档案管理的必要性大全11篇

时间：2023-06-01 15:56:50

档案管理的必要性

档案管理的必要性篇（1）

引言

近些年，计算机技术不断地发展，同时在计算机工作人员的努力下，对于人们日常生活中难以应付的，工作量大的困难工作都由计算机代替人工来运行。计算机早在几十年前就已经存在，当时的计算机就能够十分精确且快速的完成一系列人工无法媲美的工作，所以在这几十年的发展中，计算机的性能优点也越来越显著，人们将他穿插在日常工作中已成为十分普遍的现象。对于档案管理工作来说，该工作建立在大量的数据基础之上，而处理数据恰巧就是计算机最擅长的地方，其能够比人工更高效地完成档案管理工作。因此，将档案管理工作与计算机技术相结合是很有必要的。

1档案管理工作与计算机技术

计算机技术之所以能够被利用到档案管理工作中去，基于档案管理工作的工作性质，所以了解计算机技术在档案管理应用中的必要性首先要了解档案管理工作究竟是什么，在此基础上对计算机技术应用于档案管理工作的必要性的分析才更具说服力。

1.1档案管理工作内容

档案管理工作，是指对档案进行管理并对其提供利用服务的工作。在档案初到档案室时，档案管理员需要对档案进行收集，再进行详细的分类，最后经过一系列工作后将其保存供给下次利用。在这个过程中，最重要的就是对档案的进行分类，因为档案管理员往往保管着大量的档案，且档案往往零散混乱、量大难以分类，在档案逐渐增多的过程中，对档案进行合理的分类对于下次快速找到档案并予以利用具有非常重要的影响。同时，快速找到档案位置，是工作效率能否提升的关键之处。因此分类档案保存档案是每个档案管理员的最重要的工作部分。所以我们说档案管理是建立在大量数据的基础之上。

1.2计算机技术在档案管理应用中的必要性

根据上文对档案管理的论述，我们可以了解到档案管理是一项工作量大、难度大，需要在保存大量数据的同时又确保精确的一门工作。这样的工作对于人来说，确实是一项很耗费精力的工作，且工作效率难以得到保障。但将档案管理工作与计算机技术结合后会有很大改变。计算机技术是一种高速而精确的技术，他本身的运行就建立在计算机数据的运行之中。而且计算机拥有大量的储存空间，它能够在自己的计算运行中建立起一个丰富的分类储存程序，可以将大量的档案精确的进行分类。计算机在计算分类后可形成检索窗口，人们可以根据自己的需要通过计算机检索功能快速找到自己需要的东西。另外，计算机技术改变了以往传统的档案管理方式，他不再是将数据记录在纸面上，而是将数据记录在计算机中，不仅方便了记录，同时利于档案的保存，而且保存在计算机中的档案可以利用计算机的网络传递功能快速地在不同计算机之间传输，从而提高工作效率和档案保存的保密性。基于以上计算机技术在档案管理应用中的种种优点，我们可以说计算机技术在档案管理中是很有必要的。

2计算机技术与档案信息管理的创新结合

根据前文论述计算机技术在档案管理中的应用十分必要，因此随着计算机技术发展的不断进步，计算机与档案信息管理的功能也应该随之而提升，我们可以根据档案利用的实际要求对档案和计算机技术结合进行创新，这样在未来的发展中，计算机技术就会对档案管理产生更加重要的利用价值，我们的工作效率就会随之提高。

2.1利用计算机技术设计多样化检索工具

计算机技术可以利用多媒体显示数据，那么，在计算机档案管理工作完成后，我们可以利用计算机技术设计出更便于检索档案的工具，再利用多媒体技术显示出来。例如对于网络虚拟档案，我们可以精炼提取档案关键词和档案类别，需要者可以根据档案关键词、档案类别等等进行筛选。其次对于实体档案文件，我们可以利用计算机进行位置导航，精确筛查出档案放置的位置，帮助需要者找到档案。其次，计算机同时也可以记录档案取阅者的信息，以便档案在出现问题时可以找到责任人。利用计算机进行设计档案检索工具可以将计算机对档案的分类利用的优点发挥的更大。

2.2利用计算机技术帮助使用者理解档案

档案记录在计算机中时计算机会对其进行读取提炼关键词，所以计算机对档案信息的读取十分全面，计算机可以明确地对档案内容进行分列概述，那么我们就可以利用计算机的这一优点对档案进行转化以帮助使用者更方便的利用档案，例如我们可以将档案文字在需要时转化为语音以便档案利用者方便利用档案资料或者是在必要时可以采用语音记录将语音转化为文字生成档案保存。又或是档案资料在具有一定的关系时我们可以将其转化为关系图表以便我们可以直观地看出资料关系以提高工作效率。计算机技术同样在图像、字符、影响等方面进行转化，我们都可以利用计算机的这一优势将各种不同形式的档案资料进行不同形式之间的转化从而方便保存利用。

2.3利用计算机技术进行档案保密

档案有时是需要保密的，而人工的保密存在一定的不确定性因素，那么我们就可以依靠计算机技术对档案进行保密，同时还可以计算机技术对重要档案进行来访记录，以确保重要档案在保存中能够确保安全。例如我们可以计算机技术建立一个专门供档案传输的通道，这个通道不需要联网且仅供档案传输，计算机两边的交换者可以利用这一通道进行档案之间的交换传输，在这个绝密通道交换的时候需要使用者录入使用者信息，这样就能大概率的保证档案可以在安全的情况下被使用，同时又避免了实体档案在传输过程中可能会出现的丢失损坏情况。另外计算机可以利用数据编程系统在档案出现被盗取的情况下自动将档案进行封锁，这样又对档案的安全提供了另一重保障。

3顺应社会信息化的要求,全面提高档案工作者的素质

档案管理的必要性篇（2）

档案的来源涉及各个部门：文书档案来自党、政、工、团，科技档案来源于设计、科研等部门，会计档案由财务、供销等部门提供。

档案工作确切地说是档案管理工作，属于国家科学文化事业的组成部分。档案是一种独立的专业。但是这种管理工作，不只是对现成物件的一种保管，而是有一套科学的管理系统和技术方法。比如，从档案的收集、整理、价值的鉴定，提供利用和编研工作一直到保管和统计等。它是一门专业性很强的科学。由于档案工作是一项具有管理性和科学性的工作，因此，要求从事这方面工作的人员必须具备一定的科学知识，煤炭行业档案管理人员要不断提高自身素质：一是学习新形势、新要求、新政策，练好基本功。二是学习和掌握档案学的知识，具备档案管理的理论与技能。三是学习和掌握有关历史知识和部门专业知识，尤其要具备识别、研究与系统地管理的科学文化知识。四是学习和掌握档案管理的现代化知识和技能以及适用于档案管理的各种方法和管理手段所要求的基本知识。以求适应对档案工作的需要。

档案工作具有很强的服务性，它的服务性是档案工作赖以存在和发展的基本因素。当前在我省煤炭体制改革过程中，这种服务性表现尤其明显。不断提高和完善档案管理工作水平是因为档案工作的目的是为了更好地适应社会各界的利用、查考要求，为社会各项工作准备资料，当好各项工作的参谋和助手。档案工作能以其自身的特性为社会各界服好务，这是档案工作的光荣职责，更说明它是一项不可缺少的重要工作。明确了档案工作的性质和意义，我们才能认识到档案管理的必要，以我接触到的机关档案管理工作来说，它是个综合性的工作。尤其是综合管理后，不仅服务面广，而且对象多而杂，涉及各层工程技术人员和各级各类行政人员。

作为向企业提供信息服务的档案部门，企业经营机制的转换无疑会引起档案体制的重大变革。

档案管理的必要性篇（3）

多年来,医院档案工作的发展情况不容乐观。新情况层出不穷,老问题不断涌现,严重阻碍了医院档案工作持续有效的发展。

1.1 领导重视程度不够造成档案管理和利用的死角。由于医院做为特殊的服务行业, 具有较强的专业性、技术性。为此个别医院领导档案观念意识淡薄,认为档案工作可有可无,没有意识到档案工作在医院发展建设中的重要性和必要性。只抓医疗服务质量、经济效益和社会效益,却忽视了档案工作。档案管理人员配备、设备应用上支持不够,导致个别医院档案室设施配备不健全、人员严重短缺、频繁调动;档案管理状况得不到及时改善,出现档案业务质量降低、信息资源开发不足、提供利用不规范现象,造成了档案利用的死角。

1.2 制度不全职责不清造成档案管理存在的弊病。《档案法》中规定,各单位档案机构必须认真履行的职责:“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向上级主管档案部门移交档案;监督指导所属机构的档案工作。”然而由于历史原因和医疗行业特殊性的制约,各医院档案管理分设综合档案和病案两个档案室;在日常工作、生活中形成的文书、科技、会计、实物、音像档案等由综合档案室收集、存档,业务管理由医院办公室负责;而医疗诊治中形成的医疗文书档案、诊断依据、影像档案则由病案室负责,业务管理由对应专业部门管理;单位的人事档案,由人事部门专人负责。单位内形成多部门管理档案的局面。造成档案管理格局混乱职能不明确。

1.3 档案专业人员素质参差不齐。目前医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,没能从根本上做到与时俱进。表现为专业化、知识化的贫乏,知识面相对较窄,知识结构不合理,学历偏低,忽视对档案人员进修培训学习及交流,导致现代档案信息科学知识贫乏,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,致使档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时展,缺乏创新和活力。

1.4 档案工作硬件投入不足,档案现代化管理水平不高。个别医院由于用房紧张,致使档案用房简陋根本不具备档案的收藏和保管。另外,设备陈旧,设施不完善,也制约了档案事业的发展。随着科学技术的进步,运用计算机及网络技术管理档案的较少,还采用手工收集、检索、查阅阶段,极大的影响了档案的利用率,不利于档案的收集、利用和开发。

2 加强医院档案管理工作的对策

2.1 加强学习,增强意识。要加强领导和档案法的学习及宣传,增强全员档案意识,特别是领导干部的档案管理责任意识。档案管理是医院管理的重要组成部分,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设和未来发展同步规划、同步前进;要大力宣传档案工作,使医院领导、中层干部、职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作,才能使档案工作顺利开展。

2.2 重视开发,充分利用,发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是提供利用,因此,档案管理人员要树立高度的服务意识,努力把本职工作视为人生的追求,做精做细每一环节,要甘于清苦,创造平凡。不断丰富和完善业务能力,要多途径、多渠道地开发档案信息资源,使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。不断开展多种编研活动,编写各种专题汇编,为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息。同时加强档案利用反馈信息的管理,实现各级医院信息的横向联系和资源共享,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。

2.3 理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系,健全档案管理规章制度,是档案管理的关键。随着科技创新档案管理手段和水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。

2.4 加强培训,结合实践,提高档案管理人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平,医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习给予提高。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求,不断总结探索档案管理工作,适应档案业务发展,推动档案管理水平提高。

档案管理的必要性篇（4）

档案管理专业是高职院校文秘专业和行政管理专业的主干课程，也是文秘工作者必须掌握的基本技能。高职院校培养的文秘人员，是直接服务于社会的专业人员。目前社会需要文秘人员的单位既有党政机关、大型企业，也有小型企业。在一些小型企业，文秘常常身兼数职，既是领导者的助手，又是档案管理者。而小型企业的档案管理既有企业内部资料，又有相关人事。而文秘人员只有充分了解档案管理的规律、性质和作用，才能有效开展自己的工作，使自己的工作有条不紊。而做到这一点，就必须要在“档案管理专业”中学好这门课。目前，我国的档案管理专业在教学中还存在一些问题，阻碍着该专业的发展。首先，在教学方式上，目前的档案管理教学还存在着填鸭式的教学方式。教师在讲课时，只注重理论传授，缺少与学生的互动。更缺少学生的参与。档案管理本来就是一件比较枯燥的工作，需要工作者的耐心和细心才能完成。这份工作性情急躁的人难于胜任。在教学中如果用枯燥的方式进行讲授，很难使学生产生兴趣。其次，是教材方面的原因。目前的档案管理专业教材大多是本科所用教材，偏重于理论性。而高职教学的目标是偏重于实用性，学生掌握了相关技能，就要马上投入到工作实践中。这样的教材就和生活严重背离。理论性的教材内容，主要是概念多，而且具有抽象性，令高职学生很难掌握。并且这些概念性知识在以后的实际工作中，并没有多少使用价值。随着计算机的普及，当前的档案管理已经采用电脑操作，以前的档案管理，工作重点在管理方面，档案制作是文秘人员的工作，但在计算机时代，档案管理已经成为“文档一体化”，将文秘和档案管理集于一身。但教材中却没有体现这一点。第三个问题是课程设置问题，目前的档案管理课程偏重于理论学习，轻视了手工操作。档案管理是个细心加耐心的复杂工作，在工作中需要手眼脑并用。因此这门课程需要不断地进行训练，才能掌握技巧，尤其是目前的“文档一体化”，更是要以实际操作为主。如果只重视理论，将来学生走上工作岗位就会出现手忙脚乱的状况。第四个问题是教师存在的问题，目前档案管理专业的教师，大多数是文档一体化之前的教师，他们对于这种与电脑相关的档案管理黑没有完全适应，因此在教学中也不能将这种新操作方式传给学生。一些学生常常在学校学不到这类知识，还是在实习阶段自己通过实习，向从事这门技术的专业人员学来的。

二档案管理专业改革的途径探索

档案管理专业的教学改革要从以下几个方面做起。

（一）改善教学方式

进入新世纪以来，我国各行各业都重视对专业人才的使用。过去，一些小型企业的文秘工作，一般都是找个中学生来代替，或者是家族企业的家属担任。但进入新世纪以来，企业管理越来越专业化，小型企业和家族企业也步入正规化。因此文秘人员的市场需求也越来越大，在教学方式方面，要将实用型人才的培养放在首位，而实用性就是要强调学生的动手能力。在教学档案管理这门课程时，要强调档案的重要性。像我国目前就有很多与档案有关的电视节目，如《国宝档案》、《百家讲坛》中都与档案管理相关，可以将这些内容作为新媒体教材引用到课堂上，既能活跃课堂气氛，还能使学生明白档案管理的重要性。在教学课程中，教师要鼓励学生积极参与讨论，也可以让他们制作一些相关档案，来强化他们的理论知识。

（二）改善教材内容

高职教育是目前我国高等教育的主要部分，在教材编写方面，要将高职档案管理与实用性挂钩，编写适用于高职学校使用的教材。增加实用性和现代化内容，摒弃那些不适合时代的陈旧内容，将动手能力作为教材的主要部分。由于目前出现的“文档一体化”人才模式，需要在教材中增加档案制作的相关内容，这样，学生走上社会就会利用自己掌握的技服务于社会。

（三）课程设置的改革

在课程设置上，也要将动手能力的课程时间加大，让学生在学习中实践，这样便于巩固知识，也锻炼了他们的实践能力。动手能力不仅是掌握计算机技术，还要通过实习，帮助企业制作档案，这样才能使学习和生活联系在一起。闭门造车式的制作不能适应社会需要。

档案管理的必要性篇（5）

目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。

1.人事档案管理的现状如下

1.1人力资源配置不足。目前大部分企、事业单位的人事档管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。

1.2档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

1.3人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。

1.4人事档案的管理手段落后。目前大部分企事、业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。

人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。

2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到

档案管理的必要性篇（6）

1.人事档案管理的现状如下

2.针对上述情况对人事档案的管理应该做到

档案管理的必要性篇（7）

事业单位档案管理是进行事业单位组织和发展的基础，也是人员管理的重要手段，因此需要重视档案信息管理工作，结合不同时期事业单位的发展情况，制定适宜的管理方法。随着信息技术的不断进步，越来越多的事业单位开始使用数字化的管理技术，通过数据库将扫描的数据进行处理，使得传统纸质数据和音像得意保存，通过计算机技术对档案进行管理可以全面的提升存贮年限和管理质量，具有纸质档案管理不具备的优势，因此在事业单位的档案管理中需要对技术进行创新，采用数字化的手段，保证档案管理的科学性，提升档案管理的质量。

1事业单位数字化档案管理的必要性

1．1促进单位经济效益的提升

人类进入信息时代一个重要的标志就是信息的传输速度与准确性提升，使得信息之间的交流更加的便捷，事业单位也不例外，人员在流动的过程中产生了大量的信息，这些信息通过原本的纸质档案的方式进行管理，难免出现问题，因此需要借助计算机设备通过数字化的管理方式，提升人员的信息传输速度，通过计算机的普及对档案信息管理方式进行创新。但是现阶段事业单位如果在工作中仍然采用传统的纸质档案管理模式，将造成事业单位人员工作量的增加，人员的浪费，使得事业单位在档案管理中耗费了大量的人力物力，并且对于人员的信息认识程度不足，造成人员使用和资金划分方面存在问题，导致整个事业单位的工作效率低下，而采用数字化的档案管理方式，可以有效的对这些问题进行避免，使档案管理的准确度和质量得到全面的提升，减少必要的工作时间，节约资源，将单位有用的资源支配到更加合理的项目上。

1．2促进日常办公效率的提升

传统的档案信息管理，涉及到的内容包括纸质信息管理、档案调动管理、档案查阅管理，大量复杂的档案在管理中耗费了人员较多的时间，并且工作效率较低，进行档案收集的过程中也需要工作人员现场确认收集，保证信息的准确性，这个过程对于人员较多的事业单位本身就是复杂性较大的工作。而采用数字化的档案管理方法，而档案管理依赖现代化的科学技术管理方法，将便捷性、高效性、环保性结合起来，提升工作效率，减少误差，避免重复工作，全面的提升办公效率，让工作人员可以更加的投入到工作过程中，提升办公效率。

1．3提升档案利用效率

当前人们对档案信息的使用更加频繁，事业单位的管理更加离不开档案，传统的管理方法下调取档案的过程中需要耗费较多的时间，并且纸质的档案频繁的翻阅对档案的伤害较大，因此采用数字化的档案管理，将用户的信息存储到数据库中，在档案需要使用时只需要对信息在计算机上进行调取即可，过程非常方便。并且在信息调取过程中，通过计算机查找资料，更加快捷，使用数字化技术可以对档案管理质量进行提升。

2事业单位数字化档案管理存在的问题

2．1现代化办公设备普及性不足

我国事业单位在进行数字化管理过程中，对于设备的更新存在问题，并没有充分的考虑到技术的需要，造成设备的引进和现代化档案管理技术不相符，造成资源的严重浪费。同时对于现代化技术的利用效率较差，有的事业单位虽然引进了技术，但是对于计算机设备软件和硬件设备的更新不及时，造成系统无法支撑数字化档案管理系统的高效运行。最后，事业单位虽然引进了档案管理系统，但是对于档案资料的收集整理存在随意性，严重的影响到信息的正常使用，造成数字化档案管理的准确性受到影响。

2．2资源共享能力不足

我国事业单位相互之间的信息联系本身存在不足，系统之间联系性不足，无法实现相互之间的资源共享，导致数字化档案信息管理系统不能形成统一的体系，人员的信息是分离的，造成人员在信息档案更新存在一定的滞后性，严重的影响到信息档案管理的准确性。同时各个事业单位采用系统不统一，造成事业单位档案信息管理格式不统一，对于信息的保管存在不利影响，造成档案在管理中因为格式原因在造成信息使用受到影响，降低了使用效率。最后，资源共享平台建立的滞后性，使得人员在迁移的过程中档案可能出现缺失，对于档案的完整性不利。

2．3工作人员个人能力不足

计算机的普及需要人们掌握必要的现代办公技巧，但是事业单位中存在一些老员工，对于计算机的使用存在问题，对于现代化的办公软件应用能力不强，学习接受能力也存在不足，造成数字化的档案管理系统无法发挥应有的效果，影响档案管理系统的正常使用。同时，数字化的档案管理系统需要配备专业化的计算机维护人员，但是事业单位中对于岗位的把持较为死板，导致专业的维护人员无法进入到事业单位内部工作，造成设备的维护存在滞后性，欠缺专业知识和技术人员，使得档案管理设备无法发挥效果，造成现代化资源的浪费。

3事业单位数字化档案管理优化措施

3．1提升办公设备质量

事业单位需要引进更加完善的设备，对单位内的落后办公设备进行及时的更新，配合数字化档案管理建设。同时，对计算机进行定期的保养和维护，及时的更新系统，保证数字化设备的安全运行。最后，政府可以出面对事业单位设备采购进行引导，尽量保证事业单位设备的统一性，这样可以形成联动效应，低价采购办公设备的同时，促进企业的发展，从而带动地区经济发展，并且对于事业单位后期建立统一的数字化档案管理平台提供基础前提。

3．2推动数字化档案管理平台建设

事业单位在建立数字化档案管理过程中需要考虑到与其他单位的联系，重视进行资源的共享，因此数字化档案管理体系的过程中，各个事业单位的硬件采购、软件安装等尽量保持一致性，积极和其他单位取得联系，加强相互之间的沟通与联系，一点到面的建立统一的平台。同时，将自身的数据库进行开放，科学的设置权限和密码，保证其他事业单位在合理的范围内可以调取需要的资料，提升档案信息的开放性，事业单位更好的了解员工信息，提升信息档案管理效率，促金档案管理的有效流通，使得事业单位在人员任命上更加高效。

3．3促进人员素质的提升

事业单位在进行数字化档案信息系统建设时，首先需要将员工的计算机使用能力进行提升，对办公设备和技术进行培训，积极开展培训活动，促进工作人员整体技术的提升。同时引进专业的软件维护人员，不断的对技术进行创新，提升数字化系统的稳定性。最后，最后，需要强化人员的服务意识，提高人员的服务水平，积极采取引进和培养相结合的方式，充实专业化的档案管理人才队伍，将服务意识落实的工作中，让员工通过服务意识的推动作用，不断的学习数字化档案管理知识，掌握更加全面的操作方法，提升自身能力。

4结语

数字化的信息技术是生活的重要部分，数字化的档案信息管理技术也不例外，将数字化与档案管理相结合，可以对当前事业单位较为混乱的档案管理现状进行改善，采用更加科学的管理方法，充分发掘档案资源优势，合理的使用档案，保证事业单位人员安排的合理性，同时采用数字化的档案管方法，将事业单位的档案管理进行更加全面的推广，这样才能使单位得到长足发展，成为合格的服务型单位。

参考文献:

［1］夏丽颖．数字化档案管理在事业单位中的应用分析［A］．中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院．“决策论坛———企业行政管理与创新学术研讨会”论文集(下)［C］．中国武汉决策信息研究开发中心，决策与信息杂志社，北京大学经济管理学院，2016:1．

［2］田爽．事业单位数字化档案管理现状与优化对策［J］．科技传播，2016(02):52～53．

［3］李忻芝，黄婷．新时期事业单位档案的数字化管理探讨［J］．办公室业务，2016(09):144．

档案管理的必要性篇（8）

企业产品档案是指企业在产品设计、加工制造、质量检验等全过程中形成的具有保存价值的不同载体的产品技术文件材料。对于船舶企业的产品档案来说，除了生产图纸以外，船舶设备资料也是其重要的组成部分。

1.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的完整性维护企业产品档案的完整性，就是要保证产品档案的齐全成套，不能残缺不全。船舶企业仅依靠生产图纸并不能实现一条真正的船只，缺少了设备资料就相当于一条没有任何动力的船，只是一个空壳。只有将船舶设备资料归档才能反映出船舶在建造过程中的所有活动和整个的历史过程。

2.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的准确性维护产品档案的准确性，就是要保证产品档案同它所反映的对象相一致，保证产品档案能如实地记录和反映生产活动的客观实际，确保产品档案的质量和真实性。船舶设备资料几经修改确认后，和最初厂家提供的资料会有相当大的不同，它们是根据每个系列船只，甚至是每条船的实际情况来确定的，并且这些资料的形成过程完全可以由船舶企业控制，能体现设备的准确性和唯一性。我公司曾经为南京长江油运公司建造了70000吨化学品/成品原油轮船，在安装锅炉系统时，由于施工期紧迫，且厂家没有及时提供正确的设备图纸，导致电缆铺设错误，造成了不必要的返工和一定的经济损失。可见，船舶设备资料的准确性对于船舶建造的重要性。

3.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的系统性维护产品档案的系统性，就是要保持产品档案材料之间的有机联系，不能割裂分散，杂乱无章。例如，集控台是在集控室内操纵主机、监控机舱状态并与驾驶室联系的重要设备，其上布置有各个系统的多种设备以及各种指示灯、开关、按钮。所有布置在集控台上的设备其外形开孔尺寸及接线情况都要有精确的数据，因此集控台上的设备资料及台内接线图纸必须经历反复几次的校对与核查，最终完成集控台的整体设计。所以设备资料和设计图纸互为条件，互为补充，缺一不可，将设备资料做为船舶产品档案的组成部分进行归档管理，才能确保产品档案的完整性和系统性。

4.船舶设备资料的归档有利于维护船舶企业产品档案的安全性维护产品档案的安全性主要是指两个方面：一是形式上的安全，即保护产品档案的载体材料、线条、字迹不受损坏，延长产品档案的自然寿命。船舶设备资料的样本是由设备厂家提供的，船舶企业没有原始的样本，也无法保证设备厂家能保留这些资料的过程记录和最终样本，所以船舶企业保存的这些完整准确的资料一旦损坏或丢失就无法补救。二是内容上的安全，即保守产品档案的机密，不向外泄露，建立健全产品档案保密制度、保管制度和检查制度。船舶设备性能是体现船舶性能的主要指标，一旦记录这些设备性能的资料丢失或泄露，就相当于整条船技术的流失。目前各船舶企业竞争非常激烈，尤其是近年来船舶建造订单逐渐由韩、日船厂向中国船厂转移，中国船舶企业也逐渐由大吨位船舶建造向高科技船舶建造转变。我们的迅速发展给韩、日船企带来了巨大的威胁和压力。他们不仅惊叹我们建造的船只外形美观、布局合理，而且感叹我们建造船只的高性能、高附加值，更想方设法想要探寻我们设备的性能和参数。所以中国的船舶企业要高度重视设备资料的安全性和保密性，保证和维护中国船舶企业在国际上的竞争力。

二、建立船舶设备档案管理机制对船舶企业具有重要意义

1.建立船舶设备档案管理机制能为船企建造船只、安装设备提供有力依据船舶设备的安装和调试必须有设备安装图纸和说明书做为依据。船舶设备科技含量较高、结构复杂，如果没有设备资料，就无法安装、调试，设备无法正常运转，出现问题也无从下手解决。我公司在为新加坡太平集团建造6600箱集装箱船时，由于锅炉系统的说明书没有及时提供，导致船舶交船期推延，造成巨大的经济损失，而这种无法按期交船的名誉和信誉损失，更是我们无法估量的。

2.建立船舶设备档案管理机制能为后续船舶设备的选型订货提供依据由于船舶设备的功能强大、价格不菲，在参考船舶的需要和设备的性能时，设计人员会和厂家进行详细反复的技术协商，并签订技术协议，而设备档案就能为此项工作提供依据和参考。我公司在为新加坡万邦航运公司建造45000吨化学品/成品油轮(CP450MKII)时，就是以46000化学品船(CP450)为设计母型船，CP450MKII船的设备选型完全参照了CP450船，从设备的设计阶段、生产阶段和安装调试阶段都有准确的资料做为依据，在圆满交工的同时为我公司大大降低了设计成本，增加了经济效益。

档案管理的必要性篇（9）

关键词医院档案管理信息化必要性

医院档案管理牵扯到广大人民群众从医治病的医疗档案、病理切片、x线底片、各式各样的检查资料等等，不止在医疗、教研等活动中的有显著的作用，而且与人民群众的自身健康和医学的发展有着密切的联系，成为材料档案事业进展的新方向和新课题。电子文档的大量产出和运用，使得档案的信息化迅速向数字化发展，传统的档案管理方法和手段已不能满足信息化的发展流向。所以，加强医院档案信息化在医院的管理中有着至关重要的意义。

一、档案信息化完善了档案管理模式

在诸多传统的档案归档方法中，档案资源大多数都是以纸质的形式存在的。随着时间的交替，档案里的资料越来越多，数量越来越大，占用的空间也越来越广。根据有关部门规定，出院病人的在住院时的病历，院方必须保存30年以上。所以，随着时间的不断推移和每年的入院病人数目的不断激增，医院需要多大的空间来保存这些病例，而科学合理的保管好这么多的而且在不断递增的病案资料将会给医院造成多大的困难。所以，实行电子病历将成为一种必然的趋势。各类医院文字档案在经过信息化的处理以后，可以更大限度地增强档案的运用效率，使档案的信息更加形象、生动。便于档案的搜索以及利用，并节约了大量的储蓄资料的空间，节省了人力、物力以及财力，同时也保证档案的备份安全。

二、档案信息化使文件的归纳方式得到完善

在医院工作过程中，档案管理部门要对各类文件进行及时的著名录入。在纸类文件时代，采用手工操控的方法，档案工作人员要花费很多的时间及精力一直归纳档案和收入目录，工作量是非常大的。如果遇到信息的改变，改动一个地方就要发生一连串的反应，相关的部分都要需要改动，会耗费大量的时间及精力。将档案经过信息化的处理之后，可以使档案工作人员从繁杂的手工操作中解救出来，应用计算机软件进行工作，很大程度的改善了工作的条件，信息在改动时只需输入相应的命令，就可以自动促成系统的改正，更大层面上提高了工作的效率。在医院的各类档案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前对全年的文件以及相关的材料进行分门别类的整理和录入，因而造成年底工作十分繁忙。档案信息化处理之后，可以运用档案及软件提供的信息格式，进行录入工作，通过软件进行档案信息的转化，并对进行管理。档案人员还可运用系统的检索以及排序的功能，随时阅读文件的归属情况，发现没能及时归档的或者不符合条件的材料可以随时发出信息，检查和更改，很大程度的改善了档案的归档方法，使档案管理工作更加规范化。

三、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享

档案资源整合的重点在于体现档案信息的系统化、有效化以及共享性，最终要达到的目的是进一步的扩大档案资源的使用范畴。往常在医院的不同部门，不同的科室，需要随时随地查阅有关的档案文档，所以存在一些的不便捷的因素。将档案信息化处理后，利用医院设备联网，就解决了这些问题。电子文档比档案纸质原件更易于导视，可扩大对原始档案的运用程度和范围；而且更有利于医院的各个部门、各个科室按照自身需求浏览并随机存取，提高了档案原件的使用比率，更有利于档案部门能最大程度的发挥出互联网的无限潜能。

四、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便

过去手工操作查询档案资料，往往是费时费力，有时还不能达到预想的目的。将档案信息化处理后，采用了电子录入和电子文档归类，提供便捷的电子查阅系统，使用的时候只需要输入一个关键词，相关的资料文献就可逐个呈现在屏幕上。这种智能化检索方式，速度有快、效率有高、范围也广，同时还可采用电子加密功能对档案进行保密处理。

五、档案信息化有利于更好的保存档案原件

医院的各种档案在经过信息化手段的处理后，可以更加有效地保护档案原件，可以防止档案原件被过量地直接翻阅，或过多使用而造成原件被损坏严重，以做到保护档案原件的目的；可以更有效地避免珍贵资料丢失。例如，医院在建设以及发展过程中，不同时间段的一些珍贵的历史文献资料，包括历史文字照片图片资料等。将重要的、贵重的资料进行信息化管理，运用计算机对原件经过电子设备的扫描之后以电子文档的形式进行归纳、查阅和利用，就可以有效地保护珍贵的档案的原件。再如，有一部分疑难杂症的医学档案是弥足珍贵的，有着重要的医学、教学和研究价值。将其进行信息化管理后，就可以将原件在病例文案室进行妥帖的长期保存，而将其电子文件形式的档案多次反复地应用于各项工作之中。

参考文献：

档案管理的必要性篇（10）

档案指的是进行社会活动时，政府、单位及个体径直产生的拥有储存意义的不同载体及方式，即图表、文字、音像及其它的历史记载。它作为载体与信息的结合，是一种信息资源。随时电子时代的到来，档案信息化进程也在催生、加快，信息化的档案管理已成为顺应社会朝着信息化不断进展的根本渠道。对档案工作者来说，信息化管理将是档案工作全方位服务于社会的唯一选择。

一、信息化档案管理的必要性

科技不断发展，使得纸质化的办公形式向无纸化转变，对于档案如何形成也有着较大的改变，譬如传统文件的草拟、手签、催发办理及归档等这些过程统统都经计算机及互联网进行，而之前的档案工作由机读文件为其重要形式，所以档案应由“机读”方式出现，这便形成了传统纸质与如今信息化档案管理的使用形式出现较大差别。如此变化代表着管理档案的人员需较多地针对机读方式是磁盘作为介质的档案。对于检索信息的人们来说，信息的具体内容是其最为关心的，管理档案的人员将所有存于各种“机读”方式下的档案信息整体地提取出来，是其工作的重点。有价值的档案信息，必须经过一个特选过程，方可让“机读”方式下的档案拥有真实感、整体感及价值感，读者方能得到较为完备的服务。所以，档案使用工作进展的必然之路便是信息化的档案管理。

二、信息化档案管理的意义

随着信息时代的迅猛发展，文件原本传统式的草拟、修改、印刷及分发，统统都通过计算机来运行，因其利于更改及复制，轻松编辑等特点，致使最先体现档案记录的方式与内容不再出现。通过计算机对文字进行处理过程时，其电子文件作为全部过程最后一环节的文本，有别于手稿及印刷稿，更异于正本及副本，由此档案及文件两者中较难区分出明显的分割线。这对于档案工作来说，必然会造成全方位且深远的打击。信息化的档案工作预示着档案由传统跨向现代，充足地使用不断发展的信息科技，进行信息化的档案工作，也代表着创新的档案工作拥有十分重要的意义。具体来看，信息化的档案需管理档案者对档案管理有全新的思考，特别是出现的新型理论、准则及状况，明确其与互联网环境里的管理档案及服务的根本方式及架构，达到服务于社会的信息化档案管理。所以，信息化档案管理已成为创新档案工作的必然需求。

三、信息化档案管理的措施

1、提高建设硬件设备，达到技术及设施的现代性

需有效地为信息化档案工作配置相应的现代式的办公设施，如电脑、刻录机、扫描仪及网络设施等，需有效地将现代科学及缩微技术运用在档案管理里，提高通用及实用软件的研究及开发，加速解决数字化档案管理问题。所以，有关部门需扩大在财政方面的投入度，档案管理机构需主动提升自我的工作技能，努力获得较多的经费支持。与此同时，档案管理机构还可利用其丰富档案资源的长处，扩大不同面的潜能，着重增强使用及供应档案工作，在较短时间内研发出大量的档案资料来保证社会各方的需求，把潜在的不同档案价值转变成经济效益。现代性科技与措施广泛地被使用于档案机构里，能为档案工作注入新型的能量，也较大地提升使用档案工作的能力，营造出更多的经济及社会效益，确保信息化档案工作更具现代性。

2、形成标准的管理制度

建设信息化档案工作，需要明确其过程中的有关责任制，确保有安全的互联网环境及其运行的数据，应以现实存在为主成立相关标准的管理制度。一方面需规范档案工作，形成一致性的标准。建设信息化的档案工作，是其规范化的主要根本之一。档案整理、统计、服务及不同项目技术等构成其规范，它已是权衡档案工作是否有效率的标准。若无此标准，则不能形成档案库里的资源信息。若每个档案机构没有依照一致的规范执行，自做自的，没有统一的体系，则档案工作所需信息在互联网上不能畅通无阻地进行，更别提达成共享资源。另一方面需对档案工作机制进行创新。档案管理机构需建设顺应信息化的档案管理机制。形成及完备档案工作进程及标准技术，将档案数字工作步骤及阶段细致化。并规定相应的安全办法，尤其是数字档案及文件的建立上，保证其档案数字化的整体性与安全性。

3、加强理念，提高管理档案的现代性思想

档案管理的必要性篇（11）

【关键词】

市场经济；企业发展；档案管理

各项事业的发展都离不开档案管理，通过符合社会需要的档案管理系统建设，才能将企业档案管理工作开展的更好更顺畅。就目前而言，我国档案管理方面想要达到世界水平，仍需要持续创新。

1档案管理创新服务的重要意义和必要性

1.1重要意义

档案管理工作持续有效的开展是基于档案管理不断创新的前提下实现。通过档案管理创新，不单能够密切联系档案事业中的相关要素，使其在困难的大环境下顺畅开展，而且还能全面的应用相关知识和技能挖掘成功的经验。另外，通过管理服务还可以深入挖掘有效资源，最大限度的实现现代社会中对于信息和资源的档案需求。

基于当前社会主义小康社会和网络信息全球化的大前提下，档案管理的创新服务直接关系到档案事业的未来方向。最近几年，档案事业明显受到越来越多的关注，各项档案管理设施水平也有了显著提高，档案管理的相关法律法规也有所完善。但有关档案管理和应用方面还有诸多问题尚且无法满足现代社会的需求，所以，档案管理创新服务势在必行。

1.2必要性

在经济全球化的大前提下，档案管理创新服务是必然趋势。随着新世纪的到来，我们迎来了全球信息化，而信息行业也再次迎来了全新的挑战。档案管理自身的工作性质决定，其是为社会提供信息服务的相关工作，因此也面临着这一挑战。基于此，促进档案管理现代化发展，着重强化档案信息化建设，使其朝着高自动化、高传输速度的方向发展。只有基于广泛的信息共享面才能更好的为社会提供资源。科学的不断进步推动了大批电子记录仪器的出现，彻底了以往以纸质档案为载体的局面，逐渐由电子档案替代。这也表明，我国档案管理无论是在管理模式、方法、观念等方面都伴随着社会的进步而不断推进。档案管理的发展必然要依靠社会的进步，同样，社会的进步也需要由不断创新的档案管理作为信息资源的支撑。

民族的进步究其实质是不断的创新，创新为国家的兴旺提供动力，并且也是新世纪的主题，是开展相关事业活动是否成功的重要因素。所以，档案管理服务只有通过创新才能满足社会需要和自身发展需求。实施档案管理，是为了通过科学有效的管理，逐渐创新使其朝着更高层次的方向前进。

2档案管理创新服务存在的问题及解决对策

2.1创新服务中存在的问题

档案管理未得到相应的重视。长期以来，很多人在进行档案管理时都抱有应付、敷衍的态度，认为不过是对文字资料的整理和重复以及保管，对公司或单位没有实际利益可言。从而未对这项工作提高重视，导致了档案管理在具体落实时受到了严重的限制。

管理制度不完善。管理制度不完善主要表现在管理工作规范性不强，造成档案管理实际工作中无章可循，并且也很大程度上威胁到档案的有效性和准确性，降低档案应用价值。

基础设施不够健全。当今社会科学技术在不断进步，全球信息化也已然降临，在档案管理方面也改变了以往人工手动的方式，转变为计算机和网络技术的应用。但是，很多单位或企业中，档案管理硬件设施水平远达不到科技发展高度，无法有效的实施信息收集和管理，从而不可避免的影响了档案管理的进步。

2.2创新的解决对策

管理观念的创新。想要实现档案管理创新就必须基于管理观念创新的基础上，在管理中起到指导作用。档案管理想要满足新时代的发展要求，就必须要创新，而作为工作开展的指导者，管理观念如何，决定着工作的发展方向。档案管理创新服务要在现代管理基础上，给予应用网络化、信息化、知识化的管理思想。

知识技能的创新。任何工作的开展都离不开知识技能的支撑，档案管理工作也是如此。进入新世纪以来，对于信息和知识经济有了更大的需求，各行各业都在这种前提下发生了急剧的变化，基于此，档案管理也只有坚持创新，才能紧随时代步伐，不被时代所抛弃。

3结束语

综上所述，全新的时代背景下档案管理工作的创新必不可少。面临全新的挑战，档案事业要注重管理创新服务，勇于进取，不断革新，在社会主义浪潮中永不止步。档案工作的开展是要为社会信息资源服务，因此其水平必须符合时展的要求。档案管理创新服务还要从管理观念、管理方法、管理技术等方面开展，特别是管理观念的创新改变，只有通过科学有效管理观念的指导，提高创新意识，落实创新工作，才能使档案管理工作更好的为社会主义服务。