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档案专审工作计划大全11篇

时间:2023-03-01 16:25:57

档案专审工作计划

档案专审工作计划篇(1)

在对城市规划建设项目进行管理时,管理者只是注重项目施工之前与施工期间的工作,想要缩短时间并提升进度,能尽快完工,所以只是注重项目的建设而忽略了建设期间对项目档案及资料的管理。部分城市规划管理审批档案在建设过程中,未安排专门的档案管理者及储存档案的场所;部分城市规划管理审批档案的档案管理者流动性强,且未经培训,缺乏有关的档案技能及知识,使得档案的记录、整理工作无法很好地进行,致使在建项目没有相关严谨的档案记录。此外,查阅及应用档案期间,由于时常被人翻看和使用,就会给纸质档案带来一定的破坏,更有部分初始资料没有储存在档案部门中,给档案的管理增加了困难,导致记录不全面、跟踪不到位[1]。

(二)缺乏管理档案的有关制度

大多城市规划管理审批档案的管理制度都有环节繁杂、时间较长、涵盖范围太广等问题,关系到建设、财务、招标、会计等许多部门,而这些部门间又缺乏健全的记录及管理在建项目档案的相关制度,档案管理的职责及范围分配不确切,无法使用合理的管理手段及操作方法,也没有执行监管、检查等职责。不管是文字资料还是图片、音频等多种形式的档案在记录、整理期间都没有一个既定的标准,也没有全面的管理制度。由于每个部门的档案产生的时间不一致,档案涉及的内容也有差别,这给材料的全方位整理和记录带来了困难,很多档案都分散到了不同工作者的手中,没有合理制度进行制约,致使对档案管理与在建项目的进度间产生了差距。

(三)档案的记录不全面,建立不合理,提交不准时

所有项目档案都产生于建设与管理项目的过程中,是对各种有储存价值的资料进行的记录。近些年,各大城市进行的改扩建越来越多,参与到建设中的有关部门很多都不注重对在建项目的档案进行管理。由于档案存放的期限较久,部分资料在施工期间会有改变,如合约文件、监测文件等。而且有些时候档案管理者在进行管理时没有很好地归类并整理,乱丢乱放,致使相同性质的档案间没有相应的连接性,无法维持整体性、正确性、系统性,从而降低了档案的作用及质量。

(四)管理人员意识落后

部分城市规划管理审批档案管理人员的思想观念落后,对于城市规划管理审批档案管理的动态认识不足。此外,对城市规划管理审批档案的宣传不足,导致很多城市的居民都不了解城市规划管理审批档案的意义。

二、城市规划管理审批档案的动态管理策略

(一)政府应加大动态管理的重视程度,提升档案管理的完整性

城市规划管理审批档案管理工作对于一个城市的行阶段性的知识灌输,在工作之余学习如何更好地工作。审批档案管理对于信息资源管理方面要求比较严格,要求工作人员要有良好的综合素质以及道德修养。通过建立一个高素质的城市规划管理审批档案管理团队,才能更好地为城市规划管理审批档案动态管理工作服务。

(二)加强网络技术的运用,加强管理中的控制

城市规划管理审批档案动态管理的具体实现依赖于基础硬件设施的运作,档案动态管理包括档案资源共享与档案信息交换两个必要程序,利用网络作为途径,建立信息资源数字化系统,而档案管理工作人员则对档案文件的归档和鉴定进行监督,使得档案及时归档并且保证档案信息的规范和完整。通过网络的形式对信息资料进行收集、整理、储存以及资料的提取,而这些环节是通过网络动态技术才能得以实现的。除此之外,还需要利用数据扫描仪、数据打印设备等硬件设备进行数据的动态管理,为城市规划管理审批档案动态管理奠定基础。此外,还需要加强审批的控制,许多工程项目进行立项申请时要进入收件窗口,在这个过程之中,就会自动生成相应的条形码,这样不仅能够反映档案内容之间的联系,还能进行动态跟踪,有利于管理。

(三)加强档案管理团队的建设

城市规划管理审批档案动态管理最关键的元素还是人的管理,要提高管理团队的综合素质,建立专业的培训机构对管理人员进行针对性的培训,从工作能力、工作理念、道德品质三个方面对管理人员的工作素养进行提升。城市规划管理审批档案管理是一份具有相当大延续性的工作,所以对于管理人员而言要保证工作人员的稳定。由于城市规划管理审批档案动态管理所涉及到的知识较为广泛,因此要对工作人员进管理机制与管理标准的完善是城市规划管理审批档案动态管理的重要保障,城市规划管理审批档案管理范围比较广泛,包括城市建设中规划、设计以及施工等各种档案的管理,在对城市规划管理审批档案的管理过程中必须有规范化的管理程序,而动态的管理工作中更是涉及到更多高端的技术和管理方法,这对管理人员在工作中的协调配合能力有着更高的要求,城市规划管理中审批档案管理部门应该对管理过程中的规范和标准加以落实,让动态管理中的分工协作与技术运用有着统一的规范。使用计算机及相关设备同纸质型档案之间相关联,并形成一种对应的文件格式、档案模块、文件种类,合理科学地记录、查找、储存并管理与建设项目有关的档案,确保这些档案的准确性、全面性及长时间的可读性。同时,还应增强安全方面的管理,可设置一定的查阅权限、密码等,避免对档案与电子档案中的有关内容及材料进行随便改变。新时期对城市规划管理审批档案进行动态管理已经势在必行,将城市规划管理审批档案的动态管理工作做好,必须要完善档案管理基础设施,还要对网络与计算机技术加以合理地利用。工作人员在与城市规划管理审批档案的动态建设需求相适应的同时,还需要增强自身专业素养的学习,以促进城市规划管理审批档案动态管理工作更加平稳快速的运行。

(四)规范审批档案的动态管理

重要程度是不可忽视的,城市审批档案管理部门应该创新宣传手段、加大宣传力度,与当地政府进行有效沟通,获得政府的关注与支持,以加大对城市规划管理审批档案动态管理的经费投入。要实现动态管理必须解决管理硬件设施上的问题,比如修建城市建设档案馆以及建立档案动态管理人员的专业培训机构,增加对科研项目的资金与人力资源的投入,将城市规划管理审批档案工作的支出纳入当地政府的财政预算当中[2]。除此之外,需要加强前端控制,完善归档制度,统一档案数据格式,将审批作为重要内容之一。在文件的形成过程之中,需要将相关数据应用其中,协调好各部门之间的关系,充分发挥好政府在城市规划管理中的作用。

作者:郑少娟 单位:广东省广州市规划局建设档案管理处

档案专审工作计划篇(2)

该局领导高度重视档案工作,将档案管理工作纳入全局工作议事日程,经常了解和听取档案工作情况,充分发挥档案为审计工作服务的作用。他们积极为档案管理创造条件,在基本制度建设上,先后制定了《**市审计局档案工作管理制度》、《**市审计局档案工作目标管理考核办法》和《后续审计档案管理质量控制工作方案》等规章制度。

几年来,局领导努力克服各种困难,在局办公经费十分紧张的情况下,不断加大对档案室的资金和人力、物力的投入力度,使审计局档案室基础设施建设水平走在了市直机关的前列,档案室设有单独档案库房、阅览室和档案员办公室,配有微机、录像、照相、复印、打印、传真、扫描等设备,库房内配备了密集架、音像档案保管专用柜、空调机、吸尘器和各类防虫、鼠药品,“八防”设施齐全。制做了审计局档案管理工作揭示板,档案管理基本制度一目了然。在实际工作中,坚持按省审计厅和市档案局的要求,对档案资料实行统一管理、科学分类,现有文书、审计、会计、科技和声像五类档案,分别进行收集、整理、立卷和归档;存放位置标识、保管、统计、鉴定、移交和销毁手续齐全,记录真实;审计档案和文书档案等检索工具齐全、完整。还利用局域网络平台,制成档案模板为一线审计人员创造标准化建档条件。档案室从1999年开始使用计算机辅助立卷,购置安装了“泰坦”软件,实行纸质文件与电子文件配套管理,在市直机关中率先实现电子文件归档,每年都按时将电子文件光盘和纸质文件目录上交市档案局。创建档案目录数据库及电子文件归档、查询系统,全方位共享档案信息资源,便捷易用,成效明显,使审计中心工作得到了有力的资料保障,审计质量效益不断提高,档案资源管理与开发利用工作也进一步实现了规范化、科学化。

二、落实责任,强化档案目标管理,业务建设不断加强

“十一五”期间,随着我市经济和社会的快速发展,审计工作职能不断强化,需要归档的材料增幅较大。2001年10月机构改革后,局里首先成立了档案领导小组,配备了业务素质高的专职档案员,落实了岗位责任制。明确具体工作由分管办公室的局、处两级领导主抓,负责指导和决定档案工作的进展情况,配备档案用品和相关设备,为管理好档案创造条件;档案员负责材料收集、立卷归档、科学管理,保证了档案管理工作正常、高效、有序运转;有关部门、人员履行各自岗位职责,作到了案卷保管期限划分准确,分类符合要求,装订整齐;全宗卷内容齐全,记载详实。其次通过确立档案管理目标来加强档案质量建设。制定《**市审计局档案工作目标管理考核办法》,内容主要包括档案工作的组织领导、基础业务、保管设施和立卷质量等七个大项,并划分三个考核等级,坚持档案质量检查与业务指导相结合,日常检查与集中检查相结合,并以审计署6号令为标准,针对档案立卷工作中发现的问题,用目标管理来规范行政执法行为,实现了档案质量与执法水平共同提高,并于年终按《**市审计局档案工作目标管理考核办法》实施,奖优惩劣,对不合格者责令限期改正。

档案专审工作计划篇(3)

理基础工作该局领导高度重视档案工作,将档案管理工作纳入全局工作议事日程,经常了解和听取档案工作情况,充分发挥档案为审计工作服务的作用。他们积极为档案管理创造条件,在基本制度建设上,先后制定了《市审计局档案工作管理制度》、《市审计局档案工作目标管理考核办法》和《后续审计档案管理质量控制工作方案》等规章制度。

几年来,局领导努力克服各种困难,在局办公经费十分紧张的情况下,不断加大对档案室的资金和人力、物力的投入力度,使审计局档案室基础设施建设水平走在了市直机关的前列,档案室设有单独档案库房、阅览室和档案员办公室,配有微机、录像、照相、复印、打印、传真、扫描等设备,库房内配备了密集架、音像档案保管专用柜、空调机、吸尘器和各类防虫、鼠药品,“八防”设施齐全。制做了审计局档案管理工作揭示板,档案管理基本制度一目了然。在实际工作中,坚持按省审计厅和市档案局的要求,对档案资料实行统一管理、科学分类,现有文书、审计、会计、科技和声像五类档案,分别进行收集、整理、立卷和归档;存放位置标识、保管、统计、鉴定、移交和销毁手续齐全,记录真实;审计档案和文书档案等检索工具齐全、完整。还利用局域网络平台,制成档案模板为一线审计人员创造标准化建档条件。档案室从1999年开始使用计算机辅助立卷,购置安装了“泰坦”软件,实行纸质文件与电子文件配套管理,在市直机关中率先实现电子文件归档,每年都按时将电子文件光盘和纸质文件目录上交市档案局。创建档案目录数据库及电子文件归档、查询系统,全方位共享档案信息资源,便捷易用,成效明显,使审计中心工作得到了有力的资料保障,审计质量效益不断提高,档案资源管理与开发利用工作也进一步实现了规范化、科学化。

二、落实责任,强化档案目标管理,业务建设不断加强

“十一五”期间,随着我市经济和社会的快速发展,审计工作职能不断强化,需要归档的材料增幅较大。2001年10月机构改革后,局里首先成立了档案领导小组,配备了业务素质高的专职档案员,落实了岗位责任制。明确具体工作由分管办公室的局、处两级领导主抓,负责指导和决定档案工作的进展情况,配备档案用品和相关设备,为管理好档案创造条件;档案员负责材料收集、立卷归档、科学管理,保证了档案管理工作正常、高效、有序运转;有关部门、人员履行各自岗位职责,作到了案卷保管期限划分准确,分类符合要求,装订整齐;全宗卷内容齐全,记载详实。其次通过确立档案管理目标来加强档案质量建设。制定《市审计局档案工作目标管理考核办法》,内容主要包括档案工作的组织领导、基础业务、保管设施和立卷质量等七个大项,并划分三个考核等级,坚持档案质量检查与业务指导相结合,日常检查与集中检查相结合,并以审计署6号令为标准,针对档案立卷工作中发现的问题,用目标管理来规范行政执法行为,实现了档案质量与执法水平共同提高,并于年终按《市审计局档案工作目标管理考核办法》实施,奖优惩劣,对不合格者责令限期改正。

档案专审工作计划篇(4)

(一) 它们是城建档案的重要组成部分

按照新修改制定的《城建档案管理规定》(建设部第90号令)第五条规定:“城建档案馆重点管理下列档案资料:……(二)城市建设系统各专业管理部门(包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门)所形成的业务管理和业务技术档案”。由此可见,这些档案是城建档案的重要组成部分。

(二)它们是指导城市规划、建设、管理的重要依据性文件

这些业务管理和业务技术档案包含了建设系统在城市规划、建设、管理过程中所依据的国家有关法律、法规、政策及规范,是建设系统各个专业内容在实践中的应用,也是城市建设管理的重要凭证。它们包括建设、规划主管部门做出决策的前期依据性资料、研讨过程、专家结论等等。同时也是建设系统各专业部门在监督、指导建设项目各个环节依法建设的重要依据。

(三)它们对工程档案的收集、审核具有指导性意义

这些建设管理档案的进馆,一方面是改善了馆藏结构,另一方面对城建档案馆收集、审核工程档案具有现实的指导意义。通过采集这些档案中包含的信息,使得城建档案馆在收集、审核工程档案时更具有针对性,还有主动性。在实际工作中,工作人员根据所掌握的建设信息,能够在工程建设的前期就有效地介入,开展业务指导,为以后形成高质量的工程档案打下良好地基础。

二、城市建设系统业务管理、业务技术档案的特点

(一)系统性:因为这些文件是在城市建设活动中直接形成的真实记录和反映,是由产生单位直接移交给城建档案馆,没有中间其它环节,因而使这些城市建设系统业务管理、业务技术档案具有较好的系统性。它能准确、真实地反映建设系统各专业部门在行政审批、业务审查等方面工作的全过程。

(二)时效性:这部分档案对城市建设活动有较强的参考意义,由于大部分档案是采取每隔一年移交一次,甚至半年移交一次,这在很大程度上保证了这些档案的时效性,从而提高了档案的利用率。

(三)专业性、综合性:业务管理和业务技术档案是城市建设系统各专业管理部门在其发展过程中产生的,它包括了城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门,因此具有较强的专业性。

一般工程项目建设的时间跨度为1-3年,而这些已归档的施工许可申请文件,施工图审查文件等,对建设职能部门在监督、指导工程的施工具有重要的作用。如:市政公用设施工程主要包括道路、桥梁、隧道、排水、供水、供热、煤气、交通、消防、电力、电讯、路灯等,这些设施大部门是埋在地下的管网工程,与城市人民的生产和生活息息相关,因此收集市政公用业务管理、业务技术档案就显得尤为重要,它是城市基础设施使用、养护、维修等的重要的参考凭证。又如:城市违法建设档案是反映了在城市规划区内的单位或个人违反《城市规划法》的规划,未经有关部门的批准,或违反建设工程规划许可证的规定进行建设等的内容记录,也是城市政府有效行使管理城市职能,指导城市有秩序建设和发展的重要记录。而竣工验收备案文件则是申领房屋权属证书时的必备的证明文件等,因此也具有很强的综合性。

三、建设系统业务管理、业务技术档案的种类和归档内容

目前,我馆保存的建设系统管理、业务技术档案和种类及归档内容主要有:

(一)种类:建设用地、征地、拆迁文件;勘察、施工图审查、设计文件;招投标文件;开工审批文件;工程建设施工许可申请文件;竣工验收备案文件;监理文件;城市违法建设档案等等。

(二)归档内容:

1、建设用地、征地、拆迁文件:包括选址申请及规划意见、用地申请报告及建设用地的批准书、拆迁安置意见、协议、方案、建设用地规划许可申请文件、国有土地使用证等。

2、勘察、施工图审查、设计文件:包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单、地形测量成果报告、初步设计图纸和说明、审定设计方案通知书以及审查意见、施工图审查文件、人防、环保、消防、园林、环卫、市政等部门批准文件或取得的有关协议等。

3、招投标文件:包括勘察设计招投标文件及承包合同、施工招投标文件及承包合同、监理招投标文件及委托合同等。

4、开工审批文件:包括建设项目列入年度计划的申报及批复文件、规划审批申请及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件。

5、工程建设施工许可申请文件:包括建设工程施工许可证申请表、建设用地规划许可证、土地使用证、建设工程规划许可证、桩基工程先期施工核准单、项目立项批准文件、投资许可证、拆迁许可证、中标通知书、施工合同及鉴定书、施工图纸会审纪要、施工组织设计、工程质量监督表或建设工程质量监督书、建设工程施工劳动安全技术措施申请表或安全生产管理申报表、监理合同、银行资金到证明、建设工程项目报建登记表、固定资产项目新开工统计登记表、新建房屋白议预防处理协议书、新型建筑材料发展资金减免申请表、外来建筑企业承包工程注册申请表等。

6、竣工验收备案文件的内容包括:建设工程竣工验收备案证明书、竣工验收备案表、竣工验收报告、施工许可文件或开工报告、质量监督报告、勘察成果审查报告、施工图审查报告、抗震设防审查书、消防设计审查意见书、勘察单位及设计单位、监理单位、施工单位出具的工程质量合格文件和评估报告、使用功能试验资料、地基基础及结构验收记录及检测报告、建设工程竣工规划验收合格证、消防验收意见、建设项目环境保护验收报告、竣工测量资料、竣工档案审查意见,建设工程质量保修书及保证书和住宅使用说明书等。

四、建设系统业务管理、业务技术档案的整理方法

大部分建设系统业务管理、业务技术档案的归档整理,应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《城市建设档案质量规定》(建办[1995]697号等规范或文件的规定,由城建档案部门按照城市建设管理职能部门的行政审批、业务审查的前后顺序进行组卷、分别采取装订或不装订两种方法进行整理。

本文参考泉州市建设局印发的《泉州市建设工程文件整理规范》(泉建办[2002]17号),以建设工程竣工验收备案文件的整理为例、简单介绍一下建设系统业务管理、业务技术档案的整理方法。

(一) 组卷原则和排列顺序

1、要遵循文件材料的形成规律,保持案卷内文件材料的系统联系,便于保管和利用。

2、组卷时要保持原审批文件材料的完整性。如:同一事项的文件材料按照审批文件在前,附件及申请文件在后的顺序排列。

3、按照市建设系统各专业部门的办事程序,来排列文件材料的前后顺序。

(二) 整理的具体步骤、方法

按照档案的整理规范去除文件材料上的金属物、对破损的文件材料进行修补及编写页码。卷内目录按照本馆设计的档案管理系统软件,直接输入计算机,形成电子数据。

1、案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。内容应包括建设系统各专业管理部门的单位(即立档单位)名称、事项(即文件材料内容)。

2、编制单位(责任者)与日期:单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者,日期填写案卷内文件材料的起止日期。

档案专审工作计划篇(5)

(一)综合材料。重要文件、领导的重要讲话记录(录音)、会议纪要(记录)、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。

(二)实施方案编制阶段。项目(课题)实施方案、编制组名单、编制说明等。

(三)实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。

(四)组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划,专项项目(课题)指南,招投标文,评审、评估报告及专家意见,任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录,综合材料,数据整理材料,样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结,专项及项目(课题)执行情况、年度报告,专项及项目(课题)调整申请及批复,专项工作报告等。

(五)评估验收阶段。研究报告,研制报告,记述报告,论文专著报告,专利文件,检测鉴定报告,评估报告,专家意见,审计报告,验收全套材料(专家名单、会议记录、验收意见),成果推广应用报告,成果登记表,专项总结报告等。

(六)其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。

二、建立水专项档案工作管理网络

水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络,明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作,调动专职档案员积极性,专职档案员应成为水专项课题组成员,负责水专项档案管理工作。

三、加强档案宣传、教育、培训工作,加大监管力度

水专项课题在立项及实施过程中,水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视,增强水专项课题相关人员档案意识,调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专(兼)档案员通过培训、交流,开拓视野,增长业务知识,汲取先进经验,为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。

水专项工作在实施过程中,上级主管部门应组织档案管理领导小组,对课题和子课题承担单位进行不定期巡检,开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制,有效地保证水专项档案的规范化管理。

四、加强档案工作全过程跟踪管理,确保档案质量

前期指导。水专项工作量大,时间跨度长,课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理,制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划,要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档,确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。

中期检查。在水专项课题实施过程中,专职档案员应积极参与水专项工作中去,了解和掌握水专项课题进展情况,跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况,将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善,确保水专项档案的案卷质量。

参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收,没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料,不予验收。专(兼)职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作,查找档案工作方面存在问题和不足,积极进行整改,进一步提高档案工作管理水平。

审核鉴定。课题结题后,课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后,专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后,移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时,应同步接收电子档案。

文件材料在整理、立卷过程中,应注意如下问题:一是归档文件材料必须是原件,若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档,如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时,课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整,如:课题实施方案、经费预算、财务审计等材料,兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时,提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档,如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作,做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。

档案专审工作计划篇(6)

档案的征集是档案整理、档案归档以及档案保管等工作的基础,档案的整理要以档案征集的收集数据为基准,档案的管理要以安放完好的档案数据架构为前提,因此满足这些前提的首要条件就是进行档案征集工作,从而使接下来的档案工作内容得到保障,因此在档案征集工作上必须严肃对待,马虎不得。这也是为后续的档案归档、管理工作打下良好而稳定基础的前提。为了使档案的征集工作更具条理性,应该对档案的征集工作进行一定的规范化管理,进而使其向我们所期望的方向顺利发展。

1 档案征集工作的环节

档案征集工作主要指的是人力资源与社会保障局根据具体的征集计划来征集所需线索、明确主要的征集对象,通过规范的程序征集对象进入馆内,将实际征集的对象变成档案馆藏品的过程。我们通常将该过程划分为以下几个环节:首先是征集计划的编制;其次是征集对象明确后,档案征集工作人员和征集对象持有人间的互动过程;第三是对已选的征集对象进行评估鉴定和征集批准的过程;第四是和征集对象持有人进行征集手续的办理过程。第五是档案征集工作人员将征集档案和有关文件递交给馆内相关部门的过程。

2 档案征集工作规范化管理的手段

2.1 意向申请的规范化

任何工作的有序开展都需要一个正确而明晰的理论指导,以此为基,能够使工作有条不紊地进行下去,进而使工作的效率和质量都得以保证,并促进此工作过程带来的经济效益和人文效益的提升。而档案征集工作也不例外,档案征集工作也需要有一个明确的目的和工作流程体系为指导。因此在进行档案征集工作之前,首先要有一个档案征集的意向,并将这意向通过单位的组织机构传达到员工处。最少应传达到两人,在意向传达之后,档案征集相关意向的发起人要就这一事件填写档案征集的相关公文性意向书,以及规范档案表格申请书,因为档案作为一项严肃的书面文件具备一定的法律效益,不能由公民擅自书写,档案表格也应由国家统一,不能任由公民擅自复制。

在相关资料填写完毕后,将之递交给上级部门,在上级部门审阅并肯定之后会安排一定的调查人员核实档案征集者的相关资质,并且上级部门还会对上述申请文件的真实性予以评定并加盖工章。为了这一环节不出现任何纰漏,进而导致档案征集意向传达失败,申请人应就档案涵盖的对象的详细个人信息整合一份具体的数字报告,在报告中写明相关注意事项,以报告书的形式陈述这一流程中将会涉及到的全部数字以及相关详细信息,在书面报告纸样出来后加盖负责部门的公章,并将报告随申请书一同提交至上级处,以便上级审核。当上级的意见随公章一并返回之后,此征集意向才算传达完毕,相关人员必须遵循上述章程严格执行相应步骤,以保证档案征集工作的规范化进行。

2.2 制定档案计划

档案征集计划在档案征集工作人员的工作中起到了指引作用并且,其还是后续对征集对象予以准确评估与鉴定的最有力依据。档案征集计划内容具体应涵盖征集方式、征集原则、入藏标准、征集范围等诸多的内容" 档案征集工作人员主要担任归档人一职,财务人员主要是接收人。归档共有以下几项内容$征集对象评估报告(副本),征集对象专家鉴定会会议纪要(正本)、档案征集协议(正本)、征集经费支付凭证(正本)、征集档案点交记录表等。

2.3 对档案征集对象的评估

通常情况下,在实际的档案征集工作中,主要是对征集对象进行了全面的评估,而在这一环节中,相关档案征集工作人员应该充分准备好相关材料,具体包括了申请表、档案原件、档案征集意向书等等。其次,在对征集档案评估专家的选择上,将会由档案馆领导统一制定。

2.4 对征集来的档案的审批

对征集而来的档案不能直接进行归档处理首先要对档案本身进行一定的检验和审批程序,进而使档案的法律效力得到确认,从而避免因档案问题而引发的经济类、法制类民事纠纷的发生。具体的审批流程较为简单,由被征集人将档案交付给征集者,然后征集者将收到的档案文件交给具备法律鉴定资质的审核部门审核档案的真实性以及档案的法律实用性,在审核者确认档案无误后出具资质鉴定证明,然后档案在交由收集者进行接下来的档案使用及保管流程。这一系列流程都要以法律为约束,进而保证档案审批的合理性。此审批环节一定要在国家承认的地点交由国家委派的档案审批人员亲自执行,进而避免因个人审核资质的不真实而导致审核失效的情况发生,这也是间接提升档案工作效率的合理化方式。

2.5 相关材料的书面化

在这一环节的档案征集工作中,一般是需要档案征集工作人员与档案持有人共同完成的。制定的档案征集文件协议也要一式三份。其中,档案持有人将会保留一份,另外两份将由档案馆统一保管。在这一环节过程中,要将档案数量、名称等情况清楚反映在档案征集协议清单中。

2.6 寻求专家鉴定

开展专家鉴定会过程中,档案征集工作者要准备好所需的材料,担任鉴定会的鉴定人员应从档案征集的专家库中抽取,最后将形成文件作为专家基于征集对象而开展的鉴定会议的会议纪要。相关整理工作者要及时有效的整理所需资料并递交给档案管理部门,需要进行转交的资料包括了档案征集意向书、申请表、审批表合同、专家鉴定会的会议纪要等诸多资料的正本。同时,还有征集资料的有关资料与图片以及征集的经费支出凭证的副本。

结束语

总而言之,档案的征集工作是一项法制化的工作,对这一工作的规范化管理有利于我国档案工作的顺利有序进行,有利于保障被制档案者的经济利益和人身利益,贯彻了以人为本的政策理念。同时对档案的征集工作的规范化管理还有利于提升我国档案相关部门的整体执行力。因此相关部门务必要重视这一点,对档案征集工作提供一定的政策支持,完善相关的法规和法律就能够使这一项工作处于一个合理的约束范围内,进而在计提的工作流程上得到合理化的管理,从而推动我国档案事业的全面和整体化发展。

参考文献

[1]杨彩虹.档案征集工作规范化管理初探[J].科学中国人,2016.

[2]王光玉.档案征集工作规范化管理初探[J].档案学研究,2009.

档案专审工作计划篇(7)

我局领导历来十分重视审计档案管理工作,切实加强对机关档案工作的领导,做到了组织落实,目标落实,任务落实,责任落实。一是机构健全。早在建局之初的1993年,局机关就成立了档案工作领导小组,确定办公室一名工作人员为专职档案人员,各业务科也相应配备了兼职档案人员,具体承担局机关及业务档案的日常管理工作。今年换届后,我局又成立了以主要负贡人任组长、分管办公室副局长、办公室主任任副组长、各科室负责人及专职档案员为成员的机关档案管理工作领导小组,使档案管理工作有了可靠的组织保障。二是责任落实。局党组将机关档案工作纳入全年工作议事日程,把该项任务作为硬指标下达到各科室。今年以来,局党组多次召开全局职工大会、党组会及行政办公会,专题研究解决档案工作中的经费、人员等具体问题。在此过程中,局主要领导对档案工作非常重视,亲自过问,时常督促,严格要求,研究解决档案管理中存在的主要问题,在机关经费紧张的情况下,先后投入档案专项资金8万余元;在审计业务人员严重不足的情况下配备专职档案员1人,确保了该项工作的规范、有序运转。同时,我们还通过目标管理的形式,加强对各县(区)审计局档案工作的指导,在全市审计系统形成了档案管理网络,加强了业务联系及档案工作指导的针对性。

二业务建设,标准严格

我们把学习贯彻国家档案局公布施行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》及《审计机关审计文件材料立卷,归档作业规程》,加强审计档案基础业务建设作为档案管理的中心环节来抓,促进了我局档案业务建设的发展。一是深入学习贯彻档案法律法规,提高全体审计人员的档案意识。我局先后将档案法律法规列入了“四五”、“五五”普法规划,利用多种行之有效的方式开展档案宣传教育活动,局机关法制建设领导小组还将档案法律法规列入“五五”普法测试内容进行考评。全体审计人员积极参与了市档案局组织的档案法律法规知识竞赛。通过对党和国家档案工作方针政策及法律法规的认真学习,使全局职工的档案意识、档案法制意识普遍增强,领导和审计人员重视档案工作和做好档案工作的自觉性明显提高。二是联系实际,建立健全档案管理制度。针对审计部门实际,我们先后建立健全了《机关文书档案管理制度》、《审计文件材料立卷归档作业规程》和机关文书、业务、会计、科技档案的分类大纲、归档范围、保管期限表。制定了《档案立卷归档制度》、《档案安全保密制度》、《档案利用制度》、《档案保管制度》、《档案工作人员职责》、《档案统计制度》、《审计业务人员档案工作职责》等规章制度,保证了机关档案管理工作有章可循,管理规范。三是加强人员培训和业务指导。我局专职和兼职档案人员都先后参加了省审计厅及市档案局组织的各项审计档案培训班及档案知识学习班。局机关还在每年年终业务整训期间,采取以会代训,对全局兼职档案人员进行档案知识培训,在每年的年度立卷归档工作中,专职档案人员深入到各业务科进行现场指导,帮助解决操作中遇到的难题,经过坚持不懈的业务培训和业务指导,局机关专兼职档案人员的业务素质不断提高,现各科室兼职档案人员都能较好地完成本部门的档案工作任务。今年,我局抓住市档案局领导及其工作人员深入我局检查指导档案工作的机会,结合自身实践,土动找差距,添措施,提出改进方案,通过干中学、学中干,提高了档案人员的业务素质。四是狠抓档案的规范化建设。认真开展了档案年度立卷归档工作,确保了档案资料收集齐全完整,整理规范,统一集中保管。截至目前为止,机关综合档案室保管的档案资料有文书档案、业务档案、会计档案、基建档案、声像档案、重要文件汇集、审计学习资料共7个类别,其中文书档案151卷,(永久19件,长期101件,短31件);业务档案1069卷;会计档案166卷;基建档案1卷;声像档案5卷;重要文件汇集41卷;学习资料2种146册(套)。做到了分类准确,组卷科学合理,编号准确无误,案卷质量符合标准,排列符合规范要求。

三、设施配套,保管妥善

我局在抓机关档案工作中,坚持软件、硬件建设齐头并进,切实加大对档案管理的投入,较好地落实和保证了档案管理的需要。一是档案库房面积不断扩大。1994年我局还在靠租佃房屋办公时,就安排有专门房间作档案库房。1996年我局迁址江北新区29号楼办公后,专门安排有档案库房及办公、阅览室,面积约25平方米。2000年迁至现有办公综合楼后,局机关专门规划安排了综合档案办公室、查(借)阅室、装订室、库房等工作场地,面积约40平方米,可容纳局机关20年内形成的档案材料,保证了机关档案的发展需要。二是档案保管设施不断完善。我局先后投入8万余元改善档案管理设施,购置了铁皮档案柜8组16个,空调机1台,除湿机1台,温湿度计1只,计算机一套,复印机1台,碎纸机1台,灭火器2具,门窗均安装了防护栏及防盗门,配置了深色避光窗帘等。三是管理安全。我们对综合档案室使用科学方法,采取通风换气、降湿降温、定期对库存档案进行清点、整理、核对,发现问题及时整改,做到了无霉变、无褪色、无尘污。无虫蛀鼠咬现象,无失泄密事件,保证了档案管理的安全完整。

四、立足实际,开发利用

档案专审工作计划篇(8)

2档案过程管理

2.1建立、健全档案管理组织机构

工程监理中心作为工程的监理单位,围绕监理工作范围和内容,在工程监理过程中成立了由总监理工程师负责的档案管理体制,领导层设立分管副总监、总工技术把关,管理层主要由综合部负责人具体管理,其他部门负责人牵头配合。执行层以综合部档案专工具体实施,各部门监理工程师配合,真正做到职责分明、层层把关,保证归档资料真实、齐全、完整、高质量。

2.2确定档案整编依据

(1)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(D/T28-2002);(2)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008);(3)《技术制图复制图的折叠方法》(GB10609.3-89);(4)《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002);(5)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002);(6)《相应施工项目档案管理办法》文件规定及要求。

2.3建立、健全规章制度

在工程监理过程中要建立健全档案管理工作的各项规章制度,应制定事宜本工程的《工程信息管理监理实施细则》及《工程文档管理监理实施细则》,明确各专业负责人对监理文件资料的收集、整理、编制的职责和监理工程师在施工过中对原始资料进行控制和把关的责任,确保档案资料的完整、准确、系统、真实。

2.4加强过程档案资料收集、整理、保管

(1)为保证档案资料收集齐全、完整、真实,监理应采取定期督促、检查各施工单位的工程资料管理情况,发现问题及时纠正,专责监理工程师随机抽查,现场监理工程师在对进度与施工质量检查时,同时也对施工工程资料的收集、整理情况进行检查,督促施工单位建立和实施档案管理制度,随工程进展加强档案管理,做好档案各项工作。

(2)针对工程项目的特点及施工过程中的档案整理情况,监理应联合业主档案管理人员定期对各施工单位的档案整理情况进行检查,并进行月考核打分。督促其不断完善和实施工程资料的管理制度,及时收集和编制工程资料,避免档案原始材料散失,对已完成的单位工程,及时进行档案归档、移交,保障工程档案的完整性、系统性。

(3)监理应会同业主每月按时召开档案管理专项会议,会议由监理主持,各单位汇报本月档案完成情况、下月计划安排、对上次会议提出问题的整改情况以及需监理业主协调事宜;监理点评各单位月计划执行情况、通报月检查考核得分、提出存在的问题及不足。会后形成会议纪要,督促各单位按照会议纪要要求落实相关事宜。

2.5强化监理档案人员的业务培训、不断提高档案管理水平

监理应积极参加业主组织的类似工程档案参观学习以及业主聘请档案专家到现场的指导、培训,提高了档案人员的业务水平。定期组织监理中心内部员工进行档案学习培训,提高兼职档案员业务水平。围绕档案归档监理中心以年青员工为主成立QC小组,开展QC活动,提高档管理水平。

3监理对施工单位竣工资料及竣工图的审查

3.1对竣工资料的主要审查内容

3.1.1往来文件方面

以监理收发文记录为准核对文件的完整性,检查文件处理是否闭合,文件的分类组卷是否满足组卷要求,卷内目录及备考表编写是否符合要求等。

3.1.2验收资料方面

监理工程师审查资料是否符合项目划分要求,是否完整,验收资料内容填写是否符合技术规范要求(该项工作已在过程中执行),档案专职人员审查资料归档方面相应内容,如是否预留装定线,内容划改是否符合要求,卷内目录备考表编写等归档方面是否符合要求。

3.1.3试验资料方面

试验监理审查种类是否齐全,确认资料的真实性,抽检频率是否满足要求,同完工报告描述是否一致,档案专工审核装订线、卷内目录、备考表填写等归档方面的内容。

3.1.4影像资料方面

监理工程师审查照片内容反映是否真实,是否能体现质量控制及施工过程,档案专工审查说明填写格式及粘贴等是否符合要求。(施工过程中各施工单位工程照片上传基建系统,同样遵循上述审查方式,保证了工程照片收集质量)

3.2对竣工图纸的主要审查内容

3.2.1监理工程师审查内容

首先核对图纸及设计更改通知单的完整性,(通过核对图纸及设计更改通知单收发台账);审查单张竣工图更改是否真实完整(结合设计更改通知单);审查竣工图编制一览表,是否同单张图纸更改及设计更改通知单一一对应;竣工图总说明及各专业的编制说明、竣工图编制原则、各专业目录及编制情况,是否真实完整。

3.2.2监理档案人员审查内容

修改篇幅是否超过35%,修改方式是否满足要求,布局是否合理,竣工图章选用及填写是否满足要求,折叠方式是否满足要求,卷内目录、备考表填写是否规范等档案内容。

3.3对归档文件资料和竣工图纸审查的程序

3.3.1施工单位建立自查体系

技术人员整理,部门负责人审核,项目相应负责领导最终把关的三级审核制度。

3.3.2监理审查程序

施工单位按相应要求编制好归档资料自检合格监理工程师及部门负责人(审查资料的真实性、完整性)监理档案专工及部门负责人(审查归档范围、格式等)分管副总监或总工(技术把关)总监(落实执行情况)进入业主单位审查流程。

档案专审工作计划篇(9)

建设工程消防设计、消防验收、备案和抽查工作作为住房和城乡建设管理的重要工作,其档案的收集、整理、利用和保管将是城建业务档案一项崭新工作内容。

1消防设计审查验收法律背景

2021年4月29日新修订《中华人民共和国消防法》和2020年6月1日实施的《建设工程消防设计审查验收管理暂行规定》(住建部令第51号),进一步明确了县级以上地方人民政府住房和城乡建设主管部门依职责在建设工程消防设计审查验收工作承担的行政职能。作为在城市建设管理等活动中一项崭新的工作内容,由此形成的资料文件对社会具有十分重要和深远的意义,对保障人民群众生命财产安全、社会长治久安和稳定具有重要价值。作为一类城建业务档案,其收集齐全、保存完好、开发利用全面是城建档案工作的一项崭新内容。

2消防设计审查验收档案收集面临的问题

2.1多部门实施的不统一

消防设计审查验收工作虽然是住建部门的重要业务性工作,但由住建多部门共同实施完成。以安徽省芜湖市为例,消防设计审查工作由住建局科技科室实施,消防验收工作由市质监站实施,消防验收备案和抽查工作依据工程体量不同分市、区、开发区管委会分工协作实施。城建档案部门需与多部门协调,从不同业务部门手中收集档案资料。

2.2标准体系的不统一

消防类档案收集,一部分来自市工程审批制度改革平台(以下简称“市工改平台”),其后期要与消防救援机构平台对接实现数据共享。目前,档案信息资源融合面临标准体系不完善的突出问题,档案信息管理系统与其他部门的信息管理系统存在不兼容、不匹配现象,档案长期保存格式标准、数据的备份标准、数据采集标准,以及在互联网背景下软硬件的建设标准,都亟待解决[1]。

2.3归档渠道的不统一

消防类档案收集除部分来自市工改平台,绝大部分是来自审批过程和现场检查的记录,这就需要消防业务管理部门工作人员紧密配合,按照档案归档要求对资料进行及时收集、整理、上传和补充。

3消防设计审查验收档案管理建设策略

3.1加强领导,明确工作职责

作为建设工程的关键组成部分,建设工程消防设计的审核与验收工作贯穿始终。大量的调查研究表明,一些建筑在建设的初期就已存在火灾隐患,对建筑的整体质量与使用安全构成极大的威胁[2]。按照国家法律法规规定,从2020年6月1日起,建设工程消防设计审查验收工作从消防救援机构划转至住建部门,近两年时间产生了大量的消防资料文件,由于认识不足,缺乏专人负责收集鉴定,没有统一的部门整理保管,长此以往必将导致此类资料文件的散失和利用的困难,一旦发生火灾险情必将有不可估量的损失,因此建设工程消防资料文件的收集、整理、归档工作异常重要、迫在眉睫。安徽省住房城乡建设厅通过前期调研,印发了《安徽省建设工程消防设计审查验收档案管理规定》(以下简称《档案管理规定》),作出对建设工程消防设计审查验收工作中所形成的有保存价值资料作为档案保存的规定,强化过程可追溯性,明确消防业务管理部门、档案管理机构等各方主体在此项工作中的内容、职责和法律责任,进一步规范此类档案管理。各地城建档案管理部门应密切关注和配合此项工作的开展,深刻领会新修订的《消防法》和住建部51号令精神,结合《城市建设档案管理规定》(住建部令第61号)要求,主动作为,认真做好消防类档案归档的流程设计、系统开发、业务指导和共享服务等多项工作。

3.2规范收集,制定工作流程

根据《国务院办公厅关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》要求,消防设计审查验收工作纳入工程审批改革的四个审批环节中,实行“一张蓝图、一个窗口、一张表单、一个机制”统一审批管理体系,各地市依规建立统一工改平台实施管理。按照《档案管理规定》,建设工程消防类资料文件收集大多来源于此平台,归档流程设计应将项目申报、行政审批、档案归档、数据共享统一考虑,将档案验收要求关口前移,项目申报的材料内容、电子数据格式等按照归档要求来设计,归档时档案系统只需从审批平台统一抓取申报数据,审批过程资料和审批结果资料将进行后期补录、完善归档。

3.3归档内容和归档形式

《档案管理规定》在归档内容上充分考虑业务申报中需满足的条件、审查验收过程中记录、审批结果等三个方面,列举了特殊建设工程消防设计审查类、消防验收类、其他建设工程消防验收备案和抽查类等归档内容和编目顺序和归档方式。消防各业务管理部门应在开展业务工作时,同步开展资料收集整理工作,在市工改平台系统中已经存在的归档资料,在业务办结后将自动提交归档,其余资料将由各业务管理部门在档案系统中,按目录提交补充完善归档资料后,一并提交城建档案管理部门归档。同时各业务管理部门需线下提交一套和电子资料一致的纸质档案交城建档案管理机构归档。

3.4建立高品质档案管理平台

“工欲善其事,必先利其器”。消防类档案管理工作要充分发挥信息网络平台效应,与“互联网+”、智慧政府建设结合起来,建立档案管理系统。一是要建立与各业务管理系统相互兼容的数据存储格式和备份标准,打通各平台之间数据传输,实现数据资源共享;二是从审批源头对将归档的数字化档案进行管控,对色彩模式、分辨率、图像处理、纸张端正、内容完整、清晰度等数据质量进行设定;三是实现高效检索,系统平台便捷的检索功能,在发生火灾危情时能在最短的时间内得到相关建筑物消防设施信息,同时针对不同工作需要设定相应的检索方式,采用高级检索和模糊检索相结合,计算机能够根据输入的实际指令选择最合适的方式对档案进行检索查询,以满足住建部门实际工作需要[3]。

3.5加强人才专业培训

消防类档案对于住建业务管理部门和城建档案管理部门来说,都是一项崭新的工作内容,首先城建档案管理部门要积极组织消防类档案专业培训,通过邀请专家进行座谈或现场指导,促进档案管理人员了解消防设计审查验收知识、工作内容和流程,熟练掌握此类专业档案收集内容、模式和系统操作,同时还要结合相应的激励机制,通过提高福利待遇提升其工作积极性,促进档案管理工作质量和效率的提高[4]。其次,城建档案管理部门要与业务管理部门建立工作联动机制,增强业务管理部门工作人员归档意识和归档水平并落实到位,确保归档及时、准确、齐全、完整。

4消防设计审查验收档案管理的重要性

4.1有利于形成消防类档案数据库

建筑工程消防设计审查验收工作是以防范建筑工程火灾,减少人民生命财产损失为目的。实行建筑工程消防设计审查制度能够有效减少建筑工程火灾隐患,并在火灾来临时将其隔绝在最小范围内,保证建筑物内人员能够及时逃生,减少火灾对建筑物造成的损坏[5]。《消防法》的修订将消防设计审查验收工作从消防救援机构划转至住建部门,其意在从设计、建造方面把好建筑物消防安全关。工作中所形成的验收申报、材料审查、实施验收和审批文书等四个方面的文件资料正是住建部门在城市管理活动中所形成的,并对未来城市维护、应急管理和风险防范等方面具有十分重要的意义。城建档案部门应加强消防业务档案的收集,建立本地区域范围内统一的消防类档案数据库,并实现与消防救援机构应急抢险数据共享。

4.2有利于实现科学技术积累

通过档案收集,能够对消防设计审查验收工作进行真实记录和反映,消防类档案中不仅包含大量管理部门审批信息,还包含科学含量高、技术性强的建筑物消防图纸、消防设备配备和安全通道等,长期的档案积累将有利于住建主管部门不断积累建筑消防经验,完善建筑消防专业管理知识和依法行政能力,对提升行业治理、建筑科技和科学化运用,具有十分广阔前景。同时现场评定报告、视频、专家意见和整改证明资料等资料的收集,还能有助于消防责任事故的认定,从而对群众生命财产安全予以维护,对社会和谐稳定起到有效促进作用。

4.3有利于实施共享助力防灾

建筑消防安全涉及千家万户,关乎人民生命财产安全。各地市住建部门由于地方区划调整、职责划分等多种原因,可能会出现一个行政区域内消防设计审查验收工作由几个层级多个部门共同实施完成,消防类资料散落在各业务管理部门,难以形成全市统一的消防共享数据。城建档案馆消防档案工作有利于实施数据共享助力防灾救灾,首先,城建档案部门作为一个行政区域档案管理部门,能够较完整地反映一个行政区域内消防设计审查验收工作全貌,资料全面、集中、完整,更好地实现与当地消防救援机构实现共享,在防火险情发生时,及时、准确、全面提供建筑物图纸,反映现场消防通道、消防设施等情况,为消防救援工作开展赢得宝贵时间;其次城建档案部门统一的消防档案数据库的建立,更有利于使用数字化技术对消防档案进行分析,实现档案预警,提醒相关部门对于接近使用年限消防设备适时进行检修和更换,发挥出档案社会治理功能。

5结论与展望

综上所述,消防设计审查验收工作作为住建部门的重要工作,其档案管理是城建档案部门一项新的挑战,在当前没有成功先例的情况下,城建档案部门要全面做好流程梳理、系统设计和收集方式和内容的确定;城建档案管理人员要对消防设计审查验收工作要有深刻的认识,从进行档案收集管理工作中掌握、提炼、总结该专业的档案管理知识和技能技巧,始终秉持实事求是的态度,坚持爱岗敬业的职业素养和全心全意为人民服务的理念[6],实现档案为经济社会服务。

参考文献

[1]姚翠艳.基于“互联网+”背景下的档案信息资源融合要点分析[J].城建档案,2021(06):48-49.

[2]土木工程网.建筑工程消防设计审查验收问题[EB/OL].

[3]徐建华.数字化技术在房地产档案分类管理中的应用[J].城建档案,2021(06):30-31.

[4]穆永刚.城建档案开发利用面临的挑战与应对措施[J].城建档案,2020(04):47-48.

档案专审工作计划篇(10)

由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展,对于科技档案管理而言,不再只停留在保存原有资料的功能上,更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源,利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台,从而提高企业的综合运作能力,增强企业的核心竞争能力。由此可见,信息化是科技档案管理的必由之路。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中,形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分,对于企业建设与发展具有重大的作用,特别是在进入现代化企业建设中,科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用,具有相当高的就跟经济价值。

所谓科技档案信息化,就是根据企业的实际情况,在科技档案管理中,全面运用现代信息技术,对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。科技档案信息化一般而言,可以从实现档案信息的数字化和网络化,实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,实现档案信息的高度共享,引发档案管理模式的变革。具体来说,由于原始档案经过反复查阅,不可避免地受到一定程度的损害,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力,可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备,对企业进行全方位、多角度、高效能的改造,通过信息资源的开发和信息技术的有效利用,来提高企业的生产能力和经营管理水平,增强企业在国内外市场中的竞争力。

很多企业在改革发展的历史进程中,特别是经历了IP市场风雨变换的考验,以“抓住机遇,迎接挑战”为口号,已实现了信息化建设的新局面。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息,为很多企业的生产、经营、研发和领导决策服务,已成为很多企业信息化建设的核心环节。很多企业的科技档案信息化建设,将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平,建设成具有行业特色的专题数据库,这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是一项系统工程

科技信息化管理是一项系统工程。管理的内容:一是负责制定科技发展规划,负责科技计划(资金)管理,包括科技项目计划,青年科技促进费项目计划等;二是负责科技管理成果,包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等;三是负责专利管理,包括申报、统计、实施等;四是负责计量管理,包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等;五是负责全质管理,包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等;六是负责标准化管理,包括标准的制订、修订、标准化审查等;七是负责科技统计工作;八是负责信息化工作,包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然,很多企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面,笔者之所以罗列出来,是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情,它是很多企业科技管理的重要组成部分,建立科技管理系统与科技数据库,同样是一项系统工程。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等,就为科技档案管理提供了强大的支撑能力,提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。

推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说,如由于科技档案的信息化,其中包括档案信息内容的数字化,文档处理的一体化,电子档案保存的技术化,开发利用形式的多样化,使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了,才能使档案信息化建设符合正确的方向,才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的,也不是仅仅单凭几个计算机技术人员,它固然需要所有科技档案人员的积极参与,更需要企业统筹兼顾全面安排,特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统。

科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计,利用先进的三层体系结构(BAS),应用JAVA技术开发,符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台,是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括:对基层、省公司和发很多企业的科技计划进行分类查询,按项目类别,负责单位对资金分配的统计,设备的购置计划,科技计划草稿,科技计划的上报等。该系统运行以来,通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统。

计量管理主要包括:基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统。

全质及标准化管理系统主要包括:行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果,企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理。

科技成果和专利管理主要包括:基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

5.科技统计系统。

统计是科技档案工作的一个组成部分,基本任务是对档案工作情况进行统计调查、分析、监督,以计量化的管理,科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理,通过网络实现信息共享,使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

在科技管理系统应用过程中,不仅实现了科技档案现代化管理,同时涌现出大量的新技术、新成果服务于企业建设。信息化是科技档案管理的核心,它可以带动其他新技术的应用与发展,科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。

档案专审工作计划篇(11)

[中图分类号]G431 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2016)24-0122-02

教学档案是指在教学过程中形成的,具有保存价值的文字材料、教学文件、影像等教学资料的总称。二级学院是学校开展本科教学的基础单位。完善二级学院教学档案工作是迎接审核评估、健全教学质量保障体系、提高教学质量的重要环节,是“本科教学评估的基础和依据”。本文在分析二级学院教学档案存在问题的基础上,从制度建设、人才培养、工作规范等方面积极探讨教学档案管理模式的优化策略。

一、二级学院教学档案的重要作用

(一)研究教学档案是提高二级学院专业建设水平的必经之路

教学档案是二级学院历史发展的物质载体。教学档案产生于二级学院成立、发展、提升的全过程,贯穿于二级学院理论教学、实验教学、实习、见习、毕业论文等教育教学过程的全部方面。可以说,二级学院教学档案承载二级学院历史发展的具体呈现,是二级学院教学发展的历史见证。因此,对于二级学院档案的研究能够具体勾勒二级学院教学发展的历史脉络,有效总结二级学院教学发展的经验教训,从而为二级学院专业建设水平奠定基础。

(二)研究教学档案是提高二级学院教学管理水平的重要路径

教学档案记录二级学院教学过程中的优秀榜样人物,总结二级学院教学历程中行之有效管理经验,反映二级学院教学管理的价值取向。通过研究二级学院教学档案,能够承上启下,有效学级学院教学管理的历史经验,方能实事求是,开拓创新,探索出适合于二级学院教学管理发展的有效路径;能够激励教学,通过学习先进人物的教学事迹,凝聚人心,明确导向,激励专任教师和教学管理人员将更多地精力投入教学,提高教学管理水平。

(三)教学档案是学校和二级学院审核评估工作的重要基础

教学档案是学校和二级学院审核评估的重要工作。学校审核评估的教学资料都需要从二级学院教学档案中凝炼而来,都需要由二级学院教学档案提供支撑,例如教师分学期课表、教师年度工作量、毕业论文题目、学生基本信息、实习基本情况等数据。学校在此基础上进行汇总,才能够形成具体有效的评估材料。在审核评估工作中,二级学院院长自评汇报所依据的原始材料就是教学档案。专家组进校考察本科教学水平,最为直观的手段是查阅教学档案,例如抽查试题试卷和课程作业,调阅毕业论文、实习报告和实验报告,审查教案、教学进度表、听课记录表等。通过以上方式,专家组能够较为全面地把握二级学院的教学管理水平,较为科学地评价二级学院的本科教学质量。

二、二级学院教学档案管理模式存在的三大问题

(一)领导重视程度不够,档案意识薄弱

二级学院领导对教学档案普遍不够重视,缺乏应有的档案意识。二级学院领导在教学方面侧重于教学任务安排,毕业论文选题和指导、实践实习教学工作安排、期末考试安排、教学改革项目立项和教材项目立项等常规工作,将其视为教学工作的核心工作,对教学档案工作往往处于“说起来很重要,做起来不重要”的尴尬地位。相应而言,普通教师除了在教学进度表、考试试卷和毕业论文方面比较重视,在教案、实习指导书、实验报告等方面往往敷衍了事。

(二)管理人员变动较快,业务能力较弱

二级学院的教学档案主要有教学秘书直接管理。遗憾的是,一方面,二级学院教学秘书处理的日常事务繁多,包括排课、实习、试卷、四六级、计算机考试等方面,难以留出专门的时间进行档案整理。另一方面,部分二级学院的教学秘书以兼职为主,这就导致教学秘书流动较为频繁,对档案管理工作难以形成规范化认识,缺乏教学档案管理的专业素养和能力,教学档案管理人员知识结构单一,对教学档案基本分类和归档范围不够清晰,导致教学档案内容不齐全,教学档案建档顺序错误,教学档案保管期限较为模糊。

(三)教学档案分类粗略,管理规范程度不够

教学档案内容丰富,涉及面较广。二级学院进行教学档案的收集、整理、编目、立卷等过程中,往往出现一些失误,导致教学档案的分类混乱,教学档案资料归档资料不高,未形成完整体系。并且,部分教W资料(例如教案、说课稿)未整理归档,部分教师参会、培训或进修缺乏总结材料,部分实验室面对学生开放,但缺乏实质性的统计分析等量化材料。并且,部分归档的教学资料不够规范,部分教学资料用铅笔记录,时间较长则字迹模糊;会议签名未签全名,会议时间未写到年度;留存的二级学院文件未加盖公章,留存的二级学院规章制度学院负责人未签字。

三、优化二级学院教学档案管理模式的三大策略

(一)重视宣传教育,健全档案制度

二级学院教学档案是二级学院教学工作全过程的重要文本资料,是衡量二级学院教学管理水平、教学建设资料的重要凭证。我们要采用多种宣传途径,宣传《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等文件规定,提高二级学院领导和教师的档案意识,认识到教学档案在教学质量保障建设中的重要作用,重视教学资料的日常积累,将教学归档工作与日常教学工作紧密结合,避免出现被动式整理的情况。建章立制,实行教学资料定期归档制度。根据《高等学校档案部门业务建设规范》,要求做到“三纳入”“四同步”,即“纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作”。相应的,在教学档案工作中,我们应将教学档案管理纳入教学工作整体规划,纳入教学管理制度,纳入教学管理人员职责范围。我们应做到布置教学工作与布置教学档案工作同步,检查教学工作与检查教学档案积累、归档工作同步,总结教学工作与总结教学档案工作同步,验收、评审教学工作与验收教学档案工作同步。

学校成立教学档案考评领导小组,推行教学档案任务目标责任制,将教学归档任务层层落实,责任到人;推行教学档案定期检查制度,学校每学期对教学档案进行全面检查,发现问题及时督查和整改;推行教学档案情况通报制度,健全激励机制,对二级学院教学档案工作开展不力的,要适当进行批判和通报;对二级学院教学档案工作开展情况较好的,相应进行表彰;依据目标完成情况,每学年评比教学档案管理先进个人。

(二)优化队伍结构,提升业务能力

建设一支数量充足、素质较高、结构合理的教学档案管理队伍,是做好教学档案工作的重要保障。换言之,二级学院教学档案工作质量,归根结底取决于教学档案队伍建设情况。因此,我们要高度重视教学档案队伍建设工作,给予一定政策支持,“打破长期以来的‘干好干坏一个样’的局面,科学制定岗位职责规范和目标责任制”,确保教学秘书队伍的稳定性,调动教学秘书队伍工作的积极性、主动性和自觉性。学校加强业务培训,采取多种形式多种渠道的教学档案管理人员岗位培训,提高教学秘书的业务能力和职业素养,促使他们牢固树立教学档案管理意识,掌握教学档案管理的新理念、新技能、新方法,有效提高教学档案的管理水平。

(三)健全分类方法,规范管理机制

教学档案分类是教学档案管理工作的前提,教学工作是本科教学的中心工作,教学资料是教学工作的重要载体,形式多样,内容丰富。二级学院教学档案管理人员即无可能,也无必要将所有教学材料纳入教学档案。依据教学任务和教学实践需要,二级学院教学档案可以分为九大类:文件类、学籍类、教务类、考务类、实习类、实验类、毕业论文类、教材类、调研类。

1.文件类包括上级部门下达的教学类文件、二级学院相关专业的培养方案、二级学院制定的教学管理和规章制度、二级学院教学工作会议记录、二级学院教学经费申请和批复材料、二级学院教学工作总结、教学建设类,包括专业建设发展规划、专业定位、人才培养特色、专业定位等方面等。

2.学籍类包括学生花名册、学生成绩单、学生参加各类比赛的获奖情况、学籍处理情况、学生违纪处分情况等。

3.教务类包括教学任务书、教学课表、教学大纲、教案、教学计划调整申请表、调课申请表、教师工作量等。

4.考务类包括期末考试试卷、平时成绩册、试卷交接登记表、期末考试统计直方图和质量分析表;四六级成绩单、计算机等级考试成绩党、课程试题库、考试违纪作弊学生处理相关材料。

5.实习类包括实习的计划安排、实习基地的相关情况、实习计划、实习报告、实习考核;专业见习的计划、报告和考核等。

6.实验类包括实验教学课程大纲、实验教学计划、实验教学登记表、实验室开放基本情况、实验仪器设备利用情况等。

7.毕业论文类包括毕业论文(设计)的选题材料、审核材料、评阅材料、答辩材料、毕业论文(设计)原件、优秀毕业论文(设计)申报材料。

8.教材类包括教材使用申报表、教材建设规划材料、教师使用优秀教材所占比例,教师编写、出版教材的比例。

9.调研类包括教改项目的立项和结题材料、教材项目的立项和结题材料、教研室活动记录本、教师听n记录本、教学座谈会和学生座谈会记录、课程建设情况、教师教学培训情况、教师发表教学研究论文汇总、教学奖励情况汇总等。

以上九大类教学管理档案资料基本涵盖教学运行全过程,相互联系、相互支撑,形成内容丰富、条例清晰的教学档案体系。

在教学档案科学分类的基础上,我们还应重视教学档案收集标准和管理规范。教学档案以原件为主,格式规范、时间准确、内容完整。手写记录字迹工整、图片材料清晰明确,以便于长期保存。教学文件材料保持内在逻辑统一性,保持原始性和完整性,做到留痕迹。例如,在讨论专业培养计划时,应当有讨论的会议记录和思路总结。教学文件整理应当以大类为主,以时间先后顺序为原则进行排序。教学档案应当专人负责,放置在指定的区域,确保防火、防潮、防虫、防盗。