单位档案管理基本情况大全11篇

单位档案管理基本情况篇（1）

（一）事业单位专业技术人员档案归档内容

事业单位专业技术人员档案归档内容包括员工的基本情况：1.基本情况，包括个人履历、劳动合同、入离职信息、工作变动等；2.学历及继续教育情况，包括学历、学位证书、继续教育、专业培训证书等；3.专业技术材料，包括技能鉴定及考核材料、等级证书等；4.科研成果、著作材料，包括发表的论文、课题、专利、获奖情况等；5.工资情况；6.健康资料，包括体检表、以往的工伤处理等信息。

（二）事业单位专业技术人员档案特点

事业单位专业技术人员档案有着以下特点，一是真实性，档案要能真实体现技术人员的思想、能力、技能、经历等资料，为人力资源的配置和优化提供参考。二是完整性，档案要涵盖技术人员的全部内容，客观全面的体现档案管理人员的各种信息。三是动态性，档案要随着人员情况的变化，进行实时更新，保证档案材料的时效性。四是机密性，档案是技术人员个人自身情况和人生轨迹的真实记载，不能随意泄露。

二、事业单位专业技术人员档案管理现况

（一）专业技术人员档案管理意识较弱

目前事业单位在专业技术人员档案管理方面，意识薄弱，重视度不足。领导没有意识到专业技术人员档案管理对单位人力资源配备的重要性，没有明确的制度对专业技术人员档案管理进行规范。档案管理人员也没有重视对档案的管理，造成专业技术人员的档案断节、缺项、内容凌乱、查阅不便等。对单位的日常人员管理造成了很大的不便。

（二）专业技术人员档案收集范围不全

部分事业单位虽然对专业技术人员建立了个人档案，但是档案收集内容不够全面。大部分只是收集了个人履历、家庭及个人基本信息、学历信息、工作变动资料等，而没有把专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、、专利申请等内容进行归档。这部分资料对判断专业技术人员的个人能力和职业资格有着非常重要的作用。

（三）专业技术人员档案归类不规范

在对专业就似乎人员的档案归类中，一些事业单位归类方式不规范，没有按照技术人员的个人进行档案归类，而是将他们的档案存放在多个地方，甚至多个部门里面。例如将基本情况、个人履历等作为人事档案归档在人事部；将获奖情况、培训进修情况等未归档或归档在办公室或者本部门，将科研和技术材料、专利获得情况等归档在档案室或者技术部门等等。一旦需要的时候，查找和整理非常不便，而且有可能导致档案资料内容的遗失。

三、事业单位专业技术人员档案管理改善措施

（一）提高事业单位对专业技术人员档案的管理意识

要把事业单位专业技术人员的档案管理列入单位日常工作的重要议程，强化对专业技术人员档案管理的创新和建设工作。落实档案管理的人员和机构，安排具备专业知识和技能的档案管理人员，明确他们的责任和义务。建立健全专业技术人员档案管理的各项规章制度，让档案管理工作规范化、科学化。同时要让专业技术人员认识到档案的重要性，主动配合参与开展自身档案归档工作，将个人专业论文、获奖材料、科研项目等内容进行上交。

（二）对专业技术人员档案进行动态管理，及时更新

要时刻关注单位专业技术人员变动情况，及时进行档案资料的更新工作。每年度进行档案管理人员的档案资料审核，按照制度将他们的各类信息，包括考核、评比、培训、继续教育等方面的资料进行归档处理。也要与技术部门或者专业技术人员所在部门联系，积极收集专业技术人员的各类档案资料。还要利用职称报考、年度考核的时机，收集他们的各类基本资料和技术资料。在年终进行一次定期整理，审核个人人各种档案的归类情况，将其中不完整的部分进行补充归档。

单位档案管理基本情况篇（2）

本次调查的对象重点是105个县直单位和20个乡（镇）档案员（125人），还有部分单位分管副职、股长及40个农村干部;调查内容包括档案员基本情况、档案室基本情况、企业与重大项目建设档案工作情况、乡镇与村级建档情况等四大方面;调查方式是实地统计查看、填写统计报表和座谈三结合。调查情况统计分析如下：

1.1 档案员基本情况。调查结果显示，125个单位档案员（125人）基本情况如下：①性别情况：男性档案员12人，占9.6%;女性档案员113人，占90.4%。②专兼职情况：专职档案员73人，占58.4%;兼职档案员52人，占41.6%。③年龄情况：125个档案员当中，最大的43岁，最小的20岁，平均年龄35岁。④专业培训情况：125个档案员中，经过县档案局专业培训并有结业证书的58人，占46.4%;另外67人没有经过专业培训，占53.6%。⑤从事档案工作年限情况：从事档案工作5年以上的12人，占9.6%;从事档案工作3至5年的34人，占27.2%;从事档案工作3年以下者79人，占63.2%。⑥专业技术职务情况：具有专业技术职务者9人，占7.2%;无专业技术职务者116人，占92.8%。

1.2 档案室基本情况。调查结果显示，125个单位档案室基本情况如下：①档案室建设情况：108个单位建有专门档案室，占86.4%;17个单位没有档案室，占13.6%。②室存档案情况：125个单位室存档案共计121387卷、61517件，总排架长度为380米。其中文书档案 42332卷、27997件，分别占室存档案总卷数、总件数的34.87%和45.51%;科技档案108卷，占室存档案总卷数的0.09%;专业档案78947卷、33520件，分别占室存档案总卷数、总件数的65.04%和54.49%。另有底图146 张，照片档案32盒（册）。③室存资料情况：125个单位，室存资料共计 20043 册。④每年接收档案情况：以2013年度为例，125个单位档案室共整理接收档案 846 卷（主要是指县直各部门的专业档案，乡镇没有）、10432件（指接收整理的2012年度的文书档案）。⑤民生档案管理情况：调查中笔者发现，部分单位的涉及民生的专业档案没有实行集中统一管理，而是分散保存于各个业务股室，多头管理。如，人社局档案室只有文书档案和部分会计档案，而劳动就业、小额贷款、工伤鉴定、劳动仲裁、养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险、失业保险、职称、调配、工资档案等各种专业档案均保存在产生该种档案的业务股室中。因为这些档案没有经过系统整理，所以没有具体数字，粗略估计，仅人社局一个单位就有上万卷（件）之多。⑥档案信息化建设情况：20个乡镇档案室，有3个配备了电脑，占乡镇比例的15%;县直105个档案室，42个单位配备了电脑，占县直单位的40%。所有配备了电脑的档案员基本上都能以EXCEL的形式输入案卷级目录、文件级目录和归档文件目录，但有管理软件的单位不多，不能达到信息化建设真正意义上的链接。⑦其他情况：调查中发现，基层档案工作偏重于文书档案的收集、整理，对各种专业档案、科技档案、声像档案、电子档案的收集、整理不力;档案员对本单位业务股室的指导不到位;室存资料偏少;对损毁的档案资料没有修复、抢救的意识;利用没有严格按规定去办。

1.3 企业与重大项目建设档案工作情况。①企业档案工作情况：据调查，濮阳县现在没有一家国有工业企业，多为股份制企业，除个别几家档案工作开展得较好外，大多没有很好地开展档案工作。例如，国安化工集团，原为濮阳县化肥厂，属于国有企业，2008年改制为股份企业，国有控股不超过10%，属于股份制企业，档案工作开展良好;再如力诺集团股份有限公司，属于私企，多年来，在档案部门的指导下，已于2006年被认证为省部级先进档案室，是我县私企档案工作的标兵;又如濮耐股份公司，档案工作已开展，但档案部门没有介入指导。其余近几年引进的私营企业、外资企业等，通过这次调研得知，档案资料保存完好，基本上都散存在各产生的科室，没有系统整理，可以说没有开展档案工作。②破产企业档案工作情况：据调查，濮阳县破产企业除个别向县档案馆移交部分档案外，大多数破产企业档案没有移交进馆。这次笔者重点对濮阳县原中原石油化工厂、八都酒厂、纺织厂、热电厂四家规模较大的破产企业进行了调查，调查结果是：四厂均已宣布破产多年，只有中原石油化工厂已将部分档案移交进馆，其种类和数量是文书档案885卷、会计档案1007卷，还有部分档案没有移交;其余三家破产企业，破产工作小组还没有过问档案一事，实地查看发现，这三家破产企业均有大量的文书、专业和科技档案尘封在潮湿的档案库房里，且多年无人问津，形似仓库。③重大项目建设档案工作情况：笔者从濮阳县发改委的重大项目建设名单中得知，2011年2个，2012年3个，2013年2个，但作为县级档案行政管理部门，没有介入进去，项目建设档案是否完全归档，以及档案的最终流向，均不得而知。

1.4 乡镇与村级建档情况。①乡镇建档情况：据笔者调查，濮阳县20个乡镇卫生院、粮所、电管站、工商所、信用社、供销社、劳动保障所、司法所、派出所、财政所、水利站、计划生育指导站等12个站、所的建档情况大同小异，如出一辙，具体情况是：计生站、水利站属于乡镇政府管理，其形成的档案均整理在乡镇政府全宗中;财政所2010年前归乡镇政府管理，其财会档案也在乡镇政府档案室保存，近几年没有整理;其余卫生院等9个单位，基本没有开展档案工作。②村级建档情况：经笔者与村干部座谈并实地查看得知，1999年的时候，档案部门曾突击指导农村整理建档，但没有后续，经岁月变迁，人员更替，再也找不到以前整理过的任何痕迹;2010年基于档案事业综合评估的需要，在县档案局业务人员指导下，濮阳县992个行政村中仅有12个村整理建档，但没有专房保管，只有一个柜子保存在村室。

2 若干思考

2.1 基层档案员存在“两多两少一短一适中”问题，加强专业培训，稳定人员队伍，提升整体素质，已刻不容缓。从“1.1 档案员基本情况”的调查分析结果不难看出，档案员存在“两多两少一短一适中”问题，即女性多，兼职多;受过专业培训者少，有专业技术职务者少;从事档案工作时间短;年龄适中。“女性多”且“年龄适中”本来对从事档案工作是好事，但从另一方面来看，这些女性档案员年龄大多在35岁左右，正处于上有老、下有小的时候，加上“兼职多”，不可能不对档案工作造成一定的影响。“受过专业培训者少”、“有专业技术职务者少”说明档案员档案专业业务能力和业务素质不高，虽然从理论上讲可以通过县档案局举办专业培训班和派业务人员现场指导努力加以逐步解决，但由于“从事档案工作时间短”背后反映出的“档案员队伍不稳定”问题不是县档案局的“努力”所能解决的。结果造成“好不容易通过培训和指导培养的档案员刚刚进入状态又换新人啦”的现象频频出现，致使档案员整体素质提升缓慢。如何解决基层档案员队伍“兼职多”、“更换频繁”问题，已成为当前亟待解决而又十分棘手的大问题。

单位档案管理基本情况篇（3）

（一）机构合并引起的档案交接工作

1.情况概述。以郫县为例，2003年4月，根据2002年郫县机构编制委员会文件要求，郫县卫生防疫站和郫县血吸虫病防治站两家基层医疗卫生单位合并新建为郫县疾病预防控制中心。郫县卫生防疫站和郫县血吸虫病防治站两家单位的原有档案全部由合并后新建的郫县疾病预防控制中心接收。2010年12月，这两家单位原有档案又由郫县疾病预防控制中心整体移交给郫县卫生局（现郫县卫生和计划生育局，下同）。

2.存在问题。在档案移交过程中，由于这两家单位成立时间较长，形成档案较多，因此在清点过程中耗时较长。档案移交中则主要存在档案分类不够规范的情况，具体表现为文书与实物档案、文书与声像档案、文书与科技档案均未能分开，后三类的档案数量都一并统计在文书档案中，不利于档案的清点、保管和利用工作。

3.对策建议。针对档案分类不够规范的情况，建议负责档案交接工作的人员熟悉并掌握本单位的档案分类方案，随后从档案门类入手，分类别梳理各类档案，如将获县以上荣誉称号奖杯、奖牌、锦旗、证书等的实物类档案，反映本单位重大活动、重要会议、重大事件的照片、录音、录像、光盘等的声像类档案，购置设备、基建项目等的科技类档案，分门别类，与文书档案分开清点、统计后再行移交。

（二）机构撤销引起的档案交接工作

1.情况概述。2010年7月，根据郫县机构编制委员会文件要求，郫县卫生学校撤销。2012年12月，原郫县卫生学校档案全部由原郫县卫生学校移交给郫县卫生局，共计移交档案643卷。

2.存在问题。在档案移交过程中，由于档案数量不多，档案交接工作人员对档案进行了两次清点。档案移交中则主要存在会计档案数目不一致、会计档案保管期限过长的情况，具体体现为档案统计数目与清点数目不一致、保管期限为15年的会计档案实际已经保管23年，不符合档案保管制度要求。

3.对策建议。针对会计档案数目不一致的情况，建议档案交接工作人员细心查看所有档案，逐一清点，仔细核对档案数量；针对会计档案保管期限过长的情况，由于移交中出现保存期为15年的1989年会计档案仍然存在的情况，建议档案交接工作人员熟悉、掌握本单位的档案保管期限，考虑到郫县卫生学校撤销的时间为2010年，因此1995年之前形成的、保管期限为15年的会计档案都应该单独列入待销毁档案，按照档案销毁程序进行销毁。

二、整体入馆引起的档案移交工作

（一）情况概述

2013年5月，由于郫县档案局新馆落成，根据郫县档案局要求，郫县卫生局向郫县档案局整体移交本单位1994―2001年间的档案（1994年之前的档案已移交），共计移交档案513卷。另外，郫县卫生局将4家下属单位（郫县卫生防疫站、郫县血吸虫病防治站、郫县卫生学校、郫县爱国卫生运动委员会）此前移交给本单位的档案一并移交给郫县档案局，共计移交档案527卷。

（二）存在问题

在档案移交过程中，由于档案时间跨度较长，移交档案单位、档案数量众多，为档案清点、移交工作带来不少难度。档案移交中主要存在全宗卷较多、档案保管范围划分过细和各单位档案相互交叉的情况，具体体现为将文书档案中的业务类档案又按照不同职能进行了二次划分，不同单位有相同主题的业务档案，容易造成相互混淆。

（三）对策建议

针对全宗卷较多的情况，建议档案移交工作人员在进行移交前先行了解部门组织机构沿革，区分不同单位档案与同一单位不同门类档案；针对档案保管范围划分过细的情况，建议档案移交工作人员熟悉单位内设科室及科室职能，有效把握业务类档案；针对各单位档案相互交叉的情况，建议档案移交工作人员事先熟悉不同单位的档案分类方案，了解各单位组织机构沿革，才能有效区分各单位档案。

三、人员变更引起的档案移交工作

（一）情况概述

《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[1]在基层医疗卫生机构中，档案人员往往身兼数职，岗位的流动性较高。以笔者所在郫县卫生局为例，2003―2013年10年间，因为岗位变动、主动辞职、适龄生育等多方面原因，从事档案工作人员已有5次变动。县级机构尚且如此，镇级医疗卫生机构情况就更为严重，几乎每年都有镇（街道）卫生院（社区卫生服务中心）出现档案工作人员变动的情况。

（二）存在问题

档案工作人员的相对不稳定，以及档案人员对档案工作的认识不到位，造成基层医疗卫生机构普遍存在档案交接的困难。

（三）对策建议

在基层医疗卫生机构中，档案移交需做到人员、档案、工作“三到位”。

1.人员到位。“档案工作是一项理论性和专业实践性相结合的工作。既是一项基础工作，又是一项专业性很强的工作，这就需要档案管理人员要不断提高业务素质。”[1]

首先，档案工作的特殊性决定档案人员需具备较高的业务素质。当出现档案人员的更换时，基层医疗卫生机构应首先选用责任心强、专业素养高的人员来接任档案工作。

其次，在基层医疗卫生机构档案交接时原档案工作人员在离岗离职前，不应迅速交接，建议认真做好档案移交准备工作，通过“老带新”模式，新接手人员向原档案人员详细了解移交单位的职能范围和档案工作情况，熟悉档案管理制度和档案保管范围，做到业务熟练，保证移交工作的顺利进行。

2.档案到位。“老档案人员退休前没有把应归档的档案文件材料收集齐全并妥善整理并草草交接，往往造成档案材料的积压和损毁，同时把许多问题遗留给后任，以致出现档案数量不符等问题，造成责任不明而无法追究。”[1]

单位档案管理基本情况篇（4）

以北京市崇文区为例，2006年11月和2007年4月，崇文区档案局先后两次调查区属单位档案人员状况，结果表明，半年之内，全区110个单位中有20个单位更换了档案人员，有的单位不只调整了一次，其中一个单位竟然四次换人。从第二次调查看，全部档案人员中连续从事档案工作不满三年的有55人，相对专职的只有12人，兼职档案员中以档案工作为主的也不多。虽然《北京市实施〈档案法〉办法》规定了“各单位应当保持档案工作人员的相对稳定”，但是，面对很多单位频繁换人的局面，档案局显得束手无策，这就使规范档案工作交接显得尤为重要。

近年来的指导和检查工作表明，档案交接手续不正式、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在，致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况，如找不到档案工作制度，不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不掌握前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷、编研材料为何物，个别单位甚至找不到档案柜钥匙，档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是：新任档案人员一接手就感到一头雾水，在凌乱的局面中艰难起步，很容易挫伤工作积极性；档案工作前后脱节，出现工作贻误时难以尽快补救；一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭；档案局检查时，发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。另一方面，档案行政管理部门需要随时准备对新任档案人员进行个别培训，反复指导频繁换人的单位夯实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态，大大减少了调查、研究和解决新问题的人力投入，在一定程度上干扰了档案事业整体发展计划的执行，进而对整个地区建设和谐档案工作产生一定影响。

经过调查分析我们不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：①领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只得仓促交接，并且没有安排专人负责监交；②有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有规定具体的交接手续；③有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接；④办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员不敢或无法办理正式交接手续；⑤由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续；⑥一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享，因而交接时有意回避重要和关键问题；⑦个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续；⑧新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题。

二、规范基层单位档案工作交接的具体建议

造成档案工作交接不力的种种表面原因背后，我们应该看到，最根本的原因其实是缺乏制度保障，缺乏良性运行的工作机制，缺乏规范的手续、有效的引导和检查。档案行政管理部门应对自身工作查漏补缺，在监督指导上有所作为，这样才能从根本上解决问题。

（一）转换思路，从加强制度保障入手

工作交接在各行各业普遍存在，一般不外乎财、物交接和工作经验、方法的交接，其中财、物交接是实实在在的，往往成为交接的主要内容。如果把“财”的交接具体化为会计工作交接，那么我国《会计法》对此做出了专门规定，而《会计基础工作规范》对会计工作交接的责任、准备工作、正式手续和监交要求等做出了更加详细的规定。相比之下，作为“物”的“档案”的交接在《档案法》中没有明确规定，《机关档案工作业务建设规范》虽然规定了“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”，但是过于笼统。

由于缺少具有操作性的规定，长期以来，严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力，交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗，但实际工作难以衔接，一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此，各级档案行政管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。

目前，《中华人民共和国档案法》的修改工作已被国家档案局正式提上日程，建议增加对做好档案工作交接的规定，使这项看似简单、琐碎，其实关乎档案事业全面、协调、可持续发展的工作有法可依。同时，地方档案局应制定本地区档案工作交接的具体办法，使主观上愿意或不愿意严格进行交接工作的单位和人员都能够在具体操作上有所遵循，做到手续严谨，责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。

（二）明确职责，建立良性运行的工作机制

第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。

第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，如：有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象；将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。

第三，交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。

移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。

接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况。

当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。

第四，任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。一般来说，档案人员办理交接手续，应由档案工作所在部门负责人监交，而档案人员同时为部门负责人的，应由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。

（三）细化手续，加强监督和检查

国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》（GB/T 13968—92），用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。

交接文据可以包括如下表格：①交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具、现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况；②档案工作制度一览表；③档案检索工具一览表；④现存和移出档案数量统计表；⑤未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。

各单位调换档案人员应在双方交接之前通知同级档案局或上级单位档案业务主管部门，档案局或上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人应进行通报，造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。

（四）有效引导，编发简明学习材料

单位档案管理基本情况篇（5）

以北京市崇文区为例，2006年11月和2007年4月，崇文区档案局先后两次调查区属单位档案人员状况，结果表明，半年之内，全区110个单位中有20个单位更换了档案人员，有的单位不只调整了一次，其中一个单位竟然四次换人。从第二次调查看，全部档案人员中连续从事档案工作不满三年的有55人，相对专职的只有12人，兼职档案员中以档案工作为主的也不多。虽然《北京市实施〈档案法〉办法》规定了“各单位应当保持档案工作人员的相对稳定”，但是，面对很多单位频繁换人的局面，档案局显得束手无策，这就使规范档案工作交接显得尤为重要。

近年来的指导和检查工作表明，档案交接手续不正式、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在，致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况，如找不到档案工作制度，不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不掌握前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷、编研材料为何物，个别单位甚至找不到档案柜钥匙，档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是：新任档案人员一接手就感到一头雾水，在凌乱的局面中艰难起步，很容易挫伤工作积极性；档案工作前后脱节，出现工作贻误时难以尽快补救；一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭；档案局检查时，发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。另一方面，档案行政管理部门需要随时准备对新任档案人员进行个别培训，反复指导频繁换人的单位夯实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态，大大减少了调查、研究和解决新问题的人力投入，在一定程度上干扰了档案事业整体发展计划的执行，进而对整个地区建设和谐档案工作产生一定影响。

经过调查分析我们不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：①领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只得仓促交接，并且没有安排专人负责监交；②有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有规定具体的交接手续；③有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接；④办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员不敢或无法办理正式交接手续；⑤由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续；⑥一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享，因而交接时有意回避重要和关键问题；⑦个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续；⑧新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题。

二、规范基层单位档案工作交接的具体建议

造成档案工作交接不力的种种表面原因背后，我们应该看到，最根本的原因其实是缺乏制度保障，缺乏良性运行的工作机制，缺乏规范的手续、有效的引导和检查。档案行政管理部门应对自身工作查漏补缺，在监督指导上有所作为，这样才能从根本上解决问题。

（一）转换思路，从加强制度保障入手

工作交接在各行各业普遍存在，一般不外乎财、物交接和工作经验、方法的交接，其中财、物交接是实实在在的，往往成为交接的主要内容。如果把“财”的交接具体化为会计工作交接，那么我国《会计法》对此做出了专门规定，而《会计基础工作规范》对会计工作交接的责任、准备工作、正式手续和监交要求等做出了更加详细的规定。相比之下，作为“物”的“档案”的交接在《档案法》中没有明确规定，《机关档案工作业务建设规范》虽然规定了“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”，但是过于笼统。

由于缺少具有操作性的规定，长期以来，严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力，交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗，但实际工作难以衔接，一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此，各级档案行政管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。

目前，《中华人民共和国档案法》的修改工作已被国家档案局正式提上日程，建议增加对做好档案工作交接的规定，使这项看似简单、琐碎，其实关乎档案事业全面、协调、可持续发展的工作有法可依。同时，地方档案局应制定本地区档案工作交接的具体办法，使主观上愿意或不愿意严格进行交接工作的单位和人员都能够在具体操作上有所遵循，做到手续严谨，责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。

（二）明确职责，建立良性运行的工作机制

第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。

第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，如：有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象；将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制；根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间；对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。

第三，交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。

移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序；催还借出档案，暂时不能归还的注明情况；对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表；核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料；档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因；有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。

接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况；对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录；抽查电子档案和机读目录是否可读；学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法；向监交人员报告接交的具体情况。

当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。

第四，任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。一般来说，档案人员办理交接手续，应由档案工作所在部门负责人监交，而档案人员同时为部门负责人的，应由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。

（三）细化手续，加强监督和检查

国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》（GB/T13968—92），用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。

交接文据可以包括如下表格：①交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具、现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况；②档案工作制度一览表；③档案检索工具一览表；④现存和移出档案数量统计表；⑤未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。

各单位调换档案人员应在双方交接之前通知同级档案局或上级单位档案业务主管部门，档案局或上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人应进行通报，造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。

（四）有效引导，编发简明学习材料

单位档案管理基本情况篇（6）

根据档案管理工作的相关规定，档案管理人员在岗位轮换时，一定要做好档案交接的相关工作。但是，在实际工作中，经常有一些档案管理人员或者是某些基层单位领导忽视这一工作的重要性，不少基层单位往往会出现人已离开档案管理岗位，但档案却还未曾交接的情况；有些基层单位档案管理人员在离开档案管理岗位时，把已立卷的档案和近期未归档的材料胡乱堆放在一起，给后来接手的档案管理人员开展工作，带来了困难。[1]

在《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员在调动工作时，务必在办完档案移交手续后方能离开岗位。”[2]要做好档案交接工作，不仅要明确档案人员责任，也要维护档案的安全性和完整性，确保档案连续性的必要因素，这也是在档案相关的法律、法规中有明确要求的。

一、档案人员交接时的交接的步骤与内容

基层单位的档案交接工作。步骤如下：一是档案交接工作需要预处理，先由交出方就本单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案库房查看。二是由主管档案工作的负责人召集档案交接双方人员，提出交接方案及具体要求，正式启动档案交接工作。三是按顺序交接全部材料，与接收人员明确交接工作的注意事项，对具体交接事项进行协调对接，保证档案交接工作顺利进行。四是按年度编排档案管理台账，对照实体档案分类、载体，依次以案卷为单位进行交接，在交接过程中发现问题及时记录。对档案室常年增量、各种类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁期限、已销毁档案进行说明。对于档案有无重大破坏、损伤、受灾等事故发生，外借档案有无丢失，尚未归还等问题，都要向接收人员作具体说明，对于如果有档案计算机管理系统的单位，还要对系统进行演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、曾经发生的重大故障予以说明，直到接收方掌握为止。五是交接双方在预先准备好的档案交接清单上签字，至少一式三份，交接方、接收方、单位存档各一份，注明交接具体日期、交接双方职务（职称），然后送请分管档案的领导审阅无误后，由分管领导在“监交人”一栏签字盖章。六是交接工作善后事宜。前任档案员可以对现任档案员具体介绍档案全宗结构，档案管理制度沿革、档案检索利用特点，以及档案整理、统计、鉴定等若干工作标准、环节、方法、技巧和管理经验，使得本单位档案管理工作具有良好的延续性。[3]

前任档案人员在交接时应仔细核实以下内容：一是核实档案柜的标签与实际存放内容是否相符，清查柜内档案的数量，认真核对每一年的数量，使移交的档案分门别类，排列有序。二是催还借出档案，暂时不能归还的档案需要注明情况。三是对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量、销毁档案等情况逐项列表。四是核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的档案工作，应请示单位领导明确下一步工作的完成人员。

继任档案人员则应做好接交工作：一是了解档案交接工作的相关规定。二是逐项核对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对于不清楚的事项及时向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录。三是抽查电子档案和机读目录是否可读。四是学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法。五是向监交人员报告接交的具体情况。六是办好档案交接的其他工作，并及时填写档案移交单，要求移交人、接手人、监交人签字。确认移交工作顺利完成，并明确其在今后的工作中如遇到不明白的事宜，可以向谁询问。[4]

二、基层单位档案交接工作中存在的问题

（一）领导对监督档案交接工作重视不够

不少基层单位的领导对待档案工作的态度，仍然是上级检查时很重要、真正落实时很次要、工作繁忙时可不要。特别是在机构调整中，很多基层单位的领导首先要解决的是人员的安置问题，而对档案工作关注不够，影响档案工作的开展。通常表现为：一是忽视档案的交接工作，档案交接工作应该有监管，领导控制，但实际党政领导重视不够，没有分管领导监管，主管部门负责人也不承担责任。二是忽视交接文件的基本要求。三是忽视档案交接工作的重要内容。

（二）缺乏制度保障

档案交接是一项责任重大的工作，在交接工作中应认真细致、手续规范。但有时候，档案人员在离开或调动时，交接手续不齐，程序不规范，内容不清楚，该检查的不检查，该签字的也不签字。主要原因是档案管理工作中没有档案交接工作的制度和流程的制约，很多单位档案管理制度不健全，或者制度中没有明确的档案交接制度。[5]

（三）缺乏必要的专业能力

基层单位档案工作水平的大幅下降是造成档案机构精简、档案人才流失的直接结果。基层单位档案管理岗位通常设在办公室，办公室一般都人手紧张且档案管理人员都是兼职。部分档案管理员甚至身兼数职。此外，继任档案人员大多先被分配到档案工作岗位，然后才参加档案业务培训，使得继任档案人员到岗后只具有理论知识，并无实际操作经验。若碰到粗心的档案人员接任，很可能把多年的宝贵材料当作废物处理，给单位造成不可弥补的损失。因此，在交接岗位时需督促前任把规定的工作做完，否则不予以调岗。

（四）离任档案人员的责任心不强

在档案交接过程中，由于即将离任的档案人员责任心不强，或者只是匆匆看看档案室，抑或只是简单地移交了钥匙，使继任档案人员对档案的种类，检索工具，数量，状态，储存方位都不明确，导致对未来工作的错误引导。此外，一些即将离任的档案人员带着情绪离开或转岗，仓促交接，急于“甩包袱”，致使继任档案人员对单位档案工作的情况不清，造成工作无法衔接。

三、基层单位档案交接工作的对策

改变基层单位档案交接工作中存在的问题，切实做好档案交接工作，这不仅需要基层单位的领导者在思想上认识到做好基层单位档案工作的重要性，更要尊重档案工作的专业性，给予档案工作足够的重视。具体对策及措施如下：

（一）严格管理，规范档案交接程序

对于前任档案人员来说，进行移交工作前应主要做好以下几项工作：一是全面清查所有档案，做到账物相符合；二是分类存放未整理的零散文件材料，做到系统有序；三是及时催还借出的档案，对于未能归还的档案，要在借据上注明未及时归还的原因；四是按档案移交要求编制档案移交表；五是编写档案移交说明并签字。对于继任档案人员来说在接收之前要做好几项工作：一要了解档案管理的基本理论知识；二要了解档案移交准备工作情况；三要向前任档案人员了解目前档案工作的情况；四要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况。

值得注意的是，在前任档案管理人员调离档案管理岗位前，要预留一定的时间，使继任档案人员充分适应目前的岗位，并在交接结束后评价前任工作人员在交接工作上是否认真负责，将结果告知前任档案人员并在人事档案中注明，使其意识到交接工作表现将对其未来择业产生直接影响。

（二）先培训后上岗

继任档案人员，要做到先培训再上岗。在工作交接中由前任档案人员向继任档案人员介绍单位档案工作的基本情况、传授工作经验和方法。档案工作做得越久，经验越丰富，前任档案人员的经验往往能让继任档案人员少走弯路。因此，要更多地给予继任档案人员提前了解档案工作的机会和时间，尽快地熟悉档案工作。[6]

（三）提高档案人员的事业心和工作责任感

一些基层单位对档案工作者缺乏应有的重视和关怀，对档案工作人员权利的忽视，影响了档案人员的工作热情。因此，基层单位的领导要主动关心档案人员的工作和生活，帮助他们解决待遇、职称、在职培训和继续教育等诸多实际问题。或者是基层单位领导大力提拔档案管理人员，使其成为单位的中层领导。此举措既提高了档案管理人员的工作积极性，又体现了档案人员的工作价值，还能为单位的档案工作添砖加瓦，保持档案人员队伍的稳定性，提高档案人员的工作责任心，有效开展档案交接工作，确保基层档案工作的连续性。[7]此外，基层单位领导还要做好思想教育工作，这是增强事业心和责任感的一种重要方法，通过档案移交工作，明确岗位职责，并将档案工作列入部门年终考核中，让档案人员意识到责任感和使命感。

（四）加强过程监管和结果考核

在实际工作中，基层单位要将档案交接工作纳入单位每年的工作计划及规章制度中去，列入分管领导、部门领导以及档案人员的岗位职责之中。当新老档案人员进行交接时，单位负责人应及时安排相关人员负责监管整个交接过程，至少一名分管领导、一名部门领导来做好档案交接的监交工作，这会对档案的交接起到鉴证和监督的作用。当档案人员离岗或调动工作单位时，做到档案人员离职离岗前，先办理工作交接手续，分管档案工作的领导要把好档案交接关，然后再办理调动手续。对不办理档案交接手续的档案人员，不得为其办理工资转移手续，不得让其离开原工作岗位。不允许调动其人事档案或扣留其人事档案，直至其办理完成档案移交手续。

基层单位的档案，记载着单位发展的历史、取得的成绩和前辈们做出的贡献，它是基层单位的一种特殊资源和财富。做好档案交接工作对于维护每个基层单位档案的完整性，确保档案工作的连续性，有着十分重要的促进作用，希望上述经验能对档案交接工作有所帮助。

参考文献：

[1]白慧平.基层单位档案交接工作的现状与对策[J].山西档案，2009，（1）：34.

[2]高爱芹.基层单位档案交接工作之我见[J].档案管理，2010，（3）：83.

[3]王晓平.对基层单位档案交接工作的几点认识[J].档案，2006，（6）：40.

[4]徐婧.对加强档案交接工作的一点思考[J].档案与建设，2010，（6）：60.

单位档案管理基本情况篇（7）

1 调研背景

1.1 中国民用航空系统简介。中国民用航空局（以下简称“民航局”）是隶属于交通运输部的行政机关。实行三级管理体系，二级机构由7个地区管理局和部分直属企事业单位构成，三级机构由38个地区安全监督管理局（以下简称“监管局”）构成。本文所指中国民用航空（以下简称民航）系统是指民航局各地区管理局、监管局及直属企事业单位，不包括航空公司等单位。

1.2 调研目的。民航局依照中共中央、国务院《关于深化行政管理体制改革的意见》要求，对民航系统的人员编制、机构设置、岗位职责进行了深入细致的改革，使民航档案工作监督指导的范围、方式发生了一定改变，致使档案管理中出现许多亟待解决的新问题。为摸清民航系统档案管理现状，发现档案工作中存在的问题及困难，以便采取有针对性的措施，笔者跟随调研组对民航系统部分单位“十一五”期间档案工作情况进行了调研。

1.3 样本选取。此次调研，选取民航局所属7个地区管理局、6个局直属单位和5个监管局，样本选取力求涵盖不同层级、不同行业类型。从样本层级看，所选单位中13个单位为行业二级机构，5个单位为行业三级机构，涵盖民航局中层和基层单位；从样本类型看，涉及3种行业类型,包含12个行政单位，4个科研事业单位，2个国有企业。以此确保调研结果能体现本系统不同层级、类型档案部门的工作情况。

1.4 调研内容与方式。此次主要对各单位档案工作的组织领导体系、规章制度建设、信息化建设、基本业务、档案开发利用现状、人员培训情况等6个方面进行调研。

调研主要运用问卷调查与实地调研相结合的方法。其中，调查问卷以开放式题目为主，设置了6道大题，内含21道小题，辅以封闭式评估登记表。

2 被调研单位档案工作现状与问题分析

2.1 档案工作组织领导情况。18个单位档案工作均实行统一领导、分级管理的模式。档案工作均纳入了单位年度工作计划，并有专、兼职人员管理档案。多数单位对档案工作实行目标化管理。

2.2 档案规章制度建设及业务监督指导情况

2.2.1 规章制度。作为各项工作的准则，各被调研单位根据工作实际制定了一系列规章制度，内容基本覆盖了档案工作的每个环节。但调研中发现，随着机构改革的深入，还需要对已有的规章制度进行完善，或者制定新的制度。如对机场建设项目档案的管理上缺乏必要的行业规定；部分单位建议在档案数字化、库房建设标准、数字档案的公开鉴定以及绩效考核等方面能够出台相应的规定；还有单位在档案管理中采取的创新性做法缺乏制度支持。

2.2.2 业务监督指导。调查的13个二级单位一方面需接受上级单位的监督指导，同时，要对本单位其他部门或下属单位档案工作行使同样的职责。5个三级单位则以接受上级监督指导为主。调查结果显示，各单位的业务监督方式主要有三种：①定期工作考评；②阶段性自查、互查；③不定期抽查。业务指导的方式主要有两种：①组织人员参加本单位或外单位的业务培训；②接受业务咨询。

2.3 档案基础管理情况

2.3.1 档案安保方面

由表1可知，在防火、防霉、防尘上各单位较为重视，能定期对库房进行打扫并检查。调研中发现大部分单位以泡沫灭火器为主，个别单位配备了气体灭火设备，多数单位安装有喷淋灭火设备，对纸张安全有一定隐患。有2个单位档案库房建在地下，由于室内湿度较大，对档案的长期保管极为不利。防虫、防盗方面不合格单位较多，主要表现为档案柜内未放置杀虫剂或杀虫剂更新不及时，窗户未加装防盗设施等。部分三级单位受经费不足，库房建设上缺乏硬性规定，档案人员安全保管意识薄弱等因素影响，库房安全设施的配备有待提高。

2.3.2 档案收集方面

2.3.2.1 收集档案种类。目前，各单位库存10类左右的档案，具体情况见下图。

从图中可以看出，档案室库存总体上以文书档案、会计档案、基建档案为主，实物档案、照片档案、专业档案所占库存比例不大，今后需加大收集力度。设备档案、科研档案、保卫公安档案的产生受单位性质影响，所占比重也不大。

2.3.2.2 档案收集模式。模式1：部门预立卷后移交档案室归档。17个单位应用该模式。实行该模式便于保证档案的齐全、完整，但由于部分部门档案人员档案意识薄弱、业务能力不强，存在文件预立卷的质量不高、收集不及时、内容不完整等问题。

模式2：分室管理。仅1个三级单位采取该模式。由于该单位人员紧缺、办公用房不足而暂时采取这一模式。该模式因缺乏统一规范的管理，容易导致文件丢失、整理不规范等问题。

单位档案管理基本情况篇（8）

此次档案行政执法检查时间为9月3日－6日，检查分两组进行，城区组由梁国栋、李建忠、黄志勇3人组成，对县交通局、县建材公司、县统计局、县发展和改革局、__移动公司、县食品药品监管局、县经作中心、县一中等8个单位的档案管理进行检查；乡镇组由林如耀、卢芳固、郑占静3人组成，检查广平镇、二中、上京镇、东风农场、湖美乡、文江乡、太华镇7个单位的档案管理情况。

检查组深入受检单位，采取“听、看、查、议”的方法开展检查，认真对照《福建省档案行政执法检查细则》内容逐项考评，听取受检单位领导汇报档案工作，查阅各个单位贯彻实施档案法律、法规的有关依据性文件材料，查看实情，及时向受检单位反馈检查情况。

二、主要成效

1、领导重视支持档案工作，努力改善档案保管条件。

部分受检单位，如太华镇、县交通局、县一中、县发展和改革局、县食品药品监管局重视档案管理和档案行政执法检查工作，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入议事日程，建立健全各项档案管理规章制度，配备专（兼）职档案员，认真解决档案工作的问题。如县交通局专题研究档案工作，今年增加公路工程建设项目档案管理人员1人，拨出经费0.6万元购置8组档案柜和标准工程档案盒，对已竣工的农村公路建设项目材料立卷归档；同时组织人力、集中时间，对部分分散的文书材料统一整理，解决了历史遗留的问题。县一中长期重视档案工作，配有专职档案员统一管理各门类档案，20__年拨出经费1万多元安装了档案密集柜、配置档案保管设备。

2、提高档案管理水平，为经济社会发展服务。

县发展和改革局领导对今后配合县档案局加强对本县内的重点建设项目单位档案资料的收集整理、保管工作的监导和检查工作明确表示支持。县食品药品监管局领导在认真听取检查组的反馈意见后，指定专人负责档案管理日常工作，及时整改，档案管理工作有明显进步。县一中的档案管理工作在校史馆的建设和学籍档案的利用中，发挥了重要的作用，今后将在档案目录电子数据化方面进一步提高学校档案管理的整体水平。

三、存在问题

1、档案法律法规意识淡薄，缺乏档案法制观念。

部分受检单位有法不依、违规操作的现象仍然存在。突出表现在：一是不按规定立卷归档、立卷归档不及时的情况较多。如__移动公司、县经作中心等单位有多年的文件材料未立卷归档，县统计局已归档装订的文件材料没有抄写卷内目录等检索工具；个别单位，如东风农场，档案工作基本上是一片空白。二是归档文件收集不够齐全。部分单位只注意收集“红头”文件，单位工作中形成的其它“白头”文件，如党组织和行政办公会议记录，党员、干部花名册、介绍信、统计表，各种会议材料以及重大政治、经济活动和突发事件形成的文件材料常被忽略，归档缺口还比较大。三是档案整理不规范，在文件保管期限的划分上“一刀切”，没有真正按照文件的价值去确定保管期限；档案案卷文件题名只注明文种，没有标注内容，标引不符合规范要求，给文件检索带来难度。四是部分受检单位档案管理人员未参加持证上岗培训，业务不熟悉，责任心不强，档案收集整理不及时，档案立卷归档不规范，造成了档案管理混乱；特别是乡镇的档案员一般由办公室工作人员兼任，由于人员岗位变动频繁，往往缺乏做好档案工作的责任心，甚至个别乡镇档案人员长期处于兼而不管的状况，档案工作无法正常开展。五是乡镇专门档案未能定期移交县档案馆，如湖美乡的土地延包档案未进馆，广平镇、文江乡婚姻登记档案还有多年度缺失，影响了农业和农村档案的管理和利用。

2、“档案集中统一管理”的观念有待树立，档案数字化工作基础薄弱。

多数受检单位未建立综合

档案室，所建立的档案工作制度流于形式，各门类档案未能集中统一管理，只重视纸质的文书档案，忽视会计、声像（照片、录音、录像）、科技（基建、设备）、电子文件、磁介质等各门类和载体档案的立卷归档；不少单位只注重本办公室档案工作，忽视了对其它科室或下属单位档案工作的监督和指导，造成档案门类不全、与下属单位档案工作脱钩的现象；职能部门的有关人员对档案法规不清楚，不愿将在工作中积累的有档案价值的资料送交档案室归档保管，有些珍贵资料仍散存在部门或个人手中，造成了部分档案资源流失。根据《福建省档案条例》和省政府制定的《福建省档案登记暂行办法》的规定，各立档单位应向同级档案行政管理机构办理档案登记。但从档案登记管理情况看，大部分单位并没有建立起包括会计、基建、声像、人事、电子、业务（专门）等各门类档案的统计台帐，这既不便于对档案工作的监管，也不便于档案的开发与利用。

由于档案工作的不规范，档案数字化工作基础薄弱，计算机文件著录工作进度仍需加快步伐。目前，大多数单位尚未使用符合国家和本省规范标准的档案管理软件，没有建立电子文件与电子档案的管理制度，对电子文件的形成、归档、保管和利用工作疏忽管理；各单位档案文件级目录的著录工作，基本没有开展，无法向县档案馆报送本单位保存的档案资料的电子目录数据，势必影响我县在分布式档案数据库建设上的进度与质量。

3、档案保管条件亟待改善

档案实体没有集中统一管理，保管条件落后的现状还普遍存在。如县统计局没有专门的档案室，档案分散存放在各科室，存在明显的安全隐患。二是档案保管设施陈旧、库房面积不足、装具不规范的问题比较/！/突出。档案室长期以来处于一个脏、乱、差的状况，档案装具破旧，档案室常常兼作储藏室，用电线路老化、缺乏必要的“八防”措施（防潮、防火、防盗、防尘、防光、防鼠、防虫蛀、防有害生物），档案发生霉变、虫蛀，存在重大安全隐患，严重危及档案的安全保管和档案的寿命。如文江乡政府档案室的情况就比较突出。

单位档案管理基本情况篇（9）

1、全面性

由于事业单位的人事档案详细的记录了员工的工作情况、奖惩情况、工资情况等方面的内容，形成了具体、全面的员工工作档案，是一种员工个人信息记录的资料库，因此，事业单位了以通过人事档案对员工的具体情况进行了解。

2、现实性

员工的人事档案资料记录了员工的业绩能力等方面的内容，通过人事档案的具体情况，工作单位可提供给员工适宜的工作岗位，并据此对员工发放薪资，因此事业单位的人事档案具有现实性。

3、真实性

由于事业单位的人事档案记录着员工的基本信息以及工作资料等内容，因此，对员工的人事档案进行客观的真实评价是人事档案的一个基本条件，这样才能够保证事业单位领导合理的用人为事业单位的发展创造条件。

4、动态性

事业单位的人事档案具有一定的动态性。人事档案伴随着员工的工作一直存在，是对员工的具体的工作能力以及业绩情况的具体记录，会随着员工的工作状况而进行修改。因此，在事业单位的人事档案的管理过程中，需要有专业的人员对人事档案进行动态管理，将员工的实际情况详细的记录到人事档案中，以便对人事档案的具体管理。

5、流动性

事业单位的人事档案会随着员工的工作变动而流动，具有一定的流动性。在事业单位发展过程中管理者必须要将人事档案与人事管理有机的结合起来充分发挥人事档案的作用。

6、机密性

事业单位的人事档案是我国档案的重要组成部分，受我国法律的保护。而且人事档案中记载了员工的个人信息以及员工在工作单位的具体表现，不得擅自泄露人事档案信息，具有机密性。根据我国的相关法律的规定，擅自透露他人的人事档案信息属于违法行为。

二、事业单位人事档案的作用

1、人事档案对事业单位的作用

事业单位人事档案是我国的档案以及事业单位的重要组成部分，在事业单位管理工作中占有非常重要的地位。对于事业单位，人事档案能够为单位的人事部门提供大量员工的个人情况的具体记录，单位可通过人事档案对员工的个人资料以及以往的就业信息进行详细的了解，有助于单位领导对员工进行全面的了解。对于已在单位工作的员工的人事档案，单位领导可根据员工的人事档案对员工进行全方位的了解，便于对员工进行合理的岗位安排，从而能够对单位人员进行良好的管理，避免管理不当导致的人才流失等现象的出现。因此，在现今的事业单位聘用员工的工作过程中，首先需要对员工的认识档案进行了解，将人事档案的作用更加全面的发挥出来。

2、人事档案对个人的作用

人事档案对个人而言，同样占有十分重要的地位。人事档案是评价个人的真实工作能力的十分客观、有效的资料，通过人事档案可以帮助单位合理的安排员工的工作岗位，并且有助于个人寻找合适的工作。人事档案具有一定的法律效力，具有真实性与原始性的特点，是其他资料所无法代替的，是单位用人的主要依据，因此人事档案对个人就业有十分重要的影响。另外，人事档案在一些个人手续办理过程中也占有十分重要的作用。

三、提高对事业单位的人事档案管理

1、提高档案管理人员的综合素质

人事档案作为人力资源管理部门对人员管理重要凭证、依据，在人力资源管理中占有十分重要的地位。而且随着信息化时代的不断推进，对于人事档案管理的需求越来越高，因此加强对事业单位的人事档案管理十分重要。加强对事业单位的人事档案管理首先要提高档案管理人员的基本素质，加强对人事档案管理人员的管理。高素质、高技能的人才能够在档案管理工作中发挥十分重要的作用，能够为档案管理工作做出更多的贡献。其次，通过对档案管理人员的素质的提高，有助于加强对各个部门之间的联系，及时的补充人事档案信息，而且在档案整理的工作中，有助于向各部门人员普及档案管理在知识以及档案的重要性，这样可以间接避免员工在工作中出现违法乱纪的现象。

2、建立健全合理的人事档案管理制度

在人力资源管理的发展趋势下，我国人事档案管理必须遵循制度化、规范化的两大基本原则，并且要做到真实性、保密性，只有这样在面对时代潮流冲击时，更加有生命力。面对我国人事档案管理的新的趋势，事业单位应当对档案内容进行更加合理的整理分类工作，同时对档案的内容进行及时的更新、优化，以保证人事档案的时效性。在对待人事档案的查阅、传阅，应当在保证正常的服务工作同时制定相关规则，以防档案的丢失、泄露。

3、加快人事档案工作现代化进程

单位档案管理基本情况篇（10）

（一）人员少，承担工作冗杂。大多数基层办公室都存在人员少、工作多的情况。像报纸分发、车辆油耗统计、会务接待、职工户籍管理、计生情况管理、水电维修等等，一件件看起来都是不起眼的小事，但是小事多了也耗人力耗时间。一般情况下，基层单位办公室作为后勤保障部门，却没有充足的人员安排，因此呈现出人员少、工作冗杂的情况。基层档案管理工作更是如此，只要兼职，很少专职。

（二）基层办公室档案管理基础设施相对落后。现实状况是很多基层单位或由于资金困境、或由于档案管理受不到应有重视、或由于管理人员专业水平受限，没有普及计算机技术，尤其是有些办公室短期留存部分材料，配备相应的设备也跟不上步伐。

（三）对办公室档案管理工作重视程度不够。基层单位办公室的临时档案管理通常是由文书或者其他人员兼职，并没有专业人员负责。档案管理工作对技术性要求相对较高，但是办公室兼职人员缺乏专业的档案管理知识培训，对档案管理工作的程序、分类和意义了解不够，导致很多基层单位办公室对档案管理工作的认识主要停留在最基本的档案信息收集、整理、保管等层面，有的还存在分类混乱的情况，更少注意到以后档案资源的综合利用，所以不能有效地推动档案管理工作的深入开展。

二、如何有效改善基层单位办公室档案管理工作

（一）建章立制，让事务篓子的工作实现有条不紊。“无规矩不成方圆”，基层单位办公室的工作再多，只要建立和完善科学合理的管理制度并落实到位，便能实现人少事多情况下的有条不紊。档案管理作为办公室工作内容之一，也要具备科学的管理制度。制度的制定务必责任到人，对档案材料和准档案材料的分类、保密等都形成细化的制度，不断规范办公室档案管理，才能保证档案材料的及时归档与档案的真实有效性。

（二）加大投入，不断完善基层单位办公室档案管理工作环境。信息化时代，逐步建立和应用电子信息化进行办公室档案管理势在必行。利用计算机、扫描仪等设备对文件进行归类、保存，建立电子信息检索等，可以提高档案材料管理效率，同时辅以必要的保护措施，可以使档案的保密和安全系数更高。因此，建议各单位提高对办公室档案管理工作重要性的认识，尽量加大资金支持，完善办公室档案管理设备，促进办公室档案管理工作环境信息化。

单位档案管理基本情况篇（11）

一、执法检查工作基本情况

1．加强领导，认真准备。为了做好这次执法检查工作，档案局成立了“**县档案局档案执法检查工作领导小组”，加强对此项工作的组织领导，突出了档案局依法治档的行政管理职能。

2．精心组织，科学安排。七月初县档案局发出孟档发[2008]12号文件，确定了列入本次档案执法检查的范围，明确了执法检查的内容，制定了切实可行的检查方法和步骤。

3．自查和抽查相结合，突出重点，严格检查。这次检查工作分两个阶段：（1）自查阶段。各单位按照孟档发[2008]12号文件要求，根据规定的检查内容进行全面自查，自查中发现问题要及时予以整改，并以自查报告形式报县档案执法检查领导小组。通过各单位上报的自查报告情况看，大部分单位都能做到认真对待，按要求及时开展对本单位档案管理工作检查，指出档案工作存在问题并制订整改措施，使自查工作落到实处；（2）抽查阶段：在结合前阶段各单位自查的基础上，认真确定了重点抽查单位，列入重点抽查单位的是全县6个乡镇及部分县直机关和企事业。从抽查结果来看，大部分单位都能做到加强《档案法》、《档案法实施办法》和新修订的《**省档案条例》的宣传、学习、教育，明确档案工作分管领导，落实档案人员，并投入一定经费用于档案工作。能结合单位自身实际建立健全各项管理制度。档案人员基本上经过专业培训，有一定的业务知识，能较好地执行档案管理各项制度。但在档案管理的“八防”措施、特种载体档案的收集方面也存在一些问题。

二、贯彻实施《档案法》取得成效

通过这次执法检查情况可以看出，近几年我县在贯彻落实《档案法》工作上取得了一定成绩，主要体现在：

1．档案意识进一步提高，档案法制建设得到加强。《档案法》的宣传、贯彻、实施力度在加大，全县大部分机关单位都能组织干部职工认真学习新修订的《**省档案条例》学习、宣传和贯彻《档案法》、《档案法实施办法》，增强档案意识，并运用《档案法》这个法律武器去开展档案工作，做好档案资料的收集、整理归档、管理和开发利用工作。开始重视专业（如林改档案、医保档案、婚姻档案等专业档案）、科技、声像、电子等不同类型、不同载体的档案材料收集、整理，尽量做到档案集中统一管理，逐步走上依法治档的发展轨道。

2．领导重视，组织健全，档案员认真履行职责。

各乡镇、机关单位都明确了档案工作分管领导，有的还是单位一把手分管，落实专门档案人员。一些单位还建立了档案工作管理网络，完善了档案管理机制。大部分领导能做到对本单位档案工作理解、关心、支持，不少单位还制定落实了档案工作岗位目标责任制，强化对档案工作的管理，并对有成绩、有贡献的档案员进行表彰。我县绝大多数单位的档案员均属兼职，有的是文书或收发，有的是微机管理人员，集数职于一身，工作繁忙，待遇低微，但他们都热爱本职工作，为我县的机关档案工作打下扎实基础。这次检查中，大部分乡镇、部门在接到执法检查通知后，都能抱着认真负责的态度，按照《档案法》的要求，切实开展档案执法自查工作。认真检查本单位的档案工作现状、业务建设、安全保护、开发利用等方面存在的问题，提出整改意见，及时上报自查材料。被重点抽查的单位都能做到积极准备，认真配合检查组的检查，认真汇报本单位档案自查情况，并对检查组提出的意见、问题，虚心接受，积极整改，使整个执法检查工作顺利完成。

3．档案工作“六项工程”已初见成效。

随着我县档案工作“六项工程”的深入开展，机关档案工作已开始走向规范化、科学化、现代化管理的发展轨道。至目前全县共有11家机关单位和1个乡镇档案工作达省级标准，（其中：四星级1家、三星级6家、一星级5家）使机关档案工作的管理体制得到加强，硬件设施得到更大投入，档案管理更安全、规范，档案资源进一步得到开发利用，档案工作开始由传统管理模式向现代化管理方向发展，档案工作层次得到提升，越来越发挥出档案为社会发展、经济建设提供服务的作用。

三、在自查和抽样检查中，发现各单位在实际工作中普遍存在一些问题：

1．档案工作基础较薄弱，制度化管理亟待加强。

个别单位领导重视不够，档案管理制度不健全，造成档案管理混乱，历年来的文件材料从未进行规范整理归档。

2．档案员队伍不稳定，业务素质难以提高。

在一些部门和乡镇机关，档案工作岗位是一个不起眼，不被重视的岗位，存在“错位”现象。档案员往往是身兼数职，公务缠身，有的单位甚至安排工勤人员兼做。而且随着机关单位岗位责任制推行实施，一些单位工作岗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成档案工作岗位人员变动频繁，有的人是刚刚经过培训、学习对档案工作已有点入门，就被换岗位了，业务水平难以提高。

3．档案经费投入不足，在设施设备方面，大多数单位没能做到档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开，档案管理“八防”要求难以达到。

除了已通过目标管理考评的单位外，部分乡镇、机关部门在档案工作上经费投入与经济发展、办公条件改善相比显得严重不足。有的机关单位连独立档案库房也难以落实，档案的装具有的还是六、七十年代的木箱，没有配置一定的保护安全设施，档案管理的“八防”要求难以达到。

4．档案收集的种类不齐全，案卷质量有待提高。

除文书档案外，其他门类、载体的档案基本没有或还没建立。一些单位平时只注意对红头文件的收集、整理，而忽略了帐外文件的收集归档；只注意文书档案资料管理，而忽略了业务、科技档案资料收集整理；主要注意对纸质档案材料的收集归档，不注意对特种载体档案资料的收集。有所属基层单位的或本身有业务档案的单位都未能做到集中统一管理，对撤并单位或体制转换单位的专门档案不能及时规范整理归档，长期下去，极有可能丢失，（造成基层档案室室藏内容单一、门类缺乏、信息含量少，给今后工作造成损失。

5．利用服务工作相对滞后。

检索工具单一，再加上一些单位不注意档案资源开发、编研，在档案利用上往往处在表面应付，不能提供深层次的服务,使档案工作的效率得不到有效的重视和认可。

6．信息化建设滞后。

到目前为此全县只有十多家建立了档案管理应用系统进行档案管理，并且在使用办公自动化的单位，电子文件归档与管理也存在很多问题。

四、整改措施

1．继续加大《档案法》、《档案法实施办法》和《**省档案条例》学习、宣传和贯彻力度，强化执法监督职能。我们要有重点、定期地开展多种形式的《档案法》《档案法实施办法》和《**省档案条例》宣传活动。一方面，要利用广播电视、报纸等新闻媒介，通过会议、发放宣传单等方式来大张县鼓地宣传《档案法》、《档案法实施办法》和《**省档案条例》，增强全社会档案意识。同时，加强《档案法》执法检查力度，严厉查处档案违法事件，促进档案工作步上依法治档轨道。另一方面，要立足档案资源多方位的开发利用，拓宽服务渠道，提高服务质量，提升服务层次和领域，多编写、出版一些能给社会和个人带来经济效益的编研资料，扩大影响力，提高档案工作的社会地位。再次是强化监督职能，对档案管理工作中存在问题的单位，将限期整改。

2．加强档案员队伍建设，提高业务素质。

争取各级各部门领导的重视，进一步支持、关心档案工作，提高档案员的地位、待遇，调动档案员积极性，安心本职工作。档案行政管理部门及时了解档案员变动情况，抓好短期培训，发挥机关档案工作协作组作用，互相学习、交流，提高业务水平。定期开展检查考核工作，评比先进，交流经验，增强工作责任心。