不动产档案整理范本大全11篇

不动产档案整理范本篇（1）

关键词：

知识产权；档案管理；制度设计

当前创业创新成为时代主流，各种具有自主知识产权的企业组织不断涌现。2016年国内外专利受理量约为346.48万件，同比增速达23.81%，较1985年增长约240倍。我国国内外专利受理量高速增长，累积了巨量的知识产权档案。虽然知识产权档案管理短期内不能为企业组织带来经济效益，但是大量知识产权档案的累积和无序管理必然会成为知识产权保护的隐患，阻碍创新效率提升。

一、现状与问题

1.知识产权档案材料形成不规范

知识产权是指人们对其智力劳动成果享有的财产权利。因为智力劳动成果的性质是多样的，可以是具体的实物、文字、代码、图形和声音等，而创造过程也是复杂的，所以知识产权档案作为知识成果产生、使用和保护等活动过程的记录载体，其形式也是多样的，甚至超出了档案部门对档案类型的规范范围。一方面，知识产权档案记录五花八门，缺乏统一的规范指导不利于档案资源的统计和管理，更有碍于组织机构以后对知识产权档案资源的开发利用。另一方面，组织机构的领导对知识产权档案管理不重视，侧重于知识成果的创造和运用，忽视了相关档案材料是否记录全面，是否归档完整；尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。

2.知识产权档案收集不完整，管理分散

知识产权档案收集不完整的原因，除档案材料记录不规范或者因为不被重视而不记录外，还有知识产权业务分工不合理。知识产权的创造、使用、保护和管理等工作是由一个组织不同部门或者不同组织不同部门分工协作完成的。知识产权活动的相关记录档案分散于多个部门，加之一些档案部门工作缺乏主动性，缺乏对档案的整理和鉴定，只是机械被动地接收其他部门移交的知识产权档案，因此对移交的档案材料是否完整并不了解。加之知识产权档案管理分散，某些部门存在分解档案的行为，即只向档案部门移交一般性的材料，而将核心材料留在本部门，或者篡改档案材料的核心内容，这不仅影响以后的研究工作，同时容易产生泄密风险。更严重的是有些机构没有设置档案部门，档案收集工作由办公室行政人员兼任。

3.知识产权档案管理人员的专业水平有待提高

知识产权包括专利、商标和版权等多个类型，权利获得过程时间长，有效期跨度大。一些档案管理人员对知识产权类型以及相关法律法规认识不全面，甚至不清楚应该收集何种知识产权档案材料，如果机构面临知识产权纠纷，因为相关档案的收集保管存在问题，不能提供充分的证据材料，可能会让机构在纠纷中蒙受损失。

4.缺乏行之有效的监督和考核机制

对产生知识产权档案的业务部门缺乏监督约束机制。对于不交、迟交或者所交档案材料不完整的业务部门，档案部门不具有约束权力，无法对其他部门的知识产权档案进行有效监督，容易导致知识产权档案在归档保管前就已经流散遗失。除此之外，形成档案材料没有纳入业务部门的考核范围，难以激励员工提高档案工作质量。

二、加强知识产权档案管理的制度设计

知识产权档案是开展知识产权相关工作的重要依据，是组织实施知识产权战略、参与国内外市场竞争过程中重要的历史和法律凭证。整顿我国知识产权档案管理乱象，制定切实可行的知识产权档案管理制度，从收集、整理、鉴定、保管和利用等方面规范知识产权档案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知识产权规律、适应具体情况的档案

材料形成制度知识产权档案形成形式混乱的根本原因在于没有权威的、统一的和系统的规范指导。制订知识产权档案材料形成制度时，必须考虑两个因素：一是具体的知识产权活动特点和规律，以及知识产权维权时所需要的法律证据；二是档案材料不同载体的时效性和凭证作用。除加强单个组织内的知识产权档案形成规范外，还要注意与其他组织的衔接，尤其是遵循上级档案部门的规范和建议，有利于档案资源的整合和监督。

2.建立有序分散、集中管理的档案管理制度

知识产权活动涉及领域广，档案材料具有较大的分散性。对知识产权档案的收集保管要求不单是针对档案管理部门，还要囊括档案的产生部门。由于知识产权活动的时间特点，如某些科研项目会持续数年以上，知识产权档案材料会在业务部门留存的时间较久，容易造成遗失，所以建议将档案的收集保管责任落实到具体的部门责任人身上，促使其加强与档案部门的协作沟通，保证档案在业务部门的有序管理。档案部门也要积极主动与各个业务部门进行交流沟通，认真查验核实各类知识产权档案资料，依照知识产权规律对收集的档案资料进行归类整理，实现档案信息可溯源管理；在档案保存利用中，要确保档案材料的安全性和完整性，以及查阅档案的便利性。

3.建立知识产权档案管理培训制度

知识产权档案管理制度的切实执行需要档案管理人员发挥关键性作用，这就必须对档案管理人员进行专业培训，建立长效培训机制，促使知识产权档案管理与知识产权活动相辅相成、互相促进。知识产权档案管理培训不仅针对档案管理人员，还要培训档案记录人员，使其对业务部门的档案记录人员逐渐养成知识产权档案管理意识。

4.建立部门间的协作监督制度

赋予档案管理部门对其他业务部门具有知识产权档案监督权力。通过构建档案部门与其他业务部门的协作机制，档案管理人员可以与业务部门的知识产权档案负责人合作监督部门内知识产权档案的记录、使用、保存和管理情况，严防档案散失、资料泄露。

5.建立奖罚分明的知识产权档案管理考核制度

将知识产权档案管理工作纳入绩效考核当中。对知识产权档案记录的规范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面进行量化考核。

不动产档案整理范本篇（2）

当前企业知识产权档案管理已是普遍现象

开展知识产权档案管理是与我国社会发展进步、企业经营管理模式变化、市场竞争环境需要多方面密切相关的。

1　知识产权档案已经是普遍现象而不是个别现象

通过调研我们发现，知识产权档案已经在很多企业中频频亮相，已成为企业档案普遍出现的管理内容。我们在参与调研的各单位中看到，这些单位都已收集、保存了包括专利、注册商标、商业秘密等方面的一定数量的知识产权档案，并且在企业经营管理中发挥了重要作用。

2　制定知识产权档案管理制度已是一个趋势

我们看到，北京航空特种工艺研究所、平阳重工机械有限责任公司等单位都已制定了有关知识产权档案管理方面的制度和工作流程，以协调、规范本单位知识产权文件收集归档和整理组卷工作。更多的单位表示，准备在适当时候(最好是有上级部门规范性文件指导前提下)着手制定知识产权档案管理制度。

3　市场经济环境有利于开展知识产权档案规范化管理

在市场经济环境下，知识产权档案已经在商标侵权、专利维护等维护企业合法权益、强化企业市场竞争能力方面发挥了作用，由此企业各级领导和有关部门都比较重视对知识产权档案的管理，重视本单位的知识产权档案的归档和管理，这就为推动知识产权档案规范化管理提供了良好的外部环境。

实行企业知识产权档案规范化管理恰逢其时

通过调查，我们认为，针对企业知识产权活动特点，提出完整的知识产权档案规范化管理实施方案很有必要。

1　科学发展观是指导我国档案事业持续发展的理论基础，开展知识产权档案规范化管理体现了档案事业在科学发展观的指导下不断探索和创新，通过实现知识产权档案规范化管理，可以为我国实现建设创新型国家战略、推进自主知识产权建设和国际化品牌建设提供强有力的信息支持，为我国实现“制造大国”向“创新强国”的国家发展战略转型提供档案信息的有力保障。

2　当前企业档案工作的发展与实践，已经提出了对知识产权档案规范化管理的实际需求。大量事实表明，企业中的知识产权档案管理已经不是一个尚处于理论探讨、有待开展的工作，而已经成为目前企业档案管理的一个普遍内容。虽然目前知识产权档案规范化管理在大多数企业处于“整装待发”状态，但是不存在难以解决的理论和实践障碍，特别是近年来我国档案标准化工作突飞猛进所取得的一系列成果，为知识产权档案规范化管理打下了坚实的基础。

做好知识产权档案管理工作，不仅具有我们通常所理解的为工作查考保存历史证据、服务于知识产权日常管理的意义，而且具有直接参与知识产权管理活动、推动企业档案工作与社会同步发展的重大现实意义。贯彻“建设创新型国家”战略，就必须关注知识产权档案管理，以适应我国社会主义市场环境和国际经济一体化市场环境发展对档案工作发展的新要求。

知识产权档案规范化管理需要解决的具体问题

在调研工作基础上，我们认为，知识产权档案规范化管理的一些具体问题急需解决。

1　知识产权档案管理不是“知识产权+档案”的简单叠加，而是其有机融合。因此在研究、开展知识产权档案管理工作时，要让“尊重文件形成规律、保持文件形成特点、维护归档文件的原始记录性”以及“实行档案的集中统一管理、维护档案的完整与安全、积极提供利用”的档案管理原则在知识产权档案管理中也得到充分体现。

要想把知识产权管理和档案管理纳入同一管理体系中，就必须把知识产权管理和档案管理两方面的内容有机地融合在一起。所以我们认为，完全有必要把已经被档案管理实践证明是行之有效的管理方法有机地纳入知识产权档案管理中。

2　根据档案事业发展和档案工作需求，把“知识产权档案”列为一个新的一级类目。国家档案局的《工业企业档案分类试行规则》第四条规定：“工业企业档案分类设置十个一级类目……有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目”。所以，我们认为根据《工业企业档案分类试行规则》相关规定和工业科技知识产权活动的特点，应当把知识产权档案作为一个新的企业档案一级类目；在此一级类目下，把知识产权档案管理内容划分为专利档案、商标档案、著作权档案以及商业秘密档案4个二级类目进行分类管理。就是说把知识产权档案作为企业档案中和会计档案、审计档案等相似的、独立门类的专业档案来对待。

不动产档案整理范本篇（3）

在长期的发展中从事各种活动形成并积累了大量的档案，如何能够按照一定的原则和要求，建立完善档案管理制度，科学正确的管理的档案，并且积极地开发档案信息资源，为长远发展服务是相当重要的组成部分。但是，通过广大档案工作者多年的理论探讨，单从档案工作的自身要求看，档案产生的主体、服务对象、工作的环境不断发生变化，档案管理理念、技术手段、队伍素质必然随之发生深刻变化，这就要求适应新环境的变化，与时俱进地建立起统一的、规范的档案管理制度体系。

1 加强档案管理制度体系建设的背景

“制度”是规范人们办事程序和行为方式的规则，“体系”是制度相互监督、相互制约、相互补充的“集合”，是整体性、协调性、科学性与合理性的统一。加强制度体系建设是各项管理工作永恒的主题，“没有规矩不成方圆”，档案管理也不例外。

我们都知道，档案是在生产经营等活动中形成的有保存价值的历史纪录，不但是对过去和现在的业务活动、机构调整等行为的记录，更是对未来的改革发展、经营决策等重大行为的决策依据以及维护合法权益的历史凭证，是的宝贵财富。因此，加强档案管理，建立完善档案管理制度体系，管理利用好档案，对的生存和发展起着非常重要的作用。

然而，目前档案管理工作制度体系建设中存在诸多问题需要我们认真进行反思，如：制度的确立仅以档案工作的自身业务需要为导向制定，并没有充分考虑到与这些制度相关的利益主体的需要，总是习惯于“为加强本单位的档案管理，提高本单位的档案工作质量，制订本规范”、“为加强本的档案保管和管理工作，特制订本规定”等等，来说明档案工作制度的建设目的或目标，缺乏与时俱进、为社会服务的理念；有的档案工作制度的制定没有充分征求和吸纳来自利益相关者的意见和合理化建议。显然，以这种理念确立的制度难以满足工作需求和社会需求，缺乏制度应有的约束力、广泛的影响力和科学的执行力，严重影响和制约了制度的贯彻落实，大大降低和弱化了制度的实施效力。

2 加强制度体系建设

建立档案管理制度体系不能“一概而论”， 也不可能有现成模式可以供“翻版”克隆，这是一个需要长期规划、逐步推进的系统工程。我们应该看到，在 “向管理要效益” 的大环境下，档案工作的存在与否，已不再取决于上级部门的行政指令和要求，而是取决于档案工作是否能在制度中发挥积极的作用。因此，建立与制度融合为有机整体的档案管理制度体系，在“管理创新、模式创新”的发展规划中加强制度体系建设，应当是档案工作求生存、求发展的必然途径。如何加强制度体系建设呢？笔者认为：

第一，从开发“管理层”入手。档案是在生产经营活动中产生的，是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据，也是重要的无形资产。目前，就本集团公司来看仍有不少下属的公司还没有认识到档案管理在生产、经营等活动中的重要作用，没有把档案管理建设工作提到管理的议事日程，这与整个集团公司的发展水平不相适应。究其根源就是这些公司的管理层重视不够，因此，首先必须提高负责人的档案管理意识，才能提高的档案管理意识，在全公司树立档案是资产、具有实用效益的观念。

第二，从管理“规范化”切入。提高档案工作管理规范化水平，“10号令”为档案管理工作提供了法律依据。要据此建立完善适宜的档案管理工作规范，规范中特别要注重档案资料的收集工作，“巧妇难为无米之炊”，收集是档案是规范管理的关键环节，档案资源收集不上来就谈不上管理。对于档案的收集工作，要在制度体系上给予保障，切实将档案收集工作落实到各职能部门和具体责任人。

第三，从增强“适用性”着眼。并不是说所有类型的都要构建模式相同的体系，而是应从实际出发，不拘一格，与时俱进，建立和完善适合自身发展的档案管理机制。笔者认为，一些小型只要有档案管理制度、有专门的库房和装具、配备有档案专业知识的专兼职档案管理人员、能有效开展档案工作就可以。大型建立档案管理机制，关键是要保证档案收集及时完整、保管得当、利用有效，档案管理工作的好坏标准在于是否能满足时展，是否符合发展需要，是否有利于档案管理的可持续发展。

第四，从提高“利用率”发力。提高档案资源的利用率是档案管理是否引起管理层、员工重视的“生命线”。目前，仍有一些对档案管理没有引起足够的重视，没有建立系统的档案管理机制，档案分散保管在各个具体经办的职能部门，如财务档案保存在财务部、人事档案保存在人力资源部，而这些部门之间又互相封闭，导致的档案管理不能做到完整、准确、系统的收集，档案资源容易流失，不仅不利于档案的永久保存，还会给档案的管理留下安全隐患。究其原因就是档案利用率不高，认为档案可有可无，“书到用时方恨少”，档案管理亦如此，只要在制度体系建设中“勾画”积累档案资源、丰富档案内容的“蓝图”，档案资源一定会有“用武之地”。

不动产档案整理范本篇（4）

档案对镇村来说，大都是一个模糊的概念，认为可有可无，其实不然。档案是指镇村在民间艺术创作、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。而镇村文化站属国家设立的最基层的群众文化事业单位，那么，在收集管理档案中具有不可替代的作用。

1 镇村文化站是档案收集与管理的主体

1.1 现场收集资料是保证艺术档案完整性和真实性的基础。在平时工作和交流中，每年几次群众文化活动，而且资料不全，没有什么资料可归档。其实，镇村档案材料的归档范围非常广泛，它包括文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。除公文、计划、讲话稿、记录、剧本、手稿等文字材料外，还有群众性的器乐、声乐、舞蹈、戏剧、曲艺、美术、书法、摄影等活动及成型的舞台美术、灯光音响、服装、造型艺术等的设计图谱，声乐与器乐的曲谱，舞蹈、戏剧等的场记图谱，录音带、录像带、照片、画稿等等，不胜枚举。那么，怎样收集这些资料呢？我认为，主要要做好现场跟踪收集工作。

历史真迹是档案的本质特征。所谓“历史真迹”就是记录历史的真实踪迹，它不是事后编写和随意收集起来的，而是“第一手材料”，是“历史的原始的记录”。档案要保证其真实性，就必须重视档案收集的现场跟踪。那么，何谓“现场跟踪收集”呢？所谓现场跟踪收集就是档案收集要与活动实施过程同步进行。群众活动一般不可能“复制”，许多活动离开了现场，就无真实可言。群众活动是为适应社会与群众需求而举办的，是人民群众自愿参加、自我实现、自我进行的。每次活动不是简单地重复，而是不断变化的动态过程，并不直接体现为文、形、声而“凝固”下来。因此，群众活动的档案，需要人们在活动过程中自觉地把流动的要素同步转化为多样化的档案形式。例如：镇上举办各类文艺活动，档案管理员同步收集筹备阶段整个策划活动的策划书、会议通知、会议照片、专家论证资料和活动现场照片、图像、录音带等，进行多角度、多方面的收集，使这项活动的档案保存更加完整，为以后举办同类活动提供有价值的参考资料。

档案现场跟踪收集，并不是说要求档案管理人员必须深入任何活动的第一线。在一定范围内的同步收集是指：时空上限制在活动起止的全过程，内涵上不失去所收集材料的“第一手”性质。时空上的限制是内涵上不失去真实性的保证。

现场跟踪收集重点是体现活动的全貌，除了保证活动高潮部分的档案材料收集不失时机之外，还要保证整个活动轨迹的完整。往往在实际工作中会产生这样一种现象：一次活动过后，只注意收集了活动体现部分的档案材料，忽视了活动筹备阶段的材料收集、活动高潮过后社会舆论的反馈材料和活动总结材料的收集，这就很难使生动活泼、多姿多彩的群众活动全貌在档案中再现。因此，追踪活动的轨迹，及时收集全部有价值的档案，是保证档案完整性和真实性的基础。

1.2 加强管理是提高档案利用率的基础。构成档案全宗的结构主线有三条，一是以业务组织为基本单位，二是以活动为基本单位，三是以个人为基本单位。三条主线互相不能替代，而且工作实践也证明，为便于档案的利用，应将三条主线复合起来，有机地整合在一起。活动往往是一次性的，缺乏稳定与连续，所以个人为基本单位整理档案，具有很重要的现实意义。因此，档案的分类，应三条主线复合并立，辅之以分类检索系统予以相互补充。而且在整理档案时，应遵循材料的形成规律，保持材料之间的有机联系，便于保管和利用。

1.3 首先要提高对档案重要性的思想认识。大家都重视活动而忽略档案收集管理工作，活动结束意味着所有工作的终结。所以，加强档案工作是所有镇村必须要补上的一门课。要加强《档案法》学习，文化站不但要建立规范的档案室，配备兼职档案人员，还要制订档案管理办法和规定，开展档案的收集、整理工作，实行档案的集中统一管理，积极为本镇村服务，积极创造条件实现艺术档案管理现代化，以保证日后的档案质量。

其次要加强文档统一管理的标准化、规范化。只有文件管理标准化、规范化，档案管理才能够继承其结果，顺利展开，如果文件管理无章可循，紊乱不堪，将直接使档案管理各环节陷入忙乱无序状态，影响整个综合管理系统整体功能的发挥。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行现代化管理服务。

2 加强对档案管理员业务素质培训，尤其要加强现代信息技术培训

现代化管理的形势要求档案管理员不仅要具有基础的文化科学知识、丰富的档案专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用电子计算机及现代化通讯设备来进行文件管理和档案管理，否则就根本无法介入电子文件的形成和保管，也不可能参与电子文件管理、检查系统的规划、设计。当然就更说不上充当电子文件的合格管理者。因此，必须下大力气，开展现代信息培训，造就具有现代档案管理意识和现代档案管理技能的档案管理员。这是推进镇村档案管理进程的一项关键性工作。

3 基层档案系统的作用

概括地讲，档案的作用有两个方面。一是凭证作用；二是参考作用。对镇村来说主要体现在以下几个方面：

3.1 档案是文化或个人历史的真实、全面的反映。档案与每年编写大事记一样，它能全面、客观、真实地反映历史原貌，也是全镇全村工作实绩见证。

3.2 档案是维护社会稳定的重要工具。一旦发生纠纷，档案便成有力佐证。

3.3 档案是规范管理的基础。但没有规矩也难成方圆。有了档案作支撑，进行规范管理就有了基础。

不动产档案整理范本篇（5）

固定资产是单位正常履职和开展业务活动的物质基础，是国有资产的重要组成部分。随着财政部《关于开展2016年全国行政事业单位国有资产清查工作的通知》（财资〔2016〕2号）等有关规定的贯彻和落实，行政事业单位在全面摸清家底时，也发现固定资产管理的薄弱环节，引发对固定资产档案管理的思考。固定资产档案管理与固定资产管理密不可分，资产档案记录着资产从购置、入库、使用、调拨、报废等生命周期的重要信息。规范的固定资产档案管理有利于单位及时、准确地掌握资产总量、使用及分布情况，实现资产的优化配置，提高资产利用率和安全性，也是相关部门防止国有资产流失、促进保值增值及进行管理决策的重要依据。

一、资产清查中暴露的固定资产档案管理问题

严格依照国有资产清查文件完成自查、账物核对、现场盘点、数据校核等清查工作，运用实地调查、电话访谈、档案查询、个案面谈等方法，在全面获得了固定资产真实、完整信息的同时，也发现了资产档案管理存在的不少问题。

（一）部分固定资产无档可查。据调查，不少单位对资产进行校核时查不到相关档案，对账上有的、清查时没有的资产无法进行追根溯源；零星档案也是分散在会计和文书档案中，很难查到资产流向等信息。对账上没有的、清查时有的资产，也难以确认资产来源、金额、使用情况等，有的仅凭相关人员的口述进行界定，主观性较强。

（二）部分固定资产档案不完整、不规范，利用率低。固定资产登记上账时较为粗略、模糊，类别细分不够科学，致使档案资料参考价值降低。比如，台桌类、桌椅类资产数量较为庞大、分类细碎，原始材料上没登记资产规格、型号、尺寸、保管人、使用部门等关键信息，致使部分固定资产无法进行深入清查。尤其是饮水机、屏风等耗损性强，价值较小、移动方便的资产更易去向不明；部分电子类固定资产（譬如：刻录机、办公设备零部件）更新换代快，如不能按规定及时处置，故时间一长，不明去向，此项资产的档案资料无法补充。

（三）固定资产档案管理缺乏动态性，资产档案出现断层。部分固定资产使用时间跨度较长（譬如：摄像机，使用年限6年），使用频率高（譬如：安全、检查、监视、报警设备等资产）、使用部门和使用人流动性较大（譬如：台式计算机），对其使用、借还等情况搜集的工作量较大，若未能进行及时跟踪管理，致使相关档案出现空白。

二、固定资产档案管理问题分析

固定资产档案管理既涉及到资产，又关系到档案，是复合型工作，如果相关负责人不具备较为复合的知识结构和技能，就难以对该部分档案进行严格检查，不易对一些不规范的资产材料进行查漏补缺和重新整理。

一是资产管理者档案管理意识相对欠缺。资产管理者不懂档案相关知识，在管理过程中容易漏掉重要文件材料。譬如：资产保管人认为只要是资产一股脑放进仓库里就行，进出仓库的登记不科学，甚至不登记直接入库，这样就无法形成原始材料。资产管理者不能及时根据资产生命周期与资产申购部门、资产使用人、各部门进行沟通交流，致使资产账目登记不全、登记错误等情况出现。

二是档案管理者不了解资产管理流程，难以鉴别或补全材料。资产管理员常常把资产资料送到档案管理员手里，因不了解资产管理等相关情况，往往资产管理员送来的算数，无法进行材料鉴别，不利于档案资料的完整齐全。

三是资产档案相关制度不健全。多数单位进行资产管理是依据省级部门的资产制度，有的虽然制定了本单位的资产管理规定，但丝毫没提资产档案管理或只是几句带过。相关部门或人员保密工作不到位，尤其是档案管理不善的单位，因无依据可查，资产流失率增加。

三、强化固定资产档案管理，提高归档质量

因固定资产涉及办公用房、居住用房、车辆、专用设备等广泛范围，且使用年限较长，固定资产档案管理也相对复杂，管理难度比较大。

围绕资产生命周期，把资产管理文件从生成到永久保存或销毁看作一个系统，以文件生命周期理论为基础，在档案管理的“前端”即文件的形成前便进行干预和控制，对中端即“处理、鉴定、整理、编目等等具体管理活动及末端文件保存或销毁“产生积极影响，提升档案工作的效率，提高档案管理质量。

（一）完善固定资产管理等相关制度，促进固定资产档案管理规范、科学。固定资产管理与档案管理相辅相成，相互促进。一是根据国家、省级行政事业单位固定资产管理政策，结合资产管理与清查中的新情况、新问题，建立健全固定资产管理规定，及时制定或修订适合本单位实际、便于操作的固定资产管理细则，使固定资产管理有章可循，利于形成可靠的资产资料。二是建立健全固定资产档案管理制度，确定资产档案的归档范围和保管期限表等内容，确保收集过程有章可循；严格执行归档材料收集标准，主动细致地收集，按照各类档案的分类原则和方法进行分类整理。及时整理不符合要求的材料，补充必要材料，确保归档内容的完整与规范。建立档案收件簿，规范材料装订，以便日后查阅，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化轨道。

（二）重视档案收集和价值鉴别工作。档案收集是档案管理各项工作的基础，鉴别是保证档案材料归档质量的重要手段。实行动态跟踪管理，在资产购置、验收、入账时做到卡片信息正确、清晰、齐全、规范。严格依据资产流动的实际，对资产账目进行更新、完善，把借用单、转移单、故障维修记录、调拨单、登记入库单、资产清查盈亏表、报废审批单、核对单、处置单等信息作为重要档案资料加以保存确保资产档案的系统性、完整性和规范性。对收集起来的档案进行真伪和价值鉴定，对档案材料范围、完整性、真实性进行鉴别，对材料形成手续进行审查，对鉴别后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及时进行处理。尤其是资产清查等重点工作的材料搜集整理工作，作为重要的档案资料。对账上没有、清查时出现的资产另外登记造册，每条资产数据登记完整齐全。将那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件“档案化”，要确保文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性并且能够证明，使文件可以作为证据和作为档案保存。

（三）结合固定资产管理系统，加强档案信息化建设。资产系统以资产卡片为主要形式实现对资产的登记、查询、统计等基本管理，但电子文件的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，在较长时间内纸质文件和电子文件还会继续并存。按照国家档案局的要求，可根据归档要求导出资产卡片等电子版数据，并与相同版本的纸质文件一同归档，对预算、审批、购置、调剂、维修、出库、报废等相关档案资料进行数字化处理，电子档案相应地自动生成，查阅相当方便，也有效地保存了原件 。

（四）重视土地等特殊资产档案的管理。譬如，建筑用房、土地等资产历经时间长，应严格遵守档案要求归档立卷，做到每幢建筑物、每宗土地都登记齐全，有档可查、有据可依。另外，照片档案是也资产档案的重要必要补充。积极引导相关部门主动归档，档案人员主动征集相关照片的拍摄、使用等情况，做到归档及时，编目有序、说明齐全，保管良好，便于查看。此外，极少部分的声像材料或重要责任者的口述史料也应归档。

（五）强化对固定资产档案的保密工作。按照档案的秘密等级安装防火墙，及时地备份档案信息。从档案提取、整理、数据录入、扫描、校对、装订还原、数据备份都由专人负责，并对每次出入库档案的数量、时间进行详细记载，保证档案扫描过程中的保密性和完整性。档案管理人员等相关工作者要严格遵守职业操守，不能随意透漏相关资产档案信息。

【参考文献】

[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考.兰台内外，2016（04）：31-33.

[2]刘志慧.新时期提高档案收集归档质量的对策――以固定资产档案收集归档为例.档案时空，2016（04）.

[3]郝瑞秀.铁路建设项目档案电子文件的归档及管理利用.铁道运营技术，2016，（22）4：45-46.

不动产档案整理范本篇（6）

中图分类号：F293.3；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）07-0369-01

一、房产档案的范围与特殊性

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、地产档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

5.不断评估、优化档案管理，提升规范水平

质量管理体系当中有一个重要循环，那就是“计划”、“执行”、“检查”、“行动”，它代表了全面质量管理的全部过程，是一个螺旋上升的过程。将这一循环应用到档案的规范管理之中，才可以保障管理的可持续发展。而要实现这一循环发展离不开对管理的评估和检查，离不开对检查反馈结果的修正和改善。这就要求档案部门要定期听取业务部门对档案工作的意见反馈，及时进行改正，进而有效推动档案工作的可持续发展。

总之，房地产企业档案工作的规范化管理不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业领导的重视，还需要企业全员的参与、支持，更需要档案人员的不懈努力和付出。

不动产档案整理范本篇（7）

做好企业职工档案管理工作，是满足企业职工切身利益的的必然要求，是实现全面建设小康社会奋斗目标的必然要求。我们要义不容辞地担负起历史使命，清醒地认识肩上所负的责任，既要科学、规范、安全地保管好职工档案，又要为企业和职工提供及时有效的服务。这是必须认真思考的课题，本人认为在这里谈谈个人的观点。

一、企业职工档案管理工作中存在的问题

企业职工档案是由企业管理部门在职工学习、招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地记录和考察职工的依据，是企业职工退休申报的重要凭证，做好企业职工档案管理工作意义非常重大。近年来，部分企业职工档案管理工作问题比较突出，有些企业擅自将档案交给本人携带、保管，发生多起丢失职工档案事件；有些企业甚至擅自更改职工档案中有关年龄、工龄、工种等方面的历史记录；有些企业不能按时按程序为职工申报退休。这些违反国家档案管理法律和政策规定的行为，严重影响了职工退休的客观公正，损害了职工切身利益。

二、做好企业职工档案管理工作的对策

1.严格要求档案保管条件。为确保职工档案的安全和利用，职工档案管理机构保管职工档案，必须具备以下条件：1.1用人单位必须是依法自主经营、自负盈亏、独立核算的生产和经营单位，取得独立法人资格；1.2要有明确的领导分工负责，设有专（兼）职档案管理人员。建立领导、专（兼）职档案人员责任制。档案人员应具备档案专业知识。建立、健全职工档案的归档、管理、利用、转递、保密等有关管理制度并在实际工作中贯彻落实；1.3要有符合条件的档案库房和装具，库房要和阅览、办公两室分开。必须用铁柜存放职工档案，以确保职工档案的安全。

2.严格制定档案管理制度。职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动机构。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。任何单位和个人无权擅自更改职工档案的相关内容，更不得弄虚作假，通过更改档案中的工种、年龄、工龄等内容，为职工办理提前退休和提高退休待遇。凡办理职工社会保险业务需要将职工档案带出单位时，一律由本单位人力资源管理部门的工作人员负责传递。任何个人不得借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案，严禁任何人涂改、圈划、抽取、撤换职工档案资料，严禁任何人私自保存本人的档案或利用档案资料营私舞弊。凡未按上述规定携带职工档案办理社会保险等业务的，相关职能机构不予受理。

不动产档案整理范本篇（8）

1、企业领导者的档案意识问题。随着燃气经营体制的改变,企业完成了股份制改造。国有经济在某些领域的淡出,尤其是对出资比例相对较少,新近成立的企业不再拥有绝对的所有权和决策权。作为企业无形资产的企业档案的处置权已经从企业转移到股东,在法律许可范围内,企业档案的相关事宜几乎完全取决于企业本身。因此,如何让企业新的领导者和股东们认识企业档案资源的特点、价值和档案工作的意义,以便管好用好保护好这些企业资产,使它为企业的改革发展发挥更大的作用,是当前企业档案工作者必须思考的问题。

2　档案管理体系变革的问题。企业经过一系列的经济体制改革之后,频繁的兼并、重组、拆分,精简机构,竞争上岗,对企业的档案工作产生了深刻的影响。机构的变动与管理流程的重塑,打破了企业现有的管理网络和工作程序。档案人员的精简和全员竞争上岗导致了档案人员结构的变化,一部分工作经验丰富的老档案员离开了工作岗位。档案队伍中出现了大批的新面孔。新的工作程序与新的工作人员,使企业档案业务指导工作面临着巨大压力。

3　企业档案利用的新变化。企业档案的利用长期以来一直以本企业工作查考为主,为企业的日常事物性管理服务。但最近几年企业档案的利用正悄然发生变化,利用者对档案的需求标准越来越高,利用次数越来越频繁,利用领域越来越宽广,而且档案的利用者已不再局限在企业内部,上级部门如:规划管理部门、城市管理部门、安全管理部门、相邻管线单位、施工单位和市民个人也加入了利用者的行列。档案利用的目的也不再仅仅为企业服务,企业档案的社会功能逐渐显现。

4、企业档案管理制度的制定问题。随着几年来企业改革的步伐加大,外资的不断融人,企业投资的参控股企业迅速增多,档案工作不能还按照过去的方式进行,必须在制定企业档案标准、规章制度的体系方面,分层考虑,有所改革。

5、企业档案载体的转变问题。在企业实现计算机全程管理后,适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中,电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件,电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。

二、在企业改革进程中加强档案工作的措施

1、加强宣传认识到位是加强企业档案工作的前提。企业改革越深入越要加大(档案法)、(国有资产与产权变动档案处暂行办行)等法律法规的宣传力度,只有使各级领导在思想上充分认识到,做好档案处置工作是避免国有资产流失和维护职工权益的需要,是对历史负责,对匡隋资产负责,对全体干部职工的基本权益负责,刁,能在行动上自觉加强档案工作,有效维护档案工作的开展。

2、措施到位是确保企业档案工作健康进行基础。企业改制应与档案保护工作同步,改制方案应体现档案转移、交接等相关内容,并辅以必要的制度措施。一是成立以公司领导为主的档案保护领导小组,明确改制进程中应肩负的责任;二是规定先移交档案再确定新岗位,没有档案部门的证明不得上岗;三是责成档案部门收集一些因各种原因而关闭企业原有的档案材料,按档案鉴定销毁要求进行处置,

3、突出重点抓好档案收集,防止因改制可能造成的档案资料缺失。每一项改制开始公司领导就必须引起高度重视,做到档案收集、整理、处置与改革改制工作同时布置,同步开展。在实际工作中要着重做好三方面档案的收集、整理,一是抓住产权变动这个要点,根据不同的产权构成,提出针对性要求;二是抓住人员变动这个重点,使提前退休、退养发及解除劳动合同人员的相关材料都有得到妥善保管;三是抓住业务变动这个重点,对企业改制前后由于业务的改变而散落的档案进行了收集。

4、积极探索新的档案处置办法,档案归属和流向明确,随着近年来企业改制的不断加快,公司结合市有关职能部门开展清产合资,对改革形成的档案形式和管理情况进行了全面调查底。根据《国有企业资产与产权变动处置暂行办法》对改制为独资企业、产权未变动的,档案归改制后的企业管理;二是对改制为投资主体多元化企业的,由新成立的企业管理;三是对国有产权整体转让的其档案室案原则上归属买方。

5、发挥档案资源效益,提高开发利用水平。档案工作的价值最终体现在应用方面,为了最大限度的利用档案资源,一是要加强信息化建设,以档案的科学化、数字化为追求,对各类档案进行数字化转换,运用远程档案数据查询技术,使档案资料利用价值达到最大化;二是丰富编研,将公司输配管网建设、安全生产、规章制度等专业资料,编撰成丰富多彩的编研材料,为确保改制后企业各项工作持续、健康发展提供了参考依据。

6、要制定先进的档案管理工作目标、制度。围绕企业档案工作的方针、目标及管理模式,档案工作如何推进企业的现代化进程,企业档案管理工作应当形成什么样的特色与机制,怎样建立企业档案工作的完整理论体系等问题进行深入探析,从而带动整个档案工作不断跃上更高的层次。

三、近年来的档案工作实践给我们的启示

新形势为企业档案工作带来冲击的同时,也使企业档案工作面临着众多的发展机遇。我们感到企业在改革转制进程中抓好档案工作,除了档案部门自身的努力外,来自上级和方方面面的重视、关心和支持也是不可或缺的。经过几年企业改制改革的风风雨雨和工作实践,对我们启迪频多。

一是档案管理结构要适时调整。企业产权结构和经营方式的调整,使企业档案内容和载体上都发生了深刻的变化,档案工作范围更加广阔,档案的种类的数量与日俱增,对档案开发利用的要求越来越高,档案部门要根据企业的发展变化随时修汀、调整管理体制结构。一方面要重新修订归档范围及分类方案,以解决新产生档案的归属流向等问题;另一方面在打破各投资企业间界限,全方位多渠道地进行档案信息收集与积累,以适应企业改革发展。

二是档案规范化建设要不断加强。一是要做好收集规范化,尤其是公司重大活动档案,确保档案资料完整性;二是整理规范化,各企业间应制定相对统一的整理规范,方便档案信息的利用;三是信息利用规范化,尤其是做好档案远程查询后档案的保密工作各网络审批的规范化。做好规范化建设工作是一项长期工作,依赖于档案工作人员的素质提升,因此,要经常性地对档案人员进行思想素质和档案业务技能培训,学习选进的管理理念,不断探索档案现代化管理的新途径、新手段,促进档案管理规范化。

不动产档案整理范本篇（9）

要顺利完成艺术档案管理的八要素,整理和利用是关键。在对艺术档案进行科学整理方面,要严格按照文化部和国家档案局制定的《艺术档案管理办法》的分类标准,它是科学进行艺术档案整理的工具和参照,对一个单位艺术档案管理科学化和规范化具有方法论意义。该分类法根据文化事业发展部门设置和文化艺术生产的活动的规律,按照艺术档案产生的领域,从大的范围内,确立了艺术档案宏观划分的六大类,第一,文学创作材料:包括文学创作活动形成的材料;文学本(手稿与印刷本);创作素材材料;采风材料。第二、艺术表演材料:剧本,包括导演本、演出本、改编本、移植本、外国剧作译稿;还应保留创作的手稿、修改本、发表本。一般在收集时,归档最后定稿外,还需保留首次修改稿,以及演出时的字幕电子版本;导演和舞蹈编导材料、导演构思、导演计划、导演阐述、排练计划;场记、舞台调度材料;舞谱材料;总谱、分谱、旋律曲谱、钢琴谱、合唱谱;剧照、造型照、空景照、气氛照、活动照;角色手记和演员心得;舞台布景设计和制作图;灯光设计图等。第三、美术、摄影材料:包括绘画、雕塑、工艺美术、民间美术、书法篆刻、美术展览、摄影艺术等活动材料。第四、社会文化材料:群众文学、群众艺术活动、群众艺术业务培训和辅导、群众文化艺术理论研究、民族民间艺术调查、传统民族民间艺术挖掘、抢救、整理、馆(站)举办的或参加市、区、街道各类文化艺术节等活动形成的材料。第五、艺术研究材料:文学艺术论著研究、美术研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。第六、艺术教育材料:艺术教育教材、教案、教学大纲;教职人员在艺术教育实践、创作研究中形成的材料;师生艺术采风收集、整理的材料;学生艺术实习、毕业演出形成的材料;学生艺术实习作品材料;学生艺术学科优异成绩材料。

以上这六个方面的分类实现了对全部文化艺术档案进行艺术学科体系的科学划分,是文化艺术单位管理艺术档案的总纲和依据。具体到一个单位,则对照以上六大类,来确定本单位的艺术档案。比如河北省艺术研究所的艺术档案,业务类参照该分类标准的第五部分,即艺术研究材料,包括文学艺术论著研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。比如该单位研究室完成的《河北戏剧》、《河北皮影•木偶》、《河北梆子文化述论》等相关文艺科研成果。我在整理本单位艺术研究档案的时候,注重从艺术研究部门在课题调研、艺术科研与研讨、戏剧作品观摩等职能活动内容方面去归类、组卷,建档,分类清楚,组卷规范,收到不错效果。

不动产档案整理范本篇（10）

中图分类号:G642文献标识码:A文章编号:1003-2851(2010)05-0235-02

随着房屋权属变更日趋频繁,其房屋档案是确认财产和保护财产不可替代的法律依据。有关房产档案的信息化管理系统已经是房产行业信息化战略的重要组成部分,房屋档案馆数字化建设已成为必然趋势,也是我们档案工作者迫切需要解决的问题。建设部《房地产交易与权属登记规范化管理考核标准》和《房屋权属登记信息查询暂行办法》对档案电子化提出了明确要求。如何变被动为主动,适应社会发展的潮流已经成为房产档案部门不得不考虑的问题。

一、房地产档案馆数字化建设的重要性

近几年,房地产开发建设领域发展迅速,对房屋产权产籍的管理要求也越来越高,作为政府的行政职能部门,房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的中心和基地。对房产档案档案数字化的研究是每一个档案工作者不容回避的问题。

二、房地产档案馆数字化建设中的应该解决二大个问题

第一、数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新,造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

第二、统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化,它包括:档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地房地产档案馆,包括众多相关信息提供单位,只有大家按照统一标准、格式来进行数字化,才能更有利于信息资源的共享,才能加快房地产档案数字化的进程。

三、房产档案馆数字化管理系统工程的建设

数字化房产档案馆是一个数字化的信息系统,与传统的房产档案馆的最大区别就在于它的馆藏是以数字化信息为主,以机读数据库为档案存储中心,以网络化运作实现房地产档案信息资源的共建共享。因此房产档案馆数字化显得至关重要。

首先在系统设计上,按照建设部房地产交易与权属登记规范化管理考核标准及考核办法的要求,充分利用已经建立起来的“数字系统”,力求在规范化管理上实现突破。建立一个集中扫描录入包含各种分类和密级的房产档案,使纸质档案图像化,实行电子化集中存储、索引、管理、查询的系统。在充分考虑房产交易市场自身业务系统状况的前提下和当前房产档案电子化领域的发展趋势,提出具体分项目标如下:

(1)实现电子化文档的集中控制和资源共享;

(2)系统结构灵活,可根据业务量的变化而实现连续性扩容;

(3)具备足够的安全措施,充分兼顾系统安全、网络安全和业务安全,做到安全与效率并重;

(4)提供统一的接口,响应其它业务应用系统对本系统存储的影像图片的查询请求;

(5)对需要进行远程调阅的房产档案进行影像扫描,将图片文件存入计算机,实现电子化存储;

(6)配合并培训库房管理人员进行增量档案的扫描;

(7)使电子档案管理系统与产权产籍管理系统无缝连接;

其次系统设计原则:为了实现目标,系统主要围绕以下几个原则进行设计和开发:

先进性:系统设计和开发采用C/S体系结构和面相对象(OO)的软件分析和设计方法,构成了在国内具有先进性的档案管理。

稳定性:保证应用系统运行及通讯的稳定性,有较强容错性,从软件、硬件、网络等不同角度,使用硬件备份、自动恢复、系统监控等技术手段避免系统单点故障、降低系统的后期维护成本、使系统运行时的出错概率及信息传输精度均符合业务需求。

独立性:电子档案系统通过接口与原业务系统无缝结合,可根据本单位的具体情况将扫描模块插入到任意业务环节。

本系统限定按“收件号”进行当前案卷管理,每个流水号对应原始档案卷通过本系统生成一组电子图片。

系结构业务流程表示如下:

(一)档案扫描

1.认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。

2.对每份文件的每页进行纠偏处理,其左右歪斜偏差小2度;对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理,以符合阅读习惯。

3.扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时,应尽可能按原缝隙粘贴好,再用平板扫描仪扫描。

4.每一案卷纸质档案扫描完后,扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致,不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。

5.A4宽幅单面扫描仪快速扫描双面文档并正确排序的使用方法。

先将全部正面扫描并保存后,再将全部反面扫描(中间的白页也要扫描),最后将空白页删除。

6.卡纸的处理 纸质较差、薄、软、对折不齐、开叉、装纸超重、纸槽宽幅过大、进纸边不整齐时容易发生卡纸。卡纸后该页应改用平板扫描,并尽可能恢复纸质档案原状。

7.A3幅面的纸张用数码相机进行拍照。

8.检查核对完后将该影像数据保存到数据库服务器保存。

(二)图像修正

1.扫描影像获取时一般将分辨率设置为200DPI。

2.图像画幅数要与扫描交接单上保持一致,准确无误。

3.要保证画幅上的图像、文字完整,清晰可读。

4.对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数,尽可能使图像能清晰识别。

(三)档案资料分类。房产档案资料分类,可以根据实际情况进行调整,每份档案文件目录数据与其图像文件名分类后建立一一对应关系,实现档案目录数据与图像文件的对接。

(四)数据对接。根据文件的业务编号将目录数据与图像文件进行对接,图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时,应以原件内容为准。

(五)档案整理

对扫描后产权资料逐卷、逐份验收和检查,然后装订建卷,移交档案编排人员。

(六)档案号编排。经过接收、扫描(拍照)、整理后的档案由专人经本档案系统自动给案卷号(流水号),按档案属性分类编排,根据每卷档案所在的库、列、组、层、卷编排档案状态。

(七)数据校对。以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录,并通知有关人员及时进行改正。一个全宗的合格率未达到95%以上不予以验收。

(八)光盘刻录。每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘或备份到磁带,刻录光盘时应注意图像信息的完整,刻录完成后要进行质量检查。合格的光盘用只读光盘复制两份,异地保存。

(九)档案公开查询、公开利用。以前对房地产档案利用工作处于无章可循的状态,加上受传统档案管理理念的束缚,档案管理人员一直有重保管、轻利用的思想,对房地产档案查询设定种种条件限制利用。我们在本系统查询信息中设计查询功能,从查询受理、查阅内容、查询收费、出具证明形成信息数字化,软件设计中对前台实行部分资料公开查询,档案信息系统的运用,使我们档案管理达到自动检索、自动变更数据、自动编目、自动汇总和自动打印,带来了更高的工作效率和更好的社会效益。

四、进一步加强档案数字化基础设施建设

(一)建设高质量的档案信息数据库。房地产档案管理主要包括两个方面:档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用,它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式。加快档案目录数据库建设,提高档案目录数据的质量。首先应该对馆藏的所有档案完成案卷级条目检索数据库,这是一个快速且见效快的目标;其次在此基础上逐步完善文件级条目检索数据库。只有这样,才能建立一个全面、高效、快速、准确的档案检索数据库。

(二)稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、录像、照片档案进行数字化,建立一定规模的多媒体档案数据库。推进档案资源信息二次开发,建立多种形式档案信息体系。根据档案信息,做多方面的专题研究和编研,推进档案信息的二次开发,同时采用多形式档案信息的方式,如建立网站等,使更多的用户了解档案、利用档案,扩大档案的利用价值。

(三)电子数据的安全性管理。档案资源信息化后,主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享,因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题,必须设定安全的使用权限,以保证电子数据不被错误修改、删除,同时派专人作好数据的备份工作,以保证档案馆提供给用户的数据具有安全性、可靠性。

(四)加强电子文件归档与管理。加强电子文件归档管理的标准规范的贯彻实施工作。档案馆要按照国标《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894―2002)和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》的规范化要求,开展电子文件收集、归档工作,加强分类指导,使电子文件和纸质文件一样得到科学保管和有效利用。

不动产档案整理范本篇（11）

养殖档案是保证畜牧业高质量发展的基础性工作，规范记录畜禽养殖档案是《畜牧法》《畜禽标识和养殖档案管理办法》等法律法规提出的明确要求，是畜禽养殖主体应尽的法律责任和义务，也是健全完善畜产品追溯制度的重要前提和根本保障。目前，我县养殖档案管理较为薄弱，部分养殖场（户）还存在养殖档案尚未建立或记录不完整、保管不规范等问题，给畜产品质量安全和疫情防控带来安全隐患。为进一步规范畜禽养殖生产经营行为，加强养殖档案管理，县农业农村局决定从2021年2月1日至12月31日，在全县内开展畜禽养殖档案整治规范年行动。

一、基本要求

（一）指导思想

全面落实《省人民政府办公厅关于促进畜牧业高质量发展的实施意见》，坚持绿色高效发展理念，以全覆盖规范建立健全畜禽养殖档案为目标，聚焦问题短板，扎实落实普法宣传、指导服务、整改警告、行政处罚各项措施，切实做到法无授权不可为、法定职责必须为，维护法律权威和部门公信力，提高行业管理服务水平和能力，为全省畜牧业高质量发展创造良好的法制环境。

（二）基本原则

坚持问题导向。从解决问题入手，什么问题突出，就解决什么问题，要从具体案例中举一反三，聚焦当前工作存在的突出问题，强监管、强指导、强服务。

坚持分类指导。根据养殖主体文化水平、畜禽品种、养殖规模的不同，因地制宜、因人而异、因户施策，扎实开展养殖档案规范建立工作。

坚持依法查处。严格按照法律法规规定进行处罚，做到规范执法、公正执法、文明执法，自觉接受组织监督、群众监督、舆论监督。

坚持基层为主。规范年活动重点在基层、难点在中小规模养殖户，要充分发挥基层积极性和养殖场（户）能动性，创新建立社会化服务体系，全面做好监督指导和服务工作。

（三）目标任务

通过规范年行动，建立“横向到边、纵向到底”的监管体系，通过体系建立和实施，推动畜禽产品安全监管关口前移，触角向下延伸，解决部分养殖场(户)无畜禽养殖档案或畜禽养殖档案不规范等问题，确保到今年底，全县正在生产经营的猪牛羊鸡规模养殖场（户），全部依法建立健全养殖档案，建档合格率力争达到100%。

二、重点工作及完成时限

（一）宣传发动。

各乡镇综合服务中心（开发区畜牧站）要采取多种方式，加大对《畜牧法》《畜禽标识和养殖档案管理办法》宣传力度，明确建立健全养殖档案的重要性和必要性，日常工作中积极宣传，统筹运用微信群传播，打出养殖档案整治行动宣传发动组合拳，营造浓厚氛围。切实提高养殖场（户）依法履责意识，积极主动进行养殖档案记录。宣传发动阶段，请各乡镇综合服务中心（开发区畜牧站）登录省畜牧业管理局官方网站、省畜牧兽医技术服务中心96605和畜牧兽医微信公众号，对养殖档案建立等技术环节集中开展学习。（完成时限：2月1日-3月31日）

（二）培训整改。

畜牧总站要组织开展线上线下相结合的培训活动，通过讲课、发放手册、明白纸，制作小视频等群众喜闻乐见的形式，形象化、简单化的介绍畜禽养殖档案管理填写方法，使得档案填报容易理解、方便填写，真正让养殖场（户）看的懂、会操作、记录清、保管好。在此基础上可组成工作小组，深入到养殖场（户）中实地指导。（完成时限：4月1日-6月30日）

（三）执法检查。

加强监督执法，第一批先对已办理《动物防疫条件合格证的》的规模养殖场进行检查，有问题的提出整改；第二批对未办理《动物防疫条件合格证》但已在农业农村部云平台备案的规模养殖场进行检查，有问题的提出整改；第三批对中等规模的养殖场进行检查，有问题的提出整改，对逾期未整改养殖档案、拒不建立养殖档案、未按照规定保存养殖档案或养殖档案填写不规范的，农业综合执法大队要根据《畜牧法》第六十六条：“违反本法第四十一条规定，畜禽养殖场未建立养殖档案的，或者未按照规定保存养殖档案的，由县级以上人民政府兽医行政主管部门责令限期改正，可以警告或处罚款”，视情节予以处罚，集中查处一批典型案件，以案释法，切实起到处罚一个、警示一批的效果。（完成时限：7月1日-10月31日）

（四）电子档案建立。

畜牧总站要按照《省畜禽养殖场养殖小区规模标准和备案程序》和《关于进一步规范畜禽养殖档案管理工作的通知》（吉牧加发〔2020〕150号）要求，开展备案工作，严格形式标准、做到实时更新。种畜禽场、标准化规模养殖场及其他具备条件的养殖场（户），可通过电脑等信息化手段，记录养殖档案。对于不具备条件的养殖场（户），也可填报纸质养殖档案。已有电子养殖档案系统的规模养殖企业可与省级追溯平台对接，省局通过畜产品质量安全追溯监管平台，完善了在线养殖档案填报系统，系统同“拱e拱”“动监e通”“先打后补”等多个平台互联互通，实现一键检疫申报、无害化处理补贴申领、先打后补等功能。畜牧总站、农业综合行政执法大队、动物疫病预防控制中心、动物卫生监督所及各乡镇综合服务中心（开发区畜牧站）可积极指导、鼓励养殖场（户）通过“拱e拱”、96605等公众号进行在线填报，努力实现养殖档案信息化。

（五）建立长效机制。

畜牧总站、农业综合行政执法大队、动物疫病预防控制中心、动物卫生监督所及各乡镇综合服务中心（开发区畜牧站）要结合本次整治行动，认真梳理、查找养殖档案建立过程中存在的薄弱环节和突出问题，根据农业农村部《畜禽标识和养殖档案管理办法》文件要求，健全完善养殖档案管理制度。畜牧总站、农业综合行政执法大队、动物疫病预防控制中心、动物卫生监督所及各乡镇综合服务中心（开发区畜牧站）要加强档案监督管理，积极探索建立长效监管和投入品生产经营单位与养殖企业双向记录互相印证机制。通过建立长效监管机制，促进养殖档案规范化、标准化管理。（完成时限：11月30日前）

（六）明确职责分工

1.监管部门职责。畜牧总站负责制定生产记录、种畜禽个体养殖档案等内容的填写标准和政策解读，并指导各地落实。动物疫病预防控制中心、农业综合行政执法大队、动物卫生监督所负责制定免疫程序、免疫记录、动物疫病防疫监测记录、病死畜禽无害化处理记录等内容的填写标准和政策解读，并指导各地落实；畜牧总站、动物卫生监督所负责将养殖档案规范填写与办理动物防疫条件合格证、出具动物产地检疫合格证明等工作有效衔接。兽医药政科负责制定兽医医政兽药管理等内容的填写标准和政策解读，并指导各部门落实。畜牧总站负责制定饲料和饲料添加剂等内容的填写标准和政策解读，并指导各地落实。畜牧产业科负责整治规范行动的牵头组织、统筹协调和日常调度工作。各部门要将整治行动联系人报送至畜牧产业科。规范年行动采取月报告、季通报、年总结的形式开展，各部门要在11月4日前，报送规范年活动总结至畜牧产业科，畜牧产业科汇总后上报。

2.技术推广服务机构职责。畜牧总站及各乡镇综合服务中心（开发区畜牧站）负责规范年行动的宣传培训和政策解读。动物疫病预防控制中心负责本辖区内动物疫病强制免疫工作的技术指导，并开展强制免疫疫苗抗体效价监测工作。

3.加强综合执法。落实基层减负规定，发挥农业综合行政执法大队作用，对守法者“无事不扰”，减少对养殖活动干预，实行综合监管执法，要将养殖档案监督检查和防疫档案、兽药、饲料等投入品档案监督检查合并在一起，统一开展综合执法，避免多头执法。

三、组织保障

（一）加强组织领导。