不动产档案管理大全11篇

不动产档案管理篇（1）

传统的档案管理工作中，由于工作方式较为落后，工作效率较低，并且随着档案数量的增多，管理工作的难度也呈现出逐渐加大的态势，给事业单位的档案管理工作人员带来了较为沉重的负担。在当前形势下，不动产统一登记档案管理工作的一个目标是储存资料，明确工作目标，优化工作体系。通过深入分析和研究不动产统一登记档案管理，可以将档案管理人员从传统工作中解放出来，将更多的精力放在档案利用与开发上。通过对档案的总结和梳理，可以明确下一步工作方向，并且为主营业务的发展与优化提供建议，实现工作效能总体提升。

1.2有利于提升不动产统一登记档案管理效率

在传统的不动产统一登记档案管理模式下，管理质量较低，档案管理工作受到了较大的限制。档案会占据较大的空间，不动产统一登记档案管理部门在工作的过程中，随着档案数量的不断增加，会产生大量的档案，如果不对其进行深入的研究和分析，从而提升不动产统一登记档案管理质量，会严重影响档案资源的开发与利用。此外，传统的档案管理方式存在明显的不足，在档案资料查询与调取等方面，都要耗费较大的人力物力。所以，通过深入研究不动产统一登记档案管理制度，可以实现管理质量和管理效率的整体提升，从而在保证管理质量的前提下，最大限度地节省人力资源。

2.不动产档案管理的创新路径

2.1提高服务质量

不动产档案的管理主要是为相关人员提供服务，所以在促进不动产档案现代化管理创新路径时，还需要更好地提高服务质量，为此可以参考以下几个方面：第一，将计算机技术和网络技术应用到现代化管理过程中，以此为基础建设不动产档案的自助查询系统，可以使得人们能够利用这一系统更好地查询相关的信息，在降低不动产档案管理人员工作量的同时，也能够为相关人员提供个性化的查询服务；第二，需要对不动产档案管理人员进行相关的培训，使得他们能够熟练地使用计算机等终端设备，可以高效地运用相关的查询技术，更好地提高服务质量。同时，还需要对不动产档案信息进行收集、查询、管理等流程进行不断地优化，从而能够进一步推进不动产档案管理的现代化水平。

2.2加快不动产档案信息化建设进程

2.2.1提高不动产档案管理信息化建设的认知

随着计算机技术、网络技术以及通信技术的快速发展，将这些技术应用于不动产档案管理工作中，利用先进的设备仪器和应用软件实现档案的自动化检索、存储和管理工作，是档案管理发展的必然趋势。不动产档案是社会信息业的重要组成部分，必须树立现代化的管理理念，以满足社会发展的需求。在不动产档案管理中运用现代信息处理技术，势必会提高不动产档案资源开发和利用效率，推动不动产档案管理深化改革和创新，促进档案管理事业信息化水平的提升。

2.2.2推动不动产档案数字化建设进程

不动产档案数字化建设是不动产档案信息化建设的前提和基础。将不动产档案资料予以数字化处理，再利用计算机强大的检索功能进行整编，可以将产权人姓名、房屋地址、房屋面积等不动产信息中的每一个组成要素作为检索点，生成检索工具，从而减轻手工检索的工作量，提高检索的工作效率，为档案资料利用者提供高效、便捷的信息查询服务。

2.3加强对不动产档案的安全管理

对于不动产档案来讲，其安全性的保障也是现代化管理的重要内容，所以为了更好地进行不动产档案现代化管理的创新，必须要加强档案的安全管理。为此可以参考以下几个方面：第一，利用先进的技术，对不动产档案进行安全管理。由于相关的安全技术需要专业的人员进行操作和维护，因此在对不动产档案进行现代化管理的过程中，需要招聘安全方面的专业人员，从而能够更好地加强不动产档案的安全管理；第二，需要加强对不动产档案服务的身份认证功能，建立严格的服务访问安全流程，使得具备相应资格的人员才能够访问不动产档案。防止诈骗及相关纠纷现象的出现，更好地维护不动产档案的安全；第三，要加强对不动产档案管理人员的安全意识培训，使得他们能够加强对信息的安全保护，例如：定期修改密码、不将密码随意放置或者告诉他人等等，从而能够避免由于人为失误造成的不动产档案信息泄露问题。

2.4建立竞争激励机制

不动产档案管理篇（2）

1 不动产登记档案特点

通过对不动产登记档案特点进行全面、深刻认识，并明确不动产登记档案管理的重要性，可以确保该项工作的有效落实，在提高档案管理水平和管理效率方面起到了显著作用。对不动产登记档案进行分析，发现特点主要包括以下几点。首先，不动产登记档案类型众多，涉及到各行各业以及广大人民群众，档案信息载体形式也丰富多样，信息量十分庞大。其次，不动产登记是一项时间跨度大、工作周期长的工作，往往需要几个月甚至是几年才能完成。另外，不动产登记涉及到广大人民群众的合法权益，需要保证所有档案信息的真实性、准确性和有效性，要求以严谨的工作态度对待，专业的工作方式开展。同时，不动产登记档案内容会不断进行更新，需要根据土地业务活动的实际开展情况对原有档案信息进行修正和补充，保证与实际情况的一致性。并且，不动产登记档案具有法律效应，可以为不动产纠纷的处理提可靠的法律依据，确保了不动产产权归属的合法性和公平性。

2 不动产登记的档案管理现状

2.1 档案交接难度较大

在原有的不动产登记档案管理模式中，不同类型的档案是由不同部门进行管理的，包括国土、住建房管、林业、农业等，档案管理职权比较分散。要想实现不动产登记档案的统一管理，就需要将这些部门分属管理的所有档案集中到一起，这就要求完成档案的顺利交接。而在交接档案过程中，经常会出现档案遗失、损坏现象，尤其是存储时间的较长的老档案，极易出现损坏现象，难以保证档案资料的完整性，影响了档案交接的顺利进行，档案交接难度较大。

2.2 档案整合难度较大

档案的科学整合，也是当前不动产登记档案管理中亟需解决的问题。不同部门在管理不动产登记档案时，所用管理模式、管理机制、管理系统等都存在较大差异，并且在对档案类型进行划分时所用分类标准也是不一样的，并没有统一、规范的分类归档标准，在对档案信息进行整合时，经常出现归档混乱现象。同时，不同地区的不动产登记档案管理水平参差不齐，规范管理工作存在严重的不平衡现象，落后地区仍然以纸张作为档案信息载体，档案信息载体类型不统一，整合难度较大。

2.3 部门合并难度较大

原有档案管理部门自身运行机制的完整性，使得部门合并过程中困难重重。在不动产登记档案分散管理时期，各个管理部门在长期实践工作中都制定了符合自身特c的管理标准和管理模式，基础设施建设比较完善，管理部门运行机制比较成熟。在不动产登记档案统一管理模式下，只要求将管理职责进行统一，没有对其他管理职能的整合进行明确规定，每个管理部门都希望能够保留原有管理职能，在部门合并过程中经常表现为不主动、不配合，并且还容易出现管理职权冲突现象。

2.4 专业管理人才稀缺

专业管理人才稀缺，是影响不动产登记档案管理成效的主要原因之一。不动产登记档案具有动态性、法律性、严谨性等特点，其管理工作专业性较强，对工作人员的专业能力和综合素质有着较高要求。但是，当前很多档案管理人员缺乏对不动产档案管理的深刻认识，存在敷衍、懈怠等不良工作现象，对档案管理专业知识掌握不足，难以承担起不动产登记档案管理重担。再加上不动产登记档案数量的不断增多，所需要的档案管理人员也越来越多，人才需求方面仍存在较大的缺口。

3 不动产登记的档案管理改善措施

要想提高不动产登记档案管理水平，实现更加理想的管理效果，就需要从工作现状出发，针对其中存在的问题提出有效的改善对策，为该项工作的科学、有序开展提供保障。

3.1 制定档案交接规范流程

档案的顺利交接是转变不动产登记档案管理模式过程中，需要克服的第一个问题，通过制定规范的档案交接流程，可以确保后续管理工作的顺利进行。首先，国土资源部门应制定统一的不动产登记档案交接方式，包括档案信息整理、移交及保存方式，对档案交接条件进行明确规定，只有符合标准后才可以进行交接。其次，还需要明确固定档案交接具体时间，保证档案交接的有序性。同时，档案交接需要由专业人员完成，并提供办公所需场所，为档案交接的顺利完成提供基础保障。

3.2 加大档案信息整合力度

档案信息整合是不动产登记档案管理中的一项重要工作。首先，应该制定统一的档案分类标准，根据不动产登记档案具体内容，对其进行科学划分，确保归档的科学性、规范性，避免出现档案分类混乱现象。其次，不动产登记档案信息应逐步向三位地籍及房产方向发展，实现图文一体化，将文字形式档案与图像形式档案进行整合，以权籍调查结果为依据，明确不动产产权具体归属情况。除此之外，还需要加快各地区不动产登记管理平衡发展，提高档案管理整体水平，为实现档案信息的顺利整合创造有利条件。

3.3 构建部门协同配合机制

不动产登记档案从分散管理到统一管理的转变，需要将多个部门进行合并，这就需要构建部门协同配合机制，确保档案管理模式转变的顺利完成。国家应该针对不动产登记档案管理工作的科学开展颁布完善的法律法规，明确不同管理部门管理职能的重要性，从法律层面对部门整合进行强制约束，并派遣专业人员进行监督审核，落实档案管理部门合并情况，提出指导性的工作意见。同时，还需要以实际情况为出发点，制订科学有效的统一计划，清楚划分档案管理责任，促进不动产登记档案统一管理的快速实现。

3.4 加大专业人才培养力度

要想提高不动产登记档案管理水平，就需要打造一支专业专业素质较高、工作能力较强的档案管理队伍，所以就需要加大专业人才培养力度。不动产登记档案管理部门应该认识到专业优秀人才的重要性，做好宣传教育工作，强化档案管理工作人员的责任意识，端正其工作态度，使档案管理人员能够更加认真、负责的最好自己的本职工作。同时，还需要对档案管理人员进行定期培训，使其掌握更加先进的档案管理理念及管理方式，提高其专业能力。

4 结束语

随着不动产登记管理模式的转变，为不动产登记档案资料价值的充分发挥提供了重要保障，同时也对不动产登记档案管理工作提出了更高的要求。要想做好不动产登记档案统一管理工作，就需要从工作落实情况出发，针对其中存在的问题，采取科学的应对措施，通过制定档案交接规范流程、加大档案信息整合力度、构建部门协同配合机制、加大专业人才培养力度等方法，对不动产登记档案管理工作加以有效改善，为档案资料应用价值的充分发挥提供有力保障。

参考文献

[1]莫晓兰.对不动产登记档案管理的思考[J].兰台世界，2014，（S3）：55-56.

不动产档案管理篇（3）

引言

数字化档案管理是伴随着计算机技术、数字化技术、多媒体技术以及网络技术的发展所衍生出来的一种新档案管理模式，是一种全新的档案管理方式，将传统的纸质档案通过扫描、录入等方式转变为数字化、信息化的数据，然后通过计算机网络技术将其储存到网络当中，同时任何可以连接到该网络的用户都可以快捷的下载和使用这些数字化档案，从而实现档案的高效实用目的。

1.数字化不动产档案管理可行性

数字化档案管理主要是将传统的纸质、录音等档案介质的原始材料，借助扫描、压缩、转换以及录入等方式制作成为图片或声音等数字化文件，并将图片的文件借助文字识别技术来体现，在应用网络储存的技术基础上，促使和图片能够储存在大容量的网络当中，同时也可以随时随地在网络当中进行查询和下载，使档案的使用效率得到显著提高[1]。数字化不动产档案管理是通过采用储存的新技术实现数据库的虚拟化管理，并提升档案管理的使用效率，储存不动产信息的完整性和准确性，促使不动产档案信息可以在不同的部门、不同的地区实现快捷传递，最大程度提升不动产档案的使用价值。

简单而言，数字化不动产档案管理本身就具备较高的可行性，但是在网络的不安全和不稳定因素影响下，其可行性就需要建立在三个原则基础上，分别为技术支撑、客观需求以及可操作性强。

首先，技术支撑。伴随着网络技术的不断发展，各个行业在互联网的帮助之下都有了明显的成长和发展，所以数字化数据库是各个行业获取信息和信息的主要平台[2]。当前，我国许多地区的不动产大多数都是以建立信息网络平台作为数字化平台的实施方式，这一平台可以促使每一个部门的信息资源获得整合，同时的各个职能部门也可以借助这一信息共享网洛实现不动产信息的有效交互，从而促使不动产相关工作更加有效实施；其次，客观需求。不动产档案实行数字化管理能够实现最大化的资源利用率，降低人力资源和物力资源的投入。相关部门可以在建立不动产平台时按照不同地区、不同类型的不动产进行分类，这一种分类方式可以让记录不动产信息、修改不动产信息和使用不动产信息的效率得到显著提升，让传统繁琐的档案管理工作变得非常简单，实现最优化管理；最后，可操作性强。就目前而言，计算机的发展仍然非常迅速，软件、硬件以及数字化管理设备的更新速度非常快，这也为档案数字化管理提供了网络凭条与现代坏办公设备。借助计算机的储存特点，数字化不动产档案管理系统可以具备资源内部共享、查询登录服务、信息录入服务等功能，促使使用者和信息提供者的工作效率显著提升。除此之外，因为数字化档案管理是以数字化的形式储存不动产信息，信息本身并不会存在缺损和老化的问题，所以无论是存放多久的档案，其信息内容都会非常完整。

由此可见，数字化不动产档案管理可行性显著。

2.数字化不动产档案管理的实行优化策略

虽然数字化不动产档案管理存在许多优势和特点，但是在实行过程中仍然存在一些问题，尤其是在基础设施、人力资源以及制度方面的问题。

2.1 优化基础设施

完善且有效的基础设施是不动产档案管理的基础支撑[3]。不动产在完善数字化基础设施时，首先需要确保基础硬件设备的购入有效性，其中必然会包含路由器、储存器、服务器、计算机、扫描仪、打印机等设备，此外还需要保障软件方面的完整性，例如数字管理系统、信息安全心痛等。其次，建立完整的网络信息平台维护制度，也就是由专门的网络维护人员定时对数字化不动产档案平台进行维护，确保数字化不动产档案平台的硬件设备和软件资源都稳定，从而保障数字化系统的正常，提升档案资料的有效性。最后，不断更新和研发数字化档案管理软件，并按照不动产档案的实际管理需求，对软件进行持续性更新，确保数字化档案的管理有效性。

2.2 注重人才培养

不动产档案管理对于人才的需求非常明显，传统的纸质管理转变为数字化档案管理的过程中，对于工作人员的要求也并不相同，其主要是体现在计算机操作和软件应用能力方面的要求[4]。对此，相关部门首先需要注重人才方面的培养，对于老员工给予定期的培训，力求老员工能够胜任数字化档案管理工作。对于培训而言，主要是提高工作人员的自身业务能力，促使其能够灵活操作不动产档案管理软件，并对数字化档案开展分类、编码、收集以及归档等操作；其次，需要注重人才方面的引入。相关部门可以定期在各大高校当中吸引相关人才，定期引入人才，从而保障人才的充足性。

2.3 建立完善管理制度

完善的制度是数字化不动产档案管理得以实现的有效保障，相关部门在完善制度时，必须根据档案管理的具体方式，制定完善的档案管理原则。与此同时，还需要建立定期的整理体系，因为资源的重要程度，必须杜绝资源损耗的情况发生，档案管理部门需要定期对不动产数字资料进行整理，尤其是一些重要资料，从而保障资料使用的安全性。

3.结语

综上所述，档案数字化管理是未来不动产档案管理必然的发展方向。目前不动产在档案管理的过程中仍然存在一些制度、内容以及设施方面的问题，这些问题仍然会制约着数字化不动产档案管理的发展。对此，相关部门仍需在建设数字化不动产档案工作中投入相应的经历和经费，加强设施的完整性，培养相应人才，从而提高不动产档案管理的实效性。

⒖嘉南

[1]王明.浅谈房产档案管理的数字化趋势[J].办公室业务，2014，13（13）：147-148.

不动产档案管理篇（4）

1不动产档案管理系统及计算机通信技术概述

1.1不动产档案管理系统

不动产登记是《中华人民共和国物权法》确立的一项物权制度，是指经权利人或利害关系人申请，由国家专职部门将有关不动产物权及其变更事项记载于不动产登记薄的事实。不动产档案管理系统是依托计算机通信技术，对不动产登记的结果和过程进行详细记录的系统，为不动产登记中心提供数据管理、数据查询基础服务，为其它政府部门和相关企事业单位提供不动产数据查询依据，是新时代的必然产物，同时不动产档案管理系统为公众提供合理合法的查询服务。

1.2计算机通信技术

计算机通信技术，是以计算机终端为信息数据传输基础单元，以现代化通讯技术为手段，从而实现对信息数据进行高效精准传输，确保计算机与终端设备之间、计算机终端与服务器（应用服务器/数据服务器）之间信息数据传输的时效性、一致性和安全性。成熟的计算机通信技术和全面的网络协议为终端间数据传输提供了高效、易用、安全、实时的数据传输方法和错误处理机制，确保数据传输的正确性，同时通信结构以及通信协议使通信双方存在互相影响和重要联系，在对计算机通信技术进行分析研究的过程中将二者看成共同整体。随着现代化信息技术的快速发展，计算机通信技术已发展成为集合光纤通信技术以及电力载波通信等现代化通信技术，逐步向卫星通信技术、5G通信技术以及超光速通信技术发展。

1.3不动产档案管理系统应用计算机通信技术的重要性

计算机通信技术具有良好的适应性、传输高效性、数据高度一致性、数据安全性、数据实时性、抗干扰性等优点，在不动产档案管理系统中得到广泛的应用。对于不动产档案管理系统来说，主要功能是实现对信息数据的高效处理、按照终端使用者的具体要求对数据进行加工处理，确保信息数据传输的安全性、时效性、可靠性和数据一致性，在此基础上为不同层面的用户提供个性化的服务。

2计算机通讯技术在不动产档案管理系统中的应用

(1)管理系统数据处理功能中的应用。不动产档案管理系统借助于计算机通信技术对不动产管理系统中办理完毕的案卷进行归档并生成电子档案，在生成档案时系统将不动产管理系统中的表单信息页面化，生成不能修改的PDF文档，同时保留表单信息数据源数据，为精准查询和快速查询提供数据基础；将不动产办理过程中权利人提供的相关数字化文件形成统一格式的PDF文档，按不动产档案目录要求生成单一的完整的电子档案，并根据档案管理员的要求提供纸质档案打印功能，在进行档案打印时，遇到权利人提供的纸质材料时，系统自动保留空白页，供档案管理员将原始纸质材料放到档案相应位置，最终形成完整的档案。

（2）不动产登记中心业务办理中的应用。不动产档案管理系统为不动产业务登记提供基础数据和审查依据。不动产业务登记过程中，窗口收到业务办理申请，系统根据不动产单元号以及权利人信息，自动查询档案管理系统，根据业务规则及人员权限，将查询结果反馈给窗口办理人员，供业务办理人员判断该业务是否可以继续办理。如果权利人申请对自己名下的处房产进行转移时，系统将查询不动产档案管理系统，看该房产是否被标记为查封或抵押，如果在档案系统中标注为查封状态或抵押状态时，系统将自动告知窗口办理人员，该房产不能进行不动产转移申请业务办理，从而保障了新权利人的合法权益不受损害，同时也为窗口业务人员提供快速、准确的判断依据，降低由人工查询档案可能会有遗漏或疏忽造成误判，避免业务办理不符合规则的情况发生，提高窗口业务人员办理效率。

（3）同级政府部门之间的业务办理中的应用。在信息化和网络化迅速发展的当下，法院可以通过法院系统向不动产档案管理系统发送查封申请，不动产档案管理员在档案系统中能够实时收到查封提醒，档案管理人员对申请书的内容进行审核无误后，向不动产登记系统发起查封强制执行申请，该申请会第一时间出现在不动产登记系统的待办事项中，即使不动产业务办理人员没有对该业务进行办理，在当事人办理其他相关业务时，系统都会提示要对该当事人名下指定的不动产进行查封，同时系统也不允许当前正在办理的业务继续，强制业务办理人员结束当前业务的办理，转入查封业务办理流程，从而避免由于时间差的原因或人为原因造成法院无法执行查封申请，减少相应权利人的经济损失。法院在某些案件执行完毕后，对当事人名下的不动产进行解除查封也可以直接通过系统间的接口进行解除查封申请。

(4)企事业单位之间业务办理中的应用。当事人在购房时以及在实际生活过程中，需要以房产进行抵押向银行申请贷款时，传统的做法是当事人向银行提出抵押申请，当事人依据银行凭证到不动产档案管理室申请无抵押凭证，最后将凭证交至银行，然后进行相应贷款手续办理，以及进行不动产抵押登记等业务办理。在计算机信息化和网络高速发展的当下，在银行与不动产档案管理系统实现数据对接的条件下，当事人可以直接向银行申请贷款，银行系统根据当事人提供的相关资料，向不动产档案管理系统发起无抵押查询，在得到查询结果后进行判断是否进行贷款，如果具备贷款条件则向不动产档案管理系统发起抵押贷款业务申请，不动产档案管理系统向不动产登记系统发起抵押贷款登记申请，并将抵押登记结果反馈给银行以继续后续贷款流程。在贷款清还完毕后，银行系统向不动产档案系统发起解除抵押贷款申请，不动产档案管理系统向不动产登记系统发起解除抵押登记申请并将结果反馈给银行，同时不动产档案管理系统根据不动产登记系统办理结果更新档案信息。通过银行系统与不动产档案管理系统之间的数据共享和业务联动，提高了业务办理效率、简化了业务办理流程、提升了用户满意度。

不动产档案管理篇（5）

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0194-01

一、不动产登记档案整合和集约化管理的必要性

从某种角度来说，不动产登记档案整合有着重要的依据，即《物权法》，明确指出不动产登记档案要由登记机构统一管理，相关部门必须永久保存这些档案信息，也就是说，相关部门需要根据已有的资料，有效开展不动产登记档案重建工作，优化利用相关法律法规，加以规范，动态管理各类不动产物权，物权登记是建立在档案基础上的，也是各项不动产物权登记工作有序开展的关键所在，是物权归属不可或缺的关键性依据，可以为社会全面发展提供关键性证明，有效维护社会大众的合法权益。在这一背景下，有效整合不动产登记档案已成为一种必然趋势。其整合的必要性利于社大众随时随地查找所需的不动产登记档案信息，满足他们在这方面的客观需求，有效提高他们满意度。此外，在新形势下，档案管理工作已被提出全新的要求，必须加强其集约化管理，这是不动产登记工作开展的必然结果，也符合档案档案管理的客观要求，促使分散的不动产档案信息处于统一化网络结构体系中，高效保管重要的信息数据，尤其是成果性资料，确保不动产相关工作有序开展，有效提高不动产登记档案方面的服务质量。

二、不动产登记档案整合和集约化管理

1、不动产登记档案整合具体内容

在日常管理过程中，档案管理人员必须全方位客观分析不动产登记档案，根据其特点、性质、作用等，准确把握整合不动产登记档案的核心内容，其并不指单一方面。档案管理人员必须站在客观的角度，准确、完整登记不同领域的不动产档案，比如，房屋、土地，要根据相关技术标准，统一化管理不动产登记档案，为档案使用者提供优质的档案服务。不动产登记档案部门需要全方位有效整合档案管理人员，使其积极、主动参与到不动产登记档案管理中，要根据他们已有的管理水平，多角度对其进行系统化培训，引导他们学习最新知识、最新理念等，强化他们责任意识，具备扎实的档案管理知识，通过不同形式提高业务技能，熟练操作各类设备设施，提高他们综合素质，更好地开展不动产登记档案管理工作。此外，不动产登记档案整合内容还体现其集约化整合，集中管理多种不动产登记档案，使其具有鲜明的“标准化、规范化”特点，为不动产登记档案工作有序开展提供重要保障，有效提高海量档案资源利用率，避免出现严重的浪费问题。

2、不动产登记档案整合难点

在社会市场经济背景下，不动产登记档案信息数据呈爆发式增长，其管理难度大幅度增加，想要对其进行合理化整合，档案管理人员必须全方位客观分析各方面影响因素，准确把握其整合难点，采取针对性措施有效整合不动产登记档案信息。具体来说，就档案移交来说，如果移交之前的整理工作不到位，不动产登记档案整理等方面质量也会受到影响，而各个登记部门采用的管理形式、管理手段以及具有的管理水平并不相同，会在一定程度上增加不动产登记档案整合难度，一定要准确把握这方面难点，科学整合各类不动产登记档案。同时，不动产登记档案入库难度也比较大，其入库是一项系统化、复杂化工程，极易受到多方面因素影响，需要做好档案信息分类工作，根据不动产具体要求，进行合理化分类，比如，土地、房屋、林地，需要根据各方面情况，科学补建不动产登记档案，正确、完整录入对应的信息数据，便于其及时导入到所构建的不动产登记信息管理平台中，各方面都必须建立在相关规定的基础上，加上不动产登记档案信息数据频繁增加，类型又多样化，整合难度相当大，需要花费大量的“人力、物力、财力”，否则，不动产登记档案整合工作将无法顺利进行。此外，在科学技术发展的浪潮中，各类技术频繁出现，不断应用到档案管理中，合理化便编写档案库的位号，借助物联网技术，条形码、二维码等，和电子登记信息相同作用，构建关联，还要对档案进行扫描，构建影像档案等，都在无形增加了档案整合难度。

3、不动产登记档案集约化管理

在新形势下，不动产登记档案工作日渐统一展开，档案信息数据海量增长，类型日渐复杂化，档案信息数据管理已成为一大难点。在这一背景下，档案部门必须安排专业人员对不动产登记档案进行必要的集约化管理，优化利用先进的技术，计算机技术、网络技术等，充分发挥其多样化作用，借助信息化手段，加大数字不动产档案建设力度，确保不动产登记档案各项工作有序开展，具有鲜明的信息化特点。在集约化管理方面，档案管理人员必须以社会市场为导向，多层次优化利用一系列相关技术，云计算、大数据，根据各分档案情况、特点等，为其配置合理化的身份证，科学设置其中的芯片，对不动产登记档案信息进行一系列操作，比如，定位、监督，最大化降低不动产登记档案信息出现失联现象，为提高档案管理工作整体质量做好铺垫。档案部门要优化利用移动通信技术，借助多样化优势，大力推广移动通信终端，便于档案信息使用者自动查询相关数据信息，可以借助档案网站，加大宣传力度，促使档案管理人员全方位正确认识不动产登记档案，认真做好本职工作，充分发挥微信平台作用，促使档案管理人员相互探讨、交流，比如，不动产登记档案政策、社会大众提出的意见、建议等，进一步优化不动产登记档案管理工作，提高其集约化管理水平。

三、结语

总而言之，在新形势下，不动产登记档案具有鲜明的“系统化、复杂化”特点，其整合和集约化管理重要性不断显现。在日常工作中，档案管理人员必须全方位正确认识不动产登记档案，准确把握其整合内容以及难点，加强其集约化管理。以此，确保不动产登记档案工作有序开展，最大化提高档案信息利用率，将其灵活应用到实践中，充分展现其多样化价值，促使新时期不动产登记档案事业不断向前发展，走上健康稳定发展的道路。

参考文献

[1] 周文奇，彭健.不动产登记档案信息化管理的问题分析与改进建议[J].浙江档案，2016，12：54-55.

不动产档案管理篇（6）

中图分类号：D923.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）12-0331-01

【前言】我国不动产的所属权需要建立在依法登记的前提下，只有在经过依法登记的情况下不动产物权的建立、变更、转让和注销才能产生法律效力。我国的不动产机构的主要工作任务就是将不动产归属权进行登记，形成不动产登记档案管理系统。

不动产登记档案不仅包括不动产登记本，还有各种与之相关的文件、图表和网上登记信息等内容，包括文字信息，图表信息，声像影像等，记录载体包括纸张、光盘等。因为不动产登记档案的复杂繁琐，所以不动产统一登记档案管理的工作并不轻松。

一、我国当前不动产的特点

1.不动产在固定机构进行统一登记

不动产，顾名思义，就是指自然性质上或者法律规定上不可移动的财产。因为不动产的位置不可随意改变，不动产的登记体现出唯一性的原则，所以在一个区域内的不动产统一登记只由固定的机构进行登记。不动产的统一固定登记更有利于不动产登记档案的统一管理。

2.具备法律效力

我国对于不动产的登记都有明文规定，不动产登记档案的管理一般由行政主管部门负责，不动产登记一般都是在政府机构进行注册，改正等。由行政机构所认证的登记，登记信息作为原始凭证被登记部门保存，形成的不动产登记档案受到法律保护，具备法律公信力。

3.档案格式要求严格规范

不动产登记档案是可变的。随着不动产政策的调整改变，不动产登记流程会改变，不动产登记档案也会随着改变。不动产登记主要采取文本形式，对不动产登记格式有着严格要求，档案的记录必须严谨、规范、准确、详细。不动产登记档案可以在法庭上作为法律文件，具有法律效力，所以登档案的格式必须严谨规范，避免因为内容模糊而造成纠纷。

4.档案保存时效长

随着不动产所属人的变动，不动产登记档案也会随之改变，但是登记档案的法律效力是不会改变的。不动产登记档案的时效期非常长，有效地保证了不动产的物权保护，使不动产的权属问题得到稳妥的保障。

二、我国不动产统一登记档案管理的现状

1.档案的准确性欠缺

不动产登记档案是具备法律效力的，登记工作中最重要的任务就是保证数据的真实性和准确性，登记档案的准确性直接关系到登记者的法律权益。登记档案准确性的欠缺也会导致行政部门的诚信危机，对行政部门的执法过程造成阻碍。目前，我国一些地区仍存在不动产档案登记管理不严谨的现象，档案信息缺失，资料数据模糊等现象。

2.不动产登记管理档案资料数据库不完善

由于技术问题，不动产登记管理档案资料数据库经常会出现连接错误，比如一栋别墅完成变更所属权后，所属权在数据库上仍然显示不动产的所属人是变更前的所属人。这些错误对不动产登记的后续工作产生的消极影响，阻碍了不动产登记档案管理的开展。

3.档案管理技术落后，没有实行现代化

档案管理的数字化对档案的管理工作来说是个提高管理准确性和便捷性的新方式，档案管理的信息化能够提高档案管理的效率。现在部分地区的不动产登记档案管理过于依赖纸质文件，信息化水平低，管理技术落后。

4.档案的存放杂乱

国家规定不动产的登记要合法规范，最重要的目的还是为了人民。规范的不动产登记会为群众提供便利，减轻负担。但是，一些地区的不动产登记档案存放杂乱，多处存放，群众在查询时非常不方便。

三、改变当前不动产登记档案管理方面缺陷的策略

1.不动产的登记行为进行规范化、标准化

对当前的不动产登记机构进行整合统一，规范不动产登记档案文件的书写，规范不动产登记档案管理，提高不动产登记档案数据的真实性和准确性。促进行政部门工作的严谨性，提高行政部门的社会公信力，推动不动产统一登记档案管理的后续工作顺利进行。

2.完善档案管理资料数据库，应用现代化技术

优化不动产登记档案信息资源数据库，紧随现代科技发展，运用二维码等信息技术将不动产登记档案管理进行优化，整合。使不动产登记档案管理变成一张条理清晰的信息网。在各部门之间实现便捷交流，为不动产登记的后续工作提供技术支持。

3.对资源进行优化整理，对不动产登记档案进行高效管理

引进先进的管理理念，建立不动产统一登记档案管理制度，对不动产资源进行合理有效地规划，进行高效管理，减少在管理过程中耗费的人力和物力资源。

三、对当前新常态下不动产统一登记档案管理的反思

建立起不动产登记档案管理制度，使不动产登记成为更加高效且规范的机构，这是一个革故鼎新的过程。在这个过程中要制定目标，逐步地进行实施，将行动落实到实处，规范管理机制，形成规范的不动产登记管理流程，不仅为群众提供便利，更为行政机构提高了社会公信力。当前我国提出的政策，正为我国不动产统一登记档案管理提供了创新的平台，这是一个机遇，要把握得当才能为不动产登记档案管理的高效化提供强劲的动力。

参考文献

[1] 渠涛：《不动产物权变动制度研究与中国的选择》，《法学研究》1999年第5期.

[2] 李艳.浅议不动产登记档案整合管理[J].浙江国土资源，2016，（2）：38-39.

[3] 张锐：《构建和谐社会视野下的档案信息服务》，《档案学研究》2005年第6期.不动产登记档案管理三题[J].档案学研究，2006，90（4）：25-28.

[4] 彭诚信：《我国物权变动理论的立法选择》，《法律科学》2000年第2期。

不动产档案管理篇（7）

（一）复杂性。不动产登记档案管理内容种类众多，且数量很大。内容主要包括土地、房屋、农场林场、矿产资源、河流等，并且每一类不动产内容都牵涉到规模庞大的群体，如果对其中的任何一项开展调查，都会形成数量纷繁复杂的数据资料。以房屋登记为例，需要对城市的常住人口和已售房屋包括相关的土地信息进行调查处理，其中的任何一个环节，都会出现相关的档案资料，而我国的人口基数约13亿，即使只需要对其中的一部分进行相关的登记，都会是一个不可想象的数字。温家宝同志说过一句话：“13亿，是一个很大的数字，如果你用乘法来算，一个很小的问题，乘以13亿，都会变成一个大问题。如果你用除法的话，一个很大的总量，除以13亿，都会变成一个小的数目。”这句话用到不动产登记档案管理来说，是很有道理的。

（二）独特性。不动产登记档案管理同传统的图书档案、史料文献管理不同，具有很强的专业性特征，是其他相关工作所不能取代的。在不动产登记档案管理的资料中，其包含的载体有契约文件、权证说明、图纸表册等，这些资料最客观全面真实地对不动产信息进行了记载，这些资料具有自身的专业性、唯一性和真实性，和其他管理工作是有本质区别的，必须进行专门的管理。

（三）实时性。随着我国经济的不断发展和市场化的深化推进，我国的不动产交易市场日趋成熟，也相对火热起来，尤其是在房产交易这一块，相关的市场活动十分热烈。而面对不断增多的市场活动，不动产的权属所有也处在一个不断变化的过程当中，这也使相关的不动产登记管理工作处于一个实时变化状态。以二手房交易市场为例，每一次的房屋交易都会产生相应的所有权变更，而每次变更都需要不动产登记档案做好清晰明确的记录，确保档案资料的真实准确，这也为法律意义上的权益变更提供了一种契约保证。

二、新常态下不动产登记档案管理的作用

（一）不动产登记档案是保证物权所有者合法权益的法律凭证。随着我国经济发展进入新常态，市场交易的内容和形式也日趋多样化，物权的所有权变更更呈现流动性加强的趋势，而其交易过程又充满了风险和不可预判的特点，需要一个可信度比较高的机制予以保障，不动产登记档案应运而生，为人民群众和国家的财产安全保驾护航。通过对不动产的登记管理，使不动产的物权公开和透明，能够为相关的交易活动提供依据和监督。并且国家在法律上对不动产登记档案公示后的约束力也给予了保证，这给一些经济纠纷案件提供了相关的法律依据，也保证了物权所有者的合法权益。

（二）不动产登记档案具有稳定市场的作用。不动产登记的程序和管理权是有国家单位进行负责办理的，主要是对不动产的详细信息进行登记管理，在时间效果上，具有相对的稳定性。而在市场经济的条件下，各种经济活动和交易行为使不动产物权不断发生所有权变更，而通过国家机构对这种实际交易安全采取强制约束，可以很好地稳定市场，避免市场风险恶化。不动产和不动产登记档案对不动产物权所有权的归属问题已经进行了法律上的界定，可以从根本上解决相关纠纷，避免交易行为的欺诈性和操作风险。

不动产档案管理篇（8）

档案管理这项工作比较考验人的耐心，虽然不怎么复杂，但是却很繁琐，一不小心就可能有错误出现，应用二维条码技术的作用是将出现错误的几率降低，并不是不会发生错误，所以，在对其进行应用的时候，应该要对各项应用环节多注意，特别是关于相关标准的制定，有利于融合现有的系统和二维条码技术，进而促进共享档案资源的实现。

一、二维条码的概述

在工作的过程中，需要的信息是二维条码纵向和横向两个方位同时进行表达的，所以，很多的信息量通过很小的面积就可以被表达出来，而且信息的准确度还可以得到保障。通过现在不动产档案管理可以看出来，和一维条码相比较，二维条码还是存在着明显区别的，主要表现在方向上，信息的存储方式主要是信息符号，这是在一维条码的基础上一次很成功的改变。这是一项既廉价又简洁的应用，很多单位都给予了很高的重视。和一维条码相比较，虽然增加了很多的存储空间，不过却也只是1K左右，而且信息存储的越多，就需要越大的尺寸，对识别识读器是非常不利的。因此，二维条码只能存储比较少的信息。

二、在不动产档案管理中二维条码技术的实现模型

在不动产档案中应用二维条码技术，主要是把元数据、电子文件和纸张文件拷贝和封装在一块，分析的时候所使用的处理技术应该要严格一点，使用的方法主要是在二维码中将其元数据和电子文件存储起来，形成纸张文件档案、元数据及电子文件；纸张档案在通过相机亦或者是扫描仪扫描成二维条码，然后再进行扫码还原，最终得到相对应的数据。不动产档案管理和很多的软件系统和单位之间都有关联，电子文件在生成二维条码以前，需要设置成长期存取的统一格式，对于统一的标准，元数据也应该要遵守，对各用户各阶段对不动产档案管理的使用非常有利。生成二维码以后是不可以再改变的，在文件流转的时候，元数据在不断地变更、增加，因此，新部门在得到流转的纸张电子文件的时候，需要以不同的元数据为依据，将这些增加、变更的元数据变为二维条码，并在纸质文件上打印出来。

三、在不动产档案管理中二维条码技术的应用

在我国二维条码技术已经有了很长时间的发展史，有了越来越广阔的应用范围，在不动产档案管理中也到了一定的应用，因为其具有简便性，得到的效果也是较为明显的，不过不动产档案管理在对其进行应用的时候还有很多大小不一的问题需要注意，具体分析如下：

（一）存取格式的选择。不动产档案管理有很多种存取格式，在x择的过程中一定要注意务必要将格式转换成长期存取格式，主要是由于不可以更改生成以后的二维条码，如果选取的存储模式不是长期的，文件很容易流失，引发的后果是不可估量的，所以这项步骤是极为重要的，不可以被忽视。

（二）相应标准的制定。通常情况下，二维条码技术都是应用在电子档案管理之中的，电子档案通过这种技术可以实现存储，而档案管理也可以实现共享，但是前提条件是一定要有相关的标准进行约束，不可以想怎么样就怎么样。对相关标准的制定主要是由于不动产档案管理有很多的系统，而且还要转换这些系统，有助于促进档案正常电子化管理的实现。如果没有标准，共享档案的实现便很难，所以，二维条码技术的使用是离不开相关标准约束的。不过，在对标准进行制定的时候，要以国家的规定为依据，国家已经具体制定出了标准，严格地执行就可以了。标准的制定有两条原则需要遵守，一个是易用原则，还有一个就是通用原则。通用可以对大一点的范围适应，而易用则简单，电子档案不能因为使用二维条码技术而变得繁琐，否则会适得其反。除此之外，二维条码由于有限的容量，所以需要简单地处理一下存储元数。通常情况下，在对标准进行制定的时候，所选择的数据元素所具有的特点是基础性和通用性。

（三）相应的管理系统要进一步地完善。测试平台的建立。使用平台对使用的硬件、软件进行测试，然后再投入到市场中去。通常时候都是有专门的档案管理部门对此管理的，因为有很多重要的文件存在于档案管理部门，如果有些问题出现，后果是不可预想的。

文档一体化系统的设计工作要做好。在设计的过程中有两方面需要格外地注意，一个是正式文件的生成，另一个则是收文登记，这两项工作一定要做好，有助于目前的系统和二维条码技术融合工作的实现。

四、结语

总而言之，在不动产档案管理中应用二维条码技术，对其日后的工作有很大的帮助，不仅将工作环节有效地简化了，还将工作效率进一步地提高了，在使用的过程中必须要对可能出现的问题给予高度的重视，进而在最大程度上发挥出二维条码技术的作用。

【参考文献】

不动产档案管理篇（9）

随着时代和科技的不断发展，信息技术能够给人们的生活以及企业单位提供方便的操作，因此各行各业都需要加快对数字化的利用，为生活工作提供更多便利。本文首先就数字化不动产档案管理的内容定义进行阐述，对数字化不动产档案管理利用发展平台的特征进行说明，其次通过搭建数字化不动产档案管理利用发展平台进行探讨，同时提出一些举措，帮助数字化不动产档案管理利用发展平台能够更好完成搭建。

一、数字化不动产档案管理内容

（一）什么是数字化不动产管理

不动产是一种具有不能进行移动土地位置固定性，由地理位置使用权利以及使用程度等结合组成的独立性，使用寿命长久性，因土地面积限制的供给有限性几大特性的财产，主要附着于土地，例如房屋建筑物等。

数字化不动产档案管理通过计算机、互联网网络将国内的不动产档案资料进行分类处理和存储整理的方式，利用信息技术将这些不动产档案进行数字化的统一集合管理。通过数字化进行整合管理的这些不动产档案数据，可以直接使用网络进行查找、检索，让不动产档案管理变得更加方便，同时也完善了国内的不动产数据库信息，让管理人员使用者能够快速获取不动产档案的数据资料。因此，不动产档案信息结合数字化管理后能够方便操作，从而提高档案管理的工作效率，保证档案管理工作的高质量。

（二）数字化不动产档案管理利用发展平台的特性

1.利用网络系统高效管理不动产档案信息。信息技术下利用计算机进行工作已经习以为常，工作得益于计算机网络系统而取得很大进展，对于不动产档案的管理工作也是一样，通过计算机网络的便捷特性管理不动产档案，与传统的不动产管理方式相比较而言，管理者会更加的轻松，更快速的进行管理工作，大大地提高了工作效率，同时保证了不动产档案的精确度，解决了人工管理易出现遗漏的问题。

2.对不动产档案信息进行多样化储存。传统不动产档案管理仅仅通过文字的方式记录储存，通过数字化不动产储存管理后可以通过图片的方式储存，或者音频的方式储存，还能直接将拍摄的视频进行储存，多样化数据储存方式。同时也在传统管理储存的工作基础上，大大提高了储存的效率，让不动产档案信息能够快速地储存到数据库中，更加保证了数字化不动产档案信息储存的安全性。

3.用户可以快速地进行调阅。数字化不动产档案管理利用发展平台可以方便用户随时随地进行调阅，解决了传统管理方式需要去固定地点进行调阅不方便的问题，数字化不动产管理采用数据库能够存储大量的不动产档案信息，也解决了传统不动产档案信息存储空间的局限性。使用计算机可以直接在数字化不动产档案管理利用发展平台中搜索你想要查阅的不动产档案信息关键字，极短的时间内就能找到需要的资料。根据这个特性，数字化不动产档案信息管理利用发展平台需要保证其信息的安全性，进行访问权限的设置，需要有相关权限的人员才能进行调阅。

二、搭建数字化不动产档案管理存在的问题

（一）不动产档案管理分布分散，人工管理无法操作

我国的不动产档案信息受国情以及国民数量综合影响，具有分布分散的特性，传统的人工管理的方式对于这样庞大的信息数据群来说根本无法操作。因此解决这些问题就需要应用数字化于不动产档案管理中，它能够高效地帮助企业以及政府解决这个问题，对于企业以及政府来说需要在工作上进行统一规划，以法律法规为执行的基础，将数字化不动产档案管理以最大的限度进行使用，对各个行业以及单位的不动产档案管理来说，加快搭建数字化不动产档案管理是必须重视的一项工作任务。

（二）各地对不动产数字化管理的重视度不够

在社会的不断发展中，不动产管理方式方法也在随之不断变革，各个单位企业对不动产档案管理技术应该进行会议讨论，最终决定一个合理有效的管理方式，在会议上结合员工的想法和意见，注重搭建数字化不动产档案管理利用发展平台。通过数字化的便捷，使用其广泛的特性，不动产档案管理技术的改革需要企业政府的不断改进。但是目前国内各地方对于数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作不够重视，国内部分地区在数字化不动产档案管理利用发展平台的建立使用没有明显的效果，对于数字化不动产档案管理利用发展平台没有足够的搭建意识和行动。

（三）数字化不动产档案管理的开发还在不断完善中

传统不动产档案管理需要企业政府各部门之间的密切配合，来完成如此巨大的数据系统管理。如果国内各个地区能够将数字化和不动产档案管理相结合使用起来实现全国范围内的数字化不动产档案管理，这对于国内信息技术又前进了一步，对于信息技术的应用而言获得了巨大的进步。更快地搭建好数字化不动产档案管理利用发展平台，需要企业政府从具体情况全面考虑，需要将杂乱的数据进行统一处理，打好数字化不动产档案管理利用发展平台建设的基础，在不断的实施过程中解决问题，完善管理制度，让数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作不断向前推进，管理人员之间进行分工完成做好负责的事情，制定一個长远的发展目标，在不动产巨大数据管理过程中需要不断克服困难和阻碍，最终完成数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建工作并快速投入使用。

三、搭建数字化不动产档案管理利用发展平台策略建议

（一）加强不动产档案管理人员的意识

在数字化不动产档案管理中，需要对管理人员的管理意识进行培训加强，不动产档案良好的管理能够让数字化不动产档案管理利用发展平台更好地发挥其作用，增强整个平台的稳定性和使用效果，保持良好的管理意识，能够对数字化不动产档案管理利用发展平台的搭建提供更多管理建议，进行更好的引导数字化不动产档案管理利用发展平台的发展扩大，带动国内对于数字化不动产档案管理利用发展平台的建设，在管理的过程中带来更多有效的处理方法。

（二）创建全面完善的不动产档案信息数据库

在进行数字化不动产档案管理利用发展平台搭建工作中，大量的不动产档案信息数据需要进行取出或者录入工作，那么对于不动产档案数据库就需要做好基础性的创建，在储存数据信息中，完善数据库的对地域或者不动产类型的划分，让每个数据信息能够明确地存入数据库中，这一举措对于后期使用和调阅来说具有非常重要的作用，搭建完成使用过程中能否快速方便地进行查看阅览取决于数据库良好的创建；因此，为了方便让数据信息能够安全快速的存入或取出，需要对数字化不动产档案管理利用发展平台的数据库进行更加详细和严格的创建。

（三）加强不动产档案的管理力度

数字化不动产档案管理利用发展平台改变了传统的不动产档案的管理方式，通过更有效的信息技术管理，对整个管理过程的工作性质进行了本质上的改革，是完善数字化不动产档案管理利用发展平台的必然结果，这种改革方式对于企业和政府单位而言需要投入更大的成本和人力资源开展工作，需要对管理工作进行调动，人员需要进行明确的分工，制定出清晰的发展工作目标，对每个人每个部分工作进行更明确地规划；企业在实施不动产档案管理的同时，需要跟随信息技术时代的发展改变运营方式，让企业经济不落后于发展速度，才能更好的开展数字化不动产档案管理工作。

（四）对不动产档案管理出台合理的管理法规

搭建数字化不动产档案管理利用发展平台，标志着我国科技的发展，对于不动产档案的管理，政府应该加以重视，对过去的不动产档案管理法律法规进行修改和完善，制定更加全面的法律法规保障数字化不动产档案管理的有效管理；企业方面需要根据政府出台的法律内容，对企业内不动产档案信息管理工作结合公司情况进行合理的规划和部署，确定更好的更有效的管理策略和改进的方法，在对不动产档案信息的管理工作上能够做到长远高效的实施，各部门每个人都应该明确好需要开展的工作任务，加强各部分人员之间的配合协作，同时在不断实施过程中提出新的创意和管理意见，有计划有安排地实施数字化不动产档案管理工作，为数字化不动产档案管理的改革铺设好道路。

（五）加强数字化不动产档案管理利用发展平台的安全性和数据的隐秘性

不动产档案管理篇（10）

【原刊期号】200310

【原刊页号】49～51

【分 类 号】g7

【分 类 名】档案学

【复印期号】200401

【 标 题】中小企业资产与产权变动档案处置工作的实践与思考

【 作 者】赵国洪

【作者简介】赵国洪　张家港市档案局，江苏张家港　215600

【摘 要 题】专门专业档案

【 正 文】

国有集体中小型企业面广量大，在国民经济体系中扮演着十分重要的角色，做好这些企业特别是在一些企业破产过程中的档案处置工作，对于防止国有、集体资产的流失，保护广大人民群众的利益，维护社会的稳定，具有十分重要的意义。

一、中小企业资产与产权变动档案处置情况分析

中小企业情况复杂，企业经营管理水平参差不齐，档案管理水平也高低不一，加之企业资产与产权变动形式多样，因而在产权变动过程中档案处置情况较为复杂。近两年来，张家港市档案局陆续对市经贸委、贸易局、交通局、粮食局、供销社等系统的原国有、市属中小型企业在改组、联营、兼并、承包、租赁、出售、破产和股份合作等资产与产权制度改革中档案处置情况进行了调研和执法检查。在调研和检查中发现，在资产与产权变动过程中，档案能否合理处置，与企业原有的档案管理状况、企业的档案法制意识、企业转制过程中主管部门对档案处置的重视程度、采取措施是否得力有着密切的关系。大致有以下几种情况：

1.大部分企业原有档案基础较好，重视档案工作的延续性、稳定性，档案处置比较合理。这些企业的特点是有一定的规模，管理有一定的水准，员工的档案法制意识较强，企业将档案工作作为企业管理的基础来抓，档案管理走上了制度化、规范化、标准化的轨道，相当一部分企业档案管理达到了省级以上的管理水平。在企业转制过程中，企业领导高度重视档案的处置工作，把档案看成是企业资产的重要依据、凭证及企业生产、科研、经营管理活动得以延续和发展的重要基础，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定合理地处置了档案的流向。企业在转制前、转制中及转制后的档案基本得到了稳定和延续，保证了档案的完整齐全与安全。

2.部分企业原有档案基础较差，但由于补救措施及时，档案得到了较好的处置。这些企业大多为一些主管部门下属小型企业，由于规模较小，档案部门对这些企业的关注较少，业务指导不够，因此这些企业的档案人员大多是凭传统经验管理档案，归档质量较差。但在产权变动过程中，由于主管部门比较重视，采取了一些得力措施，进行亡羊补牢，在资产与产权变动过程中维护了档案的安全。如市粮食局下属的基层粮管所和粮贸公司，转制前档案意识较薄弱，档案材料收集不全，台帐不清，档案设施陈旧。在转制过程中，市粮食局高度重视档案的处置工作，主动与市档案局联系举办培训班，对下属28个粮食企业档案人员进行培训，对档案材料的收集、整理、移交提出具体要求，并组织力量认真补收散存的档案材料，对各企业的文书档案和会计档案进行规范在硬件设施上该局调整扩大了库房，投入10万元经费安装了密集架，将28个企业的文书档案与会计档案全部移交到局综合档案室集中保管。由于措施得力，目前移交任务已经全部完成。

3.少数企业原有档案基础较差，在资产与产权变动中企业和主管部门对档案处置未引起足够重视，存在问题较多。这些企业多为一些已破产、破产未审结企业、切块转制企业和空壳企业。平时管理较为混乱，人心涣散，对档案也疏于管理，档案意识较差，在资产与产权变动过程中，主管部门没有把档案处置的组织管理工作纳入企业转制工作的议程同步进行，因此存在问题较多。如华亿机械集团公司在破产过程中档案柜已被变卖，档案却散摊于地上，在破产清算过程中会计档案频繁借出，都未办理借出、收回手续；破产未审结的市毛纺织厂的档案虽大部分保存在原企业，但台账不齐、数目不清，已移交给切块转制企业的设备档案、基建档案和职工调出带走的人事档案，没有办理移交手续；空壳企业杨舍供销社的文书档案、会计档案和部分退休辞职人员档案，用编织袋堆放在职工宿舍里，很不安全。

4.个别企业原有档案基础虽然较好，但在资产与产权变动中未把档案处置列入议事日程，同样会给档案的安全带来隐患。如原市发电厂曾是张家港市的一家重要企业，档案管理曾达到国家二级水平，该厂于2001年政策性关闭，由于主管部门没有对档案处置问题引起重视，在清理资产时，既没有通知档案部门参与组织指导档案的处置，也没有将档案的处置列入资产清理程序，结果导致该厂除了设备档案随资产转移，干部职工档案被主管部门接收外，其余5800多卷（册）文书、会计档案仍留在原厂，无人管理，处于失控状态，并有部分档案材料外流。

二、档案部门加强档案处置监管的几点做法

针对检查中发现的问题，张家港市档案局本着对历史高度负责的精神，采取一系列举措，加强对档案处置的监管。

1.及时下发通报，引起各方重视。执法检查结束后，张家港市档案局向全市各镇、各部门下发了《关于对企业资产与产权变动档案处置情况进行执法检查的通报》，并抄报市委市政府。《通报》下发后引起了各方面的关注，并引起了市政府主要领导的关注，时任市长的曹福龙批示“资产与产权变动的档案保管十分重要，请档案局将各镇各部门检查中发现的问题及要求整改的内容、时间等以书面形式，盖好公章，写清内容及要求，发至各镇各部门主要领导。”

2.切实采取措施，责成有关部门及时整改。根据市领导批示精神，市档案局依据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《档案执法监督检查工作暂行规定》的要求，向执法检查中问题较多的部门和企业下发了《档案执法检查通知书》，要求他们采取措施限期加强整改。在此基础上，又向全市各镇各部门主要领导下发了《关于进一步加强企业资产与产权变动档案处置工作的意见》，要求各镇各部门全面组织检查，对照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，督促有关企业做好整改工作，并将整改情况用书面形式报市档案局，由市档案局组织抽查。

3.分类指导，组织整改。针对中小企业档案处置的复杂情况，市档案局认真组织人员进行分类指导，督促各镇各部门和机关企业组织实施整改。根据企业转制的形式和档案的内容，按以下几种情况进行处置：一是改制后仍为国有控股性质的，其档案原则上整体移交改制后的企业，要求企业配备必要的人员、设备进行妥善保管；二是改制后为国有股权参股的，原企业档案可向原企业或企业主管部门移交；三是改制后为民营企业或已破产和关停并转企业，原企业的设备、基建档案随实物移交，产品科研档案按有关政策移交或转让，企业原有的文书、会计、干部职工档案一律由各镇和有关主管部门接收；四是对于保管条件恶劣或企业因各种原因不能妥善保管的，督促各镇和有关主管部门接收；五是企业转制过程中形成的档案，应由原企业主管部门或现企业分别保存一份。

4.积极参与重点企业档案的处置工作。我们经调查了解到原市发电厂在政策性关闭过程中档案处置工作存在的问题后，市档案局立即与该厂主管部门进行了交涉，发出了《加强对原市发电厂档案管理的意见》，责成主管部门明确分管领导和相关人员负责清理工作，并派出业务骨干，督促指导该厂及时清理回收外流档案，收集整理零散文件，按标准要求进行立卷归档，对全部档案登记造册，建立完善检索工具。鉴于该厂企业档案内容较为重要，数量较多，对于今后工作查考和研究我市经济发展具有重要的参考价值，市档案局决定把该厂档案全部接收进档案馆作寄存处理，并积极争取了4万元经费，作为寄存该厂档案的费用，目前该厂5883卷（册）档案已移交进馆。

三、对加强中小企业资产、产权变动档案处置工作的思考

随着企业改革的不断加快，企业兼并、改组、整体出售、破产、股份制改革等资产与产权变动日益频繁，依法加强对这些企业的档案管理，规范档案处置行为，防止国有资产的流失，是档案部门的一项重要职责，也是一项长期而又艰巨的任务。对此，我们要不断地创新工作思路，坚持长效管理。

1.加大宣传力度，强化企业依法治档意识。企业档案能否合理处置，企业档案工作能否保持连续和稳定，很大程度上取决于各级领导及企业档案人员的法制意识。因此档案管理部门要多渠道、多形式地进行《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》等法律法规的宣传，提高企业领导和员工的档案法制意识；要认真宣传贯彻《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，进一步提高各有关单位和领导做好档案工作特别是产权变动档案处置工作的重要性的认识，在资产与产权变动中依法落实各项职责，规范档案处置行为。

2.建立转制、破产企业档案申报制度，强化对档案工作的监管。为了使转制破产企业的档案处置工作走上法制化轨道，档案部门要根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求，制定规范性文件，建立转制、破产企业档案申报制度，依法要求企业及时向主管部门和档案部门申报转制、破产程序，将档案处置的经费纳入转制、破产经费，在转制、破产过程中保持档案人员的稳定。

不动产档案管理篇（11）

关键词：

知识产权；档案管理；制度设计

当前创业创新成为时代主流，各种具有自主知识产权的企业组织不断涌现。2016年国内外专利受理量约为346.48万件，同比增速达23.81%，较1985年增长约240倍。我国国内外专利受理量高速增长，累积了巨量的知识产权档案。虽然知识产权档案管理短期内不能为企业组织带来经济效益，但是大量知识产权档案的累积和无序管理必然会成为知识产权保护的隐患，阻碍创新效率提升。

一、现状与问题

1.知识产权档案材料形成不规范

知识产权是指人们对其智力劳动成果享有的财产权利。因为智力劳动成果的性质是多样的，可以是具体的实物、文字、代码、图形和声音等，而创造过程也是复杂的，所以知识产权档案作为知识成果产生、使用和保护等活动过程的记录载体，其形式也是多样的，甚至超出了档案部门对档案类型的规范范围。一方面，知识产权档案记录五花八门，缺乏统一的规范指导不利于档案资源的统计和管理，更有碍于组织机构以后对知识产权档案资源的开发利用。另一方面，组织机构的领导对知识产权档案管理不重视，侧重于知识成果的创造和运用，忽视了相关档案材料是否记录全面，是否归档完整；尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。

2.知识产权档案收集不完整，管理分散

知识产权档案收集不完整的原因，除档案材料记录不规范或者因为不被重视而不记录外，还有知识产权业务分工不合理。知识产权的创造、使用、保护和管理等工作是由一个组织不同部门或者不同组织不同部门分工协作完成的。知识产权活动的相关记录档案分散于多个部门，加之一些档案部门工作缺乏主动性，缺乏对档案的整理和鉴定，只是机械被动地接收其他部门移交的知识产权档案，因此对移交的档案材料是否完整并不了解。加之知识产权档案管理分散，某些部门存在分解档案的行为，即只向档案部门移交一般性的材料，而将核心材料留在本部门，或者篡改档案材料的核心内容，这不仅影响以后的研究工作，同时容易产生泄密风险。更严重的是有些机构没有设置档案部门，档案收集工作由办公室行政人员兼任。

3.知识产权档案管理人员的专业水平有待提高

知识产权包括专利、商标和版权等多个类型，权利获得过程时间长，有效期跨度大。一些档案管理人员对知识产权类型以及相关法律法规认识不全面，甚至不清楚应该收集何种知识产权档案材料，如果机构面临知识产权纠纷，因为相关档案的收集保管存在问题，不能提供充分的证据材料，可能会让机构在纠纷中蒙受损失。

4.缺乏行之有效的监督和考核机制

对产生知识产权档案的业务部门缺乏监督约束机制。对于不交、迟交或者所交档案材料不完整的业务部门，档案部门不具有约束权力，无法对其他部门的知识产权档案进行有效监督，容易导致知识产权档案在归档保管前就已经流散遗失。除此之外，形成档案材料没有纳入业务部门的考核范围，难以激励员工提高档案工作质量。

二、加强知识产权档案管理的制度设计

知识产权档案是开展知识产权相关工作的重要依据，是组织实施知识产权战略、参与国内外市场竞争过程中重要的历史和法律凭证。整顿我国知识产权档案管理乱象，制定切实可行的知识产权档案管理制度，从收集、整理、鉴定、保管和利用等方面规范知识产权档案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知识产权规律、适应具体情况的档案

材料形成制度知识产权档案形成形式混乱的根本原因在于没有权威的、统一的和系统的规范指导。制订知识产权档案材料形成制度时，必须考虑两个因素：一是具体的知识产权活动特点和规律，以及知识产权维权时所需要的法律证据；二是档案材料不同载体的时效性和凭证作用。除加强单个组织内的知识产权档案形成规范外，还要注意与其他组织的衔接，尤其是遵循上级档案部门的规范和建议，有利于档案资源的整合和监督。

2.建立有序分散、集中管理的档案管理制度

知识产权活动涉及领域广，档案材料具有较大的分散性。对知识产权档案的收集保管要求不单是针对档案管理部门，还要囊括档案的产生部门。由于知识产权活动的时间特点，如某些科研项目会持续数年以上，知识产权档案材料会在业务部门留存的时间较久，容易造成遗失，所以建议将档案的收集保管责任落实到具体的部门责任人身上，促使其加强与档案部门的协作沟通，保证档案在业务部门的有序管理。档案部门也要积极主动与各个业务部门进行交流沟通，认真查验核实各类知识产权档案资料，依照知识产权规律对收集的档案资料进行归类整理，实现档案信息可溯源管理；在档案保存利用中，要确保档案材料的安全性和完整性，以及查阅档案的便利性。

3.建立知识产权档案管理培训制度

知识产权档案管理制度的切实执行需要档案管理人员发挥关键性作用，这就必须对档案管理人员进行专业培训，建立长效培训机制，促使知识产权档案管理与知识产权活动相辅相成、互相促进。知识产权档案管理培训不仅针对档案管理人员，还要培训档案记录人员，使其对业务部门的档案记录人员逐渐养成知识产权档案管理意识。

4.建立部门间的协作监督制度

赋予档案管理部门对其他业务部门具有知识产权档案监督权力。通过构建档案部门与其他业务部门的协作机制，档案管理人员可以与业务部门的知识产权档案负责人合作监督部门内知识产权档案的记录、使用、保存和管理情况，严防档案散失、资料泄露。

5.建立奖罚分明的知识产权档案管理考核制度

将知识产权档案管理工作纳入绩效考核当中。对知识产权档案记录的规范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面进行量化考核。