不动产档案的登记管理与开发利用

不动产档案是不动产登记单位在进行不动产物权登记时所形成的资料，其中涉及的内容较多，包括不动产登记凭证以及在登记不动产过程中所形成的文字材料、申请登记主体所提交的各种原始凭证。从现实角度来看，随着我国改革开放力度加大。目前，已经建立了完善的社会法律制度，市场经济变得更加活跃，而不动产档案具备唯一性、凭证性和法定性特点，与其他专业档案进行对比可以发现，其存在较高的利用效率。随着不动产档案利用效率逐渐提高，被广泛应用在法律、经济、行政、司法等多个领域。从政策角度来看，国务院已经了关于不动产登记暂行条例，这也标志着我国正式建立了不动产统一登记制度。在新时期，如何才能提高不动产档案的信息登记效率、利用效率以及管理效率，如何建立完善的服务流程，如何加强信息管理，这些问题值得人们深入思考，这对于日后不动产档案的发展有着极高的价值与意义。

一、不动产档案登记管理与开发利用的原则

首先，规范性原则。在对不动产档案进行管理工作时，必须严格遵守国家对于不动产档案所制定的管理规范以及管理标准，并将可靠的指导方案加入其中，做好相关的管理工作。比如，规范不动产登记资料的保存格式，严格做好扫描方式、扫描内容管理工作，通过这种方式可以保证不动产登记资料具备准确性，同时，也能使其具备较高的利用效率。其次，便捷性原则。伴随着城市化进程加快，我国房地产行业也迎来了发展的春天，在这个过程中，人们提出的不动产档案查阅需求大幅度增加，所以，在对于不动产档案进行登记的过程中，要确保系统存在准确性、方便性以及易操作性特点。最后，安全性原则。将计算机网络技术加入不动产档案登记管理与开发利用中，能够有效提高工作效率，但是，在档案登记文件以及对其进行管理时也面对更多的威胁和风险。所以，作为档案管理人员需要对原有的服务器、机房配置进行优化，同时，也需要加强机房与设备的防火和防雷功能。除此之外，还需要建立完善的责任制度和安全保密制度。做好防火墙设置工作，作为技术人员需要定期对不动产档案管理系统做好检查工作，确保数据得以备份，最终才能保证管理工作的安全性和可靠性。

二、不动产档案的利用服务情况

在“互联网+”、大数据全新的背景之下，人们利用与获取档案数据的方式发生了极大转变，为了有效应对新形式带来的变化，政府部门需要出台政策，提高自身的服务水平，由此满足公众提出的需求。通过强化不动产档案利用服务工作，可以快速适应大数据和“互联网+”时代背景之下，人们对于不动产登记信息所提出的共享需求。众所周知，自然资源部早在2014年就已经审核通过并且建立了国土资源云总体框架，随后将此作为基础，在全国范围内打造了不动产统一登记平台。2015年，自然资源部出台《关于做好信息管理平台建设相关通知》，其最主要的目的就是保证不动产交易审批以及登记过程中，各部门能够有法可依、互相监督、信息共享，有效地消除信息孤岛问题，并且，也能提供远程的搜索、查询等相关功能，保证进一步完善和深化当前数据共享功能，不断满足新时期背景之下人们所提出的信息需求，如图1所示。在“互联网+”与不动产登记信息查询服务相结合的背景下，这也成为我国当前各级不动产登记利用服务工作时需要主动践行的道路。因此，如果没有将信息网络与不动产档案利用相结合，将难以提高档案的服务质量与效率，最终也会导致其发展受到影响。

三、不动产档案管理面临的问题

1.不动产档案登记与利用环节出现问题

随着新时期的到来，不动产登记单位在登记与利用档案时存在较多的问题。如今，我们处于一个信息膨胀的时代，信息共享受到人们的认可，伴随着政策逐渐发生变动，一方面，会给广大的不动产当事人带来极大困扰，另一方面，也会对不动产登记单位档案管理人员的工作带来影响。通过调查研究发现，档案管理人员在对于不动产登记档案进行管理时，常常处于一个半封闭的状态，在这个过程中没有主动开放大量的不动产登记档案，大量的档案资料仅限于内部人员使用，如果其他机构或者部门的人员想要查看这些档案资料会耗时耗力，甚至最后还难以得到批准，无法查看。在对于不动产登记档案进行应用时，档案资料存在较小的应用范围，最终导致档案的开发与利用空间受到挤压。

2.不动产登记档案管理方式落后

因为不动产档案管理工作质量高低会影响人们各方面的利益，随着人们物质水平大幅度提高，人们开始对不动产档案管理质量提出较高要求，在这样一个全新背景下，作为档案管理部门，如果不能打破传统的管理方式，只能通过不断提高人工成本方式保证管理效率，将导致档案管理部门丧失竞争力。除此之外，国内不动产登记档案管理存在老旧的方式，未能主动发挥出信息化时代背景下不动产登记档案管理所具备的科技优势与作用，最终难以提高档案管理信息化水平。众所周知，档案管理作为一个长期且细致化的工作，大部分的档案管理人员未能主动改变落后的意识形态，导致用户在应用档案时受到负面影响。如今，云端技术、大数据技术、人工智能技术等新兴技术开始被广泛应用在多个领域，作为不动产档案管理部门工作人员，如果未能将这些新技术加入日常工作中，片面采用传统的管理方式，必然无法取得理想的档案管理效果。

3.缺乏完善的制度

虽然国家以及各省、市陆续出台了关于不动产统一登记的实施办法，但是，缺乏完善性和全面性，因为不动产登记档案在整合之后，需要统一移交，但是，国家对于移交的流程没有具体的规定，因此，各地方从自身的实际情况出发，自行制定方案，这种情况的出现就会导致档案数量少、整理基础好的地方移交和整合档案变得更加容易，而一些整合难度大、档案数量多的地方在实行该工作时较为困难，对于后期档案登记工作带来较大的影响。

4.服务水平和利用需求之间的矛盾不断激化

伴随着不动产档案的查询量大幅度增加，人们的需求也朝着多样化方向转变，服务水平和需求之间的矛盾不断凸显出来，主要集中在下述两个方面：一是信息化背景之下人们对于信息数据的需求不断增多，给传统的信息服务方式带来较大压力，人们开始追求安全、便捷、高效的服务方式，如果不动产登记部门未能及时做出调整和改变，就无法为人们提供满意的服务。二是新技术和新媒体的出现，为用户查询信息、获取信息、共享信息带来极大便利，导致信息需求量大幅度增加，用户数量也有所增加。此时，需要不动产登记档案相关工作人员厘清服务水平和利用需求之间的矛盾，提供有效的解决对策，保证不动产档案登记工作朝着高质量化方向发展。

四、做好不动产档案登记管理与开发利用的有效方式

1.积极主动开发不动产档案，保证其具备较高的利用率

目前，不动产档案逐渐成为社会当中的宝贵资源。作为不动产登记单位，所涉及的档案资料能够为广大群众提供高质量的服务，同时，也能帮助人民群众了解到国内不动产登记档案信息，使其在日后通过可靠的方式保护自己的不动产。因此，想要提高不动产档案的登记管理与开发利用工作，就要求不动产登记单位对于档案管理进行改革，为群众提供高质量服务。作为不动产档案管理人员，对于一些不涉及客户重要隐私的信息，可以根据查询档案对象具体的身份为其授权，使他们充分掌握档案信息使用的权利，保证不动产单位档案利用率有效提高，只有充分且合理地利用这些档案信息，才能发挥其意义，才能给人们提供更好的服务。

2.利用现代技术保证不动产档案管理更好地发展

对于社会发展而言，科学技术永远作为第一生产力，在科技的引领之下，现代企业与过去企业相比自动化水平大幅度提高，企业也具备越来越强的科技感。对于不动产登记单位而言，其所涉及的档案管理工作较为复杂，每天都会产生不同的档案信息，如果只是依靠人工管理方式对档案信息进行登记、归类、选择，不仅会导致档案管理人员面对极大的工作压力和工作负担，同时，也会使得档案管理的真实性受到影响。此时，需要将人工智能技术和大数据技术引入不动产档案管理工作当中，利用科技保证档案管理工作高质量发展。众所周知，大数据技术作为当前广泛应用的科学技术，成为各个领域重要的工具，大数据技术的应用能够帮助人们应用信息、管理信息、筛选信息，并且，从错综复杂的信息当中获取最具价值的内容，为人们后期档案管理提供便利。将科技加入不动产档案分类与管理当中，不仅是时代进步的标志，同时，也能为其工作提供便利，更好地满足现代人对于不动产档案管理提出的新要求。因此，将更多的科技元素融入不动产档案管理工作中，能够保证该工作朝着规范化和有序化方向发展。笔者相信，在信息技术的帮助之下，不动产档案管理最终会朝着智能化、现代化，多元化方向转变，同时，为提高人们工作质量和工作效率打下扎实的基础。

3.提高基层不动产管理机构制度建设意识

根据我国出台的不动产登记条例可以了解到，不动产登记工作人员需要具备专业的知识和业务能力，作为不动产登记机构，也需要对于不动产档案管理人员的专业技术进行培训。首先，保证基层档案管理人员具备建档意识，采用因地制宜的方式，建设与当地需求相吻合的不动产管理特色方案，以此为本地区文化资源建设提供高质量的服务。对于一些能够充分代表地域文化特征的不动产档案资料，也需要开展收集和整理工作，随后由档案馆进行保存。其次，还需要对不动产档案管理人员做好日常培训工作，保证提高基层档案管理人员的专业素养和技术知识。通过为其提供考核、培训、资格管理等相关活动，提高档案管理的准入门槛，保证档案管理整体质量得以提升。

4.提高不动产档案隐私权保护意识

不动产档案管理不仅需要依靠完善的管理制度，同时，还需要国家出台相应的法律法规。只有保证档案管理做到有法必依、有法可依，才能使人们的隐私得以保护。众所周知，不动产档案涉及人们较多的隐私，所以对其进行保密管理是十分重要的，严格遵守法律作为基础，避免因档案管理人员不守法，导致登记人信息被泄漏，给登记人的经济和精神带来损失和影响。作为相关部门工作人员，需要建立高效且完善的管理体系，保证登记人信息的安全。同时，各个管理部门也需要建立完善的法律体系，增强保密措施，避免发生登记人合法信息外泄的情况。在查询不动产档案信息时，需要做好安全设置工作，避免登记人的一些重要信息被不法分子所利用，如果发生信息窃取等情况，需要在最短的时间内通过法律保护个人利益，同时加大对于信息窃取者的处罚力度。五、结束语综上所述，在对于不动产档案进行管理时，需要从多角度去看待问题、分析问题，并且，对于其中可能出现的问题做好提前防控工作。随着人们生活水平的提高，对于不动产业有着更大的需求，这也为不动产档案管理提供可靠的契机，此时将现代化信息技术与不动产管理有效结合，可以高效且科学地完成档案管理工作，同时也能为后期实现高效办公打下扎实的基础。

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作者：陆翠华 单位：荔浦市自然资源局