信息时代高校档案管理的新途径

本文首先就对信息时代推动高职院校档案管理工作的作用进行分析，其次探讨当前高职院校在信息时代下档案管理所存在的现状，最后就如何进行信息化档案管理工作提出具体的策略，以供参考。所谓档案，根据《档案法》第二条明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。对于高职院校来说，档案管理不仅是其开展管理工作的重要内容，而且还是其在人才培养水平上的重要标志。特别是在科技进步迅速的当今时代，传统的主要依靠人工的档案管理方式已无法满足高职院校对档案管理的需求，因此，如何在信息爆发的时代开展档案管理工作，促使其朝向科学且规范的方向发展，具有重要的理论和现实意义。

一、信息时代对高职院校档案管理的作用

（一）档案管理可以有效推动高职院校发展

随着近几年我国社会经济的不断发展，使得其对技能型人才所需求越来越多，因而国家开始大力扶持高职教育工作的开展，这也促使高职教育规模得到明显的扩大，同时对档案管理工作的要求也更为严格。因院校所使用的传统档案管理模式已经无法满足当前时展需求，所以必须要对档案管理进行创新，只有这样才能够更好地推动我国高职院校教育工作有序进行。

（二）明显加快高职档案的开发利用

在以往的档案管理工作中，大多数高职院校都是以收集档案资料为主，同时还是以纸质的形式保存档案，这为相关人员在查找档案信息上带来一定的难度。此外，纸质档案在实际中无法进行信息共享，进而影响档案材料价值的发挥。这在这种情况下，院校则需要在档案管理工作中借助信息化手段来对档案资源进行合理的开发和利用，简单来说就是建立专门的档案信息库，在进行档案信息检索中可通过对计算机的使用获取信息。

（三）有效保障高职档案的信息安全

众所周知，高职院校的有关档案材料在一定程度上展示出其发展的历程，而在具体应用中主要有多个方面，即教师学生管理、科研事业和人事管理。在原先高职院校档案管理中，因管理模式过于传统化，使得档案资源在应用中无法发挥出其所具有的作用，且在保存的过程中不仅需要占用大量的空间，还比较容易出现老化甚至丢失的问题。随着信息化时代的到来，高职院校则可在档案管理中根据实际，引用信息化技术，这样能够在进行档案信息保存时通过电子文件的形式来提高档案信息信息的安全性。

二、信息时代高职院校档案管理现状

针对信息时代背景下高职院校在档案管理中存在的问题，院校必须要对此有充分的了解，并实施针对性措施。

（一）高职院校档案自成体系，资源比较难以共享

通过调查发现，大多数高职院校在档案管理工作中基本是以各自为政的方式进行，沿用过去的人员管理方式以及档案文件储存管理措施，缺乏与其他院校之间的协作和交流的意识。长此以往，难免会造成院校档案和数据资源无法共享的局面。

（二）档案管理制度的执行标准不统一，严重影响信息的交互使用

因没有受到相关部门所提出的规范性要求，所以造成不少院校在开展档案管理工作中处于各行其是的状态，且对档案管理中所执行的标准不够统一，因而在很大程度上影响院校之间对信息的交互。如，有的高职院校在档案管理工作中会根据自身需求，制定出相应的管理执行细则和措施，对于这种执行标准，不仅会出现档案制度重复问题的出现，还给各个院校之间的信息造成较大的壁垒，进而严重影响双方的交流和互动。

（三）档案管理利用效率受制于管理人员现有的技术水平

在原先的纸质档案存储管理环节中，需要管理人员根据一定的顺序将所有档案进行归档，而在此过程中若管理人员发生变动或在工作中有所疏忽，则会直接导致整个档案管理工作难以开展。

（四）管理人员水平参差不齐

多数高职院校在自身发展过程中并不注重档案管理工作的开展，且对人员招聘上也没有进行严格的把关，这就导致现有的档案管理人员在实际工作中的综合水平参差不齐。有些高职院校进行档案管理的人员几乎都不是本专业,相当一部分工作人员没有职称；学校平时也很少对这些人员进行档案管理方面的系统培训，与兄弟院校间的业务交流也不多，从而导致档案管理从业人员素质不高，严重影响工作的开展。

三、对于信息时代高职院校档案管理的具体策略

为了能够更好地进行档案管理工作，确保其符合现代化发展需求，作为高职院校首先要认识到信息时代在推动档案管理工作上的重要性，并结合具体情况合理的引入信息化手段，以此切实提高院校在档案管理工作上的水平。对于如何进行信息化的档案管理工作，高职院校则可采用以下策略进行：

（一）积极建设高职院校档案管理网络

对于高职院校档案信息化的建设，必须要在网络技术基础上进行，因而院校在档案管理建设中要对此予以足够的重视。在进行高职档案信息化建设中，院校首先要按照相关要求在档案管理中引入网络信息平台模式，并购置所需要的软件和硬件。这样做在提高档案信息保存和开发利用效率上起到重要的作用。另外，通过对安全网络技术的应用，还能够促进高职院校档案管理工作信息化发展，为此高职院校要加大对这方面的投入，积极引进现代化设备。

（二）注重档案管理人员综合素质的提升

结合实际了解到，不少高职院校的档案管理人员身兼数职或从其他部门所调来的，因而没有经过专门的管理培训，不了解档案管理知识和技能，这不仅会影响档案管理工作效果，还给信息化档案管理造成不小的困难。针对这种情况，高职院校必须要加强对档案管理人员综合素质的培训。对于优秀的档案管理人员来说，其在档案管理工作中既要具备较高的政治素养，还要端正工作态度以及为师生服务的意识。为了能够做好此工作，作为高职院校要充分认识到培养专业档案管理人员的重要性，只有这样才能够在最大程度上保证档案管理工作质量。

（三）构建个性化网络资源共享模式，不断提高资源共享水平

在此环节中，需要各个高职院校通过对网络化管理平台的利用，对原先较为分散的资源按照要求进行有效整合，并共享所有信息。期间，高职院校可结合实际情况和需求，有针对性地制定出具有个性化的数据共享架构模式。这样做，主要是为了进一步提高院校档案资源的共享水平。对于如何构建出个性化网络资源共享模式，作为高职院校则需要注重以下几点：一是，按照具体要求制定出基本的共享准则，之后还要搭建相应的网络共享数据架构模式。在此过程中，院校之间可在协商中制定出较为统一和规范的执行标准。二是，不断完善集中式的档案资源提供模式。首先需要确定中心服务，其次在此基础上对层级式的信息整合系统搭建集中式的资源提供模式。

（四）切实提高档案信息化管理的安全性

实践证明，对高职院校档案进行信息化管理，不仅可有效提高档案管理效率，同时还减少工作人员的劳动力度，但是所面临的信息安全隐患也越发明显。这是因档案信息多是以电子形式予以保存，在此过程中有部分档案管理人员因缺乏一定的安全意识，且在档案信息保存中没有进行加密，使得大量档案信息出现泄露情况，进而给院校造成严重的损失。此外，还有电子文件在保存中因出现文件格式问题，导致档案信息破坏，使得用户无法及时使用。针对这些问题，院校首先要做的就是提升档案管理人员的安全意识，严格按照要求，对电子文件进行加密保存，同时对储存档案材料的计算机要及时断开网络连接，以此能够在最大程度上确保档案信息的安全性。

四、结语

综上所述，在信息时代下，高职院校在开展档案信息管理中根据实际情况，合理引入现代化手段，以此能够在最大程度上发挥信息化在档案管理中的作用。但是结合实际来看，不少高职院校在信息化档案管理中存在一定的问题，这就需要院校及时采取有效策略。对于如何更好地进行信息时代下的档案管理工作，高职院校则可从积极建设高职院校档案管理网络、注重档案管理人员综合素质的提升、构建个性化网络资源共享模式，不断提高资源共享水平和切实提高档案信息化管理的安全性方面入手。这样做，不仅能够为更多的用户提供服务，同时还进一步推动院校档案管理工作的稳定发展。

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作者:盘利珍 单位:湖南铁路科技职业技术学院