不动产档案管理措施大全11篇

不动产档案管理措施篇（1）

国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。

一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析

中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：

1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。

2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范整理。在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。

3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。

4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。

二、档案部门加强档案处置监管的几点做法

针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。

1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”

2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。

3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。

4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。

三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考

随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。

1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。

2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。

不动产档案管理措施篇（2）

引言

随着科学技术的日新月异，我国的经济呈现出了高速发展的态势，因此，传统纯粹依靠手工检索和人工查卷的档案管理已经不能够满足时展企业对档案管理的需要，因此，采取科学合理的方法及手段进行企档案管理就显得尤为重要。而随着信息技术的发展，在当前的档案管理中，也必须要与时俱进，引进一些新技术和新设备以及新理论，从而才能够提高档案管理的水平。而随着计算机信息技术的普及，在当前社会的各领域和行业中都加大了对计算机信息技术的应用力度，而在当前的电子信息档案管理中也同样如此，随着电子信息档案管理的应用而生，使得当前的档案管理水平得到了大幅度提升。随着计算机技术在档案管理中的应用，不仅提高了档案管理的效率和质量，同时还推动了档案管理的发展。而为了进一步提高电子信息档案管理的水平，就必须要对档案管理中的风险进行控制。本文从避免风险的措施出发，对电子信息档案风险控制进行了深入的分析，然后对电子信息档案管理的风险控制方法进行了详细阐述。希望能够起到抛砖引玉的效果，使同行相互探讨共同提高，进而为我国今后的电子信息档案管理风险控制起到一定的参考作用。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

不动产档案管理措施篇（3）

开展档案工作的机构，大部分都设置专门的档案馆室，但有些机构没有设置，而是把档案存放在公共办公区域里。随着机构的运转，日常形成、接收的档案资料日积月累，对存储空间的要求也会越来越迫切，这时候，只有解决档案的存储问题，才能去谈档案的保护与利用问题。值得高兴的是，现在越来越多的机构，特别是企业，不管是国有企业，还是民营企业，都将档案工作纳入机构管理的重点工作，也更愿意为改善档案的存储条件而投入更多的经费。

那么，对于如何解决档案的存储问题，笔者在广西某大型国有机械设备制造企业任职时曾遇到过，档案库容严重影响到档案的接收和保管能力，最后选择对建筑面积近4000平米的四层档案大楼进行整体改造，此大楼保管着企业60年来几十万卷件的历史档案，由于大楼是按照办公楼的设计建造的，档案人员分散办公，档案也分散保管，使得大楼的空间利用率不高。为大大提高空间利用率，优化保管条件，必须重新设计大楼的平面布局，按照档案管理的要求对档案馆办公室、查阅室、库房等用房进行改造装修。由于无法转移档案，档案人员既要配合做好改造施工，又要密切关注潜在的安全隐患，做好档案安全保护工作，责任十分重大。

一、档案馆室改造对档案产生的影响

（一）改造过程中各种施工有害因素的影响。具体有以下几种：

1.粉尘。档案馆室的改造就是对原有格局进行重新设计，以达到拓宽库容的目的，所以就涉及到拆除一些隔墙、吊顶、门窗等建筑物和设备、设施，在拆除过程中会生产大量的粉尘，施工时水泥、石灰等的利用，也都能引起粉尘，粉尘漂浮在空气中，不仅对人体造成伤害，对档案的危害也不小。粉尘粘附在档案上会摩擦档案纸张和字迹，如果是光盘、磁带等载体，会造成划痕而影响信息的读取；粉尘从外界吸收水分、吸附空气中SO2、NO2 等时， 会产生腐蚀性物质，从而改变档案的酸碱性，腐蚀档案纸张；空气中的孢子会附着在粉尘上，易滋生霉菌，对档案造成严重的破坏。

2.用电。施工过程离不开用电，施工机具、电器安装、现场照明等都需要用电，但是电也是一种重大危险源。施工队伍中的施工人员良莠不齐，某些人员安全意识淡薄，不按规程，仅凭经验办事，操作不当将会造成严重的安全事故。例如施工人员擅自接拉电源、临时用电线路布设不规范、电气设备绝缘损坏漏电、使用的闸具、熔断器参数与设备容量不匹配导致用电超负荷等等都是潜在的安全隐患，用电作业如金属焊接、切割、冲击钻孔等都会产生一定的火花，如不与可燃物进行有效隔离，施工现场安全检查不到位，不及时将火花熄灭，星星之火可以燎原，可能会引发火灾。

3.虫鼠。一般来说，为便于施工材料的运输和通风散气等，建筑施工场所都是开放式的，而且工程施工都需要一段时间，这就造成了档案馆室在施工期间都是长期“开放”的。在南方，很多工程都选择在昆虫、老鼠等有害生物活动比较频繁的夏秋季节开工，开启的门窗为它们进入档案库房提供了便利。虫鼠等生物喜好躲藏在密集架、档案柜底下，以及空调、通风管等设备的夹缝中，非常不利于档案人员发现和驱赶、消灭。一旦它们啃咬档案，或将粪便等污秽物遗留在档案上，对档案造成的危害有可能是无法挽回的。

4.潮湿。档案馆室在改造装修时，室内大面积的混泥土墙面、墙面的腻子涂层、乳胶漆涂层等都含有一定的水分，这些水分蒸发会使库房的湿度增加。另外，用于降尘、除尘的水、喷雾处理措施也都会影响库房湿度的变化，潮湿的环境对档案的保管是非常不利的。

（二）施工人员不良行为导致的安全隐患。施工人员在工作中的失范行为会带来一定的安全隐患：

1.吸烟。规范管理的施工场所都是严禁烟、火的，对于档案馆室来说，这条规定更应该严格执行，但实际情况是承包建筑施工的单位大都聘用临时性的农民劳务工来从事建筑工作，而施工单位对劳务工的安全教育往往又不够重视，有些劳务工安全意识比较低，侥幸心理作用大，这就使得劳务工吸烟的随意性、流动性增大，加上档案库房空间都较大，档案柜、密集架林立具有一定的遮挡作用，档案管理人员不是那么容易发现吸烟人员，无法对吸烟人员有效地进行约束和处罚。另一方面，档案管理人员如果不认真落实对随意丢弃的烟头的检查处理，缺乏对烟头的有效管理，那么也会给档案造成极大的安全隐患。

2.偷窥。在普通大众的眼里，档案往往带有一种神秘的色彩，越是神秘的东西人们越想去揭开那层神秘的面纱。在缺乏严格的库房管理制度时，施工人员对档案的管理要求可能并不知情，于是就有可能在好奇心的驱使下，去翻阅档案，无意中获取到一些重要的信息，当这些信息被散播出去，就会给企业利益带来损害，或者对社会稳定造成威胁。在竞争较大的行业，如果施工人员中混入了竞争对手安排的人员，在档案安全防护措施不到位时，极有可能被竞争对手窃取到企业的核心商业秘密，进而使企业在行业竞争中受到重创。

二、施工过程中档案保护的措施

（一）从设计阶段就开始考虑档案的保护。既然是对原有档案馆室进行重新改造，那么，在改造设计时就应本着空间最大化使用、利于档案安全保管的原则，合理设计，减少不必要的施工，合理安排施工步骤，避免施工期人为延长，从而大大降低施工不利因素对档案的影响。

（二）从制度上加强对档案的保护。“没有规矩，不成方圆”，对档案馆室改造来说，尤其需要用全面、严格的管理制度来规范、约束施工单位的组织行为及施工人员的个人行为，与施工单位签订安全施工责任状，与建筑施工人员签订个人安全承诺书，以此来强化施工单位及施工人员的安全意识。

（三）根据施工中的各种不利因素采取相应的保护措施。主要由以下几种：

1.防治结合减少粉尘的危害。防，就是防止粉尘的产生或扬起，如在进行破除、切割、打磨作业时采取加水处理措施，以减少粉尘产生。采用隔离的方法，利用围挡墙将进行破除等作业的场所与档案及档案设备隔离，或利用大型PVC防雨篷布将档案及档案设备遮挡起来，可有效地防止粉尘与档案及档案设备接触。治，就是采取有效措施减少或清除粉尘：一是通风排尘，通过风流的流动将库房中的悬浮粉尘带出，以降低库房的粉尘浓度。二是喷雾降尘，利用喷雾器喷洒水雾，使粉尘降落在地，以便进一步清除。三是除尘器除尘，利用专用的除尘器将附着在地面、门窗、档案设备等上的粉尘吸除。

2.预防施工用电事故的办法。一是从技术上采取有效的安全用电措施，从建筑施工行业的技术角度要求，对施工现场用电实行规范化管理，要求根据施工组织设计或施工安全技术措施布设临时用电，严禁擅自拉接临时电气线路；要求各类电气设备的使用、维护和用电操作要合乎要求；临时用电的施工、维修、电气设备的操作等必须由经过培训并取得上岗证的专业人员进行，严禁无证上岗。二是在管理上采取各种保证安全用电的措施，建立健全施工用电安全管理责任制；要求并监督承包方加强对施工队伍的用电安全培训，提高安全防范意识和应急处理能力；加强施工用电检查，特别是加强对重点区域的监控，定期检查现场施工用电情况和维护情况。

3.防治虫鼠的措施。一是在库房入口设置较高的且便于移动的防鼠挡板，既便于施工人员进出，又能在一定程度上阻挡老鼠，还能保持库房的通风散气。二是因设备安装开凿的孔洞，如果暂未使用应先将其堵塞，防止虫鼠进入。档案库房的窗户、排气口等应安装纱窗、纱网，防止较小的蚊虫飞入。三是档案库房不宜堆放施工材料，施工垃圾应尽快清理出去，以免虫鼠等藏匿于其中。四是档案管理员应经常查看是否有鼠迹、虫迹，并定期翻看档案内部，档案库房应放置防虫剂和灭鼠药，必要情况下可以请专业灭鼠单位进行灭鼠。

4.施工时潮湿的环境对于档案的影响。虽然不像其他因素一样大，但是也必须采用温湿度仪检测库房的温湿度，必要时采取一些措施进行处理，如在档案柜、密集架内放置干燥剂，库房内采用空调或者除湿机进行除湿，避免潮湿的环境影响档案的寿命。

5.对吸烟行为的管理。一是根据档案库区的实际情况采取相应的禁烟措施。条件允许时，选择远离库房的区域作为“吸烟区”，制定吸烟区管理制度，严格要求必须在指定范围内吸烟。吸烟区配备有一定的防火措施和灭火设备。如条件不允许，则制定严格的禁烟制度，在施工场所入口放置“禁止吸烟”警示牌，在施工场所各处粘贴“禁止吸烟”的警示标语，发现吸烟的，对施工单位和吸烟者进行处罚。二是档案管理员要加强巡视检查，发现吸烟，立即提醒制止，并将情况反馈给施工单位，进行相应的处理与处罚。

6.对档案信息安全的保护，关键在于做好一切防护措施。第一，在必要的情况下，要求承包单位对选用的施工人员、劳务工的家庭背景、身份等信息进行审查，以防动机不纯的人员混入其中，为其窃取档案信息提供便捷途径。第二，施工期间，如档案柜、密集架上粘贴着标识敏感信息的标签，应予以掩饰或清除，以防暴露重要档案存放位置。注意将每个档案柜门锁好，密集架每一组为一个整体锁好，需要调用档案时也应在调用完毕后及时锁好门锁，并妥善管理钥匙。

不动产档案管理措施篇（4）

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）02-0345-01

林业科技档案承载着林业科研、推广和林业生产工作的整个发展历程，其间产生了大量具有保存价值的文字、图表、影像等各种载体形式的文件材料，通过对其进行整理、归档，便形成了林业科技档案。本身具有专业性、成套性、阶段性、保密性的特点，是林业生产建设工作的宝贵财富，是林业发展的重要技术支撑，合理有效利用林业科技档案对推动整个林业发展具有至关重要的作用，因此，创新林业科技档案管理措施是当前林业生产面临的主要问题。

1 当前林业科技档案管理存在的问题

1.1 对林业科技档案重要性认识不足

首先，在林业科技档案管理过程中，很多干部和领导对档案管理工作认识不到位，缺乏足够的重视，往往考虑前期林业科研，推广、生产过程，而对于后期产生的成果、各种文件材料整理、归档考虑比较少，有些甚至没有将档案管理工作纳入到工作和管理计划之中，存在无专人负责无领导分管现象，部份档案管理人员档案管理意识淡薄，导致现有林业科技档案管理的基础建设严重落后，极大制约了林业产业的发展进程。

1.2 缺乏科学规范化的档案管理制度

由于对林业科技档案管理重视不够，导致现阶段陈旧落后的档案管理机制与实际的档案管理工作不能够很好的衔接，管理制度的可操作性比较差，管理工作中存在着林业科技档案统一管理难，归档立卷难，资料查阅难的问题，同时档案管理工作本身内容繁杂、周期长，在没有完善的管理制度约束下，管理人员工作积极性不高，工作作风散慢，致使许多珍贵资料遗失或不完整，因此传统档案管理机制己经严重影响林业产业的长远发展。

1.3 林I科技档案管理人员专业素养欠缺

林业科技档案管理工作具有极高的专业性、政策性和技术性特点，因此，从事档案管理工作的职工就需要具有较高的专业知识技能和职业素养。而实际档案管理工作中，由于制度的不完善及对管理工作重要性认识不足，多数管理人员没有得到良好的专业知识技能培训，管理人员本身也没有学习先进档案知识的积极性，导致当前林业科技管理工作处在一个落后的低效率的管理层面上，无法适应新形势下对林业科技档案管理的要求。

2 林业科技档案管理工作创新措施对策

2.1 创新档案管理工作理念

要创新档案管理工作理念，就要从基本的认识学习开始，通过学习充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部份。是推动林业科技发展的重要支撑，要加大档案管理的宣传力度，让档案管理人员和领导充分认识到林业科技档案管理的重要性，特别是增强基层领导对档案管理工作的重视程度，使得档案管理工作能够得到更多的资金投入，不断加强基础设施建设，同时要不断加强林业科技档案管理人员专业知识技能培训，只有这样，林业科技档案管理才会科学、规范、有序，档案开发利用才会更加高效。

2.2 建立完善的档案管理制度

在当前的林业科技档案管理工作中，科学规范的管理制度对林业生产效率具有决定性的影响作用，因此要建立和林业科技档案管理工作相适应的运行机制，健全林业科技档案管理制度，在管理工作发展过程中，逐渐形成资料收集、整理、建档、归档、开发利用的档案管理工作良性循环，充分运用奖惩机制，增强档案管理人员的责任感和积极性，从根本上提高林业科技档案管理科学化、正规化建设水平。

2.3 加强林业科技档案管理信息化建设

档案信息化建设是当前新形势下林业科技档案管理必须采取的一项重要措施。随着林业生产的快速发展，传统的档案管理技术已经远远不能满足当今时代林业生产建设的要求。因此，当前我们必须加快档案管理的信息化建设紧随信息化潮流，用科学技术武装林业科技档案管理工作，提高林业科技档案管理的效率和质量。林业部门要加大对档案信息化基础设施的投入力度，以信息技术改造传统的档案管理模式，建设档案信息基础设施和应用系统，积极利用各种新技术、新手段，将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理中，这是新时期林业生产建设能否实现跨越式发展的关健。

2.4 强化林业科技档案管理在林业生产中的应用

林业科技档案管理工作最终目的在于最大限度的提高档案信息资源的利用率，服务于林业生产建设与林业科技研发和推广工作，林业科技工作者在工作中要善于借鉴已有的科研成果、科技档案信息资源，研发更多符合实际的新技术新成果，林业生产者要充分利用档案信息资源中的新技术、新成果、新技能，指导生产实践提高科研成果转换效率，档案管理人员要根据实际，及时不间段的向科研工作人员提供符合研究方向的各种档案信息资源，充分发挥服务保障作用。

3 结束语

综上所述，新形势下随着档案管理工作改革的深入发展，林业科技档案管理工作创新措施势在必行。我们要结合当前林业科技档案管理工作中有存在的问题，学习先进的档案管理技术和管理理念，创新工作模式着力提高档案管理工作人员的职业技能和综合素养，健立完善的林业科技档案管理体系，从而推动和促进林业生产建设快速键康发展。

参考文献

[1] 何登方；新形式下档案管理思路浅析[A]；“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集[C]；2009年

[2] 顾雅丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].经营管理者，2015（07）.

不动产档案管理措施篇（5）

引言：

在中国房地产改革的进程中，房地档案所发挥的作用是不容忽视的。对于房地产档案实施规范化管理，仅仅采取基本的档案资料存储和保护措施是远远不够的，还需要创新房产档案管理模式，不仅要对房地产档案由专业人员管理，还要实施房地产档案现代化管理，让档案管理工作富于时代感，且受到法律保护，使得房地产档案更好地发挥其服务效能。

一、房产档案管理中所存在的问题

（一）房产档案管理没有得到高度重视

房产档案管理工作的主要目的是提高资源的使用效率，以提高房产档案的使用价值。但是，当落实到具体工作中，就会存在房产档案管理没有得到高度重视的问题，主要体现为房产档案管理工作没有得到进一步完善，档案管理的基础设备不够健全，同时还存在管理缺乏科学性的问题，结果造成房产档案管理效率不高，资料长期堆放没有及时处理，使得房产档案的真实、准确性受到影响。特别是在房产档案资料中，存在档案信息与实际信息不相符合的问题，就必然会影响档案资料的利用效率[1]。房产档案需要实施开放性管理，即档案资料要切实地为社会服务。但是，要利用档案资料解决房产纠纷方面的问题依然很难实现，就是由于档案资料的开放度不够，加之资料的真实可靠性问题的存在，使档案资料的社会服务功能难以充分发挥。

（二）房产档案载体缺乏抗风险能力

现行的房产档案包括有多种形式，除了文本档案之外，还包括图片、表格、音像资料和影像资料等等。由于房产档案管理部门在收集档案资料的过程中存在不当行为，就会导致档案资料缺乏完整性。特别是一些不可抵抗力的存在，如果没有对房产档案资料实施必要的保护，就会导致资料损坏或者丢失[2]。比如，2008年，中国的汶川发生了地震，破坏性是非常大的，几乎整个的汶川都被震为平地，大量的房产档案因此消失，给后期的索赔问题带来了极大的。其中的一个主要原因就是房产档案载体缺乏抗风险能力，一旦出现这种非人力所能够抗拒的自然灾害，就会导致档案资料损害或者丢失，使一些社会性工作难以顺利展开。

（三）房产档案管理没有对数字化工具合理利用

各种数字化工具的普及，在房产档案管理工作中，没有对这些工具合理利用，就会导致档案管理缺乏时代感，而且管理难度也进一步加大。虽然部分档案管理部门采用了信息化房产档案管理模式，但由于没有运行统一规范的信息管理系统，使档案管理工作运行中存在档案信息传输不畅、信息不能及时更新的问题，对房产档案信息的安全准确性产生了负面影响。

二、房产档案管理的有效措施

（一）将科学的房产档案管理体系构建起来

房产企业的现代化发展，必然会产生大量的档案管理资料。为了加快房产档案管理的步伐，就需要现代化的房产档案管理工作，将科学的房产档案管理体系构建起来是非常必要的，以提高档案管理质量和档案管理效率。在档案管理工作中引进信息技术，就是在档案管理工作中，包括档案信息的收集、传输和信息资料的整理都需要实施规范化管理。同时，在档案管理工作总，还需要将安全防护措施构建起来。这就需要将所有的这些管理内容纳入到房产档案管理体系中，实现动态化管理，以提高档案管理质量。

（二）房产档案管理工作中管理人员要提高档案管理意识

房产档案管理工作中，要提高档案管理质量，就需要档案管理人员提高管理意识，基于此提升管理水平。从现行的档案管理工作情况来看，存在着管理不规范、不到位的问题，其中的一项重要原因就是档案管理人员的管理意识不强，]有充分地认识到做好档案管理工作对房产业的良性发展所起到的作用[3]。特别是房产档案管理人员的管理水平，直接关乎到档案管理效率，也决定了档案资料的利用效率。所以，房产业的档案管理部门要对档案管理人员的职业素质高度重视，不仅要定期地开展档案管理培训工作，还要针对档案管理工作中所存在的问题采取解决措施，以提高房产档案管理的水平。

（三）将开放式的房产档案管理模式构建起来

房产档案不仅是简单地将房产业运行中所产生的资料进行收集、存贮，而是要发挥档案资料的社会服务功能，一方面满足人们的住房需求，另一方面为解决住房矛盾纠纷提供依据。所以，在房产档案管理工作中，要对档案资料实施动态化管理，确保档案的社会服务价值得以充分发挥。将开放式的房产档案管理模式构建起来，就是打破原有的封闭管理模式，不仅专门的机构实施房产档案管理，还需要所有的相关部门配合管理，以提高档案管理效率[4]。虽然采用开放式的房产档案管理模式弥补了传统管理中所存在的不足，但是，在档案信息共享环境下，就必然会存在信息篡改、丢失或者泄露的风险。这就需要进一步完善档案管理模式，从法律的层面规范档案管理工作，以提高房产档案管理质量。

结束语：综上所述，房地产业在近年来呈现出快速发展的态势，多种形式的资料产生。要将这些档案资料的功能充分发挥出来，就要实施必要的档案管理工作。面对目前档案管理工作中所存在的问题，就需要实施规范化、法制化管理，不仅需要档案管理人员提升档案管理意识，还需要树立服务意识，以使得档案的服务功能充分发挥。

参考文献：

[1]刘晓秋.浅谈当前房地产档案管理的现状及相关对策[J].基础理论研讨，2011（20）：86―86.

不动产档案管理措施篇（6）

一、依托“三纳入”，实现科技档案管理模式的创新

1.将科技档案管理纳入总体发展规划

科技档案是由在单位进行科研生产活动产生的，同时它又反过来为科研生产活动提供准确、及时、完整的信息资源，是单位重要的无形资产，有着很大的发展潜力，所以领导应该意识到科技档案在科研生产中的作用，不能仅仅把科技档案管理看成是科技档案部门的事，还应该将它列入单位领导的议事日程，并作为管理内容来落实，各部门要积极的配合和协助。单位领导要在人力资源和经费上给予科技档案管理大力的支持，加大宣传科技档案管理对单位生存发展作用的力度，使单位领导和部门能更加的重视和支持科技档案工作。从而让科技档案管理工作在良好的环境中发挥出应有的作用。

2.将科技档案管理制度纳入质量管理体系

为了确保归档文件材料的完整、准确，档案中心可以将科技档案管理纳入到质量管理程序的标准当中，应该直接参与到编制、修订科技档案管理制度的工作当中，可以使质量管理体系中的科技档案管理得以保证，以便更好的发挥出科技档案的效用，为科技文件材料实现成果转化奠定良好基础。

3.档案中心对文件实施全过程控制

档案中心不仅要负责文件控制的归口管理，还要负责外来文件、技术文件的归档和发放。《文件控制程序》的质量体系文件中对文件控制的工作程序、范围、目的、职责等进行了明确的规定，对文件的生成、使用和管理直至作废，实施全过程控制。

4.用归档目录细化归档内容

按类别和阶段将归档内容进行细化，并且每一阶段和类别的文档都有明确的目录。这样不仅使科技文件材料的归档要求、归档范围以及归档程序有了明确的规定，而且便于项目组成员更好的收集、积累以及归档各阶段的文件材料。可以划分为这几个类别和阶段：施工阶段、实验装置阶段以及产品生产阶段。

5.适时调整归档时间

为了避免由于人员变更或是文件材料保存时间太长而带来隐患，因而改变过去项目完工后才归档的习惯，改为年度阶段性归档，因为有的科研项目研制时间较长，所以要适当的调整归档时间。

二、依托“四同步”、“四参加”，实现科技档案管理制度的创新

1.系统管理，规范归档制度

档案管理部门应坚持以《档案法》为核心，以一系列科技档案工作法规为依据，结合本部门科技生产的实际情况，制定出更加具体、操作性强的规章制度。

对于科技档案的每一个环节，比如说从形成、积累、归档到整理、保管和利用都有具体和明确的规定。只有严格的遵守规章制度才能有显著的科技档案工作成效。对于遵守制度者应给予奖励。对违反制度办事，资料收集不完整，归档不及时以及整理不及时的要进行批评教育，并要求及时的改正。另外要强化科技档案的基础工作，编制多功能、实用的档案检索工具，建立科技档案的检索体系，为档案信息的开发利用创造有利的条件；单位部门领导要对科技档案工作引起足够的重视。进行集中式现代化的档案管理，配备认真负责的专业技术人才，实现标准化和现代化的档案信息管理。以便为档案资源利用者提供更好的服务。还有注重通过网络技术来利用好科技档案。只有建立健全档案管理制度，才能更好的做好科技档案管理工作。首先要明确建档要求，制定建档制度。规定建档资料的范围，明确哪些资料可以入档，哪些资料不能入档。将其列入科研管理制度。

要明确有关部门和个人做好科技文件形成、积累和归档的职责。整档工作是科研工作的重要环节，应将其纳入工作流程。并将归档工作纳入年度考核计划。其次，应建立保密制度。根据本部门的实际工作情况划分保密范围，并根据情况的变化来及时的调整机密等级。制定机密档案查阅、审批制度。在实际工作中，要协调档案的开发利用和保密二者之间的关系，做到面面俱到，以便更好的促进单位的发展。另外还要制定和保密制度配套的借阅制度、人员管理制度等一系列制度，为科技档案管理工作有章可循，有法可依。通过制度来约束人的行为。

2.努力活化单位科技档案，开发利用好科技档案

不动产档案管理措施篇（7）

中图分类号：TU986文献标识码： A

园艺生产技术档案，是园艺产业的各种档案的一种，它记述和反映种植园的规划设计、各项生产技术、农田基本建设和科学实验等活动，具有保存价值、并按一定归档制度保管的技术文件资料。这种档案是技术资源贮备的重要形式，也是从事生产和科学实验的重要条件和工具。技术档案可分为几大类：建园档案、基本建设档案、机械设备和仪器档案、生产技术档案(生产技术方案、计划、技术实施及结果、新经验及事故等；科学实验档案包括新品种引进、新技术推广的记载、结果等；技术人员及职工技术进步和考核等档案。

先进的技术手段与管理方法实现了档案信息资源的数据集成、系统集成和服务集成，解决了实体档案与电子档案的联系、电子档案的有效性、电子档案与实体档案的完整性与一致性等诸多问题，提高了档案管理的效率，提升了档案服务应用的层次。但是在实际应用过程中，我们还要不断的进行完善与创新，以保证数字档案馆朝着标准、规范、通用的方向发展。

一、建园档案的收集

收集从园艺种植园或产业的策划起，经过规划设计到栽植施工、种子与苗木的准备、播种或栽植苗木，基本上按整个种植园区设档和记载，可以按施工进

程记载的原始记录。内容包括:

1、上级或职能部门有关建园的决定、指令或批示文件，或原始记录性文字材料。有关建园的方针和策划依据、发展方向、经营规模、建园进程、产品预期产量及销路等方面的原则性意见、摘要和原始材料整理后一并归档。凡文字材料、图表等记录，书写整理或用电脑输入的人员名字，亲笔签字、日期等，技术人员记录的流水式日记、笔记也是入档材料，但以一定时期整理成的文档为好。

2、为建园所调查的有关资料，包括本地区已有的果树、蔬菜、花卉生产的经营与市场前景，农业种植业基本情况，农业劳力资源情况，当地气象条件，土壤和自然植被情况，水利资源和水土保持状况，动力资源和交通状况等，并不断积累新的资料等收集归档。

3、种植园规划设计书、说明书、以及全套应附有的图表材料，种植园各项分项规划设计细则与说明书、图纸复印件及原件，特别是有权威机构或负责人批示、签名盖章的批示件。规划设计时的未入选方案及规划设计现场有关材料和进展情况记录等收集归档。

4、建园初种子、苗木、其他生产资料来源、数量、质量状况，播种与栽植中执行规划设计的情况、技术保障等。引入的种子、苗木鉴定书、检疫证书及有关资料一并收集归档。

5、建园前、建园时园区土壤改良、水土保持状况、播种、栽植时的天气、气候、土壤墒情和肥力的数据，当地的报告，或园区日记;施肥、植保等措施执行情况及结果，详尽记录的原件或整理后的资料收集归档。

6、建园初起的生产运作秩序及技术管理成果，如播种出苗率、栽植成活率、排灌设施效率、病虫发生状况等，第一年雨季、冬季自然灾害情况等，有记载及分析结果的原始记录整理归档。

7、规划设计、建园、技术管理等各项技术人员、一线管理人员的配置，技术负责制或技术承包合同的文件，签字有效和原始文件材料，劳力的各项支出记录，各项技术措施的实验检查记录、评定结果、奖惩等，文字或照片、录像原件都要归档。

8、异常天气、人为的灾害、突发事件，对技术管理和生产造成的影响，如严重的水土流失、洪涝灾害、雨雹霜冻、火灾等。记载发生情况、生产损失、补救措施及善后情况文字记录也要整理归档。

二、技术管理档案的收集

按种植作业区、小区记载的资料，详细按作物种类、品种、生产方式的类别记载的文字资料要收集归档。具体内容是:

1、年度、季度或细至月份、星期的技术管理计划、指标要求等文字资料收集归档。

2、各项技术措施，如施肥、灌溉、喷洒农药、修建或支架的日期、方式方法、计量，执行情况及施后反应，异常情况；如农药副反应、无效等；随时记录的文字要收集归档。

3、各项技术措施执行前后的天气、劳力条件，如风、雨、洪涝、干旱、高温，电力提供，劳力调动暂缺等原始资料收集归档。

4、记录新技术实施情况、结果，科学实验的情况及结果。记载一些作物新品种的风土适应性、技术措施反应状况，多年生作物连续、多年观察记载:一些农药、生长调节剂施用后一段时问的反应情况，每项新技术试验、引种和其他实验，收集完整的总结报告归档。

5、各项技术管理的负责人、技术执行责任人的技术素质状况、技术进步考

评、技术执行检查评定成绩及奖惩，有关人员技术培训成绩等都要归档。

三、作物生长发育状况及物候期档案的收集

可以按园艺作物的种类或主要品种收集档案：观察记载的作业区原始记录和整理后的资料。主要内容有;

1、物候期的资料收集

果树的主要物候期是萌芽展叶、开花坐果、新梢旺长、果实膨大、生理落果、花芽形态分化、果实成熟、落叶和冬季休眠期记录的原始资料、一定时期有各年度的比较、规律性总结后的文字资料归档。

蔬菜作物中一、二年生草本植物，主要物候期种子萌芽出土、幼苗期、生长旺盛期、花芽分化期、开花坐果期、种子成熟期、茎叶枯萎期等记录的技术资料整理后归档，花卉植物物候期观察记载的技术记录：木本的，草本的、观赏性的花卉植物记录的物候日期连续性的原始资料全部归档。

2、生长势资料收集

园艺植物的生长势，主要指营养生长的强弱。生产条件下单株的生长记录，群体的生长记录状况都要归档。

四、园艺作物产品产量、质量、售价档案的收集

园艺生产最终的目的是产品产量、质量、售价，每年记载的原始数据资料整理后一并归档，这些对以后的生产管理有重要的指导意义。

五、园艺生产档案的开发和利用

一个具有规模性的园艺生产种植园或试验田，都要有较完善的、多年连续的生产档案，这是一笔重要的社会财富。生产档案是进一步发展生产的决策参谋和基本依据，有极其重要的指导意义。只要档案管理完好，只要有文字存在，包括电脑软件中的文字、图表等档案是永存的、有意义的。档案不能只存不用，要积极地合理地利用才是建档的主要目的。主要应用在:

1、编制园艺生产历年发展状况、现状的说明书、图表，从中总结经验教训。

2、帮助制定新的生产发展规划和设计，提供改进技术管理的意见、建议，提高今后生产管理水平。

3、总结各项技术管理、推广新技术、科学实验的经验，以系列的历史资料为科学依据，评估以往各项技术措施的利弊、效益，并对即将改进或引入的新技术的可行性做出客观的预测与评估。

4、为各项目申报成果提供技术依据。

总之，档案是一门专业性很强的学问和技术，要有效地收集档案，并不断开发和利用其对发展生产的指导作用，这对社会发展是有积极意义。

不动产档案管理措施篇（8）

    目前,人们生活中一个非常重要的,必须的工具的就是电子计算机,其具有多种多样的功能,这为企业的办公带来了巨大的变革,使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代,最新的档案方式就是电子信息档案,它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看,电子信息档案并不全是优化,它也有自己的不足,比如与传统的纸张档案相比,具有更大的风险性,如果没有积极制定防范风险的措施,那么很容易导致企业的数据被盗,所以,企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性,积极主动的制定一些避免风险的措施,以使信息资源更加安全。

    一、避免风险的措施

    提前预防,在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式,也是最经济的方式,对于电子档案来说,应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理,来保证内部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施,而规避风险的最好的办法就是引进新的技术,新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码,这是现代操作系统最常运用的方式,在对电子信息档案实施密码设置后,要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制,避免信息资源被一些外界因素干扰。

    2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防,也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度,例如:可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控,而无关的人员没有权利操作系统等。

    3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性,及时消除潜在的风险是非常重要的,在计算机维修期内,企业尤其要注意随时可能存在的风险,主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性,使得控制风险工作也极其的不容易,不过,只要及时且做到全面看待问题,那么就可以把问题解决掉。比如,对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说,为了应对潜在的危险,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素,其中一个很重要的措施就是安全防护,其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏,保证信息的安全可靠。

    二、缓解风险的措施

    电子信息档案在遭到外界的干扰后,为了把危险降到最小,就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内,那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前,许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解,电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生危险,那么不管是什么情况,企业都要积极主动的进行及时的处理,这才是最为关键的。

    三、分散风险的措施

    在电子信息档案管理中,还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略,所谓转移策略实质上是一种风险的分散,即把风险转到其他的地方,以此来把已经存在的风险降到最低,一般而言,能够从多个角度对风险转移的方法实施修正,如:修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后,我们可以把复杂的风险问题进行简化,再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进,创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外,还可以与网络供应商互相协调,让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外,还要强调的是,外包同样隐含着风险,如果外包人员不符合合同的标准,那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失,那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

    四、评估风险的措施

    当风险来临后,企业最需要做的就是积极采取措施进行处理,为了把风险造成的影响控制在最小的范围内,还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理,在对电子信息档案实施全面分析的基础上,探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是:发生危险的概率,危险带来的后果有多大,危险的成本探析,有哪些合适的控制防范办法等等。此外,企业管理者要树立风险观念,积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点,如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制,这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于,许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性,在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案,这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说,其在管理期间要控制好各个环节的工作,这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中,为了确保档案信息的安全性,档案管理人员就必须要非常警觉,对于潜在的风险能够及时发现,并把其扼杀在萌芽状态,对于已经发生的风险要积极采取措施,力求使风险造成的损失最小。

    简而言之,管理者或管理部门在对电子信息档案管理时,一定要有这样的意识,即电子文件的风险不是主观的,而是客观存在的,这种风险不是确定的,而是不确定的,而且还可能带来很大的危险,所以一定要有对风险的警觉度,把预防风险看做所有工作的重中之重,积极制定风险防范办法,使电子信息档案的管理水平得以提高,这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

    参 考 文 献

    [1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1):36~37

不动产档案管理措施篇（9）

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：电子信息档案管理的风险控制方法如下：

1.积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2.制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3.及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4.及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解?目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案;后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯.2005(3)：8～11

[2]王兆新，裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密[J].浙江档案.2004(1)：36～37

不动产档案管理措施篇（10）

所谓人事档案管理，就是指将人事档案的收集、保管、整理、鉴定、统计以及利用的活动，是个人学历、经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况等多个方面的原始记录。

但传统的人事档案管理主要采用手工进行档案资料的检索与整理，不仅不能有效地保障档案资料的准确度与完整性，而且无形中加重了档案管理人员的工作量。

二、针对计算机系统在人事档案管理中应用的研究

（一）应用之一——有效提升人事档案的利用效率

要有效提升人事档案的利用效率，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将传统的手工查阅人事档案资料方式进行改革，转换为利用计算机系统查阅档案资料的模式，并按照档案资料不同的用途与不同的性质进行分类；二是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于快速地调阅职工的档案信息，了解并掌握职工在简历、自然情况以及德行方面的信息，为人员的升职提供专业的信息资料。

（二）应用之二——有效延长人事档案资料的使用寿命

要有效延长人事档案资料的使用寿命，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将原有的人事档案管理资料输入计算机的数据库中并进行分类整理，将人事档案的原始文件进行科学化保存；二是在检索人事档案管理资料的过程中，需要坚持计算机信息查询为主，人事档案原始文件查询为辅的原则，进而降低由于重复的调阅档案、摘抄档案资料信息等多项工作而对原始人事档案文件的磨损，从而有效保障了人事档案资料的使用寿命。

（三）应用之三——科学任免干部职工

要科学任免干部职工，需要做到以下两点：一是传统的人事档案管理在任免企事业单位的干部时，更多地是采用口头汇报加文字材料的方式，而利用计算机系统进行人事档案信息化的管理，可以充分结合干部职工在日常工作与学习过程中的声像与文字资料进行考核；二是利用计算机系统进行人事档案信息化管理的操作。

（四）应用之四——有效提升人事档案管理工作的效率与质量

要有效提升人事档案管理工作效率与质量，需要做到以下两点：一是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于丰富人事档案管理的内容，使其具有极强的分析与统计功能；二是利用计算机系统对人事档案管理进行改革，使得各种文字、数据资料转变成各种报表、图表以及名册，并可以备份保存，以有效降低人工操作可能会产生的错误。

三、针对建立并完善人事档案信息化管理系统的研究

（一）措施之一 —— 采取措施强化对人事档案信息化系统的维护

要强化对人事档案信息化系统的维护，需要做到以下三点：一是要采取措施将人事档案的资料信息准确地录入到计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的基础与前提；二是要将人事档案的核心信息完整地录入计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的动力与基础；三是要充分发挥人事档案管理工作人员的主观能动性与创造性，将计算机系统中的人事档案信息进行实时更新，有效保障计算机系统中人事档案信息的时效性、准确性与真实性。

（二）措施之二 —— 采取措施增强企事业管理层对人事档案信息化管理的重视

要增强企事业单位管理层对人事档案信息化管理的重视，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期组织企事业单位管理层参与计算机系统应用到人事档案信息化管理中的作用与意义的培训与教育活动；二是要加大对计算机系统与人事档案信息化管理有机结合的研发支持力度，为人力资源管理的发展创造良好的外部环境。

（三）措施之三 —— 采取措施增强人事档案信息的安全性

要增强人事档案信息的安全性，需要做到以下三点：一是要根据计算机系统在人事档案管理中的运用状况，制定严格的人事档案信息化管理制度与工作纪律以及奖优惩劣制度，对于工作态度认真、工作效率高的工作人员要给予精神与物质双重的奖励，而对于工作态度懒散、工作效率低下的工作人员，要给予严厉的处罚措施；二是要根据职工的工作地位与职权，制定人事档案检索信息的范围与内容，严禁外网络与企事业单位内部管理人事档案信息的计算机进行连接；三是要采取措施对人事档案资料管理工作人员进行网络信息安全与保护等理论的教育与培训，逐步提升本企事业单位内部人事档案信息化管理的安全防护水平。

（四）措施之四 —— 采取措施提升人事档案管理工作人员的专业素质

要提升人事档案管理工作人员的专业素质，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期对人事档案管理的相关理论知识与计算机系统相关的技术知识进行培训与教育，逐步拓宽他们的知识面以增强他们的专业技能；二是要定期邀请计算机系统与人事档案信息化管理的专业人员在企事业单位开展演讲与讲座等活动。

（五）措施之五 —— 采取措施加强人事档案信息化管理的基础设施建设

要加强人事档案信息化管理的基础设施建设，首先要充分利用网络通讯技术与计算机技术推动以多媒体与档案全文为核心的数据库建设，逐步推进人事档案数字化与信息化的发展进程；其次是利用各种宣传媒介强化对符合国家规范的人事档案信息化管理软件的宣传力度，为人事档案信息的资源共享与信息交换创造良好的外部条件。

结语

人事档案管理作为企业事业单位人力资源管理中的重要内容与手段，在提升企事业单位的人事管理水平与用人质量等多个方面发挥着至关重要的促进作用。但传统的人事档案管理已经不再适应当前市场经济的发展。因此，利用计算机系统对人事档案管理进行信息化改革，有助于降低人事档案管理工作人员的工作量与时间，提升人事档案管理的质量与水平。

参考文献：

[1]刘向东.人事档案管理中的几点建议[J].价值工程，2010（15）

[2]李方.浅谈人事档 案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报， 2008（31）

[3]张力英.浅谈干部人事档案管理信息化建设[J].才智，2012（02）

不动产档案管理措施篇（11）

施工技术档案的主要内容包括：施工组织设计纲要、总设计（施工组织设计或施工组织措施计划）和专业设计。施工招、投标文件，施工承包合同。质量管理体系文件，施工技术管理制度。施工技术措施和施工方案。推广四新试验、采用和改进记录。技术会议文件、重要技术决定文件。施工技术和技术管理总结。施工图纸、设计文件、关于工程的管理性文件和技术记录。施工技术记录、施工大事记和施工日志。质量监督检查结果报告，整改问题处理结果清单。施工质量验收评定签证。建（构）筑物地基审底和地基处理（包括试桩、打桩）记录。永久水准点和控制桩的测量记录；主要建（构）筑物定位放线测量记录；沉降观测记录及变形记录。施工图纸会检记要。施工原材料、构件和设备出厂证件（必须有正式印签）。设计变更、原材料代用记录。隐蔽工程与中间验收签证。外委加工的半成品、成品、设备的检验报告。各类技术检验记录和试验报告。重要设备缺陷及处理结果记录。分部试运和整套启动试运方案、措施、调试运行记录，调试报告。有关工程建设和为生产运行需要的协议文件及会议纪要。工程技术总结和工程声像资料。工程移交签证书。为积累经验所需的其他文件材料。

二、项目施工技术档案交接管理的基本程序

施工技术档案工作是系统工程，应列入各相关部门的职责范围、岗位责任制和工作标准，并切实保证档案的即时性、真实性和完整性。项目部应采取措施，配备专职人员，建立严格的管理制度和合理的运作程序，确保技术档案质量达到预期效果。

施工技术档案要在施工准备伊始便进行搜集和整理，并贯彻于整个施工过程。施工技术档案资料由各相关部门负责收集、整理、审定后递交技术管理部门或档案室。所有档案材料力求齐全、完整、真实，不能擅自修改、伪造和事后补做。

工程项目建成投产后，项目部技术管理部门应会同质量管理部门对施工技术档案资料进行审核、整理后，移交公司档案管理部门，并根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》按承包合同，向建设单位移交竣工档案资料并办理审核交接手续。当设备的出厂证件和材料合格证件份数不足时，应优先满足工程移交材料的需要。

三、项目施工技术档案交接管理的要求

一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度。档案交接是项目经理部档案管理中的重要环节，应引起高度重视，摆上重要议事日程。在负责档案管理的技术人员离岗或调动工作单位时，要做到离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的技术人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位。