电子目录与电子全文进行捆绑来实现在线归档。

3.3 档案人员在线审核和数据上传。对已在线归档的电子文档进行在线审核鉴定，是档案管理者的一项非常重要的工作，因为所有离线归档的电子文件都必须通过档案人员在线审核，经鉴定符合相关要求和标准后，才能离线归档。审核鉴定的方法，是在电子文件管理系统设计阶段，便开始保管期限表制定工作，由计算机进行自动审核鉴定或者通过人机对话的方式进行半自动化审核鉴定；审核鉴定的内容，需要完成三项判断工作：一是某信息集合是否电子文件；二是该电子文件的内容具有多长时间的保存价值；三是电子文件的技术状况能否保证其内容价值的实现。通过档案人员在线审核鉴定的电子文件，才能进行数据上传。

3.4 电子文件离线归档和数据备份。离线归档是对在线归档数据的备份，以防范可能发生的数据灾难，离线归档的数据不常被调用，一般也远离系统应用。要做好电子文件离线归档和数据备份的管理工作，必须认真做好以下两项工作。第一，建立电子文档备份体系，保障备份工作顺利开展。首先，应用电子文档安全备份系统，采用磁盘阵列作为备份系统，完成文档原文的异地容灾备份。其次，加强电子档案信息安全环境建设，对内网服务器及网站服务器进行扩容升级，定期查杀网络病毒，修复网站数据，实现网站数据的在线和离线备份。最后，在电子文件载体选择上，使用光纤磁带库、外置硬盘和光盘三种类型的存储介质，对电子文档进行异质备份。第二，采用多种备份技术手段，保证电子文档数据备份的有效性。（1）多种存储载体与软件相结合。根据数据备份的实际需求，在载体上可选择磁盘阵列、光盘库或磁带库，在软件上可选择Veritas Storage Replicator或Veritas Backup。（2）本地备份和异地备份相结合。在本地和异地同时对原电子文档进行备份，可有效地防止自然灾害或人为的破坏，也可有效地抵御网络病毒的侵害和攻击。（3）完全备份和差额备份相结合。差额备份节省备份的时间及存储空间，完全备份的备份时间长且会占较大的存储空间，当恢复时可一次性快速恢复。（4）离线备份和在线备份相结合。在进行离线备份时，服务器将停止用户对电子文档的操作，由此可以避免由于用户操作、修改电子档案而造成数据不一致的问题。而进行在线备份时，服务器不停止用户对电子档案的操作，可实时对电子档案进行备份工作，但该备份方式需要先进的硬件和网络支持，技术上也较为复杂。

3.5 电子文档数据的异质备份和异地备份保管

档案智慧化管理篇（10）

Abstract： In recent years， with the deep development of ICT （Information and communication technology）， there are many new technological environments emerged， such as big data， cloud computing， internet of things， mobile interconnection， smart city combining with many smart technologies and so on. These technological environments have prompted the whole society to carry out reform and innovation in all fields. Based on the research output about this theme in archive science in the CNKI database， the paper uses the methods including high-frequency keywords， annual high-frequency keywords， co-word analysis and content analysis to analyze the research perspectives and research subjects driven by these technical environments.

Keywords： new technological environment； environment driven； archive science； research perspective

1 引言

近几年来，随着物联网技术、云计算技术、数据处理技术、智能技术以及移动互联网技术的发展和广泛应用，我们正在经历一场由大数据引发的社会革命，围绕大数据以及相关的新技术形成的新技术背景，成为各个行业热议的话题。大数据、云计算、智慧城市、物联网、移动互联等技术已经或者即将成为国家战略布局的重要组成部分，社会各个领域、各个行业也都在这种新技术形成的浓厚氛围中抓好机遇，紧跟时展步伐，马不停蹄地进行各种创新和改革。档案学当然也不例外，围绕这些新技术以及新技术环境，出现了很多相关的研究成果，虽然目前的研究整体上仍处在尝试、摸索和思辨的阶段，实践相对较少，但是随着这些技术真正意义上的普及，档案学也必将在技术环境和技术应用的驱动下，发生深层次的变革。从目前的研究成果来看，围绕着这些新技术的研究成果仍然比较零散，缺少系统的、全面的对该研究主题的剖析。因此，本研究拟在系统搜集当前研究成果的基础上，对新技术环境驱动下的档案学研究主题进行深入分析，以使得学界能够在充分了解研究现状的基础上，把握档案学新兴研究主题深化的方向，从而推动研究更加深入地进行下去。

2 数据搜集和基本信息分析

2.1 数据搜集

本研究选取中文文献集成平台“中国知网”作为数据获取来源，文献类型不作限定。由于本研究关注的新技术环境，包括大数据、移动互联、物联网、云计算和智慧城市，虽然出现的时间节点不尽相同，但基本都是在2009年以后出现的，同时为了避免时间选取区间不同对数据量的影响，本研究将成果的发表时间限定为2009年1月1日至2015年5月27日（检索时间），且采用中图分类号G27*将成果限定在档案学领域。分别采用“大数据”AND“档案”“云计算”AND“档案”、（“移动”OR“手机”）AND“档案”“物联网”AND“档案”以及“智慧城市”AND“档案”进行主题检索，经过不相关文献的去除以及数据去重处理，共得到586篇文献，其中档案领域关于大数据和智慧城市的研究成果都是从2011年才开始出现。

2.2 基本统计信息

2.2.1 文献年代分布。这586篇文献中，会议论文有37篇，学位论文9篇，期刊论文540篇。图1是这些文献的年代分布图，由图1可知，2009年、2010年档案学对这些技术环境的关注刚刚开始，2011年文献翻了一番，2012年文献数量开始迅速攀升，从2009年至2014年图像显示来看，文献大体上是呈指数增长，2015年的数据虽然绝对数量与上一年没有可比性，但是由于我们统计的数据基本上是年度总出版量的20%左右（以出版物的卷期来进行推算），所以，仍然可以预见到这类文献的增长趋势。

2.2.2 高频关键词。关键词是作者对其研究内容的高度概括，相比标题、摘要这些内容单元，分析过程无须进行文本预处理，因此非常适合作为研究主题探析的知识节点。本研究利用SATI 3.2[1]题录分析工具对原始数据进行处理，统计结果显示，这些文献共包含1932个关键词，总词频为3858，篇均词频为2，根据词频分布特征，选取频次不小于5的100个关键词作为高频词，表1列出了排名前十的高频关键词。通过这些高频关键词可以大体了解在新的技术环境中，档案学关注的热点和研究重心并没有偏离档案学研究核心，仍以档案信息的管理、利用为中心，只不过在研究手段和视角上融入了新的技术手段以及对新环境影响有了更多的思考。

为了大体了解自2009年至今，档案学在这些技术环境的推动和辅助下研究主题的沿袭和变迁，我们根据关键词在当年总关键词中所占的比例，列出了2009年至2015年的高频词，如表2所示。由表2可知，“云计算”和“档案信息”在每年的高频词表中都出现了，“档案管理”和“物联网”则只有2011年高频词表中未出现，它们都是这几年来研究的重心。从研究主题的变迁来看，2009年的高频词中出现的关于移动互联技术的词汇较多，而在其他年份高频词表中则没有显现，2010年至2013年的高频词非常相似，都是关注云计算和物联网技术背景下档案管理、利用和存储。从2011年“大数据”和“智慧城市”在档案学中开始受到关注，到2014年，“大数据”成为研究的热点之一，并且在2014年和2015年都居于榜首。“智慧城市”则在2015年成为关注焦点。

3 新技术环境下的档案学研究主题剖析

为了更加清晰地了解近几年档案学在新技术环境影响下研究主题的结构以及这些研究主题的研究视角，本研究拟采用共词分析方法对频次不小于5的100个高频关键词进行主题分析。

3.1 基于共词分析方法的主题结构剖析

利用SATI3.2[2]题录分析工具生成共词矩阵，将该数据输入SPSS19.0工具中，采用系统聚类方法对原始数据进行聚类，结果如图2所示。由图2可知，根据这些关键词的共现关系，可以将新技术环境下档案学的研究主题大体分为8类。主题一，主要关注物联网对档案学利用、检索、服务等的影响；主题二，关注移动互联技术以及移动终端对档案资源建设和档案服务的影响；主题三，关注大数据时代利用数据挖掘技术去挖掘档案资源；主题四，关注云计算技术影响下的档案资源存储和管理；主题五，关注社会记忆以及社会记忆的媒介的环境；主题六，几乎涵盖了档案生命周期管理的整个流程，但比传统的档案管理更加注重对各种档案资源的系统化、数字化以及网络化的管理；主题七，关注智慧城市建设中的城建档案管理；主题八，关注大数据时代档案管理面对的挑战。

从分析的结果来看，前四个主题以及主题七分别关注的是我们数据搜集中的物联网、移动互联、大数据、云计算以及智慧城市技术的相关研究内容，主题六则是把这些技术环境与档案管理和档案服务等这些档案学一贯的研究重心进行了很好的融合，这在一定程度上说明，档案学对技术的关注不仅仅是浮于表面和流于形式的关注，对于技术嵌入到档案学发展才是学界对其的关注重心。

3.2 新技术环境下主流档案学研究主题剖析

通过对搜集到的586篇文献的进一步解读，笔者将新技术环境下的档案学的主流研究主题大体分成三个方面：一是对新技术的应用框架设计；二是新技术的应用实践介绍；三是从学术视角形成的对新技术影响的思辨。

3.2.1新技术应用框架设计。从文献调研的结果看，有关新技术环境下档案学的研究成果大多数属于该研究主题。这些研究大体是沿着“新技术概念和特点剖析――新技术与档案工作的契合――新技术在档案基础设施、资源建设、平台搭建、信息共享、服务模式、档案存储和传输等方面的潜在影响、应用框架设计以及需要应对挑战的设想”这样一条思路来展开研究，即一方面肯定这些技术对档案管理和服务带来的机遇，同时又在认识技术带来的挑战基础上提出切实可行的应用方案，但是仍处于理论框架研究阶段，还没有真正付诸实践。例如，云计算在档案信息化技术设施建设、档案业务平台建设和档案利用等领域的发展前景描述[3]；从云存储、基础设施服务云平台、软件服务平台、馆际云服务的角度论述云档案馆的实现方式[4]；物联网环境下测绘资料档案管理的探索[5]；基于物联网的实物档案智能管理平台架构的设计方案[6]；大数据背景下的第四代档案馆建设[7]；大数据时代档案管理与服务面临的问题和挑战[8]；在智慧城市框架下，建设基于物联网的档案感知系统、基于云计算的档案数据处理平台、基于移动互联网和手机阅读的档案信息服务平台[9]；智慧城市背景下的智慧档案馆建设[10]。

3.2.2 新技术应用实践。浙江省丽水市档案局创新数字档案管理模式，创建了1+9+N的数字档案室管理系统、登记备份系统和“云档案”信息共享系统，已经完成了系统的研发，并进入了实施阶段[11]。2012年，金华市档案馆通过在机房改造中引入物联网技术，较好地实现了对机房的动态监控和安全管理 [12]。

2013年6月9日，广东省档案局借助“国际档案日”宣传活动契机，正式向社会宣布广东省档案馆、珠三角9个地级以上市档案馆、云浮市档案馆和佛山市顺德区档案馆共12家综合档案馆分别建成政府公开信息查阅系统（手机版），并向公众提供服务[13]。广州市城建档案馆在现有的广州市城建档案检索系统及基于WebGIS的检索系统基础上，研究了基于移动的城建档案检索应用，开发了基于HTML5和LBS的城建档案检索系统，实现了移动终端上城建档案信息与GIS信息的关联，提高了城建档案信息化水平[14]。

嘉兴市档案局在2013年因积极开展民生档案远程利用服务工作，着力为群众开通“百姓家门口的档案馆”而广受各方好评。2014年，嘉兴市档案局又以运行微信公众服务平台――“掌上档案”再次进入公众眼中。公众可以通过手机关注微信公众号“嘉兴档案”，随时查阅档案资料、进行查档咨询[15]。

3.2.3 新技术环境的学术思辨。2011年6月18日，中国人民大学信息资源管理学院举办了主题为“新技术环境下学科理论与实践发展探讨”的博士生沙龙，围绕新技术对档案学诸多方面的影响进行了深入探讨[16]。《论大数据对档案工作的影响及其带来的挑战》一文，对档案界有关“大数据”和“档案”问题的研究成果进行量和质的归纳分析，对研究现状进行了梳理[17]。《档案大数据研究热的冷思考》一文指出：档案大数据成为档案学领域的研究热点，存在一些过度炒作与概念透支现象，对档案大数据研究中概念的误读和档案数字化建设误区进行了剖析[18]。

4 结语

本研究基于近几年来有关大数据、云计算、物联网、移动互联、智慧城市这些新兴技术环境驱动下形成的档案学研究成果，对当前档案学对这些技术环境关注的视角进行了解读。从分析结果看，新兴技术环境使得档案学界对档案管理和服务有了更多面、更深入的思考，围绕这些技术对整个档案生命周期的管理都产生了一些思想和实践上的冲击和影响。当然在追随这些前沿技术的同时，学者和实践者并没有盲从，而是进行了很多且实际的思索和践行。总体来说，在这些新技术环境的驱动下，档案学已经形成了浓厚的研究氛围，但是目前仍然存在理论与实践步调不一致的情况，而随着技术的深入发展和档案学对这些技术更加成熟的评估，该主题的研究成果无论从质还是量上都将有大的突破。

参考文献：

[1][2]刘启元，叶鹰.文献题录信息挖掘技术方法及其软件SATI的实现――以中外图书情报学为例[J].信息资源管理学报，2012（01）：50～58.

[3]田雷.“云计算”在档案领域的应用[J].北京档案，2011（5）：24～25.

[4]祝庆轩，桑毓域，方昀.基于云计算的档案信息资源共享模式研究[J].兰台世界，2011（15）：8～9.

[5]彭岩，刘兆春，康来成.物联网环境下测绘资料档案管理方法初探[J].才智，2012（2）：43.

[6]蒋武宏，申永军.基于物联网的实物档案智能管理平台架构设计[J].软件，2012（5）：40～41，45.

[7]吴绪成.浅谈大数据背景下的第四代档案馆建设[J].湖北档案，2013（3）：9～12.

[8]黄少芳，刘晓鸿，张俊芳.应对大数据的数字档案馆及其服务体系[J].国土资源信息化，2013（3）：22～25.

[9]郝伟斌. 面向智慧城市的档案信息化[J].档案管理，2013（4）：21～23.

[10]杨来青.智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2014（6）：64～66.

[11]宋丹.从丽水市数字档案协同管理系统模式谈“云档案”[J].办公室业务，2012（10）：117～118.

[12]赵铭法.物联网技术在档案馆机房改造中的运用[J].浙江档案，2012（11）：54～55.

[13]何奕忠.创新服务方式 拓宽服务渠道[J].中国档案，2014（8）：34～35.

[14]杨梅，杨卫军，郭亮等.基于HTML5和LBS的城建档案移动应用[J].地理空间信息.2013，11（4）：76～78，187.

[15]慈波.小平台 大舞台――嘉兴市档案局“掌上档案”建设纪实[J].浙江档案，2014（11）：33.

档案智慧化管理篇（11）

近年来，虽然我国档案网站的数量和质量都有了很大的提升，但大部分仍只提供基于固定互联网的服务，几乎没有涉及移动互联网的应用。档案网站能否借助移动互联网平台，顺应“微时代”网络信息生产和传播方式的变革，已经成为当前档案网站发展面临的机遇与挑战。移动互联下的新的网站形态——微门户的出现，必将成为档案网站发展的新方向和模式。所谓档案微门户，是指在移动互联网上，按移动门户的内容标准和展现标准，以现有档案网站为基础，整合网站的框架、栏目、信息及档案信息资源服务，建立能够提供档案信息服务的移动互联平台。目前，国内对基于移动互联技术的档案应用研究已有多篇文章涉及，但还没有建成并投入使用的档案微门户，仅有一些初步的探索，如笔者参与设计的“档案界微博”等，据悉档案界网站团队设计的基于Android平台的档案界论坛应用系统也即将投入使用[1]，探索和建设档案微门户将会是今后档案网站研究和实践的重要趋势。

1 建设档案微门户的必要性

1.1 档案微门户是“微时代”网站档案信息传播的需要。随着3G时代的到来，手机越来越成为人们的媒体终端和阅读终端。与此同时，诸如苹果、汉王电纸书等新的媒介载体不断涌现，不仅对传统网络信息的生产和获取方式产生了影响， 而且对人类的阅读习惯形成了巨大冲击。人们将这种通过手机终端，进行实时、互动、高效传播活动的新的传播时代称为“微时代”。在“微时代”一切可以利用的碎片时间被不断开发，满足了人们在日益加快的生活节奏中以最短时间获取最多信息的需要，人们的生活方式以及信息的传播方式发生了巨大的变化。档案微门户是传统档案网站为适应“微时代”信息传播特点的新模式，其以各类移动终端为平台，以快速传播、简洁应用为核心，能够为用户提供最有用最快捷最方便的档案信息服务。用户可以在诸如乘车、等人等碎片时间随时、随地、随身访问档案微门户，不需要打开电脑上网，只需通过手机即可知晓最新的档案资讯和档案部门提供的各种网络服务。

1.2 档案微门户是“智慧档案”建设的重要内容。近年来，随着“智慧城市”的兴起，档案界也提出了“智慧档案”的理念。“智慧城市”建设的核心，就是通过以移动技术为代表的物联网、云计算等新一代信息技术的融合应用，给公众提供智慧化的服务。“智慧档案”是“智慧城市”理念在档案工作中的延伸，其实质也就是移动互联等新一代信息技术在档案工作中的应用。从“智慧档案”实践来看，基于移动终端的档案微门户既是“智慧档案”理念的具体体现，又是其实现的重要平台。如中国移动广东公司《“五全”实时智慧档案管理系统（FiRSt-AMS）研究与实践》成果荣获2011年度国家档案局优秀科技成果二等奖，其主要创新点就是“云平台技术、手机应用门户、智能分析管理”等[2] 。可见档案微门户是“智慧档案”建设的重要内容。

1.3 档案微门户是精简整合网站档案信息资源的重要方式。当前的档案网站，一是原创性信息匮乏，如几乎所有的档案网站都设有所谓的“档案法规”、“行业动态”、“业务指导”等栏目，内容重复现象严重。二是内容对普通互联网用户没有吸引力，不能适应大众网络传媒发展的特点。三是信息更新周期太长，内容缺少新颖性。在内容为王的传播时代，信息内容不合乎大众口味，必然导致档案网站使用率低下。档案微门户是基于移动终端的一种新型访问方式，用户浏览信息的时间非常有限，必须对传统档案网站的信息内容进行精挑细选，为用户呈现最优质的新闻资讯和特色服务，以期在极短时间内吸引用户并提高用户的阅读兴趣。档案微门户为精简整合传统档案网站信息资源提供了契机和方式，是未来档案网站内容改进优化的方向。

1.4 档案微门户是提升档案网站影响力的重要途径。传统档案网站很少做应用推广，一是由于主观上档案部门没有推广意识；二是因为诸如百度推广等方式成本较高，没有合适的推广平台。随着苹果以及各类Android 手机用户在全球的广泛覆盖，档案微门户可以免费在苹果商店等手机软件共享网站推广，这些软件平台具有广泛的传播和推广性，必然使得这个以“某某档案信息网”名称命名的移动应用在更广的空间被传播、宣传和推广，从而大大提升档案网站影响力。

2 档案微门户的功能特色

与传统档案网站功能相比，档案微门户具有如下特色：

2.1 最快捷的档案资讯推送服务。用户可以利用碎片时间在第一时间了解各类档案资讯、行业动态、开放档案、政府信息公开、珍档秘闻、媒体关注等相关内容。

2.2 个性化资源订阅。用户可以随意订阅档案微门户内感兴趣的资源，构建属于自己的个性化移动微门户。

2.3 智慧档案服务。档案微门户平台可以汇集各种新型智慧档案应用，如预约查档、档案资源共建共享等，方便用户享受到各种新型的档案服务方式。同时设计场景化模式和智慧档案感知平台，随时为用户提供各种贴心的服务。

2.4 即时互动与响应。档案微门户可以实现绑定微博功能，用户可将微门户中的信息同步到自己的微博里，以方便移动终端用户及时地分享互动信息。

3 建立档案微门户的核心技术

3.1 内容智能过滤技术。由于手机访问政府网站和PC端的展现方式有所不同，档案微门户系统必须采用内容智能过滤技术，智能地分析目标网页的内容，抽取文章标题、正文和相关的图片通过规划和整理，智能选取手机端的模版并过滤掉无用的信息内容，展现出更适合手机端访问的页面和内容。

3.2 微博无缝绑定技术[3]。档案微门户平台无缝连接微博API接口，通过与微博的绑定，实现向微博的信息推送以及档案部门与用户的信息交互。

3.3 云计算技术。使用云计算技术实现页面格式转换算法、图片缩放和低成本海量存储，完成对海量信息资源的高效计算和冗余备份。

3.4 多终端平台支持技术。档案微门户开发应面向iPhone、iPad、Android等各类手机终端的平台，同时支持3G门户的构建，支持各类主流浏览器访问。

4 档案微门户的实现路径

4.1 功能模块设计。档案微门户系统包括服务器端和客户端两部分。服务器端负责、接收、处理、存储系统的数据，并针对手机终端的特点对原有档案网站系统进行升级改造，同时利用单点登录框架实现单点登录。

客户端安装在用户的手机上，分为两个版本，即面向公众的普通版和面向档案工作人员的版本。客户端的普通版是公开的，公众可以自主下载使用。普通版提供浏览信息、咨询问题、在线办事等功能。浏览档案信息时，不需要注册和登录；在线办事和咨询时，需要注册用户信息。注册成功后可提交待办信息、咨询问题、查看办事进度、得到处理结果。普通版侧重于方便易用。

客户端的档案工作人员版是非公开的，提供信息、咨询问题回答、在线办公等功能，只授权给工作人员安装使用。其所有的操作，都需要登录，并在后台有日志记录以满足审计要求。档案工作人员版侧重于安全性，所有传输都需要建立可信的安全加密通道。[4]

4.2 实现步骤与策略[5]。第一步，实现档案微门户与传统档案的数据同步。通过微门户云服务平台，实现档案微门户与传统档案的数据同步。该平台架构采用云计算和云存储技术，在现有档案网站基础之上，利用互联网信息聚合技术，聚合档案网站里相关栏目的信息，同步到微门户信息管理平台，并可实现在微门户管理平台里的信息维护和。

第二步，进行系统开发与应用。设计能够满足Android、iPhone、iPad 等不同操作系统手机和手持终端的档案微门户；同时在安卓市场、苹果商店等开展应用申请和推广，以使用户可以通过各种手机软件共享网站和3G 应用平台、苹果商店免费下载。

第三步，建设档案微门户站群。通过微门户平台可以把区域内各级档案微网站连接起来，建设档案微门户站群，从而深化和细化档案微门户的服务。

总之，档案微门户是档案部门提供公众服务的创新模式，是档案网站顺应移动互联发展的新趋势，利用新的网络技术手段、新的网络终端，实现具有前瞻性的发展创新。档案微门户必将有力地提升档案网站的服务能力。

注：本文为国家社科基金项目“档案网站信息资源开发与利用研究” （09BTQ029）及国家档案局科技项目“基于网络的区域性档案信息资源共享与机制研究”的阶段性成果

参考文献：

[1] http：///bbs/viewthread.php？tid=43354&extra=page%3D2.

[2] http：//.cn/yy/content/2011-09/16/content_917652.htm.