档案管理的优势大全11篇
时间：2023-08-06 10:52:05
档案管理的优势篇（1）
档案管理工作在新时期下，借助科学技术的优势与功能，得到了质量与效率上的升华。目前，档案管理工作以被各企业中视为重点提高管理水平的对象，对档案管理系统软件的应用非常重视。实现智能化档案管理模式，利用电子软件系统的优势与功能，不但提高了档案管理专业水平，同时还是得档案资源受到安全保护，保证其数据信息的真实性、准确性、可靠性，使得档案信息为企业l展与抉择方面发挥重要的参考作用。
一、档案管理现状
在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业中均已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。
然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。
因此，为了更好的使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究，经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。
二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势
1.提高工作效率
档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。
2.能够更好地开发档案内容信息
应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。
3.更好地实现档案保密功能
一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。
三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能
1.收文登记
文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。
2.发文登记
可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。
3.组建档卷
可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度―机构（问题）―保管期限”分类法、“保管期限―年度―机构（问题）”分类法、“年度―保管期限―机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出将相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。
4.公文查询
可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。
档案管理的优势篇（2）
中图分类号：G256 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）05-0320-01
引言：随着信息化的不断发展，档案部门对数字化管理的重视程度有很大的提升。但是在实施档案数字化管理的过程中还存在一些问题，影响档案管理的准确性。
一、档案数字化管理
在对档案数字化管理进行深入研究中，了解到这种档案管理方式能够弥补传统档案管理上存在的不足，将传统纸质档案转化成信息化档案，不仅仅能够提升管理的便利性，还能保证档案安全性和严密性，减少档案泄密现象，维护单位整体利益。而且现在各个行业实施的档案数字化管理还具备分散性和多元性的特点，能够将档案以数据的方式储存在互联网中，保证资源共享的实施，有效提升档案的使用效率。
二、档案数字化管理的优势
传统档案大多数是纸质档案，这种档案不仅保管困难，其自身安全性也比较低。而且不同档案在储存过程中还要进行档案立卷处理，很多行业在进行档案立卷时，自身具备的档案材料较为零散，而且档案管理人员对这些零散的材料并不能做出准确的判断，这些情况会使得档案立卷质量下降，影响单位档案立卷制度的全面落实。
而目前各个行业实施的档案数字化管理能够有效解决上述问题，并且档案数字化管理受到时间和空间限制较小，能够降低档案查阅时间。对于档案数字化管理来说，在进行档案查询时，可以按照档案编码在互联网上找到相关档案，在节省档案查询时间的同时，也降低了档案管理人员的工作难度。对于机密性档案还可以通过互联网对档案进行加密处理，在没有密码前提下，无关人员不能对加密档案进行查阅，这从很大程度上保证了档案文件的安全性和严密性。
另外传统档案还会受到保存期的限制，如果需要查询时间较长的档案，需要经过很多程序才能查询相应档案。而信息化档案并不会受到保存期的限制，查询相关历史性档案只需要利用计算机检索功能，其能够有效减少档案查询消耗的时间，提升档案查询的便利性。在查询档案时，计算机回到档案进行深化处理，有效提升档案质量和全面性。
三、档案数字化管理的弊端
（一）电子文件的不安全因素，影响对他的长期保存电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出性优点，但在利用安全方面，电子文件利用的安全和保密工作更加难以控制，电子文件采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，有些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得更困难。
（二）档案信息没有被充分利用。由于一些档案管理人员对于电子化档案以及数字化管理的认识不够全面，且在技术方面也存在一定的不足之处，导致这些管理员仍然使用原有的管理理念与模式对档案进行管理，档案的搜索与使用工作没有通过计算机进行处理，仍然依靠人工，很多管理者只是将工作的重心放在了一部分可见的档案管理上，并没有意识到网络中众多档案资源所存在的价值，致使档案信息资源的利用率较低。与此同时，档案管理人员对于计算机的利用也存在一定的局限性，一些管理人员只是使用计算机对档案文字进行录入和编辑，并没有将数字化管理的功能全部开发出来，浪费了大量的人力与物力。
（三）档案存储的载体存在一定的束缚性。使用数字化模式对档案进行管理，就需要将所有纸质档案电子化，并会将电子档案存放在固定的硬件储存器之中，这就直接增加了硬件设备的重要性，但硬件的储存容量毕竟有限，且升级换代速度极高，一旦需要对存储的载体进行更换时，原有的一些文件很容易会出现读取限制、软件不兼容等问题的出现，造成管理部门不得不使用大量的时间与资金对原有的设备与软件进行保存。而且电子档案的数据一旦受到病毒的入侵，很容易造成数据丢失等后果，对档案中信息的安全性造成了极大的影响。
（四）办公自动化与档案管理系统不兼容。目前部分城市各部门应用的管理软件都不相同，如人事部应用中国石油人力资源管理系统，财务部门财务资产管理系统，以及机关部室使用OA办公平台等，各自为政，按照自己部门的特点开发及使用。档案部门使用的档案信息管理系统，则是按照档案现代化管理标准设计的。由于这些管理系统设计单位不同，软件环境差异较大，形成的数据难以转换，无法进行各科室形成的电子档案文件直接归档。归档文件、数据的收集和录入还停留在原始管理水平上。
四、实施数字化档案管理的策略
（一）与多部门进行联合，保证信息共享的有效实施档
案管理部门要与相关部门之间进行有效的联合，建立健全的档案管理系统，要对档案管理进行总体设计和档案整理以及光盘备份等一系列的工作，并要统一各部门的计算机管理系统，避免出现档案无法读取的情况发生。而且，各部门要制定明确的规章制度，对于每天的重要信息都要进行文字录入，并上传到档案管理系统之中，系统可以使用双服务器与光盘双备份等等，提升档案的管理效率与安全性，并要对档案查看的权限进行密码设置，提升资源共享的安全水平。
（二）建立横向通道，衔接办公系统
针对企事业单位中办公自动化系统和数字化档案管理系统充分衔接的问题，建议在查询接口程序中增加查询档案资料功能，实现现有的财务系统、OA办公系统、人事管理等系统的无缝集成。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存的而问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存。以及根据数字档案的特点，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度。
其中最为关键的是电子档案安全管理制度。档案作一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。他既包括硬件的安全管理也包括软件的安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。对于存储电子文档的设备和磁介质要派专人负责管理，确保电子档案不会因为温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过多级权限和密码管理，多层结构，加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内数据不被非法访问、修改和破坏。
（三）提升档案管理人员专业能力，实施高效管理
数字化档案管理并不是单一对档案进行电子化处理，同时还要建立自动立卷等快捷管理系统，这就对管理人员的专业能力提出了新的要求，不仅需要管理人员具有良好的信息分辨能力，能够准确对档案信息进行整理、分类，同时还要掌握较好的计算机使用技术，使其能够灵活对计算机进行操作。相关部门要对档案管理人员进行专业的培训，加强他们对于数字化管理的意识与信息保密意识，并提升他们的电脑操作水平，使其能够为档案数字化管理模式的顺利开展提供一定的助益。
五、结束语
目前，我国在档案数字化管理的道路上仍然处于技术开发阶段，在不断摸索的道路中，如何解决电子文件安全问题，实现信息共享，建设完整的档案数字化管理系统仍然是行I发展的重要目标。
参考文献
档案管理的优势篇（3）
就目前来看，我国的档案管理工作的水平还有待提高，一些单位的档案管理存在着人员素质不高、重保管轻利用等现象，有的单位的档案管理人员甚至还存有应付检查等观念，严重制约了我国档案管理工作的发展。管理人员普遍没有认识到档案管理的重要性，只根据工作需要进行必要的信息整理，而没能使档案管理发挥其真正的价值。这种陈旧的管理理念必然会导致工作人员在工作中的行为不够积极，不能主动的改变和创新管理方式，从而影响了档案管理的整体水平。在信息时代，各种理论和技术不断的向前发展，其更新速度也越来越快，如果档案管理人员不能及时有效的汲取新的理论知识，更新自身知识结构，完善自身技术水平，那么将很快落后于档案管理的时代要求。这也是我国档案管理工作缺乏创新的最主要原因。此外，随着各类管理和存储技术的发展，档案管理工作对于工作人员的专业知识和技能的要求也逐渐提高。只有具备了相关的职业技能的人才，才能够满足相关的设备和系统控制需求。但是，就我国目前的档案管理工作人员的整体水平来看，还有待提高，尤其是一些资深的档案管理工作人员，由于从业较早，其无论是知识结构还是技术能力，都相对陈旧。
二、档案信息化管理的优势
所谓档案管理信息化，就是通过一定的现代信息管理技术对现有的档案管理进行全方位的升级和改造，使其从管理模式和方法上更多的采用信息化档案管理方式。并且能够在高效管理的同时，做到对档案信息的合理利用，使其能够在工作中最大限度的发挥价值，服务于单位管理和社会管理。笔者在认真分析了信息化档案管理和传统的档案管理后，总结信息化的优势有以下几点：首先，其可以克服传统的档案管理低效率的手工作业形式，将工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且能够实现档案资料的更加高效和精准的管理。因为在信息化档案管理的过程中，采用的是硬盘、光盘等体积小、容量大的存储设备，运用的是先进的网络管理系统，可以实现数据的灵活存取；其次，信息化的档案管理可以克服传统档案管理的定期分类数据搜集和整理工作，因为在信息化的档案管理过程中可以在信息和资料录人的同时，完成对其属性和类目的管理，不仅便于查找利用，还可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高档案管理的维护性；再次，在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归挡的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。
三、实现档案管理信息化的主要措施
1、提高对档案管理信息化重大意义的认识
人事档案工作向来以默默无闻、无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论。关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。
2、提高档案管理人员的综合素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息时代不断发展，对每位档案管理工作者的业务素质提出了更高的要求。档案管理工作者除了要强化事业心之外，还要加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术和管理技术，掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识及管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定。努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。
档案管理的优势篇（4）
中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）11-059-01
计算机技术的发展为人类的工作与生产模式的改变是颠覆性的，而信息技术与互联网知识的不断深入与迅速普及，则让企业单位的档案管理模式步入了数字化的新时代，文字或图像的信息处理技术促进了办公自动化的进程。
一、档案内容数字化管理的基本概述
（一）档案内容数字化
档案是企业单位开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，以及一些技术性图纸或文件，同时也包括合同文书，声像信息等，是企业的核心信息资源与重要资产。而档案内容数字化则是随着计算机技术、OCR技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像、照片）、多媒体技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案内容存储形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
（二）档案数字管理的内容
对档案内容进行数字化管理分为两个过程，一是进行档案内容数字化采取，把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机上网，利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理，或直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。二是档案内容数字化查阅，采用浏览器或服务器为查询载体，实现本地及远程查档、阅档功能，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权，在档案内容查阅过程进行详细的日志记录，同时也有信息加密传输等多种方式。
二、档案内容数字化管理的优势
（一）缩减档案内容管理的成本
在过去的传统档案内容管理模式中，一直使用粗放型模式使得档案管理需要大量的人力及办公资源，致使管理成本大幅较高，不利于企业科学管理的方针实施。而数字化档案内容管理则使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，摒弃了过去需要把档案资料分类存放和建立大量的检索工具的模式。
（二）优化档案内容管理的工作效率
档案内容管理的工作在过去的传统模式中，需要大量的人力物力，相对繁琐，且极具细致，不能有半点差错。而数字化管理则极大的减轻了人力的使用，首先在档案内容的收集过程中，传统的档案管理模式使得管理人员在进行档案信息收集时，受各种因素的影响，并不能快速、有效、全面的将档案信息收集起来，这对档案管理、利用造成很大的影响。实现档案数字化管理后，档案管理人员能在足不出户的情况下，快速、高效、全面的完成档案信息收集，这极大的提高了档案信息收集效率。
其次，由于档案内容数字化管理对工作时间和地点的要求降低，档案文件能通过解码、编码的手段变成数字档案，存储在一个小小的硬盘里面，所有的电子档案信息都能够进行复制、或者整理，可以在不同的地方与时间里对想了解的内容进行查阅，管理人员通过网络系统进行档案立卷、编目、原文挂接，并且能打印出全引目录、卷内目录、原文内容，整个过程十分简单，极大的提高管理人员的工作效率。而档案内容的查阅过程也变得非常便捷，通过网络进行对资料关键词的检索、模糊搜索，查阅相关目录，直接调阅原文，原文直接打印。极大的优化了档案内容管理的工作效率。
（三）加大了档案内容的信息开发
在传统的档案内容管理中，管理人员需要对档案进行分类整理，并且只有保证档案的完整性，才能为档案信息的查询使用提供方便，实现档案内容数字化管理后，管理人员可以将各种档案内容存储在计算机硬盘中，电子档案经过立卷后，使用者在利用档案信息时，只需要将关键词输入检索工具中，就能将所有信息显示出来，不仅能供使用者利用，还能帮助使用者对某些问题进行深层次探索，这就极大的提高了档案信息的开发度。
三、总结
档案内容数字化是数字档案建设最基础的工作，它极大的简化了传统档案内容管理的繁琐与成本付出，也优化了档案管理工作的办公效率，既减轻了档案人员在档案收集、整理、归档等过程中的工作强度，也极大的开发了档案信息存在的可能性，工作效率的提升能为企业减轻运转成本，同时也较为完整地保存了实物档案的价值。当在这些优势为档案内容管理带来方便的同时，也需要注意数字化管理过程中计算机系统的良性运转，以及数字档案资料的备份，以及重要档案的加密管理。希望本论文的研究能为企业档案内容数字化管理通过借鉴参考。
参考文献：
[1]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2010（4）：150-151
档案管理的优势篇（5）
随着科学技术的飞速发展，国家对档案管理的要求越来越高，这就需要我们的档案管理工作必须实现信息化，并且信息化管理手段越来越多的被我们在工作中使用，于是，数字档案和电子档案等方面存在的安全隐患也就越来越多地摆在我们面前。那么如何才能让信息化在档案管理中的优势充分发挥出来，并且做好这项工作中存在的安全防范工作呢？这个问题需要我们在实践中不断探索。
1 档案实施信息化管理的重要性
利用信息技术进行档案管理不仅为用户了解和使用其档案信息提供了便利，也加强了对档案的保存，提高了档案管理工作的效率。详细分析其具体作用，我认为主要体现在以下几个方面：
首先，使档案信息中的传递量和服务对象大大增加。实施信息化管理以后，利用数字信息进行档案管理，因为数字信息使用的空间小，传递过程中不会受空间的限制，再利用计算机网络通讯等科技手段的支持，用于存储和管理数字信息的服务器的数量会明显增加，服务对象的范围也更加广泛。
其次，信息化管理的使用充分延续了使用时间，能让档案信息全天候为用户服务，并且通过网络对档案信息进行检索更加方便快捷，为每个用户提供其个性化档案信息的了解和查询。
最后，利用信息化技术对档案进行管理，可以实现档案信息资源共享。利用网络技术进行档案信息的输送和传递优势更明显，查阅者不仅可以自己利用互联网直接进行查阅，还可以把电子档案下载到自己的电脑上，不用反复往返档案室进行查阅，这就让用户和从事档案管理的工作人员节约了大量时间，还能方便异地查询，使档案信息的利用效率得以有效提高。
2 利用信息化进行档案管理的工作中存在的安全隐患问题
2.1 实施信息化进行管理的过程存在安全威胁
档案采用信息化的管理手段进行管理以后，实现了信息的网络查询和网络传递，这就为信息的安全带来了很大的隐患，尤其是一些机密的档案信息，容易被一些别有用心的人在网络上进行伪造、窃取或篡改，这种情况的存在，为我们的档案管理工作带来了很多麻烦。同时，由于计算机网络病毒的影响，致使一些档案信息在网络上被病毒侵袭，致使档案信息中的资料容易被外泄。另外，保存档案信息的计算机都有一定的使用寿命，再加上软件平台的一些因素，如果采取的处理方法不妥，都容易导致电子信息档案受到损失。
2.2 档案信息本身存在着一定的安全隐患
在传统的档案管理工作中，普遍存在的都是纸质档案，这些纸质档案上边都有领导的签字和单位的盖章，很容易鉴别档案的合法性和真实性，自从实施信息化进行管理以后，这些电子数字档案很容易被复制和修改，这些都会对档案的合法性和真实性带来不利影响，使档案信息的安全面临着很大的威胁。
2.3 人为的操作失误造成安全隐患
在电子信息进行生成和管理的过程中，档案管理人员自身素质较低，安全意识缺乏以及工作时的粗心大意，都会引起操作失误，直接导致电子档案信息遗漏和丢失；另外，由于操作过程中的失误，对操作口令的选择缺乏谨慎认真，或者与别人“共享”自己档案信息的账号和密码，这些行为都会直接影响电子档案信息的安全，使档案信息存在被盗窃或者被泄露的隐患。
3 采用有效措施解决对档案实施信息化管理过程中存在的安全隐患
电子档案的产生对档案管理工作产生的影响是巨大的，但其存在的安全隐患也不容忽视。为了避免这些安全隐患，使电子档案呈现出更多积极的影响，我们必须要采取有力的措施进行改进。
3.1 提升档案管理工作人员的素质水平及安全意识
在对电子档案的安全问题进行解决时，首先应注意的就是人为的因素，这也是最容易防范的一个方面。因此我们有关部门一定要注意对档案管理的工作人员定期进行相关知识的学习与培训，加强他们对档案有关保密法规的学习，让他们能时刻具有安全忧患意识，提高其自身的专业素质。另外，要加强对这些工作人员的安全管理，进一步完善安全管理方面的制度，对档案管理人员有一个制约。同时，还要在这些管理部门经常开展计算机、互联网和信息化管理等方面的先进的科技知识的培训，引入更多的高科技人才参与档案的信息化管理，提高管理人员的综合能力，让他们能在电子档案的管理中及时发现问题并有效解Q问题，机智的应对档案管理过程中遇到的安全威胁，从而保证档案信息的管理系统正常运转。
3.2 为档案的信息化管理建立健全的保障体系
为档案的信息化管理建立健全的保障体系，是提高档案服务素质，保障档案信息安全存在的一个重要手段。首先，我们应该让管理信息的有关程序更优化，聘请专业水平高的科技人员编订专用的管理程序，以确保管理程序的安全性；其次，在这些管理系统中安装正版的杀毒软件定期查杀病毒，避免系统遭受病毒感染；第三，不能忽视对纸质档案的管理，纸质档案是最基本、最可靠、最原始的档案信息的记录，这是电子档案所不能替代的，两者必须要互相依存。
3.3 采取专业的技术措施保障各环节的安全
专业的技术防范手段是保障电子档案安全最直接、最有效的方式，在对档案进行信息化管理过程中可采取的科技手段主要有以下几种：
首先是对档案信息采取加密技术。对数据进行加密，使电子档案信息变成密文，这样档案信息只有输入密钥以后才可打开，显示信息的内容，这样的信息相对来说不容易被非法窃取和阅读。
其次，在电子档案管理中实施签署技术。这种技术主要包括证书式的签名和手写式的签名，采取这种技术以后，不仅能证明文件确实出自作者之手，而且文件内容也不容易被被人改动。
第三，利用权限控制的技术。这种技术的应用，可对访问用户进行身份验证，只有通过验证以后方可访问档案信息，随时禁止无关人员入读。
第四，采取适当的监控技术。档案管理工作人员对档案网络设置防火墙，对档案中的数据系统从进和出双方面进行甄别和监控，预防不法分子对档案信息的访问，同时也可预防档案中机密信息的非法输出，切实保障数据库的安全。
综上所述，当前社会中，信息技术的高速发展推动了社会的进步，也改变了我们人类的生活，但是信息技术在实践工作中不可避免的总会遇到一些安全隐患，这就需要我们档案管理人员不断学习专业知识，提高自身工作素质，进而学以致用，解决档案的信息化管理过程中遇到的安全方面的难题，保障电子档案信息的安全。
参考文献
档案管理的优势篇（6）
（一）档案的信息化管理是发展医疗卫生事业的必然要求。档案信息化可以有效促进医院的信息化建设和规范化管理，全面提高医院的信息化管理水平。通过对医院数字化档案的业务规则分析研究，把基于业务规则引擎的方法应用到医院数字化档案的管理，能有效提高医疗档案信息化的管理和使用效率，从而提升医院档案管理水平和应用价值。
（二）档案信息化是加强医疗卫生工作的需要。医院各种门类的档案资料不仅能为广大医务人员提供丰富、详实的信息资源，同时也可为医院领导的决策和管理提供完整、可靠的历史数据和资料等。随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来了新的机遇。利用计算机管理已经是档案现代化管理模式的必然发展趋势。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路。
（三）医疗档案管理的信息化是医学档案管理实现便捷化的一个重要课题。档案信息资源，达到院内资源共享的目的，这是适应医院发展和社会信息化建设的必然势趋。过去我们没有足够意识到档案信息资料的重要性，对随时产生各种门类和载体的档案资料，比如医疗、护理、科研、人事、文秘、基建、财务、荣誉、声像等，认为存放在档案室就完成历史使命，其实不然，正是那些被束之高搁、无人问津的档案资料，对医院各部门及医院的可持性发展都有着非常积极的借签作用。因此，为了最大限度发挥医疗档案现代化在医学建设发展过程中的作用，我们应当积极探索将医疗档案管理与信息化技术相结合的新方法，促进医疗档案管理的现代化，实现其最大化优势。
二、医疗档案管理信息化的实现途径
（一）建立标准化、规范化档案管理体系。档案中蕴藏的丰富信息将在医疗机构业务发展中发挥不可替代的作用。所以，我们必须加快档案的信息化管理进程，发挥档案信息资源的作用，促进医疗事业的发展。因此，我们要依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览，具有互联网及内联网检索功能。能够实现收集整理、检索浏览、借阅管理、数据存储、权限控制、统计报表、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足医院文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。另外，不断开发适合医疗机构使用的专门的档案管理软件，要求软件公司开发出起点高、界面清晰、便于掌握的软件系统。档案信息化是项高投入的事业，不仅要投入大量的人力，而且需要投入大量的资金，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件设施，从而推动医疗机构档案信息化建设加快发展。
（二）加强医疗档案信息传输的网络化，充分实现资源共享。档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用医院内部网建立档案信息网站，实行新信息上网、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务。医院可以利用内部网建立专门的档案信息网站，实行新信息上网、联机公共目录查询服务和光盘远程检索服务等。同时还可开展档案信息的咨询服务，为患者提供定向、定题的交互式信息咨询，同时运用现代化的信息技术对医疗档案信息进行深度的加工、提炼和开发，不断拓展医院档案的各项服务功能，提高医疗档案的服务质量。
档案管理的优势篇（7）
1.1 设计原则。档案文献智能管理系统就是利用RFID技术，专门针对现有档案文献管理方式落后、档案文献管理人员工作量大等情况，在进行设计时，遵循如下几个原则。
1.1.1 实用性和易用性。档案文献智能管理系统始终贯彻面向应用，注重实效的方针，坚持以实际需求为核心，注重数据流的自动处理和分析。
1.1.2 先进性和成熟性。档案文献智能管理系统采用先进的概念和方法，凭借一体化的RFID产品链，提供一套成熟、可行、低成本的RFID应用方案。
1.1.3 开放性和标准性。档案文献智能管理系统整体使用标准化的通讯方式，并将软件接口及协议公开，允许其他应用软件的接入、调整、使用，从而使系统具有开放性。
1.1.4 可靠性和稳定性。档案文献智能管理系统从方案结构、技术措施、设备性能、系统管理、技术支持以及维修能力等方面着手，达到最大的平均无故障时间。
1.2 运行原理。档案文献智能管理系统是基于RFID技术，应用无线射频，以非接触、无视觉、可靠性高的方式传递特定识别信息的网络系统。简而言之，就是在一定距离内，只需要通过识读器读取实物电子标签上的数据，并根据需求进行相应的处理。
档案文献智能管理系统以RFID中间件为媒介，将先进的RFID技术和档案文献管理方法有机结合，为档案文献管理提供了十分有效的技术手段，有效地提高了档案文献管理的效率、简化了档案文献管理的流程、降低档案文献管理人员的劳动强度，并在提供更加便利快捷的档案文献借还、查询等服务的同时做到对读者信息和借阅档案文献的双重（数据库和档案文献标签芯片）记录。
1.3 系统拓扑图。下图是档案文献智能管理系统的拓扑图。图中上面两个箭头表示联网方式，下面两个箭头表示离线方式。
从上图可知，档案文献智能管理系统中档案管理人员工作站和自助借还机是和数据库服务器处于联网模式，一旦断网这些设备将停止服务；移动式盘点车和便携式点检仪采用离线方式工作，通过数据库自动同步的方式与数据库服务器交换信息；安全检测门则是一个独立工作的设备，它检测通过安检门的档案文献所贴的电子标签中的安全标识位。一旦发现安全标识位无效，就会触发语音和声光报警信号。
2 技术优势
从上世纪八十年代直至目前，国内档案文献自动化管理系统普遍采用“安全磁条+条形码”的技术手段，以安全磁条作为档案文献的安全保证，以条形码作为档案文献的身份证，来解决档案文献管理中的一些问题。但是，经过多年来的使用，我们发现条形码技术还存在几个方面的缺陷。一是由于条码识别采用的是平面光学原理，光学读头在一个空间平面内一次只能读取一个条码，读取效率较低下。二是条码抗污染和耐久性差，常因为折损和污染，导致条码读取过程存在无法识别的情况。三是一般一维条形码的容量是50Bytes，二维条形码最大的容量也只有2字符至3000字符，由于条形码的结构原理决定了其本身所承载的信息容量是有限的，所表示的信息内容单一。更因为单一的信息无法和已有的信息系统高度集成，无法形成灵活的信息处理。四是条形码所表示的信息容易被复制和仿造，数据缺乏安全性。
与条形码技术相比，基于RFID技术的档案文献智能管理设备集中了“条形码”的优点，同时安全可靠，效率高，在未来相当长的一段时间内，满足档案文献管理的发展要求。
2.1 快速处理。从长期的工作实践经验可知，扫描一个条形码需要5秒钟～7秒钟，扫描5册带条码的档案文献所需的时间要25秒钟～35秒钟。工作人员第一步是将档案文献打开，第二步是将条码对准光束，第三步是等待扫描仪将数据读取后传输至计算机，然后多次重复上面的动作。这样操作不仅时间较长，还会导致档案文献的破损、褶皱等问题。与之相比，扫描一个RFID标签的时间不到1秒钟，工作人员只需不断地将档案文献放在工作站读取器上或自助借阅台上即可。
2.2 多信息同时处理。在工作中，条形码系统一次只能处理一个条码，多个条码信息的处理需要增加额外的程序或者多次重复处理。与之相比，RFID系统则可以通过其强大的防冲突功能来区分或识别在系统附近存在的标签信息，具有同时读取多个资料信息的功能，一般至少可以同时读取20个RFID标签的信息，而且最多需要1秒钟，减少了处理数据传输所用的时间。
2.3 识别和防窃双重功能。以前的条形码技术只能用来识别资料信息，还需要另外的标签如磁条等，来实现档案文献的防窃保护。而一个RFID标签既可以实现档案文献的资料识别，又具有档案文献防窃保护功能，贴在档案文献上的RFID标签都有安全编码，可以防止档案文献的丢失。
2.4 实现动态数据存储。经过授权后，RFID标签上的数据可以随时写入或改写，在正常操作时数据由软件或硬件锁定，以防数据丢失。这则是以往的条形码技术所不具备的。
2.5 高效率盘库。与传统的盘库所需几周或数月时间相比，RFID技术只需几个小时，减少了资源及时间的浪费。
3 应用优势
随着计算机及网络技术的发展和广泛应用，许多重复性工作已经由计算机来处理与控制。档案文献智能管理系统将RFID无线射频识别技术和计算机技术紧密结合，可工作于各种恶劣环境，可识别高速运动中的物体，可同时识别多个物体，能够极大地提高档案文献的管理与服务水平，实现对档案文献的更有效、更及时的管理和控制。RFID无线射频识别技术的应用，将给现代档案管理带来一次划时代的革命。
3.1 提高档案文献管理工作效率。与之前的档案文献管理系统相比，档案文献智能管理系统是一种更高、更先进的管理模式。它通过先进的技术，简化人工作业，节约时间和成本，促使人力资源合理配置，帮助管理人员由低层次服务转变为高层次服务，实现对档案文献的精确、轻松管理。
档案管理的优势篇（8）
研究生教育作为我国国民教育的顶端，是高层次拔尖创新型人才的主要来源和科学研究潜力的主要标志，是增强综合国力和国际竞争力的重要因素。“教育大计，教师为本。有好的教师，才有好的教育。”我国现有博士生导师5.4万人，硕士生导师18.5万人。学位与研究生教育的发展很大程度上依赖于一支师德高尚、业务精湛、结构合理、充满活力的高素质研究生导师队伍的建立。特别是在当前我国研究生教育进入到注重内涵发展，提高研究生培养质量，从以培养学术型人才为主转变为学术型人才和应用型人才培养并重的新的历史阶段，对研究生导师提出了更高的要求。全国各研究生培养单位也日益重视研究生导师的培养与管理，大多在研究生院（处）下设置学科建设办公室等机构专门负责研究生导师工作。
在日常工作中，学科建设办公室对研究生导师的管理多是借助研究生导师档案来实现的。研究生导师档案指的是以研究生导师个体为主体，在其教学、科研、管理活动以及相关工作活动过程中直接形成的，对研究生导师个体、导师群体、研究生培养单位以及社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同记录方式和各种载体形式的历史记录，可以包括研究生导师教学档案、科研档案、人事档案、健康档案等一系列与研究生导师个体教育活动有关的信息资料。通过研究生导师档案，学校可从中获取有价值的信息，完善相关报表，更好地进行相关工作。研究生导师档案在我国学位与研究生教育中发挥着举足轻重的作用，但当下研究生导师档案的状况却与其应发挥的作用相脱节，也不能适应于研究生教育新的发展阶段的要求。
首先，研究生导师档案未受到应有的重视。由于现行的《高校档案实体分类法》中并没有设置“教师业务档案”类，使得现实中缺乏统一的建档标准，关于“教师业务档案”的研究与探索大多停留在理论层面，而研究生导师档案的探讨更是几乎无人提及。当前在中国知网学术文献网络出版总库中，仅能检索到中国北京大学档案馆李迎《研究生导师档案的微机管理》等零星文章，研究生导师档案所受重视程度可见一斑。
其次，研究生导师档案长期以来未形成完整的体系，且档案利用率较低。根据我国《高校档案实体分类法》规定，各类别档案要按照自身特点和管理要求的不同分别归档管理。受此影响，长期以来我国研究生导师档案各组成部分由高校不同的部门分别负责管理，如人事处管理人事部分，研究生院（处）的研究生培养办公室管理教学部分，社科处、科技处等管理科研部分。这在一定程度上虽然 迎合了各部门专业化的工作要求，但长期以来注重“分”、忽视“合”的结果是割断了研究生导师档案各部分之间的有机联系，各子系统无法形成统一的整体，档案也就无法全面、动态地反映出研究生导师的全部信息，多部门参与的档案分散管理、多头管理模式造成了种种弊端，档案利用率较低。
再次，旧有的研究生档案管理手段落后，无法应对当下信息化进程以及研究生教育新阶段的发展要求。当下高校研究生导师档案管理基本上实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案并存的管理与利用方式，但仍以纸质档案为主，查阅各类信息基本靠手工操作。这使得各类档案堆积如山、大大小小的档案柜挤满办公室，每当查阅、汇总档案信息，工作人员面对堆满案头的浩瀚材料，要从中获取信息，工作之艰巨、难度之大可想而知。即使电子档案，由于程序设计的简单，无法支持各种宏观数据的获取以及纵向比较，难以为高校各项事业的规划与研讨提供信息支持。
综上所述，在新形势下要充分发挥研究生导师档案在高校学位与研究生教育中的信息向导作用，迫切需要对现有的研究生导师档案管理方式进行变革，建立一套适应学位与研究生教育新时期发展要求、基于internet网络化管理与资源共享理念、具有较高实用性和安全性的全新的档案管理模式。
新的研究生导师档案管理模式仍宜采用纸质档案与电子档案共存的“双套制”，但应以电子档案为主，档案管理以计算机操作取代纯手工操作。研究生导师的学历学位证书、工龄党龄证明、与学校签订的聘任合同、教学记录、专业技术职务证书、重大课题立项结项证明等纸质档案材料仍然具有重要的保存价值，重要性不言而喻，但可以优化纸质档案的存放、管理方式，结合当下事业单位人事制度改革，可以变纸质档案由各职能部门分别保管为统一存放于人才交流中心等专门机构，以方便统一管理与查阅。研究生导师电子档案则以网络电子数据库为主，通过网络平台提供信息服务。
研究生导师档案网络电子数据库的开发可以借鉴研究生管理系统的经验，各高校网络化的研究生管理系统已较为成熟。档案网络电子数据库仍适宜分为人事、教学、科研、资格申报等子系统。根据工作的需要，人事部分包括导师的基本信息以及学习工作经历，可涵盖身份证号码、民族、政治面貌、行政（党政）职务、参加工作时间、高校教龄、现专业技术职称、获得资格时间、首次聘任时间、任职考核结果、获得奖励等门类；教学部分指担任导师以来完成研究生课程工作情况，包括课程起止时间、学生人数、学时数、教学获奖情况等；科研部分显示导师代表本人学术水平的论文、著作、作品、承担的科研项目以及获奖情况；资格申报部分涵盖博士生导师申请管理、硕士生导师申请管理、停招延招管理等内容，包括了导师资格申报过程中材料汇总、资格审查、专家评议、学位委员会批准等程序。
档案网络电子数据库应当具有建档规范、操作界面实用友好等特点，保证档案信息的查准率与查全率。数据库的建设应当是学校人事、科研、研究生等多个职能部门共同参与的，各部门都能在数据库提供的相关平台上完成各自的工作要求，实现档案管理真正的有机统一。数据库还应当尽量具备多媒体功能，支持声音、图片资料的存储，导师可以将各种证明材料、论文等制成一定大小的影印图片上传系统，以支撑各类评奖、申报活动。针对档案的安全性，特别是涉及到导师个人隐私的信息，可以设置不同管理员的权限，严格控制管理员数量来实现，并且做好访问记录。
上世纪90年代末，中国人民大学研究生导师档案管理就采用了清华大学档案馆研制的thda-2000电子图文档案管理系统。虽然从全国范围来看，研究生导师档案管理信息化、网络化仍然处于探索、起步阶段，但其优越性日益显现，已是大势所趋。我们坚信以此为契机，研究生导师档案一定能为我国学位与研究生教育做出更大贡献！
参考文献
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）.
档案管理的优势篇（9）
研究生教育作为我国国民教育的顶端，是高层次拔尖创新型人才的主要来源和科学研究潜力的主要标志，是增强综合国力和国际竞争力的重要因素。“教育大计，教师为本。有好的教师，才有好的教育。”我国现有博士生导师5.4万人，硕士生导师18.5万人。学位与研究生教育的发展很大程度上依赖于一支师德高尚、业务精湛、结构合理、充满活力的高素质研究生导师队伍的建立。特别是在当前我国研究生教育进入到注重内涵发展，提高研究生培养质量，从以培养学术型人才为主转变为学术型人才和应用型人才培养并重的新的历史阶段，对研究生导师提出了更高的要求。全国各研究生培养单位也日益重视研究生导师的培养与管理，大多在研究生院（处）下设置学科建设办公室等机构专门负责研究生导师工作。
在日常工作中，学科建设办公室对研究生导师的管理多是借助研究生导师档案来实现的。研究生导师档案指的是以研究生导师个体为主体，在其教学、科研、管理活动以及相关工作活动过程中直接形成的，对研究生导师个体、导师群体、研究生培养单位以及社会具有保存和利用价值的文字、图表、声像等不同记录方式和各种载体形式的历史记录，可以包括研究生导师教学档案、科研档案、人事档案、健康档案等一系列与研究生导师个体教育活动有关的信息资料。通过研究生导师档案，学校可从中获取有价值的信息，完善相关报表，更好地进行相关工作。研究生导师档案在我国学位与研究生教育中发挥着举足轻重的作用，但当下研究生导师档案的状况却与其应发挥的作用相脱节，也不能适应于研究生教育新的发展阶段的要求。
首先，研究生导师档案未受到应有的重视。由于现行的《高校档案实体分类法》中并没有设置“教师业务档案”类，使得现实中缺乏统一的建档标准，关于“教师业务档案”的研究与探索大多停留在理论层面，而研究生导师档案的探讨更是几乎无人提及。当前在中国知网学术文献网络出版总库中，仅能检索到中国北京大学档案馆李迎《研究生导师档案的微机管理》等零星文章，研究生导师档案所受重视程度可见一斑。
其次，研究生导师档案长期以来未形成完整的体系，且档案利用率较低。根据我国《高校档案实体分类法》规定，各类别档案要按照自身特点和管理要求的不同分别归档管理。受此影响，长期以来我国研究生导师档案各组成部分由高校不同的部门分别负责管理，如人事处管理人事部分，研究生院（处）的研究生培养办公室管理教学部分，社科处、科技处等管理科研部分。这在一定程度上虽然 迎合了各部门专业化的工作要求，但长期以来注重“分”、忽视“合”的结果是割断了研究生导师档案各部分之间的有机联系，各子系统无法形成统一的整体，档案也就无法全面、动态地反映出研究生导师的全部信息，多部门参与的档案分散管理、多头管理模式造成了种种弊端，档案利用率较低。
再次，旧有的研究生档案管理手段落后，无法应对当下信息化进程以及研究生教育新阶段的发展要求。当下高校研究生导师档案管理基本上实行“双套制”管理方式，即实行纸质档案和电子档案并存的管理与利用方式，但仍以纸质档案为主，查阅各类信息基本靠手工操作。这使得各类档案堆积如山、大大小小的档案柜挤满办公室，每当查阅、汇总档案信息，工作人员面对堆满案头的浩瀚材料，要从中获取信息，工作之艰巨、难度之大可想而知。即使电子档案，由于程序设计的简单，无法支持各种宏观数据的获取以及纵向比较，难以为高校各项事业的规划与研讨提供信息支持。
综上所述，在新形势下要充分发挥研究生导师档案在高校学位与研究生教育中的信息向导作用，迫切需要对现有的研究生导师档案管理方式进行变革，建立一套适应学位与研究生教育新时期发展要求、基于Internet网络化管理与资源共享理念、具有较高实用性和安全性的全新的档案管理模式。
新的研究生导师档案管理模式仍宜采用纸质档案与电子档案共存的“双套制”，但应以电子档案为主，档案管理以计算机操作取代纯手工操作。研究生导师的学历学位证书、工龄党龄证明、与学校签订的聘任合同、教学记录、专业技术职务证书、重大课题立项结项证明等纸质档案材料仍然具有重要的保存价值，重要性不言而喻，但可以优化纸质档案的存放、管理方式，结合当下事业单位人事制度改革，可以变纸质档案由各职能部门分别保管为统一存放于人才交流中心等专门机构，以方便统一管理与查阅。研究生导师电子档案则以网络电子数据库为主，通过网络平台提供信息服务。
研究生导师档案网络电子数据库的开发可以借鉴研究生管理系统的经验，各高校网络化的研究生管理系统已较为成熟。档案网络电子数据库仍适宜分为人事、教学、科研、资格申报等子系统。根据工作的需要，人事部分包括导师的基本信息以及学习工作经历，可涵盖身份证号码、民族、政治面貌、行政（党政）职务、参加工作时间、高校教龄、现专业技术职称、获得资格时间、首次聘任时间、任职考核结果、获得奖励等门类；教学部分指担任导师以来完成研究生课程工作情况，包括课程起止时间、学生人数、学时数、教学获奖情况等；科研部分显示导师代表本人学术水平的论文、著作、作品、承担的科研项目以及获奖情况；资格申报部分涵盖博士生导师申请管理、硕士生导师申请管理、停招延招管理等内容，包括了导师资格申报过程中材料汇总、资格审查、专家评议、学位委员会批准等程序。
档案网络电子数据库应当具有建档规范、操作界面实用友好等特点，保证档案信息的查准率与查全率。数据库的建设应当是学校人事、科研、研究生等多个职能部门共同参与的，各部门都能在数据库提供的相关平台上完成各自的工作要求，实现档案管理真正的有机统一。数据库还应当尽量具备多媒体功能，支持声音、图片资料的存储，导师可以将各种证明材料、论文等制成一定大小的影印图片上传系统，以支撑各类评奖、申报活动。针对档案的安全性，特别是涉及到导师个人隐私的信息，可以设置不同管理员的权限，严格控制管理员数量来实现，并且做好访问记录。
上世纪90年代末，中国人民大学研究生导师档案管理就采用了清华大学档案馆研制的THDA-2000电子图文档案管理系统。虽然从全国范围来看，研究生导师档案管理信息化、网络化仍然处于探索、起步阶段，但其优越性日益显现，已是大势所趋。我们坚信以此为契机，研究生导师档案一定能为我国学位与研究生教育做出更大贡献！
参考文献
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）.
档案管理的优势篇（10）
什么是流动人员档案？流动人员档案是指脱离国家干部队伍，自行流动到中外合资企业、合作企业、独资企业、集体所有制企业和私营企业工作的人员档案，这是改革开放和干部制度改革中出现的一种新情况。所以在当今社会，流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体。因此,传统的人事档案管理制度已经不适应新形势下流动人员档案管理的需要。
当今的档案流动不断向多极化方向发展，流动人员人事档案管理推动了人才合理流动，随着经济和社会的快速发展，流动人员人事档案管理的发展日趋社会化、多样化。流动人员人事档案管理，以及在档案管理基础上产生的人事制都适应了社会主义市场经济发展的需要，突破了计划经济体制下高度一体化的干部身份管理模式。流动人员人事档案的发端是人才流动的发端，若没有流动人员人事档案，就不能很好地解决人才流动的“身份”瓶颈问题。人事档案它改革了计划经济下的干部身份管理方式，而流动人员人事档案形成了新的人才流动态势，所以它目前是人才中心的基石，它的管理与服务工作始终是各地人才中心的最主要业务，无论从服务结构还是收入结构上看都是首屈一指的。最重要的是，流动人员人事档案的发展是人才市场发展的平台，从目前正在实践的以档案管理为依托的“一条龙式”人事服务，到方兴未艾的人才派遣等新业务，都是站在流动人员人事档案这个根基上对人事工作的突破与发展。我们可以大胆预想，下步人才市场业务的发展将会更多地衍生在流动人员人事档案之上。
纵观整个趋势，人事档案接收是呈跳跃式增加，人事档案的利用日益丰富和不可替代，为人才双向、多向的流动解决了后顾之忧，使流动人员档案有人管，关系有处挂，户籍有处报，职称有处评，人才流动千变万化离不开档案其稳固的不变基石，使各种人才有底可寻，有据可用。据相关调查表统计，目前社会接收流动人员档案出现了四大热点：一是围绕落实当地政府政策推进形成的热点，如近几年的事业单位改制企业，主要集中在2002年至2003年事改企档案；二是2000年至今的大中专毕业生档案大量增加形成的热点，如因为本地人员在外地工作，外地户口迁不进的户口全部回原籍的人事档案、在本地工作的人事档案、外地人员在本市工作等，以上这些大中专毕业生的人事档案集中存放在人才服务中心占总数70%；三是为落实政策，鼓励机关、事业、卫生、学校等干部、科技人员下海创业，辞职的较多，接收的人事档案也明显上升，辞职创业的人事档案占总数10%；四是鼓励大学生进行多渠道选派优秀大学生到村任职，村官的人事档案占总数5%。所以流动人员人事档案同时还拓展了人事管理与服务的空间。从档案相关调查数据显示，流动人员人事档案管理工作，将传统的人事工作服务对象从机关、事业单位、不分配的大中专毕业生拓展到了外省及本市的外资企业、民营企业等非国有企业的所有人才，进行双向流动，选择了适应改革需要自愿接受服务的其他单位，可以看出，人事档案流动强、调动频繁，服务空间大大提高。
然而，从现阶段的人事制度改革的进程看，人事档案不存在弱化的问题，而更应该将关注力放在讨论如何强化它的手段。因为流动人员人事档案工作具有十分重大的历史与现实意义。但是，我们在上述内容也提到流动人员档案管理不同于传统的人事档案管理,它作为一种载体,记载的对象是工作单位不固定、流动性很强的特殊群体，自2000年以来，各行各业、机关事业单位等查档率逐年提高，流动人员人事档案管理已有单纯的人事关系托管发展为一系列社会化的人事服务，查档内容涵盖了流动人员的转正定级、档案工资核算、工龄计算、高校毕业生就业接收手续等多项业务，服务对象逐步扩大、服务领域不断拓宽。所以流动人员人事档案工作是市场经济改革进程中的新产物，也必定随着市场经济建设的深入面临着许多新问题。目前看来，流动人员人事档案必须实现手段更新和服务能力的提升，为需求者提供动态真实的原始资料，更为需求者提供科学信用的评价分析，实现人事档案利用上的飞跃。流动人员人事档案工作必须要改革才能焕发它在市场经济中应有的勃勃生机，必须要拓宽视野，开辟新领域才能提升它存在的价值，因此，我们应当不断寻求服务方式的创新并需要有关上级部门的明确支持和统一指导。一是以法定方式明确人才中心对流动人员人事档案的专营性职责；二是按照现代人力资源管理的要求重新定义档案材料类别；三是根据国际通用的原则加强职业分类和岗位分类形成规范的职业管理制度。
总之，流动人员人事档案是伴随着社会主义市场经济建设的进程而产生的有中国特色的课题，由于人事档案管理实质是人事管理关系的实现，所以它牵涉到人事管理体制改革的各个方面。随着时展，我们回顾近十年社会流动人员人事档案管理工作的实践，我深深感觉到了流动人员人事档案管理工作的不断发展，它推动了人事制度改革的深化，促进了人才资源的市场化配置，并对经济社会发展产生了深远的影响。流动人员人事档案管理是现代社会档案管理工作的重要部分，我们不但要重视流动人员人事档案管理工作，而且还要想办法把这项工作做好。
参考文献：
[1]李明.妥善处理流动人员档案的滞留[J].档案管理,2011,4.
档案管理的优势篇（11）
1.现阶段医院档案管理存在的主要问题
目前医院档案已经有了一定的规模。但是医院的档案工作还存在着诸多的问题，档案收集归档过程缓慢，档案的利用和开发率较低，档案管理现代化差距较大。
1.1医院档案管理网络体系制度的不足
医院虽然建立了分级档案管理网络，但它的运行效果目前不是很理想，不少有关人员档案意识较淡薄，一些有关人员为了贪图方便，将档案材料随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，导致档案材料的丢失或损坏。平时也很少组织有关人员学习有关的档案法规、规章制度以及有关档案业务知识。档案管理重要性的宣传力度不够，没能使有关人员乃至医院全体员工充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是社会财富，管理好和保护好这种资源是每个档案管理工作者的义务和职责。
1.2 加强对电子档案管理人员的培训
电子档案管理对档案人员提出了新的要求，只懂得纸质文件管理知识是远远不够的，当今社会是一个快速发展的社会，所以对档案管理人员还要掌握计算机软硬件的知识和技术，加强档案人员的培训至关重要，医院应该分批分期的对档案工作人员进行电子档案知识的培训。
1.3 医院档案管理制度不完善
对应归档的材料信息内容界定不清，检查督促考核落实不到位，档案资料收集不全在医院管理中，一般都按照卫生行政部门要求制定了适用于医院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。电子档案的原始性既是一个认定问题，也是一个法律问题。法律的保障是最基本的条件。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核的内容，严重存在科室和职工无视档案资料现象，使许多应纳入管理的档案资料未能纳入。这些地方的疏忽，就是医院中的制度不严格，工作人员的意识不够高。对工作的不认真，所以有待于提高他们的态度。
2.当代医院档案管理的优化对策分析
2.1 建立、健全医院档案管理体系
医院建立健全档案管理制度内容十分广泛，如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管等制度，制订档案保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点。因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中严格工作人员的随意性，不能把档案之类的东西随意放在自己的方便之处，应该不断的加以完善各个科室的工作制度，完善档案管理制度。其中，建立和健全档案收集制度尤为重要。从医院整体角度看，医院临床医技各科室、医院行政管理及后勤等各部门、医院各级领导、各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成文件材料档案，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要建立、健全有效的档案收集制度，提高医院员工全员档案意识、积极配合档案部门工作主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性。
2.2 提高医院档案管理人员的素质
医院档案管理人员是整个医院档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，这就要求培养高素质的档案管理人员，档案的工作人员不熟悉相关的电子文件管理规范及计算机基础知识、实际操作能力是当前医院档案管理工作的现状。今后不但要加强对医院档案从业人员进行档案管理现代化的知识培养，使档案管理的人员成为一个具有专业性强的高素质的团队，全面了解医院档案管理现代化的具体内容，而且要提高医院全体员工的档案意识和法制观念，对他们进行必要的档案工作的基本法律宣教，使他们遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到医院档案的潜在价值，及其所带来的社会效益。作为档案管理工作人员，要认真参与档案的管理与利用，把档案管理工作做得更好。
2.3 实现医院档案管理现代化
